JP2000200164A - 文書管理装置及びその文書出力方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】文書出力時のプリンタの設定を簡素化する。 【解決手段】コンピュータシステムに多くの文書を含む
データベース１１と、それぞれ機能の異なるプリンタ１
２〜１６とが接続されている場合、システム全体の標準
プリンタとしてプリンタ１２が指定される。また、フォ
ルダ毎、あるいは文書を作成したアプリケーションごと
に、プリンタ１２〜１６から、所望のプリンタを標準プ
リンタとして指定しておく。文書は、プリンタを再設定
しなければ設定された標準プリンタから出力される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、例えばパーソナル
コンピュータなどの記憶装置内のデータベースに保存さ
れている内容を出力するときに使用する出力装置、とく
にネットワークを経由して接続されている多数の出力装
置から一つの最適な出力装置を選択する文書管理装置及
び文書出力方法に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、パーソナルコンピュータ等を使用
してデータベースに保存されている文書を、パーソナル
コンピュータと接続された複数のプリンタ等の出力装置
から出力する際には、プリンタを特に指定しない限り、
通常使用するプリンタとして設定されたプリンタから文
書は出力される。図９に従来例のデータベースの構成を
示す。パーソナルコンピュータの２次記憶装置等に設け
られたデータベース１１中にはフォルダ６１〜６３が設
けられ、その中に文書が格納される。また、パーソナル
コンピュータにはプリンタ６４〜６６が接続され、すべ
てのフォルダと文書から出力装置として利用可能であ
る。このプリンタ６４〜６６の中から１つのプリンタ
を、すべてのフォルダ及び文書について共通な通常使う
標準のプリンタとして設定しておくと、文書を印刷する
際には、特にプリンタを変更しない限りは標準のプリン
タから出力させることができる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、パーソ
ナルコンピュータによって作成される文書の種類の多様
化、出力装置の高性能化、多機能化により、作成する文
書によって最適な出力装置が異なるようになってきてい
る。例えば、カラー文書を中心に作成するところではカ
ラープリンタが使用され、モノクロ（白黒）の文書を大
量にプリントするところでは高速大容量のプリンタが使
用されている。ここで、モノクロ文書をカラープリンタ
に出力するとモノクロプリンタに出力した場合に比べて
１枚あたりの単価が高くてプリント速度が遅い場合が多
く、費用と時間が無駄になってしまう。また、作成する
文書にとって最適なプリンタいつも近くにあるとは限ら
ない。

【０００４】このように、文書毎に異なるプリンタを用
いて印刷する場合には、利用者は、文書の内容を確認し
た上で最適と思われるプリンタを選択し、選択したプリ
ンタが標準プリンタでないならば、使用するプリンタを
その都度指定する必要があった。

【０００５】本発明は上記従来例に鑑みてなされたもの
で、文書を所定の単位でまとめ、その単位毎に標準とな
るプリンタを指定しておくことで、印刷の都度文書の内
容を参照したり、使用するプリンタを指定し直したりす
る必要をなくし、簡単な操作で文書に最適な出力装置か
ら出力できる文書管理装置及び文書出力方法を提供する
ことを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明は次のような構成からなる。すなわち、複数
の文書が登録されている記憶装置を有し、複数の出力装
置が接続されている文書管理装置において、少なくとも
１つの文書を含む所定の単位ごとに出力装置を指定さ
せ、指定された出力装置により前記単位に含まれる文書
を出力させる。

【０００７】また好ましくは、前記文書を含む単位ごと
に、さらに出力方式を指定させ、前記指定された出力装
置から、指定された出力方式で出力する。

【０００８】また好ましくは、前記文書管理装置は、文
書を階層構造を有する文書フォルダごとにより管理し、
前記文書を含む単位は、同一のフォルダに属する文書で
ある。

