JP5063307B2 - 誤送信防止システム、誤送信防止装置および誤送信防止プログラム - Google Patents

Description

本発明は誤送信防止システム、誤送信防止装置および誤送信防止プログラムに係り、ネットワークを介して複数の例えば複合機（ＭＦＰ：Multi Function Peripheral）等が接続されたシステムに用いられる誤送信防止システム、誤送信防止装置および誤送信防止プログラムの改良に関する。

近年、複合機等を用いてファクシミリや電子メールによる通信が頻繁に行われているが、相手先の回線番号や電子メールアドレスを誤入力すると、誤って送信した相手方に迷惑を掛けるうえ、それが秘匿する必要のある送信文書である場合にはセキュリティの観点から好ましくないので、相手先の回線番号や電子メールアドレス等の誤入力を防止する工夫がなされている。

そこで、例えば特開２００７−９６３８５号公報（特許文献１）のファクシミリ誤送信防止システム及び方法が提案されている。

この特許文献１は、そのファクシミリ装置から送信先情報の記入されたファクシミリ送付票を本文とともにファクシミリ送信し、これを受信したファクシミリサーバがその送信先情報に基づきチェックした後、そのファクシミリサーバが送信先に本文をファクシミリ送信する構成を有し、ファクシミリの送信先情報をデータベースで管理して誤送信を確実に防止し、ファクシミリを本来の送信先に正確に送信ができるようにしたものである。

また、特開２００７−３６４７８号公報（特許文献２）のデータ送信方法、プログラムおよび装置、および画像形成装置も提案されている。

この特許文献２は、短縮ダイアルおよびファックス番号を記憶装置に登録し、ファックス送信時に短縮ダイアルを入力すると、ファックス番号を再入力させる画面が表示され、登録されたファックス番号と再入力したファックス番号が一致していれば文書送信を可能にする構成を有し、ユーザに負担をかけずにデータの誤送信を防止できるようにしたものである。

さらに、特開特開２００７−６０２８４号公報（特許文献３）のファクシミリ装置も提案されている。

この特許文献３は、送信先の情報である送信先バーコード情報を予め記憶し、送信原稿に記載された送信先バーコードを読み取り、読み取られた送信先バーコードが示す識別情報と、記憶手段に格納されている登録送信先バーコードの示す識別情報を照合し、それら識別情報が一致したとき、その送信先をファクシミリ送信先として指定して送信原稿をファクシミリ送信する構成を有し、送信先の指定を自動化するとともに誤指定を防止したものである。
特開２００７−９６３８５号公報 特開２００７−３６４７８号公報 特開２００７−６０２８４号公報

しかしながら、上述した特許文献１では、個々のユーザが誤送信防止のためのファクシミリ送付票を作成して本文とともにファクシミリ送信するだけであるから、そのファクシミリ送付票の相手先回線番号が誤っている場合には、目的とする相手方以外に本文が送信され、誤送信を防止する解決にならない。

また、特許文献２では、短縮ダイアルやファックス番号の登録間違いがあっても、それをチェックすることが困難であり、同様に、誤送信を防止する解決になり難い。

さらに、特許文献３では、送信先バーコードを読み取って送信先の指定を自動化するとともに誤指定の防止が可能ではあるが、複合機等においてバーコード読取装置を搭載する必要があり、実施するには複合機の大幅な改造が必要であるうえ、送信原稿に送信先バーコードを記載する必要があり、簡単に対応し難い難点がある。

ところで、ファクシミリや電子メールによる通信を行う場合、異なるユーザ２名によって相手先回線番号や電子メールアドレスを当該複合機に入力し、確認すれば、誤送信を著しく低下させることが可能であるが、送信作業の都度、複合機の面前に２名のユーザを拘束してしまうことになり、業務全体の効率を著しく低下させるから、改善が望まれていた。

本発明はそのような課題を解決するためになされたもので、異なるユーザ２名によって送信相手先情報の入力や確認を行っても、送信側の業務効率を損なわず、誤送信の確実な防止が可能な誤送信防止システム、誤送信防止装置および誤送信防止プログラムの提供を目的とする。

そのような課題を解決するために本発明に係る誤送信防止システムは、送信準備装置、送信実行装置および誤送信防止装置がネットワークを介して接続されて構成されている。

上記送信準備装置は、送信文書の送信準備者（担当者）に係る送信準備者情報および送信文書の送信相手先をそのネットワーク上で特定する相手先情報を入力する入力部と、入力された送信準備者情報および相手先情報をその送信文書に関連付けてネットワークを介してその誤送信防止装置に送信する通信部とを有している。

上記送信実行装置は、その送信文書の送信実行者（次担当者）を特定する送信実行者情報および送信文書に対応する相手先情報を入力するとともに送信準備装置側から受けた送信文書をセットする入力部と、入力された送信実行者情報および相手先情報を上記誤送信防止装置に送信し、セットされた送信文書をネットワークからその相手先に送信するとともに照合情報を受信する通信部と、その照合情報を受信したとき送信文書をその相手先情報に基づき送信するよう当該通信部を制御する制御部とを有している。

上記誤送信防止装置は、それら送信準備装置および送信実行装置から送信準備者情報、送信実行者情報および相手先情報を受信するとともにその照合情報を送信実行装置に送信する通信部と、それら送信準備者情報と送信実行者情報を認証したとき認証情報を出力する認証部と、その認証情報が出力されそれら送信準備装置および送信実行装置から受信した相手先情報の一致の有無を照合して双方が一致するときその照合情報を出力する照合部とを有している。

