JP2006344083A - 紙文書廃棄装置および廃棄管理データ生成装置 - Google Patents

Abstract

【課題】紙文書のＩＣタグに記憶された廃棄管理データに基づいて、適切に廃棄処理を行う。
【解決手段】シュレッダーＳは、挿入された紙文書ＰのＩＣタグＴから廃棄管理データを読み取って、紙文書Ｐを廃棄しても良いかどうかを判断する。その結果、廃棄を許可してもよいと判断した場合（例えば、電子データ化済みである等の条件を満たす時）には、紙文書Ｐを細断して廃棄を実行する（flow3）。紙文書Ｐの廃棄を許可できないと判断した場合には、細断せずに廃棄を回避する（flow4）。
【選択図】図１

Description

この発明は、電子データ化済みの紙文書の廃棄処理を適切に行う技術に関するものである。

近年、文書管理業務において、紙文書を電子データ化する作業と、電子データ化済みの紙文書を廃棄するという作業が発生している。これは、ｅ−文書法などの法律により、従来は紙文書として保存されてきた契約書・申請書などの重要文書を、電子文書の形式で保存することが認められつつあることでより活発となっている。

紙文書の電子データ化には、従来からスキャナなどの読み取り装置が用いられている（特許文献１、２を参照）。電子データ化の結果作成された電子文書は、文書管理システムの記録部に格納される。電子データ化が済んだ紙文書は、法令や社内規定などで定められた保存期間だけ書庫に保管された後、シュレッダーなどで細断して廃棄されることになる。

特開２００３−６２４７６号公報

特開２０００−４２４４０号公報

しかしながら、特許文献１、２の技術は、紙文書を電子データ化して保管すると同時に紙文書を廃棄するものであり、電子データ化作業を行った時から廃棄作業を行うまでの期間が長くなったような場合には対応することができなかった。また、大量の紙文書を廃棄する際に、廃棄しても良いかどうかを紙文書毎に判断するのは煩雑な作業となっていた。

この発明は、上記問題を解決するために、廃棄管理データ（電子データ化済みであることを示す情報や保存年数の情報など）を記憶した無線通信可能な識別子を紙文書に付しておき、シュレッダーなどで廃棄する際に、この廃棄管理データに基づいて廃棄の許否を自動的に判断するようにしたことを特徴としている。

（１）この発明の紙文書廃棄装置は、
紙文書に付され、無線通信が可能な識別素子から廃棄管理データを読み取る廃棄管理データ読取手段、
前記廃棄管理データ読取手段が読み取った廃棄管理データに基づいて、紙文書を廃棄することの許否を判断する廃棄許否判定手段、
前記廃棄許否判定手段が紙文書の廃棄を許可できると判断した場合に、紙文書の廃棄を実行する廃棄手段、
前記廃棄許否判定手段が紙文書の廃棄を許可できないと判断した場合に、紙文書の廃棄を回避する回避手段、
を備えたことを特徴とする。

これにより、紙文書に記憶しておいた廃棄管理データに基づいて、紙文書の廃棄を適切かつ迅速に行うことが可能となる。

（３）この発明の紙文書廃棄装置は、
前記識別素子が、無線通信によって廃棄管理データの変更が可能なものであることを特徴とする。

これにより、紙文書に記憶しておいた廃棄管理データを容易に変更することが可能となり、紙文書の廃棄をより適切に行うことが可能となる。

（４）この発明の紙文書廃棄装置は、
前記廃棄管理データが、電子データ化済みか否かを示すデータであり、
前記廃棄許否判定手段が、前記廃棄管理データが電子データ化済みを示すデータの場合には当該紙文書の廃棄を許可できると判断し、前記廃棄管理データが電子データ化済みでないことを示すデータの場合には当該紙文書の廃棄を許可できないと判断する、
ことを特徴とする。

これにより、ユーザーが、紙文書を廃棄する際に電子データ化済みであるか否かを確認することなく適切に廃棄を行うことができる。

（５）この発明の紙文書廃棄装置は、
前記廃棄管理データが、当該紙文書の保存期限を示すデータであり、
前記廃棄許否判定手段が、現在の日付に基づいて当該紙文書の保存期限を過ぎているか否かを判断し、保存期限が過ぎている場合には当該紙文書の廃棄を許可できると判断し、保存期限が過ぎていない場合には当該紙文書の廃棄を許可できないと判断する、
ことを特徴とする。

これにより、ユーザーが、紙文書を廃棄する際に保存期間が満了したか否かを確認することなく、適切に廃棄を行うことができる。

（６）この発明の紙文書廃棄装置は、
さらに、紙文書を廃棄するユーザーを特定する廃棄ユーザー認証手段を備え、
前記廃棄管理データが、廃棄権限レベルを示すデータであり、
前記廃棄許否判定手段が、前記ユーザーが当該紙文書に対する廃棄権限レベルを満たす者であるか否かを判断し、廃棄権限レベルを満たす者である場合には当該紙文書の廃棄を許可できると判断し、廃棄権限レベルを満たさない者である場合には当該紙文書の廃棄を許可できないと判断する、
ことを特徴とする。

