JP5356905B2 - 書類管理装置、画像読取装置、書類管理システム、書類管理方法、及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、書類管理方法に関するものである。

例えば、特許文献１には、カルテデータファイルを含む受診者情報を各受診者に割り当てられた受診者識別子に対応付けて管理する電子カルテデータベースに、医師や受診者等がフリーハンドで筆記した文書の画像又はテキスト情報（カルテデータファイル）を受診者識別子に対応付けて、登録する技術が開示されている。

特開２００７−２８０２０５号公報

本発明は、人の目視確認に頼らず、書類を電子データ化してデータベースに登録できる書類管理システムを提供する。

本発明に係る書類管理装置は、互いに関連付けられた複数の画像データそれぞれから、識別情報を抽出する抽出部と、前記抽出部により抽出された複数の識別情報に基づいて、これらの関連付けられた画像データの登録を許可するか否かを判定する登録判定部と、前記登録判定部による判定結果に応じて、これらの関連付けられた画像データの少なくとも一部をデータベースに登録する登録部とを有する。

好適には、互いに関連付けられた複数の画像データとは、一連の画像読取処理により複数の書類から光学的に読み取られた複数の画像データであり、前記登録判定部は、前記抽出部により抽出された識別情報と、基準となる識別情報とを比較して、登録を許可するか否かを判定する。
好適には、基準となる識別情報は、互いに関連付けられた複数の画像データのいずれかに含まれており、前記抽出部により抽出された識別情報の中から、基準となる識別情報を選択する基準選択部をさらに有し、前記登録判定部は、前記基準選択部により選択された基準の識別情報と、抽出された他の識別情報とを比較して、これらの画像データの自動登録を許可するか否かを判定する。

好適には、互いに関連付けられた複数の画像データとは、一連の画像読取処理により複数の書類から光学的に読み取られた複数の画像データであり、前記登録判定部は、前記抽出部により抽出された複数の識別情報がすべて一致する場合に、自動登録を許可し、いずれかの識別情報が他の識別情報と不一致となる場合に、自動登録を禁止する。

また、本発明に係る画像読取装置は、原稿設置位置に設置された書類それぞれから、一連の画像読取処理によって画像データを生成する画像読取部と、前記画像読取部により生成された画像データから、識別情報を抽出する抽出部と、前記画像読取部により複数の画像データが生成された場合に、これらの画像データから前記抽出部により抽出された識別情報に基づいて、これらの画像データの自動登録を許可するか否かを判定する登録判定部と、前記登録判定部による判定結果に応じて、前記画像読取部により生成された複数の画像データの少なくとも一部を内部又は外部のデータベースに登録する登録部とを有する。

また、本発明に係る書類管理システムは、原稿設置位置に設置された書類それぞれから、一連の画像読取処理によって画像データを生成する画像読取装置と、一連の画像読取処理で前記画像読取装置により複数の画像データが生成され、かつ、これらの画像データに含まれる識別情報が互いに対応する場合に、これらの画像データの少なくとも一部を自動的にデータベースに登録する書類管理装置とを有する。

好適には、前記書類管理装置は、一連の画像読取処理で、基準となる書類と他の書類とからそれぞれ画像データが生成され、かつ、基準となる書類の画像データに含まれる識別情報と、他の書類の画像データに含まれる識別情報とが一致する場合に、これらの画像データの少なくとも一部を自動的にデータベースに記録し、基準となる書類の画像データに含まれる識別情報と、他の書類の画像データに含まれる識別情報とが一致しない場合に、これらの画像データの自動登録を行わない。
好適には、前記基準となる書類に基づいて、この基準となる書類に含まれる識別情報が含まれた記入用紙を印刷する印刷装置をさらに有し、前記書類管理装置は、一連の画像読取処理で、基準となる書類と前記記入用紙とからそれぞれ画像データが生成され、かつ、基準となる書類に含まれる識別情報と、記入用紙に含まれる識別情報とが一致する場合に、少なくとも、記入用紙から生成された画像データを自動的にデータベースに登録する。

好適には、前記基準となる書類には、患者を識別する識別情報が含まれ、患者の識別情報が含まれたカルテ用紙を印刷する印刷装置をさらに有し、前記書類管理装置は、基準となる書類と前記カルテ用紙とからそれぞれ画像データが生成され、かつ、基準となる書類に含まれる患者の識別情報とカルテ用紙に含まれる患者の識別情報とが一致する場合に、少なくとも、カルテ用紙の画像データを患者の識別情報に関連付けて自動的にデータベースに登録する。
好適には、前記書類管理装置は、前記画像読取装置により読み取られた画像データそれぞれについて、書類の種別を判定し、基準となる書類以外の書類の画像データをデータベースに登録する。

また、本発明に係る書類管理方法は、原稿設置位置に設置された書類それぞれから、一連の画像読取処理によって画像データを生成するステップと、一連の画像読取処理によって複数の画像データが生成され、かつ、これらの画像データに含まれる識別情報が互いに対応する場合に、これらの画像データの少なくとも一部を自動的にデータベースに登録するステップとを有する。

本発明に係るプログラムは、互いに関連付けられた複数の画像データそれぞれから、識別情報を抽出する抽出機能と、前記抽出機能により抽出された複数の識別情報に基づいて、これらの関連付けられた画像データの登録を許可するか否かを判定する登録判定機能と、前記登録判定機能による判定結果に応じて、これらの関連付けられた画像データの少なくとも一部をデータベースに登録する登録機能とをコンピュータに実行させる。

本発明によれば、人の目視確認に頼らず、書類を電子データ化してデータベースに登録できる。

書類管理システム１の全体構成を例示する図である。 記入用カルテ１００を例示する図である。 外来基本箋１１０を例示する図である。 書類印刷プログラム２００の機能構成を例示する図である。 書類登録プログラム３００の機能構成を例示する図である。 書類登録処理（Ｓ１０）を例示するフローチャートである。 書類解析処理（Ｓ２０）を例示するフローチャートである。

