JP2024057821A - 文書管理装置及び文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】配付元が指定する配付先に対して文書を配付でき、当該文書に係る管理をすることが可能な文書管理装置及び文書管理システムを提供する。
【解決手段】文書の配付及び管理を行う文書管理サーバ１は、文書記憶部４１に保存がされた文書を配付する配付先の指定を受け付ける配付先受付部１６と、受け付けた配付先と、配付先の指定を行った配付元とを関連付けて、文書の配付状況を配付情報記憶部４２に記憶する配付状況登録部１７と、配付先受付部１６が受け付けた配付先に、文書の存在を通知し、文書を閲覧可能に配付する配付処理部１８と、配付処理部１８が配付し、配付先が文書を受領した場合に、配付情報記憶部４２の配付状況に係る情報を更新する受領処理部１９と、を備える。
【選択図】図４

Description

特許法第３０条第２項適用申請有り 令和４年９月２６日に、インターネットアドレス“ｈｔｔｐｓ：／／ｃｄｐｆ．ｊｐ／”及び“ｈｔｔｐｓ：／／ｃｄｐｆ．ｊｐ／ｄｏｃｕｖａｌｕｅ／”で示されるウェブサイトにて本願発明に係るシステムの紹介を行った。 令和４年９月２７日に、自社のウェブサイトにおいてニュースリリースに本願発明に係るシステムの内容を公開した。 令和４年９月２７日に、化学工業日報の朝刊１面において本願発明に係るシステムの内容が記載された記事が掲載された。 令和４年１０月１２日に、化学工業日報の朝刊２面において本願発明に係るシステムの内容が記載された記事が掲載され、また、同１２面において本願発明に係るシステムの内容が記載された広告記事が掲載された。 令和４年１０月１２日に、日刊工業新聞の朝刊４面において本願発明に係るシステムの内容が記載された記事が掲載された。

本発明は、文書管理装置及び文書管理システムに関する。

従来、商品の製造メーカが業者に対して商品を納入したり、業者間や業者がエンドユーザ等に対して商品を納入したりする場合に、商品に関する文書を受け渡すことが行われている。特に、商品が化学品である場合には、法令にしたがった複数種類の文書を作成し、受け渡す必要がある。以前は、紙媒体による文書を受け渡していたが、近年では、例えば、ＰＤＦ形式等の電子化された文書を、担当者間においてメール等を用いて受け渡すことが行われている。

担当者間でのメールを用いた受け渡しでは、担当者が不在の場合に受け取りができない等の問題があり、管理が属人的なものになっていた。また、化学物質の法令改正や製品仕様の変更等で文書が改訂されることもあり、文書の適切な版管理が必要である。
そこで、文書の授受管理、最新版管理と旧版の閲覧、ユーザへの閲覧指示と閲覧済の確認を行うための文書管理システムが開示されている（例えば、特許文献１参照）。

特開２００３－７６８２２号公報

特許文献１に記載のシステムでは、登録した文書を予め登録された配布パターンマスタにしたがって各組織に「配布」するものであり、Ｂ２Ｂ（Ｂｕｓｉｎｅｓｓ ｔｏ Ｂｕｓｉｎｅｓｓ）における文書の受け渡しに用いるものではなかった。

本発明は、配付元が指定する配付先に対して文書を配付でき、当該文書に係る管理をすることが可能な文書管理装置及び文書管理システムを提供することを目的とする。

本発明は、文書の配付及び管理を行う文書管理装置であって、文書記憶部に保存がされた文書を配付する配付先の指定を受け付ける配付先指定手段と、前記配付先指定手段が受け付けた前記配付先と、前記配付先の指定を行った配付元とを関連付けて、前記文書の配付状況を配付順記憶部に記憶する配付状況登録手段と、前記配付先指定手段が受け付けた前記配付先に、前記文書の存在を通知する通知手段と、前記配付先指定手段が受け付けた前記配付先に、前記文書を閲覧可能に配付する配付手段と、前記配付手段が配付し、前記配付先が前記文書を受領した場合に、前記配付順記憶部の前記配付状況に係る情報を更新する配付状況更新手段と、を備える、文書管理装置に関する。

また、文書管理装置において、前記文書記憶部は、前記文書記憶部に前記文書を保存した保存元における一の物品を識別する保存元物品識別情報に、前記一の物品の譲渡又は提供の際に交付する、保存した前記文書を含む複数種類の文書を対応付けて保存してもよい。

また、文書管理装置において、前記配付手段による前記文書の前記配付先から、前記配付先における前記一の物品を識別する配付先物品識別情報を受け付ける識別情報受付手段と、前記識別情報受付手段が受け付けた前記配付先物品識別情報を、前記保存元物品識別情報に対応付けて文書関連記憶部に記憶する文書関連付け手段と、を備えてもよい。

また、文書管理装置において、前記配付先指定手段は、前記文書記憶部に前記文書を保存した保存元、又は、前記配付順記憶部に前記文書に対する関連付けがされた前記配付先から、前記文書を次に配付する配付先の指定を受け付けてもよい。

また、文書管理装置において、前記文書記憶部に前記文書を保存した保存元から前記文書に係る照会を受け付ける照会受付手段と、前記照会受付手段が受け付けた前記文書の全ての前記配付先を、前記配付順記憶部から抽出する配付先抽出手段と、前記配付先抽出手段が抽出した前記配付先に係る情報を出力する照会結果出力手段と、を備えてもよい。

また、文書管理装置において、前記文書の保存元から、前記文書を更新した更新後文書を受け付ける更新文書受付手段と、前記更新文書受付手段が受け付けた前記更新後文書を、新たな文書として保存する文書更新手段と、前記配付順記憶部を参照し、更新前の前記文書を配付した前記配付先を、配付先一覧として出力する配付先一覧出力手段と、を備えてもよい。

また、文書管理装置において、前記配付先指定手段は、前記配付先一覧出力手段が出力した前記配付先一覧に基づく前記配付先の指定を受け付け、前記通知手段は、前記配付先指定手段が受け付けた前記配付先に、前記新たな文書の存在を通知してもよい。

