JP5046634B2

JP5046634B2 - 情報検索システム

Info

Publication number: JP5046634B2
Application number: JP2006339157A
Authority: JP
Inventors: 林　　哲也
Original assignee: Chugoku Electric Power Co Inc
Current assignee: Chugoku Electric Power Co Inc
Priority date: 2006-12-15
Filing date: 2006-12-15
Publication date: 2012-10-10
Anticipated expiration: 2026-12-15
Also published as: JP2008152487A

Description

この発明は、コンピュータ内の特定情報を見つけ出すための情報検索システムに関する。

コンピュータは職場で各種業務の処理に用いられている。この場合、各種業務の担当者は業務で使用する資料などの各種のデータを例えばサーバから読み出して使用し、また、必要とする文章データや表データなどを作成する。業務に必要とするデータや業務の遂行に伴って作成した文章や表などのデータ（以下、「業務情報」という）は、業務で使用される業務用パーソナルコンピュータやサーバに蓄積され、また、電子メール等によって送受信される。このために、業務情報が蓄積されて外部の者に見られたり、また、業務情報が電子メール等で送信されることにより外部に流出することを防ぐために、各種の対策が施されている（例えば、特許文献１参照。）。
特開２００１−３４４１４３号公報

ところで、職場で使用した業務情報を家庭に持ち帰り、個人用パーソナルコンピュータで業務情報を使用することがある。この場合、家庭で使用した業務情報を再び職場に持って行くことになるが、個人用パーソナルコンピュータから業務情報を削除することを忘れたり、また、後日の使用のために業務情報を個人用パーソナルコンピュータに残すことがある。こうした状態が度重なると、家庭内で使用する個人用パーソナルコンピュータに業務情報が蓄積されて、業務情報が例えばインターネットを経て流出する可能性が高くなる。

この発明の目的は、前記の課題を解決し、業務情報のような特定情報の有無を調べて、情報の流出阻止を可能にする情報検索システムを提供することにある。

前記の課題を解決するために、請求項１の発明は、組織内の従業員と、該従業員の所属する部署等を表す属性情報とを人事データベースに記憶している業務サーバと、組織の部署に所属する従業員によって操作され、該部署の業務で使用される文章データ等の文字列を要素に分け、分けた要素から特定品詞の要素をキーワードとして抽出し、抽出したキーワードと、前記業務サーバの人事データベースから読み出した該従業員の属性情報との関連付けをして、キーワード抽出情報を作成する業務用パーソナルコンピュータと、前記業務用パーソナルコンピュータが作成したキーワード抽出情報の中のキーワードと、該キーワード抽出情報の中の属性情報で示される部署名とを関連付けて該キーワードを部署毎に分類し、分類した該キーワードをキーワードデータベースに保存する業務情報収集サーバと、前記業務用パーソナルコンピュータを使用した該従業員が自宅で使用する個人用パーソナルコンピュータと、を備え、前記業務用パーソナルコンピュータまたは前記個人用パーソナルコンピュータは、検索指示が入力されると、この検索指示を入力した従業員の属性情報を前記業務サーバの人事データベースから読み出し、読み出した該属性情報と共にキーワードの読み出し指示を前記業務情報収集サーバに送信し、前記業務情報収集サーバは、前記読み出し指示を受信すると、該読み出し指示と共に受信した属性情報が示す部署に対応するキーワードを、前記業務情報収集サーバのキーワードデータベースから読み出し、読み出したキーワードを表すキーワード一覧情報を前記業務用パーソナルコンピュータまたは前記個人用パーソナルコンピュータに送信し、前記業務用パーソナルコンピュータは、受信したキーワード一覧情報が表す各キーワードを用い、内蔵する記憶手段に記憶されているデータの中から該キーワードを含むデータを検索し、検索結果を出力し、前記個人用パーソナルコンピュータは、受信したキーワード一覧情報が表す各キーワードを用い、内蔵する記憶手段に記憶されているデータの中から該キーワードを含むデータを検索し、検索結果を出力するとともに、該キーワードを含むデータを前記記憶手段から削除する、ことを特徴とする情報検索システムである。

請求項１の発明では、業務用パーソナルコンピュータが組織内で使用される各種のデータに含まれる文字列からキーワードを抽出し、このキーワードを業務情報収集サーバが保存する。こうした状態のときに、記憶手段を内蔵する業務用パーソナルコンピュータは、業務情報収集サーバが保存しているキーワードを用い、記憶手段に記憶されているデータの中からこのキーワードを含むデータを検索し、検索結果を出力する。また、業務用パーソナルコンピュータを使用した該従業員が自宅で使用する個人用パーソナルコンピュータは、受信したキーワード一覧情報が表す各キーワードを用い、内蔵する記憶手段に記憶されているデータの中から該キーワードを含むデータを検索し、検索結果を出力するとともに、該キーワードを含むデータを記憶手段から削除する。

