JP2000090105A - 文書管理方法、文書管理・検索システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書の階層を容易に変更可能とすること
にある。 【解決手段】 文書の実体と文書の属性情報とを入力す
る文書入力部５と、この入力される文書の実体および属
性情報を記憶する文書データベース１と、この文書デー
タベースとは独立して設けられ、文書の属性情報の中か
ら階層となるフィルドの属性情報を用いて階層を定義す
る階層定義ファイル３と、外部から階層変更指定を受け
ると階層定義ファイルの階層を変更するとともに、文書
データベース形式に変換可能な機能をもつ階層解析部４
と、文書入力部５から文書の登録アクセスを受けると、
階層解析部に文書データベース形式に変換させて文書デ
ータベースに登録する文書登録部６と、検索条件入力部
７から階層指定を含む検索情報を受けると、階層解析部
に文書データベース形式に変換させて文書データベース
を検索する文書検索部８とを設けた文書管理・検索シス
テムである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、一般のオフィスや
各種事業所において取り扱う文書の階層的管理および検
索に好適な文書管理方法および文書管理・検索システム
に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、文書管理・検索システムは、文
書を階層的に管理することがよく行われている。図１１
は文書を配置・管理する従来の一般的な階層概念図であ
る。この文書の階層的な管理は、各年度別に部署別、さ
らに各部署別に対してタイプ別と順次階層的に管理する
例である。

【０００３】ところで、以上のような文書の階層的な管
理には主に２通りの方法が考えられている。その１つは
物理的な階層構造により文書を管理する方法であり、他
の１つは仮想的なパスのみを管理する方法である。 （１） 物理的な階層構造により管理する方法につい
て。

【０００４】この物理的な階層構造により管理する方法
は、図１２に示すようにファイルシステムのディレクト
リの階層構造に従って管理する方法である。この管理方
法は、特に階層を示すデータベースを持たなくても階層
構造化できるので文書管理が容易であるが、階層を変更
する場合には文書の実体を移動しなければならず、階層
の変更が非常に煩雑、かつ、容易でない。例えば文書管
理の順序を、「年度−部署−タイプ」から「部署−年度
−タイプ」に変更するとか、「年度−部署」のみを変更
するとき、文書の実体ファイルの移動が必要であり、非
常に変更が困難である。しかも、データアクセスに時間
がかかるので、後者の仮想的なパスのみを管理する方法
が用いられている。 （２） 仮想的なパスのみを管理する方法について。

【０００５】この文書の管理方法は、図１３に示すよう
にデータベース上に階層のための領域を持つことから、
階層の変更はデータベースのみの変更で済むが、例えば
管理の順序を、「年度−部署−タイプ」から「部署−年
度−タイプ」に変更するとか、「年度−部署」のみを変
更するとき、全レコードを変更する必要があり、同様に
変更が困難である。また、階層パス領域のデータ容量が
多くなる問題がある。

【０００６】従って、何れの管理方法も、階層の追加や
管理を行うための専用の構造をもつデータベースを用意
する必要がある。つまり、前記（１）の管理方法は階層
に従って実体をおく必要があり、前記（２）の管理方法
はデータベース中に階層専用のフィールドが必要であ
り、階層の変更にはデータベースのデータの変更が必要
となる。その結果、データベースのデータアクセスに関
し、階層専用のロジックを用意する必要があり、また階
層とデータとが一体化しているのでユーザの要望に応じ
てカスタマイズすることが困難である。

【０００７】一方、文書の検索方法は、通常，文書のア
クセス権の管理を行っており、階層単位でアクセス制御
を行うこともよく行われている。例えば図１１の文書の
階層管理では、部署を含む部署より下位はそれ以外の部
署のメンバが参照することができないなどである。通
常、階層文書の設定は、階層定義の段階でユーザを指定
するのが一般的であり、階層定義が煩雑な処理となって
いる。

