(実施の形態1)
以下に添付図面を参照して、この発明にかかる文書管理装置、文書管理方法、文書管理プログラムおよび記憶媒体の最良な実施の形態を詳細に説明する。文書管理装置とは、指定した文書に関連する文書情報一覧を生成して表示する装置である。尚、以下に示す実施の形態では、パーソナルコンピュータ(personal computer)を文書管理装置として用いた場合を例示して説明するが、これに限定されるものではない。例えば、サーバ装置、複合機(MFP:Multi Function Peripheral)、プリンタ装置、コピー装置、ファクシミリ装置等、文書処理を行う他の装置を文書管理装置として用いてもよい。
まず、実施の形態1にかかる文書管理装置の構成例について説明する。図1は、実施の形態1にかかる文書管理装置100の構成を示すブロック図である。文書管理装置100は、図1に示すように、操作部101と、表示部102と、UI(user interface)制御部103と、文書データベース制御部104と、文書一覧生成部106と、親子情報検索部108と、関連グループデータベース制御部110と、関連グループ文書一覧生成部112と、関連仮想グループ文書一覧生成部114と、仮想グループデータベース制御部116と、仮想グループ文書一覧生成部118とを含んで構成されている。さらに、記憶部130は、文書データベース132を記憶する第1記憶部131と、親子情報データベース134を記憶する第2記憶部133と、関連グループデータベース136を記憶する第3記憶部135と、仮想グループデータベース138を記憶する第4記憶部137と、を含んで構成されている。
文書データベース132は、複数の文書情報を蓄積するデータベースである。具体的には、文書データベース132は、文書IDと、文書情報とを対応付けて蓄積する。図2は、文書データベース132のデータ構成の一例を示す説明図である。ここで、文書IDは、文書を識別する情報であり、文書IDには、文書名、ファイル名、アドレス等が含まれている。文書情報は、PDF(Portable Document Format)データを一例とする文書情報である。文書情報は、画像データやテキストデータ、その他様々な種類のデータのいずれであってもよく、これらのデータを組み合わせてもよい。なお、文書には一つのファイル、或いは複数のファイルの集合体が含むこととしてよい。尚、文書データベース132と第1記憶部131とにより、文書記憶手段を構成する。
親子情報データベース134は、階層関係における上位の文書(親文書)と、下位の文書(子文書)とを対応付けた親子情報を蓄積するデータベースである。具体的には、親子情報データベース134は、親子IDと、親文書IDと、子文書IDとを対応付けて蓄積する。図3は、親子情報データベースのデータ構成の一例を示す説明図である。親子IDは、親文書と子文書との関連付けを識別する情報である。親文書IDは、子文書IDに対応する文書に対して親の関係(すなわち上位の関係)となる文書の文書IDである。子文書IDは、親文書IDに対応する文書に対して子の関係(すなわち下位の関係)となる文書の文書IDである。親子情報データベースには、親文書と子文書との関連付けに、作成日、作成者等、属性を表す情報を対応付けて蓄積することとしてもよい。このように、文書情報と、文書情報間の関係を異なるデータベースに蓄積させることにより、文書情報間の上位又は下位の関係を自由に設定することができる。尚、親子情報データベース134と第2記憶部133とにより、親子情報記憶手段を構成する。
関連グループデータベース136は、複数の文書のうち階層関係により関連する文書が属するグループである関連グループについての情報を蓄積するデータベースである。具体的には、関連グループデータベース136は、関連グループIDと関連オブジェクトの文書IDとグループ名とを対応付けて蓄積する。図4は、関連グループデータベースのデータ構成の一例を示す説明図である。関連グループIDは、関連グループを識別する情報である。グループ名は、関連グループを表す名称であって、例えば支払処理に関連する複数の文書を仮想グループに登録した場合には、「支払伝票関連」等のグループ名を利用者が任意に付与することができる。関連オブジェクトの文書IDは、階層関係により関連する文書により構成されるグループに属するオブジェクトの文書IDである。関連グループデータベース136には、関連グループIDと、グループ名と、関連オブジェクトの文書IDに、作成日を対応付けて蓄積することとしてもよい。このように、階層関係によって関連付けを設定された複数の文書をグループ化し、文書情報と、文書情報間の関連付け情報を異なるデータベースに蓄積させることにより、階層関係により相互に関連する文書情報間において、関連付けを自由に設定することができる。尚、関連グループデータベース136と、第3記憶部135とにより、関連グループ情報記憶手段を構成する。
仮想グループデータベース138は、階層関係における同一階層に属することにより関連する文書が属するグループである仮想グループが登録された仮想グループ情報を蓄積するデータベースである。具体的には、仮想グループデータベース138は、仮想グループIDと、関連文書情報とを対応付けて蓄積する。関連文書情報は、仮想グループに属する文書の文書情報である。図5は、仮想グループデータベースのデータ構成の一例を示す説明図である。仮想グループIDは、仮想グループを識別する情報である。グループ名は、仮想グループを表す名称であって、例えば特許出願処理に関連する複数の文書を仮想グループに登録した場合には、「特許出願処理」等のグループ名を利用者が任意に付与することができる。関連文書情報には、関連文書の文書IDと、関連文書の場所と、関連文書の文書名とが対応付けて蓄積されている。関連文書の文書IDは、関連文書を識別する情報である。関連文書の場所とは関連文書が保存されている場所を示す情報であって、メモリ上のアドレス等である。関連文書の名前は、文書名であって、例えば発明提案書や明細書等である。尚、関連文書情報には、仮想グループに属する文書を表示部102に表示する順序である表示順や、作成日、作成者等を対応付けて蓄積することとしてよい。また、関連文書情報には、階層関係により関連する複数の文書が属するグループを登録することが可能である。かかる場合には、仮想グループに属する階層関係により関する文書の階層順を表す情報である階層情報を前述した関連文書情報に対応付けて蓄積させることとしてもよい。また、仮想グループデータベース138と第4記憶部とにより、仮想グループ情報記憶手段を構成する。
このように、階層関係における同一階層に属する複数の文書と、階層関係により関連する複数の文書とをそれぞれグループ化し、仮想グループデータベースに登録しておくことにより、階層関係により関連する複数の文書と、階層関係を必要としない複数の文書と、両方を管理することができる。従って、汎用性を高め、利用者のユースケースに対応することが可能となる。また、仮想グループ情報を、関連グループデータベースと異なるデータベースに蓄積させることにより、文書作成者と文書管理者が異なる場合に、文書管理者は文書作成者の作業と並行して階層関係により関連する複数の文書と、階層関係を必要としない複数の文書と、両方について編集、修正等の作業を進行することが可能となる。尚、仮想グループデータベース138と第4記憶部とにより、仮想グループ情報記憶手段を構成する。
表示部102は、ディスプレイ装置などの表示装置であり、操作部101によって受付けた指示に応じて、文書一覧生成部106が生成した文書一覧や、関連グループ文書一覧生成部112によって生成された関連グループ文書一覧情報や、関連仮想グループ文書一覧生成部114によって生成された関連仮想グループ文書一覧情報等や、仮想グループ文書一覧生成部118によって生成された、仮想グループに属する関連文書一覧を表示する。
操作部101は、キーボードやマウスなどの入力装置であり、文書一覧表示の指示、文書一覧に表示された文書情報のなかから関連グループ文書一覧情報及び関連仮想グループ文書一覧情報を生成する対象となる文書の指示、関連グループ文書一覧情報及び関連仮想グループ文書一覧情報の表示要求、仮想グループに属する関連文書一覧表示の指示を受け付ける。また、操作部101は、関連グループ文書一覧情報及び関連仮想グループ文書一覧情報について表示形式の選択等を受付ける。また、操作部101は、画面に表示された文書を画面上の表示位置から他の文書の表示位置までドラッグアンドドロップにより関連付ける操作を受付ける。また、操作部101は、文書間の階層の指定や親子関係の指示、関連グループに属する文書についての階層、仮想グループに属する文書についての階層や表示順の指示を受付ける。
UI制御部103は、操作部101及び表示部102を制御する。文書データベース制御部104は、文書データベース132を制御する。具体的には、文書データベース制御部104は、操作部101において文書一覧表示の指示、文書一覧に表示された文書情報のなかから関連グループ文書一覧情報及び関連仮想グループ文書一覧情報を生成する対象となる文書の指示を受付けた場合に、指定された文書に対応する文書ID及び文書情報を文書データベース132から検索する。また、UI制御部103は、操作部101によって、表示部102に表示された文書を表示位置から他の文書の表示位置までドラッグアンドドロップする操作を受付けた場合に、画面に表示されたアイコンの位置座標と、カーソルの動作開始位置の位置座標と、動作停止位置との位置座標とを算出し、文書の関連付操作を受付けたか否かを判断する。文書一覧生成部106は、文書一覧表示の指示を受け付けた場合に、文書データベース制御部104から文書IDおよび文書情報を取得し、取得した文書IDおよび文書情報から表示部102に表示する文書一覧情報を生成する。尚、操作部101と、UI制御部103とにより、文書選択手段と、入力受付手段とを構成する。文書データベース制御部104と、文書一覧生成部と、UI制御部とにより、文書一覧表示手段を構成する。
