JP2008140329A - 診療情報ファイリング装置及び原稿の管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】電子化された診療情報を用いて読み取り済みの原稿を容易に管理する。
【解決手段】スキャナ１１などを介して取り込まれたカルテ用紙１６や放射線フイルム１７などの原稿１５のスキャン画像をストレージユニット２２のデータ格納エリア２２ｂに診療データＭＤとして格納する。ファイリング装置１２において、原稿１５を廃棄する期限や原稿１５の保存場所を変更する期限等の原稿管理条件を設定すると、ログイン時に診療データＭＤから得られる診療日時を参照して、診療日時からの経過期間が原稿管理条件に当て嵌まるか否かの判定を行う。この判定で経過期間が原稿管理条件に該当しない診療データＭＤがある場合には警告表示が行われるので、診療データＭＤの元になる原稿１５の廃棄や保存場所の変更を行う。
【選択図】図１

Description

本発明は、カルテを含む原稿に記録された患者の診療情報を電子化して取り込み、その診療情報を患者毎に保存する診療情報ファイリング装置及び原稿の管理方法に関するものである。

近年、病院や診療所などの医療施設においては、患者の診療情報を電子化して保管する取り組みが進行しつつある。診療情報には、診療経過などを記した診療録や、検査画像を含む検査記録が含まれる。電子化した診療情報は、例えば、電子カルテシステムで管理される。

電子カルテシステムは、診療録の入力を行うコンソール、ＣＲ（Computed Radiography）装置やＣＴ（Computed Tomography）装置などの検査装置から検査画像データを取り込むデータ取り込み部、取り込んだ診療情報を蓄積するデータ蓄積部からなる。診療情報は、患者名や患者ＩＤで検索が可能なようにデータベース化されてデータ蓄積部に蓄積される。そのため、診療情報を電子化することで、診療録を記録するカルテ用紙や検査画像を記録する放射線フイルムなど診療情報を記録した診療情報記録原稿（以下、単に原稿という）を保管する保管スペースが不要となる他、情報検索の迅速化、容易化などの種々のメリットが得られる。

医療施設の多くは、電子カルテシステムを導入する以前に既に前記原稿の蓄積がある。そのため、電子カルテシステムには、前記原稿に記録された診療情報を、例えば、スキャナを用いて光電的に読み取り、読み取った診療情報をスキャンデータとして取り込む診療情報ファイリング機能を備えているものも多い。原稿は、１人の患者につき複数枚存在することが通常であるので、各原稿から読み取った複数のスキャンデータを患者毎にまとめて管理する必要がある。そこで、特許文献１に記載の診断レポート管理システムでは、読み取り元の原稿に予め患者ＩＤを付加しておき、取り込んだ複数のスキャンデータを患者ＩＤ毎にとりまとめられるようにしている。
特開平３−１４１９２３号公報

ところで、出願人の調査によれば、電子カルテシステムの導入を検討している医療施設では、読み取り済みの原稿の管理方法について悩みを抱えているところが多いという調査結果が得られた。読み取り済みの原稿は、診療情報が電子データとして残るので、正常に読み取りが行われていれば、読み取り完了後直ちに廃棄対象とすることも可能である。しかし、読み取りミスによるデータ不良などの懸念や、カルテ用紙や放射線フイルムの扱いに慣れた医師の要望などもあり、読み取り完了後も、原稿の保管を希望する医療施設が少なくない。また、こうした医療施設は、すべての原稿を保管しておくとなると、保管スペースの縮小がいっこうに進まずせっかく電子カルテシステムを導入するメリットが得られないことも承知している。

そこで、原稿毎に廃棄時期をマーキングして廃棄時期が到来したものから廃棄していくことで、原稿の保管スペースを漸次縮小していく方法が考えられるが、こうした原稿管理作業は非常に手間がかかり作業負担が大きいという問題がある。特に、検索がしやすいように原稿を患者名順に保管しているような場合には、その中からマーキングを確認しながら廃棄時期が到来した原稿を探し出す手間は尋常ではない。

本発明は、こうした背景に鑑みてなされたものであり、電子化された診療情報を用いて読み取り済みの原稿を容易に管理することができる診療情報ファイリング装置を提供することを目的とする。

本発明の診療情報ファイリング装置は、カルテを含む原稿に記録された患者の診療情報を電子化して取り込み、前記診療情報を患者毎に保存する診療情報ファイリング装置において、前記診療情報を格納するデータ格納部と、取り込み元の前記原稿を廃棄する廃棄時期を含む原稿管理条件の入力を受け付けて、受け付けた原稿管理条件を設定する原稿管理条件設定部と、前記原稿管理条件に基づいて、前記原稿毎に廃棄時期の到来を調べて廃棄時期が到来した前記原稿を廃棄対象と判定する原稿管理部と、を備えたことを特徴とする。

