JP4350701B2 - 情報通信装置，情報通信方法および遠隔管理システム - Google Patents

Description

本発明は、ユーザーのもとにある被管理装置の情報を、管理者に適切に送信するための情報通信装置、この情報通信装置を含む遠隔管理システム、および、この情報通信装置に用いられている情報通信方法に関するものである。

一般に、複写機等の被管理装置をユーザーに販売・貸与している製造元では、装置の状況に応じて適切な対応をとれるように、装置の情報を的確に把握する必要がある。

ここで、被管理装置とは、故障個所の修理や消耗品の補充等のメンテナンスを、製造元（あるいはサービス会社）によって行うように設定されているものであり、外部のメンテナンスを必要とする装置のことである。また、製造元が把握すべき装置の情報（装置情報）としては、装置の使用状況（複写機であれば、複写枚数等）や、装置の動作状況（同じくトナー残量やトラブルの発生履歴等）が挙げられる。

すなわち、製造元では、これらの装置情報を定期的に管理（監視）することにより、定期点検，消耗部品の交換，消耗品の補充等を行い、安定した状態で装置を動作させられるような環境を整えるようになっている。

ところで、近年、上記のような装置情報を収集して製造元に通知するための、遠隔管理システムが普及しつつある。このシステムは、各被管理装置の情報を、所定の通信回線を介して製造元の管理者に通知するシステムである。

また、従来の遠隔管理システムでは、通信回線として電話回線を使用し、モデムを介した電話通信による情報通信を行っていた。これに対し、最近では、インターネット等のコンピュータネットワークの普及により、通信料金の安い電子メールによる情報通信が採用されてきている。

例えば、特許文献１には、装置に発生したトラブルを検知して、保守管理者に対し、電子メールによって異常通知レポートを送信するファクシミリ装置が開示されている。

また、図１３は、従来の遠隔管理システムにおいて利用されている電子メールの例を示す説明図である。なお、この図に示す電子メールは、コピー機やプリンター等の機能を兼ね備えたデジタル複合機を管理するシステムにおいて利用されているものである。

この図に示すように、この遠隔管理システムでは、電子メールによって、印字枚数（トータルカウンタ）およびトラブル回数を製造元に送信するようになっている。また、印字の形態（コピーあるいはプリンター）や給紙口の種類毎に、印字枚数（カウンタ値）を通知するように設定されている。
このような遠隔管理システムにより、各装置の状況をリアルタイムで確認し、トラブル等の発生に対して早急に対応できるサービス体系を実現することが可能となる。
特許公報第２７０７４５９号公報（平成１０年１月２８日公開）

ところで、ユーザーあるいは製造元によっては、装置情報に、第３者に知られたくない情報（カウンタ情報等）を含ませている場合がある。しかしながら、電子メールによって装置情報を通信する場合、装置情報の漏洩を防止しにくいという問題がある。

すなわち、電子メールによる通信では、当然、装置情報を電子メール形式のデータ（電子メールシステムに応じて設定されるテキストデータ）として送受信することとなる。
このため、何らかの理由により電子メールを第３者に取得された場合、装置情報は容易に理解されてしまう。また、電子メールシステムのセキュリティーでは、ハッカーの侵入を完璧には排除できない。このため、悪質なハッカーによって装置情報を盗用されてしまう可能性もある。

また、上記の公報に記載のファクシミリ装置のように、装置の異常を検知して異常通知レポートを即通知する装置では、以下に示すような問題があった。
すなわち、この装置では、装置異常の検知および異常通知レポートの送信に制限がなかった。このため、異常通知メールが管理者に通知された後であって、ユーザーによる異常の修正中であっても、装置異常を検知する度に、同内容の異常通知レポートを何度も送信してしまうという問題があった。

本発明は、上記のような従来の問題点を解決するために成されたものである。そして、その目的は、電子メールによって装置情報を通信しても、情報の漏洩を防止することが可能な情報通信装置、この情報通信装置を含む遠隔管理システム、および、この情報通信装置に用いられている情報通信方法を提供することにある。

上記した目的を達成するために、本発明にかかる第１の情報通信装置（第１通信装置）は、被管理装置の装置情報を電子メールを用いて管理装置に通知する情報通信装置において、外部からの指示により、添付データとすべき情報を装置情報から選択する情報選択部と、装置情報のうちの機種名を含む基本情報を電子メール形式のメールデータに変換する一方、装置情報のうちの上記情報選択部によって選択された情報を電子メール形式とは異なる形式の添付データに変換し、これら添付データとメールデータとを含む電子メールを管理装置に送信する送信処理部とを備えていることを特徴としている。

第１通信装置の構成において、被管理装置とは、修理や消耗品の補充等を、被管理装置のユーザーだけでなく、サービス会社や製造元等の管理者によっても行うように設定されている装置のことである。
また、管理装置とは、管理者のもとに設置された情報処理装置であり、被管理装置の情報（装置情報）を収集して被管理装置を遠隔管理するものである。すなわち、管理装置は、被管理装置の装置情報（使用状況や動作状況を示す様々な情報）を取得することにより、定期点検，消耗部品の交換・補充等を手配し、安定した状態で被管理装置を動作させる役割を果たすものである。

また、第１通信装置は、上記のような被管理装置における装置情報を、管理装置に送信するためのものである。
そして、第１通信装置では、送信処理部が、被管理装置における装置情報を、電子メールによって管理装置に送信するようになっている。また、特に、この送信処理部は、装置情報を添付ファイル形式の添付データに変換し、電子メールに含ませて管理装置に送信するようになっている。

電子メールは、通常、電子メールの本体となるメールデータと、このメールデータに添付する添付データとから構成できるものである。メールデータは、電子メールシステムに応じて設定されている標準形式（例えばテキスト形式）のデータであり、メール専用のソフトウエア（メーラー）によって容易に閲覧できるものである。

また、添付データとは、電子メールシステムの標準形式とは異なる形式のデータであり、汎用のメーラーでは閲覧できないものである。すなわち、添付データは、メーラーとは異なるソフトウエアによって閲覧可能となるものであり、第３者に認識される可能性の少ないデータとなっている。

このように、第１通信装置では、装置情報を、第３者に認識されにくい添付データとして送信するように設定されている。このため、装置情報の漏洩を抑制することが可能となっている。

また、装置情報のうち、他人に知らせたくない秘密情報だけを添付データに変換することで、秘密情報の漏洩を抑制できるとともに、添付データの作成処理を軽減できる。

ここで、上記の構成において、外部からの指示とは、管理者、あるいは被管理装置におけるユーザーからの指示のことである。この構成では、管理者あるいはユーザーにおける所望の装置情報を添付データとできるので、より効率的に電子メールを作成できる。

また、送信処理部は、所定区域内に設置されている複数の被管理装置における装置情報を、同一の電子メールによって送信するように設定されていることが好ましい。
所定区域内の被管理装置とは、例えば、同一のユーザー（事業所）によって使用されている装置等、一括して管理することが好ましい装置群のことである。この構成では、管理者が、所定区域内における複数の被管理装置の情報をまとめて把握できるので、関連書類（請求書等）を効率よく発行でき、サービス性を向上できる。さらに、定期点検や消耗品の補充の必要性を区域ごとに判定できるので、その区域への訪問回数を減少させ、メンテナンスに要するコストを低減することが可能となる。

また、送信処理部は、管理者に送信した電子メールを、ユーザーの所望する他の宛先にも通知するように設定されていることが好ましい。
上記の構成では、管理者だけでなく、ユーザーの所望とする宛先に対しても装置情報を通知できる。従って、例えば、ユーザー側の責任者に対しても電子メールを送信するように設定すれば、この責任者は、使用している被管理装置の装置情報を、管理者と同様に把握できる。さらに、管理者から発行される関連書類を、ユーザー側でチェックすることが容易となる。

また、送信処理部は、添付データを暗号化する暗号化処理部を備えていることが好ましい。そして、暗号化した添付データを電子メールに含ませて管理装置に送信するように設定されていることが好ましい。このように設定すれば、添付データを暗号化して添付できるので、装置情報をより堅固に保護することが可能となる。

また、第１通信装置と、第１通信装置を用いて電子メールによって装置情報を送信させる被管理装置と、第１通信装置から送信される電子メールに含まれる装置情報に基づいて被管理装置を遠隔管理する管理装置とをネットワーク接続すれば、装置情報の漏洩を抑制できる遠隔管理システムを構築できる。

また、本発明にかかる第１の情報通信方法（第１通信方法）は、上記した第１通信装置において用いられている情報通信方法である。
すなわち、第１通信方法では、装置情報を、第３者に認識されにくい添付データに変換し、この添付データを含む電子メールを管理装置に送信するように設定されている。これにより、第１通信方法では、装置情報の漏洩を抑制することが可能となっている。

本発明に係る通信装置は、以上のように、外部からの指示により、添付データとすべき情報を装置情報から選択する情報選択部と、装置情報のうちの機種名を含む基本情報を電子メール形式のメールデータに変換する一方、装置情報のうちの上記情報選択部によって選択された情報を電子メール形式とは異なる形式の添付データに変換し、これら添付データとメールデータとを含む電子メールを管理装置に送信する送信処理部とを備えた構成となっているので、上述したように、装置情報の漏洩を抑制することが可能となり、その上、添付データの作成処理を軽減でき、さらに、より効率的に電子メールを作成できるという効果を奏する。

〔実施の形態１〕
本発明の一実施の形態について説明する。
図２は、本実施の形態にかかる画像形成装置である、デジタル複合機３０の構成を示す説明図である。デジタル複合機３０は、複写機，プリンターおよびファクシミリ装置としての機能を有するものであり、この図に示すように、スキャナ部３１とレーザー記録部３２とを備えている。

スキャナ部３１は、原稿の画像を読み取るためものであり、透明ガラスからなる原稿載置台３５に加えて、ＲＡＤＦ３６およびスキャナユニット（ＳＵ）４０を有している。そして、原稿載置台３５上に原稿を一枚毎に載置してゆくとともに、その画像を順次読み取ってゆくように構成されている。

ＲＡＤＦ（Recirculating Automatic Document Feeder ）３６は、デジタル複合機３０における原稿送り装置であり、所定の原稿トレイ（図示せず）にセットされた原稿を、一枚毎に原稿載置台３５に搬送するものである。そして、ＳＵ４０による原稿画像の読み取りが行われた後、所定の取り出し位置にまで搬出する機能を有している。

また、ＲＡＤＦ３６は、両面自動原稿送り装置としての機能も有している。すなわち、ＲＡＤＦ３６は、片面の読み取りに用いる片面用搬送路に加えて、両面の読み取りに使用する両面用搬送路，搬送路を切り換えるためのガイド，各搬送路における原稿の状態を確認するためのセンサー群および制御部等を有している。これにより、ＳＵ４０による原稿画像の読み取り後、原稿を裏返し、再び原稿載置台３５に搬送することが可能となっている。
なお、ＲＡＤＦ３６における各部材は周知であるため、本実施の形態においては説明を省略する。

ＳＵ４０は、原稿載置台３５に搬送された原稿の画像を、１ライン毎に読み取る原稿画像読み取りユニットである。そして、図２に示すように、第１走査ユニット４０ａ，第２走査ユニット４０ｂ，光学レンズ４３およびＣＣＤ４４を有している。

第１走査ユニット４０ａは、原稿載置台３５に沿って左から右へと一定速度Ｖで移動しながら原稿を露光するものである。そして、図２に示すように、光を照射するためのランプリフレクターアセンブリ４１と、原稿からの反射光を第２走査ユニット４０ｂに導く第１の反射ミラー４２ａとを有している。

第２走査ユニット４０ｂは、第１走査ユニット４０ａに追随してＶ／２の速度で移動するようになっている。そして、第１の反射ミラー４２ａに反射される光を光学レンズ４３およびＣＣＤ４４の方向へ導くための、第２・第３の反射ミラー４２ｂ・４２ｃを備えている。

光学レンズ４３は、この第３の反射ミラー４２ｃに反射される光を、ＣＣＤ４４上で結像させるものである。ＣＣＤ（光電変換素子）４４は、光学レンズ４３によって結像された光を、電気信号に変換するためのものである。

