JP3632399B2 - 画像文書管理装置及び文書管理方法 - Google Patents
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Description
【発明の属する技術分野】
本発明は画像文書管理装置及び文書管理方法に関し、特に画像文書を入力して登録、管理する画像文書管理装置及び文書を入力して登録、管理する文書管理方法に関する。
【0002】
【従来の技術】
電子ファイリングシステムは、画像文書を読み込んで登録し、検索するシステムである。近年では、ワークステーションやパソコンにイメージスキャナや光磁気ディスク等を接続したシステムが安価に提供されてきている。
【0003】
また、登録に際しては、登録日時や登録成否を示す登録ステータスが登録履歴情報として管理され、ユーザによって確認することができる。
電子ファイリングシステムで登録された画像文書の差し替えや、編集等を容易にする従来技術としては、例えば特開平9−6948号公報では、画像文書のページ番号を文字認識して登録し、差し替えたい文書を再度登録して、ページ番号をもとに自動的に差し替えて、処理効率を上げるといったものがある。
【0004】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、上記で説明したような従来技術では、画像文書がすべて正しく登録されていることが前提となっており、登録してある画像文書が必ずしもユーザが意図する画像文書であるかどうかはわからない。
【0005】
例えば、画像文書が傾いて入力されたり、画像文書の表裏を間違えて入力してしまったり、またはページ番号等の属性を間違えたりした場合には、誤った画像文書の差し替えを行ってしまうことになる。
【0006】
したがって、このようなミスが起きないように絶えずチェックしながら、スキャナに読みとらせる必要があるが、これは、ユーザにとって負担となる作業である。
【0007】
特に、図面ファイリングシステムのような、A0やA1サイズといった大きなサイズの原稿を扱う電子ファイリングシステムでは、ユーザの負担は多大なものになる。
【0008】
また、従来の登録履歴情報では、登録日時や登録ステータス程度の情報しか管理していないので、実際にどのように登録されたか、どんな画像文書が登録されたか等を、即座に知ることができず、利便性に欠けると言った問題があった。
【0009】
本発明はこのような点に鑑みてなされたものであり、詳細な登録履歴情報を管理して、操作性の向上を図った画像文書管理装置を提供することを目的とする。
また、本発明の他の目的は、詳細な登録履歴情報を管理して、操作性の向上を図った文書管理方法を提供することである。
【0010】
【課題を解決するための手段】
本発明では上記課題を解決するために、画像文書を入力して登録、管理する画像文書管理装置において、入力した前記画像文書を格納し、前記画像文書に外部から指定された外部指定処理を施す画像文書処理手段と、前記外部指定処理された前記画像文書を登録し、管理する画像文書登録管理手段と、前記画像文書処理手段と前記画像文書登録管理手段が、前記画像文書に行った一連の登録処理に対して、登録処理毎に、前記画像文書が正常に登録されたか否かを示す登録ステータスと前記画像文書の属性とを含む履歴情報を生成し、前記画像文書が登録処理された順番に前記履歴情報をユーザに提示し、かつ登録変更を行うための登録変更ボタンをユーザに提示して、前記画像文書の管理制御を行う画像文書管理制御手段と、を有することを特徴とする画像文書管理装置が提供される。
【0011】
ここで、画像文書処理手段は、入力した画像文書を格納し、画像文書に外部から指定された外部指定処理を施す。画像文書登録管理手段は、外部指定処理された画像文書を登録し、管理する。画像文書管理制御手段は、画像文書処理手段と画像文書登録管理手段が、画像文書に行った一連の登録処理に対して、登録処理毎に、画像文書が正常に登録されたか否かを示す登録ステータスと画像文書の属性とを含む履歴情報を生成し、画像文書が登録処理された順番に履歴情報をユーザに提示し、かつ登録変更を行うための登録変更ボタンをユーザに提示して、画像文書の管理制御を行う。
【0012】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。図1は本発明の画像文書管理装置の原理図である。画像文書処理手段11は、入力した画像文書2を格納し、画像文書2に外部から指定された外部指定処理3を施す。画像文書登録管理手段12は、外部指定処理された画像文書2aを登録し、管理する。
【0013】
画像文書管理制御手段13は、画像文書処理手段11と、画像文書登録管理手段12と、が画像文書2に行った一連の処理の履歴情報を管理し、履歴情報にもとづいて、登録された画像文書2aの管理制御を行う。
【0014】
