JP4765636B2 - 文書管理プログラムおよび文書管理装置および方法 - Google Patents

Description

本発明は、文書を階層的に分類して管理する文書管理プログラムおよび文書管理装置および方法に関し、特に、文書に関連付けられた属性情報を意識することなく効率的に分類して管理する文書管理プログラムおよび文書管理装置および方法に関する。

作成した電子文書（単に「文書」ともいう）を管理する場合、その電子文書の作成日時や日付または文書名などを名称としたフォルダを作成して管理する。作成された複数のフォルダは、階層構造を形成することで、機能的に文書を保存できるとともに保存した文書を特定することが容易になり管理性能が向上する。

所定のプロジェクトなどに参加する複数のユーザによって作成されたさまざまな文書は、統一的に管理され、必要なときに必要な文書を取り出すことができるようにするとともにその文書の完全性を保持し、最新の正しい情報を提供することが必要であることから、ＤＢＭＳ（DataBase Management System）やファイルシステムなどを用いて管理されることが多い。

これらのシステムを用いて文書を管理する場合、または、自ら階層構造を形成してフォルダに文書を登録することで管理する場合には、予め指定された規則に基づいて登録する必要があるため、文書の登録に時間がかかることがあった。

このような問題に対して、従来、登録する文書に付与された属性情報やヘッダー情報、または文書中に記載された特定のキーワードを元に自動的に振り分けて登録できるようにした技術がある。この技術では、予め指定された情報、例えば、文書名や作成者などの情報を参照して合致するフォルダまたは類似するフォルダに登録（更新）するようにしている。

そして、これらの技術を用いて登録した文書を検索する際に、効率的な検索を行うことによって簡単に文書を特定できるようにした従来技術として、特許文献１または特許文献２に開示されたものがある。

この特許文献１に開示された従来技術では、任意の分類または文書を選択したときにユーザが設定した管理情報とその管理情報に関連する分類や文書とが同一画面上に表示されるため、必要とする分類や文書の探索を容易にした文書管理を可能にしている。

また、特許文献２に開示された従来技術では、文書の分類区分が多岐にわたる場合、文書の検索を行うにあたって、まず、分類の検索を行う必要があり、分類による文書検索の操作が煩雑になるという点に対して、文書属性での文書検索を行えるようにするために設定された検索文書の属性をより見やすく表示することができるようにしている。
特開平８−４４７６５ 特開２００２−９９５５４

しかしながら、特許文献１に示された従来技術においては、分類ごとに分類情報または文書情報を設定しておき、分類の階層構造を手操って選択された分類に設定された分類または文書を合わせて表示することで所定の文書を特定できるようにしているが、分類ごとに分類情報や文書情報を設定することが前提となっており、この技術を用いて文書を特定するまでに多くの作業が必要になる。

また、特許文献２に示された従来技術では、予め分類される属性情報の一覧を作成しておくとともに文書に対して検索対象となる属性を指定しておき、表示された属性情報の一覧から分類する属性情報を指定することで、その属性情報に関連付けられた文書を検索して表示させ、文書を特定できるようにしているが、属性情報の一覧を作成するために文書に関連付けられた属性情報の種類、設定値を予め知っておく必要があり、膨大な数量の文書に対して処理を行う際には、多くの時間や手間を要することになるという問題がある。

以上に示すような従来技術では、それぞれの検索方法で検索を行うために登録した文書が持つまたは付与した属性情報を参照することで実現している。いずれの場合であっても文書に属性情報が関連付けられている必要があり、しかも検索時にその属性情報の項目に対する値を検索者が知っている必要がある。また、知らない場合であってもどのような方法かで得る必要がある。そして、これらの値を検索条件に設定することで所望する情報を取得している。

その検索条件に最適な値を設定しない限りは所望する情報を取得することができない。すなわち、文書の登録時に最適な属性情報を関連付けて登録する必要があり効率良く登録するには多くの時間と最適な属性情報の設定が不可欠であるという問題があった。

そこで、本発明は、文書に関連付けられた属性情報の値を意識することなく、効率的で利便性に富んだ分類を自動的に行うことができるようにした文書管理プログラムおよび文書管理装置および方法を提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の発明は、文書に付与された属性情報に基づいて文書を管理する文書管理処理をコンピュータにより実行させる文書管理装置に実装され、前記コンピュータを、前記属性情報によって文書を分類する分類条件を指定する指定手段、分類対象の複数の文書からそれぞれ抽出した属性情報の種別と属性値を前記指定手段より指定された前記分類条件に従って集計するとともに、該集計後に前記分類条件を満足するように並び替えられた属性情報の属性種別と属性値のうちの先頭の属性情報の属性種別と属性値との組み合わせによりそれぞれ識別されるフォルダを同一階層上に構築する構築手段、前記構築手段により構築された前記フォルダに、該フォルダを識別する属性種別と属性値を有する文書を分類する分類手段、前記構築手段により構築済みの前記フォルダ中、分類された文書が１つしかないフォルダを除くフォルダに分類された各文書を対象に属性情報の種別と属性値を抽出して前記指定手段より指定された前記分類条件に従って集計するとともに、該集計後に前記分類条件を満足するように並び替えられた属性情報の属性種別と属性値のうちの先頭にある属性情報の属性種別と属性値との組み合わせによりそれぞれ識別される新たなフォルダを前記構築済みの前記フォルダの下位階層に構築し、該新たに構築された階層の前記フォルダに該フォルダを識別する属性種別と属性値を有する文書を分類する処理を、前記構築済みの前記フォルダの階層が予め設定された分類階層に一致するまで繰り返し実施することにより前記フォルダを前記属性情報に基づき階層化する階層化手段、前記階層化手段により階層化した前記フォルダの属性情報に対して管理対象となる全ての文書が分類されているか判断する判断手段、前記判断手段により全ての文書がいずれかのフォルダに分類されていると判断された場合、前記階層化手段により階層化されたフォルダ構成で文書を管理する文書管理手段として機能させる。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記階層化手段を、前記指定手段により指定された前記分類条件を満たさず、前記判断手段により全ての文書が階層化したいずれかのフォルダに分類されていないと判断された場合、当該分類されていない文書を分類するフォルダを、前記分類条件を満たし、前記判断手段により全ての文書が階層化したいずれかのフォルダに分類されていると判断された文書を分類するフォルダと同じ階層に作成する手段として更に機能させる。

