JP4247297B1 - 公開情報共有システム - Google Patents

Abstract

【課題】システムに熟知している者が研修の主催者に代わって研修案内等の公開情報を作成し、データベースに登録できるようにする。
【解決手段】ユーザ認証により利用者が承認されたクライアント２において実行される公開情報作成処理を支援し、公開情報の保存が指令されると、作成途中での保存なのか完成による保存なのかを判定する。作成途中の保存であるときには研修データの属性を非公開としてデータベース５に保存し、完成による保存であるときには属性を公開としてデータベース５に保存する。属性が公開の公開情報については関連付けられた責任者ＩＤでユーザ認証が行われ利用者が承認されたクライアント２に対してアクセス権を付与し、属性が非公開の公開情報については関連付けられた作成者ＩＤでユーザ認証が行われ利用者が承認されたクライアント２に対してアクセス権を付与する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、例えば社内ネットワークを利用して社員に研修等の案内情報を公開し、共有化を図る公開情報共有システムに関する。

従来のこの種のシステムとして、例えば特許文献１に開示されている技術が知られている。この特許文献１に記載された技術では、複数の講座提供事業者が教育講座に関する講座データを提供するものとし、所定のアクセス権が設定された該講座提供管理者に対してのみ、提供する講座データの追加と削除または変更を許容している。
特開２００４−１０２９０２号公報

従来のシステムでは、研修の主催者である講座提供事業者しか、研修案内情報である講座データを作成したり修正したりするためのアクセス権を有していない。仮に、他の者にもこの種のアクセス権を与えてしまうと、不正な改ざんが行われる心配がある。このため、講座提供事業者は、研修案内情報をシステムに追加したり変更したりする技術に熟知していなければならない。

本発明はこのような事情に基づいてなされたもので、その目的とするところは、研修案内等の公開情報の作成中はその情報管理者以外の特定者にアクセス権を付与し、作成後はその情報管理者にアクセス権を移行させることで、システムに熟知していない情報管理者に代わって公開情報を作成できる公開情報共有システムを提供しようとするものである。

本発明は、データベースを管理するサーバと複数のクライアントとをネットワークで接続してなり、各利用者が各クライアントを操作して研修データベースに記憶された研修に関する公開情報を閲覧し、所望する研修への参加申込みをできるようにした公開情報共有システムにおいて、研修データベースに記憶される公開情報に、その情報の作成者を特定する作成者ＩＤ及びその研修を主催する主催者を特定する主催者ＩＤと、その情報の公開または非公開を指定する属性とが関連付ける。そして、各利用者に対してそれぞれ設定されたその利用者固有の認証用ＩＤを記憶する利用者データベースと、クライアントにて入力された認証用ＩＤで利用者データベースを検索してユーザ認証を行う認証手段と、利用者が承認されたクライアントにおいて実行される、研修を主催する主催者の主催者ＩＤを前記利用者データベースに記憶された認証用ＩＤの中から選択的に入力する処理を含む公開情報作成処理を支援する作成支援手段と、公開情報作成処理を実行中のクライアントにおいて公開情報の保存が指令されると、クライアントで承認された利用者の認証用ＩＤを当該公開情報の作成者ＩＤとし、この作成者ＩＤと公開情報作成処理の中で選択的に入力された主催者ＩＤとを公開情報とともに研修データベースに保存する保存処理手段と、保存が指令された公開情報が、作成途中での保存なのか完成による保存なのかを判定する判定手段と、作成途中の保存であると判定したときにはその公開情報に関連付けられた属性を非公開とし、完成による保存であると判定したときには属性を公開とする属性設定手段と、研修データベースに記憶される公開情報に対して修正が可能なアクセス権を、属性が非公開の公開情報については関連付けられた作成者ＩＤでユーザ認証が行われ利用者が承認されたクライアントに対して付与し、属性が公開の公開情報については関連付けられた主催者ＩＤでユーザ認証が行われ利用者が承認されたクライアントに対して付与するアクセス権制御手段とを設ける。

かかる手段を講じた本発明によれば、研修案内等の公開情報の作成中はその情報管理者以外の特定者にアクセス権を付与でき、作成後はその情報管理者にアクセス権を移行させることができ、システムに熟知していない情報管理者に代わって公開情報を作成できる公開情報共有システムを提供できる。

以下、本発明を実施するための最良の形態について、図面を用いて説明する。なお、この実施の形態は、グループウェアを用いた公開情報共有システムにより１企業体の社員研修管理システムを構築した場合である。上記社員研修管理システムは、図１によってその全体構成が示される。すなわち、１台の研修管理サーバ１と、複数台（図では４台のみ示す）のクライアント２とによって、社員研修管理システムが構成される。研修管理サーバ１と各クライアント２とは、コンピュータ間ネットワークであるＬＡＮ（Local Area Network）３で接続されている。

研修管理サーバ１は、社員研修管理システムを構築する上で必要な各種のデータベースを管理する。管理対象のデータベースには、利用者データベース４、研修データベース５、申込文書データベース６等がある。利用者データベース４には、グループを構成する全利用者の個人データが利用者別に記憶される。本実施の形態において、利用者とは、この社員研修管理システムを利用する社員やその上長が該当する。また、後述の研修データを作成する作成者や研修の主催者等も、利用者の一員である。個人データには、図２のレコード４Ｒに示すように、ユーザＩＤ、パスワード、氏名、メールアドレス、所属などが記憶される。また、少なくとも１以上の上長ＩＤと氏名との組合せデータが記憶される。ユーザＩＤは、各利用者を識別するために利用者毎に設定された一意のコードである。パスワードは、対応するユーザＩＤによって特定される利用者が任意に設定した文字列である。研修管理サーバ１は、クライアント２において入力されたユーザＩＤとパスワードとの組合せにより、操作者がグループの一員であるか否かを識別する。ここに、ユーザＩＤは、各利用者の認証用ＩＤとして機能する。利用者データベース４は、各利用者の認証用ＩＤを記憶する認証用ＩＤ記憶手段として機能する。

