JP4375612B2 - 業務管理システム - Google Patents

Description

本発明は、業務管理システムに関し、特に、業務の進捗状況と業務に係わる情報のセキュリティに関する。

各種業務は、予め設定された複数の段階からなる業務フローに従って行われる。例えば、製品開発では、製品の企画、試作、評価等の各種段階の流れに従って業務が行われる。これら各段階では、業務の進捗に応じて種々の情報が成果物として生成される。

管理計画された業務フローの円滑な進行のためには、業務フローの各段階における進捗状況の管理が必要となる。

プロジェクトの進捗管理をプロジェクトで作成される文書と連動させ、作業工程及び各工程で作成すべき文書を標準化しておき、進捗状況を表示することにより、進捗管理を行うものプロジェクト管理システムとして、例えば特許文献１がある。
特開２００３−１０８７３５号公報

業務フローをより円滑に進行させるには、業務フローの各段階の担当者がその進捗状況を把握する必要がある。

上記文献では、進捗状況の表示はプロジェクトを管理するプロジェクト管理装置に設けたプロジェクト進捗状況表示手段によって行う形態としているため、各段階の担当者は、プロジェクト管理装置にアクセスしてプロジェクトの進捗状況を参照する必要がある。そのため、担当者はアクセスしてはじめて現在の進捗状況を把握することになるため、進捗状況の変化に即応することができないという問題がある。

そこで、本発明は、前記した課題を解決して、業務フローの進捗状況を迅速に把握することを目的とし、これにより、円滑な業務フローの進行を促すことを目的とする。

本発明の業務管理システムは、業務の進捗状況を管理し、進捗状況の変化に応じてこの進捗状況を関連する送信先に送信することにより、進捗状況を迅速に把握し、円滑な業務フローの進行を促すものである。

業務の進捗状況の管理は、業務フローの各段階に登録する情報項目を予め設定しておき、この情報項目に対して情報が登録されたことによって当該段階に業務が進んだものとする。業務フローの段階と進捗状況とを対応付けることにより、進んだ業務段階によって業務の進捗状況を知ることができる。

本発明の業務管理システムの形態は、業務フローの流れに沿った各進捗状況段階に対して予め定めた必須登録情報項目に対して必須登録情報を登録する情報登録手段と、必須登録情報の登録状態に基づいて業務フローの進捗状況を管理する進捗状況管理手段と、進捗状況を、進捗状況段階及び／又は必須登録情報に対して予め設定された送信先に送信する進捗状況送信手段とを備える構成とする。

業務フローは業務の流れに沿った複数の段階で構成され、各段階は情報を登録する情報項目を備える。情報項目は、少なくとも必須登録情報を登録する必須登録情報項目を備える。進捗状況管理手段は、この必須登録情報項目に必須登録情報が登録されると、その必須登録情報項目が設定された段階まで業務フローが進捗したものとする。

情報項目は、前記の必須登録情報項目の他、必須でない任意情報を登録する任意登録情報項目を備えてもよい。この任意登録情報項目に該当する任意登録情報が登録された場合には進捗状況は変化しないものとする。

進捗状況管理手段は、複数の態様で進捗状況を判定することができる。

進捗状況管理手段による進捗状況の第１の判定態様は、登録状態に基づいて進捗状況を判定する態様であり、必須登録情報が登録されている必須登録情報項目を抽出し、抽出した必須登録情報項目の内で業務フローにおいて最も下位の必須登録情報項目が設定される業務フロー中の段階を現在の進捗状況段階とする。進捗状況送信手段は、この進捗状況段階を進捗状況として送信する。

第１の判定態様において、必須登録情報項目がデータベースに設定される構成の場合には、このデータベース中の登録状態に基づいて進捗状況を判定する。情報登録手段は必須登録情報を対応する必須登録情報項目に格納し、進捗状況管理手段はデータベースの必須登録情報項目を検索し、必須登録情報が格納される必須登録情報項目を抽出し、抽出した必須登録情報項目に基づいて現在の進捗状況段階を判定する。

この第１の判定態様では、必須登録情報が登録されている必須登録情報項目の抽出処理を、所定のタイミングで、要求したタイミングで、あるいはデータベースに必須登録情報が登録されたタイミング等で行うことができる。

進捗状況管理手段による進捗状況の第２の判定態様は、登録時の指令に基づいて進捗状況を判定する態様であり、必須登録情報の登録時に情報登録手段が出力する登録指令に含まれる必須登録情報項目を抽出し、抽出した必須登録情報項目が設定される業務フロー中の段階を現在の進捗状況段階とする。進捗状況送信手段は、この進捗状況段階を進捗状況として送信する。

この第２の判定態様では、必須登録情報が登録されている必須登録情報項目の抽出処理を、登録指令が発せられる毎に行うことができるため、進捗状況の変化を迅速に捕らえることができる。

進捗状況管理手段による進捗状況の第３の判定態様は、複数の必須登録情報の設定に基づいて進捗状況を判定する態様である。

この態様は、進捗状況段階は一つの必須登録情報あるいは複数の必須登録情報項目を含むことができる。進捗状況管理手段は、進捗状況段階が複数の必須登録情報項目を備える場合、複数の必須登録情報項目の内少なくとも一つ、又は複数の必須登録情報項目の全てに必須登録情報が登録されている場合に、その段階を現在の進捗状況段階とする。

上記した各判定態様において、段階と必須登録情報項目との関係を対応関係データにより設定しておくことができる。進捗状況管理手段は、業務フローに設定される各段階と必須登録情報項目との対応関係を表す第１の対応テーブルを備え、抽出した必須登録情報項目に対応する段階を第１の対応テーブルから読み出す。