また、請求項３の発明は、請求項１または２の発明において、前記指定手段を、前記文書の分類条件をフォルダの最大分類階層数と指定する手段として機能させ、前記階層化手段を、前記構築済みの前記フォルダの階層数が前記最大分類階層数に達するまで前記フォルダの階層化処理を実行させる手段として機能させる。

また、請求項４の発明は、請求項３の発明において、前記階層化手段を、前記判断手段により全ての文書が分類されていないと判断された場合、前記階層化したフォルダと同じ階層に仮のフォルダを作成し、当該分類されていない文書を該仮のフォルダに一時的に分類する一時的分類手段として機能させ、前記文書管理手段を、前記指定手段によりフォルダの最大分類階層数が指定され、前記一時的分類手段により文書を分類された前記仮のフォルダが該指定された最大分類階層数を満たす場合には、当該仮のフォルダで文書を管理する仮フォルダ文書管理手段として機能させる。

また、請求項５の発明は、請求項４の発明において、前記仮フォルダ文書管理手段を、前記仮のフォルダの名称をその他フォルダに変更する手段として機能させる。

また、請求項６の発明は、請求項１の発明において、前記構築手段を、前記指示手段により、前記分類条件として、前記文書に最も多く含まれている属性情報であって、かつ、当該属性情報の値の種類が少ない属性情報に基づいて文書を分類すると指定した場合、複数の文書に共通する属性情報に基づくフォルダを作成する手段として機能させる。

また、請求項７の発明は、文書に付与された属性情報に基づいて該文書を分類する分類条件を指定する指定手段と、分類対象の複数の文書からそれぞれ抽出した属性情報の種別と属性値を前記指定手段より指定された前記分類条件に従って集計するとともに、該集計後に前記分類条件を満足するように並び替えられた属性情報の属性種別と属性値のうちの先頭の属性情報の属性種別と属性値との組み合わせによりそれぞれ識別されるフォルダを同一階層上に構築する構築手段と、前記構築手段により構築された前記フォルダに、該フォルダを識別する属性種別と属性値を有する文書を分類する分類手段と、前記構築手段により構築済みの前記フォルダ中、分類された文書が１つしかないフォルダを除くフォルダに分類された各文書を対象に属性情報の種別と属性値を抽出して前記指定手段より指定された前記分類条件に従って集計するとともに、該集計後に前記分類条件を満足するように並び替えられた属性情報の属性種別と属性値のうちの先頭にある属性情報の属性種別と属性値との組み合わせによりそれぞれ識別される新たなフォルダを前記構築済みの前記フォルダの下位階層に構築し、該新たに構築された階層の前記フォルダに該フォルダを識別する属性種別と属性値を有する文書を分類する処理を、前記構築済みの前記フォルダの階層が予め設定された分類階層に一致するまで繰り返すことにより前記フォルダを前記属性情報に基づき階層化する階層化手段と、前記階層化手段により階層化した前記フォルダの属性情報に対して管理対象となる全ての文書が分類されているか判断する判断手段と、前記判断手段により全ての文書がいずれかのフォルダに分類されていると判断された場合、前記階層化手段により階層化されたフォルダ構成で文書を管理する文書管理手段とを具備する。

また、請求項８の発明は、文書に付与された属性情報に基づいて文書を管理する文書管理方法において、前記属性情報によって文書を分類する分類条件を指定手段により指定し、分類対象の複数の文書からそれぞれ抽出した属性情報の種別と属性値を前記指定手段より指定された前記分類条件に従って集計するとともに、該集計後に前記分類条件を満足するように並び替えられた属性情報の属性種別と属性値のうちの先頭の属性情報の属性種別と属性値との組み合わせによりそれぞれ識別されるフォルダを同一階層上に構築手段により構築し、前記構築手段により構築された前記フォルダに、該フォルダを識別する属性種別と属性値を有する文書を分類手段により分類し、前記構築手段により構築済みの前記フォルダ中、分類された文書が１つしかないフォルダを除くフォルダに分類された各文書を対象に属性情報の種別と属性値を抽出して前記指定手段より指定された前記分類条件に従って集計するとともに、該集計後に前記分類条件を満足するように並び替えられた属性情報の属性種別と属性値のうちの先頭にある属性情報の属性種別と属性値との組み合わせによりそれぞれ識別される新たなフォルダを前記構築済みの前記フォルダの下位階層に構築し、該新たに構築された階層の前記フォルダに該フォルダを識別する属性種別と属性値を有する文書を分類する処理を、前記構築済みの前記フォルダの階層が予め設定された分類階層に一致するまで繰り返し実施することにより前記フォルダを前記属性情報に基づき階層化手段により階層化し、前記階層化手段により階層化した前記フォルダの属性情報に対して管理対象となる全ての文書が分類されているか判断手段により判断し、前記判断手段により全ての文書がいずれかのフォルダに分類されていると判断された場合、前記階層化手段により階層化されたフォルダ構成で文書を文書管理手段により管理する。