研修データベース５には、各種研修に関するデータが記憶される。１つの研修に対し、図３のレコード５Ｒに示すように、研修コード、研修科目名、分類、募集区分、承認区分、開催日、申込期間、参加料金、主催者ＩＤ、作成者ＩＤ、属性等の項目データが記憶される。研修コードは、各種の研修を識別するために研修毎に設定された一意のコードである。研修科目名は、研修のタイトルである。分類は、研修が属する分野（新人研修、管理職研修、技術研修、英会話等）を特定する。募集区分は、研修が一般公募なのか対象者を指定するものなのかを区別する。承認区分は、研修への参加に上長の承認を必要とするか否かを区別する。主催者ＩＤは、研修の主催者を特定するユーザＩＤである。作成者ＩＤは、この研修データの作成者を特定するユーザＩＤである。属性は、この研修データの状態を示す。状態には、「未公開」、「主催者確認」、「公開」及び「公開終了」がある。この研修データが作成中の間は、属性は「未公開」である。ただし、作成の途中でこの研修データの管理者である主催者に確認を求めるときには、属性は「主催者確認」となる。この研修データが完成すると、属性は「公開」となる。その後、申込期間が経過すると、属性は「公開終了」に更新される。ここに、研修データベース５に記憶される研修データレコード５Ｒは公開情報である。上記研修データレコード５Ｒにおいて、当該公開情報の作成者を特定する作成者ＩＤ及びその情報の責任者を特定する責任者ＩＤ（主催者ＩＤ）と、その情報の公開または非公開を指定する属性とが関連付けられている。

申込文書データベース６には、利用者から研修への申込がある毎に作成される電子資料、すなわち申込文書が順次記憶される。１つの申込文書には、図４のレコード６Ｒに示すように、文書番号と、研修コード，研修科目名及び参加料金と、申込者ＩＤ，氏名，所属及び上長ＩＤと氏名との組合せデータと、承認者ＩＤ及び氏名と、閲覧日と、属性とが含まれる。文書番号は、各申込文書を識別するために文書毎に設定された一意のコードである。研修コード，科目名及び参加料金は、この申込文書により申込がなされた研修のデータである。申込者ＩＤ，氏名，所属及び上長ＩＤと氏名との組合せデータは、この研修を申し込んだ利用者に関するデータである。承認者ＩＤ及び氏名は、この研修への参加を許可するか否かを承認した上長のユーザＩＤとその氏名である。閲覧日は、承認者がこの申込文書を閲覧した最終の日付である。なお、最終の日付だけでなく、それ以前の閲覧日も全て記憶してもよい。属性は、この申込文書によって特定される研修申込の状態を示す。状態には、「承認待ち」、「承認済」、「申込確定」、「申込取止め」、「参加」、「不参加」等がある。参加申込みの計画を行い上長の承認を待っている段階では、属性「承認待ち」である。上長の承認が得られると属性は「承認済」となる。さらに、研修の主催者から研修への参加が承認されると、属性は「申込確定」となる。研修開始日以前にその研修への参加を取止めると属性は「申込取止め」となる。研修に参加すると、属性は「参加」となる。研修に参加しないと、属性は「不参加」となる。

クライアント２は、各利用者が利用可能なコンピュータ、例えばパソコンである。クライアント２には、グループウェアシステムを構築するためのソフトウェアであるグループウェアがインストールされている。グループウェアを起動させると、クライアント２は、図５の流れ図に示す手順で動作する。先ず、ディスプレイにログイン画面を表示する（Ｓ１）。ログイン画面には、ユーザＩＤとパスワードの入力エリアがある。クライアント２の操作者は、キーボード等を操作して自身のユーザＩＤとパスワードとを入力する。ユーザＩＤとパスワードとが入力されると（Ｓ２のＹＥＳ）、クライアント２は、研修管理サーバ１に認証要求コマンドを送信する（Ｓ３）。このコマンドには、入力されたユーザＩＤとパスワードとが含まれる。

この認証要求コマンドを受信した研修管理サーバ１は、図６の流れ図に示す手順で動作する。すなわち、ネットワーク３を介して認証要求コマンドを受信すると（Ｔ１のＹＥＳ）、研修管理サーバ１は、コマンド中のユーザＩＤで利用者データベース４を検索する（Ｔ２）。そして、同一のユーザＩＤが記憶されているか否かを判断する（Ｔ３）。記憶されていた場合には（Ｔ３のＹＥＳ）、そのユーザＩＤに紐付けられたパスワードを取得する（Ｔ４）。そして、コマンド中のパスワードと一致するか否かを判断する（Ｔ５）。両パスワードが一致した場合には（Ｔ５のＹＥＳ）、クライアント２の操作者は利用者として承認される。この場合、研修管理サーバ１は、認証ＯＫの応答信号をコマンド送信元のクライアント２に返す（Ｔ６）。これに対し、当該ユーザＩＤが利用者データベース４に記憶されていなかったり（Ｔ３のＮＯ）、パスワードが一致しなかったりした場合には（Ｔ５のＮＯ）、クライアント２の操作者は利用者として承認されない。この場合、研修管理サーバ１は、認証ＮＧの応答信号をコマンド送信元のクライアント２に返す（Ｔ７）。ここに、研修管理サーバ１は、クライアント２にて入力された認証用ＩＤで認証用ＩＤ記憶手段（利用者データベース４）を検索してユーザ認証を行う認証手段を構成する。

