JP4208235B2 - 情報管理システム - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、規程で定められる業務分掌により構成される組織の情報を管理するシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
会社組織をはじめ種々の組織では、組織の構成を階層化することにより指揮系統や伝達系統を確立させる形態がとられている。例えば、会社組織では会社規程を定め、この会社規程に基づいて業務分掌を設定することにより階層化された組織を形成している。この業務分掌は、例えば本部や部や課や係などの各部門を表す名称で階層化されている。
【０００３】
従来、このような階層化された組織において、本部や部や課や係などの各部門を表す階層の業務分掌の関係を組織図等により表すことが行われている。また、各業務分掌に設定された規程についても、通常、文書の形態で記録され必要に応じて参照される。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
このような組織図は、単に各業務分掌の関係を図表で表すだけであるため、組織の全体像を簡便に見る上では役立つものの、各業務分掌の元となる規程を参照することができない。また、規程についても一覧表示されるのみであって、この規程が定める業務分掌との関係を確認することはできない。
【０００５】
したがって、従来では、組織の基礎となる規程と、この規程により定められる業務分掌はいずれもそれぞれ単独で参照されるのみであり、これらの関連性を確認することができないという問題がある。
【０００６】
組織の多様化や目的の変化に伴って規程や業務分掌も変化するため、このような変化に迅速に対応するには、規程と規程により定められる業務分掌との関連性を明確に把握している必要があるが、従来の組織が備える情報管理システムでは、このような要求に応えることができる機構や構成を備えておらず、また、管理情報自体も整備されていない。
【０００７】
本発明は、前記した課題を解決して、規程と業務分掌とを相互に対応付けて関連性の把握を容易とすることを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
本発明の情報管理システムは、規程で定められる業務分掌により構成される組織の情報を管理するシステムである。
【０００９】
本発明の第１の態様は、規程及び業務分掌を関連付けて記録する記録手段と、関連付けられた規程及び業務分掌を記録手段から抽出する抽出手段と、抽出した規程及び業務分掌と関連付けて表示する表示手段とを備える構成とする。
【００１０】
本発明の第２の態様は、規程及び業務分掌を、該規程と業務分掌との関連性を表す関連情報と共に記録する記録手段と、規程と業務分掌との関連情報を記録手段から抽出する抽出手段と、抽出した関連情報に基づいて規程及び業務分掌と関連付けて表示する表示手段とを備える構成とする。
【００１１】
これら第１，２の態様の構成によれば、規程と業務分掌を関連付けて表示することができる。
【００１２】
さらに、本発明の第３の態様は、上記第２の態様の構成に加えて、規程及び／又は当該規程で定められる業務分掌を設定する設定手段と、規程及び／又は業務分掌を選択する選択手段とを備え、抽出手段は選択された規程に該当する業務分掌、及び／又は業務分掌に該当する規程を関連情報に基づいて記録手段から抽出し、表示手段は規程及び業務分掌を表示すると共に、選択された規程又は業務分掌と抽出手段により抽出された関連付けられた業務分掌又は規程とを関連付けて表示する。
【００１３】
この第３の態様の構成によれば、選択された規程又は業務分掌に対して関連する業務分掌又は規程を関連付けて表示することができる。
【００１４】
本発明において、規程と業務分掌とを関連付ける第１の形態は、規程と業務分掌との対応関係を関連情報とするものであり、記録手段は規程と業務分掌との対応関係を関連情報として記録し、表示手段は抽出手段が抽出した関連情報から得られる対応関係に基づいて規程及び業務分掌を関連付けて表示する。
【００１５】
また、規程と業務分掌とを関連付ける第１の形態において、記録手段は規程と業務分掌との対応関係を関連情報として記録し、抽出手段は関連情報から得られる対応関係に基づいて規程に対応する業務分掌を抽出し、又は関連情報から得られる対応関係に基づいて業務分掌に対応する規程を抽出し、表示手段は、規程又は業務分掌を、当該規程又は業務分掌と対応する業務分掌又は規程と共に表示する。この形態によれば、関連のある規程と業務分掌とを表示することができる。
【００１６】
本発明において、規程と業務分掌とを関連付ける第２の形態は、対応する規程と業務分掌とに同一の識別データを付与し、この同一の識別データを関連情報とするものであり、記録手段は対応する規程と業務分掌とに同一の識別データを関連情報として記録し、表示手段は抽出手段が抽出した関連情報から得られる対応関係に基づいて規程及び業務分掌を関連付けて表示する。
