JP4794709B2 - データ管理システム及びコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書や図面等の各種のデータを管理するデータ管理システム及びコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、文書や図面等の各種のデータを管理するデータ管理システムでは、複数のデータをフォルダ形式でデータベースに格納し、各データを系統立てて管理することが行われている。かかるシステムを導入する際には、まず、フォルダの体系を作成する必要がある。具体的には、例えば、データベースを作り、そのデータベースの中身をいくつかのフォルダで分類し、これらのフォルダを第一位のフォルダ階層に配置する。次に、第一位のフォルダ階層に属する各フォルダの中身をいくつかのフォルダで分類し、これらのフォルダを第一位のフォルダ階層に属する当該フォルダに繋がるように、第二位のフォルダ階層に配置する。そして、それぞれのフォルダ階層に属する各フォルダについても、同様に、その中身をいくつかのフォルダで分類していく。これにより、フォルダ体系を表すフォルダツリー構造図が作成される。また、フォルダツリー構造図では、各フォルダに所定のフォルダ名が付けられる。こうしてフォルダ体系が作成されると、次に、各データを一つずつスキャナで読み込むと共に、フォルダ体系を考慮しながら、データ名、作成者名等の属性値を入力して、データをデータベースに登録する。これにより、各データはフォルダツリー構造図にしたがった体系で管理される。
【０００３】
かかるフォルダツリー構造図は画面上に表示される。ユーザがフォルダツリー構造図上で所定のフォルダを指示すると、その中身が表示される。すなわち、その指示したフォルダに包含され且つその指示したフォルダの一つ下位のフォルダが表示される。このように、上位のフォルダから順次下位のフォルダを表示していくことにより、所望のデータが入っているファイルを容易に見いだすことができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしなから、従来のシステムでは、ユーザは、データを登録する際に、フォルダ体系を考慮して、データをどのフォルダに入れるのか等を考えなければならず、データの登録作業を迅速に行うことができないという問題があった。また、データの登録作業を行う前にフォルダ体系を決めなければならないが、特に、膨大なデータを管理する場合には、フォルダ体系を決定する作業に少なくとも１ヶ月から３ヶ月程度かかることがある。このため、システムの導入から実際にシステムが立ち上がるまでに長時間を要していた。
【０００５】
また、従来のシステムでは、一旦、フォルダ体系を決めてデータを登録した後では、フォルダ体系を作り直すことは困難である。したがって、例えば最初に決めたフォルダ体系では使いにくい等の問題が生じたとしても、ユーザはいつも同じフォルダツリー構造図でデータの管理体系を認識するしかなかった。このため、フォルダツリー構造図のような、属性値を階層的に構成してデータを表示する図を自由に変更して画面上に表示できるようなデータ管理システムの実現が望まれている。
【０００６】
本発明は上記事情に基づいてなされたものであり、データの登録作業を迅速に行うことができると共に、属性値を階層的に構成してデータを表示する図を自由に変更して画面上に表示することができるデータ管理システム及びコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とするものである。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するための本発明は、各種のデータを、属性項目毎に所定の属性値を付与してファイルに入れて管理するデータ管理システムであって、前記ファイルに入れられた各データに付与された属性値を各属性項目毎に集めて作られた属性情報を記憶する第一記憶手段と、複数の属性項目について階層表示するときの順位を定めるための設定手段と、前記設定手段で設定された順位を順位情報としてツリー構成テーブルに記憶する第二記憶手段と、所望の前記順位情報が指定されたときに、その指定された前記順位情報で定めた各属性項目の順位をその属性項目を割り当てる階層の順位として決定し、各順位の階層に割り当てられる属性項目に対して、前記属性情報に基づいて当該属性項目の各属性値に対応するアイコンを生成し、その生成したアイコンを当該順位の階層よりも一つ上位の階層に属する各アイコンに繋がるように当該順位の階層に配置すると共に、各データに付与された属性値に基づいて各データに対応するファイルを表すアイコンを最下位の階層の所定の位置に配置することにより、各データを属性値で分類しその属性値を階層的に構成して各データを表示する階層分類図を作成し、表示手段の画面上に表示する表示処理手段と、を具備することを特徴とするものである。
【０００８】
また、上記の目的を達成するための本発明は、各種のデータを、属性項目毎に所定の属性値を付与したファイルに入れて管理するデータ管理システムをコンピュータに実現させるためのプログラムが記録されたコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、前記ファイルに入れられた各データに付与された属性値を各属性項目毎に集めて属性情報を作成し、前記属性情報を第一記憶手段に記憶させる第一機能と、複数の属性項目について階層表示するときの順位を設定手段で設定することができる第二機能と、前記設定手段で設定された順位を順位情報として第二記憶手段のツリー構成テーブルに記憶させる第三機能と、所望の前記順位情報が指定されたときに、その指定された前記順位情報で定めた各属性項目の順位をその属性項目を割り当てる階層の順位として決定し、各順位の階層に割り当てられる属性項目に対して、前記属性情報に基づいて当該属性項目の各属性値に対応するアイコンを生成し、その生成したアイコンを当該順位の階層よりも一つ上位の階層に属する各アイコンに繋がるように当該順位の階層に配置すると共に、各データに付与された属性値に基づいて各データに対応するファイルを表すアイコンを最下位の階層の所定の位置に配置することにより、各データを属性値で分類しその属性値を階層的に構成して各データを表示する階層分類図を作成し、表示手段の画面上に表示させる第四機能と、を実現させるためのプログラムが記録されたことを特徴とするものである。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下に本発明の一実施形態について図面を参照して説明する。図１は本発明の一実施形態であるデータ管理システムの概略ブロック図、図２は属性テーブルの一例を示す図、図３は属性についての情報の例を示す図、図４（ａ）はツリー構成テーブルの一例を示す図、図４（ｂ）は同図（ａ）のツリー構成テーブルに基づいて作成したフォルダツリー構造図を示す図、図５（ａ）はツリー構成テーブルの一例を示す図、図５（ｂ）は同図（ａ）のツリー構成テーブルに基づいて作成したフォルダツリー構造図を示す図である。
【００１０】
本実施形態のデータ管理システムは、図１に示すように、キーボードやマウス等の入力装置１１と、中央処理装置１２と、データベース１３と、第一記憶部１４と、第二記憶部１５と、ＣＲＴ表示装置１６とを備える。
【００１１】
本データベース１３は、各種のデータをファイル形式で格納するものである。各データは属性項目毎に所定の属性値が付与されて、ファイルに入れられている。このように、本実施形態では、データをフォルダ形式でデータベース１３に格納しているわけではないので、データを登録する際に、従来のようにフォルダ体系を考慮する必要はない。
【００１２】
第一記憶部１４は、各データに付与された属性値を各属性項目毎に集めて作られた属性テーブル（属性情報）を記憶するものである。図２に属性テーブルの一例を示す。属性テーブルには、「属性項目」と「属性値」との二つの欄とがある。例えば、各属性項目Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，・・・ はそれぞれ、「図面名称」、「作成者」、「作成年月日」、「データ種類」等であるとする。また、属性値は、当該属性項目に対する具体的な値である。例えば、「図面名称」という属性項目Ａに対しては、属性値ａ1 は「電気図面」、属性項目ａ2 は「機械図面」、属性項目ａ3 は「工事図面」である。「作成者」という属性項目Ｂに対しては、各属性値ｂ1 ，ｂ2 ，ｂ3 ，・・・ には、具体的な作成者の氏名が入る。「作成年月日」という属性項目Ｃに対しては、各属性値ｃ1 ，ｃ2 ，ｃ3 ，・・・ には、具体的なデータ作成の年月日が入る。また、「データ種類」という属性項目Ｄに対しては、例えば、属性値ｄ1 は「図面」、属性値ｄ2 は「文書」、属性値ｄ3 は「帳票」である。
【００１３】