本発明によれば、分類対象として指定した文書に付与された属性を自動的に抽出し、抽出した属性に対して設定された値（属性値）を集計後、所定の条件に従って属性をソートし、各属性に設定された値が閾値を満たす値である場合にその属性値に対するフォルダを作成して分類するように構成したので、ユーザが分類対象の文書に付与された属性がどのような内容であるか、また、その属性に設定された値の内容を意識することなく文書を効率良く分類することが可能となる。

また、作成されたフォルダの構成から属性やその値を容易に知ることができるため、新たな分類の条件を作成することができるようになり、所望する分類が簡単に行うことが可能となる効果を奏する。

以下、本発明に係わる文書管理プログラムおよび文書管理装置および方法の一実施例を添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明に係わる文書管理プログラムおよび文書管理装置および方法を適用して構成した文書管理装置の構成ブロック図である。

図１において、この文書管理装置１００は、所定の領域に格納された状態にある文書に付与された属性とその値（「属性値」ともいう）をまとめた属性情報に基づいて分類階層を新たに構築することで文書の管理を行う。

文書管理装置１００は、分類条件指定部１０、分類階層保持部１１、文書格納部１２、属性解析部１３、分類階層生成部１４、閾値格納部１５を具備して構成される。その構築した分類階層をたどることにより所望するフォルダを特定し、そのフォルダを参照することで階層構造を形成するフォルダに設定された属性とその属性値に合致する文書が検索され、表示される。

分類条件指定部１０は、文書格納部１２に格納された文書を分類するための分類条件を指定する。このときの分類条件は、属性解析部１３で属性の解析を行う際に用いられ、文書に付与された属性情報に基づく分類を可能とする。

例えば、文書の分類に際して、最も多くの文書に含まれる属性に基づいて分類階層を構築する場合には、次のような分類条件を指定する。

（条件１） 最も多くの文書に含まれている属性を優先して分類する
（条件２） （条件１）に加えて属性の値の種類が少ない属性を優先して分類する
この（条件１）では、分類対象に指定された文書に最も多く含まれる属性を元にして分類が行われる。一般的に、文書名や文書作成者名などの属性は多くの文書に含まれることから、その文書名や文書作成者名などの属性を元にして優先的に分類される。

また、（条件２）では、（条件１）によって分類された最も多くの文書に含まれる属性を有する文書に対して、その属性の値（属性値）の種類が少ない属性から分類を行う。

この（条件１）と（条件２）を分類条件とすることにより、最も多くの文書に含まれる属性であって、さらにその属性の値の種類が少ない属性から順に分類される。

分類階層保持部１１は、分類階層生成部１４で生成した階層構造を分類条件指定部１０で指定した分類条件とともに保持する。分類階層は、フォルダを階層化することによって構成した階層構造の情報であって、フォルダの名称を辿ることによって分類した文書を特定することができる。

また、保持した分類階層には、分類条件指定部１０で指定した分類条件が指定されており、分類条件を指定することで生成した分類階層を特定でき、また反対に、分類階層を指定することでその分類条件を特定することができる。

文書格納部１２は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive：ハードディスク）などによって構成され、属性情報が付与された文書を格納する。ユーザが設定したディレクトリ構造で格納されており、文書を参照するにはそのディレクトリ構造を辿ることによって参照できる。属性は、作成日付や作成者名、最終更新者名、文書名、書き換えの可否、圧縮状態などさまざまな情報が含まれる。

なお、文書格納部１２は、必ずしも文書管理装置上に設置されている必要なく、ＣＤ（Compact Disk）や不揮発性メモリなどの記憶媒体や、ＤＢＭＳ（DataBase Management System：データベース）などで管理して文書管理装置と接続するような構成であってもよい。

属性解析部１３は、文書格納部１２で格納された文書のうち分類対象と指定された文書に付与されている属性情報を抽出し、抽出した属性情報から属性ごとに設定された値（属性値）を集計する。属性には、さまざまな属性値が設定されることもあれば、ＯＮ／ＯＦＦといった二択のうちいずれかの属性値が設定されることもある。

集計された属性ごとの集計データは、「属性が属する文書数」、「属性値」、「属性値の数」などの項目ごとにまとめられる。集計した集計データを元に、分類条件指定部１０で指定した分類条件（（条件１）と（条件２））を考慮して属性のソート処理が行われる。このソート処理によって分類条件に最も合致する属性から順に降順で整列される。この整列における状態遷移を図４または図６に示す。

そして、この整列状態を示したデータを分類階層生成部１４に転送することで分類階層生成部１４が階層化された分類階層を生成する。

分類階層生成部１４は、フォルダ作成部（１４−Ａ）、閾値判断部（１４−Ｂ）を具備して構成され、属性解析部１３から受信した整列状態を示すデータに基づいて分類階層を生成する。この分類階層は、フォルダの階層化構造によって構成されるため、属性解析部１３から受信した整列状態を示すデータを元にフォルダを作成して階層化する。

例えば、分類条件指定部１０で指定された（条件１）、（条件２）によって構成した分類階層の例を図５または図７に示す。

属性解析部１３から受信した整列状態を示すデータの先頭に整列された属性に対して、フォルダ作成部（１４−Ａ）でその属性の値を名称とするフォルダを作成する。例えば、属性が「Ａ」であってその値（属性値）が「１」である場合には「Ａ１フォルダ」というフォルダが作成される。作成された分類階層から「Ａ１フォルダ」を特定して、参照することで分類条件（属性が「Ａ」であってその値（属性値）が「１」という条件）に当てはまる文書が表示される。