【００１７】
また、規程と業務分掌とを関連付ける第２の形態において、記録手段は対応する規程と業務分掌とに対して同一の識別データを関連情報として記録し、抽出手段は関連情報から得られる対応関係に基づいて規程に対応する業務分掌を抽出し、又は関連情報から得られる対応関係に基づいて業務分掌に対応する規程を抽出し、表示手段は規程又は業務分掌を、当該規程又は業務分掌と対応する業務分掌又は規程と共に表示する。この形態によれば、関連のある規程と業務分掌とを表示することができる。
【００１８】
本発明の情報管理システムは、規程や業務分掌について登録や更新した日時に関する情報を用いて情報を管理することができる。
【００１９】
日時情報による情報管理の第１の形態は、規程又は業務分掌の履歴を管理するものであり、記録手段は規程及び／又は業務分掌を登録及び／又は更新する日時情報を属性として記録し、選択手段は規程及び／又は業務分掌を選択すると共に日時を選択し、抽出手段は日時情報を指標として記録手段から所定日時における規程及び／又は業務分掌を抽出し、表示手段は規程及び／又は業務分掌の履歴を表示する。この形態によれば、規程又は業務分掌の履歴を表示することができる。
【００２０】
日時情報による情報管理の第２の形態は、指定日時における規程と業務分掌とを表示するものであり、記録手段は規程及び／又は業務分掌を登録及び／又は更新する日時情報を属性として記録し、選択手段は規程又は業務分掌を選択すると共に日時を選択し、抽出手段は選択手段で選択された規程又は業務分掌及び日時情報を指標として、記録手段から所定日時において対応する規程及び業務分掌を抽出し、表示手段は所定日時において対応する規程及び業務分掌を表示する。この形態によれば、指定された日時において設定されている対応関係にある規程と業務分掌とを表示することができる。
【００２１】
本発明が備える選択手段は、表示手段に表示された規程及び／又は業務分掌から選択する構成を備え、これにより規程又は業務分掌の選択を表示手段の表示から行うことができる。
【００２２】
また、この表示手段上において選択を行う構成は、表示手段は記録手段に記録される規程及び／又は業務分掌とリンクした表示を行い、選択手段は表示手段上のリンク表示を選択することにより規程及び／又は業務分掌を選択する。これにより、リンク表示から規程又は業務分掌を選択することができる。
【００２３】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について、図を用いて詳細に説明する。
【００２４】
図１は本発明の情報管理システムの構成を説明するための概略図である。
【００２５】
情報管理システム１は、規程で定められる業務分掌により構成される組織の組織の情報を管理するシステムであり、組織に関わる種々の情報を管理する。本発明の情報管理システムは、管理情報として規程履歴、業務分掌履歴、及び規程と業務分掌との対応関係の履歴に関する情報を含んでおり、規程と業務分掌とを関連付けて管理し表示手段に表示する。なお、組織は会社組織に限らず、規程で定められた業務分掌から構成される任意の組織とすることができる。
【００２６】
情報管理システム１は、規程及び業務分掌を、該規程と業務分掌との関連性を表す関連情報と共に記録する記録手段５と、規程と業務分掌との関連情報を記録手段５から抽出する抽出手段６と、抽出した関連情報に基づいて規程及び業務分掌と関連付けて表示する表示手段４とを備える。さらに、規程及び／又は当該規程で定められる業務分掌を設定する設定手段２と、規程及び／又は業務分掌を選択する選択手段３とを備えることができる。
【００２７】
抽出手段６は選択された規程に該当する業務分掌、及び／又は業務分掌に該当する規程を関連情報に基づいて記録手段５から抽出し、表示手段４は規程及び業務分掌を表示すると共に、選択された規程又は業務分掌と抽出手段６により抽出された関連付けられた業務分掌又は規程とを関連付けて表示する。
【００２８】
設定手段２が行う規程や業務分掌の設定は、規程や業務分掌を登録する登録処理と、登録した規程や業務分掌を承認する承認処理とすることができ、登録処理及び承認処理は予め設定された登録者や承認者によって行う。また、規程や業務分掌の承認は、登録された規程や業務分掌に対して承認者が行う。登録者や承認者は予め登録しておき、認証コードやパスワード等を用いることにより、許された登録者あるいは承認者のみが規程や業務分掌の登録や承認を行うように設定することができる。なお、図１には、登録者や承認者を認証する機構は示していないが、例えば、データベースに記録した認証コードやパスワードと、利用者が入力した認証コードやパスワードとを対照させる他、任意の認証機構を用いることができる。