図１は、書類管理システム１の全体構成を例示する図である。
図１に例示するように、書類管理システム１は、書類印刷用端末１０と、プリンタ２０（印刷装置）と、書類登録用端末３０と、スキャナ４０（画像読取装置）と、書類管理サーバ５０と、書類閲覧用端末６０とを含む。
書類印刷用端末１０とプリンタ２０とは、ＵＳＢケーブル又はＬＡＮ（Local Area Network)用の通信ケーブルなどで接続されている。なお、書類印刷用端末１０及びプリンタ２０は、図１に例示するように、書類登録用端末３０、書類管理サーバ５０、及び書類閲覧用端末６０が接続されているネットワークから切り離して、スタンドアロンで動作させることができるが、書類登録用端末３０、書類管理サーバ５０、及び書類閲覧用端末６０が接続されているネットワークに接続されてもよい。
書類登録用端末３０とスキャナ４０とは、ＵＳＢケーブルなどで接続されている。
書類登録用端末３０、書類管理サーバ５０、及び書類閲覧用端末６０は、相互に接続可能なネットワークに、ＬＡＮ用の通信ケーブルなどで接続されている。なお、スキャナ４０は、書類用端末３０、書類管理サーバ５０、及び書類閲覧用端末６０が接続さているネットワークにＬＡＮ用の通信ケーブルなどで接続されてもよい。
本実施例では、このように接続された書類管理システム１を病院でのカルテ管理に適用した例を示す。

書類印刷用端末１０は、ＣＰＵ及び記憶媒体などを搭載したコンピュータであり、プリンタ２０を制御するデバイスドライバ及び後述する書類印刷プログラム２００がインストールされている。書類印刷用端末１０は、利用者から情報の入力を受け付け、利用者により入力された情報を付加した一定のフォーマットを有する書類のデータを、プリンタ２０を制御して紙媒体に印刷する。なお、記憶媒体とは、情報を格納する媒体であり、例えば、ハードディスク、又はメモリなどである。また、本実施例では、書類印刷用端末１０がプリンタ２０を制御して印刷する書類は、記入用カルテ１００（図２に例示）又はその他診療記録（例えば、診療録、傷病名記録、退院サマリ、問診票、診療情報提供書（紹介状、返書）、細菌検査、生理機能検査（心電図）、又は画像診断レポート（単純撮影、超音波、ＣＴ、ＭＲＩ）など）である。

書類登録端末３０は、書類管理装置の一例であり、ＣＰＵ及び記憶媒体などを搭載したコンピュータである。書類登録端末３０には、スキャナ４０を制御するデバイスドライバ及び後述する書類登録プログラム３００がインストールされている。書類登録端末３０は、スキャナ４０を制御して登録書類束１２０を読み取り、読み取った登録書類束１２０の画像データを取得する。そして、書類登録端末３０は、取得した登録書類束１２０の画像データに対して後述する書類解析処理（Ｓ２０）を行い、一定の条件のもとで、登録書類束１２０に含まれている書類の画像データ又はテキストデータを、インデックスに対応付けて書類管理サーバ５０に格納されているデータベースに登録する。なお、登録書類束１２０は、書類印刷用端末１０及びプリンタ２０により印刷された書類と、基準となる書類とを重ね合わせたものである。本実施例では、基準となる書類は、患者の外来基本箋１１０（図３に例示）であり、例えば、患者自身が外来基本箋１１０を所持して診療時等に医師等に提出する。また、インデックスは、文字、数字及び記号などの組み合わせで表現されるものである。本実施例のインデックスは、患者ＩＤ、患者氏名、書類種別、書類ＩＤ、又は診療科ＩＤである。患者ＩＤ、書類ＩＤ、及び診療科ＩＤは、それぞれ患者、書類、及び診療科を一意に特定する。

書類管理サーバ５０は、書類の電子データに、インデックスを対応付けた情報を有するデータベースを記憶媒体に格納する。なお、本実施例では、書類の電子データは、書類の画像データ又はテキストデータである。

書類閲覧用端末６０は、利用者からインデックスの入力を受け付け、利用者により入力されたインデックスに対応付けられた書類の電子データを、書類管理サーバ５０に格納されているデータベースから取得し、取得した書類の電子データを利用者に閲覧させる。

以上のような構成において、医師は、患者の外来基本箋１１０と、書類印刷用端末１０及びプリンタ２０により印刷された記入用カルテ１００又はその他診療記録とを受け取り、診察又は検査の結果などを記入用カルテ１００又はその他診療記録に記入し、外来基本箋１１０と、記入済みの記入用カルテ１００又はその他診療記録とを重ね合わせて登録書類束１２０を作成する。そして、医師は、書類登録用端末３０又はスキャナ４０を操作し、スキャナ４０に登録書類束１２０を読み取らせることで、一定の条件のもとで、登録書類束１２０に含まれている書類の画像データ又はテキストデータを、インデックスに対応付けて、書類管理サーバ５０に格納されているデータベースに登録することができる。なお、外来基本箋１１０は、基準となる書類の一例であり、記入用カルテ１００は、カルテ用紙の一例である。

図２は、記入用カルテ１００を例示する図である。
図２に例示するように、記入用カルテ１００は、医師が診察の結果を記録する一定のフォーマットを持つ書類であり、識別事項領域１０２Ａ及びＢと、バーコード領域１０４とを含む。なお、記入用カルテ１００は、識別事項領域１０２Ａ及びＢ、又はバーコード領域１０４のどちらか一方のみを含むものであってもよい。

識別事項領域１０２Ａには、患者ＩＤ、患者氏名、及び診療科ＩＤが文字で付加されている。なお、識別事項領域１０２Ａには、記入用カルテ１００が患者ＩＤの情報を有するバーコード領域１０４を含む場合を除き、少なくとも患者ＩＤが文字で付加される。

