JP4314161B2

JP4314161B2 - 文書管理システム

Info

Publication number: JP4314161B2
Application number: JP2004176970A
Authority: JP
Inventors: 昌男加藤
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2004-06-15
Filing date: 2004-06-15
Publication date: 2009-08-12
Anticipated expiration: 2024-06-15
Also published as: JP2006005442A

Description

本発明は、プリンタ、スキャナ、複写機、ファクシミリ等の複合機を用いた文書管理システムに関する。

微少な無線チップを用いることにより、人や物を識別・管理する仕組みとして、ＲＦＩＤがあり、近年では流通業界におけるバーコードに代わる商品識別・管理に用いられている。商品等に付されるＲＦＩＤタグには、コンピュータで処理可能な情報を格納することが可能であり、これにより、商品の在庫管理や在庫管理に連動した受発注の管理等を行うことが可能である。
また、ＲＦＩＤタグの情報を書き換える技術も進歩し、例えば、商品購入時にはタグ情報を書き換えて、ＲＦＩＤ読み取り器を有する入退場ゲートを通過できるようにして、いわゆる「万引き行為」等を防いでいる。
特開２００３−５４０７２号公報

企業において、文書の管理は重要視すべき問題であり、不正なコピー等による文書情報の流出は、近年において、最も注意しなければならない問題である。
そして、従来のプリンタ、スキャナ、複写、ＦＡＸ送信などにおいては、不正なコピーが容易であり、このような不正行為を防ぐ技術が望まれていた。

本発明は上記事情を鑑みてなされたものであり、ＲＦＩＤタグを用いて文書や用紙を管理し、文書の機密性を高める文書管理システムを提供することを目的とする。

前記課題を解決するために、本発明は、クライアント装置と、画像形成装置と、サーバと、がネットワークを介して接続された文書管理システムであって、前記クラインアント装置は、利用者がプリントの指示を行う手段を有し、前記画像形成装置は、プリントされる用紙に付されたＲＦＩＤタグに記憶された情報を読み取る手段を有し、前記サーバは、前記ＲＦＩＤに記憶された情報に対して、前記利用者に関する情報を関連づけて、予め記憶しておく第１の記憶手段と、前記第１の記憶手段を参照し、プリントの可否を決定する手段と、を有し、前記プリントされる用紙に付されたＲＦＩＤは、前記プリントされる用紙を使用できる利用者を指定する用紙ＩＤを含有しており、前記プリントされる用紙は、前記指示を行う手段によりプリントの指示が行われた場合に前記利用者によって前記画像形成装置の給紙部にセットされ、前記プリントの可否を決定する手段は、前記用紙ＩＤに基づいて、前記ＲＦＩＤが付されたプリントされる用紙毎にプリントする利用者を制限することを特徴とする。

本発明は、クライアント装置と、画像形成装置と、サーバと、がネットワークを介して接続された文書管理システムであって、前記クラインアント装置は、利用者がコピーの指示を行う手段を有し、前記画像形成装置は、コピー元の用紙に付された第１のＲＦＩＤタグに記憶された情報を読み取る手段と、コピー先の用紙に付された第２のＲＦＩＤタグに記憶された情報を読み取る手段と、を有し、前記サーバは、前記第１のＲＦＩＤタグ及び第２のＲＦＩＤタグに記憶された情報に対して、前記利用者に関する情報を関連づけて、予め記憶しておく第３の記憶手段と、前記第３の記憶手段を参照し、コピーの可否を決定する手段と、を有し、前記コピー先の用紙は、全てにＲＦＩＤが付されており、前記コピー先の用紙に付された第２のＲＦＩＤタグに記憶された情報は、前記コピー先の用紙を使用できる利用者を指定する用紙ＩＤを含有し、前記コピーの可否を決定する手段は、前記コピー元の用紙に付された第１のＲＦＩＤタグに記憶された情報と、前記コピー先の用紙に付された第２のＲＦＩＤタグに記憶された情報と、前記利用者に関する情報と、が全て一致する場合にのみコピーを許可し、前記ＲＦＩＤが付されたコピー先の用紙毎にコピーする利用者を制限することを特徴とする。

本発明によれば、以下の実施例の説明から明らかなように、文書の印刷においては、文書のプリントコントロールが可能となり、どのユーザが印刷した文書であるか確認可能である。

