JP4343409B2 - インターネットメールシステム及び記録媒体 - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明はインターネットメールシステム及び記録媒体に関する。
【０００２】
パソコンの普及に伴いインターネットが広く利用されるようになり，特にインターネットメール（またはＥメール）がその利便性から一般に多くの人により日常的に使用されている。
【０００３】
近年，小学校，中学校等の学校の教育現場で児童・生徒にメールシステムの利用方法を教えたり，メールにおけるマナーの教育等の目的で，児童・生徒にメールアカウント（メールアドレス）を与えてインターネットに自由にメールを発信できるようにしているが，問題のあるメールがインターネット上に自由に送られる可能性があり，そのようなことが起きないようにすることが教育上必要であり，そのための新たな技術が望まれている。同様に，企業においても，社員が外部の顧客からの苦情，要望等の各種のメールに対する応答のメールを担当者が独自の考えだけで作成して，そのまま送信する場合に問題が生じることがあり，その改善が望まれている。
【０００４】
【従来の技術】
図８は従来のインターネットのメールシステムの説明図である。
【０００５】
図中，８０はメール送信端末，８１はメールサーバ，８２はインターネット，８３は受信側のメールサーバ，８４はメール受信端末であり，８１，８３はそれぞれメール送信端末８０とメール受信端末８４が契約しているインターネットサービスプロバイダのメールサーバである。メールを送信する場合，メール送信端末８０で宛先を含むメールを作成し，メールサーバ８１にアクセスして送信を行う。メールサーバ８１はインターネット８２を経由して宛先に向けてメールを送信すると，宛先であるメール受信端末８４が所属するプロバイダのメールサーバ８３にメールが送られて蓄積される。メール受信端末８４がメールサーバ８３にアクセスしてメール受信を要求することで，自分宛のメールがメールサーバ８３からメール受信端末８４に送られて，内容を読むことができる。
【０００６】
一般のインターネットのメールシステムでは上記した方法によりメールが送受信されるが，近年学校等の教育現場において，児童・生徒（小学校，中学校，高校等の生徒）にメールアカウント（メールアドレス）を与えて，メールの利用方法を習得させたり，メールによる外部に対して通信を実習させるようになった。その場合，先生が見ることなくインターネットに対して児童・生徒が自由にメールを発信することができる。
【０００７】
また，図８のインターネットのメールシステムと同様の構成を用いて，企業の各社員がメール送信端末８０を用いて企業内の宛先や企業外の宛先にメールを送信することができる。例えば，顧客からのクレーム（苦情）や要望等に対して応答を行う担当者は，顧客への応答のメールを作成してメール送信端末８０から相手のメール受信端末８４に対して送信する。
【０００８】
【発明が解決しようとする課題】
上記したように，学校等の教育現場で生徒・児童によるインターネットメールを実際に送信して学習を行う場合，自由にメールが発信できるため，マナー上問題があるメールを発信しても教師により把握することできないという問題があった。
【０００９】
また，従来のメールシステムでは，メールの配信経路で第３者が介入することができないため，メールを実際に作成して送信する時にマナーについての指導を行うことが難しいという問題があった。
【００１０】
更に，学校だけでなく他の組織，例えば企業等でも，上記したように顧客からのクレームにメールで対応する際に，担当者が作成したメールをそのまま送信すると，十分に説明されてなかったり，不適当な応答であったりする場合があり，その改善が望まれている。
【００１１】
本発明は学校，企業等の組織におけるインターネットメールがマナーや，適切な応答であるか等の面で指導するためのチェックを可能とするインターネットメールシステム及び記録媒体を提供することを目的とする。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
