JP4500903B2 - グループウェアシステム及びコンピュータプログラム - Google Patents

Description

本発明は、利用者がクライアントを使用して、サーバが有するデータベースに記憶された電子資料等の情報を閲覧等できるようにしたグループウェアシステム及びコンピュータプログラムに関する。

従来、多くの企業体には、グループウェアと称されるプログラムを用いたネットワークシステム、いわゆるグループウェアシステムが導入されている（例えば、特許文献１参照）。グループウェアの導入によって、利用者である社員同士で情報を共有できるようになるので、社員間コミュニケーションの効率化や生産性の向上が期待される。

特開２００３−８５０４４公報 特開２００４−８６５７８公報

グループウェアシステムによって社員同士で共有される情報の一例として、社員が作成した電子資料（研修への申込文書、レポート、定期券購入‐扶養家族など各種申請書等）がある。電子資料には、作成者のＩＤや氏名の他に、作成者の所属組織が付加される。そして、電子資料は、この所属組織毎に分類されてクライアントの表示デバイスに表示される。こうして、ある組織に所属する社員が作成した電子資料のみを閲覧する、といった利用が可能となる。

ところが、企業体においては社員の異動や組織名称変更が行われるため、電子資料に付加されている作成者の所属組織が、その閲覧時には正しくないものとなる場合がある。つまり、電子資料が異動前の所属組織に分類されて表示されてしまうのである。すると、この異動後の組織に所属する社員が作成した電子資料を閲覧する際、異動後に作成された電子資料は閲覧できるが、異動前に作成した電子資料については別の組織分類（異動前の組織名）で分類されているため、閲覧から漏れてしまうことがある。

本発明は、以上の点を鑑みてなされたものであり、電子資料の作成者の所属組織が変更されても、旧所属組織時に作成した資料と移籍後の新組織所属中に作成した電子資料とが同一の組織として表示され、閲覧対象から漏れてしまうこと防止することを目的とする。

本発明のグループウェアシステムは、サーバと、表示デバイスと入力デバイスとを有して前記サーバとデータ通信自在に接続されたクライアントと、前記クライアントの利用者を特定するユーザＩＤと当該利用者の属性とを対応付けて記憶する利用者データベースと、電子資料と当該電子資料を作成した作成者を特定する作成者ＩＤと当該作成者の属性とを対応付けて記憶するとともに一定期間毎に設けられた複数の電子資料データベースと、前記サーバの情報処理部が、利用者の属性として前記利用者データベースに記憶されている属性を変更する手段と、前記クライアントの情報処理部が、前記入力デバイスにより入力指定された期間に対応付けられた電子資料データベースに記憶されている電子資料の更新を指示するデータベース指定更新指示を前記サーバに送信する手段と、前記サーバの情報処理部が、前記データベース指定更新指示が指定する期間に対応付けられた前記電子資料データベースに保存された電子資料について、電子資料と対応付けて記憶されている作成者の属性を、当該作成者の作成者ＩＤと同一のユーザＩＤに対応付けて前記利用者データベースに記憶されている属性に更新する手段と、前記クライアントの情報処理部が、前記電子資料データベースに記憶されている電子資料をその作成者の属性に分類して前記表示デバイスに表示する手段と、を備える。

本発明のコンピュータプログラムは、サーバと、表示デバイスと入力デバイスとを有して前記サーバとデータ通信自在に接続されたクライアントと、前記クライアントの利用者を特定するユーザＩＤと当該利用者の属性とを対応付けて記憶する利用者データベースと、電子資料と当該電子資料を作成した作成者を特定する作成者ＩＤと当該作成者の属性とを対応付けて記憶するとともに一定期間毎に設けられた複数の電子資料データベースと、を備えるグループウェアシステムの前記サーバのコンピュータと前記クライアントのコンピュータとにインストールされて、前記クライアントのコンピュータに、前記入力デバイスにより入力指定された期間に対応付けられた電子資料データベースに記憶されている電子資料の更新を指示するデータベース指定更新指示を前記サーバに送信する機能と、前記電子資料データベースに記憶されている電子資料をその作成者の属性に分類して前記表示デバイスに表示する機能と、を実行させ、前記サーバのコンピュータに、利用者の属性として前記利用者データベースに記憶されている属性を変更する機能と、前記データベース指定更新指示が指定する期間に対応付けられた前記電子資料データベースに保存された電子資料について、電子資料と対応付けて記憶されている作成者の属性を、当該作成者の作成者ＩＤと同一のユーザＩＤに対応付けて前記利用者データベースに記憶されている属性に更新する機能と、を実行させる。

本発明によれば、任意の電子資料について電子資料データベースに記憶されている属性を、利用者データベースに記憶されている属性に更新することができるので、電子資料の作成者の所属組織や所属組織名が変更されても、この電子資料が閲覧対象から漏れてしまうことを防止することができる。また、婚姻等による氏名変更等についても同様に対応することができる。

本発明の実施の形態について図１ないし図１９に基づいて説明する。本実施の形態のグループウェアシステムは、一企業体に導入された社員用の研修管理システムへの適用例である。

図１は、研修管理システムを概略的に示す模式図である。研修管理システムは、１台の研修管理サーバ１と、複数台のクライアント２とを有する。研修管理サーバ１の記憶部であるＨＤＤ（図示せず）には、グループウェアシステムを構築するためのプログラムであるグループウェアがインストールされている。クライアント２は一例としてパソコンであり、その記憶部であるＨＤＤ（図示せず）には、グループウェアシステムを構築するためのプログラムであるグループウェアがインストールされている。また、クライアント２は、情報を表示する表示デバイス２ａと情報を入力する入力デバイス２ｂとを有する。研修管理サーバ１と各々のクライアント２とは、ネットワーク３（例えばＬＡＮ）を介して接続されている。より詳細には、ネットワーク３は、研修管理サーバ１が有する通信インターフェース（図示せず）とクライアント２が有する通信インターフェース（図示せず）とに接続されている。これにより、研修管理サーバ１とクライアント２とはデータ通信自在となっている。研修管理サーバ１は、各種データベースを有する。研修管理サーバ１が記憶するデータベースとしては、利用者データベース４、アクセス権データベース５、教育カルテデータベース６、研修データベース７、申込文書データベース８、資料データベース９等が含まれる。なお、これらのデータベースは、同一のサーバ内に格納されていなくても良く、複数のサーバに分散されて格納されていても良い。

図２は、利用者データベース４のデータ構成を示す模式図である。利用者データベース４には、グループを構成する構成員である全利用者の個人データが利用者別に記憶される。ここで、利用者には、研修管理システムを利用する社員やその上長が含まれ、さらに、後述する研修データを作成する作成者や研修の主催者等も含まれる。利用者データベース４に記憶される個人データには、図２中のレコード４Ｒとして示すように、ユーザＩＤ、パスワード、氏名、所属組織、メールアドレス、上長及び教育担当者等が含まれる。ユーザＩＤは、利用者を特定するために利用者毎に付与された固有のコードである。パスワードは、対応するユーザＩＤによって特定される利用者が任意に定めた文字列である。このような利用者データベース４は、グループウェアシステムとしての本実施の形態の研修管理システムを利用できる全ての利用者情報データベースを意味する。研修管理サーバ１は、入力デバイス２ｂの操作によってクライアント２に入力されたユーザＩＤとパスワードとの組合せに応じて、クライアント２の操作者がグループの一員であるか否かを判定する。ここに、ユーザＩＤは、各利用者の認証用のＩＤとして機能する。利用者データベース４は、各利用者の認証用ＩＤを記憶する認証用ＩＤ記憶手段として機能する。