以下に、添付図面を参照しながら、本発明の実施形態を説明する。

図１は、本発明の一実施例であるコピー・プリンタ・スキャナ・ファクシミリ複合機の内部構成を示したブロック図である。
複合機は、制御部１、記憶部２、読取部３、印字部４、ＦＡＸ通信制御部５、ネットワーク通信制御部６、操作部７、ＲＦＩＤ制御部８、ＲＦＩＤアンテナ９を有する。
制御部１では、複合機としての機能全体を制御している。
記憶部２は、読み取り画像や各種設定値等を記憶している。
読取部３は、ＣＣＤまたは密着センサ、ＡＤ変換部、画像処理部等で構成され、読み取りデータをデジタル信号として出力する。
印字部４は、レーザまたはサーマルプリントユニット等で構成され、転写材（紙など）に印字出力する。

ＦＡＸ通信制御部５は、ファクシミリ通信、画情報圧縮伸張（ＤＣＲ）部で構成されている。
ネットワーク通信制御部６では、ＬＡＮ等のネットワーク回線を介して接続されている外部の装置（パーソナルコンピュータ等）とのデータ通信の制御を行う。
操作部７では、番号入力キーやファンクション・キー等で構成され、データの入力を行うことができる。また、液晶タッチパネルの様に、表示部を兼ね備えている。
ＲＦＩＤ制御部８では、ＲＦＩＤアンテナ９などの、ＲＦＩＤに関する制御を行っている。

図２では、複合機を含む文書管理システムとしてのネットワーク構成を示している。
例えば、図２に示すように、ネットワーク３０にはドキュメントサーバ１０、プリンタ１１、ファクシミリ１２、スキャナ１３、各種クライアントとして機能する端末（クライアント）２０が含まれている。

以下に、文書管理の動作について説明する。
図３では、プリントにおける文書管理の動作を示している。
利用者がクライアント２０から文書のプリントアウト処理を指示する（ステップＳ１）。その際、利用者はＲＦＩＤタグが付いている用紙をプリンタの給紙部にセットする。
プリンタのＲＦＩＤ制御部８では、用紙に付されたＲＦＩＤタグを読み取り（ステップＳ２）、該用紙に文書印刷を行うことが可能か否かをドキュメントサーバ１０に問い合わせる（ステップＳ３）。
問い合わせた結果、印刷が可能である場合（ステップＳ４／Ｙｅｓ）は、該用紙に対する文書印刷を実行する（ステップＳ５）。印刷が不可能である場合（ステップＳ４／Ｎｏ）は、セキュリティの問題から、印刷することができない旨のメッセージを出力し、文書印刷は行わない（ステップＳ６）。

ここで、処理ステップＳ３「ドキュメントサーバへの問い合わせ」において、出力用紙のＲＦＩＤタグに記憶された用紙ＩＤをドキュメントサーバ１０に送信すると同時に、ユーザＩＤを送信することも可能である。
すなわち、ドキュメントサーバ１０には、プリント可否に関する情報がユーザＩＤと関連した情報として格納されている。そして、ドキュメントサーバ１０は、プリント可否に関する情報を参照することにより、プリント可否を決定している。

例えば、あるユーザに対して、プリントしてもよい用紙を用紙ＩＤによって管理する。その一例として、ユーザＡは、用紙ＩＤ＝０００１〜０１００までの用紙を用いてプリントしてもよい、また、ユーザＢは、用紙ＩＤ＝０１０１〜０２００までの用紙を用いてプリントしてもよい、そして、ドキュメントサーバ１０は、この情報を管理している場合において、ユーザＡが用紙ＩＤ＝００５０である用紙を用いてプリントする場合は、自分の用紙を用いてプリントを行おうとしているので、ドキュメントサーバ１０は、プリントＯＫを返す。
逆に、ユーザＡが用紙ＩＤ＝０１５０の用紙を用いてプリントする場合は、他のユーザの用紙を用いてプリントしようとしているので、プリントＮＧを返す。

また、用紙とユーザの対応については、例えば、ユーザが所属する部署と用紙との関係に置き換えることも可能である。
すなわち、部署Ｘには用紙ＩＤ＝０００１〜１０００の用紙が割り振られ、部署Ｙには用紙ＩＤ＝１００１〜２０００までの用紙が割り当てられている場合において、部署Ｘに所属するユーザＡが用紙ＩＤ＝０５００の用紙を用いてプリントする場合、該用紙は、部署Ｘに割り当てられた用紙であるので、ドキュメントサーバ１０はプリントＯＫを返す。

