JP4843296B2 - 情報誤送信防止システム - Google Patents

Description

本発明は、情報誤送信防止システムに関し、例えば、ファックス情報の誤送信防止システムとして適用することができる。

現在、主な情報の通信手段としては、電話、インターネットを利用した電子メールと共にファックスがあげられる。電話では音声情報しか送信することができない一方、電子メールでは電子情報としてのテキストファイル、イメージファイル、音声ファイルなどの様々な情報を送信することができる。

しかしながら、電子メールは、テキストデータを送信する手段としては簡便であるが、紙資料を送信するにはスキャニングが必要であるため利便性に欠けたり、コンピュータウィルスなどによる情報漏洩のおそれがあったりする。また、添付するファイルサイズに制約があること、平文で送信するためにセキュリティ上の脆弱性があることも問題である。これに対して、ファックスは、紙資料をそのまま加工することなく送信することができ、基本的にコンピュータウィルスやハッキングの心配がなくセキュリティの面で安全性が高い。

ファックスを用いた情報通信には上述するような利便性があるが、近年では、誤送信の問題からファックスを敬遠する傾向がある。すなわち、ファックスは送信者である人間がファックス番号を入力して紙情報を相手に送信するため、ファックス番号の入力ミスにより、意図しない相手に情報が送信される危険性がある。

このファックスの誤送信の問題に対しては、例えば、複数の送信者が受信者（送信先）のファックス番号を確認して送信したり、ワンタッチダイヤルに受信者を登録しておいたりすることなどが対策として考えられる。しかしながら、本来一人で送信できるはずのものを複数人で確認しなければならないのは不便であるし、ワンタッチダイヤルへの登録でも、複数の登録先がある場合には押し間違えがあるなど、どれも決定的な解決策とは言えない。

本発明は、上記状況に鑑みてなされたものであり、情報誤送信防止システム、例えば、ファックス情報の誤送信防止システムを提供することを目的とする。

一般的に情報を送信する際には、例えばファックス番号などの送信先の固有情報に基づいて送信が行われるが、この固有情報の指定に間違いがあった場合、間違った送信先に情報が送信されてしまう。本発明は、送信先に情報を送信するにあたって、該情報が送信先に到達する前に間違った送信先を指定していないかチェックすることにより、事前に情報の漏洩を防止する情報誤送信防止システムである。

［第１の発明］
送信者が入力する送信先の固有情報に基づいて受信者へ情報を送信するにあたって、該情報の誤送信を防止するシステムであって、
前記情報が前記受信者へ到達する前に、前記送信者が入力した送信先の固有情報と正確な固有情報とを比較するチェック手段と、
前記送信者が入力した送信先の固有情報が前記正確な固有情報と異なる場合には、前記情報を前記受信者へ送信せず、前記送信者が入力した送信先の固有情報が前記正確な固有情報と一致する場合には、前記情報を前記受信者へ送信する送信可否判断手段とを有する、情報誤送信防止システム。

［第２の発明］
更に、前記送信者が前記情報を送信するにあたって送信記号を発行する送信記号発行手段を有し、
前記チェック手段は、前記送信記号発行手段が発行する送信記号に基づいて、前記送信者が入力した送信先の固有情報と正確な固有情報とを比較する、
上記［第１の発明］に記載する情報誤送信防止システム。

［第３の発明］
更に、前記送信先の正確な固有情報を登録する登録手段を有し、
前記チェック手段は、
前記送信先の正確な固有情報と関連付けて前記送信記号を前記登録手段に登録し、また、前記送信者が送信する情報内に前記送信記号を組み込んで、前記送信者が入力した送信先の固有情報と共に当該送信記号を受信することにより、
前記送信者から受信した送信記号と共に受信した送信先の固有情報と、前記登録手段に送信記号と関連付けて登録されている正確な固有情報とを比較して、前記送信者が入力した送信先の固有情報と正確な固有情報とを比較する、
上記［第２の発明］に記載する情報誤送信防止システム。

［第４の発明］
更に、前記送信者が送信する情報内への前記送信記号の組み込みのため、前記送信者に対して前記送信記号を組み込んだ送付状を生成する送付状生成手段を有する、
上記［第３の発明］に記載する情報誤送信防止システム。

［第５の発明］
更に、前記送信者から送信された送付状から前記送信記号を光学的に読み取る光学的文字読取手段を有する、
上記［第４の発明］に記載する情報誤送信防止システム。

［第６の発明］
更に、前記送信者が入力した送信先の固有情報が前記正確な固有情報と異なる場合には、前記情報を前記送信者及び／又は前記情報誤送信防止システムの管理者に送信する手段を有する、
上記［第１の発明］ないし［第５の発明］のいずれかに記載する情報誤送信防止システム。