進捗状況送信手段は、複数の態様で進捗状況を送信することができる。

進捗状況送信手段による進捗状況の第１の送信態様は、進捗状況の送信先を、進捗状況管理手段が抽出した現在の進捗状況段階に設定された送信先とする態様であり、第２の送信態様は、進捗状況の送信先を、進捗状況段階の必須登録情報項目に設定された送信先とする態様である。

本発明の第１，２の態様は、進捗状況管理手段に予め設定しておいた送信先に進捗状況を送信するものであり、その送信先は進捗状況段階あるいは進捗状況段階の必須登録情報項目に対して設定しておく。

これにより、進捗状況段階が変化する毎にその進捗状況段階に応じた送信先に送ることができる。また、進捗状況段階の必須登録情報項目毎に送信先を設定することにより、進捗状況の送信先をより細かく設定することができる。

本発明の第３，４の態様は、進捗状況管理手段に予め設定しておいた送信先に進捗状況を送信するものであり、この送信先は進捗状況段階あるいは進捗状況段階の必須登録情報項目に対して設定しておく。ここでは、現在の進捗状況段階の次の進捗状況段階あるいは次の進捗状況段階の必須登録情報項目を設定内容とする。

これにより、進捗状況段階が変化する毎にその進捗状況段階の次の進捗状況段階に応じた送信先に送ることができ、次に進捗状況段階に対応する必須登録情報の生成及び登録の処理を促進することができる。また、第１，２の態様と同様に、進捗状況段階の必須登録情報項目毎に送信先を設定することにより、進捗状況の送信先をより細かく設定することができる。

本発明の第５の態様は、進捗状況送信手段は指定された進捗状況段階に係わる送信先に送信するものであり、この送信先は指定された進捗状況段階あるいは進捗状況段階の必須登録情報項目に対して設定しておく。その送信先は進捗状況段階あるいは進捗状況段階の必須登録情報項目に対して設定しておく。これにより、送信先では、知らされた進捗状況段階の関心の程度を知ることができる。

本発明の第６の態様は、必須登録情報を登録した登録元を送信先とし、現在の進捗状況段階の次の進捗状況段階に係わる必須登録情報項目を送信内容とする態様である。これにより、必須登録情報を登録した登録元では、次の進捗状況段階に要する必須登録情報項目が送信されることにより、検討すべき必須登録情報項目を確認することができる。

また、進捗状況送信手段は、進捗状況の他に登録情報のアクセス先の情報を送信することができる。送信先では、進捗状況段階についてその進捗状況段階に設定されている登録情報の詳細を知りたい場合には、このアクセス先の情報を用いて情報元にアクセスし、必要とする必須登録情報等の登録情報を取得することができる。

また、業務フローは複数のサブ業務フローを備える構成とすることもでき、サブ業務フローはそれぞれの各段階に任意に定められる必須登録情報項目を備える。

本発明の実施の形態によれば、進捗状況段階や必須登録情報項目に対応して送信先が設定され、進捗状況の変化に伴って進捗状況を送信先に送信することができるため、業務フローをより円滑に促進させることができる。

本発明の業務管理システムによれば、業務フローの進捗状況を迅速に把握することを目的とし、これにより、円滑な業務フローの進行を促すことができる。

以下、本発明の実施の形態について、図を用いて詳細に説明する。

以下、図１，２を用いて本発明の業務管理システムの形態を説明する。

業務フローは、業務の流れに沿って複数の段階により構成され、各段階はその段階の業務によって生成される情報を記録する情報項目を備える。各段階の情報項目は必須登録情報を記録する必須登録情報項目を備え、この必須登録情報項目に必須登録情報が登録されることによって、業務フローの進捗状況がその段階に至ったものとする。したがって、本発明では、業務フローを構成する各段階は進捗状況の進捗状況段階を表し、また、必須登録情報が登録された必須登録情報項目は進捗状況を表す指標となる。以下、業務フローに設定される段階において、進捗状況を表す段階を進捗状況段階という。

この各段階は業務フローに応じて予め設定し、設定した段階において行う業務処理で生成される情報に応じて情報項目を設定する。必須登録情報項目は、各段階の情報項目において少なくとも一つは設定される。

情報項目は各段階で必須とする必須登録情報項目の他に、登録を任意とする任意登録情報項目を備えてもよい。この任意登録情報項目は、その段階で生成される任意登録情報を記録する。

はじめに、業務管理システムの第１の形態について図１を用いて説明する。第１の形態は進捗状況の判定をデータベースの必須登録情報の記録状態に基づいて行う形態である。

図１に示す業務管理システム１の形態は、情報登録手段２，進捗状況管理手段３，進捗状況送信手段４，進捗状況表示手段５，情報読み出し手段６，データベース１０を備える。

情報登録手段２は、必須登録情報や任意登録情報等の登録情報をデータベース１０に記録する手段である。データベース１０は登録情報を記録する手段であり、一つのデータベースで構成することも、複数のデータベース（ＤＢ-1，ＤＢ-2〜ＤＢ-n）で構成することもできる。複数のデータベースで構成する場合には、一つの業務フローを構成する各段階を複数のデータベース（ＤＢ-1，ＤＢ-2〜ＤＢ-n）に設定する他、複数の業務フローを複数のデータベース（ＤＢ-1，ＤＢ-2〜ＤＢ-n）に設定することもできる。また、一つの業務フローが複数のサブ業務フローを備える場合には、メインの業務フロー及び各サブ業務フローを複数のデータベース（ＤＢ-1，ＤＢ-2〜ＤＢ-n）に設定してもよい。