【００２９】
記録手段５は、組織が管理する情報を記録し、例えば、規程履歴データ５ａ，業務分掌履歴データ５ｂ，規程―業務分掌履歴データ５ｃ等を記録する。ここで、規程履歴データ５ａは規程の規程項目や規程内容を時系列に格納する。この規程は、例えば会社組織であれば会社規程が該当する。
【００３０】
業務分掌履歴データ５ｂは、規程に基づいてそれぞれ設定される業務分掌の業務分掌名称や業務分掌内容等を時系列に格納する。なお、業務分掌は組織を構成し、例えば、本部、部、課、係等の各部門を表す業務分掌により階層状の組織を構成する。
【００３１】
業務分掌は業務内容の変更に伴って変更されるが、業務分掌は規程に基づいて定められるため、規程が変更された場合にも変更される可能性がある。そのため、規程と業務分掌との間の対応関係は、業務分掌単独が変更したり、あるいは規程の変更に伴って変更する。したがって、規程−業務分掌履歴データ５ｃは、これらの変更に応じて変化する規程と業務分掌との対応関係を時系列に格納する。
【００３２】
なお、記録手段５は、上記した５ａ〜５ｄの各情報に限らず、他の情報を記録してもよい。
【００３３】
選択手段３は、規程あるいは業務分掌を選択する手段であり、例えば表示手段４上で選択することができる。選択手段３による選択は、規程あるいは業務分掌を選択することにより、抽出手段に当該規程あるいは業務分掌の詳細名を記録手段から抽出させて表示手段に表示させる他、選択した規程と対応する業務分掌を抽出させて表示させたり、あるいは選択した業務分掌に対応する規程を抽出されて表示させる。
【００３４】
表示手段上において選択する場合には、例えば、表示画面上に規程や業務分掌を対応する業務分掌や規程とリンク表示させ、このリンクにより選択するようにしてもよい。
【００３５】
表示手段４は、記録手段５に記録される規程履歴データ５ａや業務分掌履歴データ５ｂを読み出して規程や業務分掌を一覧表示する他、選択手段３で選択した事項について、記録手段５から抽出して表示することもできる。
【００３６】
図２，図３は、規程や階層の一覧表示の一例である。図２，３において、左側の表示枠には全規程の規程項目が表示され、右側の表示枠には組織の階層状態が表示されている。
【００３７】
図２，図３では、規程項目（例えば、規程１，規程２，…）のみが表示されているが、この規程項目は規程内容とリンク表示されており、選択手段３により表示画面上で規程項目を選択することにより、記録手段５に記録されている規程内容を読み出して表示することができる。図４は、選択した規程の規程内容を表示画面に表示した一例を示している。なお、この表示例では、表示した規程に対応する業務分掌の報告書のテンプレートや報告書名を同時に表示してもよく、これにより、規程に関連する報告書を容易に参照することができる。また、図示していないが、表示した規程に対応する目標情報名を同時に表示してもよく、これにより、規程に関連する目標情報を容易に参照することができる。
【００３８】
通常、同一の規程が複数の部門や業務分掌に対応したり、一つの部門や業務分掌に対して複数の規程が対応している。したがって、一つの規程を選択することにより、特定の部門や業務分掌を表示する他、関連する複数の部門や業務分掌を表示することができる。また、一つの部門あるいは業務分掌を選択することにより、特定の規程を表示する他、関連する複数の規程を表示することができる。
【００３９】
組織が会社組織である場合には、階層はその会社組織が行う業務に関わる業務分掌で表される。図２，図３の右側の表示枠に表した組織表は、業務分掌を階層状に表示した例であり、例えば、図２では、役員会、本部（第１本部，第２本部，第３本部）、部（Ａ部〜Ｇ部）等の部門名を階層順に表示している。この階層表示は、さらに下位の階層を表示することもできる。図３では部（Ａ部〜Ｇ部）の下位の課（ａ１課〜ａ３課，…）まで表示した例を示している。どの階層段階まで表示するかは、図示しない選択表示で選択し設定することができる。
【００４０】
選択手段３は、本部，部，課等の各部門名で表される業務分掌を選択し、この選択した業務分掌に対応する規程を抽出手段に抽出させる。この選択は、例えば、表示手段４が表示する表示画面上に表示される業務分掌表示を選択することで行うことができる。
【００４１】
図５及び図６は、記録手段５が格納する規程履歴データ、業務分掌履歴データ、及び規程と業務分掌との対応関係を表す対応関係データの一例を示している。図５は、規程履歴データ、業務分掌履歴データ、及び規程−業務分掌の対応関係データをそれぞれ個別データとして格納する例であり、図６は、規程履歴データ、業務分掌履歴データ、及び規程−業務分掌の対応関係データを一つのデータとして格納する例である。
【００４２】
はじめに、規程履歴データ、業務分掌履歴データ、及び規程−業務分掌の対応関係データをそれぞれ個別データとして格納する例について図５を用いて説明する。