これにより、紙文書について廃棄を行う権限のない者が誤って廃棄処理を行ってしまうのを防ぐことが可能となり、適切に廃棄を行うことができる。。

（７）この発明の紙文書廃棄装置は、
前記識別素子が記憶する廃棄管理データが、ページ毎に記憶されたデータである、
ことを特徴とする。

これにより、ページ単位で廃棄権限レベルを持たせることが可能となり、きめ細かい廃棄権限の管理を実現することができる。

（８）この発明の紙文書廃棄装置は、
前記識別素子が記憶する廃棄管理データが、文書毎に記憶されたデータである、
ことを特徴とする。

これにより、文書単位で廃棄権限レベルを持たせることが可能となり、きめ細かい廃棄権限の管理を実現することができる。

（１０）この発明の廃棄管理データ生成装置は、
所定の廃棄許可ルールを文書種別毎に予め記憶した廃棄許可ルール記憶部、
紙文書からイメージデータを取り込むイメージ取込手段、
取り込んだイメージデータに文字認識処理を行うことによりキーワードを抽出し、当該キーワードに基づいて文書種別を判別する文書種別判別手段、
前記文書種別に基づいて、前記廃棄許可ルール記憶部を参照することにより、廃棄管理データを生成する廃棄管理データ生成手段、
を備えたことを特徴とする。

これにより、紙文書の廃棄を適切かつ迅速に行うために紙文書に記憶する廃棄管理データを容易に生成することが可能となる。

（１２）この発明の紙文書廃棄管理システムは、
所定の廃棄許可ルールを文書種別毎に予め記憶した廃棄許可ルール記憶部、
紙文書からイメージデータを取り込むイメージ取込手段、
取り込んだイメージデータに文字認識処理を行うことによりキーワードを抽出し、当該キーワードに基づいて文書種別を判別する文書種別判別手段、
前記文書種別に基づいて、前記廃棄許可ルール記憶部を参照することにより、廃棄管理データを生成する廃棄管理データ生成手段、
前記廃棄管理データを紙文書に付された識別素子に書き込む廃棄管理データ書込手段、
を有する、紙文書に付された識別素子に廃棄管理データを書き込むための廃棄管理データ書込装置と、
紙文書に付され、無線通信が可能な識別素子から廃棄管理データを読み取る廃棄管理データ読取手段、
前記廃棄管理データ読取手段が読み取った廃棄管理データに基づいて、紙文書を廃棄することの許否を判断する廃棄許否判定手段、
前記廃棄許否判定手段が紙文書の廃棄を許可できると判断した場合に、紙文書の廃棄を実行する廃棄手段、
前記廃棄許否判定手段が紙文書の廃棄を許可できないと判断した場合に、紙文書の廃棄を回避する回避手段、
を有する、紙文書の廃棄を行うための紙文書廃棄装置と、
を備えたことを特徴とする。

これにより、紙文書に記憶する廃棄管理データを容易に生成し、廃棄管理データに基づいて紙文書の廃棄を適切かつ迅速に行う紙文書廃棄システムを提供することができる。

（１３）この発明の紙文書廃棄管理システムは、
紙文書に付され、無線通信が可能な識別素子に記憶された廃棄管理データを取得する廃棄管理データ取得手段、
前記廃棄管理データ書込装置の廃棄管理データ書込手段が識別素子に書き込んだ廃棄管理データを、紙文書毎に対応付けて記憶する廃棄管理データ記憶手段、
前記紙文書廃棄装置の要求に応じて、当該紙文書を廃棄することの許否を判断した結果を前記紙文書廃棄装置に通知する廃棄許否通知手段、
を有する、紙文書の廃棄管理データを蓄積するための廃棄管理データ蓄積装置、
を備えたことを特徴とする。

これにより、廃棄管理データ生成装置に関する処理を廃棄管理データ蓄積装置に割り当てることが可能となり、安定した紙文書廃棄管理システムを提供することができる。

１．紙文書廃棄装置を用いて行う廃棄工程の概要（図１）
まず、図１を用いて、この発明の紙文書廃棄装置（シュレッダー）Ｓを用いて行う廃棄工程の概要について説明する。なお、図１は、電子データ化が済んだ紙文書Ｐが、シュレッダーＳによって細断して廃棄され、または廃棄を回避されるまでの工程を示している。

図１に示す紙文書Ｐには、無線通信が可能な識別素子であるＩＣタグＴが付されている。このＩＣタグＴには、紙文書Ｐが電子データ化済みか否か、紙文書Ｐの保存期限、廃棄権限レベル等を示す廃棄管理データが電子データ化時に予め記憶されている。