請求項２の発明は、請求項１に記載の情報検索システムにおいて、前記業務サーバは、前記組織に所属する従業員が異動した部署を示す異動履歴を異動履歴データベースに保存し、前記業務用パーソナルコンピュータは、検索指示が入力されると、この検索指示を入力した従業員の属性情報および該従業員の異動履歴を前記業務サーバの異動履歴データベースから読み出し、該異動履歴を該属性情報に加え、該異動履歴が加えられた属性情報と共にキーワードの読み出し指示を前記業務情報収集サーバに送信する、ことを特徴とする。

請求項３の発明は、請求項１または２に記載の情報検索システムにおいて、前記業務情報収集サーバは、前記業務用パーソナルコンピュータが抽出したキーワードの頻出回数に応じた重み付けをして保存する、ことを特徴とする。

請求項４の発明は、請求項１〜３のいずれか１項に記載の情報検索システムにおいて、前記業務用パーソナルコンピュータの記憶手段に記憶されているデータは、組織内の業務用コンピュータから送信される電子メールである、ことを特徴とする。

請求項５の発明は、請求項１〜４のいずれか１項に記載の情報検索システムにおいて、前記業務情報収集サーバは、前記業務用パーソナルコンピュータが抽出したキーワードを組織の部署毎に分け、かつ、各部署のキーワード年度毎に分けて保存する、ことを特徴とする。

請求項１発明によれば、組織内で使用される各種のデータつまり業務情報に含まれるキーワードを組織の部署毎に分けて保存し、業務用パーソナルコンピュータがこのキーワードを用いて、記憶手段に記憶されているデータの中からこのキーワードを含むデータを検索し、検索結果を出力するので、業務用パーソナルコンピュータの記憶手段に残っている部署毎の業務情報の有無を使用者に示すことができ、業務情報の流出を未然に防ぐことを可能にする。
また、例えば業務用パーソナルコンピュータを操作して業務の処理を行っていた従業員が、業務情報であるデータファイルを自宅に持ち帰り、自宅の個人用パーソナルコンピュータを用いて作業を行った場合であっても、個人用パーソナルコンピュータで業務情報のデータファイルが個人用パーソナルコンピュータの記憶部に残っていると、このデータファイルを確実に見つけ出して削除するので、過去に使用した業務情報の削除漏れを確実かつ容易に防止することができる。

請求項２の発明によれば、組織に所属する従業員の異動履歴をあらかじめ保存し、かつ、組織内で使用される各種のデータつまり業務情報に含まれるキーワードを組織の部署毎に分けて保存する。そして、業務用パーソナルコンピュータがこのキーワードを用いて、記憶手段に記憶されているデータの中からこのキーワードを含むデータを検索し、検索結果を出力するので、業務用パーソナルコンピュータの記憶手段に残っている業務情報であって、異動履歴に示される部署毎の業務情報や過去に所属した部署の業務情報の有無を使用者に示すことができ、過去に所属した部署の業務情報の流出をも未然に防ぐことを可能にする。

請求項３の発明によれば、キーワードに対して重みを付けて保存するので、業務情報の重要度をコンピュータの使用者に示すことを可能にする。

請求項４の発明によれば、組織内の業務用コンピュータを用いて、業務情報が電子メールで組織外に送信されることをチェックすることができ、業務情報の流出を未然に防ぐことを可能にする。

請求項５の発明によれば、異動履歴に示される部署毎の業務情報であり、かつ、年度毎の業務情報や、過去に所属した部署毎の業務情報であり、かつ、年度毎の業務情報の有無を使用者に示すができ、過去に所属した部署毎および年度毎に使用された業務情報の流出をも未然に防ぐことを可能にする。

次に、この発明の実施の形態について、図面を用いて詳しく説明する。以下の実施の形態では、特定情報として企業の業務情報を検索する場合を例として説明する。

（実施の形態１）
この実施の形態による情報検索システムの構成について、図１および図２を用いて説明する。この情報検索システムは、企業に設置されている業務サーバ１、人事データベース１Ａ、異動履歴データベース１Ｂ、業務情報データベース１Ｃ、業務情報収集サーバ２、キーワードデータベース２Ａ、および業務用パーソナルコンピュータ（ＰＣ）３₁〜３_mを備えている。業務サーバ１および業務情報収集サーバ２は、企業に設置されているローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）１１に接続され、また、業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mはローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）１１に接続可能である。業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mは同じような構成であり、代表例として業務用パーソナルコンピュータ３₁を図２に示すが、業務用パーソナルコンピュータ３₁については後述する。

業務サーバ１は、人事データベース１Ａ、異動履歴データベース１Ｂおよび業務情報データベース１Ｃからの情報の読み出しや、これらのデータベース１Ａ〜１Ｃに対する情報の書き込みなどを管理するコンピュータである。

