JP2004318647A - 情報管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】情報管理システムにおいて、報告書において規程や業務分掌を関連付けて容易に把握する。
【解決手段】規程で定められる業務分掌により構成される組織の情報を管理するシステム１であり、規程が定める業務分掌と分掌内容との対応関係を記録する記録手段５と、業務分掌を選択する選択手段３と、選択手段３が選択した業務分掌と対応関係にある分掌内容を記録手段５から抽出する抽出手段６と、抽出手段６により抽出した分掌内容を取り込んで報告書フォーマットを形成する報告書フォーマット形成手段７と、形成された報告書フォーマットを出力する報告書フォーマット出力手段４とを備える。
【選択図】 図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、規程で定められる業務分掌により構成される組織の情報を管理するシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
会社組織をはじめ種々の組織では、組織の構成を階層化することにより指揮系統や伝達系統を確立させる形態がとられている。例えば、会社組織では会社規程を定め、この会社規程に基づいて業務分掌を設定することにより階層化された組織を形成している。この業務分掌は、例えば本部や部や課や係などの各部門で表される名称で階層化されている。
【０００３】
従来、このような階層化された組織において、本部や部や課や係などの各部門の階層の業務分掌では、業務分掌毎にそれぞれ月次報告等が行われ報告書が作成されている。これらの報告書は、統計結果などの定例的な報告項目や懸案事項を主たる報告内容とすることが多い。
【０００４】
また、階層化された組織においては、本部や部や課や係などの各部門の階層の業務分掌の関係は組織図等により表すことが行われている。また、各業務分掌に設定された規程についても、通常、文書の形態で記録され必要に応じて参照される。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
一般に、報告書は定例的な報告項目や懸案事項が主たる報告内容となっているため、本来、規程により定められている各業務分掌との報告書との関連性が希薄となり、報告書からは業務分掌が本来果たすべき活動内容を、そ業務分掌と関連付けて把握することが困難となっている。
【０００６】
組織の基礎となる規程や、この規程により定められる業務分掌は、それぞれ個別に参照することができるが、報告書と関連付けて確認し、把握することはできない。したがって、従来では、報告書において業務分掌や規程との関連性を確認できないという問題がある。
【０００７】
組織の多様化や目的の変化に伴って規程や業務分掌も変化するため、このような変化に迅速に対応するには、規程や規程により定められる業務分掌、及びこれらの関連性を明確に把握している必要があるが、従来の組織が備える情報管理システムでは、このような要求に応えることができる機構や構成を備えておらず、また、管理情報自体も整備されていない。
【０００８】
本発明は、前記した課題を解決して、報告書において規程や業務分掌を関連付けて容易に把握することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
本発明の情報管理システムは、規程で定められる業務分掌により構成される組織の情報を管理するシステムである。
【００１０】
本発明の第１の態様は、規程が定める階層化された複数の業務分掌と分掌内容との対応関係を記録する記録手段と、複数の業務分掌の少なくとも一つを選択する選択手段と、選択手段が選択した業務分掌と対応関係にある分掌内容を前記記録手段から抽出する抽出手段と、抽出手段により抽出した分掌内容を取り込んで報告書フォーマットを形成する報告書フォーマット形成手段と、形成された報告書フォーマットを出力する報告書フォーマット出力段とを備える構成とする。
【００１１】
また、本発明の第２の態様は、規程、規程が定める階層化された複数の業務分掌及び分掌内容、業務分掌と規程との第１の対応関係及び規程と分掌内容との第２の対応関係を記録する記録手段と、複数の業務分掌の少なくとも一つを選択する選択手段と、選択手段が選択した業務分掌に対応する規程を第１の対応関係に基づいて抽出し、当該抽出した規程に対応する分掌内容を第２の対応関係に基づいて抽出する抽出手段と、抽出手段により抽出した分掌内容を取り込んで報告書フォーマットを形成する報告書フォーマット形成手段と、形成された報告書フォーマットを出力する報告書フォーマット出力手段とを備える構成とする。
【００１２】
業務分掌は規程により定められ、所定の分掌内容を実施することにより規程が目途とする目的を達成するものであり、種々の分掌内容をについて実施結果や進捗状況を報告書の形式でまとめ記録手段等に記録する。業務分掌は階層化されており、例えば本部、部、課等の各部門の名称で呼ばれ、各本部や各部等のぞれぞれの階層のレベルで種々の分掌内容を設定している。
【００１３】
記録手段は、報告書を記録する他、規程、規程が定める業務分掌や分掌内容、業務分掌と分掌内容との対応関係を記録する。業務分掌と分掌内容との対応関係は規程と関連付けて記録することができる。
【００１４】
各業務分掌において報告書を作成する場合、選択手段により業務分掌を選択すると、抽出手段は選択手段が選択した業務分掌と対応関係にある分掌内容を記録手段から抽出し、報告書フォーマット形成手段は、抽出手段が抽出した分掌内容を取り込んで報告書フォーマットを形成する。
【００１５】
記録手段に業務分掌と分掌内容との対応関係を記録しておくことにより、選択した業務分掌に対する分掌内容を抽出し、各業務分掌が作成する報告書の項目に、規程で定める業務分掌が分掌する分掌内容を設定することができる。したがって、これらの第１，第２の構成によれば、報告書フォーマットに業務分掌に対応した分掌内容を反映させることができる。
