JP2023149543A - Ｗｅｂ会議システム、メール監視装置及び電話制御装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 Ｗｅｂ会議に召集された参加予定者が、当該Ｗｅｂ会議に参加して来ない場合に、当該Ｗｅｂ会議とは別手段で、容易に呼び出しを行うことができるようにする。【解決手段】 電話制御装置６は、社員連絡席ＤＢ６０５、電話帳ＤＢ６０６に、参加予定者の電子メールアドレスと、当該相手先の電話番号とを対応付けた連絡先情報を記憶保持している。会議情報取得部６２１は、ＵＴＭ装置３からの会議情報を取得し、会議電話帳作成部６２２は、取得された会議情報と自機に記憶保持している連絡先情報とから会議電話帳を作成し、これを会議電話提供部６２３が、参加予定者の内線電話に提供して利用可能にする。【選択図】図３

Description

この発明は、ＰＣ（Personal Computer）などの通信端末を用い、インターネットを介して会議を行うようにするＷｅｂ会議システム、当該システムで用いられる装置に関する。

ＰＣやタブレットＰＣなどの通信端末を用い、インターネットを介して、離れた場所にいる者同士が会議を行うＷｅｂ会議が広く利用されている。Ｗｅｂ会議は、通信端末に内蔵されたあるいは接続された、マイクロホンからの音声やカメラからの映像を、インターネットを通じて会議サーバに送信し、これを参加者が自己の通信端末を用いて共有することでリアルタイムに会議を行う仕組みである。Ｗｅｂ会議については、例えば後に記す特許文献１などに開示されているように、種々の利用者が容易に利用できるようにする種々の改良が行われている。

Ｗｅｂ会議を行う際には、事前に日時を指定した会議開催通知を会議招集者が、電子メールにて参加者に対し送信し、その日時に会議体が形成され、会議を行うことができる。開催されたＷｅｂ会議上では、いわゆる会議アプリを利用して、招集されているメンバーや参加者を一覧で見ることができ、まだ参加していないメンバー（参加予定者）に対しては、当該Ｗｅｂ会議上から個別で呼び出しを行うことができる。

特願２０１０－２８２５９６号公報

上述したように、Ｗｅｂ会議の開始時刻になっても参加していないメンバー（参加予定者）に対しては、会議アプリを利用してＷｅｂ会議上で個別に呼び出しが可能である。しかしながら、当該Ｗｅｂ会議に参加していないメンバーを同じ手段であるＷｅｂ会議上で呼び出しても応答しない場合が多々ある。そのため、電話や電子メールといった別手段で呼び出すことがあるが、電話番号や電子メールアドレスを探すのが煩雑で、会議招集者が呼び出していては会議の開始、進行の妨げになる。

そのため、招集者が他の参加者に呼び出しの代行をお願いすることもがあるが、会議招集者以外は、不参加メンバーと面識がない場合も多く、電話番号や電子メールアドレスを調べようにも所属やフルネームを知らないので探せないことが多々ある。この場合には、結局会議招集者が、代行をお願いした他の参加者に電話番号や電子メールアドレスを教えることになり、会議に支障を来たすという問題を生じる。

以上のことに鑑み、この発明は、Ｗｅｂ会議に召集された参加予定者が、当該Ｗｅｂ会議に参加して来ない場合に、当該Ｗｅｂ会議の参加者であれば当該Ｗｅｂ会議とは別手段を通じて、容易に呼び出しを行うことができるようにすることを目的とする。

上記課題を解決するため、請求項１に記載の発明のＷｅｂ会議システムは、
１以上の情報処理装置が接続されると共に、ＩＰ（Internet Protocol）網に接続されるメール監視装置と、複数の内線電話端末が接続されて内線電話システムを構築すると共に、広域電話網に接続される電話制御装置とが接続されて構成されるＷｅｂ会議システムであって、
前記メール監視装置は、
自機に接続された配下の前記情報処理装置から送信される電子メールを監視し、Ｗｅｂ会議への参加を依頼する電子メールを抽出する会議参加依頼抽出手段と、
前記会議参加依頼抽出手段で抽出された前記電子メールに含まれる情報から、前記Ｗｅｂ会議の参加予定者を特定する参加予定者特定情報を抽出する参加予定者特定情報抽出手段と、
前記会議参加依頼抽出手段で抽出された前記電子メールに含まれる情報から、少なくとも前記Ｗｅｂ会議の会議識別情報と開催日時とを抽出する開催情報抽出手段と、
抽出された前記参加予定者特定情報と前記会議識別情報と前記開催日時とを含む会議情報を形成して、前記電話制御装置に提供する会議情報提供手段と
を備え、
前記電話制御装置は、
前記参加予定者特定情報に対応する相手先特定情報と、当該相手先の電話番号とを対応付けた連絡先情報を記憶する連絡先記憶手段と、
前記メール監視装置から提供される前記会議情報を取得する会議情報取得手段と、
前記会議情報取得手段で取得された前記会議情報と、前記連絡先記憶手段の前記連絡先情報とに基づいて、前記Ｗｅｂ会議の参加予定者と、当該参加予定者の電話番号とを対応付けた会議電話帳を形成する会議電話帳作成手段と、
前記会議電話帳作成手段で作成された前記会議電話帳を、前記Ｗｅｂ会議の参加予定者の前記内線電話端末を通じて利用可能にする会議電話帳提供手段と
を備えることを特徴とする。

請求項１に記載の発明のＷｅｂ会議システムによれば、メール監視装置は、会議参加依頼抽出手段により、送信メールを監視してＷｅｂ会議への参加を依頼する電子メールを抽出する。参加予定者抽出手段は、参加依頼抽出手段により抽出された電子メールから参加予定者特定情報を抽出し、開催情報抽出手段は、参加依頼抽出手段により抽出された電子メールから会議識別情報や開催日時などの情報を抽出する。会議情報提供手段は、抽出された参加予定者特定情報、会議識別情報、開催日時などを含む会議情報を形成して電話制御装置に提供する。

電話制御装置は、連絡先記憶手段において、参加予定者特定情報に対応する相手先特定情報と、当該相手先の電話番号とを対応付けた連絡先情報を記憶保持している。会議情報取得手段は、メール監視装置から提供される会議情報を取得する。会議電話帳作成手段は、取得された会議情報と自機に記憶保持している連絡先情報とから会議電話帳を作成し、これを会議電話提供手段が、参加予定者の内線電話端末を通じて利用可能にする。

この発明によれば、Ｗｅｂ会議の参加予定者の電話番号からなる会議電話帳が作成され、これが参加予定者の内線電話端末を通じて利用可能にされる。これにより、当該Ｗｅｂ会議に召集された参加予定者が、当該Ｗｅｂ会議に参加して来ない場合に、当該Ｗｅｂ会議の参加者であれば当該Ｗｅｂ会議とは別手段である電話を通じて、容易に未参加者と連絡をとり、当該Ｗｅｂ会議への参加を促すことができる。

実施の形態のＷｅｂ会議システムの構成例を説明するための図である。 実施の形態のＵＴＭ装置の構成例を説明するためのブロック図である。 実施の形態の電話制御装置の構成例を説明するためのブロック図である。 電話制御装置の社員連絡先ＤＢ（Data Base）の格納データの例を説明するための図である。 電話制御装置の電話帳ＤＢ（Data Base）の格納データの例を説明するための図である。 ＵＴＭ装置から電話制御装置に提供される会議情報の例と、電話制御装置の会議電話帳フォルダに格納される会議電話帳データの例を説明するための図である。 実施の形態の内線電話の構成例を説明するためのブロック図である。 内線電話のディスプレイに表示される会議電話帳の表示例を説明するための図である。 実施の形態のＷｅｂ会議システムで行われる会議予約から会議電話帳作成までの処理を説明するためのシーケンス図である。 作成された会議電話帳の提供処理の例を説明するためのシーケンス図である。 作成された会議電話帳の提供処理の他の例を説明するためのシーケンス図である。 実施の形態の電話制御装置の他の構成例を説明するためのブロック図である。 図１２の電話制御装置を含むＷｅｂ会議システムで行われる処理を説明するためのシーケンス図である。 図１２の電話制御装置を含むＷｅｂ会議システムで行われる処理の他の例を説明するためのシーケンス図である。

以下、図を参照しながら、この発明によるシステム、装置の実施の形態について説明する。以下に説明する実施の形態においては、この発明によるＷｅｂ会議システムを、例えば会社のオフィスに構成する場合を例にして説明する。当該Ｗｅｂ会議システムは、この発明によるメール監視装置、電話制御装置を用いて構成されるものである。

［Ｗｅｂ会議システムの構成例］
図１は、実施の形態のＷｅｂ会議システムの構成例を説明するための図である。図１において、中央部分に示した広域ネットワーク７は、外線電話網７１と、ＩＰ（Internet Protocol）網７２とを含む。外線電話網７１は、公衆交換電話網、携帯電話網などを含み、主に音声通話サービスを実現するものである。ＩＰ網７２は、インターネット・プロトコル・スイート技術を利用して相互接続されたコンピュータネットワークを意味し、いわゆる「インターネット」と等価のものである。

ＩＰ網７２に接続されたＵＴＭ（Unified Threat Management）装置３には、ＬＡＮ（Local Area Network）２を介して、複数のＰＣ１（１）、１（２）、１（３）、…が接続されることにより、ＬＡＮシステムを構成している。ＵＴＭ装置３は、コンピュータウイルスやハッキングなどの脅威から自社内に形成したＬＡＮシステムを効率的かつ包括的に保護するものであり、統合脅威管理装置とも呼ばれるものである。この実施の形態において、ＵＴＭ装置３が、メール監視装置としての機能を実現している。

ＰＣ１（１）、１（２）、１（３）、…のそれぞれは、ＵＴＭ装置３を介して、ＩＰ網７２上に設けられたＷｅｂサーバに蓄積されているＷｅｂページを参照したり、ＩＰ網７２を通じて電子メールの送信／受信を行ったりすることができる。また、ＰＣ１（１）、１（２）、１（３）、…のそれぞれは、ＵＴＭ装置３を介して、ＩＰ網７２上に設けられた会議サーバにアクセスし、Ｗｅｂ会議を設定したり、また、設定されたＷｅｂ会議に参加したりすることができる。すなわち、ＰＣ１（１）、１（２）、１（３）、…のそれぞれは、通信機能を備えた情報処理装置である。