人事データベース１Ａは企業の従業員の人事に関するデータを従業員テーブルに記憶している。この従業員テーブルの一例を図３に示す。図３の従業員テーブル１０１には、従業員を識別するための識別情報として「従業員コード」、従業員の「氏名」および「住所」、従業員が採用された「採用年月日」、従業員の現在の所属部署を表す「部署名」およびその識別情報である「部署コード」、所属部署で担当する「担当業務」およびその「業務コード」などが記録されている。異動履歴データベース１Ｂは、各従業員が部署を異動した履歴に関するデータを異動履歴テーブルに記憶している。この異動履歴テーブルの一例を図４に示す。図４の異動履歴テーブル１０２には、従業員の「従業員コード」および「氏名」、現在に至るまでの従業員が配属された部署を表す「部署名」およびその「部署コード」、部署で担当している「担当業務」およびその「業務コード」、各部署で勤務を始めた年月日である「任期開始年月日」および任期を終えた年月日である「任期終了年月日」などが記録されている。

業務情報データベース１Ｃは企業の各部署に必要とする各種の業務情報を業務情報テーブルに記憶している。この業務情報テーブルの一例を図５に示す。図５の業務情報テーブル１０３には、各部署を表す「部署名」およびその「部署コード」、各部署で使用するデータファイルを表す「ファイル名」およびデータファイルの属性を表す「ファイルの属性」、データファイルが最後に更新された年月日を表す「更新年月日」などが記録されている。データファイルは業務に必要とする文章データや表データであり、データファイルの属性には、このファイルを使用する企業の名称、部署名などが記録されている。

業務情報収集サーバ２は、キーワードデータベース２Ａからの情報の読み出しやキーワードデータベース２Ａに対する情報の書き込みなどを管理するコンピュータである。キーワードデータベース２Ａは、キーワード抽出情報を業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mから受信すると、従業員の属性情報中の部署名および担当業務とキーワードとを関連付けてキーワードを分類する。なお、キーワード抽出情報は、キーワードと従業員の属性情報とを関連付けて作成され、かつ、データファイルの属性が付与されたものである。さらに、業務情報収集サーバ２は、分類したキーワードの頻出回数に応じた重み付けをして重要度を付与し、キーワードテーブルに保存する。このキーワードテーブルの一例を図６に示す。図６のキーワードテーブル１１１には、従業員の属性情報から取り出した「部署名」、「部署コード」、「担当業務」および「業務コード」、抽出された「キーワード」、各キーワードが頻出する回数を表す「頻出数」、この頻出数を基にして決められ、かつ、各キーワードの重みを表す「重要度」が記録されている。この実施の形態では、頻出数に対してしきい値を設定し、例えば、しきい値が「２０」以上を重要度Ａとし、しきい値が「２０」より下で「９」以上を重要度Ｂなどとする。そして、重要度Ａが最も重く、次の値Ｂから重要度が順次に軽くなる。さらに、この実施の形態では、データファイルの属性情報に含まれる企業の名称や部署名もキーワードとする。

業務情報収集サーバ２は、業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mから、キーワードの読出し指示と従業員の属性情報とを受信すると、従業員の属性情報に対応するキーワードをキーワードデータベース２Ａから読み出してキーワード一覧情報を作成する。そして、業務情報収集サーバ２は、読出し指示を送信した業務用パーソナルコンピュータに対して、作成したキーワード一覧情報を送信する。

業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mは、企業に従事する従業員によって操作される装置であり、従業員が業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mの操作を開始する場合に、業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mに対して従業員コードなどの識別情報を入力する。先に述べたように、業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mは同じような構造であり、代表例として図２の業務用パーソナルコンピュータ３₁について説明する。業務用パーソナルコンピュータ３₁は、処理部３Ａ、記憶部３Ｂ、表示部３Ｃ、入力部３Ｄ、出力部３Ｅおよび通信部３Ｆを備えている。記憶部３Ｂ、表示部３Ｃ、入力部３Ｄ、出力部３Ｅおよび通信部３Ｆはバス３Ｇにより処理部３Ａと接続されている。

表示部３Ｃは、液晶ディスプレイ等の表示装置であり、処理部３Ａの制御によって、文章データや表データなどのデータファイルを表示する。入力部３Ｄは、従業員によって操作されるキーボードやマウスなどの入力装置であり、入力部３Ｄには従業員の識別情報や各種の指示などが入力される。出力部３Ｅは、プリンタなどの印字装置であり、処理部３Ａの制御によって、文章データや表データなどを印字する。通信部３Ｆは、処理部３Ａの制御によって、ローカルエリアネットワーク１１を経て業務サーバ１や業務情報収集サーバ２とデータの送受信を行う。記憶部３Ｂは、文章データや表データなどの各種のデータファイルを一時的に記憶する記憶領域を備えた記憶装置である。記憶部３Ｂの記憶領域には、入力部３Ｄに入力された従業員の識別情報も記憶される。さらに、記憶部３Ｂは、各種のプログラムを記憶する記憶領域も備えている。