認証要求コマンドを送信したクライアント２は、研修管理サーバ１からの応答を待機する（Ｓ４）。そして、認証ＮＧの応答信号を受信した場合には（Ｓ４のＮＯ）、認証エラーのメッセージを表示して、ユーザＩＤとパスワードの再入力を待機する。これに対し、認証ＯＫの応答信号を受信した場合には（Ｓ４のＹＥＳ）、クライアント２は、ユーザＩＤを記憶した後、メインメニュー画面を表示する（Ｓ５）。そして、いずれかのメニューが選択されるのを待機する（Ｓ６）。ここで、終了指示がなされた場合には（Ｓ７のＹＥＳ）、研修管理サーバ１からログアウトする。

メインメニューの１つに、研修科目閲覧メニューがある。研修科目閲覧メニューが選択されると（Ｓ８のＹＥＳ）、クライアント２は、研修科目閲覧処理を開始する（Ｓ９）。研修科目検索処理の詳細は、図７の流れ図によって示される。図７において、向かって左側はクライアント２側の処理手順を示し、右側は研修管理サーバ１側の処理手順を示す。研修科目閲覧処理を開始したクライアント２は、先ず、研修管理サーバ１に研修科目閲覧要求コマンドを送信する（Ｓ２１）。このコマンドには、ユーザ認証により利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。

上記研修科目閲覧要求コマンドを受信した研修管理サーバ１は、研修データベース５から属性が「公開」の研修データレコード５Ｒを全て抽出する（Ｔ１１）。また、研修管理サーバ１は、受信したコマンド中のユーザＩＤを検索キーとして申込文書データベース６を検索する。そして、検索キーと一致するユーザＩＤが申込者ＩＤとしてセットされたレコード６Ｒを全て抽出する（Ｔ１２）。次に、研修管理サーバ１は、研修データベース５から抽出した研修データレコード５Ｒの研修コードで、申込文書データベース６から抽出した申込文書レコード６Ｒを検索する。そして、研修コードが一致する申込文書レコード６Ｒを検出したならば、その申込文書レコード６Ｒの属性を取得し、同一研修コードの研修データレコード５Ｒに付加する（Ｔ１３）。研修データベース５から抽出した研修データレコード５Ｒについて、上記Ｔ１３の処理を全て実行したならば、研修管理サーバ１は、研修データベース５から抽出した研修データレコード５Ｒで研修科目リストを作成する（Ｔ１４）。そして、この研修科目リストのデータを、ネットワーク３を介して要求コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ１５）。

上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに研修科目リスト画面を表示する（Ｓ２２）。この画面には、研修科目リスト表示欄が形成されている。この表示欄には、公開中つまりは申込期間内の研修科目名一覧、すなわち、研修管理サーバ１の処理Ｔ１１にて研修データベース５から抽出された研修データレコード５Ｒに関するデータが表示される。また、その研修データレコード５Ｒに申込文書レコード６Ｒの属性が付加されていた場合には、研修科目名に対応してその属性を示す文字列が表示される。研修科目リスト画面が表示されている状態で、終了指示がなされた場合には（Ｓ２３のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、研修科目リストの中からいずれか１つの研修科目名が選択された場合には（Ｓ２４のＹＥＳ）、クライアント２は、その選択された研修科目名に属性が付加されているか否かを判断する（Ｓ２５）。属性が付加されている場合には（Ｓ２５のＹＥＳ）、その研修科目はクライアント２の利用者である社員が既に申し込みを行っている。この場合、クライアント２は、申し込みの確定、取消等の他の処理を実行する。属性が付加されていない場合には（Ｓ２５のＮＯ）、その研修科目は利用者がまだ申し込みを行っていない。この場合、クライアント２は、この選択された研修科目の詳細情報、例えば募集区分、承認区分、開催日、参加料金、等の紹介画面をディスプレイに表示する（Ｓ２６）。ここで、取消指示がなされた場合には（Ｓ２７のＮＯ）、クライアント２は、画面を研修科目リスト画面に戻す（Ｓ２２）。これに対し、申込指示がなされた場合には（Ｓ２７のＹＥＳ）、ネットワーク３を介して研修管理サーバ１に研修申込要求コマンドを送信する（Ｓ２８）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤ、つまり申込者本人ＩＤと、研修科目リストから選択された研修科目の研修コード及び研修科目名とが含まれる。その後、クライアント２は、ディスプレイの画面を研修科目リスト画面に戻す（Ｓ２２）。

研修申込要求コマンドを受信した研修管理サーバ１は、新規文書番号の申込文書レコード６Ｒを作成する。そして、このレコード６Ｒにコマンド中の研修コードと研修科目名とをセットする。また、コマンド中のユーザＩＤ（申込者本人ＩＤ）と、このユーザＩＤに対応して利用者データベース４に記憶されている氏名（申込者氏名）、所属及び上長ＩＤと氏名との組合せデータとをセットする（Ｔ１６）。次に、研修管理サーバ１は、コマンド中の研修コードで研修データベース５を検索して、当該研修コードがセットされたレコード５Ｒの承認区分をチェックする（Ｔ１７）。そして、承認必要の場合は（Ｔ１７のＹＥＳ）、この新規申込文書の属性を「承認待ち」とする（Ｔ１８）。これに対し、承認不要の場合には（Ｔ１７のＮＯ）、この新規申込文書の属性を「承認済」とする（Ｔ１９）。しかる後、研修管理サーバ１は、この新規申込文書のレコード６Ｒを申込文書データベース６に追加保存する（Ｔ２０）。

