JP2578893B2 - 文書ファイル装置 - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 産業上の利用分野 本発明は、追記型光ディスクなどの記録媒体を用い文
書をイメージデータとして蓄積する文書ファイル装置に
関し、特にキーワード情報の転送を伴わない文書コピー
の機能を有する文書ファイル装置に関する。

従来の技術 従来、この種の文書ファイル装置は、記録媒体毎のキ
ーワードの項目名、項目ID、項目属性、長さの違い、コ
ピー文書のキーワード変更などを考慮し、キーワード情
報の転送を伴わない記録媒体間の文書コピーの機能を有
し、また、この文書コピー業務とは独立した業務とし
て、キーボードなどから入力したキーワード情報を、コ
ピーされたキーワード未付加文書に付加する機能も備え
ている。

発明が解決しようとする課題 しかし、コピーしたキーワード未付加文書に、元の文
書に付加されているキーワード情報を参考にしてキーワ
ード情報を付加しようとすると、作業に手間がかかり、
また誤りも起きやすいという問題があった。これは、コ
ピー文書の元に文書に付加されていたキーワード情報を
簡単に参照することができなかったからである。

すなわち、コピー業務において、オペレータはコピー
文書の元の文書に付加されているキーワード情報を知る
ことができない。そこで、キーワード付加業務におい
て、元のキーワード情報を参考にしてコピー文書にキー
ワード情報を付加するには、その作業の前に、オペレー
タがコピー元記録媒体上の登録文書中からコピー文書を
逐一検索し、そのキーワード情報を確認する必要があ
り、これに手間がかかる。また、コピー文書の文書番号
が元の文書番号と一致しないことが普通であるため、対
応しない文書を検索し、そのキーワード情報を参照する
という間違いも起こりやすい。

記録媒体上の文書のキーワード情報の一覧表を印刷す
る機能が備わっている装置では、この機能を利用してコ
ピー元記録媒体上の文書のキーワード情報の一覧表を印
刷し、これからコピー文書の元の文書のキーワードを参
照することも可能である。しかし、これは文書コピー業
務とは別業務となる上に、コピー元記録媒体とコピー先
記録媒体とでは一般に文書の文書番号が一致しないた
め、またコピー対象外の文書のキーワード情報でも一覧
表に含まれるため、コピー文書とその元の文書との対照
がとりにくく、キーワード情報の確認は依然として面倒
で時間がかかり、また別文書のキーワード情報の取り違
えも起こりやすい。

本発明は、上述の問題点に鑑みてなされたもので、キ
ーワード情報が未付加のコピー文書に対し、元の文書に
付加されているキーワード情報を参考にしてキーワード
情報を付加する作業を、従来よりも効率的に、簡単かつ
確実に行い得るようにした文書ファイル装置を提供する
ことを目的とする。

課題を解決するための手段 上述の課題を解決するため、本発明は、追記型光ディ
スクなどの記録媒体を用いる文書ファイル装置におい
て、記録媒体に記録された文書データおよびキーワード
情報および管理情報等を読み出す読出手段と、この読出
手段により読み出された情報を記憶するメモリと、この
メモリに記憶された情報を記録媒体に書き込む書込手段
と、コピー先記録媒体の管理情報を参照してコピー先文
書の文書管理情報を作成する管理情報作成手段と、前記
読出手段により読み出されたコピー元文書のキーワード
情報と前記管理情報作成手段により作成されたコピー先
文書の文書管理情報との対応を表した対照表を作成する
対照表作成手段と、この対照表作成手段により作成され
た対照表を印刷する印刷手段とを備えた構成としたもの
である。

これ以外の文書検索、キーワード登録などの文書ファ
イル装置の一般的な機能に関連する構成は、従来と同様
でよい。

作用 本発明は上述の構成によって、キーワード情報を付随
させずに文書イメージデータのみを別の記録媒体上にコ
ピーする際、コピー元文書のキーワード情報をメモリに
展開するとともに、コピー先の記録媒体の管理情報を基
にコピーされた文書の文書番号を決定し、この文書番号
とメモリに転送したキーワード情報との対応を表した対
照表を作成して印刷する。