また、前記データ格納部には、前記診療情報と前記判定結果とが対応付けて格納されることを特徴とする。

また、前記原稿管理部は、前記廃棄対象であるか否かの判定結果を通知することを特徴とする。

また、前記原稿管理情報報知部は、前記診療情報が患者毎に並べて一覧表示される表示画面内に前記判定結果を表示することを特徴とする。

また、前記原稿管理情報報知部は、所定のタイミングで前記判定結果を通知することを特徴とする。

また、前記原稿管理部は、前記診療情報に含まれる診察日を前記廃棄時期の起算日とすることを特徴とする。

また、前記診察日が複数ある場合には、最新の診察日を前記起算日とすることを特徴とする。

また、前記診療情報の電子化は、前記原稿を光電的に読み取るスキャナで行われることを特徴とする。

また、前記スキャナを通じて取り込まれた前記診療情報に対して文字認識処理を実行する文字認識処理部を有することを特徴とする。

また、前記原稿には検査画像が記録されたフイルムが含まれており、このフイルムから読み取られた検査画像データも前記診療情報として前記データ格納部に格納されることを特徴とする。

また、前記廃棄時期が到来した前記原稿を廃棄したことを表す廃棄済み情報の入力を受け付けて、受け付けた廃棄済み情報を、前記診療情報と対応付けて前記データ格納部に格納する廃棄済み情報受付部を備えたことを特徴とする。

また、前記原稿管理条件設定部には、前記廃棄時期が未到来の前記原稿の保管場所を保管経過期間に応じて変更する場合に、異なる保管経過期間に応じた複数の保管場所を示す保管場所情報が前記原稿管理条件として設定可能であり、前記原稿管理部は、前記原稿毎に前記保管経過期間を調べてそれに応じた保管場所を判定し、その判定結果を通知することを特徴とする。

また、前記データ格納部に格納された前記診療情報の消去時期をデータ管理条件として設定するデータ管理条件設定部と、前記データ管理条件に基づいて、前記診療情報毎に消去時期の到来を調べて消去時期が到来した前記診療情報を消去対象とするか否かを判定し、その判定結果を通知するデータ管理部と、を備えたことを特徴とする。

また、本発明の原稿の管理方法によれば、カルテを含む原稿に記録された患者の診療情報を電子化して取り込み、前記電子化された診療情報を患者毎に保存する場合の前記原稿の管理方法において、前記電子化された診療情報をデータ格納部に格納するステップと、取り込み元となる前記原稿を廃棄する廃棄時期を含む原稿管理条件の入力を受け付けて、受け付けた原稿管理条件を設定するステップと、前記原稿管理条件に基づいて、前記原稿毎に廃棄時期の到来を調べて廃棄時期が到来した前記原稿を廃棄対象と判定するステップとを備えたことを特徴とする。

本発明の診療情報ファイリング装置によれば、予め原稿管理条件を設定しておくことで、その原稿管理条件に該当する診療情報があれば、廃棄対象として通知される。これにより、原稿の管理を容易に行うことができ、医師などのオペレータが診療情報や原稿などを確認する手間を省くことができる。

また、保管経過期間に応じて原稿の保管場所を変更する必要がある場合には、原稿管理条件として、保管経過期間と保管場所と設定しておけば、保管経過期間が経過したときには、変更先の保管場所が通知される。これにより、原稿が複数の保管場所に保管される場合であっても、原稿の管理を容易に行うことができる。

さらに、原稿管理条件の他に、診療情報のデータ管理条件を設定できるようにすることで、原稿の管理だけでなく、診療情報自体の管理を容易に行うことができる。

図１は、カルテ用紙や放射線フイルム等の原稿に記録された診療情報を電子化して、電子化された診療情報（以下、診療データ）を患者毎にファイリングする診療情報ファイリングシステム１０を示す。診療情報ファイリングシステム１０は、スキャナ１１と、ファイリング装置１２とから構成され、これらが接続された形態からなる。スキャナ１１は、例えばラインセンサにより原稿１５を光学的に読み取り、それらをイメージデータ（スキャン画像）としてファイリング装置１２に出力する。

原稿１５はカルテ用紙１６や放射線フイルム１７からなり、これらカルテ用紙１６や放射線フイルム１７は、１人の患者に対して複数枚存在するのが通常である。図２に示すように、ファイリング装置１２は、複数枚の原稿１５に対応する複数のスキャン画像（スキャン画像１〜Ｎ）を取り込み、それらを患者単位でまとめて、ファイリング装置１２に設けられたストレージユニット２２に格納する。このスキャン画像が、患者毎の診療データＭＤとして蓄積される。

ストレージユニット２２は、スキャナ１１から取り込んだスキャン画像を一時的に格納して、そのスキャン画像に対して各種の処理を実行するワークエリア２２ａと、処理済みのスキャン画像を診療データＭＤとして蓄積するデータ格納エリア２２ｂが設けられている。データ格納エリア２２ｂには、患者ＩＤ名が付された患者フォルダＭＦが作成され、各患者の診療データＭＤが各フォルダＭＦに格納される。なお、本実施形態では、ストレージユニット２２をファイリング装置１０の本体内部に設けているが、これに限定されるものではなく、例えば、ファイリング装置１０の本体外部に設けてもよい。

診療データＭＤは、各原稿１５に対応するスキャン画像１〜Ｎと、索引情報ファイルＩＦとからなる。後述するように、索引情報ファイルは、患者フォルダＭＦを作成する際に生成され、各スキャン画像１〜Ｎのインデックス情報を含んでおり、格納済みの診療データＭＤをキーワードなどから検索できるようにするためのものである。後述するように、各スキャン画像１〜Ｎに対しては、取り込みの際にＯＣＲ処理が実行されて、文字情報が抽出される。索引情報ファイルＩＦには、こうした文字情報も格納される。