図３は、アクセス権データベース５のデータ構成を示す模式図である。アクセス権データベース５には、利用者別にその利用者に係わる電子資料へのアクセス権を有する他の利用者の識別データが記憶される。識別データとして、具体的には、図３中のレコード５Ｒとして示すように、利用者毎のユーザＩＤと共に、一以上の付与者ＩＤと氏名との組合せデータが記憶される。付与者ＩＤは、アクセス権が付与された他の利用者の認証用ＩＤを指す。電子資料とは、電子文書やイメージデータ等の電子化されたデータの総称である。

図４は、教育カルテデータベース６のデータ構成を示す模式図である。教育カルテデータベース６には、電子資料に含まれる電子文書の一種である教育カルテ６Ｒのデータが社員別に記憶される。図４に示すように、教育カルテ６Ｒは、社員のユーザＩＤ、氏名、所属組織に加えて、社員の上長及び教育担当者や、上長からの育成方針や自己目標等のテキストデータが含まれる。また、一以上の閲覧者ＩＤと氏名との組合せデータが含まれる。閲覧者ＩＤは、この教育カルテデータへのアクセス権を有する他の利用者の認証用ＩＤであり、この閲覧者ＩＤとともにその利用者の氏名も記憶される。

図５は、研修データベース７のデータ構成を示す模式図である。研修データベース７には、各種研修に関するデータが記憶される。図５に示すように、一つの研修７Ｒに対して、研修コード、研修科目名、分類、募集区分、承認区分、開催日、申込期間、参加料金、主催者ＩＤ、作成者ＩＤ、属性等の項目データが記憶される。研修コードは、各種の研修を特定するために研修毎に付与された固有のコードである。研修科目名は、研修のタイトルである。分類は、研修が属する分野（新人研修、管理職研修、技術研修、英会話等）を特定する。募集区分は、研修が一般公募か対象者を指定するものかを区別する。承認区分は、研修への参加に上長の承認を必要とするか否かを区別する。主催者ＩＤは、研修の主催者を特定するユーザＩＤである。作成者ＩＤは、この研修データの作成者を特定するユーザＩＤである。属性は、この研修データの状態、つまり、未公開か公開かを示す。未公開の状態では、クライアント２からアクセスがあっても閲覧をすることができない。

図６は、申込文書データベース８のデータ構成を示す模式図である。申込文書データベース８には、利用者から研修への申込がある毎に作成される電子資料、すなわち申込文書が順次記憶される。図６に示すように、一つの申込文書８Ｒには、文書タイトル、文書番号、研修コード、研修科目名、参加料金、申込者ＩＤと氏名及び所属組織、作成期、承認者ＩＤ及び氏名、閲覧日、属性、申込者の上長及び教育担当者等が含まれる。文書番号は、各申込文書を特定するために文書毎に付与された固有のコードである。申込者ＩＤと氏名及び所属組織は、この研修を申し込んだ社員のユーザＩＤ、その氏名、及び、その所属である。承認者ＩＤ及び氏名は、この研修への参加を許可するか否かを承認する上長のユーザＩＤ及びその氏名である。閲覧日は、承認者がこの申込文書を閲覧した最終の日付である。なお、最終の日付だけでなく、それ以前の閲覧日も全て記憶するものでもよい。属性は、この申込文書によって特定される研修申込の状態を示す。状態には、「承認待ち」、「承認済」、「申込確定」、「申込取止め」、「参加」、「不参加」等がある。参加申込の計画を行い上長の承認を待っている段階は、「承認待ち」である。上長の承認が得られると「承認済」となる。さらに、研修の主催者から研修への参加が承認されると「申込確定」となる。研修開始日以前にその研修への参加を取止めると「申込取止め」となる。研修に参加すると「参加」となる。研修に参加しないと「不参加」となる。

図７は、資料データベース９のデータ構成を示す模式図である。資料データベース９には、電子資料９Ｒとして、研修に参加した利用者が作成したレポートや受講資料等が電子データ化されて保存されている。各々の電子資料９Ｒには、資料タイトルの他、作成者のユーザＩＤである作成者ＩＤ、作成者の氏名、作成者の所属組織、及び、作成期が付されている。作成期とは、電子資料９Ｒが作成された年度及び期（例えば、何年度の上期など）をいう。さらに、電子資料９Ｒには固有の資料番号が付されている。このような資料データベース９は、本社及び複数の支社毎に複数個設けられている。

なお、本実施の形態では、研修データベース７、申込文書データベース８については、期（例えば、２００８年度上期）毎に複数設けられている。つまり、研修データベース７、申込文書データベース８には、期がそれぞれ対応付けられている。

また、期以外では、データ量等に応じて、例えば教育カルテデータベース６の中身を教育カルテ［１］、教育カルテ［２］のように、データベースを分割することもある（図示せず）。

図８は、クライアント２で実行される処理の流れの一例を示すフローチャートである。クライアント２の制御部２５は、グループウェアの起動に応じて、表示デバイス２ａにログイン画面（図示せず）を表示する（ステップＳ１）。ログイン画面は、ユーザＩＤの入力エリアとパスワードの入力エリアとを有する。クライアント２の操作者は、入力デバイス２ｂの操作によって、自身のユーザＩＤとパスワードとを入力する。ユーザＩＤとパスワードとの入力に応じて（ステップＳ２のＹ）、クライアント２の制御部２５は、研修管理サーバ１に認証要求コマンドを送信する（ステップＳ３）。認証要求コマンドには、入力されたユーザＩＤとパスワードとが含まれる。

図９は、研修管理サーバ１で実行されるユーザ認証処理の流れの一例を示すフローチャートである。研修管理サーバ１の制御部１５は、ネットワーク３を介して認証要求コマンドを受信すると（ステップＴ１のＹ）、受信した認証要求コマンドが含むユーザＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索する（ステップＴ２）。そして、同一のユーザＩＤが記憶されているか否かを判定する（ステップＴ３）。記憶されている場合には（ステップＴ３のＹ）、そのユーザＩＤに対応付けられているパスワードを取得する（ステップＴ４）。そして、受信した認証要求コマンドが含むパスワードと一致するか否かを判定する（ステップＴ５）。両パスワードが一致する場合には（ステップＴ５のＹ）、クライアント２の操作者は利用者として承認される。この場合、研修管理サーバ１の制御部１５は、認証ＯＫの応答信号を認証要求コマンドの送信元のクライアント２に送信する（ステップＴ６）。これに対し、認証要求コマンドが含むユーザＩＤが利用者データベース４に記憶されていない場合（ステップＴ３のＮ）やパスワード不一致の場合（ステップＴ５のＮ）には、クライアント２の操作者は利用者として承認されない。このとき、研修管理サーバ１の制御部１５は、認証ＮＧの応答信号を認証要求コマンドの送信元のクライアント２に送信する（ステップＴ７）。

図８に基づく説明に戻る。クライアント２の制御部２５は、認証要求コマンドの送信後、研修管理サーバ１からの応答に待機する（ステップＳ４）。そして、認証ＮＧの応答信号を受信した場合には（ステップＳ４のＮ）、認証エラーのメッセージを表示デバイス２ａに表示して、ユーザＩＤとパスワードとの再入力に待機する。これに対し、認証ＯＫの応答信号を受信した場合には（ステップＳ４のＹ）、クライアント２の制御部２５は、ユーザＩＤを記憶した後に、表示デバイス２ａにメインメニュー画面を表示する（ステップＳ５）。メインメニュー画面は、入力デバイス２ｂの操作により選択される複数のメニューを有する。そして、いずれかのメニュー選択に待機する（ステップＳ６）。ここで、終了指示がなされた場合には（ステップＳ７のＹ）、研修管理サーバ１からログアウトする。