処理部３Ａは、記憶部３Ｂに記憶されている各種の業務用プログラムによって業務処理を行う。また、処理部３Ａは、業務情報を特定するための処理として、記憶部３Ｂに記憶されているキーワード作成プログラムによりキーワード作成処理を行い、キーワード検索プログラム（情報検索プログラム）によりキーワード検索処理を行う。キーワード作成処理は、企業の各部署の業務で使用されるキーワード、つまり、各部署の業務に特有のキーワードの一覧を作成するための処理である。キーワード検索処理は、キーワード作成処理で作成したキーワードを含むデータファイルの有無を検索する処理である。

処理部３Ａは、あらかじめ設定されたタイミング、例えば、データファイルの保存時、１日に１回または１週間に１回のようなタイミングで、また、従業員が入力部３Ｄに検索指示を入力したとき、キーワード作成プログラムによりキーワード作成処理を実行する。処理部３Ａが行うキーワード作成処理を図７に示す。処理部３Ａは、キーワード作成処理を開始すると、記憶部３Ｂに保存されている従業員コードを用いて人事データベース１Ａを参照し（ステップＳ１）、人事データベース１Ａから、従業員が所属する部署名、担当名などを表す従業員の属性情報を作成する（ステップＳ２）。

ステップＳ２が終了すると、処理部３Ａは、記憶部３Ｂに保存されているデータファイルの文章データや表データなどを形成する文字列に対して、文法上で定義される名詞や動詞などの要素を調べ、文字列の形態を解析する（ステップＳ３）。例えば、文字列が、
「従業員コード０００１であり氏名である○○○○の所属は営業部である。」
といった内容であると、処理部３Ａは、この文字列に対してステップＳ３の形態要素解析を用い、
「従業員（名詞）」
「コード（名詞）」
…
「営業部（名詞）」
「で（助詞）」
「ある（助詞）」
「。（句点）」
のように文字列の形態を解析して文法上の要素に分ける。

この後、処理部３Ａは、ステップＳ３で得た解析結果から特定品詞の要素を抽出してキーワードとする（ステップＳ４）。例えば、上記の例であれば、
「従業員（名詞）」
「コード（名詞）」
…
「営業部（名詞）」
といった名詞に対応する要素をキーワードとする。そして、処理部３Ａは、ステップＳ２で作成した従業員の属性情報と、ステップＳ４で抽出したキーワードとを関連付け、かつ、データファイルの属性を付与したキーワード抽出情報を作成し（ステップＳ５）、キーワード作成処理を終了する。

処理部３Ａは、キーワード作成処理を終了すると、従業員の属性情報と関連付けられた各キーワードの集まりであるキーワード抽出情報を、通信部２Ｆを制御して業務情報収集サーバ２に送信する。

入力部３Ｄに検索指示が入力されると、処理部３Ａはキーワード検索処理を実行する。処理部３Ａが行うキーワード検索処理を図８に示す。処理部３Ａは、キーワード検索処理を開始すると、記憶部３Ｂに保存されている従業員コードを用いて人事データベース１Ａを参照し（ステップＳ２１）、人事データベース１Ａから、従業員が所属する部署名、担当する業務などから成る従業員の属性情報を作成する（ステップＳ２２）。さらに、処理部３Ａは、通信部３Ｆを制御し、従業員コードを用いて異動履歴データベース１Ｂを参照し（ステップＳ２３）、異動履歴データベース１Ｂから従業員の異動履歴を読み出して、ステップＳ２２で作成した属性情報に加える（ステップＳ２４）。処理部３Ａは、作成した属性情報に対応するキーワードを読み出すために、通信部３Ｆを制御して、業務情報収集サーバ２にキーワードの読出し指示を送信すると共に従業員の属性情報を送信する（ステップＳ２５）。

この後、業務情報収集サーバ２から従業員の属性情報に対応するキーワード一覧情報を通信部３Ｆが受信すると、処理部３Ａは、通信部３Ｆからこのキーワード一覧情報を受け取る（ステップＳ２６）。処理部３Ａが受け取るキーワード一覧情報の一例を図９に示す。図９のキーワード一覧情報１２１には、現在所属する部署を含み現在までに所属した部署を表す「異動履歴」、部署の「部署コード」、部署で担当した「担当業務」、担当業務の「業務コード」、各部署および担当業務における「キーワード」、各キーワードの「重要度」が記録されている。この後、処理部３Ａは、キーワード一覧情報を用いて、記憶部３Ｂに保存されているデータファイルを検索し（ステップＳ２７）、キーワードと一致する文字列があるかどうかを判断する（ステップＳ２８）。