ファイリング装置１２は、コントローラ２０、コンソール２１の他、ストレージユニット２２などから構成されている。コンソール２１は、モニタ２５、キーボード２６、マウス２７から構成される。コントローラ２０は、ＣＰＵ、メモリなどから構成され、ファイリング装置１２の各部を統括的に制御する。コントローラ２０はプログラムを実行することで、原稿種別識別部３０、ＯＣＲ処理部３１、データファイリング部３２、期限管理部３３、管理条件設定部３４として機能する。

原稿種別識別部３０は、読み取ったスキャン画像に基づいて、読み取り元の原稿１５の種別（カルテ用紙１６であるか、放射線フイルム１７であるか）を識別する。例えば、カルテ用紙１６と放射線フイルム１７とは、下地の色が異なることから、原稿種別識別部３０は、下地の色を認識することで、原稿１５の種別を識別する。その識別結果は、それぞれのスキャン画像の付帯情報として記録される。

なお、診療記録には、カルテ用紙１６や放射線フイルム１７の他に、心電図や血液検査の結果なども含まれる。心電図や血液検査結果がカルテ用紙１６に貼付されている場合には、その情報はカルテ情報として読み取られるが、カルテ用紙１６とは別の原稿で保存されている場合には、それらの原稿種も識別できるようにしておくとよい。また、原稿種別識別部３０による識別ができない場合に備えて、原稿読み取り時又は読み取り後に、マニュアルで原稿の種別を入力できるようにしてもよい。マニュアルで入力された原稿種別情報は、前記識別結果と同様に各スキャン画像の付帯情報として記録される。

ＯＣＲ処理部３１は、スキャン画像にＯＣＲ処理を施して、スキャン画像から文字情報を抽出する。ストレージユニット２２には、原稿１５の種別毎に、ＯＣＲ処理時に使用するレイアウトデータが予め格納されている。

例えばカルテ用紙１６は、患者名、患者ＩＤ、傷病名、診療日などの各項目の記入欄が定められた定型のフォーマットが使用される場合が多い。レイアウトデータは、このフォーマットのレイアウトを定義したデータである。ＯＣＲ処理部３１は、原稿種別情報に基づいて、それに対応するレイアウトデータをストレージユニット２２から読み出し、そのレイアウトデータを参照して、各項目の位置を特定して、その部分についてのみ文字認識処理を行う。これにより、スキャン画像の画面全体に対してＯＣＲ処理を施す場合に比べて、認識率の向上や処理時間の短縮化などのメリットが得られる。

また、放射線フイルム１７の場合、例えば、検査画像の周縁付近に、患者ＩＤや患者名などが記入されたタグシールが所定位置に貼付されており、このタグシールには、例えば、患者ＩＤ、患者名などが記入されている。放射線フイルム１７の場合には、このタグシールの記載内容についてＯＣＲ処理が施される。このタグシールの貼付位置が予め決められている場合には、その位置を定義するレイアウトデータを用意しておき、これを参照することにより位置を特定してＯＣＲ処理を施す。

ＯＣＲ処理で抽出された文字情報は、スキャン画像の付帯情報として記録される。なお、この文字情報は、スキャン画像と関連付けられていればよいので、スキャン画像の付帯情報としてではなく、スキャン画像とは別のデータとして保存してもよい。

図３及び４に示すように、ＯＣＲ処理が終了すると、モニタ２５には、スキャン結果とＯＣＲ結果を確認する確認画面が表示される。この確認画面で再読み取りの要否の判断や、認識した文字情報の修正などを行う。図３は、カルテ用紙１６の確認画面４０を示し、図４は、放射線フイルム１７の確認画面４１を示す。図３に示すように、カルテ用紙１６の場合には、確認画面４０の表示領域４５にそのスキャン画像が表示されるとともに、表示欄４６〜５０に、認識された文字情報が表示される。表示欄４６〜５０は、患者ＩＤ、患者名、病名、転帰、診察日の各項目毎に割り当てられている。

手書き文字は誤認識や読み取り不能となる場合が多いので、表示欄４６〜５０内の認識結果はマニュアルで修正（文字の入力や訂正）できるようになっている。修正ボタン５１は、認識結果の修正を開始する場合に使用される。修正ボタン５１をマウス２７のポインタ５３などで選択してクリックすると、各表示欄４６〜５０のうち指定された表示枠が修正可能状態となり、キーボード２６からの文字入力が受け付けられる。確定ボタン５２は、各表示欄４６〜５０内の情報を確定する場合に使用される。

図４に示すように、放射線フイルム１７の場合も同様に、確認画面４１において、スキャン画像の表示領域５５と、タグシールから認識された文字情報を項目毎（患者ＩＤ、患者名、検査日）に表示する表示欄５６〜５８が設けられている。文字情報の修正は、上述した方法で行われる。

図１に戻って、データファイリング部３２は、スキャン画像を患者単位でまとめて、それらを患者毎の診療データＭＤとして、ストレージユニット２２のデータ格納エリア２２ｂに格納する。データファイリング部３２は、スキャン画像の付帯情報から患者ＩＤを取得して、患者ＩＤ毎に患者フォルダＭＦ（図２参照）を作成する。作成した患者フォルダＭＦには、同一患者の複数のスキャン画像が格納される。