情報登録手段２は、アクセス管理手段５を介して登録情報が入力されると、入力された登録情報が記録されるべきデータベース１０を選択し、当該登録情報が必須登録情報の場合にはその必須登録情報が記録されるべき必須登録情報項目を選択して登録を行い、また、当該登録情報が任意登録情報の場合にはその任意登録情報が記録されるべき任意登録情報項目を選択して登録を行う。

また、任意登録情報については、情報内容毎に個別の任意登録情報項目を設定する他、各段階に共通して使用することができる共通の任意登録情報項目を一つ又は複数設定することもできる。各段階に共通の任意登録情報項目を設けた場合には、登録すべき段階のみを指定することによりこの共通の任意登録情報項目に種々の任意登録情報を記録することができる。これによれば、登録する情報内容を予め定める必要がないので、実際の業務処理で新たに生じた情報を登録することができる。

情報登録手段２において、必須登録情報と任意登録情報の判別や、記録先となる必須登録情報項目あるいは任意登録情報項目の選定は、例えば、登録する情報に、必須登録情報か任意登録情報かを識別するデータ項目や、記録先となる必須登録情報項目あるいは任意登録情報項目の項目名を表すデータ項目等のデータ項目を設けることによって行うことができる。

進捗状況管理手段３は、必須登録情報の登録状態に基づいて業務フローの進捗状況を管理する。業務管理システム１の形態では、データベース１０の登録状態を検索することで行う。進捗状況管理手段３は、データベース１０中の必須登録情報項目を検索し、当該必須登録情報項目に必須登録情報が登録されているか否かを判定し、必須登録情報項目に必須登録情報が登録されている場合には、その必須登録情報項目が設定されている段階を現在の進捗状況段階とする。

業務フロー中の複数の段階の必須登録情報項目に必須登録情報が登録されている場合には、業務フローの流れにおいて最も下位の必須登録情報項目が設定される業務フロー中の段階を現在の進捗状況段階とする。この場合には、業務フローの最下位の必須登録情報項目から順に検索を行うことで、検索時間を短縮することができる。

また、前回の検索で得られた進捗状況段階を記録しておき、この進捗状況段階の次の段階から検索を開始してもよい。

進捗状況の検索は、所定時間間隔で行う態様、予め設定した所定時刻に行う態様、図示しない入力手段から入力された検索要求に基づいて行う態様、あるいはこれらの組合せ等により行うことができる。

進捗状況送信手段４は、進捗状況管理手段３から入手した進捗状況を予め設定された送信先２０に通知する手段である。図１では、送信先として送信先Ｃ１，Ｃ２，Ｃ３，Ｄ１，Ｄ２，Ｄ３を示しているが任意の個数に設定することができる。送信先は、例えば構内ＬＡＮや無線ＬＡＮで接続された端末、ネットワークを介して接続された携帯端末等とすることができる。

また、送信先２０は、進捗状況段階に対応して設定しても、あるいは必須登録情報項目に対応して設定してもよい。進捗状況送信手段４は、送信先のデータを備える。この送信先データは、例えば進捗状況段階に対して設定するほか、必須登録情報項目に対応して設定することができる。進捗状況送信手段４は、進捗状況管理手段３から取得した進捗状況段階あるいは必須登録情報項目を元にして、送信先データに設定されている送信先に進捗状況を通知する。

進捗状況送信手段４は、現在の進捗状況が何れの段階にあるかを通知する。その進捗状況段階において登録されている登録情報（必須登録情報や任意登録情報）については、進捗状況の通知と共に送信するようにしてもよいが、送信容量や迅速性の点から送信先が要求したときのみに登録情報を送信することが適当である。

進捗状況送信手段４は、送信先が進捗状況段階に係わる登録情報（必須登録情報や任意登録情報）を受信できるように、進捗状況の送信と共にアクセス先の情報を送信先に送る。なお、アクセス先は、進捗状況送信手段４とすることも、あるいは情報読み出し手段６とすることもできる。進捗状況送信手段４を送信先２０がアクセスするアクセス先とする場合には、進捗状況送信手段４に送信先２０からの要求信号を受信する受信機能を持たせるものとする。

進捗状況表示手段５は、進捗状況管理手段３から入手した進捗状況を表示する手段である。進捗状況表示手段５では種々の表示形態により進捗状況を表示することができる。例えば、業務フローの一覧表と共に既に完了した段階を未完の段階とを区別して表示したり、現在の進捗状況段階のみを表示したりする他、これらの表示において進捗状況の程度を％表示したり、予定スケジュールとの比較表示を行うようにしてもよい。

また、進捗状況の段階に応じて色で識別する表示したり、進捗状況が変化したことを色や点滅で表示するようにしてもより。

情報読み出し手段６は、データベース１０に記録されている必須登録情報や任意登録情報を読み出す手段である。情報読み出しは、例えば、必須登録情報項目や任意登録情報項目等の情報項目を指定したり、業務フローの段階をすることにより読み出す情報を特定することができる。業務フローの段階を指定した場合には、当該段階に設定されている情報項目に記録されている登録情報を読み出すことができる。

また、検索機能を持たせることによって、データベース１０に記録されている任意の情報を検索キーによって検索して読み出しても良い。

なお、情報登録手段２や情報読み出し手段６と端末との間に、端末６からのアクセスを管理するアクセス管理手段（図示していない）を設ける構成としてもよい。アクセス管理手段はデータベース１０に対するアクセスを管理する手段であり、アクセス権限を有するアクセス者のみデータベース１０に対して情報を登録したり、登録された情報を読み出すことができる。アクセス権限は図示しないセキュリティレベル設定手段が設定するセキュリティレベルによって各登録情報に対して定めることができる。

