JP4805597B2 - アパート等のリフォーム管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、アパートや賃貸しのマンション（以下、アパート等と言う）のリフォームを管理する管理システムに関し、詳しくは入居者がアパート等から退去する際に、そのアパート等について発生するリフォーム工事の費用の負担区分を明確にして、支払いについてのトラブルを解消することのできるアパート等のリフォーム管理方法に関する。

従来、アパート等では、入居者が退去すると、通常、リフォーム工事が発生する。このとき、リフォームする内容によっては、その費用を退去者に負担してもらうことがある。しかしながら、入居時と退去時に不動産業者と入居者とが立ち会って室内状況を正確に把握していないことが原因で、どちらがリフォーム工事の費用をどこまで負担するかで敷金返還トラブルが増加しているのが大半である。そこで、国土交通省は平成１６年２月に「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」として、入居時と退去時に賃貸人（不動産業者や大家など）・賃借人（入居者）の双方が立会い、チェックリストや写真を活用して、物件を確認することがトラブルを避ける有効な方法であると明記している。
なお、従来、リフォーム工事も含めて賃貸物件を管理するシステムとしては、特許文献１に記載の「賃貸物件管理システム」がある。
特開２００３−２０８４６６号公報

しかし、実際間題として、入居時および退去時に賃貸人と賃借人が一緒に立ち会い確認することは、時間的・労力的に難しく、特に、物件数の多い賃貸人の場合は、より困難な状況にある。また、不動産業界特有の賃貸仲介の場合、一般仲介物件と自社管理物件とでは責任の所在が異なるため、誰が立会い誰が責任を持つかを調整することが難しい状況にある。そこで、本発明は、アパート等への入居時および退去時に賃貸人と賃借人が一緒に立ち会い確認することなく、リフォーム工事の費用の負担区分を明確にすることのできるアパート等のリフォーム管理方法を提供することを目的とした。

上記課題を解決するために、本発明のアパート等のリフォーム管理方法は、リフォーム管理業者、入居者及び不動産業者はコンピュータサーバーを備えたシステム運営会社にインターネットを介して接続可能なコンピュータを備える。
リフォーム管理業者はアパート等がリフォーム工事された後に、前記アパート等のカメラにより撮像された画像情報を含む様式化したリフォーム内容、リフォーム時期、リフォーム場所などの情報項目を備えたデジタル化したリフォーム情報を前記システム運営会社にインターネットを介して前記サーバーへ送信してシステム運営会社のコンピュータに前記リフォーム情報を記憶させ、前記入居者又は前記不動産業者はコンピュータから前記システム運営会社のコンピュータにアクセスして蓄積保存してある不動産管理会社、建物名、部屋番号などの物件情報をディスプレイ画面に呼び出し、前記入居者はその物件情報び中から物件を検索してアパート等を特定し、前記サーバーに記憶されている特定のアパート等の前記リフォーム情報をディスプレイ画面に呼び出して、その特定されたアパート等についての前記物件情報及びリフォーム情報を含む決められた項目から成る様式のデジタル化した検討書をコンピュータの端末から要求してディスプレイ画面に出力する。

そして、前記ディスプレイ画面の検討書を見て前記入居者と前記不動産業者との間で入居契約がなされた後、前記サーバーに記憶されている特定のアパート等に関する前記リフォーム情報内の前記リフォーム内容など決められた項目から成る様式のデジタル化した確認書をコンピュータの端末から要求してディスプレイ画面に呼び出し、該確認書をプリントアウトして前記入居者と前記リフォーム管理業者が認印を押印した後その押印画像をデジタル化してインターネットを介して前記システム運営会社のサーバーへ送信して前記システム運営会社のコンピュータに送信して記憶させる。
そして、入居者が入居契約して入居した後の一定期間内に入居したアパート等に関して追加するリフォーム情報が発生した場合に前記入居者によりコンピュータの端末に入力された追加リフォーム情報をインターネットを介して前記システム運営会社のサーバーへ送信して、その情報を前記物件情報とリンクさせて記憶させる。
そして、記特定のアパート等の前記入居者が退去する際に、退去する前記入居者が前記不動産業者と同席して前記入居者又は前記不動産業者のコンピュータから特定のアパート等の前記リフォーム情報をインターネットを介してコンピュータの端末から要求して、前記システム運営会社の前記サーバーに記憶されている特定のアパート等の前記リフォーム情報および前記追加リフォーム情報をそのコンピュータのディスプレイ画面に呼び出す。
そして、リフォーム工事の費用の負担区分をディスプレイ画面に出力された前記リフォーム情報によって確認できるようにしたことを特徴とする。

