JP4963991B2

JP4963991B2 - 人材派遣管理システム

Info

Publication number: JP4963991B2
Application number: JP2007061807A
Authority: JP
Inventors: 直樹伊豆
Original assignee: Chugoku Electric Power Co Inc
Current assignee: Chugoku Electric Power Co Inc
Priority date: 2007-03-12
Filing date: 2007-03-12
Publication date: 2012-06-27
Anticipated expiration: 2027-03-12
Also published as: JP2008225747A

Description

本発明は、人材派遣管理システムに関し、特に、派遣スタッフの欠勤手続の効率化を図ることが可能な人材派遣管理システムに関するものである。

近年、派遣スタッフは企業の重要な人材である。派遣スタッフは、人材派遣会社から派遣された従業員であり、人材派遣会社と雇用契約を結び、派遣会社の命を受けて顧客企業の指定する場所でその指示の下で就労する。人材派遣制度は、企業側にとって短期的な人手不足や余剰を吸収し、人件費の削減できると共に、スキルの高い人材を容易に確保できるというメリットがある。また、派遣スタッフにとっては、正社員という厳格な雇用形態にとらわれず、比較的自由に希望の職種を選べるため色々な仕事を経験でき、短期で高給な仕事を見つけることができるというメリットがある。つまり、両者にとって非常に都合がよい制度であるといえる。

人材派遣サービスに関する従来技術としては、例えば、予めデータベースに格納されている各種情報に基づいて、要請条件に適合する人材を派遣者として選定する人材派遣サービス支援システムがある（特許文献１参照）。このシステムによれば、派遣先からの要請に必要な人材を迅速に獲得し、派遣先の要求にあった適切な人材を派遣することができる。また、派遣者に対する業務要請の結果、派遣者が確保できなかった場合に、他のシステムと連携することで、業務を遂行する所定の組織間で不足している人材を合理的に派遣することができる。

また、多数の派遣先企業で働いている派遣労働者の勤怠データを一元管理することができ、更には、勤怠データをもとに派遣労働者の給与や各種手当て及び各種控除の金額を自動的に算出することができる勤怠データ管理システムも提案されている（特許文献２参照）。さらにまた、派遣者の管理を容易にし、派遣者や顧客の依頼に対して迅速に対応することが可能な携帯端末を用いた人材派遣システムも提案されている（特許文献３参照）。
特開２００６−２６８７８５号公報特開２００２−１１７１３２号公報特開２００２−１０９３２８号公報

上述の通り、派遣スタッフは指定の勤務地にて一般正社員と共に就労するが、雇用形態の相違から、病欠や冠婚葬祭などで欠勤する場合の手続は一般正社員と異なる。

派遣スタッフが欠勤しようとする場合の手続としては、派遣スタッフが派遣先企業に電話をしてその旨及び理由を伝えると共に、派遣会社にも連絡し、その旨、欠勤理由、派遣先企業への連絡状況等を伝えるのが一般的である。派遣スタッフは、このような欠勤手続を始業時刻前後に行う必要がある。また、派遣スタッフからの欠勤連絡を受けた人材派遣会社の担当者は、派遣先企業が要望する場合、適切な交代要員を確保する業務を行うこともある。

しかしながら、このような派遣スタッフによる欠勤手続は、派遣スタッフにとっても、また派遣スタッフを管理する派遣会社の担当者にとっても早朝から面倒な手続であり、特に派遣会社の担当者にとっては、派遣スタッフを受け持つ人数が多くなるほどその対応に追われる状況となる。また、比較的短期で就労する派遣スタッフは、派遣されて間もない場合など、欠勤時の連絡先電話番号を十分に把握できていないことも多い。そのため、人材派遣会社の担当者は派遣スタッフからの問い合わせに回答するなど、面倒な対応をしなければならなかった。これに加えて、人材派遣会社の担当者は、派遣スタッフの急な欠勤に対応し、交代要員を確保するという業務にも追われることになるため、業務負担がきわめて大きかった。

したがって、本発明の目的は、派遣スタッフの欠勤時の事務処理を効率よく行うことが可能な人材派遣管理システムを提供することにある。

本発明の上記目的は、派遣スタッフの属性情報、勤務先企業の連絡先電子メールアドレス及び連絡先電話番号が少なくとも登録された派遣スタッフデータベースと、派遣スタッフが使用する通信端末からの欠勤連絡を自動で受け付け、欠勤情報を前記派遣スタッフデータベースに登録する自動受付装置と、前記派遣スタッフデータベースに登録された情報をもとに、派遣会社の管理下にある業務端末及び派遣先企業の管理下にあるクライアント端末に欠勤連絡メールを送信するメールサーバとを備えることを特徴とする人材派遣管理システムによって達成される。