また、本発明は、上記の文書管理装置と、前記文書記憶部と、前記配付順記憶部とを含む文書管理システムであって、前記文書記憶部及び／又は前記配付順記憶部は、ブロックチェーンを構成する複数の記憶装置により構成される、文書管理システムに関する。

本発明によれば、配付元が指定する配付先に対して文書を配付でき、当該文書に係る管理をすることが可能な文書管理装置及び文書管理システムを提供することができる。

本実施形態に係る文書管理システムの全体構成を示す図である。 本実施形態に係る文書管理システムにおける処理概要を説明するための図である。 本実施形態に係るデータ記憶装置群の各記憶部の項目例を示す図である。 本実施形態に係る文書管理サーバの機能ブロックを示す図である。 本実施形態に係る文書管理サーバにおける文書登録処理を示すフローチャートである。 本実施形態に係る端末に出力される画面例を示す図である。 本実施形態に係る端末に出力される画面例を示す図である。 本実施形態に係る文書管理サーバにおける文書配付処理を示すフローチャートである。 本実施形態に係る端末に出力される画面例を示す図である。 本実施形態に係る端末に出力される画面例を示す図である。 本実施形態に係る文書管理サーバにおける配付通知後処理を示すフローチャートである。 本実施形態に係る端末に出力される画面例を示す図である。 本実施形態に係る端末に出力される画面例を示す図である。 本実施形態に係る文書管理サーバにおける文書更新配付処理を示すフローチャートである。 本実施形態に係る端末に出力される画面例を示す図である。 本実施形態に係る文書管理サーバにおける更新配付通知後処理を示すフローチャートである。

以下、本発明を実施するための形態について、図を参照しながら説明する。なお、これは、あくまでも一例であって、本発明の技術的範囲はこれに限られるものではない。
（実施形態）
〔文書管理システム１００の全体構成〕
図１は、本実施形態に係る文書管理システム１００の全体構成を示す図である。
図２は、本実施形態に係る文書管理システム１００における処理概要を説明するための図である。

図１に示す文書管理システム１００は、化学品（物品）の製造元であるメーカと当該化学品の販売先である商社との間や、商社と当該化学品の販売先であるエンドユーザ等との間等におけるＢ２Ｂによる取引に関して必要な文書の配付や受領、保管の管理を支援する。
また、管理をする文書は、化学品に関する取引において必要な複数種類の文書であり、例えば、ＳＤＳ（Ｓａｆｅｔｙ Ｄａｔａ Ｓｈｅｅｔ）、イエローカード、分析表等の安全に関するドキュメントや、ＳＶＨＣ（ＲＥＡＣＨ）、ケムシェルパ、ＲｏＨＳ等の環境に関するドキュメント、パーム油、紛争鉱物等の安心に関するドキュメント等を含む。これらの文書は、改訂がされる場合があるが、その場合には、文書管理システム１００は、改訂に関する管理をも行う。

図１に示す文書管理システム１００は、文書管理サーバ１（文書管理装置）と、データ記憶装置群４と、端末６（端末６Ａから端末６Ｅまで）とを備える。
文書管理サーバ１と、データ記憶装置群４と、端末６（端末６Ａから端末６Ｅまで）とは、各々通信ネットワークＮを介して通信可能になっている。通信ネットワークＮは、例えば、インターネット等の通信回線網等である。通信ネットワークＮは、構内通信網（ＬＡＮ）や、広域通信網（ＷＡＮ）等を含むものであってもよく、有線であるか無線であるかを問わない。

〔文書管理サーバ１〕
文書管理サーバ１は、化学品の取引で受け渡す文書の配付、受領及び保管を含む文書の管理を支援する。
文書管理サーバ１は、例えば、ウェブサーバである。文書管理サーバ１は、１台のコンピュータで構成されていてもよいし、複数台のコンピュータで構成されていてもよい。複数台のコンピュータを用いる場合には、これらのコンピュータは、通信ネットワークＮを介して接続される。また、文書管理サーバ１は、例えばクラウド上に設けられる仮想サーバ（仮想マシン）として構成してもよい。

〔データ記憶装置群４〕
データ記憶装置群４は、文書を記憶する。また、データ記憶装置群４は、文書の配付に係る情報を記憶する。
データ記憶装置群４は、複数の記憶装置（ノードという。）によりブロックチェーンを構成する分散型ネットワークである。データ記憶装置群４は、「ブロック」と呼ばれるデータの単位を一定時間ごとに生成し、鎖のように連結していくことによりデータを保管する。データ記憶装置群４は、Ｐ２Ｐ（Ｐｅｅｒ ｔｏ Ｐｅｅｒ）ネットワークを使用し、各記憶装置が台頭に直接通信を行う。鎖状に保存することによって、ブロック内のデータを一度記憶した場合、該データを遡及的に変更することができないようになっている。複数の記憶装置は、例えば、複数のコンピュータやサーバ等であってよい。

〔端末６〕
端末６Ａは、メーカであるＡ化学が用いる端末であり、端末６Ｂは、商社であるＢ商事が用いる端末であり、端末６Ｃは、エンドユーザであるＣ工業が用いる端末であり、端末６Ｄは、Ｄ倉庫で用いる端末であり、端末６Ｅは、Ｅ物流で用いる端末である。ここで、端末６Ａから６Ｅまでは、各企業に有する端末であるが、各企業に有する端末を特に識別をしない場合には、以降の説明において、単に端末６として説明する。また、当該文書管理システム１００が提供する文書管理サービスを使用する他の企業においても、同様に端末６を用いることができる。さらに、各企業で使用する端末６の台数は、複数台であってもよい。
端末６は、例えば、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）であり、ウェブブラウザがインストールされている。また、端末６は、一般的なコンピュータが備える各機能（制御部、記憶部、通信ＩＦ（インタフェース）部、表示部、入力部等）（いずれも図示せず）を備える。