【００４３】
図５（ａ）は規程履歴データの一例である。規程履歴データには、規程名称、規程内容、及び日時情報が各バージョン毎に格納される。規程名称や規程内容は文字情報の形態で格納される。また、日時情報は、規程の登録時あるいは更新時の日時に関する情報である。また、バージョンは、格納されている規程データが更新された版の情報である。
【００４４】
図５（ｂ）は業務分掌履歴データの一例である。業務分掌履歴データには、業務分掌名称、業務分掌内容、及び日時情報が各バージョン毎に格納される。業務分掌名称や業務分掌内容は文字情報の形態で格納される。また、日時情報は、業務分掌の登録時あるいは更新時の日時に関する情報である。また、バージョンは、格納されている業務分掌データが更新された版の情報である。
【００４５】
図５（ｃ）は規程−業務分掌（組織）対応関係履歴データの一例である。規程−業務分掌（組織）対応関係履歴データには、規程と業務分掌の対応関係、及び日時情報が各バージョン毎に格納される。規程と業務分掌の対応関係では、規程とその規程に基づいて定められた業務分掌との関係が対応付けられている。図５（ｄ）はこの対応関係の一例である。図５（ｄ）では、バージョン１の規程とバージョン１の業務分掌との対応関係（バージョン１）、及びバージョン２の規程とバージョン１の業務分掌との対応関係（バージョン２）を示している。
【００４６】
規程と業務分掌との対応関係は、規程と業務分掌の各バージョン毎に設定されて格納され、規程の変更に伴う対応関係の変更や、業務分掌の単独に伴う対応関係の変更に対応することができる。また、日時情報は、対応関係の更新時の日時に関する情報である。また、バージョンは、格納されている対応関係データが更新された版の情報である。
【００４７】
例えば、バージョン１の対応関係では、規程１と第１本部Ａ部の業務分掌が対応し、規程１−１と第１本部Ａ部ａ１課が対応している。また、バージョン２の対応関係では、バージョン２において規程１−３−１の追加に対応して、この規程１−３−１と第１本部Ａ部ａ３課との対応関係を追加した変更がなされている。
【００４８】
次に、規程履歴データ、業務分掌履歴データ、及び規程−業務分掌の対応関係データを一データとして格納する例について図６を用いて説明する。
【００４９】
このデータ内には、規程に関するデータと業務分掌に関するデータがそれぞれ対応づけられて格納される。対応関係にある規程と業務分掌とは共通の日時情報を備える。日時情報は、規程と業務分掌が所定の対応関係にある期間を表している。この日時情報を関連情報とし、期間あるいは日時を指定することにより、指定期間あるいは規程日時において対応関係にある規程と業務分掌とを抽出することができる。なお、規程に関するデータには、図５（ａ）と同様に、規程名称、規程内容、及び版情報が格納され、業務分掌に関するデータには、図５（ｂ）と同様に、業務分掌名称、及び版情報が格納されている。
【００５０】
図６において、例えば、規程１と業務分掌との対応関係は日時情報が（Ｔ１〜）で表される関連情報で関連付けられた一つの対応関係のみであり、日時情報（Ｔ１〜）は対応関係が設定された日時（Ｔ１）のみが記録されている。したがって、規程１及び対応関係にある業務分掌は、対応関係が設定された後一度も変更がされていないことを示している。
【００５１】
また、規程１−１と業務分掌との対応関係は日時情報が（Ｔ１〜Ｔ２）で表される関連情報で関連付けられた対応関係と、（Ｔ２〜Ｔ３）で表される関連情報で関連付けられた対応関係と（Ｔ３〜Ｔ４）で表される関連情報で関連付けられた対応関係が示されている。なお、（Ｔ１〜Ｔ２）で表す日時情報は、期間Ｔ１から期間Ｔ２の間を表している。
【００５２】
日時情報が（Ｔ１〜Ｔ２）で表される関連情報で関連付けられた対応関係では、バージョン１の規程１−１とバージョン１の業務分掌とが対応し、日時情報が（Ｔ２〜Ｔ３）で表される関連情報で関連付けられた対応関係では、バージョン２の規程１−１とバージョン１の業務分掌とが対応し、日時情報が（Ｔ３〜Ｔ４）で表される関連情報で関連付けられた対応関係では、バージョン２の規程１−１とバージョン２の業務分掌とが対応している。
【００５３】
なお、規程１−１に関わる対応関係では、日時情報が（Ｔ２〜Ｔ３）で表される期間では、業務分掌の変更により対応関係が変更したことを表し、また、日時情報が（Ｔ３〜Ｔ４）で表される期間では、規程の変更により対応関係が変更したことを表している。
【００５４】
また、規程１−２−１と業務分掌との対応関係は、日時情報が（Ｔ１〜Ｔ２）で表される関連情報で関連付けられた対応関係と、（Ｔ２〜Ｔ３）で表される関連情報で関連付けられた対応関係とが示されている。日時情報が（Ｔ１〜Ｔ２）で表される関連情報で関連付けられた対応関係では、バージョン１の規程１−２−１とバージョン１の業務分掌とが対応し、日時情報が（Ｔ２〜Ｔ３）で表される関連情報で関連付けられた対応関係では、バージョン２の規程１−２−１とバージョン１の業務分掌とが対応している。