請求項２に記載の発明は、上記請求項１に記載のアパート等のリフォーム管理方法において、前記特定のアパート等の入居者が退去する際に、退去する入居者が不動産業者の立ち会いにより前記特定のアパート等のリフォーム情報の対象となる現況を確認し、該リフォーム情報の対象となる現況のリフォーム情報をコンピュータの端末へ入力し、前記サーバーに記憶されている前記特定のアパート等のリフォーム情報および追加リフォーム情報と前記リフォーム情報の対象となる現況のリフォーム情報とをディスプレイ画面を見て比較し、その内前記入居者が負担すべきリフォーム対象を決定し、その決定したリフォーム対象から退去により発生するリフォーム工事の費用の負担区分を様式化した情報項目の中に予め決めておいた項目別費用額をコンピュータで集計して自動的に算出して前記コンピュータの端末からその算出された費用を出力できるようにしたことを特徴とする。

以上述べたように本発明によれば、アパート等に入居する際に、リフォーム管理業者によりサーバーへ入力されているリフォーム情報に基づく検討書および確認書を入居者が確認しておき、退去時もそのリフォーム情報に基づいて立ち会いをすることで、退去時に発生するリフォーム工事の費用の負担区分が明確となり、トラブルの発生が解消される。

以下、本発明のアパート等のリフォーム管理システムを「安心入退去システム」と称して説明する。安心入退去システムの概要は、次のようになる。
（１）アパート等の退去に伴うリフォーム工事内容をリフォーム管理業者から受け取りリフォーム情報として、随時システム運営会社のサーバーであるパソコンに蓄積保存する。同時に、不動産業者等は、アパート等の物件情報についても、サーバーへ入力しておく。ここで前者の情報と後者の情報は互いに対応させておく。

（２）新たな入居検討者が、不動産業者の店頭に訪れると、不動産業者等は入居検討者の希望条件を聞き、該当する物件を何件か紹介し、物件説明書を見せる。このとき、不動産業者の店頭の端末からインターネットを介してシステム運営会社のサーバーに蓄積されている物件情報を呼び出して、その中から物件を探すことも可能である。また、同様に、入居検討者は、自宅のパソコンから、インターネットを介してシステム運営会社のサーバーに蓄積されている物件情報を呼び出して、その中から物件を探すことも可能である。同時に、新たな入居検討者は不動産業者の店頭のパソコンまたは自宅のパソコンから、システム運営会社のサーバーにインターネットを介してアクセスし、該当するアパート等の各部屋のリフォーム状況を把握することも可能である。これらのアクセス操作の際、パソコンに表示される物件情報とリフォーム情報は物件ごとに互いにリンクされているため、クリック操作で物件情報の表示とリフォーム情報の表示を交互に切り換えることが可能である。さらに、そのリフォーム内容を検討書としてプリントアウトすることもできる。検討書の内容は、物件情報（不動産管理会社、建物名、部屋番号）、間取り（リフォーム内容の表示）、前入居者履歴（家族構成、ペットの有無、たばこの有無）、リフォーム情報（前期分・前々期分のリフォーム内容、リフォーム時期、リフォーム場所）、現状維持情報（現状維持内容、確認日、場所）、基本事項（リフォーム管理会社名、不動産管理会社名、入居者名）等である。なお、不動産業者等が事前に「検討書」を印刷し、物件説明書と一緒に管理しておき、入居検討者に提供する方法もある。入居検討者は物件を内覧し、「検討書」に基づき、リフォーム箇所・未工事部分や不具合箇所を確認する。

（３）入居検討者と不動産業者等の間で契約が成立すると、不動産管理業者は、契約書、重要事項説明書を交付する。同時に、リフォーム内容を記載した正式書類として確認書が入居者と不動産業者に発行される。確認書は自社のパソコンから２部をアウトプットの上、入居者が署名捺印をし、１部を交付する。リフォーム管理業者は「安心入退去システム」に会社印を登録しておくので、「確認書」作成の場含は、自動的に印字されて交付されるが、「検討書」にはリフォーム管理業者の会社印は表示・印字されない。