アクセス管理手段は、情報登録手段２に対するアクセスを制御して、設定されているセキュリティレベルを満足するアクセス者にみが情報登録を行えるように制限を加える他、情報読み出し６に対するアクセスを制御して、設定されているセキュリティレベルを満足するアクセス者にみが情報読み出しを行えるように制限を加えることができる。

アクセス管理手段は、例えば構内ＬＡＮ等のネットワークを介して端末２０と接続することができる。情報を登録する場合には、端末２０はアクセス管理手段に接続し情報登録を要求する。アクセス管理手段は、アクセス者が登録を要求する情報に設定されているセキュリティレベルを満足しているか否かを判定し、セキュリティレベルを満足している場合にのみ情報登録手段２により情報登録を行う。

また、情報を読み出す場合には、端末２０はアクセス管理手段に接続し情報読み出しを要求する。アクセス管理手段は、アクセス者が読み出しを要求する情報に設定されているセキュリティレベルを満足しているか否かを判定し、セキュリティレベルを満足している場合にのみ情報読み出し手段６により情報読み出しを行い、読み出した情報を端末２０に表示させる。

なお、アクセス管理手段は、登録や読み出しが要求される情報が必須登録情報である場合のみにセキュリティレベルによるアクセス制限を行い、登録や読み出しが要求される情報が任意登録情報である場合には、セキュリティレベルによるアクセス制限を行わずに無条件でアクセスを許容する態様としてもよい。

次に、業務管理システムの第２の形態について図２を用いて説明する。第１の形態は進捗状況の判定をデータベースの必須登録情報の記録状態に基づいて行う形態であるのに対して、第２の形態は情報登録手段がデータベースに必須登録情報を登録する登録動作に同期して進捗状況の判定を行う形態である。

第２の形態は、進捗状況管理手段３の動作において第１の形態と相違し、その他の構成は第１の形態と共通とすることができるため、ここでは進捗状況管理手段についてのみ説明し、その他の構成の説明は省略する。

進捗状況管理手段３は、情報登録手段２から必須登録情報の登録動作に関連する信号を取り込み、取り込んだ信号に基づいて進捗状況を判定する。進捗状況管理手段３は、例えば、必須登録情報の登録時に情報登録手段２がデータベース１０に対して出力する登録指令を取り込み、この登録指令に含まれる必須登録情報項目を抽出し、抽出した必須登録情報項目が設定される業務フロー中の段階を現在の進捗状況段階として、進捗状況の判定を行う。

この第２の形態では、情報登録手段２による必須登録情報の登録時毎に進捗状況の判定を行うため、常に最新の進捗状況を把握することができ、進捗状況送信手段４は最新の進捗状況を関係する端末２０に迅速に送信することができ、また、進捗状況表示手段５は最新の進捗状況を迅速に表示することができる。

図３は本発明の業務管理システムによる進捗状況の送信動作を説明するための概念図である。

図３において、業務管理システムは、情報登録が行われると、この情報登録により進捗状況の段階が定まり、この進捗状況を進捗状況段階に応じて設定されている送信先に送信する。

図３（ｂ）に示すように、業務フローはその業務の流れに沿って複数の段階に区分することができ、各段階ではその業務内容に応じた固有の成果物である種々の情報が生成される。なお、業務フロー及びこの業務フローの各段階は、業務内容や業務を実施する組織形態等の諸条件に応じて任意に設計することができる。

各段階では種々の情報が生成され、登録が行われる。この登録情報の内で、登録されることによって業務がその段階の進捗状況に達したと判断する情報を必須登録情報とし、進捗状況の判定に係わらない情報を任意登録情報とする。したがって、各段階に設定される必須登録情報は、業務フローの進捗状況を判定する指標とすることができる。

より詳細には、各段階に対して登録されるべき必須登録情報を記録するための必須登録情報項目を設定しておき、この必須登録情報項目に該当する必須登録情報が登録されることによって、進捗状況がその段階に達したものと判定する。

図３の例では、業務フローをステップ１〜ステップ３の３段階として設定する例を示している。ステップ１の進捗状況段階では必須登録情報Ａ１の登録が求められ、ステップ２の進捗状況段階では必須登録情報Ａ２の登録が求められ、ステップ３の進捗状況段階では必須登録情報Ａ３の登録が求められる場合を示している。図４（ａ）は図３の場合における進捗状況段階と必須登録情報と送信先の関係を示している。

送信先は、進捗状況段階に対応して設定する他、進捗状況段階の必須登録情報に対応して設定してもよい。図３及び図４では、送信先を進捗状況段階に対応して設定する例を示している。なお、この例では、各進捗状況段階に対して１つの必須登録情報のみを設定しているため、送信先を必須登録情報に対応して設定する例とのもなっている。

例えば、図３（ａ），図４（ａ）に示す例では、ステップ１の進捗状況段階 （必須登録情報Ａ１）に対して送信先Ｃ１−１〜Ｃ１−３が設定され、ステップ２の進捗状況段階 （必須登録情報Ａ２）に対して送信先Ｃ２−１〜Ｃ２−３が設定され、ステップ３の進捗状況段階 （必須登録情報Ａ３）に対して送信先Ｃ３−１〜Ｃ３−３が設定されている。

図５〜図７は、図３に示す送信をより詳細に説明するための図である。

図５は、業務フローの段階がステップ１の段階にある場合の送信動作を示している。図５（ｂ）に示すように、業務の段階がステップ１の段階にある場合には、図５（ｃ）に示すように、必須登録情報Ａ１を登録要件とし、送信先として送信先Ｃ１−１，Ｃ１−２が設定されている。