次に、文書管理システム１００を用いたサービスの概要について説明する。
図２では、メーカであるＡ化学が、化学品ドキュメント（文書）を作成して、データ記憶装置群４に当該文書を登録する。化学品ドキュメントには、Ａ社（Ａ化学）の商品コードが対応付けられる。ここで、Ａ社の商品コードは、Ａ社で当該化学品に用いるコードである。そのため、化学品と化学品ドキュメントとを同じ商品コードで管理ができ、利便性に優れたものになっている。

Ａ化学は、商社であるＢ商事に化学品を販売する際に、Ａ化学が作成した化学品ドキュメントをＢ商事に配付する。ここで、化学品ドキュメントの配付先は、Ｂ商事の複数の部署であってもよい。Ｂ商事では、化学品ドキュメントに、Ａ社の商品コードにＢ社（Ｂ商事）の商品コードを付加して管理がされる。このように、Ｂ商事における化学品ドキュメントは、Ａ社の商品コードが付加されているので、Ａ社が作成したものであることが確認できるようになっている。また、Ｂ社の商品コードは、Ｂ社で当該化学品に用いるコードであり、Ａ社の商品コードとは異なるコード体系である。そのため、Ｂ商事においても化学品と化学品ドキュメントとを同じ商品コードで管理ができ、利便性に優れたものになっている。
また、Ａ化学からＢ商事への配付に係る情報は、ブロックチェーン技術を用いて秘匿化して、データ記憶装置群４に格納される。

さらに、Ｂ商事は、エンドユーザであるＣ工業に化学品を販売したり、Ｄ倉庫に化学品を在庫したり、Ｅ物流に化学品の配送を委託したりすると共に、販売先等である供給先の各企業に化学品ドキュメントを配付する。Ｃ工業の化学品ドキュメントには、Ａ社の商品コードにＣ社（Ｃ工業）の商品コードが付加される。Ｄ倉庫やＥ物流においても同様である。

このように、化学品ドキュメントには、配付先において、文書を作成したＡ社の商品コードが関連付けられているので、例えば、Ａ社で文書を改訂した場合には、改訂後の文書を配付先に配付することが可能である。
また、各企業間での配付に係る情報を、データ記憶装置群４に格納し秘匿化することで、文書管理サーバ１を運営する企業を含めて、各企業間の繋がりを確認できる術がない。各企業は、それぞれの配付元や配付先についての管理ができるだけである。そのため、文書管理システム１００は、各企業の独立性を保つことができる。

〔データ記憶装置群４のデータ説明〕
次に、データ記憶装置群４に記憶されるデータについて説明する。
図３は、本実施形態に係るデータ記憶装置群４の各記憶部の項目例を示す図である。
図３（Ａ）は、データ記憶装置群４に記憶される文書記憶部４１の項目例を示す。
文書記憶部４１は、化学品の取引において取引先への配付が必要な文書を記憶するための記憶領域である。
文書記憶部４１は、例えば、保存元化学品コードに、各々の文書種類の文書データを対応付けて記憶する。

保存元化学品コードは、文書を保存した保存元企業の法人番号に、当該企業における化学品の商品コードを付加したコードである。ここで、法人番号とは、法人に対して国税庁が指定する１３桁の識別番号をいう。法人番号は、１法人につき１つ発行され、法人番号公表サイトを通じて自由に閲覧できる。そこで、本実施形態では、企業を識別するものとして法人番号を用いる。
文書データは、保存元企業が作成した、化学品の取引において必要な文書のデータであり、原本に相当する。文書記憶部４１は、複数の文書種類の文書データを、文書を登録又は作成（更新）した日付を対応付けて登録することができる。また、文書記憶部４１には、同じ種類の文書データであっても、改訂等がされた場合には、登録日の異なる同じ種類の文書データが登録される。

このように、文書記憶部４１では、保存元企業の法人番号と、当該企業における化学品を管理する商品コードとからなる保存元化学品コードを用いて文書を管理する。そのため、保存元企業では、自身の企業で用いる商品コードによって文書の管理ができる。

図３（Ｂ）は、データ記憶装置群４に記憶される配付情報記憶部４２（配付順記憶部、文書関連記憶部）の項目例を示す。
配付情報記憶部４２は、文書の配付状況を管理する配付情報を記憶する記憶領域である。
配付情報記憶部４２は、例えば、保存元化学品コードと、文書種類と、配付元化学品コードと、配付先化学品コードと、配付日（配付状況に係る情報）と、受領日（配付状況に係る情報）とを対応付けて記憶する。

保存元化学品コードは、文書記憶部４１の保存元化学品コードと同じである。
文書種類は、例えば、ＳＤＳ、イエローカード等である。なお、文書種類を示すコードであってもよい。
配付元化学品コードは、文書の配付元企業の法人番号に、当該企業における化学品の商品コードを付加したコードである。ここで、文書を作成した企業である保存元企業が取引先に配付する場合には、保存元化学品コードと、配付元化学品コードとは、同じコードである。他方、ある企業が、一の取引先から配付された文書を、他の取引先に配付する場合には、配付元化学品コードは、ある企業の法人番号に商品コードを付加したコードであるため、保存元化学品コードと配付元化学品コードとは、異なるコードである。

配付先化学品コードは、文書の配付先企業の法人番号に、当該企業における化学品の商品コードを付加したコードである。ここで、文書管理システム１００では、配付先企業の商品コードは、配付した時点では不明であるため、配付先の法人番号のみが格納される。その後、配付先において商品コードが登録されると、配付先化学品コードとして格納される。
配付日は、配付元企業が文書を配付（送信）した日付である。
受領日は、配付先企業が文書を受領した日付である。
このような配付情報記憶部４２によって、文書の配付順や配付状況を管理できる。

〔文書管理サーバ１の機能説明〕
次に、文書管理サーバ１の各機能について説明する。
図４は、本実施形態に係る文書管理サーバ１の機能ブロックを示す図である。
図４に示すように、文書管理サーバ１は、制御部１０と、記憶部３０と、通信ＩＦ部３９とを備える。
制御部１０は、文書管理サーバ１の全体を制御する中央処理装置（ＣＰＵ）である。制御部１０は、記憶部３０に記憶されているオペレーティングシステム（ＯＳ）やアプリケーションプログラムを適宜読み出して実行することにより、上述したハードウェアと協働し、各種機能を実行する。