これは、文書格納部１２に格納された文書の格納位置を変更することなく、分類階層のフォルダを参照することによってそのフォルダの分類条件に当てはまる文書を表示することができることを示す。

そして、作成されたフォルダの分類条件に当てはまらないその他の文書を分類する一時的なフォルダとして、フォルダ作成部（１４−Ａ）で「未設定フォルダ」を作成する。

これによって、分類対象と指定された全ての文書がいずれかのフォルダに一時的であってもいずれかのフォルダに分類されたことになる。

また、閾値格納部１５で格納された閾値を取得し、取得した閾値を超えたか閾値判断部（１４−Ｂ）で判断する。閾値格納部１５で格納された閾値が、分類階層の最大階層数を示している場合、フォルダ作成部（１４−Ａ）で作成したフォルダの階層数が閾値を超えていないか判断する。

その閾値を超えていない場合には、作成されたフォルダの下位階層における分類階層を構築する処理がフォルダごとに行われる。例えば、「Ａ１フォルダ」と「未設定フォルダ」が同一階層に作成されている場合、「Ａ１フォルダ」と「未設定フォルダ」が並行して分類階層を構築する処理が行われる。

なお、「未設定フォルダ」に対して分類階層を構築する処理が行われた場合には、その「未設定フォルダ」と同一階層でフォルダが作成される。上記例の場合、「Ａ１フォルダ」と同一階層でフォルダが作成されることになる。

また、閾値を超えたか閾値判断部（１４−Ｂ）で判断した結果、あらかじめ設定された閾値と等しい場合または超過した場合であって、作成したフォルダの構成を確定する処理を行うために一時的な「未設定フォルダ」が作成されている場合には、そのフォルダを正式なフォルダとして設定するために名称を「その他フォルダ」に変更する処理を行う。そして、分類階層の確定処理を行う。もちろん、変更することなく未設定フォルダのままでもよい。

この確定処理では、分類階層を作成するために用いた分類条件を紐付けして分類階層保持部１１で記憶する。

閾値格納部１５は、分類階層生成部１４で分類階層を作成する際に参照する閾値を格納する。このときの閾値は、さまざまな情報を設定することができ、例えば、作成する分類階層の最大階層数とすることができる。

このような構成により、文書に付与された属性情報をユーザが意識することなく、属性情報に基づく文書の分類が行える。

図２は、図１に示す文書格納部で格納された状態にある分類階層図である。

図２では、ルートフォルダを頂点として階層化されたフォルダ構成が示され、ユーザが作成したフォルダに各文書が格納された状態を示している。[Ａ]フォルダには文書１が格納され、[Ｂ]フォルダには文書３と文書５が格納され、[Ｃ]フォルダには文書２と文書４が格納されている。

これらの文書を分類対象の範囲として設定した状態を示している。

図３は、本願発明の文書管理装置における処理の流れを示すフローチャートである。

図３は、上記する（条件１）と（条件２）を用いて文書を分類する場合のフローチャートを示しており、たとえば、図２に示すように分類対象範囲を指定することで分類する文書が決定する。

これにより、処理が開始され、分類対象範囲にある文書に付与された属性情報を各文書から抽出する（３０１）。続いて、抽出した属性情報から属性ごとに設定された属性値やその属性値の数などを集計する（３０２）。このとき、集計される属性情報として、図４（ｂ）に示すような「属性が属する文書数」、「属性値」、「属性値の数」がある。

そして、集計した属性ごとの集計データに対して、指定された（条件１）で属性の並び替えを行う（３０３）。この（条件１）では、「最も多くの文書に含まれている属性から順に並び替え」を行うことが示されているので、集計した属性情報の「属性が属する文書数」を元に降順で並び替えを行う。続いて、（条件１）で並び替えが行われた状態の属性に対して、（条件２）を適用することにより再度、属性の並び替えを行う（３０４）。

この（条件２）では、「属性の値の種類が少ない順に並び替え」を行うことが示されているので、（条件１）で並び替え条件として使用した「属性が属する文書数」の値が等しい属性同士間で「属性値の数」を元に属性の並び替えを行う。そして、（条件２）を適用することで並び替えられた属性の先頭に整列された属性の値のフォルダを作成する（３０５）。すなわち、先頭に整列された属性は、（条件１）と（条件２）を最も満足する属性である。

そして、作成されたフォルダの分類条件に分類対象の全ての文書が当てはまり、全ての文書が分類された状態にあるか判断する（３０６）。全ての文書が作成したフォルダに分類されている場合（３０６でＹＥＳ）には、文書の分類処理を終了する。それに対して、全ての文書が作成したフォルダに分類されていない場合（３０６でＮＯ）には、分類されていない文書を一時的に分類する未設定フォルダを作成する（３０７）。

これによって、先頭に整列された属性の値に対して作成されたフォルダまたは未設定フォルダのいずれのフォルダに全ての文書が分類された状態となり、この状態で、続いて、予め設定された閾値を取得する（３０８）。閾値が最大階層数を示し、その最大階層数に「２」が設定されているとした場合に、フォルダを作成した階層が２階層目であるか判断する（３０９）。

２階層目の分類処理である場合（３０９でＹＥＳ）、すなわち、最大階層数でフォルダを作成した場合には、続いて、作成されたフォルダの中に「未設定フォルダ」が含まれているか判断する（３１０）。それに対して、１階層目である場合（３０９でＮＯ）、すなわち、最大階層数に満たない場合には、さらに深く階層化することができるので、再度、属性情報の抽出処理（３０１）から処理を繰り返す。このときの属性情報の抽出処理（３０１）以降の処理では、作成されたフォルダごとに並行して処理が行われ、２階層目のフォルダが作成されることになる。