もし、ステップＳ２８でキーワードを含むデータファイルがあると、処理部３Ａは、該当するデータファイルを検索情報として出力して（ステップＳ２９）、キーワード検索処理を終了する。ステップＳ２９で処理部３Ａは表示部３Ｃを制御して検索情報を表示すると共に、出力部３Ｅを制御して検索情報をプリントアウトする。この検索情報の一例を図１０に示す。図１０の検索情報１３１には、現在所属する部署名を含む「異動履歴」、部署の「部署コード」、各部署での「担当業務」、担当業務の「業務コード」、各部署での担当業務における「キーワード」および「重要度」、「該当するデータファイル」の一覧が記録されている。また、ステップＳ２８でキーワードを含むデータファイルが無ければ、処理部３Ａは、該当するデータファイル無しを出力して（ステップＳ３０）、キーワード検索処理を終了する。ステップＳ３０で処理部３Ａは表示部３Ｃを制御して該当するデータファイル無しを表示する。

次に、この実施の形態による情報検索システムを用いた情報検索方法について説明する。例えば営業部に所属する従業員が業務用パーソナルコンピュータ３₁の操作を開始する場合、従業員コードなどの識別情報を入力する。この後、従業員は、業務用パーソナルコンピュータ３₁を操作して業務サーバ１から読み出したデータファイルや業務用パーソナルコンピュータ３₁の記憶部３Ｂに記憶されているデータファイルの参照および操作を行い、日常の業務を行う。業務が終了すると、従業員は業務サーバ１の業務情報データベース１Ｃや業務用パーソナルコンピュータ３₁の記憶部３Ｂに、使用したデータファイルを保存する。

こうした状態のとき、業務用パーソナルコンピュータ３₁に組み込まれているキーワード作成プログラムが定期的にまたは従業員の指示で動作して、図１１に示すように、業務用パーソナルコンピュータ３₁の処理部３Ａはキーワード作成処理を行う（ステップＳ４１）。処理部３Ａは、キーワード作成処理により、業務サーバ１を参照して、従業員の属性情報と関連付けをしたキーワードの集まりであるキーワード抽出情報を作成する。この後、処理部３Ａは、キーワード作成処理で作成したキーワード抽出情報を業務情報収集サーバ２に送信する（ステップＳ４２）。

業務情報収集サーバ２は、業務用パーソナルコンピュータ３₁からキーワード抽出情報を受信すると、従業員の属性情報中の部署名および担当業務とキーワードとを関連付けてキーワードを分類する分類処理を行う（ステップＳ４３）。さらに、業務情報収集サーバ２は、キーワードの頻出回数に応じた重み付けをして重要度を付与する重み付け処理を行う（ステップＳ４４）。この重み付け処理により、業務情報収集サーバ２は、キーワードが頻出する度合いによってキーワードの重要度を決める。そして、業務情報収集サーバ２は、重み付けをしたキーワードをキーワードデータベース２Ａのキーワードテーブルに保存する（ステップＳ４５）。このキーワードテーブルの一例が先に述べた図６のキーワードテーブル１１１である。

こうして、業務情報収集サーバ２のキーワードデータベース２Ａには、従業員の属性情報と関連付けられ、かつ、重み付けをされたキーワードが保存される。また、業務情報収集サーバ２は、キーワード検索処理が行われる毎にキーワードデータベース２Ａを更新する。

ところで、従業員がキーワードを検索するとき業務用パーソナルコンピュータ３₁にキーワードの検索指示を入力すると、図１２に示すように、業務用パーソナルコンピュータ３₁の処理部３Ａは入力部３Ｄから検索指示を受け取り（ステップＳ６１）、キーワード検索処理を行う（ステップＳ６２）。このキーワード検索処理で、処理部３Ａは業務情報収集サーバ２に対してキーワードの読出し指示を送信する。業務情報収集サーバ２は、読出し指示を受信すると、従業員の属性情報に対応するキーワードをキーワードデータベース２Ａから読み出し（ステップＳ６３）、キーワードの属性と共にキーワード一覧情報を作成し（ステップＳ６４）、このキーワード一覧情報を業務用パーソナルコンピュータ３₁に送信する（ステップＳ６５）。

業務用パーソナルコンピュータ３₁の処理部３Ａは、通信部３Ｆが受信したキーワード一覧情報を受け取ると、キーワード検索処理によりキーワード一覧情報の各キーワードを含むデータファイルを検索する。もし、キーワードを含むデータファイルがあると、処理部３Ａは、検索結果（図１０）を出力する。また、該当するデータファイルが無ければ、該当するデータファイル無しを出力する。