メインメニュー画面が有するメインメニューの一つとして、アクセス権付与者設定メニューがある。このアクセス権付与者設定メニューの選択に応じて（ステップＳ８のＹ）、アクセス権付与者設定処理が開始される（ステップＳ９）。

図１０は、アクセス権付与者設定処理の流れの一例を示すフローチャートである。図１０中の左側にクライアント２の処理手順を示し、右側に研修管理サーバ１の処理手順を示す。アクセス権付与者設定処理の開始に際して、クライアント２の制御部２５は、研修管理サーバ１にアクセス権者要求コマンドを送信する（ステップＳ２１）。このアクセス権者要求コマンドには、ユーザ認証によって利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。

アクセス権者要求コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、このアクセス権者要求コマンド中のユーザＩＤを検索キーとしてアクセス権データベース５を検索する（ステップＴ１１）。検索の結果、検索キーと一致するユーザＩＤが記憶されたレコード５Ｒを検出した場合（ステップＴ１２のＹ）、研修管理サーバ１の制御部１５は、このレコード５Ｒに含まれる全ての付与者ＩＤと氏名との組合せデータを取得する（ステップＴ１３）。次に、研修管理サーバ１の制御部１５は、アクセス権者要求コマンド中のユーザＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索する。そして、このユーザＩＤが記憶されているレコード４Ｒから、氏名、所属等のデータを取得する（ステップＴ１４）。さらに、研修管理サーバ１の制御部１５は、利用者データベース４に記憶されている全てのレコード４ＲからそれぞれユーザＩＤと氏名とを取得する（ステップＴ１５）。次に、研修管理サーバ１の制御部１５は、これらの取得したデータに基づいて、個人マスタデータを作成する（ステップＴ１６）。そして、この個人マスタデータを、ネットワーク３を介して、アクセス権者要求コマンドの送信元のクライアント２に送信する（ステップＴ１７）。

個人マスタデータを受信したクライアント２の制御部２５は、表示デバイス２ａに個人マスタ画面（図示せず）を表示する（ステップＳ２２）。個人マスタ画面には、本人データ表示欄とアクセス権付与者表示欄とが設けられている。本人データ表示欄には、このクライアント２において承認された利用者本人の氏名、所属などが表示される。すなわち、研修管理サーバ１におけるステップＴ１４にて利用者データベース４から取得されたデータが表示される。アクセス権付与者表示欄には、この利用者本人が自身に係わる電子資料へのアクセス権を付与する他の者として認定した利用者の認証用ＩＤと氏名とが表示される。すわなち、研修管理サーバ１におけるステップＴ１３にてアクセス権データベース５から取得されたデータが表示される。

ここで、入力デバイス２ｂの操作によって、終了指示がなされた場合には（ステップＳ２３のＹ）、クライアント２の制御部２５は、表示デバイス２ａの表示をメインメニュー画面に戻す。これに対して、入力デバイス２ｂの操作によって、付与者設定指示がなされた場合には（ステップＳ２４のＹ）、利用者リスト画面（図示せず）を表示する（ステップＳ２５）。利用者リスト画面には、全利用者のユーザＩＤと氏名とが利用者リストとしてスクロール表示される。すわなち、研修管理サーバ１におけるステップＴ１５にて利用者データベース４から取得されたデータが表示される。そして、個人マスタ画面のアクセス権付与者表示欄に表示されているユーザＩＤに対しては予めチェックが付されている。そこで、クライアント２の利用者は、入力デバイス２ｂの操作によって、自身に係わる電子資料へのアクセス権を付与する他の利用者、例えば上長等のユーザＩＤにチェックを付す。あるいは、アクセス権の付与を取り消す他の利用者、例えば元上長のユーザＩＤからチェックを外す。アクセス権を付与する利用者の数は、特に制限されない。アクセス権を付与する全ての利用者のユーザＩＤにチェックを付したならば、クライアント２の利用者は、入力デバイス２ｂの操作によって、確定指示を行う。ここに、各クライアント２は、認証手段により利用者が承認されたクライアント２において、その利用者に係わる電子資料へのアクセス権を付与する利用者の認証用ＩＤが、認証用ＩＤ記憶手段（利用者データベース４）に記憶された認証用ＩＤの中から選択されるのを受け付けるアクセス権付与手段を備えている。

クライアント２の制御部２５は、確定指示がなされると（ステップＳ２６のＹ）、利用者リスト上でチェックが付されたユーザＩＤと氏名との組合せデータを全て抽出する（ステップＳ２７）。そして、ネットワーク３を介してアクセス権設定コマンドをクライアント２に送信する（ステップＳ２８）。このアクセス権設定コマンドには、利用者リストから抽出されたユーザＩＤと氏名との組合せデータが含まれる。また、このクライアント２において利用者として承認されたユーザＩＤも本人ＩＤとして含まれる。

アクセス権設定コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、このコマンド中の本人ＩＤを検索キーとして、アクセス権データベース５を検索する（ステップＴ１８）。検索の結果、検索キーと一致するユーザＩＤがセットされたレコード５Ｒを検出できなかった場合には（ステップＴ１９のＮ）、アクセス権データベース５に新規のレコード５Ｒを追加する。そして、このレコード５Ｒに、コマンド中の本人ＩＤをセットする。また、このコマンド中のユーザＩＤと氏名との組合せデータを、付与者ＩＤと氏名との組合せデータとしてセットする（ステップＴ２０）。検索キーと一致するユーザＩＤがセットされたレコード５Ｒを検出した場合には（ステップＴ１９のＹ）、研修管理サーバ１の制御部１５は、そのレコード５Ｒの付与者ＩＤと氏名との組合せデータを、コマンド中のユーザＩＤと氏名との組合せデータに置換する（ステップＴ２１）。ここに、アクセス権データベース５は、クライアント２でのアクセス権付与手段により、当該クライアント２で受付けた認証用ＩＤを、そのクライアント２で承認された利用者に紐付けて記憶するアクセス権記憶手段として機能する。

ところで、メインメニュー画面（図示せず）が有するメインメニューの一つとして、所属変更メニューがある。この所属変更メニューが入力デバイス２ｂの操作によって選択されると（ステップＳ１０のＹ）、所属変更処理が開始される（ステップＳ１１）。処理の開始に際して、クライアント２の制御部２５は、まず、研修管理サーバ１に所属変更コマンドを送信する。このコマンドには、ユーザ認証により利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、受信したコマンド中のユーザＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索して、このユーザＩＤがセットされたレコード４Ｒから所属組織を抽出し、抽出した所属組織のデータを、ネットワーク３を介して、コマンド送信元のクライアント２に送信する。所属組織のデータを受信したクライアント２の制御部２５は、表示デバイス２ａに所属組織を表示する（図示せず）。また、このとき、クライアント２の制御部２５は、表示デバイス２ａに複数の所属組織を選択可能にリスト表示する（図示せず）。入力デバイス２ｂの操作によって、一つの所属組織が選択されて、さらに、入力デバイス２ｂの操作によって、確定指示がなされた場合には、クライアント２の制御部２５は、ネットワーク３を介して新規所属コマンドを研修管理サーバ１に送信する。このコマンドには、ユーザ認証により利用者として承認されたユーザＩＤと選択された所属組織とが含まれる。コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、受信したコマンド中のユーザＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索する。そして、このユーザＩＤがセットされたレコード４Ｒに記憶されている所属組織を、受信したコマンド中の所属組織に置換する。このようにして、所属変更処理が実行される。なお、利用者データベース４のレコード４Ｒに記載されている所属組織の変更は、社員管理データベースに変更があった社員ＩＤの情報のみ更新してもよく、社員管理データベースの更新の有無に関係なく、利用者データベースに登録する全員のデータ全てを例えば毎日更新するようにしてもよい。