具体的には、本実施形態では、プログラムをコンピュータに実行させることによって、文書管理サーバ１を実現する態様を、例にあげて説明する。プログラムは、コンパクトディスク、フレキシブルディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ディジタルビデオディスク、磁気テープ、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＥＥＯＰＲＯＭ（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ Ｅｒａｓａｂｌｅ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ＲＯＭ）、フラッシュメモリ、半導体メモリ等のコンピュータ読み取り可能な非一時的（ｎｏｎ－ｔｒａｎｓｉｔｏｒｙ）情報記録媒体に記録することができる。この情報記録媒体は、コンピュータとは独立して配布及び販売することができる。

一般には、コンピュータは、非一時的情報記録媒体に記録されたプログラムを、記憶部３０に含まれる一時的（ｔｅｍｐｏｒａｒｙ）記憶装置であるＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）に読み出してから、制御部１０としてのＣＰＵが読み出されたプログラムに含まれる指令を実行する。
なお、プログラムは、プログラムが実行されるコンピュータとは独立して、通信ネットワークＮ等の一時的伝送媒体を介して、プログラム配布サーバ等（図示せず）からコンピュータ等へ配布及び販売することができる。

また、プログラムを、電子回路の動作レベル記述用のプログラミング言語によって記述することも可能である。この場合には、電子回路の動作レベル記述用のプログラミング言語によって記述されるプログラムから、電子回路の配線図やタイミングチャート等、各種の設計図が生成され、当該設計図に基づいて、上記の文書管理サーバ１を構成する電子回路を作成することができる。例えば、電子回路の動作レベル記述用のプログラミング言語によって記述されるプログラムから、ＦＰＧＡ（Ｆｉｅｌｄ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｇａｔｅ Ａｒｒａｙ）技術によって再プログラム可能なハードウェア上に、上記文書管理サーバ１を、構成することができるほか、ＡＳＩＣ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ）技術によって、特定用途専用の電子回路を構成することも可能である。

文書管理サーバ１は、制御部１０が以下に示す各構成部を制御することにより、本実施形態に説明する各処理を実行するように構成される。
制御部１０は、文書登録処理部１１と、文書配付処理部１５と、更新文書処理部２１と、文書照会処理部２５（照会受付手段、配付先抽出手段、照会結果出力手段）とを備える。

文書登録処理部１１は、企業において作成した化学品に係る文書を、データ記憶装置群４に登録するための処理を行う。
文書登録処理部１１は、商品コード受付部１２と、保存文書受付部１３と、文書保存部１４とを備える。
商品コード受付部１２は、文書を登録する企業の端末６から、登録する文書の内容に関する商品コードを受け付ける。
保存文書受付部１３は、文書を登録する企業の端末６から、登録する文書の文書データと、文書種類とを受け付ける。保存文書受付部１３は、複数種類の文書データを受け付けることができる。
文書保存部１４は、受け付けた文書データを、当該企業の法人番号と商品コード受付部１２が受け付けた商品コードとからなる保存元化学品コードに対応付けて文書記憶部４１に登録する。

文書配付処理部１５は、配付先を指定して文書を配付するための処理を行う。
文書配付処理部１５は、配付先受付部１６（配付先指定手段）と、配付状況登録部１７（配付状況登録手段）と、配付処理部１８（通知手段、配付手段）と、受領処理部１９（配付状況更新手段、識別情報受付手段、文書関連付け手段）とを備える。
配付先受付部１６は、文書を配付する配付先の指定を、端末６から受け付ける。ここで、端末６は、自らの企業が作成した文書であるか、又は、他の取引先から配付された文書である場合に限り、当該文書を配付することができる。

配付状況登録部１７は、配付に係るレコードを配付情報記憶部４２に登録する。より具体的には、配付状況登録部１７は、配付する文書の保存元化学品コードと、文書種類とに、配付元化学品コードと、配付先受付部１６が受け付けた配付先の法人番号とを対応付けたレコードを、配付情報記憶部４２に追加する。なお、配付情報記憶部４２に追加されたレコードの配付日及び受領日は、ブランクである。
配付処理部１８は、配付先に対して文書の存在を通知する。また、配付処理部１８は、配付先に対して文書を閲覧可能に配付する。そして、配付処理部１８は、配付情報記憶部４２の当該コードの配付日に、閲覧可能に配付した日付を入力して更新する。ここで、文書を閲覧可能に配付するとは、文書記憶部４１に記憶された該当の文書の文書データに対するアクセスを許可することをいい、配付先の端末６から文書のアクセスが可能になることをいう。なお、配付処理部１８は、例えば、実際に文書データを送ることで、文書を閲覧可能に配付してもよい。
また、配付状況登録部１７による処理と配付処理部１８による処理とは、ほぼ同じタイミングで行われるため、配付状況登録部１７による処理において、配付日をあわせて登録してもよい。

受領処理部１９は、配付先において文書を受領した場合に、配付情報記憶部４２を更新する。受領処理部１９は、配付先において文書を受領した場合に、配付先における化学品の商品コードを受け付ける。そして、受領処理部１９は、配付情報記憶部４２の該当のレコードの配付先化学品コードを、受け付けた商品コードに基づいて更新し、受領日に受領した日付を入力して更新する。

更新文書処理部２１は、文書に対する改訂が発生し、改訂後文書の登録に係る処理を行う。
更新文書処理部２１は、更新後文書受付部２２（更新文書受付手段）と、文書更新部２３（文書更新手段）と、配付先一覧処理部２４（配付先一覧出力手段）とを備える。
更新後文書受付部２２は、文書記憶部４１に登録がされた文書に対して改訂がされた更新後文書を受け付ける。文書の改訂は、基本的に、文書の保存元企業が行うため、更新後文書受付部２２は、文書を登録した企業の端末６から更新後文書を受け付ける。