メインメニューの１つに、研修情報作成メニューがある。研修情報作成メニューが選択されると（Ｓ１０のＹＥＳ）、クライアント２は、研修情報作成処理を開始する（Ｓ１１）。研修情報作成処理の詳細は、図８，図９の流れ図によって示される。図８において、向かって左側はクライアント２側の処理手順を示し、右側は研修管理サーバ１側の処理手順を示す。研修情報作成処理を開始したクライアント２は、先ず、ディスプレイに作成メニュー画面を表示する（Ｓ３１）。作成メニューには、「新規」と「編集」とがある。クライアント２の利用者は、新たに研修データを作成する場合には、「新規」を選択する。これに対し、既に作成中の研修データを編集する場合には、「編集」を選択する。キーボード等の操作入力により「新規」が選択された場合には（Ｓ３２のＹＥＳ）、クライアント２は、研修管理サーバ１に新規作成要求コマンドを送信する（Ｓ３３）。このコマンドには、当該クライアント２で利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。

上記新規作成要求コマンドを受信した研修管理サーバ１は、研修データベース５に格納されている各研修データレコード５Ｒで使用されていない新規の研修コードを発番する（Ｔ３１）。そして、この新規研修コードが設定された研修データレコード５Ｒを研修データベース５に追加し、このレコード５Ｒに要求コマンド中のユーザＩＤを作成者ＩＤとしてセットする（Ｔ３２）。しかる後、新規研修コードをコマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ３３）。

上記新規研修コードを受信したクライアント２は、ディスプレイに研修科目入力画面を表示する（Ｓ３４）。研修科目入力画面には、研修コードの表示欄と、研修科目名、分類、募集区分、承認区分、開催日、申込期間、参加料金及び主催者ＩＤの入力欄が形成されている。研修科目名及び分類は、予め用意された項目の中から選択可能となっている。募集区分は、例えばラジオボタンによって一般公募なのか対象者指定なのかを選択可能である。承認区分は、例えばラジオボタンによって承認が必要か否かを選択可能である。開催日及び申込期間は、電子化されたカレンダデータから指定可能である。参加料金は、テンキー入力可能である。主催者ＩＤは、利用者データベース４に登録されている全ての利用者の認証用ＩＤの中から選択可能である。ここに、クライアント２の処理ステップＳ３４は、認証手段により利用者が承認されたクライアント２において実行される公開情報作成処理（研修情報作成処理）を支援する作成支援手段を構成する。クライアント２の利用者は、研修科目入力画面の各入力欄に研修に関する各種情報を入力する。

一方、作成メニューから「編集」が選択された場合には（Ｓ３２のＮＯ）、クライアント２は、研修管理サーバ１に作成中情報要求コマンドを送信する（Ｓ３５）。このコマンドには、ユーザ認証により利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。このコマンドを受信した研修管理サーバ１は、コマンド中のユーザＩＤを検索キーとして研修データベース５を検索して、属性が「未公開」または「主催者確認」の研修データレコード５Ｒの中で、作成者ＩＤが検索キーと一致する研修データレコード５Ｒを全て抽出する（Ｔ３４）。そして、研修データベース５から抽出した研修データレコード５Ｒで作成中情報リストを作成し（Ｔ３５）、このリストデータを、コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ３６）。

上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに作成中情報リスト画面を表示する（Ｓ３６）。この画面には、作成中情報リスト表示欄が形成されている。リスト表示欄には、当該クライアント２の利用者が作成し完成に至っていない研修データの研修コードと研修科目名の一覧が表示される。すなわち、研修管理サーバ１の処理Ｔ３４にて研修データベース５から抽出されたレコードのデータが表示される。ここで、終了指示がなされた場合には（Ｓ３７のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。一方、作成中情報リストからいずれかの研修コードが選択された場合には（Ｓ３８のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイに前記研修科目入力画面を表示する（Ｓ３９）。この画面には、研修科目名、分類、募集区分、承認区分、開催日、申込期間、参加料金及び主催者ＩＤに関して、既に入力済のデータがあればそのデータが表示される。そこで、クライアント２の利用者は、これから編集を行う研修データの研修コードをリストから選択する。そうすると、既存の入力データを含む研修科目入力画面が表示されるので、クライアント２の利用者は、各入力欄の情報の変更や追加を行う。

クライアント２の利用者は、研修科目入力画面を利用して研修データを入力したならば、このデータの保存を指令する。ここで、保存の方法として「中途保存」、「確認保存」及び「完成保存」の３つがある。「中途保存」は、データ入力の途中で保存する場合である。「確認保存」はデータ入力の完成前にその研修の主催者に確認を求める場合である。「完成保存」は、研修データが完成した場合である。

クライアント２は、研修科目入力画面を表示した後、その画面へのデータ入力を受付け、さらに保存が指令されるのを待機する。ここで、キーボード等の操作入力により「中途保存」が指令された場合には（Ｓ４０のＹＥＳ）、クライアント２は、中途保存コマンドを送信する（Ｓ４１）。「確認保存」が指令された場合には（Ｓ４２のＹＥＳ）、確認保存コマンドを送信する（Ｓ４３）。「完成保存」が指令された場合には（Ｓ４４のＹＥＳ）、完成保存コマンドを送信する（Ｓ４５）。これらのコマンドには、研修科目入力画面を介して入力された各種情報が含まれる。