この印刷された対照表を見れば、各コピー文書の元の
文書に付加されているキーワード情報を素早くかつ確実
に知ることができるため、文書コピー業務後のキーワー
ド付加業務において、元の文書のキーワード情報を参考
にしたコピー文書へのキーワード情報の付加作業を、従
来より遥に簡単に、能率的に、かつ確実に行うことがで
きる。

実施例 以下本発明の一実施例について、図面を参照しながら
説明する。

第２図は本発明の一実施例による文書ファイル装置の
概略ブロック図である。図において、11は中央処理装
置、12は中央処理装置11を動作させるための文書コピ
ー、キーワード付加などの業務のプログラムやデータを
格納するメモリである。13および14はそれぞれ追記型光
ディスク（以下、光ディスク）15a,15bの情報の記録再
生を行う光デッキ、16は光デッキ13,14を制御する光デ
ッキコントローラである。17はキーボード18およびマウ
ス（ポインティング装置）19が付属したディスプレイ、
20はその制御を行うディスプレイコントローラである。
21はプリンタ、22はその制御を行うプリンタコントロー
ラである。23はバスであり、このバス23を通じて上記各
部の間でデータおよび制御情報が授受される。

なお、以下の説明から明らかなように、第１図と第２
図との対応は次の通りである。記録媒体1,2は光ディス
ク15a,15bに対応する。記録再生手段３は、光デッキ13,
14、光デッキコントローラ16により実現される。なお、
文書コピー時に光ディスクの入れ替え操作が必要となる
が、１台の光デッキによりコピー元とコピー先の光ディ
スクの記録再生を行う構成も可能である。コピー実行手
段４および対照作成手段５は、中央処理装置11、メモリ
12などのハードウエアとプログラムにより実現される。
印刷手段６は、CPU11、プリンタ21およびプリンタコン
トローラ22などのハードウエアとプログラムによって実
現される。

この文書ファイル装置は、文書の検索、表示、印刷な
どの一般的な業務のほか、光ディスク間のキーワード転
送を伴わない文書コピーの業務、文書へのキーワード情
報の付加などの業務が可能である。

文書コピー以外の業務における装置動作は従来と同様
でよいので、文書コピー業務における動作について以下
説明する。第３図はその概略フローチャートである。

ステップ31において、文書コピーに必要な光ディスク
に関する情報の吸い上げを行う。まず、光デッキコント
ローラ16は光デッキ13側に割り付けられ、光デッキ13に
よってコピー元（転送元）の光ディスク15a（光ディス
ク15aから光ディスク15bへ文書コピーを行うものとす
る）に関する管理情報、登録状況などの文書コピーに必
要な情報が再生され、メモリ12へ転送される。次に光デ
ッキコントローラ16は光デッキ14側に割り付けられ、コ
ピー先の光ディスク15bの同様の情報が再生され、メモ
リ12に転送される。各光ディスクから吸い上げられた情
報は、中央処理装置11の処理により整理されてメモリ12
に保管される。また、この情報吸い上げの過程におい
て、中央処理装置11の処理により光ディスク15a,15bの
マッチング・チェックも行われる。

ステップ32では、光デッキコントローラ16は光デッキ
13側に切り換えられ、コピー元光ディスク15aに登録さ
れている文書中のコピー対象文書の検索、選択が行わ
れ、その文書番号がメモリ12に整理、保管される。例え
ばキーボード18から入力したキーワードにより文書が検
索され、検索文書の文書名などがディスプレイ17に表示
され、マウス19またはキーボード18によって文書が選択
されると、その文書番号がメモリ12に格納される。