本発明に係る誤送信防止装置は、送信文書の送信準備者（担当者）に係る送信準備者情報および送信文書の送信相手先をネットワーク上で特定する相手先情報を送信準備装置から、その送信文書の送信実行者(次担当者)を特定する送信実行者情報および相手先情報を送信実行装置からネットワークを介して受信するとともに照合情報をその送信実行装置に送信する通信部と、それら送信準備者情報と送信実行者情報を認証したとき認証情報を出力する認証部と、それら送信準備装置および送信実行装置から受信した相手先情報を照合して双方が一致するとき照合情報を出力する照合部と、その認証情報が出力され双方の相手先情報が一致するとその照合部が判別したとき照合情報を出力制御する制御部とを具備している。

本発明に係る誤送信防止プログラムは、送信文書の送信相手先をネットワーク上で特定する相手先情報であって送信準備装置および送信実行装置から受信した当該相手先情報に基づき、その送信文書を送信制御する制御用コンピュータに対し、その送信文書の送信準備者（担当者）に係る送信準備者情報および相手先情報を送信文書に関連付けて送信準備装置からネットワークを介して受信する第１の受信処理と、その送信文書の送信実行者（次担当者）を特定する送信実行者情報および送信文書に関連付けた相手先情報をその送信実行装置からネットワークを介して受信する第２の受信処理と、それら送信準備者情報と送信実行者情報を認証する認証処理と、それら第１および第２の受信処理で受信した相手先情報の一致の有無を照合する照合処理と、それら送信準備者情報と送信実行者情報を認証し双方の相手先情報が一致するとその照合処理が判別したときネットワークを介して照合情報をその送信実行装置に送信する照合情報送信処理とを実行させるものである。

本発明において、上記送信準備装置は、その送信実行者情報を当該入力部から入力し、入力された送信実行者情報を送信文書に関連付けてネットワークを介してその誤送信防止装置に当該通信部から送信し、上記送信実行装置は、入力された送信実行者情報をネットワークからその誤送信防止装置に当該通信部から送信し、上記誤送信防止装置は、それた送信準備装置および送信実行装置から送信実行者情報を受信してからその照合情報を送信実行装置に当該通信部から送信する構成も可能である。

本発明において、上記送信実行装置の入力部は、その送信準備装置側から受けた原稿を読取ってその送信文書を形成セットする構成も可能である。

本発明において、上記送信準備装置は、作成された送信文書をネットワークを介して当該送信部からその送信実行装置に送信する機能を有し、上記送信実行装置の入力部は、その送信準備装置側からネットワークを介して受けたその送信文書を指定セットする構成も可能である。

本発明において、上記誤送信防止装置は、当該通信部で受信した送信準備装置からの相手先情報に係るリストをその送信文書に関連付け作成して当該通信部から前記送信実行装置に送信する機能を有し、上記送信実行装置は、当該通信部でそのリストを受信するとともに、そのリストから当該入力部で選択した送信文書をセットする構成も可能である。

本発明において、上記相手先情報が相手先に係るファクシミリ回線番号又は電子メールアドレスである構成も可能である。

このような本発明に係る誤送信防止システムでは、上記送信準備装置にて、送信文書の送信準備者（担当者）に係る送信準備者情報および相手先情報を入力部から入力し、入力された送信準備者情報および相手先情報を送信文書に関連付けて通信部からネットワークを介して誤送信防止装置に送信し、上記送信実行装置にて、その送信文書の送信実行者（次担当者）を特定する送信実行者情報および送信文書に対応する相手先情報を入力して当該通信部からその誤送信防止装置に送信すると、上記誤送信防止装置にて、それら送信準備者情報と送信実行者情報を認証するとともにそれら送信準備装置および送信実行装置から受信した相手先情報の一致の有無を照合部で照合し、この照合情報を上記送信実行装置に送信すると、上記送信実行装置が、この照合情報を受信したときその送信文書をその相手先情報に基づき送信する。

そのため、異なるユーザが送信相手先情報を別々に入力および確認しても、送信側の業務効率を損なわず、誤送信の防止が可能となる。

本発明において、上記送信準備装置にて、入力された送信実行者情報を送信文書に関連付けてその誤送信防止装置に当該通信部から送信し、上記送信実行装置にて、入力された送信実行者情報をその誤送信防止装置に当該通信部から送信し、上記誤送信防止装置にて、それら送信準備装置および送信実行装置から送信実行者情報を受信してからその照合情報を送信実行装置に送信する構成では、上記送信準備装置側で送信実行者を特定し、この送信実行者によってその送信文書情報の送信が実行されるから、送信側の業務効率を損なわず、特定の送信実行者による誤送信の防止が可能となる。

本発明において、上記送信実行装置の入力部が、その送信準備装置側から受けた原稿を読取ってその送信文書を形成セットする構成では、送信準備装置側から手渡し等によって受け渡した送信文書の送信が上記送信実行装置で可能であるし、送信文書の受け渡しがネットワークを介してなされないから、ネットワークの負荷が軽減される。

本発明において、上記送信準備装置が、作成された送信文書をネットワークを介して当該送信部からその送信実行装置に送信する機能を有し、上記送信実行装置の入力部が、その送信準備装置側からネットワークを介して受けたその送信文書を指定セットする構成は、送信準備装置側からの送信文書の受け渡しが簡素化される。