こうして、この実施の形態により、重要度が与えられたキーワードを含むデータファイルの一覧を出力するので、業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mを操作して使用したデータファイルの重要度を従業員が認識することを可能にする。また、各従業員が過去に所属したときに使用し、かつ、業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mの記憶部３Ｂに保存されているデータファイルを見つけ出すことができ、過去に使用した業務情報の削除漏れを防止することを可能にする。さらに、業務情報のデータファイルに、例えば重要度Ａのキーワードが１０個含まれ、重要度Ｂのキーワードが１５個含まれていると、重要度の総和が２５となるので、この総和により業務情報に重み付けを行うことを可能にし、重みにより業務情報を分けることを可能にする。

（実施の形態２）
この実施の形態による情報検索システムの構成を図１３に示す。なお、この実施の形態では、先に説明した図１の情報検索システムと同一もしくは同一と見なされる構成要素には、それと同じ参照符号を付けてその説明を省略する。この実施の形態では、ローカルエリアネットワーク１１にメールサーバ４が接続されている。

メールサーバ４は、業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mから送信される電子メールや業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mで受信される電子メールを管理するコンピュータである。メールサーバ４には、業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mに組み込まれているキーワード検索プログラムがあらかじめ組み込まれている。

次に、この実施の形態の動作について説明する。業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mから電子メールが送信されると、メールサーバ４は業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mから送信される電子メールを受信する。この後、メールサーバ４は、電子メールを送信した従業員の従業員コードを用い、電子メールの文字列に対しキーワード検索処理を行い、外部に送信される業務情報の有無を調べる。そして、メールサーバ４は、キーワード検索処理で業務情報の存在を示すキーワードを検出すると、例えば、あらかじめ管理用に設定されている業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mの中の１つに対して、業務情報流出の可能性を示す電子メールがあることを通知する。

こうして、この実施の形態により、業務情報が電子メールによって外部に送信されることをチェックすることができ、業務情報の流出を未然に防ぐことを可能にする。

（実施の形態３）
この実施の形態による情報検索システムの構成を図１４に示す。なお、この実施の形態では、先に説明した図１の情報検索システムと同一もしくは同一と見なされる構成要素には、それと同じ参照符号を付けてその説明を省略する。この実施の形態では、ローカルエリアネットワーク１１がインターネット２１に接続されている。さらに、例えば業務用パーソナルコンピュータ３₁を使用した従業員が自宅で使用するコンピュータが、個人用パーソナルコンピュータ（ＰＣ）５である。

個人用パーソナルコンピュータ５は、業務用パーソナルコンピュータ３₁（図２）と同様の構成であり、以下では、個人用パーソナルコンピュータ５について図２を用いて説明する。個人用パーソナルコンピュータ５の通信部３Ｆは、処理部３Ａの制御によって、インターネット２１およびローカルエリアネットワーク１１を経て、業務サーバ１および業務情報収集サーバ２とデータの送受信を行う。個人用パーソナルコンピュータ５の記憶部３Ｂには、キーワード検索プログラムがあらかじめ組み込まれている。

個人用パーソナルコンピュータ５の処理部３Ａは、入力部３Ｄに検索指示が入力されると、キーワード検索処理を実行する。処理部３Ａが行うキーワード検索処理を図１５に示す。処理部３Ａは、キーワード検索処理を開始すると、入力部３Ｄに入力された従業員コードを受け取る（ステップＳ８１）。この後、処理部３Ａは、通信部３Ｆを制御してインターネット２１とローカルエリアネットワーク１１とを経由し、入力された従業員コードを用いて業務サーバ１の人事データベース１Ａを参照し（ステップＳ８２）、人事データベース１Ａから、従業員が所属する部署名、担当する業務などから成る従業員の属性情報を作成する（ステップＳ８３）。処理部３Ａは、作成した属性情報に対応するキーワードを読み出すために、通信部３Ｆを制御してインターネット２１とローカルエリアネットワーク１１とを経由し、業務情報収集サーバ２にキーワードの読出し指示を送信すると共に従業員の属性情報を送信する（ステップＳ８４）。この後、通信部３Ｆが業務情報収集サーバ２から属性情報に対応するキーワードを受信すると、処理部３Ａは通信部３Ｆからこれらのキーワードを受け取る（ステップＳ８５）。次に、処理部３Ａは、記憶部３Ｂに保存されているデータファイルを検索し（ステップＳ８６）、キーワードと一致する文字列があるかどうかを判断する（ステップＳ８７）。

もし、ステップＳ８７でキーワードを含むデータファイルがあると、処理部３Ａは、該当するデータファイルを表示して出力する（ステップＳ８８）。ステップＳ８８で処理部３Ａは表示部３Ｃを制御して検索情報を表示すると共に、出力部３Ｅを制御して検索情報（図１０）をプリントアウトする。ステップＳ８８が終了すると、処理部３Ａは、該当するデータファイルを記憶部３Ｂから削除して（ステップＳ８９）、削除終了のメッセージを出力し（ステップＳ９０）、キーワード検索処理を終了する。ステップＳ９０で処理部３Ａは例えば表示部３Ｃを制御してメッセージを表示する。