そして、閾値が予め設定した最大階層数の閾値と等しい場合であって、作成されたフォルダ内に「未設定フォルダ」が含まれているかの判断処理（３１０）で「未設定フォルダ」が含まれていると判断された場合（３１０でＹＥＳ）には、その「未設定フォルダ」を「その他フォルダ」へと名称を変更する（３１１）。

「未設定フォルダ」が含まれていない場合（３１０でＮＯ）や「その他フォルダ」に変更された場合には、作成したフォルダの階層分類を設定する（３１２）。

このような処理の流れによって、文書に付与された属性情報に基づいて自動的に文書を分類することができる。

図４、図６は、図３に示すフローチャートを実行した場合に行われる分類処理の例を示す図である。

図４、図６では、図２で示す分類対象範囲にある５つの文書（文書１〜文書５）に対して、図３のフローチャートを適用した場合の例を示している。

また、図４、図６で用いる閾値は、文書を格納するフォルダの最大階層数を示しており、図４ではその閾値に「１」が設定された場合の例を示し、図６ではその閾値に「２」が設定された場合の例を示す。すなわち、図６では、図４で作成された階層分類に対して再度、フォルダごとに文書を分類する処理を行って構成した例を示している。

まず、図３のフローチャートに示す文書に付与された属性情報を抽出する処理（３０１）を実行することによって、「属性Ａ」、「属性Ｂ」、「属性Ｃ」、「属性Ｄ」、「属性Ｅ」、「属性Ｆ」、「属性Ｇ」、「属性Ｈ」、「属性Ｉ」の９つの属性が抽出できた状態（４００）を図４（ａ）に示す。

次に、その抽出した属性ごとに設定された属性値を集計する処理（３０２）を行い、その集計した集計データに基づいて上記例に示す（条件１）「最も多くの文書に含まれている属性から順に並び替え」を適用する処理（３０３）を行って並び替えた状態（４１０）を図４（ｂ）に示す。

このときの属性値を集計する処理（３０２）では、抽出した属性ごとに「属性が属する文書数」（４１１）、「属性値」（４１２）、「属性値の数」（４１３）が集計され、（条件１）が示す最も多くの文書に含まれている属性の並び替え処理では、集計した「属性が属する文書数」（４１１）を元に抽出した属性が降順にソートされる。

これによって、抽出処理（３０１）によって抽出した属性は、「属性Ａ→属性Ｃ→属性Ｅ→属性Ｇ→属性Ｂ→属性Ｄ→属性Ｆ→属性Ｈ→属性Ｉ」の順に並び替えられる。

さらに、（条件１）を適用して並び替えを行った図４（ｂ）に示す状態から図３に示すフローチャートの（条件２）「属性の値の種類が少ない順に並び替え」を適用する処理（３０４）によって、並び替えを行った状態を図４（ｃ）に示す。この図４（ｃ）は、（条件１）を適用後、（条件２）を適用した状態である。

この（条件２）では、属性値の種類が少ない順で並び替えを行うことから、集計した「属性値の数」（４１３）を元にして、同じ「属性が属する文書数」（４１１）を持つ属性同士で並び替えを行う。図４（ｂ）に示す例では、「属性Ｃ」、「属性Ｅ」、「属性Ｇ」の３つの属性が同じ「属性が属する文書数」（４１１）を持つことを示しているので、これら３つの属性同士間で並び替えを行う。

これら３つの属性の「属性値の数」（４１３）を考慮すると、「属性Ｃ」は２個であり、「属性Ｅ」は１個であり、「属性Ｇ」は２個であることから（条件２）を適用することで「属性Ｄ→属性Ｃ→属性Ｇ」の降順に並び替えられる。この処理を同一の「属性が属する文書数」（４１１）を持つ属性のグループごとに行うことで図４（ｃ）に示すような順序となる。

図４（ｃ）では、「属性Ａ」を先頭として以降、降順に「属性Ｅ→属性Ｃ→属性Ｇ→属性Ｂ→属性Ｄ→属性Ｆ→属性Ｈ→属性Ｉ」と整列される。

そして、図３のフローチャートの処理で、並び替えられた属性のうち先頭の属性に設定された属性値のフォルダを作成する処理を行う（３０５）。図４（ｃ）に示す例の場合、先頭の属性が「属性Ａ」であることから「属性Ａ」に設定された属性値「１」と「２」のフォルダ「Ａ２フォルダ」、「Ａ１フォルダ」を作成して同じ階層に並べて階層分類を形成する。

このときの階層は、１回目の分類処理であるため、最上位の１階層目のフォルダとして構成される。

さらに、図３のフローチャートが示すフォルダを作成する処理（３０５）で作成されたフォルダに「属性Ａ」が付与された文書を分類する。このとき、作成した「Ａ２フォルダ」に対して文書２と文書３が分類され、「Ａ１フォルダ」に対して文書１が分類される。

そして、分類対象に指定された文書全てが作成されたフォルダに分類されているか判断する処理（３０６）で全ての文書が作成した「Ａ２フォルダ」または「Ａ１フォルダ」のいずれかに分類されている場合には、文書の分類が終了したことを示す。また、全ての文書が分類されていない場合には、作成した「Ａ２フォルダ」、「Ａ１フォルダ」のいずれにも分類できない文書があることを示しているので、「未設定フォルダ」を作成して残りの文書を一時的に分類する。

図２に示す分類対象範囲の５つの文書では、文書４と文書５が「Ａ２フォルダ」、「Ａ１フォルダ」のいずれにも分類されないため、これらの文書を「未設定フォルダ」に一時的に分類されることになる。このときの例を図５（ａ）に示す。