【０００８】そこで、文書の検索に関し、前記（１）の
場合には各ディレクトリにアクセス権を示すファイルを
配置すること、前記（２）の場合には階層毎にアクセス
権を示す設定ファイルを作成するなどにより、アクセス
権の管理を行っている。

【０００９】また、階層のアクセス権だけでなく、文書
のアクセス権の制御を行うことも行われている。その実
現方法としては、前記（１）の場合にはファイルシステ
ムにアクセス制御機能があればそれを使用するが、その
アクセス制御機能がなければ別のアクセス権のみを管理
するデータベースを持つ必要がある。また、前記（２）
の場合には文書単位にアクセス権のフィールド（例えば
作者など）を別に追加することになる。

【００１０】

【発明が解決しようとする課題】従って、以上のような
従来の管理・検索方法においては、階層構造が文書デー
タベースに組み込まれており、階層の変更や文書のカス
タマイズが非常に複雑、かつ、困難であり、また文書デ
ータベース中の階層の領域が非常に多く必要とする問題
がある。

【００１１】また、階層のロジック、階層、文書のアク
セス権のロジック等をすべて別々に管理することから、
定義、検索、表示等の管理処理が複雑である。本発明は
上記事情にかんがみてなされたもので、文書の階層の簡
素化，フレキシブル化を実現し、階層の変更を容易に実
現する文書管理方法および文書管理・検索システムを提
供することにある。また、本発明の他の目的は、階層の
アクセス権の管理を容易に実現する文書管理・検索シス
テムを提供することにある。

【００１２】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、本発明は、文書の属性情報とこの文書の属性情報を
用いて階層構造を定義する階層構造定義情報とを分離
し、この階層構造定義情報の順序を変更し、文書の階層
を変更する文書管理方法である。

【００１３】本発明は、以上のような手段を講じたこと
により、文書の実体およびその文書に関連する属性情報
と、階層構造定義情報とを分離独立させることにより、
階層構造定義情報を介して文書を管理することができ、
階層の変更が容易に実現できる。

【００１４】また、別の発明は、文書の実体とそれに関
連する属性情報とを入力する文書入力手段と、この文書
入力手段によって入力される文書の実体およびその文書
に関連する属性情報を記憶する文書データベースと、こ
の文書データベースとは独立して設けられ、前記文書の
属性情報の中から階層となるフィルドの属性情報を用い
て階層構造が定義付けられている階層定義ファイルと、
外部から階層指定情報を含む検索アクセスを受けたと
き、前記階層定義ファイルの階層構造に基づいて前記文
書データベースから文書を検索し出力する文書検索手段
とを設け、前記文書入力手段から所要の順序で前記文書
に関連する属性情報を前記文書データベースに指定入力
するだけで当該文書データベースの文書を階層的に管理
する文書管理・検索システムである。

【００１５】この発明は、以上のような手段を講じたこ
とにより、文書データベースと階層定義ファイルとを分
離独立させ、かつ、文書データベースに階層構造が組み
込まれていないので、文書データベースを変更せずに文
書の階層構造を変更でき、また文書の登録および検索
時、階層定義ファイルの階層構造に従ってデータベース
に対する文書の登録および検索を実施できる。

【００１６】また、別の発明は、外部から階層定義ファ
イルの階層となるフィルドの属性情報の順序を階層変更
指定し、またはユーザ追加指定することにより、文書の
階層をカスタマイズに変更でき、文書のフレキシブルな
管理が可能となる。

【００１７】また、別の発明は、文書の各フィールドご
との属性情報を正規化したフィルドごとのマスタファイ
ルを設け、これらマスタファイルの正規化情報を用いて
前記文書データベースの属性情報を正規化すれば、当該
文書データベースのデータ容量を大幅に低減化できる。