外線電話網７１とＩＰ網７２とに接続された電話制御装置６には、内線電話網５を介して、複数の内線電話端末（以下、内線電話と記載する。）４（１）、４（２）、４（３）、…が接続されて、ビジネスホンシステムを構成している。電話制御装置６は、内線と外線との間の接続や内線内の接続を制御する。すなわち、電話制御装置６は、複数の内線電話４（１）、４（２）、４（３）、…が接続されたものであり、内線と外線の間や内線内の通信の接続、切断、転送等のいわゆる呼制御を行うものである。なお、電話制御装置６が、ＩＰ網７２にも接続されているのは、ＩＰ網７２を通じて、ＶｏＩＰ技術を利用したＩＰ電話サービスの利用も可能にしているためである。

この実施の形態においては、図１に示すように、ＵＴＭ装置３と電話制御装置６とは、ＬＡＮ２通じて接続され、相互にデータ等の送受信を行うことができる。これにより、詳しくは後述するが、ＵＴＭ装置３から電話制御装置６に対して、Ｗｅｂ会議に関する会議情報の提供を可能にしている。図１においては、ＬＡＮ２を通じて、ＵＴＭ装置３と電話制御装置６とを接続しているが、ＵＴＭ装置３と電話制御装置６とを直接に接続することももちろん可能である。

ＰＣ１（１）、１（２）、１（３）、…及び内線電話４（１）、４（２）、４（３）、…のそれぞれは、会社のオフィスの机上に設置されるものである。図１に示したように、例えば、ＰＣ１（１）と内線電話４（１）は、１階の営業部のＡさんの机の上に配置されたものであるとする。また、図１に示したように、ＰＣ１（２）と内線電話４（２）は、２階の企画部のＢさんの机の上に、また、ＰＣ１（３）と内線電話４（３）とは、３階の開発部のＣさんの机の上に配置されたものであるとする。すなわち、この実施の形態において、ＰＣ１（１）と内線電話４（１）、ＰＣ１（２）と内線電話４（２）、ＰＣ１（３）と内線電話４（３）は、同じ会社内であるが、階が異なるなど、対面では会話をすることができない離れた場所に設置されているものである。

図１に示すように、広域ネットワーク７には、ルータ８（１）を介してＰＣ９（１）及び固定電話端末１０（１）が接続されると共に、基地局ＢＳを介して、携帯電話端末１１（１）が接続されている。同様に、広域ネットワーク７には、ルータ８（２）を介してＰＣ９（２）及び固定電話端末１０（２）が接続されると共に、基地局ＢＳを介して、携帯電話端末１１（２）が接続されている。図１において、基地局ＢＳは、通信不能エリアが生じないように各地に設置される携帯電話網の多数の基地局の代表として示している。

図１に示したように、ＰＣ９（１）及び固定電話端末１０（１）は、例えば、取引先の担当者の会社などに設置されて使用されるものであり、携帯電話端末１１（１）は、当該取引先の担当者が所持するものである。また、ＰＣ９（２）及び固定電話端末１０（２）は、自社の開発部のＣさんの自宅に設置されているものであり、携帯電話端末１１（２）は、当該開発部のＣさんが所持するものである。ここで、開発部のＣさんは、この実施の形態のＷｅｂ会議システムが構築される会社のオフィスにおいて、ＰＣ１（３）及び内線電話４（３）を使用する者でもある。

図１に示したネットワークシステムにおいては、ＰＣ１（１）、１（２）、１（３）、９（１）、９（２）を通じて、所定の会議アプリを用いてＩＰ網７２上に設けられた所定の会議サーバにアクセスして、Ｗｅｂ会議を設定することができる。もちろん、自分が設定したＷｅｂ会議については、ＰＣ１（１）、１（２）、１（３）、９（１）、９（２）などを通じて参加することができる。また、会議サーバに設定されたＷｅｂ会議に招待されている場合（参加を依頼されている場合）には、ＰＣ１（１）、１（２）、１（３）、９（１）、９（２）を通じて、当該Ｗｅｂ会議に参加することができる。なお、Ｗｅｂ会議に招待されているとは、例えば、電子メールを通じてＷｅｂ会議のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）や会議ＩＤ及びパスワードが通知されており、これらを用いて当該Ｗｅｂ会議に参加できる状態にあることをいう。

従って、設定されたＷｅｂ会議に参加する場合、ＰＣ１（１）、１（２）、１（３）からは、ＬＡＮ２及びＵＴＭ装置３を通じてＩＰ網７２上の会議サーバにアクセスすることになる。また、ＰＣ９（１）からはルータ８（１）を通じて、ＩＰ網７２上の会議サーバにアクセス、ＰＣ９（２）からはルータ８（２）を通じて、ＩＰ網７２上の会議サーバにアクセスすることになる。

図１に示したように構成されるＷｅｂ会議システムにおいて、例えば、営業部のＡさんが、企画部のＢさんと開発部のＣさんとを参加メンバーとするＷｅｂ会議を設定して開催したとする。この場合に当該Ｗｅｂ会議の開催日時を過ぎても、開発部のＣさんだけが当該Ｗｅｂ会議に参加して来なかったとする。一般的には、当該Ｗｅｂ会議を設定した営業部のＡさんが、ＰＣ１（１）から所定の会議アプリを用いて、ＬＡＮ２及びＵＴＭ装置３を通じてＩＰ網７２上の会議サーバにアクセスし、開発部のＣさんのＰＣ１（３）を通じてＣさんを呼び出すことができる。しかし、開発部のＣさんがＰＣ１（３）を使用していなかったり、自席に居なかったりする場合には、当該Ｗｅｂ会議を行うルートと同一ルートで呼び出しても、呼び出しの意味をなさない。

そこで、この実施の形態のＷｅｂ会議システムでは、ＵＴＭ装置３がメール監視装置として機能する。ＵＴＭ装置３は、配下のＰＣ１（１）、１（２）、１（３）、…から送信される電子メールを監視して、Ｗｅｂ会議への参加を依頼する電子メールを抽出する。ＵＴＭ装置３は、抽出した電子メールから、Ｗｅｂ会議の参加予定者（参加メンバー）を特定する情報や開催日時などの情報を収集して、これらを含む会議情報を形成し、ＬＡＮ２を通じて電話制御装置６に提供する。

電話制御装置６では、自機が保持する連絡先情報とＵＴＭ装置３からの会議情報とを用いて、Ｗｅｂ会議の参加予定者の電話番号を含む会議電話帳を作成し、これを当該Ｗｅｂ会議に参加している参加者の内線電話から利用可能にする。これにより、当該Ｗｅｂ会議の参加者が、未参加者の電話番号を知らない場合でも、簡単に未参加者に電話をかけて、Ｗｅｂ会議への参加を促すことができるようにしている。すなわち、Ｗｅｂ会議を行うルートとは異なる電話ルートを通じて、電話による呼び出しを簡単に行えるようにしている。

以下、この実施の形態のＷｅｂ会議システムを構成するＵＴＭ装置３、電話制御装置６、内線電話４（１）、４（２）、４（３）の構成例と動作について説明する。なお、内線電話４（１）、４（２）、４（３）のそれぞれは、基本的に同様の構成を有するものである。このため、区別して示す必要がある場合を除き、共通する構成や動作を説明する場合においては、内線電話４（１）、４（２）、４（３）のそれぞれを総称して内線電話４と記載する。ＰＣ１（１）、１（２）、１（３）、９（１）、９（２）は、いわゆる市販のもので対応可能であるため、その構成例についての説明は省略し、区別して示す必要がある場合を除き、ＰＣ１、ＰＣ９と総称する。

また、固定電話端末１０（１）、１０（２）については、いわゆる市販のもので対応可能であるので、その構成例についての説明は省略し、区別して示す必要がある場合を除き、固定電話１０と総称する。同様に、携帯電話端末１１（１）、１１（２）についても、いわゆる市販のもので対応可能であるので、その構成例についての説明は省略し、区別して示す必要がある場合を除き、携帯電話端末１１と総称する。

［ＵＴＭ装置３の構成例］
図２は、実施の形態のＵＴＭ装置３の構成例を説明するためのブロック図である。ＵＴＭ装置３は、Ｗｅｂ会議システムにおけるメール監視装置として機能するものである。ＵＴＭ装置３の接続端３０１Ｔは、ＩＰ網７２への接続端部を構成する。通信Ｉ／Ｆ３０１は、ＩＰ網７２を通じて自機宛てに送信されてきたデータを自機において処理可能な形式のデータに変換して取り込む処理を行う。また、通信Ｉ／Ｆ３０１は、自機から送信するデータを送信する形式のデータに変換し、ＩＰ網７２を通じて目的とする相手先に送信する処理を行う。従って、ＩＰ網７２に接続されたサーバ装置等との通信は、接続端３０１Ｔ及び通信Ｉ／Ｆ３０１とを通じて行うことになる。

制御部３０２は、図示しないが、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、不揮発性メモリがバスを介して接続されて構成されたマイクロプロセッサであり、ＵＴＭ装置３の各部を制御する機能を実現する。記憶装置３０３は、例えば、ＳＳＤ（Solid State Drive）等の記録媒体とそのドライバとからなる装置部であり、種々のデータの記録媒体への記録、読み出し、変更、削除等を行う。記憶装置３０３は、必要となるデータやプログラムを記憶保持する他、種々の処理において生じる中間データを一時記憶する作業領域としても用いられる。時計回路３０４は、現在年月日、現在曜日、現在時刻を提供することができると共に、所定の時間範囲を計測するタイマー機能をも実現することができるものである。

ＬＡＮ用接続端３０５Ｔは、ＬＡＮ２への接続端部を構成する。ＬＡＮＩ／Ｆ（interface）３０５は、ＬＡＮ２を通じて配下の端末装置から自機宛てに送信されてきたデータを自機において処理可能な形式のデータに変換して取り込む処理を行う。また、ＬＡＮＩ／Ｆ３０５は、自機から配下の端末装置に送信するデータを送信する形式のデータに変換し、ＬＡＮ２を通じて目的とする端末装置に送信する処理を行う。従って、ＬＡＮ２に接続された配下の端末装置との通信は、ＬＡＮ用接続端３０５Ｔ及びＬＡＮＩ／Ｆ３０５を通じて行うことになる。