識別事項領域１０２Ｂには、書類ＩＤが文字で付加されている。なお、本実施例では、書類ＩＤは、外来基本箋１１０及びその他診療記録でも、記入用カルテ１００と同位置にある。また、書類ＩＤは、識別事項領域１０２Ｂにバーコードによって付加されてもよい。

バーコード領域１０４には、患者ＩＤ、書類ＩＤ、及び診療科ＩＤの情報を含むバーコードが付加されている。なお、バーコード領域１０４には、記入用カルテ１００が患者ＩＤを有する識別事項領域１０２Ａを含む場合を除き、少なくとも患者ＩＤの情報を有するバーコードが付加される。また、本実施例では、バーコード領域１０４には、１次元バーコードが付加されているが、これを２次元バーコードに置き換えてもよい。

以上のような記入用カルテ１００と同様に、その他診療記録も、一定のフォーマットを持つ書類であり、文字又はバーコードによって少なくとも患者ＩＤが付加される。

図３は、外来基本箋１１０を例示する図である。
図３に例示するように、外来基本箋１１０は、事務員又は医師が個人情報及び診療行為の内容などを記入する一定のフォーマットを持つ書類であり、識別事項領域１１２Ａ及びＢと、バーコード領域１１４とを含む。なお、外来基本箋１１０は、識別事項領域１１２Ａ及びＢ、又はバーコード領域１１４のどちらか一方のみを含むものであってもよい。

識別事項領域１１２Ａには、受診科、受診内容、氏名、生年月日、及び患者ＩＤが文字で付加されている。なお、識別事項領域１１２Ａには、記入用カルテ１００が患者ＩＤの情報を有するバーコード領域１１４を含む場合を除き、少なくとも患者ＩＤが文字で付加される。

識別事項領域１１２Ｂには、書類ＩＤが文字で付加されている。

バーコード領域１１４には、患者ＩＤ及び書類ＩＤの情報を含むバーコードが付加されている。なお、バーコード領域１１４には、記入用カルテ１００が患者ＩＤを有する識別事項領域１１２Ａを含む場合を除き、少なくとも患者ＩＤの情報を有するバーコードが付加される。また、本実施例では、バーコード領域１１４には、１次元バーコードが付加されているが、これを２次元バーコードに置き換えてもよい。

なお、本実施例において、以上のような外来基本箋１１０を、患者を特定するその他書類（例えば、診察券又は受診票など）に置き換えてもよく、その場合、患者を特定するその他書類には、文字又はバーコードによって少なくとも患者ＩＤが付加される。

図４は、書類印刷プログラム２００の機能構成を例示する図である。
図４に例示するように、書類印刷プログラム２００は、ＵＩ部２０２、印刷データ生成部２０６、及び印刷部２０８を有する。また、ＵＩ部２０２及び印刷データ生成部２０６は、環境設定データベース（環境設定ＤＢ）２０４を参照し、印刷部２０８は、書類フォーマットデータベース（書類フォーマットＤＢ）２１０を参照する。
なお、書類印刷プログラム２００は、書類印刷用端末１０のハードウェア資源（ＣＰＵ及びメモリなど）を利用して実行される。

ＵＩ部２０２は、利用者から患者ＩＤ、診療科ＩＤ、書類種別、出力先プリンタ名、印刷部数などの情報の入力を受け付ける。
なお、利用者は、これらの情報をキーボードで全て入力してもよいが、患者ＩＤの入力には、誤入力を防止するため、バーコードリーダを利用することが望ましい。つまり、利用者は、患者から提出された外来基本箋１１０に付加されている患者ＩＤのバーコードをバーコードリーダによって読み取る。そして、ＵＩ部２０２は、バーコードリーダによって読み取られた患者ＩＤを入力として受け付ける。
或いは、利用者は、書類印刷用端末１０にスキャナを接続し、患者から提出された外来基本箋１１０を書類印刷用端末１０に接続されたスキャナに読み取らせてもよい。この場合、書類印刷用端末１０は、スキャナで読み取った外来基本箋１１０の画像データから、文字で付加された患者ＩＤの画像データを抽出し、抽出した患者ＩＤの画像データをＯＣＲ（Optical Character Reader）に認識させ、患者ＩＤを抽出してもよい。そして、ＵＩ部２０２は、ＯＣＲによって抽出された患者ＩＤを入力として受け付ける。
また、ＵＩ部２０２は、環境設定ＤＢ２０４から診療科ＩＤ及び書類種別のリストを取得し、取得した診療科ＩＤ及び書類種別のリストを書類印刷用端末１０の画面に表示して、利用者に診療科ＩＤ及び書類種別を選択させ、選択させた診療科ＩＤ及び書類種別を入力として受け付ける。

環境設定ＤＢ２０４は、書類印刷プログラム２００の動作環境を定義するデータベースであり、書類ＩＤのプレフィックス、診療科ＩＤのリスト、書類種別のリスト、及び印刷に関する設定（用紙サイズ、濃淡、プリンタの原点位置など）の情報を格納する。なお、書類ＩＤのプレフィックスは、書類ＩＤの先頭部分に付加される文字、数字及び記号などの組み合わせで表現される識別子である。本実施例では、書類ＩＤのプレフィックスは、書類種別を表す。

印刷データ生成部２０６は、ＵＩ部２０２により受け付けた患者ＩＤ及び診療科ＩＤに、印刷日付及び書類ＩＤを対応付けた情報（以下、「印刷データ」という）を生成する。なお、印刷日付は、印刷データ生成部２０６が書類印刷用端末１０から取得したシステム日付である。また、書類ＩＤは、印刷データ生成部２０６が環境設定ＤＢ２０４から取得した書類ＩＤのプレフィックスに、通し番号（文字、数字及び記号などの組み合わせ）などを組み合わせて生成したものである。

