JP4744737B2 - 電子メールによる発注方法 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子メールに基づいて商品の自動発注を行うことを可能とした電子メールによる発注方法、発注プログラム及び発注装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、遠隔地の相手との取引は、電話やＦＡＸを用いて発注や受注の作業を行っていた。
【０００３】
しかし、電話による取引は、一対一で行わなければならず、相手が不在であったり、別の取引中であったりすると、相手が応じるまで取引を待たなければならない。
【０００４】
一方、ＦＡＸによる取引であれば、取引相手の都合に合わせる必要は無いが、通信が一方的で、円滑な意志の疎通を図るのが困難である。
【０００５】
そして、インターネットの普及に伴い、電子メールによる取引も増えてきている。
【０００６】
電子メールはホストコンピュータである電子メールセンタにメールボックスと呼ばれる記憶領域を受信者の人数分設けておき、この電子メールセンタが公衆回線網を介してこれと接続してある端末装置から受信者を指定した文書情報を受信し、これをその指定された受信者に対応するメールボックスへ書き込み、受信者がメールボックスから端末装置へ前記文書情報を読み出すことによって情報の交換を行う電子的な郵便である。
【０００７】
電子メールの受信者はその電子メールを都合の良い時間に受信することができるので、電子メールの受信（着信）によって電話の呼び出しの如く継続中の用事を中断させられることがなく快適である。発信者にとっては前述の如く受信者の都合が保たれるので着信時刻を気使う必要がなく、気楽に利用できる。
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、電子メールによる注文の場合、注文者によって様々な書式でかかれることになるので、これを直接発注システムに入力して利用することが困難であり、担当者がこのメールを読んで内容を把握し、自社の発注システムに入力して注文内容に応じた適切なメーカーに商品を発注している。
【０００９】
このため、担当者がメールの注文内容を整理して自社のシステムに入力する作業が必要であり、取り扱い件数が増加した場合にも担当者が逐一内容を判断しなければならず、効率化を図ることが困難であった。
【００１０】
そこで、本発明は、注文内容の認識結果を注文者側に返信し、注文者によって確認された電子メールを再度受信し、この確認後の電子メールに基づいて商品の自動発注を行うことにより、発注作業の効率化を可能とした電子メールによる発注装置及び発注プログラムの提供を目的としている。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
本発明の電子メールによる発注方法、発注プログラム及び発注装置は、商品の注文を電子メールで受信し、これに基づいて商品を自動発注することにより、発注作業の効率化を可能としている。
特に、注文内容に不整合があった場合、注文者側に電子メールを返信し、注文者によって修正された電子メールを再度受信し、この電子メールに基づいて商品の自動発注を行うことができ、発注作業の効率化を可能としている。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について添付図面を参照して説明する。
【００１３】
〈実施形態１〉
図１は、本発明の電子メールによる発注装置の概要を説明する図である。本例の発注装置１は、電子メールに応じて商品を販売する販売店Ｓに設けられ、商品を購入するユーザのユーザ端末２を用いて電子メールで販売店Ｓに商品を注文し、この販売店Ｓがユーザ端末２により前記電子メールを受信し、この電子メールに基づいて当該商品をメーカ側のメーカ端末３へ自動的に発注する。
【００１４】
発注装置１は、図２に示すように、本体１１内に、ＣＰＵ（central processing unit）９やメインメモリ１０等よりなる演算処理部１２、演算処理の為のソフトウェアを記憶したハードディスク（記憶手段）１３、ユーザーインターフェース等とのデータの入出力部である入出力ポート１４、ネットワークに接続して通信を行う為の通信制御手段１５等が備えられている。
【００１５】
また、該入出力ポート１４にはユーザーインターフェースとしてキーボードやマウス等の入力手段、ディスプレイや、プリンタ等の出力手段が適宜接続される。
【００１６】