【００１６】
さらに、本発明の第３の態様は、上記第１，２の態様の構成に加えて、規程、規程が定める階層化された複数の業務分掌及び分掌内容、及び規程と業務分掌との対応関係を設定し、記録手段に記録する設定手段を備える。設定手段は、上記の設定内容の登録あるいは変更を行い、記録手段に記録する。
【００１７】
この第３の態様によれば、規程、業務分掌を設定あるいは変更することができる。
【００１８】
また、本発明の設定手段は業務分掌毎に担当者を設定することができる。記録手段は、設定手段による設定に基づいて、業務分掌に対応して担当者を記録する。また、報告書フォーマット形成手段は、担当者に該当する業務分掌の報告書フォーマットを形成する。これにより、担当者毎に報告書フォーマットを形成することができる。
【００１９】
さらに、本発明の報告書フォーマットは報告書作成期限項目を備えることもできる。報告書作成期限項目は報告書の作成期限を設定する項目であり、報告書フォーマット形成手段はこの報告書作成期限項目を監視し、報告書作成期限項目の設定された期日と現在の日時あるいは現在の日時から定まる日時とを比較し、報告書作成期限あるいは期限日より所定日前までに報告書フォーマット内に入力がない場合にアラームを発する。アラームは、表示画面上に表示したり、プリントアウトする他、担当者宛に電子メール等の通信手段を介して通知することもできる。これにより、報告漏れを防止することができる。
【００２０】
また、本発明の情報管理システムは、報告書フォーマット形成手段は、形成した報告書フォーマットを用いて報告書データを作成し、記録手段は、報告書フィルタ形成手段で作成した報告書データを登録及び／又は更新の日時情報を属性として記録し、選択手段は規程又は業務分掌を選択すると共に日時を選択し、抽出手段は、選択手段で選択された規程又は業務分掌、及び／又は日時情報を指標として、記録手段から対応する報告書データを抽出し、報告書フォーマット出力手段は、当該報告書データに基づいて報告書を出力する。
【００２１】
報告書データを日時情報の属性と共に記録しておくことにより、登録日や更新日等の日時を指定し、指定した日時を指標として報告書データを抽出することにより、指定日の報告書を抽出し表示することができる。
【００２２】
また、本発明の情報管理システムにおいて、報告書フォーマット出力手段は業務分掌を出力し、選択手段は報告書フォーマット出力手段上に出力される業務分掌から特定の業務分掌を選択し、報告書フォーマット形成手段は、選択された業務分掌に対応する報告書フォーマットを形成する。報告書の出力は表示画面上に表示したり、あるいは印刷物として印刷することができ、報告書フォーマット出力手段は表示手段や印刷手段とすることができる。
【００２３】
これにより、報告書フォーマット出力手段は、選択した業務分掌に応じた報告書フォーマットを表示画面上に表示したり、印刷物として出力することができる。
【００２４】
また、報告書フォーマット出力手段は規程を出力し、前記選択手段は当該報告書フォーマット出力手段が出力した規程から特定の規程を選択し、報告書フォーマット形成手段は、選択された規程に対応する報告書フォーマットを形成する。これにより、報告書フォーマット出力手段上において規程を選択することにより、選択した規程に応じた報告書フォーマットを出力することができる。
【００２５】
また、報告書フォーマット出力手段による出力を表示画面上の表示とし、この表示画面上において記録手段に記録される規程とリンクさせて表示させる。選択手段は、表示画面上のリンク表示を選択することにより規程を選択する。これにより、報告書フォーマット出力手段によるリンク表示により規程を選択し、報告書フォーマットを出力することができる。
【００２６】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について、図を用いて詳細に説明する。
【００２７】
図１は本発明の情報管理システムの構成を説明するための概略図である。情報管理システム１は、規程で定められる階層化された複数の業務分掌により構成される組織の組織の情報を管理するシステムであり、組織に関わる種々の情報を管理する。本発明の情報管理システムは、管理情報として規程履歴、業務分掌履歴、規程と業務分掌との対応関係の履歴に関する情報、報告書フォーマットデータ、及び報告書データを含んでおり、規程と業務分掌とを関連付けて管理することにより、業務分掌に関連する報告書フォーマットを形成し、報告書フォーマット出力手段に表示する。なお、組織は会社組織に限らず、規程で定められた業務分掌から構成される任意の組織とすることができる。
【００２８】
情報管理システム１は、規程及び業務分掌を、該規程と業務分掌との関連性を表す関連情報と共に記録し、また、報告書フォーマットデータ及び報告書データをする記録手段５と、業務分掌に関連する報告書フォーマットを記録手段５から抽出する抽出手段６と、抽出した報告書フォーマットデータに基づいて業務分掌する報告書フォーマットを形成する報告書フォーマット形成手段７と、規程一覧や業務分掌の組織図や報告書フィルタあるいは報告書を出力する報告書フォーマット出力手段４とを備える。さらに、規程や当該規程で定められる業務分掌を設定したり、報告書の報告内容を登録，承認する設定手段２と、業務分掌や指定日時を選択する選択手段３とを備えることができる。なお、報告書フォーマット出力手段４は、表示装置やプリンターとすることができ、表示画面上の表示や、プリンターによる印刷物等の出力形態とすることができる。
【００２９】
抽出手段６は選択された業務分掌に該当する報告書フォーマットを記録手段５から抽出し、報告書フォーマット形成手段７は抽出手段６により抽出した報告書フォーマットを取り込んで報告書フォーマットを形成し、報告書フォーマット出力手段４に出力する。また、報告書フォーマット形成手段７は、設定手段から入力した報告内容に基づいて報告書を作成し、作成した報告書を記録手段に記録することができる。報告書を記録手段５に記録する際、担当者による登録と、承認者による承認とを区別して行うこともできる。