ここで、設定されている閾値の取得処理（３０８）を行う。この処理では閾値として階層数が示されているので、取得した閾値が「１」の場合には、デフォルトの閾値と等しいのでフォルダへの分類処理を終了する。ただし、分類処理が終了した時点で「未設定フォルダ」があるかの判断処理（３１０）が行われ、「未設定フォルダ」がある場合にはその名称を「その他フォルダ」に変更する処理（３１１）を行った後にフォルダの階層構造を確定する処理を行う（３１２）。

図５（ａ）の例では、「未設定フォルダ」が存在するため「その他フォルダ」に変更してフォルダの階層分類を確定する。確定後の階層分類を図５（ｂ）に示す。

すなわち、図５（ａ）に示すように、作成された３つのフォルダ「Ａ２フォルダ」、「Ａ１フォルダ」、「未設定フォルダ」は、第１の同一階層に配置されることになる。「Ａ２フォルダ」には、付与された属性が「属性Ａ」であってその属性値が「２」である文書「文書２」と「文書３」が分類された状態となり、「Ａ１フォルダ」には、付与された属性が「属性Ａ」であってその属性値が「１」である文書「文書１」が分類された状態となる。

また、図５（ｂ）に示すように「未設定フォルダ」の名称を「その他フォルダ」変更し、「属性Ａ」が付与されていない文書である「文書４」と「文書５」が分類された状態となる。これは、全ての文書が同一階層のフォルダに分類された状態を示している。

それに対して、設定されている閾値の取得処理（３０８）で取得した閾値が「１」でなく、「２」の場合には、デフォルトの閾値「１」とは異なるので、以上に示すような文書の分類処理が繰り返し行われる。このときの文書の分類処理は、第２の階層におけるフォルダの作成処理となり、第１の階層として作成されたフォルダごとに行われる。ただし、分類された文書が１つしかないフォルダに対しては、新たな階層のフォルダ作成処理は行われない。

図５（ａ）を例にすると、「Ａ１フォルダ」には、文書１の１つの文書しか分類されていないため、閾値が「２」である場合であっても以降のフォルダ作成処理は行われない。すなわち、閾値が「２」である場合には、文書２と文書３とが分類された「Ａ２フォルダ」、文書４と文書５とが分類された「未設定フォルダ」の２つのフォルダそれぞれに対して並行して分類処理が行われる。

なお、一時的に作成された「未設定フォルダ」が「その他フォルダ」に変更されずにその「未設定フォルダ」に分類された文書の分類処理が行われる場合には、「未設定フォルダ」が作成されている階層に新たなフォルダを作成する。

ここで、まず、「Ａ２フォルダ」に対する処理を図３のフローチャートに示す流れに基づき、図６を用いて説明する。

「Ａ２フォルダ」に分類された文書２と文書３に付与された属性情報の抽出処理が行われる（３０１）。このとき図６（ａ）に示すように「属性Ａ」、「属性Ｃ」、「属性Ｄ」、「属性Ｅ」の４つの属性が抽出されるが、「属性Ａ」については既にフォルダが作成された属性であるため並び替えの対象となる属性から外す。

抽出した各属性に対して設定された属性値を集計する処理（３０２）を行い、その集計した集計データに基づいて上記例に示す（条件１）「最も多くの文書に含まれている属性から順に並び替え」を適用する処理（３０３）を行って並び替えを行う。上記処理同様、属性ごとに「属性が属する文書数」、「属性値」、「属性値の数」が集計され、（条件１）から「属性が属する文書数」を元に抽出した「属性Ｃ」、「属性Ｄ」、「属性Ｅ」の各属性を降順に並び替える。これによって、「属性Ｃ→属性Ｄ→属性Ｅ」の順に並び替えられる。

そして、（条件２）「属性値の種類が少ない順に並び替え」を適用する処理（３０４）によって、（条件１）を適用して並び替えた「属性が属する文書数」の等しい属性同士で「属性値の数」を元に並び替えを行う。すなわち、属性Ｄと属性Ｅが等しい「属性が属する文書数」であるため、これら２つの属性に対して、「属性値の数」を元に並び替えを行うと、属性Ｄは１個であって属性Ｅも１個であるため順序をそのままとして並び替えを行う。

すなわち、（条件２）を適用して並び替えを行うことにより「属性Ｃ→属性Ｄ→属性Ｅ」となる。

次に、「未設定フォルダ」に対する処理を図３のフローチャートに示す流れに基づき、図６を用いて説明する。

「未設定フォルダ」に分類された文書１に付与された属性情報の抽出処理が行われる（３０１）。このとき図６（ｂ）に示すように「属性Ｅ」、「属性Ｆ」、「属性Ｇ」、「属性Ｈ」、「属性Ｉ」の５つの属性が抽出される。これらの属性に対して、図６（ａ）と同様の並び替え処理を行うことで抽出した５つの属性は「属性Ｇ→属性Ｅ→属性Ｆ→属性Ｈ→属性Ｉ」と並び替えられる。

以上のように、フォルダごとに分類された文書の属性の並び替え処理を行った後に、先頭に整列された属性に対するフォルダを作成する処理（３０５）を行う。図６（ａ）に示す先頭属性である「属性Ｃ」と、図６（ｂ）に示す先頭属性である「属性Ｇ」の属性値に対するフォルダがそれぞれ作成される。すなわち、「属性Ｃ」の属性値として「５」と「６」が設定されているので、「Ｃ５フォルダ」、「Ｃ６フォルダ」が作成される。また、「属性Ｇ」の属性値として「１０」と「１１」が設定されているので、「Ｇ１０フォルダ」、「Ｇ１１フォルダ」が作成される。