次に動作について説明する。図2は本発明の画像文書管理装置10の動作手順を示すフローチャートである。
〔S1〕画像文書処理手段11は、画像入力装置20から入力した画像文書2を一時格納し、画像文書2に外部から指定された外部指定処理3を施す。例えば端末30から外部指定処理3として、ページ番号を付加する。
〔S2〕画像文書登録管理手段12は、外部指定処理3としてページ番号が付加された画像文書2aを登録し、管理する。
〔S3〕画像文書管理制御手段13は、画像文書処理手段11と、画像文書登録管理手段12と、が画像文書2に行った一連の処理の履歴情報を管理し、これら履歴情報にもとづいて、登録された画像文書2aの管理制御を行う。
【0015】
例えば、画像文書処理手段11が行った処理の履歴情報としては、画像文書2の画像加工や付加属性等の履歴情報がある。また、画像文書登録管理手段12が行った処理の履歴情報としては、登録日時や登録ステータス等の履歴情報がある。履歴情報の詳細は後述する。
【0016】
次に本発明を図面ファイリングシステムに適用した際の実施の形態について説明する。図3は図面ファイリングシステムの概要を示す図である。なお、以降の説明では画像文書処理手段11を画像入力サービス11a、画像文書登録管理手段12を画像図面管理サービス12a、画像文書管理制御手段13を履歴情報管理サービス13aとする。
【0017】
ネットワーク1上にクライアント30aと、画像入力サービス11aと、履歴情報管理サービス13aと、が接続する。履歴情報管理サービス13aには画像図面管理サービス12aが接続する。また、画像入力装置20と画像入力サービス11aが接続する。
【0018】
このような構成に対し、まず図面2bを画像入力装置20に読み取らせる。そして、クライアント30aから画像入力サービス11aに、読み取った図面2bの入力指示を行う。画像入力サービス11aは図面2bを入力して一時格納する。そして、クライアント30aから外部指定処理の指示があれば、この処理を行う。
【0019】
画像入力サービス11aは、画像図面管理サービス12aに登録要求を行う。履歴情報管理サービス13aは、図面2bの入力から登録までの一連の履歴情報を管理する。画像図面管理サービス12aは、図面2bを登録、管理する。
【0020】
次に画像入力サービス11aが外部指定処理の1つとして、入力した図面に属性を付加する場合の処理について説明する。図4は属性付加の処理の流れを示す図である。
【0021】
まず、画像入力装置20から図面2bが読み取られる。画像入力サービス11aは図面2bを一時格納する。そして、画像入力サービス11aは、属性3aの各項目である図面番号、図面名を図面2bの1枚目から順に付加していく。
【0022】
この属性3aは、あらかじめユーザが作成しておいたCSV(Comma Separated Value)フォーマットから自動的に図面2bに付加していく。または、ユーザが属性3aを逐一入力してもよい。
【0023】
そして、属性3aが付加された図面2b−1は,画像図面管理サービス12aに登録される。
次に画像入力サービス11aの内部構成について説明する。図5は画像入力サービス11aの内部構成を示す図である。画像入力手段11bはクライアント30aからの入力指示を受けて、画像入力装置20が読み取った図面を入力する。
【0024】
画像加工手段11cは、入力した画像文書にクライアント30aからの読み取りパラメータにもとづいて、回転処理や解像度設定等の画像加工を施す。
属性追加手段11dは、図4で説明したような属性の付加を行う。文書登録手段11eは、画像加工手段11cや属性追加手段11dで外部指定処理を施した画像文書を画像図面管理サービス12aへ登録要求を行う。
【0025】
履歴登録手段11fは、履歴情報管理サービス13aに対し、画像文書を入力してから登録までの一連の履歴情報の登録要求を行う。
次に履歴情報管理サービス13aが管理する履歴情報130について説明する。図6は履歴情報130の一例を示す図である。
【0026】
履歴情報130は履歴ID130−1毎に区別して管理する。履歴情報130の各項目として、操作順番131は、図面が操作された順番を示す。登録ステータス132は、登録が正常終了か、異常終了かを示す。読み取りパラメータ133は、画像を入力する際のパラメータを示し、例えば図ではauto 90rotation となっていて、自動用紙サイズ認識で90°回転を示している。
【0027】
図面番号134は、図面番号を示す。図面バージョン135は、図面の版数を示す。格納先136は、画像図面管理サービス12a内の格納先を示す。画像図面管理サービス12aはCabinet 単位で区切られているため、格納先としてこれらCabinet が示される。縮小画像137は、縮小した画像を示す。
【0028】
次に履歴情報管理サービス13aがクライアント30aに提示する履歴参照ウインドウについて説明する。図7は履歴参照ウインドウの一例を示す図である。