【００３０】
報告書フォーマット出力手段４は、報告書フォーマットや報告書を出力する他、記録手段５に記録する規程や業務分掌を読み出して一欄表の形態あるいは組織図等により出力することもできる。なお、この出力は、表示画面上の表示形態や印刷物による印刷形態とすることができる。
【００３１】
設定手段２は、報告書の他に規程や業務分掌を設定することができる。設定手段２による設定は、報告書，規程，業務分掌等を登録する登録処理と、登録した報告書，規程，業務分掌を承認する承認処理とすることができ、登録処理及び承認処理は予め設定された登録者や承認者によって行う。また、承認は登録者によって登録された登録内容に対して承認者が承認することで行う。登録者や承認者は予め登録しておき、認証コードやパスワード等を用いることにより、許された登録者あるいは承認者のみが規程や業務分掌の登録や承認を行うように設定することができる。なお、図１には、登録者や承認者を認証する機構は示していないが、例えば、データベースに記録した認証コードやパスワードと、利用者が入力した認証コードやパスワードとを対照させる他、任意の認証機構を用いることができる。
【００３２】
記録手段５は、組織が管理する情報を記録し、例えば、規程履歴データ５ａ，業務分掌データ５ｂ，業務分掌−分掌内容に対応関係履歴データ５ｃ，報告書フォーマットデータ５ｄ，報告書データ５ｅ等を記録する。ここで、規程履歴データ５ａは規程の規程項目や規程内容を時系列に格納する。この規程は、例えば会社組織であれば会社規程が該当する。
【００３３】
業務分掌履歴データ５ｂは、規程に基づいてそれぞれ設定される業務分掌の業務分掌名称や業務分掌内容等を時系列に格納する。なお、業務分掌は組織を構成し、例えば、本部、部、課、係等の業務分掌名により階層状の組織を構成する。
【００３４】
業務分掌は分掌内容の変更に伴って変更されるが、業務分掌は規程に基づいて定められるため、規程が変更された場合にも変更される可能性がある。そのため、規程と業務分掌との間の対応関係、及び業務分掌と分掌内容との対応関係は、業務分掌が単独で変更したり、あるいは規程の変更に伴って変更する。したがって、業務分掌−分掌内容対応関係履歴データ５ｃは、これらの変更に応じて変化する業務分掌と分掌内容の対応関係を時系列に格納する。
【００３５】
なお、業務分掌−分掌内容対応関係履歴データ５ｃは、業務分掌と分掌内容との対応関係を記録する他、業務分掌と規程との対応関係を表す第１の対応関係と、規程と分掌内容との対応関係を表す第２の対応関係とを記録するようにすることもできる。
【００３６】
報告書フォーマットデータ５ｄは、各業務分掌が報告書を作成する際に、報告書の雛形となる報告書フォーマットを記録するものであり、各業務分掌毎に用意して記録される。報告書フォーマット形成手段７は、作成しようとする業務分掌に対応する報告書フォーマットを報告書フォーマットデータ５ｄから読み込むことにより報告書の雛形を形成し、この雛形に報告内容を記入することにより報告書を作成する。
【００３７】
このとき、報告書フォーマットに各業務分掌に対応する分掌内容を盛り込むことにより、報告書を作成する際に、報告書フォーマットと共に業務分掌を表示することができ、業務分掌に関わる分掌内容を容易に把握することができる。このようにして作成された報告書は報告書データ５ｅに記録され、登録及び承認が行われる。
【００３８】
報告書フォーマット形成手段７は、業務分掌毎に対応する報告書フォーマットデータ５ｄを読み出し、また、対応する分掌内容を盛り込むことにより報告書フォーマットを作成し、報告書フォーマット出力手段４に出力する。各担当者は、出力された報告書フォーマットに報告内容を入力あるいは記入して報告書を作成する。作成が完了した報告書は、設定手段２で行う登録処理により記録手段５の報告書データ５ｅに登録される。また、承認者は、報告書データ５ｅから登録されている報告書データを読み出して報告書フォーマット出力手段４に出力し、設定手段２で行う承認処理により報告書データ５ｅに承認情報を記録する。
【００３９】
また、報告書データ５ｅは、業務分掌、業務分掌に対応する分掌内容、報告内容、担当者、登録・承認の有無に関するデータの他に、日時情報を記録することができる。この日時情報は、登録時や承認時の日時情報の他、報告書作成期限情報とすることができる。データ内に報告書作成期限情報項目を設け、当該報告書の作成期限の日時を入力して報告書作成期限を設定する。図１に図示しない管理手段は、この報告書データ５ｅ内の報告書作成期限情報項目に設定された日時と現在の日時あるいは現在の日時から所定日数前の日時と比較して期限管理を行う。例えば、設定された報告書作成期限日あるいは報告書作成期限日より所定日数前において、報告書が未登録あるいは未承認である場合には、未登録あるいは未承認である旨を当該報告書の担当者あるいは承認者に通知する。この通知は、報告書フォーマット出力手段段に出力したり、あるいは、各担当者や承認者にネットワークを介して送ることにより行うことができる。また、報告書作成時に担当者が報告書フォーマットを形成した時点で表示するようにしてもよい。これにより、報告漏れを防ぐことができる。
【００４０】
業務内容は、業務内容が単独に変更され他に、規程の変更に伴って変更される場合がある。
【００４１】
本発明によれば、業務分掌−分掌内容対応関係履歴データ５ｃにおいて、業務分掌と分掌内容との対応関係を記録したり、業務分掌と規程との対応関係を表す第１の対応関係と、規程と分掌内容との対応関係を表す第２の対応関係とを記録し、この対応関係に基づいて業務内容を抽出して報告書に反映させているため、規程が変更された場合であっても、その規程変更に伴う業務内容の変更に対応することができる。
【００４２】
なお、記録手段５は、上記した５ａ〜５ｄの各情報に限らず、他の情報を記録してもよい。