このようにして全コピー対象文書の検索、選択が終了
すると、その文書番号に基づき、ステップ33からステッ
プ39によりコピー対象文書が１文書ずつコピーされる。

まずステップ33で、光デッキコントローラ16は光デッ
キ13側に切り換えられ、一つのコピー対象文書の第１ペ
ージより、１ページのイメージデータが光ディスク15a
から読み出されてメモリ12へ転送される。次のステップ
34で、光デッキコントローラ16は光デッキ14側に切り換
えられ、メモリ12内のイメージデータは光デッキ14へ転
送されて光ディスク15bに記録される。当該文書が複数
ページの文書の場合、ステップ33および34が最終ページ
まで繰り返される。その終了は１ページ毎にステップ35
でチェックされる。

当該文書のイメージデータのコピーが終了すると、ス
テップ36において、光デッキコントローラ16は光デッキ
13側に切り換えられ、コピー元文書の文書管理情報が光
ディスク15aより読み出されてメモリ12に記憶される。
次のステップ37で、中央処理装置11の処理により、ステ
ップ31でメモリ12に吸い上げたコピー先光ディスク15b
の管理情報、登録状況を参照して、メモリ上のコピー元
文書の文書管理情報に対して文書番号などの修正が行わ
れ、修正された文書管理情報がコピー先文書の文書管理
情報としてメモリに記憶される。具体的には、コピー先
光ディスク15bの管理情報、登録状況の中の登録文書数
に１を加えた数がコピーされた文書の文書番号となる。
また、コピーされた文書にキーワード情報は自動的には
付加されないが、改めてキーワード登録をする場合にそ
のキーワード情報が格納されるべき位置情報と、コピー
した文書のイメージデータの格納位置情報等が文書番号
と共にコピーした文書の文書管理情報として作成され
る。次にステップ38において、光デッキコントローラ16
は光デッキ14側に切り換えられ、メモリ12上の当該コピ
ー文書の文書管理情報は光デッキ14に転送されて光ディ
スク15bに記録される。そしてステップ39において、中
央処理装置11の処理によりメモリ12上の文書番号対象テ
ーブルに、当該文書の文書番号と当該コピー文書の文書
番号が対応付けられて格納される。

これで、一つの文書のキーワード情報転送を伴わない
コピーが完了し、ステップ40においてコピー処理すべき
文書の残りがチェックされ、残っている場合はその一つ
の文書についてステップ33からステップ39の処理が実行
される。

コピー対象の全文書のコピーが終了すると、またはオ
ペレータからのコマンドにより処理が中断されると、ス
テップ41で、光デッキコントローラ16は光デッキ13側へ
切り換えられ、また対照表出力の要否を確認するための
メッセージがディスク17に表示され、コマンド入力待ち
になる。

このメッセージに対してコマンドが入力されると、ス
テップ42で入力コマンドが調べられ、対照表出力が不要
なコマンドのときは文書コピーの業務は終了する。

他方、対照表出力を要求するコマンドのときは、ステ
ップ43において、メモリ12上の文書番号対照テーブルに
格納された文書番号に基づき、コピーされた文書のキー
ワード情報が光ディスク15aから順次読み出され、メモ
リ12に転送される。これは最後の文書のキーワード情報
まで読み出しが終了したとステップ44で判断されるま
で、１文書ずつコピー順に繰り返される。

このキーワード情報の読み出しが終了すると、ステッ
プ45で、中央処理装置11の処理により、メモリ12上のキ
ーワード情報、文書番号対照テーブルの内容、およびス
テップ31で吸い上げられた情報を用いて、第４図に示す
対照表がメモリ12上に作成される。

第４図において、50は対照表のページ番号、51はコピ
ーを実行した年月日、52はコピー元光ディスク情報53は
コピー先光ディスク情報、54はコピー文書のコピー順番
を示す連続番号、55はコピー文書およびその元の文書の
文書番号である。56は当該元の文書のキーワード情報で
あり、その内容はキーワード項目名57およびキーワード
58である。符号54から符号58までの情報が文書別の情報
である。