本体１１のハードディスク１３には、オペレーティングシステム（ＯＳ）やアプリケーションソフト（発注プログラム）がインストールされている。また、ハードディスク（記憶手段）１３には、商品の発注に必要な事項を記憶した発注事項データベース（発注事項記憶手段）が構築されている。
【００１７】
演算処理部１２は、周辺機器からの情報やアプリケーションソフトに基づく処理により、受信手段や、抽出手段、判定手段、返信手段、発注手段が実現されている。
【００１８】
受信手段の機能としては、ネットワークを介し、ユーザ端末からの電子メールを受信する。
【００１９】
抽出手段の機能としては、前記受信手段で受信した電子メールから注文内容を抽出する。
【００２０】
判定手段の機能としては、前記抽出手段で抽出した注文内容の整合性を判定する。
【００２１】
返信手段の機能としては、前記判定手段で注文内容が不整合と判定された場合に、不整合の内容を記載した電子メールを返信する。
【００２２】
発注手段の機能としては、前記判定手段で注文内容が整合と判定された場合に当該注文内容に従って発注処理を行う。
【００２３】
一方、メーカ端末３は、図３に示すように、図２の発注装置（コンピュータ）１と略同様のハード構成であり、アプリケーションソフトの違いによる演算処理部１２にて実現する手段が異なっている。
【００２４】
このメーカ演算処理部１２は、受注手段や配送指示手段を実現している。
【００２５】
受注手段の機能としては、前記発注装置１からの注文を受注して記憶手段１３に注文内容を記憶させている。
【００２６】
配送指示手段の機能としては、受注手段で受注した注文内容に応じて、発送伝票や送付状等を出力し、当該商品の発送を指示する。
【００２７】
また、ユーザ端末２は、図４に示すように、図２の発注装置（コンピュータ）１と略同様のハード構成であり、アプリケーションソフトの違いによる演算処理部１２にて実現する手段が異なっている。
【００２８】
このユーザ端末２の演算処理部１２は、メール受信手段やメール送信手段を実現している。
メール受信手段の機能としては、発注装置１やメーカ端末３からの電子メールを受信する。
【００２９】
メール送信手段の機能としては、発注装置１等へ電子メールを送信する。
【００３０】
図５は、上記発注装置を用いた発注手順（電子メールによる発注方法）の説明図である。
【００３１】
販売店Ｓは、先ず、ユーザに対して新聞や雑誌、テレビ広告などの情報媒体によって商品を紹介する。
【００３２】
ユーザは、この情報媒体の中から、購入したい商品を選択し、ユーザ端末２を用いて図６の如く電子メールに、商品名、商品番号、メーカ名、数量、代金、氏名、住所、配送先、電話番号、連絡先、決済方法、備考等の発注事項を所定の形式で記載し、発注装置１に送信する（ステップ１、以下Ｓ１のように略記する）。
【００３３】
本例では、先ず、最初の行にユーザの氏名や住所といったユーザ情報を記載し、このユーザ情報を項目毎に所定の区切り記号（本例ではカンマ）で区切り、更に各項目の項目名と値を所定の区切り記号（本例ではコロン）で区切る。
そして次の行以降に商品の情報を商品毎に記載している。この商品の情報は、上記ユーザ情報と同様に各項目（発注事項）毎に区切り記号で区切り、更に項目名と値とを区切り記号で区切っている。
【００３４】
このユーザ端末２からの電子メールを受信した発注装置１は、抽出手段の機能により注文内容を抽出する（Ｓ２）。即ち、上記メールの記載形式に従い、本文の先頭から最初の改行記号迄をユーザ情報として切り出し、以降の情報を改行記号毎に商品の情報として切り出し、区切り記号に基づいて各項目とその値とに分けて、記憶手段１３に記憶する。
【００３５】
次に発注装置１は、判定手段の機能により、前記注文内容に含まれる商品について発注事項データベースに記憶された発注事項と比較して整合性を判定する（Ｓ３）。
【００３６】
例えば、商品名、数量、代金、氏名、配送先は必須項目であるので、何れか一つでも未記入のものがあれば、この項目について不整合と判定し、全て記入されていれば整合と判定する。
【００３７】
また、商品名と商品番号や、商品名と代金の組合せが、発注事項データベースに記憶されている組合せと同一でなければ、この項目について不整合と判定し、同一であれば整合と判定する。
【００３８】
また、商品の色やサイズ、年式など、詳細な事項を指定する必要がある商品については、これを判定し、指定がない場合には、不整合と判定し、指定がある場合には、整合と判定する。
【００３９】
更に、商品を使用するのに必要なオプションや、取り付け工事費等、必須のオプションや費用がある商品については、これを判定し、指定がない場合には、不整合と判定し、指定がある場合には、整合と判定する。
【００４０】
ステップ３で、整合と判定した場合、発注装置１は、ステップ２で抽出した注文内容をメーカ端末３に送信して商品を発注する（Ｓ４）。