印刷部２０８は、ＵＩ部２０２により受け付けた書類種別に対応する記入用カルテ１００又はその他診療記録のフォーマット（以下、「書類フォーマット」という）を書類フォーマットＤＢ２１０から取得し、取得した書類フォーマットに印刷データ生成部２０６により生成された印刷データを組み合わせ、印刷データが付加された書類フォーマットを生成する。さらに、印刷部２０８は、印刷データに含まれる患者ＩＤ、書類ＩＤ、及び診療科ＩＤの情報を含むバーコードを生成し、生成したバーコードを印刷データが付加された書類フォーマットに付加する。そして、印刷部２０８は、印刷データとバーコードとが付加された書類フォーマットをデバイスドライバを介してプリンタ２０で印刷する。なお、印刷部２０８は、環境設定ＤＢ２０４から取得した印刷に関する設定に基づき、印刷を行う。

書類フォーマットＤＢ２１０は、書類フォーマットに、書類種別を対応付けた情報を有する。

図５は、書類登録プログラム３００を例示する図である。
図５に例示するように、書類登録プログラム３００は、ＵＩ部３０２、画像読取部３０４、書類種別判定部３０８、書類認識部３１２、登録ファイル生成部３１４、及び登録部３１６を有する。また、書類登録プログラム３００は、画像読取部３０４、書類種別判定部３０８、書類認識部３１２、登録ファイル生成部３１４、及び登録部３１６は、環境設定データベース（環境設定ＤＢ）３０６を参照し、書類種別判定部３０８は、書類フォーマットＤＢ３１０を参照する。
なお、書類登録プログラム３００は、書類登録用端末３０のハードウェア資源（ＣＰＵ及びメモリなど）を利用して実行される。

ＵＩ部３０２は、記入用カルテ１００又はその他診療記録の登録を開始する指示の入力を受け付ける。入力手段は、特に限定するものではなく、例えば、キーボード又はマウスなどである。

画像読取部３０４は、原稿設置位置に設置された書類（原稿）から順に画像を読み取り、画像データを生成する。ここで、複数の書類（原稿）が原稿設置位置に設置された場合には、これらの書類から連続的に画像データが生成され、このような連続的な画像読取処理を、「一連の画像読取処理」とよぶ。
例えば、画像読取部３０４は、原稿設置位置に外来基本箋１１０と記入用カルテ１００又はその他診療記録とが重ねて設置された場合に、ＵＩ部３０２により受け付けた登録を開始する指示に従い、外来基本箋１１０と記入用カルテ１００又はその他診療記録とを重ね合わせた登録書類束１２０を、デバイスドライバを介してスキャナ４０で読み取る。そして、画像読取部３０４は、スキャナ４０による一連の読み取りで取得した登録書類束１２０の画像データを記憶媒体に格納する。なお、画像読取部３０４は、環境設定ＤＢ３０６から取得したスキャンに関する設定（解像度、コントラスト、給紙方法など）に基づいて、読み取りを行う。また、画像読取部３０４は、利用者によるスキャナ４０における操作によっても、上記処理を実行する。

環境設定ＤＢ３０６は、書類登録プログラム３００の動作環境を定義するデータベースであり、記入用カルテ１００又はその他診療記録の登録先となる書類管理サーバ５０の接続先（ＵＲＬ、ＩＰアドレスなど）、格納パス、書類フォーマット（外来基本箋１１０のフォーマットを含む、以下同じ。）における認識領域、書類管理サーバ５０に格納するファイル形式（ＪＰＥＧ、ＴＩＦＦ、ＰＤＦなど）、及びスキャンに関する設定の情報が格納される。なお、書類フォーマットにおける認識領域は、書類フォーマットにおいて、ＯＣＲ又はバーコードリーダに読み取らせ、そこに含まれる情報を抽出する領域であり、例えば、患者ＩＤ、書類ＩＤ、診療科ＩＤ、又はテキストデータなどの情報を含む領域である。

書類種別判定部３０８は、画像読取部３０４により取得した登録書類束１２０の画像データに含まれる外来基本箋１１０、記入用カルテ１００、又はその他診療記録の画像データから、書類ＩＤを含む領域の画像データを抽出し、抽出した書類ＩＤを含む領域の画像データをＯＣＲに認識させ、書類ＩＤを抽出する。なお、書類ＩＤが含まれる領域は、書類種別判定部３０８が環境設定ＤＢ３０６に格納されている書類フォーマットにおける認識領域を参照することで特定される。そして、書類種別判定部３０８は、抽出した書類ＩＤから画像データの書類種別を判定する。なお、書類ＩＤがバーコードで付加されている場合は、ＯＣＲに代えてバーコード認識プログラムで書類ＩＤを抽出する。バーコード認識プログラムは、周知の技術であるため、ここでは詳細な説明を省略する。
或いは、書類種別判定部３０８は、画像読取部３０４で取得した登録書類束１２０の画像データに含まれる外来基本箋１１０、記入用カルテ１００、又はその他診療記録の画像データと、書類フォーマットＤＢ３１０に格納されている各書類種別に対応する書類フォーマットとを照合し、一致した場合は、一致した書類フォーマットに対応する書類種別を画像データの書類種別と判定する

書類フォーマットＤＢ３１０は、画像データの書類種別を判定するための書類フォーマットに、書類種別を対応付けた情報を格納する。

書類認識部３１２（抽出部）は、書類種別判定部３０８により判定された書類種別に対応する書類フォーマットにおける認識領域を環境設定ＤＢ３０６から取得し、画像読取部３０４により取得した登録書類束１２０の画像データに含まれる外来基本箋１１０、記入用カルテ１００、又はその他診療記録の画像データから、取得した認識領域の画像データを抽出し、抽出した認識領域の画像データをＯＣＲ又はバーコード認識プログラムに認識させ、患者ＩＤ、書類ＩＤ、診療科ＩＤ、又はテキストデータなどを抽出する。そして、書類認識部３１２（登録判定部）は、外来基本箋１１０の画像データから抽出した患者ＩＤと、記入用カルテ１００又はその他診療記録の画像データから抽出した患者ＩＤとを照合し、一致した場合は、記入用カルテ１００又はその他診療記録の画像データ又は抽出したテキストデータに、抽出した患者ＩＤ、書類ＩＤ、又は診療科ＩＤなどを対応付けて自動登録用として記憶媒体に格納する。