図１は本発明の原理構成である。１は学校，企業等の組織に設けられたメールの送信（実際は受信も可能）を行う送信者用の端末，１０はメールの作成，表示，送・受信の制御を行うメール処理部，２はサーバ，２０はメール格納部を含むメールサーバ，２０ａは送信者用の端末１が所属する学校，企業等の組織内の相手を宛先とするメールか，組織外の相手を宛先とするメールかを振分けるメール振分手段，２０ｂは承認者に対応して設けられたメールを保存する承認用保存領域，２１はメール承認部，２１ａはメール一覧表示手段，２１ｂは承認・却下メール送信手段，３は承認者用の端末，３０は承認・却下の指示を行うためのキーボード，マウス等の指示手段，４はインターネットである。
【００１３】
端末１から児童・生徒または企業の担当者（以下，単に生徒という）が，メール処理部１０の機能を用いてメールを作成するが，その宛先が端末１が所属する組織内の相手（同じ学校，企業等の組織内に属する相手）でなく，組織外の相手を宛先の場合はメールの一部に承認を要することを表す識別子（例えば，承認者の名前）をメールの表題に付加してメールを作成し，サーバ２に送信する。サーバ２では端末１からのメールをメールサーバ２０で受け取ると，承認を要する識別子が付加されていると，メール振分手段２０ａによりメールの振分けが行われ，宛先が送信元と同じ組織の相手であることを検出（送信元のアドレスと宛先のアドレスを比較して一致を検出）するか，メールの表題に承認を要することを表す識別子が付加されていないことを検出すると，そのメールについてはマナーまたは適切であるかについてのチェックを行うことなくメールサーバ２０により相手への送信を行うよう処理し，それ以外の場合（宛先が外部の相手である場合）は承認者に対応する承認用保存領域２０ｂにメールを保存する。
【００１４】
一方，承認者（学校では先生，企業では上司や顧客応対の専門家等）は承認者用の端末３を操作することによりメール承認部２１にアクセスすると，メール一覧表示手段２１ａが駆動されて，承認者の名前に対応する承認用保存領域２０ｂから，そこに保存されたメールが取り出されて，複数メールの一覧表示または一件毎の表示が行われると同時に承認，却下のチェック結果を入力するためのボタンが承認者用の端末３に表示される。承認者が各メールの内容を見てマナーに反するものと判断すると却下の指示を指示手段３０を操作して行い，それ以外のメールに対して承認の指示を行う。なお，却下の指示を行った場合は却下の理由も入力して，メールに付加することが生徒への教育，企業のクレーム応答の担当者等への教育のために望ましい。理由を入力する場合，予め用意した複数の理由を表示して，その中から承認者が選択するか，承認者がメッセージを入力するかにより実現できる。
【００１５】
送信の承認が指示されたメールには承認者のメールアドレスがメールを構成するフレームのヘッダに付加されてメールサーバ２０へ送られ，メールサーバ２０はその承認者のメールアドレスをチェックし，当該メールアドレスを削除してインターネット４へ送られる。送信の却下が指示されたメール（理由が付加される場合も含む）は，メールサーバ２０から送信元を宛先とするメールとして「却下」の判定結果（理由を含む）が送られ，送信者にはメールが却下されたことが通知され，理由がある場合は付加される。このメールは送信元の生徒がメールサーバにアクセスすることにより見る（受信する）ことができる。
【００１６】
このように，本発明により学校等の教育現場において，生徒が作成したメールを学校等の組織の外部に発信する場合に，マナーに反するメールが直接外部に送信されることを防ぐことが可能となる。また，企業に対する顧客からのクレームに対する応答のメールが，上司がチェックして適切な内容になるよう指導することができ，チェックにおいて適切な内容になるよう添削して，承認者が送信するようにしてもよい。
【００１７】
また，上記図１のメールサーバ２０，メール承認部２１はコンピュータ（ＣＰＵ，メモリ，ＲＡＭ，ＲＯＭ，ハードディスク，入出力装置等を含む）により構成され，特にメール承認部２１の各手段２１ａ，２１ｂの各機能はプログラムにより構成することができ，プログラムのフローは後述する実施例（図３）に示す。このようなプログラムを含むメモリとしては，ＣＰＵにより直接アクセスされるＲＡＭだけでなく，ハードディスク，ＲＯＭ，フレキシブルディスク，ＣＤＲＯＭ等のコンピュータ読み取り可能な各種の記録媒体として構成することができ，通信手段を介してアクセスすることができる装置に内蔵された記録媒体としても構成することができる。