【００１８】さらに、別の発明は、新たに階層定義ファ
イルの中の何れかのフィールドをアクセス制御項目とし
てアクセス権指定ファイルを作成するアクセス権指定手
段と、前記文書の実体とそれに関連する属性情報の登録
または検索を受けたとき、前記アクセス権指定ファイル
のアクセス制御項目と前記階層定義ファイルの階層構造
とからアクセス権の有無を判定し出力するアクセス権解
析手段とを設けることにより、登録または検索に際し、
アクセス権指定ファイルのアクセス制御項目と階層定義
ファイルの階層なる属性情報とに基づいてデータベース
の文書へのアクセス権の管理を実行でき、アクセス権指
定ファイルのアクセス制御項目に存在するが、前記階層
定義ファイルの階層構造に存在しないとき、文書のアク
セス権のみを管理することができる。

【００１９】

【発明の実施の形態】以下、本発明に係わる文書管理方
法および文書管理・検索システムの実施の形態について
図面を参照して説明する。 （実施の形態１）図１ないし図３は本発明に係わる文書
管理方法および文書管理・検索システムの一実施の形態
を説明する図である。図１は文書データベース上の文書
の属性情報および文書の実体の配列例を示す図、図２は
各種の階層定義ファイルを示す図、図３は文書管理・検
索システムの一実施の形態を示す機能ブロック図であ
る。

【００２０】図１に示す文書データベースは、通常，Ｒ
ＤＢが用いられ、１レコードごとに１つの文書情報をも
っている。１つのレコードは複数のフィールドで構成さ
れ、これらフィールドにはそれぞれ文書の属性情報が書
き込まれている。つまり、この文書データベースは階層
に関する特別な構造をもっておらず、単に年度，部，タ
イプ，登録者名などの属性情報を羅列的に格納している
だけである。文書の実体はデータベース外に保存されて
おり、データベースの１つのフィールドの中に実体の保
存場所が格納されている。

【００２１】図２は各種階層定義ファイルを示す図であ
り、同図（ａ）はオリジナルの階層定義ファイルであ
る。ここで、階層レベルとはルート単位での階層深さを
意味し、フィールド名とは図１のデータベース中の階層
を示すフィールドを定義する。つまり、第１階層を示す
フィールドは「年度」、第２階層を示すフィールドは
「部（部署）」であるという意味である。

【００２２】従って、この発明における文書管理方法
は、所要とする一定の順序に従って文書の属性情報を羅
列的に記述したデータベースと、文書の属性情報を用い
て階層構造を定義する階層定義ファイルとを分離独立さ
せ、階層定義ファイルの階層レベルに対するフィールド
名を変更するだけで、簡単、かつ、フレキシブルに文書
の階層を変更できる。図２（ｂ）は同図（ａ）の「年度
−部−タイプ」を「部−タイプ−年度」に変更した変更
後の階層定義ファイルである。

【００２３】次に、文書管理・検索システムについて図
３を参照して説明する。このシステムは、大きく分けて
文書登録機能と検索機能とがあり、そのうち文書登録機
能には階層構造の定義の登録が必要である。

【００２４】この文書登録機能は、具体的には、文書デ
ータベース１の各フィールドごとに記述される文書の属
性情報の中から階層を表すフィールドを定義指定する階
層指定部２と、各フィールドの属性情報を用いて階層構
造を定義する各種の階層定義ファイル３，…（図２参
照）と、階層指定部２から入力される階層定義の属性情
報，つまりフィールド名を受けると階層定義ファイル３
に書き込んで階層構造を定義するとともに、外部から入
力される情報例えば属性情報などを文書データベース１
に登録可能な形式（エンコードとデコード）に変換可能
な階層解析部４と、各フィールドごとの属性情報および
文書の実体を入力する文書入力部５と、この文書入力部
５から属性情報、文書の実体を受けたとき、その属性情
報、文書の実体を階層解析部４を通してデータベース１
に登録可能な形式に変換させ、その変換後の属性情報を
含む文書を文書データベース１に登録する文書登録部６
とによって構成されている。