また、データファイリング部３２は、患者フォルダＭＦを作成した際に、患者フォルダＭＦ毎に、上記索引情報ファイルＩＦを生成する。上述したとおり、診療データＭＤを構成する各スキャン画像は、それぞれ患者ＩＤや患者名などが含まれる付帯情報を備えている。索引情報ファイルＩＦには、診療データＭＤのインデックスの他に、各スキャン画像の付帯情報内に分散している情報が統合されて格納される。索引情報ファイルＩＦとして統合される情報としては、患者ＩＤ、患者名、傷病名、患者の転帰（治癒、中止、死亡など）、診察日、検査日などの他に、原稿の種類、保管場所の情報や、原稿の保管期間が管理条件から外れた場合に対処を行ったか否かを示す対処情報が挙げられる。データファイリング部３２は、患者フォルダＭＦに、新しいスキャン画像を追加する場合には、その付帯情報を調べる。そして、そこに索引情報ファイルＩＦに未収録の情報が含まれている場合には、その未収録の情報を索引情報ファイルＩＦに追加する。

この索引情報ファイルＩＦを利用することで、診療データＭＤの検索処理が効率化される。また、この索引情報ファイルＩＦは、後述する原稿管理やデータ管理を行うための基礎データとして利用される。

ファイリング装置１２は、原稿１５から取り込んだ診療データＭＤを管理するとともに、その読み取り元の原稿１５を廃棄する廃棄時期や保管場所の管理を行う原稿管理機能を備えている。原稿管理部３３は、予め設定した原稿管理条件に基づいて、ファイリングした各診療データＭＤに対応する原稿１５の廃棄時期及び保管場所等を管理する。

廃棄時期及び保管場所の管理は、原則として、患者の最後の診察日（最終診察日）を起算日として、その起算日からの経過期間に応じて行われる。前記原稿管理条件には、廃棄時期を規定する経過年数（起算日からの）が定められる。原稿管理部３３は、索引情報ファイルＩＦから最終診察日を引き出し、その最終診察日と、前記原稿管理条件とを照合して、廃棄時期が到来したか否かを調べて、廃棄時期が到来した原稿１５を廃棄対象と判定する。

また、診察日が古いものに比べて新しいものの方が参照される機会が多いのが一般的である。そこで、廃棄期限が未到来の原稿１５については、その中で比較的新しい原稿１５を取り出しやすい棚で保管し、一定の期間が経過した古いものについては、棚から取り出しにくい倉庫へ移動するというように、時期に応じた保管場所の変更が行われる場合がある。ファイリング装置１２は、廃棄時期の管理に加えて、廃棄時期が未到来の原稿１５について、こうした保管場所の管理を行うことができる。保管場所の管理は、起算日からの経過期間に応じて、原稿１５が保管されるべき適切な保管場所を判定して、その判定結果を通知することにより行われる。原稿管理部３３は、最終診察日と、前記原稿管理条件とを照合して、時期に応じた適切な保管場所を判定する。廃棄時期及び保管場所に関する原稿管理部３３の判定結果は、原稿管理情報として、各診療データＭＤの索引情報ファイルＩＦに記録される。

図５は、原稿管理条件を入力する管理条件設定画面６０の例を示す。管理条件設定部３４は、この管理条件設定画面６０から入力された原稿管理条件を受け付けて、これを条件ファイル７０としてストレージユニット２２に格納する。原稿管理条件は、原稿１５の廃棄条件と、保管場所の保管条件とからなり、管理条件設定画面６０には、それらを設定する条件１〜ｎの項目欄６１が設けられている。

例えば、原稿１５の保管場所が、棚１、棚２及び保管庫の３カ所あり、これらの３カ所の保管場所を保管期間に応じて順番に移動させ、廃棄期限が到来した場合に廃棄するというように、原稿１５を管理する場合には、条件１〜３に３カ所の各保管場所の保管条件が設定され、条件４に廃棄条件が設定される。

条件１は、棚１の保管条件であり、「経過年≦１」という条件式は、棚１に保管されるべき原稿１５は、起算日からの経過年数が１年以内のものであることを示している。条件２は、棚２の保管条件であり、「１＜経過年≦５」という条件式は、棚２に保管されるべき原稿１５は、前記経過年数が１年を越えて５年以内のものであることを示している。条件３は、保管庫の保管条件であり、条件式「５＜経過年≦１０」は、保管庫に保管されるべき原稿１５は、前記経過年数が５年を越えて１０年以内のものであることを示している。条件４は、廃棄条件であり、条件式「１０＜経過年」は、廃棄されるべき原稿１５は、前記経過年数が１０年を越えたものであることを示している。

原則として、廃棄条件及び保管条件は、保管期間で指定されるが、保管期間の他に、例えば、患者の転帰（治癒、中止、死亡など）を条件として追加してもよい。例えば、診療中止や死亡した患者の原稿１５については、上述した標準的な廃棄期限よりも早い廃棄期限を設定してもよい。その場合には、例えば、条件ｎで示すように、「転帰＝中止」と「経過年≦８」の２つの条件式を指定すれば、診療中止となった患者の原稿１５については、前記経過年数が８年に達した時点で廃棄期限とすることができる。