このＣＣＤ４４によって得られたアナログの電気信号は、ＣＣＤ４４を備えたＣＣＤボードによってデジタル信号の画像データに変換される。そして、この画像データは、画像処理部において各種の画像処理が施された後にメモリーに記憶される。そして、後述するメインＣＰＵの出力指示に応じて、レーザー記録部３２に伝達されるように設定されている。なお、ＣＣＤボード，画像処理部およびメモリーについては後述する。

レーザー記録部３２は、画像データに基づいてシート（記録材）に画像を形成するためのものである。そして、図２に示すように、レーザー書き込みユニット（ＬＳＵ）４６，電子写真プロセス部４７およびシート搬送機構５０を備えている。

ＬＳＵ４６は、スキャナ部３１によって読み取られた画像データや、外部から入力された画像データに基づいて、電子写真プロセス部４７における感光体ドラム４８にレーザー光を照射し、静電潜像を形成するものである。そして、半導体レーザー光源，レーザー光を等角速度で偏向するポリゴンミラーおよびｆ−θレンズを有している。ｆ−θレンズは、ポリゴンミラーによって偏向されたレーザー光を、感光体ドラム４８の表面において等角速度で偏向されるように補正するものである。

電子写真プロセス部４７は、感光体ドラム４８と、その周囲に設けられた帯電器６３，現像器６２，転写・剥離器６１，クリーニング器６４および除電器（図示せず）とを備えている。そして、ＬＳＵ４６によって形成された感光体ドラム４８上の静電潜像を現像してトナー像を生成し、これをシートに対して静電転写する機能を有している。
なお、ＬＳＵ４６および電子写真プロセス部４７における各構成は周知であるため、本実施の形態においては説明を省略する。

シート搬送機構５０は、電子写真プロセス部４７にシートを供給するとともに、シートに転写された画像を定着させ、さらに、シートを外部に排出する機能を有している。そして、図２に示すように、搬送部３３，カセット給紙装置５１〜５３，手差し給紙装置５４，定着器４９，再供給経路５５・５６，排紙ローラ５７および後処理装置３４を備えている。

搬送部３３は、電子写真プロセス部４７における所定の転写位置（転写・剥離器６１が配置されている位置）にシートを搬送するためのものである。カセット給紙装置５１〜５３は、転写にかかるシートを蓄積しておくとともに、転写時に、シートを搬送部３３に送り込むためのものである。また、手差し給紙装置５４は、カセット給紙装置５１〜５３に蓄積されていない型のシートを、搬送部３３に供給するための装置である。

定着器４９は、シートに転写されたトナー像を定着させるものである。再供給経路５５・５６は、トナー像の定着後、シートの裏面に画像を形成するために、シートを搬送部３３に再供給するための経路である。また、定着器４９の下流側における排紙ローラ５７の外部には、後処理装置３４が設けられている。この後処理装置３４は、排出されたシートに対してステープル処理等の後処理を施すためのものである。

図２に示すように、後処理装置３４は、第１排出トレイ３４１および第２排出トレイ３４２を有している。

また、後処理装置３４内には、用紙受け取りローラ３４３，第１搬送経路３４４，第２搬送経路３４５，第１切り換えゲート３４６，第２切り換えゲート３４７，第３搬送経路（反転経路）３４８，第１排出ローラ３４９，第２排出ローラ３５０などが配置されており、各種排出モードに対応している。
ここで、後処理装置３４における排出モードについて説明する。

（第１排出モード）
用紙受け取りローラ３４３に排出されたシートは、第１排出ローラ３４９により、直接、第１搬送経路３４４から第１排出トレイ３４１に排出される。

（第２排出モード）
用紙受け取りローラ３４３に排出されたシートは、第１切り換えゲート３４６により第２搬送経路３４５へと導かれ、その後、第２切り換えゲート３４７により第２排出ローラ３５０側へと案内される。そして、第２排出ローラ３５０から第２排出トレイ３４２に排出される。

（第３排出モード）
用紙受け取りローラ３４３に排出されたシートは、第１切り換えゲート３４６により第２搬送経路３４５へと導かれ、その後、第２切り換えゲート３４７により第３搬送経路３４８へと案内される。そして、シートの後端が第２切り換えゲート３４７を通過すると、シートがスイッチバック搬送される。すなわち、シートは、第２切り換えゲート３４７から第２排出ローラ３５０側へと案内され、第２排出トレイ３４２に排出される。このスイッチバックにより、第２排出トレイ３４２に排出されるシートの排紙態様（フェイスダウンあるいはフェイスアップ）を切り換えられるようになっている。

次に、デジタル複合機３０における制御について説明する。

図３は、デジタル複合機３０の制御システムを示すブロック図である。この図に示すように、デジタル複合機３０は、図２に示した各部材に加えて、制御システムを構成するボードとして、オペレーションパネル（ＯＰ）ボード１００，マシンコントロールボード（ＭＣ）２００，ＣＣＤボード３００，メイン画像処理ボード４００，サブ画像処理ボード５００および拡張ボード群６００を備えている。

これらのボードは、デジタル複合機３０における各部材の制御を行うとともに、スキャナ部３１によって読み取られた画像を処理するためのものである。
以下、各ボードについて説明する。

メイン画像処理ボード４００は、後述するＣＣＤボード３００によって生成された画像データに対して画像処理を行うものであり、デジタル複合機３０における画像処理部である。
すなわち、メイン画像処理ボード４００は、メインＣＰＵ（Central Processing Unit;中央演算処理装置）４０１，多値画像処理部４０２，メモリ４０３，レーザーコントローラ４０４を有している。

多値画像処理部４０２は、所望の階調性を有する画像をシートに形成できるように、後述するＣＣＤボード３００から伝達された画像データに対して、画像処理を施すものである。なお、この多値画像処理部４０２による画像処理は、シェーディング補正，濃度補正，領域分離，フィルタ処理，ＭＴＦ補正，解像度変換，電子ズーム（変倍処理），ガンマ補正などの、多値の画像データに対する画像処理である。
レーザーコントローラ４０４は、画像処理後の画像データを、ＬＳＵ４６に伝達するための転送装置である。

メインＣＰＵ４０１は、多値画像処理部４０２およびメモリ４０３を制御して、画像データに対して画像処理を施すものである。
さらに、メインＣＰＵ４０１は、他の各ボード，ＲＡＤＦ３６および後処理装置３４に搭載された複数のサブＣＰＵと連携して、デジタル複合機３０における各部材を制御（動作管理）する、デジタル複合機３０の中枢部としての機能も有している。

メモリ４０３は、画像処理後の画像データを記憶させておくためのものである。また、メモリ４０３は、画像処理や印刷処理における手順管理データ・制御データ等、メインＣＰＵ４０１の実行する各処理のためのプログラムデータを格納するＲＯＭ（Read Only Memory）としての機能も有している。また、メモリ４０３は、デジタル複合機３０の固有情報（装置の名称やシリアルナンバー等）を記憶する機能も備えている。

サブ画像処理ボード５００は、メイン画像処理ボード４００において画像処理された画像データに対してさらなる画像処理を行うための、もう一つの画像処理部である。そして、図３に示すように、２値画像処理部５０１，メモリ部５０２，ハードディスク装置５０３およびインターフェイス部５０４を備えている。

２値画像処理部５０１は、メイン画像処理ボード４００において画像処理された画像データを２値化して、さらなる画像処理を施すためのものである。そして、多値の画像データを２値の画像データに変換する多値２値変換部、画像を回転させる画像回転処理部、２値画像の変倍処理を行う２値ズーム処理部、および、圧縮伸長処理を行う圧縮伸長処理部を有している。

さらに、この２値画像処理部５０１には、ファックス通信のためのファックスインターフェイス（ＦＡＸ−Ｉ／Ｆ）も備えられている。また、この２値画像処理部５０１は、メイン画像処理ボード４００とコネクタ接続されており、メインＣＰＵ４０１により制御される。

メモリ部５０２は、２値画像処理部５０１によって処理された２値画像データや、画像処理における制御データなどを記憶させておくものであり、ページメモリ５０２ａと、ページメモリ５０２ａを制御するゲートアレイ（メモリＧ／Ａ）５０２ｂとを有している。

ハードディスク装置５０３は、大量の画像データを記憶させておくためのものであり、ディスクメモリ（ＨＤ）５０３ａと、このディスクメモリ５０３ａを制御するゲートアレイ（ＲＤＨ−Ｇ／Ａ）５０３ｂとを備えている。

インターフェイス部５０４は、外部インターフェイスとしてのＳＣＳＩ端子（ＳＣＳＩ−１，ＳＣＳＩ−２）５０４ａと、このＳＣＳＩ端子を制御するゲートアレイ５０４ｂとを有するものである。

図３の中で右上に位置するＯＰボード１００は、デジタル複合機３０の操作パネル１０３を管理制御するものである。すなわち、図３に示すように、デジタル複合機３０の操作パネル１０３には、ＬＣＤ表示部１０４、および、ユーザーの指示を入力するための操作キー群１０５が配置されている。そして、ＯＰボード１００は、これらＬＣＤ表示部１０４および操作キー群１０５を管理・制御するための、サブＣＰＵ１０１を備えている。
さらに、このＯＰボード１００には、操作キー群１０５からの指示データや、ＬＣＤ表示部１０４に表示させる情報など、操作パネル１０３における各種制御情報を記憶しておくメモリ１０２も設けられている。

そして、このサブＣＰＵ１０１は、メインＣＰＵ４０１との間で制御データの通信を行い、ユーザーの指示データをメインＣＰＵ４０１に伝達する機能を有している。また、メインＣＰＵ４０１からは、デジタル複合機３０の動作状態を示す制御データがサブＣＰＵ１０１に伝達されるようになっている。そして、サブＣＰＵ１０１が、デジタル複合機３０の動作状態をＬＣＤ表示部１０４に表示するように設定されている。

図３の中で左上に位置するＭＣボード２００は、サブＣＰＵ２０１およびメモリ２０２を備えており、ＲＡＤＦ３６，スキャナ部３１，電子写真プロセス部４７，再供給経路（両面ユニット）５５および後処理装置３４を制御するものである。
また、サブＣＰＵ２０１は、これら各部材の動作履歴（カウンタ値等）およびトラブル履歴（ジャムの種類・回数等）からなる履歴データを、メモリ２０２に記憶させる機能も有している。

図３の中で左下に位置するＣＣＤボード３００は、図２に示したＣＣＤ４４を備えており、原稿からの反射光に基づいて、電気信号からなる画像データを生成するものである。
そして、図３に示すように、このＣＣＤボード３００は、ＣＣＤ４４に加えて、ＣＣＤ４４を駆動するＣＣＤゲートアレイ３０２，アナログ回路３０３，Ａ／Ｄ変換器３０４を備えている。ここで、アナログ回路３０３は、ＣＣＤ４４から出力されるアナログ出力のゲイン調整を行うものである。また、Ａ／Ｄ変換器３０４は、アナログ出力からデジタル信号の画像データを生成するものである。また、ＣＣＤボード３００の各構成に対する制御管理は、メイン画像処理ボード４００におけるメインＣＰＵ４０１により行われる。

拡張ボード群６００は、インターフェイスを介してサブ画像処理ボード５００に接続された、プリンターボード６０１，ＦＡＸボード（ファクシミリボード）６０３および機能拡張ボード６０２からなるボード群である。

機能拡張ボード６０２は、デジタル複合機３０の編集機能を拡張して、その特徴を有効活用するためのものである。ＦＡＸボード６０３は、サブＣＰＵ６０３ａおよびメモリ６０３ｂを備えている。そして、ＣＣＤボード３００によって生成された画像データを外部に対してファックス送信する機能、および、レーザー記録部３２を制御して、ファックス受信した画像データを出力させる機能を有している。また、サブＣＰＵ６０３ａは、ＦＡＸの送受信に関する履歴情報を、メモリ６０３ｂに記憶する機能も有している。

プリンターボード６０１は、デジタル複合機３０をプリンターとして機能させるものである。図３に示すように、プリンターボード６０１は、ＳＣＳＩ端子６０１ａ，第１メモリ６０１ｂ，第２メモリ６０１ｃ，ネットワークＩ／Ｆ６０１ｄ，サブＣＰＵ６０１ｅを備えている。