親子情報検索部108は、操作部101によって関連グループ文書一覧情報表示を階層順に表示させる旨の表示形式の選択指示を受け付けた場合に、指示を受付けた文書に対応する文書IDを親文書ID又は子文書IDとする親子情報と、指示を受付けた文書が属する関連グループに属する指示を受付けた文書以外の文書に対応する文書IDを親文書ID又は子文書IDとする親子情報とを、親子情報データベース134から検索する。このように、指示を受付けた文書と、関連グループに属する文書のうち、指示を受付けた文書以外の文書について親子情報を検索可能とすれば、指示を受付けた文書に関連する文書の範囲は、関連グループによって外縁が定められるため、検索された親子情報の子文書IDまたは親文書IDが親文書IDまたは子文書IDである親子情報をさらに再帰的に検索する必要がない。従って、検索の上限値や検索時間、検索対象とする親や子の代の数(例えば、親の代は指示を受付けた文書から3代まで検索し、子の代は指示を受付けた文書から2代まで検索する等)等について予め設定する手間を省略し、作業効率を向上させることができる。利用者は、指示した文書に関連する文書を予め関連グループデータベースに登録しておくことにより、関連する文書を一覧表示させるとともに、表示切替操作により容易に階層順に表示させることが可能となる。尚、親子情報検索部108は親子情報検索手段を構成する。
関連グループデータベース制御部110は、関連グループデータベース136を制御する。具体的には、関連グループデータベース制御部110は、操作部101において文書一覧に表示された文書情報のなかから関連グループ文書一覧情報を生成する対象となる文書の指示及び関連グループ文書一覧情報の表示要求を受付けた場合に、指定された文書に対応する文書IDが属する関連グループを関連グループデータベース136から検索する。また、関連グループデータベース制御部110は、操作部101において、画面に表示された複数の文書同士を関連付ける操作及び階層の指定を受付けた場合に、関連付けた文書を関連グループに登録する。関連グループ文書一覧生成部112は、関連グループデータベース136によって検索された関連グループから、指定された文書と、指定された文書が属する関連グループに属する指定された文書以外の文書との一覧情報を生成する。関連グループデータベース制御部110は、関連グループ情報検索手段を構成する。尚、関連グループデータベース制御部110と、関連グループ文書一覧生成部と、UI制御部とにより、関連グループ文書表示手段を構成する。
仮想グループデータベース制御部116は、仮想グループデータベース138を制御する。具体的には、仮想グループデータベース制御部116は、操作部101において、文書一覧に表示された文書情報のなかから関連仮想グループ文書一覧情報を生成する対象となる文書の指示及び関連仮想グループ文書一覧情報の表示要求を受け付けた場合に、指定された文書に対応する文書IDが属する仮想グループを仮想グループデータベース138から検索する。また、仮想グループデータベース制御部116は、操作部101において、仮想グループに属する関連文書一覧表示の指示を受付けた場合に、指定された仮想グループに対応する仮想グループIDを有する仮想グループを仮想グループデータベース138から検索する。また、仮想グループデータベース制御部110は、操作部101において、画面に表示された複数の文書同士を関連付ける操作を受付けた場合に、関連付けた文書を仮想グループに登録する。関連仮想グループ文書一覧生成部114は、仮想グループデータベース制御部116によって検索された仮想グループから、指定された文書と、指定された文書が属する仮想グループに属する指定された文書以外の文書との一覧情報を生成する。仮想グループ文書一覧生成部118は、仮想グループデータベース制御部116によって検索された仮想グループに属する文書の一覧情報を生成する。仮想グループデータベース制御部116は、仮想グループ情報検索手段を構成し、仮想グループデータベース制御部と、関連仮想グループ文書一覧生成部114と、UI制御部103とにより、関連仮想グループ文書表示手段を構成する。仮想グループデータベース制御部116と、仮想グループ文書一覧生成部118と、UI制御部103とにより、仮想グループ文書一覧表示手段を構成する。
記憶部130は、文書データベース132を記憶する第1記憶部131と、親子情報データベース134を記憶する第2記憶部133と、関連グループデータベース136を記憶する第3記憶部135と、仮想グループデータベース138を記憶する第4記憶部137と、テンプレートデータ140を記憶する第5記憶部139と、を記憶するHDD(ハードディスクドライブ)やメモリ等の記憶媒体である。
次に、以上のように構成されているPC100による文書一覧・関連グループ文書一覧表示処理について説明する。図6は、UI制御部103、文書データベース制御部104、文書一覧生成部106、親子情報検索部108、関連グループデータベース制御部110、関連グループ文書一覧生成部112が行う文書一覧・関連文書一覧表示処理手順を示すフローチャートである。
まず、UI制御部103は、操作部101によって入力された文書一覧表示の指示を受け付ける(ステップS600)。文書データベース制御部104は、文書データベース132から文書IDと文書情報を取得する(ステップS602)。文書一覧生成部106は、文書データベース制御部104が取得した文書IDと文書情報とに基づいて文書一覧情報を生成する(ステップS604)。例えば、文書データベース制御部104は、文書データベース132から文書情報のサムネイル画像を取得し、文書一覧生成部106は、文書データベース制御部104が取得したサムネイル画像を配置した文書一覧情報を生成する。
UI制御部103は、文書一覧を表示部102に表示する(ステップS606)。図7は、表示部102に表示した文書一覧の一例を示す説明図である。図7に示すように、文書情報がフォルダごとに管理されている場合は、指示されたフォルダに含まれる文書情報のサムネイル画像を表示してもよい。また、サムネイル画像に代えて文書名を表示するようにしても良く、サムネイル画像と文書名の両方を表示してもよい。
UI制御部103は、文書ID及び関連グループ文書一覧表示の指示を受け付ける(ステップS608)。UI制御部103は、表示部102に表示されている文書の1つに対する指示を受け付けることにより、指示を受付けた文書に対応する文書IDを取得する。関連グループデータベース制御部110は、UI制御部103によって取得された文書IDに対応する文書が属する関連グループを、関連グループデータベース136から検索する。
関連グループデータベース制御部110は、関連グループデータベース136から、関連グループを逐次読み出し(ステップS610)、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した関連グループに属する関連オブジェクトの文書IDとが一致するか否かを判断する(ステップS612)。関連グループデータベース制御部110は、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した関連グループに属する関連オブジェクトの文書IDとが一致すると判断した場合には(ステップS612;yes)、次の関連グループを読み出して同様に判断を行う。関連グループデータベース制御部110が、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した関連グループに属する関連オブジェクトの文書IDとが一致しないと判断した場合には(ステップS612;no)、関連グループデータベース136から読み出した次の関連グループを選択し(ステップS614)、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した関連グループに属する関連オブジェクトの文書IDとが一致するか否かを判断する。
関連グループデータベース制御部110は、関連グループデータベース136から読み出した全ての関連グループについて、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した関連グループに属する関連オブジェクトの文書IDとが一致するか否かの判断を行う(ステップS616)。関連グループデータベース制御部110は、関連グループデータベース136から読み出した全ての関連グループについて、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した関連グループに属する関連オブジェクトの文書IDとが一致するか否かの判断を行った場合には(ステップS616;yes)、検索した関連グループに属する関連オブジェクトの文書IDに対応付けられた文書名を文書データベース132から取得する(ステップS618)。関連グループデータベース136から読み出した全ての関連グループについて、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した関連グループに属する関連オブジェクトの文書IDとが一致するか否かの判断を行っていない場合には(ステップS616;no)、読み出した全ての関連グループについて、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した関連グループに属する関連オブジェクトの文書IDとが一致するか否かについて判断する。