続いて、属性情報に対するフォルダの作成処理（３０５）で、作成した「Ｃ５フォルダ」に属性Ｃの属性値が「５」である文書２が分類され、「Ｃ６フォルダ」に属性Ｃの属性が「６」である文書３が分類される。また、作成した「Ｇ１０フォルダ」に属性Ｇの属性値が「１０」である文書４が分類され、「Ｇ１１フォルダ」に属性Ｇの属性値が「１１」である文書５が分類される。

そして、全ての文書が作成されたフォルダに分類されているかの判断処理（３０７）で全ての文書が分類されていると判断できるので、続いて、予め設定された閾値を取得する処理（３１０）を行い、設定された閾値以上であるかを判断する処理（３１１）を行う。予め設定された閾値が「２」であってその閾値が２階層目の「２」であることから閾値以上であると判断する。続いて、「未設定フォルダ」が作成されているかの判断処理（３１２）で「未設定フォルダ」が設定されていないと判断できるため、作成したフォルダの階層分類を確定する処理（３１４）を行う。

以上のことから、「Ａ２フォルダ」の下位階層に「Ｃ５フォルダ」と「Ｃ６フォルダ」とが配置され、「未設定フォルダ」として一時的に作成されたフォルダの代わりに「Ｇ１０フォルダ」と「Ｇ１１フォルダ」とを配置する。これにより、「Ｇ１０フォルダ」と「Ｇ１１フォルダ」は、「Ａ２フォルダ」と同一階層に配置されることになる。このときの階層分類を図７に示す。

この図７の階層分類では、１回目の分類処理によって作成された「Ａ２フォルダ」、「Ａ１フォルダ」と同じ階層に、２回目の分類処理によって作成された「Ｇ１０フォルダ」、「Ｇ１１フォルダ」が配置されている。また、「Ａ２フォルダ」の下位階層には、「Ｃ５フォルダ」、「Ｃ６フォルダ」が配置されている。すなわち、２回目の分類処理であっても「未設定フォルダ」に分類された文書の分類を行う場合には、その「未設定フォルダ」が作成された階層において新たなフォルダが作成されることになる。

なお、図２に示す分類対象範囲にある文書の分類を行うにあたり、閾値を「２」以上の場合であっても図７に示すような結果となる。これは、作成されたフォルダに１つの文書が分類されているので、これ以上分類することに意味をなさなくなるためである。

以上の処理によって、本発明の文書管理装置では、文書に付与された属性とその値に基づいて自動的に文書を階層的に分類することができる。

これによって、文書に付与された属性を意識することなく、効率的な階層分類を作成することが可能となる。

従って、本発明を適用することにより、文書の格納位置を変更することなく分類階層によって必要とする文書を効率良く検索できるようになるという効果を期待できる。

また、階層化された分類を参照することで、登録された文書の傾向を知ることができ、新たな分類条件（本実施例では、（条件１）、（条件２）に該当）を作成することが可能となる。

本発明は、上記し、且つ図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。

本発明は、付与された属性情報に基づいて文書の分類を行う文書管理プログラムおよびシステムおよび自動分類方法に適用可能であり、特に、既に登録された状態にある文書の属性を意識することなく効率的に分類するのに有用である。

本発明に係わる文書管理プログラムおよび文書管理装置および方法を適用して構成した文書管理装置の構成ブロック図。 図１に示す文書格納部で格納された状態にある分類階層図。 本願発明の文書管理装置における処理の流れを示すフローチャート。 一回目の属性のソート状態を示す状態遷移図。 一回目の分類処理後の階層図。 二回目の属性のソート状態を示す状態遷移図。 二回目の分類処理後の階層図。

符号の説明

１０ 分類条件指定部
１１ 分類階層保持部
１２ 文書格納部
１３ 属性解析部
１４ 分類階層生成部
１４−Ａ フォルダ作成部
１４−Ｂ 属性判断部
１５ 閾値格納部

Claims (8)