［第７の発明］
更に、前記送信者が入力した送信先の固有情報が前記正確な固有情報と異なる場合には、前記情報を廃棄する手段を有する、
上記［第１の発明］ないし［第５の発明］のいずれかに記載する情報誤送信防止システム。

［第８の発明］
前記送信先の固有情報はファックス番号であって、前記送信はファックス送信である、上記［第１の発明］ないし［第７の発明］のいずれかに記載する情報誤送信防止システム。

［第９の発明］
前記送信可否判断手段の一つの機能である、前記受信者への前記情報の送信は、前記情報誤送信防止システム内に設けられた、前記受信者がアクセス可能な私書箱への送信である、
上記［第１の発明］ないし［第８の発明］のいずれかに記載する情報誤送信防止システム。

［第１０の発明］
前記送信可否判断手段の一つの機能である、前記受信者への前記情報の送信は、前記受信者が有する情報受信手段への送信である、
上記［第１の発明］ないし［第８の発明］のいずれかに記載する情報誤送信防止システム。

［第１１の発明］
前記受信者が有する情報受信手段は、パーソナルコンピュータ又はファックス機である、上記［第１０の発明］に記載する情報誤送信防止システム。

本発明に係る情報誤送信防止システムの好ましい態様によれば、ファックスの誤送信を防止することができる。

本発明の情報誤送信防止システムは、送信者が入力する送信先の固有情報に基づいて受信者へ情報を送信するにあたって、該情報の誤送信を防止するシステムであって、前記情報が前記受信者へ到達する前に、前記送信者が入力した送信先の固有情報と正確な固有情報とを比較するチェック手段と、前記送信者が入力した送信先の固有情報が前記正確な固有情報と異なる場合には、前記情報を前記受信者へ送信せず、前記送信者が入力した送信先の固有情報が前記正確な固有情報と一致する場合には、前記情報を前記受信者へ送信する送信可否判断手段とを有する情報誤送信防止システムである。

送信先の固有情報としては、ファックス送信におけるファックス番号、電子メールにおける電子メールアドレスなどがあげられる。すなわち、本発明の情報誤送信防止システムには、一例として、送信先にファックス情報が送信される前に、入力した送信先のファックス番号が間違っていないかどうかをチェックすることにより、ファックスの誤送信を防止するシステムや、送信先に電子メール情報が送信される前に、入力した送信先の電子メールアドレスが間違っていないかどうかをチェックすることにより、電子メールの誤送信を防止するシステムなどが含まれる。

ファックスとは、公衆回線を使って画像を転送するシステムである。ファックス機は、書類をスキャニングして画像データに変換して送信する装置と、送信されてきた画像データを受信して印刷する装置とが組み合わさって構成される送受信機器である。このファックス規格としては、現在のアナログ回線で利用できるＧ３(Group 3)規格や、ＩＳＤＮ回線で利用できる高品質のＧ４(Group 4)規格などがある。また、電子メールとは、コンピュータネットワークを通じて、テキストデータ、画像データ及びソフトウエアなどを送受信するシステムである。

「送信先に情報が送信される前に、チェックする」とは、情報の送信者が受信者に対して該情報を送信した後であって、受信者が該情報にアクセスするまでの間に、チェックを行うということである。また、チェック手段が、送信者が入力した送信先の固有情報と正確な固有情報とを比較する方法としては、送信者が入力した送信先の固有情報と正確な固有情報とを比較することができる方法であれば特に限定されない。

以下、本発明の情報誤送信防止システムについて、ファックス情報の誤送信を防止するシステムを例として、図面を参照しながら説明する。

＜ファックス誤送信防止システムの基本的構成の説明＞
図１は、本発明の実施形態に係るファックス誤送信防止システムの概略構成図である。同図に示すように、ファックス送信者１０及びファックス受信者２０がインターネット回線などで本実施形態に係るファックス誤送信防止システム１にアクセスすることにより、該システム１を利用できるようになっている。

ファックス誤送信防止システム１は、ファックス送信者１０やファックス受信者２０との間でデータを送信又は受信などする送受信装置２と、中央演算処理装置（ＣＰＵ）４が演算処理をする際に一時的に演算結果などを記憶したりするＲＡＭ３と、中央演算処理装置（ＣＰＵ）４と、システムプログラムおよび当該システムに対応する各種アプリケーションプログラムなどを記憶する記憶装置５と、ファックス受信者の登録情報などを蓄積する登録情報ＤＢ（データベース）６と、ファックス情報を例えば私書箱ごとに整理して蓄積するストレージサーバ７とを有する。ファックス誤送信防止システム１は、例えばパーソナルコンピュータやワークステーション、システムサーバ等で構成することができる。