（４）入居者は、入居後の一定期間内に、システム運営会社のＨＰにインターネットや携帯電話でアクセスして、入居時に受け取っている室内点検表に基づいて、室内点検表に記載されていない不良個所や不具合事項が新たに発見された場合は、それらを文章または写真撮影し追加リフォーム情報として報告することができる。このとき入居者には、一定期間の入力を可能にするパスワードが与えられる。または、入居者は追加記入した室内点検表を郵送でリフォーム管理業者に送ることもできる。リフォーム管理業者は、受け取った室内点検表を該当するアパートの部屋番号ごとにスキャナーで入力してパソコンに保存する。

（５）リフォーム管理業者は、入居中に設備等に不具合が生じてそれを修復した場合は、その修復内容を「安心入退去システム」に入力して保存する。
なお、上記説明中の不動産業者とは、自社管理物件以外の物件を入居斡旋する業者であり、不動産管理業者とは、アパート等の管理を大家から依頼されて管理する業者である。

次に、この安心入退去システムを利用してのアパート等の退去の手順について説明する。
（１）退去する際、入居者は事前に不動産業者等に退去する旨を連絡する。このとき、建物引渡しの日時を決める。
（２）不動産管理業者はリフォーム管理業者に、入居者の退去に伴う建物引渡し業務を依頼する。
（３）リフォーム管理業者は指定された日時にアパート等を訪問し、入居者立会いのもと、入居時に発行された確認書に基づき室内の状況確認を行う。このとき、確認書が紛失されていた場合はパソコン端末から確認書を出力する。さらに、追加リフォーム情報がある場合もそれを出力して使用する。リフォーム管理業者は、確認書に基づきクロスの汚れ・キズ、電球の切れ、備品の破損状態、畳・襖の汚れ・キズなど、入居者に発生原因を確認のうえ、入居者原因によるものか、入居前からのものか、費用負担を明確にしていく。室内の確認が終了した段階で、一応敷金精算について説明し、鍵を預かり、建物引渡しを受ける。

（４）リフォーム管理業者はリフォームの見積書を作成し、不動産管理業者に提出する。
（５）不動産管理業者は見積書に基づき、入居者あるいは大家と交渉を行い、リフォーム内容を確定する。
（６）不動産管理業者は確定した見積内容に基づき、リフォーム管理業者にリフォーム工事を発注する。
（７）リフォーム管理業者は発注書に基づき、リフォーム施工業者に仕事を発注する。
（８）全ての工事完了後、リフォーム管理業者はリフォーム工事内容を確認する。クロス・襖・不具合部分などリフォーム工事をしなかった箇所については、間取り図やチェック表に記載する。必要に応じて、デジタルカメラで撮影する。
（９）リフォーム管理業者は、不動産管理業者にリフォーム工事が完了したことを報告する。

（１０）リフォーム管理業者は、発注書、見積書および立会い表などに基づきリフォーム情報をパソコンから「安心入退去システム」に入力する。このときパスワードが必要である。入力内容は、基本項目（不動産管理業者名、建物名、所在地、部屋番号、規模、入居退去者の入退去日、家族構成男女別、ペットの有無、喫煙の有無)、リフォーム項目（リフォーム日、対象場所（洋室、和室、ＤＫなど)、リフォーム管理業者、施工業者、単価、数量、価格、負担者、写真の有無など)、現状維持項目（不具合内容、確認日、対象場所、写真の有無)、メモ事項（入居者との交渉経緯、不動産会社の指示事項・交渉経緯など)、間取りの作成(基本間取りの作成、リフォーム箇所・リフォーム内容）である。さらに、関連書類をスキャナーで入力してパソコンに保存する。

（１１）リフォーム管理業者は入力項目をチェックし、インターネット上で正常に作動するか、確認する。
（１２）リフォーム管理業者は発注書に基づき、不動産管理業者への請求書を作成する。このとき、請求金額を「安心入退去システム」に入力することにより、不動産管理業者毎に売掛金管理ができる。入力内容は、建物名、部屋番号、請求日、請求金額、入金の有無等である。
（１３）リフォーム管理業者はリフォーム施工業者からの請求内容を「安心入退去システム」の業者取引情報（買掛金管理）で確認し支払う。なお、支払の都度、業者取引情報の支払欄に支払日を入力し、支払管理を行う。このときの表示項目は、建物名、部屋番号、リフォーム内容、施工日、請求金額、支払の有無等である。