登録ファイル生成部３１４は、書類認識部３１２により自動登録用として記憶媒体に格納された画像データを、環境設定ＤＢ３０６から取得した書類管理サーバ５０に格納するファイル形式に変換する。

登録部３１６は、書類認識部３１２により自動登録用として記憶媒体に格納された画像データ（登録ファイル生成部３１４により変換されたもの）又はテキストデータを、これら画像データ又はテキストデータに対応付けて自動登録用として記憶媒体に格納された患者ＩＤ、書類ＩＤ、又は診療科ＩＤなどをインデックスとして対応付けて、書類管理サーバ５０に格納されているデータベースに登録する。なお、登録する書類管理サーバ５０の接続先及び格納パスは、登録部３１４が環境設定ＤＢ３０６に格納されている書類管理サーバ５０の接続先及び格納パスを参照することで特定される。

図６は、書類登録処理（Ｓ１０）を例示するフローチャートである。
図６に例示するように、ステップ１００（Ｓ１００）において、画像読取部３０４は、ＵＩ部３０２又はスキャナ４０おける操作により受け付けた登録を開始する指示に従い、登外来基本箋１１０と記入用カルテ１００又はその他診療記録とを重ね合わせた録書類束１２０を、デバイスドライバを介してスキャナ４０で読み取る。そして、画像読取部３０４は、スキャナ４０による一連の読み取りで取得した登録書類束１２０の画像データを記憶媒体に格納する。

ステップ１０２（Ｓ１０２）において、書類種別判定部３０８及び書類認識部３１２は、書類解析処理（Ｓ２０)を実行する。書類解析処理では、スキャナ４０により読み取られた画像データに対して、自動登録用又は手動登録用が設定される。ここで、「自動登録用」及び「手動登録用」とは便宜上つけられた名称であり、「自動登録用」の画像データは「手動登録用」よりも少なく操作で書類管理サーバ５０に登録されることを意味する。より具体的には、「自動登録用」に設定された画像データは登録先の入力なしで書類管理サーバ５０に登録され、「手動登録用」に設定された画像データは登録先の入力を必要条件として書類管理サーバ５０に登録される。

ステップ１０４（Ｓ１０４）において、書類認識部３１２は、Ｓ１０２において書類解析処理が正常終了したか否かを判定する。書類登録プログラム３００は、書類解析処理が正常終了した場合は、Ｓ１０６に移行し、書類解析処理が正常終了しなかった場合は、終了する。

ステップ１０６（Ｓ１０６）において、登録ファイル生成部３１４は、Ｓ１０２において自動登録用又は手動登録用として記憶媒体に格納された画像データを、環境設定ＤＢ３０６から取得した書類管理サーバ５０に格納するファイル形式に変換する。

ステップ１０８（Ｓ１０８）において、登録部３１６は、自動登録用の画像データである場合、環境設定ＤＢ３０６を参照して、登録先となる書類管理サーバ５０の接続先及び格納パスを特定する。一方、登録部３１６は、手動登録用の画像データである場合、警告表示及び登録先の入力を促す表示を表示させて、警告表示を確認した旨の操作と、登録先の入力操作とを受け付けると、入力に応じて書類管理サーバ５０の接続先及び格納パスを特定する。

ステップ１１０（Ｓ１１０）において、登録部３１６は、Ｓ１０２において自動登録用又は手動登録用として記憶媒体に格納された画像データ（Ｓ１０６で変換されたもの）又はテキストデータに、これら画像データ又はテキストデータに対応付けて自動登録用又は手動登録用として記憶媒体に格納された患者ＩＤ、書類ＩＤ、又は診療科ＩＤなどをインデックスとして対応付ける。

ステップ１１２（Ｓ１１２）において、登録部３１６は、Ｓ１１０で患者ＩＤ、書類ＩＤ、又は診療科ＩＤなどをインデックスとして対応付けた画像データ（Ｓ１０６で変換されたもの）又はテキストデータを、Ｓ１０８で特定した接続先及び格納パスにある書類管理サーバ５０に格納されているデータベースに登録する。

図７は、書類解析処理（Ｓ２０）を例示するフローチャートである。
図７に例示するように、ステップ２００（Ｓ２００）において、書類認識部３１２は、解析対象となるページ番号Ｎに１を代入する。

ステップ２０２（Ｓ２０２）において、書類認識部３１２は、Ｎページ目にＳ１００で取得した画像データが存在するか否かを判定する。書類登録プログラム３００は、Ｎページ目にＳ１００で取得した画像データが存在する場合は、Ｓ２０４に移行し、Ｎページ目にＳ１００で取得した画像データが存在しない場合は、正常終了する。

ステップ２０４（Ｓ２０４）において、書類種別判定部３０８は、Ｎページ目の画像データの書類種別を判定する。画像データの書類種別を判定するには、上記で説明した画像データから書類ＩＤを抽出して判定する方法、又は画像データと書類フォーマットを照合して判定する方法を用いる。

ステップ２０６（Ｓ２０６）において、書類認識部３１２は、Ｎに１が代入され（１ページ目であり）、かつＳ２０４で判定した書類種別が外来基本箋１１０であるか否かを判定する。書類登録プログラム３００は、Ｎに１が代入され（１ページ目であり）、かつＳ２０４で認識した書類種別が外来基本箋１１０である場合は、Ｓ２０８に移行し、Ｎに１が代入されていなく（１ページ目でなく）、またはＳ２０４で認識した書類種別が外来基本箋１１０でない場合は、Ｓ２１０に移行する。

ステップ２０８（Ｓ２０８）において、書類認識部３１２は、外来基本箋１１０のフォーマットにおける認識領域を環境設定ＤＢ３０６から取得し、外来基本箋１１０の画像データから、取得した認識領域の画像データをＯＣＲ又はバーコード認識プログラムに認識させ、患者ＩＤなどを抽出する。