また、データベース１３に格納された各ファイルには属性についての情報が付属している。この属性についての情報は、当該データを登録する際に入力された各属性項目に対する属性値を表すものである。図３に属性についての情報の例を示す。例えば、データＸの属性についての情報には、図３（ａ）に示すように、属性項目Ａに対し属性値ａ2 が、属性項目Ｂに対し属性値ｂ1 が、属性項目Ｃに対し属性値ｃ1 が与えられている。データＹの属性についての情報には、図３（ｂ）に示すように、属性項目Ａに対し属性値ａ1 が、属性項目Ｂに対し属性値ｂ3 が、属性項目Ｃに対し属性値ｃ1 が与えられている。また、データＺの属性についての情報には、図３（ｃ）に示すように、属性項目Ｂに対し属性値ｂ2 、属性タイトルＣに対して属性値ｃ3 が与えられている。ここで、図３（ｃ）の例では、属性項目Ａに対する属性値は付与されていない。すべての属性項目に対して必ず属性値を付与する必要はなく、データ登録の際には、データの内容等に応じて、必要な属性項目についてだけ属性値を入力すればよい。
【００１４】
通常、属性テーブルの各属性項目は、システム導入時に予め設定されている。これに対して、各属性項目の属性値については、実際にどんな属性値が使われるかは個々のデータを登録するときでなければ分からないので、予め決めておく必要はない。データの登録作業が行われ、属性についての情報が付属したファイルが作られると、中央処理装置１２は、その属性についての情報における各属性項目に対する属性値が、第一記憶部１４に記憶された属性テーブルにおけるその属性項目に既に含まれているか否かを判断する。そして、中央処理装置１２は、属性テーブル中の属性項目に含まれていないと判断した属性値については、その属性値を属性テーブルの対応する属性項目に追加登録する。こうして、属性テーブルはどんどん成長していくことになる。尚、属性項目は後から新規に追加することも可能である。
【００１５】
本実施形態のデータ管理システムでは、各データを属性値で分類しその属性値を階層的に構成して各データを表示する階層分類図を作成し、ＣＲＴ表示装置１６の画面上に表示することができる。この階層分類図は、各属性項目を所定の階層に割り当て、各階層にその属性項目の各属性値をフォルダの図形イメージ（アイコン）で配置することにより作成される。このため、ユーザは、かかる階層分類図を見れば、各データを系統立てて認識することができる。特に、この階層分類図は、属性値をフォルダのアイコンで表しているので、データをフォルダ形式で管理する場合に各フォルダの包含関係を表したフォルダ階層構造図と同じ表示となる。このため、本実施形態では、階層分類図のことをフォルダ階層構造図と称することにする。また、フォルダ階層構造図として、フォルダ間の関係を木構造で表したフォルダツリー構造図を用いることにする。
【００１６】
本実施形態では、データをフォルダ形式で管理しているわけではないので、このフォルダツリー構造図を作成するためには、各属性項目をどの階層に割り当てるのかについての情報が必要である。この情報はツリー構成テーブル（順位情報）として第二記憶部１５に記憶されている。例えば、ツリー構成テーブルはユーザ毎に設定される。このとき、ユーザ毎に複数のツリー構成テーブルを設けることもできる。特に、企業においては、ユーザの所属する部門毎にツリー構成テーブルを設定するようにしてもよい。
【００１７】
図４（ａ）及び図５（ａ）にツリー構成テーブルの例を示す。ツリー構成テーブルには、「フォルダ階層」と「属性項目」との二つの欄とがある。「フォルダ階層」の欄には、フォルダツリー構造図においてフォルダを配置する階層（フォルダ階層）を上位から下位の方に向かって数えたときの順位が記載される。「属性項目」の欄には、ツリー構成テーブルの同じ行の「フォルダ階層」の欄に記載された順位のフォルダ階層に割り当てるべき属性項目が記載される。例えば、図４（ａ）のツリー構成テーブルでは、フォルダ階層の順位として第一位から第三位までを設定しており、属性項目Ｂを第一位のフォルダ階層に、属性項目Ｃを第二位のフォルダ階層に、属性項目Ａを第三位のフォルダ階層に割り当てている。また、図５（ａ）のツリー構成テーブルでは、フォルダ階層の順位として第一位と第二位を設定しており、属性項目Ａを第一位のフォルダ階層に、属性項目Ｃを第二位のフォルダ階層に割り当てている。
【００１８】
中央処理装置１２は、表示処理部１２ａと、設定部１２ｂとを有する。設定部１２ｂは、ユーザからの指示に応じて、ツリー構成テーブルを設定するためのツリー構成テーブル設定画面をＣＲＴ表示装置１６の画面上に表示する。このツリー構成テーブル設定画面は、例えば、図４（ａ）に示すようなツリー構成テーブルと同じ形式の画面であって、「属性項目」の欄が空欄になっているものである。ユーザは、このツリー構成テーブル設定画面上で、「属性項目」の欄に所望の属性項目を入力する。このとき、属性テーブルをウィンドウ内に表示して、属性項目を参照しながら、入力作業を行うことができる。作業が終了すると、設定部１２ｂは、その入力された属性項目についてのフォルダ階層の順位を第二記憶部１５に記憶し、これにより新たなツリー構成テーブルが登録される。
【００１９】
表示処理部１２ａは、ユーザからの指示に応じて、属性テーブル、ツリー構成テーブル及び各データの属性についての情報に基づいてフォルダツリー構造図を作成し、ＣＲＴ表示装置１６の画面上に表示する。具体的には、ユーザが所望のツリー構成テーブルを指定すると、表示処理部１２ａは、その指定されたツリー構成テーブルに基づいて、フォルダ階層の各順位に割り当てる属性項目を決定する。次に、表示処理部１２ａは、各順位のフォルダ階層に割り当てられる属性項目に対して、属性テーブルに基づいて当該属性項目の各属性値に対応するフォルダと後述する目的のために一つ余分のフォルダとを生成する。その後、その生成したフォルダを当該順位のフォルダ階層よりも一つ上位の階層に属する各フォルダに繋がるように当該順位のフォルダ階層に配置する。次に、各データに付与された属性値（属性についての情報）に基づいて各データに対応するファイルを最下位の階層の所定の位置に配置する。こうして、フォルダツリー構造図が作成される。表示処理部１２ａは、この作成したフォルダツリー構造図をＣＲＴ表示装置１６の画面上に表示する。これらのフォルダ、ファイルはそれぞれアイコンで記号化されると共に、各アイコンにはその名称（フォルダ名、ファイル名）が文字情報として表示される。ここで、フォルダ名としては当該属性値が用いられる。
【００２０】
尚、属性項目が「図面名称」や「作成者」等である場合には、各属性値に一つのフォルダを対応させて、フォルダのアイコンを作成すればよい。しかし、属性項目の種類によっては、属性値をある単位で集約し、その集約した単位毎にフォルダのアイコンを作成する必要がある。例えば、属性項目が「年月日」である場合には、１年、１月といった単位でフォルダのアイコンを作成することがある。属性値を集約する単位は、フォルダツリー構造図を作成する際に、各ユーザが画面上で指定する。例えば、集約する単位を設定するためのボタンを押すと、ウィンドウが開き、このウィンドウ内で属性値を集約する所望の単位を指定する。これにより、膨大な数のデータがある場合等に、所定の属性項目に対しては集約した単位毎に一つのアイコンを作成することができるので、フォルダの簡略化を図ることができる。
【００２１】
図４（ｂ）に図４（ａ）のツリー構成テーブルに基づいて作成したフォルダツリー構成図を示す。この例では、フォルダツリー構造図中の最上位の階層には、データベース１３を表す図形イメージＦを配置している。そして、データベースＦの一つ下位（第一位）のフォルダ階層には、データベースＦに繋がるように、属性項目Ｂの属性値ｂj （ｊ＝１，２，３，・・・ ）に対応するフォルダＦBj（ｊ＝１，２，３，・・・ ）及び一つ余分のフォルダＦB0が配置される。第二位のフォルダ階層には、第一位のフォルダ階層に属する各フォルダに繋がるように、属性項目Ｃの属性値ｃk （ｋ＝１，２，３，・・・ ）に対応するフォルダＦCk（ｋ＝１，２，３，・・・ ）及び一つ余分のフォルダＦC0（ｋ＝１，２，３，・・・ ）が配置される。そして、第三位のフォルダ階層には、第二位のフォルダ階層に属する各フォルダに繋がるように、属性項目Ａの属性値ａi （ｉ＝１，２，３，・・・ ）に対応するフォルダＦAi（ｉ＝１，２，３，・・・ ）及び一つ余分のフォルダＦA0が配置される。また、図３に示す三つのデータＸ，Ｙ，Ｚに対応するファイルは最下位の階層の所定の位置に配置される。
【００２２】
尚、フォルダツリー構造図を作成する際に、余分のフォルダＦA0，ＦB0，ＦC0を設けているのは、図３（ｃ）に示すように、属性についての情報の中には、ある属性項目に対して属性値が設定されていないものがあり、このような属性についての情報を持つデータ（ファイル）であってもフォルダツリー構造図中に配置できるようにするためである。また、この例では、余分のフォルダＦA0，ＦB0，ＦC0についてのフォルダ名としては、「その他」を付けている。