送受信装置２とファックス送信者１０とはインターネット（ＩＮ）回線１１及び電話回線１２により接続され、ファックス送信者１０が操作するパーソナルコンピュータ（ＰＣ）１３とはインターネット回線１１により、またファックス送信者１０が操作するファックス機１４とは電話回線１２により接続されている。送受信装置２とファックス受信者２０の操作するＰＣ２１とはインターネット（ＩＮ）回線２２により接続されている。なおこれらの接続手段としては、インターネット回線や電話回線に限られず、データを電気的又は光学的に伝送することができる接続手段であれば特に限定されない。また、インターネット回線は電話回線と併用の回線であってもよい。

ＣＰＵ４は、例えば、記憶装置５に格納されるシステムプログラムおよび当該システムに対応する各種アプリケーションプログラムの中から指定されたアプリケーションプログラムをＲＡＭ３内のプログラム展開エリアに一時的に格納する。そして、送受信装置２を介してファックス送信者１０やファックス受信者２０から入力される入力指示または入力データに応じてＲＡＭ３に格納されたアプリケーションプログラムに従って各種処理を実行し、その処理結果をＲＡＭ３又は記憶装置５に格納する。

また、ＣＰＵ４は、ＲＡＭ３や記憶装置５に格納した処理結果を、送受信装置２を介して入力される指示に応じて、登録情報ＤＢ６内の指示された保存先に保存したり、ストレージサーバ７内の指示された私書箱内に保存したりする。また、ＣＰＵ４は、必要に応じてファックス誤送信防止システム１が有する図示しない表示装置に表示するように指示したり、図示しない印刷装置などから印刷するように指示したりする。

記憶装置５は、ファックス誤送信防止システム１で使用する上記システムプログラムや各種アプリケーションプログラムを格納する記憶手段としての装置であり、例えば、磁気的記録媒体、光学的記録媒体、半導体メモリ等を備えた記憶装置である。記憶されるプログラムとしては、受信したファックス情報から光学的に文字を読み取る処理（ＯＣＲ処理）をしたり、ファックス送信先が誤っていないかチェックしたり、ファックス情報を例えばＰＤＦ（Portable Document Format）データなどのイメージデータに変換したりするプログラムなどが含まれている。また、記憶装置５には、上記システムプログラムやアプリケーションプログラム以外に、ＣＰＵ４において演算処理された上記演算結果などが記憶される。

登録情報ＤＢ６には、例えば、ファックス送信者１０が入力するファックス受信者２０の情報が登録される。この登録情報には、ファックス受信者２０の有する固有の私書箱の番号、ファックス番号、会社名、会社内部署名、氏名、メールアドレス、私書箱にログインするためのログインＩＤ及びログインパスワードなどが含まれる。これらの登録情報は、ファックス送信者１０がファックス情報を送信するにあたって、送受信装置２を介して入力され、ＣＰＵ４によりデータ整理などの処理が行われてデータベース化されたものであってもよいし、ファックス送信者１０が予め複数のファックス受信者２０の情報からなる一覧表を本システム１の管理者に渡して、該管理者が登録情報ＤＢ６に登録したデータも含まれるようになっていてもよい。

更に、下記詳細に説明するように、ファックス送信者１０がファックス送信を行う際には、このファックス送信と関連付けられた特有の送信記号が該システム１から発行されるが、登録情報ＤＢ６には、この特有の送信記号が上述するファックス受信者２０の登録情報と関連付けられて記録される。

ストレージサーバ７は、例えば、磁気的記録媒体、光学的記録媒体、半導体メモリ等から構成される記憶装置であり、その記録領域の構成として、ファックス受信者２０ごとに与えられた固有の私書箱を複数有する。該私書箱には、ファックス送信者１０からのファックス情報が例えばＰＤＦファイルなどの電子データとして記録されている。また、各私書箱内に記録されたファックス情報は、例えば異なるファックス送信者ごとに階層構造をもって整理されている。ストレージサーバ７に記録されたファックス情報には、ファックス受信者２０がインターネット回線２１を利用してアクセスすることができ、このアクセスの際には、例えばパスワードを入力させるなどしてセキュリティレベルが上げられている。

また、ファックス誤送信防止システム１は、必要に応じて表示装置や印刷装置（図示しない）を有していてもよく、システム管理者の便宜のため、ＲＡＭ３や記憶装置５に記録された演算結果をディスプレイ表示したり、紙に印字して出力したりする機能を有していてもよい。表示装置は、ＣＰＵ４から指示されてイメージデータやテキストデータ等を表示する装置であり、例えばＣＲＴディスプレイ、液晶ディスプレイなどが挙げられる。また、印刷装置は、このイメージデータやテキストデータを印字する装置であり、例えばインクジェットプリンターやレーザープリンターなどが挙げられる。