【０００９】また好ましくは、前記文書を含む単位は、
同一のプログラムにより作成される文書である。

【００１０】

【発明の実施の形態】（第１の実施形態）図１は本発明
に係るシステム全体を説明する図である。

【００１１】パーソナルコンピュータ（ＰＣ）１０に複
数の出力装置としてのプリンタ１２〜１６が有線あるい
は無線のネットワークＮを経由して接続されており、デ
ータベース（Ｄ／Ｂ）１１の中に存在している各フォル
ダには多種類の文書が分類されて保存されている。

【００１２】データベース（Ｄ／Ｂ）１１に保存されて
いる文書としては、カラー文書、モノクロ文書、写真の
挿入された文書、１枚だけの文書、複数部コピーしたい
文書、大量の枚数を含む文書など、文書が、その出力に
適したプリンタ毎にそれぞれフォルダに分類されて保存
されている。パーソナルコンピュータ１０では、文書作
成のアプリケーションプログラムを用いて各種の文書を
作成し、データベース１１に保存したりプリンタ１２〜
１６に出力したりする。接続されているプリンタとして
はカラープリンタ１５、モノクロプリンタ１２、写真モ
ードのある高精細プリンタ１３、高速プリンタ１４、高
機能プリンタ１６が接続されている。

【００１３】図２は文書とプリンタとの対応関係を示す
図である。図２に示すように、フォルダ２０にはカラー
文書が保存されている。このフォルダ２０に保存されて
いる文書はカラーで作成されているので常にカラープリ
ンタで出力したい。そこで、フォルダ２０にはフォルダ
標準プリンタ２４としてカラープリンタが設定されてい
る。このフォルダにあるカラー文書１１〜１３をプリン
トしたいとき、操作者は特別な操作をすることなく通常
のプリント操作をするだけでカラー文書１１〜１３が既
に標準プリンタ２４として選択されているカラープリン
タ１５に出力される。

【００１４】フォルダ２１には写真等が組み込まれたモ
ノクロの文書が保存されている。このフォルダ２１にあ
る文書は常に高精細出力ができるプリンタに出力したい
ので、フォルダの標準プリンタ２５として高精細プリン
タ１３が設定されている。よって、フォルダ２１の写真
入り文書２１〜２３はプリント操作をすると標準プリン
タ２５として選択されている高精細プリンタ１３に出力
される。

【００１５】フォルダ２２には通常のモノクロ文書が保
存されている。フォルダ２２に保存されている文書は通
常のプリンタ出力で良いので、普通のプリンタ１４がフ
ォルダ標準プリンタ２６として設定されている。フォル
ダ２３にはモノクロ文書が保存されているがフォルダ標
準プリンタは設定されていない。

【００１６】図３、図４は本実施形態のＰＣ１０による
印刷制御手順のフローチャートである。

【００１７】図３はフォルダごとの標準プリンタの設定
をするためのフローチャートである。まずステップ１０
１で分類されたフォルダに保存されている文書内容を確
認する。確認する文書はフォルダ内のいずれかひとつの
文書であればよい。ステップ１０２で文書がカラー文書
と判定されたならば、フォルダの標準プリンタとしてカ
ラープリンタ１５を設定する（ステップ１０６）。ステ
ップ１０２でカラーではないと判定された場合、ステッ
プ１０３で写真入り文書であるか判定し、写真入りなら
ばステップ１０５でフォルダ標準プリンタとして高精細
プリンタ１３を設定する。フォルダの文書がそのどちら
でもないときはステップ１０４でフォルダ標準プリンタ
として通常のプリンタ１４を設定する。この操作を各フ
ォルダに対して行うことで、フォルダ標準プリンタを設
定することができる。

【００１８】また、新しい文書フォルダを作成するとき
にはそのフォルダに保存される予定の文書に対する最適
なプリンタをフォルダ標準プリンタとして設定してお
く。フォルダ作成の時に標準プリンタを設定しておけ
ば、常に保存された文書の出力に最適なプリンタが選択
されていることになる。

【００１９】なお、図３ではフォルダ内に格納された文
書の種類に応じて標準プリンタを設定しているが、文書
の内容は操作者が確認し、標準プリンタを操作者がマニ
ュアル操作で設定するようにしても良い。