図５（ｃ）に示すように、必須登録情報Ａ１の登録は進捗状況の段階がステップ１に達したとする要件であるため、必須登録情報Ａ１が登録されることによって、業務の進捗状況はステップ１に達したと判定される。ステップ１の進捗状況段階では、送信先Ｃ１−１と送信先Ｃ１−２が設定されているため、進捗状況送信手段４はステップ１の進捗状況段階を送信先Ｃ１−１及び送信先Ｃ１−２に送信する。

図６は、業務フローの段階がステップ２の段階にある場合の送信動作を示している。図６（ｂ）に示すように、業務の段階がステップ２の段階にある場合には、図６（ｃ）に示すように、必須登録情報Ａ２を登録要件とし、送信先として送信先Ｃ２−１，Ｃ２−２が設定されている。

図６（ｃ）に示すように、必須登録情報Ａ２の登録は進捗状況の段階がステップ２に達したとする要件であるため、必須登録情報Ａ２が登録されることによって、業務の進捗状況はステップ２に達したと判定される。ステップ２の進捗状況段階では、送信先Ｃ２−１と送信先Ｃ２−２が設定されているため、進捗状況送信手段４はステップ２の進捗状況段階を送信先Ｃ２−１及び送信先Ｃ２−２に送信する。

図７は、業務フローの段階がステップ３の段階にある場合の送信動作を示している。図７（ｂ）に示すように、業務の段階がステップ３の段階にある場合には、図７（ｃ）に示すように、必須登録情報Ａ３を登録要件とし、送信先として送信先Ｃ３−１，Ｃ３−２が設定されている。

図７（ｃ）に示すように、必須登録情報Ａ３の登録は進捗状況の段階がステップ３に達したとする要件であるため、必須登録情報Ａ３が登録されることによって、業務の進捗状況はステップ３に達したと判定される。ステップ３の進捗状況段階では、送信先Ｃ３−１と送信先Ｃ３−２が設定されているため、進捗状況送信手段４はステップ３の進捗状況段階を送信先Ｃ３−１及び送信先Ｃ３−２に送信する。

次に、業務フローが複数のサブ業務フローからなる場合について説明する。上記した例では、一業務フローの各進捗状況の段階において必須登録情報項目が設定されている場合を示しているが、業務フローを複数のサブ業務フローで構成し、各進捗状況段階においてそれぞれのサブ業務フローに必須登録情報項目を設定してもよい。

図４（ｂ）は、サブ業務フローＡとサブ業務フローＢを備え、各進捗状況の段階において、サブ業務フローＡとサブ業務フローＢにそれぞれ必須登録情報項目Ａと送信先（送信先Ｃ１−１，Ｃ１−２，Ｃ２−１，Ｃ２−２，Ｃ３−１，Ｃ３−２）、及び必須登録情報項目Ｂと送信先（送信先Ｄ１−１，Ｄ１−２，Ｄ２−１，Ｄ２−２，Ｄ３−１，、Ｄ３−２）が設定されている。

この場合には、各必須登録情報項目で設定される必須登録情報毎に、各進捗状況段階に応じた送信先を設定することができる。

図８は、業務フローが複数のサブ業務フローからなる場合の進捗状況の送信動作を説明するための図であり、業務フローの段階がステップ３の段階にある場合の送信動作を示している。図８は、必須登録情報Ａ１，必須登録情報Ｂ１，必須登録情報Ｂ２が順に登録された場合について示している。

ここで、業務フローの内のサブ業務フローＡ及びサブ業務フローＢにおいて、図８（ｂ）に示すように、サブ業務フローＡの段階はステップ１の段階にあり、サブ業務フローＢの段階はステップ２の段階にある場合について説明する。

このとき、図８（ｃ）に示すように、サブ業務フローＡでは必須登録情報Ａについて、ステップ１の進捗状況段階は必須登録情報Ａ１を登録要件とし、送信先として送信先Ｃ１−１，Ｃ１−２が設定されている。また、サブ業務フローＢでは必須登録情報Ｂについて、ステップ２の進捗状況段階は必須登録情報Ｂ２を登録要件とし、送信先として送信先Ｄ２−１，Ｄ２−２が設定されている。

はじめに、サブ業務フローＡにおいて、必須登録情報Ａ１の登録は進捗状況の段階がステップ１に達したとする要件であるため、必須登録情報Ａ１が登録されることによって、サブ業務フローＡの業務の進捗状況はステップ１に達したと判定される。図８（ｃ）に示すように、ステップ１の進捗状況段階では、送信先Ｃ１−１と送信先Ｃ１−２が設定されているため、進捗状況送信手段４はサブ業務フローＡがステップ１の進捗状況段階であることを送信先Ｃ１−１及び送信先Ｃ１−２に送信する。

なお、この時点でサブ業務フローＢの必須登録情報Ｂ１への登録はされていないが、必須登録情報Ａ１の登録によってステップ１の進捗状況段階に達しているため、サブ業務フローＢについてもステップ１の進捗状況段階に達していると判定するように判定基準を設定してもよい。このときには、サブ業務フローＢのステップ１に設定されている送信先Ｄ１−１，送信先Ｄ１−２に進捗状況の送信が行われる。

次に、サブ業務フローＢにおいて、必須登録情報Ｂ１の登録は進捗状況の段階がステップ１に達したとする要件であるため、必須登録情報Ｂ１が登録されることによって、サブ業務フローＢの業務の進捗状況はステップ１に達したと判定される。図８（ｃ）に示すように、サブ業務フローＡのステップ１の進捗状況段階では、送信先Ｄ１−１と送信先Ｄ１−２が設定されているため、進捗状況送信手段４はサブ業務フローＢがステップ１の進捗状況段階であることを送信先Ｄ１−１及び送信先Ｄ１−２に送信する。