追加ボタン６２は、条件を追加するボタンであり、これを操作（クリック）すると、空白の項目欄が追加されて、新しい条件の入力が可能になる。変更ボタン６３は、入力した条件を変更するボタンであり、これを操作すると、選択した項目欄の条件変更が可能になる。削除ボタン６４は、条件を削除するボタンであり、これを操作すると、選択した項目欄の条件が削除される。適用ボタン６５は、追加、変更、削除によって修正した条件を確定して、条件ファイル７０を更新するボタンである。キャンセルボタン６６は、原稿管理条件の入力を中止するボタンであり、これをクリックすると、管理条件設定画面６０が閉じられる。

また、管理条件設定部３４は、前記原稿管理条件（廃棄条件及び保管条件）を設定する他に、さらに、原稿管理を行う際の判定処理や通知処理の実行タイミングを設定する。判定処理は、各原稿１５が廃棄時期が到来したか否か、あるいは、保管場所の変更時期に達したか否かを調べて、廃棄対象、あるいは、保管場所を移動する必要のある移動対象の原稿１５を判定する処理である。通知処理は、その判定結果を通知する処理である。

図６に示すように、判定タイミング設定画面７５には、判定処理の実行タイミングを設定する設定領域７６と、通知処理の実行タイミングを設定する設定領域７７が設けられている。設定領域７６では、年月日で指定する他、月とその月内の所定時期（例えば月末）を指定することが可能になっている。また、設定領域７７では、判定処理が実行された以後のログイン時あるいは指定時刻に通知を行うように指定できるようになっている。

判定処理は、原稿管理条件と診療データＭＤとを照合して、廃棄時期や保管場所の変更時期の到来を調べるため、診療データＭＤの量が多いと、処理に時間がかかる。また、原稿１５の整理や棚卸し作業は頻繁に行うものでもなく、多くて年に１〜２回という場合が多いので、そうした作業のタイミングに合わせて判定処理を実行すれば足りる。そして、通知処理は、判定処理のタイミングに合わせて行われるのが適当であると考えられる。こうすることで、負荷が大きい判定処理が頻繁に実行されたり、判定結果の通知メッセージが頻繁に表示されることがないようにしている。

こうした実行タイミングの設定情報は、条件ファイル７０に記録される。符号７８は、表示された設定を変更する際にクリックされる適用ボタンであり、また、符号７９は、この設定を中止するときにクリックされるキャンセルボタンである。

原稿管理部３３が判定処理を実行すると、設定されたタイミングで通知画面８５がモニタ２５に出力される。この通知画面８５には、例えば、直前の判定処理で新たに廃棄対象あるいは移動対象となった原稿１５が表示される。図７に示すように、通知画面８５には、例えば「以下の患者の原本を廃棄、移動してください」というメッセージとともに、廃棄対象となる原稿１５の患者ＩＤと、移動対象となる原稿１５の患者ＩＤがそれぞれ表示される（符号８６，８７）。詳細表示ボタン８８は、原稿１５が廃棄対象及び移動対象となる診療データＭＤの詳細内容を表示する際に使用される。キャンセルボタン８９は、通知画面８５を閉じるボタンである。

図８に示すように、原稿１５が廃棄対象となる診療データＭＤの内容一覧画面９５には、原稿１５が廃棄対象となる診療データＭＤの詳細内容を示す詳細欄９６が設けられている。詳細欄９６には、診療フォルダを示すアイコン９７や、スキャン画像を示すアイコン９８ａ〜９８ｎが表示される。これらアイコンの下方には、索引情報ファイルＩＦの情報を表示する表示欄９９が設けられている。この表示欄９９に表示される情報としては、患者ＩＤ、氏名、傷病名、患者の転帰、最終診療日等が挙げられる。内容一覧画面９５において、マウス２７を用いてポインタ５３をスキャン画像を示すアイコン９８ａ〜９８ｎのいずれかに移動させクリックすると、クリックされたアイコンに該当するスキャン画像が読み出され、モニタ２５に表示される（図示省略）。

対処ボタン１００は、廃棄対象となる原稿１５を実際に廃棄した場合にクリックされる。この対処ボタン１００がクリックされると、原稿管理部３３は、該当する患者ＩＤの診療データＭＤの索引情報ファイルＩＦに対処済みであることを示す対処情報を付加する。この場合の対処情報は、原稿１５を廃棄したことを示す情報である。次頁ボタン１０１は、廃棄対象となる診療データＭＤが複数ある場合に、表示されている診療データＭＤの内容一覧画面から他の診療データの内容一覧画面に切り替える際に使用される。また、キャンセルボタン１０２は、内容一覧画面９５を閉じるボタンである。

図８は、原稿１５が廃棄対象となる診療データＭＤの内容一覧画面９５を示しているが、原稿１５が移動対象となる診療データＭＤの内容一覧画面の内容も、廃棄対象となる診療データＭＤの内容一覧画面と同一であることから、ここでは図示は省略する。移動対象となる診療データＭＤの内容一覧画面原稿１５が移動対象となる診療データＭＤの内容一覧表示画面を表示したときに対処ボタン１００を操作すると、保管場所を変更したことを示す情報と、変更先の保管場所の情報とが、対処情報として索引情報ファイルＩＦに付加される。