【００２３】
また、図５（ｂ）に図５（ａ）のツリー構成テーブルに基づいて作成したフォルダツリー構造図を示す。この場合には、第一位のフォルダ階層には、データベースＦに繋がるように、属性項目Ａの属性値ａi （ｉ＝１，２，３，・・・ ）に対応するフォルダＦAi（ｉ＝１，２，３，・・・ ）及び一つ余分のフォルダＦA0が配置され、第二のフォルダ階層には、第一位のフォルダ階層に属する各フォルダに繋がるように、属性項目Ｃの属性値ｃk （ｋ＝１，２，３，・・・ ）に対応するフォルダＦCk（ｋ＝１，２，３，・・・ ）及び一つ余分のフォルダＦC0（ｋ＝１，２，３，・・・ ）が配置されている。そして、図３に示す各データＸ，Ｙ，Ｚに対応するファイルは最下位の階層の所定の位置に配置される。
【００２４】
図４（ｂ）及び図５（ｂ）の二つの例から分かるように、ツリー構成テーブルが異なれば、全く異なるフォルダツリー構造図が作成される。したがって、同じデータであっても、フォルダツリー構造図上では異なる位置に配置されることになる。実際、個々のユーザによってデータの見方は異なる。このため、本実施形態では、例えばユーザ毎にツリー構成テーブルを登録しておくことにより、各ユーザは自己のデータの見方にしたがった所望のフォルダツリー構造図を画面上に表示することができる。また、ユーザの所属する部門毎にデータの見方が相違する場合には、各部門毎にツリー構成テーブルを登録しておけば、各部門間におけるデータの見方の相違に容易に対処することができる。
ところで、ユーザによっては、自分の作業内容に関連のあるデータだけをフォルダツリー構造図に表示したいという場合がある。例えば、図面関連の作業を担当しているユーザは、文書データや帳票データに興味がなく、図面データだけを見ることができれば十分である。また、システム管理者が各部門毎にツリー構成テーブルを設定する際に、ある文書、例えば人事関係書類については人事部門の人間には見せるが、他の部門の人間には見せないようにしたい場合もある。このため、本実施形態では、常にすべてのデータをフォルダツリー構造図に表示するのではなく、ツリー構成テーブルに応じて所望の一部のデータだけをフォルダツリー構造図を表示することができるようにしている。これにより、例えば、各部門毎に見ることができるデータを区分けすることができる。
【００２５】
フォルダツリー構造図に表示するデータと表示しないデータの設定は、次のようにして行われる。ユーザがツリー構成テーブル設定画面上で所定のボタンを押すと、中央処理装置１２の設定部１２ｂは、ウィンドウを開いて、属性値設定画面を表示する。この属性値設定画面は、各ツリー構成テーブル毎に各属性値をフォルダツリー構造図上に表示するか否かを示すための情報を設定するためのものである。例えば、属性値設定画面としては、属性項目毎に属性値のリストを表示したもの、すなわち図２の属性テーブルと同様のものを用いることができる。ユーザは、この属性値設定画面上で、当該ツリー構成テーブルに基づいてフォルダツリー構造図を作成する際に使用する属性値を選択する。そして、フォルダツリー構造図に表示したくないデータがあれば、そのデータを特徴付ける属性値については選択しないようにする。例えば、人事関係書類に関する文書データをフォルダツリー構造図に表示したくない場合には、「データ種類」という属性項目Ｄの中で、属性値「人事関係書類」を選択しないようにする。設定部１２ｂは、属性値の設定作業が終了すると、選択された属性値を当該ツリー構成テーブルと関連付けて第二記憶部１５に記憶する。表示処理部１２ａは、フォルダツリー構成図を作成する際に、各順位の階層に割り当てられる属性項目に対して、当該属性項目の各属性値のうち属性値設定画面で当該ツリー構成テーブルに関し選択された属性値に対応するフォルダを生成すると共に、属性値設定画面で当該ツリー構成テーブルに関し選択されなかった属性値を有するデータについてはそのファイルをフォルダツリー構造図に配置しない。これにより、ユーザは、自分が必要とする一部のデータだけが表示されたフォルダツリー構造図を画面上で見ることができる。
【００２６】
次に、本実施形態においてデータを読み出す動作について説明する。このデータの読み出しはフォルダツリー構造図を利用して行う。最初にフォルダツリー構造図をＣＲＴ表示装置１６の画面上に表示すると、例えば図４（ｂ）に示すようなフォルダツリー構造図の全体のうち、データベースと第一位のフォルダ階層に属するフォルダについてのフォルダツリー構造図が現れる。そして、ユーザがマウスを用いて所望のフォルダを指示する度に、その指示されたフォルダに包含され且つその指示されたフォルダよりも一つ下位のフォルダ階層に属するフォルダを加えたフォルダツリー構造図が表示される。そして、最下位のフォルダ階層に属する所望のフォルダを指示すると、そのフォルダに入れられたファイルが表示される。ユーザがこのファイルをマウスで指示すると、中央処理装置１２は、そのファイルを包含するすべてのフォルダを特定し、その特定した各フォルダの配置された階層及びフォルダ名から、当該ファイルについての属性項目毎の属性値を求める。この求めた属性項目毎の属性値は検索条件となる。そして、中央処理装置１２は、その検索条件に基づいてデータベース検索を行い、データベース１３から検索条件に合致したデータを読み出して、これをＣＲＴ表示装置１６の画面上に表示する。
次に、本実施形態のデータ管理システムにおいて、ツリー構成テーブルの登録手順及びフォルダツリー構成図を表示する処理手順について説明する。図６はツリー構成テーブルの登録手順を説明するためのフローチャート、図７はフォルダツリー構成図を表示する処理手順を説明するためのフローチャートである。
【００２７】
最初にツリー構成テーブルを登録する場合について説明する。図６のフローにしたがって、まず、ユーザがＣＲＴ表示装置１６の画面上でツリー構成テーブルを設定する旨のボタンを押すと（step11）、中央処理装置１２の設定部１２ｂは、ツリー構成テーブル設定画面を画面上に表示する。そして、ユーザは、かかるツリー構成テーブル設定画面上でフォルダ階層の各順位に割り当てるべき属性項目を設定する（step12）。このとき、ユーザは、属性値設定画面を表示して、フォルダツリー構造図を作成する際に使用する属性値の選択も行う。そして、設定終了ボタンが押されると（step13）、設定部１２ｂは、設定内容を第二記憶部１５に登録し（step14）、これによりツリー構成テーブルの設定及び属性値の選択が完了する。
【００２８】
次にフォルダツリー構成図を表示する処理手順について説明する。図７のフローにしたがって、まず、ユーザがフォルダツリー構成図を表示する旨のボタンを押すと（step21）、設定部１２ｂは、ツリー構成テーブルのリストを画面上に表示する（step22）。ユーザは、そのリストの中から所望のツリー構成テーブルを指定する。表示処理部１２ａは、その指定されたツリー構成テーブル、属性テーブル及び各データの属性についての情報に基づいてフォルダツリー構成図を作成する（step23）。このとき、フォルダツリー構造図には、属性値設定画面で当該ツリー構成テーブルに関し選択された属性値に対応するフォルダだけが配置され、選択されなかった属性値を有するデータに対応するファイルは配置されない。そして、表示処理部１２ａは、作成したフォルダツリー構造図をＣＲＴ表示装置１６の画面上に表示する（step24）。
【００２９】
本実施形態のデータ管理システムでは、ツリー構成テーブル、属性テーブル及び各データの属性についての情報に基づいて、各データを属性値で分類しその属性値を階層的に構成して各データを表示するフォルダツリー構造図を作成することにより、ツリー構成テーブルに応じて異なるフォルダツリー構造図を作成することができる。このため、ユーザ毎にツリー構成テーブルを設定すれば、各ユーザは自分のデータの見方に合致したフォルダツリー構造図を表示することができるので、システムの使い勝手がとてもよい。また、ツリー構成テーブル設定画面を画面上に表示してツリー構成テーブルをいつでも自由に設定することができることにより、例えば、前回設定したツリー構成テーブルによるフォルダツリー構成図では使いにくい等の問題が生じた場合には、その都度新たにツリー構成テーブルを設定すれば、その変更後のツリー構成テーブルによる別のフォルダツリー構成図でデータを系統立てて認識することができる。
【００３０】
また、本実施形態では、データは属性項目毎に所定の属性値を付加されてファイル形式でデータベースに格納されており、従来のように最初からフォルダ体系を決めてフォルダ形式で管理されているわけではない。このため、データをデータベースに登録する際には、予め属性項目だけを決めておいて、属性項目毎に所定の属性値を付加して登録作業を行えばよいので、データの登録作業を迅速に行うことができる。
【００３１】