次に、必須登録情報Ｂ２が登録されると、サブ業務フローＢにおいて、必須登録情報Ｂ２の登録は進捗状況の段階がステップ２に達したとする要件であるため、必須登録情報Ｂ２が登録されることによって、サブ業務フローＢの業務の進捗状況はステップ２に達したと判定される。図８（ｃ）に示すように、サブ業務フローＢのステップ２の進捗状況段階では、送信先Ｄ２−１と送信先Ｄ２−２が設定されているため、進捗状況送信手段４はサブ業務フローＢがステップ２の進捗状況段階であることを送信先Ｄ２−１及び送信先Ｄ２−２に送信する。

なお、この時点でサブ業務フローＡの必須登録情報Ａ１への登録はされていないが、必須登録情報Ｂ２の登録によってステップ２の進捗状況段階に達しているため、サブ業務フローＡについてもステップ２の進捗状況段階に達していると判定するように判定基準を設定してもよい。このときには、サブ業務フローＡのステップ２に設定されている送信先Ｃ２−１，送信先Ｃ２−２に進捗状況の送信が行われる。

図９，図１０は、複数のサブ業務フローにおいて進捗状況を複数の必須登録情報の組み合わせにより設定する例を説明するための図である。複数のサブ業務フローが設定されている場合、進捗状況を複数のサブ業務フローで設定されている必須登録情報のＯＲ条件あるいはＡＮＤ条件で設定する態様とすることもできる。

図９は二つの必須登録情報の論理和（ＯＲ条件）によって進捗状況段階を定める態様であり、図１０は二つの必須登録情報の論理積（ＡＮＤ条件）によって進捗状況段階を定める態様である。

図９に示す例では、サブ業務フローＡとサブ業務フローＢはそれぞれ独立して進捗状況の段階が設定され、それぞれ送信先が設定されている。

図９（ｃ）に示すように、サブ業務フローＡの進捗状況は必須登録情報Ａ１〜Ａ３の登録で定まり、送信先Ｃ１−１，Ｃ１−２，Ｃ２−１，Ｃ２−２，Ｃ３−１，Ｃ３−２はサブ業務フローＡの進捗状況によって設定される。

例えば、サブ業務フローＡのステップ１の進捗状況段階は必須登録情報Ａ１の登録によって設定され、必須登録情報Ａ１に対した送信先Ｃ１−１，Ｃ１−２が設定される。

一方、サブ業務フローＢの進捗状況は必須登録情報Ｂ１〜Ｂ３と必須登録情報Ａ１の登録で定まり、送信先はサブ業務フローＢの進捗状況によって設定される。

例えば、サブ業務フローＢのステップ１，２の進捗状況段階は必須登録情報Ａ１と必須登録情報Ｂ２との論理和（ＯＲ条件）であり、必須登録情報Ａ１あるいは必須登録情報Ｂ２が登録されることにより、ステップ１又はステップ２の進捗状況段階が設定され、進捗状況の送信先はそれぞれの進捗状況段階に設定されたＤ１−１，Ｄ１−２あるいはＤ２−１，Ｄ２−２に設定される。

図１０に示す例においても、サブ業務フローＡとサブ業務フローＢはそれぞれ独立して進捗状況の段階が設定され、それぞれ送信先が設定されている。

図１０（ｃ）に示すように、サブ業務フローＡの進捗状況は必須登録情報Ａ１〜Ａ３の登録で定まり、送信先Ｃ１−１，Ｃ１−２，Ｃ２−１，Ｃ２−２，Ｃ３−１，Ｃ３−２はサブ業務フローＡの進捗状況によって設定される。

例えば、サブ業務フローＡのステップ１の進捗状況段階は必須登録情報Ａ１の登録によって設定され、必須登録情報Ａ１に対した送信先Ｃ１−１，Ｃ１−２が設定される。

一方、サブ業務フローＢの進捗状況は必須登録情報Ｂ１〜Ｂ３と必須登録情報Ａ１の登録で定まり、送信先はサブ業務フローＢの進捗状況によって設定される。

例えば、サブ業務フローＢのステップ２の進捗状況段階は必須登録情報Ａ１と必須登録情報Ｂ２との論理積（ＡＮＤ条件）であり、必須登録情報Ａ１と必須登録情報Ｂ２とが登録されることにより、ステップ２の進捗状況段階が設定され、進捗状況の送信先はステップ２の進捗状況段階に設定されたＤ２−１，Ｄ２−２に設定される。

以下、本発明の業務管理システムに適応される必須登録情報例、進捗状況例、及び送信先の一覧例、進捗状況に応じて設定された送信先例について図１１〜図１４を用いて説明する。

図１１は必須登録情報一覧の一例を示している。図１１において、業務フローは一例として企画，試作，評価，申請，公開，営業販売のステップ１〜ステップ６の段階を備え、部門１〜部門４が担当するサブ業務フローに分けることができ、各サブ業務フローは各ステップにおいて必須登録情報項目が設定されている。例えば、部門１が担当するサブ業務フロー（企画）において、ステップ１では「原案」の必須登録情報項目と「企画書」の必須登録情報項目が設定され、ステップ５では「公開資料」の必須登録情報項目が設定されている。また、部門２が担当するサブ業務フロー（開発資料）において、ステップ１では「開発技術資料リスト」の必須登録情報項目が設定され、ステップ２では「既存開発技術資料」の必須登録情報項目が設定されている。

