JP5012332B2 - 紙文書管理システム及び画像形成装置及び紙文書廃棄装置及び管理装置 - Google Patents

Description

本発明は、紙文書管理システム及び画像形成装置及び紙文書廃棄装置及び管理装置に関する。

電子文書や紙文書（以下、まとめて単に文書と言うこともある）は、生成あるいは印刷された時点から廃棄されるまでの間、一連のドキュメントライフサイクルを経る。このドキュメントライフサイクル全般に渡り、文書の不正流出、不正利用を防止する技術が知られている。例えば、特許文献１には、電子文書に一意のコンテンツＩＤを割り当て、電子文書が利用（閲覧、印刷、コピー、ＦＡＸ送信、紙文書廃棄装置による廃棄等）される都度、その操作履歴を含むログを生成し、管理する技術が開示される。この技術では、例えば、紙文書の廃棄に際して、当該ユーザによる廃棄を許可するか否かを判定し、廃棄を保留したり、また承認したりする。廃棄が承認された場合には廃棄後、そのログが集計されるため、印刷やコピーされたものの内、何枚が紙文書廃棄装置で破棄され現在残っているものが何枚かといった状況管理が可能となる。
特開２００６−９９３４８号

電子文書には、単ページで構成されるものもあれば、複数ページから構成されるものもある。当然ながらこの後者に当たる電子文書が印刷された場合、複数ページからなる一群の印刷物が出力されることとなるが、これまでは複数ページからなる電子文書が複数部印刷されたとしても、あるページが何部目に印刷された何ページ目の印刷物であるか等の管理は行なわれていなかったため、何部数目の何ページ目が廃棄されたか等の状況把握が困難となっていた。

本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、紙文書の部及び頁に付与された識別情報に基づき紙文書の廃棄状況を管理することを可能にした紙文書管理システム及び画像形成装置及び紙文書廃棄装置及び管理装置を提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の紙文書管理システムの発明は、文書の部単位及び頁単位で一意となる識別情報を作成する作成手段と、前記作成手段で作成された識別情報が合成された文書の印刷を行なう印刷手段と、前記印刷手段により印刷された紙文書の廃棄に際して、同一部数内における全ての頁を一括して廃棄する場合のみ廃棄を許可する旨の規定を含んだ紙文書廃棄規約と前記識別情報とに基づき同一文書内における全ての頁を一括して廃棄する場合のみ廃棄可能と判定する判定手段と、前記判定手段による判定結果に基づき前記紙文書の廃棄を行なう廃棄処理手段と、前記廃棄処理手段による廃棄及び前記印刷手段による印刷に係わる情報に基づき紙文書の管理を行なう管理手段とを具備するように構成される。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記紙文書廃棄規約は、部単位に設けられ、前記判定手段は、前記廃棄対象の紙文書に合成された識別情報と前記部単位に設けられた紙文書廃棄規約とに基づき紙文書の廃棄可否を判定するように構成される。

また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記紙文書廃棄規約は、所定の権限以上を有する操作者が同一部数内における全ての頁を一括して廃棄する場合のみ廃棄を許可する旨の規定を更に含み、前記判定手段は、前記廃棄対象の紙文書に合成された識別情報と前記紙文書廃棄規約とに基づき所定の権限以上を有する操作者が同一部数内における全ての頁を一括して廃棄する場合のみ廃棄可と判定するように構成される。

また、請求項４の紙文書廃棄装置の発明は、紙文書の廃棄に際して、該紙文書内に印刷された該紙文書の部単位及び頁単位で一意となる識別情報と、同一部数内における全ての頁を一括して廃棄する場合のみ廃棄を許可する旨の規定を含んだ紙文書廃棄規約とに基づき、同一部数内における全ての頁が一括して廃棄対象とされた場合に廃棄可と判定する判定結果を取得する取得手段と、前記取得手段により取得した判定結果に基づき前記紙文書の廃棄を行なう廃棄処理手段とを具備するように構成される。

また、請求項５の管理装置の発明は、文書の部単位及び頁単位で一意となる識別情報を含む印刷管理情報を管理する印刷情報管理手段と、同一部数内における全ての頁を一括して廃棄する場合のみ廃棄を許可する旨の規定を含んだ紙文書廃棄規約を管理する廃棄規約管理手段と、紙文書の廃棄に際して、該紙文書の識別情報と前記紙文書廃棄規約とに基づき同一部数内における全ての頁が一括して廃棄対象とされた場合に廃棄可と判定する判定手段とを具備するように構成される。