ステップ２１０（Ｓ２１０）において、書類認識部３１２は、Ｓ２０４で判定した書類種別が記入用カルテ１００であるか否かを判定する。書類登録プログラム３００は、Ｓ２０４で判定した書類種別が記入用カルテ１００である場合は、Ｓ２１２に移行し、Ｓ２０４で認識した書類種別が記入用カルテ１００でない場合は、Ｓ２１４に移行する。

ステップ２１２（Ｓ２１２）において、書類認識部３１２は、記入用カルテ１００のフォーマットにおける認識領域を環境設定ＤＢ３０６から取得し、記入用カルテ１００の画像データから、取得した認識領域の画像データをＯＣＲ又はバーコード認識プログラムに認識させ、患者ＩＤ、書類ＩＤ、又は診療科ＩＤなどを抽出する。なお、記入用カルテ１００のフォーマットにおける認識領域にテキストデータが含まれる場合、書類認識部３１２は、テキストデータも抽出する。

ステップ２１４（Ｓ２１４）において、書類認識部３１２は、Ｓ２０４で判定した書類種別がその他診療記録であるか否かを判定する。書類登録プログラム３００は、Ｓ２０４で判定した書類種別がその他診療記録である場合は、Ｓ２１６に移行し、Ｓ２０４で認識した書類種別がその他診療記録でない場合は、Ｓ２２４に移行する。

ステップ２１６（Ｓ２１６）において、書類認識部３１２は、その他診療記録のフォーマットにおける認識領域を環境設定ＤＢ３０６から取得し、その他診療記録の画像データから、取得した認識領域の画像データをＯＣＲ又はバーコード認識プログラムに認識させ、患者ＩＤなどを抽出する。なお、その他診療記録のフォーマットにおける認識領域にテキストデータが含まれる場合、書類認識部３１２は、テキストデータも抽出する。

ステップ２１７（Ｓ２１７）において、書類認識部３１２は、外来基本箋１１０から患者ＩＤを抽出したか否かを判断する。書類登録プログラム３００は、外来基本箋１１０の患者ＩＤが抽出済である場合は、Ｓ２１８に移行し、外来基本箋１１０の患者ＩＤが抽出されていない場合は、Ｓ２２０に移行する。

ステップ２１８（Ｓ２１８）において、書類認識部３１２は、Ｓ２０８で抽出した外来基本箋１１０の患者ＩＤと、Ｓ２１２又はＳ２１６で抽出した記入用カルテ１００又はその他診療記録の患者ＩＤとが一致するか否かを判定する。書類登録プログラム３００は、患者ＩＤが一致する場合は、Ｓ２２２に移行し、患者ＩＤが一致しない場合は、Ｓ２２０に移行する。

ステップ２２０（Ｓ２２０）において、書類認識部３１２は、Ｎページ目の画像データの患者ＩＤが外来基本箋１１０の患者ＩＤと一致しないことを示すエラー情報を出力し、終了する。

ステップ２２２（Ｓ２２２）において、書類認識部３１２は、Ｎページ目の画像データに、Ｓ２１２又はＳ２１６で抽出した患者ＩＤ、書類ＩＤ、又は診療科ＩＤなどを対応付けて自動登録用として記憶媒体に格納する。なお、Ｓ２１２又はＳ２１６でテキストデータを抽出した場合、書類認識部３１２は、抽出したテキストデータにも、Ｓ２１２又はＳ２１６で抽出した患者ＩＤ、書類ＩＤ、又は診療科ＩＤなどを対応付けて自動登録用として記憶媒体に格納する。

ステップ２２４（Ｓ２２４）において、書類認識部３１２は、Ｎに１を加えた数値をＮに代入する。
これにより、異常終了しない限りは、最終ページまで書類種別の判定がなされ、外来基本箋１１０が１ページ目に存在した場合には、画像データが自動登録用となり、外来基本箋１１０が１ページ目に存在しなかった場合には、画像データが手動登録用となる。
なお、上記フローチャートでは、外来基本箋１１０が１ページ目とすることを前提としているが、これに限定されるものではなく、例えば、書類認識部３１２は、Ｎに１が代入され（１ページ目であり）、かつＳ２０４で認識した書類種別が外来基本箋１１０でない場合、異常終了するか、又は外来基本箋１１０のページまで読み飛ばしてもよい。また、書類認識部３１２は、全ページから患者ＩＤ等を抽出し、書類種別を判定した後で、外来基本箋１１０の患者ＩＤと、記入用カルテ１００又はその他診療記録の患者ＩＤとを比較して自動登録の可否を判断してもよい。

以上のような構成及び動作によって、書類管理システム１は、記入用カルテ１００又はその他診療記録の印刷から、記入用カルテ１００又はその他診療記録の画像データ又はテキストデータの登録まで、医師又は事務員などの人を介すことによる誤入力又は目視確認ミスの可能性がなくなり、信頼性の高い書類管理を実現することができる。
また、紙媒体に印刷された記入用カルテ１００又はその他診療記録を利用することで、診察中にモニターを見たり、キーボードを操作する必要がなくなるので、医師は、患者と向き合った診察が可能となる。そして、診察した結果は、外来基本箋１１０と記入用カルテ１００又はその他診療記録とを重ね合わせてスキャナ４０で読み取るだけの簡単な操作によって、電子データ（画像データ又はテキストデータ）にされ、書類管理サーバ５０に格納されているデータベースで管理される。
［変形例１］