ＳＣＳＩ端子６０１ａは、プリンターボード６０１をサブ画像処理ボード５００に接続させるためのインターフェイスである。第１メモリ６０１ｂは、外部から送信された画像データを一時的に記憶させるための記憶装置である。ネットワークＩ／Ｆ６０１ｄは、デジタル複合機３０をネットワークＮと接続させるためのインターフェイスである。第２メモリ６０１ｃは、サブＣＰＵ６０１ｅの使用する各種の制御プログラムを記憶させるためのものである。

サブＣＰＵ６０１ｅは、ネットワークＩ／Ｆ６０１ｄを制御して、ネットワークＮを介して送信された画像データを第１メモリ６０１ｂに記憶させるものである。そして、ＳＣＳＩ端子６０１ａを制御して、画像データをサブ画像処理ボード５００に伝達させる機能を有している。

また、サブＣＰＵ６０１ｅは、画像データの受信に関する履歴情報を、第１メモリ６０１ｂに記憶する機能も有している。さらに、サブＣＰＵ６０１ｅは、デジタル複合機３０の装置情報を含む装置情報メール（あるいは異常通知メール）を作成して、ネットワークＩ／Ｆ６０１ｄおよび外部のネットワークを介して本社Ｅのサーバー１２に送信する機能を有しているが、この機能については後述する。

次に、デジタル複合機３０の画像データ処理を、コピー，ファックスおよびプリンターの各モード毎に説明する。

（コピーモード）
コピーモードとは、スキャナ部３１によって読み取られた原稿を、レーザー記録部３２によってシートに出力するモードである。このモードでは、ユーザーは、ＲＡＤＦ３６の所定位置に原稿をセットする。セットされた原稿は、ＲＡＤＦ３６によって一枚毎に原稿載置台３５上に送られる。そして、ＣＣＤボード３００のＣＣＤ４４およびＳＵ４０が、各原稿の画像を読み取るとともに、８ビットの画像データを生成してメイン画像処理ボード４００に伝達する。

メイン画像処理ボード４００における多値画像処理部４０２は、この８ビットの画像データに対してガンマ補正等の所定の多値画像処理を施し、レーザーコントローラ４０４を介して、レーザー記録部３２におけるＬＳＵ４６へ伝達する。これにより、スキャナ部３１にて読み取られた原稿画像は、レーザー記録部３２から階調性のあるコピー画像として出力される。

なお、多値画像処理が施された８ビットの画像データに対し、さらに２値化処理を行うようにしてもよい（電子ＲＤＨ機能）。すなわち、この場合、画像データは、コネクタ４０５・５０５を介してサブ画像処理ボード５００に送られる。そして、２値画像処理部５０１の多値２値変換部が、８ビットの画像データを２ビットの画像データに変換する。

なお、２値画像処理部５０１は、画像データに誤差拡散処理を行なうように設定されている。誤差拡散処理を行う理由は、単に多値２値変換を行っただけでは画質的に問題があるためで、画質の劣化を少なくする配慮である。また、画像データを８ビットから２ビットに変換する目的は、画像データの容量を小さくするためである。

２値画像処理部５０１によって生成された２ビットの画像データは、原稿１枚毎にハードディスク装置５０３におけるディスクメモリに記憶される。そして、ＲＡＤＦ３６にセットされた全原稿の画像データがディスクメモリ内に記憶された後、ゲートアレイ５０３ａが、ディスクメモリ内の画像データを指定部数だけ繰り返し読み出して、コネクタ４０５・５０５を介してメイン画像処理ボード４００に伝達する。
そして、これらの画像データは、ガンマ補正などの処理が施された後、レーザーコントローラ４０４を介してＬＳＵ４６へと送られ、コピー画像として出力される。

なお、上記では、全原稿の画像データが記憶された後に画像出力が行われるように説明している。しかしながら、所定数の画像データが記憶された段階で、順次、画像を出力するようにしてもよい。

（ファックスモード）
ファックスモードには、送信モードと受信モードとの２つのモードがある。まず、送信モードについて説明する。
送信モードは、スキャナ部３１によって読み取られた原稿の画像データを、外部の通信先にファックス送信するモードである。このモードでは、コピーモードと同様に、原稿が読み取られて画像データが生成され、２値化処理が施される。そして、２値化処理された画像データは、所定の形式で圧縮されてメモリ部５０２に記憶される。

そして、ＦＡＸボード６０３によって通信先との通信回線が確保された後、画像データは、メモリ部５０２から読み出されて、ＦＡＸボード６０３側へと転送される。そして、ＦＡＸボード６０３で圧縮形式の変更などの必要な処理が施された後、通信先に対して順次送信される。

次に、受信モードについて説明する。受信モードは、外部の通信先から送信されてきた画像データを、レーザー記録部３２によって出力するモードである。このモードでは、ＦＡＸボード６０３が、所定形式に圧縮された画像データを通信回線を介して受信し、サブ画像処理ボード５００に伝達する。サブ画像処理ボード５００では、２値画像処理部５０１のファックスインターフェイスによってこの画像データを受けとる。そして、２値画像処理部５０１の圧縮伸長処理部が画像データを伸長して、ページ単位の画像データとして再現した後、メイン画像処理ボード４００に伝達する。

そして、メイン画像処理ボード４００においてガンマ補正が施された後、レーザーコントローラ４０４を介して、レーザー記録部３２におけるＬＳＵ４６へ伝達される。これにより、外部からファックス受信した画像データに基づいて、レーザー記録階調性のある画像を出力できる。

（プリンタモード）
プリンターモードとは、外部機器から送られてきた印刷ジョブ（画像データを含む印刷指示データ）に基づいて、レーザー記録部３２による画像出力が行われるモードである。
このモードでは、印刷ジョブにおける画像データは、プリンターボード６０１のサブＣＰＵ６０１ｅによってページ単位の画像としてラスタイメージに展開され、第１メモリ６０１ｂに記憶される。そして、展開された画像データは、サブＣＰＵ６０１ｅの制御により、ＳＣＳＩ端子６０１ａを介してサブ画像処理ボード５００ヘと転送され、ハードディスク装置５０３に記憶される。

その後、画像データは、所定のページ順で読み出されてメイン画像処理ボード４００へと送られ、ガンマ補正の施された後、レーザーコントローラ４０４を介して、レーザー記録部３２におけるＬＳＵ４６へ伝達される。これにより、パソコンから伝達された画像データを、レーザー記録部３２から階調性のあるプリンター画像として出力できる。

なお、プリンターモードでは、サブ画像処理ボード５００による２値画像処理は行われない。すなわち、サブ画像処理ボード５００に転送された画像データは、ハードディスク装置５０３に一時的に記憶された後、メイン画像処理ボード４００に単に転送されるだけである。

次に、デジタル複合機３０に対する遠隔管理管理システムについて説明する。上記の構成を有するデジタル複合機（被管理装置）３０は、商店や事務所，一般家庭等のユーザーに販売・貸与されて使用されるものである。そして、このデジタル複合機３０に対するメンテナンス（故障個所の修理や消耗品の補充等）は、専門のサービス会社によって行なわれるように設定されている。

サービス会社は、装置の状況に応じて適切なメンテナンスを行なえるように、デジタル複合機３０の情報（装置情報）を定期的・随時的に把握するようになっている。なお装置情報とは、デジタル複合機３０の使用状況（複写枚数等）や、トラブル状況（トラブルの種類・発生履歴等）を示す情報である。
すなわち、サービス会社では、デジタル複合機３０の装置情報を管理することにより、定期点検，消耗部品の交換・補充等を行い、デジタル複合機３０の動作環境を整えるようになっている。

また、各デジタル複合機３０およびサービス会社は、装置情報の授受を行なうために、遠隔管理システムを用いている。このシステムは、各デジタル複合機３０の情報を、所定の通信回線を介してサービス会社における管理者に通知するシステムである。

図４は、本実施の形態にかかる遠隔管理システム（本システム）の構成を示す説明図である。
この図に示すように、本システムは、デジタル複合機３０のユーザーであるＡ〜ＣストアおよびＤ事務所と、デジタル複合機３０を管理するサービス会社である本社Ｅとが、ネットワークＮ（インターネット／イントラネット）を介して互いに接続されている構成である。

図４に示すように、ＡストアおよびＢストアは、デジタル複合機３０とＰＯＳ端末１０とを１台ずつ保有しているとともに、これらに接続されたＰＣ（Personal Computer ）１３を備えている。また、Ｃストアは、デジタル複合機３０とＰＯＳ端末１０とを２台ずつ保持しているとともに、これらに接続されたＰＣ１３を備えている。

ＰＣ１３は、Ａ〜Ｃストアにおいて使用されている情報処理装置であり、ＰＯＳ端末１０は、各ストアの属しているＰＯＳ（Point Of Sales) システムの端末装置（terminal）である。なお、これらＰＣ１３およびＰＯＳ端末１０は、デジタル複合機３０とともにネットワークＮに接続されている。

Ｄ事務所は、デジタル複合機３０，ＰＣ１１ａ〜１１ｃ，サーバー３１，ファクシミリ装置（ＦＡＸ）３２，プリンター３３等、複数のＯＡ機器からなるローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）を有している。このＬＡＮは、サーバー３１を介してネットワークＮに接続されている。また、ＰＣ１１ａは、この事務所内の全ＯＡ機器を管理する管理者の専用機器となっている。

本社Ｅは、デジタル複合機３０を管理するサービス会社であり、各ユーザーのデジタル複合機３０を管理するためのサーバー（管理装置）１２を備えている。そして、本社Ｅは、このサーバー１２によって、各デジタル複合機３０の装置情報を収集するように設定されている。そして、装置情報に基づいて、デジタル複合機３０に対する修理や消耗品の補充、および、ユーザーに対する関連書類（請求書等）の発行を行うようになっている。

表１は、サーバー１２に収集されるデジタル複合機３０の装置情報を示す表である。この表に示すように、サーバー１２によって収集されるデジタル複合機３０の装置情報には、機種名等を示す基本情報，カウンタ値等を示す使用状況，トラブルの種類・発生履歴を示す情報等のトラブル状況が含まれている。

また、装置情報は、各デジタル複合機３０から本社Ｅのサーバー１２に対して、電子メールによって送信されるようになっている。
ここで、デジタル複合機３０からサーバー１２に送信される、装置情報を含む電子メール（装置情報メール）について詳細に説明する。

装置情報メールは、上記したメイン画像処理ボード４００のメインＣＰＵ４０１と、プリンターボード６０１のサブＣＰＵ６０１ｅとによって、サーバー１２に対して定期的に送信されるようになっている。すなわち、所定の時刻（時期）となると、メインＣＰＵ４０１がデジタル複合機３０の装置情報を収集し、サブＣＰＵ６０１ｅが、収集された装置情報に基づいて装置情報メールを作成し、本社Ｅのサーバー１２に送信するように設定されている。

装置情報の収集では、メインＣＰＵ４０１が、まず、メモリ４０３からデジタル複合機３０の固有情報を読み出すとともに、図示しないクロック（時計）から現在時刻を取得することで、装置情報における基本情報を作成する。

そして、メインＣＰＵ４０１は、ＭＣボード２００におけるサブＣＰＵ２０１を制御して、後処理装置３４，ＲＡＤＦ３６，スキャナユニット（ＳＵ）４０，電子写真プロセス部４７，シート搬送機構５０の履歴データを、メモリ２０２から読み出させる。

また、メインＣＰＵ４０１は、プリンターボード６０１およびＦＡＸボード６０３におけるサブＣＰＵ６０１ｅおよびサブＣＰＵ６０３ａを制御して、印刷ジョブ（画像データ）の受信およびＦＡＸの送受信に関する履歴データを読み出させる。
そして、メインＣＰＵ４０１は、取得した履歴データに基づいて、装置情報における使用状況およびトラブル状況を作成するように設定されている。