【００２５】この文書データベース１は図１に示すよう
に属性情報と文書の実体とが保存されている。この文書
データベース１の中には階層情報をもっていない。一
方、検索機能は、階層指定を含む検索情報を入力する検
索条件入力部７と、この階層指定を含む検索情報を階層
解析部４を通して文書データベース１で受付可能な形式
（エンコード）に変換させ、この変換後の検索情報をも
とに文書データベース１の文書を検索する文書検索部８
と、この文書検索部８による検索結果をデコード処理し
た後に出力する表示部，プリンタなどの検索結果出力部
９とによって構成されている。

【００２６】前記階層解析部４の機能について説明す
る。先ず、階層解析部４によるエンコード処理（階層→
ＤＢ属性情報）について説明する。今、検索条件入力部
７から階層指定を含む検索情報「／１９９７／開発部／
技術報告」を入力すると、文書検索部８を介して階層解
析部４では、階層定義ファイル３から階層が「／年度／
部／タイプ」の形式で作成されていることを確認する。
しかる後、検索情報のパージングを行い、例えば次のよ
うなＳＱＬの操作言語を作成する。

【００２７】年度＝’１９９７’ AND 部＝’開発部’
AND タイプ＝’技術報告’（但し、ＳＱＬの構造ＳＥ
ＬＥＣＴ，ＦＲＯＭ，ＷＨＥＲＥのうち、ＷＨＥＲＥ文
以下のみ）。

【００２８】一方、階層解析部４によるデコード処理
（ＤＢ属性情報→階層）は逆の動作を行う。今、次のよ
うな属性情報が入力されたとする。 年度 部 タイプ 作者 文書名 保存場所 １９９７ 開発部 技術報告 AAA A,doc c:\database ここで、階層定義ファイル３を読み、階層を次の形式で
作成されていることを確認する。

【００２９】／年度／部／タイプ そこで、以上のようなデータを合成し、次のような階層
情報を作成することができる。

【００３０】／１９９７／開発部／技術報告 次に、本発明方法およびシステムの特徴の１つである階
層の変更について説明する。

【００３１】今、図２（ａ）のオリジナルである「／年
度／部／タイプ」の階層を「／部／タイプ／年度の階層
に変更する場合、或いは階層レベルを減らして「／年度
／部」の２段階に変更する場合、図３に示す階層指定部
２で階層レベルに対する変更フィールド名を指定入力す
ると、階層解析部４はその変更フィールド名に従って階
層定義ファイル３を再設定すれば、文書の階層を変更で
きる。

【００３２】このシステムでは、文書データベース１と
階層構造とがそれぞれ分離独立しているので、文書デー
タベース３を変更せずに階層定義ファイル３のフィール
ド名を変えることにより、文書の階層を容易に変更でき
る。

【００３３】また、同図（ａ）の階層に「登録者」を追
加し４階層とする場合も同様の手順により変更できる
（同図ｃ参照）。これに対し、図１１ないし図１３に示
す従来の文書管理方法は、階層を変更する場合、前記
（１）の方法では文書の実体を全て移動させる必要があ
り、また前記（２）の方法では文書データベース内の階
層フィールドを全て書き直す必要があり、本発明方法お
よびシステムの実施の形態と比較し、非常に煩雑な処理
となる。

【００３４】また、本実施の形態は、文書の階層が文書
データベース１内に組み込まれていないので、文書デー
タベース１を変更せずに階層定義ファイル３のデータだ
けを変更するだけで文書の階層を変更できる。

【００３５】なお、上記実施の形態では、検索のために
ＳＱＬ操作言語を用いたが、ＳＱＬに限るものでなく、
通常の文書検索で用いられる各種の検索方式でも容易に
適用できる。

【００３６】また、本実施の形態では、ＲＤＢ形式のデ
ータベースのみを用いた例を説明したが、例えば図１の
属性情報以外の技術企画（タイプ）のごとき検索情報が
入力された場合、前記ＲＤＢの属性情報から文書の実体
の全文を検索できない場合がありうるので、ＲＤＢの他
に全文検索用データベースを設置し、文書の実体の検索
に関し、これらデータベースのＡＮＤやＯＲ演算によっ
て検索する方法でもよい。 （実施の形態２）次に、本発明に係わる文書管理・検索
システムの他の実施の形態について図４、図５、図２
（ｄ）および図６を参照して説明する。図４はシステム
の他の実施の形態を示す機能ブロック図、図５はユーザ
定義ファイルを示す図、図２（ｄ）はユーザ指定階層定
義ファイルを示す図、図６はカスタマイズされた階層構
造を説明する図である。