図１に示すように、ＩＣタグＴを付した紙文書Ｐは、廃棄のために紙文書廃棄装置であるシュレッダーに挿入される（図１のｆｌｏｗ１）。なお、シュレッダーＳでは、予め紙文書を廃棄するユーザーが認証用カードＣを挿入することにより個人認証が行われている（図１のｆｌｏｗ２）。

図１に示すシュレッダーＳは、挿入された紙文書ＰのＩＣタグＴから上記廃棄管理データを読み取って、紙文書Ｐを廃棄しても良いかどうかを判断する。その結果、廃棄を許可してもよいと判断した場合（例えば、電子データ化済みである、保存期限を過ぎている、ユーザーが権限を有する等の条件を満たす時）には、シュレッダーＳは紙文書Ｐを細断して廃棄を実行する（図１のｆｌｏｗ３）。一方、紙文書Ｐの廃棄を許可できないと判断した場合（つまり、上記条件を満たさない時）には、シュレッダーＳは紙文書Ｐを細断せずに廃棄を回避することになる（図１のｆｌｏｗ４）。

２．ＩＣタグの詳細および廃棄管理データの具体例
次に、図２を用いて、廃棄管理データを記憶するＩＣタグＴ（図１）の詳細について説明する。図２Ａは、紙文書Ｐに貼り付けられる前のＩＣタグＴの状態を示す図であり、図２Ｂは、ＩＣタグＴを構成するＩＣチップのハードウェア構成を示す図である。

ＩＣタグＴ（図１参照）は、超小型の電子回路であるＩＣチップで構成されており、図２Ａに示すようなテープ状のＩＣタグラベルＴＬをＩＣタグＴ毎に切り取って紙文書に貼り付けられる。なお、ＩＣタグを貼り付ける装置としては、一般的なラベル貼り付け用の装置が用いられる。

図２Ｂに、ＩＣタグＴを構成するＩＣチップのハードウェア構成を示す。なお、この実施形態で用いるＩＣチップは、読み書き可能で、かつ、電池を内蔵せず、読取部Ｒ・書込部Ｗからの電波（ＲＦ信号）を電力に変換して駆動するタイプのものである。

図２Ｂに示すアンテナ２２０は、読取部Ｒ及び書込部Ｗから発生する電波（ＲＦ信号）を受信し、ＲＦ回路２２１は、アンテナ２２０で受信したＲＦ信号を電力に変換することによりＩＣチップ全体を駆動する。また、ＲＦ回路２２１は、受信したＲＦ信号の種別に応じて、メモリ２２２に格納されているデータの読み書きを行う。メモリ２２２には、廃棄管理データが格納される。

次に、ＩＣチップのメモリ２２２に書き込まれる廃棄管理データの具体例について、図３を用いて以下に示す。

図３に示す電子データ化済みフラグｄａｔａ１は、紙文書が電子データ化済みであるか否かを示すフラグである。紙文書が電子データ化工程を経て、文書管理サーバに保管されたときに図３に示すように「ＴＲＵＥ」が記憶される。一方、紙文書が電子データ化工程を経ていない場合には「ＦＡＬＳＥ」が記憶される。
図３に示す紙文書の保存期限ｄａｔａ２は、当該紙文書を保存しておくべき期限を年月日で示したのである。例えば、２００５年１月１日を起算日とする紙文書の保存期間が３年である場合、保存期限として２００７年１２月３１日を設定する。

図３に示す廃棄に必要な権限ｄａｔａ３は、当該紙文書を廃棄することのできるユーザーの廃棄権限レベルである。ここで設定される廃棄権限レベル以上の文書管理者のみが、当該紙文書を廃棄することができることになる。

例えば、図４に示すように、一般的な書類である文書Ａの廃棄権限レベルが「１」である場合、ユーザー権限レベル１〜３の全てのユーザーが文書Ａを廃棄することができる（図４の○印で示す）。一方、機密文書である文書Ｂの廃棄権限レベルが「３」である場合、ユーザー権限レベル３のユーザーのみが文書Ｂを廃棄することができる。

なお、上記ｄａｔａ１〜３は、ユーザーが手入力で設定してもよいが、後述するように、スキャナで紙文書Ｐを電子データ化する際に自動的に設定してもよい（図１０等を参照）。

３．読取部Ｒ、書込部Ｗのハードウェア構成
次に、図５を用いて、図２Ｂに示す読取部Ｒ、書込部Ｗのハードウェア構成について説明する。なお、図２Ｂに示す読取部Ｒ、書込部Ｗは、図５に示すように基本的なハードウェア構成は同じであり、読取部Ｒは図１に示すシュレッダーＳが、書込部Ｗは後述するスキャナＱ（図１０）が備える。

アンテナ２３０は、読み書き対象のＩＣチップに対して電波（ＲＦ信号）を送信し、ＲＦ回路２３１は、通信回路２３３を経由してシュレッダーＳなどから受け付けた要求に基づき、読み書き処理を行う。