その後、メインＣＰＵ４０１は、作成した基本情報，使用状況およびトラブル状況を表１のようにまとめて、プリンターボード６０１のサブＣＰＵ６０１ｅに伝達する。

サブＣＰＵ６０１ｅは、伝達された装置情報に基づいて装置情報メールを作成し、ネットワークＩ／Ｆ６０１ｄを制御して、本社Ｅのサーバー１２に対して送信するように設定されている。
図１は、サブＣＰＵ６０１ｅによって作成される装置情報メールを示す説明図である。この図に示すように、装置情報メールは、宛先や件名を示すヘッダーＭ１，メールデータＭ２と、添付ファイルデータ（添付データ）Ｍ３とからなる構成である。

メールデータＭ２は、表１に示した基本情報から構成されている文書データであり、電子メールシステムに応じて設定されているテキスト形式のデータである。
また、添付データＭ３は、表１に示した使用状況およびトラブル情報を含むデータである。この添付データＭ３は、本システムにおける専用プログラムによって、使用状況およびトラブル情報を変換することで作成されるデータである。従って、添付データＭ３は、このプログラムを保持していないコンピューターでは、解読不能なものである。

すなわち、本システムでは、サブＣＰＵ６０１ｅが、装置情報の一部を、第３者に認識される可能性の少ない添付データＭ３に変換して装置情報メールを作成し、サーバー１２に送信するように設定されている。これにより、本システムでは、ハッカー等に装置情報メールを盗まれた場合でも、情報の漏洩を抑制できるようになっている。

さらに、本システムでは、プリンターボード６０１が、デジタル複合機３０の使用状況およびトラブル状況を示す情報を添付データに変換するように設定されている。
カウンタ値等の使用状況は、ユーザーの仕事量に応じた情報であるため、第３者には特に知られたくない秘密情報である。また、ジャム履歴等のトラブル状況もまた、他人には明かしたくない秘密情報である。そこで、本システムでは、使用状況およびトラブル状況を添付データＭ３に変換して送信することで、これらを適切に保護できるようになっている。

また、添付データＭ３は、テキストデータよりも圧縮率の高い形式のデータからなることが好ましい。これにより、装置情報の一部を添付データＭ３として送信することで、送信効率（情報を送信するための時間・コスト）を向上させることが可能となる。

なお、本実施の形態では、プリンターボード６０１におけるサブＣＰＵ６０１ｅが、本システムにおける専用プログラムによって、使用状況およびトラブル状況を添付データＭ３に変換するとしている。しかしながら、添付データの作成方法はこれに限らない。

例えば、市販されている一般的なソフトウエアによって、使用状況およびトラブル状況を添付データＭ３に変換するようにしてもよい。このようにしても、添付データＭ３はメールデータＭ２よりも認識しにくいため、使用状況を保護することは可能である。また、この構成では、添付データを容易に作成できるという利点もある。

また、添付データＭ３の保護力を強化してデータの内容を簡単に取得できないように、サブＣＰＵ（暗号化処理部）６０１ｅが、添付データＭ３を暗号化してメールデータＭ２に添付するようにしてもよい。また、この暗号化は、例えば、公開鍵暗号法やデジタル署名を用いることができる。

また、本実施の形態では、プリンターボード６０１のサブＣＰＵ６０１ｅが、デジタル複合機３０の使用状況およびトラブル状況を添付データＭ３に変換するように設定されている。しかしながら、添付データに変換する情報としては、使用状況やトラブル状況に限らず、いずれの情報を選択してもよい。

また、サブＣＰＵ（情報選択部）６０１ｅは、メインＣＰＵ４０１から伝達された装置情報のなかからサーバー１２に送信すべきものを選択して、選択した情報に基づいて装置情報メールを作成するようにしてもよい。また、メインＣＰＵ（情報選択部）４０１は、サーバー１２に送信すべき情報だけをサブＣＰＵ６０１ｅに伝達するように設定されていてもよい。

また、サブＣＰＵ６０１ｅは、ネットワークＩ／Ｆ４０１ｄを介して入力される、本社Ｅにおけるサーバー１２からの指示、あるいは、デジタル複合機３０の操作パネル１０３（図３参照）に直接入力されるの指示に基づいて、添付データＭ３とすべき情報を選択するように設定されていてもよい。このようにすれば、本社Ｅの管理者あるいはユーザーの所望とする情報を、添付データＭ３に変換して送信できる。

また、図４に示したＤ事務所のように、ＬＡＮにＯＡ機器を管理するためのＰＣ１１ａが設置されている場合、サブＣＰＵ６０１ｅ（あるいはメインＣＰＵ４０１) は、本社Ｅだけでなく、このＰＣ１１ａにも装置情報を送信するように設定されていることが好ましい。
このように設定すれば、ユーザー側の責任者が、Ｄ事務所内で使用されているデジタル複合機３０の情報を、本社Ｅの管理者と同様に把握できる。さらに、ユーザー側の管理者は、本社Ｅから発行される関連書類（請求書等）を容易にチェックできる。

また、本実施の形態では、デジタル複合機３０内のメインＣＰＵ４０１・サブＣＰＵ６０１ｅによって、デジタル複合機３０の装置情報を含む装置情報メールを作成・送信するとしている。
しかしながら、これに限らず、装置情報メールを、デジタル複合機３０内の他のサブＣＰＵ、あるいは、デジタル複合機３０に接続されたＰＣ１３（あるいはＰＣ１１ａ〜１１ｃ）によって作成・送信するように設定してもよい。

また、ＰＣ１３によって装置情報メールを作成・送信する場合、ＰＣ１３にインストールされている市販のソフトウエアを用いて各データＭ１〜Ｍ３を作成するようにしてもよい。また、添付データＭ３を作成するための専用プログラムをインストールしておき、これを用いて、使用状況およびトラブル状況を含む添付データＭ３を作成することも好ましい方法である。

さらに、図４に示したＣストアのように、２台以上のデジタル複合機３０を保有している場合、これらの装置情報を、これらに接続されているＰＣ１３によって、まとめて送信するようにしてもよい。

図５は、この場合に送信される装置情報メールの例を示す説明図である。この例では、ＰＣ１３が、デジタル複合機３０における１号機および２号機の情報を、同一の装置情報メールに記載するようになっている。なお、この場合、図５に示すように、ＰＣ１３は、各デジタル複合機３０の設置場所を記憶しておき、これをメールデータＭ２に記載するように設定されている。

このようにすれば、本社Ｅの管理者が、Ｃストアに設置されている全てのデジタル複合機３０の情報をまとめて把握できるので、関連書類を効率よく発行でき、サービス性を向上できる。さらに、定期点検や消耗品補充の必要性をストア毎（区域毎）に判定できるので、Ｃストアへの訪問回数を減少させることが可能となる。

なお、本実施の形態では、デジタル複合機３０からサーバー１２に対し、装置情報メールが定期的に送信されるとしている。しかしながら、これに限らず、デジタル複合機３０が所定の状態（異常状態）になったとき、および、サーバー１２が装置情報を要求したときにも、電子メールによって装置情報が送信されるように設定することが好ましい。
また、デジタル複合機３０が異常状態となった際における装置情報メールの送信については、後述する実施の形態２において説明する。

〔実施の形態２〕
本発明の第２の実施形態について説明する。なお、本実施の形態では、実施の形態１に示した部材と同一の機能を有する部材には同一の符号を付し、その説明を省略する。
本実施の形態では、デジタル複合機３０にエラー（異常状態，トラブル）の発生した場合における、電子メールの送信について説明する。

メインＣＰＵ（異常検知部）４０１は、デジタル複合機３０における各部材の機能を定期的に調査することにより、エラーの有無を定期的に自主点検する機能を有している。また、メインＣＰＵ４０１は、デジタル複合機３０の動作中に生じるエラーを随時的に検知する機能も有している。

さらに、メインＣＰＵ４０１は、何らかのエラーを検知したときに、デジタル複合機３０の動作を停止するとともに、エラーの種類（内容）を判断して、操作パネル１０３におけるＬＣＤ表示部１０４に表示するように設定されている。そして、メインＣＰＵ４０１は、ユーザーによってエラーが解消されたときに、デジタル複合機３０を動作可能とするようになっている。
また、メインＣＰＵ（送信処理部）４０１は、サブＣＰＵ６０１ｅを制御して、本社Ｅのサーバー１２に対し、エラー発生を報告するための電子メール（異常通知メール）を作成・送信するように設定されている。

さらに、メインＣＰＵ４０１は、発生したエラーの種類に応じて、異常通知メールを送信するか否かを判断するようになっている。
図６は、メインＣＰＵ４０１の使用するエラー管理テーブルＴ１を示す説明図である。この図に示すように、メインＣＰＵ４０１は、エラー管理テーブルＴ１によって『通知』と設定されている種類のエラーが発生した場合に、サブＣＰＵ６０１ｅとともに異常通知メールの作成・送信を行なうようになっている。一方、メインＣＰＵ４０１は、『非通知』と設定されている種類のエラーを検知した場合には、異常通知メールの送信は行わないように設定されている。

なお、このエラー管理テーブルＴ１の内容（各エラーに対する『通知』『非通知』の設定）は、各デジタル複合機３０のユーザーによって個々に設定できるものである。

ここで、エラー検知に関するメインＣＰＵ４０１の動作について説明する。図７は、この動作の流れを示すフローチャートである。この図に示すように、メインＣＰＵ４０１は、デジタル複合機３０の動作中あるいは自主点検の時期になったときに、デジタル複合機３０におけるエラーの検知を行なうように設定されている。

そして、デジタル複合機３０の動作中にエラーが発生した場合（Ｓ１・Ｓ２）、あるいは、自主点検中にエラーを検知した場合には（Ｓ５〜Ｓ７）、後述するエラー処理を行なうように設定されている（Ｓ３）。
なお、このエラーの検知に関する動作は、デジタル複合機３０の電源がＯＦＦとなるまで継続して続けられる。また、メインＣＰＵ４０１は、自主点検中（Ｓ７）、ＬＣＤ表示部１０４に自主点検中である旨の表示を行なうようになっている（Ｓ６・Ｓ８）。

次に、Ｓ３として示したエラー処理について説明する。図８は、エラー処理の流れを示すフローチャートである。この図に示すように、メインＣＰＵ４０１は、エラーの発生を検知すると、そのエラーの内容を判別してＬＣＤ表示部１０４に表示するように設定されている（Ｓ１１）。

その後、ＬＣＤ表示部１０４は、図６に示したエラー管理テーブルＴ１を参照して、検知したエラーが『通知』と設定されているか、あるいは、『非通知』と設定されているか否かを判断する（Ｓ１２・Ｓ１３）。そして、『通知』と設定されている場合、メインＣＰＵ４０１は、エラーの内容をプリンターボード６０１のサブＣＰＵ６０１ｅに伝達する。
サブＣＰＵ６０１ｅは、伝達されたエラーの内容を含む異常通知メールを作成し、ネットワークＩ／Ｆ６０１ｄを制御して、本社Ｅのサーバー１２に対して送信する（Ｓ１４）。

その後、メインＣＰＵ４０１は、ユーザーによってエラーが解消されるまで待機する。そして、エラーの解消したことを確認した後、ＬＣＤ表示部１０４の表示をリセットして（Ｓ１６）、処理を終了する。

以上のように、デジタル複合機３０では、メインＣＰＵ４０１が、動作中あるいは自主点検中に発生したエラーを検知するようになっている。そして、メインＣＰＵ４０１およびサブＣＰＵ６０１ｅが、エラーの内容を含む異常通知メールを作成して、本社Ｅのサーバー１２に送信するように設定されている。
これにより、本社Ｅの管理者は、各デジタル複合機３０に発生しているエラーの内容を迅速に認識できるので、エラーに対して、早急かつ適切な対策を図ることが可能となる。

また、デジタル複合機３０では、メインＣＰＵ４０１が、エラー管理テーブルＴ１に基づいて、発生したエラーに関する異常通知メールを送信するか否かを決定するように設定されている。

すなわち、デジタル複合機３０では、トナーエンプティ（トナー切れ），搬送ジャム（紙詰まり），シート切れ（紙なし）等の、ユーザーによって容易に修正できる軽微なエラーの発生時には異常通知メールを送信しない一方、電源不良，漏電，制御系の破損等、ユーザーによっては修正困難な異常状態に陥ったときには、異常通知メールを自動的に送信するようになっている。
これにより、本社Ｅのサーバー１２に対し、不要な異常通知メールを多量に送信してしまうことを防止することが可能となる。また、本社Ｅの管理者は、ユーザーによって処理することの困難なエラーのみに対応すればよいので、管理コストを低減できるとともに、迅速な対応（デジタル複合機３０の復旧）を図ることが可能となる。

