JP5423494B2 - 会議情報検索装置およびその制御方法、プログラムならびに会議情報検索システム - Google Patents

Description

本発明は、情報検索システムに関し、より詳細には、会議情報を簡便に検索することのできる検索システムに関する。

従来、会議に関連する電子ファイルを一元管理する会議情報検索装置からユーザが所望の電子ファイルをダウンロードする場合、保存先パスを知らない電子ファイルについては、ユーザが適当なキーワードを入力してファイルの検索を行う必要があった。しかしながら、目的のファイルが見つかるまで何度も新たなキーワードを設定して入力を繰り返す作業は、ユーザにとって大きな負担となっていた。

この点につき、特開２００６‐０９２３６８（特許文献１）は、ユーザの行動履歴から目的の文書の検索補助を行う文書検索システムを開示する。特許文献１の文書検索システムは、会議の参加者のパーソナル・コンピュータのシステムのログを使用して、参加者が使用していた電子資料の時系列一覧を提示する技術が開示されている。しかしながら、特許文献１の文書検索システムにおいては、使用していた資料に関連する別資料や当該資料を保存後にファイル名を変更したファイルを見つけることができないという問題があった。

本発明は、上記従来技術における課題に鑑みてなされたものであり、本発明は、ユーザが、キーワードを考えたり入力したりする等の手間をかけることなく、また資料の保存場所や資料が別名で保存されていることなどを気にすることなく所望の会議情報を簡便に見つけることを可能にする新規な会議情報検索システムを提供することを目的とする。

本発明者は、ユーザが会議情報を簡便に検索することのできる新規な会議情報検索システムにつき鋭意検討した結果、ユーザが指定したアジェンダやアクションアイテムに関連する情報を使用して、データベース内の会議情報を検索するために最適化された検索キーワードを自動的に定義する構成を見出し、本発明に至ったのである。

すなわち、本発明によれば、アジェンダおよびアクションアイテムの少なくとも一方を指定した検索要求を受信する検索受付部と、議事録情報管理部とアジェンダ管理部とアクションアイテム管理部と会議資料管理部と会議映像管理部とを含む会議情報管理部と、キーワード抽出範囲設定部と検索キーワード定義部と検索実行部とを含む会議情報検索部と、検索結果出力部とを有し、前記キーワード抽出範囲設定部は、前記検索要求においてアジェンダが指定されていた場合には、前記アジェンダ管理部から当該アジェンダの概要を第１のキーとして取得し、検索要求にアクションアイテムが指定されていた場合には、前記アクションアイテム管理部から当該アクションアイテムの概要を第１のキーとして取得し、当該第１のキーに基づいて前記議事録情報管理部、前記会議資料管理部および前記会議映像管理部を検索して、前記第１のキーに部分一致する情報範囲をキーワード抽出範囲として設定し、前記検索キーワード定義部は、前記キーワード抽出範囲から抽出したキーワードを会議情報検索キーワードとして定義し、前記検索実行部は、前記議事録情報管理部、前記会議資料管理部および前記会議映像管理部を検索して前記会議情報検索キーワードに部分一致する会議情報を検出し、前記検索結果出力部は、検出した前記会議情報の一覧を内容とする検索結果情報を出力する、会議情報検索装置が提供される。さらに、本発明によれば、上記会議情報検索装置の制御方法、プログラム、および該会議情報検索装置を含む会議情報検索システムが提供される。

本実施形態の会議情報検索システムを示す図。 本実施形態の会議情報検索装置およびクライアントＰＣの機能ブロック図。 本実施形態の議事録情報管理テーブルを示す図。 本実施形態の会議資料管理テーブルを示す図。 本実施形態の会議映像管理テーブルを示す図。 本実施形態のアジェンダ管理テーブルを示す図。 本実施形態のアクションアイテム管理テーブルを示す図。 本実施形態の会議情報検索システムにおいて実行される処理を示したシーケンス図。 本実施形態の会議リスト画面を示す図。 本実施形態の検索リスト画面を示す図。 本実施形態の検索結果画面を示す図。