請求項１の紙文書管理システムの発明によれば、部及び頁に基づき紙文書の廃棄状況を管理しない場合に比べて、紙文書に対するセキュリティを向上させられる。

また、請求項２の紙文書管理システムの発明によれば、本構成を有さない場合に比べて、部単位に紙文書の廃棄規約を規定できる。

請求項３の紙文書管理システムの発明によれば、部及び頁に基づき紙文書の廃棄状況を管理しない場合に比べて、紙文書に対するセキュリティを向上させられる。

請求項４の紙文書管理システムの発明によれば、部及び頁に基づき紙文書の廃棄状況を管理しない場合に比べて、紙文書に対するセキュリティを向上させられる。

請求項５の紙文書管理システムの発明によれば、部及び頁に基づき紙文書の廃棄状況を管理しない場合に比べて、紙文書に対するセキュリティを向上させられる。

以下、本発明に係わる紙文書管理システム及び画像形成装置及び紙文書廃棄装置及び管理装置の実施例について添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明の実施の一形態に係わる紙文書管理システムの全体構成の一例を示す図である。

紙文書管理システムには、ＬＡＮ（Local Area Network）やＷＡＮ（Wide Area Network）等で構成されたネットワーク５０を介してクライアント端末１０と、サーバ端末２０と、画像形成装置３０と、シュレッダー４０とが接続されている。なお、ここに図示する構成はあくまで一例であり、例えば、クライアント端末１０が複数台接続される構成であってもよい。

クライアント端末１０は、ユーザが扱うコンピュータ等であり、本実施例においては特に、ユーザからの印刷指示に基づく印刷ジョブを生成し、それを画像形成装置３０に向けて送信する機能を果たす。クライアント端末１０には、プリンタドライバ１１がインストールされており、クライアント端末１０において印刷を指示する際には、このプリンタドライバ１１上で当該指示に基づく印刷ジョブが生成される。

サーバ端末２０は、要求に応じて各種データや各種処理の実行結果等を要求元に応答するコンピュータ等であり、本実施例においては特に、印刷管理情報の管理や紙文書の廃棄規約（以下、廃棄ポリシーと言う）の管理等を行なう機能を果たす。なお、本実施例においては、紙文書の廃棄ポリシーの１つとして、同一部数内における複数ページを一括して廃棄する場合のみ廃棄を許可する旨の規定がなされている。すなわち、複数ページからなる紙文書の廃棄に際しては、全てのページが揃っており、またそのページが同一部（例えば、１部目等）で構成されたものでなければ、紙文書の廃棄が禁止される。

画像形成装置３０は、用紙等の記録媒体上に画像を形成し印刷を行う画像形成機器等であり、本実施例においては特に、クライアント端末１０からの印刷ジョブに基づき印刷を行う機能を果たす。なお、画像形成装置３０には、印刷機能、コピー機能、スキャン機能、ファックス機能等の全部若しくはその一部を含む機能が備えられる。

シュレッダー４０は、用紙等の記録媒体の廃棄を行なう廃棄機器等であり、本実施例においては特に、断裁により紙文書の廃棄を行なう機能を果たす。シュレッダー４０には、自動給紙フィーダーが備わっており、廃棄対象となる紙文書が複数枚投入された場合であっても、投入された紙文書を順次、自装置内に取り込み廃棄する。

以上が、本発明に係わる紙文書管理システムの全体構成の説明である。なお、上記説明した、クライアント端末１０、サーバ端末２０、画像形成装置３０及びシュレッダー４０などの各装置には、コンピュータが組み込まれており、これらコンピュータは、主制御手段としてのＣＰＵ(Central Processing Unit)等、記憶手段としてのＲＯＭ(Read Only Memory)、ＲＡＭ(Random Access Memory)、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等、入出力手段としてのキーボード、マウス、ディスプレイ等、通信手段としてのネットワークカード等がバスにより接続されて構成される。なお、これら各構成手段は、記憶手段に記憶されたプログラムが主制御手段により実行されることで制御される。

ここで、本実施例における紙文書管理システムの説明を分かり易くするために、紙文書の印刷から当該文書を廃棄するまでの一連の処理の流れについて簡単に説明する。

まず、図２から図５を用いて、紙文書を印刷する際の処理の流れについて説明する。なお、ここでは複数部数且つ複数ページの印刷が指示されたものとして説明する。

ユーザにより印刷が指示されると（ステップＳ１０１）、これを受けたクライアント端末１０は、当該指示に係わる情報（以下、印刷指示情報と言う）をサーバ端末２０に向けて送信する（ステップＳ１０２）。印刷指示情報は、例えば、印刷者を特定するための印刷者特定情報（例えば、ＩＰアドレス、ユーザ名）、印刷指示時刻等から構成される。

印刷指示情報を受信したサーバ端末２０では、当該指示情報に対応する印刷時管理ＩＤを作成し（ステップＳ１０３）、当該ＩＤと関連付けて印刷指示情報を印刷管理情報として管理する（ステップＳ１０４）。また、サーバ端末２０は、この印刷時管理ＩＤをクライアント端末１０に通知する（ステップＳ１０５）。これを受けたクライアント端末１０では、ステップＳ１０１における指示に基づく印刷ジョブを生成するとともに、当該通知された印刷時管理ＩＤを当該ジョブに埋め込み（ステップＳ１０６）、それを画像形成装置３０に向けて送信する（ステップＳ１０７）。