ここで、本実施形態のデータ管理システムと従来のシステムとを比較して説明する。図８は本実施形態のデータ管理システムと従来のシステムとを比較して説明するための図である。従来のシステムでは、図８（ｂ）に示すように、データをフォルダ形式でデータベースに格納しており、そのフォルダの体系としてのフォルダツリー構造は一意的にデータベース内に構築される。したがって、フォルダツリー構造を変更することは困難であり、ユーザはそのフォルダツリー構造でしかデータの内容を見ることができない。これに対し、本実施形態のデータ管理システムでは、ツリー構成テーブル等に基づいてフォルダツリー構成図を作成し、画面上に表示することができるので、ツリー構成テーブルに応じて、いろいろなデータの見方ができることになる。この意味で、ツリー構成テーブルは、図８（ａ）に示すように、データベースに格納されたデータを様々な観点から見るためのフィルタと言うことができる。また、本実施形態のフォルダツリー構造図は、これまでの説明から明らかなように、各データが実際にそのフォルダツリー構造図で示されたフォルダ体系でデータベースに格納されているということを表しているのではない。各データは所定の属性値が付与されてファイル形式でデータベースに格納されており、フォルダツリー構造図を作成する度にデータの格納場所が変わることはない。このフォルダツリー構造図は、ツリー構成テーブルにしたがって属性値を体系的に分類したときに、各データが属性値の体系上でどのような位置付けにあるのかを表したものにすぎない。
尚、本発明は上記の実施形態に限定されるものではなく、その要旨の範囲内において種々の変形が可能である。
【００３２】
上記の実施形態では、ツリー構成テーブル設定画面と、属性値設定画面とを別個に設けた場合について説明したが、例えば、図９に示すような一つの設定画面上で、ツリー構成テーブルとフォルダツリー構成図を作成する際に使用する属性値とを設定するようにしてもよい。かかる設定画面は、上述したツリー構成テーブルと属性テーブルとを合体したような画面であり、「フォルダ階層」と、「属性項目」と、「属性値」と、「使用属性値」との四つの欄を有する。この設定画面を最初に画面上に表示すると、「属性項目」及び「属性値」の欄には、属性テーブルと同じ内容の情報が記載され、「フォルダ階層」及び「使用属性値」の欄は空欄になっている。ユーザは、「フォルダ階層」の欄には、その設定画面の同じ行に位置する属性項目を割り当てるべきフォルダ階層の順位を入力する。そして、「使用属性値」の欄には、その設定画面の同じ行に位置する属性値をフォルダツリー構造図を作成する際に使用するときに、チェック（図９では丸印）を入れる。このような設定画面を用いることにより、設定作業が行いやすくなるという利点がある。
【００３３】
また、「フォルダ階層」の欄に順位を第一位から順に入力する度に、その入力した順位のフォルダ階層までのフォルダツリー構造図をウィンドウ内に表示するようにしてもよい。これにより、ユーザは、実際にフォルダツリー構造図を見て確認しながら、設定作業を行うことができる。
【００３４】
更に、本発明のデータ管理システムは、データが属性値を持って登録されている既存のデータベースに対して適用することができる。また、複数のデータベースに対しても適用することができる。このため、例えば、既存のデータベースと新たに導入したデータベースとに対して、それらの中に格納されているデータを、共通のフォルダツリー構造図で系統立てて認識することができる。但し、各データベースで属性値の形式が異なる場合等には、属性値を共通の形式に変換するための変換手段を設ける必要がある。
【００３５】
尚、本発明は、上記の実施形態の機能を実現するプログラムを記録媒体に格納し、コンピュータを用いてその記録媒体に格納されたプログラムを読み出して実行するようにしてもよい。記録媒体としては、フロッピーディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ等を用いることができる。
【００３６】
【発明の効果】
以上説明したように本発明のデータ管理システムよれば、順位情報、属性情報及び各データに付与された属性値に基づいて、各データを属性値で分類しその属性値を階層的に構成して各データを表示する階層分類図を作成することにより、順位情報に応じて異なる階層分類図を作成することができる。このため、ユーザ毎に順位情報を設定すれば、各ユーザは自分のデータの見方に合致した階層分類図を表示することができるので、システムの使い勝手がとてもよい。また、設定手段で順位情報をいつでも自由に設定することができるので、例えば、前回設定した順位情報による階層分類図では使いにくい等の問題が生じた場合には、その都度新たに順位情報を設定すれば、その変更後の順位情報による別の階層分類図でデータを系統立てて認識することができる。
【００３７】
また、本実施形態では、データは属性項目毎に所定の属性値を付加されて管理されているため、データを登録する際には、予め属性項目だけを決めておいて、属性項目毎に所定の属性値を付加して登録作業を行えばよいので、データの登録作業を迅速に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態であるデータ管理システムの概略ブロック図である。
【図２】属性テーブルの一例を示す図である。
【図３】属性についての情報の例を示す図である。
【図４】（ａ）はツリー構成テーブルの一例を示す図、（ｂ）は（ａ）のツリー構成テーブルに基づいて作成したフォルダツリー構造図を示す図である。
【図５】（ａ）はツリー構成テーブルの一例を示す図、（ｂ）は（ａ）のツリー構成テーブルに基づいて作成したフォルダツリー構造図を示す図である。
【図６】ツリー構成テーブルの登録手順を説明するためのフローチャートである。
【図７】フォルダツリー構成図を表示する処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図８】本実施形態のデータ管理システムと従来のシステムとを比較して説明するための図である。
【図９】設定画面の例を説明するための図である。
【符号の説明】
１１ 入力装置
１２ 中央処理装置
１２ａ 表示処理部
１２ｂ 設定部
１３ データベース
１４ 第一記憶部
１５ 第二記憶部
１６ ＣＲＴ表示装置
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書や図面等の各種のデータを管理するデータ管理システム及びコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、文書や図面等の各種のデータを管理するデータ管理システムでは、複数のデータをフォルダ形式でデータベースに格納し、各データを系統立てて管理することが行われている。かかるシステムを導入する際には、まず、フォルダの体系を作成する必要がある。具体的には、例えば、データベースを作り、そのデータベースの中身をいくつかのフォルダで分類し、これらのフォルダを第一位のフォルダ階層に配置する。次に、第一位のフォルダ階層に属する各フォルダの中身をいくつかのフォルダで分類し、これらのフォルダを第一位のフォルダ階層に属する当該フォルダに繋がるように、第二位のフォルダ階層に配置する。そして、それぞれのフォルダ階層に属する各フォルダについても、同様に、その中身をいくつかのフォルダで分類していく。これにより、フォルダ体系を表すフォルダツリー構造図が作成される。また、フォルダツリー構造図では、各フォルダに所定のフォルダ名が付けられる。こうしてフォルダ体系が作成されると、次に、各データを一つずつスキャナで読み込むと共に、フォルダ体系を考慮しながら、データ名、作成者名等の属性値を入力して、データをデータベースに登録する。これにより、各データはフォルダツリー構造図にしたがった体系で管理される。
【０００３】
かかるフォルダツリー構造図は画面上に表示される。ユーザがフォルダツリー構造図上で所定のフォルダを指示すると、その中身が表示される。すなわち、その指示したフォルダに包含され且つその指示したフォルダの一つ下位のフォルダが表示される。このように、上位のフォルダから順次下位のフォルダを表示していくことにより、所望のデータが入っているファイルを容易に見いだすことができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしなから、従来のシステムでは、ユーザは、データを登録する際に、フォルダ体系を考慮して、データをどのフォルダに入れるのか等を考えなければならず、データの登録作業を迅速に行うことができないという問題があった。また、データの登録作業を行う前にフォルダ体系を決めなければならないが、特に、膨大なデータを管理する場合には、フォルダ体系を決定する作業に少なくとも１ヶ月から３ヶ月程度かかることがある。このため、システムの導入から実際にシステムが立ち上がるまでに長時間を要していた。
【０００５】