以下、本発明を、実施形態をもって説明するが、本発明は後述する実施形態に限定されるものではない。

図１は、本発明の実施形態である会議情報検索システム１０を示す。会議情報検索システム１０は、会議情報検索装置１００と複数のパーソナル・コンピュータ（以下、クライアントＰＣとして参照する）２００を含んで構成されており、これらは、いずれも、ローカルエリア・ネットワーク（ＬＡＮ）、ワイドエリア・ネットワーク（ＷＡＮ）、またはインターネットといったネットワーク基盤として構成されるネットワーク１２に接続されている。

会議情報検索装置１００は、ファイルサーバとしての機能部に加え、ユーザが指定したアジェンダ（会議の目的・議題）あるいはアクションアイテム（会議で発生した新たな課題項目、たとえば、会議後に対応すべき作業やその指示内容を含むコメントなど）に関連する会議情報の検索を実行するための機能部を含む。会議情報検索装置１００は、ワークステーションなどによって構成され、システム・コントローラとして機能するＭＰＵ、アプリケーション・ソフトウェアの実行空間を与えるためのＲＡＭなどのメモリ、ならびに処理を行うためのデータまたはプログラムなどを格納したＲＯＭ等のメモリ、ハードディスク装置や光ディスク装置などの外部記憶装置、およびＮＩＣを含むネットワーク・インターフェースなどの各種インタフェースを含み、ネットワーク１２を介して、クライアントＰＣ２００と通信可能に構成されている。また、会議情報検索装置１００は、ＷＩＮＤＯＷＳ（登録商標）、ＵＮＩＸ（登録商標）、ＬＩＮＵＸ（登録商標）、その他の適切なオペレーティング・システム（ＯＳ）の管理下で、Ｃ、Ｃ＋＋、ＶｉｓｕａｌＣ＋＋、ＶｉｓｕａｌＢａｓｉｃ、Ｊａｖａ（登録商標）などのオブジェクト指向のプログラミング言語により記述されたウェブアプリケーション・プログラムを実行することによって、後述する各機能手段を実現している。

図２は、本実施形態における会議情報検索装置１００およびクライアントＰＣ２００の機能ブロックを示す図である。会議情報検索装置１００は、図２に示すように、検索受付部３０と、会議情報管理部４０と、会議情報検索部５０と、検索結果出力部６０とを含んで構成されており、クライアントＰＣ２００は、ウェブブラウザ２２と、ローカル検索実行部２４と、検索結果返信部２６と、ローカルストレージ２８（以下、ハードディスク２８として参照する）を含んで構成されている。

会議情報検索装置１００において、検索受付部３０は、アジェンダあるいはアクションアイテムを指定するための適切なインターフェィスをクライアントＰＣ２００のウェブブラウザ２２に提供し、ユーザからの検索要求を受け付ける。会議情報管理部４０は、会議に関連する情報（以下、会議情報として参照する）を格納・管理し、会議情報検索部５０は、ユーザが指定したアジェンダあるいはアクションアイテムに基づいて定義された最適な検索キーワードを使用して会議情報管理部４０に格納された情報ファイルを検索する。検索結果出力部６０は、会議情報検索部５０が実行した検索結果をクライアントＰＣ２００のウェブブラウザ２２に提供する。なお、他の実施形態においては、ウェブブラウザ２２に代えて会議情報検索専用のビューワを設けることもできる。

会議情報管理部４０は、議事録情報管理部４２と、アジェンダ管理部４４と、アクションアイテム管理部４５と、会議資料管理部４６と、会議映像管理部４８とを含み、各管理部が協働してリレーショナル・データベースを構成している。以下、各管理部が管理するデータ構造について説明する。

図３は、議事録情報管理部４２が管理する議事録情報管理テーブル４２０を例示する。図３に示されるように、議事録情報管理テーブル４２０においては、「会議名」、「開催日時」、「開催場所」、「主催者」、「参加者」、「欠席者」といった会議の書誌情報が「会議ＩＤ」に関連付けられて管理されている。ここで、「会議ＩＤ」は、開催された各会議に固有の一意識別子である。さらに、議事録情報管理テーブル４２０は、各会議のアジェンダならびに当該会議で発生したアクションアイテムに固有の一意識別子を「アジェンダＩＤ」および「アクションアイテムＩＤ」の項目において管理している。なお、一つの会議において複数のアジェンダが提供され、また、複数のアクションアイテムが発生した場合には、アジェンダＩＤあるいはアクションアイテムＩＤが複数管理される。また、議事録情報管理テーブル４２０は、各会議について作成された議事録のファイル（たとえば、ＰＤＦファイル４２２）の保存先パスを「ファイル名」の項目で管理している。