関連グループ文書一覧生成部112は、文書データベース132から取得された文書名に基づいて、関連グループ文書一覧情報を生成する(ステップS620)。UI制御部103は、生成された関連グループ文書一覧情報を表示部102に表示する(ステップS622)。図8は、表示部に示した関連グループ文書一覧の一例を示す説明図である。図8に示すように、指定を受付けた文書と、指定を受付けた文書が属する関連グループに属する指定を受付けた文書以外の文書の文書名を一覧表示することにより表示する。文書名に代えてサムネイル画像を表示してもよく、文書名とサムネイル画像の両方を表示することとしてもよい。
UI制御部103は、操作部101によって入力された関連グループ文書一覧情報について表示形式の切替え指示を受け付けたか否かを判断する(ステップS624)。UI制御部103において、関連グループ文書一覧情報について表示形式の切替え指示を受け付けた場合には(ステップS624;yes)、親子情報検索部108は、指定を受付けた文書に対応する文書IDを親文書ID又は子文書IDとする親子情報と、指定を受け付けた文書が属する関連グループに属する指定を受付けた文書以外の文書に対応する文書IDを親文書ID又は子文書IDとする親子情報とを、親子情報データベース134から検索する(ステップS626)。親子情報検索部134は、取得した親子情報に基づいて関連グループ文書一覧情報を生成する。UI制御部103は、生成された関連グループ文書一覧情報を、指定された表示形式によって表示する(ステップS628)。
図9は、表示部に示した関連グループ文書一覧の一例を示す説明図である。図9に示すように、関連グループ文書一覧は、階層関係による上位又は下位の関係により一覧表示される。ここで、注目文書とは、指定を受付けた文書である。このように、階層関係により関連グループ文書一覧表示を可能とすれば、例えば、直列に複数階層が存在する関連グループの文書に対して関連付けする場合に、何階層目の文書に対して関連付けするのかを容易に確認することができる。尚、図9では、文書同士の関係を分かりやすくするために、文書情報を表示する位置に注目する文書情報との関係が記載されているが、実際には文書名やサムネイル画像が表示される。
このように、関連グループ情報を関連グループデータベースに予め登録しておくことにより、階層構造により関連する複数の文書を容易に管理することが可能となる。また、利用者は、表示部に表示された文書に関連する文書を上述した手順により一覧表示させることが可能となり、複数階層存在する文書についても、関連する文書を容易に把握することが可能となる。また、関連する文書を画面に一覧表示させることにより、UI表現の性能を向上させることができる。
次に、実施の形態1にかかる文書管理装置100による文書一覧・関連仮想グループ文書一覧表示処理について説明する。図10は、UI制御部103、文書データベース制御部104、文書一覧生成部106、関連グループデータベース制御部110、関連仮想グループ文書一覧生成部114が行う文書一覧・関連文書一覧表示処理手順を示すフローチャートである。
まず、UI制御部103は、操作部101によって入力された文書一覧表示の指示を受け付ける(ステップS1000)。文書データベース制御部104は、文書データベース132から文書IDと文書情報を取得する(ステップS1002)。文書一覧生成部106は、文書データベース制御部104が取得した文書IDと文書情報とに基づいて文書一覧情報を生成する(ステップS1004)。UI制御部103は、生成された文書一覧を表示部102に表示する(ステップS1006)。
UI制御部103は、文書ID及び関連仮想グループ文書一覧情報を表示する指示を受け付ける(ステップS1008)。UI制御部103は、表示部102に表示されている文書の1つに対する指示を受け付けることにより、指示を受付けた文書に対応する文書IDを取得する。仮想グループデータベース制御部116は、UI制御部103によって取得された文書IDに対応する文書が属する仮想グループを、仮想グループデータベース138から検索する。
仮想グループデータベース制御部116は、仮想グループデータベース138から、仮想グループを逐次読み出し(ステップS610)、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した仮想グループに属する関連文書の文書IDとが一致するか否かを判断する(ステップS1012)。仮想グループデータベース制御部116は、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した仮想グループに属する関連文書の文書IDとが一致すると判断した場合には(ステップS1012;yes)、次の仮想グループを読み出して同様に判断を行う。仮想グループデータベース制御部116が、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した仮想グループに属する関連文書の文書IDとが一致しないと判断した場合には(ステップS1012;no)、仮想グループデータベース138から読み出した次の仮想グループを選択し(ステップS1014)、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した仮想グループに属する関連文書の文書IDとが一致するか否かを判断する。
仮想グループデータベース制御部116は、仮想グループデータベース138から読み出した全ての関連グループについて、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した仮想グループに属する関連文書の文書IDとが一致するか否かの判断を行う(ステップS1016)。仮想グループデータベース制御部116は、仮想グループデータベース138から読み出した全ての仮想グループについて、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した仮想グループに属する関連文書の文書IDとが一致するか否かの判断を行った場合には(ステップS1016;yes)、検索した仮想グループに属する関連文書の文書IDに対応付けられた関連文書情報を仮想グループデータベース138から取得する(ステップS1018)。仮想グループデータベース138から読み出した全ての仮想グループについて、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した仮想グループに属する関連文書の文書IDとが一致するか否かの判断を行っていない場合には、(ステップS1016;no)、読み出した全ての仮想グループについて、指示を受付けた文書に対応する文書IDと、読み出した仮想グループに属する関連文書の文書IDとが一致するか否かについて判断する。
関連仮想グループ文書一覧生成部114は、仮想グループデータベース制御部116から取得した関連文書情報に基づいて、関連仮想グループ文書一覧情報を生成する(ステップS1020)。UI制御部103は、生成された関連仮想グループ文書一覧情報を表示部102に表示する(ステップS1022)。関連仮想グループ文書一覧情報は、図8に示すように、指定を受付けた文書と、指定を受付けた文書が属する仮想グループに属する指定を受付けた文書以外の文書の文書名を一覧表示することにより表示してもよい。また、文書名に代えてサムネイル画像を表示してもよく、文書名とサムネイル画像の両方を表示することとしてもよい。
UI制御部103は、操作部101によって入力された関連仮想グループ文書一覧情報について表示形式の切替え指示を受け付けたか否かを判断する(ステップS1024)。UI制御部103において、関連グループ文書一覧情報について表示形式の切替え指示を受け付けた場合には(ステップS1024;yes)、UI制御部は、関連仮想グループ文書一覧生成部114によって生成された関連仮想グループ文書一覧情報を、指定された表示形式によって表示する(ステップS1028)。
図11は、表示部に示した関連仮想グループ文書一覧情報の一例を示す説明図である。図11に示すように、関連仮想グループ文書一覧情報には、仮想グループと、関連文書とが一覧表示される。具体的には、仮想グループの名称と仮想グループに属する文書名とを一覧表示する。尚、文書名に代えてサムネイル画像を表示してもよく、文書名とサムネイル画像の両方を表示することとしてもよい。
このように、仮想グループ情報を仮想グループデータベースに予め登録しておくことにより、階層構造における同一階層に属することにより関連する複数の文書を容易に管理することが可能となる。また、利用者は、表示部に表示された文書に関連する文書を上述した手順により一覧表示させることが可能となり、複数階層存在する文書についても、関連する文書を容易に把握することが可能となる。また、関連する文書を画面に一覧表示させることにより、UI表現の性能を向上させることができる。
次に、実施の形態1にかかる文書管理装置100による関連グループデータベース136及び仮想グループデータベース138への文書登録処理について説明する。図12-1は、UI制御部、文書一覧生成部、関連グループデータベース制御部、親子情報検索部が行う関連グループデータベース登録処理手順を示すフローチャートである。図12-2は、UI制御部、文書一覧生成部、仮想グループデータベース制御部が行う仮想グループデータベース登録処理手順を示すフローチャートである。