また、メインメニュー画面（図示せず）が有するメインメニューの一つに教育カルテ閲覧メニューがある。入力デバイス２ｂの操作によって、教育カルテ閲覧メニューが選択されると（ステップＳ１２のＹ）、教育カルテ閲覧処理が開始される（ステップＳ１３）。

図１１及び図１２は、教育カルテ閲覧処理の流れの一例を示すフローチャートである。図１１及び図１２中の左側にクライアント２の処理手順を示し、右側に研修管理サーバ１の処理手順を示す。教育カルテ閲覧処理の開始に際して、クライアント２の制御部２５は、まず、研修管理サーバ１に教育カルテ閲覧要求コマンドを送信する（ステップＳ３１）。このコマンドには、ユーザ認証によって利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。

教育カルテ閲覧要求コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、このコマンド中のユーザＩＤを検索キーとして、教育カルテデータベース６を検索する（ステップＴ３１）。検索の結果、検索キーと一致するユーザＩＤがセットされた教育カルテ６Ｒを検出できなかった場合には（ステップＴ３２のＮ）、研修管理サーバ１の制御部１５は、教育カルテデータベース６に新規の教育カルテ６Ｒを追加する。そして、この教育カルテ６Ｒに、コマンド中のユーザＩＤをセットする。また、利用者データベース４から、コマンド中のユーザＩＤに対応して記憶されている氏名、所属等の個人データを読み出し、この新規の教育カルテ６Ｒにセットする（ステップＴ３３）。教育カルテデータベース６に新規の教育カルテ６Ｒを追加した後、あるいは教育カルテデータベース６から検索キーと一致するユーザＩＤがセットされた教育カルテ６Ｒを検出できた場合には（ステップＴ３２のＹ）、研修管理サーバ１の制御部１５は、コマンド中のユーザＩＤを検索キーとして教育カルテデータベース６に記憶されている全てのレコードの閲覧者ＩＤを検索して、検索キーと一致するユーザＩＤが閲覧者ＩＤとしてセットされたレコードを全て抽出する（ステップＴ３４）。そして、教育カルテデータベース６から抽出したレコードのデータで閲覧可能者リストを作成し（ステップＴ３５）、このリストデータをコマンド送信元のクライアント２に送信する（ステップＴ３６）。

閲覧可能者リストデータを受信したクライアント２の制御部２５は、表示デバイス２ａに閲覧可能者リスト画面（図示せず）を表示する（ステップＳ３２）。この画面には、本人表示欄と閲覧可能者リスト表示欄とが設けられている。本人表示欄には、このクライアント２にて承認された利用者本人のユーザＩＤと氏名とが表示される。閲覧可能者リスト表示欄には、この利用者を閲覧者として登録している他の利用者のユーザＩＤと氏名とが表示される。すなわち、研修管理サーバ１におけるステップＳ３４にて教育カルテデータベース６から抽出されたレコードのデータが表示される。そこで、クライアント２の利用者は、入力デバイス２ｂの操作によって、教育カルテを閲覧したい利用者（本人も含む）のユーザＩＤを画面から選択する。クライアント２の制御部２５は、ユーザＩＤが選択されると（ステップＳ３３のＹ）、ネットワーク３を介して、研修管理サーバ１に教育カルテ閲覧実行コマンドを送信する（ステップＳ３４）。このコマンドには、選択されたユーザＩＤが含まれる。

教育カルテ閲覧実行コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、コマンド中のユーザＩＤを検索キーとして教育カルテデータベース６を検索する。そして、検索キーと一致するユーザＩＤがセットされた教育カルテ６Ｒを抽出する（ステップＴ３７）。また、研修管理サーバ１の制御部１５は、コマンド中のユーザＩＤを検索キーとして申込文書データベース８を検索する。そして、検索キーと一致するユーザＩＤが申込者ＩＤとしてセットされた申込文書８Ｒを全て抽出し、抽出した申込文書８Ｒに基づいて研修実績テーブルを作成する（ステップＴ３８）。さらに、研修管理サーバ１の制御部１５は、コマンド中のユーザＩＤを検索キーとしてアクセス権データベース５を検索する。そして、検索キーと一致するユーザＩＤがセットされたレコード５Ｒから、全ての付与者ＩＤと氏名との組合せデータを抽出する（ステップＴ３９）。その後、研修管理サーバ１の制御部１５は、ステップＴ３７、ステップＴ３８、及びステップＴ３９で得られたデータに基づいて閲覧対象者の教育カルテデータを作成する（ステップＴ４０）。そして、この教育カルテデータをコマンド送信元のクライアント２に送信する（ステップＴ４１）。

教育カルテデータを受信したクライアント２の制御部２５は、表示デバイス２ａに教育カルテ画面（図示せず）を表示する（ステップＳ３５）。教育カルテ画面には、個人表示欄と実績表示欄とが設けられ、さらに、更新メニューが設けられている。個人表示欄には、閲覧対象者の氏名、所属、育成方針、自己目標などが表示される。すなわち、研修管理サーバ１におけるステップＴ３７にて教育カルテデータベース６から抽出されたデータが表示される。実績表示欄には、閲覧対象者が参加した研修あるいはこれから参加する研修のリスト（申込文書）が表示される。すなわち、研修管理サーバ１におけるステップＴ３８にて作成された研修実績テーブルが表示される。ここで、入力デバイス２ｂの操作によって、閲覧終了指示がなされた場合には（ステップＳ３６のＹ）、クライアント２の制御部２５は、表示デバイス２ａの表示をメインメニュー画面に戻す。

これに対して、入力デバイスの操作によって、教育カルテ画面に設けられた更新メニューが選択された場合には（ステップＳ５１のＹ）、クライアント２の制御部２５は、ネットワーク３を介して研修管理サーバ１に教育カルテ所属更新コマンドを送信して（ステップＳ５２）、表示デバイス２ａの表示をメインメニュー画面に戻す。このコマンドには、個人表示欄に表示されている閲覧対象者のユーザＩＤが含まれる。

教育カルテ所属更新コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、このコマンド中のユーザＩＤを検索キーとして教育カルテデータベース６を検索する。そして、検索キーと一致するユーザＩＤが記憶された教育カルテ６Ｒを検出したならば、さらに、コマンド中のユーザＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索する。そして、検索キーと一致するユーザＩＤが記憶されたレコード４Ｒを検出したならば、そのレコード４Ｒから所属組織を抽出し、抽出した所属組織を、検出した教育カルテ６Ｒに付加する。このようにして、研修管理サーバ１の制御部１５は、教育カルテ所属更新処理を実行する（ステップＴ５１）。さらに、教育カルテの実績表示欄に表示される研修のリスト（申込文書）を全て検出する（ステップＴ５２）。次に、検出した申込文書８Ｒに付加されている申込者ＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索して、検索キーの一致するレコード４Ｒを抽出する（ステップＴ５３）。そして、抽出したレコード４Ｒから社員情報（例えば所属組織）をさらに抽出し、これをステップＴ３１１で検出した申込文書８Ｒに付加することで、社員情報についての申込文書８Ｒの更新を行う（ステップＴ５４）。