また、従来のシステムでは、一旦、フォルダ体系を決めてデータを登録した後では、フォルダ体系を作り直すことは困難である。したがって、例えば最初に決めたフォルダ体系では使いにくい等の問題が生じたとしても、ユーザはいつも同じフォルダツリー構造図でデータの管理体系を認識するしかなかった。このため、フォルダツリー構造図のような、属性値を階層的に構成してデータを表示する図を自由に変更して画面上に表示できるようなデータ管理システムの実現が望まれている。
【０００６】
本発明は上記事情に基づいてなされたものであり、データの登録作業を迅速に行うことができると共に、属性値を階層的に構成してデータを表示する図を自由に変更して画面上に表示することができるデータ管理システム及びコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的とするものである。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するための本発明は、各種のデータを、属性項目毎に所定の属性値を付与してファイルに入れて管理するデータ管理システムであって、前記ファイルに入れられた各データに付与された属性値を各属性項目毎に集めて作られた属性情報を記憶する第一記憶手段と、複数の属性項目について階層表示するときの順位を定めるための設定手段と、前記設定手段で設定された順位を順位情報としてツリー構成テーブルに記憶する第二記憶手段と、所望の前記順位情報が指定されたときに、その指定された前記順位情報で定めた各属性項目の順位をその属性項目を割り当てる階層の順位として決定し、各順位の階層に割り当てられる属性項目に対して、前記属性情報に基づいて当該属性項目の各属性値に対応するアイコンを生成し、その生成したアイコンを当該順位の階層よりも一つ上位の階層に属する各アイコンに繋がるように当該順位の階層に配置すると共に、各データに付与された属性値に基づいて各データに対応するファイルを表すアイコンを最下位の階層の所定の位置に配置することにより、各データを属性値で分類しその属性値を階層的に構成して各データを表示する階層分類図を作成し、表示手段の画面上に表示する表示処理手段と、を具備することを特徴とするものである。
【０００８】
また、上記の目的を達成するための本発明は、各種のデータを、属性項目毎に所定の属性値を付与したファイルに入れて管理するデータ管理システムをコンピュータに実現させるためのプログラムが記録されたコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、前記ファイルに入れられた各データに付与された属性値を各属性項目毎に集めて属性情報を作成し、前記属性情報を第一記憶手段に記憶させる第一機能と、複数の属性項目について階層表示するときの順位を設定手段で設定することができる第二機能と、前記設定手段で設定された順位を順位情報として第二記憶手段のツリー構成テーブルに記憶させる第三機能と、所望の前記順位情報が指定されたときに、その指定された前記順位情報で定めた各属性項目の順位をその属性項目を割り当てる階層の順位として決定し、各順位の階層に割り当てられる属性項目に対して、前記属性情報に基づいて当該属性項目の各属性値に対応するアイコンを生成し、その生成したアイコンを当該順位の階層よりも一つ上位の階層に属する各アイコンに繋がるように当該順位の階層に配置すると共に、各データに付与された属性値に基づいて各データに対応するファイルを表すアイコンを最下位の階層の所定の位置に配置することにより、各データを属性値で分類しその属性値を階層的に構成して各データを表示する階層分類図を作成し、表示手段の画面上に表示させる第四機能と、を実現させるためのプログラムが記録されたことを特徴とするものである。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下に本発明の一実施形態について図面を参照して説明する。図１は本発明の一実施形態であるデータ管理システムの概略ブロック図、図２は属性テーブルの一例を示す図、図３は属性についての情報の例を示す図、図４（ａ）はツリー構成テーブルの一例を示す図、図４（ｂ）は同図（ａ）のツリー構成テーブルに基づいて作成したフォルダツリー構造図を示す図、図５（ａ）はツリー構成テーブルの一例を示す図、図５（ｂ）は同図（ａ）のツリー構成テーブルに基づいて作成したフォルダツリー構造図を示す図である。
【００１０】
本実施形態のデータ管理システムは、図１に示すように、キーボードやマウス等の入力装置１１と、中央処理装置１２と、データベース１３と、第一記憶部１４と、第二記憶部１５と、ＣＲＴ表示装置１６とを備える。
【００１１】
本データベース１３は、各種のデータをファイル形式で格納するものである。各データは属性項目毎に所定の属性値が付与されて、ファイルに入れられている。このように、本実施形態では、データをフォルダ形式でデータベース１３に格納しているわけではないので、データを登録する際に、従来のようにフォルダ体系を考慮する必要はない。
【００１２】
第一記憶部１４は、各データに付与された属性値を各属性項目毎に集めて作られた属性テーブル（属性情報）を記憶するものである。図２に属性テーブルの一例を示す。属性テーブルには、「属性項目」と「属性値」との二つの欄とがある。例えば、各属性項目Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，・・・ はそれぞれ、「図面名称」、「作成者」、「作成年月日」、「データ種類」等であるとする。また、属性値は、当該属性項目に対する具体的な値である。例えば、「図面名称」という属性項目Ａに対しては、属性値ａ1 は「電気図面」、属性項目ａ2 は「機械図面」、属性項目ａ3 は「工事図面」である。「作成者」という属性項目Ｂに対しては、各属性値ｂ1 ，ｂ2 ，ｂ3 ，・・・ には、具体的な作成者の氏名が入る。「作成年月日」という属性項目Ｃに対しては、各属性値ｃ1 ，ｃ2 ，ｃ3 ，・・・ には、具体的なデータ作成の年月日が入る。また、「データ種類」という属性項目Ｄに対しては、例えば、属性値ｄ1 は「図面」、属性値ｄ2 は「文書」、属性値ｄ3 は「帳票」である。
【００１３】
また、データベース１３に格納された各ファイルには属性についての情報が付属している。この属性についての情報は、当該データを登録する際に入力された各属性項目に対する属性値を表すものである。図３に属性についての情報の例を示す。例えば、データＸの属性についての情報には、図３（ａ）に示すように、属性項目Ａに対し属性値ａ2 が、属性項目Ｂに対し属性値ｂ1 が、属性項目Ｃに対し属性値ｃ1 が与えられている。データＹの属性についての情報には、図３（ｂ）に示すように、属性項目Ａに対し属性値ａ1 が、属性項目Ｂに対し属性値ｂ3 が、属性項目Ｃに対し属性値ｃ1 が与えられている。また、データＺの属性についての情報には、図３（ｃ）に示すように、属性項目Ｂに対し属性値ｂ2 、属性タイトルＣに対して属性値ｃ3 が与えられている。ここで、図３（ｃ）の例では、属性項目Ａに対する属性値は付与されていない。すべての属性項目に対して必ず属性値を付与する必要はなく、データ登録の際には、データの内容等に応じて、必要な属性項目についてだけ属性値を入力すればよい。
【００１４】
通常、属性テーブルの各属性項目は、システム導入時に予め設定されている。これに対して、各属性項目の属性値については、実際にどんな属性値が使われるかは個々のデータを登録するときでなければ分からないので、予め決めておく必要はない。データの登録作業が行われ、属性についての情報が付属したファイルが作られると、中央処理装置１２は、その属性についての情報における各属性項目に対する属性値が、第一記憶部１４に記憶された属性テーブルにおけるその属性項目に既に含まれているか否かを判断する。そして、中央処理装置１２は、属性テーブル中の属性項目に含まれていないと判断した属性値については、その属性値を属性テーブルの対応する属性項目に追加登録する。こうして、属性テーブルはどんどん成長していくことになる。尚、属性項目は後から新規に追加することも可能である。
【００１５】
本実施形態のデータ管理システムでは、各データを属性値で分類しその属性値を階層的に構成して各データを表示する階層分類図を作成し、ＣＲＴ表示装置１６の画面上に表示することができる。この階層分類図は、各属性項目を所定の階層に割り当て、各階層にその属性項目の各属性値をフォルダの図形イメージ（アイコン）で配置することにより作成される。このため、ユーザは、かかる階層分類図を見れば、各データを系統立てて認識することができる。特に、この階層分類図は、属性値をフォルダのアイコンで表しているので、データをフォルダ形式で管理する場合に各フォルダの包含関係を表したフォルダ階層構造図と同じ表示となる。このため、本実施形態では、階層分類図のことをフォルダ階層構造図と称することにする。また、フォルダ階層構造図として、フォルダ間の関係を木構造で表したフォルダツリー構造図を用いることにする。
