JP5033043B2 - プライベート・メール・ボックス提供システム - Google Patents
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Description
郵送の場合、印刷(紙、インク)が必要であり、企業側からは、印刷コスト、物流コストが必要となり、顧客側からは、手元に届くまで時間が掛かるものとなっていた。
また、パソコンによる電子閲覧の場合、顧客がネットワークに接続するパソコン環境を持たない限り、郵送を選択せざるを得ず、また、パソコン環境があっても、電子閲覧のために電子認証(個人認証)が必要である。
特許文献1には、PDAがメールサーバのメールボックスにアクセスし、新たに受信した電子メールがある場合に、電子メールの送信先メールアドレスに付加されたサブアドレス識別子がPDAでログインしているユーザに対応するものであれば、メールサーバから電子メールを受信するメールシステムが示されている。
本発明は上記実状に鑑みて為されたもので、ペーパーレスを実現すると共に、PMB利用の利便性を向上させることができるPMB提供システムを提供することを目的とする。
[実施の形態の概要]
本発明の実施の形態に係るプライベート・メール・ボックス(PMB)提供システムは、予め書面データの発送企業とその書面データを閲覧・ダウンロードするユーザとの対応をユーザ管理テーブルに記憶しておき、発送企業から特定のユーザPMBアドレス宛の書面データが提携先サーバに送信されると、提携先サーバは、対応する発送企業からの書面データであるか否かを判定し、対応する発送企業からの書面データである場合に、当該書面データに書面の重要度を示す属性情報を付加してユーザのPMBアドレスに格納し、ユーザに対して書面データを預かっている旨の通知を行い、ユーザが書面ダウンロード端末又は携帯電話機からPMBにアクセスがあると、格納されている書面のタイトル一覧を表示し、属性情報に応じて内容を閲覧せずに削除可能とし、また閲覧/ダウンロードを条件として削除可能とし、更にダウンロードされたデータは電子ペーパーで閲覧可能としたものである。
本発明の実施の形態を説明する前に、本発明のアイディアのアプローチについて簡単に説明しておく。
[1.紙の印刷・物流をなくすためのアイディア]
実書面の印刷・物流に伴う問題・課題の解決策として、電子化による対策を検討した。
パソコン(PC)や携帯電話機から表示機能を独立させることにより、より見やすく、より使い勝手の良いサービスを実現する。実現手段としては、今後、普及が予想される電子ペーパーを活用する。電子ペーパーの利用により、高価なPCを保有する必要がなく、万人が利用可能となる。
郵便局、宅配業者等、全国に拠点を構えるところを提携先として検討し、それら拠点に書面ダウンロード端末を設置する。
書面等のデータは郵便局の私書箱に該当するような個々人向けの領域(PMB:Private Mail Box)に格納し、書面ダウンロード端末から本人のみダウンロード可能とする。
PMBの開設は、顧客が提携先に申し込むことにより行われる。また、顧客は書面を交付する企業に対して、格納場所を特定するPMBアドレスを持ってPMBへの交付を申し込む。
提携先は、PMBへ書面データが格納されたことをトリガーとして、顧客に配達通知(発送企業名、書面タイトル等)を書面又は電子メール(携帯メールも含む)を行う。
本人確認の方法として、公的個人認証サービス等の電子証明書を用いた認証の利用(電子的に本人確認処理を行うことにより、紙の利用排除も併せて実現できる。
閲覧(ダウンロード)記録をとることにより、交付を管理し、法律等で交付義務が定められた書面についても対応できると考えられる。
ポータビリティ性の確保するため、書面ダウンロード端末から電子ペーパーへの書面ダウンロードについては、直接データを授受するよりも、USBメモリ等のメモリ媒体を介して行う方が望ましい。
書面データは一定期間PMBに保存し、検索・閲覧が行えるようにする。
本発明の実施の形態に係るPMB提供システム(本システム)について図1を参照しながら説明する。図1は、本発明の実施の形態に係るPMB提供システムの概略図である。
本システムは、図1に示すように、提携先サーバ1と、PMBデータベース(DB)2と、ネットワーク3と、発送企業サーバ4と、書面ダウンロード端末5と、携帯電話機6と、電子ペーパー7と、USBメモリ10とを基本的に有している。
提携先サーバ1と、発送企業サーバ4と、書面ダウンロード端末5と、携帯電話機6とがネットワーク3を介して接続される。