次に、入居者がアパート等から退去した後は、次の業務が発生する。
（１）退去リフォーム完了後、一定期間経過した未入居アパート等に対して、不動産管理業者からの指示に基づき、リフォーム管理業者は室内の点検を行う。
（２）リフォーム管理業者は室内点検結果を不動産管理業者に報告し、リフォーム管理業者は「安心入退去システム」にその内容を入力する。このときの入力項目は、点検日、作業内容、点検者名等である。

なお、本システムはＡＳＰ（インターネット経由でソフトが提供されるシステム) のため、各リフォーム管理業者（システム利用者) はデータの入力処理操作のみとなる。システム運営会社がデータの管理、サーバーの運用管理やバージョンアップなどを行うため、各リフォーム管理業者はコストや労力がかからない。また、本システムは、リフォーム管理業者からのシステム利用料（月毎）と不動産管理業者からの確認書発行料（１件毎）により運営される。また、本システムは、全国どこからでも２４時間年中無休で、インターネットにより閲覧できる。

次に、本システムの具体的な構成を図に基づいて説明する。
図１は、本システムの登場人物と相互の関係を示し、インターネット上のサーバーにそれぞれの登場人物がアクセスすることでシステムが運営される。図２は図１のシステムにおける課金関係を示し、会員である不動産管理業者と、会員であるリフォーム管理会社と、システム運営会社と、サーバー管理者の間で支払いが行われ、会員以外の利用者は無料で利用可能である。図３はサーバーに構築されるデータベースの構成を示し、５層により構成されている。図４は本システムのサイト構造を示し、一部はパスワード保持者のみが閲覧および書込可能な部分がある。

図５から図１３は図４の各部の動作を示すフローチャートであり、図５はリフォーム管理会社による物件登録時のフローを示す。図６は不動産業者による物件登録時のフローを示す。図７はリフォーム管理会社による業務管理時のフローを示す。図８はシステム運営会社によるマスター管理のフローを示す。図９は非会員の入居検討者による物件検索時のフローを示し検討書が発行される。図１０は会員の入居検討者による物件検索時のフローを示し、検討書および確認書が発行される。

図１１は入居検討者が契約して入居した後に、入居したアパート等に確認書に記載されていなかったリフォーム情報を発見した場合に、それをパソコン端末から追加リフォーム情報として入力する場合のフローを示す。図１２は同じく入居検討者が契約して入居した後に、入居したアパート等に確認書に記載されていなかったリフォーム情報を発見した場合に、それを追加リフォーム情報として携帯電話から入力する場合のフローを示す。図１３は退去時に確認書に記載されているリフォーム情報に加えて追加リフォーム情報がある場合に、それをサーバーから取り出す場合のフローを示す。

図１４から図１９は端末から物件を検索する場合の画面表示例を示し、図１４は物件一覧の画面を示す。図１５および図１６は不動産業者により提供される物件情報の画面を示し、図１５は物件の一覧であり、図１６は物件の詳細を示す。図１７は図１４で選んだ物件の詳細を示す画面表示例である。図１８はリフォーム管理会社による取引情報を示す画面表示例である。図１９はリフォーム業者との取引情報を示す画面表示例である。

図２０は入居検討者に入居の検討のために出力される検討書の一例を示し、リフォーム管理会社の押印がされていない。図２１は入居契約成立時に入居者に渡される確認書の一例を示し、不動産管理業者と入居者双方の記名捺印がされるとともに、リフォーム管理会社の押印がされている。図２２および図２３は本システムにおけるアパート等の物件に対する閲覧等のアクセスの可否の内訳を示した一覧表であり、図２２は自社物件の場合を示し、図２３は他社物件の場合を示す。

なお、上述したシステムでは、退去時に、確認書のリフォーム情報およびその後にリフォーム情報が追加された場合はその追加リフォーム情報に基づいて、退去者とリフォーム管理会社が立ち会い、リフォーム工事の費用負担の区分を決定しているが、これを本システムにより機械的に決定させることも可能である。すなわち、退去者とリフォーム管理会社が立ち会いのもと、リフォーム情報に記載された内容の変更部分を順に端末から入力していくことにより、システム内でリフォーム工事発生事項についての退去者の責任の有無を判別しながら、退去者の負担金額を算出して、その明細と金額を出力することができる。このように、システムにより、退去者の負担金額を算出すると、私情が挟まれることなく、客観的な算出が行われる。