【００３７】この実施の形態は、予めユーザ定義ファイ
ルに登録されるユーザリストに基づいて各ユーザの文書
管理および検索を実施する形態例である。この図４に示
す文書管理・検索システムは、図３の構成要素に新た
に、システムを利用するユーザ名を指定するユーザ指定
部１１、システムを利用するユーザリストを格納する図
５に示すユーザ定義ファイル１２、このユーザ定義ファ
イル１２に格納されるユーザリストを管理するととも
に、前記階層解析部４に対してユーザ指定階層定義ファ
イルが有るか否かを判断するユーザ管理部１３が設けら
れている。つまり、階層解析部４は、指定ユーザに関係
するユーザ指定階層定義ファイル（図２ｄ参照）があれ
ば、この階層定義ファイルを介して管理対象となるユー
ザ対象文書を管理し、また検索のために使用する。

【００３８】従って、以上のようなシステムの構成によ
れば、ユーザ指定部１１からユーザ指定を行うと、ユー
ザ管理部１３は、その指定ユーザがユーザ定義ファイル
１２のリストに登録されているか否かを確認する。ここ
で、指定ユーザとして例えばＡＡＡが指定入力されたと
き、ユーザ定義ファイル１２に登録されているので、そ
の登録されているユーザＡＡＡを階層解析部１４に渡
す。この階層解析部４は、ユーザ指定階層定義ファイル
の中に図２（ｄ）のようなユーザＡＡＡに関するユーザ
指定階層定義ファイルがあると判断すれば、当該ユーザ
指定階層定義ファイルの「／タイプ／部」の階層に従っ
て文書の実体を管理する。

【００３９】ゆえに、実施の形態１と同様に、ユーザ指
定階層定義ファイルの階層に対するフィールド名を変更
すれば、ユーザ単位に階層の数や階層の構造を変更で
き、また文書の実体を容易に検索できる。図７は図２
（ｄ）に示すユーザ指定階層定義ファイルの階層に従っ
てカスタマイズされた階層構造概念を示している。

【００４０】なお、予め図２（ａ）に示すオリジナルと
は別にユーザ指定階層定義ファイルを設けてもよいが、
例えば同図（ａ）のオリジナルから同図（ｄ）のような
ユーザ単位の階層に変更して使用してもよい。但し、階
層定義ファイルにはユーザ名例えばＡＡＡであることを
識別させるためのデータを付加する必要がある。

【００４１】従って、この実施の形態によれば、文書デ
ータベース１とユーザ指定階層定義ファイルの階層構造
とを分離独立させているので、階層定義ファイルを変更
するのみで階層のカスタマイズが可能である。

【００４２】なお、上記実施の形態では、ユーザ単位に
階層定義ファイルを作成する例を述べたが、図５（ｂ）
に示すようにユーザを含むグループのグループ定義ファ
イルを作成すれば、グループで階層定義を行って文書の
実体を管理できる。また、ユーザ、グループというう単
位に限らず、複数の定義ファイルを作成しておき、適宜
選択しながら管理するとか、或いは検索時に選択的に検
索指定してもよい。 （実施の形態３）さらに、本発明システムの他の実施の
形態について図７および図８を参照して説明する。な
お、図７は図１に示す各フィールドの属性情報を正規化
したマスタファイルを示す図、図８は図７に示すマスタ
ファイルの正規化情報を用いて図１の文書データベース
の各フィールドの属性情報を圧縮化した図である。