ここで、図１２は進捗状況の一例を示している。図１１の例で設定された必須登録情報項目に対して該当する情報が登録されると、この必須登録情報項目が設定された段階（ステップ）が進捗状況を表すことになる。図において、情報が登録された必須登録情報項目は斜線で示しており、部門１のサブ業務フローでは「原案」と「企画書」の必須登録情報項目に情報が登録されているため、進捗状況はステップ１の段階である。また、部門２のサブ業務フローでは「新規開発技術資産」の必須登録情報項目に情報が登録されているため、進捗状況はステップ３の段階である。

また、図１３は、送信先一覧の一例を示している。例えば、ステップ１の段階では、部門１（企画）の必須登録情報に対して部門４が送信先として設定され、部門２（開発資産）の必須登録情報に対して部門３，４が送信先として設定されている。また、ステップ２の段階では、部門２（開発資産）の必須登録情報に対して部門３が送信先として設定されている。

図１２の進捗状況に対して図１３の送信先一覧を対応させることによって、図１４に示すように各進捗状況での各必須登録情報に対する送信先が設定される。図１４中の斜線部分は、図１２に示す進捗状況において各必須登録情報に設定される送信先を示しており、ステップ１の進捗状況段階において、部門１（企画）の必須登録情報に対して部門４の送信先が設定され、部門２（開発資産）の必須登録情報に対して部門３，４の送信先が設定される。図１４に示す送信先は、図１２に示す進捗状況の変化に応じて変更される。

図１５は、進捗状況の変化による送信先の変更状態を説明するために図である。なお、ここでは、ステップ１の段階の送信先として送信先Ｃ１−１，Ｃ１−２が設定され、ステップ２の段階の送信先として送信先Ｄ１−１，Ｄ１−２が設定されているものとする。

図１５（ａ）に示す例は、進捗状況の送信先を現在の進捗状況段階に設定された送信先のみとする例である。この例において、現在の進捗状況段階がステップ１の場合には、ステップ１の段階に設定されている送信先Ｃ１−１，Ｃ１−２に進捗状況が送信され、次に、現在の進捗状況段階がステップ２に変化した場合には、ステップ２の段階に設定されている送信先Ｄ１−１，Ｄ１−２に進捗状況が送信される。

図１５（ｂ）に示す例は、進捗状況の送信先を現在の進捗状況段階と、現在の進捗状況段階よりも前の進捗状況段階に設定された送信先の両方とする例である。この例において、現在の進捗状況段階がステップ１の場合には、ステップ１の段階に設定されている送信先Ｃ１−１，Ｃ１−２に進捗状況が送信され、次に、現在の進捗状況段階がステップ２に変化した場合には、ステップ１の段階に設定されている送信先Ｃ１−１，Ｃ１−２と、進捗状況ステップ２の段階に設定されている送信先Ｄ１−１，Ｄ１−２に進捗状況が送信される。

次に、進捗状況段階を指定し、指定した進捗状況段階の進捗状況を送信（あるいは表示）する例について図１６を用いて説明する。

端末等の外部装置から進捗状況段階を指定することによって、送信（あるいは表示）する進捗状況段階を選択し、選択した進捗状況段階の進捗状況を指定を行った外部装置に送信（あるいは表示）する。

図１６において、例えば、ステップ１の進捗状況段階を指定した場合、この進捗状況段階の必須登録情報項目を検索して、その必須登録情報項目に必須登録情報Ａ１が登録されているか否かを判定する。必須登録情報項目に必須登録情報Ａ１が登録されている場合には、少なくともステップ１の進捗状況段階にあることを送信（あるいは表示）する。必須登録情報項目に必須登録情報Ａ１が登録されていない場合には、ステップ１の進捗状況段階に達していないことを送信（あるいは表示）する。また、必須登録情報Ａ１を送信するようにしてもよい。

また、ステップ２の進捗状況段階を指定した場合についても同様とすることができる。ステップ２の進捗状況段階の必須登録情報項目を検索して、その必須登録情報項目に必須登録情報Ａ２が登録されているか否かを判定する。必須登録情報項目に必須登録情報Ａ２が登録されている場合には、少なくともステップ２の進捗状況段階にあることを送信（あるいは表示）する。必須登録情報項目に必須登録情報Ａ２が登録されていない場合には、ステップ２の進捗状況段階に達していないことを送信（あるいは表示）する。また、必須登録情報Ａ２を送信するようにしてもよい。

次に、現在の進捗状況段階の進捗状況を送信すると共に、次の進捗状況段階の必須登録情報項目を送信する態様について、図１７、図１８を用いて説明する。

図１７において、例えば、現在の進捗状況段階がステップ１であるとき、進捗状況がステップ１の段階にあることを送信（あるいは表示）すると共に、現在の進捗状況段階の次の進捗状況段階に設定されている必須登録情報項目を検索して送信（あるいは表示）する。これによって、現在の進捗状況段階に対し、次の進捗状況段階に進むに要する必須登録情報項目を確認することができる。

図１８の態様は、必須登録情報を登録した端末に対して、次の進捗状況段階の必須登録情報項目を送信する態様である。

図１８において、例えば、ステップ１の進捗状況が必須登録情報Ａ１を登録要件とする場合において、端末から必須登録情報Ａ１が登録されると、現在の進捗状況段階はステップ１となる。

このとき、現在の進捗状況段階の次の進捗状況段階であるステップ２は必須登録情報Ａ２を登録要件としている。この必須登録情報Ａ２の必須登録情報項目を必須登録情報Ａ１の登録元である端末に返信する。