本発明によれば、派遣スタッフによる一回の手続でデータベースへの欠勤登録と関係者への欠勤連絡の両方を済ませることができるので、欠勤時における事務処理の大幅な効率化を図ることができる。

本発明において、前記通信端末は、電話回線を使用する電話機であり、前記自動受付装置は、前記電話回線を通じて前記電話機と通話可能な音声自動応答装置であることが好ましい。この場合において、前記音声自動応答装置は、前記派遣スタッフからの通話を前記派遣スタッフの勤務連絡先に転送する通話転送機能を備えることがさらに好ましい。これによれば、派遣スタッフが改めて欠勤連絡のために電話かけ直す必要がなく、連絡先電話番号が分からないような状況であっても、派遣会社の担当者を煩わせることなく、派遣先企業へ欠勤連絡をすることができる。

本発明において、前記通信端末は、インターネット接続可能なコンピュータであり、前記自動受付装置は、前記インターネットを通じて前記コンピュータと接続可能なＷｅｂサーバであることが好ましい。これによれば、電話回線を使用することなく、インターネットに接続されたコンピュータ端末だけでシステムを構成することができる。

このように、本発明によれば、派遣スタッフの欠勤時の事務処理を効率よく行うことが可能な人材派遣管理システムを提供することができる。

以下、添付図面を参照しながら、本発明の好ましい実施の形態について詳細に説明する。

図１は、本発明の好ましい実施形態に係る人材派遣管理システムの構成を示す模式図である。

図１に示すように、この人材派遣管理システム１０は、ＣＴＩ（Computer telephony Integration）機能を備えた音声自動応答装置１１と、派遣スタッフに関する情報が登録された派遣スタッフデータベース１２と、欠勤連絡メールの作成及び送信を行うメールサーバ１３と、派遣会社の管理下にある業務端末１４と、派遣先企業の管理下にあるクライアント端末１６を備えており、業務端末１４はＬＡＮ１５を介して音声自動応答装置１１、派遣スタッフデータベース１２及びメールサーバ１３に接続されている。また、メールサーバ１３はＬＡＮ１５及びファイヤウォール１５ａを介してインターネット１７に接続可能であり、クライアント端末１６もインターネット１７に接続されている。

音声自動応答装置１１はＩＶＲ（Interactive Voice Response）とも呼ばれ、各種サービスの電話窓口として音声による自動応答を行なうコンピュータシステムである。そのため、音声自動応答装置１１は電話回線１８に接続されている。音声自動応答装置１１は、発信者のダイヤル操作に合わせて、あらかじめ録音してある音声を自動的に再生する。この音声自動応答装置１１は、情報提供や資料請求、懸賞や応募の受付などに使われることが多いが、本実施形態においては派遣スタッフからの欠勤連絡の受付に用いられる。音声自動応答装置１１によれば、受付内容は即座にデータベースに記録されるため、データ処理の迅速化、入力コストの削減が可能となる。また、オペレーターを雇うよりも低コストであり、２４時間受付を実現することもできる。

図２は、派遣スタッフデータベース１２のレコードフォーマットを示す模式図である。

図２に示すように、派遣スタッフデータベース１２には、派遣スタッフの属性情報２１、派遣スタッフの勤務先情報２２、派遣スタッフの勤怠情報２３等が登録されている。派遣スタッフの属性情報２１としては、例えば「スタッフＩＤ」２１ａ、「氏名」２１ｂ、「生年月日」２１ｃ、「住所」２１ｄ、「電話番号」２１ｅ、「Ｅメールアドレス」２１ｆ、派遣会社の「担当者ＩＤ」２１ｇ等を挙げることができる。また、派遣スタッフの勤務先情報２２としては、「企業ＩＤ」２２ａ、「企業名」２２ｂ、「配属部門」２２ｃ、「住所」２２ｄ、「電話番号」２２ｅ、「Ｅメールアドレス」２２ｆ等を挙げることができる。また、派遣スタッフの勤怠情報２３としては、「勤怠ＩＤ」２３ａ、「出欠勤日及び出勤時間」２３ｂ、「有給休暇残数」２３ｃ等を挙げることができる。派遣スタッフからの欠勤情報は、音声自動応答装置１１を通じて派遣スタッフデータベース１２に直ちに登録される。