前述したステップS606〜ステップS606の手順により、UI制御部103は、文書一覧を表示部102に表示する(ステップS606)。UI制御部103は、操作部101を介して行われたドラッグアンドドロップ操作の指示を受付ける(ステップS1202)。まず、UI制御部103は、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置が、表示部102に表示された文書一覧における文書の表示位置であるか否かについて判断する(ステップS1204)。UI制御部103は、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置が、表示部102に表示された文書一覧における文書の表示位置であると判断した場合には(ステップS1204;yes)、UI制御部103は、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、表示部102に表示された文書一覧における文書の表示位置であるか否かについて判断する(ステップS1206)。UI制御部103は、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置が、表示部102に表示された文書一覧における文書の表示位置でないと判断した場合には、ステップS1202に戻る。
ステップS1206において、UI制御部103が、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、表示部102に表示された文書一覧における文書の表示位置であると判断した場合には、UI制御部103は、文書一覧に表示された文書を、文書一覧に表示された文書に関連付ける操作を受付けたと判断し(ステップS1208)、関連付け確認メニューを表示する(ステップS1210)。図13は、表示部に示した関連付け確認メニューの一例を示す説明図である。UI制御部103は、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置と動作停止位置にそれぞれ表示された文書の文書情報とを文書データベース制御部132から取得し、サムネイル画像を生成し、ポップアップ表示する。関連付け確認メニューには、図13に示すように、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置と動作停止位置にそれぞれ表示された文書のファイル形式を表示してもよい。また、関連付ける文書同士が階層関係により関連する場合には、関連付け確認メニューに、階層関係の上位又は下位の指定を含めるように構成してもよい。
UI制御部103は、操作部101を介して利用者から関連付け確認操作を受付けたか否かを判断する(ステップS1212)。UI制御部103は、操作部101を介して利用者から関連付け確認操作を受付けたと判断した場合には(ステップS1212;yes)、次に、階層関係の指定を受付けたか否かを判断する(ステップS1214)。ステップSステップ1212において、利用者から関連付け確認操作を受付けていないと判断した場合には、ステップS1210に戻る。UI制御部103が、操作部101を介して利用者から階層関係の指定を受付けたと判断した場合には(ステップS1214;yes)、関連グループデータベース制御部110は、ドラッグアンドドロップの動作開始位置に表示された文書の文書IDを文書データベース132から取得する(ステップS1216)。一方、UI制御部103が、操作部101を介して利用者から階層関係の指定を受付けていないと判断した場合には(ステップS1214;no)、ステップS1224へ進む。
次に、関連グループデータベース制御部110は、ドラッグアンドドロップの動作停止位置に表示された文書と文書IDが一致する関連オブジェクトが属する関連グループを関連グループデータベース136から検索し、検索した関連グループに対応する関連グループIDを取得する(ステップS1218)。関連グループデータベース制御部110は、取得した関連グループIDに対応する関連グループに、ドラッグアンドドロップの動作開始位置に表示された文書の文書IDを関連オブジェクトの文書IDとして登録するとともに(ステップS1220)。親子情報検索部108は、ドラッグアンドドロップの動作開始位置に表示された文書に対応する文書IDを親文書ID又は子文書IDとして、ドラッグアンドドロップの動作停止位置に表示された文書に対応する文書IDを親文書ID又は子文書IDとして、親子情報データベース134に登録する(ステップS1222)。
ステップS1214において、UI制御部103が、操作部101を介して利用者から階層関係の指定を受付けていないと判断した場合には、仮想グループデータベース制御部116は、ドラッグアンドドロップの動作開始位置に表示された文書の文書IDと文書情報とを文書データベース132から取得する(ステップS1224)。次に、仮想グループデータベース制御部116は、ドラッグアンドドロップの動作停止位置に表示された文書と文書IDが一致する文書が属する仮想グループを仮想グループデータベース138から検索し、検索した仮想グループに対応する仮想グループIDを取得する(ステップS1226)。仮想グループデータベース制御部116は、取得した仮想グループIDに対応する仮想グループに、ドラッグアンドドロップの動作開始位置に表示された文書の文書IDを関連文書の文書IDとして登録するとともに(ステップS1228)、取得した仮想グループIDに対応する仮想グループに、ドラッグアンドドロップの動作開始位置に表示された文書の文書情報を関連文書情報として登録する(ステップS1230)。
上述したとおり、利用者は画面に表示した文書を、他の文書の表示位置にドラッグアンドドロップすることにより容易に文書同士の関連付けを行うことができる。また、一度の操作により複数の文書を関連付けることが可能であり、作業効率の向上を図ることができる。また、利用者は関連付けした文書同士に階層関係を指定して関連グループに登録することにより、階層関係により関連する文書を容易に管理することが可能となる。また、関連付けした文書同士に階層関係を指定しないことにより、階層関係における同一階層に属する文書を容易に管理することが可能となる。
次に、実施の形態1にかかる文書管理装置100による、仮想グループ生成処理について説明する。図14は、UI制御部、仮想グループデータベース制御部が行う仮想グループ生成処理手順を示すフローチャートである。仮想グループは、予め生成しておき、関連する文書を事後的に登録することが可能である。また、仮想グループに文書が登録される以前において、仮想グループに登録される関連文書が存在しない状態を、空の関連文書情報により表示することが可能である。
UI制御部103は、操作部を介して仮想グループ生成指示を受け付ける(ステップS1400)。仮想グループデータベース制御部116は、空の仮想グループを生成し(ステップS1402)、生成した仮想グループに仮想グループIDを付与する(ステップS1404)。文書を登録する以前においては、仮想グループには、登録予定の文書に共通する名称を仮想グループの名称として登録してもよい。また、仮想グループの属性を表す
作成日、作成者、関連文書数等を予め登録しておくこととしてもよい。
UI制御部103、操作部を介して仮想グループID及び仮想グループに登録される文書についての情報である関連文書情報の表示操作を受付けた場合には(ステップS1406)、仮想グループ文書一覧生成部118は、仮想グループIDに対応する仮想グループを読みこみ、仮想グループに属する関連文書についての関連文書情報を生成する(ステップS1408)。ここでは、仮想グループ文書一覧生成部118は、仮想グループに登録される関連文書が存在しない状態を示す空の関連文書情報を生成する。UI制御部は、仮想グループ文書一覧生成部118によって生成された関連文書情報について、ビューにより表示する(ステップS1410)。図15は、表示部に示した仮想グループに属する関連文書一覧の一例を示す説明図である。図15に示すように、仮想グループに登録される関連文書が存在しない状態を、空の関連文書情報によって示すことができる。
このように、予め仮想グループを生成し、仮想グループに文書が登録される以前において、空の関連文書情報により表示することにより、文書作成者と文書管理者が異なる場合に、文書管理者は文書作成者の作業と並行して作業を進行することが可能となり、作業効率の向上を図ることができる。
次に、実施の形態1にかかる文書管理装置において、表示部102に表示された文書をビューにより表示された仮想グループの関連文書情報にドラッグアンドドロップすることにより関連付け、仮想グループに登録する処理について説明する。図16は、UI制御部、文書一覧生成部、仮想グループデータベース制御部が行う仮想グループデータベース登録処理手順を示すフローチャートである。
前述したステップS606〜ステップS606の手順により、UI制御部103は、文書一覧を表示部102に表示する(ステップS1600)。UI制御部103が、操作部を介して仮想グループID及び仮想グループに属する関連文書一覧表示操作を受付けると(ステップS1602)、仮想グループデータベース制御部116は、仮想グループデータベース138から、仮想グループIDに対応する仮想グループに属する関連文書情報を読み込み(ステップS1604)、仮想グループ文書一覧生成部118は、仮想グループに属する関連文書一覧を生成する。UI制御部103は、仮想グループデータベース制御部116によって生成された関連文書一覧をビューにより表示する(ステップS1606)。図18は、表示部に示した仮想グループに属する関連文書一覧の一例を示す説明図である。ここでは、仮想グループに階層関係により関連する文書を登録した例を示している。図18に示すように仮想グループに登録されている関連文書は、階層関係による上位又は下位の関係により一覧表示することができる。