なお、本実施形態にかかるファックス誤送信防止システム１のハードウエア構成は、上記の通りであるが、当業者の技術常識に基づいて適宜必要な手段、装置等を組み込むことができる。また、ファックス送信者１０及びファックス受信者２０がファックス誤送信防止システム１にアクセスするために用いる装置としては、例えばパーソナルコンピュータがあげられるが、当業者の技術常識に基づいて適宜必要な手段、装置等により構成することができる。

ファックス送信者１０が使用するファックス情報の送信装置としては、例えばファックス機１４があげられるが、当業者の技術常識に基づいて適宜必要な手段、装置等により構成することができ、例えばスキャナを備えたパーソナルコンピュータであってもよい。このスキャナを備えたパーソナルコンピュータの場合、送信したい紙情報を該スキャナから読み込んで、パーソナルコンピュータにおいてＰＤＦデータにするなどの電子データ化処理をした後、該電子データをファックス情報としてインターネット回線１１を介してファックス誤送信防止システム１へ送信する。

＜ファックス誤送信防止システムにおける各ステップの説明＞
図２は、本発明の実施形態に係るファックス誤送信防止システムにおける各ステップを説明するフローチャートである。また、図３、４、５及び６は、本発明の実施形態に係るファックス誤送信防止システムにおける各ステップにおける表示画面の例である。これらの図及び図１を用いて、本実施形態に係るファックス誤送信防止システムにおける各ステップについて説明する。

＜ステップＳ１＞
まず、ファックス送信者１０は、送信相手２０を決定し、ファックス送信したい紙情報１６を用意しておく。ステップＳ１では、送信先（送信相手）の登録を行う。例えば、図３（ａ）に示すように、ファックス受信者２０がファックス情報を受信するためにアクセスする私書箱と関連付けて、ファックス受信者２０の情報を登録する。この登録作業は、ファックス送信者１０のパーソナルコンピュータ１３により、インターネット回線１１を介してファックス誤送信防止システム１に対して行われ、登録情報は登録情報ＤＢ６に記録される。この登録作業は初回の送信時のみに行えばよく、２回目以降の該送信相手へのファックス送信は、既に登録された登録情報ＤＢ６の中から登録情報を選択することから始まる。

この登録情報には、図３（ａ）に示すように、ファックス受信者２０がアクセスする固有の私書箱の番号、ファックス番号、会社名、会社内部署名、氏名、メールアドレス、私書箱にログインするためのログインＩＤ及びログインパスワードなどが含まれる。

ストレージサーバ７にはファックス受信者２０ごとに私書箱が設置されており、該私書箱を区別するため固有の私書箱番号（例えば１，２，３・・・など）が設けられているが、この私書箱番号が「私書箱 Ｎｏ．」である。「ＦＡＸ ＮＯ．」とは、ファックス受信者２０ごとに与えられたファックス番号であり、ファックス送信者１０は後のステップにおいて該ファックス番号をファックス機１４に入力することによりファックス送信を行う。このファックス番号としては、従来から用いられている電話会社のファックス番号でもよいが、好ましくは、ファックス誤送信防止システム１の管理者から与えられた、例えば「０１２０」などの特有の番号から始まるファックス番号である。これは、ファックス誤送信の原因の一つとして、現在のファックス番号が通常の電話番号と区別して付与されていないことがあげられるが、ファックス番号として特有の番号を用いることにより、本発明に係るファックス誤送信の防止原理による効果に加えて、更に誤送信の防止効果を高めることができるためである。本実施形態では、ファックス番号が「送信先の固有情報」に該当し、送信者１０は送信先のファックス番号を入力して受信者２０へファックス情報を送信する。

「Ｌｏｇ−ｉｎ ＩＤ」（ログインＩＤ）及び「Ｐａｓｓｗｏｒｄ」（パスワード）は、ファックス受信者２０がストレージサーバ７内の私書箱にアクセスする際に入力するＩＤ及びパスワードである。このＩＤ及びパスワードはファックス送信者１０が設定し、ファックス送信とは別に、例えば電子メールや郵送などによりファックス受信者２０に伝達して用いられるものであり、送信したファックス情報のセキュリティを高めることができる。また、私書箱に誰がログインしたか、いつログインしたか、何回ログインしたかなどのファックス情報のアクセス管理にも用いることができる。