メールサーバ１３は、単にメールの送受信を行う一般的なメールサーバとは異なり、所定フォーマットの欠勤連絡メールを自動生成し、派遣会社の業務端末及び派遣先企業のクライアント端末の両方に自動送信する機能を有している。欠勤連絡メールは、派遣スタッフが欠勤する旨及びその理由が記載された電子メールである。業務端末１４宛の電子メールはＬＡＮ経由で業務端末１４に送られ、クライアント端末１６宛の電子メールはＬＡＮ１５及びインターネット１７を経由してクライアント端末１６に送られる。

業務端末１４は、派遣会社の担当者が使用するパーソナルコンピュータである。業務端末１４は、ＬＡＮ１５を介して音声自動応答装置１１、派遣スタッフデータベース１２、及びメールサーバ１３に接続可能であり、派遣スタッフデータベース１２にアクセスしてデータの検索、閲覧、修正等が可能となっている。また、メールクソフトがインストールされており、メールサーバ１３から送信されたメールを受信する機能を備えている。

クライアント端末１６は、例えば、派遣先企業の派遣スタッフの管理職が使用するパーソナルコンピュータ、携帯電話、ＰＤＡ（Personal Data Assistance）等である。クライアント端末には、Ｗｅｂブラウザ、メールソフト等の基本的なソフトウェアがインストールされていればよい。

次に、図３のフローチャートを参照しながら、人材派遣管理システムの動作について詳細に説明する。

まず、派遣スタッフによる欠勤の連絡は電話機１９を用いて行われる。派遣スタッフが派遣会社に電話をかけると（Ｓ１０１）、音声自動応答装置１１が起動し、欠勤手続のための操作手順の音声案内が開始される（Ｓ１０２）。なお、音声自動応答装置１１による最初の受付では、各種手続の中から欠勤手続を選択させるステップを用意しておいてもよい。欠勤手続では、音声案内に従った電話機１９のテンキー操作により、スタッフＩＤの入力を行い（Ｓ１０３）、さらに「１：病欠」、「２：冠婚葬祭」といった欠勤理由を数字入力により選択させると（Ｓ１０４）、これらの欠勤情報は音声自動応答装置１１から派遣スタッフデータベース１２に直ちに登録される（Ｓ１０５）。

次に、派遣スタッフデータベース１２に基づき、メールサーバ１３が欠勤連絡メールを業務端末１４及びクライアント端末１６の両方に送信する（Ｓ１０６、Ｓ１０７）。また、音声自動応答装置１１が派遣スタッフデータベース１２に登録された当該派遣先企業の「電話番号」２２ｄを読み出して、現在の通話を派遣先の電話に転送する（Ｓ１０８）。こうして、派遣スタッフによる電話機１９からの通話が派遣先企業の電話機２０に転送され、派遣スタッフと派遣先企業の管理者との通話が開始される。これはすなわち、派遣スタッフが派遣先企業へ欠勤連絡のための電話をかけたことと同様の結果を得ることができる。

以上説明したように、本実施形態の人材派遣管理システム１０によれば、派遣スタッフによる一回の手続でデータベースへの欠勤登録と関係者への欠勤連絡の両方を済ませることができるので、欠勤時における事務処理の大幅な効率化を図ることができる。また特に、派遣スタッフからの通話をそのまま派遣先電話番号に転送することとしたので、派遣スタッフが改めて欠勤連絡のために電話かけ直す必要がなく、連絡先電話番号が分からないような状況であっても、派遣会社の担当者に問い合わせることなく、派遣先企業へ欠勤連絡をすることができる。仮に転送した電話がつながらなかったとしても、留守電メッセージを登録しておけばよく、さらには本システムによる欠勤連絡メールも送られているので、確実に欠勤連絡を行うことができる。

図４は、本発明の第２の実施形態に係る人材派遣管理システムの構成を示す模式図である。

図４に示すように、この人材派遣管理システム４０は、派遣スタッフによる欠勤連絡の手段として、電話ではなく、インターネット１７に接続されたユーザ端末４１を用いる点にある。ユーザ端末４１としては、パーソナルコンピュータの他、携帯電話、ＰＤＡを用いることができる。ユーザ端末４１にはＷｅｂブラウザ等の汎用ソフトがインストールされていればよいが、セキュリティや操作性を高めるため、専用ソフトがインストールされていてもかまわない。