UI制御部103は、操作部101を介して行われたドラッグアンドドロップ操作の指示を受付ける(ステップS1608)。まず、UI制御部103は、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置が、表示部102に表示された文書一覧における文書の表示位置であるか否かについて判断する(ステップS1610)。UI制御部103は、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置が、表示部102に表示された文書一覧における文書の表示位置であると判断した場合には(ステップS1610;yes)、次に、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、表示部102にビュー表示された仮想グループに属する関連文書の表示位置であるか否かについて判断する(ステップS1612)。UI制御部103が、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、表示部102にビュー表示された仮想グループに属する関連文書の表示位置であると判断した場合には(ステップS1612;yes)、表示部102に表示された文書一覧における文書を、表示部102にビュー表示された仮想グループに属する関連文書に関連付ける操作を受付けたと判断し(ステップS1614)、関連付け確認メニューを表示する(ステップS1616)。
一方、UI制御部103は、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置が、表示部102に表示された文書一覧における文書の表示位置でないと判断した場合には(ステップS1610;no)、ステップS1608に戻る。UI制御部103が、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、表示部102にビュー表示された仮想グループに属する関連文書の表示位置でないと判断した場合にも(ステップS1612;no)、ステップS1202に戻る。
UI制御部103は、操作部101を介して利用者から関連付け確認操作を受付けたか否かを判断する(ステップS1618)。UI制御部103が、操作部101を介して利用者から関連付け確認操作を受付けたと判断した場合には(ステップS1618;yes)、仮想グループデータベース制御部116は、ドラッグアンドドロップの動作開始位置に表示された文書の文書IDと文書情報とを文書データベース132から取得する(ステップS1620)。UI制御部103が、操作部101を介して利用者から関連付け確認操作を受付けたと判断しない場合には(ステップS1618;no)、ステップS1616に戻る。
次に、仮想グループデータベース制御部116は、ビューにより表示された仮想グループに、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置に表示された文書の文書IDを関連文書の文書IDとして登録する(ステップS1622)。そして、仮想グループデータベース制御部116は、ビューにより表示された仮想グループに、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置に表示された文書の文書情報を関連文書情報として登録する(ステップS1624)。尚、仮想グループに階層関係により関連する文書を登録した場合には、親子情報検索部108は、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置に表示された文書の文書IDを親文書ID又は子文書IDとして、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置に表示された文書の文書IDを子文書ID又は親文書IDとして、親子情報データベース134に登録することとしてもよい。
このように、仮想グループに属する文書をビューにより表示し、文書をドラッグアンドドロップ操作により関連付けを可能とすることにより、操作性の向上を図ることができる。
利用者は画面に表示した文書を、ビューにより表示された仮想グループに属する文書の表示位置にドラッグアンドドロップすることにより、容易に文書同士の関連付けを行うことができる。また、一度の操作により複数の文書を関連付けることが可能であり、作業効率の向上を図ることができる。
次に、実施の形態1にかかる文書管理装置において、階層関係により関連する文書が属する仮想グループについて、仮想グループに属する関連文書の階層レベルを入替える処理手順について説明する。図17は、UI制御部、仮想グループデータベース制御部が行う仮想グループに属する関連文書間の階層入替処理手順を示すフローチャートである。
UI制御部103において、操作部を介して仮想グループID及び仮想グループに属する関連文書一覧表示操作を受付けると(ステップS1700)、仮想グループデータベース制御部116は、仮想グループデータベース138から、仮想グループIDに対応する仮想グループに属する関連文書情報を読み込み(ステップS1702)、仮想グループ文書一覧生成部118は、仮想グループに属する関連文書一覧を生成する。UI制御部103は、仮想グループ文書一覧生成部118によって生成された関連文書一覧をビューにより表示する(ステップS1704)。表示部102にビュー表示された仮想グループに属する関連文書一覧の一例は、図18に示したとおり、階層関係による上位又は下位の関係により一覧表示することができる。
UI制御部103は、操作部101を介して行われたドラッグアンドドロップ操作の指示を受付ける(ステップS1706)。まず、UI制御部103は、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置が、表示部102にビュー表示された関連文書の表示位置であるか否かについて判断する(ステップS1708)。UI制御部103は、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置が、表示部102にビュー表示された関連文書の表示位置であると判断した場合には(ステップS1708;yes)、次に、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、表示部102にビュー表示された仮想グループに属する関連文書の表示位置であるか否かについて判断する(ステップS1710)。UI制御部103が、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、表示部102にビュー表示された仮想グループに属する関連文書の表示位置であると判断した場合には(ステップS1710;yes)、表示部102にビュー表示された仮想グループに属する関連文書間において階層レベルを入れ替える操作を受付けたと判断し(ステップS1712)、確認メニューを表示する(ステップS1714)。尚、階層レベルの入替処理における確認メニューは、関連付け確認メニューと同様に、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置と動作停止位置にそれぞれ表示された文書の文書情報を仮想グループデータベース138から取得してサムネイル画像を生成し、ポップアップ表示することとしてもよい。また、階層レベルの入替処理における確認メニューには、階層関係の上位又は下位の指定を含むように構成してもよい。
一方、UI制御部103は、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置が、表示部102にビュー表示された関連文書の表示位置でないと判断した場合には(ステップS1708;no)、ステップS1706に戻る。UI制御部103が、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、表示部102にビュー表示された仮想グループに属する関連文書の表示位置でないと判断した場合にも(ステップS1710;no)、ステップS1706に戻る。
UI制御部103は、操作部101を介して利用者から階層入替確認操作を受付けたか否かを判断する(ステップS1716)。UI制御部103が、操作部101を介して利用者から階層入替確認操作を受付けたと判断した場合には(ステップS1716;yes)、仮想グループデータベース制御部116は、ドラッグアンドドロップの動作開始位置に表示された関連文書と、ドラッグアンドドロップの動作停止位置に表示された関連文書との間で階層レベルを書換えて仮想グループデータベース138に登録する(ステップS1718)。次に、仮想グループデータベース制御部116は、仮想グループデータベース138から、仮想グループIDに対応する仮想グループに属する関連文書情報を読み込み(ステップS1720)、仮想グループ文書一覧生成部118は、書き換え後の階層レベルに基づいて仮想グループに属する関連文書一覧を生成する(ステップS1722)。UI制御部103は、仮想グループ文書一覧生成部118によって生成された関連文書一覧を表示部108にビュー表示する(ステップS1724)。
このように、仮想グループに属する文書をビューにより表示し、ドラッグアンドドロップ操作により階層レベルを入替可能とすることにより、操作性の向上を図ることができる。利用者は、ビューにより表示された仮想グループに属する一の文書を、他の文書の表示位置にドラッグアンドドロップすることにより、容易に関連文書の階層を入替ることができる。また、一度の操作により複数の文書の階層を入替えることが可能であり、作業効率の向上を図ることができる。
次に、実施の形態1にかかる文書管理装置において、階層関係における同一階層に属することにより関連する文書が属する仮想グループについて、仮想グループに属する関連文書の表示順を入替える処理手順について説明する。仮想グループに属する文書をソートする処理手順について説明する。図19は、UI制御部、仮想グループデータベース制御部が行う仮想グループデータベースに属する関連文書間のソート処理手順を示すフローチャートである。