【００４１】
また、ステップ３で、不整合と判定した場合、発注装置１は、返信手段の機能により、ステップ２で抽出した注文内容と、判定結果とを記載した電子メールをユーザ端末２へ返信する（Ｓ５）。
【００４２】
図７（ａ）は、ステップ１でユーザ端末２から発注装置１へ送られた電子メールの例を示しており、図７（ｂ）はこの電子メールから抽出された注文内容が不整合と判定され、発注装置１からユーザ端末２へ送信される電子メールの例を示している。
【００４３】
同図では、購入する商品がエアコンであり、色の指定と、取り付け工事費が足りない場合を示している。
【００４４】
図７（ｂ）のようなメールを受信したユーザは、必要な事項を記載して再度発注装置１へ送信する（Ｓ１）。
【００４５】
このメールを受信した発注装置１は、前述と同様に注文内容の抽出、判定等を行い、ステップ３で整合と判定されてメーカ端末に発注を行うまで繰り返す。
【００４６】
なお、この繰り返し回数をカウントし、所定回数以上繰り返した場合は、販売店Ｓの担当者に通知して、担当者が不整合の解消にあたるように構成しても良い。
【００４７】
また、注文内容中に複数の商品が含まれている場合、ステップ３で不整合となった商品についてのみステップ５でユーザに返信するように構成しても良い。
【００４８】
以上のように、本実施形態では、電子メールに基づいて商品の自動発注を行うことにより、発注作業の効率化を可能としている。特に注文内容に不整合があった場合にも、判定結果を注文者側に返信し、注文者によって確認された電子メールを再度受信し、この確認後の電子メールに基づいて商品の自動発注を行うことにより、発注作業の効率化を可能としている。
【００４９】
更に、商品の発注に必要な発注事項を記憶手段に記憶させ、これに基づいて判定を行うため、判定基準となる発注事項の更新が容易となった。
【００５０】
なお、本実施形態では、注文用の電子メールを「一行目にユーザ情報を記載する」「項目を区切り記号で区切る」等の形式で記載し、この形式に従って注文内容を抽出したが、これに限らず、発注装置の抽出手段で注文内容が抽出可能であれば、他の形式でも良い。例えば、自然文の中から、主語、述語等の語句を認識し、語句の意味や、文章中の位置、項目となる単語との距離等に応じて発注事項を抽出しても良い。
【００５１】
〈実施形態２〉
図８は、本発明に係る実施形態２の概略図である。なお、前述の実施形態１と同一の要素には、同符号を付すなどして再度の説明を省略している。
【００５２】
本例の発注装置は、ネットワーク上のショッピングモールを運営するウエブサーバ４から商品の注文内容を電子メールで受け取って、当該商品をメーカ側のメーカ端末３へ自動的に発注するものである。
【００５３】
ショッピングモールの運営者は、複数の販売業者と契約し、現実の商店街のように各販売業者のショッピングサイトをウエブサーバ４から提供し、ユーザからの注文内容を販売店Ｓの発注装置１に電子メールで送信している。
【００５４】
先ず、商品を購入するユーザは、ユーザ端末２を用いてウエブサーバ４にアクセスし、販売店Ｓのショッピングサイトから購入する商品を選択する。
【００５５】
このときウエブサーバ４は、ユーザが選択した商品の情報を一時的に記憶し、購入する全ての商品を選択した後に一括して精算する手順とし、所謂ショッピングカート（現実の買い物かごのようなサービス）が利用できるようにしている。
【００５６】
このショッピングカートを利用し、購入する全ての商品を選択したユーザは、次いで精算の処理に進む。
【００５７】
精算の処理では、銀行振り込みや、着払い、クレジットカード決済など、支払い方法の入力や、ユーザ（購入者）の氏名、住所、送付先、連絡先、メールアドレスなど、ユーザ情報の入力を行う。このユーザ情報は、予めユーザ登録を行いユーザＩＤ等と対応させてウエブサーバ４に記憶させておいても良い。
【００５８】
ユーザは、これらの入力情報を確認してサーバ４に商品の購入を申し込む。
【００５９】
これに応じてサーバ４は、選択された商品の情報やユーザ情報を電子メールで各販売業者（本例では販売店Ｓ）の発注装置１に送信する。
【００６０】
発注装置１は、前述の実施形態と同様に、この電子メールから注文内容を抽出して整合性を判定し、整合であればメーカ側のメーカ端末３に電子メールを送信して商品を自動発注する。
【００６１】
また、整合性を判定し、不整合であればユーザ側のユーザ端末２に電子メールを返信して注文内容の修正を促す。そしてユーザから修正後の電子メールを受信し、整合であればメーカ側のメーカ端末３に電子メールを送信して商品を自動発注する。