本発明において、上記誤送信防止装置が、当該通信部で受信した送信準備装置からの相手先情報に係るリストをその送信文書に関連付け作成してから送信実行装置に送信する機能を有し、上記送信実行装置が、そのリストを受信するとともに、そのリストから当該入力部で選択した送信文書をセットする構成では、上記送信実行装置において、複数の送信文書を選択して送信可能である。

本発明において、上記相手先情報が相手先に係るファクシミリ回線番号又は電子メールアドレスである構成は、特に、ファクシミリ文書又は電子メールの誤送信を防ぐことが可能である。

以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。

図１は本発明に係る誤送信防止システムの実施の一形態を示す概略ブロック図である。なお、本発明に係る誤送信防止装置および誤送信防止プログラムはその誤送信防止システムを説明する過程で説明する。

図１において、本発明に係る誤送信防止システムは、社内ＬＡＮ（local area network）、インターネット又は公衆回線等のネットワーク１を介して接続された送信端末装置Ａ、複合機ＢおよびサーバＣを有して構成されている。符号Ｄはネットワーク１に接続され、後述するように送信先としての複合機である。

送信端末装置Ａは、通信部３、表示パネル部５、入力部７、印刷部９および制御部１１を有し、例えばコンピュータを主体として形成された送信準備装置である。

なお、表示パネル部５、入力部７および印刷部９が送信端末装置Ａ本体に外部接続される構成もあるが、本発明では送信端末装置Ａの一部として説明する。

通信部３は、制御部１１の制御の下、ネットワーク１を介して複合機ＢおよびサーバＣとの間で所定のデータ伝送プロトコルに基づき、後述するアクセス情報、ログイン画面、ファクシミリ情報入力画面（図ではＦＡＸ情報入力画面と略す。）、送信準備完了画面および送信準備情報等の送受信をするインターフェースである。

通信部３は、送信文書をファクシミリ文書や電子メール文書にして送信受信する機能も有し、データ転送プロトコルとして例えばＴＣＰ／ＩＰ（simple network management protocol）、その他が使用される。

なお、通信部３は、送信端末装置Ａがネットワーク１に接続されたとき、所定のアドレス等によって複合機ＢやサーバＣとの間で自動的に接続が構築される。

表示パネル部５は、送信端末装置Ａに配置された公知の液晶ディスプレイやＣＲＴディスプレイ等であり、送信端末装置Ａの動作上データを表示する他、例えばＷｅｂ（WorldWide Web）ブラウザを表示してログイン画面（図示せず。）、ファクシミリ情報入力画面（図２参照）、送信準備完了画面および送信準備情報（何れも図示せず。）等を表示する機能を有している。

入力部７は、制御部１１の制御の下、送信端末装置Ａに配置された例えばキーボードやタッチパネルスイッチ等の入力部であり、送信端末装置Ａに対して文字等の符号入力や設定コマンドを入力する機能を有し、入力された符号や設定コマンドが制御部１に出力される。

入力部７は、ログイン画面中に担当者（送信準備者）の名称を入力する機能に加えて、例えば図２に示すように、表示パネル部５に表示されたファクシミリ情報入力画面中の項目、例えば、ファクシミリ送信する相手先回線番号を確認して実際の送信を実行する送信実行者である「次担当者」、ファクシミリ送信する送信文書を特定する「文書番号」、ファクシミリ送信する送信先名称「宛先」、ファクシミリ送信する相手先回線番号「ＦＡＸ番号」への文字や番号の入力を実施する機能を有している。

そのログイン画面は、後述するように、送信端末装置ＡからサーバＣに最初にアクセスしたときサーバＣから受信したものであり、次のファクシミリ情報入力画面ログイン画面は、送信準備者である担当者情報、例えば担当者名（送信準備者情報）を含めて送信端末装置ＡからサーバＣにアクセスしたとき、サーバＣから受信したものである。

図２における各項目に対して、入力部７から送信実行者である「次担当者」、「文書番号」、「宛先」、「ＦＡＸ番号」中の空欄に文字や番号が入力され、制御部１１によって上述した送信準備情報が作成され、表示パネル部５に表示される。

すなわち、送信準備情報には、「次担当者」、「文書番号」、「宛先」、「ＦＡＸ番号」の内容が互いに関連付けられて含まれる。その「次担当者」への入力内容、例えば担当者番号が、送信実行者を特定する送信実行者情報となる。

印刷部９は、制御部１１の制御の下、ファクシミリ送信する送信文書および相手先回線番号「ＦＡＸ番号」から画像イメージデータを作成展開し、印刷用紙にモノクロ又はカラー印刷する公知の印刷エンジンである。

制御部１１は、ＣＰＵ、このＣＰＵの起動プログラムを記憶したＲＯＭその他を有し、図示しない記憶部に記憶されたアプリケーションプログラムによって通信部３、表示パネル部５、入力部７および印刷部９を制御するとともに、例えばファクシミリ送信や電子メールする送信文書（ファクシミリ文書や電子メール文書）を作成する文書作成機能を有する他、以下の機能を有している。

制御部１１は、入力部７からのアクセス指示に基づき、通信部３からネットワーク１を介してサーバＣにアクセス情報を送信制御し、サーバＣから通信部３がログイン画面を受信したとき、Ｗｅｂブラウザ上でログイン画面を表示パネル部５に表示制御する機能を有している。

制御部１１は、入力部７から担当者名（送信準備者情報）が入力されると、通信部３からネットワーク１を介してサーバＣに担当者名を送信制御し、サーバＣから通信部３がファクシミリ情報入力画面を受信したとき、Ｗｅｂブラウザ上で図２に示したような未入力のファクシミリ情報入力画面を表示パネル部５に表示制御する機能を有している。