文書更新部２３は、更新後文書受付部２２により受け付けた更新後文書を、文書記憶部４１に記憶させる。文書更新部２３は、更新後文書を、新たな文書として登録する。
配付先一覧処理部２４は、文書更新部２３による更新前の文書の配付先を、配付情報記憶部４２から抽出して配付先一覧を生成する。そして、配付先一覧処理部２４は、生成した配付先一覧を、更新後文書受付部２２が受け付けた端末６に出力する。

文書照会処理部２５は、文書に係る各種の照会処理を行う。文書照会処理部２５は、文書の保存元企業の端末６から、指定した文書に係る照会を受け付けると、文書の全ての配付先を配付情報記憶部４２から抽出して、配付先に係る情報を保存元企業の端末６に出力する。

記憶部３０は、制御部１０が各種の処理を実行するために必要なプログラム、データ等を記憶するためのハードディスク、半導体メモリ素子等の記憶領域である。
記憶部３０は、プログラム記憶部３１と、企業情報記憶部３２と、組織情報記憶部３３と、ユーザ情報記憶部３４と、商品コード記憶部３５とを備える。
プログラム記憶部３１は、各種のプログラムを記憶する記憶領域である。プログラム記憶部３１は、上述した制御部１０の各機能を実行するためのプログラムを記憶している。

企業情報記憶部３２は、文書管理システム１００を利用する企業（メーカ、商社、エンドユーザ等）に関する情報を記憶する記憶領域である。企業情報記憶部３２は、例えば、法人番号をキーにして企業名等を記憶する。
組織情報記憶部３３は、企業内の組織に関する情報を記憶する記憶領域である。ここで、組織に関する情報は、企業ごとに異なるため、各企業が自由に設定可能である。また、組織の階層も、各企業にて自由に設定が可能になっている。組織情報記憶部３３は、例えば、法人番号をキーにして組織情報を階層構造で記憶する。

ユーザ情報記憶部３４は、各企業において、文書管理システム１００を使用するユーザに係る情報を記憶する記憶領域である。ユーザ情報記憶部３４は、例えば、ユーザＩＤやパスワード等のログインに関する情報の他、ユーザ名、電子メールアドレス、企業名、組織名等を対応付けて記憶する。
商品コード記憶部３５は、各企業において化学品に一意に付与される商品コードに係る情報を記憶する記憶領域である。商品コード記憶部３５は、例えば、法人番号をキーにして、商品コードと化学品名等を対応付けて記憶する。

なお、上記の記憶部３０は、一例である。例えば、記憶部３０には、図示しないが、文書管理システム１００におけるユーザの権限情報を記憶する記憶領域等の各種の記憶領域を有していてもよい。
通信ＩＦ部３９は、データ記憶装置群４及び各端末６との間での通信を行うためのインタフェースである。

なお、コンピュータとは、制御部、記憶装置等を備えた情報処理装置をいい、文書管理サーバ１及び端末６は、いずれも制御部、記憶部等を備えた情報処理装置であり、コンピュータの概念に含まれる。

〔処理の説明〕
次に、文書管理システム１００における処理を説明する。
まず、端末６から配付先に配付する文書を受け付ける処理について説明する。
図５は、本実施形態に係る文書管理サーバ１における文書登録処理を示すフローチャートである。
図６及び図７は、本実施形態に係る端末６に出力される画面例を示す図である。

最初に、端末６は、ウェブブラウザを起動し、文書管理サーバ１に接続すると、端末６には、例えば、文書管理サーバ１にログイン後、図６に例示する画面５０が表示される。
図６に示す画面５０は、メニュー領域５１と、メイン領域５２とを含む。
メニュー領域５１は、各種のメニューを表示する領域である。メニュー領域５１は、取引履歴部５１ａと、送信部５１ｂと、商品フォルダ部５１ｃとを含む。メニュー領域５１は、端末６のユーザが作業をする際に、作業の目的に対応する箇所を選択操作することで、メイン領域５２に選択操作に対応した画面が出力される。
図６のメイン領域５２は、取引履歴部５１ａの受信フォルダが選択された場合の例を示し、検索条件部５２ａと、検索結果部５２ｂとを含む。
図６のメイン領域５２は、メイン領域５２において、検索条件部５２ａに検索条件を入力後、「検索する」のボタンを選択操作することで、検索結果部５２ｂに検索条件に合致するデータが出力される。

図６の画面５０において、ユーザが、商品フォルダ部５１ｃの自社商品フォルダの箇所で、文書を保存するためのフォルダを新規に作成する操作をし、その後、商品コードを入力することで、図５のＳ１１において、文書管理サーバ１の制御部１０（商品コード受付部１２）は、該当の位置にフォルダを作成し、商品コードを受け付ける。ここで、ユーザは、商品フォルダ部５１ｃの自社商品フォルダ及び他社商品フォルダは、自由に設定することができる。また、フォルダは、複数階層を有する階層構造にしてもよい。

次に、端末６において、文書を登録するための操作を行う。
文書管理サーバ１の制御部１０は、例えば、図７（Ａ）に示す部分画面６０を、メイン領域５２に出力する。部分画面６０では、ユーザは、自社の化学品に関する情報を確認しながら必要な箇所を更新し、ボタン６０ａを選択する操作をする。そうすると、文書管理サーバ１の制御部１０は、例えば、図７（Ｂ）に示す部分画面６１を、メイン領域５２に出力する。部分画面６１は、文書を登録するための画面である。ユーザは、リスト６１ａを操作することで文書種類を指定する。リスト６１ａは、化学品の取引に必要な文書種類のリストを有し、ユーザがリスト６１ａを操作することで指定可能になっている。その後、ユーザは、ボタン６１ｂを選択する操作をして、文書データを指定する。