一方、派遣企業側では、音声自動応答装置に代えてＷｅｂサーバ４２が設けられ、Ｗｅｂサイトを通じた欠勤連絡の受付が行われる。こうして受け付けた欠勤情報は、音声自動応答装置の場合と同様、直ちに派遣スタッフデータベース１２に登録される。また、欠勤情報を受け付けた後は、メールサーバ１３が欠勤連絡メールを生成し、これを業務端末１４及び派遣先企業のクライアント端末１６に送信する。

さらに、「Ｓｋｙｐｅ」（登録商標）に代表されるＩＰ電話機能やメッセンジャー機能がユーザ端末４１と派遣先企業のクライアント端末１６の両方に実装されている場合には、欠勤連絡を転送することが可能である。この場合、Ｗｅｂサーバが欠勤情報の登録完了通知と共に派遣先企業の連絡先電話番号（連絡先アドレス）を送信し、これを受信したユーザ端末４１がＩＰ電話機能をアクティブにして通話を開始する。このようにすることで、通常の電話と同様の電話転送を実現できる。

以上説明したように、本実施形態の人材派遣管理システム４０によれば、電話回線を使用することなく、インターネットに接続されたコンピュータ端末だけでシステムを構成することができる。また、第１の実施形態と同様、派遣スタッフによる一回の手続でデータベースへの欠勤登録と関係者への欠勤連絡の両方を済ませることができるので、欠勤時における事務処理の大幅な効率化を図ることができる。また、派遣スタッフからの欠勤連絡を派遣先電話番号に転送することとしたので、派遣スタッフが欠勤連絡のために新たに電話かける必要がなく、連絡先電話番号が分からないような状況であっても、派遣会社の担当者に問い合わせることなく、派遣先企業へ欠勤連絡をすることができる。

本発明は、以上の実施形態に限定されることなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲内で種々の変更を加えることが可能であり、それらも本発明の範囲に包含されるものであることはいうまでもない。

例えば、上記第１の実施形態と第２の実施形態は別々のものとして説明したが、本発明においては、第１の実施形態と第２の実施形態を組み合わせたより利便性の高いシステムを構成することも可能である。

図１は、本発明の好ましい実施形態に係る人材派遣管理システムの構成を示す模式図である。図２は、派遣スタッフデータベース１２のレコードフォーマットを示す模式図である。図３は、人材派遣管理システム１０の動作について説明するためのフローチャートである。図４は、本発明の他の好ましい実施形態に係る人材派遣管理システムの構成を示す模式図である。

符号の説明

１０人材派遣管理システム
１１音声自動応答装置
１２派遣スタッフデータベース
１３メールサーバ
１４業務端末
１５ＬＡＮ
１５ａファイヤウォール
１６クライアント端末
１７インターネット
１８電話回線
１９派遣スタッフの電話機
２０派遣先企業の電話機
２１派遣スタッフの属性情報
２２派遣スタッフの勤務先情報
２３派遣スタッフの勤怠情報
４０人材派遣管理システム
４１ユーザ端末
４２Ｗｅｂサーバ

Claims

派遣スタッフＩＤを含む派遣スタッフの属性情報、勤務先企業の連絡先電子メールアドレス及び連絡先電話番号が少なくとも登録された派遣スタッフデータベースと、
電話回線に接続され、当該電話回線を介して接続された電話機に対して音声案内を出力すると共に、当該音声案内に従って行われる当該電話機からのテンキー操作によるデータ入力を受け付ける音声自動応答装置と、
前記派遣スタッフデータベースに登録された情報をもとに欠勤連絡メールを送信するメールサーバとを備え、
前記音声自動応答装置は、派遣スタッフが使用する電話機から前記テンキー操作により入力された、派遣スタッフＩＤ及び欠勤理由を含む欠勤情報を受け付け、当該欠勤情報を前記派遣スタッフデータベースに登録する自動受付手段と、
前記派遣スタッフＩＤに基づいて、前記派遣スタッフデータベースに登録されている当該派遣スタッフの勤務先企業の連絡先電話番号を特定し、前記派遣スタッフからの通話を当該連絡先電話番号に転送する通話転送手段を含み、
前記メールサーバは、前記音声自動応答装置が受け付けた前記派遣スタッフＩＤに基づいて、前記派遣スタッフデータベースに登録されている当該派遣スタッフの勤務先企業の連絡先電子メールアドレスを特定した後、派遣会社の管理下にある業務端末及び前記派遣先企業の管理下にあるクライアント端末に前記欠勤理由を含む欠勤連絡メールを送信することを特徴とする人材派遣管理システム。