上記実施例では、図３に例示した外来基本箋１１０を用いて記入用カルテ１００又はその他診療記録の印刷、及び記入用カルテ１００又はその他診療記録の画像データ又はテキストデータの登録を行ったが、この外来基本箋１１０を紙媒体の書類ではなく、患者ＩＤなどを記憶した磁気カード又はＩＣカードに置き換えてもよい。この場合、書類印刷用端末１０は、カードリーダをさらに備え、このカードリーダで磁気カード又はＩＣカードに記憶されている患者ＩＤなどの情報を読み取り、読み取った情報を記入用カルテ１００又はその他診療記録に印刷する。また、書類登録用端末３０も、カードリーダをさらに備え、このカードリーダで磁気カード又はＩＣカードに記憶されている患者ＩＤを読み取り、読み取った患者ＩＤと、スキャナ４０で読み取った記入用カルテ１００又はその他診療記録の患者ＩＤとが一致するか否かを判定し、一致する場合は、スキャナ４０で読み取った記入用カルテ１００又はその他診療記録の画像データ又はテキストデータを、書類管理サーバ５０に格納されているデータベースに登録する。
これによって、印刷又は登録における患者ＩＤなどの情報の読み取りが磁気カード又はＩＣカードをカードリーダに挿入又は接触させるだけで済むようになり、書類管理システム１における操作は、さらに簡単なものになる。
［変形例２］

図７に例示した書類解析処理（Ｓ２０）のＳ２１８において、書類認識部３１２は、Ｓ２０８で抽出した外来基本箋１１０の患者ＩＤと、Ｓ２１２又はＳ２１６で抽出した記入用カルテ１００又はその他診療記録の患者ＩＤとがある一定の関連を有するか否かを判定してもよい。この場合、書類登録プログラム３００は、患者ＩＤがある一定の関連を有する場合は、Ｓ２２２に移行し、患者ＩＤがある一定の関連を有しない場合は、Ｓ２２０に移行する。なお、ここで言うある一定の関連とは、例えば、患者ＩＤが階層的に管理されており、患者ＩＤが同じ階層のグループに属することなどを指す。
［変形例３］

図７に例示した書類解析処理（Ｓ２０）のＳ２１８において、書類認識部３１２は、Ｎ−１ページ目（前回のページ）の書類の患者ＩＤと、Ｎページ目の記入用カルテ１００又はその他診療記録の患者ＩＤとが一致するか否かを判定してもよい。この場合、書類登録プログラム３００は、患者ＩＤが一致する場合は、Ｓ２２２に移行し、患者ＩＤが一致しない場合は、Ｓ２２０に移行する。これにより、利用者は、スキャナ４０で読み取った全ての書類に付加された患者ＩＤが一致する場合のみ、スキャナ４０で読み取った書類の画像データ又はテキストデータを、インデックスに対応付けて、書類管理サーバ５０に格納されているデータベースに登録することができる。
［変形例４］

図７に例示した書類解析処理（Ｓ２０）のＳ２１８において、Ｎページ目の画像データに外来基本箋１１０の患者ＩＤと一致しない患者ＩＤが付加されている場合でも、書類認識部３１２は、利用者から入力された指示によって、Ｎページ目の画像データを手動登録用として記憶媒体に格納するため、Ｓ２２２に移行してもよい。この場合、Ｓ２２２において、書類認識部３１２は、Ｎページ目の画像データに、Ｓ２１２又はＳ２１６で抽出した患者ＩＤ、書類ＩＤ、又は診療科ＩＤなどを対応付けて手動登録用として記憶媒体に格納する。なお、Ｓ２１２又はＳ２１６でテキストデータを抽出した場合、書類認識部３１２は、抽出したテキストデータにも、Ｓ２１２又はＳ２１６で抽出した患者ＩＤ、書類ＩＤ、又は診療科ＩＤなどを対応付けて手動登録用として記憶媒体に格納する。
また、登録ファイル生成部３１４及び登録部３１６は、自動登録用として記憶媒体に格納された画像データ又はテキストデータに対して実行する処理と同様の処理を、手動登録用として記憶媒体に格納された画像データ又はテキストデータに対して実行する。
［変形例５］

上記実施形態では、外来基本箋１１０（基準となる書類）を除いて書類管理サーバ５０のデータベースに登録する形態を説明したが、これに限定されるものではなく、利用者（医師又は事務員等）の選択に応じて、外来基本箋１１０の画像データも他の画像データと一緒にデータベースに登録してもよい。
ただし、外来基本箋１１０には、医師等が事後的に参照すべき情報がほとんど含まれていない場合が多い。すなわち、外来基本箋１１０には患者の個人情報等が多くを占め、診察結果や検査結果などの診療情報がほとんど含まれない場合が多い。そのため、このような場合には、書類管理システム１は、書類管理サーバ５０への登録対象から、外来基本箋１１０の画像データを積極的に除外することが望ましい。
［その他変形例］

本実施例では、病院でのカルテ管理に書類管理システム１を適用した例を示したが、書類管理システム１の適用範囲は、カルテ管理に限定されるものではなく、書類管理システム１は、患者ＩＤに相当する識別子が付加された書類の管理全般に適用可能である。
また、書類登録用端末３０とスキャナ４０とが別体となった形態を具体例として説明したが、例えば、書類登録用端末３０の全機能をスキャナ４０の内部に設けて、これらを一体化させてもよい。同様に、書類印刷用端末１０の全機能をプリンタ２０の内部に設けて、これらを一体化させてもよい。さらには、書類登録用端末３０及び書類管理サーバ５０の機能をスキャナ４０の内部に設けてもよい。

１ 書類管理システム
１０ 書類印刷用端末
２０ プリンタ
３０ 書類登録用端末
４０ スキャナ
５０ 書類管理サーバ
６０ 書類閲覧用端末６０
１００ 記入用カルテ
１１０ 外来基本箋
１２０ 登録書類束
２００ 書類印刷プログラム
２０２ ＵＩ部
２０４ 環境設定ＤＢ
２０６ 印刷データ生成部
２０８ 印刷部
２１０ 書類フォーマットＤＢ
３００ 書類登録用プログラム
３０２ ＵＩ部
３０４ 画像読取部
３０６ 環境設定ＤＢ
３０８ 書類種別判定部
３１０ 書類フォーマットＤＢ
３１２ 書類認識部
３１４ 登録ファイル生成部
３１６ 登録部