読み取り処理の場合は、アンテナ２３０経由で読み取り用のＲＦ信号を送信し、読み取ったデータを通信回路２３３を経由して、本体（例えば、図１に示すシュレッダーＳ）へ返す。書き込み処理の場合は、通信回路２３３を経由して本体（例えば、図１０に示すスキャナＱ）から受け取ったデータをＲＦ信号化して、アンテナ２３０経由でＩＣチップへ送信する。メモリ２３２は、データ受け渡しのワークメモリとして使用される。通信回路２３３は、本体と通信を行うためのインターフェース回路である。

４．紙文書廃棄装置１（シュレッダＳ）の詳細
図６は、この発明の紙文書廃棄装置１（図１のシュレッダーＳ）の機能ブロック図である。

図６に示すように、本発明の紙文書廃棄装置１は、紙文書に付され、無線通信が可能な識別素子から廃棄管理データを読み取る廃棄管理データ読取手段Ｂ１０、前記廃棄管理データ読取手段が読み取った廃棄管理データに基づいて、紙文書を廃棄することの許否を判断する廃棄許否判定手段Ｂ１２、前記廃棄許否判定手段が紙文書の廃棄を許可できると判断した場合に、紙文書の廃棄を実行する廃棄手段Ｂ１４、前記廃棄許否判定手段が紙文書の廃棄を許可できないと判断した場合に、紙文書の廃棄を回避する回避手段Ｂ１６、を備えている。

図７は、この発明の紙文書廃棄装置１のハードウェア構成を示す図である。

投入口４１０は、廃棄対象の紙文書を投入する部分である。ＣＰＵ４１１は、メモリ４１２に格納されたプログラムに基づいてRFID読取部４１３・経路操作部４１４・通信回路４１５の制御を行う。

メモリ４１２には、紙文書廃棄プログラムが格納されている。RFID読取部４１３は、紙文書に付されているＩＣチップに記憶された廃棄管理データを読み取る部分である（図５を参照）。回避手段である経路操作部４１４は、紙の経路（細断部４１７・排出口４１９のいずれに進むか）を操作する部分である。廃棄手段である細断部４１７はカッターなどにより、紙文書を細断する。排出口４１９から、廃棄不可と判断された紙文書が排出される。

通信回路４１５は、ネットワーク４１６と通信を行うためのインターフェース回路であり、ネットワーク４１６には社員情報サーバや認証用カード読取装置CRが接続されている（図８を参照）。なお、シュレッダーSを使用するためには、ユーザーＩＤを記憶した認証用カードCによる認証を行っていることが必要となる。

図８に、シュレッダーＳが外部の社員情報サーバXに問い合わせて行う個人認証の具体例を示す。シュレッダーSは、認証用カードCからユーザーＩＤ（Ｐ１０００４）を取得し、そのIDをキーとして、外部の社員情報サーバＸに問い合わせを行う。一方、社員情報サーバXでは、各社員のユーザー権限レベルを「社員情報テーブル」として保持しており、受け取った社員ＩＤ（P1004）をキーとしてこのテーブルを検索し、得られた結果（ユーザー権限レベル「２」）をシュレッダーＳへ通知する。

図９に、上記の個人認証が済んだ後に、メモリ４１２に記憶された紙文書廃棄プログラムが行う処理のフローチャートを示す。

まず、ＣＰＵ４１１は、投入口４１０から、紙文書が挿入されたか否かを判断する（ステップＳ１０１）。投入口４１０から紙文書が挿入されると（ステップＳ１０１のＹｅｓ）、シュレッダーのRFID読取部４１３は、紙文書に付されたＩＣタグから、廃棄管理データを読み取る（ステップＳ１０３）。

廃棄管理データが読み取れた場合、電子データ化済みか否かを判断する（ステップＳ１０７）。廃棄管理データが読み取れなかった場合は、廃棄を回避して紙文書を排出口４１９から排出する（ステップＳ１１９）。

電子データ化済みと判断した場合（具体的には、図３に示す「電子データ化済みフラグ」data1がＴＲＵＥのとき）、現在の日付けを取得する（ステップＳ１０９）。電子データ化済みでないと判断した場合（具体的には、図３に示す「電子データ化済みフラグ」data1がＦＡＬＳＥのとき）、紙文書を排出口４１９から排出して廃棄を回避する（ステップＳ１１９）。

現在の日付けの取得（ステップＳ１０９）は、シュレッダーＳが内蔵するカレンダー・時計（図示せず）を使用してもよいし、外部のタイムサーバ（図示せず）などから取得してもよい。

現在の日付を取得した後、廃棄管理データ内の紙文書の保存期限と、現在日時の取得ステップＳ１０９で取得した日時とを比較し、紙文書の保存期限が満了しているか否かを判断する（ステップＳ１１１）。紙文書の保存期限が満了していない場合は、紙文書を排出口４１９から排出して廃棄を回避する（ステップＳ１１９）。