本発明は、アパートおよび賃貸しのマンションのリフォーム工事の費用の負担区分の算出以外には、店舗等のテナントの入退去時の原状回復の費用算出にも利用可能である。

本方法の登場人物と相互の関係を示すシステム構成図である。 図１のシステムにおける相互の課金関係を示すシステム構成図である。 サーバーに構築されるデータベースの構成を示す図である。 本システムのサイト構造を示す図である。 システムの動作を示すフローチャートである。 システムの動作を示すフローチャートである。 システムの動作を示すフローチャートである。 システムの動作を示すフローチャートである。 システムの動作を示すフローチャートである。 システムの動作を示すフローチャートである。 システムの動作を示すフローチャートである。 システムの動作を示すフローチャートである。 システムの動作を示すフローチャートである。 端末から物件を検索する場合の画面表示例を示す図である。 端末から物件を検索する場合の画面表示例を示す図である。 端末から物件を検索する場合の画面表示例を示す図である。 端末から物件を検索する場合の画面表示例を示す図である。 端末から物件を検索する場合の画面表示例を示す図である。 端末から物件を検索する場合の画面表示例を示す図である。 入居検討者に出力される検討書の一例を示す図である。 契約成立時に入居者に渡される確認書の一例を示す図である。 物件に対する閲覧等のアクセスの可否の内訳を示した一覧表である。 物件に対する閲覧等のアクセスの可否の内訳を示した一覧表である。

Claims (1)

1. リフォーム管理業者、入居者及び不動産業者はコンピュータサーバーを備えたシステム運営会社にインターネットを介して接続可能なコンピュータを備え、
   リフォーム管理業者はアパート等がリフォーム工事された後に、前記アパート等のカメラにより撮像された画像情報を含む様式化したリフォーム内容、リフォーム時期、リフォーム場所などの情報項目を備えたデジタル化したリフォーム情報を前記システム運営会社にインターネットを介して前記サーバーへ送信してシステム運営会社のコンピュータに前記リフォーム情報を記憶させ、
   前記入居者又は前記不動産業者はコンピュータから前記システム運営会社のコンピュータにアクセスして蓄積保存してある不動産管理会社、建物名、部屋番号などの物件情報をディスプレイ画面に呼び出し、前記入居者はその物件情報の中から物件を検索してアパート等を特定し、前記サーバーに記憶されている特定のアパート等の前記リフォーム情報をディスプレイ画面に呼び出して、その特定されたアパート等についての前記物件情報及びリフォーム情報を含む決められた項目から成る様式のデジタル化した検討書をコンピュータの端末から要求してディスプレイ画面に出力し、
   前記ディスプレイ画面の検討書を見て前記入居者と前記不動産業者との間で入居契約がなされた後、前記サーバーに記憶されている特定のアパート等に関する前記リフォーム情報内の前記リフォーム内容など決められた項目から成る様式のデジタル化した確認書をコンピュータの端末から要求してディスプレイ画面に呼び出し、前記リフォーム管理業者の社印と入居者の署名捺印欄が印刷された確認書をプリントアウトし、
   前記入居者が入居契約して入居した後の一定期間内に入居したアパート等に関して追加するリフォーム情報を発見した場合に前記入居者によりコンピュータの端末に入力された追加リフォーム情報をインターネットを介して前記システム運営会社のサーバーへ送信して、その情報を前記物件情報とリンクさせて記憶させ、
   前記特定のアパート等の前記入居者が退去する際に、退去する前記入居者が前記不動産業者と同席して前記入居者又は前記不動産業者のコンピュータから特定のアパート等の前記リフォーム情報をインターネットを介してコンピュータの端末から要求して、前記システム運営会社の前記サーバーに記憶されている特定のアパート等の前記リフォーム情報および前記追加リフォーム情報をそのコンピュータのディスプレイ画面に呼び出し、
   リフォーム工事の費用の負担区分をディスプレイ画面に出力された前記リフォーム情報によって確認できるようにしたことを特徴とするアパート等のリフォーム管理方法。

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