図４では、スキャナ読み取りにおける文書管理の動作を示している。
利用者がスキャナ１３または端末２０から文書のスキャナ読み取り指示を行い（ステップＳ１１）、スキャナ１３に置かれた文書のタグのＩＤを読み取り（ステップＳ１２）、読み取ったＩＤの文書が読み取り可能か否かをドキュメントサーバ１０に問い合わせる。
問い合わせた結果、読み取りが可能である場合（ステップＳ１４／Ｙｅｓ）は、読み取りを行い（ステップＳ１５）、保存ファイルにセキュリティ情報を付加する（ステップＳ１６）。読み取りが不可能である場合（ステップＳ１４／Ｎｏ）は、セキュリティの問題から、スキャンすることができない旨のメッセージを出力し、動作を終了する（ステップＳ１７）。
ここで、保存ファイルとは、スキャンした文書を電子的に保存したファイルであり、例えば、ＰＤＦ形式のファイルや、ＪＰＥＧ形式のファイル等がある。そして、スキャンした文書に、文書ＩＤやユーザＩＤを付加している。

ここで、処理ステップＳ１３「文書の読み取り可否の問い合わせ」において、スキャンする文書の文書ＩＤをドキュメントサーバ１０に送信すると同時に、ユーザＩＤを送信している。
すなわち、ドキュメントサーバ１０には、文書のスキャン可否に関する情報がユーザＩＤと関連した情報として格納されている。そして、ドキュメントサーバ１０は、文書のスキャン可否に関する情報を参照することにより、文書のスキャン可否を決定している。

一般的には、役職レベルに応じてスキャンできる文書は異なり、例えば、役職の高いユーザは多くの文書をスキャンすることが可能であり、役職の低いユーザは限られた文書しかスキャンすることができない、という具合に、ドキュメントサーバに文書のスキャン可否に関する情報が格納されている。
また、部署単位でスキャン可否に関する情報を設定することも可能である。

図５では、コピーにおける文書管理の動作を示している。
コピーの場合には、図３，図４に示したプリント・スキャナの動作の両方の手順を行う。すなわち、利用者がコピー処理の指示を行う（ステップＳ２１）と、コピー元の文書のＩＤを読み取り（ステップＳ２２）、更に、出力用紙のＩＤを読み取る（ステップＳ２３）。その後、コピー動作が可能か否かをドキュメントサーバ１０に問い合わせる（ステップＳ２４）。
問い合わせた結果、コピーが可能である場合（ステップＳ２５／Ｙｅｓ）は、コピー動作を実行する（ステップＳ２６）。一方で、コピーが不可能である場合（ステップＳ２５／Ｎｏ）は、セキュリティの問題から、スキャンすることができない旨のメッセージを出力し、動作を終了する（ステップＳ２７）。

ここで、処理ステップＳ２４「コピー可否の問い合わせ」において、コピー元文書のＩＤ、出力用紙のＩＤをドキュメントサーバ１０に送信すると同時に、ユーザＩＤを送信している。
すなわち、ドキュメントサーバ１０には、文書のコピー可否に関する情報がユーザＩＤと関連した情報として格納されている。そして、ドキュメントサーバ１０は、文書のコピー可否に関する情報を参照することにより、文書のコピー可否を決定している。

図６では、ＦＡＸ送信における文書管理の動作を示している。
利用者がＦＡＸ送信文書をセットし、送信先を入力し、ＦＡＸ送信の指示を行う（ステップ３１）。ファクシミリ１２では、送信文書のＩＤを読み取り（ステップＳ３２）、更に送信先番号を確認し（ステップＳ３３）、ＦＡＸ送信動作が可能か否かをドキュメントサーバ１０に問い合わせる（ステップＳ３４）。
問い合わせた結果、ＦＡＸ送信が可能である場合（ステップＳ３５／Ｙｅｓ）は、ＦＡＸ送信を実行する（ステップＳ３６）。一方で、ＦＡＸ送信が不可能である場合（ステップＳ３５／Ｎｏ）は、セキュリティの問題から、ＦＡＸ送信することができない旨のメッセージを出力し、動作を終了する（ステップＳ３７）。

ここで、処理ステップＳ３４「ＦＡＸ送信可否の問い合わせ」において、送信文書のＩＤ、送信先電話番号をドキュメントサーバ１０に送信すると同時に、ユーザＩＤを送信している。
すなわち、ドキュメントサーバ１０には、文書のＦＡＸ送信可否に関する情報がユーザＩＤに関連した情報として格納されている。そして、ドキュメントサーバ１０は、文書のＦＡＸ送信可否に関する情報を参照することにより、文書のＦＡＸ送信可否を決定している。