【００６２】
以上のように本発明によれば、ウエブ状のショッピングサイトに販売を依頼し、注文内容を電子メールで受信して、当該商品をメーカ側に自動発注することができ、前述と同様に発注作業の効率化が図れる。
【００６３】
〈その他の実施形態〉
尚、本発明の電子メールによる発注方法、発注プログラム及び発注装置は、上記した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更を加え得ることは勿論である。
【００６４】
例えば、以下の各項に示した構成であっても前述の実施形態と同様の効果が得られる。
【００６５】
〔１〕：
商品の注文内容を記載した電子メールをユーザ端末からネットワークを介して受信し、この電子メールに基づいて当該商品の発注処理を行う方法であって、
電子メールを受信するステップと、
前記電子メールから注文内容を抽出するステップと、
前記電子メールから抽出した注文内容の整合性を判定するステップと、
前記注文内容が不整合と判定された場合に、不整合の内容を記載した電子メールを返信するステップと、
前記判定手段で注文内容が整合と判定された場合に当該注文内容に従って発注処理を行うステップと、
を含む電子メールによる発注方法。
【００６６】
〔２〕：
前記注文内容の整合性を判定するステップにおいて、
前記電子メールから抽出した注文内容に含まれる商品の発注に必要な事項を、予め商品の発注に必要な事項を記憶した発注事項記憶手段から索出し、この必要な事項と当該注文内容とを比較して整合性を判定することを特徴とする〔１〕に記載の電子メールによる発注方法。
【００６７】
〔３〕：
商品の注文内容を記載した電子メールをユーザ端末からネットワークを介して受信し、この電子メールに基づいて当該商品の発注処理を行うプログラムであって、
電子メールを受信するステップと、
前記電子メールから注文内容を抽出するステップと、
前記電子メールから抽出した注文内容の整合性を判定するステップと、
前記注文内容が不整合と判定された場合に、不整合の内容を記載した電子メールを返信するステップと、
前記判定手段で注文内容が整合と判定された場合に当該注文内容に従って発注処理を行うステップと、
をコンピュータに実行可能な発注プログラム。
【００６８】
〔４〕：
前記注文内容の整合性を判定するステップにおいて、
前記電子メールから抽出した注文内容に含まれる商品の発注に必要な事項を、予め商品の発注に必要な事項を記憶した発注事項記憶手段から索出し、この必要な事項と当該注文内容とを比較して整合性を判定することを特徴とする〔３〕に記載の発注プログラム。
【００６９】
〔５〕：
商品の注文内容を記載した電子メールをユーザ端末からネットワークを介して受信し、この電子メールに基づいて当該商品の発注処理を行う発注装置であって、
電子メールを受信する受信手段と、
前記電子メールから注文内容を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段で抽出した注文内容の整合性を判定する判定手段と、
前記判定手段で注文内容が不整合と判定された場合に、不整合の内容を記載した電子メールを返信する返信手段と、
前記判定手段で注文内容が整合と判定された場合に当該注文内容に従って発注処理を行う発注手段と、
を備えた電子メールによる発注装置。
【００７０】
〔６〕：
商品の発注に必要な事項を記憶した発注事項記憶手段を備え、
前記判定手段が、前記抽出手段で抽出した注文内容に含まれる商品の発注に必要な事項を前記発注事項記憶手段から索出し、この必要な事項と当該注文内容とを比較して整合性を判定することを特徴とする〔５〕に記載の電子メールによる発注装置。
【００７１】
【発明の効果】
以上、説明したように本発明によれば、電子メールに基づいて商品の自動発注を行うことができ、特に、注文内容に不整合があった場合にも、注文者側に電子メールを返信して注文者による修正を促すことができ、発注作業の効率化を可能とした電子メールによる発注方法、発注プログラム及び発注装置を提供できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 本発明に係る実施形態１の概略構成図
【図２】 本発明の発注装置１の概略構成図
【図３】 実施形態１におけるメーカ端末の概略構成図
【図４】 実施形態１におけるユーザ端末の概略構成図
【図５】 本発明の発注手順（発注方法）の説明図
【図６】 ユーザ端末からの電子メールの例を示す図
【図７】 （ａ）はユーザ端末からの電子メール、（ｂ）は、（ａ）の電子メールに対する返信メールを示す図
【図８】 本発明に係る実施形態１の概略構成図
【符号の説明】