制御部１１は、ファクシミリ情報入力画面において、入力部７から上述した「次担当者」、「文書番号」、「宛先」、「ＦＡＸ番号」中の空欄に文字や番号が入力されると、送信準備情報を作成制御して表示パネル部５に表示制御するとともに、入力部７からの登録（送信）指示に基づき、通信部３からサーバＣにその送信準備情報を送信制御し、サーバＣから送信準備完了画面が通信部３で受信されたとき、それを表示パネル部５に表示制御する機能を有している。

複合機Ｂは、通信部１３、表示パネル部１５、入力部１７、画像読取部１９、印刷部２１および制御部２３を有し、上述したファクシミリ文書を実際に送信する送信実行装置である。

通信部１３は、制御部２３の制御の下、ネットワーク１を介して送信端末装置ＡおよびサーバＣとの間で上述した伝送プロトコルに基づき、アクセス情報、後述する送信実行情報、送信完了情報および照合情報（何れも図示せず。）等の送受信をするインターフェースである。

なお、通信部１３は、複合機Ｂがネットワーク１に接続されたとき、所定のアドレス等によって送信端末装置ＡおよびサーバＣとの間で自動的に接続が構築される。

表示パネル部１５は、複合機Ｂに配置された例えば公知の液晶ディスプレイ等であり、複合機Ｂの動作上データを表示する他、後述する送信実行指示画面（図３参照）、送信実行指示情報、送信完了情報等を表示する機能を有している。

入力部１７は、制御部２３の制御の下、複合機Ｂに配置された例えばタッチパネルスイッチ等の入力部であり、複合機Ｂに対して文字等の符号入力や設定情報を入力する機能を有し、入力された符号や指示コマンドが制御部２３に出力される。

入力部１７は、例えば図３Ａ〜Ｃに示すように、表示パネル部１５に表示されたログイン画面（同図Ａ）、宛先確認画面（同図Ｂ）およびファクシミリ送信する相手先回線番号入力画面（同図Ｃ）に対し、ログインする担当者（送信実行者）の担当者番号（送信実行者情報）、送信先の名称「宛先」の選択チェック、ファクシミリ送信する相手先回線番号「ＦＡＸ番号」への文字や番号の入力を受ける機能を有している。

担当者番号は、上述したようにファクシミリ送信する相手先回線番号を確認して送信を実行する送信実行者の送信実行者情報であり、送信端末装置Ａ側の「次担当者」に相当する。

図３の送信実行指示画面としての各画面は、図示しない記憶部に記憶され制御部２３によって表示制御されたものであり、同図Ｂの宛先確認画面は、同図Ａのログイン画面で担当者番号を入力して複合機ＢからサーバＣにアクセスし、サーバＣから受信された後述するファクシミリリストを担当者名（送信準備者名）とともに表示するものであり、同図Ｃの相手先回線番号入力画面は、同様にそのファクシミリリストに基づき、図３Ｂの宛先確認画面で選択された相手先名とこれに送信する文書番号を表示するものである。

なお、図３Ｂにおいて、宛先確認画面に複数の相手先名称が表示される場合は、サーバＣに登録されたファクシミリリスト中において、当該送信実行者の処理すべき送信実行待ち送信文書が複数登録されていることを示す。

表示パネル部１５における図３Ｃの画面で、入力部１７から相手先回線番号が入力実行されて送信指示がなされると、送信実行情報が作成される。すなわち、送信実行情報には、担当者番号（送信実行者情報）、送信相手先名、文書番号相手先のファクシミリ回線番号が含まれる。図３中の「終了」は処理を実行せずに戻る指示である。

図３Ｃの画面における相手先回線番号の入力は、送信端末装置Ａ側からファクシミリ原稿とともに手渡しで受けた紙面中の相手先回線番号「ＦＡＸ番号」の表示を見ながら、送信端末装置Ａ側の担当者（送信準備者）とは異なる担当者（次担当者：送信実行者）が入力することになる。

画像読取部１９は、制御部２３の制御の下、送信端末装置Ａ側から受けたファクシミリ原稿から画像を光学的に読み込み、フィルタ処理等した電子的画像データを印刷ジョブとして生成する公知のスキャナーであってセット部として機能し、生成した印刷ジョブが原稿の頁毎に図示しない記憶部に順次記憶されるようになっている。

画像読取部１９によるファクシミリ原稿の読み込みも、次担当者（送信実行者）が処理することになる。

印刷部２１は、制御部２３の制御の下、ファクシミリ受信した文書等から画像イメージデータを作成展開して印刷用紙にモノクロ又はカラー印刷する公知の印刷エンジンであるが、本発明の要部ではない。

制御部２３は、ＣＰＵ、このＣＰＵの起動プログラムを記憶したＲＯＭその他を有し、図示しない記憶部に記憶されたアプリケーションプログラムによって通信部１３、表示パネル部１５、入力部１７、画像読取部１９および印刷部２１を制御する機能を有する他、以下の機能を有している。

制御部２３は、例えば入力部１７からのアクセス指示に基づき、通信部１３からネットワーク１を介してサーバＣにアクセス情報を送信制御し、サーバＣから通信部１３がファクシミリリストを受信したとき、図３Ａ〜Ｃに示したように、それを表示パネル部１５の各画面に表示制御する機能を有している。