図４は、会議資料管理部４６が管理する会議資料管理テーブル４６０を例示する。図４に示されるように、会議資料管理テーブル４６０においては、「資料名（資料のタイトル）」、「作成者」、「登録日時」といった資料についての書誌情報に加えて、「会議ＩＤ」、「ファイル名」といった項目が「資料ＩＤ」に関連付けられて管理されている。ここで、「資料ＩＤ」は、会議で使用された各資料に固有の一意識別子であり、「登録日時」は、各資料が会議資料管理部４６に登録された日時を管理する項目である。また、「ファイル名」は、各ドキュメントファイル（たとえば、表計算ファイル４６２やプレゼンテーションファイル４６４）の保存先パスを管理する項目である。さらに、「会議ＩＤ」は、各資料が使用された会議の会議ＩＤを管理する項目であり、一つの資料が複数の会議において使用された場合には、複数の会議ＩＤが管理される。

図５は、会議映像管理部４８が管理する会議映像管理テーブル４８０を例示する。会議映像管理部４８は、たとえば、テレビ会議が開催され、その模様が録画されるような場合に、その映像を会議資料として管理する。図５に示されるように、会議映像管理テーブル４８０においては、「映像名（映像のタイトル）」、「登録日時」といった資料についての書誌情報に加えて、「会議ＩＤ」、「ファイル名」といった項目が「映像ＩＤ」に関連付けられて管理されている。ここで、「映像ＩＤ」は、各会議の模様を撮像した動画資料に固有の一意識別子であり、「登録日時」は、各動画資料が会議映像管理部４８に登録された日時を管理する項目である。また、「ファイル名」は、各動画ファイル（たとえば、ＭＰＥＧファイル４８２）の保存先パスを管理する項目である。さらに、「会議ＩＤ」において、動画が撮像された会議の会議ＩＤが管理される。

図６は、アジェンダ管理部４４が管理するアジェンダ管理テーブル４４０を例示する。図６に示されるように、アジェンダ管理テーブル４４０においては、「アジェンダ名（議題）」、「担当者（アジェンダを提出する担当名）」といった書誌情報に加え、「会議ＩＤ」、「報告時間」、「質疑時間」といった項目が「アジェンダＩＤ」に関連付けられて管理されている。ここで、「アジェンダＩＤ」は、各アジェンダに固有の一意識別子である。さらに、「会議ＩＤ」において、アジェンダが提出された会議の会議ＩＤが管理される。なお、「報告時間」は、会議において担当者からアジェンダの説明が行われた時間情報（開始/終了時刻）を管理する項目であり、「質疑時間」は、各アジェンダについて質疑が行われた時間情報（開始/終了時刻）を管理する項目である。

なお、上述した時間情報は、会議終了後に書記担当者が手入力することもできるが、上述した時間情報を会議情報検索装置１００が自動的に取得するように構成することもできる。たとえば、図２に示すように、ネットワーク上にスイッチデバイス１４を設けるとともに、会議情報検索装置１００側にアジェンダ時間情報登録部８０を設ける。この場合、会議の議事進行中、書記担当者に議題の開始／終了のタイミングでスイッチデバイス１４のボタンを押下させるようにする。アジェンダ時間情報登録部８０は、スイッチデバイス１４からの信号を受信すると、自動的に時刻情報を生成してアジェンダ管理部４４に記録する。

図７は、アクションアイテム管理部４５が管理するアクションアイテム管理テーブル４５０を例示する。図７に示されるように、アクションアイテム管理テーブル４５０においては、「アクションアイテム名（アクションアイテムの標題）」、「担当者（アクションアイテムの実行担当者）」といった書誌情報に加え、「会議ＩＤ」、「納期（アクションアイテムの完了予定日）」、「詳細内容」といった項目が「アクションアイテムＩＤ」に関連付けられて管理されている。ここで、「アクションアイテムＩＤ」は、会議で発生した各アクションアイテムに固有の一意識別子である。さらに、「会議ＩＤ」において、アクションアイテムが発生した会議の会議ＩＤが管理される。なお、「詳細内容」の項目には、アクションアイテムの具体的な作業内容や指示項目の要約がテキストデータで記録される。以上、本実施形態の会議情報検索システム１０を構成する各機能部の基本構成について概説してきたが、次に、図８〜１１を参照しながら、会議情報検索システム１０において実行される処理の詳細について説明する。なお、以下の説明においては、適宜、図２を参照するものとする。