また、デジタル複合機３０では、図６に示したエラー管理テーブルＴ１の内容（各エラーに対する『通知』『非通知』の設定）を、各デジタル複合機３０のユーザーによって個々に設定できるようになっている。これにより、各ユーザーの技術レベルに応じて異常通知メールの送信・非送信を決定できるので、本社Ｅの管理者は、各ユーザーの技術レベルに応じたメンテナンスサービスを行なうことが可能となる。

なお、通常、デジタル複合機３０の動作中にエラーの発生した場合、発生したエラーが軽微であれば、ユーザーによって容易に修正されるため、エラーは短時間で解消する。一方、発生したエラーが深刻なものであれば、ユーザーによっては完全に解消することは困難である。従って、エラーは、長時間に渡って解消されずに継続されるか、あるいは、いったん解消してもすぐに発生してしまう。

このとき、エラーを検知する度に異常通知メールを送信する構成では、デジタル複合機３０の動作中、あるいはユーザーによる復旧作業中に、同一内容の異常通知メールが何度も送信されてしまう可能性がある。

そこで、図８に示したエラー処理を図９に示す処理に代えて、異常通知メールを送信するか否かを、先に異常通知メールを送信した時刻に応じて決定するようにしてもよい。そして、異常通知メールを送信してから所定時間内に、再び同じエラー状態（同等のエラー状態）が検知されたときには、異常通知メールの送信を取り止めるように設定されていることが好ましい。

すなわち、図９に示すエラー処理では、メインＣＰＵ４０１は、エラーの内容を表示した後（Ｓ２１）、ユーザーによってエラーが解消されるまで待機し、エラー解消後にＬＣＤ表示部１０４の表示をリセットする（Ｓ２４・Ｓ２５）。そして、この待機の間、メインＣＰＵ４０１が、前回に異常通知メールを送信した時刻からの経過時間を判断し、所定時間以上の時間が経過していると判断したときに、異常通知メールを送信するようになる（Ｓ２２・Ｓ２３）。

このエラー処理では、継続時間の短い軽微なエラーの発生時においても、また、継続時間の長いエラーの発生時においても、所定時間内では異常通知メールを１回だけ送信することになる。従って、エラー（トラブル）の解消時にユーザーの対応ミスがあっても、同一のエラーに起因する異常通知メールが繰り返し送信されてしまうことを防止できる。これにより、管理者に対し、不要な異常通知メールを多量に送信してしまうことを回避することが可能となる。

また、このエラー処理では、継続時間の非常に長い重大なエラーの発生した場合、あるいは、ユーザーが異常に気付かない場合には、異常通知メールが複数回送信されることになる。このため、管理者は、非常に重大な異常が発生したこと、あるいは、ユーザーが異常を検知していないことを容易に確認できる。

また、図９に示すエラー処理においても、エラーが非常に重大なものである場合には、管理者の注意を喚起するために、サーバー１２に対し、複数の異常通知メールを送信することも好ましいといえる。

そこで、メインＣＰＵ４０１が、判別したエラーの内容に応じて、上記の所定時間（異常通知メールにおける再送信の適否を設定するための時間）の長さを調整するようになっていることが好ましい。すなわち、エラーが深刻なものである場合には、メインＣＰＵ４０１は、所定時間を短く設定し、異常通知メールの再送信を促進することが好ましい。これにより、重大なエラーの発生時に、異常通知メールを短い時間間隔で複数送信できるので、管理者は、デジタル複合機３０に重大異常の発生したことをさらに容易に確認できる。

また、上記したように、デジタル複合機３０に発生したエラーが軽微であれば、ユーザーによって容易に修正されるため、エラーは短時間で解消する。従って、短時間で解消するエラーであれば、サーバー１２に通知する必要はないともいえる。

そこで、図８に示したエラー処理を図１０に示す処理に代えて、デジタル複合機３０に発生したエラーが所定時間以上継続した場合に限り、サーバー１２に対して異常通知メールを送信するように設定してもよい。

すなわち、図１０に示すエラー処理では、メインＣＰＵ４０１は、エラーの内容を表示した後（Ｓ３１）、ユーザーによってエラーが解消されるまで待機し、エラー解消後にＬＣＤ表示部１０４の表示をリセットする（Ｓ３４・Ｓ３５）。そして、この待機の間、メインＣＰＵ４０１が、エラー発生からの経過時間を測定し、所定時間が経過していると判断したときに、異常通知メールを送信するようになる（Ｓ３２・Ｓ３３）。
これにより、継続時間の長い重大なエラーだけを異常通知メールによってサーバー１２に通知するように設定できるので、サーバー１２に対して不要な異常通知メールを多量に送信してしまうことを防止できる。

また、このエラー処理では、継続時間の長い重大なエラーの発生した場合、あるいは、ユーザーが異常に気付かない場合に、異常通知メールが送信されることになる。このため、管理者は、重大なエラーが発生したこと、あるいは、ユーザーがエラーを検知していないことを容易に確認できる。

また、図１０に示すエラー処理においても、エラーが非常に重大なものである場合には、サーバー１２に対してなるべく早急に異常通知メールを通知することが好ましい。そこで、メインＣＰＵ４０１が、判別したエラーの内容に応じて、上記の所定時間（異常通知メールを送信するまでの時間）の長さを調整するようになっていることが好ましい。すなわち、エラーが深刻なものである場合に所定時間を短く設定し、異常通知メールの送信を早めることが好ましい。
これにより、重大なエラーの発生時に、異常通知メールをすぐに送信できる。従って、管理者は、デジタル複合機３０に重大なエラーの発生したことを早急に確認できる。

また、エラーの重大さによらず、非常に頻繁に発生する異常については、管理者に通知することが好ましいといえる。そこで、図８に示したエラー処理を図１１に示す処理に代えて、デジタル複合機３０に所定値以上の頻度で発生した場合に限り、サーバー１２に対して異常通知メールを送信するように設定してもよい。

すなわち、図１１に示すエラー処理では、メインＣＰＵ４０１は、エラーの内容を表示した後（Ｓ４１）、ユーザーによってエラーが解消されるまで待機し、エラー解消後にＬＣＤ表示部１０４の表示をリセットする（Ｓ４４・Ｓ４５）。そして、この待機の間、メインＣＰＵ４０１が、所定時間内に発生したエラーの回数を計測することで、エラーの発生する頻度（エラー頻度）を求め、求めた頻度が所定値以上であると判断したときに、異常通知メールを送信するようになる（Ｓ４２・Ｓ４３）。
従って、このエラー処理では、継続時間の短い軽微なエラーであっても、頻繁に発生するものであれば、異常通知メールによってサーバー１２に通知するように設定されている。また、この処理では、エラーが頻繁に発生する場合に限り異常通知メールを送信するように設定されているので、不要な異常通知メールを多量に送信してしまうことを防止することが可能となる。

また、図１１に示すエラー処理においても、エラーが非常に重大なものであるときには、発生頻度が小さい場合であっても、異常通知メールを送信することが好ましい。

そこで、メインＣＰＵ４０１が、判別したエラーの内容応じて、上記の所定値（異常通知メール送信の適否を設定するための、エラーにおける発生頻度の閾値）を調整するようになっていることが好ましい。すなわち、エラーが深刻なものである場合には、送信処理部は、上記の所定値を小さく設定し、異常通知メールの送信を促進することが好ましい。
これにより、重大なエラーの発生時に異常通知メールを必ず送信できる。これにより、管理者は、重大なエラーの発生を確実に確認できる。

また、図９〜図１１に示したエラー処理では、メインＣＰＵ４０１が、異常通知メールに、各所定時間内に発生したエラーの履歴情報を含ませることが好ましい。ここで、履歴情報とは、エラーの内容や発生回数等のことである。このようにすれば、管理者に対し、エラーの発生に関するより詳細な報告を行なうことが可能となる。

また、図７に示した処理では、メインＣＰＵ４０１が、デジタル複合機３０の動作中あるいはメインＣＰＵ４０１による自主点検中に、エラーの検知を行なうように設定されている。しかしながら、これに限らず、メインＣＰＵ４０１は、エラーの検知を、本社Ｅの管理者による定期点検の時期に行なうようにしてもよい。

この場合、メインＣＰＵ４０１は、図１２に示すようなエラー検知処理を行なうこととなる。図１２に示す処理では、デジタル複合機３０の定期点検時期に、メインＣＰＵ４０１が、デジタル複合機３０の動作が続行不可能であるか否か（動作できない程のエラーが発生しているか否か）を検知するように設定されている（Ｓ６１）。

そして、続行できないと判断した場合、メインＣＰＵ４０１は、図８〜図１１のいずれかに示したようなエラー処理を行なう（Ｓ６２）。一方、続行できると判断した場合、メインＣＰＵ４０１は、サブＣＰＵ６０１ｅとともに、定期点検時期であることを示す装置情報メールを作成してサーバー１２に送信し（Ｓ６４）、処理を終了する。

この処理では、発生しているエラーが、デジタル複合機３０の動作を続行できる程度のエラー（定期的な部品の交換，調整，清掃等）である場合に、定期点検時期の到来を示す装置情報メールをサーバー１２に送信するように設定されている。これにより、管理者は、定期点検時期の到来を確実に検知することが可能となる。

また、本実施の形態では、デジタル複合機３０内のメインＣＰＵ４０１によって異常を検知し、メインＣＰＵ４０１・サブＣＰＵ６０１ｅによって異常通知メールを作成・送信するとしている。
しかしながら、これに限らず、異常の検知および装置情報メールの作成・送信を、デジタル複合機３０内の他のサブＣＰＵ、あるいは、デジタル複合機３０に接続されたＰＣ１３（あるいはＰＣ１１ａ〜１１ｃ）によって実行するように設定してもよい。

また、実施の形態１では、メールデータＭ２を、電子メールシステムに応じて設定されているテキスト形式のデータ（文書データ）であるとしている。しかしながら、メールデータＭ２は、テキスト形式に限らず、電子メールシステムに応じて設定されている他の標準的な形式（例えばＨＴＭＬ形式）のデータであってもよい。

また、実施の形態１・２では、本発明にかかる被管理装置として、デジタル複合機３０を示している。しかしながら、本発明における被管理装置は、修理や消耗品の補充等を、被管理装置のユーザーだけでなく、サービス会社や製造元等の管理者によっても行うように設定されている装置であれば、複写機に限らず、他のどのような装置であってもよい。
デジタル複合機３０以外の被管理装置としては、例えば、ファクシミリ装置，プリンター，複写機，コンピューター，空気清浄機，冷暖房装置，飲料水や酒類等の自動販売機，ウォータークーラー，公衆電話，コインランドリーに設置された洗濯機・乾燥機，無人洗車場の洗車装置，各種の警報装置等を挙げることができる。

また、実施の形態１では、Ａ〜Ｃストアに、ＰＯＳシステムの端末装置であるＰＯＳ端末１０が設置されているとしているが、これらＰＯＳ端末１０と、本社Ｅのサーバー１２との間で、ネットワークＮを介したＰＯＳシステムを構成してもよい。

ここで、ＰＯＳシステムとは、システムを管理するためのホストコンピューターと、Ａ〜Ｃストア等の小売店舗に設置されたＰＯＳ端末（レジスタ）とからなるシステムである。このシステムでは、商品の販売時に、その商品のバーコードをレジスタのスキャナで読み取らせることで、商品の販売記録がホストコンピューターに送信されるように設定されている。
これにより、ＰＯＳシステムでは、ホストコンピューターが、各店舗における商品情報（売り上げ，在庫数等）をリアルタイムで正確に把握でき、流通を適切に処理できるようになっている。

このとき、ＰＯＳ端末１０あるいはＰＣ１３が、ＰＯＳ端末１０において取得された商品の販売記録を添付データＭ３に変換し、電子メールに含ませてホストコンピューターに送信するようにしてもよい。これにより、ＰＯＳシステムにおける販売記録の秘匿性を高めることが可能となる。