制御部２３は、上述したように送信実行情報を作成して通信部１３からサーバＣに送信制御し、サーバＣから照合情報が通信部１３で受信されたとき、通信部１３から送信相手先、例えば複合機Ｄに対してファクシミリ文書をファクシミリ送信制御し、ファクシミリ送信が完了したとき、送信完了情報を表示パネル部１５に表示制御するとともに通信部１３からサーバＣに送信制御する機能を有している。

サーバＣは、通信部２５、記憶部２７、画面管理部２９、認証部３１、リスト管理部３３、照合部３５、ログ管理部３７および制御部３９を有し、上述したファクシミリ送信の誤送信を防止する誤送信防止装置であり、制御用コンピュータで形成される。

なお、サーバＣはこれ以外にも構成を有するが、本発明の要部ではないので説明および図示を省略する。

通信部２５は、制御部３９の制御の下、ネットワーク１を介して送信端末装置Ａおよび複合機Ｂとの間で上述した伝送プロトコルに基づき、アクセス情報、ログイン画面、ファクシミリ情報入力画面、送信準備完了画面、送信準備情報、送信実行情報および送信完了情報等を送受信するインターフェースである。

記憶部２７は、制御部３９の制御の下、ログイン画面、ファクシミリ情報入力画面、送信準備完了画面、ファクシミリリストおよびログ情報等を記憶する機能を有する読み書き可能な例えばハードディスクである。

画面管理部２９は、制御部３９の制御の下、上述したログイン画面、ファクシミリ情報入力画面および送信準備完了画面等の画面を管理し、これを送信端末装置Ａに対して出力する機能を有している。

認証部３１は、送信端末装置Ａおよび複合機Ｂから受信した担当者（送信準備者、送信実行者）を認証する機能を有し、予め記憶部２７に設定された担当者識別符号と送信端末装置Ａおよび複合機Ｂから受信した担当者名や担当者番号が一致したとき、認証情報を制御部３９に出力する機能を有している。

リスト管理部３３は、送信端末装置Ａから送信準備情報として、「次担当者」、「文書番号」、「宛先」および「ＦＡＸ番号」が受信されたとき、認証部３１が送信端末装置Ａの送信者を認証すれば、「次担当者」毎に「文書番号」、「宛先」および「ＦＡＸ番号」を「ファクシミリリスト」にして記憶部２７に登録記憶する機能を有している。「ファクシミリリスト」は送信者リストを兼ねている。

なお、上述したように複合機Ｂから送信完了情報が得られると、「ファクシミリリスト」から該当する「文書番号」、「宛先」および「ＦＡＸ番号」が削除される。

照合部３５は、複合機Ｂから送信実行情報を受信したとき、その送信実行情報にある「ＦＡＸ番号」と「ファクシミリリスト」中の「宛先」に該当する「ＦＡＸ番号」を照合し、一致するか否か判別する機能を有し、一致すれば照合情報を制御部３９に出力する機能を有している。

ログ管理部３７は、制御部３９の制御の下、送信端末装置Ａおよび複合機Ｂ間の送受信時にログ情報を取得し、記憶部２７に記憶して管理する機能を有している。

制御部３９は、ＣＰＵ、このＣＰＵの起動プログラムを記憶したＲＯＭその他を有し、図示しない記憶部に記憶されたアプリケーションプログラムによって通信部２５、記憶部２７、画面管理部２９、認証部３１、リスト管理部３３、照合部３５およびログ管理部３７を制御する機能を有する他、以下の機能を有している。

制御部３９は、送信端末装置Ａから通信部２５が最初のアクセスを受信したときログイン画面を送信制御し、送信端末装置Ａから次のアクセスを受信したとき、図２のようなログイン画面を送信制御し、送信端末装置Ａから通信部２５が送信準備情報を受信したとき、リスト管理部３３を制御して「ファクシミリリスト」を作成制御して記憶させ、複合機Ｂから通信部２５がアクセス指示を受信したとき「ファクシミリリスト」を送信制御する機能を有している。

制御部３９は、複合機Ｂから通信部２５が送信実行情報を受信したとき、その送信実行情報を照合部３５に出力し、照合部３５から照合情報が得られれば、通信部２５を制御して照合情報を複合機Ｂに送信制御し、複合機Ｂから送信完了情報を受信したとき、リスト管理部３３を制御して「ファクシミリリスト」から該当する「文書番号」、「宛先」および「ＦＡＸ番号」を削除制御する機能を有している。

複合機Ｄは、ネットワーク１を介してサーバＣからファクシミリ文書を受信するファクシミリ受信機能、受信した内容を印刷する印刷機能を有する従来公知の画像形成装置であるが、本発明の要部ではないから詳細な構成の説明および図示を省略する。

次に、本発明に係る誤送信防止システムの動作を図４の概念図、図５および図６のフローチャートを参照して簡単に説明する。なお、送信態様としてファクシミリ文書を送信する例を説明する。

まず、ファクシミリ文書の送信準備を説明する。

図４に示すように、送信準備者が送信端末装置Ａにおいてファクシミリ文書を作成し、Ｗｅｂブラウザを起動すると、図５に示すように、制御部１１が通信部３からネットワーク１を介してサーバＣにアクセス情報を送信する。

サーバＣでは、通信部２５が送信端末装置Ａからアクセス情報を受信すると、画像管理部２９が制御部３９の制御の下でログイン画像を通信部２５から送信端末装置Ａへ送信する。