【００４３】
選択手段３は、業務分掌を選択する手段であり、例えば報告書フォーマット出力手段４上で選択することもできる。例えば、表示装置の表示画面上に選択機能を持たせることにより、報告書フォーマットを表示すると共に選択を行う。選択手段３による選択は、業務分掌を選択することにより、抽出手段に当該業務分掌の詳細名を記録手段から抽出させて報告書フォーマット出力手段に出力させる他、選択した業務分掌と対応する報告書フォーマットを抽出させて出力させたり、あるいは選択した業務分掌に対応する報告書を抽出されて出力させる。
【００４４】
また、選択手段３は、業務分掌を選択する他、指定日時を選択するこもできる。報告書フォーマット出力手段の表示画面上において選択する場合には、例えば、表示画面上に業務分掌をリンク表示し、このリンクにより選択するようにしてもよい。
【００４５】
報告書フォーマット出力手段４は、記録手段５に記録される規程履歴データ５ａや業務分掌履歴データ５ｂを読み出して規程や業務分掌を一覧表示や一覧で印刷する等の出力を行う他、選択手段３で選択した事項や報告書フォーマット形成手段で形成した報告書フォーマット等を記録手段５から抽出して出力することもできる。
【００４６】
図２，図３は、規程や階層の一覧表示の一例である。図２，３において、左側の表示枠には全規程の規程項目が表示され、右側の表示枠には組織の階層状態が表示されている。
【００４７】
図２，図３では、規程項目（例えば、規程１，規程２，…）のみが表示されているが、この規程項目は規程内容とリンク表示されており、選択手段３により表示画面上で規程項目を選択することにより、記録手段５に記録されている規程内容を読み出して表示することができる。なお、図４は、選択した規程の規程内容を表示画面に表示した一例を示している。なお、この表示例では、表示した規程に対応する業務分掌の報告書のテンプレートや報告書名を同時に表示してもよく、これにより、規程に関連する報告書を容易に参照することができる。
【００４８】
組織が会社組織である場合には、階層はその会社組織が行う業務に関わる業務分掌で表される。図２，図３の右側の表示枠に表した組織表は、業務分掌を階層状に表示した例であり、例えば、図２では、役員会、本部（第１本部，第２本部，第３本部）、部（Ａ部〜Ｇ部）を階層順に表示している。この階層表示は、さらに下位の階層を表示することもできる。図３では部（Ａ部〜Ｇ部）の下位の課（ａ１課〜ａ３課，…）まで表示した例を示している。どの階層段階まで表示するかは、図示しない選択表示で選択し設定することができる。
【００４９】
選択手段３は、規程一覧から特定の規程を選択し、選択した規程の詳細を表示させたり、選択した規程に対応する業務分掌を特定して表示させる他に、本部，部，課等の業務分掌を選択し、この選択した業務分掌に対応する規程を抽出手段に抽出させることができる。この選択は、例えば、報告書フォーマット出力手段４が表示する表示画面上に表示される業務分掌表示を選択することで行うことができる。
【００５０】
図５は、報告書の一例を示す図である。登録及び／又は承認されて報告書は、例えば、表示画面上に表示される報告書名（例えば、図５に示される報告書１〜報告書４）を選択したり、メニューから選択することにより、記録手段から読み出して表示あるいは印刷することができる。図５に示す報告書例は、月次報告の例であり、月次実績管理表等が表示されている。なお、報告書の報告内容は月次実績管理表等の定例的な報告項目や懸案事項や議案や議事に限らず任意とすることができる。
【００５１】
図６は、報告書の登録を説明するための概略図である。なお、図６では、月次報告を登録する場合について示している。月次報告登録は、表示画面上に表示される閲覧メニューから選択することができる。なお、閲覧メニューには会議用の閲覧項目として、４月次報告登録の項目の他に、報告書に関して報告担当者登録・変更の項目があり、また、議案登録の項目や議事録登録の項目がある。
【００５２】
閲覧メニューから月次報告登録を選択すると、業務分掌毎に設定された報告書フォーマットが表示される。報告書フォーマットには、業務分掌の名称、及びその業務分掌に関わる分掌内容が表示される。登録者は、この報告書フォーマット上に報告内容を記入し、また関連資料を添付ファイルにより添付する。図６に示す例では、第１本部の業務分掌において、「分掌１〜」と「分掌２〜」で表示される分掌内容が表示されている。作成された報告書は、記録手段内に記録される。
【００５３】
登録者や、登録後に報告書の承認を行う承認者、あるいは報告書の閲覧者は、この分掌内容の表示を参照することにより、分掌内容を参照しながら報告書の内容を検討することができる。
【００５４】
一方、閲覧メニューから議案登録や議事録登録を選択すると、図６に示されるような登録画面が表示される。登録画面には、既に登録した議案と新規議案登録の表示がされ、既登録議案については、選択して表示させる他、変更・削除を行うことができる。また、議事録登録についても、図示していないが同様に行うことができ、議事録を添付することができる。登録された議案や議事録は、記録手段内に記録される。
【００５５】
なお、議案や議事録についても、業務分掌を指定することにより、対応する分掌内容をフォーマット中に表示させることもできる。
【００５６】
報告書の形式は、業務分掌毎に設定することができる。図７は、報告書の形式を説明するための概略図である。図示する報告書の形式では、例えば、業務分掌１は、半期報告事項、四半期報告事項、月次報告事項等の定例的な報告書を備えている。
【００５７】
次に、業務分掌毎に作成する報告書に、各業務分掌が分掌する分掌内容を反映させて表示させる２つの処理形態について説明する。以下、第１の処理形態について図８〜図１０を用いて説明し、第２の処理形態について図１１〜図１２を用いて説明する。
【００５８】