１ 発注装置
２ ユーザ端末
３ メーカ端末
４ ウエブサーバ
１０ メインメモリ
１１ 本体
１２ メーカ演算処理部
１２ 演算処理部
１３ 記憶手段（ハードディスク）
１４ 入出力ポート
１５ 通信制御手段
Ｓ 販売店

Claims (9)

1. 商品の注文内容を記載した電子メールをユーザ端末からネットワークを介して受信し、この電子メールに基づいて当該商品の発注処理を行う発注装置であって、
   電子メールを受信する受信手段と、
   前記電子メールから注文内容を抽出する抽出手段と、
   商品の発注に必要な事項を記憶した発注事項記憶手段と、
   前記抽出手段で抽出した注文内容に含まれる商品の発注に必要な事項を前記発注事項記憶手段から索出し、この必要な事項と当該注文内容とを比較して整合性を判定する判定手段と、
   前記判定手段で注文内容に含まれる商品の使用に必要なオプション又は費用が無く不整合と判定された場合に、当該オプション又は費用を不整合の内容として記載した電子メールを返信する返信手段と、
   前記判定手段で注文内容が整合と判定された場合に当該注文内容に従って発注処理を行う発注手段と、
   を備えたことを特徴とする電子メールによる発注装置。
2. 商品の注文内容を記載した電子メールの受信と、当該注文内容の不整合の内容を記載した電子メールの返信とを繰り返した回数をカウントし、所定回数以上繰り返した場合に担当者に通知することを特徴とする請求項１に記載の電子メールによる発注装置。
3. 前記返信手段が、前記注文内容に複数の商品が含まれている場合、不整合となった商品についてのみ前記不整合の内容を記載した電子メールを返信することを特徴とする請求項１又は２に記載の電子メールによる発注装置。
4. 商品の注文内容を記載した電子メールをユーザ端末からネットワークを介して受信し、この電子メールに基づいて当該商品の発注処理を行う方法であって、
   商品の発注に必要な事項を記憶した発注事項記憶手段を備えたコンピュータが、
   電子メールを受信するステップと、
   前記電子メールから注文内容を抽出するステップと、
   前記電子メールから抽出した注文内容に含まれる商品の発注に必要な事項を前記発注事項記憶手段から索出し、この必要な事項と当該注文内容とを比較して整合性を判定するス
   テップと、
   前記注文内容に含まれる商品の使用に必要なオプション又は費用が無く不整合と判定された場合に、当該オプション又は費用を不整合の内容として記載した電子メールを返信するステップと、
   前記整合性を判定するステップで注文内容が整合と判定された場合に当該注文内容に従って発注処理を行うステップと、
   を実行する電子メールによる発注方法。
5. 商品の注文内容を記載した電子メールの受信と、当該注文内容の不整合の内容を記載した電子メールの返信とを繰り返した回数をカウントし、所定回数以上繰り返した場合に担当者に通知することを特徴とする請求項４に記載の電子メールによる発注方法。
6. 前記注文内容に複数の商品が含まれている場合、不整合となった商品についてのみ前記不整合の内容を記載した電子メールを返信することを特徴とする請求項４又は５に記載の電子メールによる発注方法。
7. 商品の注文内容を記載した電子メールをユーザ端末からネットワークを介して受信し、この電子メールに基づいて当該商品の発注処理を行うプログラムであって、
   商品の発注に必要な事項を記憶した発注事項記憶手段を備えたコンピュータに、
   電子メールを受信するステップと、
   前記電子メールから注文内容を抽出するステップと、
   前記電子メールから抽出した注文内容に含まれる商品の発注に必要な事項を前記発注事項記憶手段から索出し、この必要な事項と当該注文内容とを比較して整合性を判定するステップと、
   前記注文内容に含まれる商品の使用に必要なオプション又は費用が無く不整合と判定された場合に、当該オプション又は費用を不整合の内容として記載した電子メールを返信するステップと、
   前記整合性を判定するステップで注文内容が整合と判定された場合に当該注文内容に従って発注処理を行うステップと、
   を実行させるための発注プログラム。
8. 商品の注文内容を記載した電子メールの受信と、当該注文内容の不整合の内容を記載した電子メールの返信とを繰り返した回数をカウントし、所定回数以上繰り返した場合に担当者に通知することを特徴とする請求項７に記載の発注プログラム。
9. 前記注文内容に複数の商品が含まれている場合、不整合となった商品についてのみ前記不整合の内容を記載した電子メールを返信することを特徴とする請求項７又は８に記載の発注プログラム。

Images