また、書面ダウンロード端末5は全国に複数配置され、ネットワーク3に接続している。
携帯電話機6は、ユーザ利用のネットワーク接続可能な携帯電話機で、ネットワーク3に複数接続することが想定されている。
[提携先サーバ1]
提携先サーバ1は、ユーザに対してPMBを提供するサーバであり、コンピュータで構成されており、PMBDB2への書面データの入出力を制御している。
提携先サーバ1は、制御部11、主メモリ12、記憶部13、インタフェース部14を備えている。
主メモリ12は、処理プログラムを動作させるためのワークメモリである。
記憶部13は、処理プログラム及び処理に必要なテーブル等を記憶している。
インタフェース部14は、ネットワーク3又はPMBDB2に接続するためのインタフェース部である。
PMBデータベース(DB)2は、大容量のデータベースであり、各ユーザに対してPMBの記憶領域が設けられている。当該記憶領域は、PMBアドレスによって特定されるようになっている。
ネットワーク3は、クローズドのイントラネットを想定しているが、セキュリティが確保できれば、インターネットを利用してもよい。尚、携帯電話機6と提携先サーバ1が接続するネットワークのみをインターネットを利用して、携帯電話機の利用を促進するようにしてもよい。
発送企業サーバ4は、提携先サーバ1と同様に、コンピュータで構成され、予め提携先サーバ1との接続が許可されたサーバのみが接続し、書面データの発送が可能である。
発送企業サーバ4は、PMBDB2における特定のユーザ宛のPMBアドレスに書面データを発送する。また、発送された書面データがユーザによって閲覧、ダウンロードされた場合には、その旨の報告を提携先サーバ1から受信する。
書面ダウンロード端末5は、USBポートを備え、全国の郵便局に設けられたATMのように設置された端末で、ユーザの操作によってPMBDB2に格納されたユーザ宛の書面データを閲覧可能とし、接続されるUSBメモリ10に書面データ等をダウンロードする。書面ダウンロード端末5もコンピュータで構成され、操作を行うための入力部、書面データのリスト等を表示するための表示部を有している。
携帯電話機6は、PMBDB2におけるユーザのPMBアドレスに書面データが格納された場合に、書面がアップロードされたことを、携帯電話機の電子メールを用いて通知する。
また、携帯電話機6は、上記通知を受信すると、提携先サーバ1にアクセスして、アップロードされた書面データのリストを表示し、また、入力部から当該リストにおける書面データの閲覧、削除の指示があると、その旨を提携先サーバ1に送信する。
尚、ユーザが携帯電話機6を所持しない場合には、通知はハガキ等の書面によって為される。
電子ペーパー7は、USBメモリ10が接続可能であり、USBメモリ10にダウンロードされた書面データを表示する。
また、携帯電話機6に書面データがダウンロードされた場合には、携帯電話機6を電子ペーパー7に接続して、書面データを表示する。
USBメモリ10は、書面データをダウンロードする場合には、書面ダウンロード端末5に接続し、ダウンロードされた書面データを表示させる場合には、電子ペーパー7に接続する。
顧客(ユーザ)が、提携先にPMBの開設を書面で申し込むと、提携先サーバ1は、PMBDB2に当該ユーザ用のPMBを開設する。そして、格納場所を特定するPMBアドレスをユーザに書面又は電子メールで通知する。
そして、ユーザは、書面データを発送する発送先、書面データの種類等に関する情報を提携先に登録すると、提携先サーバ1にその情報が設定され、発送企業サーバ4からユーザ宛に発送される書面データを当該ユーザのPMBアドレスに格納可能となる。
発送企業サーバ4は、書面データをユーザのPMBアドレスを指定して提携先サーバ1に送信すると、提携先サーバ1は、そのPMBアドレスに書面データを格納する。
PMBに書面データが格納されたことをトリガーとして、提携先サーバ1がユーザにハガキ、連絡票、電子メールで、発送企業名、書面タイトル等の配達通知を行う。
ユーザが最寄りの書面ダウンロード端末5で、公的個人認証サービス等の電子証明書を用いた認証を行い、認証後に、接続したUSBメモリ10に書面データをダウンロードする。
ユーザは、USBメモリ10を電子ペーパー7に接続し、ダウンロードされた書面データを表示させ、内容を閲覧できるものである。
提携先サーバ1の記憶部13には、図2に示すユーザ管理テーブル131を記憶している。図2は、ユーザ管理テーブルの概略図である。