第１の処理形態は、業務分掌−分掌内容対応関係データとして、規程−業務分掌対応関係データ５ｃ−１と規程−分掌内容対応関係データ５ｃ−２とを備え、業務分掌を選択し、選択した業務分掌に対応する規程を規程−業務分掌対応関係に基づいて抽出し、さらに、抽出した規程に対応する分掌内容を規程−分掌内容対応関係に基づいて抽出する。図８は、第１の処理形態による分掌内容の抽出を説明するための概略図である。
【００５９】
図８において、表示４ａ、４ｂは報告書フォーマット出力手段４の表示画面の一部であり、表示４ａは業務分掌を表す組織図の形態で表示し、表示４ｂは報告書フォーマットを表示している。なお、同様の形態で印刷することもできる。
【００６０】
選択手段３により報告書フォーマット出力手段４に表示される表示４ａから業務分掌を選択すると（図８中の斜線部）、抽出手段６はこの選択を受け、記録手段５中の規程−業務分掌対応関係データ５ｃ−１から選択した業務分掌に対応する規程を抽出する（図中の▲１▼）。選択した業務分掌は、表示４ｂの報告書フォーマットに表示することもできる。
【００６１】
さらに、抽出手段６は、規程−業務分掌対応関係データ５ｃ−１から抽出した規程を受け、記録手段５中の規程−分掌内容対応関係データ５ｃ−２から規程に対応する分掌内容を抽出し（図中の▲２▼）、抽出した分掌内容を表示４ｂの報告書フォーマットに表示する（図中の▲３▼）。
【００６２】
図８に示す例では、分掌内容として「業務分掌項目１．：＊＊＊に関する分掌」、及び「業務分掌項目２．：＊＊＊＊＊＊に関する分掌」が抽出されて報告書フォーマットに表示される。
【００６３】
報告書の作成者は、この報告書フォーマットの各分掌内容の表示の下欄に報告内容を記入したり、資料を添付することにより報告書を作成し登録を行う。この報告書作成の際、報告書フォーマットには、各業務分掌に対応する分掌内容が表示されるため、分掌内容を容易に把握することができる。また、この分掌内容は、規程−業務分掌対応関係データ５ｃ−１及び記録−分掌内容対応関係で５ｃ−２により、規程の変更と対応付けられているため、常に規程と対応した分掌内容を参照することができる。
【００６４】
この規程と分掌内容との対応関係は、後述するように日時情報を属性として備えることにより、報告書の作成や参照において、変更時期に対応した分掌内容を参照することができる。
【００６５】
図９及び図１０は、記録手段５が格納する規程履歴データ、業務分掌履歴データ、及び業務分掌と分掌内容との対応関係を表す対応関係データの一例を示している。図９，１０は、規程履歴データ、業務分掌履歴データ、及び規程−業務分掌の対応関係データをそれぞれ個別データとして格納し、さらに、業務分掌−分掌内容の対応関係データを規程−業務分掌の対応関係データと規程−分掌内容の対応関係データの２つの対応関係データとする例である。なお、規程履歴データ、業務分掌履歴データ、及び規程−業務分掌の対応関係データを一つのデータとして格納する例については後述する。
【００６６】
図９（ａ）は規程履歴データの一例である。規程履歴データには、規程名称、規程内容、及び日時情報が各バージョン毎に格納される。規程名称や規程内容は文字情報の形態で格納される。また、日時情報は、規程の登録時あるいは更新時の日時に関する情報である。また、バージョンは、格納されている規程データが更新された版の情報である。
【００６７】
図９（ｂ）は業務分掌履歴データの一例である。業務分掌履歴データには、業務分掌名称、業務分掌内容、及び日時情報が各バージョン毎に格納される。業務分掌名称や業務分掌内容は文字情報の形態で格納される。また、日時情報は、業務分掌の登録時あるいは更新時の日時に関する情報である。また、バージョンは、格納されている業務分掌データが更新された版の情報である。
【００６８】
図９（ｃ）は規程−業務分掌（組織）対応関係データの一例である。規程−業務分掌（組織）対応関係データには、規程と業務分掌の対応関係、及び適応時期等の日時情報や担当者等の関連情報が各バージョン毎に格納される。規程と業務分掌の対応関係では、規程とその規程に基づいて定められた業務分掌との関係が対応付けられている。例えば、バージョン１の規程とバージョン１の業務分掌との対応関係（バージョン１）、及びバージョン２の規程とバージョン１の業務分掌との対応関係（バージョン２）を示しており、規程及び業務分掌の履歴が記録されている。
【００６９】
規程と業務分掌との対応関係は、規程と業務分掌の各バージョン毎に設定されて格納され、規程の変更に伴う対応関係の変更や、業務分掌の単独変更に伴う対応関係の変更に対応することができる。また、日時情報は、規程と業務分掌との対応関係が適用される適用期間に関する情報であり、対応関係の更新時の日時が記録される。また、バージョンは、格納されている対応関係データが更新された版の情報である。
【００７０】
例えば、バージョン１の対応関係では、規程１と第１本部Ａ部の業務分掌が対応し、規程１−１と第１本部Ａ部ａ１課が対応している。また、バージョン２の対応関係では、バージョン２において規程１−３−１の追加に対応して、この規程１−３−１と第１本部Ａ部ａ３課との対応関係を追加した変更がなされている。
【００７１】
また、図１０は規程−分掌内容対応関係データの一例である。規程−分掌内容対応関係データには、規程と分掌内容の対応関係、及び適応時期等の日時情報が各バージョン毎に格納される。規程と分掌内容の対応関係では、規程とその規程に基づいて定められた業務分掌の分掌内容との関係が対応付けられている。例えば、バージョン１の規程とバージョン１の分掌内容との対応関係（バージョン１）、及びバージョン２の規程とバージョン１の分掌内容との対応関係（バージョン２）を示しており、規程及び分掌内容の履歴が記録されている。
【００７２】
規程と分掌内容との対応関係は、規程と分掌内容の各バージョン毎に設定されて格納され、規程の変更に伴う対応関係の変更や、分掌内容の単独変更に伴う対応関係の変更に対応することができる。また、日時情報は、規程と分掌内容との対応関係が適用される適用期間に関する情報であり、対応関係の更新時の日時が記録される。また、バージョンは、格納されている対応関係データが更新された版の情報である。