図２において、Ｐ２Ｐ対策部３１１と、ＨＰアクセス制御部３１２と、ウィルス対策部３１３と、メール対策部３１４と、ＩＰＳ／ＩＤＳ部３１５と、ファイアウォール部３１６とが、セキュリティ機能部３１０を構成する。Ｐ２Ｐ対策部３１１は、セキュリティ対策を行っていない相手や悪意のある相手とのＰ２Ｐ接続を禁止する機能を実現する。なお、「Ｐ２Ｐ」とは、「Peer to Peer」を意味し、インターネットを介して対等なもの同士が直接に通信を行うことを意味する。Ｐ２Ｐ対策部３１１の機能により、例えば画像等のファイル交換を問題のある相手との間において１対１で行うことを防止し、相手からのウィルス感染を防止する等の機能を実現する。

ＨＰ（Home Page）アクセス制御部３１２は、例えば、予め目的とするホームページカテゴリを選択しておくことにより、当該カテゴリに該当するホームページへのアクセスを禁止する機能を実現する。例えば、ギャンブルサイト、アダルトサイト、麻薬関連サイト等の不適切サイトへのＵＲＬフィルタリングが可能となる。ウィルス対策部３１３は、Ｗｅｂページのレスポンスの検証（ウィルスチェック）を行う。具体的にウィルス対策部３１３は、Ｗｅｂページを閲覧するときの通信を監視し、閲覧しようとしている画像やダウンロードするファイルにウィルスが混入していないかを検証（チェック）する機能を実現する。

メール対策部３１４は、受信した電子メールに関し、不要な広告やウィルスが添付された電子メールをブロックする機能を実現する。ＩＰＳ／ＩＤＳ部３１５は、不適切な侵入を防止したり、不適切な侵入を通知したりする機能を実現する。ここで、ＩＰＳは、侵入防止システム（Intrusion Prevention System）の略称であり、ＩＤＳは、侵入検知システム（Intrusion Detection System）の略称である。ＩＰＳ／ＩＤＳ部３１５は、ワームやトロイの木馬といったいわゆるマルウェアによる攻撃に対して防御を行うことができる。ファイアウォール部３１６は、データ通信の状況や利用するソフトウェア等により、ＬＡＮ２にデータを供給するか否かを判断し、外部のネットワークからの攻撃や不正なアクセスから自システムを防御する機能を実現する。

図２において、会議参加依頼抽出部３２１と、参加予定者特定情報抽出部３２２と、開催情報抽出部３２３と、会議情報提供部３２４とが、Ｗｅｂ会議対策部３２０を構成する。会議参加依頼抽出部３２１は、ＬＡＮ２を通じて接続された配下のＰＣ１（１）、１（２）、１（３）、…からＩＰ網７２に送出される送信メールを監視し、Ｗｅｂ会議への参加を依頼する電子メールを抽出する。なお、会議参加依頼抽出部３２１において抽出されたＷｅｂ会議への参加を依頼する電子メールは、相手先に送信されなくなることはない。会議参加依頼抽出部３２１は、目的とする電子メールを抽出するだけで、抽出された電子メールであっても、通常通りに通信Ｉ／Ｆ３０１及び接続端３０１Ｔを通じてＩＰ網７２に送出され、相手先（送信先）に送信される。

Ｗｅｂ会議への参加を依頼する電子メールには、所定の場所に、当該Ｗｅｂ会議に参加するためのＵＲＬや会議ＩＤ及びパスワードといった所定情報が付加されている。また、Ｗｅｂ会議への参加を依頼する電子メールには、「Ｗｅｂ会議への参加依頼」といったタイトルやＷｅｂ会議への参加を依頼するテキストデータ（メール文）が存在する場合もある。このため、会議参加依頼抽出部３２１は、当該所定情報の有無に応じて、また、タイトルやメール本文の内容を解析して、Ｗｅｂ会議への参加を依頼する電子メールの抽出を行う。もちろん、これに限るものではない。Ｗｅｂ会議への参加を依頼する電子メールの場合に備える特有の情報が存在する場合には、当該特有の情報の有無に応じて、あるいは、当該特有の情報の有無をも考慮して、Ｗｅｂ会議への参加を依頼する電子メールの抽出を行うようにしてもよい。

参加予定者特定情報抽出部３２２は、会議参加依頼抽出部３２１によって抽出された電子メールから、開催されるＷｅｂ会議への参加予定者を特定する参加予定者特定情報を抽出する。Ｗｅｂ会議への参加を依頼する電子メールは、Ｗｅｂ会議を設定して当該Ｗｅｂ会議への参加を依頼する者が送信元となり、当該Ｗｅｂ会議に参加を依頼された者が送信先となるものである。このため、この実施の形態において、参加予定者特定情報抽出部３２２は、抽出された電子メールの送信元（from）の電子メールアドレスと、当該電子メールの送信先（to）の電子メールアドレスとを、参加予定者特定情報として抽出する。

なお、主催者が共通で異なる日あるいは異なる時間にＷｅｂ会議が設定される場合もあるし、１人の者が複数のＷｅｂ会議の参加者となる場合もある。このため、参加予定者特定情報抽出部３２２は、設定されたＷｅｂ会議のそれぞれごとに、過不足なく参加者特定情報を抽出することができるようにしている。参加予定者特定情報抽出部３２２は、例えば、Ｗｅｂ会議への参加を依頼する電子メールに含まれる、送信元と開催日時とに基づいて、あるいは、Ｗｅｂ会議ごとに固有の情報である会議ＩＤや参加のためのＵＲＬに基づいて、各Ｗｅｂ会議を識別できる。

開催情報抽出部３２３は、会議参加依頼抽出部３２１によって抽出された電子メールから、開催されるＷｅｂ会議の開催日時などの開催情報を抽出する処理を行う。開催情報抽出部３２３は、Ｗｅｂ会議の開催日時の他にも、終了予定日時、当該Ｗｅｂ会議に参加するために必要になるＵＲＬ、会議ＩＤ（会議識別情報）とパスワードとった種々の情報を抽出する。なお、当該Ｗｅｂ会議に参加するために必要になるＵＲＬ、会議ＩＤ、パスワードといった情報は、上述もしたように当該Ｗｅｂ会議を特定するための情報としても用いることができる。

会議情報提供部３２４は、参加予定者特定情報抽出部３２２で抽出された参加予定者の電子メールアドレスや開催情報抽出部３２３で抽出されたＷｅｂ会議の開催日時などの情報から会議情報を形成し、これを電話制御装置６に提供する処理を行う。会議情報提供部３２４で形成された会議情報は、ＬＡＮＩ／Ｆ３０５及びＬＡＮ用接続端３０５Ｔを通じてＬＡＮ２に送出され、電話制御装置６に提供される。

このように、ＵＴＭ装置３のＷｅｂ会議対策部３２０は、配下のＰＣ１（１）などを通じてＷｅｂ会議が設定され、当該Ｗｅｂ会議への参加を依頼するメールが送信された場合に、Ｗｅｂ会議に関する会議情報を形成して、電話制御装置６に通知する機能を有する。なお、会議情報提供部３２４により形成され、電話制御装置６に提供される会議情報は、参加予定者や開催日時の情報を含むものであり、電話制御装置６において、いつ、だれが参加するＷｅｂ会議が開催されるのかを把握することができる。なお、会議情報提供部３２４により形成され、電話制御装置６に提供される会議情報の詳細については後述する。

［電話制御装置６の構成例］
図３は、実施の形態の電話制御装置６の構成例を説明するためのブロック図である。接続端６０１Ｔは、外線電話網７１への接続端部を構成する。通信Ｉ／Ｆ６０１は、外線電話網７１を通じての通信処理を行う部分である。すなわち、通信Ｉ／Ｆ６０１は、外線電話網７１を介して送信されて来る自機宛ての信号を、自機において処理可能な形式の信号に変換してこれを取り込む。また、通信Ｉ／Ｆ６０１は、自機から目的とする相手先に送信する信号を、送信用の形式の信号に変換してこれを外線電話網７１に送出して相手先に送信する。

制御部６０２は、図示しないがＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、不揮発性メモリなどを備えたマイクロプロセッサであり、電話制御装置６の各部を制御する。記憶装置６０３は、例えば、ＳＳＤ等の記録媒体とそのドライバとからなる装置部であり、種々のデータの記録、変更、削除、読み出しなどを行う。記憶装置６０３は、必要となるデータやプログラムを記憶保持する他、種々の処理において生じる中間データを一時記憶する作業領域としても用いられる。時計回路６０４は、現在年月日、現在曜日、現在時刻を提供することができると共に、所定の時間範囲を計測するタイマー機能をも実現することができるものである。

社員連絡先ＤＢ６０５は、この実施の形態のＷｅｂ会議システムが構成される会社の社員の連絡先に関する情報を記憶保持する。図４は、電話制御装置６の社員連絡先ＤＢ６０５の格納データの例を説明するための図である。図４に示すように、社員連絡先ＤＢ６０５は、当該会社に所属する者（当該会社の社員）の名前、名前のフリガナ、所属部署、電子メールアドレス、会社電話番号、内線番号、携帯電話番号、自宅電話番号が記憶保持される。所属部署は、営業部、企画部、開発部といった、どの部署に所属しているのかを示す情報であり、実際には、〇〇本部□□部△△課のように、詳細な所属部署の管理が可能である。

電子メールアドレス、会社電話番号、内線番号、携帯電話番号、自宅電話番号は、当該社員と連絡を取りたい場合に利用できる電子メールアドレスや電話番号を示している。例えば、社員「青山一郎」は、「営業部」に所属しており、当該社員の電子メールアドレス、会社電話番号、内線番号、携帯電話番号、自宅電話番号が特定できるようになっている。図４を見ると分かるように、電子メールアドレスに基づいて、社員連絡先ＤＢ６０５を参照すれば、名前はもちろん、会社電話番号、内線番号、携帯電話番号、自宅電話番号まで特定することができる。

なお、会社電話番号は、通常は、会社の代表電話番号であるが、部署ごとに設けられた電話番号が存在する場合もあり、その場合には部署ごとに設けられた電話番号が記録される。また、図４を用いて説明した社員連絡先ＤＢ６０５の格納データの例は、あくまでも一例であり、例えば、住所、親会社や子会社などの実際の所属会社などといった種々の情報を管理することももちろん可能である。