【００２０】図４は実際に文書を作成したあとプリント
をするときの説明をするフローチャートである。先ず、
ステップ１１１でパーソナルコンピュータを用いて文書
を作成したあと、ステップ１１２で、作成した文書をそ
の文書フォルダに保存し、ステップ１１３で文書のプリ
ントを開始する。ステップ１１４ではそのフォルダに標
準プリンタが設定されているかどうかを判定し、標準プ
リンタが設定されていなければ、ステップ１１７のよう
にＰＣ全体に対して設定されている全体標準プリンタ１
２を使用してプリント出力する。フォルダ標準プリンタ
が設定されていれば、ステップ１１５，１１６それぞれ
で標準プリンタがプリンタ１５あるいはプリンタ１３か
を調べ、プリンタ１５ならばステップ１２０でカラープ
リンタ１５によりプリント出力し、プリンタ１３ならば
ステップ１１９で高精細プリンタ１３に出力する。どち
らでもなければ、ステップ１１６でプリンタ１４に出力
する。

【００２１】このように、このパーソナルコンピュータ
のデータベース全体に対して使われる全体標準プリンタ
として標準的なプリンタを設定しておき、例えば図２の
フォルタ２３のようにフォルダ標準プリンタが設定され
ていないフォルダはその全体標準プリンタが使用される
ような構成にしておけば、通常のフォルダは標準プリン
タを設定しなくても標準的なプリンタが選択されるので
設定に関する手間も省略できる。

【００２２】なお、公知の標準プリンタ設定と同様に各
フォルダについてプリンタ設定の変更ができるようにし
ておけば、一時的にフォルダ標準プリンタ以外のプリン
タを使用したいときにもプリンタを変更することができ
る。

【００２３】以上述べてきたように、同一の形式を持っ
た文書ファイルやデータを同じ文書フォルダにまとめる
ようにしておき、そのフォルダに含まれている文書の出
力に最適な出力装置を指定して設定することができるよ
うにすることで、その文書を出力するときには出力装置
を選択することなく常に最適な出力装置を使用して高品
位な出力をすることができる。

【００２４】［他の実施形態］図５は第２の実施例を説
明するための図である。

【００２５】ネットワークＮで接続されたシステムで、
ネットワークＮ上のパーソナルコンピュータ１０とデー
タベース１１とともに、ソータ（１部ずつ分けて出力で
きる機能）やステイプラ（１部ずつ束ねることができる
機能）付きあるいは両面プリントができる高機能プリン
タ５６や高速プリントができるプリンタ５４、普通のプ
リンタ５３が接続されている。この例では、操作者のＰ
Ｃ１０のすぐ近くに低速の標準的なプリンタ５３が、遠
く離れたところ（３０）にネットワークＮ’を経由して
接続されている高速プリンタ５４やソータ、ステイプラ
付きあるいは両面機能のある高機能プリンタ５６がある
としている。ネットワークＮとＮ’とは同一のネットワ
ークであっても良いし、広域ネットワークで互いに接続
された異なるローカルエリアネットワークであっても良
い。

【００２６】これらのプリンタに対して第１の実施形態
と同様にフォルダ標準のプリンタを設定する。

【００２７】図６のフォルダ３１は１枚から数枚程度の
少量枚数の文書が保存されているフォルダである。フォ
ルダ３２に保存されている文書は複数部のコピーを配布
するための文書である。フォルダ３３には多量の枚数の
文書が保存されている。図６のプリンタは図５と同様に
３種類ある。データベース全体に共通の標準プリンタ５
３は低速プリンタであり、プリントを実行するパーソナ
ルコンピュータ１０の近くにあってプリント出力したも
のを取りに行きやすい場所に設置されている。プリンタ
５６はソータとステップラー付きの高機能プリンタであ
るが、ネットワークＮ’を経由して離れた場所に設置さ
れている。プリンタ５４は大型の高速機であるが、これ
も場所が遠く離れたところに設置されていて、標準プリ
ンタ５３に比較すると取りに行きにくい。