【００４３】すなわち、この実施の形態は、文書の属性
情報に関し、各フィールドごとに図７に示すように年度
マスタファイル、部マスタファイル、タイプマスタファ
イルおよび登録者マスタファイルを設け、これらマスタ
ファイルによって文書の属性情報を正規化し、この正規
化情報を文書データベースの属性情報に反映させれば、
図８に示すように文書データベースの容量を大幅に削減
できる。

【００４４】従って、このようなシステムにおいては、
図７に示す各マスタファイルおよび図２に示す階層定義
ファイルを通して、文書データベースの属性情報および
文書の実体を管理できる。 （実施の形態４）次に、本発明に係わる文書管理・検索
システムの他の実施の形態について図９、図１０および
前述する図２、図５を用いて説明する。図９はシステム
の他の実施の形態を示す機能ブロック図、図１０はアク
セス権指定ファイルを示す図である。

【００４５】このシステムは、図４に示すシステムの構
成要素に新たに、アクセス権指定部２１、図１０に示す
アクセス権指定ファイル２２およびアクセス権解析部２
３が設けられている。このアクセス権指定部２１は、階
層の中のどのフィールドを、アクセス制御項目として指
定するかを設定し、アクセス権解析部２３を介して図１
０に示すようなアクセス権指定ファイル２２を作成す
る。図１０（ａ）に示すアクセス権指定ファイル２２は
図２（ａ）のオリジナルの階層定義ファイルの中の第２
階層である「部」が指定されている。

【００４６】前記アクセス権解析部２３は、外部から階
層に対する登録や検索のアクセスがあったとき、文書登
録部６や文書検索部８から呼び出しを受け、そのアクセ
スされたユーザがアクセス権指定ファイル２２に登録さ
れているグループ「部」であるとき、図５のユーザ定義
ファイルを参照してユーザのグループを調べる。ここ
で、階層中の「部」がアクセスユーザが属する「部」で
あるときにはアクセス権を認め、一方、アクセスユーザ
が属さない「部」であるときにはアクセス権がない旨の
判定結果を文書登録部６および文書検索部８に通知する
機能をもっている。つまり、文書登録部６および文書検
索部８は、アクセス権解析部２２からアクセス権がない
とする判定結果を受けたとき、登録，検索の処理を中断
する。

【００４７】因みに、ユーザＡＡＡ（グループ開発部）
のとき、 アクセスする階層 ／１９９７／開発部／技術報告→アクセスＯＫ ／１９９７／品質部／技術報告→アクセスＮＧ 従って、以上のような実施の形態によれば、アクセス制
御項目を指定するフィールドを指定するだけで階層のア
クセス制御が可能である。ここで、階層単位にアクセス
権を設定する必要がないので、アクセス権の設定が容易
である。（実施の形態５）次に、本発明に係わる文書管
理・検索システムの他の実施の形態について説明する。
このシステムの構成は実施の形態４と同じであるので、
ここではその構成を省略する。

【００４８】この実施の形態では、アクセス権指定部２
１を用いて階層以外のフィールドをアクセス制御項目に
指定することを可能とする形態例である。すなわち、ア
クセス制御項目の設定内容は、例えば図１０（ａ）のよ
うなアクセス権指定ファイルとして作成されるが、その
設定内容に応じて例えば図１０（ｂ）のようなアクセス
権指定ファイルを作成する場合がある。つまり、図２
（ａ）のオリジナルである階層定義ファイルにある
「部」と当該定義ファイルにない「登録者」とで作成さ
れる場合がある。

【００４９】このとき、階層である「部」に関するアク
セス権の判定は実施の形態４と同様に行われる。階層に
ない「登録者」に関するアクセス権の制御は次のように
なる。

【００５０】つまり、検索時、文書検索部８は、階層の
アクセス権がある場合には文書データベース１へのアク
セスを行い、入力された検索条件に従って検索を行う。
そして、検索結果のデータをアクセス権解析部２３に渡
すと、そのデータの「登録者」のアクセス件の有無を判
定する。文書検索部８は、アクセス権有りの判定を受け
ると、検索結果を検索結果出力部９に送出し出力する。
アクセス権なしの判定を受けたとき、検索されなかった
とする。