もし、ステップＳ８７でキーワードを含むデータファイルが無ければ、処理部３Ａは、該当するデータファイル無しを出力して（ステップＳ９１）、キーワード検索処理を終了する。ステップＳ９１で処理部３Ａは例えば表示部３Ｃを制御して該当するデータファイル無しを表示する。

次に、この実施の形態による情報検索システムを用いた情報検索方法について説明する。例えば業務用パーソナルコンピュータ３₁を操作して業務の処理を行っていた従業員が、業務情報であるデータファイルを自宅に持ち帰り、自宅の個人用パーソナルコンピュータ５を用いて作業を行う。作業が終了すると、従業員は自宅で使用した業務情報を再び職場に持って行くが、個人用パーソナルコンピュータ５から業務情報を削除することを忘れたり、また、後日の使用のために業務情報を個人用パーソナルコンピュータ５に残すことがある。こうした状態が度重なると、自宅で使用する個人用パーソナルコンピュータ５に業務情報が蓄積されてしまう。このとき、従業員が個人用パーソナルコンピュータ５の入力部３Ｄに検索指示を入力すると、個人用パーソナルコンピュータ５の処理部３Ａはキーワード検索処理を実行し、該当するデータファイルを削除する。

こうして、この実施の形態により、個人用パーソナルコンピュータ５で業務情報のデータファイルが個人用パーソナルコンピュータ５の記憶部３Ｂに残っていると、このデータファイルを確実に見つけ出して削除するので、過去に使用した業務情報の削除漏れを確実かつ容易に防止することができる。

（実施の形態４）
実施の形態１では、業務情報収集サーバ２は従業員の属性情報中の部署名および担当業務とキーワードとを関連付けてキーワードテーブルに保存すると共に、キーワードの頻出回数に応じた重み付けをして付与した重要度を保存したが、この実施の形態では、業務情報収集サーバ２は次のようにしてキーワードを業務情報データベース１Ｃに保存する。業務情報収集サーバ２は、例えば業務用パーソナルコンピュータ３₁から、従業員の属性情報とキーワードとを関連付けて作成され、かつ、データファイルの属性が付与されたキーワード抽出情報を受信すると、キーワードの分類処理を行う。このとき、業務情報収集サーバ２は、データファイルの属性に含まれるファイルの更新情報である更新年月日を用いて、年度別にキーワードを分類する。

この後、業務情報収集サーバ２は、実施の形態１と同様に、分類したキーワードの頻出回数に応じた重み付けをして重要度を付与し、キーワードデータベース２Ａのキーワードテーブルに保存する。このキーワードテーブルの一例を図１６に示す。図１６のキーワードテーブル１４１には、従業員の属性情報から取り出した「部署名」、「部署コード」、「担当業務」および「業務コード」、各年を表す「年度」、抽出された「キーワード」、各キーワードが頻出する回数を表す「頻出数」、この頻出数を基にして決められ、かつ、各キーワードの重みを表す「重要度」が記録されている。重要度の付与は実施の形態１と同じである。ただし、この実施の形態では、年度毎に分類されたキーワードに対して重要度が付与されている。

こうしたキーワードデータベース２Ａを用いることにより、業務は年度毎に変わっていく場合があり、その年度に応じて重要度が付与された業務情報を検索することができ、また、この実施の形態によるキーワードテーブルを実施の形態３に適用すれば、年度毎に用いた業務情報を確実かつ容易に削除することができる。

（実施の形態５）
この実施の形態では、業務情報収集サーバ２は、従業員の属性情報とキーワードとを関連付けて作成され、かつ、データファイルの属性が付与されたキーワード抽出情報を業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mから受信すると、キーワードの頻出回数に応じた重み付けをして重要度を付与し、キーワードテーブルに保存する。つまり、この実施の形態では、従業員の属性情報中の部署名および担当業務とキーワードとを関連付けてキーワードを分類する処理を省略している。

こうしたキーワードテーブルは、企業に対して１つだけ作成されるので、組織構成が比較的小規模の企業向けとして最適である。

以上、この発明の各実施の形態を詳述してきたが、具体的な構成はこれらの実施の形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計の変更等があっても、この発明に含まれる。例えば、各実施の形態では、キーワードテーブルを業務情報収集サーバ２に保存したが、業務用パーソナルコンピュータ３₁〜３_mに保存するようにしてもよい。また、キーワードデータベース２Ａに蓄積したキーワードをさらに選別してキーワードテーブル１１１に保存してもよい。さらに、各実施の形態では特定情報として企業で用いられる業務情報を例としたが、特定情報としてはこれに限らず、医療関係など各種の組織で用いられる情報がある。