また、閲覧者設定指示がなされた場合には（ステップＳ３７のＹ）、クライアント２の制御部２５は、表示デバイス２ａに付与者リスト画面を表示する（ステップＳ３８）。付与者リスト画面には、閲覧対象者に対してアクセス権が付与されている利用者のユーザＩＤと氏名とが表示される。すなわち、研修管理サーバ１におけるステップＴ３９にてアクセス権データベース５から取得されたデータが表示される。そして、研修管理サーバ１におけるステップＴ３７にて教育カルテデータベース６から抽出された教育カルテ６Ｒに閲覧者ＩＤとしてセットされていたユーザＩＤには、予めチェックが付されている。そこで、クライアント２の利用者は、閲覧中の教育カルテ画面へのアクセス権を付与する他の利用者、例えば教育担当者のユーザＩＤにチェックを付す。あるいは、アクセス権の付与を取り消す他の利用者、例えば、元教育担当者のユーザＩＤからチェックを外す。アクセス権を付与する利用者の数は、特に制限されない。クライアント２の利用者は、アクセス権を付与する全ての利用者のユーザＩＤにチェックを付したならば、入力デバイス２ｂを操作して、確定指示を行う。

クライアント２の制御部２５は、確定指示がなされると（ステップＳ３９のＹ）、付与者リスト上にてチェックが付されたユーザＩＤと氏名との組合せデータを全て抽出する（ステップＳ４０）。そして、ネットワーク３を介して、閲覧者設定コマンドを研修管理サーバ１に送信する（ステップＳ４１）。この閲覧者設定コマンドには、付与者リストから抽出されたユーザＩＤと氏名との組合せデータが含まれる。また、閲覧中の教育カルテ本人（閲覧対象者）のユーザＩＤも含まれる。

閲覧者設定コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、コマンド中の教育カルテ本人のユーザＩＤを検索キーとして教育カルテデータベース６を検索する。そして、検索キーと一致するユーザＩＤがセットされた教育カルテ６Ｒの閲覧者ＩＤと氏名との組合せデータを、コマンド中のユーザＩＤと氏名との組合せデータに置換する（ステップＴ４２）。

ところで、メインメニュー画面（図示せず）が有するメインメニューの一つとして、資料閲覧メニューがある。この資料閲覧メニューが入力デバイス２ｂの操作によって選択されると（ステップＳ１４のＹ）、資料閲覧処理が開始される（ステップＳ１５）。

図１３は、資料閲覧処理の流れの一例を示すフローチャートである。図１３中の左側にクライアント２の処理手順を示し、右側に研修管理サーバ１の処理手順を示す。資料閲覧処理の開始に際して、クライアント２の制御部２５は、研修管理サーバ１に資料閲覧要求コマンドを送信する（ステップＳ９１）。このコマンドには、ユーザ認証によって利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。

コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、受信したコマンド中のユーザＩＤを検索キーとしてアクセス権データベース５を検索する。そして、検索キーと一致するユーザＩＤがセットされたレコード５Ｒから全ての付与者ＩＤと氏名との組合せデータを取得する（ステップＴ８１）。次に、資料データベース９を検索して、作成者ＩＤが、アクセス権データベース５から取得した組合せデータのいずれかの付与者ＩＤと一致する電子資料９Ｒのデータを抽出する（ステップＴ８２）。そして、この抽出した電子資料９Ｒの作成者の氏名と所属組織と資料タイトルとをまとめた閲覧可能資料リストを作成する（ステップＴ８３）。そして、この閲覧可能資料リストのデータを、ネットワーク３を介して、資料閲覧要求コマンドの送信元のクライアント２に送信する（ステップＴ８４）。

閲覧可能資料リストのデータを受信したクライアント２の制御部２５は、表示デバイス２ａに閲覧可能資料リスト画面Ｇ（図１５参照）を表示する（ステップＳ９２）。閲覧可能資料リスト画面Ｇには、閲覧可能資料リスト表示欄Ｌが設けられている。さらに、閲覧可能資料リスト画面Ｇには、更新メニューＭが設けられている。閲覧可能資料リスト表示欄Ｌには、このクライアント２において承認された利用者本人がアクセス権付与者として登録されている他の利用者が作成した電子資料９Ｒの資料タイトルとその作成者の氏名とが、その作成者の所属組織に分類されて表示される（図１５参照）。すなわち、研修管理サーバ１におけるステップＴ８３で作成されたデータが表示される。ここで、入力デバイス２ｂの操作によって終了指示がなされた場合には（ステップＳ９４のＹ）、クライアント２の制御部２５は、表示デバイス２ａの表示をメインメニュー画面に戻す。

これに対して、入力デバイス２ｂの操作によって、閲覧可能資料リスト表示欄Ｌの一以上の資料タイトルにチェックが付され、さらに更新メニューＭが選択された場合には（ステップＳ１０１のＹ）、クライアント２の制御部２５は、ネットワーク３を介して研修管理サーバ１に資料更新コマンドを送信して（ステップＳ１０２）、表示デバイス２ａの表示をメインメニュー画面に戻す。このコマンドには、選択された一以上の資料の資料番号のデータが含まれる。

資料更新コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、このコマンド中の資料番号を検索キーとして資料データベース９を検索する。そして、検索キーと一致する資料番号の電子資料９Ｒを検出したならば、さらに、その電子資料９Ｒに付されている作成者ＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索する。そして、検索キーと一致するユーザＩＤが記憶されたレコード４Ｒを検出したならば、そのレコード４Ｒから所属組織を抽出し、抽出した所属組織を、検出した電子資料９Ｒに付加する。このようにして研修管理サーバ１の制御部１５は、資料更新処理を実行する（ステップＴ１０１）。

また、入力デバイス２ｂの操作によって、閲覧可能資料リスト表示欄Ｌの中からいずれか一つの資料タイトルが選択された場合には（ステップＳ９３のＹ）、クライアント２の制御部２５は、ネットワーク３を介して研修管理サーバ１に、資料閲覧実行コマンドを送信する（ステップ９５）。資料閲覧実行コマンドには、選択された資料番号のデータが含まれる。

資料閲覧実行コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、このコマンド中の資料番号を検索キーとして資料データベース９を検索して、検索キーが一致する電子資料９Ｒを取得する（ステップＴ８５）。そして、この電子資料９Ｒのデータを、ネットワーク３を介して、コマンドの送信元のクライアント２に送信する（ステップＴ８６）。電子資料９Ｒのデータを受信したクライアント２の制御部２５は、表示デバイス２ａに電子資料９Ｒをその所属組織と共に表示する（ステップＳ９６、図１６参照）。その後、入力デバイス２ｂの操作によって、閲覧終了が指示されると（ステップＳ９７のＹ）、クライアント２の制御部２５は、表示デバイス２ａの表示を閲覧可能資料リスト画面Ｇに戻す（ステップＳ９２）。

これに対して、入力デバイス２ｂの操作によって、更新メニューＭが選択された場合には（ステップＳ１０３のＹ）、クライアント２の制御部２５は、ネットワーク３を介して研修管理サーバ１に個別資料更新コマンドを送信して（ステップＳ１０４）、表示デバイス２ａの表示をメインメニュー画面に戻す。このコマンドには、選択されて表示デバイス２ａに表示されていた電子資料９Ｒの資料番号のデータが含まれる。

個別資料更新コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、このコマンド中の資料番号を検索キーとして資料データベース９を検索する。そして、検索キーと一致する資料番号が付された電子資料９Ｒを検出したならば、さらに、その電子資料９Ｒに付されている作成者ＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索する。そして、検索キーと一致するユーザＩＤが記憶されたレコード４Ｒを検出したならば、そのレコード４Ｒから所属組織を抽出し、抽出した所属組織を、検出した電子資料９Ｒに付加する。このようにして研修管理サーバ１の制御部１５は、個別資料更新処理を実行する（ステップＴ１０２）。