そうすることで、図５のＳ１２において、制御部１０（保存文書受付部１３）は、保存する文書を受け付ける。
Ｓ１３において、制御部１０（文書保存部１４）は、受け付けた文書を、端末６のユーザの法人番号と商品コードとからなる保存元化学品コードに対応付けて、文書記憶部４１に登録する。
Ｓ１４において、制御部１０（文書登録処理部１１）は、登録結果を端末６に出力する。具体的には、例えば、登録できた旨のメッセージボックスを出力したり、登録内容の詳細を出力したりしてもよい。その後、制御部１０は、本処理を終了する。

次に、配付先を指定して文書を配付する処理について説明する。
図８は、本実施形態に係る文書管理サーバ１における文書配付処理を示すフローチャートである。
図９及び図１０は、本実施形態に係る端末６に出力される画面例を示す図である。
まず、端末６において配付先に配付する文書を指定することで、図８のＳ２１において、制御部１０（文書配付処理部１５）は、配付文書の指定を受け付ける。ここで、文書登録処理（図５）から引き続き文書配付処理を行う場合には、登録内容の詳細が出力された画面を用いるため、当該指定をする必要はない。他方、文書登録処理とは別に配付処理を行う場合や、配付先が配付元になって文書を配付する場合等においては、文書が指定されていない。その場合には、端末６において、例えば、商品コードによる検索（図示せず）を行うことで、商品コードに関連付けられた文書の一覧（図示せず）を出力し、そこから配付する文書を指定することで、制御部１０は、配付文書の指定を受け付けてもよい。

文書管理サーバ１の制御部１０は、例えば、図９（Ａ）に示す部分画面６２を、メイン領域５２に出力する。部分画面６２では、ユーザは、配付文書を指定するため、配付文書に対応したボタン６２ａを選択する操作をする。この例では、１つの文書が示されているが、複数の文書が表示され、それぞれの文書に対応してボタンが表示されるため、複数のボタンを順番に選択操作をしてもよい。
そうすると、文書管理サーバ１の制御部１０は、例えば、図９（Ｂ）に示す画面５０のように、送信部５１ｂの送信カート６３ａに、選択された文書データの数が示される。また、送信カート６３ａを選択する操作をすることで、メイン領域５２には、部分画面６３が出力される。部分画面６３は、配付先を指定するための画面である。ユーザは、ボタン６３ｂを選択する操作をして、配付先の選択画面（図示せず）を出力する。

配付先の選択画面は、例えば、企業名を入力して検索をしたり、法人番号を入力したりすることで、配付先の企業を選択できる画面である。
図１０（Ａ）は、配付先を選択した後にメイン領域５２に出力される部分画面６４を示す。部分画面６４は、配付先部６４ａと、メッセージ入力部６４ｂと、ボタン６４ｃとを含む。ユーザは、配付先部６４ａを確認し、メッセージ入力部６４ｂに必要に応じてメッセージを入力し、ボタン６４ｃを選択する操作をする。

そうすることで、図８のＳ２２において、制御部１０（配付先受付部１６）は、配付先の指定を受け付ける。
Ｓ２３において、制御部１０（配付状況登録部１７）は、配付状況を配付情報記憶部４２に登録する。
Ｓ２４において、制御部１０（配付処理部１８）は、配付先へ通知を行う。ここで、配付先への通知は、例えば、配付先で登録がされた電子メールアドレスに対して、文書が配付された旨の本文を記載した電子メールを送信することで行ってもよい。また、ＳＭＳ（Ｓｈｏｒｔ Ｍｅｓｓａｇｅ Ｓｅｒｖｉｃｅ）等を利用した通知を行ってもよい。ここで、配付先への通知として電子メールを用いる場合、配付先の企業において複数のユーザの電子メールアドレスを登録しておくことで、制御部１０は、関係する複数のユーザに対して通知をすることが可能である。
Ｓ２５において、制御部１０（文書配付処理部１５）は、配付通知後処理を行う。その後、制御部１０は、本処理を終了する。

次に、配付通知後処理について説明する。
図１１は、本実施形態に係る文書管理サーバ１における配付通知後処理を示すフローチャートである。
図１２及び図１３は、本実施形態に係る端末６に出力される画面例を示す図である。
図１１のＳ３１において、文書管理サーバ１の制御部１０（配付処理部１８）は、配付先の端末６に対して配付元の情報を出力する。

図１０（Ｂ）は、配付先の端末６に出力される画面８０の例を示す。画面８０は、図６に例示した画面５０と同様の構成を有する。但し、メニュー領域８１は、図６のメニュー領域５１と比較して、商品フォルダとして出力されるフォルダ名が異なる。フォルダは、各企業において自由に設定が可能なためである。
図１０（Ｂ）の画面８０は、受信フォルダ部９０ａが選択された画面であり、メイン領域８２に出力される部分画面９０には、明細９０ｂが出力される。

図１１のＳ３２において、制御部１０（配付処理部１８）は、文書を配付先に配付する。
図１２は、図１０（Ｂ）の部分画面９０において明細９０ｂを選択する操作をした場合に出力される部分画面９１を示す。
ユーザは、部分画面９１を見て、詳細を確認する。そして、受領する場合には、ボタン９１ａを選択する操作を行い、自社の商品コードを登録する。
自社の商品コードの登録には、例えば、図１３に例示する部分画面９２を出力させ、ユーザは、紐付けをする商品を選択することで選択状態９２ａにし、ボタン９２ｂを選択する操作をすればよい。

図１１のＳ３３において、制御部１０（受領処理部１９）は、配付先における商品コードを受け付けることで、配付先から受領を受け付ける。
Ｓ３４において、制御部１０（受領処理部１９）は、配付情報記憶部４２の配付状況を更新する。より具体的には、制御部１０は、配付情報記憶部４２の該当のレコードの配付先法人番号に、受け付けた配付先における商品コードを付加して配付先化学品コードに更新する。また、当該レコードの受領日に受領した日付を入力して更新する。その後、制御部１０は、本処理を終了する。