履歴参照ウインドウ30bは、ユーザが履歴ID130−1を指定することで履歴情報130aの一覧を提示するためのウインドウである。また、履歴参照ウインドウ30b上に表示されているファイル30b−1、操作30b−2及び編集30b−3の各セルを選択して、それぞれの処理を行うことができる、
図8は操作30b−2が選択された際の履歴参照ウインドウ30bを示す図である。図では、操作30b−2をマウス等でクリックすると「再登録」、「再読み込み」、「画像の取り出し」の操作内容が表示される。そして、これらの処理を行うことができる。
【0029】
図9は編集30b−3が選択された際の履歴参照ウインドウ30bを示す図である。図では、操作30b−3をマウス等でクリックすると「行の挿入」、「行の削除」の操作内容が表示される。
【0030】
ここで、図7の履歴情報130aの操作順番2と操作順番3との間に、新しい行130bを挿入すると、自動的に以降の行の操作順番とページ番号がインクリメントされて、新たな履歴情報130a−1が作成される。
【0031】
次に履歴情報管理サービス13aの内部構成について説明する。図10は履歴情報管理サービス13aの内部構成を示す図である。要求受け付け手段13a−1は、クライアント30aからの要求を受け付ける。例えば、属性/画像取得、画像差し替え、属性編集、画像編集などの処理要求を受け付ける。
【0032】
画像入力依頼手段13a−2は、画像入力サービス11aに差し替え図面等の入力依頼を行う。履歴情報管理/更新手段13a−3は、履歴情報の管理、更新を行う。登録依頼手段13a−4は、画像図面管理サービス12aに登録依頼を行う。画像取得依頼手段13a−5は、画像図面管理サービス12aから画像の取得依頼を行う。
【0033】
次に登録した画像文書の確認処理について説明する。図11は登録した画像文書の確認処理の処理手順を示すフローチャートである。
要求受け付け手段13a−1はクライアント30aから、登録した画像文書の確認処理要求を受け付ける。
〔S10〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、要求受け付け手段13a−1から要求された画像文書の履歴ID130−1と、操作順番131から該当する画像文書が存在するかどうかを判断する。あればステップS11へ、なければ終了する。
〔S11〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、登録ステータスが正常かどうかを判断する。正常ならステップS12へ、異常ならステップS13へ行く。
〔S12〕画像取得依頼手段13a−5は、画像図面管理サービス12aから該当する画像文書を取得する。
〔S13〕画像取得依頼手段13a−5は、画像入力サービス11aで一時的に格納している、該当する画像文書を取得する。
〔S14〕クライアント30aに画像文書が表示される。
【0034】
次に登録した画像文書の差し替え処理について説明する。図12は登録した画像文書の差し替え処理の処理手順を示すフローチャートである。
要求受け付け手段13a−1はクライアント30aから、登録した画像文書の差し替え処理要求を受け付ける。
〔S20〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、要求受け付け手段13a−1から要求された画像文書の履歴ID130−1と、操作順番131から該当する画像文書が存在するかどうかを判断する。あればステップS21へ、なければ終了する。
〔S21〕画像入力依頼手段13a−2は、画像入力サービス11aに読み取りパラメータ133を送信して、画像入力装置20での読み取りを依頼する。
〔S22〕画像入力依頼手段13a−2は、読み取りが正常に行われたかどうかを判断する。正常に読み取れた場合はステップS23、そうでなければ終了する。
〔S23〕登録依頼手段13a−4は、入力した画像文書を該当する画像文書と差し替えて、画像図面管理サービス12aに登録する。
〔S24〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、登録ステータス132を履歴情報130に保存する。
【0035】
次に登録した画像文書の付加属性編集処理について説明する。図13は登録した画像文書の付加属性編集処理の処理手順を示すフローチャートである。
要求受け付け手段13a−1はクライアント30aから、登録した画像文書の付加属性編集処理の処理要求を受け付ける。
〔S30〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、要求受け付け手段13a−1から要求された画像文書の履歴ID130−1と、操作順番131から該当する画像文書が存在するかどうかを判断する。あればステップS31へ、なければステップS37へ行く。