図８は、本実施形態の会議情報検索システム１０において実行される処理を示したシーケンス図である。ユーザがクライアントＰＣ２００から所定の認証処理を経て、会議情報検索装置１００にログインすると、検索受付部３０は、過去に開催された会議の一覧を内容とする会議リスト画面を生成し、クライアントＰＣ２００のウェブブラウザ２２に提供する。図９は、ウェブブラウザ２２に表示された会議リスト画面１０００を例示する。ユーザが会議リスト画面１０００の会議名（たとえば、「第３回チーム定例」）に対応付けられた選択アイコンにカーソルを合わせてクリックすると、ステップ１０１において、ウェブブラウザ２２が検索リスト要求を会議情報検索装置１００に送信する。

ステップ１０２において、会議情報検索装置１００の検索受付部３０は、検索リスト要求を受信して検索リストを生成する。ステップ１０２において、検索受付部３０は、まず、検索リスト要求が示す会議ＩＤを特定し、当該会議ＩＤに基づいて議事録情報管理部４２の議事録情報管理テーブル４２０を走査し、対応する会議（「第３回チーム定例」）の書誌情報を取得する。さらに、検索受付部３０は、同じく、当該会議ＩＤに基づいて議事録情報管理テーブル４２０を走査し、当該会議ＩＤに関連付けられたアジェンダＩＤおよびアクションアイテムＩＤの少なくとも一方を取得し、さらに、当該アジェンダＩＤあるいはアクションアイテムＩＤに基づいてアジェンダ管理テーブル４４０あるいはアクションアイテム管理テーブル４５０を走査して、対応する書誌事項を取得する。検索受付部３０は、取得した会議の書誌情報とアジェンダあるいはアクションアイテムの書誌事項を使用して検索リスト画面を生成し、ステップ１０３において、生成した検索リスト画面をクライアントＰＣ２００のウェブブラウザ２２に返信する。

図１０は、ウェブブラウザ２２に表示された検索リスト画面１００２を例示する。検索リスト画面１００２の上段部分には、ユーザが選択した会議（「第３回チーム定例」）の書誌情報が表示され、これに併せて、下段部分には、アクションアイテムの書誌事項（アクションアイテム名と担当者）に対応付けられた選択アイコンが表示されている。なお、図１０は、アクションアイテムのみを示す検索リスト画面を例示したが、本実施形態においては、アジェンダあるいはアクションアイテムの少なくとも一方を示すことができる。ユーザがアクションアイテム名（たとえば、「設計方針の検討結果に沿ってドラフトを書く」）に対応付けられた選択アイコンにカーソルを合わせてクリックすると、ステップ１０４において、ウェブブラウザ２２が検索要求を会議情報検索装置１００に送信する。

会議情報検索装置１００の検索受付部３０は、検索要求を受信すると、検索要求が示すアクションアイテムＩＤあるいはアジェンダＩＤを特定し、当該アクションアイテムＩＤあるいはアジェンダＩＤを会議情報検索部５０に通知する。会議情報検索部５０は、図２に示すように、キーワード抽出範囲設定部５２と、検索キーワード定義部５４と、検索実行部５６とを含んで構成されており、検索受付部３０から通知されたアクションアイテムＩＤあるいはアジェンダＩＤに基づいて、最適な検索キーワードを定義し、これを使用して会議情報管理部４０に格納された情報ファイルを検索する。

本実施形態においては、まず、ステップ１０５において、キーワード抽出範囲設定部５２は、アジェンダあるいはアクションアイテムの概要を取得し、当該概要を使用して「第１のキー」を生成する。

たとえば、検索受付部３０からアジェンダＩＤが通知された場合、キーワード抽出範囲設定部５２は、当該アジェンダＩＤに対応付けられたアジェンダの概要を取得する。具体的には、通知されたアジェンダＩＤに基づいて図６に例示したアジェンダ管理テーブル４４０を走査し、「アジェンダ名」および「担当者」の項目に格納されたテキストデータを取得する。仮に、アジェンダＩＤ＝09923AJ01であった場合には、これに対応する「設計方針について（アジェンダ名）」および「田中（担当者）」というテキストデータが取得され、これらのテキストデータが第１のキー４４２として設定される。