画像形成装置３０では、受信した印刷ジョブを解析し、当該ジョブから印刷時管理ＩＤ、部数情報、ページ情報等を取得する（ステップＳ１０８）。そして、これら情報に基づく紙文書管理ＩＤを作成する（ステップＳ１０９）。ここで、紙文書管理ＩＤの番号体系は例えば、図３に示す構成となる。この場合、２ページからなる電子文書に対して３部の印刷が指示された場合における紙文書管理ＩＤの一例が示されており、紙文書管理ＩＤは、部及びページに対してユニークな番号として構成されている。具体的には、親番号が部数毎にユニークに割り当てられ、枝番号が当該部数内におけるページ数毎にユニークに割り当てられている。例えば、１部目には、部数を示す親番号として「Ａ」が与えられており、１ページ目にはＡ−１、同じく２ページ目にはＡ−２が紙文書管理ＩＤとして割り当てられている。

図２に戻り、このようにして紙文書管理ＩＤが作成されると、画像形成装置３０は、当該ＩＤに複数ページフラグ（複数ページの印刷であればオンとなる）を加えた透かし情報を生成する。より詳細に説明すると、透かし情報は、図４に示すように、紙文書管理ＩＤ（親番号、枝番号を含む）、複数ページフラグから構成される。また、先頭ページ（１ページ目）には、紙文書管理ＩＤ、複数ページフラグの他、先頭ページフラグ（先頭ページであることを示すフラグ）、総ページ数が含まれる。

図２に戻り、透かし情報の生成が済むと、画像形成装置３０は次に、当該生成した透かし情報を各ページイメージに合成し、この合成されたページイメージに基づき印刷を行う（ステップＳ１１０）。そして、当該印刷に係わる情報（以下、印刷実行情報と言う）をサーバ端末２０に向けて送信する（ステップＳ１１１）。印刷実行情報を受信したサーバ端末２０では、当該情報を前述の印刷管理情報として管理する（ステップＳ１１２）。なお、印刷実行情報は、例えば、印刷時管理ＩＤ、総部数、総ページ数、１または複数の紙文書管理ＩＤ等から構成される。

ここで、サーバ端末２０における印刷管理情報は、例えば、図５に示す構成となる。印刷管理情報は、クライアント端末１０から送られてきた印刷指示情報と、画像形成装置３０から送られてきた印刷実行情報とを含んで構成される。印刷指示情報及び印刷実行情報は、印刷時管理ＩＤによりそれぞれ関連付けられる。

次に、図６及び図７を用いて、紙文書を廃棄する際の処理の流れについて説明する。なお、ここでは複数部数且つ複数ページからなる紙文書の内、同一部数として印刷された複数紙文書が一括して廃棄される場合の処理の流れについて説明する。

ユーザにより廃棄対象となる複数の紙文書がシュレッダー４０に投入されると、シュレッダー４０はまず、紙文書内における透かし情報を読み取り、紙文書各々から紙文書管理ＩＤを取得する（ステップＳ２０１）。このとき、透かし情報内に複数ページフラグがオンされているか否かの検出も行なう。なお、ここでは複数ページフラグがオンされているものとする。

シュレッダー４０は、複数ページフラグがオンされている旨検出すると（ステップＳ２０２）、当該投入された紙文書を即時廃棄せずに一旦、保留領域に退避させる（ステップＳ２０３）。そして、当該取得した紙文書管理ＩＤ群の中に同一親番号のものがあるか、また先頭ページフラグを持つものがあるか等の廃棄問合せ前確認処理を実施した後（ステップＳ２０４）、各紙文書から読み取った紙文書管理ＩＤ群を含む情報（以下、この情報のことを廃棄可否問合せ情報と言う）をサーバ端末２０に向けて送信する（ステップＳ２０５）。

すると、これを受けたサーバ端末２０は、当該送られてきたＩＤに基づき印刷管理情報、廃棄ポリシーを参照し、当該紙文書の廃棄可否の判定を行なう（ステップＳ２０６）。なお、上述した通り、本実施例における廃棄ポリシーでは、同一部数内における複数ページを一括して廃棄する場合のみ廃棄を許可する旨の規定がなされているため、この判定では、同一部数内における複数ページ全てが揃っている場合に限り廃棄可と判定されることになる。ここで、図７には、廃棄可否判定の概要の一例が示される。この判定では、例えば、パターン１のように同一部数内における複数ページ全てが揃っている場合には廃棄可と判定されることになるが、パターン２のように２ページ目が欠けている場合には廃棄不可と判定される。また、パターン３のように２ページ目が揃っていたとしても異なる部として印刷されたページであれば、パターン２同様に廃棄不可と判定される。