〔S31〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、付加属性を編集する。
〔S32〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、登録ステータス132が正常かどうかを判断する。正常ならステップS33へ、異常ならステップS34へ行く。
〔S33〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、画像図面管理サービス12aで管理されている該当する画像文書へ属性の上書きを行う。
〔S34〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、画像入力サービス11aで一時格納している画像文書を取得する。
〔S35〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、属性を編集し、登録依頼手段13a−4は、属性が編集された画像文書を画像図面管理サービス12aに新規に登録する。
〔S36〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、登録ステータス132を履歴情報130に保存する。
〔S37〕要求受け付け手段13a−1は、クライアント30aにエラー表示を行う。
【0036】
次に登録した画像文書の編集処理について説明する。図14は登録した画像文書の編集処理の処理手順を示すフローチャートである。
要求受け付け手段13a−1はクライアント30aから、登録した画像文書の編集処理の処理要求を受け付ける。
〔S40〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、要求受け付け手段13a−1から要求された画像文書の履歴ID130−1と、操作順番131から該当する画像文書が存在するかどうかを判断する。あればステップS41へ、なければステップS46へ行く。
〔S41〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、登録ステータス132が正常かどうかを判断する。正常ならステップS42へ、異常ならステップS43へ行く。
〔S42〕画像取得依頼手段13a−5は、画像図面管理サービス12aから画像文書を取得する。
〔S43〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、画像入力サービス11aで一時格納している画像文書を取得する。
〔S44〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、画像文書の編集を行う。
〔S45〕登録依頼手段13a−4は、画像図面管理サービス12aに編集後の画像文書を登録する。
〔S46〕要求受け付け手段13a−1は、クライアント30aにエラー表示を行う。
【0037】
次に自動属性更新について説明する。図15は自動属性更新の処理手順を示すフローチャートである。
要求受け付け手段13a−1はクライアント30aから自動属性更新の処理要求を受け付ける。
〔S50〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、自動更新したい属性に順序関係があるかどうかを判断する。あればステップS51へ、なければステップS53へ行く。
〔S51〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、挿入する前後の自動更新したい属性を見て、挿入番号以降の履歴の属性をインクリメントする。
〔S52〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、操作順番以降の属性を上書きする。
〔S53〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、挿入した操作順番の属性及び読み取りパラメータを編集する。
〔S54〕画像入力依頼手段13a−2は、画像入力サービス11aへ画像入力を依頼する。
〔S55〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、挿入した操作順番の属性及び読み取りパラメータを編集する。
〔S56〕履歴情報管理/更新手段13a−3は、登録ステータス132を履歴情報130に保存する。
【0038】
以上説明したように、本発明の画像文書管理装置10は、登録された画像文書の一連の履歴情報を管理して、この履歴情報にもとづいて画像文書の管理制御を行う構成とした。
【0039】
これにより、登録内容の詳細が即座にわかるので、利便性の向上を図ることが可能になる。また、登録された画像文書の確認、差し替え及び編集等が容易に行えるので、操作性の向上を図ることが可能になる。