UI制御部103において、操作部を介して仮想グループID及び仮想グループに属する関連文書一覧表示操作を受付けると(ステップS1900)、仮想グループデータベース制御部116は、仮想グループデータベース138から、仮想グループIDに対応する仮想グループに属する関連文書情報を読み込み(ステップS1902)、仮想グループに属する関連文書一覧を生成する。UI制御部103は、仮想グループデータベース制御部116によって生成された関連文書一覧をビューにより表示する(ステップS1904)。図20は、表示部に示した仮想グループに属する関連文書一覧の一例を示す説明図である。ここでは、仮想グループに、階層関係における同一階層に属する文書として、画像データを登録した例を示す。図20に示すとおり、関連文書一覧は、仮想グループに属する文書についてサムネイル画像を表示する。尚、サムネイル画像に代えて文書名を表示してもよく、サムネイル画像と文書名の両方を表示することとしてもよい。
UI制御部103は、操作部101を介して行われたキーワードの入力操作を受付ける(ステップS1906)。仮想グループデータベース制御部116は、UI制御部103において、キーワードの入力操作を受付けると、受付けたキーワード順に仮想グループに属する関連文書の表示順を書換えて仮想グループデータベース138に登録する(ステップS1908)。次に、仮想グループデータベース制御部116は、仮想グループデータベース138から、仮想グループIDに対応する仮想グループに属する関連文書情報を読み込み(ステップS1910)、書き換え後の表示順に基づいて仮想グループに属する関連文書一覧を生成する。UI制御部103は、仮想グループデータベース制御部116によって生成された関連文書一覧を表示部108にビュー表示する(ステップS1912)。
このように、仮想グループに属する文書をビューにより表示し、ドラッグアンドドロップ操作により表示順を入替可能とすることにより、操作性の向上を図ることができる。利用者は、ビュー表示された仮想グループに属する文書一覧を参照し、キーワードを適宜入力することにより、容易に関連文書の表示順を入替ることができる。業務の進捗によって文書の使用頻度や優先順位が変化した場合に、容易な操作により関連文書の表示順を入れ替えることが可能である。また、一度の操作により複数の文書の表示順を入替えることが可能であり、作業効率の向上を図ることができる。
次に、実施の形態1にかかる文書管理装置において、一の仮想グループに属する文書を他の仮想グループに属する文書に関連付ける処理手順について説明する。図21は、
UI制御部、仮想グループデータベース制御部が行う仮想グループデータベース登録処理手順を示すフローチャートである。
UI制御部103において、操作部を介して仮想グループID及び仮想グループに属する関連文書一覧表示操作を受付けると(ステップS2100)、仮想グループデータベース制御部116は、仮想グループデータベース138から、仮想グループIDに対応する仮想グループに属する関連文書情報を読み込み(ステップS2102)、仮想グループ文書一覧生成部118は、仮想グループに属する関連文書一覧を生成する。UI制御部103は、仮想グループ文書一覧生成部118によって生成された関連文書一覧をビューにより表示する(ステップS2104)。表示部102には、図18や図20に示す関連文書一覧をビューにより表示する。
UI制御部103は、表示操作を受付けた全ての仮想グループに属する関連文書一覧を表示したか否かを判断する(ステップS2106)。UI制御部103において、表示操作を受付けた全ての仮想グループに属する関連文書一覧を表示したと判断された場合には(ステップS2106;yes)、UI制御部103は操作部101を介して行われたドラッグアンドドロップ操作の指示を受付ける(ステップS2108)。UI制御部103において、表示操作を受付けた全ての仮想グループに属する関連文書一覧を表示していないと判断された場合には(ステップS2106;no)、ステップS2102に戻る。
UI制御部103は、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置が、表示部102にビュー表示された、一の関連文書の表示位置であるか否かについて判断する(ステップS2110)。UI制御部103において、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置が、表示部102にビュー表示された、一の関連文書の表示位置であるか否かについて判断された場合には(ステップS2110;yes)、次に、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、表示部102にビュー表示された仮想グループに属する関連文書の表示位置であるか否かについて判断する(ステップS2112)。UI制御部103において、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、表示部102にビュー表示された仮想グループに属する関連文書の表示位置であると判断された場合には(ステップS2112;yes)、仮想グループデータベース制御部116は、一の仮想グループに属する関連文書を他の仮想グループに属する関連文書に関連付ける操作を受付けたと判断し(ステップS2114)、図13に示すような確認メニューを表示する(ステップS2116)。
一方、UI制御部103において、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置が、表示部102にビュー表示された、一の関連文書の表示位置であるか否かについて判断された場合には(ステップS2110;yes)、ステップS2108に戻る。また、UI制御部103において、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、表示部102にビュー表示された仮想グループに属する関連文書の表示位置でないと判断された場合にも(ステップS2112;no)、ステップS2108に戻る。
UI制御部103は、操作部101を介して利用者から関連付け確認操作を受付けたか否かを判断する(ステップS2118)。UI制御部103が、操作部101を介して利用者から関連付け確認操作を受付けたと判断した場合には(ステップS2118;yes)、仮想グループデータベース制御部116は、ドラッグアンドドロップの動作開始位置に表示された関連文書の文書IDを仮想グループデータベース138から読み出し、ドラッグアンドドロップの動作停止位置に表示された関連文書が属する仮想グループに関連文書の文書IDとして登録する(ステップS2120)。一方、UI制御部103において、操作部101を介して利用者から関連付け確認操作を受付けたと判断されない場合には(ステップS2118;no)、ステップS2116に戻る。
次に、仮想グループデータベース制御部116は、ドラッグアンドドロップの動作開始位置に表示された文書の文書情報を仮想グループデータベース138から読み出し、ドラッグアンドドロップの動作停止位置に表示された関連文書が属する仮想グループに関連文書情報として登録する(ステップS2122)。
このように、複数の仮想グループに属する文書を、ビューにより並べて表示し、一の仮想グループに属する文書をドラッグアンドドロップ操作により他の仮想グループに属する文書に関連付けを可能にすることにより、操作性の向上を図ることができる。利用者は、ビューにより表示された仮想グループに属する一の文書を、他の仮想グループに属する文書の表示位置にドラッグアンドドロップすることにより、容易に関連付けを行うことが可能であり、作業効率の向上を図ることができる。
(実施の形態2)
実施の形態2の文書管理装置2200は、仮想グループ情報の雛形を表す情報であって、文書情報を表す文書名を保持し、文書名に対応する文書を登録することにより仮想グループを作成可能な仮想グループ情報テンプレート2202と、テンプレート生成手段を備えたものである。実施の形態2の文書管理装置2200は、仮想グループ情報テンプレートに保持される文書名と、仮想グループ情報テンプレートに登録されている文書情報とを一画面に表示し、一覧表示された文書名に対応する文書の表示位置に、画面上の任意の位置に表示された文書をドラッグアンドドロップ操作することにより、仮想グループ情報テンプレート2202に文書を登録し、仮想グループを作成することができる。
図22は、実施の形態2にかかる文書管理装置2200の構成を示すブロック図である。
実施の形態2にかかる文書管理装置2200は、操作部2201と、表示部2202と、UI(user interface)制御部2203と、文書データベース制御部104と、文書一覧生成部106と、親子情報検索部108と、関連グループデータベース制御部110と、関連グループ文書一覧生成部112と、関連仮想グループ文書一覧生成部114と、仮想グループデータベース制御部2216と、仮想グループ文書一覧生成部118と、テンプレート制御部2210とを含んで構成されている。さらに、記憶部2240は、文書データベース132を記憶する第1記憶部131と、親子情報データベース134を記憶する第2記憶部133と、関連グループデータベース136を記憶する第3記憶部135と、仮想グループデータベース138を記憶する第4記憶部137と、テンプレートデータ2220を記憶する第5記憶部2230とを含んで構成されている。
実施の形態2にかかる文書管理装置2200の構成は、テンプレート制御部2210と、テンプレートデータ2220を備えている点で実施の形態1の文書管理装置100と異なっており、操作部2201、表示部2202、UI制御部2203、仮想グループデータベース制御部2216を除くその他の各部の構成は実施の形態1の文書管理装置と同様である。