紙文書の保存期限が満了している場合は、廃棄者の権限レベルを取得する（ステップＳ１１３）。なお、ユーザー権限レベルは、上記個人認証によって予め取得している。

廃棄管理データの「廃棄に必要な権限」（図３に示すdata3）と、ステップＳ１１３で取得したユーザー権限レベルとを比較した結果、廃棄を行うユーザーが、当該紙文書を廃棄する権限を有しているか否かを判断する（ステップＳ１１５）。

権限がある場合は廃棄処理に進み、シュレッダーは、実際に投入された紙文書の細断を行う（ステップＳ１１７）。

権限がない場合は廃棄が回避され、シュレッダーは、紙文書の細断処理を中断する（ステップＳ１１９）。この場合、投入された紙文書は、そのまま投入口あるいは別途備えられた排出口から排出されることになる。

以上のように、シュレッダーＳは、紙文書のＩＣタグに記憶された廃棄管理データに基づいて、適切に廃棄処理を行うことが可能である。

５．紙文書の電子データ化工程および廃棄管理データ生成工程の概要
つぎに、図１０を用いて、この発明の廃棄管理データ生成手段２（スキャナＱ）を用いて行う紙文書の電子データ化工程および廃棄管理データ生成工程の概要について説明する。なお、図１０は、紙文書Ｐの電子データ化を行い、さらに廃棄管理データを生成してＩＣタグＴに記憶するまでの工程を示している。

図１０に示すように、電子データ化を行うためスキャナＱにより、紙文書Ｐのイメージデータが取り込まれる（図１０のflow5）。スキャナによって取り込まれたイメージデータやイメージデータからＯＣＲソフトなどでテキスト化処理したデータを文書管理サーバに記憶する（図１０のflow6）。このとき、電子データ化済みを示すデータ「ＴＲＵＥ」（図３参照）を取得する。

さらに、テキスト化したデータから所定のキーワードを抽出することにより文書種別を判定し、法令や社内規定が格納されたルールベースへ問い合わせて保存期間および廃棄権限レベルを取得する（図３参照）。

取得した電子データ化済みデータ、保存期間、廃棄権限レベルを廃棄管理データとして生成し、ＩＣタグＴに記憶する（図１０のflow8）。

６．廃棄管理データ生成装置２（スキャナＱ）の詳細
図１１は、この発明の廃棄管理データ生成装置２（図１０のスキャナＱ）の機能ブロック図である。

図１１に示すように、本発明の廃棄管理データ生成装置２は、所定の廃棄許可ルールを文書種別毎に予め記憶した廃棄許可ルール記憶部Ｂ２０、紙文書からイメージデータを取り込むイメージ取込手段Ｂ２２、取り込んだイメージデータに文字認識処理を行うことによりキーワードを抽出し、当該キーワードに基づいて文書種別を判別する文書種別判別手段Ｂ２４、前記文書種別に基づいて、前記廃棄許可ルール記憶部を参照することにより、廃棄管理データを生成する廃棄管理データ生成手段Ｂ２６、を備えている。

図１２は、この廃棄管理データ生成装置２（スキャナＱ）のハードウェア構成を示す図である。なお、図１２に示す本発明の実施例におけるスキャナＱは、通常のイメージスキャン機能以外に、紙文書に付されたＩＣチップへの書き込み機能なども備えている。

図１２に示す給紙トレイ３１０には、データ書き込み可能なＩＣタグが予め付された紙文書が格納されている。ＣＰＵ３１１は、メモリ３１２に格納された廃棄管理データ生成プログラムに基づいてイメージ取込部３１３・ＲＦＩＤ書込部３１４・通信回路３１５の制御を行う。メモリ３１２には、廃棄管理データ生成処理を行う廃棄管理データ生成プログラムが格納されいる。また、メモリ３１２は、プログラム実行時のワークメモリとしても使用される。イメージ取込部３１３は、紙文書からイメージデータを取り込む処理を行う。ＲＦＩＤ書込部３１４は、紙文書に付されているＩＣタグへ生成した廃棄管理データを書き込む。通信回路３１５は、ネットワーク３１６と通信を行うためのインターフェース回路である。ネットワーク３１６は、図１０に示すルールベースRや文書管理サーバYが接続されたネットワークである。排出口３１７は、イメージデータの取り込み処理およびＩＣタグへのデータ書き込み処理が済んだ紙文書を排出する。

以下に、図１３に示す廃棄管理データ生成処理のフローチャートを用いて、イメージ取込部３１３で取り込んだ紙文書のイメージデータに基づいて、廃棄管理データを生成するまでの処理について説明する。