次に、文書を更新して、先に配付した配付先から配付対象の企業を選択して配付する場合について説明する。
図１４は、本実施形態に係る文書管理サーバ１における文書更新配付処理を示すフローチャートである。
図１５は、本実施形態に係る端末６に出力される画面例を示す図である。
文書の更新があった場合には、端末６において、図示しない商品コードによる検索を行って対象の商品コードの一覧を出力し、文書を更新する処理を行う。そうすることで、図１４のＳ５１において、制御部１０（更新後文書受付部２２）は、更新後文書を受け付ける。

Ｓ５２において、制御部１０（更新文書処理部２１）は、文書の受付元を確認する。例えば、制御部１０は、配付情報記憶部４２を参照し、保存元化学品コードが同一である場合に限り、文書の更新を可能にする。
文書の受付元が確認できた場合に、Ｓ５３において、制御部１０（文書更新部２３）は、文書記憶部４１に更新後文書を登録する。
Ｓ５４において、制御部１０（配付先一覧処理部２４）は、配付情報記憶部４２を参照し、自身が配付元である更新前の文書の配付先を検索する。
Ｓ５５において、制御部１０（配付先一覧処理部２４）は、検索した配付先を一覧にした配付先一覧を出力する。

図１５は、メイン領域５２に出力される部分画面６５の例を示す。部分画面６５は、配付先一覧の画面であり、明細領域にボタン部６５ａを含む。ユーザは、明細領域を見ながら、更新後文書の配付先を選択する操作をすることができる。
図１４のＳ５６において、制御部１０（配付先受付部１６）は、配付先の指定を受け付ける。例えば、ある企業とは取引が既に終了している場合には、更新後文書を配付する必要がない。そのため、指定を受け付けた配付先にのみ、更新後文書を配付できるようにしている。

Ｓ５７において、制御部１０（配付状況登録部１７）は、配付状況を配付情報記憶部４２に登録する。
Ｓ５８において、制御部１０（配付処理部１８）は、配付先へ通知を行う。
Ｓ５９において、制御部１０（文書配付処理部１５）は、更新配付通知後処理を行う。その後、制御部１０は、本処理を終了する。

次に、更新配付通知後処理について説明する。
図１６は、本実施形態に係る文書管理サーバ１における更新配付通知後処理を示すフローチャートである。
図１６のＳ６１からＳ６４までは、図１１の配付通知後処理のＳ３１からＳ３４までの処理と同様である。
Ｓ６５において、制御部１０（更新文書処理部２１）は、配付情報記憶部４２を参照し、当該配付先が配付元である更新前の文書の配付先を検索する。

Ｓ６６において、制御部１０は、配付先が検索されたか否かを判断する。配付先が検索された場合（Ｓ６６：ＹＥＳ）には、制御部１０は、処理を図１４のＳ５５に移す。他方、配付先が検索されなかった場合（Ｓ６６：ＮＯ）には、制御部１０は、本処理を終了する。
配付先が検索された場合には、図１４のＳ５５において、制御部１０（配付先一覧処理部２４）が検索した配付先を一覧にした配付先一覧を出力する。そのため、端末６において、さらに配付先を指定することで、更新後の文書が以前配付した企業へと配付を行うことができる。

なお、文書を登録した企業、すなわち、文書の保存元企業では、他企業における文書の存在を知ることができてもよい。
例えば、文書に関する検索機能として、保存元企業の法人番号（自身の法人番号）を検索項目とする検索を行う場合、制御部１０は、文書記憶部４１の保存元化学品コードに基づいて、当該法人番号で保存されている商品コードと当該商品コードに対応付けられた文書データとを抽出する。
そして、例えば、文書に関する検索機能として、保存元企業の商品コードを検索項目とする検索を行う場合、制御部１０は、配付情報記憶部４２の保存元化学品コードに基づいて、検索を行った企業の法人番号と検索項目の商品コードとが保存元化学品コードに一致するレコードを抽出する。そして、制御部１０は、抽出したレコードの配付先法人番号に基づいて、配付先の企業名を出力する。その際、配付日を出力することで、更新された文書が配付されているか否かを確認することができる。なお、配付元に関しての情報を出力しないことで、企業間の受け渡しの繋がりを見せないようにできる。

このように、本実施形態の文書管理サーバ１によれば、以下のような効果がある。
（１）文書記憶部４１に保存がされた文書を配付する配付先の指定を受け付け、受け付けた配付先と、配付先の指定を行った配付元とを関連付けて、文書の配付状況を配付情報記憶部４２に記憶する。また、受け付けた配付先に、文書の存在を通知し、文書を閲覧可能に配付する。そして、配付先が文書を受領した場合に、配付情報記憶部４２の配付状況に係る情報を更新する。
よって、配付元は、指定した配付先に対して文書を配付することができる。また、配付先が文書を受領した場合には、配付状況に係る情報を更新するので、配付状況を管理して、文書の配付状況を適切な状態に保つことができる。

（２）文書記憶部４１は、当該文書記憶部４１に文書を保存した保存元における保存元化学品コードに、化学品の譲渡又は提供の際に交付する、保存した文書を含む複数種類の文書を対応付けて保存する。
よって、化学品に関する複数種類の文書を、化学品の商品コードに対応付けて保存することができる。

（３）文書の配付先から、配付先における商品コードを受け付け、受け付けた商品コードを含む配付先化学品コードを、保存元化学品コードに対応付けて配付情報記憶部４２に記憶する。
よって、文書を保存した保存元の化学品コードを、文書の配付先の化学品コードと関連付けることができる。その結果、保存元が直接配付していない、配付先と保存元とを関連付けることができる。

（４）文書記憶部４１に文書を保存した保存元、又は、配付情報記憶部４２に文書に対する関連付けがされた配付先から、次に配付する配付先の指定を受け付ける。
よって、文書を有する企業等のみが、次に配付する配付先を指定することができる。

（５）文書記憶部４１に文書を保存した保存元から文書に係る照会を受け付け、受け付けた文書の全ての配付先を配付情報記憶部４２から抽出し、抽出した配付先に係る情報を出力する。
よって、保存元は、直接又は間接的に文書の配付先に係る情報を確認することができる。