ユーザ管理テーブル131は、図2に示すように、ユーザ毎に発送企業、書面データの種類等の情報を記憶する。
また、ユーザ管理テーブル131に、ユーザIDに対応付けてユーザパスワードを記憶しておき、ユーザからの一覧表示要求の際に、当該パスワードで認証するようにしてもよい。
提携先サーバ1の制御部11が、記憶部13に格納された処理プログラムを主メモリ12にロードして実行可能とする処理手段として、図3に示すように、発送企業チェック手段111と、書面の種類チェック手段112と、ユーザ通知手段113と、一覧表示手段114と、データ制御手段115と、発送企業通知手段116とを有している。
図3は、処理手段とデータ群の概略図である。
発送企業チェック手段(発送元チェック手段)111は、発送企業サーバ4から提携先サーバ1に特定のPMBアドレス宛に書面データが送付された場合に、当該PMBアドレスに書面データを格納できる発送企業からのものかどうかを、ユーザ管理テーブル131を参照して判定する。
書面の種類チェック手段112は、書面データのデータ名(ファイル名)又はデータに付与された書面の種類を示す情報から書面の種類を特定し、更に、ユーザ管理テーブル131で定義された書類に対応する属性データを付与する。属性情報は、前述したとおり、内容を閲覧することなく削除できるか、また、内容を閲覧しなければ削除できないか、また、内容をダウンロードしなければ削除できないかを特定するためのものである。
ユーザ通知手段113は、書面データが当該ユーザのPMBアドレスに格納された場合に、ユーザ宛に書面データの格納を通知する。
具体的には、ユーザ通知手段113は、ユーザ管理テーブル131のユーザアドレスに電子メールアドレスが格納されている場合には、電子メールで通知し、ユーザアドレスに住所データが格納されている場合には、通知用のハガキ、書面を印刷する。
ユーザへの通知は、書面データがPMBに格納される度に行ってもよいが、一日に一度時間を決め、それまでに格納された複数の書面データについて通知するようにしてもよい。
一覧表示手段114は、書面ダウンロード端末5又は携帯電話機6からPMBに蓄積された書面データのタイトル一覧を閲覧する指示(一覧表示要求)が入力されると、書面ダウンロード端末5の表示部又は携帯電話機6の表示部に書面データのタイトル一覧を表示する。タイトル一覧表示については後述する。
データ制御手段115は、タイトル一覧表示された書面データのリストから閲覧しないで削除指示が入力された場合に、当該書面データの属性情報から閲覧しないで削除可能か否かを判定し、可能であればタイトル一覧から削除すると共に、一定期間経過後にPMBからの削除し、書面データの閲覧後に削除指示が入力された場合に、当該書面データの属性情報から閲覧後に削除可能か否かを判定し、可能であれば一定期間経過後にタイトル一覧から削除すると共にPMBからの削除し、また、書面データがダウンロードされた場合に、一定期間経過後にタイトル一覧から削除すると共にPMBからの削除する。
発送企業通知手段(発送元通知手段)116は、ユーザのPMBにおける書面データの閲覧、ダウンロードの状況を発送企業サーバ4に電子メールで通知する。これにより、発送企業は、発送した書面データがユーザに閲覧、ダウンロードされたことを把握することができる。
タイトル一覧表示について図4を参照しながら説明する。図4は、タイトル一覧表示の概略図である。
図4に示すように、書面ダウンロード端末5若しくは携帯電話機6の表示部にタイトル一覧が表示される。タイトル一覧表示では、タイトル番号、ダウンロードチェックボックス、タイトル名(書類名)、削除チェックボックスが表示される。
データ制御手段115が、閲覧又はダウンロードしなければ書面データを削除できないものであると判断した場合、タイトル一覧からの削除、PMBからの削除は行われない。
尚、タイトル一覧表示から書面データが閲覧された場合、タイトル一覧表示では、書類名は閲覧されたことが分かるよう閲覧前とは色を変えて表示する。
本システムによれば、紙の利用減・印刷減を実現でき、森林伐採減、ゴミの削除、CO2 の削減、資源利用減、廃棄物減を実現できる効果がある。
また、本システムによれば、実物流を電子化することで、時間短縮を図ることができる。
また、本システムによれば、物理的な紙保存に代え、電子保存にすることにより管理面で確実性・簡素化等のメリットを享受できる。
Claims (6)
- ユーザ毎のプライベート・メール・ボックス(PMB)を提供する提携先サーバと、PMBの書面データを記憶するPMBデータベースと、PMBの書面データをダウンロードする書面ダウンロード端末とを有するPMB提供システムであって、