【００５５】
なお、規程１−２−１に関わる対応関係において、日時情報が（Ｔ２〜Ｔ３）で表される期間では、規程の変更により対応関係が変更したことを表している。
【００５６】
次に、本発明の情報管理システムにより、関連する規程あるいは業務分掌を抽出して表示する動作について、図７を用いて説明する。この動作例は複数の形態とすることができる。
【００５７】
第１の形態は選択した規程に対応する業務分掌を抽出して表示する形態であり、第２の形態は選択した業務分掌に対応する規程を抽出して表示する形態であり、第３の形態は選択した時期に対応する規程と業務分掌とを抽出して表示する形態である。
【００５８】
はじめに、第１の形態について説明する。第１の形態では、選択手段３により規程を選択し、抽出手段６はこの選択された規程に対応する業務分掌を記録手段５から抽出して、表示手段４に表示する。なお、選択手段３による規程の選択は、表示手段４の表示画面上に表示された規程一覧から選択することもできる。このとき、表示手段４は、規程履歴データ５ａから規程名称を読み出すことにより規程一覧を表示することができ、選択手段３はこの規程一覧から目的とする規程を選択することができる。
【００５９】
以下、抽出手段６による業務分掌の抽出例について、図５に示すデータ構成と図６に示すデータ構成に基づいて説明する。
【００６０】
はじめに、図５に示すデータ構成により、選択した規程に対応する業務分掌を抽出する抽出例について説明する。選択手段３は、選択された規程、及びどの時期の規程であるかの日時の情報を抽出手段６に送る。抽出手段６は、図５（ｃ）の規程−業務分掌対応関係データにおいて、選択された日時情報に対応する規程のバージョンを参照し、そのバージョンの対応関係から選択された規程に対応する業務分掌を抽出し、表示手段４に表示する。
【００６１】
このとき、抽出された業務分掌の詳細を表示する場合には、業務分掌履歴データ５ｂから業務分掌内容や組織図データを抽出して表示手段４に表示することもできる。
【００６２】
次に、図６に示すデータ構成により、選択した規程に対応する業務分掌を抽出する抽出例について説明する。選択手段３は、選択された規程、及びどの時期の規程であるかの日時の情報を抽出手段６に送る。抽出手段６は、図６の規程−業務分掌対応関係データにおいて、選択された日時情報と選択された規程の両方を満足する対応関係を抽出し、その対応関係から選択された規程に対応する業務分掌を抽出し、表示手段４に表示する。
【００６３】
このとき、抽出された業務分掌の詳細を表示する場合には、業務分掌内容や組織図データ（図６では組織図データを省略している）を抽出して表示手段４に表示することもできる。
【００６４】
次に、第２の形態について説明する。第２の形態では、選択手段３により業務分掌を選択し、抽出手段６はこの選択された業務分掌に対応する規程を記録手段５から抽出して、表示手段４に表示する。なお、選択手段３による業務分掌の選択は、表示手段４の表示画面上に表示された業務分掌一覧（組織図）から選択することもできる。このとき、表示手段４は、業務分掌履歴データ５ｂから組織図データを読み出すことにより組織図を表示することができ、選択手段３はこの組織図から目的とする業務分掌を選択することができる。
【００６５】
以下、抽出手段６による規程の抽出例について、図５に示すデータ構成と図６に示すデータ構成に基づいて説明する。
【００６６】
はじめに、図５に示すデータ構成により、選択した業務分掌に対応する規程を抽出する抽出例について説明する。選択手段３は、選択された業務分掌、及びどの時期の規程であるかの日時の情報を抽出手段６に送る。抽出手段６は、図５（ｃ）の規程−業務分掌対応関係データにおいて、選択された日時情報に対応する業務分掌のバージョンを参照し、そのバージョンの対応関係から選択された業務分掌に対応する規程を抽出し、表示手段４に表示する。
【００６７】
このとき、抽出された規程の詳細を表示する場合には、規程履歴データ５ａから規程内容を抽出して表示手段４に表示することもできる。
【００６８】
次に、図６に示すデータ構成により、選択した業務分掌に対応する規程を抽出する抽出例について説明する。選択手段３は、選択された業務分掌、及びどの時期の規程であるかの日時の情報を抽出手段６に送る。抽出手段６は、図６の規程−業務分掌対応関係データにおいて、選択された日時情報と選択された業務分掌の両方を満足する対応関係を抽出し、その対応関係から選択された業務分掌に対応する規程を抽出し、表示手段４に表示する。
【００６９】
このとき、抽出された規程の詳細を表示する場合には、規程内容を抽出して表示手段４に表示することもできる。
【００７０】