また、所属組織が更新される対象は、資料データベース９に記憶された電子資料９Ｒに限られることはなく、例えば、申込文書データベース８に記憶された申込文書８Ｒであってもよい。この場合、クライアント２からコマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、申込文書データベース８を検索して、申込者ＩＤが、アクセス権データベース５から取得した組合せデータのいずれかの付与者ＩＤと一致する申込文書８Ｒのデータを抽出する（ステップＴ８２）。そして、この抽出した申込文書８Ｒの申込者の氏名、所属組織、文書番号・・・等をまとめた閲覧可能申込文書リストを作成し（ステップＴ８３）、リストのデータをコマンドの送信元のクライアント２に送信する（ステップＴ８４）。リストのデータを受信したクライアント２の制御部２５は、表示デバイス２ａに閲覧可能申込文書リスト画面（図示せず）を表示する（ステップＳ９２）。この画面には、リスト表示欄と更新メニューとが設けられている。リスト表示欄には、申込文書８Ｒの申込者の氏名や文書タイトルが、その申込者の所属組織に分類されて表示される。ここで、入力デバイス２ｂの操作によって、一以上の文書タイトルにチェックが付されて更新メニューが選択された場合には（ステップＳ１０１のＹ）、クライアント２の制御部２５は、選択された一以上の文書番号が含まれたコマンドを研修管理サーバ１に送信する（ステップＳ１０２）。コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、このコマンド中の文書番号を検索キーとして資料データベース９を検索し、検索キーと一致する申込文書８Ｒを検出したならば、さらに、この申込文書８Ｒに付されている申込者ＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索する。そして、検索キーと一致するユーザＩＤが記憶されたレコード４Ｒを検出したならば、そのレコード４Ｒから所属組織を抽出し、抽出した所属組織を、検出した申込文書８Ｒに付加する。このようにして研修管理サーバ１の制御部１５は、資料更新処理を実行する（ステップＴ１０１）。そして、申込文書８Ｒについては、付加された所属組織と共に表示デバイス２ａに表示される。

さらに、申込文書データベース８に記憶された申込文書８Ｒが更新される場合について、別の一例を説明する。

図１４は、更新処理の流れの一例を示すフローチャートである。図１４中の左側にクライアント２の処理手順を示し、右側に研修管理サーバ１の処理手順を示す。まず、入力デバイス２ｂに操作によって組織がクライアント２に入力されると（ステップＳ２０１のＹ）、クライアント２の制御部２５は、研修管理サーバ１にコマンドを送信する（ステップＳ２０２）。このコマンドには、少なくとも入力された組織が含まれる。このコマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、受信したコマンド中の組織を検索キーとして申込文書データベース８を検索して、検索キーと一致する申込文書８Ｒを抽出する（ステップＴ２０１）。そして、抽出した申込文書８Ｒに基づいて申込文書一覧のデータを作成し、作成した申込文書一覧のデータを、ネットワーク３を介してコマンド送信元のクライアント２に送信する（ステップＴ２０２）。申込文書一覧のデータを受信したクライアント２の制御部２５は、受信したデータに基づいて、申込文書一覧（図示せず）を表示デバイス２ａに表示する（ステップＳ２０３）。この申込文書一覧は、更新メニュー（図示せず）をさらに含んでいる。ここで、入力デバイス２ｂの操作によって、申込文書一覧から一以上の申込文書が選択され（ステップＳ２０４）、さらに、更新メニューが選択されたならば（ステップＳ２０５）、クライアント２の制御部２５は、更新要求コマンドを、ネットワーク３を介して研修管理サーバ１に送信する（ステップＳ２０６）。このコマンドは、クライアント２において選択された一以上の申込文書の文書番号を含んでいる。更新要求コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、コマンド中の文書番号を検索キーとして申込文書データベース８を検索して、検索キーの一致する申込文書８Ｒを検出する（ステップＴ２０３）。次に、検出した申込文書８Ｒに付加されている申込者ＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索して、検索キーの一致するレコード４Ｒを抽出する（ステップＴ２０４）。そして、抽出したレコード４Ｒから社員情報（例えば所属組織）をさらに抽出し、これをステップＴ２０３で検出した申込文書８Ｒに付加することで、社員情報についての申込文書８Ｒの更新を行う（ステップＴ２０５）。その後、研修管理サーバ１の制御部１５は、更新の完了通知をコマンド送信元のクライアント２に送信する（ステップＴ２０７）。完了通知を受信したクライアント２の制御部２５は、更新の完了メッセージ（図示せず）を表示デバイス２ａに表示する（ステップＳ２０７）。

ここで、利用者データベース４に社員情報として記憶されている情報（所属組織等）を変更する場合について一例を説明する。まず、クライアント２の制御部２５は、まず、研修管理サーバ１に所属変更処理のコマンドを送信する。このコマンドには、ユーザ認証により利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、受信したコマンド中のユーザＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索して、このユーザＩＤに編集権限がセットされたレコード４Ｒから氏名、所属組織、メールアドレス等の情報（社員情報）を抽出し、抽出した社員情報のデータを、ネットワーク３を介して、コマンド送信元のクライアント２に送信する。社員情報のデータを受信したクライアント２の制御部２５は、表示デバイス２ａに社員情報を表示する（図示せず）。また、このとき、入力デバイス２ｂの操作によって、変更すべき社員を特定し、新たな社員情報（例えば、所属組織）が入力され、さらに、確定指示がなされた場合には、クライアント２の制御部２５は、ネットワーク３を介してコマンドを研修管理サーバ１に送信する。このコマンドには、ユーザ認証により利用者として承認されたユーザが指定した社員ＩＤと入力された社員情報（例えば、所属組織）とが含まれる。コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、受信したコマンド中のユーザＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索する。そして、このユーザＩＤがセットされたレコード４Ｒに記憶されている社員情報（例えば、所属組織）を、受信したコマンド中の社員情報（例えば、所属組織）に置換して変更する。さらに研修管理サーバ１の制御部１５は、続けて以下の処理を実行しても良い。つまり、研修管理サーバ１の制御部１５は、レコード４Ｒに記憶されている社員情報の変更後、このレコード４Ｒに含まれるＩＤを検索キーとして資料データベース９を検索して検索キーが一致する電子資料９Ｒを抽出し、この電子資料９Ｒに対して、この変更後の社員情報を付加しても良い。

図１５は、表示デバイス２ａに表示された閲覧可能資料リスト画面Ｇを示す模式図である。図１６は、表示デバイス２ａに表示された電子資料９Ｒを示す模式図である。ここで、作成者の氏名が「ＮＮ１１」でありその資料タイトルが「ＴＴ１１」である電子資料９Ｒ（電子資料９Ｒ´と呼ぶ）の所属組織が「グループＡ」である場合について説明する。この場合、電子資料９Ｒ´については、図１５（ａ）に示すように、クライアント２の制御部２５は、閲覧可能資料リスト表示欄Ｌにおける「グループＡ」に係属させて、その資料タイトルと氏名とを表示する。また、図１６（ａ）に示すように、クライアント２の制御部２５は、電子資料９Ｒ´の所属組織として「グループＡ」をテキスト表示する。こうして、電子資料９Ｒ´は「グループＡ」に分類されて表示デバイス２ａに表示される。そして、このような電子資料９Ｒ´に対して、上記の資料更新処理（図１４などを参照）が実行されて、電子資料９Ｒ´に新規な所属組織として「グループＢ」に更新された場合には、図１５（ｂ）に示すように、クライアント２の制御部２５は、閲覧可能資料リスト表示欄Ｌにおける「グループＢ」に係属させて、電子資料９Ｒ´の資料タイトルと氏名とを表示する。また、図１６（ｂ）に示すように、クライアント２の制御部２５は、電子資料９Ｒ´の所属組織として「グループＢ」をテキスト表示する。ところで、電子資料９Ｒ´に新規な所属組織が付加された後であっても、用途や目的等に応じて、電子資料９Ｒ´が元の所属組織「グループＡ」に分類して表示されるようにしても良い。この場合、クライアント２の制御部２５は、例えば入力デバイス２ｂによる所定の操作に応じて、電子資料９Ｒ´の資料タイトルと氏名とを、「グループＢ」を除く最新の所属組織である「グループＡ」に係属させて閲覧可能資料リスト表示欄Ｌに表示し（図１５（ａ）参照）、また、電子資料９Ｒ´の所属組織として「グループＡ」をテキスト表示する（図１６（ａ）参照）。これにより、旧所属に一旦登録を戻し、誤操作により誤移動させた電子資料を元に戻すなど、多彩な使用態様に柔軟に対応することができる。