【００２８】文書画像４１から４３はプリント出力の様
子を表している。図６では、先程の文書が保存されてい
る各フォルダに対して、標準プリンタが割り当てられて
いる。フォルダ３１に対しては操作者の近くにある低速
のプリンタ５３がフォルダ標準プリンタ６１として設定
され、複数部のコピーが必要で配布用の文書が保存され
ているフォルダ３２にはソータやステップラー付きの高
機能プリンタ５６がフォルダ標準プリンタ６２として設
定され、大量ページの文書をプリントしなければならな
いフォルダ３３には場所は遠いが高速あるいは両面可能
な高速プリンタ５４がフォルダ標準プリンタ６３として
設定されている。

【００２９】フォルダ３１の文書をプリントするときは
速度の遅いプリンタ５３を使用するが、文書４１のよう
にプリント出力は１枚か２枚しかないのでその遅さは苦
にならず、すぐ近くで取り出すことができるので便利で
ある。フォルダ３２の文書４２ａ〜４２ｃは複数部のコ
ピーをしてそれぞれを配布しなければならない文書であ
るが、ソータ付きの高機能プリンタ５６に部数を指定し
て出力すればそのまま配布が可能である。フォルダ３３
の文書４３は大量のプリントを必要とするため、低速の
プリンタでは時間がかかるので場所的には遠いがネット
ワークで接続されている高速プリンタ５４に出力するこ
とで、取りに行く手間を考えても効率をあげることがで
きる。また、両面プリントを指定してプリントすればプ
リント枚数の節約にもなる。

【００３０】図７は、３部コピーする文書を印刷する場
合の出力制御手順のフローチャートである。

【００３１】先ずステップ１３１で３部コピーして配布
するための文書を作成する。ステップ１３２で作成した
文書をフォルダに保存し、ステップ１３３では部数を指
定してプリントを実行する。

【００３２】ステップ１３４ではコンピュータがフォル
ダ標準プリンタの設定を判定し、データベースに共通の
標準プリンタであればステップ１３９で指定された部数
分のプリントをしながら標準プリンタ５３に出力する。

【００３３】データベース全体に共通の標準プリンタで
ないときにはステップ１３５で高機能プリンタがフォル
ダ標準プリンタとして設定されていることを判定する。
そうでなければ高速プリンタ５４がフォルダ標準プリン
タなので、ステップ１３７で指定された部数分のプリン
トをプリンタ５４で行う。ステップ１３５でソータ付き
の高機能プリンタ５６が設定されていと判定されれば、
ステップ１３８では指定した枚数のプリントを指定した
部数に分類して出力することができる。図６の例では、
フォルダ３２にはソータ付きの高機能プリンタが設定さ
れているので、フォルダ３２の文書を印刷する場合に
は、ステップ１３８でプリンタ５６から出力される。

【００３４】この他にもフォルダごとに標準プリンタの
プリント用紙サイズを指定できるようにしてやれば、プ
リントするときに設定する必要が無く、設定ミスを防ぐ
こともできる。

【００３５】このようにして同じモノクロの文書でもそ
の文書の枚数やプリントの部数によって出力装置の設置
場所や両面、片面、ソータ、ステイプラ、用紙サイズ等
を指定できるようにしたフォルダ標準プリンタを使い分
けることで時間や手間を節約することができる。

【００３６】すなわち、同一形式の文書でもそのプリン
トの枚数や部数によってフォルダを分類しておき各フォ
ルダごとに最適な機能を持ったプリンタ等の出力装置を
指定して設定できるようにすることで、その文書を出力
するときは出力装置を選択することなく常に最適な機能
を持った出力装置を使用して効率良く出力することがで
きる。