【００１８】
【発明の実施の形態】
図２，図３は実施例の構成による処理フロー（その１），（その２）であり，図中，５０は学校の児童・生徒や，企業の担当者が操作する送信者用の端末（図１の１に対応）における処理，５１はメールサーバ（図１のメールサーバ２０に対応）における処理，５２，５３は承認者１，承認者２，…に対応したメールの保存領域（図１の２１ｂに対応），５４と承認者用端末，５５はホームページ閲覧用のＷＷＷサーバ，５６は組織外メール送信チェック用ＣＧＩ（Common Gateway Interface）である。なお，ＣＧＩ５６は承認者用端末５４からＷＷＷサーバ５５を介して呼出されて組織外メール送信チェックのためのゲートウェイインタフェースのプログラムを提供し，上記図１におけるメール承認部２１に対応する。また，図３に示す承認者に対応したメールの保存領域５２，５３は，説明の便宜上図２に示す符号５２，５３と同じものを表したものである。
【００１９】
図４はメール作成時の送信元，宛先，題名のフォーマットの例である。また，図５乃至図７は承認者用端末に表示される各画面の例を示し，図５は生徒のメール一覧画面の例，図６はメールの内容確認画面の例，図７は送信却下の画面の例である。
【００２０】
図２，図３の説明を図４乃至図７を参照しながら説明する。最初に，生徒が送信用端末を操作してメールを作成する（図２の５０）。この時，組織外（端末が設けられた学校の外部）の相手へメールを送信する場合，題名（Subject)のヘッダ（先頭）に「pass：承認者」の形式で外部発信を承認（許可）する人のユーザＩＤ（またはアドレス）を入力し，その後に本来（実際）の題名を入力する。この時，メールを送信する生徒のアドレスが送信元（またはFrom）の欄に設定され，送信先（またはＴｏ）の欄に相手のアドレスが設定され，これらの定型の事項と共にメールの本文を入力することでメールが作成されると，送信される。なお，組織内の相手へメールを送信する場合は，上記のような特別な手続きをする必要はない。
【００２１】
図４に示す例では，送信元（またはFrom），送信先（またはTo) が図に示すようなアドレスであり，送信先の相手が送信元とは異なる組織（外部組織）であるため，実際の題名である「バースデイパーティ」の先頭に，「PASS：nakamura」という承認者のユーザＩＤが入力され, これにより送信の承認を要することを表す。この入力は生徒自身が入力するか，自動的に設定するようメール作成プログラムにより実現することができる（但し，予め承認者のユーザＩＤは予め設定しておく）。
【００２２】
このメールが図２のメールサーバ５１へ送られると，最初に組織外に配送するメールか判別される（図２のＳ５１０），組織外で無い場合には組織内の宛先へそのまま送信され（同Ｓ５１１），組織外に配送するメールである場合には，メールのヘッダに「Ｘ−accsept:」がついているか判別する（同Ｓ５１２）。なお，この「Ｘ−accsept:」は，後述する承認部における処理（図３のＳ５６５）で付加される。このＳ５１２において，最初は「Ｘ−accsept:」が付加されてないので「いいえ」と判別され，題名（Subject)のヘッダの「PASS：」に書いてあるメールアドレス（承認者のアドレス）に対応するメールを一時保存する保存領域５２，５３，…の一つに送信者が送ったメールを保存する（図２のＳ５１４）。この時，「PASS：…」が正しいアドレスを指していない場合や，「PASS：」そのものがない場合は送信者にエラーであることを通知するメールを返す。
【００２３】
次に図３において，承認者用端末５４から承認者が，ＷＷＷサーバ５５にアクセスしてホームページを開くと，組織外メール送信チェック用ＣＧＩ５６が駆動される。この時，最初にホームページの認証で，承認者を判断し，その承認者に対応する組織外へのメールを対応する保存領域（５２，５３，…の一つ）から取り出して一覧表示をして，一覧からメールの内容を見ることもできる（図３のＳ５６０）。
【００２４】