電話帳ＤＢ６０６は、図１に示したビジネスホンシステムの利用者が、内線電話４（１）、４（２）、４（３）、…を通じてよく電話を掛ける相手の連絡先に関する情報を記憶保持する。図５は、電話制御装置の電話帳ＤＢの格納データの例を説明するための図である。図５に示すように、電話帳ＤＢ６０６は、当該電話帳データの登録に用いられた内線電話４の内線番号、当該電話帳データを登録した社員である登録者の氏名を有する。これらの情報は、誰が登録して利用するデータであるのかを管理するために用いられる。すなわち、電話帳ＤＢ６０６の登録データは、基本的には登録を行った内線電話４を通じて登録者によって利用されるものである。

更に、電話帳ＤＢ６０６は、相手先の名前、当該相手先の名前のフリガナ、会社名、所属部署、電子メールアドレス、会社電話番号、内線番号、携帯電話番号、その他の情報が記憶保持される。会社名は、当該相手先が所属する会社の会社名であり、所属部署は当該相手先が所属する部署の名称である。電子メールアドレス、会社電話番号、内線番号、携帯電話番号は、当該相手先と連絡を取りたい場合に利用できる電子メールアドレスや電話番号である。

例えば、よく電話を掛ける相手先である「鈴木太郎」は、「株式会社△△△」の「営業部」に所属しており、当該相手先の電子メールアドレス、会社電話番号、内線番号、携帯電話番号が特定できるようになっている。図５を見ると分かるように、電子メールアドレスに基づいて、電話帳ＤＢ６０６を参照すれば、名前はもちろん、会社電話番号、内線番号、携帯電話番号まで特定できる。なお、図５を用いて説明した電話帳ＤＢ６０６の格納データの例は、あくまでも一例であり、例えば、所属する会社の住所などといった種々の情報を管理することももちろん可能である。また、電話帳ＤＢ６０６には、基本的に外線電話をかけて通話を行う相手先についての情報が記憶保持されることになるが、内線電話の相手先についても、登録して利用することも可能である。

会議電話帳フォルダ６０７は、上述したように、ＵＴＭ装置３から提供される会議情報によって把握されるＷｅｂ会議を特定する情報や当該Ｗｅｂ会議の参加予定者特定情報などに基づいて形成される会議電話帳データ（会議電話帳ファイル）を記憶保持する。会議電話帳データは、後述する会議呼び出し対策部６２０において作成されて、会議電話帳フォルダ６０７に登録される。このため、会議電話帳ＤＢ６０６の格納データの詳細については、会議呼び出し対策部６２０の説明において合わせて説明する。

接続端６０８Ｔは、内線電話網５への接続端部を構成する。接続Ｉ／Ｆ（Interface）６０８は、電話制御装置６と、内線電話網５を通じて電話制御装置６に収容される内線電話４のそれぞれとの間の通信を可能にする。従って、内線電話４からの信号は、接続Ｉ／Ｆ６０８において自機において処理可能な形式の信号に変換されて取り込まれる。また、電話制御装置６から内線電話４への信号は、接続Ｉ／Ｆ６０８において送信用の形式の信号に変換されて、内線電話４に送信される。

ＬＡＮ用接続端６０９Ｔは、ＬＡＮ２への接続端部を構成する。ＬＡＮＩ／Ｆ（Interface）６０９は、電話制御装置６と、ＬＡＮ２を通じてＵＴＭ装置３との間の通信を可能にする。従って、電話制御装置６からＵＴＭ装置３への信号は、ＬＡＮＩ／Ｆ６０９において送信用の形式の信号に変換されて、ＵＴＭ装置３に送信される。また、ＵＴＭ装置３からの信号は、ＬＡＮＩ／Ｆ６０９において自機において処理可能な形式の信号に変換されて取り込まれる。

呼制御部６１０は、制御部６０２の制御の下、配下の内線電話４の発信、着信、応答、切断等の呼制御を行う。呼制御部６１０は、図３に示すように、発信制御部６１１と、着信制御部６１２とを備えている。呼制御部６１０は、配下の内線電話４から発信（発信要求）を受け付けると、発信制御部６１１が機能して、指示された相手先を呼び出すようにし、当該相手先が応答してきたら通話回線を接続して通話を可能にする。

また、呼制御部６１０は、自機宛ての着信（相手先からの発信通知）を受け付けた場合には、着信制御部６１２が機能して、配下の内線電話４に着信通知を行う。これにより、内線電話４では、呼び出し音が放音され、着信の発生が通知される。内線電話４において、着信に応答する操作（オフフック操作）がされると、着信制御部６１２は、これを検知して、着信に応答し、オフフックがされた配下の内線電話４との間に通話回線を接続して通話を可能にする。

なお、この実施の形態の電話制御装置６において、接続した通話回線を保留にしたり、転送したり、解放したりする処理は、配下の内線電話４からの要求に応じて、制御部６０２の制御の下に処理される。この他、制御部６０２は、配下の内線電話４が備えるＬＥＤ（Light Emitting Diode）の点灯／消灯制御やディスプレイへの表示制御なども行う。従って、制御部６０２は、呼制御部６１０からの通知を受信して、通話回線の接続、保持、解放の状態についても把握している。

図３に示すように、会議情報取得部６２１と、会議電話帳作成部６２２と、会議電話帳提供部６２３とが、会議呼び出し対策部６２０を構成する。会議情報取得部６２１は、上述したＵＴＭ装置３からの会議情報を接続端６０９Ｔ及びＬＡＮＩ／Ｆ６０９を通じて取得する機能を実現する。会議電話帳作成部６２２は、会議情報取得部６２１を通じて取得された会議情報に基づいて、Ｗｅｂ会議ごとであって、参加予定者ごとに会議電話帳を作成する機能を実現する。

図６は、ＵＴＭ装置３から電話制御装置６に提供される会議情報の例と、電話制御装置６の会議電話帳フォルダ６０７に格納される会議電話帳データの例を説明するための図である。ＵＴＭ装置３から提供され会議情報取得部６２１で取得される会議情報は、図６（Ａ）に示すように、会議ＩＤ、パスワード（ＰＷ）、会議名、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）、開催日、開始時刻、終了予定時刻をヘッダ情報として備える。

会議ＩＤは、設定されたＷｅｂ会議を一意に特定することができるＷｅｂ会議の識別情報であり、パスワードは、当該Ｗｅｂ会議に対して設定されたパスワードである。従って、会議ＩＤとパスワードとは、当該Ｗｅｂ会議に参加するための認証情報としても用いることができるものである。会議名は、当該Ｗｅｂ会議に対して設定された名称であり、いわゆるインデックスとして利用される。ＵＲＬは、会議への参加をより容易に行うための情報である。当該ＵＲＬが記載された電子メールによりＷｅｂ会議への参加を依頼された者は、当該ＵＲＬをクリックするだけで（選択するだけで）、簡単に当該Ｗｅｂ会議に参加することができる。開催日は、当該Ｗｅｂ会議が開催される日を、開始時刻は、当該Ｗｅｂ会議が開始される時刻を、終了予定時刻は、当該Ｗｅｂ会議の終了が予定される時刻を示している。

これらのヘッダ情報に付随して、会議情報は、参加予定者の名前と電子メールアドレスとを有する。参加予定者は、当該Ｗｅｂ会議の開催者と、当該開催者から参加を依頼された者の両方を含む。参加予定者の電子メールアドレスは、各参加予定者を一意に特定することができる参加予定者特定情報ある。図６（Ａ）に示す会議情報は、この実施の形態のＷｅｂ会議システムが構築された会社の社員であるＡさんがＷｅｂ会議を設定（予約）し、同じ会社の社員であるＢさんとＣさんに参加を依頼するようにしたＷｅｂ会議についての会議情報である。したがって、図６（Ａ）に示すように、当該会議情報は、参加予定者として、Ａさん、Ｂさん、Ｃさんのそれぞれの名前と、電子メールアドレスとを備えたものになっている。

会議電話帳作成部６２２は、会議情報取得部６２１で取得された会議情報と、上述した社員連絡先ＤＢ６０５、電話帳ＤＢ６０６とを使用して、設定されたＷｅｂ会議専用の会議電話帳を、Ｗｅｂ会議ごとであって、参加予定者ごとに作成する。社員連絡先ＤＢ６０５を使用するのは、参加予定者が当該会社の社員である場合に、当該会社の社員の連絡先を特定するためである。また、電話帳ＤＢ６０６を使用するのは、参加予定者が当該会社の社員以外の者（外部の者）である場合に、当該外部の者の連絡先を特定するためである。すなわち、社員連絡先ＤＢ６０５と電話帳ＤＢ６０６とは、連絡先情報を記憶保持する連絡先記憶部として機能する。

例えば、図６（Ａ）に示した会議情報が提供された場合に、会議電話帳作成部６２２は、会議ＩＤが「ＭＡ１２３４５」であるＷｅｂ会議について、参加予定者であるＡさん用、Ｂさん用、Ｃさん用の会議電話帳（会議電話帳データ）を作成する。図６（Ｂ）は、図６（Ａ）に示した会議情報が提供された場合に、会議電話帳作成部６２２で作成されるＡさん用の会議電話帳データの例を示している。図６（Ｂ）に示すように、Ａさん用の会議電話帳データは、内線番号、名前、会議ＩＤ、会議名、開催日、開始時刻、その他といった情報からなるヘッダ情報を備える。

内線番号は、Ａさんが使用する内線電話４（１）の内線番号であり、会議情報のＡさんの電子メールアドレスに基づいて、社員連絡先ＤＢ６０５を参照することにより取得できる。名前はＡさんの名前であり、会議ＩＤは、当該Ｗｅｂ会議の識別情報であり、会議名は当該Ｗｅｂ会議に付けられた名称である。内線番号、名前、会議ＩＤ、会議名によって、どの内線電話４に提供する、誰用の、どのＷｅｂ会議の会議用電話帳データであるのかが特定できる。開催日は、当該Ｗｅｂ会議の開催日を示し、開催時刻は、当該Ｗｅｂ会議が開催される時刻を示す。