図６に戻り、上記説明した判定がサーバ端末２０で行なわれ、その結果がシュレッダー４０に応答されると（ステップＳ２０７）、シュレッダー４０では、当該結果に基づき紙文書を廃棄あるいは廃棄保留とする。ここでは、廃棄可と判定されたとする。すると、これを受けたシュレッダー４０では、廃棄対象として投入された紙文書を廃棄するとともに（ステップＳ２０８）、当該廃棄した紙文書各々の紙文書管理ＩＤを含む情報（以下、この情報のことを廃棄情報と言う）をサーバ端末２０に向けて送信する（ステップＳ２０９）。これを受けたサーバ端末２０では、当該廃棄情報に基づき印刷管理情報を更新する（ステップＳ２１０）。

次に、図８を用いて、上記図１に示す紙文書管理システムを構成する各装置における機能的な構成の一例について説明する。

クライアント端末１０には、上述した通り、プリンタドライバ１１が設けられている。プリンタドライバ１１は、印刷対象となる電子文書に基づき印刷先となる画像形成装置３０が解釈可能な形式の印刷ジョブを生成し、それを送信する機能を果たし、印刷指示情報を作成する印刷指示情報作成部１２と、当該作成された印刷指示情報をサーバ端末２０に向けて送信する印刷指示情報送信部１３と、印刷ジョブを生成する印刷ジョブ生成部１４と、当該生成された印刷ジョブを画像形成装置３０に向けて送信する印刷ジョブ送信部１５とを具備して構成される。

画像形成装置３０は、印刷ジョブを解析する印刷ジョブ解析部３１と、当該解析結果に基づき紙文書管理ＩＤを作成する紙文書管理ＩＤ作成部３２と、当該作成された紙文書管理ＩＤを含む透かし情報を生成する透かし情報生成部３３と、当該生成された透かし情報を各ページのページイメージに合成する合成部３４と、当該合成されたページイメージに基づき印刷を行う印刷部３５と、当該印刷に係わる印刷実行情報を作成する印刷実行情報作成部３６と、当該作成した印刷実行情報をサーバ端末２０に向けて送信する印刷実行情報送信部３７とを具備して構成される。

サーバ端末２０は、クライアント端末１０からの印刷指示情報、画像形成装置３０からの印刷実行情報、シュレッダー４０からの廃棄情報を取得（受信）する印刷管理情報取得部２１と、当該取得した情報を印刷管理情報として管理する印刷管理情報管理部２２と、紙文書の廃棄ポリシーを管理する廃棄ポリシー管理部２３と、当該廃棄ポリシー等に基づき紙文書の廃棄可否の判定を行なう廃棄可否判定部２４とを具備して構成される。

シュレッダー４０は、廃棄対象となる紙文書各々から紙文書管理ＩＤを取得する紙文書管理ＩＤ取得部４１と、サーバ端末２０から廃棄可否結果を取得する廃棄可否結果取得部４２と、紙文書管理ＩＤに基づき紙文書の廃棄可否を判定する廃棄可否判定部４３と、紙文書の廃棄に係わる制御全般を行なう廃棄制御部４４と、紙文書を廃棄する廃棄処理部４５と、当該廃棄に係わる廃棄情報をサーバ端末２０に向けて送信する廃棄情報送信部４６とを具備して構成される。

以上が、クライアント端末１０、画像形成装置３０、サーバ端末２０、シュレッダー４０についての説明である。なお、上記図８を用いて、各装置における機能的な構成の一例について説明したが、これら各装置に設けられた機能的な構成は、必ずしも上記図示した通りに実現される必要はなく、いずれかの装置に全部若しくはその一部が実現されていればよい。例えば、サーバ端末２０における廃棄可否判定部２４をシュレッダー４０に組み込み、サーバ端末２０側で廃棄可否の判定を行なわず、シュレッダー４０側で廃棄可否の判定を行なうようにしてもよい。

次に、図９から図１３を用いて、上記説明した紙文書管理システムを構成する各装置における処理の流れについて説明する。

まず、図９を用いて、クライアント端末１０における処理の流れについて説明する。

クライアント端末１０は、印刷指示待ち状態にある（ステップＳ３０１でＮＯ）。ここで、ユーザにより印刷が指示されると（ステップＳ３０１でＹＥＳ）、これを受けたクライアント端末１０は、印刷指示情報作成部１２において、当該指示に係わる印刷指示情報を作成するとともに、印刷指示情報送信部１３において、当該作成した印刷指示情報をサーバ端末２０に向けて送信する（ステップＳ３０３）。