次に、第３の形態について説明する。第３の形態では、選択手段３により参照する時期を選択し、抽出手段６はこの選択された時期に対応する規程と業務分掌の対応関係を記録手段５の規程−業務分掌履歴データ５ｃから抽出し、さらにこの対応関係に基づいて関連する規程と業務分掌を記録手段５の規程履歴データ５ａ及び業務分掌履歴データ５ｂから抽出して、表示手段４に表示する。
【００７１】
以下、抽出手段６による抽出例について、図５に示すデータ構成と図６に示すデータ構成に基づいて説明する。
【００７２】
はじめに、図５に示すデータ構成により、選択した時期に対応する規程及び業務分掌を抽出する抽出例について説明する。選択手段３は、選択された時期の日時情報を抽出手段６に送る。抽出手段６は、図５（ｃ）の規程−業務分掌対応関係データにおいて、選択された日時情報に対応する規程のバージョン及び業務分掌のバージョンを読み出し、このバージョンの対応関係から図５（ａ）の規程履歴データから規程を抽出し、図５（ｂ）の業務分掌履歴データから業務分掌を抽出し、表示手段４に表示する。
【００７３】
次に、図６に示すデータ構成により、選択した時期に対応する規程及び業務分掌を抽出する抽出例について説明する。選択手段３は、選択された時期の日時情報を抽出手段６に送る。抽出手段６は、図６の規程−業務分掌対応関係データにおいて、選択された日時情報に対応する規程及び業務分掌の名称を読み出し、ソートして表示手段４に表示する。
【００７４】
このとき、抽出された規程や業務分掌の詳細を表示する場合には、規程内容や業務分掌内容を抽出して表示手段４に表示することもできる。
【００７５】
次に、業務分掌から対応する規程を参照する表示例について、表示画面上のリンク表示により行う形態について図８を用いて説明する。
【００７６】
図８（ａ）において、表示画面上の表示枠４Ａには規程表示４ａが表示され、表示枠Ｂには規程で定められる業務分掌表示４ｂで表される組織図が表示される。この規程表示４ａと業務分掌表示４ｂは、リンク表示等により互いに関連付けられて表示される。図８（ａ）中の業務分掌表示４ｂにおいて、選択手段３により特定の業務分掌４ｃ（図中の斜線表示）を選択すると、抽出手段６は記録手段５から前記した抽出動作により対応する規程を抽出し、表示手段４の表示枠４Ａに規程表示４ａを表示する。
【００７７】
選択する業務分掌は、各階層段階で行うことができる。図８（ｂ）は、下位階層に表示される業務分掌４ｄを選択した場合を示している。図８（ｂ）において、表示枠４Ｂ内に表示される業務分掌４ｄ（図中の斜線表示）を選択すると、抽出手段６は記録手段５から前記した抽出動作により対応する規程を抽出し、表示手段４の表示枠４Ａに規程４ｅを表示する。該当する規程が下位の規程である場合には、上位の規程と共に該当する規程を区別して表示するようにしてもよい（図中の規程４ｅの枠表示）。
【００７８】
次に、規程から対応する業務分掌を参照する表示例について、表示画面上のリンク表示により行う形態について図９を用いて説明する。
【００７９】
図９（ａ）において、表示画面上の表示枠４Ａには規程表示４ａが表示され、表示枠Ｂには規程で定められる業務分掌表示４ｂで表される組織図が表示される。この規程表示４ａと業務分掌表示４ｂは、リンク表示等により互いに関連付けられて表示される。図９（ａ）中の規程表示４ａにおいて、選択手段３により特定の規程４ｅ（図中の枠表示）を選択すると、抽出手段６は記録手段５から前記した抽出動作により対応する業務分掌を抽出し、表示手段４の表示枠４Ｂの業務分掌表示４ａ中の業務分掌４ｃを表示する。業務分掌４ｃの表示は他の業務分掌と区別して表示される。
【００８０】
選択する規程は、各階層段階で行うことができる。図９（ｂ）は、下位階層に表示される規程４ｆを選択した場合を示している。図９（ｂ）において、表示枠４Ａ内に表示される規程４ｆ（図中の斜線表示）を選択すると、抽出手段６は記録手段５から前記した抽出動作により対応する業務分掌を抽出し、表示手段４の表示枠４Ｂに業務分掌４ｄを表示する。該当する業務分掌が下位の業務分掌である場合には、上位の業務分掌と共に該当する業務分掌を区別して表示するようにしてもよい（図中の業務分掌４ｄの斜線表示）。
【００８１】
なお、上記表示において、対応関係にある規程と業務分掌は、例えば色表示や点滅表示など任意の表示態様により、他の規程や業務分掌と区別して表示するようにしてもよい。
【００８２】
次に、本発明の情報管理システムによる、規程や業務分掌の履歴表示例について図１０，図１１を用いて説明する。
【００８３】
図１０は業務分掌の履歴表示例を説明するための図である。業務分掌の履歴表示は、例えば、前記したように選択手段から参照する時期を入力し、当該時期に該当する業務分掌を抽出することにより表示する。図１０（ａ）〜図１０（ｃ）は異なる時期の業務分掌の表示例であり、選択手段で選択する時期に応じた業務分掌が表示される。図１０において、表示枠４Ａには規程表示４ａが表示され、表示枠４Ｂには業務分掌表示４ｂが表示される。