図３（ａ）に示すファックス受信者の登録画面において、上述する登録内容を入力した後、「登録」ボタンをクリックすることにより、ファックス受信者２０の情報登録が終了する。なお、「クリア」ボタンは入力した登録情報の再入力のために用いられる。

＜ステップＳ２＞
次に、ステップＳ２では、送付状１５の生成を行う（送付状生成工程）。ファックス送信者１０は、図３（ｂ）に示す送付状の生成画面において、送付状のタイトル、送付状を含む送信する紙情報の枚数、ファックス送信先である宛先、及びファックス送信者の名称を入力する。宛先は、例えばプルダウン表示により、上述するようにして登録されたファックス受信者が一覧として表示されるようになっており、この一覧の中からファックス情報を送信したい相手を選択する。

図３（ｂ）に示す送付状の生成画面において、上述する内容を入力した後、「生成」ボタンをクリックすることにより、送付状１５が生成される。なお、「クリア」ボタンは入力した情報の再入力のために用いられる。

この送付状１５の生成ステップは、ファックス送信者１０がパーソナルコンピュータ１３により、インターネット回線１１を介してファックス誤送信防止システム１に対して指示することにより行われる。ファックス誤送信防止システム１におけるＣＰＵ４（送付状生成手段）は、「宛先」で選択されたファックス受信者２０の登録情報を登録情報ＤＢ６から抽出し、該登録情報と送付状の生成画面において入力された情報とを併せて送付状１５の電子データを生成する。生成された送付状１５の電子データは、インターネット回線１１を介してファックス送信者１０のパーソナルコンピュータ１３に送信され、ファックス送信者１０はこの電子データを印刷して送付状１５を入手する。

生成された送付状１５は、例えば図４に示すようなフォーマットとなっており、基本的に図３（ｂ）に示す送付状の生成画面において入力した情報が記載されている。また、送付状１５の左上欄には、ファックス送信と関連付けられた特有の送信記号１７が記載されて（組み込まれて）いる（送信記号発行工程）。この送信記号１７はファックス誤送信防止システム１におけるＣＰＵ４（送信記号発行手段）により発行される記号であり、後述するように誤送信のチェックにおいて重要な役割を有する記号である。この送信記号１７の記載箇所は、送付状１０の左上欄に限定されず、システムが認識することができる場所であればどこであってもよい。送信記号１７は、数字、アルファベット、ひらがな、カタカナ、ギリシャ文字又は漢字などどのような記号を用いてもよく、また、これらの組み合わせであってもよい。

更に、本ステップでは、送付状の生成データが登録情報ＤＢ６内に記録される。具体的には、ステップＳ１で登録した送信先情報に送信記号１７が追加されて記録される。すなわち、このステップにおいて、送信先のファックス番号と今回のファックス送信固有の番号である送信記号１７とが関連付けられて記録される。

＜ステップＳ３＞
次に、ステップＳ３では、ファックス送信者１０がステップＳ２において入手した送付状１５とファックス送信したい紙情報１６とをまとめて、ファックス機１４により電話回線１２を用いてイメージデータとしてファックス送信する。この際のファックス送信作業は、図３（ａ）に示したファックス受信者２０のファックス番号をファックス機１４に入力することにより行われるため、ファックス送信者１０は従来のファックス送信を行うのと同様の手順で作業を行うことができる。なお、このとき使用されるファックス番号は、ファックス受信者１０の有するファックス機１４へ直接、ファックス情報を送信するための番号ではなく、ファックス誤送信防止システム１へファックス情報を送信するための番号である。図１におけるファックス送信者１０で囲んだ点線内には、このファックス送信作業を模式的に示してある。

＜ステップＳ４＞
ステップＳ４では、ファックス誤送信防止システム１に送信されたファックス情報のうち、送付状１５のイメージデータから送信記号１７を抽出する。この抽出の方法としては、例えばイメージデータをＯＣＲ処理することにより、送信記号１７を光学的に読み取る方法があげられる（光学的文字読取手段、工程）。なお、ファックス送信をファックス機１４によらず、例えばスキャナを備えたパーソナルコンピュータで行う場合には、送付状生成手段により生成されファックス送信者１０に送信された送付状１５はテキストファイルであるため、ＯＣＲ処理をせずに送信記号１７を抽出することができる。

＜ステップＳ５＞
ステップＳ５では、ステップＳ４において送付状１５から抽出した送信記号１７に基づいて、誤送信のチェックを行う（チェック工程）。具体的には、登録情報ＤＢ６に記録されているファックス番号及び送信記号と、ファックス送信者１０よりファックス機１４を介して送信された、ファックス送信者１０が入力したファックス番号及び送付状１５からＯＣＲ処理により抽出した送信記号とを比較することにより、ファックス送信者１０が入力したファックス番号が間違っていないかどうかをチェックする。