研修管理サーバ１は、クライアントから受信したコマンドが中途保存コマンドなのか（Ｔ３７）、確認保存コマンドなのか（Ｔ４０）、完成保存コマンドなのか（Ｔ４５）を判定する。中途保存コマンドであった場合には（Ｔ３７のＹＥＳ）、研修管理サーバ１は、このコマンドに含まれる研修科目入力情報の研修コードを検索キーとして研修データベース５を検索する。そして検索キーと一致する研修コードがセットされた研修データレコード５Ｒの内容を、同研修科目入力情報の内容に一致させる（Ｔ３８）。さらにこの研修データレコード５Ｒの属性を「非公開」とする（Ｔ３９）。受信コマンドが確認保存コマンドであった場合には（Ｔ４０のＹＥＳ）、研修管理サーバ１は、このコマンドに含まれる研修科目入力情報の研修コードを検索キーとして研修データベース５を検索する。そして検索キーと一致する研修コードがセットされた研修データレコード５Ｒの内容を、同研修科目入力情報の内容に一致させる（Ｔ４１）。さらにこの研修データレコードの属性を「主催者確認」とする（Ｔ４２）。しかる後、研修管理サーバ１は、この研修データレコード５Ｒから主催者ＩＤを読み出し、この主催者ＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索する。そして検索キーと一致するユーザＩＤがセットされた利用者データレコード４Ｒからメールアドレスを取得したならば（Ｔ４３）、ネットワーク３を介して当該メールアドレス宛に確認要求メールを送信する（Ｔ４４）。確認要求メールには、研修の主催者に研修情報の内容を確認してほしい旨の本文が記載されている。受信コマンドが完成保存コマンドであった場合には（Ｔ４５のＹＥＳ）、研修管理サーバ１は、このコマンドに含まれる研修科目入力情報の研修コードを検索キーとして研修データベース５を検索する。そして、検索キーと一致する研修コードがセットされた研修データレコード５Ｒの内容を、同研修科目入力情報の内容に一致させる（Ｔ４６）。さらに、この研修データレコード５Ｒの属性を「公開」とする（Ｔ４７）。しかる後、研修管理サーバ１は、この研修データレコード５Ｒから主催者ＩＤを読み出し、この主催者ＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索する。そして、検索キーと一致するユーザＩＤがセットされた利用者データレコード４Ｒからメールアドレスを取得したならば（Ｔ４８）、ネットワーク３を介して当該メールアドレス宛に公開通知メールを送信する（Ｔ４９）。公開通知メールには、研修の主催者に研修情報の公開を通知する旨の本文が記載されている。上記確認要求メール及び公開通知メールは、当該メールアドレスに対応したユーザＩＤでユーザ認証が行われ、利用者が承認されたクライアント２において、閲覧することができる。

ここに、研修管理サーバ１の処理ステップＴ３７及びＴ４５は、公開情報作成処理を実行中のクライアントにおいて公開情報（研修情報）の保存が指令されると、作成途中での保存なのか完成による保存なのかを判定する判定手段を構成する。また、その処理ステップＴ３８，Ｔ３９，Ｔ４６及びＴ４７は、作成途中の保存であると判定したときには属性を非公開としてその作成途中の公開情報をデータベース（研修データベース５）に保存し、完成による保存であると判断したときには属性を公開としてその完成した公開情報をデータベース（研修データベース５）に保存する保存処理手段を構成する。また、その処理ステップＳ４０は、判定手段の一部として、作成途中において責任者の確認を要求する保存であるか否かを判定する手段を構成する。また、その処理ステップＴ４１及びＴ４２は、保存処理手段の一部として、作成途中において責任者（主催者）の確認を要求する保存であると判定したときには属性を責任者確認（主催者確認）としてその完成した公開情報をデータベース（研修データベース５）に保存する手段を構成する。

メインメニューの１つに、主催者確認メニューがある。主催者確認メニューが選択されると（Ｓ１２のＹＥＳ）、クライアント２は、主催者確認処理を開始する（Ｓ１３）。主催者確認処理の詳細は、図１０の流れ図によって示される。図１０において、向かって左側はクライアント２側の処理手順を示し、右側は研修管理サーバ１側の処理手順を示す。主催者確認処理を開始したクライアント２は、先ず、研修管理サーバ１に主催者確認要求コマンドを送信する（Ｓ５１）。このコマンドには、ユーザ認証により利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。

上記主催者確認要求コマンドを受信した研修管理サーバ１は、このコマンドに含まれるユーザＩＤを検索キーとして研修データベース５を検索する。そして、主催者ＩＤが検索キーと一致する研修データレコード５Ｒのうち、属性が「未公開」以外の研修データレコード５Ｒを全て抽出する（Ｔ５１）。次に、研修管理サーバ１は、研修データベース５から抽出した研修データレコード５Ｒを属性別に分類する（Ｔ５２）。そして、この分類結果に基づいて主催者確認リストのデータを作成し（Ｔ５３）、このリストデータを、要求コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ５４）。