1. 文書に付与された属性情報に基づいて文書を管理する文書管理処理をコンピュータにより実行させる文書管理装置に実装され、
   前記コンピュータを、
   前記属性情報によって文書を分類する分類条件を指定する指定手段、
   分類対象の複数の文書からそれぞれ抽出した属性情報の種別と属性値を前記指定手段より指定された前記分類条件に従って集計するとともに、該集計後に前記分類条件を満足するように並び替えられた属性情報の属性種別と属性値のうちの先頭の属性情報の属性種別と属性値との組み合わせによりそれぞれ識別されるフォルダを同一階層上に構築する構築手段、
   前記構築手段により構築された前記フォルダに、該フォルダを識別する属性種別と属性値を有する文書を分類する分類手段、
   前記構築手段により構築済みの前記フォルダ中、分類された文書が１つしかないフォルダを除くフォルダに分類された各文書を対象に属性情報の種別と属性値を抽出して前記指定手段より指定された前記分類条件に従って集計するとともに、該集計後に前記分類条件を満足するように並び替えられた属性情報の属性種別と属性値のうちの先頭にある属性情報の属性種別と属性値との組み合わせによりそれぞれ識別される新たなフォルダを前記構築済みの前記フォルダの下位階層に構築し、該新たに構築された階層の前記フォルダに該フォルダを識別する属性種別と属性値を有する文書を分類する処理を、前記構築済みの前記フォルダの階層が予め設定された分類階層に一致するまで繰り返し実施することにより前記フォルダを前記属性情報に基づき階層化する階層化手段、
   前記階層化手段により階層化した前記フォルダの属性情報に対して管理対象となる全ての文書が分類されているか判断する判断手段、
   前記判断手段により全ての文書がいずれかのフォルダに分類されていると判断された場合、前記階層化手段により階層化されたフォルダ構成で文書を管理する文書管理手段
   として機能させる文書管理プログラム。
2. 前記階層化手段を、
   前記指定手段により指定された前記分類条件を満たさず、前記判断手段により全ての文書が階層化したいずれかのフォルダに分類されていないと判断された場合、当該分類されていない文書を分類するフォルダを、前記分類条件を満たし、前記判断手段により全ての文書が階層化したいずれかのフォルダに分類されていると判断された文書を分類するフォルダと同じ階層に作成する手段
   として更に機能させる請求項１記載の文書管理プログラム。
3. 前記指定手段を、
   前記文書の分類条件をフォルダの最大分類階層数と指定する手段
   として機能させ、
   前記階層化手段を、
   前記構築済みの前記フォルダの階層数が前記最大分類階層数に達するまで前記フォルダの階層化処理を実行させる手段
   として機能させる請求項１または２記載の文書管理プログラム。
4. 前記階層化手段を、
   前記判断手段により全ての文書が分類されていないと判断された場合、前記階層化したフォルダと同じ階層に仮のフォルダを作成し、当該分類されていない文書を該仮のフォルダに一時的に分類する一時的分類手段
   として機能させ、
   前記文書管理手段を、
   前記指定手段によりフォルダの最大分類階層数が指定され、前記一時的分類手段により文書を分類された前記仮のフォルダが該指定された最大分類階層数を満たす場合には、当該仮のフォルダで文書を管理する仮フォルダ文書管理手段
   として機能させる請求項３記載の文書管理プログラム。
5. 前記仮フォルダ文書管理手段を、
   前記仮のフォルダの名称をその他フォルダに変更する手段
   として機能させる請求項４記載の文書管理プログラム。
6. 前記構築手段を、
   前記指示手段により、前記分類条件として、前記文書に最も多く含まれている属性情報であって、かつ、当該属性情報の値の種類が少ない属性情報に基づいて文書を分類すると指定した場合、複数の文書に共通する属性情報に基づくフォルダを作成する手段
   として機能させる請求項１記載の文書管理プログラム。
7. 文書に付与された属性情報に基づいて該文書を分類する分類条件を指定する指定手段と、
   分類対象の複数の文書からそれぞれ抽出した属性情報の種別と属性値を前記指定手段より指定された前記分類条件に従って集計するとともに、該集計後に前記分類条件を満足するように並び替えられた属性情報の属性種別と属性値のうちの先頭の属性情報の属性種別と属性値との組み合わせによりそれぞれ識別されるフォルダを同一階層上に構築する構築手段と、
   前記構築手段により構築された前記フォルダに、該フォルダを識別する属性種別と属性値を有する文書を分類する分類手段と、
   前記構築手段により構築済みの前記フォルダ中、分類された文書が１つしかないフォルダを除くフォルダに分類された各文書を対象に属性情報の種別と属性値を抽出して前記指定手段より指定された前記分類条件に従って集計するとともに、該集計後に前記分類条件を満足するように並び替えられた属性情報の属性種別と属性値のうちの先頭にある属性情報の属性種別と属性値との組み合わせによりそれぞれ識別される新たなフォルダを前記構築済みの前記フォルダの下位階層に構築し、該新たに構築された階層の前記フォルダに該フォルダを識別する属性種別と属性値を有する文書を分類する処理を、前記構築済みの前記フォルダの階層が予め設定された分類階層に一致するまで繰り返すことにより前記フォルダを前記属性情報に基づき階層化する階層化手段と、
   前記階層化手段により階層化した前記フォルダの属性情報に対して管理対象となる全ての文書が分類されているか判断する判断手段と、
   前記判断手段により全ての文書がいずれかのフォルダに分類されていると判断された場合、前記階層化手段により階層化されたフォルダ構成で文書を管理する文書管理手段と
   を具備する文書管理装置。
8. 文書に付与された属性情報に基づいて文書を管理する文書管理方法において、
   前記属性情報によって文書を分類する分類条件を指定手段により指定し、
   分類対象の複数の文書からそれぞれ抽出した属性情報の種別と属性値を前記指定手段より指定された前記分類条件に従って集計するとともに、該集計後に前記分類条件を満足するように並び替えられた属性情報の属性種別と属性値のうちの先頭の属性情報の属性種別と属性値との組み合わせによりそれぞれ識別されるフォルダを同一階層上に構築手段により構築し、
   前記構築手段により構築された前記フォルダに、該フォルダを識別する属性種別と属性値を有する文書を分類手段により分類し、
   前記構築手段により構築済みの前記フォルダ中、分類された文書が１つしかないフォルダを除くフォルダに分類された各文書を対象に属性情報の種別と属性値を抽出して前記指定手段より指定された前記分類条件に従って集計するとともに、該集計後に前記分類条件を満足するように並び替えられた属性情報の属性種別と属性値のうちの先頭にある属性情報の属性種別と属性値との組み合わせによりそれぞれ識別される新たなフォルダを前記構築済みの前記フォルダの下位階層に構築し、該新たに構築された階層の前記フォルダに該フォルダを識別する属性種別と属性値を有する文書を分類する処理を、前記構築済みの前記フォルダの階層が予め設定された分類階層に一致するまで繰り返し実施することにより前記フォルダを前記属性情報に基づき階層化手段により階層化し、
   前記階層化手段により階層化した前記フォルダの属性情報に対して管理対象となる全ての文書が分類されているか判断手段により判断し、
   前記判断手段により全ての文書がいずれかのフォルダに分類されていると判断された場合、前記階層化手段により階層化されたフォルダ構成で文書を文書管理手段により管理する
   文書管理方法。

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