ファックス誤送信防止システム１は、ファックス送信者１０がファックス機１４に入力したファックス番号を受信すると共に、ＯＣＲ処理により送付状１５から送信記号１７を抽出している。一方、登録情報ＤＢ６には、今回のファックス送信に当たって予め送信先のファックス番号（正確な固有情報）と共に該番号を関連付けられて送信記号１７が記録されている。ＣＰＵ４は、まず、ＯＣＲ処理により送付状１５から抽出した送信記号１７を登録情報ＤＢ６の中から検索し、該送信記号１７と関連付けられたファックス番号を抽出する。次に、ＣＰＵ４は、この抽出したファックス番号とファックス送信者１０がファックス機１４に入力したファックス番号とを比較して（チェック手段）、一致すれば間違いのないファックス送信であると判断して、ステップＳ６へ進む。一方、抽出したファックス番号とファックス送信者１０が入力したファックス番号とが異なれば、間違いのファックス送信であると判断して、ステップＳ９へ進む（送信可否判断手段、工程）。

以上は、ＯＣＲ処理により送付状１５から正しく送信記号１７を抽出できた場合についての説明である。一方、ＯＣＲ処理には、文字の識別エラーのおそれがあり、このエラーとしては、送信記号１７を文字・記号として識別できない場合や、間違った文字・記号として識別してしまう場合などがある。

送信記号１７を文字・記号として識別できなかった場合には、登録情報ＤＢ６の中から送信記号１７を検索することができないため、検索不可能という検索結果をもって間違いのファックス送信であると判断して、ステップＳ９へ進む。

また、間違った文字・記号として識別してしまった場合には、この誤った送信記号に基づいて登録情報ＤＢ６の中から送信記号１７を検索することになるが、本システムでは送信記号同士の比較と共に登録されたファックス番号と送信者が入力したファックス番号との比較を同時に行っているため、誤った送信記号に基づいてファックス情報が誤った送信先へ送信されてしまうおそれはほとんどない。したがって、万が一、送信記号が一致した場合であっても、該送信記号と関連付けられたファックス番号が不一致であることをもって間違いのファックス送信であると判断して、ステップＳ９へ進む。

＜ステップＳ６＞
ステップＳ６では、ファックス送信者１０から送信されたファックス情報をストレージサーバ７内の適切な私書箱へ振り分ける。具体的には、ステップＳ５において、ＣＰＵ４は、ＯＣＲ処理により送付状１５から抽出した送信記号１７を登録情報ＤＢ６の中から検索し、該送信記号１７と関連付けられたファックス番号を抽出しているが、この際に「私書箱 Ｎｏ．」を同時に抽出しておく。この抽出された「私書箱 Ｎｏ．」を基にして、ファックス情報を該私書箱に振り分けることができる。

＜ステップＳ７＞
ステップＳ７では、ファックス送信者１０からのファックス情報がファックス受信者２０の有する固有の私書箱に振り分けられたことを、ファックス受信者２０へ通知する。この通知は、例えば、電子メールによりファックス誤送信防止システム１からインターネット回線２２を介してファックス受信者２０へ通知するようにしてもよいし、システム管理者が電話によりファックス受信者２０へ通知するようにしてもよい。このステップＳ７は任意のステップであり、なくてもよい。

また、ファックス送信者１０が該システム１とは別のルートでファックス受信者２０へ、ファックス送信したことを通知するようにしてもよいが、この場合には、ステップＳ５において誤送信と判断された場合にも、ファックス送信者１０はこの誤送信に気付かずにファックス送信したことを通知することになる。しかしながら、この誤った通知がされても、ステップＳ５において誤送信と判断された場合には、ステップＳ９の送信エラー処理がなされ、私書箱への振り分けは行われないので、ファックス受信者２０がファックス情報を受信できないことにより、ファックス送受信者間においてファックスが誤送信されたことを認識することになる。

図５は、私書箱に振り分けられたファックス情報の閲覧画面の例である。同図に示すように、私書箱に振り分けられたファックス情報は、私書箱フォルダをクリックすることにより、複数の送信元（ファックス送信者）や件名の表示などと共に一覧表示されるようになっており、保存フォルダに送信元ごとにサブフォルダを設けて、該サブフォルダ内に保存しておきたいファックス情報を保存できるようになっている。この表示方法としては、特に限定されず、公知の電子メールソフトなどで採用されている表示方法を適用することができる。