ヘッダ情報の内線番号以外の情報は、ＵＴＭ装置３から提供された会議情報から取得できる。なお、その他の情報として、当該Ｗｅｂ会議の終了予定時刻、参加予定者の総数、主催者か招請された者かなど、種々の情報を付加することが可能である。主催者か招請された者かの区別は、ＵＴＭ装置３において、会議情報を形成する場合に、もとになる電子メールの送信元（from）と送信先（to）に基づいて判別し、会議情報に付加しておけばよい。

図６（Ｂ）に示すように、ヘッダ情報に付随して、会議用電話帳データは、当該会議用電話帳データの提供先であるＡさん以外の参加予定者の名前、会社電話番号、内線番号、携帯電話番号、自宅電話番号を有する。会社電話番号、内線番号、携帯電話番号、自宅電話番号は、参加予定者であるＢさんの電子メールアドレス、Ｃさんの電子メールアドレスに基づいて、社員連絡先ＤＢ６０５を参照することにより取得した情報である。

なお、参加予定者の電子メールアドレスの「＠（アットマーク）」以降のいわゆる、メールサーバ名やプロバイダ名により、当該会社の社員か外部の者かを区別できる。このため、参加予定者の電子メールアドレスにより、当該会社の社員である場合には社員連絡先ＤＢ６０５を参照して連絡先となる電話番号を特定し、外部の者である場合には、電話帳ＤＢ６０６を参照して連絡先となる電話番号を特定する。

図６（Ｂ）は、Ａさん用の会議電話帳データの例であるが、Ｂさん用の会議電話帳データは、内線番号と名前がＢさんについてのものとなり、参加予定者がＢさん以外のＡさんとＣさんになったものが作成される。同様に、Ｃさん用の会議電話帳データは、内線番号と名前がＣさんについてのものとなり、参加予定者がＣさん以外のＡさんとＢさんになったものが作成される。会議電話帳データ（会議電話帳ファイル）は、上述した会議電話帳フォルダ６０７に格納される。

会議電話帳提供部６２３は、会議電話帳フォルダ６０７に格納された会議用電話帳データ（電話帳ファイル）を、Ｗｅｂ会議の参加予定者に対して提供する。これにより、Ｗｅｂ会議の参加予定者は、設定されたＷｅｂ会議に参加して実際に参加者となった後に、他の参加予定者が当該Ｗｅｂ会議に参加してこなかったとする。この場合に、電話制御装置６の会議電話帳提供部６２３から提供される自分用の会議電話帳に基づいて、参加してこない参加予定者に電話をかけて参加を促すことができる。

このため、会議電話帳データの提供は、当該Ｗｅｂ会議の開催日の開催時刻以降に、自動的に提供したり、あるいは、提供先からの要求があった場合に提供したりする。Ｗｅｂ会議の開催前に提供しても、上述したように、本来、Ｗｅｂ会議への未参加者を呼び出すためのものであり、あまり早く提供しても、内線電話４で保持して管理する必要が生じるためである。

［内線電話４の構成例］
図７は、実施の形態の内線電話の構成例を説明するためのブロック図である。図８は、内線電話４のディスプレイに表示される会議電話帳の表示例を説明するための図である。制御部４１０は、図示しないが、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、不揮発性メモリなどを備えたマイクロプロセッサであり、内線電話４の各部を制御する。

接続端４０１Ｔは、内線電話網５への接続端部を構成する。接続Ｉ／Ｆ４０１は、内線電話網５を通じた電話制御装置６との接続を実現する。すなわち、接続Ｉ／Ｆ４０１は、自機宛てに送信されてきた信号を、自機において処理可能な形式の信号に変換して自機に取り込む処理を行う。また、接続Ｉ／Ｆ４０１は、自機から送信する信号を、送信用の信号に変換し、これを送出する処理を行う。内線電話４は、接続端４０１Ｔ及び接続Ｉ／Ｆ４０１を通じて電話制御装置６に対して有線接続されている。

ハンドセット４０２は、スピーカ（受話器）とマイクロホン（送話器）とを備えたものである。また、内線電話４は、ハンドセット４０２が内線電話４の筐体の定位置に置かれているときにはオンフック状態となり、内線電話４の筐体の定位置から取り上げるとオフフック状態となるようにさている。このため、内線電話４においては、これらのフック状態を制御部４１０が把握できる構成が整えられている。

コーデック４０３は、接続端４０１Ｔ及び接続Ｉ／Ｆ４０１を通じて受信し、制御部４１０で制御データなどが分離されたデジタル音声データの供給を受けて、これをアナログ音声信号に変換し、オフフック状態のハンドセット４０２のスピーカに供給する。これにより、相手先からの音声がハンドセット４０２のスピーカから放音される。また、コーデック４０３は、オフフック状態のハンドセット４０２のマイクロホンにより収音されたアナログ音声信号をデジタル音声信号に変換し、これを制御部４１０に供給する。制御部４１０は、コーデック４０３からのデジタル音声データに対して必要なデータを付加して、これを接続Ｉ／Ｆ４０１及び接続端４０１Ｔを通じて相手先に送信する。

操作入力部４０４は、使用者からの操作入力を受け付けて、受け付けた情報を制御部４１０に提供する。操作入力部４０４には、例えば、テンキーや複数のファンクションキーが設けられている他、外線キー、内線キー、パーク保留キーなどの設定が可能ないわゆるラインキーなどが設けられている。ＬＥＤ部４０５は、内線電話４のラインキーやファンクションキーなどに対応して設けられ、制御部４１０の制御により、点灯、点滅、消灯の制御がされる。

放音部４０６は、制御部４１０の制御の下、着信時において着信音を放音させるものである。放音部４０６は、その他にも、制御部４１０の制御の下、例えば、誤操作の場合の警告音を放音したり、音声メッセージなどを放音したりすることもできるものである。ディスプレイ４０７は、ディスプレイコントローラを備え、制御部４１０の制御の下、表示画面に、種々の情報を表示する処理を行う。また、ディスプレイ４０７の表示画面の全面に対応してタッチセンサ４０８が設けられており、ディスプレイ４０７とタッチセンサ４０８とによって、入出力インターフェースであるタッチパネル４０９を構成している。

このような構成の内線電話４が、電話制御装置６に収容され、電話制御装置６を介して、外線電話を受けたり、外線電話を掛けたり、内線電話を受けたり、内線電話を掛けたりすることができるようになっている。
また、内線電話４では、電話制御装置６において作成され、電話制御装置６の会議電話帳提供部６２３を通じて会議電話帳が提供されると、これを接続端４０１Ｔ及び接続Ｉ／Ｆ４０１を通じて受け付け、これを制御部４１０がディスプレイ４０７に供給する。これにより、図８に示すように、内線電話４のディスプレイ４０７には会議電話帳が表示される。図８に示す会議電話帳は、図６（Ｂ）を用いて説明したＡさん用の会議電話帳データに応じたものである。

図８に示すように、ディスプレイ４０７に表示される会議電話帳の場合、会議名、開催日、開催時刻が表示されて、行われるＷｅｂ会議が特定できるようにされると共に、当該Ｗｅｂ会議への参加予定者の名前と連絡先を示すボタンアイコンが表示される。図８に示す会議電話帳は、Ａさんに提供するものであるので、参加予定者は、Ａさん以外のＢさんとＣさんである。図８に示すように、参加予定者であるＢさんの名前の右側には、内線ボタンＢ１１、携帯ボタンＢ１２、自宅ボタンＢ１３が設けられている。

内線ボタンＢ１１には、Ｂさんの内線番号が対応付けられており、内線ボタンＢ１１上を指でタッチするなどの選択操作を行うと、Ａさんの内線電話４からＢさんの内線番号に発信するように構成されている。同様に、携帯ボタンＢ１２には、Ｂさんの携帯電話番号が対応付けられており、携帯ボタンＢ１２上を指でタッチするなどの選択操作を行うと、Ａさんの内線電話４からＢさんの携帯電話番号に発信するように構成されている。同様に、自宅ボタンＢ１３には、Ｂさんの自宅の電話番号が対応付けられており、自宅ボタンＢ１３上を指でタッチするなどの選択操作を行うと、Ａさんの内線電話４からＢさんの自宅の電話番号に発信するように構成されている。

また、図８に示すように、参加予定者であるＣさんの名前の右側には、内線ボタンＢ２１、携帯ボタンＢ２２、自宅ボタンＢ２３が設けられている。内線ボタンＢ２１には、Ｃさんの内線番号が対応付けられており、内線ボタンＢ２１上を指でタッチするなどの選択操作を行うと、Ａさんの内線電話４からＣさんの内線番号に発信するように構成されている。同様に、携帯ボタンＢ２２には、Ｃさんの携帯電話番号が対応付けられており、携帯ボタンＢ２２上を指でタッチするなどの選択操作を行うと、Ａさんの内線電話４からＣさんの携帯電話番号に発信するように構成されている。同様に、自宅ボタンＢ２３には、Ｃさんの自宅の電話番号が対応付けられており、自宅ボタンＢ２３上を指でタッチするなどの選択操作を行うと、Ａさんの内線電話４からＣさんの自宅の電話番号に発信するように構成されている。

ここでは、Ａさん用の会議電話帳を用いる場合を例にして説明したが、同様にして、ＢさんはＢさん用の会議電話帳を用いることにより、ＡさんやＣさんの内線電話、携帯電話、自宅の固定電話の内から選択した相手先に電話をすることができる。また、同様にして、ＣさんはＣさん用の会議電話帳を用いることにより、ＡさんやＢさんの内線電話、携帯電話、自宅の固定電話の内から選択した相手先に電話をすることができる。

これにより、当該Ｗｅｂ会議の参加予定者であって参加してこない者（未参加者）がいる場合に、当該Ｗｅｂ会議に参加した者（参加者）は、当該未参加者に対して、Ｗｅｂ会議上ではなく電話通信により連絡を取り、当該Ｗｅｂ会議への参加を促すことができる。このように、Ｗｅｂ会議上ではなく電話通信により簡単に連絡を取ることができるようにしているので、未参加者がＰＣ１を使用していなくても確実に連絡をとり、Ｗｅｂ会議への参加を促すことができる。