まず、ＣＰＵ３１１はスキャナに紙文書が投入されたか否かを判断する（ステップＳ２０１）。スキャナに紙文書が投入されると、イメージ取込部３１３により、紙文書のイメージデータが取得され、文書管理サーバY（図10）に記憶される（ステップＳ２０３）。ステップＳ２０３で取得したイメージデータは、ＯＣＲなどで文字認識処理が行われ、テキストデータに変換される（ステップＳ２０５）。

さらに、文字認識処理ステップＳ２０５で変換したテキストデータから所定のキーワードを抽出することにより文書種別が判定される（ステップＳ２０７）。具体的には、テキストデータに所定のキーワードが含まれているかを判断し、例えば、納品書などのテキストが抽出された場合には、文書種別を納品書と判断する。ここで、キーワードの抽出時の処理としては、テキストデータの先頭から最初の改行までを、所定のキーワードを含む文字列とする処理や、日付や会社名などの定型句により記述されたヘッダ部分を読み飛ばすような処理を適用してもよい。

文書種別が得られた後、ＣＰＵ３１１はその文書種別に基づいて、ルールベースＲ（図１０）へ問い合わせを行う（ステップＳ２０９）。ルールベースＲは、図１４に示すように、文書種別に対応して、保存期間・廃棄権限レベルの情報を記憶する文書廃棄ルールＤＢ（図１１に示す廃棄許可ルール記憶部Ｂ２０）を有している。したがって、例えば、文書種別「納品書」について問い合わせがされた場合、ルールベースＲは、保存期間「５年」、廃棄権限レベル「２」をスキャナＱに返信する。

ＣＰＵ３１１は、保存期間・廃棄権限レベルなどに基づいて廃棄管理データを生成する（ステップＳ２１１）。例えば、電子データ化済みフラグを「ＴＲＵＥ」とし、紙文書の保存期限については、現在の日時に、ルールベースへの問い合わせＳ２０９で取得した保存期間「５年」を加算し、廃棄に必要な権限には、ルールベースへの問い合わせＳ２０９で取得した廃棄権限レベル「２」を用いることにより廃棄管理データが生成される。

廃棄管理データが生成された後、紙文書に添付したＩＣタグに、廃棄管理データが書き込まれる（ステップＳ２１３）。なお、紙文書のＩＣチップに書き込まれた廃棄管理データは、前述の廃棄許否の判断時に利用されることになる。

７．紙文書廃棄管理システム
前述の紙文書廃棄装置１と廃棄管理データ生成装置２とを組み合わせた１つの紙文書廃棄管理システムとして実現してもよい。さらに、図１５に示すように紙文書廃棄管理システムにおいて、ＩＣタグに記憶する廃棄管理データを管理する廃棄管理データ蓄積装置（キャビネットＺ）を別途設けるようにしてもよい。

図１５に示すキャビネットＺは、紙文書に付され、無線通信が可能な識別素子に記憶された廃棄管理データを取得する廃棄管理データ取得手段、前記廃棄管理データ書込装置の廃棄管理データ書込手段が識別素子に書き込んだ廃棄管理データを、紙文書毎に対応付けて記憶する廃棄管理データ記憶手段、前記紙文書廃棄装置の要求に応じて、当該紙文書を廃棄することの許否を判断した結果を前記紙文書廃棄装置に通知する廃棄許否通知手段、を有する。

キャビネットＺのハードウェア構成を図１６に示す。なお、図１６に示すキャビネットＺは、通信可能な紙文書のＩＣタグから廃棄管理データ（図３）を全て読み取って、そのリストを作成・更新する。このため、この実施形態においては、紙文書毎のＩＤが図３に示す廃棄管理データに加えて記憶される。また、キャビネットＺはスキャナＱから廃棄許否判断の要求が行われた紙文書について、廃棄許否判断を自ら行ってその結果をスキャナＱに通知する。

ＣＰＵ５１０は、メモリ５１１に格納されたプログラムに基づいて、各部の制御を行う。メモリ５１１には、紙文書廃棄プログラムやリスト作成・更新処理を行うプログラムが格納される。操作部５１２は、リストの更新などの指示を行う手段である。ＲＦＩＤ読取部５１４は、リスト作成・更新処理を行うために紙文書に付与されているＩＣタグから廃棄管理データを読み取る。通信回路５１５は、ネットワーク５１６と通信を行うためのインターフェース回路である。ネットワーク５１６は、シュレッダーＳやスキャナＱなどが接続されたネットワークである。

なお、上記実施形態においては、ＩＣタグから廃棄管理データを読み出してリスト作成・更新処理を行うようにしているが、ネットワークを介して接続されたスキャナＱからネットワークを介して廃棄管理データを取得することによりリスト作成・更新処理を行うようにしても良い。

８．その他の実施形態
なお、上記実施形態においては、外部から廃棄管理データの変更が可能なＩＣタグを用いたが、一旦記憶したＩＣタグのデータを変更する必要がない等の場合には、外部から廃棄管理データの変更ができないＩＣタグを用いてもよい。