また、実施の形態１・２では、デジタル複合機３０における電子メール（装置情報メールあるいは異常通知メール）の作成・送信処理を、メインＣＰＵ４０１およびサブＣＰＵ６０１ｅにより行うとしている。しかしながら、これに限らず、電子メールの作成・送信処理を行うためのプログラムを記録媒体に記録し、このプログラムを読み出すことのできる情報処理装置を、メインＣＰＵ４０１およびサブＣＰＵ６０１ｅに代えて用いるようにしてもよい。

この構成では、情報処理装置の演算装置（ＣＰＵやＭＰＵ）が、記録媒体に記録されているプログラムを読み出し、電子メールの作成・送信処理を実行する。従って、このプログラム自体が、電子メールの作成・送信処理を実現するといえる。
ここで、上記の情報処理装置としては、一般的なコンピュータ（ワークステーションやパソコン）の他に、コンピュータに装着される機能拡張ボードや機能拡張ユニットを用いることができる。

また、上記のプログラムとは、電子メールの作成・送信処理を実現するソフトウェアのプログラムコード（実行形式プログラム，中間コードプログラム，ソースプログラム等）のことである。このプログラムは、単体で使用されるものでも、他のプログラム（ＯＳ等）と組み合わせて用いられるものでもよい。また、このプログラムは、記録媒体から読み出された後、装置内のメモリ（ＲＡＭ等）にいったん記憶され、その後再び読み出されて実行されるようなものでもよい。

また、プログラムを記録させる記録媒体は、情報処理装置と容易に分離できるものでもよいし、装置に固定（装着）されるものでもよい。さらに、外部記憶機器として装置に接続するものでもよい。

このような記録媒体としては、ビデオテープやカセットテープ等の磁気テープ、フロッピー（登録商標）ディスクやハードディスク等の磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ，ＭＯ，ＭＤ，ＤＶＤ，ＣＤ−Ｒ等の光ディスク（光磁気ディスク）、ＩＣカード，光カード等のメモリカード、マスクＲＯＭ，ＥＰＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，フラッシュＲＯＭ等の半導体メモリなどを適用できる。

また、ネットワーク（インターネット等）を介して情報処理装置と接続されている記録媒体を用いてもよい。この場合、情報処理装置は、ネットワークを介するダウンロードによりプログラムを取得する。なお、このダウンロードを行うためのプログラムは、装置内にあらかじめ記憶されていることが好ましい。

また、図３に示したＭＣボード２００は、スキャナユニット４０に代えて、読み取りスキャナ部（スキャナ部３１）を制御するようにしてもよい。また、ＣＣＤボード３００およびＳＵ４０によって、画像の読み取りを行なうようにしてもよい。

また、表１に示したトラブル状況を、故障通知と表現してもよい。また、装置情報は、各デジタル複合機３０におけるメインＣＰＵ４０１によって収集され、そして、プリンターボード６０１上で電子メール形式の文書データに編集され、ネットワークＩ／Ｆを介して、各デジタル複合機３０の装置情報を、添付ファイル付きの電子メールによって送信するように設定されていてもよい。

また、図３に示したサブＣＰＵ６０１ｅは、メールデータＭ２で基本情報を記述する一方、使用状況を含む他の情報から添付データを作成し、この添付データをメールデータＭ２に添付するようにしてもよい。
また、添付データＭ３の作成の際、プリンターボード６０１のネットワークＩ／Ｆ６０１ｄにネットワークインターフェイスカード（ＮＩＣ）を装着して、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）環境の中にデジタル複合機３０とともに接続されたパーソナルコンピュータにインストールされた市販されている一般的なソフトウエアによって、使用状況およびトラブル状況を添付データＭ３に変換するように設定してもよい。また、デジタル複合機３０の情報を、デジタル複合機３０内のメインＣＰＵ４０１によって本社Ｅに送信を完成させるようにしてもよい。

また、本発明の遠隔管理システムにおける前提構成のシステムは、装置の状態を遠隔地より把握して、設置先に設置されている装置の状況に合わせて適時に対応できるものであるといえる。さらに、管理する装置の情報としては、装置の利用状況（カウンタ情報など）、装置の状態情報（動作状況やトラブル情報など）を定期的に管理（監視）し、定期点検、消耗部品の交換、消耗品の補充など装置が安定した状態で動作できるような環境を確立している。

また、このシステムでは、装置の状態を監視したりする方法として、ネットワーク、電話回線などの通信回線を介して装置に関する各種情報を管理者に対して通知するシステムを利用できるようになっている。このシステムを用いることにより、リアルタイムで装置の状況を確認し、早急に対応できるサービスシステムが考えられる（装置が所定の動作を継続できない状態に陥ったとき、電子メールにて通知を行う。常時装置の状態に関する情報を電子メールにて通知するなど）。

しかし、装置の状態に変化（動作継続不可能な状態）があると即通知するシステムでは、ユーザーが装置を復旧する操作中に、完全に復旧していない状態で装置を動作させたりすると、装置側が勝手に装置の動作継続不可能状態として、再び電子メールにて即通知を行ってしまうなどの問題が発生するおそれがある。すなわち、動作継続不可能な状態になってから動作可能状態に復旧するまでに複数回の電子メールによる通知が管理者側に対して送信されてしまうことが考えられる。そこで本発明は、動作継続不可能な状態等の装置の状態に関する情報を的確に管理者側に対して通知することを目的としている。

また、実施の形態２に示した構成では、デジタル複合機３０の状態が至急対応を要する状態（重故障：設置先の利用者が正常な動作可能状態に復帰することが困難な状態）になった際に、所定の通知先（サービスセンター）へ即連絡（通知）が行くようになるので、その通知を確認したサービスセンターの管理者が早急に対応する（重故障の状態を復帰させる）ことが可能となる。

これに対し、デジタル複合機３０の状態が、設置先の利用者の方で正常な動作可能状態に簡単に復帰させることが可能な状態（紙詰まり、紙なし、トナー切れなど）である場合には、電子メールによるサービスセンターへの通知を禁止するなどの考慮も可能である。また、定期的な部品の交換、調整、清掃など、デジタル複合機３０を即停止させるまでもなく、デジタル複合機３０がメンテナンス時期にあることを電子メールによりサービスセンターへ送信するものの、記録動作は続行させる場合もある。

さらに、設置先の利用者のレベルに応じて対処できる範囲もまちまちであるので、利用者のレベル（装置の理解度）に応じて、デジタル複合機３０がどのような状態になったときに、サービスセンターは通知するか、デジタル複合機３０の状態毎に設定することも可能である。

また、図１２は、エラー管理テーブルＴ１の設定内容に基づいて、デジタル複合機３０における記録動作の続行が不可能な状態になった場合、あるいは、デジタル複合機３０の状態が所定の状態になった場合に、電子メールによるサービスセンターへの通知を行うか、あるいは通知は行わないか確認して、それぞれの状態における処理を行うフローチャートであるともいえる。

また、実施の形態２に示した構成では、デジタル複合機３０が所定の状態になっても電子メールによる通知を所定時間遅延させるように考慮することも可能である。また、所定時間内にデジタル複合機３０が所定の状態に繰り返しなるようであれば、電子メールによる通知を１つにまとめて行うように考慮することも可能である。

さらに、所定時間内に再びデジタル複合機３０が所定の状態になるときは、電子メールによるサービスセンターに対する通知を禁止するように考慮することも可能である。さらにまた、デジタル複合機３０における所定の状態が所定の期間中に連続して発生する場合は、そのデジタル複合機３０に関する情報をまとめて（回数も含めて）通知するように考慮することも可能である。

これは、デジタル複合機３０の記録動作不可能状態を復帰させるにあたり、対応に不備があったとしても同じ内容のデジタル複合機３０の状態に関する情報が、サービスセンターに対して繰り返し電子メールによる通知がされることもなく、また、１つの電子メールによる通知として処理されるので管理する側（サービスセンター（本社Ｅ）側）にとっても有効である。

また、本発明の遠隔管理システムは、通信装置を用いて遠隔地にある装置の状況を把握する遠隔管理システムであって、装置の状態に応じて監視装置に対して、その装置の状態を所定のタイミングで通知するものである、と表現することもできる。

また、本発明の情報通信方法は、被管理装置の装置情報を電子メールを用いて管理装置に通知する情報通信方法において、被管理装置の異常状態を検知する異常検知工程と、異常検知工程によって検知された異常状態が、管理装置に通知すべき異常状態の記載された異常管理テーブルに記載されている場合に、異常状態の内容を含む電子メールである異常通知メールを作成して管理装置に送信する送信工程とを含む方法であると表現できる。

また、本発明の情報通信方法は、被管理装置の装置情報を電子メールを用いて管理装置に通知する情報通信方法において、被管理装置の異常状態を検知する異常検知工程と、この異常検知工程によって被管理装置の異常状態を検知したときに、異常状態の内容を含む電子メールである異常通知メールを作成して管理装置に送信する送信工程とを含み、この送信工程が、異常通知メールを送信してから所定時間内に再び異常状態が検知されたときには、異常通知メールの送信を取り止めるように設定されている方法であると表現できる。

また、本発明の情報通信方法は、被管理装置の装置情報を電子メールを用いて管理装置に通知する情報通信方法において、被管理装置の異常状態を検知する異常検知工程と、被管理装置が所定時間以上継続して異常状態にある場合に、異常状態の内容を含む電子メールである異常通知メールを作成して管理装置に送信する送信工程とを含んでいる方法であると表現できる。

また、本発明の情報通信方法は、被管理装置の装置情報を電子メールを用いて管理装置に通知する情報通信方法において、被管理装置の異常状態を検知する異常検知工程と、所定時間内に発生した異常状態の回数を計測し、所定値以上の頻度で異常状態が発生している場合に、異常状態の内容を含む電子メールである異常通知メールを作成して管理装置に送信する送信工程とを含んでいる方法であると表現できる。

また、本発明は、以下の第６〜第１１の情報通信装置、第１の遠隔管理システム、および、第１の情報通信方法として表現することもできる。すなわち、第６の情報通信装置は、被管理装置の情報（装置情報）を電子メールにより管理装置に通知する情報通信装置において、装置情報の一部を電子メール形式のデータ（メールデータ）で送信する一方、装置情報の他の部分を添付ファイル形式のデータ（添付データ）に変換し、メールデータに添付して送信する送信処理部を備えている構成である。

上記の構成において、被管理装置とは、修理や消耗品の補充等を、ユーザー以外の管理者（サービス会社や製造元）によって行うように設定されている装置のことである。また、管理装置とは、管理者のもとに設置された、被管理装置の情報（装置情報）を収集する装置である。そして、上記の通信装置では、送信処理部が、被管理装置における装置情報を、電子メールによって管理装置に送信するようになっている。そして、特に、この送信処理部は、装置情報の一部を、第３者に認識される可能性の少ない添付データとして送信するように設定されている。このため、第３者に知らせたくない情報（秘密情報）を添付データとして送信すれば、秘密情報の漏洩を抑制できる。

また、第７の情報通信装置は、第６の情報通信装置において、上記送信処理部が、装置の利用状況を示す情報（利用情報）を添付データに変換してメールデータに添付するように設定されている構成である。

利用情報とは、例えば複写機であれば、月間の画像出力状況（コピーボリューム）等のことである。このような利用情報は、ユーザーの仕事量に応じた情報であり、第３者に知られたくない秘密情報である。上記の構成では、添付データとして送信することで、利用情報を適切に保護できるようになっている。

また、第８の情報通信装置は、第６の情報通信装置において、上記送信処理部が、添付データを暗号化してメールデータに添付する暗号化処理部を備えている構成である。暗号化処理を施した上で添付データを送信するので、添付データを堅固に保護できる。

また、第９の情報通信装置は、第６の情報通信装置において、上記送信処理部が、管理装置（あるいは管理者）の指示により添付データとすべき情報を装置情報から選択する、情報分類部を備えている構成である。これにより、管理者の所望の情報を添付データとして送信できる。

また、第１０の情報通信装置は、第６の情報通信装置において、上記送信処理部が、所定区域内に設置されている複数の被管理装置における装置情報を、まとめて送信するように設定されている構成である。