前記提携先サーバの記憶部には、ユーザ毎に、前記PMBデータベースにおけるユーザのPMBアドレス、ユーザの通知先アドレス、書面データの発送元の情報、書面データの種類及び当該書面データの削除に関する属性情報を記憶するユーザ管理テーブルを備え、
前記提携先サーバの制御部によって実現される手段として、
PMBアドレスに発送された書面データについて当該PMBアドレスに対応する適正な発送元であるか否かを前記ユーザ管理テーブルを参照して認定し、適正な発送元からの書面データをPMBアドレスに格納する発送元チェック手段と、
PMBアドレスに格納された書面データについて種類を特定し、当該種類に応じて属性情報を付加する書面の種類チェック手段と、
PMBアドレスに書面データが格納された場合に、前記ユーザ管理テーブルを参照してユーザの通知先アドレスに通知処理を行うユーザ通知手段と、
前記書面ダウンロード端末からPMBに蓄積された書面データのタイトル一覧を表示する要求があると、前記書面ダウンロード端末の表示部に書面データのタイトル一覧を表示する一覧表示手段と、
前記表示された書面データのタイトル一覧から特定の書面データをダウンロードする指示が為されると、前記書面ダウンロード端末に接続するUSBメモリに書面データをダウンロードし、一定期間経過後に前記タイトル一覧から当該書面データのタイトルを削除し、PMBアドレスから当該書面データを削除し、前記タイトル一覧から特定の書面データをダウンロードせずに削除する指示が為されると、前記ユーザ管理テーブルにおける当該書面データの属性情報からダウンロードしないで削除可能か否かを判定し、削除可能であれば前記タイトル一覧から当該書面データのタイトルを削除し、一定期間経過後に前記PMBアドレスから当該書面データを削除し、削除可能でなければ前記タイトル一覧から当該書面データのタイトルを削除せず、前記PMBアドレスから書面データを削除しないデータ制御手段とを有することを特徴とするPMB提供システム。 - ユーザの通知アドレスが携帯電話機のメールアドレスである場合に、一覧表示手段は、当該携帯電話機の表示部に書面データのタイトル一覧を表示し、
データ制御手段は、前記表示された書面データのタイトル一覧から特定の書面データをダウンロードする指示が為されると、前記携帯電話機内のメモリに書面データをダウンロードし、一定期間経過後に、前記タイトル一覧から当該書面データのタイトルを削除し、PMBアドレスから書面データを削除することを特徴とする請求項1記載のPMB提供システム。 - データ制御手段が、書面データのタイトル一覧から特定の書面データを閲覧しないで削除する指示が為されると、ユーザ管理テーブルにおける当該書面データの属性情報を参照して、閲覧しないで削除可能か否かを判定し、閲覧しないで削除できるデータであれば、一定期間経過後に前記タイトル一覧から当該書面データのタイトルを削除し、PMBアドレスから書面データを削除し、閲覧しなければ削除できないデータであれば、前記タイトル一覧から当該書面データのタイトルを削除せず、前記PMBアドレスから書面データを削除しないことを特徴とする請求項1又は2記載のPMB提供システム。
- データ制御手段が、書面データのタイトル一覧から特定の書面データを閲覧して削除する指示が為されると、ユーザ管理テーブルにおける当該書面データの属性情報を参照して、閲覧すればダウンロードすることなく削除可能か否かを判定し、閲覧すればダウンロードすることなく削除できるデータであれば、一定期間経過後に前記タイトル一覧から当該書面データのタイトルを削除し、PMBアドレスから書面データを削除し、閲覧してもダウンロードしなければ削除できないデータであれば、前記タイトル一覧から当該書面データのタイトルを削除せず、前記PMBアドレスから書面データを削除しないことを特徴とする請求項1又は2記載のPMB提供システム。
- 提携先サーバの制御部によって実現される手段として、
ユーザのPMBにおける書面データの閲覧状況、ダウンロード状況をユーザ管理テーブルの発送元の情報に基づいて発送元に通知する発送元通知手段を設けたことを特徴とする請求項1乃至4のいずれか記載のPMB提供システム。 - USBメモリ又は携帯電話機内のメモリにダウンロードされた書面データを表示するのに電子ペーパーを用いたことを特徴とする請求項1乃至5のいずれか記載のPMB提供システム。
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