（６）文書の保存元から文書を更新した更新後文書を受け付け、受け付けた更新後文書を新たな文書として保存し、配付情報記憶部４２を参照し、更新前の文書を配付した配付先を、配付先一覧として出力する。
よって、文書の保存元からのみ更新後文書を受け付けて、文書を更新することができる。また、更新前の文書の配付先を配付先一覧として出力することで、更新後文書の配付の必要性を検討することができる。

（７）配付先一覧に基づく配付先の指定を受け付け、受け付けた配付先に、新たな文書の存在を通知する。
よって、簡単な操作によって、更新前の文書の配付先に、更新後の文書の配付に係る通知をすることができる。

（８）文書管理システム１００は、文書記憶部４１及び／又は配付情報記憶部４２を、ブロックチェーンを構成する複数の記憶装置からなるデータ記憶装置群４に構築するので、ブロックチェーンの技術を用いて秘匿性を担保できる。また、データの改ざん等ができないセキュアな環境で文書管理を行うことができる。

以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明は上述した実施形態に限定されるものではない。また、実施形態に記載した効果は、本発明から生じる最も好適な効果を列挙したに過ぎず、本発明による効果は、実施形態に記載したものに限定されない。なお、上述した実施形態及び後述する変形形態は、適宜組み合わせて用いることもできるが、詳細な説明は省略する。

（変形形態）
（１）本実施形態では、化学品を例に説明したが、これに限定されるものではない。物品として、例えば、原料や製品、商品等であってもよい。また、管理をする文書は、化学品に関する取引において必要な複数種類の文書を説明したが、物品に対応して管理が必要な文書であればよい。

（２）本実施形態では、文書記憶部と配付情報記憶部とをデータ記憶装置群に記憶するものを例に説明したが、これに限定されない。配付情報記憶部は、秘匿性の観点からデータ記憶装置群に記憶することが望ましいが、データベースサーバ等に記憶してもよい。

（３）本実施形態では、様々な画面を例示して説明したが、説明に用いた画面は、一例であって、これに限定されるものではない。

１ 文書管理サーバ
４ データ記憶装置群
６ 端末
１０ 制御部
１１ 文書登録処理部
１２ 商品コード受付部
１３ 保存文書受付部
１４ 文書保存部
１５ 文書配付処理部
１６ 配付先受付部
１７ 配付状況登録部
１８ 配付処理部
１９ 受領処理部
２１ 更新文書処理部
２２ 更新後文書受付部
２３ 文書更新部
２４ 配付先一覧処理部
３０ 記憶部
３２ 企業情報記憶部
３３ 組織情報記憶部
３４ ユーザ情報記憶部
３５ 商品コード記憶部
４１ 文書記憶部
４２ 配付情報記憶部
１００ 文書管理システム

Claims (8)

1. 文書の配付及び管理を行う文書管理装置であって、
   文書記憶部に保存がされた文書を配付する配付先の指定を受け付ける配付先指定手段と、
   前記配付先指定手段が受け付けた前記配付先と、前記配付先の指定を行った配付元とを関連付けて、前記文書の配付状況を配付順記憶部に記憶する配付状況登録手段と、
   前記配付先指定手段が受け付けた前記配付先に、前記文書の存在を通知する通知手段と、
   前記配付先指定手段が受け付けた前記配付先に、前記文書を閲覧可能に配付する配付手段と、
   前記配付手段が配付し、前記配付先が前記文書を受領した場合に、前記配付順記憶部の前記配付状況に係る情報を更新する配付状況更新手段と、
   を備える、文書管理装置。
2. 請求項１に記載の文書管理装置において、
   前記文書記憶部は、前記文書記憶部に前記文書を保存した保存元における一の物品を識別する保存元物品識別情報に、前記一の物品の譲渡又は提供の際に交付する、保存した前記文書を含む複数種類の文書を対応付けて保存する、文書管理装置。
3. 請求項２に記載の文書管理装置において、
   前記配付手段による前記文書の前記配付先から、前記配付先における前記一の物品を識別する配付先物品識別情報を受け付ける識別情報受付手段と、
   前記識別情報受付手段が受け付けた前記配付先物品識別情報を、前記保存元物品識別情報に対応付けて文書関連記憶部に記憶する文書関連付け手段と、
   を備える、文書管理装置。
4. 請求項１に記載の文書管理装置において、
   前記配付先指定手段は、前記文書記憶部に前記文書を保存した保存元、又は、前記配付順記憶部に前記文書に対する関連付けがされた前記配付先から、前記文書を次に配付する配付先の指定を受け付ける、文書管理装置。
5. 請求項１から請求項４までのいずれかに記載の文書管理装置において、
   前記文書記憶部に前記文書を保存した保存元から前記文書に係る照会を受け付ける照会受付手段と、
   前記照会受付手段が受け付けた前記文書の全ての前記配付先を、前記配付順記憶部から抽出する配付先抽出手段と、
   前記配付先抽出手段が抽出した前記配付先に係る情報を出力する照会結果出力手段と、
   を備える、文書管理装置。
6. 請求項１から請求項４までのいずれかに記載の文書管理装置において、
   前記文書の保存元から、前記文書を更新した更新後文書を受け付ける更新文書受付手段と、
   前記更新文書受付手段が受け付けた前記更新後文書を、新たな文書として保存する文書更新手段と、
   前記配付順記憶部を参照し、更新前の前記文書を配付した前記配付先を、配付先一覧として出力する配付先一覧出力手段と、
   を備える、文書管理装置。
7. 請求項６に記載の文書管理装置において、
   前記配付先指定手段は、前記配付先一覧出力手段が出力した前記配付先一覧に基づく前記配付先の指定を受け付け、
   前記通知手段は、前記配付先指定手段が受け付けた前記配付先に、前記新たな文書の存在を通知する、文書管理装置。
8. 請求項１に記載の文書管理装置と、前記文書記憶部と、前記配付順記憶部とを含む文書管理システムであって、
   前記文書記憶部及び／又は前記配付順記憶部は、ブロックチェーンを構成する複数の記憶装置により構成される、文書管理システム。

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