ところで、メインメニュー画面（図示せず）が有するメインメニューの一つとして、今期資料更新メニューがある。今期資料更新メニューの選択に応じて（ステップＳ１６のＹ）、今期資料更新処理が開始される（ステップＳ１７）。

図１７は、今期資料更新処理の流れの一例を示すフローチャートである。図１７中の左側にクライアント２の処理手順を示し、右側に研修管理サーバ１の処理手順を示す。今期資料更新処理に際して、クライアント２の制御部２５は、表示デバイス２ａに教育カルテ一覧（図示せず）を表示している（ステップＳ３０１）。ここで、教育カルテ一覧について説明する。まず、入力デバイス２ｂでの操作によってクライアント２にＩＤと作成期（年度及び期）とが入力されると、これらを含むコマンドをクライアント２の制御部２５がサーバ１に送信する。サーバ１の制御部１５は、このコマンド中のＩＤと作成期（年度及び期）とを検索キーとして教育カルテデータベース６を検索して、検索キーの一致する教育カルテ６Ｒを抽出し、抽出した教育カルテ６Ｒの一覧である教育カルテ一覧のデータを作成する。そして、サーバ１の制御部１５は、作成した教育カルテ一覧のデータをコマンド送信元のクライアント２に送信し、クライアント２の制御部２５は、受信したデータに基づいて表示デバイス２ａに教育カルテ一覧を表示する。そして、教育カルテ一覧は、更新メニュー（図示せず）を含んでいる。このような教育カルテ一覧が表示デバイス２ａに表示されたクライアント２において、入力デバイス２ｂの操作によって任意の教育カルテが選択される（ステップＳ３０２のＹ）、更新メニューが選択されると（ステップＳ３０３のＹ）、クライアント２の制御部２５は、コマンドを研修管理サーバ１に送信する（ステップＳ３０４）。このコマンドには、選択された教育カルテのユーザＩＤの他に、最新の作成期（年度及び期）が含まれている。このコマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、コマンド中のユーザＩＤ、年度及び期を検索キーとして、教育カルテデータベース６を検索し（ステップＴ３０１）、検索キーが一致する教育カルテ６Ｒを抽出する（ステップＴ３０２）。次に、研修管理サーバ１の制御部１５は、コマンド中のユーザＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索して検索キーの一致するレコード４Ｒを検出し、検出したレコード４Ｒから社員情報（例えば所属組織）を抽出する（ステップＴ３０３）。そして、研修管理サーバ１の制御部１５は、ステップＴ３０３で抽出した社員情報（所属組織）をステップＴ３０２で抽出した教育カルテ６Ｒに付加することで、この教育カルテ６Ｒの更新を行う（ステップＴ３０４）。続けて、研修管理サーバ１の制御部１５は、ステップＴ３８と同様にして、コマンド中のユーザＩＤを検索キーとして申込文書データベース８を検索し、検索キーと一致するユーザＩＤが申込者ＩＤとしてセットされた申込文書８Ｒを全て検出する（ステップＴ３１１）。次に、検出した申込文書８Ｒに付加されている申込者ＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索して、検索キーの一致するレコード４Ｒを抽出する（ステップＴ３１２）。そして、抽出したレコード４Ｒから社員情報（例えば所属組織）をさらに抽出し、これをステップＴ３１１で検出した申込文書８Ｒに付加することで、社員情報についての申込文書８Ｒの更新を行う（ステップＴ３１３）。その後、研修管理サーバ１の制御部１５は、更新の完了通知をコマンド送信元のクライアント２に送信する（ステップＴ３０５）。完了通知を受信したクライアント２の制御部２５は、更新の完了メッセージ（図示せず）を表示デバイス２ａに表示する（ステップＳ３０５）。

今期資料更新処理の別の一例について説明する。まず、処理の開始に際しては、クライアント２の制御部２５は、研修管理サーバ１にコマンドを送信する。このコマンドには、ユーザ認証によって利用者として承認されたユーザＩＤが含まれる。コマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、資料データベース９を検索して、作成期が今期である電子資料９Ｒを全て検出する。そして、検出した電子資料９Ｒに付されている作成者ＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索する。そして、検索キーと一致するユーザＩＤが記憶されたレコード４Ｒを検出したならば、そのレコード４Ｒから所属組織を抽出し、抽出した所属組織を、検出した電子資料９Ｒに付加する。これを検出した全ての電子資料９Ｒについて実行する。こうして、資料データベース９に記憶されている作成期が今期である電子資料９Ｒについては、作成者の最新の所属組織が反映されたものとなる。なお、処理の対象は、資料データベース９に記憶された電子資料９Ｒに限られることはなく、申込文書データベース８に記憶された申込文書８Ｒ（作成期が記憶されている）等であっても良い。また、処理の対象となる電子資料９Ｒについては、作成期が今期であるものに限られることはなく、何年の何期といったように指定できるようにしても良い。この場合に実行される処理（期指定更新処理）について次に説明する。期指定更新処理は、メインメニュー画面（図示せず）が有するメインメニューの一つである期指定更新メニュー（図示せず）が、入力デバイス２ｂでの操作によって選択された場合に（ステップＳ１８のＹ）、実行される（ステップＳ１９）。

図１８は、期指定更新処理の流れの一例を示すフローチャートである。まず、クライアント２において、入力デバイス２ｂの操作によって任意の期が入力されて（ステップＳ４０１のＹ）、確定指示がなされると（ステップＳ４０２のＹ）、クライアント２の制御部２５は、期指定更新コマンドを研修管理サーバ１に送信する（ステップＳ４０３）。このコマンドには、ステップＳ４０１で入力された期が含まれている。このコマンドを受信した研修管理サーバ１の制御部１５は、コマンド中の期が対応付けられている申込文書データベース８から全ての申込文書８Ｒを検出する（ステップＴ４０１）。そして、検出した申込文書８Ｒに含まれる申込者ＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索して、検索キーの一致するレコード４Ｒを抽出する（ステップＴ４０２）。そして、抽出したレコード４Ｒから社員情報（例えば所属組織）をさらに抽出し、これをステップＴ４０１で検出した申込文書８Ｒに付加することで、社員情報についての申込文書８Ｒの更新を行う（ステップＴ４０３）。その後、研修管理サーバ１の制御部１５は、更新の完了通知をコマンド送信元のクライアント２に送信する（ステップＴ４０４）。完了通知を受信したクライアント２の制御部２５は、更新の完了メッセージ（図示せず）を表示デバイス２ａに表示する（ステップＳ４０４）。