送信端末装置Ａでは、通信部３がログイン画像を受信すると、制御部１１がログイン画像を表示パネル部５に出力してＷｅｂブラウザ上に表示制御する。

送信端末装置Ａの入力部７から、Ｗｅｂブラウザ上において担当者名（送信準備者名）を入力すると、制御部１１が通信部３からネットワーク１を介してそれをサーバＣに送信する。

サーバＣでは、通信部２５が送信端末装置Ａから担当者名（送信準備者名）を受信すると、制御部３９の制御の下、認証部３１に送信準備者の認証を要求し、認証部３１から認証情報が得られると、制御部３９が担当者名（送信準備者名）入りファクシミリ情報入力画面を作成し、通信部２５から送信端末装置Ａへ送信する。

送信端末装置Ａでは、通信部３が担当者名（送信準備者名）入りファクシミリ情報入力画面を受信すると、制御部１１が表示パネル部５に出力してＷｅｂブラウザ上にそれを表示制御する。

送信端末装置Ａにおいて、その入力部７からＷｅｂブラウザ上で「次担当者」、「文書番号」、「宛先」および「ＦＡＸ番号」へ文字や番号の入力すると、送信準備情報が作成され、制御部１１が通信部３からネットワーク１を介して送信準備情報をサーバＣに送信する。

サーバＣでは、通信部２５が送信端末装置Ａから送信準備情報を受信すると、制御部３９がそれをリスト管理部３３に出力し、リスト管理部３３が送信準備情報に含まれる「次担当者」、「文書番号」、「宛先」および「ＦＡＸ番号」から「次担当者」毎に「ファクシミリリスト」を作成登録して記憶部２７に記憶する。

制御部３９は、「ファクシミリリスト」の作成が完成すると、ログ管理部３７にログ情報を記録し、更に、画像管理部２９から送信準備完了画面を取り出し、通信部２５から送信端末装置Ａへ送信する。

送信端末装置Ａでは、通信部３が送信準備完了画面を受信すると、制御部１１が送信準備完了画面を表示パネル部５に表示して終了する。
ここまでが図４中の「１．ＦＡＸ送信準備」に相当する。

さらに、送信準備者は、送信端末装置Ａにおいてファクシミリ文書および「ＦＡＸ番号」を印刷し、これらの印刷文書を送信実行者（次担当者）に手渡しておく。
これが図４中の「２．文書の受け渡し」に相当する。

次に、ファクシミリ文書の送信実行を説明する。なお、送信実行者は、予め画像読取部１９からファクシミリ文書を読込んで記憶させておく。

送信実行者の操作に基づき、複合機Ｂにおいて制御部２３が通信部１３からネットワーク１を介してサーバＣにアクセス情報を送信すると、図６に示すように、サーバＣの通信部２５が複合機Ｂからアクセス情報を受信し、サーバＣ側で接続維持が可能であれば、接続維持情報を送信する。

複合機Ｂにおいては、接続維持情報を受信すると、図３Ａのようなログイン画面を表示し、担当者番号（送信実行者情報）を入力して「ＯＫ」を押すと、制御部２３が通信部１３からネットワーク１を介してサーバＣに担当者番号（送信実行者情報）を送信する。

サーバＣでは、通信部２５が複合機Ｂから担当者番号（送信実行者情報）を受信すると、制御部３９が認証部３１に送信実行者の認証を要求し、認証部３１から認証情報が得られると、制御部３９がリスト管理部３３に「ファクシミリリスト」を要求し、これを通信部２５から複合機Ｂへ送信する。

複合機Ｂでは、通信部１３が「ファクシミリリスト」を受信すると、制御部２３が宛先確認画像を表示パネル部１５に出力して表示制御する。

図３Ｂの宛先確認画面において、複合機Ｂの入力部１７から「宛先」を選択して「ＯＫ」を押すと、同図Ｃの相手先回線番号入力画面に切り換わり、「ＦＡＸ番号」へ番号を入力して「送信」を押すと、制御部２３が送信実行情報を作成し、これを通信部１３からサーバＣに送信する。

サーバＣでは、通信部２５が複合機Ｂから送信実行情報を受信すると、制御部３９が照合部３５に送信実行情報の照合を要求し、照合部３５から照合情報が得られると、制御部３９がこれを通信部２５から複合機Ｂへ送信する。

照合情報を受信した複合機Ｂでは、読取ったファクシミリ文書を制御部２３が通信部３からネットワーク１を介して複合機Ｄに送信する。

複合機Ｂは、ファクシミリ文書の送信が完了すると、送信完了情報を作成してサーバＣに送信し、サーバＣでは、送信完了情報を受信すると、リスト管理部３３にて「ファクシミリリスト」から該当するデータを削除するとともに、ログ管理部３７にてログ情報を記録する一方、複合機Ｂでは、送信完了画面を表示パネル部１５に表示して終了する。
ここまでが図４中の「３．ＦＡＸ送信実行」に相当する。

これらの処理手順のうちサーバＣの動作が本発明の誤送信防止プログラムで実行される。

このように本発明に係る誤送信防止システムでは、送信端末装置（送信準備装置）Ａ、複合機（送信実行装置）Ｂおよびサーバ（誤送信防止装置）Ｃがネットワーク１を介して接続されて構成されている。

その送信端末装置Ａは、送信文書の送信相手先をそのネットワーク１上で特定するファクシミリ回線番号を入力する入力部７と、入力されたファクシミリ回線番号をその送信文書に関連付けてネットワーク１を介してそのサーバＣに送信する通信部３を有している。