図５に組織外へのメールの一覧表示画面の例を示す。承認者が自分のホームページにアクセスすることで，画面６０上に「メール承認」の題名６１とメールの一覧表示６２が行われる。この一覧表示の例では３つの組織外へのメール６２ａ〜６２ｃが示され，各メールについて主要な項目として，送信日時，送信元，送信先及び題名が表示される。この場合，題名には送信元の端末５０において題名の先頭に付加された承認者のユーザＩＤは省略（削除）して表示される。これらのメールの項目を表示する枠の外側に，「全部承認」，「承認」，「却下」，「内容確認」，「キャンセル」等の指示をするためのボタン６３ａ〜６３ｅが表示される。この表示に対して，メールの内容を確認して判断したい場合は「内容確認」のボタン６３ｄを操作する。なお，この一覧表示画面に対して，「全部承認」，「承認」，「却下」の指示を行うことも可能である。
【００２５】
図６は内容確認の表示例であり，図５の「内容確認」のボタン６３ｄの操作により表示される。この中には，送信元（From),送信先(To)や，Ｃｃ（Carbon copy:Toで指定した正規の宛先の他に同じ内容を送りたい別の宛先を表し，別の各宛先にもこの宛先が通知される），Ｂｃｃ（blind Carbon copy:同じ内容を通知する複数の宛先を表し，これらの宛先自体は通知されない），題名（Subject)の各項目の内容が上段に表示され，下段にメールの本文が表示される。この内容確認の画面の下部には，「承認」，「却下」，「キャンセル」の指示を行うためのボタン６３ｂ，６３ｃ，６３ｅが表示され，承認者により何れかを指示することができる。
【００２６】
図３の説明に戻って，承認者用端末５４において，上記図５の表示画面によりメールの内容を見て，「承認」（または送信許可），「却下」（または送信不許可）のボタンの操作を行うと，ＣＧＩ５６でボタンの操作が検出され（図３のＳ５６１），ボタン操作が「承認」であるか「却下」であるかを判別する（同Ｓ５６２）。「承認」（送信許可）である場合は，送信者のメールに「Ｘ−accsept:承認者のメールアドレス」のヘッダを付加してメールサーバへ送信する（図３のＳ５６５）。
【００２７】
この承認を得たメールは，図２に示すメールサーバ５１のＳ５１２において，メールヘッダに「Ｘ−accsept:」がついているかの判別処理で，「はい」と判断され，組織外の宛先へ送信される（図２のＳ５１３）。
【００２８】
上記図３のＳ５６２において，ボタン操作が「却下」であると判別されると，却下されたメールの内容を含む送信却下を通知するメールを作成する（図３のＳ５６３）。この時，理由が入力または指示されるとその却下理由も付加される。作成された却下通知のメールは送信元（元のメールの作成者である生徒）を宛先としてメールサーバ５１に通知される（図３のＳ５６４）。
【００２９】
この却下通知のメールは，図２に示すメールサーバ５１のＳ５１０において，組織外に配送メールかの判別処理で，「いいえ」と判断されて，組織内の生徒（送信元）にそのまま送信される（図２のＳ５１１）。
【００３０】
図７に承認者による送信却下の画面表示の例である。この画面６０は，上記図６に示す内容確認の表示において，メールの内容を確認した時に，マナーに反するものとして「却下」のボタンを操作した場合に「送信却下」６７が表示される。この場合，却下されるメールの各項目（送信日時，送信元，宛先，題名）のウィンドウ６８と「却下理由」を入力するウインドウ６９が表示され，却下理由として承認者が入力（または予め用意された理由の中から選択）した内容が表示される。この送信却下通知のメールは，送信元の生徒や企業の担当者に送られ，メールが組織外（学校や，企業等の組織外）に送られなかったこととその理由を生徒や担当者に知らせることができる。なお，この場合は元のメール（生徒または担当者が作成したメール）の学校や企業の組織外への送信は当然キャンセルされる。但し，企業のような組織では，承認者が担当者に対し送信却下通知のメールを送って，メールを修正させるようにしてもよいが，承認者が担当者の作成したメールを添削して，その修正された内容を承認者が直接顧客へ送信するようにしてもよい。
【００３１】
【発明の効果】