＜ステップＳ８＞
ステップＳ８では、ファックス送信者１０からのファックス情報が誤って送信されることなく、ファックス受信者２０の有する固有の私書箱に振り分けられたことを、ファックス送信者１０へ通知する。この通知は、例えば、電子メールによりファックス誤送信防止システム１からインターネット回線１１を介してファックス送信者１０へ通知するようにしてもよいし、システム管理者が電話によりファックス送信者１０へ通知するようにしてもよい。このステップＳ８は任意のステップであり、なくてもよい。また、ファックス送受信者間において、予めファックス受信者２０がファックス情報を受信した場合には、この旨をファックス送信者１０に通知するように取決めしておくことも考えられる。

＜ステップＳ９＞
ステップＳ９では、送信エラー処理を行い、そして、ステップＳ８に進み、ファックス送信者１０の入力したファックス番号に誤りがあったことを通知する。送信エラー処理としては、例えば、誤って送信されたファックス情報を廃棄したり、ストレージサーバ７内に設けられたファックス送信者１０のエラーフォルダ内に蓄積したりする。誤送信のファックス情報がファックス送信者１０のエラーフォルダ内に振り分けられた場合には、この振り分けをもってファックス送信者１０への誤送信の通知とすることもできる。

また、誤送信のファックス情報をファックス誤送信防止システム１の管理者の有するエラーフォルダ内に振り分けるようにしてもよい。誤送信のファックス情報がファックス送信者１０のエラーフォルダ内に振り分けられた場合には、ファックス送信者１０が再びファックスをやり直すことになるが、管理者のエラーフォルダにファックス情報を振り分けた場合には、システム管理者が正しいファックス受信者へファックスをやり直すというサービスを提供することができる。

以上説明するように、本発明によれば、ファックス番号を誤って入力しても、誤ったファックス番号の受信者へファックス情報が誤送信される前に、エラー処理されるので、ファックスの利便性を活かしつつ、企業の営業秘密や個人情報などの漏洩を防止することができる。また、従来の紙情報ではなく、電子データである「イメージ文書」として取り扱うことにより、例えば、誰が・いつ・どの情報に触れたかなどの閲覧記録ができたり、ファックス情報の改ざん防止、閲覧制限、閲覧期間制御又は印刷制限ができたりする。また、企業間を結んだワークフローへの組み込みが容易であるので、業務コストの大幅な効率化が実現できる。

＜本発明に付加して利用することができる機能＞
上述する実施形態には以下のような機能を追加することができる。例えば、ステップＳ６における私書箱への振り分け処理を行う前に、ファックス送信者１０の上司による最終承認を行うようにしてもよい。すなわち、上司の最終的な承認が得られてから、私書箱へファックス情報の振り分けを行う。図６は承認画面の一例である。図６（ａ）に示すように、承認画面には「私書箱Ｎｏ．」、タイトル、送信枚数、宛先、送信者などの基本情報に加えて、「内容表示」ボタンをクリックすることにより、図６（ｂ）に示すようなファックス情報のイメージデータが表示されるようになっている。これらのファックス情報の内容を確認して、送信先へ送信してもよいと判断した場合には「承認」ボタンをクリックしてステップＳ６において私書箱への振り分け処理へ進ませる。一方、送信内容に不備があるなどして送信してはいけないと判断した場合には「取消」ボタンをクリックしてファックス送信を中断する。

また、上述する実施形態では、ステップＳ６においてファックス情報の私書箱への振り分け処理を行っているが、ストレージサーバ７内の私書箱に留めておかずに、例えば受信者２０のパーソナルコンピュータ２１に送信したり、受信者２０のファックス機へ送信したりしてもよい。これは、ステップＳ６よりも前のステップＳ５において既に誤送信チェックが行われているため、既に誤送信のおそれがないファックス送信だからである。

また、本発明では、ファックス情報を紙媒体ではなく、電子ファイルであるイメージファイルとして扱っている。したがって、電子ファイルに鍵をかけてパスワード入力により閲覧することにより、よりセキュリティレベルを高めた情報管理を実現するようにしてもよい。

本発明に係る情報誤送信防止システムは、例えば、ファックス情報の誤送信を防止するシステムとして適用することができる。

図１は、本発明の実施形態に係るファックス誤送信防止システムの概略構成図である。 図２は、本発明の実施形態に係るファックス誤送信防止システムにおける各ステップを説明するフローチャートである。 図３は、本発明の実施形態に係るファックス誤送信防止システムにおける表示画面の例であり、（ａ）は私書箱の登録画面、（ｂ）は送付状の生成画面の一例である。 図４は、本発明の実施形態に係るファックス誤送信防止システムにおける送付状の例である。 図５は、本発明の実施形態に係るファックス誤送信防止システムにおける私書箱に振り分けられたファックス情報の閲覧画面の例である。 図６は、本発明の実施形態に係るファックス誤送信防止システムにおける表示画面の例であり、（ａ）は上司の承認画面、（ｂ）は送付状のイメージの表示画面の一例である。