所定区域内の被管理装置とは、例えば、同一のユーザー（会社等）によって使用されている装置等、一括して管理することが好ましい装置群のことである。上記の構成では、管理者が、区域内における全装置の情報をまとめて把握できるので、関連書類（請求書等）を効率よく発行でき、サービス性を向上できる。さらに、定期点検や消耗品の補充の必要性を区域ごとに判定できるので、その区域への訪問回数を減少できる。

また、第１１の情報通信装置は、第６の情報通信装置において、上記送信処理部が、装置情報を、ユーザーの所望する他の宛先にも通知するように設定されている構成である。上記の構成では、管理者だけでなく、ユーザーの所望とする宛先（例えば、ユーザー側の責任者）に対しても装置情報を通知できる。
従って、ユーザーは、自身の使用している被管理装置の情報を、管理者と同様に把握できる。さらに、管理者から発行される関連書類を、ユーザー側でチェックできる。

また、第１の遠隔管理システムは、第６〜第１１のいずれかの情報通信装置と、この情報通信装置に装置情報を送信させる被管理装置と、上記情報通信装置から送信される装置情報に基づいて、上記被管理装置を管理する管理装置とを含む構成である。

また、第１の情報通信方法は、被管理装置の情報（装置情報）を電子メールにより管理装置に通知する情報通信方法において、装置情報の一部を電子メール形式のデータ（メールデータ）で送信する一方、装置情報の他の部分を添付ファイル形式のデータ（添付データ）に変換し、メールデータに添付して送信する方法である。

また、本発明は、以下の第２〜第１４の遠隔管理システムとして表現することもできる。すなわち、第２の遠隔管理システムは、装置に関する情報を電子メールにより管理者に対して通知する遠隔管理システムであって、装置に関する情報を装置が所定の状態になると、その状態に関する情報を電子メールにより管理者側に対して通知する構成である。上記の構成では、装置の状態が至急対応を要する状態になった際に、所定の通知先へ即連絡（通知）が行くようになるので、その通知を確認した管理者が早急に対応することが可能となる。

また、第３の遠隔管理システムは、第１の遠隔管理システムにおいて、装置に関する情報を電子メールにより管理者に対して通知する遠隔管理システムは、装置に関する情報を所定の時期に通知する第１の通知モードと、装置に関する情報を装置が所定の状態になると通知する第２の通知モードとを備えている構成である。上記の構成によれば、装置の状態を定期的に監視することができると共に、装置の状態が至急対応を要する状態になった際に、所定の通知先へ即連絡（通知）が行くようになるので、その通知を確認した管理者が早急に対応することが可能となる。

また、第４の遠隔管理システムは、第１あるいは第２の遠隔管理システムにおいて、上記装置における所定の状態とは、装置が動作することができない状態である構成である。これにより、装置の動作が停止する状況に陥ったとしても、所定の通知先へ即連絡（通知）が行くようになるので、その通知を確認した管理者が早急に対応して装置の状態を動作可能な状態に復帰することができる。

また、第５の遠隔管理システムは、第１あるいは第２の遠隔管理システムにおいて、上記装置が所定の状態になっても電子メールによる通知を所定時間遅延させる構成である。これにより、装置の動作を復帰させるにあたり、対応に不備があったとしても同じ装置の状態に関する情報が繰り返し通知されることを防止することができる。

また、第６の遠隔管理システムは、第５の遠隔管理システムにおいて、上記所定時間内に上記装置が所定の状態に繰り返しなるようであれば、電子メールによる通知をまとめて（１回）行う構成である。これにより、装置の動作を復帰させるにあたり、対応に不備があったとしても同じ装置の状態に関する情報が繰り返し通知されることもなく１つにまとめて通知されるので管理する側にとっても有効である。

また、第７の遠隔管理システムは、第１あるいは第２の遠隔管理システムにおいて、上記所定時間内に再び上記装置が所定の状態になるときは、電子メールによる通知を禁止する構成である。これにより、装置の動作を復帰させるにあたり、対応に不備があったとしても同じ装置の状態に関する情報が繰り返し通知されることを防止することができる。

また、第８の遠隔管理システムは、第１あるいは第２の遠隔管理システムにおいて、上記装置における所定の状態が所定の期間中に連続して発生する場合は、その装置に関する情報をまとめて（回数も含めて）通知する構成である。これにより、装置の動作を復帰させるにあたり、対応に不備があったとしても同じ装置の状態に関する情報が繰り返し通知されることもなく、また連続して同じ状態に陥ることが確認できるので管理する側にとっても有効である。

また、第９の遠隔管理システムは、装置に関する情報を電子により管理者に対して通知する遠隔管理システムにおいて、管理者に対して通知される装置に関する第１の情報は電子メール形式により通知され、管理者に対して通知される装置に関する第２の情報は電子メールの添付ファイル形式により通知される構成である。これにより、装置に関する各種情報を第１と第２の情報に分離して装置管理者側に通知することとなるので、情報毎に分離して通知することができる。

また、第１０の遠隔管理システムは、第９の遠隔管理システムにおいて、上記装置に関する第１の情報は、装置の状態（状況）に関する情報であり、上記装置に関する第２の情報は、装置の利用状況（カウンタ情報など）に関する情報である構成である。これにより、設置先における特に月間の画像出力状況（コピーボリューム）など知られたくない情報を保護することができる。

また、第１１の遠隔管理システムは、第９の遠隔管理システムにおいて、上記電子メールの添付ファイル形式により通知される装置に関する第２の情報（カウンタ情報など）は、所定の処理（暗号化処理）が施されている構成である。これにより、特定の情報に対して暗号化処理が施された上で処理されるので、設置先における特に月間の画像出力状況（コピーボリューム）など知られたくない情報を保護することができる。

また、第１２の遠隔管理システムは、第９の遠隔管理システムにおいて、上記装置に関する情報を第１の情報と第２の情報に分類する情報分類手段を備えている構成である。これにより、任意の情報に対してセキュリティーの対応が可能である。

また、第１３の遠隔管理システムは、第９の遠隔管理システムにおいて、管理されている複数の装置に関する情報をまとめて電子メールにて通知する構成である。これにより、設置先（契約者）毎の情報が管理できるので、定期的な点検など複数の装置の状況をまとめて確認（把握）できることとなり、一度の訪問でまとめて対応できることとなりサービス性の向上につながる。

また、第１４の遠隔管理システムは、第９の遠隔管理システムにおいて、装置に関する情報を複数の特定の送信先へ電子メールにて通知する構成である。これにより、装置の保守管理を行うサービス会社への通知のみではなく、ユーザー側（設置先）における管理者に対しても情報を通知することで、お互いに装置の状況を把握することができる。

以上のように、本発明にかかる第１の情報通信装置（第１通信装置）は、被管理装置の装置情報を電子メールを用いて管理装置に通知する情報通信装置において、装置情報を添付データに変換し、この添付データを含む電子メールを管理装置に送信する送信処理部を備えている構成である。

この第１通信装置では、送信処理部が、被管理装置における装置情報を、電子メールによって管理装置に送信するようになっている。また、特に、この送信処理部は、装置情報を添付ファイル形式の添付データに変換し、電子メールに含ませて管理装置に送信するようになっている。
すなわち、第１通信装置では、装置情報を、第３者に認識されにくい添付データとして送信するように設定されている。このため、装置情報の漏洩を抑制することが可能となっている。

また、送信処理部は、装置情報の一部を電子メール形式のメールデータに変換する一方、装置情報の他の部分を添付データに変換し、これら添付データとメールデータとを含む電子メールを管理装置に送信するように設定されていてもよい。これにより、装置情報のうち、他人に知らせたくない秘密情報だけを添付データに変換することで、秘密情報の漏洩を抑制できるとともに、添付データの作成処理を軽減できる。

また、第１通信装置は、外部からの指示により、添付データとすべき情報を装置情報から選択する情報選択部を備えていることが好ましい。そして、送信処理部は、この情報選択部によって選択された装置情報を添付データに変換するように設定されていることが好ましい。この構成では、管理者あるいはユーザーにおける所望の装置情報を添付データとできるので、より効率的に電子メールを作成できる。

また、送信処理部は、被管理装置の使用状況を示す使用情報を添付データに変換するように設定されていることが好ましい。使用情報は、ユーザーの仕事量に応じた情報であり、第３者には特に知られたくない秘密情報である。上記の構成では、添付データとして送信することで、使用情報を適切に保護できるようになっている。

また、送信処理部は、所定区域内に設置されている複数の被管理装置における装置情報を、同一の電子メールによって送信するように設定されていることが好ましい。この構成では、管理者が、所定区域内における複数の被管理装置の情報をまとめて把握できるので、関連書類（請求書等）を効率よく発行でき、サービス性を向上できる。さらに、定期点検や消耗品の補充の必要性を区域ごとに判定できるので、その区域への訪問回数を減少させ、メンテナンスに要するコストを低減することが可能となる。

また、送信処理部は、管理者に送信した電子メールを、ユーザーの所望する他の宛先にも通知するように設定されていることが好ましい。例えば、ユーザー側の責任者に対しても電子メールを送信するように設定すれば、この責任者は、使用している被管理装置の装置情報を、管理者と同様に把握できる。さらに、管理者から発行される関連書類を、ユーザー側でチェックすることが容易となる。

また、送信処理部は、添付データを暗号化する暗号化処理部を備えていることが好ましい。そして、暗号化した添付データを電子メールに含ませて管理装置に送信するように設定されていることが好ましい。このように設定すれば、添付データを暗号化して添付できるので、装置情報をより堅固に保護することが可能となる。

また、第１通信装置と、第１通信装置を用いて電子メールによって装置情報を送信させる被管理装置と、第１通信装置から送信される電子メールに含まれる装置情報に基づいて被管理装置を遠隔管理する管理装置とをネットワーク接続すれば、装置情報の漏洩を抑制できる遠隔管理システムを構築できる。

また、本発明にかかる第１の情報通信方法（第１通信方法）は、上記した第１通信装置において用いられている情報通信方法である。
すなわち、第１通信方法では、装置情報を、第３者に認識されにくい添付データに変換し、この添付データを含む電子メールを管理装置に送信するように設定されている。これにより、第１通信方法では、装置情報の漏洩を抑制することが可能となっている。

また、本発明における第２の目的は、適切なタイミングで装置情報を送信できる情報通信装置、および、この情報通信装置を含む遠隔管理システムを提供することにある。

上記した第２の目的を達成するために、本発明にかかる第２の情報通信装置（第２通信装置）は、被管理装置の装置情報を電子メールを用いて管理装置に通知する情報通信装置において、被管理装置の異常状態を検知する異常検知部と、管理装置に通知すべき異常状態の記載された異常管理テーブルと、異常検知部によって検知された異常状態が異常管理テーブルに記載されている場合に、異常状態の内容を含む電子メールである異常通知メールを作成して管理装置に送信する送信処理部とを備えていることを特徴としている。

また、本発明にかかる第３の情報通信装置（第３通信装置）は、被管理装置の装置情報を電子メールを用いて管理装置に通知する情報通信装置において、被管理装置の異常状態を検知する異常検知部と、この異常検知部によって被管理装置の異常状態が検知されたときに、異常状態の内容を含む電子メールである異常通知メールを作成して管理装置に送信する送信処理部とを備え、この送信処理部が、異常通知メールを送信してから所定時間内に再び異常状態が検知されたときには、異常通知メールの送信を取り止めるように設定されていることを特徴とする構成である。

また、本発明にかかる第４の情報通信装置（第４通信装置）は、被管理装置の装置情報を電子メールを用いて管理装置に通知する情報通信装置において、被管理装置の異常状態を検知する異常検知部と、被管理装置が所定時間以上継続して異常状態にある場合に、異常状態の内容を含む電子メールである異常通知メールを作成して管理装置に送信する送信処理部とを備えていること特徴とする構成である。

また、本発明にかかる第５の情報通信装置（第５通信装置）は、被管理装置の装置情報を電子メールを用いて管理装置に通知する情報通信装置において、被管理装置の異常状態を検知する異常検知部と、所定時間内に発生した異常状態の回数を計測し、所定値以上の頻度で異常状態が発生していると判断した場合に、異常状態の内容を含む電子メールである異常通知メールを作成して管理装置に送信する送信処理部とを備えていることを特徴としている。