上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに主催者確認リスト画面を表示する（Ｓ５２）。この画面には未公開リスト表示欄と、公開中リスト表示欄と、公開終了リスト表示欄とが形成されている。そして未公開リスト表示欄には、当該クライアント２で承認された利用者を主催者とする研修データで作成者から確認要請があった研修データの研修コードとその科目名のリストが表示される。公開中リスト表示欄には、当該利用者を主催者とするもので公開中の研修データの研修コード及び研修科目名のリストが表示される。公開終了リスト表示欄には、当該利用者を主催者とするもので公開を終了した研修データの研修コード及び研修科目名のリストが表示される。すなわち研修管理サーバ１の処理Ｔ５１，５２にて研修データベース５から抽出され、属性別に分類された研修データレコード５Ｒのデータが表示される。ここで終了指示がなされた場合には（Ｓ５３のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、未公開リスト表示欄、公開中リスト表示欄または公開終了リスト表示欄のいずれかの表示欄から、いずれか１つの研修コードが選択された場合には（Ｓ５４のＹＥＳ）、クライアント２は、その研修コードがセットされた研修データレコード５Ｒの属性をチェックする（Ｓ５５）。ここで属性が「主催者確認」であった場合、すなわち未公開リスト表示欄の中から研修コードが選択された場合には（Ｓ５５のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイの画面を研修科目詳細画面に切り換える。この画面には、選択された研修データレコード５Ｒに記憶されている研修科目名、分類、募集区分、承認区分、開催日、申込期間、参加料金などが表示される。また、メール文書の作成エリアが形成されている（Ｓ５６）。

そこで、クライアント２の利用者は、研修科目詳細画面に表示されている研修データの内容を確認し、誤りがない場合にはその旨を、誤りがあった場合はその修正を指摘するメール文書をそれぞれ作成する。そして、マウス等を操作入力してメール送信を指令する。クライアント２は、メール送信が指令されると（Ｓ５７のＹＥＳ）、研修管理サーバ１に主催者確認終了コマンドを送信する（Ｓ５８）。このコマンドには、研修科目詳細画面にその内容が表示されている研修データレコード５Ｒの研修コードと、同画面のメール文書作成エリアにて作成されたメール文書とが含まれる。主催者確認終了コマンドを送信後、クライアント２は、ディスプレイの画面を主催者確認リスト画面に戻す。

主催者確認終了コマンドを受信した研修管理サーバ１は、コマンド中の研修コードを検索キーとして研修データベース５を検索する。そして、検索キーと一致する研修コードがセットされた研修データレコード５Ｒを検出したならば（Ｔ５５）、このレコード５Ｒの属性を「主催者確認」から「未公開」に変更する（Ｔ５６）。次に、このレコード５Ｒから作成者ＩＤを取得する（Ｔ５７）。そして、この作成者ＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索して、検索キーと一致するユーザＩＤがセットされた利用者データレコード４Ｒからメールアドレスを取得する（Ｔ５８）。しかる後、ネットワーク３を介して当該メールアドレス宛に確認完了メールを送信する（Ｔ５９）。この確認完了メールには、クライアント２から受信した終了コマンド中のメール本文が付加される。上記確認完了メールは、当該メールアドレスに対応したユーザＩＤでユーザ認証が行われ、利用者が承認されたクライアント２において、閲覧することができる。

なお、主催者確認リスト画面が表示されているクライアント２において、選択された研修コードがセットされた研修データレコード５Ｒの属性が「公開」または「公開終了」であった場合には（Ｓ５５のＮＯ）、クライアント２は、その研修データに対する公開後の処理を実行する。公開後の処理には、例えば研修データの修正処理、申込者リストの一覧表示処理、受講者別研修結果の入力処理等が含まれる。ここに、研修管理サーバ１の処理ステップＴ３４〜Ｔ３６及びＴ５１〜Ｔ５４は、属性が公開の公開情報（研修情報）については関連付けられた責任者ＩＤ（主催者ＩＤ）でユーザ認証が行われ利用者が承認されたクライアント２に対してアクセス権を付与し（Ｔ５１〜Ｔ５４が該当）、属性が非公開の公開情報については関連付けられた作成者ＩＤでユーザ認証が行われ利用者が承認されたクライアント２に対してアクセス権を付与し（Ｔ３４〜Ｔ３６が該当）、さらには、属性が責任者確認（主催者確認）の公開情報（研修情報）については関連付けられた責任者ＩＤ（主催者ＩＤ）または作成者ＩＤでユーザ認証が行われ利用者が承認されたクライアント２に対してアクセス権を付与する（Ｔ３４〜Ｔ３６，Ｔ５１〜Ｔ５４が該当）アクセス権制御手段を構成する。

本実施の形態の社員研修管理システムでは、クライアント２でグループウェアを起動すると、ログイン画面が表示される。そこで、クライアント２の操作者は、ユーザＩＤとパスワードを入力する。そうすると、ユーザ認証が実行され、利用者として承認されると、メインメニューの業務を実行できるようになる。すなわち、利用者データベース４に個人データが格納された社員等は、研修科目閲覧、研修情報作成、主催者確認等のメニューを実行できる。研修科目閲覧メニューを選択すると、利用者は、研修データベース５に格納されている公開情報の研修データを、クライアント２のディスプレイ上で閲覧することができる。また、その研修に申し込んだり、申込みをキャンセルしたりすることができる。