【００５１】一方、登録時、文書登録部６は、階層のア
クセス権があれば、文書データベース１にアクセスを行
い、同一文書がなければデータを登録する。同一文書が
あれば、文書登録部６は、既存文書のデータをアクセス
権解析部２３に渡す。このアクセス権解析部２３では、
当該データの「登録者」のアクセス権の有無を判定し、
文書登録部６に通知する。文書登録部６は、アクセス権
があれば、そのデータを上書きし、なければエラーとす
る。

【００５２】例えば次のような処理となる。 ユーザＡＡＡ（グループ 開発部） アクセスする文書 ／１９９７／開発部／技術報告 登録者：ＡＡＡ → アクセスＯＫ ／１９９７／開発部／技術報告 登録者：ＢＢＢ → アクセスＮＧ ／１９９７／品質部／技術報告 登録者：ＤＤＤ → アクセスＮＧ すなわち、階層のない「登録者」は、階層のアクセス権
として取り扱わないが、文書のアクセス権として使用さ
れる。つまり、階層の指定とアクセス権の指定とは別個
独立しており、アクセス制御項目に指定されているもの
の中でも、階層に指定されているものは階層のアクセス
制御に使用され、指定されていないものは文書のアクセ
ス制御に使用される。これにより、例えばユーザが階層
をカスタマイズしている場合、システムの階層に指定さ
れている項目がユーザの階層に指定されていなくても、
それは文書のアクセス権として解釈されるため、特にロ
ジックを変更する必要もなく管理できる。

【００５３】従って、以上のような実施の形態によれ
ば、アクセス制御項目に指定するフィールドを指定する
だけでアクセス制御が可能となる。特に、この階層にア
クセス権を設定する必要がないので、アクセス権の設定
が容易である。さらに、階層に指定されていない項目は
文書に対するアクセス権となるので、文書に対するアク
セス権を階層に対するアクセス権と一元管理できるの
で、アクセス権の管理が容易である。

【００５４】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、文
書の属性情報および文書の実体と文書の属性情報を用い
て階層構造を定義する階層構造定義情報とを分離するこ
とにより、階層構造定義情報を介して文書を管理でき、
また階層構造定義情報を変更するだけで文書の階層を変
更できる。

【００５５】また、本発明システムによれば、文書の属
性情報を記憶する文書データベースと階層定義ファイル
とを独立することにより、文書データベースを変更せず
に階層定義ファイルの階層定義を変更するだけで、文書
の変更ができ、また文書データベースに所要の順序で文
書の属性情報を記述するだけであり、文書の管理を簡素
化できる。

【００５６】また、階層定義の変更指定やユーザ指定等
により、階層定義ファイルの階層変更やユーザの追加が
可能となり、文書のフレキシブル化およびカイタマイズ
が可能となる。

【００５７】さらに、各フィールドマスタファイルに文
書の属性情報を正規化し、この正規化情報を文書データ
ベースの属性情報を正規化することにより、文書データ
ベースの容量を大幅に削減できる。さらに、階層定義フ
ァイルとは別にアクセス指定ファイルを設けることによ
り、階層のアクセス権と文書のアクセス権との管理を実
現できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明に係わる文書管理方法および文書管理
・検索システムに用いる文書の実体および文書の属性情
報を記憶する文書データベースの構成図。