なお、上記実施形態においては、ＩＣタグとして、環境問題を考慮して電池を内蔵する必要がないパッシブタグを用いたが、アクティブタグ（電池を内蔵したタグ）を用いてもよい。

なお、上記実施形態においては、認証用のカードを用いて個人認証を行ったが、シュレッダーＳに指紋認証用のユニットを取り付けて個人認証を行うなどその他の認証方法を用いてもよい。

なお、上記実施形態においては、ＩＣタグをラベルによって紙文書に貼り付けるようにしたが、紙文書に埋め込むなどその他の方法により紙文書に付してもよい。

シュレッダーＳを用いて行う廃棄工程の概要を示す図である。 ＩＣタグＴの詳細を示す図である。 廃棄管理データの具体例を示す図である。 廃棄権限レベルの具体例を示す図である。 ＲＦＩＤ読取部・書込部のハードウェア構成を示す図である。 この発明の紙文書廃棄装置１の機能ブロック図である。 シュレッダーＳのハードウェア構成を示す図である。 廃棄権限レベル取得時の例を示す図である。 紙文書廃棄処理のフローチャートである。 紙文書の電子データ化工程および廃棄管理データ生成工程の概要を示す図である。 廃棄管理データ生成装置２の機能ブロック図である。 スキャナＱのハードウェア構成を示す図である。 廃棄管理データ生成処理のフローチャートである。 文書廃棄ルールＤＢのデータ例である。 文書廃棄管理システムの概要を示す図である。 キャビネットＺのハードウェア構成を示す図である。

符号の説明

１・・・・紙文書廃棄装置
２・・・・廃棄管理データ生成装置
Ｓ・・・・シュレッダー
Ｑ・・・・スキャナ
Ｐ・・・・紙文書
Ｄ・・・・電子文書データ
Ｙ・・・・文書管理サーバ
Ｒ・・・・ルールベース
Ｚ・・・・キャビネット
Ｂ１０・・・・廃棄管理データ読取手段
Ｂ１２・・・・廃棄許否判定手段
Ｂ１４・・・・廃棄手段
Ｂ１６・・・・回避手段
Ｂ２２・・・・廃棄許可ルール記憶部
Ｂ２２・・・・イメージ取込手段
Ｂ２４・・・・文書種別判別手段
Ｂ２６・・・・廃棄管理データ生成手段

Claims (13)