【００１６】
本実施形態では、データをフォルダ形式で管理しているわけではないので、このフォルダツリー構造図を作成するためには、各属性項目をどの階層に割り当てるのかについての情報が必要である。この情報はツリー構成テーブル（順位情報）として第二記憶部１５に記憶されている。例えば、ツリー構成テーブルはユーザ毎に設定される。このとき、ユーザ毎に複数のツリー構成テーブルを設けることもできる。特に、企業においては、ユーザの所属する部門毎にツリー構成テーブルを設定するようにしてもよい。
【００１７】
図４（ａ）及び図５（ａ）にツリー構成テーブルの例を示す。ツリー構成テーブルには、「フォルダ階層」と「属性項目」との二つの欄とがある。「フォルダ階層」の欄には、フォルダツリー構造図においてフォルダを配置する階層（フォルダ階層）を上位から下位の方に向かって数えたときの順位が記載される。「属性項目」の欄には、ツリー構成テーブルの同じ行の「フォルダ階層」の欄に記載された順位のフォルダ階層に割り当てるべき属性項目が記載される。例えば、図４（ａ）のツリー構成テーブルでは、フォルダ階層の順位として第一位から第三位までを設定しており、属性項目Ｂを第一位のフォルダ階層に、属性項目Ｃを第二位のフォルダ階層に、属性項目Ａを第三位のフォルダ階層に割り当てている。また、図５（ａ）のツリー構成テーブルでは、フォルダ階層の順位として第一位と第二位を設定しており、属性項目Ａを第一位のフォルダ階層に、属性項目Ｃを第二位のフォルダ階層に割り当てている。
【００１８】
中央処理装置１２は、表示処理部１２ａと、設定部１２ｂとを有する。設定部１２ｂは、ユーザからの指示に応じて、ツリー構成テーブルを設定するためのツリー構成テーブル設定画面をＣＲＴ表示装置１６の画面上に表示する。このツリー構成テーブル設定画面は、例えば、図４（ａ）に示すようなツリー構成テーブルと同じ形式の画面であって、「属性項目」の欄が空欄になっているものである。ユーザは、このツリー構成テーブル設定画面上で、「属性項目」の欄に所望の属性項目を入力する。このとき、属性テーブルをウィンドウ内に表示して、属性項目を参照しながら、入力作業を行うことができる。作業が終了すると、設定部１２ｂは、その入力された属性項目についてのフォルダ階層の順位を第二記憶部１５に記憶し、これにより新たなツリー構成テーブルが登録される。
【００１９】
表示処理部１２ａは、ユーザからの指示に応じて、属性テーブル、ツリー構成テーブル及び各データの属性についての情報に基づいてフォルダツリー構造図を作成し、ＣＲＴ表示装置１６の画面上に表示する。具体的には、ユーザが所望のツリー構成テーブルを指定すると、表示処理部１２ａは、その指定されたツリー構成テーブルに基づいて、フォルダ階層の各順位に割り当てる属性項目を決定する。次に、表示処理部１２ａは、各順位のフォルダ階層に割り当てられる属性項目に対して、属性テーブルに基づいて当該属性項目の各属性値に対応するフォルダと後述する目的のために一つ余分のフォルダとを生成する。その後、その生成したフォルダを当該順位のフォルダ階層よりも一つ上位の階層に属する各フォルダに繋がるように当該順位のフォルダ階層に配置する。次に、各データに付与された属性値（属性についての情報）に基づいて各データに対応するファイルを最下位の階層の所定の位置に配置する。こうして、フォルダツリー構造図が作成される。表示処理部１２ａは、この作成したフォルダツリー構造図をＣＲＴ表示装置１６の画面上に表示する。これらのフォルダ、ファイルはそれぞれアイコンで記号化されると共に、各アイコンにはその名称（フォルダ名、ファイル名）が文字情報として表示される。ここで、フォルダ名としては当該属性値が用いられる。
【００２０】
尚、属性項目が「図面名称」や「作成者」等である場合には、各属性値に一つのフォルダを対応させて、フォルダのアイコンを作成すればよい。しかし、属性項目の種類によっては、属性値をある単位で集約し、その集約した単位毎にフォルダのアイコンを作成する必要がある。例えば、属性項目が「年月日」である場合には、１年、１月といった単位でフォルダのアイコンを作成することがある。属性値を集約する単位は、フォルダツリー構造図を作成する際に、各ユーザが画面上で指定する。例えば、集約する単位を設定するためのボタンを押すと、ウィンドウが開き、このウィンドウ内で属性値を集約する所望の単位を指定する。これにより、膨大な数のデータがある場合等に、所定の属性項目に対しては集約した単位毎に一つのアイコンを作成することができるので、フォルダの簡略化を図ることができる。
【００２１】
図４（ｂ）に図４（ａ）のツリー構成テーブルに基づいて作成したフォルダツリー構成図を示す。この例では、フォルダツリー構造図中の最上位の階層には、データベース１３を表す図形イメージＦを配置している。そして、データベースＦの一つ下位（第一位）のフォルダ階層には、データベースＦに繋がるように、属性項目Ｂの属性値ｂj （ｊ＝１，２，３，・・・ ）に対応するフォルダＦBj（ｊ＝１，２，３，・・・ ）及び一つ余分のフォルダＦB0が配置される。第二位のフォルダ階層には、第一位のフォルダ階層に属する各フォルダに繋がるように、属性項目Ｃの属性値ｃk （ｋ＝１，２，３，・・・ ）に対応するフォルダＦCk（ｋ＝１，２，３，・・・ ）及び一つ余分のフォルダＦC0（ｋ＝１，２，３，・・・ ）が配置される。そして、第三位のフォルダ階層には、第二位のフォルダ階層に属する各フォルダに繋がるように、属性項目Ａの属性値ａi （ｉ＝１，２，３，・・・ ）に対応するフォルダＦAi（ｉ＝１，２，３，・・・ ）及び一つ余分のフォルダＦA0が配置される。また、図３に示す三つのデータＸ，Ｙ，Ｚに対応するファイルは最下位の階層の所定の位置に配置される。
【００２２】
尚、フォルダツリー構造図を作成する際に、余分のフォルダＦA0，ＦB0，ＦC0を設けているのは、図３（ｃ）に示すように、属性についての情報の中には、ある属性項目に対して属性値が設定されていないものがあり、このような属性についての情報を持つデータ（ファイル）であってもフォルダツリー構造図中に配置できるようにするためである。また、この例では、余分のフォルダＦA0，ＦB0，ＦC0についてのフォルダ名としては、「その他」を付けている。
【００２３】
また、図５（ｂ）に図５（ａ）のツリー構成テーブルに基づいて作成したフォルダツリー構造図を示す。この場合には、第一位のフォルダ階層には、データベースＦに繋がるように、属性項目Ａの属性値ａi （ｉ＝１，２，３，・・・ ）に対応するフォルダＦAi（ｉ＝１，２，３，・・・ ）及び一つ余分のフォルダＦA0が配置され、第二のフォルダ階層には、第一位のフォルダ階層に属する各フォルダに繋がるように、属性項目Ｃの属性値ｃk （ｋ＝１，２，３，・・・ ）に対応するフォルダＦCk（ｋ＝１，２，３，・・・ ）及び一つ余分のフォルダＦC0（ｋ＝１，２，３，・・・ ）が配置されている。そして、図３に示す各データＸ，Ｙ，Ｚに対応するファイルは最下位の階層の所定の位置に配置される。
【００２４】
図４（ｂ）及び図５（ｂ）の二つの例から分かるように、ツリー構成テーブルが異なれば、全く異なるフォルダツリー構造図が作成される。したがって、同じデータであっても、フォルダツリー構造図上では異なる位置に配置されることになる。実際、個々のユーザによってデータの見方は異なる。このため、本実施形態では、例えばユーザ毎にツリー構成テーブルを登録しておくことにより、各ユーザは自己のデータの見方にしたがった所望のフォルダツリー構造図を画面上に表示することができる。また、ユーザの所属する部門毎にデータの見方が相違する場合には、各部門毎にツリー構成テーブルを登録しておけば、各部門間におけるデータの見方の相違に容易に対処することができる。
ところで、ユーザによっては、自分の作業内容に関連のあるデータだけをフォルダツリー構造図に表示したいという場合がある。例えば、図面関連の作業を担当しているユーザは、文書データや帳票データに興味がなく、図面データだけを見ることができれば十分である。また、システム管理者が各部門毎にツリー構成テーブルを設定する際に、ある文書、例えば人事関係書類については人事部門の人間には見せるが、他の部門の人間には見せないようにしたい場合もある。このため、本実施形態では、常にすべてのデータをフォルダツリー構造図に表示するのではなく、ツリー構成テーブルに応じて所望の一部のデータだけをフォルダツリー構造図を表示することができるようにしている。これにより、例えば、各部門毎に見ることができるデータを区分けすることができる。
【００２５】