実施の形態１による情報検索システムを示すブロック図である。業務用パーソナルコンピュータの一例を示すブロック図である。従業員テーブルの一例を示す図である。異動履歴テーブルの一例を示す図である。業務情報テーブルの一例を示す図である。キーワードテーブルの一例を示す図である。キーワード作成処理を示すフローチャートである。キーワード検索処理を示すフローチャートである。キーワード一覧情報の一例を示す図である。検索情報の一例を示す図である。実施の形態１の動作を説明するシーケンス図である。実施の形態１の動作を説明するシーケンス図である。実施の形態２による情報検索システムを示すブロック図である。実施の形態３による情報検索システムを示すブロック図である。実施の形態３によるキーワード検索処理を示すフローチャートである。実施の形態４によるキーワード一覧情報の一例を示す図である。

符号の説明

１業務サーバ
１Ａ人事データベース
１Ｂ異動履歴データベース
１Ｃ業務情報データベース
２業務情報収集サーバ
２Ａキーワードデータベース
３₁〜３_m 業務用パーソナルコンピュータ
３Ａ処理部
３Ｂ記憶部（記憶手段）
３Ｃ表示部
３Ｄ入力部
３Ｅ出力部
３Ｆ通信部
３Ｇバス
４メールサーバ
５個人用パーソナルコンピュータ
１１ローカルエリアネットワーク
２１インターネット

Claims

組織内の従業員と、該従業員の所属する部署等を表す属性情報とを人事データベースに記憶している業務サーバと、
組織の部署に所属する従業員によって操作され、該部署の業務で使用される文章データ等の文字列を要素に分け、分けた要素から特定品詞の要素をキーワードとして抽出し、抽出したキーワードと、前記業務サーバの人事データベースから読み出した該従業員の属性情報との関連付けをして、キーワード抽出情報を作成する業務用パーソナルコンピュータと、
前記業務用パーソナルコンピュータが作成したキーワード抽出情報の中のキーワードと、該キーワード抽出情報の中の属性情報で示される部署名とを関連付けて該キーワードを部署毎に分類し、分類した該キーワードをキーワードデータベースに保存する業務情報収集サーバと、
前記業務用パーソナルコンピュータを使用した該従業員が自宅で使用する個人用パーソナルコンピュータと、
を備え、
前記業務用パーソナルコンピュータまたは前記個人用パーソナルコンピュータは、検索指示が入力されると、この検索指示を入力した従業員の属性情報を前記業務サーバの人事データベースから読み出し、読み出した該属性情報と共にキーワードの読み出し指示を前記業務情報収集サーバに送信し、
前記業務情報収集サーバは、前記読み出し指示を受信すると、該読み出し指示と共に受信した属性情報が示す部署に対応するキーワードを、前記業務情報収集サーバのキーワードデータベースから読み出し、読み出したキーワードを表すキーワード一覧情報を前記業務用パーソナルコンピュータまたは前記個人用パーソナルコンピュータに送信し、
前記業務用パーソナルコンピュータは、受信したキーワード一覧情報が表す各キーワードを用い、内蔵する記憶手段に記憶されているデータの中から該キーワードを含むデータを検索し、検索結果を出力し、
前記個人用パーソナルコンピュータは、受信したキーワード一覧情報が表す各キーワードを用い、内蔵する記憶手段に記憶されているデータの中から該キーワードを含むデータを検索し、検索結果を出力するとともに、該キーワードを含むデータを前記記憶手段から削除する、
ことを特徴とする情報検索システム。
前記業務サーバは、前記組織に所属する従業員が異動した部署を示す異動履歴を異動履歴データベースに保存し、
前記業務用パーソナルコンピュータは、検索指示が入力されると、この検索指示を入力した従業員の属性情報および該従業員の異動履歴を前記業務サーバの異動履歴データベースから読み出し、該異動履歴を該属性情報に加え、該異動履歴が加えられた属性情報と共にキーワードの読み出し指示を前記業務情報収集サーバに送信する、
ことを特徴とする請求項１に記載の情報検索システム。
前記業務情報収集サーバは、前記業務用パーソナルコンピュータが抽出したキーワードの頻出回数に応じた重み付けをして保存する、
ことを特徴とする請求項１または２に記載の情報検索システム。
前記業務用パーソナルコンピュータの記憶手段に記憶されているデータは、組織内の業務用コンピュータから送信される電子メールである、
ことを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の情報検索システム。
前記業務情報収集サーバは、前記業務用パーソナルコンピュータが抽出したキーワードを組織の部署毎に分け、かつ、各部署のキーワード年度毎に分けて保存する、
ことを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載の情報検索システム。