印刷指示情報送信後、クライアント端末１０は、印刷時管理ＩＤの受信待ちとなる（ステップＳ３０４でＮＯ）。ここで、サーバ端末２０から印刷時管理ＩＤが送られてくると、クライアント端末１０は、印刷ジョブ生成部１４において、ステップＳ３０１における指示に基づく印刷ジョブを生成するとともに、当該通知された印刷時管理ＩＤを当該ジョブに埋め込み（ステップＳ３０５）、印刷ジョブ送信部１５において、当該生成した印刷ジョブを画像形成装置３０に向けて送信する（ステップＳ３０６）。そして、この処理を終了する。

次に、図１０を用いて、画像形成装置３０における処理の流れについて説明する。

画像形成装置３０は、印刷ジョブ受信待ち状態にある（ステップＳ４０１でＮＯ）。ここで、クライアント端末１０から印刷ジョブが送られてくると（ステップＳ４０１でＹＥＳ）、これを受けた画像形成装置３０は、印刷ジョブ解析部３１において、当該受信した印刷ジョブを解析し、当該ジョブから印刷時管理ＩＤ、部数情報、ページ情報等を取得する（ステップＳ４０２）。

画像形成装置３０は次に、紙文書管理ＩＤ作成部３２において、この取得した情報に基づく紙文書管理ＩＤの作成を行なう。この処理ではまず、複数部数の印刷が指定されているか否かの判定を行なう。判定の結果、複数部数が指定されていなければ（ステップＳ４０３でＮＯ）、ページ情報に基づく紙文書管理ＩＤを作成し（ステップＳ４０４）、透かし情報生成部３３において、当該生成した紙文書管理ＩＤと複数ページフラグ（オフ）とを含む透かし情報を生成した後（ステップＳ４０５）、ステップＳ４１０の処理に移る。この場合、紙文書管理ＩＤは、上記図３で説明した枝番号のみで構成されることになる。

一方、ステップＳ４０３において複数部数であると判定された場合には（ステップＳ４０３でＹＥＳ）、続いて、複数ページが指定されているか否かの判定を行なう。判定の結果、複数ページが指定されていれば（ステップＳ４０６でＹＥＳ）、部数情報、ページ情報に基づく紙文書管理ＩＤが作成されることになるが（ステップＳ４０７）、複数ページが指定されていなければ（ステップＳ４０６でＮＯ）、部数に基づく紙文書管理ＩＤが作成される（ステップＳ４０８）。すなわち、複数部数且つ複数ページが指定された印刷の場合、紙文書管理ＩＤは、上記図３で説明した親番号、枝番号から構成されることになり、複数部数であるが単ページが指定された印刷の場合、紙文書管理ＩＤは、上記図３で説明した親番号のみから構成される。

上記手順により紙文書管理ＩＤが作成されると、透かし情報生成部３３において、当該生成した紙文書管理ＩＤと複数ページフラグ（オン）とを含む透かし情報の生成を行なう（ステップＳ４０９）。なお、上述した通り、先頭ページには、紙文書管理ＩＤ、複数ページフラグの他、先頭ページフラグ、総ページ数が含まれる。

透かし情報の生成が済むと、画像形成装置３０は次に、合成部３４において、当該生成した透かし情報を各ページイメージに合成し（ステップＳ４１０）、印刷部３５において、この合成されたページイメージに基づく印刷を行う（ステップＳ４１１）。そして、印刷実行情報作成部３６において、当該印刷に係わる印刷実行情報を作成し、印刷実行情報送信部３７において、それをサーバ端末２０に向けて送信する（ステップＳ４１２）。そして、この処理は終了する。

次に、図１１を用いて、サーバ端末２０における処理の流れについて説明する。

サーバ端末２０は、各装置からの情報受信待ち状態にある（ステップＳ５０１〜ステップＳ５０４でＮＯ）。ここで、クライアント端末１０から印刷指示情報が送られてくると、サーバ端末２０は、印刷管理情報取得部２１において、当該情報を取得（受信）するとともに（ステップＳ５０１でＹＥＳ）、印刷管理情報管理部２２において、印刷時管理ＩＤを作成し、それを応答としてクライアント端末１０に送信する（ステップＳ５０５）。またこのとき、印刷管理情報管理部２２では、当該受信した印刷指示情報を印刷管理情報として管理する（ステップＳ５０６）。そして、この処理は終了する。

また、上記受信待ち状態において、画像形成装置３０から印刷実行情報が送られてきた場合には（ステップＳ５０１でＮＯの後、ステップＳ５０２でＹＥＳ）、サーバ端末２０は、印刷管理情報取得部２１において、当該情報を取得（受信）するとともに（ステップＳ５０１でＹＥＳ）、印刷管理情報管理部２２において、当該受信した印刷指示情報を印刷管理情報として管理する（ステップＳ５０７）。そして、この処理は終了する。