フォルダツリー構造図に表示するデータと表示しないデータの設定は、次のようにして行われる。ユーザがツリー構成テーブル設定画面上で所定のボタンを押すと、中央処理装置１２の設定部１２ｂは、ウィンドウを開いて、属性値設定画面を表示する。この属性値設定画面は、各ツリー構成テーブル毎に各属性値をフォルダツリー構造図上に表示するか否かを示すための情報を設定するためのものである。例えば、属性値設定画面としては、属性項目毎に属性値のリストを表示したもの、すなわち図２の属性テーブルと同様のものを用いることができる。ユーザは、この属性値設定画面上で、当該ツリー構成テーブルに基づいてフォルダツリー構造図を作成する際に使用する属性値を選択する。そして、フォルダツリー構造図に表示したくないデータがあれば、そのデータを特徴付ける属性値については選択しないようにする。例えば、人事関係書類に関する文書データをフォルダツリー構造図に表示したくない場合には、「データ種類」という属性項目Ｄの中で、属性値「人事関係書類」を選択しないようにする。設定部１２ｂは、属性値の設定作業が終了すると、選択された属性値を当該ツリー構成テーブルと関連付けて第二記憶部１５に記憶する。表示処理部１２ａは、フォルダツリー構成図を作成する際に、各順位の階層に割り当てられる属性項目に対して、当該属性項目の各属性値のうち属性値設定画面で当該ツリー構成テーブルに関し選択された属性値に対応するフォルダを生成すると共に、属性値設定画面で当該ツリー構成テーブルに関し選択されなかった属性値を有するデータについてはそのファイルをフォルダツリー構造図に配置しない。これにより、ユーザは、自分が必要とする一部のデータだけが表示されたフォルダツリー構造図を画面上で見ることができる。
【００２６】
次に、本実施形態においてデータを読み出す動作について説明する。このデータの読み出しはフォルダツリー構造図を利用して行う。最初にフォルダツリー構造図をＣＲＴ表示装置１６の画面上に表示すると、例えば図４（ｂ）に示すようなフォルダツリー構造図の全体のうち、データベースと第一位のフォルダ階層に属するフォルダについてのフォルダツリー構造図が現れる。そして、ユーザがマウスを用いて所望のフォルダを指示する度に、その指示されたフォルダに包含され且つその指示されたフォルダよりも一つ下位のフォルダ階層に属するフォルダを加えたフォルダツリー構造図が表示される。そして、最下位のフォルダ階層に属する所望のフォルダを指示すると、そのフォルダに入れられたファイルが表示される。ユーザがこのファイルをマウスで指示すると、中央処理装置１２は、そのファイルを包含するすべてのフォルダを特定し、その特定した各フォルダの配置された階層及びフォルダ名から、当該ファイルについての属性項目毎の属性値を求める。この求めた属性項目毎の属性値は検索条件となる。そして、中央処理装置１２は、その検索条件に基づいてデータベース検索を行い、データベース１３から検索条件に合致したデータを読み出して、これをＣＲＴ表示装置１６の画面上に表示する。
次に、本実施形態のデータ管理システムにおいて、ツリー構成テーブルの登録手順及びフォルダツリー構成図を表示する処理手順について説明する。図６はツリー構成テーブルの登録手順を説明するためのフローチャート、図７はフォルダツリー構成図を表示する処理手順を説明するためのフローチャートである。
【００２７】
最初にツリー構成テーブルを登録する場合について説明する。図６のフローにしたがって、まず、ユーザがＣＲＴ表示装置１６の画面上でツリー構成テーブルを設定する旨のボタンを押すと（step11）、中央処理装置１２の設定部１２ｂは、ツリー構成テーブル設定画面を画面上に表示する。そして、ユーザは、かかるツリー構成テーブル設定画面上でフォルダ階層の各順位に割り当てるべき属性項目を設定する（step12）。このとき、ユーザは、属性値設定画面を表示して、フォルダツリー構造図を作成する際に使用する属性値の選択も行う。そして、設定終了ボタンが押されると（step13）、設定部１２ｂは、設定内容を第二記憶部１５に登録し（step14）、これによりツリー構成テーブルの設定及び属性値の選択が完了する。
【００２８】
次にフォルダツリー構成図を表示する処理手順について説明する。図７のフローにしたがって、まず、ユーザがフォルダツリー構成図を表示する旨のボタンを押すと（step21）、設定部１２ｂは、ツリー構成テーブルのリストを画面上に表示する（step22）。ユーザは、そのリストの中から所望のツリー構成テーブルを指定する。表示処理部１２ａは、その指定されたツリー構成テーブル、属性テーブル及び各データの属性についての情報に基づいてフォルダツリー構成図を作成する（step23）。このとき、フォルダツリー構造図には、属性値設定画面で当該ツリー構成テーブルに関し選択された属性値に対応するフォルダだけが配置され、選択されなかった属性値を有するデータに対応するファイルは配置されない。そして、表示処理部１２ａは、作成したフォルダツリー構造図をＣＲＴ表示装置１６の画面上に表示する（step24）。
【００２９】
本実施形態のデータ管理システムでは、ツリー構成テーブル、属性テーブル及び各データの属性についての情報に基づいて、各データを属性値で分類しその属性値を階層的に構成して各データを表示するフォルダツリー構造図を作成することにより、ツリー構成テーブルに応じて異なるフォルダツリー構造図を作成することができる。このため、ユーザ毎にツリー構成テーブルを設定すれば、各ユーザは自分のデータの見方に合致したフォルダツリー構造図を表示することができるので、システムの使い勝手がとてもよい。また、ツリー構成テーブル設定画面を画面上に表示してツリー構成テーブルをいつでも自由に設定することができることにより、例えば、前回設定したツリー構成テーブルによるフォルダツリー構成図では使いにくい等の問題が生じた場合には、その都度新たにツリー構成テーブルを設定すれば、その変更後のツリー構成テーブルによる別のフォルダツリー構成図でデータを系統立てて認識することができる。
【００３０】
また、本実施形態では、データは属性項目毎に所定の属性値を付加されてファイル形式でデータベースに格納されており、従来のように最初からフォルダ体系を決めてフォルダ形式で管理されているわけではない。このため、データをデータベースに登録する際には、予め属性項目だけを決めておいて、属性項目毎に所定の属性値を付加して登録作業を行えばよいので、データの登録作業を迅速に行うことができる。
【００３１】
ここで、本実施形態のデータ管理システムと従来のシステムとを比較して説明する。図８は本実施形態のデータ管理システムと従来のシステムとを比較して説明するための図である。従来のシステムでは、図８（ｂ）に示すように、データをフォルダ形式でデータベースに格納しており、そのフォルダの体系としてのフォルダツリー構造は一意的にデータベース内に構築される。したがって、フォルダツリー構造を変更することは困難であり、ユーザはそのフォルダツリー構造でしかデータの内容を見ることができない。これに対し、本実施形態のデータ管理システムでは、ツリー構成テーブル等に基づいてフォルダツリー構成図を作成し、画面上に表示することができるので、ツリー構成テーブルに応じて、いろいろなデータの見方ができることになる。この意味で、ツリー構成テーブルは、図８（ａ）に示すように、データベースに格納されたデータを様々な観点から見るためのフィルタと言うことができる。また、本実施形態のフォルダツリー構造図は、これまでの説明から明らかなように、各データが実際にそのフォルダツリー構造図で示されたフォルダ体系でデータベースに格納されているということを表しているのではない。各データは所定の属性値が付与されてファイル形式でデータベースに格納されており、フォルダツリー構造図を作成する度にデータの格納場所が変わることはない。このフォルダツリー構造図は、ツリー構成テーブルにしたがって属性値を体系的に分類したときに、各データが属性値の体系上でどのような位置付けにあるのかを表したものにすぎない。
尚、本発明は上記の実施形態に限定されるものではなく、その要旨の範囲内において種々の変形が可能である。
【００３２】
上記の実施形態では、ツリー構成テーブル設定画面と、属性値設定画面とを別個に設けた場合について説明したが、例えば、図９に示すような一つの設定画面上で、ツリー構成テーブルとフォルダツリー構成図を作成する際に使用する属性値とを設定するようにしてもよい。かかる設定画面は、上述したツリー構成テーブルと属性テーブルとを合体したような画面であり、「フォルダ階層」と、「属性項目」と、「属性値」と、「使用属性値」との四つの欄を有する。この設定画面を最初に画面上に表示すると、「属性項目」及び「属性値」の欄には、属性テーブルと同じ内容の情報が記載され、「フォルダ階層」及び「使用属性値」の欄は空欄になっている。ユーザは、「フォルダ階層」の欄には、その設定画面の同じ行に位置する属性項目を割り当てるべきフォルダ階層の順位を入力する。そして、「使用属性値」の欄には、その設定画面の同じ行に位置する属性値をフォルダツリー構造図を作成する際に使用するときに、チェック（図９では丸印）を入れる。このような設定画面を用いることにより、設定作業が行いやすくなるという利点がある。
【００３３】