【００８４】
なお、この表示状態において、前記したように規程を選択して対応する業務分掌を表示させたり、あるいは業務分掌を選択して対応する規程を表示させることもできる。
【００８５】
図１１は規程の履歴表示例を説明するための図である。規程の履歴表示は、例えば、前記したように選択手段から参照する時期を入力し、当該時期に該当する規程を抽出することにより表示する。図１１（ａ），図１１（ｂ）は異なる時期の規程の表示例であり、選択手段で選択する時期に応じた規程が表示される。図１１において、表示枠４Ａには規程表示４ａが表示され、表示枠４Ｂには規程表示４ａから選択された規程により詳細な規程が表示される。図１１（ｂ）の規程表示は、図１１（ａ）の規程表示からの変更状態を示し、変更された規程４ｇを区別して表示している。
【００８６】
本発明の実施形態によれば、規程と業務分掌を、規程と業務分掌との関連性を表す関連情報と共に記録することにより、記録規程と業務分掌を関連付けて記録することができ、この関連情報を指標として記録手段から抽出することにより、規程と業務分掌を関連付けて表示することができる。
【００８７】
本発明の実施形態によれば、規程と業務分掌との対応関係を関連情報として記録することにより、関連情報から得られる対応関係に基づいて規程及び業務分掌を関連付けて表示することができる。
【００８８】
本発明の実施形態によれば、対応する規程と業務分掌とに同一の識別データを関連情報として記録ことにより、関連情報から得られる対応関係に基づいて規程及び業務分掌を関連付けて表示することができる。
【００８９】
本発明の実施形態によれば、規程又は業務分掌を、当該規程又は業務分掌と対応する業務分掌又は規程と共に表示することができる。
【００９０】
本発明の実施形態によれば、規程や業務分掌の登録、更新の日時情報を属性として記録し、日時情報を指標とすることにより所定日時における規程や業務分掌を抽出し、規程や業務分掌の履歴を表示することができ、また、指定日時の規程や業務分掌を表示することができる。
【００９１】
本発明の実施形態によれば、選択手段は表示手段に表示された規程や業務分掌から選択することができる。
【００９２】
本発明の実施形態によれば、選択手段は表示手段上のリンク表示を選択することにより規程や業務分掌を選択することができる。
【００９３】
【発明の効果】
本発明の情報管理システムによれば、規程と業務分掌とを相互に対応付けて関連性の把握を容易とすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の情報管理システムの構成を説明するための概略図である。
【図２】規程や業務分掌の一覧表示の一例を示す図である。
【図３】規程や業務分掌の一覧表示の一例を示す図である。
【図４】選択した規程の規程内容を表示画面に表示した一例を示す図である。
【図５】規程履歴データ、業務分掌履歴データ、及び規程と業務分掌との対応関係を表す対応関係データの一例を示す図である。
【図６】規程履歴データ、業務分掌履歴データ、及び規程と業務分掌との対応関係を表す対応関係データの他の例を示す図である。
【図７】本発明の情報管理システムにより関連する規程あるいは業務分掌を抽出して表示する動作を説明するための図である。
【図８】本発明の情報管理システムにより業務分掌から対応する規程を参照する表示例を示す図である。
【図９】本発明の情報管理システムにより規程から対応する業務分掌を参照する表示例を示す図である。
【図１０】本発明の情報管理システムによる業務分掌の履歴表示例を説明するための図である。
【図１１】本発明の情報管理システムによる規程の履歴表示例を説明するための図である。
【符号の説明】
１ 情報管理システム
２ 設定手段
３ 選択手段
４ 表示手段
４Ａ，４Ｂ 表示枠
４ａ 規程表示
４ｂ 業務分掌表示
４ｃ，４ｄ 業務分掌
４ｅ，４ｆ、４ｇ 規程
５ 記録手段
５ａ 規程履歴データ
５ｂ 業務分掌履歴データ
５ｃ 規程−業務分掌履歴データ
６ 抽出手段

Claims (10)

1. 規程で定められる業務分掌により構成される組織の情報を管理するシステムであって、
   前記規程及び業務分掌を、当該規程と業務分掌との関連性を表す関連情報と共に記録する記録手段と、
   関連付けられた規程、業務分掌、及び規程と業務分掌との関連情報を記録手段から抽出する抽出手段と、
   抽出した関連情報に基づいて、抽出した規程及び業務分掌を関連付けて表示する表示手段とを備え、
   前記業務分掌は階層状に表した組織構成であり、
   前記記録手段は、規程の規程項目及び規程内容を時系列に格納する規程履歴データと、規程に基づいて設定される業務分掌の業務分掌名称及び業務分掌内容を時系列で格納する業務分掌履歴データと、前記規程と前記業務分掌の少なくとも何れか一方の変更に応じて変化する前記規程と前記業務分掌との対応関係を時系列で格納する規程−業務分掌履歴データとを記録し、