その複合機Ｂは、その送信文書に対応するファクシミリ回線番号を入力するとともに送信端末装置Ａ側から受けた送信文書をセットする入力部１９と、その相手先情報をサーバＣに送信し、セットされた送信文書をネットワーク１からその相手先に送信するとともに照合情報を受信する通信部１３と、その照合情報を受信したとき送信文書をそのファクシミリ回線番号に基づき送信するよう当該通信部１３を制御する制御部２１とを有している。

そのサーバＣは、それら送信端末装置Ａおよび複合機Ｂからファクシミリ回線番号を受信するとともにその照合情報を送信実行装置に送信する通信部２５と、それら受信したファクシミリ回線番号の一致の有無を照合して双方が一致するときその照合情報を出力する照合部３５とを有している。

そのため、異なる担当者２名が、異なる送信端末装置Ａおよび複合機Ｂで異なるタイミングでファクシミリ回線番号を別個に入力し確認するから、それら担当者が送信端末装置Ａおよび複合機Ｂにおいて任意のタイミングで操作することが可能で、担当者が同時に送信端末装置Ａおよび複合機Ｂにおいて拘束されず、送信側の業務効率を損なわずに誤送信の確実な防止が可能となる。

そして、複合機Ｂの入力部１７が、その送信端末装置Ａ側から受けた原稿を読取ってその送信文書を形成セットするから、送信端末装置Ａ側から手渡し等によって受け渡した送信文書の送信が複合機Ｂから可能であるし、送信文書の受け渡しがネットワーク１を介してなされないから、ネットワーク１の負荷が軽減される。

もっとも、送信端末装置Ａが、作成された送信文書をネットワーク１を介して当該送信部３からその複合機Ｂに送信し、その複合機Ｂがネットワーク１を介して受けたその送信文書を指定セットすれば、送信端末装置Ａ側から送信文書の受け渡しが簡素化される。

さらに、上記サーバＣが、送信端末装置Ａからの相手先情報に係るファクシミリリストをその送信文書に関連付け作成して複合機Ｂに送信し、その複合機Ｂが、そのファクシミリリストに基づき選択したファクシミリ文書を送信するから、複合機Ｂにおいて複数のファクシミリ文書を登録し、選択して送信可能である。

ところで、上述した構成では、相手先情報として相手先に係るファクシミリ回線番号を例にして説明したが、本発明では、送信相手先をネットワーク１上で特定する電子メールアドレスその他の相手先情報で実施可能であるし、送信準備者および送信実行者を特定する送信準備者情報および送信実行者情報も、種々の名称や符号等で実施可能である。

本発明に係る誤送信防止システムにおいて、電子メールを送信する構成では、上述した実施の形態におけるファクシミリ文書を電子メール文書に、回線番号を電子メールアドレスに置換え、電子メールリスト、送信端末装置（送信準備装置）Ａ、複合機（送信実行装置）Ｂおよびサーバ（誤送信防止装置）Ｃを構成すればよい。

もっとも、送信端末装置Ａで作成した送信文書としての電子メールは、通信部３からネットワーク１を介して複合機Ｂの通信部１３に送信して記憶させ、制御部２３の制御に委ねることになる。

さらに、本発明のサーバＣで実現した誤送信防止装置は、ネットワーク１上で送信実行装置である複合機Ｂとは別個に形成したが、複合機Ｂに搭載することも可能であるし、ネットワーク１上に接続された別の複合機に搭載しても実施可能である。

そして、本発明の誤送信防止システムは、コンピュータ、複写機、ファクシミリ機、複合機等を接続したシステムにおいて実施可能である。

なお、本発明に係る誤送信防止装置および誤送信防止プログラムは、上述した誤送信防止システムと同様な効果を有する。

本発明に係る誤送信防止システムの実施の一形態を本発明の誤送信防止装置とともに示す概略ブロック図である。 本発明に係る送信準備装置における入力画面を説明する図である。 本発明における送信実行装置の入力画面を示す図である。 図１の誤送信防止システムの動作を説明する概念図である。 本発明における誤送信防止システムの動作を示すフローチャートである。 本発明に係る誤送信防止システムの動作を示すフローチャートである。

１ ネットワーク
３、１３、２５ 通信部
５、１５ 表示パネル部
７、１７ 入力部
９、２１ 印刷部
１１、２３、３９ 制御部
１９ 画像読取部
２７ 記憶部
２９ 画面管理部
３１ 認証部
３３ リスト管理部
３５ 照合部
３７ ログ管理部
Ａ 送信端末装置（送信準備装置）
Ｂ 複合機（送信実行装置）
Ｄ 複合機（画像形成装置）

Claims (14)