一方、たとえば、検索受付部３０からアクションアイテムＩＤが通知された場合、キーワード抽出範囲設定部５２は、当該アクションアイテムＩＤに対応付けられたアジェンダの概要を取得する。具体的には、通知されたアクションアイテムＩＤに基づいて図７に例示したアクションアイテム管理テーブル４５０を走査し、「アクションアイテム名」、「担当者」、および「詳細内容」の項目に格納されたテキストデータを取得する。仮に、アクションアイテムＩＤ＝09923AI01であった場合には、これに対応する「設計方針の検討結果に沿ってドラフトを書く（アクションアイテム名）」、「太田（担当者）」、および「今回の検討により決定した設計変更（議事録参照）に基づいて設計書のドラフトを作成する」というテキストデータが取得され、これらのテキストデータが第１のキー４５２として設定される。

ステップ１０６において、キーワード抽出範囲設定部５２は、取得した第１のキーに基づいて、会議情報管理部４０内の議事録情報管理部４２、会議資料管理部４６および会議映像管理部４８に格納されたドキュメントファイルおよび動画ファイルを走査し、各ファイルについて、第１のキー（テキストデータ）に部分一致する箇所を含む一定の情報範囲を取得・収集する。たとえば、対象がドキュメントファイルの場合には、第１のキー（テキストデータ）に部分一致する箇所の前後１０行のテキストを情報範囲としたり、対象が動画ファイルの場合には、その音声データをテキスト化した上で、第１のキー（テキストデータ）に部分一致する箇所の前後１０分間の映像を情報範囲としたりすることができる。続いて、ステップ１０７において、収集した情報範囲がキーワード抽出範囲として設定され、当該範囲が検索キーワード定義部５４に通知される。

なお、本実施形態においては、キーワード抽出範囲設定部５２において、第１のキーに基づいて走査する範囲を予め適切に制限することによって、適切なキーワード抽出範囲を設定することができる。たとえば、アジェンダの関連資料を第１のキーに基づいて走査する場合、該当するアジェンダＩＤに対応付けて管理される時間情報（報告時間／質疑時間）を使用して該当する時間に撮像された映像部分や当該時間帯に編集された議事録内容についてのみ走査するように構成することによって、より適切なキーワード抽出範囲を設定することができる。

あるいは、アクションアイテムの関連資料を第１のキーに基づいて走査する場合、図２に示すように、クライアントＰＣ２００に設けた操作ログ送信部２９から操作ログを会議情報検索装置１００に逐次送信するように構成する。この場合、会議情報検索装置１００側に設けられたクライアントＰＣ操作ログ管理部９０は、会議に参加したユーザのクライアントＰＣ２００から受信した操作ログに基づいてアクションアイテムが指示された時間帯を推定し（会議参加者の操作ログ＝アクションアイテムをＰＣに記録する際の操作ログと推定する）、当該時間帯に撮像された映像部分や当該時間帯に編集された議事録内容についてのみ走査するように構成することによって、より適切なキーワード抽出範囲を設定することができる。

ステップ１０８において、検索キーワード定義部５４は、会議情報管理部４０内に保管される、通知されたキーワード抽出範囲内に存在するテキスト情報から、各テキストを特徴づけるキーワードを抽出して、これを「会議情報検索キーワード」として定義する。本実施形態においては、このキーワード抽出処理の方法について特に限定するものではないが、たとえば、以下のような方法によって行うことができる。

まず、通知されたキーワード抽出範囲内に存在するテキスト情報について、形態素解析を実行し、当該テキスト情報を品詞に分解する。分解された品詞から単純名詞の集合、複合名詞の集合、３文字以上のカタカナからなる名詞の集合を生成する。さらに、上記複合名詞を分割してなる各部分要素を拡張複合名詞とし、当該拡張複合名詞の集合、連体助詞「の」を介して結合される連帯名詞の集合を生成する。次に、生成した上記名詞集合について、所定の条件に基づいて絞り込みを行う。絞り込みの条件としては、（ア）２字以下の語彙を排除する、（イ）２モーラ以下の語彙を排除する、（ウ）数字を所定以上の割合で含む語彙を排除する、（エ）出現頻度が高い語彙を排除する、などを適用することができる。上記絞り込み処理を経て残った語彙をキーワードとして取得する。ステップ１０９において、検索キーワード定義部５４は、抽出したキーワードを「会議情報検索キーワード」として定義し、検索実行部５６に対しこれを通知する。