符号の説明

１ ファックス誤送信防止システム
２ 送受信装置
３ ＲＡＭ（ランダムアクセスメモリー）
４ 中央演算処理装置（ＣＰＵ）
５ 記憶装置
６ 登録情報ＤＢ（データベース）
７ ストレージサーバ
１０ ファックス送信者
１１ インターネット（ＩＮ）回線
１２ 電話回線
１３ パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
１４ ファックス機
１５ 送付状
１６ ファックス送信する紙情報
１７ 送信記号
２０ ファックス受信者
２１ パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
２２ インターネット回線

Claims (6)

1. 送信者と受信者との間に設置され、送信者からのＦＡＸ情報又は電子メール情報が誤った受信者へ誤送信されるのを防止する情報誤送信防止システムであって、
   送信者が受信者へＦＡＸ情報又は電子メール情報を送信するのに先立ってインターネット回線により前記システムへ送信した、受信者のＦＡＸ番号又は電子メールアドレスを含む受信者情報を受信して、これを登録する登録手段と、ここで、当該ＦＡＸ番号又は電子メールアドレスは送信者からのＦＡＸ情報又は電子メール情報を受信者が直接、受信できる番号又はアドレスではなく、前記システムが受信する番号又はアドレスであり、
   前記受信者のＦＡＸ番号又は電子メールアドレスを含む受信者情報と関連付けた送信記号を発行する送信記号発行手段と、
   当該送信記号を組み込んだ送付状を生成し、インターネット回線により送信者へ送信する送付状生成手段と、
   送信者が前記ＦＡＸ番号又は電子メールアドレスを入力することにより電話回線又はインターネット回線により送信した、前記送付状とＦＡＸ情報又は電子メール情報とを受信した後、当該受信した送付状に組み込まれた送信記号を抽出し、当該送信記号に関連付けられた受信者のＦＡＸ番号又は電子メールアドレスと、送信者が入力したＦＡＸ番号又は電子メールアドレスとを比較して、これらが同じかどうかをチェックするチェック手段と、
   前記送信記号に関連付けられた受信者のＦＡＸ番号又は電子メールアドレスと、送信者が入力したＦＡＸ番号又は電子メールアドレスとが異なる場合には、前記ＦＡＸ情報又は電子メール情報を受信者へ送信せず、前記送信記号に関連付けられた受信者のＦＡＸ番号又は電子メールアドレスと、送信者が入力したＦＡＸ番号又は電子メールアドレスとが一致する場合には、前記ＦＡＸ情報又は電子メール情報を受信者へ送信する送信可否判断手段とを有する、
   情報誤送信防止システム。
2. 前記送付状に組み込まれた送信記号を抽出するため、前記送信記号を光学的に読み取る光学的文字読取手段を有する、請求項１に記載する情報誤送信防止システム。
3. 前記情報誤送信防止システムは、
   更に、前記送信記号に関連付けられた受信者のＦＡＸ番号又は電子メールアドレスと、送信者が入力したＦＡＸ番号又は電子メールアドレスとが異なる場合には、前記ＦＡＸ情報又は電子メール情報を前記送信者及び／又は前記情報誤送信防止システムの管理者に送信する手段を有する、
   請求項１又は２に記載する情報誤送信防止システム。
4. 前記情報誤送信防止システムは、
   更に、前記送信記号に関連付けられた受信者のＦＡＸ番号又は電子メールアドレスと、送信者が入力したＦＡＸ番号又は電子メールアドレスとが異なる場合には、前記ＦＡＸ情報又は電子メール情報を廃棄する手段を有する、
   請求項１又は２に記載する情報誤送信防止システム。
5. 前記送信可否判断手段は、前記送信記号に関連付けられた受信者のＦＡＸ番号又は電子メールアドレスと、送信者が入力したＦＡＸ番号又は電子メールアドレスとが一致する場合には、前記ＦＡＸ情報又は電子メール情報を、前記情報誤送信防止システム内に設けられた受信者がアクセス可能な私書箱へ送信する、
   請求項１ないし４のいずれかに記載する情報誤送信防止システム。
6. 前記送信可否判断手段は、前記送信記号に関連付けられた受信者のＦＡＸ番号又は電子メールアドレスと、送信者が入力したＦＡＸ番号又は電子メールアドレスとが一致する場合には、前記ＦＡＸ情報又は電子メール情報を、受信者が所有するファックス機又はパーソナルコンピューターへ送信する、
   請求項１ないし４のいずれかに記載する情報誤送信防止システム。