［Ｗｅｂ会議システムの処理の説明］
上述したＵＴＭ装置３及ぶ電話制御装置６を用いて構成されるＷｅｂ会議システムで行われる処理（動作）について、図９から図１１のシーケンス図を用いて説明する。以下においても、当該Ｗｅｂ会議システムが構築された会社において、社員Ａさんが設定したＷｅｂ会議に、社員Ｂさんと社員Ｃさんを招請してＷｅｂ会議を行う場合を例にして説明する。

＜会議予約（設定）から会議電話帳作成までの処理＞
図９は、実施の形態のＷｅｂ会議システムで行われる会議予約から会議電話帳作成までの処理を説明するためのシーケンス図である。当該会社の社員Ａさんは、自己のＰＣ１（１）において、所定の会議アプリケーションプログラム（以下、会議アプリと略称する。）を用いて、所定の会議サーバにアクセスしてＷｅｂ会議を設定（予約）したとする（ステップＳ１）。この後、Ａさんは、自己のＰＣ１（１）を利用して、同じ会社のＢさんに当該Ｗｅｂ会議への参加依頼メールを送信する（ステップＳ２）。当該参加依頼メールには、Ｗｅｂ会議の開催日、開始時刻、当該Ｗｅｂ会議に参加するためのＵＲＬあるいは会議ＩＤとパスワードといった必要情報が記載されているものである。

この場合に、ＵＴＭ装置３のＷｅｂ会議対策部３２０が機能し、会議情報を抽出する処理を行う（ステップＳ３）。ステップＳ３の処理では、まず、会議参加依頼抽出部３２１が機能して、配下のＰＣ１から送信された電子メールから該参加依頼メールを抽出する。次に、参加予定者特定情報抽出部３２２が機能して、抽出された参加依頼メールの送信元（from）、送信先（to）の情報により参加予定者特定情報として電子メールアドレスを抽出する。また、開催情報抽出部３２３が機能して、抽出された参加依頼メールに記載されている情報から、会議ＩＤ、パスワード、参加のためのＵＲＬ、会議名、開催日、開始時刻などの必要情報を抽出する。

同様に、Ａさんは、自己のＰＣ１（１）を利用して、同じ会社のＣさんにも当該Ｗｅｂ会議への参加依頼メールを送信する（ステップＳ４）。この場合においても、ＵＴＭ装置３のＷｅｂ会議対策部３２０が機能し、会議情報を抽出する処理が行われる（ステップＳ５）。ステップＳ５の処理においてもまた、ステップＳ３の処理と同様に、会議参加依頼抽出部３２１、開催情報抽出部３２３が機能して必要情報が抽出される。必要情報は上述もしたように、参加予定者特定情報としての電子メールアドレス、会議ＩＤ、パスワード、参加のためのＵＲＬ、会議名、開催日、開始時刻などの情報である。

この後、ＵＴＭ装置３の会議情報提供部３２４が機能し、図６（Ａ）に示した態様の会議情報を形成して、これを電話制御装置６に提供する（ステップＳ６）。電話制御装置６では、会議呼び出し対策部６２０が機能して、会議電話帳を作成する処理が行われる（ステップＳ７）。ステップＳ７では、まず、会議情報取得部６２１が機能して、ＵＴＭ装置３から提供される図６（Ａ）に示した態様の会議情報を取得する。次に、会議電話帳作成部６２２が機能して、図６（Ｂ）に示した態様のＷｅｂ会議別、参加予定者別の会議電話帳データを作成し、これを会議電話帳フォルダ６０７に格納する。

このように、ＵＴＭ装置３と電話制御装置とが共同して、Ｗｅｂ会議への参加依頼メールから必要情報を抽出し、Ｗｅｂ会議ごとであって、参加予定者ごとに会議電話帳データを作成し、会議電話帳フォルダ６０７に格納して、利用することができる。なお、上述したように、ＵＴＭ装置３では、Ｗｅｂ会議ごとに図６（Ａ）に示した態様の会議情報を作成し、電話制御装置６に提供するものとして説明したが、これに限るものではない。Ｗｅｂ会議への参加依頼メールごとに会議情報を形成して電話制御装置６に提供し、電話制御装置６において、参加依頼メールごとの会議情報を、会議ＩＤに基づいてＷｅｂ会議ごとにまとめて、図６（Ａ）に示した会議情報を作成するようにしてもよい。

＜会議電話帳の提供処理１＞
図１０は、作成された会議電話帳の提供処理の例を説明するためのシーケンス図である。図１０に示す会議電話帳の提供処理の例は、Ｗｅｂ会議の開催日の開始時刻以後に、電話制御装置６が自動的に会議電話帳を会議参加予定者に送付する場合の例である。図９を用いて説明し、また、図１０にも示すように、電話制御装置６において、会議電話帳作成部６２２が機能し、Ａさん用、Ｂさん用、Ｃさん用のそれぞれの会議電話帳が作成され、会議電話帳フォルダ６０７に記録されたとする（ステップＳ７）。

この後、電話制御装置６の会議電話帳提供部６２３は、時計回路６０４の現在時刻と会議電話帳フォルダ６０７の会議電話帳データの開催日及び開始時刻とを参照して、開催日において開始時刻が到来した会議電話帳データを特定する。ここで、電話制御装置６の会議電話帳提供部６２３において、Ａさん、Ｂさん、Ｃさんが参加予定者となっているＷｅｂ会議の開催日において開始時刻が到来したことを検知したとする。

この場合、電話制御装置６の会議電話帳提供部６２３は、Ａさんの使用する内線電話４（１）に、会議電話帳フォルダ６０７に記憶されているＡさん用の会議電話帳データを、内線電話網５を通じて送付（提供）する（ステップＳ８）。これにより、Ａさんが使用する内線電話４（１）は、Ａさん用の会議電話帳データを取得し（ステップＳ９）、これを図６（Ｂ）に示した態様で内線電話４（１）のディスプレイ４０７に表示し（ステップＳ１０）、利用可能にする。

同様に、電話制御装置６の会議電話帳提供部６２３は、Ｂさんの使用する内線電話４（２）に、会議電話帳フォルダ６０７に記憶されているＢさん用の会議電話帳データを、内線電話網５を通じて送付（提供）する（ステップＳ１１）。これにより、Ｂさんが使用する内線電話４（２）は、Ｂさん用の会議電話帳データを取得し（ステップＳ１２）、これを図６（Ｂ）に示した態様で内線電話４（２）のディスプレイ４０７に表示し（ステップＳ１３）、利用可能にする。

同様に、電話制御装置６の会議電話帳提供部６２３は、Ｃさんの使用する内線電話４（３）に会議電話帳フォルダ６０７に記憶されているＣさん用の会議電話帳データを、内線電話網５を通じて送付（提供）する（ステップＳ１４）。これにより、Ｃさんが使用する内線電話４（３）は、Ｃさん用の会議電話帳データを取得し（ステップＳ１５）、これを図６（Ｂ）に示した態様で内線電話４（３）のディスプレイ４０７に表示し（ステップＳ１６）、利用可能にする。

これにより、当該Ｗｅｂ会議の参加予定者であるＡさん、Ｂさん、Ｃさんのそれぞれは、自己の会議電話帳を用いることにより、自己が参加しているＷｅｂ会議に参加していない参加予定者が存在する場合に、当該未参加者に対して極めて簡単に電話できる。従って、Ｗｅｂ会議とは全く別経路の電話通信により、未参加者に対して当該Ｗｅｂ会議への参加を促すことができる。

なお、ここでは、時計回路６０４の現在時刻と会議電話帳フォルダ６０７の会議電話帳データの開催日及び開始時刻とを参照して、開催日において開始時刻が到来した会議電話帳データを提供するようにした。しかし、これに限るものではない。電話制御装置６の会議電話帳提供部６２３は、時計回路６０４の現在時刻と会議電話帳フォルダ６０７の会議電話帳データの開催日及び開始時刻とを参照して、開催日において開始時刻の所定時間前になった会議電話帳データを特定する。この特定した会議電話帳データを提供するようにしてもよい。

ここで開催日において開始時刻の所定時間前は、例えば、開始時刻の５分前、１０分前などであり、当該Ｗｅｂ会議の開催日の開始時刻の前に、会議電話帳を配布して利用可能にすることができる。この場合には、例えばＷｅｂ会議の開催を忘れていそうな参加予定者に事前に電話連絡を入れて、当該Ｗｅｂ会議に参加してもらうように対応を取ることができる。

＜会議電話帳の提供処理２＞
図１１は、作成された会議電話帳の提供処理の他の例を説明するためのシーケンス図である。図１１に示す会議電話帳の提供処理の他の例は、Ｗｅｂ会議の参加予定者の内線電話４を通じて会議電話帳が参照するようにされた場合に、要求元の参加予定者に応じた会議電話帳を提供する場合の例である。図９を用いて説明し、また、図１１にも示すように、電話制御装置６において、会議電話帳作成部６２２が機能し、この例においては、Ａさん用、Ｂさん用、Ｃさん用のそれぞれの会議電話帳が作成され、会議電話帳フォルダ６０７に記録されたとする（ステップＳ７）。

この後、電話制御装置６の会議電話帳提供部６２３は、内線電話網５を通じて、配下の内線電話４を通じて、会議電話帳の参照要求が到来するのを待つ。例えば、Ａさんが自己の内線電話４（１）の操作入力部４０４の会議電話帳の参照を行うための操作キーを押下操作したとする。この場合、内線電話４（１）の制御部４１０は、会議電話帳参照要求を形成して、これを電話制御装置６に送信し、会議電話帳の参照を要求する（ステップＳ２１）。当該会議電話帳参照要求は、当該要求が会議電話帳参照要求であることを示す情報と、自機の内線番号とを含むものである。

電話制御装置６の会議電話帳提供部６２３は、内線電話４（１）からの会議電話帳参照要求に応じて、Ａさん用の会議電話帳（内線電話４（１）の内線番号を有する会議電話帳）を会議電話帳フォルダ６０７から読み出し、これを内線電話４（１）に提供する。これにより、Ａさん用の会議電話帳が、内線電話４（１）のディスプレイ４０７に表示され（ステップＳ２２）、利用可能にされる。