【００３７】図８は文書を作成するための個々のアプリ
ケーションプログラムごとに特定の出力装置及び出力方
式を指定できるようにした例を示す。作成される文書の
形式はそのアプリケーションプログラムによって左右さ
れることが多い。例えば、カラー文書は必ずカラー文書
が扱えるアプリケーションで作成される。そこで、文書
を作成したアプリケーション毎に標準プリンタを指定で
きるようにしても、文書を印刷する際のプリンタの指定
を効率的に行える。

【００３８】図８の文書Ａ１１〜１３はアプリケーショ
ンＡ８１によって作成されたものであり、プリンタ８４
でプリントすると最も効率がよい。文書Ｂ１１〜１３は
アプリケーションＢ８２によって作成されプリンタ８５
で、文書Ｃ１１〜１３はアプリケーションＣ８３によっ
て作成されプリンタ８６でプリントするのが良い。この
ときの効率の良さは今まで説明してきた実施例のフォル
ダとプリンタの関係と同様である。このとき、図８の
Ａ，Ｂ，Ｃのように文書を作成したアプリケーションプ
ログラムによって使用される標準プリンタを使い分け、
アプリケーションＡ，Ｂ，Ｃとプリンタ８４〜８６を関
連づけて標準設定ができるようにすることで、同じアプ
リケーションで作成した文書は常に同じプリンタに出力
するように構成することができる。

【００３９】また、ここではパーソナルコンピュータ１
台に対してプリンタを選択するときの例を示したが、パ
ーソナルコンピュータが複数台接続されているときや、
サーバ、クライアント方式で接続されているときにも同
様に、本発明の方式が使用できるのはもちろんである。
データベース（Ｄ／Ｂ）はパーソナルコンピュータに接
続されていても良いし、ネットワーク上に接続されてい
ても良い。

【００４０】出力装置のプリンタはパーソナルコンピュ
ータに接続されいるものでもネットワークに直接接続さ
れているものでも良い。

【００４１】このように、文書を作成するアプリケーシ
ョンプログラムごとに出力装置を指定して設定できるよ
うにすることで、出力装置を選択することなく常に最適
な出力装置を使用して高品位な出力をすることができ
る。

【００４２】

【他の実施形態】なお、本発明は、複数の機器（例えば
ホストコンピュータ，インタフェイス機器，リーダ，プ
リンタなど）から構成されるシステムに適用しても、一
つの機器からなる装置（例えば、複写機，ファクシミリ
装置など）に適用してもよい。

【００４３】また、本発明の目的は、前述した実施形態
の機能を実現するための図３及び図４あるいは図７の手
順のプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム
あるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコ
ンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納
されたプログラムコードを読出し実行することによって
も達成される。

【００４４】この場合、記憶媒体から読出されたプログ
ラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現するこ
とになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は
本発明を構成することになる。

【００４５】プログラムコードを供給するための記憶媒
体としては、例えば、フロッピディスク，ハードディス
ク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ
−Ｒ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭな
どを用いることができる。

【００４６】また、コンピュータが読出したプログラム
コードを実行することにより、前述した実施形態の機能
が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示
に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレ
ーティングシステム）などが実際の処理の一部または全
部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が
実現される場合も含まれる。

【００４７】さらに、記憶媒体から読出されたプログラ
ムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボード
やコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わる
メモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に
基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わ
るＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、そ
の処理によって前述した実施形態の機能が実現される場
合も含まれる。

【００４８】

【発明の効果】以上述べてきたように、本発明による
と、文書を所定の単位でまとめ、その単位毎に標準とな
るプリンタを指定しておくことで、印刷の都度文書の内
容を参照したり、使用するプリンタを指定し直したりす
る必要をなくし、簡単な操作で文書に最適な出力装置か
ら出力できる。

【００４９】また、同一の形式を持った文書ファイルや
データを同じ文書フォルダにまとめるようにしておき、
そのフォルダに含まれている文書の出力に最適な出力装
置を指定して設定することができるようにすることで、
その文書を出力するときには出力装置を選択することな
く常に最適な出力装置を使用して高品位な出力をするこ
とができる。