また、上記受信待ち状態において、シュレッダー４０から廃棄可否問合せ情報が送られてきた場合には（ステップＳ５０１及ぶステップＳ５０２でＮＯの後、ステップＳ５０３でＹＥＳ）、サーバ端末２０は、廃棄可否判定部２４において、当該受信した廃棄可否問合せ情報内に含まれた紙文書管理ＩＤ群と、廃棄ポリシー管理部２３に管理された廃棄ポリシーとに基づき紙文書の廃棄の可否を判定し（ステップＳ５０８）、その結果をシュレッダー４０に送信する（ステップＳ５０９）。そして、この処理は終了する。

また、上記受信待ち状態において、シュレッダー４０から廃棄情報が送られてきた場合には（ステップＳ５０１及ぶステップＳ５０２及びステップＳ５０３でＮＯの後、ステップＳ５０４でＹＥＳ）、サーバ端末２０は、印刷管理情報管理部２２において、当該受信した廃棄情報に基づき印刷管理情報の更新を行なう（ステップＳ５０７）。そして、この処理は終了する。

次に、図１２及び図１３を用いて、シュレッダー４０における処理の流れについて説明する。まず、図１２を用いてシュレッダー４０におけるメイン動作について説明する。

シュレッダー４０は、紙文書の投入待ち状態にある（ステップＳ６０１でＮＯ）。ここで、ユーザにより廃棄対象となる紙文書が投入されると（ステップＳ６０１でＹＥＳ）、シュレッダー４０は、紙文書管理ＩＤ取得部４１において、当該紙文書から透かし情報を読み取り、各紙文書に透かし情報として埋め込まれた紙文書管理ＩＤを取得する（ステップＳ６０２）。このとき、透かし情報内に複数ページフラグがオンされているか否かの検出も行なう。

ここで、複数ページフラグがオフであったならば（ステップＳ６０３でＮＯ）、ステップＳ６１１の処理に移り、当該投入された紙文書の廃棄処理等を実施するが、複数ページフラグがオンであったならば（ステップＳ６０３でＹＥＳ）、シュレッダー４０は、廃棄制御部４４において、当該投入された紙文書に対する廃棄処理を保留させる（ステップＳ６０４）。

その後、シュレッダー４０では、廃棄問合せ前確認処理が実施される（ステップＳ６０５）。なお、廃棄問合せ前確認処理の詳細については後述する。この処理の終了後、シュレッダー４０は、当該処理結果に基づき投入された紙文書の廃棄可否を判定する。この結果、廃棄不可と判定された場合には（ステップＳ６０６でＮＯ）、廃棄不可である旨を音声、表示等によりユーザに通知した後（ステップＳ６０７）、この処理は終了する。

また、ステップＳ６０６において廃棄可と判定された場合には（ステップＳ６０６でＹＥＳ）、廃棄情報送信部４６において、各紙文書から読み取った紙文書管理ＩＤ群を含む廃棄可否問合せ情報をサーバ端末２０に向けて送信する（ステップＳ６０８）。その後、シュレッダー４０は、サーバ端末２０からの応答待ちとなる（ステップＳ６０９でＮＯ）。

ここで、サーバ端末２０から廃棄可否問合せ情報に基づく応答が返送されてくると（ステップＳ６０９でＹＥＳ）、シュレッダー４０は、廃棄可否結果取得部４２において、これを取得（受信）するとともに、当該廃棄可否判定結果に基づきステップＳ６０１において投入された紙文書に対する廃棄処理を行う。すなわち、破棄可否判定結果に廃棄不可が設定されていた場合には（ステップＳ６１０でＮＯ）、廃棄不可である旨を音声、表示等によりユーザに通知した後（ステップＳ６０７）、この処理を終了することになるが、破棄可否判定結果に廃棄可が設定されていた場合には（ステップＳ６１０でＹＥＳ）、廃棄処理部４５において、廃棄対象として投入された紙文書を廃棄する（ステップＳ６１１）。またこの廃棄とともにシュレッダー４０は、廃棄情報送信部４５において、当該廃棄した紙文書各々の紙文書管理ＩＤを含む廃棄情報をサーバ端末２０に向けて送信する（ステップＳ６１２）。そして、この処理は終了する。

続いて、図１３を用いて、上記ステップＳ６０５における廃棄問合せ前確認処理について説明する。なお、この図１３に示す処理は主に、廃棄可否判定部４３において行なわれる。

廃棄問合せ前確認処理が開始されるとまず、廃棄対象の紙文書から読み取られた紙文書管理ＩＤの中に、同一親番号を持つものが存在するか否かの判定が行なわれる。ここで、同一親番号を持つものがないと判定された場合には（ステップＳ７０１でＮＯ）、廃棄不可として（ステップＳ７０５）、この処理を終了する。これは、同一の親番号を持つものがなければ、同一部数内で印刷された紙文書が存在しないこととなり、本実施例における廃棄ポリシーに反するためである。