1. 紙文書の廃棄を行うための紙文書廃棄装置であって、
   紙文書に付された、無線通信が可能な識別素子から廃棄管理データを読み取る廃棄管理データ読取手段、
   前記廃棄管理データ読取手段が読み取った廃棄管理データに基づいて、紙文書を廃棄することの許否を判断する廃棄許否判定手段、
   前記廃棄許否判定手段が紙文書の廃棄を許可できると判断した場合に、紙文書の廃棄を実行する廃棄手段、
   前記廃棄許否判定手段が紙文書の廃棄を許可できないと判断した場合に、紙文書の廃棄を回避する回避手段、
   を備えたことを特徴とする紙文書廃棄装置。
2. コンピュータを
   紙文書に付された、無線通信が可能な識別素子から廃棄管理データを読み取る廃棄管理データ読取手段、
   前記廃棄管理データ読取手段が読み取った廃棄管理データに基づいて、紙文書を廃棄することの許否を判断する廃棄許否判定手段、
   前記廃棄許否判定手段が紙文書の廃棄を許可できると判断した場合に、紙文書の廃棄を実行する廃棄手段、
   前記廃棄許否判定手段が紙文書の廃棄を許可できないと判断した場合に、紙文書の廃棄を回避する回避手段、
   として機能させることを特徴とする紙文書廃棄プログラム。
3. 請求項１または請求項２の紙文書廃棄装置または紙文書廃棄プログラムにおいて、
   前記識別素子が、無線通信によって外部から廃棄管理データの変更が可能なものであることを特徴とするもの。
4. 請求項１〜請求項３の何れかの紙文書廃棄装置または紙文書廃棄プログラムにおいて、
   前記廃棄管理データが、電子データ化済みか否かを示すデータであり、
   前記廃棄許否判定手段が、前記廃棄管理データが電子データ化済みを示すデータの場合には当該紙文書の廃棄を許可できると判断し、前記廃棄管理データが電子データ化済みでないことを示すデータの場合には当該紙文書の廃棄を許可できないと判断する、
   ことを特徴とするもの。
5. 請求項１〜請求項４の何れかの紙文書廃棄装置または紙文書廃棄プログラムにおいて、
   前記廃棄管理データが、当該紙文書の保存期限を示すデータであり、
   前記廃棄許否判定手段が、現在の日付に基づいて当該紙文書の保存期限を過ぎているか否かを判断し、保存期限が過ぎている場合には当該紙文書の廃棄を許可できると判断し、保存期限が過ぎていない場合には当該紙文書の廃棄を許可できないと判断する、
   ことを特徴とするもの。
6. 請求項１〜請求項５の何れかの紙文書廃棄装置または紙文書廃棄プログラムにおいて、
   さらに、紙文書を廃棄するユーザーを特定する廃棄ユーザー認証手段を備え、
   前記廃棄管理データが、廃棄権限レベルを示すデータであり、
   前記廃棄許否判定手段が、前記ユーザーが当該紙文書に対する廃棄権限レベルを満たす者であるか否かを判断し、廃棄権限レベルを満たす者である場合には当該紙文書の廃棄を許可できると判断し、廃棄権限レベルを満たさない者である場合には当該紙文書の廃棄を許可できないと判断する、
   ことを特徴とするもの。
7. 請求項１〜請求項６の何れかの紙文書廃棄装置または紙文書廃棄プログラムにおいて、
   前記識別素子が記憶する廃棄管理データが、ページ毎に記憶されたデータである、
   ことを特徴とするもの。
8. 請求項１〜請求項６の何れかの紙文書廃棄装置または紙文書廃棄プログラムにおいて、
   前記識別素子が記憶する廃棄管理データが、文書毎に記憶されたデータである、
   ことを特徴とするもの。
9. 紙文書の廃棄を行うための紙文書廃棄方法であって、
   紙文書に付された、無線通信が可能な識別素子から廃棄管理データを読み取り、
   前記廃棄管理データに基づいて、紙文書を廃棄することの許否を判断し、
   紙文書の廃棄を許可できると判断した場合に、紙文書の廃棄を実行し、
   紙文書の廃棄を許可できないと判断した場合に、紙文書の廃棄を回避する、
   ことを特徴とする紙文書廃棄装置。
10. 紙文書に付された識別素子に書き込まれる廃棄管理データを生成するための廃棄管理データ生成装置であって、
    所定の廃棄許可ルールを文書種別毎に予め記憶した廃棄許可ルール記憶部、
    紙文書からイメージデータを取り込むイメージ取込手段、
    取り込んだイメージデータに文字認識処理を行うことによりキーワードを抽出し、当該キーワードに基づいて文書種別を判別する文書種別判別手段、
    前記文書種別に基づいて、前記廃棄許可ルール記憶部を参照することにより、廃棄管理データを生成する廃棄管理データ生成手段、
    を備えたことを特徴とする廃棄管理データ生成装置。
11. 紙文書からイメージデータを取り込み、
    取り込んだイメージデータに文字認識処理を行うことによりキーワードを抽出し、当該キーワードに基づいて文書種別を判別し、
    前記文書種別に基づいて、所定の廃棄許可ルールを文書種別毎に予め記憶した廃棄許可ルール記憶部を参照することにより、廃棄管理データを生成する、
    ことを特徴とする廃棄管理データの生成方法。
12. 所定の廃棄許可ルールを文書種別毎に予め記憶した廃棄許可ルール記憶部、
    紙文書からイメージデータを取り込むイメージ取込手段、
    取り込んだイメージデータに文字認識処理を行うことによりキーワードを抽出し、当該キーワードに基づいて文書種別を判別する文書種別判別手段、
    前記文書種別に基づいて、前記廃棄許可ルール記憶部を参照することにより、廃棄管理データを生成する廃棄管理データ生成手段、
    前記廃棄管理データを紙文書に付された識別素子に書き込む廃棄管理データ書込手段、
    を有する、紙文書に付された識別素子に廃棄管理データを書き込むための廃棄管理データ書込装置と、
    紙文書に付された、無線通信が可能な識別素子から廃棄管理データを読み取る廃棄管理データ読取手段、
    前記廃棄管理データ読取手段が読み取った廃棄管理データに基づいて、紙文書を廃棄することの許否を判断する廃棄許否判定手段、
    前記廃棄許否判定手段が紙文書の廃棄を許可できると判断した場合に、紙文書の廃棄を実行する廃棄手段、
    前記廃棄許否判定手段が紙文書の廃棄を許可できないと判断した場合に、紙文書の廃棄を回避する回避手段、
    を有する、紙文書の廃棄を行うための紙文書廃棄装置と、
    を備えたことを特徴とする紙文書廃棄管理システム。
13. 請求項１２の紙文書廃棄管理システムにおいて、さらに、
    紙文書に付された、無線通信が可能な識別素子に記憶された廃棄管理データを取得する廃棄管理データ取得手段、
    前記廃棄管理データ書込装置の廃棄管理データ書込手段が識別素子に書き込んだ廃棄管理データを、紙文書毎に対応付けて記憶する廃棄管理データ記憶手段、
    前記紙文書廃棄装置の要求に応じて、当該紙文書を廃棄することの許否を判断した結果を前記紙文書廃棄装置に通知する廃棄許否通知手段、
    を有する、紙文書の廃棄管理データを蓄積するための廃棄管理データ蓄積装置、
    を備えたことを特徴とするもの。