【0040】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明の画像文書管理装置は、画像文書の登録処理毎に、画像文書が正常に登録されたか否かを示す登録ステータスと画像文書の属性とを含む履歴情報を生成し、画像文書が登録処理された順番に履歴情報をユーザに提示し、かつ登録変更を行うための登録変更ボタンをユーザに提示して、画像文書の管理制御を行う構成とした。これにより、画像文書の登録処理を行う毎に、ユーザは正常に登録されたか否か、及び画像文書の登録状態を容易に認識することができ、かつ登録変更ボタンの操作により、登録された画像文書の差し替え及び編集等が容易に行えるので、操作性及び利便性の向上を図ることが可能になる。
また、本発明の文書管理方法は、文書の登録処理毎に、文書が正常に登録されたか否かを示す登録ステータスと文書の属性とを含む履歴情報を生成し、文書が登録処理された順番に履歴情報をユーザに提示し、かつ登録変更を行うための登録変更ボタンをユーザに提示して、文書の管理制御を行う構成とした。これにより、文書の登録処理を行う毎に、ユーザは正常に登録されたか否か、及び文書の登録状態を容易に認識することができ、かつ登録変更ボタンの操作により、登録された文書の差し替え及び編集等が容易に行えるので、操作性及び利便性の向上を図ることが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の画像文書管理装置の原理図である。
【図2】本発明の画像文書管理装置の動作手順を示すフローチャートである。
【図3】図面ファイリングシステムの概要を示す図である。
【図4】属性付加の処理の流れを示す図である。
【図5】画像入力サービスの内部構成を示す図である。
【図6】履歴情報の一例を示す図である。
【図7】履歴参照ウインドウの一例を示す図である。
【図8】操作が選択された際の履歴参照ウインドウを示す図である。
【図9】編集が選択された際の履歴参照ウインドウを示す図である。
【図10】履歴情報管理サービスの内部構成を示す図である。
【図11】登録した画像文書の確認処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図12】登録した画像文書の差し替え処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図13】登録した画像文書の付加属性編集処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図14】登録した画像文書の編集処理の処理手順を示すフローチャートである。
【図15】自動属性更新の処理手順を示すフローチャートである。
【符号の説明】
2 画像文書
2a 外部指定処理された画像文書
3 外部指定処理
10 画像文書管理装置
11 画像文書処理手段
12 画像文書登録管理手段
13 画像文書管理制御手段
20 画像入力装置
30 端末
130 履歴情報
Claims (4)
- 画像文書を入力して登録、管理する画像文書管理装置において、
入力した前記画像文書を格納し、前記画像文書に外部から指定された外部指定処理を施す画像文書処理手段と、
前記外部指定処理された前記画像文書を登録し、管理する画像文書登録管理手段と、
前記画像文書処理手段と前記画像文書登録管理手段が、前記画像文書に行った一連の登録処理に対して、登録処理毎に、前記画像文書が正常に登録されたか否かを示す登録ステータスと前記画像文書の属性とを含む履歴情報を生成し、前記画像文書が登録処理された順番に前記履歴情報をユーザに提示し、かつ登録変更を行うための登録変更ボタンをユーザに提示して、前記画像文書の管理制御を行う画像文書管理制御手段と、
を有することを特徴とする画像文書管理装置。 - 前記画像文書処理手段は、あらかじめ設定された前記外部指定処理を自動的に前記画像文書に施すことを特徴とする請求項1記載の画像文書管理装置。
- 前記画像文書管理制御手段は、前記画像文書の管理制御として、前記画像文書の確認、差し替え及び編集の少なくとも1つを行うことを特徴とする請求項1記載の画像文書管理装置。
- 文書を入力して登録、管理する文書管理方法において、
文書処理手段は、入力した前記文書を格納し、前記文書に外部から指定された外部指定処理を施し、
文書登録管理手段は、前記外部指定処理された前記文書を登録して管理し、
前記文書処理手段と前記文書登録管理手段が、前記文書に行った一連の登録処理に対して、登録処理毎に、前記文書が正常に登録されたか否かを示す登録ステータスと前記文書の属性とを含む履歴情報を生成し、前記文書が登録処理された順番に前記履歴情報をユーザに提示し、かつ登録変更を行うための登録変更ボタンをユーザに提示して、文書管理制御手段は、前記文書の管理制御を行うことを特徴とする文書管理方法。
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