   前記抽出手段は、前記規程−業務分掌履歴データに基づいて、規程から対応する業務分掌を抽出し、又は業務分掌から対応する規程を抽出することを特徴とする情報管理システム。
2. 規程で定められる業務分掌により構成される組織の情報を管理するシステムであって、
   前記規程及び／又は当該規程で定められる業務分掌を設定する設定手段と、
   前記規程及び業務分掌を、当該規程と業務分掌との関連性を表す関連情報と共に記録する記録手段と、
   規程及び／又は業務分掌を選択する選択手段と、
   選択された規程に該当する業務分掌、及び／又は業務分掌に該当する規程を前記関連情報に基づいて記録手段から抽出する抽出手段と、
   規程及び業務分掌を表示すると共に、選択された規程又は業務分掌と前記抽出手段により抽出された関連付けられた業務分掌又は規程とを関連付けて表示する表示手段とを備え、
   前記業務分掌は階層状に表した組織構成であり、
   前記記録手段は、規程の規程項目及び規程内容を時系列に格納する規程履歴データと、規程に基づいて設定される業務分掌の業務分掌名称及び業務分掌内容を時系列で格納する業務分掌履歴データと、前記規程と前記業務分掌の少なくとも何れか一方の変更に応じて変化する前記規程と前記業務分掌との対応関係を時系列で格納する規程−業務分掌履歴データとを記録し、
   前記抽出手段は、前記規程−業務分掌履歴データに基づいて、規程から対応する業務分掌を抽出し、又は業務分掌から対応する規程を抽出することを特徴とする情報管理システム。
3. 前記記録手段は、規程と業務分掌との対応関係を前記関連情報として記録し、
   前記表示手段は、前記抽出手段が抽出した関連情報から得られる対応関係に基づいて規程及び業務分掌を関連付けて表示することを特徴とする、請求項１又は２に記載の情報管理システム。
4. 前記記録手段は、規程と業務分掌との対応関係を前記関連情報として記録し、
   前記抽出手段は、関連情報から得られる対応関係に基づいて規程に対応する業務分掌を抽出し、又は関連情報から得られる対応関係に基づいて業務分掌に対応する規程を抽出し、
   前記表示手段は、規程又は業務分掌を、当該規程又は業務分掌と対応する業務分掌又は規程と共に表示することを特徴とする、請求項１から３の何れか一つに記載の情報管理システム。
5. 前記記録手段は、対応する規程と業務分掌とに同一の識別データを前記関連情報として記録し、
   前記表示手段は、前記抽出手段が抽出した関連情報から得られる対応関係に基づいて規程及び業務分掌を関連付けて表示することを特徴とする、請求項１から３の何れか一つに記載の情報管理システム。
6. 前記記録手段は、対応する規程と業務分掌とに対して同一の識別データを前記関連情報として記録し、
   前記抽出手段は、関連情報から得られる対応関係に基づいて規程に対応する業務分掌を抽出し、又は関連情報から得られる対応関係に基づいて業務分掌に対応する規程を抽出し、
   前記表示手段は、規程又は業務分掌を、当該規程又は業務分掌と対応する業務分掌又は規程と共に表示することを特徴とする、請求項１から３の何れか一つに記載の情報管理システム。
7. 前記記録手段は、規程及び／又は業務分掌の登録及び／又は更新の日時情報を属性として記録し、
   前記選択手段は規程及び／又は業務分掌を選択すると共に日時を選択し、
   前記抽出手段は、日時情報を指標として前記記録手段から所定日時における規程及び／又は業務分掌を抽出し、
   前記表示手段は、規程及び／又は業務分掌の履歴を表示することを特徴とする、請求項２又は３に記載の情報管理システム。
8. 前記記録手段は、規程及び／又は業務分掌の登録及び／又は更新の日時情報を属性として記録し、
   前記選択手段は規程又は業務分掌を選択すると共に日時を選択し、
   前記抽出手段は、前記選択手段で選択された規程又は業務分掌、及び日時情報を指標として、前記記録手段から所定日時において対応する規程及び業務分掌を抽出し、
   前記表示手段は、所定日時において対応する規程及び業務分掌を表示することを特徴とする、請求項２又は３に記載の情報管理システム。
9. 前記選択手段は、表示手段に表示された規程及び／又は業務分掌から選択することを特徴とする、請求項２から７の何れか一つに記載の情報管理システム。
10. 前記表示手段は前記記録手段に記録される規程及び／又は業務分掌とリンクした表示を行い、
    前記選択手段は、前記表示手段上のリンク表示を選択することにより規程及び／又は業務分掌を選択することを特徴とする、請求項９に記載の情報管理システム。

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