本発明によれば，小，中学校や，高校等の学校において，インターネットメールの仕組や方法を学習してメールのやりとりを実習や，学校内から学校外の相手との通常のメールの利用においてマナーに反するメールを見つけることにより，児童・生徒へのメールについての教育効果を上げることができる。
【００３２】
また，企業等の組織においても，顧客からのクレームや，要望等に対する応答を含む外部の顧客へ送信される重要なメールについて上司や専門技術者等によるマナーの面や，技術的な面でのチェックを行うことにより企業等の組織の対外的な信用，イメージ，評判等を低下することを防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の原理構成を示す図である。
【図２】実施例の構成による処理フロー（その１）を示す図である。
【図３】実施例の構成による処理フロー（その２）を示す図である。
【図４】メール作成時の送信元，宛先，題名のフォーマットを示す図である。
【図５】メール一覧画面の例を示す図である。
【図６】メールの内容確認画面の例を示す図である。
【図７】送信却下の画面の例を示す図である。
【図８】従来のインターネットのメールシステムの説明図である。
【符号の説明】
１ 送信者用の端末
１０ メール処理部
２ サーバ
２０ メールサーバ
２０ａ メール振分手段
２０ｂ 承認用保存領域
２１ メール承認部
２１ａ メール一覧表示手段
２１ｂ 承認・却下メール送信手段
３ 承認者用の端末
３０ 指示手段
４ インターネット

Claims (4)

1. インターネットのメールサーバと，該メールサーバと接続された学校，企業等の組織の送信者用の端末と承認者用の端末とを備え，
   前記メールサーバに前記送信者用の端末から前記学校，企業等の組織の外部へのメール送信の承認・却下の指定に応じた処理を行うメール承認部を設け，
   前記送信者用の端末に当該端末が所属する組織の外部を宛先とするメールに対し承認を得るための識別子を付加して前記メールサーバへ送信するメール処理部を設け，
   前記メールサーバは前記端末から送信されたメールの中から前記承認のための識別子の有無を検出し，識別子が無いメールはそのまま送信し，識別子が有るメールを承認者用保存領域に格納し，前記メール承認部は，前記承認者用の端末からの要求により前記承認者用保存領域のメールを前記承認者用の端末に表示し，各メールに対する承認または却下の指示の入力に応じて，前記メールを前記メールサーバから外部へ送信させるか否かの制御を行うことを特徴とするインターネットメールシステム。
2. 請求項１において，
   前記送信者用の端末から前記学校，企業等の組織の外部へ送信するためのメールの題名の前に承認者のユーザＩＤを付加し，組織の内部へ送信するためのメールについては何も付加しないことを特徴とするインターネットメールシステム。
3. 請求項１において，
   前記承認者用の端末から前記組織の外部へのメールの内容に対して送信承認を指示する入力があると，前記メール承認部は送信者のメールに規定された特定の符号と承認者用のユーザＩＤを含むメールヘッダを付加して前記メールサーバへ送信し，
   前記メールサーバは前記特定の符号を検出すると学校，企業等の組織の外部の宛先への送信を実行することを特徴とするインターネットメールシステム。
4. インターネットに接続されると共に学校，企業等の組織に設けられた送信者用の端末及び承認者用の端末と接続されたメールサーバのコンピュータ読み取り可能なプログラムを記録した記録媒体であって，
   前記メールサーバのコンピュータを，
   送信者用の端末から当該端末が所属する組織の外部を宛先とするメールに対し承認を得るための識別子が付加されたメールが保存領域に格納されると承認者用の端末からの要求に応じて前記保存領域の各メールを承認者用の端末に一覧表示させ，
   承認者用の端末からの「承認」，「却下」の指示を受け取って，「承認」の場合は前記メールサーバに対し宛先へメールの送信を実行させ，「却下」の場合は却下通知のメールを作成して前記メールサーバに対して送信元への送信を実行させるためのプログラムを格納したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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