同様に、Ｂさんが自己の内線電話４（２）の操作入力部４０４の会議電話帳の参照を行うための操作キーを押下操作したとする。この場合、内線電話４（２）の制御部４１０は、会議電話帳参照要求を形成して、これを電話制御装置６に送信し、会議電話帳の参照を要求する（ステップＳ２３）。電話制御装置６の会議電話帳提供部６２３は、内線電話４（２）からの会議電話帳参照要求に応じて、Ｂさん用の会議電話帳（内線電話４（２）の内線番号を有する会議電話帳）を会議電話帳フォルダ６０７から読み出し、これを内線電話４（２）に提供する。これにより、Ｂさん用の会議電話帳が、内線電話４（２）のディスプレイ４０７に表示され（ステップＳ２４）、利用可能にされる。

同様に、Ｃさんが自己の内線電話４（３）の操作入力部４０４の会議電話帳の参照を行うための操作キーを押下操作したとする。この場合、内線電話４（３）の制御部４１０は、会議電話帳参照要求を形成して、これを電話制御装置６に送信し、会議電話帳の参照を要求する（ステップＳ２５）。電話制御装置６の会議電話帳提供部６２３は、内線電話４（３）からの会議電話帳参照要求に応じて、Ｃさん用の会議電話帳（内線電話４（３）の内線番号を有する会議電話帳）を会議電話帳フォルダ６０７から読み出し、これを内線電話４（３）に提供する。これにより、Ｃさん用の会議電話帳が、内線電話４（３）のディスプレイ４０７に表示され（ステップＳ２６）、利用可能にされる。

これにより、当該Ｗｅｂ会議の参加予定者であるＡさん、Ｂさん、Ｃさんのそれぞれは、自己が参加しているＷｅｂ会議に参加していない参加予定者が存在する場合に、自己の会議電話帳を参照し、当該未参加者に対して極めて簡単に電話することができる。従って、Ｗｅｂ会議とは全く別経路の電話通信により、未参加者に対して当該Ｗｅｂ会議への参加を促すことができる。この場合には、未参加者に対して電話を掛ける参加者だけが、自己の会議電話帳を参照すればよく、その他の参加者が自己の会議電話帳を参照する必要はないので、不必要な者に対して会議電話帳を提供することが無い。

なお、図１１のシーケンス図を用いて説明した処理は、基本的には、Ｗｅｂ会議設定後において、会議参加予定者は、適宜のタイミングで会議電話帳を参照することができる。しかし、図１１のシーケンス図を用いて説明した処理においても、会議電話帳の参照は、各会議電話帳の開催日、開始時刻に基づいて、当該Ｗｅｂ会議の開催日の開始時刻以降のタイミングでなければ、会議電話帳の参照ができないようにすることもできる。この場合、会議電話帳参照要求が到来した場合に、提供する会議電話帳の開催日、開始時刻が、時計回路６０４が提供する現在時刻より後である場合には、会議電話帳の提供をせずに、Ｗｅｂ会議の開催日時が未到来ことを示すメッセージを提供するようにすればよい。

［電話制御装置の他の例］
上述した実施の形態の電話制御装置６は、Ｗｅｂ会議の開催日において開始時刻が到来した場合に自動的に会議電話帳を当該Ｗｅｂ会議の参加予定者に提供したり、あるいは、参加予定者が自己の内線電話４を通じて電話制御装置６の会議電話帳を参照したりした。しかし、前者の場合には未出席者の内線電話にも会議電話帳が提供される。また、後者の場合には、内線電話４を通じて会議電話帳の参照を要求しなければ見ることができない。

会議電話帳が必要になるのは、Ｗｅｂ会議の参加予定者であるのに当該Ｗｅｂ会議に参加していない未参加者が生じた場合である。この場合に、会議電話帳を必要とするのは、既に当該Ｗｅｂ会議に参加している参加者であり、当該会議電話帳に記載されているべき情報は、未参加者の電話番号である。この状況を踏まえ、以下に説明する電話制御装置６Ａは、設定されたＷｅｂ会議の開催日において開始時刻から所定時間経過後に未参加者が生じている場合に、参加者に対して当該参加者用の会議電話帳を自動的に提供するものである。この場合の会議電話帳は、未参加者の電話番号が特定可能なものである。また、開始時刻から所定時間経過後は、例えば、開催日の開始時刻から５分経過後、１０分経過後のように、電話制御装置６Ａに設定することが可能である。

図１２は、実施の形態の電話制御装置の他の構成例を説明するためのブロック図である。図３と図１２とを比較すると分かるように、上述した電話制御装置６とこの例の電話制御装置６Ａとでは、会議呼び出し対策部６２０Ａの構成が異なっていが、それ以外の構成部分は同様に構成されている。このため、この例の電話制御装置６Ａについては、会議呼び出し対策部６２０Ａの構成について説明し、それ以外の構成部分についての説明は、上述した電話制御装置６についての説明と重複するため省略する。

図１２において、会議呼び出し対策部６２０Ａの会議情報取得部６２１は、図３を用いて説明した電話制御装置６の会議呼び出し対策部６２０の会議情報取得部６２１と同様に構成されたものである。従って、この例の電話制御装置６Ａにおいても、図３に示した電話制御装置６の場合と同様に、会議情報取得部６２１が機能して、ＵＴＭ装置３からの会議情報を取得する処理が行われる。また、この実施の形態において、取得された会議情報は、記憶装置６０３の所定の記憶領域に記憶されて保持される。ＵＴＭ装置３からの会議情報の一例は図６（Ａ）を用いて説明した通りである。

電話制御装置６Ａの場合には、図１２に示すように、会議呼び出し対策部６２０Ａには、参加状況把握部６２４と、会議電話帳作成部６２５と、提供先特定部６２６と、会議電話帳提供部６２７と、電話先変更部６２８とが設けられている。参加状況把握部６２４は、記憶装置６０３に記録した会議情報の開催日及び開始時刻と、時計回路６０４が提供する現在時刻とを比較する。参加状況把握部６２４は、現在時刻が、開催日の開始時刻を所定時間経過したＷｅｂ会議が存在する場合に、当該Ｗｅｂ会議への参加予定者の参加状況を確認する。この場合、参加状況把握部６２４は、当該会議情報のＵＲＬあるいは会議ＩＤとパスワードとを用いて、所定の会議サーバにアクセスし、当該Ｗｅｂ会議の参加状況を確認する。

参加状況把握部６２４は、参加状況の確認の結果、未参加者が存在することを確認したＷｅｂ会議については、会議ＩＤと未参加者の電子メールアドレスとを会議電話帳作成部６２５と、提供先特定部６２６とに提供する。会議電話帳作成部６２５は、会議ＩＤによって特定される会議情報を参照し、未参加者の電話番号が記載された会議電話帳であって、未参加者以外の参加予定者の内線電話に提供する会議電話帳を作成し、会議電話帳フォルダ６０７に記録する。

この場合の会議電話帳の作成は、基本的には図３に示した電話制御装置６の会議電話帳作成部６２２と同じようにして行われるが、ここでは未参加者のみの連絡先（電話番号）からなる会議電話帳が作成される。すなわち、会議電話帳作成部６２５は、参加状況把握部６２４からの未参加者の電子メールアドレスに基づいて、社員連絡先ＤＢ６０５を参照し、未参加者の電話番号を取得して、会議電話帳を作成する。会議電話帳作成部６２５で作成される会議電話帳は、図６（Ｂ）に示した会議電話帳と同様のヘッダ情報を有するものであるが、名前、会社電話番号、内線番号、携帯電話番号、自宅電話番号は、未参加者のものだけとなる。

提供先特定部６２６は、通知された会議ＩＤに基づいて、記憶装置６０３に記憶されている会議情報を参照し、未参加者以外の参加予定者（この場合、既に当該Ｗｅｂ会議に参加している参加者）の電子メールアドレスを、会議電話帳の提供先として特定する。この後、提供先特定部６２６は、参照した会議情報の会議ＩＤと特定した電子メールアドレスとを会議電話帳提供部６２７に対して通知し、特定した相手先の内線電話４に対して、会議電話帳を提供するように指示を出す。

会議電話帳提供部６２７は、提供先特定部６２６からの電子メールアドレスに基づいて、社員連絡先ＤＢ６０５を参照し、会議電話帳を提供する相手先の内線番号を特定する。会議電話帳提供部６２７は、提供先特定部６２６から提供された会議ＩＤと特定した内線番号に基づいて、会議電話帳フォルダ６０７から提供すべき会議電話帳を抽出する。会議電話帳提供部６２７は、この抽出した会議電話帳を、内線電話網５を通じて、特定した内線番号（抽出した会議電話帳の内線番号と同じ）の内線電話に提供する処理を行う。

これにより、参加を依頼された参加予定者でありながら、開催日の開催時刻を過ぎても参加していない未参加者が発生しているＷｅｂ会議が存在したとする。この場合に、当該Ｗｅｂ会議に既に参加している参加者だけに、内線電話４を通じて未参加者だけの電話番号の特定が可能な会議電話帳を提供できる。従って、当該Ｗｅｂ会議に既に参加している参加者は、提供を受けた会議電話帳を通じて、未参加者に対して電話をして迅速に連絡をとり、Ｗｅｂ会議への参加を促すことができる。

なお、この例の電話制御装置６Ａの会議呼び出し対策部６２０Ａの電話先変更部６２８は、未参加者が複数の電話番号を有する場合に、電話をかけても応答がない場合に他の電話番号に電話をかけ直す機能を実現する。すなわち、この実施の形態のＷｅｂ会議システムが構築された会社の社員は、図４を用いて説明したように、内線番号、携帯電話番号、自宅電話番号の少なくとも３つの連絡先電話番号を有する。このため、電話先変更部６２８は、最初に未参加者の内線番号に電話をかけ、例えば１０回コールしても（呼び出しても）応答がない場合には、自動的に携帯電話番号に電話をかけ直す機能を実現する。

また、携帯電話番号に電話をかけ、例えば１０回コールしても（呼び出しても）応答がない場合には、自動的に自宅電話番号に電話をかけ直すようにすることもできる。このように、電話先変更部６２８は、Ｗｅｂ会議に参加している参加者が、未参加者に電話をかける状況に鑑み、自動的に未参加者に割り当てられている異なる電話番号に自動的にかけ直しができるようにしている。このため、未参加者に電話をかける参加者の電話番号のディスプレイ４０７においては、未参加者のどの電話端末に電話をかけているのかを示す表示が行われ、参加者は未参加者のどの電話端末に電話をかけているのかを把握することができるようにされる。