図９に示すように、リスト表示画面１０５には、ストレージユニット２２に格納された診療データＭＤのリストを表示する一覧表示欄１０６が設けられている。リスト表示画面１０５をモニタ２５に表示する際には、原稿管理部３３が索引情報ファイルＩＦを読み出す。そして、索引情報ファイルＩＦから、患者ＩＤ、原稿の種類（紙カルテ、フイルムなど）、最終診察日、保管場所などの情報の他、対処の有無の情報（対処情報）を、一覧表示欄１０６の項目１０７〜１１１に表示する。

保管場所を示す項目１１０は、診療データＭＤの元になる原稿１５が保管されている場所を示すものであり、保管場所の項目１１０には、「棚１」、「棚２」、「保管庫」など変更先の保管場所が表示される。また、原稿１５が廃棄されている場合には、保管場所の項目１０９には、「廃棄済み」が表示される。

この一覧表示欄１０６の項目には、上述した項目の他に、対処の有無を表示する項目１１１が設けられている。例えば、原稿１５の保管場所が「棚１」、「棚２」、「保管庫」の３カ所からなる場合には、上述した項目１１１として、保管場所と廃棄との項目が設けられる。図９中に示す項目「保」は保管庫を示し、項目「廃」は廃棄を示す。最終診療日が上述した原稿管理条件として設定された条件１に該当する診療データＭＤの場合には、原稿１５は棚１に保管されていることから、自動的に「棚１」の項目には対処済みであることを示すマーク「○」が自動的に表示される。

原稿管理条件として設定された条件１に該当しない、棚１に保管された原稿１５のうち、移動対象と判定された原稿１５を棚２に変更した場合には、「棚２」の項目に対処済みであることを示すマーク「○」が表示される。同様にして、原稿管理条件として設定された条件２に該当しない、棚２に保管された原稿１５のうち、移動対象と判定された原稿１５を保管庫に変更した場合には、保管庫を示す「保」の項目に対処済みであることを示すマーク「○」が表示される。原稿管理条件として設定された条件３に該当しない、つまり保管庫に保管された原稿１５のうち、廃棄対象として判定された原稿１５を廃棄した場合には、廃棄を示す「廃」の項目に、対処済みであることを示すマーク「○」が表示される。

一方、移動対象と判定されたが、原稿１５の保管場所を変更していない場合には、変更先となる保管場所を示す項目に注意を促すマーク「？」が表示される。同様にして、廃棄対象と判定されたが、原稿１５を廃棄していない場合には、廃棄を示す「廃」の項目に注意を促すマーク「？」が表示される。このマーク「？」を表示することで、オペレータに移動対象、廃棄対象となる原稿１５があることを認識させることができる。この注意を示すマーク「？」は、他の項目の色と異なる色で表示してオペレータに認識させやすくするとよい。

一覧表示欄１０６の上方には、廃棄対象表示ボタン１１５、移動対象表示ボタン１１６が設けられている。廃棄対象表示ボタン１１５をクリックすると、原稿１５が廃棄対象と判定された診療データMDの詳細内容を示す内容一覧画面９５がモニタ２５に表示される。また、移動対象表示ボタン１１６をクリックすると、原稿１５が移動対象と判定された診療データMDの詳細内容を示す内容一覧画面がモニタ２５に表示される。

一覧表示欄１０６の下方には、登録ボタン１１７や、条件設定ボタン１１８が設けられる。登録ボタン１１７は、新規に診療データＭＤをストレージユニット２２に格納する場合や、ストレージユニット２２に格納された診療データＭＤにスキャン画像を追加する場合にクリックされる。つまり、登録ボタン１１７をクリックすることで、スキャナ１１による原稿１５の読み取りや、読み取られたスキャン画像のファイリング処理が行える。条件設定ボタン１１８は、原稿管理条件の設定や、原稿管理を行う際の判定処理や通知処理の実行タイミングを設定する際にクリックされる。

ファイリング装置１２のログイン後の処理の流れを図１０に示すフローチャートに基づいて説明する。以下では、原稿管理の判定結果の通知タイミングが、ファイリング装置１２のログイン時に設定された場合を説明する。例えばファイリング装置１２においてログイン処理が行われると、ストレージユニット２２のデータ格納エリア２２ｂに格納された条件ファイル７０が読み出される。条件ファイル７０には、原稿管理の判定処理タイミングとして設定された日時の情報を備えているから、ログインされた日時が、判定処理タイミングとして設定された日時であるか否かが判定される。ログインされた日時が原稿管理の判定処理タイミングとして設定された日時であれば、ストレージユニット２２に格納された診療データＭＤと、条件ファイル７０として記憶された原稿管理条件とを用いて原稿管理の判定処理が行われる。原稿管理の判定処理は、診療データＭＤの索引情報ファイルＩＦの最終診察日の情報を用いて行い、その判定結果は索引情報ファイルＩＦに付加される。この判定処理は、ストレージユニット２２のデータ格納エリア２２ｂに格納された全ての診療データＭＤに対して行われる。