また、上記判定において同一親番号を持つものがあると判定された場合には（ステップＳ７０１でＹＥＳ）、続いて、廃棄対象の紙文書各々の透かし情報内に先頭ページフラグを持つものが存在するか否かの判定が行なわれる。ここで、先頭ページフラグを持つものがないと判定された場合には（ステップＳ７０２でＮＯ）、廃棄不可として（ステップＳ７０５）、この処理を終了する。これは、先頭ページフラグを持つ紙文書がなければ、少なくとも１ページ目が含まれていないこととなり、ページが欠けていることになるので、本実施例における廃棄ポリシーに反するためである。

また、上記判定において先頭ページフラグを持つものがあると判定された場合には（ステップＳ７０２でＹＥＳ）、続いて、当該紙文書の透かし情報から総ページ数を取得し当該総ページ数と、投入された紙文書のページ数とが同一であるか否かの判定を行う（ステップＳ７０３）。ここで、透かし情報内の総ページ数と投入された紙文書のページ数とが異なる場合には（ステップＳ７０４でＮＯ）、廃棄不可として（ステップＳ７０５）、この処理を終了する。これは、投入された紙文書のページ数が透かし情報内の総ページ数と同一でなければ、ページ不足またはページ漏れが生じていることとなり、本実施例における廃棄ポリシーに反するためである。

また、上記判定において透かし情報内の総ページ数と投入された紙文書のページ数とが同じであると判定された場合には（ステップＳ７０４でＹＥＳ）、廃棄可として（ステップＳ７０６）、この処理を終了する。

以上が本発明の代表的な実施形態の一例であるが、本発明は、上記及び図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。

例えば、上記実施例においては、電子文書に基づき印刷された紙文書を対象としていたが、これに限られず、紙文書からコピーされた紙文書に対しても上記説明した処理を適用することができる。ここで、この場合における処理の一例として、画像形成装置３０において紙文書がコピーされる際の処理の流れについて簡単に説明する。

図１４において、ユーザによりコピーが指示されると（ステップＳ８０１）、これを受けた画像形成装置３０は、当該指示に係わるコピー指示情報をサーバ端末２０に向けて送信する（ステップＳ８０２）。コピー指示情報は、上記した印刷指示情報と同等のものであり、例えば、コピー者を特定するためのコピー者特定情報（例えば、ユーザ名）、コピー指示時刻等から構成される。

コピー指示情報を受信したサーバ端末２０では、当該指示情報に対応するコピー時管理ＩＤを作成し（ステップＳ８０３）、当該ＩＤと関連付けてコピー指示情報をコピー管理情報として管理する（ステップＳ８０４）。また、コピー時管理ＩＤを画像形成装置３０に通知する（ステップＳ８０５）。これを受けた画像形成装置３０では、ステップＳ８０１において指示された部数、ページ数に基づく紙文書管理ＩＤを作成する（ステップＳ８０６）。なお、紙文書管理ＩＤの番号体系は、上記説明した図３と同様となるため、その説明は省略する。

紙文書管理ＩＤが作成されると、画像形成装置３０は、当該ＩＤに複数ページフラグ（複数ページのコピーであればオンとなる）を加えた透かし情報を生成する。なお、ここで生成される透かし情報も、上記説明した図４と同様となるため、その説明は省略する。

透かし情報の生成が済むと、画像形成装置３０は次に、当該生成した透かし情報を各ページイメージに合成し、この合成されたページイメージに基づきコピーを行う（ステップＳ８０８）。そして、当該コピーに係わるコピー実行情報をサーバ端末２０に向けて送信する（ステップＳ８０８）。コピー実行情報を受信したサーバ端末２０では、当該情報を前述のコピー管理情報として管理する（ステップＳ８０９）。なお、コピー実行情報は、上記したコピー実行情報と同等のものであり、例えば、コピー時管理ＩＤ、総部数、総ページ数、１または複数の紙文書管理ＩＤ等から構成される。以上が、コピー時に転用した場合における処理の流れについての説明である。なお、当該コピーされた紙文書の廃棄時の処理の流れは、上記図６と同様となるため、その説明は省略する。

また、上記実施例においては、廃棄ポリシーとして、同一部数内における複数ページを一括して廃棄する場合のみ廃棄を許可する旨の規定がなされている場合について説明したが、廃棄ポリシーは適宜変更することができる。例えば、図１５に示すように、部単位に異なる廃棄ポリシーを設けるようにしてもよい。この場合、１部目に対しては管理者権限以上を有するユーザによる同一部数における複数ページの一括廃棄のみ可とし、２部目に対しては権限に関係なく同一部数における複数ページの一括廃棄のみ可とされている。また、３部目以降に対しては部数やページ数に関係なく廃棄が許可される。このように部単位に異なる廃棄ポリシーを規定した場合、例えば、部単位に用紙種が異なる時などに有用となる（例えば、１部目：透かし入り用紙（社外秘）、２部目透かし入り用紙（コピー禁止）、３部目以降：普通紙）。またこの場合、廃棄に際してユーザ権限を確認する必要があるため、シュレッダー４０に認証手段を設ける。