Claims (10)

1. 互いに関連付けられた複数の画像データそれぞれから、識別情報を抽出する抽出部と、
   前記抽出部により抽出された識別情報の中から、基準となる識別情報を選択する基準選択部と、
   前記基準選択部により選択された基準の識別情報と、抽出された他の識別情報とを比較して、これらの画像データの自動登録を許可するか否かを判定する登録判定部と、
   前記登録判定部による判定結果に応じて、これらの関連付けられた画像データの少なくとも一部をデータベースに登録する登録部と
   を有し、
   互いに関連付けられた複数の画像データとは、患者自身が所持して診療時に医師に提出する書類と、医師が記入した記入用カルテとを含む複数の書類から、一連の画像読取処理により光学的に読み取られた複数の画像データであり、
   前記基準選択部は、患者自身が所持して診療時に医師に提出する書類に含まれた識別情報を、基準となる識別情報として選択する
   書類管理装置。
2. 前記登録部は、関連付けられた画像データの中から、前記基準選択部により選択された基準の識別情報が含まれた画像データを除いてデータベースに登録する
   請求項１に記載の書類管理装置。
3. 前記登録判定部は、前記抽出部により抽出された複数の識別情報がすべて一致する場合に、自動登録を許可し、いずれかの識別情報が他の識別情報と不一致となる場合に、自動登録を禁止する
   請求項２に記載の書類管理装置。
4. 原稿設置位置に設置された書類それぞれから、一連の画像読取処理によって画像データを生成する画像読取部と、
   前記画像読取部により生成された画像データから、識別情報を抽出する抽出部と、
   前記抽出部により抽出された識別情報の中から、基準となる識別情報を選択する基準選択部と、
   前記画像読取部により複数の画像データが生成された場合に、前記基準選択部により選択された基準の識別情報と、抽出された他の識別情報とを比較して、これらの画像データの自動登録を許可するか否かを判定する登録判定部と、
   前記登録判定部による判定結果に応じて、前記画像読取部により生成された複数の画像データの少なくとも一部を内部又は外部のデータベースに登録する登録部と
   を有し、
   前記原稿設置位置には、患者自身が所持して診療時に医師に提出する書類と、医師が記入した記入用カルテとを含む複数の書類が設置され、
   前記基準選択部は、患者自身が所持して診療時に医師に提出する書類に含まれた識別情報を、基準となる識別情報として選択する
   画像読取装置。
5. 原稿設置位置に設置された書類それぞれから、一連の画像読取処理によって画像データを生成する画像読取装置と、
   一連の画像読取処理で前記画像読取装置により複数の画像データが生成され、かつ、これらの画像データに含まれる識別情報が互いに対応する場合に、これらの画像データの少なくとも一部を自動的にデータベースに登録する書類管理装置と
   を有し、
   前記書類管理装置は、
   前記画像読取装置により生成された画像データから、識別情報を抽出する抽出部と、
   前記抽出部により抽出された識別情報の中から、基準となる識別情報を選択する基準選択部と、
   前記画像読取装置により複数の画像データが生成された場合に、前記基準選択部により選択された基準の識別情報と、抽出された他の識別情報とを比較して、これらの画像データの自動登録を許可するか否かを判定する登録判定部と、
   前記登録判定部による判定結果に応じて、前記画像読取装置により生成された複数の画像データの少なくとも一部を内部又は外部のデータベースに登録する登録部と
   を有し、
   前記原稿設置位置には、患者自身が所持して診療時に医師に提出する書類と、医師が記入した記入用カルテとを含む複数の書類が設置され、
   前記基準選択部は、患者自身が所持して診療時に医師に提出する書類に含まれた識別情報を、基準となる識別情報として選択する
   書類管理システム。
6. 前記登録部は、関連付けられた画像データの中から、前記基準選択部により選択された基準の識別情報が含まれた画像データを除いてデータベースに登録する
   請求項５に記載の書類管理システム。
7. 前記基準選択部により選択された基準となる識別情報を含む書類に基づいて、この基準となる書類に含まれる識別情報が含まれた記入用カルテを印刷する印刷装置
   をさらに有する請求項６に記載の書類管理システム。
8. 前記基準となる識別情報は、患者を識別する識別情報であり、
   前記印刷装置は、患者の識別情報が含まれた記入用カルテを印刷する
   請求項７に記載の書類管理システム。
9. 患者自身が所持して診療時に医師に提出する書類と、医師が記入した記入用カルテとを原稿設置位置に設置するステップと、
   画像読取装置が、原稿設置位置に設置された複数の書類それぞれから、一連の画像読取処理によって画像データを生成するステップと、
   コンピュータが、生成された複数の画像データそれぞれから、識別情報を抽出するステップと、
   コンピュータが、抽出された識別情報の中から、患者自身が所持して診療時に医師に提出する書類に含まれた識別情報を基準となる識別情報として選択するステップと、
   コンピュータが、選択された基準の識別情報と、抽出された他の識別情報とを比較して、これらの画像データの自動登録を許可するか否かを判定するステップと、
   コンピュータが、判定結果に応じて、前記一連の画像読取処理によって生成された画像データの少なくとも一部をデータベースに登録するステップと
   を有する書類管理方法。
10. 患者自身が所持して診療時に医師に提出する書類と、医師が記入した記入用カルテとを含む複数の書類から、一連の画像読取処理により光学的に読み取られた複数の画像データそれぞれから、識別情報を抽出する抽出機能と、
    前記抽出機能により抽出された識別情報の中から、患者自身が所持して診療時に医師に提出する書類に含まれた識別情報を基準となる識別情報として選択する基準選択機能と、
    前記基準選択機能により選択された基準の識別情報と、抽出された他の識別情報とを比較して、これらの画像データの自動登録を許可するか否かを判定する登録判定機能と、
    前記登録判定機能による判定結果に応じて、これらの画像データの少なくとも一部をデータベースに登録する登録機能と
    をコンピュータに実行させるプログラム。

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