研修情報作成メニューを選択すると、利用者は、新規の研修データを作成することができる。作成された研修データは、研修データベース５に保存される。この研修データには、利用者のユーザＩＤが作成者ＩＤとして関連付けられる。また、研修の管理者である主催者のユーザＩＤも主催者ＩＤとして関連付けられる。修正データの保存の際に、そのモードとして「中途保存」を選択すると、研修データは未公開情報として研修データベース５に保存される。未公開情報の研修データは、その後、当該データに関連付けられた作成者ＩＤでログインしたクライアント２でしか編集することができない。すなわち、未公開情報の研修データに対するアクセス権は、作成者のみに制限される。修正データの保存の際に、そのモードとして「確認保存」を選択すると、研修データは主催者確認情報として研修データベース５に保存される。主催者確認情報の研修データは、その後、当該データに関連付けられた作成者ＩＤだけでなく、主催者ＩＤでログインしたクライアント２でも閲覧したり編集したりすることができる。すなわち、研修データを公開する前にその内容をその研修の主催者に確認させることができる。修正データの保存の際に、そのモードとして「完成保存」を選択すると、研修データは公開情報として研修データベース５に保存される。公開情報の研修データについては、その後、当該データに関連付けられた主催者ＩＤでログインしたクライアント２でしか、その研修データの修正や申込状況の閲覧等を行うことができない。すなわち、研修データに対するアクセス権は、公開後は主催者に移行し、作成者にはアクセス権がなくなる。但し、公開後も作成者のアクセス権を保持し続けてもよい。

このように、研修データの作成中は作成者にアクセス権が付与され、完成後は主催者にアクセス権が移行する。したがって、システムに熟知している者が研修の主催者に代わって研修案内等の公開情報を作成し、研修データベース５に登録することができる。

研修データ作成手順は、上記実施形態の手順に限定されるものではない。既に公開されている研修データを複製し、さらに編集して、新たな研修データとすることもできる。この場合の研修情報作成処理の詳細は、図１１の流れ図によって示される。図１１において、向かって左側はクライアント２側の処理手順を示し、右側は研修管理サーバ１側の処理手順を示す。研修情報作成処理を開始したクライアント２において、作成メニュー「新規」が選択されると（Ｓ３２のＹＥＳ）、複写作成か否かを選択可能とする（Ｓ６１）。複写作成が選択されなかった場合には（Ｓ６１のＮＯ）、図８のＳ３３の処理に進む。複写作成が選択された場合には（Ｓ６１のＹＥＳ）、研修管理サーバ１に複写対象閲覧要求コマンドを送信する（Ｓ６２）。この主催者確認要求コマンドを受信した研修管理サーバ１は、研修データベース５を検索して、属性が「公開」又は「公開終了」の研修データレコード５Ｒを全て抽出する（Ｔ６１）。そして、この抽出した研修データレコード５Ｒに基づいて複写対象リストのデータを作成し（Ｔ６２）、このリストデータを、要求コマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ６３）。

上記リストデータを受信したクライアント２は、ディスプレイに複写対象リスト画面を表示する（Ｓ６３）。この画面には、複写対象リスト表示欄が形成されている。表示欄には、申込期間内または申込期間経過後の研修データの研修コードとその科目名のリストが表示される。すなわち、研修管理サーバ１の処理Ｔ６１にて研修データベース５から抽出された研修データレコード５Ｒのデータが表示される。ここで、終了指示がなされた場合には（Ｓ６４のＹＥＳ）、クライアント２は、画面をメインメニュー画面に戻す。これに対し、複写対象リスト表示欄からいずれか１つの研修コードが選択された場合には（Ｓ６５のＹＥＳ）、クライアント２は、ディスプレイの画面を研修科目詳細画面に切り換える。この画面には、選択された研修データレコード５Ｒに記憶されている研修科目名、分類、募集区分、承認区分、開催日、申込期間、参加料金などが表示される。

そこで、クライアント２の利用者は、研修科目詳細画面に表示されている研修データの内容を確認し、複写しない場合は取消操作を、複写する場合は実行操作を行う。取消操作がなされた場合には（Ｓ６７のＮＯ）、クライアント２は、ディスプレイの画面を複写対象リスト画面に戻す。実行操作がなされた場合には（Ｓ６７のＹＥＳ）、クライアント２は、研修管理サーバ１に複写作成要求コマンドを送信する（Ｓ６８）。このコマンドには、研修科目詳細画面にその内容が表示されている研修データレコード５Ｒの研修コードが含まれる。

複写作成要求コマンドを受信した研修管理サーバ１は、研修データベース５に格納されている各研修データレコード５Ｒで使用されていない新規の研修コードを発番する（Ｔ６４）。また、要求コマンド中の研修コードを検索キーとして研修データベース５を検索し、検索キーと一致する研修コードがセットされた研修データレコード５Ｒを、研修データベース５上に複写する。そして、この複写された研修データレコード５Ｒの研修コードを新規の研修コードに置換する（Ｔ６５）。しかる後、新規研修コードをコマンド送信元のクライアント２に送信する（Ｔ６６）。上記新規研修コードを受信したクライアント２は、ディスプレイに研修科目入力画面を表示する（Ｓ６９）。この画面には、新規研修コードがセットされた研修データレコード５Ｒの内容、すなわち研修科目名、分類、募集区分、承認区分、開催日、申込期間、参加料金、主催者ＩＤ等が各入力欄に表示される。以後、クライアント２及び研修管理サーバ１は、図９と同一の処理を実行する。このように、既存の研修データを複製して新たな研修データを作成することにより、研修データの作成に要する手間を軽減できる効果を奏する。

なお、前記実施の形態では、公開情報を研修データとしたが、公開情報はこれに限定されるものではない。公開情報共有システムも、前記実施の形態の研修管理システムに限定されるものではない。