また、「フォルダ階層」の欄に順位を第一位から順に入力する度に、その入力した順位のフォルダ階層までのフォルダツリー構造図をウィンドウ内に表示するようにしてもよい。これにより、ユーザは、実際にフォルダツリー構造図を見て確認しながら、設定作業を行うことができる。
【００３４】
更に、本発明のデータ管理システムは、データが属性値を持って登録されている既存のデータベースに対して適用することができる。また、複数のデータベースに対しても適用することができる。このため、例えば、既存のデータベースと新たに導入したデータベースとに対して、それらの中に格納されているデータを、共通のフォルダツリー構造図で系統立てて認識することができる。但し、各データベースで属性値の形式が異なる場合等には、属性値を共通の形式に変換するための変換手段を設ける必要がある。
【００３５】
尚、本発明は、上記の実施形態の機能を実現するプログラムを記録媒体に格納し、コンピュータを用いてその記録媒体に格納されたプログラムを読み出して実行するようにしてもよい。記録媒体としては、フロッピーディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ等を用いることができる。
【００３６】
【発明の効果】
以上説明したように本発明のデータ管理システムよれば、順位情報、属性情報及び各データに付与された属性値に基づいて、各データを属性値で分類しその属性値を階層的に構成して各データを表示する階層分類図を作成することにより、順位情報に応じて異なる階層分類図を作成することができる。このため、ユーザ毎に順位情報を設定すれば、各ユーザは自分のデータの見方に合致した階層分類図を表示することができるので、システムの使い勝手がとてもよい。また、設定手段で順位情報をいつでも自由に設定することができるので、例えば、前回設定した順位情報による階層分類図では使いにくい等の問題が生じた場合には、その都度新たに順位情報を設定すれば、その変更後の順位情報による別の階層分類図でデータを系統立てて認識することができる。
【００３７】
また、本実施形態では、データは属性項目毎に所定の属性値を付加されて管理されているため、データを登録する際には、予め属性項目だけを決めておいて、属性項目毎に所定の属性値を付加して登録作業を行えばよいので、データの登録作業を迅速に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態であるデータ管理システムの概略ブロック図である。
【図２】属性テーブルの一例を示す図である。
【図３】属性についての情報の例を示す図である。
【図４】（ａ）はツリー構成テーブルの一例を示す図、（ｂ）は（ａ）のツリー構成テーブルに基づいて作成したフォルダツリー構造図を示す図である。
【図５】（ａ）はツリー構成テーブルの一例を示す図、（ｂ）は（ａ）のツリー構成テーブルに基づいて作成したフォルダツリー構造図を示す図である。
【図６】ツリー構成テーブルの登録手順を説明するためのフローチャートである。
【図７】フォルダツリー構成図を表示する処理手順を説明するためのフローチャートである。
【図８】本実施形態のデータ管理システムと従来のシステムとを比較して説明するための図である。
【図９】設定画面の例を説明するための図である。
【符号の説明】
１１ 入力装置
１２ 中央処理装置
１２ａ 表示処理部
１２ｂ 設定部
１３ データベース
１４ 第一記憶部
１５ 第二記憶部
１６ ＣＲＴ表示装置
Claims (8)
- 各種のデータを、属性項目毎に所定の属性値を付与してファイルに入れて管理するデータ管理システムであって、
前記ファイルに入れられた各データに付与された属性値を各属性項目毎に集めて作られた属性情報を記憶する第一記憶手段と、
複数の属性項目について階層表示するときの順位を定めるための設定手段と、
前記設定手段で設定された順位を順位情報としてツリー構成テーブルに記憶する第二記憶手段と、
所望の前記順位情報が指定されたときに、その指定された前記順位情報で定めた各属性項目の順位をその属性項目を割り当てる階層の順位として決定し、各順位の階層に割り当てられる属性項目に対して、前記属性情報に基づいて当該属性項目の各属性値に対応するアイコンを生成し、その生成したアイコンを当該順位の階層よりも一つ上位の階層に属する各アイコンに繋がるように当該順位の階層に配置すると共に、各データに付与された属性値に基づいて各データに対応するファイルを表すアイコンを最下位の階層の所定の位置に配置することにより、各データを属性値で分類しその属性値を階層的に構成して各データを表示する階層分類図を作成し、表示手段の画面上に表示する表示処理手段と、
を具備することを特徴とするデータ管理システム。 - 前記表示処理手段は、前記階層分類図中における各属性値に対応するアイコンを、フォルダを表す図形イメージと当該属性値を表す文字情報とを用いて表すことを特徴とする請求項１記載のデータ管理システム。
- 前記表示処理手段は、前記階層分類図を作成する際に、各順位の階層に割り当てられる属性項目に対して、当該属性項目の各属性値に対応するアイコンに加えて一つ余分のアイコンを生成することを特徴とする請求項１又は２記載のデータ管理システム。
- 前記設定手段は、前記各順位情報毎に、各属性値を前記階層分類図上に表示するか否かを示すための情報を設定することができ、且つ、前記表示処理手段は、前記階層分類図を作成する際に、各順位の階層に割り当てられる属性項目に対して、当該属性項目の各属性値のうち前記設定手段で当該順位情報に関し表示すると設定された属性値に対応するアイコンを生成すると共に、前記設定手段で当該順位情報に関し表示しないと設定された属性値を有するデータについてはそのファイルに対応するアイコンを前記階層分類図に配置しないことを特徴とする請求項１、２又は３記載のデータ管理システム。
- 各種のデータを、属性項目毎に所定の属性値を付与したファイルに入れて管理するデータ管理システムをコンピュータに実現させるためのプログラムが記録されたコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、
前記ファイルに入れられた各データに付与された属性値を各属性項目毎に集めて属性情報を作成し、前記属性情報を第一記憶手段に記憶させる第一機能と、
複数の属性項目について階層表示するときの順位を設定手段で設定することができる第二機能と、
前記設定手段で設定された順位を順位情報として第二記憶手段のツリー構成テーブルに記憶させる第三機能と、
所望の前記順位情報が指定されたときに、その指定された前記順位情報で定めた各属性項目の順位をその属性項目を割り当てる階層の順位として決定し、各順位の階層に割り当てられる属性項目に対して、前記属性情報に基づいて当該属性項目の各属性値に対応するアイコンを生成し、その生成したアイコンを当該順位の階層よりも一つ上位の階層に属する各アイコンに繋がるように当該順位の階層に配置すると共に、各データに付与された属性値に基づいて各データに対応するファイルを表すアイコンを最下位の階層の所定の位置に配置することにより、各データを属性値で分類しその属性値を階層的に構成して各データを表示する階層分類図を作成し、表示手段の画面上に表示させる第四機能と、
を実現させるためのプログラムが記録されたことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。 - 前記第四機能では、前記階層分類図中における各属性値に対応するアイコンを、フォルダを表す図形イメージと当該属性値を表す文字情報とを用いて表すことを特徴とする請求項５記載のコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
- 前記第四機能では、前記階層分類図を作成する際に、各順位の階層に割り当てられる属性項目に対して、当該属性項目の各属性値に対応するアイコンに加えて一つ余分のアイコンを生成することを特徴とする請求項５又は６記載のコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
- 前記各順位情報毎に、各属性値を前記階層分類図上に表示するか否かを示すための情報を前記設定手段で設定することができる機能をコンピュータに実現させるためのプログラムが記録されており、且つ、前記第四機能では、前記階層分類図を作成する際に、各順位の階層に割り当てられる属性項目に対して、当該属性項目の各属性値のうち前記設定手段で当該順位情報に関し表示すると設定された属性値に対応するアイコンを生成すると共に、前記設定手段で当該順位情報に関し表示しないと設定された属性値を有するデータについてはそのファイルに対応するアイコンを前記階層分類図に配置しないことを特徴とする請求項５、６又は７記載のコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
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