1. 送信準備装置、送信実行装置および誤送信防止装置がネットワークを介して接続された誤送信防止システムであり、
   前記送信準備装置は、送信文書の送信準備者（担当者）に係る送信準備者情報および前記送信文書の送信相手先を前記ネットワーク上で特定する相手先情報を入力する入力部と、入力された前記送信準備者情報および前記相手先情報を前記送信文書に関連付けて前記ネットワークを介して前記誤送信防止装置に送信する通信部とを有し、
   前記送信実行装置は、前記送信文書の送信実行者（次担当者）を特定する送信実行者情報および前記送信文書に対応する前記相手先情報を入力するとともに前記送信準備装置側から受けた前記送信文書をセットする入力部と、入力された前記送信実行者情報および前記相手先情報を前記誤送信防止装置に送信し、セットされた前記送信文書を前記ネットワークから前記相手先に送信するとともに照合情報を受信する通信部と、前記照合情報を受信したとき前記送信文書を前記相手先情報に基づき送信するよう当該通信部を制御する制御部とを有し、
   前記誤送信防止装置は、前記送信準備装置および前記送信実行装置から前記送信準備者情報、前記送信実行者情報および前記相手先情報を受信するとともに前記照合情報を前記送信実行装置に送信する通信部と、前記送信準備者情報と前記送信実行者情報を認証したとき認証情報を出力する認証部と、前記認証情報が出力され前記送信準備装置および前記送信実行装置から受信した前記相手先情報の一致の有無を照合して双方が一致するとき前記照合情報を出力する照合部とを有する、
   ことを特徴とする誤送信防止システム。
2. 前記送信準備装置は、前記送信実行者情報を当該入力部から入力し、入力された前記送信実行者情報を前記送信文書に関連付けて前記ネットワークを介して前記誤送信防止装置に当該通信部から送信し、前記送信実行装置は、入力された前記送信実行者情報を前記ネットワークから前記誤送信防止装置に当該通信部から送信し、前記誤送信防止装置は、前記送信準備装置および前記送信実行装置から前記送信実行者情報を受信してから前記照合情報を前記送信実行装置に当該通信部から送信する請求項１記載の誤送信防止システム。
3. 前記送信実行装置の前記入力部は、前記送信準備装置側から受けた原稿を読取って前記送信文書を形成セットする請求項１又は２記載の誤送信防止システム。
4. 前記送信準備装置は、作成された前記送信文書を前記ネットワークを介して前記送信部から前記送信実行装置に送信する機能を有し、前記送信実行装置の前記入力部は、前記送信準備装置側から前記ネットワークを介して受けた前記送信文書を指定セットする請求項１〜３いずれか１記載の誤送信防止システム。
5. 前記誤送信防止装置は、当該通信部で受信した前記送信準備装置からの前記相手先情報に係るリストを前記送信文書に関連付け作成して当該通信部から前記送信実行装置に送信する機能を有し、前記送信実行装置は、当該通信部で前記リストを受信するとともに、前記リストから当該入力部で選択した前記送信文書をセットする請求項１〜４いずれか１記載の誤送信防止システム。
6. 前記相手先情報は、前記相手先に係るファクシミリ回線番号又は電子メールアドレスである請求項１〜５いずれか１記載の誤送信防止システム。
7. 送信文書の送信準備者（担当者）に係る送信準備者情報および前記送信文書の送信相手先をネットワーク上で特定する相手先情報を送信準備装置から、前記送信文書の送信実行者（次担当者）を特定する送信実行者情報および前記相手先情報を送信実行装置から前記ネットワークを介して受信するとともに照合情報を前記送信実行装置に送信する通信部と、
   前記送信準備者情報と前記送信実行者情報を認証したとき認証情報を出力する認証部と、
   前記送信準備装置および前記送信実行装置から受信した前記相手先情報を照合して双方が一致するとき前記照合情報を出力する照合部と
   前記認証情報が出力され双方の相手先情報が一致すると前記照合部が判別したとき前記照合情報を出力制御する制御部と、
   を具備することを特徴とする誤送信防止装置。
8. 前記照合部は前記送信準備装置および送信実行装置から前記送信実行者情報を受信してから前記相手先情報の照合をする請求項７記載の誤送信防止装置。
9. 前記通信部で受信した前記送信準備装置からの前記相手先情報に係るリストを前記送信文書に関連付けて作成管理するリスト管理部を有し、前記通信部は前記リストを前記送信実行装置に送信する機能を有する請求項７又は８記載の誤送信防止装置。
10. 前記相手先情報は、前記相手先に係るファクシミリ回線番号又は電子メールアドレスである請求項７〜９いずれか１記載の誤送信防止装置。
11. 送信文書の送信相手先をネットワーク上で特定する相手先情報であって送信準備装置および送信実行装置から受信した当該相手先情報に基づき、前記送信文書を送信制御する制御用コンピュータに対し、
    前記送信文書の送信準備者（担当者）に係る送信準備者情報および前記相手先情報を前記送信文書に関連付けて前記送信準備装置から前記ネットワークを介して受信する第１の受信処理と、
    前記送信文書の送信実行者（次担当者）を特定する送信実行者情報および前記送信文書に関連付けた前記相手先情報を前記送信実行装置から前記ネットワークを介して受信する第２の受信処理と、
    前記送信準備者情報と前記送信実行者情報を認証する認証処理と、
    前記第１および第２の受信処理で受信した前記相手先情報の一致の有無を照合する照合処理と、
    前記送信準備者情報と前記送信実行者情報を認証し双方の前記相手先情報が一致すると前記照合処理が判別したとき前記ネットワークを介して照合情報を前記送信実行装置に送信する照合情報送信処理と、
    を実行させることを特徴とする誤送信防止プログラム。
12. 前記照合処理は前記送信準備装置および送信実行装置から前記送信実行者情報を受信してから前記相手先情報の照合処理を実行する請求項１１記載の誤送信防止プログラム。
13. 前記第１の受信処理で受信した前記相手先情報に係るリストを作成管理するリスト管理処理とを実行し、前記照合処理に先立ち、前記リストを前記送信実行装置に送信する送信処理を実行する請求項１１又は１２記載の誤送信防止プログラム。
14. 前記相手先情報は、前記相手先に係るファクシミリ回線番号又は電子メールアドレスである請求項１１〜１３いずれか１記載の誤送信防止プログラム。

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