これによって、登録元の端末は、次の進捗状況段階に進むに要する必須登録情報項目を確認することができる。

本発明の業務管理システムは、製品開発や商品開発等の開発業務における情報のセキュリティ管理の他、製造工程や工事施工など各種プロジェクトの業務で生成される情報のセキュリティ管理にも適用することができる。

本発明の業務管理システムの形態を説明するための概略図である。 本発明の業務管理システムの形態を説明するための概略図である。 本発明の業務管理システムによる進捗状況の送信動作を説明するための概念図である。 本発明の業務管理システムの進捗状況段階と必須登録情報との関係を示す図である。 本発明の業務管理システムにおいて、業務フローの段階がステップ１の段階にある場合の送信動作を示す図である。 本発明の業務管理システムにおいて、業務フローの段階がステップ２の段階にある場合の送信動作を示す図である。 本発明の業務管理システムにおいて、業務フローの段階がステップ３の段階にある場合の送信動作を示す図である。 本発明の業務管理システムにおいて、業務フローが複数のサブ業務フローからなる場合の進捗状況の送信動作を説明するための図である。 本発明の業務管理システムにおいて、二つの必須登録情報の論理和（ＯＲ条件）によって進捗状況段階を定める態様を説明するための図である。 本発明の業務管理システムにおいて、二つの必須登録情報の論理積（ＡＮＤ条件）によって進捗状況段階を定める態様を説明するための図である。 本発明の業務管理システムの必須登録情報一覧の一例を示す図である。 本発明の業務管理システムの進捗状況の一例を示す図である。 本発明の業務管理システムの送信先一覧の一例を示す図である。 本発明の業務管理システムの送信先の一例を示す図である。 本発明の業務管理システムにおいて、進捗状況の変化による送信先の変更状態を説明するための図である。 本発明の業務管理システムにおいて、指定した進捗状況段階の進捗状況を送信する例を説明するための図である。 本発明の業務管理システムにおいて、次の進捗状況段階の必須登録情報項目を送信する態様を説明するための図である。 本発明の業務管理システムにおいて、次の進捗状況段階の必須登録情報項目を送信する他の態様を説明するための図である。

符号の説明

１ 業務管理システム
２ 情報登録手段
３ 進捗状況管理手段
４ 進捗状況送信手段
５ 進捗状況表示手段
６ 情報読み出し手段
１０ データベース
２０ 端末

Claims (9)

1. 業務フローの流れに沿った各進捗状況段階に対して予め定めた必須登録情報項目に対して必須登録情報を登録する情報登録手段と、
   前記必須登録情報の登録状態に基づいて業務フローの進捗状況を管理する進捗状況管理手段と、
   前記進捗状況を、進捗状況段階及び／又は必須登録情報に対して予め設定された送信先に送信する進捗状況送信手段とを備え、
   前記進捗状況管理手段は、必須登録情報が登録されている必須登録情報項目を抽出し、当該抽出した必須登録情報項目の内で業務フローにおいて最も下位の必須登録情報項目が設定される業務フロー中の段階を現在の進捗状況段階とし、
   前記進捗状況送信手段は、当該進捗状況段階を進捗状況として送信することを特徴とする業務管理システム。
2. 前記必須登録情報項目はデータベースに設定され、
   前記情報登録手段は必須登録情報を対応する必須登録情報項目に格納し、
   前記進捗状況管理手段は、前記データベースの必須登録情報項目を検索し、必須登録情報が格納される必須登録情報項目を抽出することを特徴とする請求項１に記載の業務管理システム。
3. 前記進捗状況管理手段は、業務フローに設定される各進捗状況段階と必須登録情報項目との対応関係を表す対応テーブルを備え、前記抽出した必須登録情報項目に対応する進捗状況段階を当該対応テーブルから読み出すことを特徴とする請求項１又は２に記載の業務管理システム。
4. 前記進捗状況送信手段は、前記進捗状況管理手段が抽出した現在の進捗状況段階に設定された送信先、及び／又は当該進捗状況段階の必須登録情報項目に設定された送信先に、進捗状況を送信することを特徴とする請求項１乃至請求項３の何れか一つに記載の業務管理システム。
5. 前記進捗状況送信手段は、前記進捗状況管理手段が抽出した現在の進捗状況段階の次の進捗状況段階に設定された送信先、及び／又は当該次の進捗状況段階の必須登録情報項目に設定された送信先に、進捗状況を送信することを特徴とする請求項１乃至請求項３の何れか一つに記載の業務管理システム。
6. 前記進捗状況送信手段は、進捗状況段階の指定を受け、
   当該指定された進捗状況段階に設定された送信先、及び／又は当該進捗状況段階の必須登録情報項目に設定された送信先に、当該進捗状況段階の進捗状況を送信することを特徴とする請求項１乃至請求項３の何れか一つに記載の業務管理システム。
7. 前記進捗状況送信手段は、登録された必須登録情報により定まる進捗状況段階の次の進捗状況段階に設定される必須登録情報項目を、前記必須登録情報の送信元に返信することを特徴とする請求項１乃至請求項３の何れか一つに記載の業務管理システム。
8. 前記進捗状況送信手段は、進捗状況と共に登録情報のアクセス先の情報を送信することを特徴とする請求項１乃至請求項７の何れか一つに記載の業務管理システム。
9. 前記業務フローは複数のサブ業務フローを備え、
   当該サブ業務フローはそれぞれの各進捗状況段階に任意に定められる必須登録情報項目を備えることを特徴とする、請求項１乃至請求項８の何れか一つに記載の業務管理システム。
   
   
   

Images