【００７３】
例えば、バージョン２の対応関係では、規程１−３−１の追加に対応して、この規程１−３−１に対応する分掌内容が追加されている。
【００７４】
したがって、業務分掌に対応する分掌内容を抽出する場合には、はじめに図９（ｃ）に示す規程−業務分掌対応関係データに基づいて、業務分掌と対応する規程を抽出し、次に、図１０に示す規程−分掌内容対応関係データとに基づいて、規程に対応する分掌内容を抽出する。各対応関係には日時情報が属性情報として付加されているため、規程，業務分掌，分掌内容等は変更されて対応関係が変更された場合であっても、日時を指定することにより、日時情報を指標として業務分掌に対応する分掌内容を抽出することができ、業務分掌毎に作成する報告書の各項目に、規程が定める分掌内容を表示することができる。日時の指定は、例えば選択手段３から行うことができる。
【００７５】
日時指定による分掌内容の抽出は、業務分掌や規程との組み合わせ、あるいは担当者との組み合わせにより行うこともできる。
【００７６】
また、関連情報として担当者の情報を記録することにより、報告書を作成する担当者から関連する分掌内容を抽出し報告書等に表示することもできる。
【００７７】
第２の処理形態は、規程履歴データ、業務分掌履歴データ、及び業務分掌−分掌内容の対応関係を一つのデータ内に格納する例である。
【００７８】
このデータ内には、規程に関するデータと業務分掌及び分掌内容に関するデータがそれぞれ対応づけられて格納される。対応関係にある規程と業務分掌及び分掌内容とは共通の日時情報を備える。日時情報は、規程と業務分掌及び分掌内容が所定の対応関係にある期間を表している。この日時情報を関連情報とし、期間あるいは日時を指定することにより、指定期間あるいは規程日時において対応関係にある規程と業務分掌とを抽出することができる。
【００７９】
図１１は、第２の処理形態による分掌内容の抽出を説明するための概略図である。図１１において、業務分掌−分掌内容対応関係データとして、規程、業務分掌、分掌内容の対応関係データ５ｃ−３を備え、業務分掌を選択し、選択した業務分掌に対応する分掌内容を抽出する。
【００８０】
図１１中の表示４ａ、４ｂは報告書フォーマット出力手段４の表示画面の一部であり、表示４ａは業務分掌を表す組織図の形態で表示し、表示４ｂは報告書フォーマットを表示している。
【００８１】
選択手段３により報告書フォーマット出力手段４に表示される表示４ａから業務分掌を選択すると（図１１中の斜線部）、抽出手段６はこの選択を受け、記録手段５中の業務分掌−分掌内容対応関係データ５ｃ−３から選択した業務分掌に対応する分掌内容を抽出し、抽出した分掌内容を表示４ｂの報告書フォーマットに表示する（図中の▲２▼）。選択した業務分掌は、表示４ｂの報告書フォーマットに表示することもできる（図中の▲１▼）。
【００８２】
図１１に示す例では、分掌内容として「業務分掌項目１．：＊＊＊に関する分掌」、及び「業務分掌項目２．：＊＊＊＊＊＊に関する分掌」が抽出されて報告書フォーマットに表示される。
【００８３】
報告書の作成者は、この報告書フォーマットの各分掌内容の表示の下欄に報告内容を記入したり、資料を添付することにより報告書を作成し登録を行う。この報告書作成の際、報告書フォーマットには、各業務分掌に対応する分掌内容が表示されるため、分掌内容を容易に把握することができる。また、この分掌内容は、業務分掌−分掌内容対応関係データ５ｃ−３において、規程の変更と対応付けられているため、常に規程と対応した分掌内容を参照することができる。
【００８４】
図１２は、規程履歴データ、業務分掌履歴データ、及び業務分掌−分掌内容の対応関係を一つのデータの格納するデータ例である。
【００８５】
このデータ内には、規程に関するデータと業務分掌及び分掌内容に関するデータがそれぞれ対応づけられて格納される。対応関係にある規程と業務分掌及び分掌内容とは共通の日時情報を備える。日時情報は、規程と業務分掌及び分掌内容が所定の対応関係にある期間を表している。この日時情報を関連情報とし、期間あるいは日時を指定することにより、指定期間あるいは指定日時において対応関係にある規程と業務分掌とを抽出することができる。なお、規程に関するデータには、図９，１０と同様に、規程名称、規程内容、及び版情報が格納され、業務分掌に関するデータには、業務分掌名称、分掌内容及び版情報が格納されている。
【００８６】
図１２において、例えば、規程１と業務分掌及び分掌内容との対応関係は日時情報が（Ｔ１〜）で表される関連情報で関連付けられた一つの対応関係のみであり、日時情報（Ｔ１〜）は対応関係が設定された日時（Ｔ１）のみが記録されている。したがって、規程１及び対応関係にある業務分掌は、対応関係が設定された後一度も変更がされていないことを示している。
【００８７】
また、規程１−１と業務分掌及び分掌内容との対応関係は日時情報が（Ｔ１〜Ｔ２）で表される関連情報で関連付けられた対応関係と、（Ｔ２〜Ｔ３）で表される関連情報で関連付けられた対応関係と（Ｔ３〜Ｔ４）で表される関連情報で関連付けられた対応関係が示されている。なお、（Ｔ１〜Ｔ２）で表す日時情報は、期間Ｔ１から期間Ｔ２の間を表している。
【００８８】
日時情報が（Ｔ１〜Ｔ２）で表される関連情報で関連付けられた対応関係では、バージョン１の規程１−１とバージョン１の業務分掌及び分掌内容とが対応し、日時情報が（Ｔ２〜Ｔ３）で表される関連情報で関連付けられた対応関係では、バージョン２の規程１−１とバージョン１の業務分掌及び分掌内容とが対応し、日時情報が（Ｔ３〜Ｔ４）で表される関連情報で関連付けられた対応関係では、バージョン２の規程１−１とバージョン２の業務分掌及び分掌内容とが対応している。
【００８９】
なお、規程１−１に関わる対応関係では、日時情報が（Ｔ２〜Ｔ３）及び（Ｔ３〜Ｔ４）で表される期間では、分掌内容の変更により対応関係が変更したことを表している。