図23は、仮想グループ情報テンプレートのデータ構成の一例を示す説明図である。仮想グループ情報テンプレート2220は、仮想グループ情報の雛形を表す情報であって、文書情報を表す文書名を保持するとともに、文書名には文書情報を登録することにより仮想グループを作成することが可能である。仮想グループ情報テンプレート2220は、実施の形態1で前述した仮想グループ同様に、階層関係における同一階層に属する複数の文書情報と、階層関係により関連する複数の文書情報と、いずれも登録することができる。仮想グループ情報テンプレート2220は、仮想グループ情報テンプレートIDと、テンプレート名と関連文書情報と、文書名とを対応付けて蓄積するテンプレートである。仮想グループ情報テンプレートIDは、仮想グループ情報テンプレートを識別する情報である。テンプレート名は、仮想グループ情報を表す名称であって、例えば例えば支払い処理に関連する複数の文書を仮想グループ情報テンプレートに登録して、仮想グループを作成する場合には、「支払伝票関連」等のグループ名を利用者が任意に付与することができる。グループ名は、仮想グループ情報テンプレート2220を生成する際に、登録を予定する文書を表す名称を予め登録することとしてもよい。文書名は、仮想グループに登録を予定する文書の名称である。文書名は、利用者が予め登録しておいて、文書作成後に仮想グループ情報テンプレート2220の文書名に、対応する文書を登録する。尚、グループ名と文書名は、登録を予定する文書を作成した後に、文書情報と併せて仮想グループ情報テンプレート2220に登録することとしてもよい。関連文書情報は、関連文書の文書IDと、関連文書の場所と、文書名とが対応付けて蓄積されている。関連文書の文書IDは、関連文書を識別する情報である。関連文書の場所とは、関連文書を保存する場所を示す情報であって、メモリ上のアドレス等である。尚、関連文書情報には、関連文書を表示部2202に表示する順序である表示順や、作成日、作成者等を対応付けて蓄積することとしてよい。また、関連文書情報に、階層関係により関連する複数の文書が属するグループを登録した場合には、階層関係により関連する文書の階層順を表す情報である階層レベルを関連文書情報に対応付けて蓄積させることとしてもよい。尚、仮想グループ情報テンプレートは2220、仮想グループ情報テンプレートを構成する。
このように、文書名を保持し、対応する文書情報を登録可能な仮想グループ情報テンプレート2220を予め用意しておくことにより、利用者、管理者、或いは設計者の作業効率の向上を図ることが可能となる。また、汎用的なテンプレートを作成しておくことにより、定型作業の場合のヒューマンエラーを削減することが可能となる。
表示部2202は、操作部2201によって受付けた指示に応じて、仮想グループ情報テンプレート2203に保持される文書名と、仮想グループ情報テンプレート2203に登録されている関連文書情報とからなるテンプレート情報一覧を表示する。操作部2201は、文書一覧表示の指示、テンプレート情報一覧表示の表示要求を受付ける。また、操作部2201は、表示部2202に表示された文書をテンプレート情報一覧に表示された文書名に関連付ける操作を受付ける。また、操作部2201は、仮想グループデータベースに登録する関連文書情報の階層レベルや表示順の指示を受付ける。UI制御部2203は、操作部2201及び制御部2202を制御する。
テンプレート制御部2210は、仮想グループ情報テンプレート2220を制御する。具体的には、テンプレート制御部2210は、操作部2201においてテンプレート作成指示を受付ける。テンプレート制御部2210は、操作部2201においてテンプレート情報一覧表示の指示を受付けた場合に、指定された仮想グループ情報テンプレート2220に対応するテンプレートIDを有するテンプレートを仮想グループ情報テンプレート2220から検索する。また、テンプレート制御部2210は、操作部において、画面に表示された文書を一覧表示されたテンプレート情報に属する文書名に関連付ける操作を受付けた場合に、関連付けた文書の文書IDと文書情報とを仮想グループ情報テンプレート2220に登録する。尚、テンプレート制御部2210は、テンプレート制御手段を構成し、テンプレート制御部2210と、UI制御部2202とにより、テンプレート表示手段を構成する。
仮想グループデータベース制御部2216は、操作部2201により、仮想グループ情報テンプレートに保持される文書名全てに登録された文書情報を仮想グループに登録する操作を受付けた場合に、テンプレート制御部2210からテンプレート情報を取得し、仮想グループとして仮想グループ情報データベース136に蓄積する。
記憶部2240は、文書データベース132を記憶する第1記憶部131と、親子情報データベース134を記憶する第2記憶部133と、関連グループデータベース136を記憶する第3記憶部135と、仮想グループデータベース138を記憶する第4記憶部137と、仮想グループ情報テンプレート2220を記憶する第5記憶部2230と、を記憶するHDD(ハードディスクドライブ)やメモリ等の記憶媒体である。
次に、実施の形態2にかかる文書管理装置によるテンプレート作成処理について説明する。図24は、UI制御部、テンプレート制御部が行うテンプレート作成処理手順をしめすフローチャートである。
まず、UI制御部2203は、操作部2201によって入力されたテンプレート作成指示を受付ける(ステップS2400)。テンプレート制御部2210は、図23に示すテンプレート情報を備えるテンプレートを新規作成し、テンプレートIDを付与する(ステップS2402)。UI制御部2203は、テンプレート制御部2210によって作成されたテンプレートをビューにより表示する(ステップS2404)。ビューには、テンプレートに登録されているグループ名と文書名が存在しない状態を空のテンプレート情報により示すことができる。
UI制御部103は、操作部2201を介してテンプレートに登録する情報の入力を受付ける(ステップS2406)。テンプレートに登録する情報とは、例えば登録を予定する文書情報が予め決められている場合には、文書情報を表す文書名や、文書情報を表象するテンプレート名等である。テンプレート制御部2210は、操作部2201を介して入力を受付けた情報を、作成したテンプレートに登録する(ステップS2408)。テンプレート制御部2210は、仮想グループ情報テンプレート2220から、テンプレートIDに対応するテンプレートに登録されたテンプレート情報を読み込み、登録した情報を含むテンプレート情報一覧を生成する。UI制御部103は、テンプレート制御部2210によって生成されたテンプレート情報一覧を表示部2202にビュー表示する(ステップS2410)。ビューには、テンプレート名と文書名とを表示し、文書名に登録されている文書情報が存在しない状態をテンプレート情報一覧により示すことができる。図25は、表示部に示したテンプレートに保持する文書名の一例を示す説明図である。ここでは、支払処理に関連する文書を仮想グループ情報テンプレート2220に登録した場合を示す。テンプレート名には、登録予定の文書が支払帳票であることを表す「支払伝票関連」が登録されている。文書名として、見積書、発注書、納品書、請求書、領収書が登録されている。尚、テンプレート名として登録されている「支払伝票関連」は実線で表示する。文書名に対応する文書情報が未だ仮想グループ情報テンプレート2220に登録されていない場合には、図25に示すように文書名は点線で表示される。
尚、仮想グループ情報テンプレートに保持される文書名全てに、文書情報を登録された場合には、利用者から操作を受付けることにより、テンプレート制御部2210がテンプレートIDに対応するテンプレート情報を読み出し、仮想グループデータベース制御部116はテンプレート制御部2210からテンプレート情報を取得し、仮想グループとして仮想グループ情報データベース136に蓄積する。
このように、汎用的なテンプレートを予め作成し、必要に応じて文書情報を登録可能にしておくことにより、利用者、管理者、設計者の作業効率の向上を図ることが可能となる。また、定型的な作業の場合にヒューマンエラーを削減することが可能となる。
次に、実施の形態2にかかる文書管理装置2200による仮想グループ情報テンプレートに保持される文書名に文書情報を登録する処理について説明する。図26は、UI制御部、文書一覧生成部、テンプレート制御部が行うテンプレート登録処理手順を示すフローチャートである。
前述したステップS606〜ステップS606の手順により、UI制御部2203は、文書一覧を表示部2202に表示する(ステップS2600)。次に、UI制御部2203は、操作部2201を介してテンプレート一覧の表示操作を受付けると(ステップS2602)、テンプレート制御部2210は仮想グループ情報テンプレート2220に登録されている全てのテンプレート情報を読みこみ、テンプレート一覧情報を生成する。UI制御部は、テンプレート制御部2210によって生成されたテンプレート一覧情報をビューにより表示する。図27は、表示部に示したテンプレート一覧の一例を示す説明図である。図27に示すように、テンプレート一覧では、仮想グループ情報テンプレート2220に登録されたテンプレートIDとテンプレート名と共に、テンプレートが階層関係により関連する文書からなるテンプレートであるか否かを表す型を表示する。グループ型とは、階層構造により関連する文書情報からなるテンプレートであることを示す。ツリー型とは、階層関係における同一階層に属する複数の文書情報からなるテンプレートであることを示す。
次に、UI制御部2203において、操作部を介してテンプレートID及びテンプレート情報一覧の表示操作を受付けた場合に(ステップS2604)、テンプレート制御部2210は、テンプレートIDに対応するテンプレートに登録されている関連文書情報を仮想グループ情報テンプレート2220から読みこみ(ステップS2606)、関連文書情報を生成する。UI制御部は、テンプレート制御部2210によって生成されたテンプレート情報一覧をビューにより表示する(ステップS2608)。