ステップ１１０において、検索実行部５６は、通知された会議情報検索キーワードに基づいて、会議情報管理部４０内の議事録情報管理部４２、会議資料管理部４６および会議映像管理部４８に格納されたドキュメントファイルおよび動画ファイルを走査し、当該会議情報検索キーワードに部分一致するテキストを含むファイルを検出する。なお、動画ファイルについては、その音声をテキスト化したデータを走査する。検索実行部５６は、検出したファイルのファイル名（保存先パス）および書誌情報を検索結果出力部６０に対し通知する。

なお、本実施形態においては、検索実行部５６に検索範囲制限部５８をさらに設け、検索範囲を適切に制限することによって、検索時間を短縮し、検索精度を向上させることができる。この場合、検索範囲制限部５８に対して会議情報管理部４０内の各管理テーブルの「登録日時」の項目を走査させ、登録日時に基づいたファイルの選抜を行った上で（具体的には、検索日時からさかのぼって所定期間内に登録されたファイルのみを選抜するなど）、選抜されたファイルについてのみ検索を実施するように構成することができる。

ステップ１１１において、検索結果出力部６０は、検索実行部５６から通知されたファイルの保存先パスおよび書誌情報の一覧を内容とする検索結果画面を生成し、ステップ１１２において、これをクライアントＰＣ２００のウェブブラウザ２２に提供する。検索結果画面を受信したウェブブラウザ２２は、ステップ１１１において、これを画面表示する。図１１は、ウェブブラウザ２２に表示された検索結果画面１００４を例示する。検索結果画面１００４には、ユーザが選択したアクションアイテム（あるいは、アジェンダ）に関連する会議資料の書誌事項（資料名・映像名、作成者、登録日時）と、当該書誌事項に対応付けられた選択アイコンが表示されている。

検索結果画面１００４の表示を受け、ユーザは、所望のファイル（会議資料）を会議情報検索装置１００からダウンロードすることができる。具体的には、ユーザが検索結果画面１００４の選択アイコンにカーソルを合わせてアイコンを選択すると、会議資料要求が会議情報検索装置１００のファイル転送部７０に送信され、会議資料要求に対応するファイルがクライアントＰＣ２００に返信される。なお、ファイル転送部７０が実行するファイル転送処理は、一般的なファイルサーバが実行する処理であるので、これ以上の説明は省略する。

なお、本発明の他の本実施形態においては、クライアントＰＣ２００の各ユーザがローカルで保有する会議情報を検索対象とすることもできる。この場合、検索実行部５６は、ステップ１１４において、検索キーワード定義部５４から通知された会議情報検索キーワードを含む検索要求（以下、ローカル検索要求として参照する）を生成し、クライアントＰＣ２００に送信する。クライアントＰＣ２００のローカル検索実行部２４は、ステップ１１５において、受信したローカル検索要求から取りだした会議情報検索キーワードに基づいて、ハードディスク２８内に格納されたドキュメントファイル・動画ファイルを走査し、当該会議情報検索キーワードに部分一致するテキストを含むファイルのファイル名（保存先パス）を検出してこれを検索結果返信部２６に対し通知する。なお、本実施形態においては、ローカル検索要求に検索範囲制限条件（たとえば、登録日時に基づく制限条件）を含ませることによって、ハードディスク２８内の情報につき、その検索範囲を適切に制限することができる。

検索結果返信部２６は、ステップ１１５において、クライアントＰＣ２００のユーザのユーザ情報（ユーザ名、メールアドレス等）と、通知されたファイル名（保存先パス）を含む検索結果情報を生成し、ステップ１１６において、これを会議情報検索装置１００の検索結果出力部６０に返信する。検索結果出力部６０は、検索実行部５６から通知されたファイルの保存先パスと書誌情報の一覧に、クライアントＰＣ２００から通知された検索結果情報を加えて検索結果画面を生成する。この場合、図１１に例示した検索結果画面１００４に、資料のファイル名に対応付けて、当該ファイルを保有するユーザのメールアドレスにリンクさせたアイコンを表示させ、当該ユーザへのアクセスをサポートすることができる。