なお、上記に示した実施形態は、本発明の好適な実施の一例である。しかしながら、本発明の実施形態はこれらに限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内で、様々な変形実施が可能である。
例えば、図２に示した構成図において、プリンタ１１、ファクシミリ１２、スキャナ１３は、複合機として１台の装置に構成させることも可能である。

また、例えば、ドキュメントサーバ１０が有するプリント可否を決める手段やスキャナ読み取り可否を決める手段は、複合機に持たせることも可能である。
しかしながら、企業、特に大規模な企業においては、扱うべき文書の数は非常に膨大であり、これらのデータを格納するための領域は、汎用的に利用可能なサーバがその領域を有する方が好ましい。しかしながら、設置場所の問題等により、１台の複合機が本発明に係る全ての手段を有してもよい。

以上の説明から明らかなように、文書の印刷においては、文書のプリントコントロールが可能となり、どのユーザが印刷した文書であるか確認可能である。

また、文書のスキャンにおいては、文書が不法に読み取られ、電子データとして保存されるのを防ぐ効果がある。

また、文書の複写においては、文書が不法に読み取られ、複写されるのを防ぐ効果がある。

また、文書のＦＡＸ送信においては、文書が不法にＦＡＸ送信されるのを防ぐ効果がある。

本発明の一実施例である複合機の内部構成を示したブロック図である。複合機を含む文書管理システムとしてのネットワーク構成を示した図である。プリントにおける文書管理の動作を示したフローチャートである。スキャナ読み取りにおける文書管理の動作を示したフローチャートである。コピーにおける文書管理の動作を示したフローチャートである。ＦＡＸ送信における文書管理の動作を示したフローチャートである。

符号の説明

１制御部
２記憶部
３読取部
４印字部
５ＦＡＸ通信制御部
６ネットワーク通信制御部
７操作部
８ＲＦＩＤ制御部
９ＲＦＩＤアンテナ
１０ドキュメントサーバ
１１プリンタ
１２ファクシミリ
１３スキャナ
２０クライアント（端末）

Claims

クライアント装置と、画像形成装置と、サーバと、がネットワークを介して接続された文書管理システムであって、
前記クラインアント装置は、
利用者がプリントの指示を行う手段を有し、
前記画像形成装置は、
プリントされる用紙に付されたＲＦＩＤタグに記憶された情報を読み取る手段を有し、
前記サーバは、
前記ＲＦＩＤに記憶された情報に対して、前記利用者に関する情報を関連づけて、予め記憶しておく第１の記憶手段と、
前記第１の記憶手段を参照し、プリントの可否を決定する手段と、を有し、
前記プリントされる用紙に付されたＲＦＩＤは、前記プリントされる用紙を使用できる利用者を指定する用紙ＩＤを含有しており、
前記プリントされる用紙は、前記指示を行う手段によりプリントの指示が行われた場合に前記利用者によって前記画像形成装置の給紙部にセットされ、
前記プリントの可否を決定する手段は、前記用紙ＩＤに基づいて、前記ＲＦＩＤが付されたプリントされる用紙毎にプリントする利用者を制限することを特徴とする文書管理システム。
クライアント装置と、画像形成装置と、サーバと、がネットワークを介して接続された文書管理システムであって、
前記クラインアント装置は、
利用者がコピーの指示を行う手段を有し、
前記画像形成装置は、
コピー元の用紙に付された第１のＲＦＩＤタグに記憶された情報を読み取る手段と、
コピー先の用紙に付された第２のＲＦＩＤタグに記憶された情報を読み取る手段と、を有し、
前記サーバは、
前記第１のＲＦＩＤタグ及び第２のＲＦＩＤタグに記憶された情報に対して、前記利用者に関する情報を関連づけて、予め記憶しておく第３の記憶手段と、
前記第３の記憶手段を参照し、コピーの可否を決定する手段と、を有し、
前記コピー先の用紙は、全てにＲＦＩＤが付されており、
前記コピー先の用紙に付された第２のＲＦＩＤタグに記憶された情報は、前記コピー先の用紙を使用できる利用者を指定する用紙ＩＤを含有し、
前記コピーの可否を決定する手段は、前記コピー元の用紙に付された第１のＲＦＩＤタグに記憶された情報と、前記コピー先の用紙に付された第２のＲＦＩＤタグに記憶された情報と、前記利用者に関する情報と、が全て一致する場合にのみコピーを許可し、前記ＲＦＩＤが付されたコピー先の用紙毎にコピーする利用者を制限することを特徴とする文書管理システム。