原稿管理の判定処理を全ての診療データＭＤに対して行った後、廃棄対象又は移動対象のいずれか一方に該当する診療データＭＤがある場合には、モニタ２５には、原稿管理の判定結果を示す通知画面８５が表示される（図７参照）。一方、ログインした日時が原稿管理の判定処理を行う日時でない場合や、廃棄対象又は移動対象に該当する診療データＭＤがない場合には、リスト表示画面１０５がモニタ２５に表示される（図９参照）。

通知画面８５がモニタ２５に表示されたときに、オペレータが患者ＩＤに該当する診療データＭＤの詳細を確認する場合には、詳細表示ボタン８８をクリックする。詳細表示ボタン８８をクリックすると、モニタ２５には診療データＭＤの内容一覧表示画面９５が表示される（図８参照）。内容一覧表示画面９５には、ストレージユニット２２の患者フォルダＭＦ内にあるスキャン画像がアイコン９８ａ〜９８ｎを利用して表示されるので、オペレータは、マウス２７によりポインタ５３を該当するアイコンに移動させクリックする。この操作によって、ストレージユニット２２の患者フォルダＭＦからスキャン画像が読み出され、モニタ２５に表示される。内容一覧表示画面９５は１人の患者の診療データＭＤに対して表示されるので、他の患者の診療データＭＤを表示させる場合には次頁ボタン１０１をクリックする。このようにして、廃棄対象、または移動対象となる診療データＭＤの確認を行う。

診療データＭＤの確認の後、オペレータは、廃棄対象となる診療データＭＤの元になる原稿１５を廃棄する、或いは移動対象となる診療データＭＤの元になる原稿１５の保管場所を変更する。原稿１５の廃棄、又は原稿１５の保管場所の変更を行った時には、該当する患者の内容一覧表示画面９５をモニタ２５に表示した後、対処ボタン１０１をクリックする。この対処ボタン１０１をクリックすることで、索引情報ファイルＩＦに対処情報が追加され、索引情報ファイルＩＦが更新される。なお、内容一覧表示画面９５の表示を終了させると、モニタ２５にはリスト表示画面１０５が表示され、ストレージユニット２２に格納された診療データＭＤのリストが表示される（図９参照）。このリスト表示画面１０５においては、一覧表示欄に患者ＩＤ、管理対象、保管場所、最終診療日の他に、対処の有無が表示されることから、リスト表示画面１０５においても、診療データＭＤの元になる原稿１５に対する管理状態を確認することができる。

本実施形態では、ＯＣＲ処理を行う機能をファイリング装置１２に設けているが、これに限定する必要はなく、例えばＯＣＲ機能をスキャナ１１に設けてもよい。この場合、スキャナ１１によって取得されたスキャン画像をＯＣＲ処理することで得られる文字情報をスキャン画像の付帯情報とする。

本実施形態では、原稿５１を読み取ることで取得されたスキャン画像から診療データＭＤを作成し、この診療データＭＤを用いて原稿１５の管理を行っているが、原稿１５の管理だけでなく、診療データＭＤを消去するか否かの管理も同時に実行することも可能である。

本実施形態では、設定された原稿管理条件は、ストレージユニット２２のデータ格納エリア２２ｂに保存された全ての診療データＭＤに対する設定としているが、各診療データＭＤのそれぞれに対して原稿管理条件を設定することも可能である。

本実施形態では、診療情報ファイリングシステムとして、ファイリング装置１２とスキャナ１１とを接続した形態としているが、図１１に示すように、電子化されたカルテを作成・管理する、所謂電子カルテシステムに、本実施形態の診療情報ファイリングシステムを組み込むことも可能である。なお、以下では、本実施形態と同一となる箇所には、同一の符号を付して説明する。電子カルテシステム１５０は、スキャナ１１、ファイリング装置１２の他に、例えばクライアント端末１５１、モダリティ機器１５２、ストレージユニット１５３から構成され、これら装置が、ネットワーク１５４を介して接続されている。この場合、クライアント端末１５１によって作成された電子カルテ情報や、モダリティ機器１５２によって取得される放射線画像の他に、スキャナ１１によって取得されたカルテ用紙１６や放射線フイルム１７等の原稿１５のスキャン画像が、診療データＭＤとしてストレージユニット１５３のデータ格納エリア１５３ａに患者毎にまとめられて格納される。

この場合、原稿管理条件の設定や、原稿管理をファイリング装置１２において行う。つまり、原稿管理部３３は、カルテ用紙１６や放射線フイルム１７などの原稿１５から得られたスキャン画像の他に、電子カルテ情報や放射線画像などの原稿管理を行い、管理条件設定部３４は、診療データＭＤの原稿管理条件を設定する。これにより、カルテ用紙１６や放射線フイルム１７等の原稿１５や、原稿１５から得られたスキャン画像をまとめた診療データＭＤ等の管理の他に、クライアント端末１５１を利用することで作成される電子化されたカルテや、モダリティ機器１５２によって得られた放射線画像の管理も行うことが可能となる。