以上、説明したように、本発明によれば、ユーザは、検索に際してキーワードや目的資料のファイル名などを入力する必要がなく、クライアントＰＣに表示される画面の案内に従って、アジェンダあるいはアクションアイテムを指定するだけで、当該アジェンダあるいはアクションアイテムに関連した電子資料を容易に見つけることができる。また、本発明によれば、各会議資料のメタデータ（時間情報・登録日時等）を使用して、より適切な検索キーワードを定義し、また、より適切な検索範囲を設定することができるため、検索精度を向上させることができ、また、検索時間を短縮することができる。さらに、本発明によれば、ユーザが所望する会議資料の別名ファイルが他のユーザによって管理されていた場合であっても、当該別名ファイルの存在を知ることができる。

なお、上述した実施形態の各機能は、アセンブリ言語、Ｃ、Ｖｉｓｕａｌ Ｃ、Ｃ＋＋、Ｖｉｓｕａｌ Ｃ＋＋、Ｊａｖａ（登録商標）、Ｊａｖａ（登録商標）Ｂｅａｎｓ、Ｊａｖａ（登録商標）Ａｐｐｌｅｔ、Ｊａｖａ（登録商標）Ｓｃｒｉｐｔ、Ｐｅｒｌ、Ｒｕｂｙなど、レガシープログラミング言語やオブジェクト指向プログラミング言語などで記述された装置実行可能なプログラムにより実現でき、装置可読な記録媒体に格納して頒布することができる。

以上、本発明について実施形態をもって説明してきたが、本発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、当業者が推考しうる実施態様の範囲内において、本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。

１０…会議情報検索システム
１２…ネットワーク
１４…スイッチデバイス
２２…ウェブブラウザ
２４…ローカル検索実行部
２６…検索結果返信部
２８…ハードディスク
２９…操作ログ送信部
３０…検索受付部
４０…会議情報管理部
４２…議事録情報管理部
４４…アジェンダ管理部
４５…アクションアイテム管理部
４６…会議資料管理部
４８…会議映像管理部
５０…会議情報検索部
５２…キーワード抽出範囲設定部
５４…検索キーワード定義部
５６…検索実行部
５８…検索範囲制限部
６０…検索結果出力部
７０…ファイル転送部
８０…アジェンダ時間情報登録部
９０…クライアントＰＣ操作ログ管理部
１００…会議情報検索装置
２００…パーソナル・コンピュータ
４２０…議事録情報管理テーブル
４２２…ＰＤＦファイル
４４０…アジェンダ管理テーブル
４４２，４４５…第１のキー
４５０…アクションアイテム管理テーブル
４６０…会議資料管理テーブル
４６２…表計算ファイル
４６４…プレゼンテーションファイル
４８０…会議映像管理テーブル
４８２…ＭＰＥＧファイル
１０００…会議リスト画面
１００２…検索リスト画面
１００４…検索結果画面

特開２００６‐０９２３６８

Claims (10)