本発明の一実施の形態である研修管理システムの該略図。 同実施の形態における利用者データベースのデータ構造を示す図。 同実施の形態における研修データベースのデータ構造を示す図。 同実施の形態における申込文書データベースのデータ構造を示す図。 同実施の形態におけるクライアントの主要な動作を示す流れ図。 同実施の形態における研修管理サーバのユーザ認証処理を示す流れ図。 同実施の形態において実行される研修科目閲覧処理の手順を示す流れ図。 同実施の形態において実行される研修情報作成処理の手順を示す流れ図。 同実施の形態において実行される研修情報作成処理の手順を示す流れ図。 同実施の形態において実行される主催者確認処理の手順を示す流れ図。 研修情報作成処理の他の実施形態を示す流れ図。

符号の説明

１…研修管理サーバ、２…クライアント、４…利用者データベース、５…研修データベース、６…申込文書データベース。

Claims (3)

1. データベースを管理するサーバと複数のクライアントとをネットワークで接続してなり、各利用者が前記各クライアントを操作して研修データベースに記憶された研修に関する公開情報を閲覧し、所望する研修への参加申込みをできるようにした公開情報共有システムにおいて、
   前記研修データベースに記憶される公開情報には、その情報の作成者を特定する作成者ＩＤ及びその研修を主催する主催者を特定する主催者ＩＤと、その情報の公開または非公開を指定する属性とが関連付けられており、
   前記各利用者に対してそれぞれ設定されたその利用者固有の認証用ＩＤを記憶する利用者データベースと、
   前記クライアントにて入力された認証用ＩＤで前記利用者データベースを検索してユーザ認証を行う認証手段と、
   前記認証手段により利用者が承認されたクライアントにおいて実行される、研修を主催する主催者の主催者ＩＤを前記利用者データベースに記憶された認証用ＩＤの中から選択的に入力する処理を含む公開情報作成処理を支援する作成支援手段と、
   前記公開情報作成処理を実行中のクライアントにおいて公開情報の保存が指令されると、前記クライアントで承認された利用者の認証用ＩＤを当該公開情報の作成者ＩＤとし、この作成者ＩＤと前記公開情報作成処理の中で選択的に入力された主催者ＩＤとを前記公開情報とともに前記研修データベースに保存する保存処理手段と、
   前記保存が指令された公開情報が、作成途中での保存なのか完成による保存なのかを判定する判定手段と、
   前記作成途中の保存であると判定したときにはその公開情報に関連付けられた前記属性を非公開とし、完成による保存であると判定したときには前記属性を公開とする属性設定手段と、
   前記研修データベースに記憶される公開情報に対して修正が可能なアクセス権を、前記属性が非公開の公開情報については関連付けられた作成者ＩＤでユーザ認証が行われ利用者が承認されたクライアントに対して付与し、前記属性が公開の公開情報については関連付けられた主催者ＩＤでユーザ認証が行われ利用者が承認されたクライアントに対して付与するアクセス権制御手段と、
   を具備したことを特徴とする公開情報共有システム。
2. 前記判定手段は、作成途中において主催者の確認を要求する保存であるか否かを判定する手段を含み、
   前記属性設定手段は、前記作成途中において主催者の確認を要求する保存であると判定したときにはその公開情報に関連付けられた前記属性を主催者確認とし、
   前記アクセス権制御手段は、前記属性が主催者確認の公開情報については関連付けられた主催者ＩＤでユーザ認証が行われ利用者が承認されたクライアントに対してその公開情報の閲覧とその公開情報の内容に対する正誤の通知ができるアクセス権を付与することを特徴とする請求項１記載の公開情報共有システム。
3. データベースを管理するサーバと複数のクライアントとをネットワークで接続してなり、各利用者が前記各クライアントを操作して研修データベースに記憶された研修に関する公開情報を閲覧し、所望する研修への参加申込みをできるようにした公開情報共有システムにおいて、前記研修データベースに記憶される公開情報には、その情報の作成者を特定する作成者ＩＤ及びその研修を主催する主催者を特定する主催者ＩＤと、その情報の公開または非公開を指定する属性とが関連付けられている公開情報共有システムのサーバに対するプログラムであって、
   前記クライアントにて入力された認証用ＩＤで前記各利用者に対してそれぞれ設定されたその利用者固有の認証用ＩＤを記憶する利用者データベースを検索してユーザ認証を行う認証手段と、
   前記認証手段により利用者が承認されたクライアントにおいて実行される、研修を主催する主催者の主催者ＩＤを前記利用者データベースに記憶された認証用ＩＤの中から選択的に入力する処理を含む公開情報作成処理を支援する作成支援手段と、
   前記公開情報作成処理を実行中のクライアントにおいて公開情報の保存が指令されると、前記クライアントで承認された利用者の認証用ＩＤを当該公開情報の作成者ＩＤとし、この作成者ＩＤと前記公開情報作成処理の中で選択的に入力された主催者ＩＤとを前記公開情報とともに前記研修データベースに保存する保存処理手段と、
   前記保存が指令された公開情報が、作成途中での保存なのか完成による保存なのかを判定する判定手段と、
   前記作成途中の保存であると判定したときにはその公開情報に関連付けられた前記属性を非公開とし、完成による保存であると判定したときには前記属性を公開とする属性設定手段と、
   前記研修データベースに記憶される公開情報に対して修正が可能なアクセス権を、前記属性が非公開の公開情報については関連付けられた作成者ＩＤでユーザ認証が行われ利用者が承認されたクライアントに対して付与し、前記属性が公開の公開情報については関連付けられた主催者ＩＤでユーザ認証が行われ利用者が承認されたクライアントに対して付与するアクセス権制御手段として機能させるためのプログラム。

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