ところで、メインメニュー画面（図示せず）が有するメインメニューの一つとして、データベース指定更新メニュー（図示せず）がある。このデータベース指定更新メニューが入力デバイス２ｂの操作によって選択されると（ステップＳ２０のＹ）、データベース指定更新処理が開始される（ステップＳ２１）。

図１９は、データベース指定更新処理の流れを示すフローチャートである。クライアント２の制御部２５は、入力デバイス２ｂの操作による本社又は支社の指定に待機している（ステップＳ５０２）。ここで、入力デバイス２ｂの操作による本社又は支社の指定がなされると（ステップＳ５０２のＹ）、クライアント２の制御部２５は、更新の指定に待機する（ステップＳ５０３）。このとき、表示デバイス２ａには、例えば「属性変更」と記載された更新ボタン（図示せず）が表示されている。この更新ボタンが入力デバイス２ｂによって押下されると更新が指定されると（ステップＳ５０３のＹ）、クライアント２の制御部２５は、コマンドを、ネットワーク３を介して研修管理サーバ１に送信する（ステップＳ５０４）。このコマンドは、ステップＳ５０２において指定された本社又は支社の指定を含むものである。研修管理サーバ１の制御部１５は、受信したコマンドが指定する本社又は支社についての資料データベース９から全ての電子資料９Ｒを検出する。次に、検出された各々の電子資料９Ｒについて以下の処理を行う。まず、電子資料９Ｒに付されている作成者ＩＤを検索キーとして利用者データベース４を検索して検索キーの一致するレコード４Ｒを抽出する（ステップＴ５０２）。そして、抽出したレコード４Ｒから社員情報をさらに抽出し、抽出した社員組織を、ステップＴ５０１で検出した電子資料９Ｒに付加する。このようにして、クライアント２において選択された組織に所属する作成者が作成した電子資料９Ｒについて、社員情報（例えば氏名等）を一括で更新する（ステップＴ５０３）。その後、研修管理サーバ１の制御部１５は、更新の完了通知をコマンド送信元のクライアント２に送信する（ステップＴ５０５）。完了通知を受信したクライアント２の制御部２５は、更新の完了メッセージ（図示せず）を表示デバイス２ａに表示する（ステップＳ５０５）。その後、クライアント２の制御部２５が、研修管理サーバ１からデータを受信することによって、「グループＡ」の資料データベース９に記憶された電子資料９Ｒを表示デバイス２ａに表示する場合、入力デバイス２ｂの操作によって入力された氏名に係属させて電子資料９Ｒを表示する（図示せず）。このとき、「グループＡ」に所属するひとりの作成者について、利用者データベース４に記憶されている氏名が変更されている場合であっても、上記のデータベース指定更新処理が実行されていれば、電子資料９Ｒは、変更後の氏名に係属させて表示される。

なお、更新を指定する方法としては以下のようにしても良い。指定された本社又は支社の資料データベース９に研修管理サーバ１の制御部１５がアクセスし、その資料データベース９に記憶されている電子資料９Ｒの一覧のデータがクライアント２に送信されて、クライアント２の表示デバイス２ａに電子資料９Ｒの一覧が表示される等（図示せず）、指定されたサーバへのアクセス中にアクセスされたデータベースのデータ表示において、例えば「属性変更」と記載された更新ボタン（図示せず）が表示デバイス２ａに表示され、このボタンが入力デバイス２ｂの操作によって押下されると更新が指定されるようにしても良い。

研修管理システムを概略的に示す模式図である。 利用者データベースのデータ構成を示す模式図である。 アクセス権データベースのデータ構成を示す模式図である。 教育カルテデータベースのデータ構成を示す模式図である。 研修データベースのデータ構成を示す模式図である。 申込文書データベースのデータ構成を示す模式図である。 資料データベースのデータ構成を示す模式図である。 クライアントで実行される処理の流れの一例を示すフローチャートである。 研修管理サーバで実行されるユーザ認証処理の流れの一例を示すフローチャートである。 アクセス権付与者設定処理の流れの一例を示すフローチャートである。 教育カルテ閲覧処理の流れの一例を示すフローチャートである。 教育カルテ閲覧処理の流れの一例を示すフローチャートである。 資料閲覧処理の流れの一例を示すフローチャートである。 更新処理の流れの一例を示すフローチャートである。 表示デバイスに表示された閲覧可能資料リスト画面を示す模式図である。 表示デバイスに表示された電子資料を示す模式図である。 今期資料更新処理の流れの一例を示すフローチャートである。 期指定更新処理の流れの一例を示すフローチャートである。 データベース指定更新処理の流れを示すフローチャートである。

符号の説明

１…研修管理サーバ（サーバ）
２…クライアント
２ａ…表示デバイス
４…利用者データベース
６…教育カルテデータベース（電子資料データベース）
８…申込文書データベース（電子資料データベース）
９…資料データベース（電子資料データベース）
１５…制御部（サーバの情報処理部）
２５…制御部（クライアントの情報処理部）

Claims (2)

1. サーバと、
   表示デバイスと入力デバイスとを有して前記サーバとデータ通信自在に接続されたクライアントと、
   前記クライアントの利用者を特定するユーザＩＤと当該利用者の属性とを対応付けて記憶する利用者データベースと、
   電子資料と当該電子資料を作成した作成者を特定する作成者ＩＤと当該作成者の属性とを対応付けて記憶するとともに一定期間毎に設けられた複数の電子資料データベースと、
   前記サーバの情報処理部が、利用者の属性として前記利用者データベースに記憶されている属性を変更する手段と、
   前記クライアントの情報処理部が、前記入力デバイスにより入力指定された期間に対応付けられた電子資料データベースに記憶されている電子資料の更新を指示するデータベース指定更新指示を前記サーバに送信する手段と、
   前記サーバの情報処理部が、前記データベース指定更新指示が指定する期間に対応付けられた前記電子資料データベースに保存された電子資料について、電子資料と対応付けて記憶されている作成者の属性を、当該作成者の作成者ＩＤと同一のユーザＩＤに対応付けて前記利用者データベースに記憶されている属性に更新する手段と、
   前記クライアントの情報処理部が、前記電子資料データベースに記憶されている電子資料をその作成者の属性に分類して前記表示デバイスに表示する手段と、
   を備えるグループウェアシステム。
2. サーバと、表示デバイスと入力デバイスとを有して前記サーバとデータ通信自在に接続されたクライアントと、前記クライアントの利用者を特定するユーザＩＤと当該利用者の属性とを対応付けて記憶する利用者データベースと、電子資料と当該電子資料を作成した作成者を特定する作成者ＩＤと当該作成者の属性とを対応付けて記憶するとともに一定期間毎に設けられた複数の電子資料データベースと、を備えるグループウェアシステムの前記サーバのコンピュータと前記クライアントのコンピュータとにインストールされて、
   前記クライアントのコンピュータに、
   前記入力デバイスにより入力指定された期間に対応付けられた電子資料データベースに記憶されている電子資料の更新を指示するデータベース指定更新指示を前記サーバに送信する機能と、
   前記電子資料データベースに記憶されている電子資料をその作成者の属性に分類して前記表示デバイスに表示する機能と、を実行させ、
   前記サーバのコンピュータに、
   利用者の属性として前記利用者データベースに記憶されている属性を変更する機能と、
   前記データベース指定更新指示が指定する期間に対応付けられた前記電子資料データベースに保存された電子資料について、電子資料と対応付けて記憶されている作成者の属性を、当該作成者の作成者ＩＤと同一のユーザＩＤに対応付けて前記利用者データベースに記憶されている属性に更新する機能と、を実行させる、
   コンピュータプログラム。

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