これら第２〜５通信装置は、第１通信装置と同様に、被管理装置における装置情報を、電子メールによって管理装置に送信するものである。
さらに、第２〜５通信装置は、被管理装置の異常（エラー）を検知するための異常検知部を備えている。そして、送信処理部が、異常検知部の検知結果に基づいて、異常状態の内容を含む電子メール（異常通知メール）を作成して管理装置に送信するように設定されている。

特に、第２通信装置は、管理装置に通知すべき異常状態の記載された、異常管理テーブルを備えている。このテーブルは、被管理装置のユーザー、あるいは管理者によって、各被管理装置毎に設定できるものである。
そして、第２通信装置では、異常検知部によって検知された異常状態が異常管理テーブルに記載されている場合に限り、異常状態の内容を含む異常通知メールを管理装置に送信するように設定されている。すなわち、第２通信装置では、管理装置に対し、異常状態の通知を、異常状態の内容に応じて選択的に行なうように設定されている。

これにより、管理装置に対して送信する異常通知メールを減少させることが可能となる。従って、管理者は、管理コストを低減できるとともに、迅速な対応（被管理装置の復旧）を図ることができる。

なお、上記した異常管理テーブルの内容は、被管理装置のユーザーによって設定されることが好ましい。これにより、各ユーザーの技術レベルに応じて、管理者に通知すべき異常状態の種類を設定できる。従って、管理者は、各ユーザーの技術レベルに応じたメンテナンスサービスを行なうことが可能となる。

また、通常、被管理装置の動作中に異常の発生した場合、発生した異常が軽微であれば、ユーザーによって容易に修正されるため、異常状態は短時間で解消する。一方、発生した異常が深刻なものであれば、ユーザーによって完全に解消することは困難である。従って、異常状態は、長時間に渡って解消されずに継続されるか、あるいは、いったん解消してもすぐに発生してしまう。
このとき、異常を検知する度に異常通知メールを送信する構成では、被管理装置の動作中、あるいは、ユーザーによる復旧作業中に、同一内容の異常通知メールが何度も送信されてしまう可能性がある。

そこで、第３通信装置では、この問題を回避するために、送信処理部が、異常通知メールを送信してから所定時間内に再び異常状態が検知されたときには、異常通知メールの送信を取り止めるように設定されている。

すなわち、第３通信装置では、継続時間の短い軽微な異常状態の発生時においても、また、継続時間の長い重大な異常状態の発生時においても、異常通知メールを所定時間内では１回だけ送信するようになっている。従って、ユーザーによる復旧作業中に対応ミスがあっても、同一のエラーに起因する異常通知メールが繰り返し送信されてしまうことを防止できる。これにより、管理者に対し、不要な異常通知メールを多量に送信してしまうことを回避できる。

また、第３通信装置では、継続時間の非常に長い重大な異常状態の発生した場合、あるいは、ユーザーが異常に気付かない場合には、異常通知メールが複数回送信されることになる。このため、管理者は、非常に重大な異常が発生したこと、あるいは、ユーザーが異常を検知していないことを容易に確認できる。

なお、第３通信装置では、送信処理部は、異常状態が複数回検知されても、所定時間内であれば、異常通知メールを１回だけ送信するように設定されている。しかしながら、異常状態が非常に重大なものである場合には、管理者の注意を喚起するために、管理装置に対し、複数の異常通知メールを送信するようにしてもよい。

そこで、第３通信装置では、送信処理部が、異常状態の内容（種類）を判別するとともに、判別した内容に応じて、上記の所定時間（異常通知メールにおける再送信の適否を設定するための時間）の長さを調整するようになっていることが好ましい。すなわち、異常状態が深刻なものである場合には、送信処理部は、所定時間を短く設定し、異常通知メールの再送信を促進することが好ましい。
これにより、重大な異常状態の発生時に、異常通知メールを短い時間間隔で複数回送信できるので、管理者は、重大異常の発生したことを確認することが容易となる。

また、上記したように、被管理装置に発生した異常状態が軽微であれば、ユーザーによって容易に修正されるため、異常状態は短時間で解消する。従って、短時間で解消する異常であれば、管理装置に通知する必要はないともいえる。

そこで、第４通信装置では、送信処理部が、被管理装置における異常状態の継続時間を測定するようになっている。そして、異常状態が所定時間以上継続した場合に、管理装置に対して異常通知メールを送信するように設定されている。これにより、継続時間の長い重大な異常だけを異常通知メールによって管理者に通知するように設定できるので、管理装置に対して不要な異常通知メールを多量に送信してしまうことを防止することが可能となる。

また、第４通信装置では、継続時間の長い重大な異常状態の発生した場合、あるいは、ユーザーが異常に気付かない場合に、異常通知メールが送信されることになる。このため、管理者は、重大異常が発生したこと、あるいは、ユーザーが異常を検知していないことを容易に確認できる。

なお、第４通信装置では、異常状態が所定時間以上継続した場合に、異常通知メールを送信するように設定されている。しかしながら、異常状態が非常に重大なものである場合には、管理装置に対してなるべく早急に異常通知メールを通知することが好ましい。

そこで、第４通信装置では、送信処理部が、異常状態の内容を判別するとともに、判別した内容に応じて、上記の所定時間（異常通知メールを送信するまでの時間）の長さを調整するようになっていることが好ましい。すなわち、異常状態が深刻なものである場合には、送信処理部は、所定時間を短く設定し、異常通知メールの送信を早めることが好ましい。
これにより、重大な異常状態の発生時に、異常通知メールをすぐに送信できるので、管理者は、重大異常の発生したことを早急に確認できる。

また、異常の重大さによらず、非常に頻繁に発生する異常については、管理者に通知しておくことが好ましいといえる。そこで、第５通信装置では、送信処理部が、所定時間内に発生した異常状態の回数を計測することで、異常状態の発生頻度を求めるようになっている。そして、求めた頻度が所定値以上となった場合に、管理装置に対して異常通知メールを送信するように設定されている。

従って、第５通信装置では、継続時間の短い軽微な異常であっても、頻繁に発生するものであれば、異常通知メールによって管理者に通知できるように設定されている。また、第５通信装置では、頻繁に異常が発生する場合に限り異常通知メールを送信するように設定されているので、不要な異常通知メールを多量に送信してしまうことを防止できる。

なお、第５通信装置では、発生頻度の高い異常に限り、管理装置に通知するようになっている。しかしながら、異常状態が非常に重大なものであるときには、異常状態の発生頻度が小さい場合であっても、異常通知メールを送信することが好ましい。

そこで、第５通信装置では、送信処理部が、異常状態の内容を判別するとともに、判別した内容に応じて、上記の所定値（異常通知メール送信の適否を設定するための、異常状態における発生頻度の閾値）を調整するようになっていることが好ましい。すなわち、異常状態が深刻なものである場合には、送信処理部は、上記の所定値を小さく設定し、異常通知メールの送信を促進することが好ましい。
これにより、重大な異常状態の発生時に異常通知メールを必ず送信できるので、管理者は、重大異常の発生したことを確実に確認できる。

また、第４・５通信装置では、送信管理部は、異常通知メールに、所定時間内に被管理装置に発生した異常状態の履歴情報を含ませることが好ましい。ここで、履歴情報とは、異常状態の内容や発生回数等のことである。このようにすれば、管理者に対し、異常状態の発生に関するより詳細な報告を行なうことが可能となる。

また、第２〜５通信装置と、第２〜５通信装置を用いて電子メールによって装置情報を送信させる被管理装置と、第２〜５通信装置から送信される電子メールに含まれる装置情報に基づいて被管理装置を遠隔管理する管理装置とをネットワークを介して接続すれば、装置情報の漏洩を抑制できる遠隔管理システムを構築できる。

本発明の一実施形態にかかるデジタル複合機の属する遠隔管理システムにおいて、デジタル複合機からサーバーに送信される装置情報メールの構成を示す説明図である。 上記したデジタル複合機の構成を示す説明図である。 図２に示したデジタル複合機の制御システムを示すブロック図である。 図２に示したデジタル複合機の属する遠隔管理システムの構成を示す説明図である。 図４に示した遠隔管理システムにおいて、デジタル複合機からサーバーに送信される装置情報メールの他の構成を示す説明図である。 図２に示したデジタル複合機におけるメインＣＰＵの使用するエラー管理テーブルを示す説明図である。 上記したメインＣＰＵにおけるエラー検知処理の流れを示すフローチャートである。 図７に示したエラー検知処理における、エラー処理の流れを示すフローチャートである。 図７に示したエラー検知処理における、他のエラー処理の流れを示すフローチャートである。 図７に示したエラー検知処理における、他のエラー処理の流れを示すフローチャートである。 図７に示したエラー検知処理における、他のエラー処理の流れを示すフローチャートである。 上記したメインＣＰＵにおける他のエラー検知処理の流れを示すフローチャートである。 従来の遠隔管理システムにおいて利用されている電子メールの例を示す説明図である。

符号の説明

１１ａ〜１１ｃ ＰＣ（情報通信装置）
１２ サーバー（管理装置）
１３ ＰＣ（情報通信装置）
３０ デジタル複合機（被管理装置，情報通信装置）
４０１ メインＣＰＵ（送信処理部，情報選択部，異常検知部）
６０１ｅ サブＣＰＵ（送信処理部，情報選択部，暗号化処理部）
Ａ〜Ｃ ストア
Ｄ 事務所
Ｅ 本社
Ｍ１ ヘッダー
Ｍ２ メールデータ
Ｍ３ 添付データ

Claims (5)

1. 被管理装置の装置情報を電子メールを用いて管理装置に通知する情報通信装置において、
   ネットワークを介して入力される外部管理者のサーバである外部装置からの指示、あるいはユーザーにより直接入力される指示であり、選択可能に設けられている装置情報のうちの使用状況およびトラブル状況を示す情報から添付データに変換する情報を選択する指示により、添付データとすべき情報を装置情報から選択する情報選択部と、
   装置情報のうちの機種名を含む基本情報を電子メール形式のメールデータに変換する一方、装置情報のうちの上記情報選択部によって選択された情報を電子メール形式とは異なる形式の添付データに変換し、これら添付データとメールデータとを含む電子メールを管理装置に送信する送信処理部とを備え、
   上記送信処理部は、上記添付データを暗号化する暗号化処理部を備えており、暗号化した添付データを電子メールに含ませるように設定されていることを特徴とする情報通信装置。
2. 上記送信処理部は、所定区域内に設置されている複数の被管理装置における装置情報を、同一の電子メールによって送信するように設定されていることを特徴とする請求項１に記載の情報通信装置。
3. 上記送信処理部は、管理者に送信した電子メールを、ユーザーの所望する他の宛先にも通知するように設定されていることを特徴とする請求項１または２に記載の情報通信装置。
4. 請求項１〜３のいずれか１項に記載の情報通信装置と、
   この情報通信装置に装置情報を含む電子メールを送信させる被管理装置と、
   上記情報通信装置から送信される電子メールに含まれる装置情報に基づいて、上記被管理装置を遠隔管理する管理装置とを含むことを特徴とする遠隔管理システム。
5. 被管理装置の装置情報を電子メールを用いて管理装置に通知する情報通信方法において、
   情報選択部が、ネットワークを介して入力される外部管理者のサーバである外部装置からの指示、あるいはユーザーにより直接入力される指示であり、選択可能に設けられている装置情報のうちの使用状況およびトラブル状況を示す情報から添付データに変換する情報を選択する指示により、添付データとすべき情報を装置情報から選択する情報選択工程と、
   送信処理部が装置情報のうちの機種名を含む基本情報を電子メール形式のメールデータに変換する一方、装置情報のうちの、情報選択工程において選択された情報を電子メール形式とは異なる形式の添付データに変換する変換工程と、
   上記送信処理部がこれら添付データとメールデータとを含む電子メールを管理装置に送信する送信工程とを含み、
   上記送信処理部は、添付データを暗号化する暗号化処理部を備えており、暗号化した添付データを電子メールに含ませるように設定されていることを特徴とする情報通信方法。

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