【００９０】
また、規程１−２−１と業務分掌及び分掌内容との対応関係は、日時情報が（Ｔ１〜Ｔ２）で表される関連情報で関連付けられた対応関係と、（Ｔ２〜Ｔ３）で表される関連情報で関連付けられた対応関係とが示されている。日時情報が（Ｔ１〜Ｔ２）で表される関連情報で関連付けられた対応関係では、バージョン１の規程１−２−１とバージョン１の業務分掌及び分掌内容とが対応し、日時情報が（Ｔ２〜Ｔ３）で表される関連情報で関連付けられた対応関係では、バージョン２の規程１−２−１とバージョン１の業務分掌及び分掌内容とが対応している。
【００９１】
なお、規程１−２−１に関わる対応関係において、日時情報が（Ｔ２〜Ｔ３）で表される期間では、規程の変更により対応関係が変更したことを表している。
【００９２】
したがって、業務分掌に対応する分掌内容を抽出する場合には、図１２に示す業務分掌−分掌内容対応関係データに基づいて、業務分掌と対応する分掌内容を抽出する。各対応関係には日時情報が属性情報として付加されているため、規程，業務分掌，分掌内容等は変更されて対応関係が変更された場合であっても、日時を指定することにより、日時情報を指標として業務分掌に対応する分掌内容を抽出することができ、業務分掌毎に作成する報告書の各項目に、規程が定める分掌内容を表示することができる。
【００９３】
また、関連情報として担当者の情報を記録することにより、報告書を作成する担当者から関連する分掌内容を抽出し報告書等に表示することもできる。
【００９４】
以下、図１３〜図１６を用いて本発明による表示例を説明する。
【００９５】
図１３は月次報告書の登録時の表示例であり、担当者の例を示している。図１３において、表示画面上に表示される業務分掌を選択したり、あるいは担当者を指定することにより対応する報告書フォーマットを形成し、この報告書フォーマットに報告内容を記入することにより報告書と作成し、報告登録を行う。この報告書フォーマットには、前記したように業務分掌に対応する分掌内容が表示される。ここでは、業務分掌２に対して「Ａ２業務」という分掌内容が表示され、また、業務分掌５に対して「Ａ−５業務」という分掌内容が表示されている。各業務分掌には、この分掌内容の他に、担当者、報告内容を記入する欄、添付ファイルの欄が設けられる。添付ファイルは、選択、登録等を行う他、ファイル名、登録日時、登録者等の詳細を参照することもできる。
【００９６】
図１４は月次報告書の登録時の表示例であり、承認者の例を示している。図１４において、表示画面には図１３に示す表示内容の他に、承認処理開始ボタンや、承認処理中止ボタンが設けられ、登録された報告書の承認処理を行う。
【００９７】
また、図１５は月次報告書の担当者の設定画面の例を示している。表示画面には、業務分掌及びその分掌内容が表示されると共に担当者名が表示され、この担当者名を追加／変更するボタンが設けられる。この追加／変更ボタンを選択することにより、図面の右上方の報告担当者の追加／削除画面、及び人員選択表画面が表示され、人員選択表画面で選択した人員を担当者に加える担当者リストを形成し、形成した担当者リストを登録する。
【００９８】
なお、人員は、業務分掌毎に表示した人員選択表から選択することも、あるいは社員番号等の識別データを入力して選択することもできる。
【００９９】
図１６は、月次報告書の表示例である。図示する表示例は、業務分掌として第１本部Ａ部ａ１課の月次報告書に関し、その業務分掌に関わる分掌内容（例えば、分掌１：Ａ−１業務，分掌２：Ａ−２業務，…）に対する報告内容が表示される。報告内容と共に対応する分掌内容を表示することにより、規程に基づいて設定された各業務分掌及び分掌内容を常に参照し確認することができる。
【０１００】
本発明の実施態様によれば、規程が定める業務分掌と分掌内容との対応関係を記録し、選択した業務分掌と対応関係にある分掌内容を抽出し、抽出した分掌内容を用いて報告書フォーマットを形成することにより、報告書フォーマットに業務分掌に対応した分掌内容を反映させることができる。
【０１０１】
本発明の実施態様によれば、業務分掌と規程との第１の対応関係及び規程と分掌内容との第２の対応関係を記録し、選択した業務分掌に対応する規程を第１の対応関係に基づいて抽出し、抽出した規程に対応する分掌内容を第２の対応関係に基づいて抽出し、抽出した分掌内容を用いて報告書フォーマットを出力することができる。
【０１０２】
また、規程、規程が定める業務分掌及び分掌内容、及び規程と業務分掌との対応関係を設定する設定手段を備えることにより、規程や業務分掌の設定を行うことができる。
【０１０３】
本発明の実施態様によれば、設定手段において業務分掌毎に担当者を設定し、担当者を業務分掌に対応して記録手段に記録することにより、担当者毎に報告書フォーマットを形成することができる。
【０１０４】
本発明の実施態様によれば、報告書フォーマットに報告書作成期限項目を設けて監視を行い、報告書作成期限までに報告書フォーマット内に入力がない場合にアラームを表示することにより、報告漏れを防止することができる。
【０１０５】
本発明の実施態様によれば、報告書データに日時情報を属性として記録し、日時情報を指標として対応する報告書データを抽出することにより、指定日の報告書を表示することができる。
【０１０６】
本発明の実施態様によれば、報告書フォーマット出力手段に表示された業務分掌又は規程を選択して対応する報告書フォーマットを抽出して表示することにより、報告書フォーマット出力手段上において選択した業務分掌又は規程に応じた報告書フォーマットを表示することができる。
【０１０７】
本発明の実施態様によれば、規程及び／又は業務分掌とリンク表示することによりリンク表示から規程、業務分掌を選択することができる。
【０１０８】
【発明の効果】本発明の情報管理システムによれば、報告書において規程や業務分掌を関連付けて容易に把握することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の情報管理システムの構成を説明するための概略図である。