1. アジェンダおよびアクションアイテムの少なくとも一方を指定した検索要求を受信する検索要求受信部と、
   議事録情報管理部とアジェンダ管理部とアクションアイテム管理部と会議資料管理部と会議映像管理部とを含む会議情報管理部と、
   キーワード抽出範囲設定部と検索キーワード定義部と検索実行部とを含む会議情報検索部と、
   検索結果出力部とを有し、
   前記キーワード抽出範囲設定部は、
   前記検索要求においてアジェンダが指定されていた場合には、前記アジェンダ管理部から当該アジェンダの概要を第１のキーとして取得し、検索要求にアクションアイテムが指定されていた場合には、前記アクションアイテム管理部から当該アクションアイテムの概要を第１のキーとして取得し、当該第１のキーに基づいて前記議事録情報管理部、前記会議資料管理部および前記会議映像管理部を検索して、前記第１のキーに部分一致する情報範囲をキーワード抽出範囲として設定し、
   前記検索キーワード定義部は、
   前記キーワード抽出範囲から抽出したキーワードを会議情報検索キーワードとして定義し、
   前記検索実行部は、
   前記議事録情報管理部、前記会議資料管理部および前記会議映像管理部を検索して前記会議情報検索キーワードに部分一致する会議情報を検出し、
   前記検索結果出力部は、
   検出した前記会議情報の一覧を内容とする検索結果情報を出力する、
   会議情報検索装置。
2. 前記会議情報検索装置は、アジェンダの報告乃至質疑に関する時間情報を前記アジェンダ管理部に登録するためのアジェンダ時間情報登録部をさらに含み、
   前記キーワード抽出範囲設定部は、
   前記アジェンダ管理部から取得した前記時間情報に基づいて前記キーワード抽出範囲を設定する、
   請求項１に記載の会議情報検索装置。
3. 前記会議情報検索装置は、操作ログを管理するための操作ログ管理部をさらに含み、
   前記キーワード抽出範囲設定部は、
   前記操作ログに基づいて前記キーワード抽出範囲を設定する、
   請求項１または２に記載の会議情報検索装置。
4. 前記検索実行部は、
   前記会議資料管理部が管理する登録日時情報に基づいて検索範囲を制限するための検索範囲制限部をさらに含む、
   請求項１〜３のいずれか一項に記載の会議情報検索装置。
5. 議事録情報管理部とアジェンダ管理部とアクションアイテム管理部と会議資料管理部と会議映像管理部とを含む会議情報管理部を備える会議情報検索装置が会議情報の検索を実行する方法であって、
   前記会議情報検索装置が、
   アジェンダおよびアクションアイテムの少なくとも一方を指定した検索要求を受信するステップと、
   前記検索要求においてアジェンダが指定されていた場合には、前記アジェンダ管理部から当該アジェンダの概要を第１のキーとして取得し、検索要求にアクションアイテムが指定されていた場合には、前記アクションアイテム管理部から当該アクションアイテムの概要を第１のキーとして取得し、当該第１のキーに基づいて前記議事録情報管理部、前記会議資料管理部および前記会議映像管理部を検索して、前記第１のキーに部分一致する情報範囲をキーワード抽出範囲として設定するステップと、
   設定された前記キーワード抽出範囲から抽出したキーワードを会議情報検索キーワードとして定義するステップと、
   前記議事録情報管理部、前記会議資料管理部および前記会議映像管理部を検索して前記会議情報検索キーワードに部分一致する会議情報を検出するステップと、
   検出した前記会議情報の一覧を内容とする検索結果情報を出力するステップと、
   を実行する方法。
6. 前記会議情報検索装置は、アジェンダの報告乃至質疑に関する時間情報を前記アジェンダ管理部に登録するためのアジェンダ時間情報登録部をさらに含み、
   前記キーワード抽出範囲として設定するステップは、
   前記アジェンダ管理部から取得した前記時間情報に基づいて前記キーワード抽出範囲を設定するステップを含む、
   請求項５に記載の方法。
7. 前記会議情報検索装置は、操作ログを管理するための操作ログ管理部をさらに含み、
   前記キーワード抽出範囲として設定するステップは、
   前記操作ログに基づいて前記キーワード抽出範囲を設定するステップを含む、
   請求項５または６に記載の方法。
8. 前記会議情報を検出するステップは、
   前記会議資料管理部が管理する登録日時情報に基づいて検索範囲を制限するステップを含む、
   請求項５〜７のいずれか一項に記載の方法。
9. 請求項５〜８のいずれか一項に記載の方法の各ステップを前記会議情報検索装置に実行させるための、コンピュータ実行可能なプログラム。
10. 請求項１〜４のいずれか一項に記載の会議情報検索装置と、該会議情報検索装置にネットワーク接続された複数のクライアントＰＣとを含む会議情報検索システムであって、
    前記会議情報検索装置の前記検索実行部は、前記クライアントＰＣに対して該クライアントＰＣのローカルストレージの検索を要求するためのローカル検索要求であって、前記会議情報検索キーワードを含むローカル検索要求を送信し、
    前記クライアントＰＣは、
    前記ローカル検索要求に含まれる前記会議情報検索キーワードに基づいてローカルストレージを検索し、該会議情報検索キーワードに部分一致する会議情報を検出するためのローカル検索実行部と、
    検出した前記会議情報の一覧を内容とするクライアントＰＣ検索結果情報を生成し、該クライアントＰＣ検索結果情報を前記会議情報検索装置に返信するための検索結果返信部とを含み、
    前記会議情報検索装置の前記検索結果出力部は、前記クライアントＰＣ検索結果情報を加えた検索結果情報を生成し、該検索結果情報を前記クライアントＰＣに送信する、
    会議情報検索システム。