なお、ここに示した対照表の内容は一例であり、少な
くともコピー文書の文書番号とその元の文書に付加され
ているキーワード情報とを対照して示すものであればよ
い。

ただし、本例のようにコピー文書とその元の文書の文
書番号を対照表示すると、例えば元の文書のキーワード
情報をコピー文書のキーワード情報としてコピーする場
合などに便利であろう。またコピー元とコピー先の光デ
ィスク情報を表示すると、複数の光ディスクに対する文
書コピー業務を行った場合、光ディスクと対照表との対
応間違いを防止できる利点がある。さらに、コピー年月
日なども含めると、対照表を光ディスクのコピー管理な
どに利用する上で便利である。

以上のようにして対照表が作成されると、ステップ46
において、メモリ12上の対照表のデータがプリンタコン
トローラ22へ転送され、プリンタ21により印刷される。
対照表の最終ページまで印刷されると、コピー業務は終
了する。

このように、文書コピー業務において、コピー文書の
文書番号、およびその元の文書に付加されているキーワ
ード情報の対照表が印刷されるため、文書コピー業務後
のキーワード付加業務において、この対照表を参照する
ことにより、元の文書キーワード情報を参考にしたコピ
ー文書へのキーワード情報の付加作業を簡単、効率的か
つ確実に行うことができる。

なお、上記実施例は記録媒体として追記型光ディスク
を用いたが、本発明は、他の記録媒体を用いた同様の文
書ファイル装置に対しても適用可能である。

また、コピー実行手段、対照表作成手段などの構成、
および文書コピー処理および対照表作成処理の内容、手
順は必要に応じ変更が許される。

発明の効果 以上の説明から明らかなように、本発明は、記録媒体
に記録された文書データおよびキーワード情報および管
理情報等を読み出す読出手段と、この読出手段により読
み出された情報を記憶するメモリと、このメモリに記憶
された情報を記録媒体に書き込む書込手段と、コピー先
記録媒体の管理情報を参照してコピー先文書の文書管理
情報を作成する管理情報作成手段と、前記読出手段によ
り読み出されたコピー元文書のキーワード情報と前記管
理情報作成手段により作成されたコピー先文書の文書管
理情報との対応を表した対照表を作成する対照表作成手
段と、この対照表作成手段により作成された対照表を印
刷する印刷手段とを備えた構成とすることにより、キー
ワード情報を付随させずに文書イメージデータのみを別
の記録媒体上にコピーする際、コピー元文書のキーワー
ド情報をメモリに展開するとともに、コピー先の記録媒
体の管理情報を基にコピーされた文書の文書番号を決定
し、この文書番号とメモリに転送したキーワード情報と
の対応を表した対照表を作成して印刷するので、文書コ
ピー業務後のキーワード付加業務において、印刷された
対照表を見ることにより、各コピー文書の元の文書に付
加されているキーワード情報を素早くかつ正確に知り、
それを参考にして簡単、効率的かつ確実にコピー文書に
キーワード情報を付加できるという効果を有するもので
ある。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明による文書ファイル装置の文書コピーに
関連した機能的構成図、第２図は本発明の一実施例によ
る文書ファイル装置の概略構成図、第３図は同実施例装
置の文書コピー処理動作のフローチャート、第４図は同
実施例における対照表の書式図である。 １……コピー元記録媒体、２……コピー先記録媒体、３
……記録再生手段、４……コピー実行手段、５……対照
表作成手段、６……印刷手段、11……中央処理装置、12
……メモリ、13,14……光デッキ、15……光ディスク、1
6……光デッキコントローラ、21……プリンタ、22……
プリンタコントローラ。

Claims (1)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】記録媒体に記録された文書データおよびキ
   ーワード情報および管理情報等を読み出す読出手段と、
   この読出手段により読み出された情報を記憶するメモリ
   と、このメモリに記憶された情報を記録媒体に書き込む
   書込手段と、コピー先記録媒体の管理情報を参照してコ
   ピー先文書の文書管理情報を作成する管理情報作成手段
   と、前記読出手段により読み出されたコピー元文書のキ
   ーワード情報と前記管理情報作成手段により作成された
   コピー先文書の文書管理情報との対応を表した対照表を
   作成する対照表作成手段と、この対照表作成手段により
   作成された対照表を印刷する印刷手段とを備えることを
   特徴とする文書ファイル装置。