UI制御部2203は、操作部2201を介して行われたドラッグアンドドロップ操作の指示を受付ける(ステップS2610)。まず、UI制御部2203は、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置が、表示部2202に表示された文書一覧における文書の表示位置であるか否かについて判断する(ステップS2612)。UI制御部2203は、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置が、表示部2202に表示された文書一覧における文書の表示位置であると判断した場合には(ステップS2612;yes)、UI制御部2203は、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、ビューにより表示された関連文書情報における、テンプレートに保持されている文書名の表示位置であるか否かについて判断する(ステップS2614)。UI制御部103は、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、ビューにより表示された関連文書情報における、テンプレートに保持されている文書名の表示位置であると判断した場合には(ステップS2614;yes)、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、テンプレートにおいて文書情報が登録されていない文書名の表示位置であるか否かを判断する(ステップS2616)。UI制御部2203において、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、テンプレートにおいて文書情報が登録されていない文書名の表示位置でないと判断された場合には(ステップS2616;no)、UI制御部2203は、文書一覧に表示された文書を、テンプレートに保持されている文書名に登録する操作を受付けたと判断し(ステップS2620)、関連付け確認メニューを表示する(ステップS2622)。関連付け確認メニューは、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置と動作停止位置にそれぞれ表示された文書の文書名やサムネイル画像をポップアップ表示する。また、階層関係により関連する文書を登録する場合には、関連付け確認メニューに、階層関係の上位又は下位の指定を含めるように構成してもよい。
UI制御部2203において、ドラッグアンドドロップ操作の動作開始位置が、表示部2202に表示された文書一覧における文書の表示位置でないと判断された場合や(ステップS2612;no)、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、ビューにより表示された関連文書情報における、テンプレートに保持されている文書名の表示位置でないと判断された場合には(ステップS2614;no)、ステップS2610に戻る。また、UI制御部2203において、ドラッグアンドドロップ操作の動作停止位置が、テンプレートにおいて文書情報が登録されていない文書名の表示位置であると判断された場合にも(ステップS2616;yes)、同様にステップS2610に戻る。
UI制御部2203は、操作部2201を介して利用者から関連付け確認操作を受付けたか否かを判断する(ステップS2624)。UI制御部2203において、操作部2201を介して利用者から関連付け確認操作を受付けたと判断した場合には(ステップS2624;yes)、テンプレート制御部2210は、ドラッグアンドドロップの動作開始位置に表示された文書の文書IDと文書情報とを文書データベース132から取得し(ステップS2626)、取得した文書IDをテンプレートに登録する関連文書の文書IDとして登録する(ステップS2628)。次に、テンプレート制御部2210は、ドラッグアンドドロップの動作開始位置に表示された文書の文書情報を関連文書情報としてテンプレートに登録する(ステップS2630)。
次に、テンプレート制御部2210は、仮想グループ情報テンプレート2220から、テンプレートIDに対応するテンプレートに登録されている関連文書情報を読み込み(ステップS2632)、テンプレートに保持されている文書名及び登録した文書情報を含むテンプレート情報一覧を生成する。UI制御部103は、仮想グループ情報テンプレート2210によって生成されたテンプレート情報一覧を表示部2202にビュー表示する(ステップS2634)。図28は、表示部に示したテンプレートに保持する文書名とテンプレートに登録される文書一覧の一例を示す説明図である。上述した操作により、テンプレートに保持する文書名に、文書情報が登録されると、文書情報が登録された文書名は実線で表示される。図28では、文書作成者により作成された見積書を、文書名「見積書」にドラッグアンドドロップ操作することにより、テンプレートに登録した状態を示す。
上述した操作により、利用者は画面に表示した文書を、一覧表示された文書名にドラッグアンドドロップすることにより、容易にテンプレートに登録することができる。また、一度の操作により複数の文書をテンプレートに登録することが可能であり、作業効率の向上を図ることができる。
次に、実施の形態2にかかる文書管理装置によるテンプレートに登録される関連文書情報変更処理について説明する。図29は、UI制御部、テンプレート制御部が行うテンプレートに登録される関連文書情報変更処理手順を示すフローチャートである。
UI制御部2203は、操作部2201を介してテンプレート一覧の表示操作を受付けると(ステップS2900)、テンプレート制御部2210は仮想グループ情報テンプレート2220に登録されている全てのテンプレート情報を読みこみ、テンプレート一覧情報を生成する。UI制御部は、テンプレート制御部2210によって生成されたテンプレート一覧情報をビューにより表示する。
次に、UI制御部2203において、操作部を介してテンプレートID及びテンプレートに登録されている関連文書情報の表示操作を受付けた場合に(ステップS2902)、テンプレート制御部2210は、テンプレートIDに対応するテンプレートに登録されている関連文書情報を仮想グループ情報テンプレート2220から読みこみ(ステップS2904)、関連文書情報を生成する。UI制御部は、テンプレート制御部2210によって生成された関連文書情報について、ビューにより表示する(ステップS2906)。
UI制御部2203において、操作部2201を介して関連文書情報の項目について変更する操作を受付けると(ステップS2808)、テンプレート制御部2210はテンプレートIDに対応するテンプレートの関連文書情報にかかる項目を書き換えて登録する(ステップS2910)。
このように、仮想グループ情報テンプレート2220にかかる関連文書情報についての項目を変更可能に構成することにより、テンプレートの項目を作業に応じて変更し、汎用性を高めることができる。
図30は、実施の形態1、2にかかるPCのハードウェア構成の一例を示す説明図である。実施の形態1、2にかかるPCは、それぞれCPU(Central Processing Unit)901等の制御装置と、ROM(Read Only Memory)902やRAM(Random Access Memory)903等の記憶装置と、HDD(Hard Disk Drive)、CD(Compact Disk)ドライブ装置等の外部記憶装置904と、ディスプレイ装置等の表示装置905と、キーボードやマウス等の入力装置906と、他の装置と通信を行う通信I/F907とこれらを接続するバス908を備えており、通常のコンピュータを利用したハードウェア構成となっている。
本実施の形態にかかるPC100で実行される文書管理プログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでCD−ROM、フレキシブルディスク(FD)、CD−R、DVD(Digital Versatile Disk)等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。
また、本実施の形態にかかるPC100で実行される文書管理プログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、本実施の形態にかかるPC100で実行される文書管理プログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。
また、本実施の形態の文書管理プログラムを、ROM等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。
本実施の形態にかかるPC100で実行される文書管理プログラムは、上述した各部(UI制御部、文書データベース制御部、文書一覧生成部、親子情報検索部、関連グループデータベース制御部、関連グループ文書一覧生成部、関連仮想グループ文書一覧生成部、仮想グループデータベース制御部、仮想グループ文書一覧生成部、テンプレート制御部等)を含むモジュール構成となっており、実際のハードウェアとしてはCPU(プロセッサ)が上記記憶媒体から文書管理プログラムを読み出して実行することにより上記各部が主記憶装置上にロードされ、UI制御部、文書データベース制御部、文書一覧生成部、親子情報検索部、関連グループデータベース制御部、関連グループ文書一覧生成部、関連仮想グループ文書一覧生成部、仮想グループデータベース制御部、仮想グループ文書一覧生成部、テンプレート制御部等が主記憶装置上に生成されるようになっている。
なお、文書データベース、親子情報データベース、関連グループデータベース、仮想グループデータベースは、HDD(Hard Disk Drive)、光ディスク、メモリカードなどの一般的に利用されているあらゆる記憶媒体により構成することができる。