【００５０】また、同一形式の文書でもそのプリントの
枚数や部数によってフォルダを分類しておき各フォルダ
ごとに最適な機能を持ったプリンタ等の出力装置を指定
して設定できるようにすることで、その文書を出力する
ときは出力装置を選択することなく常に最適な機能を持
った出力装置を使用して効率良く出力することができ
る。

【００５１】さらに、文書を作成するアプリケーション
プログラムごとに出力装置を指定して設定できる用にす
ることでも同様に、出力装置を選択することなく常に最
適な出力装置を使用して高品位な出力をすることができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る文書管理システムを示す図であ
る。

【図２】第１実施形態を示すブロック図である。

【図３】第１実施形態の標準プリンタ設定を説明するフ
ローチャートである。

【図４】第１の実施形態の標準プリンタ出力を説明する
フローチャートである。

【図５】他の実施形態の文書管理システムを示す図であ
る。

【図６】他の実施形態のフォルダと標準プリンタとの関
係を示すブロック図である。

【図７】他の実施形態の標準プリンタ出力を説明するフ
ローチャートである。

【図８】他の実施形態の文書作成アプリケーションと標
準プリンタとの関係を示すブロック図である。

【図９】従来例のブロック図である。

【符号の説明】

１０ パーソナルコンピュータ（ＰＣ） １１ データベース（Ｄ／Ｂ） １２ 標準プリンタ １４ 高速プリンタ １６ 高機能プリンタ

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の文書が登録されている記憶装置を
   有し、複数の出力装置が接続されている文書管理装置に
   おいて、少なくとも１つの文書を含む所定の単位ごとに
   出力装置を指定させ、指定された出力装置により前記単
   位に含まれる文書を出力させることを特徴とする文書出
   力方法。
2. 【請求項２】 前記文書を含む単位ごとに、さらに出力
   方式を指定させ、前記指定された出力装置から、指定さ
   れた出力方式で出力することを特徴とする請求項１に記
   載の文書出力方法。
3. 【請求項３】 前記文書管理装置は、文書を階層構造を
   有する文書フォルダごとにより管理し、前記文書を含む
   単位は、同一のフォルダに属する文書であることを特徴
   とする請求項１または２に記載の文書出力方法。
4. 【請求項４】 前記文書を含む単位は、同一のプログラ
   ムにより作成される文書であることを特徴とする請求項
   １または２に記載の文書出力方法。
5. 【請求項５】 複数の文書が登録されている記憶手段
   と、 複数の出力手段と、 少なくとも１つの文書を含む所定の単位ごとに出力手段
   を指定させる手段と、 指定された出力手段により前記単位に含まれる文書を出
   力させる出力制御手段とを備えることを特徴とする文書
   管理装置。
6. 【請求項６】 前記文書を含む単位ごとに、さらに出力
   方式を指定させる手段を備え、前記出力制御手段は、指
   定された出力方式で文書を出力させることを特徴とする
   請求項５に記載の文書管理装置。
7. 【請求項７】 前記文書管理装置は、文書を階層構造を
   有する文書フォルダごとにより管理し、前記文書を含む
   単位は、同一のフォルダに属する文書であることを特徴
   とする請求項５または６に記載の文書管理装置。
8. 【請求項８】 前記文書を含む単位は、同一のプログラ
   ムにより作成される文書であることを特徴とする請求項
   ５または６に記載の文書管理装置。
9. 【請求項９】 前記出力手段と前記文書管理手段とは、
   ネットワークを経由して接続されていることを特徴とす
   る請求項１に記載の文書管理装置。
10. 【請求項１０】 複数の文書が登録されている記憶装置
    を有し、複数の出力装置が接続されているコンピュータ
    により、少なくとも１つの文書を含む所定の単位ごとに
    出力装置を指定させ、指定された出力装置により前記単
    位に含まれる文書を出力させるためのプログラムを記憶
    するコンピュータ可読記憶媒体。