診察情報ファイリングシステムの電気的構成の例を示す機能ブロック図である。 ストレージユニットのデータ格納エリアに格納される診療データの構成を概略的に示す説明図である。 カルテ用紙から取得されたスキャン画像に対してＯＣＲ処理を施した後の表示画面の一例を示す説明図である。 放射線フイルムから取得されたスキャンデータに対してＯＣＲ処理を施した後の表示画面の一例を示す説明図である。 原稿管理条件の設定画面の一例を示す説明図である。 原稿管理の判定処理タイミングや、判定結果の通知タイミングの設定画面の例を示す説明図である。 廃棄対象、及び移動対象となる診療データがある場合の通知画面の例を示す説明図である。 廃棄期限となる診療データの詳細表示画面の例を示す説明図である。 ストレージユニットに格納された診療データのリスト表示画面の例を示す説明図である。 ファイリング装置のログイン後の処理の流れを示すフローチャートである。 本実施形態の診療情報ファイリングシステムを電子カルテシステムに組み込んだ場合の例を示す機能ブロック図である。

符号の説明

１０ 診療情報ファイリングシステム
１１ スキャナ
１２ ファイリング装置
１５ 原稿
１６ カルテ用紙
１７ 放射線フイルム
２０ コントローラ
２２ ストレージユニット
２５ モニタ
３１ ＯＣＲ処理部
３２ データファイリング部
３３ 期限管理部
３４ 管理条件設定部

Claims (14)

1. カルテを含む原稿に記録された患者の診療情報を電子化して取り込み、前記診療情報を患者毎に保存する診療情報ファイリング装置において、
   前記診療情報を格納するデータ格納部と、
   取り込み元の前記原稿を廃棄する廃棄時期を含む原稿管理条件の入力を受け付けて、受け付けた原稿管理条件を設定する原稿管理条件設定部と、
   前記原稿管理条件に基づいて、前記原稿毎に廃棄時期の到来を調べて廃棄時期が到来した前記原稿を廃棄対象と判定する原稿管理部と、を備えたことを特徴とする診療情報ファイリング装置。
2. 前記データ格納部には、前記診療情報と前記判定結果とが対応付けて格納されることを特徴とする請求項１記載の診療情報ファイリング装置。
3. 前記原稿管理部は、前記廃棄対象であるか否かの判定結果を通知することを特徴とする請求項１又は２記載の診療情報ファイリング装置。
4. 前記原稿管理部は、前記診療情報が患者毎に並べて一覧表示される表示画面内に前記判定結果を表示することを特徴とする請求項３記載の診療情報ファイリング装置。
5. 前記原稿管理部は、所定のタイミングで前記判定結果を通知することを特徴とする請求項３又は４記載の診療情報ファイリング装置。
6. 前記原稿管理部は、前記診療情報に含まれる診察日を前記廃棄時期の起算日とすることを特徴とする請求項１〜５いずれか記載の診療情報ファイリング装置。
7. 前記診察日が複数ある場合には、最新の診察日を前記起算日とすることを特徴とする請求項６記載の診療情報ファイリング装置。
8. 前記診療情報の電子化は、前記原稿を光電的に読み取るスキャナで行われることを特徴とする請求項１〜７いずれか記載の診療情報ファイリング装置。
9. 前記スキャナを通じて取り込まれた前記診療情報に対して文字認識処理を実行する文字認識処理部を有することを特徴とする請求項８記載の診療情報ファイリング装置。
10. 前記原稿には検査画像が記録されたフイルムが含まれており、このフイルムから読み取られた検査画像データも前記診療情報として前記データ格納部に格納されることを特徴とする請求項８又は９記載の診療情報ファイリング装置。
11. 前記廃棄時期が到来した前記原稿を廃棄したことを表す廃棄済み情報の入力を受け付けて、受け付けた廃棄済み情報を、前記診療情報と対応付けて前記データ格納部に格納する廃棄済み情報受付部を備えたことを特徴とする請求項１〜１０いずれか記載の診療情報ファイリング装置。
12. 前記原稿管理条件設定部には、前記廃棄時期が未到来の前記原稿の保管場所を保管経過期間に応じて変更する場合に、異なる保管経過期間に応じた複数の保管場所を示す保管場所情報が前記原稿管理条件として設定可能であり、前記原稿管理部は、前記原稿毎に前記保管経過期間を調べてそれに応じた保管場所を判定し、その判定結果を通知することを特徴とする請求項１〜１１いずれか記載の診療情報ファイリング装置。
13. 前記データ格納部に格納された前記診療情報の消去時期をデータ管理条件として設定するデータ管理条件設定部と、
    前記データ管理条件に基づいて、前記診療情報毎に消去時期の到来を調べて消去時期が到来した前記診療情報を消去対象とするか否かを判定し、その判定結果を通知するデータ管理部と、を備えたことを特徴とする請求項１〜１２いずれか記載の診療情報ファイリング装置。
14. カルテを含む原稿に記録された患者の診療情報を電子化して取り込み、前記電子化された診療情報を患者毎に保存したときの前記原稿を管理する方法において、
    前記電子化された診療情報をデータ格納部に格納するステップと、
    取り込み元となる前記原稿を廃棄する廃棄時期を含む原稿管理条件の入力を受け付けて、受け付けた原稿管理条件を設定するステップと、
    前記原稿管理条件に基づいて、前記原稿毎に廃棄時期の到来を調べて廃棄時期が到来した前記原稿を廃棄対象と判定するステップとを備えたことを特徴とする原稿の管理方法。

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