【図２】 本発明に係わる文書管理方法および文書管理
・検索システムに用いる階層構造を定義付けした階層定
義ファイルの構成図。

【図３】 本発明に係わる文書管理・検索システムの一
実施の形態を示す機能ブロック図。

【図４】 本発明に係わる文書管理・検索システムの他
の実施の形態を示す機能ブロック図。

【図５】 図４に示すユーザ定義ファイルを説明する
図。

【図６】 図３および図４に示すシステムを用いてカス
タマイズされた文書の階層図。

【図７】 文書の各フィールドの属性情報を符号化した
マスタファイルを説明する図。

【図８】 図７のマスタファイルを用いて文書データベ
ースを圧縮化した図。

【図９】 本発明に係わる文書管理・検索システムの他
の実施の形態を示す機能ブロック図。

【図１０】 アクセス権指定ファイルを説明する図。

【図１１】 従来の一般的な文書の階層概念図。

【図１２】 従来における文書の物理的な階層構造の配
置方法を説明する図。

【図１３】 従来の仮想的なパスのみを管理する方法を
説明する図。

【符号の説明】

１…文書データベース ３…階層定義ファイル ４…階層解析部 ５…文書入力部 ６…文書登録部 ８…文書検索部 １１…ユーザ指定部 １２…ユーザ定義ファイル １３…ユーザ管理部 ２１…アクセス権指定部 ２２…アクセス指定ファイル ２３…アクセス権解析部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 鈴木 善昭 東京都府中市東芝町１番地 株式会社東芝 府中工場内 (72)発明者 片山 明良 東京都府中市東芝町１番地 株式会社東芝 府中工場内

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書の属性情報とこの文書の属性情報を
   用いて階層構造を定義する階層構造定義情報とを分離
   し、この階層構造定義情報の順序を変更し、文書の階層
   を変更することを特徴とする文書管理方法。
2. 【請求項２】 文書の実体とそれに関連する属性情報と
   を入力する文書入力手段と、この文書入力手段によって
   入力される文書の実体およびその文書に関連する属性情
   報を記憶する文書データベースと、この文書データベー
   スとは独立して設けられ、前記文書の属性情報の中から
   階層となるフィルドの属性情報を用いて階層構造が定義
   付けられている階層定義ファイルと、外部から階層指定
   情報を含む検索アクセスを受けたとき、前記階層定義フ
   ァイルの階層構造に基づいて前記文書データベースから
   文書を検索し出力する文書検索手段とを備え、 前記文書入力手段から所要の順序で前記文書に関連する
   属性情報を前記文書データベースに指定入力するだけで
   当該文書データベースの文書を階層的に管理可能とする
   ことを特徴とする文書管理・検索システム。
3. 【請求項３】 請求項２に記載する文書管理・検索シス
   テムにおいて、 外部から前記階層定義ファイルの階層となるフィルドの
   属性情報の順序を変更指定することにより、階層のカス
   タマイズを実現する階層変更手段を設けたことを特徴と
   する文書管理・検索システム。
4. 【請求項４】 請求項２に記載する文書管理・検索シス
   テムにおいて、 前記文書の各フィールドごとの属性情報を正規化したフ
   ィルドごとのマスタファイルを設け、これらマスタファ
   イルの正規化情報を用いて前記文書データベースの属性
   情報を正規化し、当該文書データベース全体を圧縮化し
   たことを特徴とする文書管理・検索システム。
5. 【請求項５】 請求項２に記載する文書管理・検索シス
   テムにおいて、 前記階層定義ファイルの中の何れかのフィールドをアク
   セス制御項目としてアクセス権指定ファイルを作成する
   アクセス権指定手段と、前記文書の実体とそれに関連す
   る属性情報の登録または検索を受けたとき、前記アクセ
   ス権指定ファイルのアクセス制御項目と前記階層定義フ
   ァイルの階層構造とからアクセス権の有無を判定し出力
   するアクセス権解析手段とを設けたことを特徴とする文
   書管理・検索システム。
6. 【請求項６】 請求項２に記載する文書管理・検索シス
   テムにおいて、 前記階層定義ファイルの中の何れかのフィールドをアク
   セス制御項目としてアクセス権指定ファイルを作成する
   アクセス権指定手段と、前記文書の実体とそれに関連す
   る属性情報の登録または検索を受けたとき、その属性情
   報が前記アクセス権指定ファイルのアクセス制御項目に
   存在するが、前記階層定義ファイルの階層構造に存在し
   ないとき、文書のアクセス制御を可能とするアクセス権
   解析手段とを設けたことを特徴とする文書管理・検索シ
   ステム。