なお、上記説明したクライアント端末１０、サーバ端末２０、画像形成装置３０、シュレッダー４０において動作するプログラムは、ネットワーク等の通信手段により提供することは勿論、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ等の外部記録媒体に記録して提供することも可能である。

本発明の実施の一形態に係わる紙文書管理システムの全体構成の一例を示す図である。 紙文書を印刷する際の処理の流れを示すシーケンスチャートである。 紙文書管理ＩＤの番号体系の一例を示す図である。 透かし情報の構成の一例を示す図である。 印刷管理情報の構成の一例を示す図である。 紙文書を廃棄する際の処理の流れを示すシーケンスチャートである。 紙文書の廃棄判定の概要の一例を示す図である。 図１に示す紙文書管理システムを構成する各装置における機能的な構成の一例を示す図である。 クライアント端末１０における処理の流れを示すフローチャートである。 画像形成装置３０における処理の流れを示すフローチャートである。 サーバ端末２０における処理の流れを示すフローチャートである。 シュレッダー４０における処理の流れを示す第１のフローチャートである。 シュレッダー４０における処理の流れを示す第２のフローチャートである。 第１の変形例を説明するための図である。 第２の変形例を説明するための図である。

符号の説明

１０ クライアント端末
１１ プリンタドライバ
１２ 印刷指示情報作成部
１３ 印刷指示情報送信部
１４ 印刷ジョブ生成部
１５ 印刷ジョブ送信部
２０ サーバ端末
２１ 印刷管理情報取得部
２２ 印刷管理情報管理部
２３ 廃棄ポリシー管理部
２４ 廃棄可否判定部
３０ 画像形成装置
３１ 印刷ジョブ解析部
３２ 紙文書管理ＩＤ作成部
３３ 透かし情報生成部
３４ 合成部
３５ 印刷部
３６ 印刷実行情報作成部
３７ 印刷実行情報送信部
４０ シュレッダー
４１ 紙文書管理ＩＤ取得部
４２ 廃棄可否結果取得部
４３ 廃棄可否判定部
４４ 廃棄制御部
４５ 廃棄処理部
４６ 廃棄情報送信部
５０ ネットワーク

Claims (5)

1. 文書の部単位及び頁単位で一意となる識別情報を作成する作成手段と、
   前記作成手段で作成された識別情報が合成された文書の印刷を行なう印刷手段と、
   前記印刷手段により印刷された紙文書の廃棄に際して、同一部数内における全ての頁を一括して廃棄する場合のみ廃棄を許可する旨の規定を含んだ紙文書廃棄規約と前記識別情報とに基づき同一文書内における全ての頁を一括して廃棄する場合のみ廃棄可能と判定する判定手段と、
   前記判定手段による判定結果に基づき前記紙文書の廃棄を行なう廃棄処理手段と、
   前記廃棄処理手段による廃棄及び前記印刷手段による印刷に係わる情報に基づき紙文書の管理を行なう管理手段と
   を具備する紙文書管理システム。
2. 前記紙文書廃棄規約は、
   部単位に設けられ、
   前記判定手段は、
   前記廃棄対象の紙文書に合成された識別情報と前記部単位に設けられた紙文書廃棄規約とに基づき紙文書の廃棄可否を判定する
   請求項１記載の紙文書管理システム。
3. 前記紙文書廃棄規約は、
   所定の権限以上を有する操作者が同一部数内における全ての頁を一括して廃棄する場合のみ廃棄を許可する旨の規定を更に含み、
   前記判定手段は、
   前記廃棄対象の紙文書に合成された識別情報と前記紙文書廃棄規約とに基づき所定の権限以上を有する操作者が同一部数内における全ての頁を一括して廃棄する場合のみ廃棄可と判定する
   請求項１または２記載の紙文書管理システム。
4. 紙文書の廃棄に際して、該紙文書内に印刷された該紙文書の部単位及び頁単位で一意となる識別情報と、同一部数内における全ての頁を一括して廃棄する場合のみ廃棄を許可する旨の規定を含んだ紙文書廃棄規約とに基づき、同一部数内における全ての頁が一括して廃棄対象とされた場合に廃棄可と判定する判定結果を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得した判定結果に基づき前記紙文書の廃棄を行なう廃棄処理手段と
   を具備する紙文書廃棄装置。
5. 文書の部単位及び頁単位で一意となる識別情報を含む印刷管理情報を管理する印刷情報管理手段と、
   同一部数内における全ての頁を一括して廃棄する場合のみ廃棄を許可する旨の規定を含んだ紙文書廃棄規約を管理する廃棄規約管理手段と、
   紙文書の廃棄に際して、該紙文書の識別情報と前記紙文書廃棄規約とに基づき同一部数内における全ての頁が一括して廃棄対象とされた場合に廃棄可と判定する判定手段と
   を具備する管理装置。

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