【図２】規程の一覧表示の一例を示す図である。
【図３】階層（組織図）の表示の一例を示す図である。
【図４】選択した規程の規程内容の表示の一例を示す図である。
【図５】報告書の表示の一例を示す図である。
【図６】報告書の登録を説明するための概略図である。
【図７】報告書の形式を説明するための概略図である。
【図８】第１の処理形態による分掌内容の抽出を説明するための概略図である。
【図９】規程履歴データ、業務分掌履歴データ、及び業務分掌と分掌内容との対応関係を表す対応関係データの一例を示す図である。
【図１０】業務分掌と分掌内容との対応関係を表す対応関係データの一例を示す図である。
【図１１】第２の処理形態による分掌内容の抽出を説明するための概略図である。
【図１２】規程履歴データ、業務分掌履歴データ、及び業務分掌と分掌内容との対応関係を表す対応関係データの一例を示す図である。
【図１３】担当者による月次報告書の登録時の表示例を示す図である。
【図１４】承認者による月次報告書の登録時の表示例を示す図である。
【図１５】月次報告書の担当者の設定画面の例を示す図である。
【図１６】月次報告書の表示例である。
【符号の説明】
１ 情報管理システム
２ 設定手段
３ 選択手段
４ 報告書フォーマット出力手段
４ａ 業務分掌表示
４ｂ 報告書フォーマット表示
５ 記録手段
５ａ 規程履歴データ
５ｂ 業務分掌履歴データ
５ｃ 業務分掌−分掌内容対応関係データ
５ｄ 報告書フォーマットデータ
５ｅ 報告書データ
６ 抽出手段
７ 報告書フォーマット形成手段

Claims (9)

1. 規程で定められる階層化された複数の業務分掌により構成される組織の情報を管理するシステムであって、
   規程が定める業務分掌と分掌内容との対応関係を記録する記録手段と、
   複数の業務分掌の少なくとも一つを選択する選択手段と、
   前記選択手段が選択した業務分掌と対応関係にある分掌内容を前記記録手段から抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段により抽出した分掌内容を取り込み、報告書フォーマットを形成する報告書フォーマット形成手段と、
   形成された報告書フォーマットを出力する報告書フォーマット出力手段とを備えることを特徴とする情報管理システム。
2. 規程で定められる階層化された複数の業務分掌により構成される組織の情報を管理するシステムであって、
   規程、規程が定める業務分掌及び分掌内容、業務分掌と規程との第１の対応関係及び規程と分掌内容との第２の対応関係を記録する記録手段と、
   複数の業務分掌の少なくとも一つを選択する選択手段と、
   前記選択手段が選択した業務分掌に対応する規程を前記第１の対応関係に基づいて抽出し、当該抽出した規程に対応する分掌内容を前記第２の対応関係に基づいて抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段により抽出した分掌内容を取り込み、報告書フォーマットを形成する報告書フォーマット形成手段と、
   形成された報告書フォーマットを出力する報告書フォーマット出力手段とを備えることを特徴とする情報管理システム。
3. 前記規程、規程が定める階層化された複数の業務分掌及び分掌内容、及び規程と業務分掌との対応関係を設定し、前記記録手段に記録する設定手段を備えることを特徴とする、請求項２に記載の情報管理システム。
4. 前記設定手段は前記業務分掌毎に担当者を設定し、
   前記記録手段は業務分掌に対応して担当者を記録し、
   前記報告書フォーマット手段は担当者に該当する業務分掌の報告書フォーマットを形成することを特徴とする、請求項１乃至３の何れかに記載の情報管理システム。
5. 前記報告書フォーマットは報告書作成期限項目を有し、
   前記報告書フォーマット手段は前記報告書作成期限項目を監視し、報告書作成期限までに報告書フォーマット内に入力がない場合にアラームを表示することを特徴とする、請求項１に記載の情報管理システム。
6. 前記報告書フォーマット形成手段は、形成した報告書フォーマットを用いて報告書データを作成し、
   前記記録手段は、前記報告書フィルタ形成手段で作成した報告書データを登録及び／又は更新の日時情報を属性として記録し、
   前記選択手段は規程又は業務分掌を選択すると共に日時を選択し、
   前記抽出手段は、前記選択手段で選択された規程又は業務分掌、及び／又は日時情報を指標として、前記記録手段から対応する報告書データを抽出し、
   前記報告書フォーマット出力手段は当該報告書データに基づいて報告書を出力することを特徴とする、請求項１乃至４の何れかに記載の情報管理システム。
7. 前記報告書フォーマット出力手段は業務分掌を出力し、
   前記選択手段は当該報告書フォーマット出力手段が出力する業務分掌から特定の業務分掌を選択し、
   前記報告書フォーマット形成手段は、前記選択された業務分掌に対応する報告書フォーマットを形成することを特徴とする、請求項１乃至６のいずれかに記載の情報管理システム。
8. 前記報告書フォーマット出力手段は規程を出力し、
   前記選択手段は当該報告書フォーマット出力手段が出力する規程から特定の規程を選択し、
   前記報告書フォーマット形成手段は、前記選択された規程に対応する報告書フォーマットを形成することを特徴とする、請求項２乃至６のいずれかに記載の情報管理システム。
9. 前記報告書フォーマット出力手段は前記記録手段に記録される規程及び／又は業務分掌とのリンク表示により出力を行い、
   前記選択手段は、前記報告書フォーマット出力手段が出力する表示画面上においてリンク表示された規程及び／又は業務分掌を選択することを特徴とする、請求項８に記載の情報管理システム。

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