［電話制御装置６Ａを含むＷｅｂ会議システムで行われる処理］
図１３は、図１２の電話制御装置６Ａを含むＷｅｂ会議システムで行われる処理を説明するためのシーケンス図である。この例もまた、上述したように、この実施の形態のＷｅｂ会議システムが構築された会社の社員であるＡさんがＷｅｂ会議を設定（予約）し、同じ会社の社員であるＢさんとＣさんに参加を依頼するようにした場合の例である。従って、Ｗｅｂ会議の設定からＵＴＭ装置３が機能して電話制御装置６Ａに会議情報を提供するまでの処理は、図９を用いて説明したステップＳ１～ステップＳ６までの処理と同様に行われる。図９のステップＳ１～ステップＳ６までの処理により、Ｗｅｂ会議が設定され、ＵＴＭ装置３から会議情報が電話制御装置６Ａに提供された後に、図１３に示すシーケンス図の処理が行われることになる。

この例においては、当該Ｗｅｂ会議の開催日の開始時刻が到来し、まず、Ａさんが所定の会議サーバにアクセスして、当該Ｗｅｂ会議に参加し（ステップＳ３１）、直後に、同様にしてＢさんが当該Ｗｅｂ会議に参加したとする（ステップＳ３２）。しかし、参加予定者のＣさんは当該Ｗｅｂ会議に参加して来ず、Ｃさんの未参加の状態が継続しているとする（ステップＳ３３）。この後、電話制御装置６Ａの参加状況把握部６２４が機能し、当該Ｗｅｂ会議の会議情報から当該Ｗｅｂ会議について、開催日の開始時刻から所定時間が経過していることが検知される（ステップＳ３４）。

この場合、参加状況把握部６２４は、所定の会議サーバに設定されている当該Ｗｅｂ会議にアクセスし、当該Ｗｅｂ会議の参加状況を確認するようにし（ステップＳ３５）、その応答を得る（ステップＳ３６）。すなわち、ステップＳ３５及びステップＳ３６の処理は、当該Ｗｅｂ会議に参加が認められたものであれば、当該Ｗｅｂ会議に参加することによって参照可能な当該Ｗｅｂ会議の参加状況を参照する処理である。この例の場合、参加状況把握部６２４は、参加予定者であるＣさんの未参加を把握するので、会議ＩＤとＣさんの電子メールアドレスとを会議電話帳作成部６２５と提供先特定部６２６に通知する。

会議電話帳作成部６２５は、参加状況把握部６２４からの情報に基づいて、会議電話帳を作成し、提供先特定部６２６は、参加状況把握部６２４からの情報に基づいて、会議電話帳の提供先を特定して、会議電話帳提供部６２７に通知する（ステップＳ３７）。この例の場合、会議電話帳作成部６２５は、未参加者Ｃさんの電話番号を記載した会議電話帳であって、Ａさん用とＢさん用の会議電話帳を作成して会議電話帳フォルダ６０７に記録する。また、提供先特定部６２６は、ＡさんとＢさんとを会議電話帳の提供先として特定して、会議電話帳提供部６２７に通知する。

この後、電話制御装置６Ａの会議電話帳提供部６２７は、Ａさんが使用する内線電話４（１）にステップＳ３７で作成されたＡさん用の会議電話帳を提供して利用可能にする（ステップＳ３８）。更に、電話制御装置６Ａの会議電話帳提供部６２７は、Ｂさんが使用する内線電話４（２）にステップＳ３７で作成されたＢさん用の会議電話帳を提供して利用可能にする（ステップＳ３９）。この例においては、当該Ｗｅｂ会議において、ＡさんがＢさんに対して、Ｃさんに電話して当該Ｗｅｂ会議に参加するように促すことを依頼したとする。

この場合、Ｂさんは自分の使用する（自分の席にある）内線電話４（２）のディスプレイ４０７に、図８を用いて説明した態様で表示される会議電話帳を通じて、Ｃさんの内線電話４（３）に発信する（ステップＳ４０）。当該発信は内線電話網５を通じて電話制御装置６Ａに送られ、電話制御装置６ＡからＣさんの内線電話４（３）に送られる（ステップＳ４１）。これにより、Ｃさんの内線電話４（Ｃ）は鳴動し、着信の発生がＣさんに通知される。Ｃさんが内線電話４（３）に対してオフフック操作を行うと、内線電話４（３）から内線電話網５を通じて、当該発信に対する応答が電話制御装置６Ａに送信される（ステップＳ４２）。

Ｃさんの内線電話４（３）からの応答を受信した電話制御装置６Ａは、発信元の内線電話４（２）と着信先の内線電話４（３）との間に通話回線を接続して通話を可能にする（ステップＳ４３）。当該接続された通話回線を通じて、ＢさんはＣさんに対して音声通話により当該Ｗｅｂ会議への参加を促すことができる。これに応じて、Ｃさんは自己のＰＣ１（３）を用いて即座に当該Ｗｅｂ会議に参加することができる（ステップＳ４４）。

［電話制御装置６Ａを含むＷｅｂ会議システムで行われる他の処理］
図１３のシーケンス図で説明した処理では、ＢさんがＣさんの内線電話４（３）に電話をかけて、Ｃさんが応答した場合の例であったが、Ｃさんが自分の席にいないために、内線電話４（３）にかかってきた電話に出られない場合もある。そこで、電話制御装置６Ａは、電話先変更部６２８が機能し、会議電話帳に基づいて、電話先を自動的に変更できるようにしている。

図１４は、図１２の電話制御装置６Ａを含むＷｅｂ会議システムで行われる処理の他の例を説明するためのシーケンス図である。図１４のシーケンス図において、図１３のシーケンス図を用いて説明した処理と同様に行われる部分には、同じ参照符号を付している。すなわち、電話制御装置６Ａにおいて、Ｃさんの電話番号の使用を可能にするＢさん用とＣさん用の会議電話帳が作成され、会議電話帳の提供先がＡさんの内線電話４（１）とＢさんの内線電話４（２）であると特定される（ステップＳ３７）。この後、Ｂさんの内線電話４（２）に会議電話帳が提供され、この会議電話帳が、内線電話４（２）のディスプレイ４０７に表示されて、利用可能にされる（ステップＳ３９）。

Ｂさんは、内線電話４（２）のディスプレイ４０７に表示された会議電話帳を用いてＣさんの内線電話４（３）に発信する（ステップＳ４０）。これに応じて、電話制御装置６Ａを介して、Ｃさんの内線電話４（３）に発信し、Ｃさんの内線電話４（３）が鳴動する（ステップＳ４１）。Ｃさんの内線電話４（３）が鳴動しているのに、Ｃさんが自己の席に居なかったために応答できず、一定期間が経過しても応答はなかったとする（ステップＳ５１）。この場合、電話制御装置６Ａの電話先変更部６２８が機能して、Ｂさんの内線電話４（２）からの発信はそのまま維持して、Ｃさんの内線電話４（３）への発信は中止する（ステップＳ５２）。

この後、電話先変更部６２８は、Ｃさんの携帯電話端末１１（３）に発信し直す（ステップＳ５３）。これにより、Ｃさんの携帯電話端末１１（３）が鳴動し、着信が発生したことをＣさんに通知する。これに応じて、Ｃさんが自己の携帯電話端末１１（Ｃ）に対してオフフックする操作を行うと、応答が携帯電話端末１１（３）から電話制御装置６Ａに返される（ステップＳ５４）。Ｃさんの携帯電話端末１１（３）からの応答を受信した電話制御装置６Ａの電話先変更部６２８は、Ｂさんの内線電話４（２）とＣさんの携帯電話端末１１（３）との間に通話回線を接続して、通話を可能にする（ステップＳ５５）。

当該接続された通話回線を通じて、ＢさんはＣさんに対して音声通話により当該Ｗｅｂ会議への参加を促すことができる。この場合、Ｃさんは、例えば自分の席に戻り、自己のＰＣ１（３）を用いて即座に当該Ｗｅｂ会議に参加することができる（ステップＳ５６）。なお、Ｃさんが会社には居らず自宅にいる場合には自宅のＰＣを用いて当該Ｗｅｂ会議に参加することもできるし、自分が所持する携帯電話やタブレットＰＣから当該Ｗｅｂ会議に参加することも可能である。

このように、図１４のシーケンス図を用いて説明した処理の場合には、Ｃさんが自分の席に居らず、内線電話に出ることができない場合であっても、自動的にＣさんの携帯電話端末１１（３）などに電話をかけることができる。このため、Ｂさんは自分の手を煩わせることなく、Ｃさんに割り当てられている他の電話番号に自動的に電話をかけ直すようにして、Ｃさんと通話を行うことができるようにしている。これにより、より確実にＣさんと通話を行い、Ｗｅｂ会議への参加を促すことができる。

［実施の形態の効果］
上述したように、この実施の形態のＷｅｂ会議システムの場合には、Ｗｅｂ会議とは別の通信ルートとなる電話ルートにより、未参加者との間で通話を行い、Ｗｅｂ会議への参加を促すことができる。これにより、Ｗｅｂ会議の参加に用いられるＰＣ１の電源が入っていなかったり、ＰＣ１の近傍に居なかったりする場合であっても、電話通信により未参加者に対して連絡を入れて、より確実にＷｅｂ会議への参加を促すようにすることができる。

［変形例］
なお、上述した実施の形態のＷｅｂ会議システムの場合には、電話制御装置６、６Ａは、内線電話網５に接続された内線電話４に対して会議電話帳を提供する。しかし、会議電話帳に電話帳ＤＢ６０６のデータにより特定した外部の参加者の電話番号を記載しておくことにより、外部の参加者の電話通信による呼び出しも可能である。

また、会議電話帳の提供の際に、外線発信を行うようにすれば、広域ネットワーク７に接続された外線電話である例えば固定電話端末１０（１）にも会議電話帳を提供し、これを用いて未参加者の呼び出しを行うようにすることもできる。しかし、通常、外部の参加者に未参加者の呼び出しを依頼するケースは少ないと考えられるので、内線電話４に対して会議電話帳を提供する構成にとどめるようにしてももちろん良い。

また、上述した実施の形態において、会議電話帳が、参加予定者や未参加者の名前と、内線、携帯電話、自宅といった電話を掛ける先を指定するアイコンボタンによって構成するようにした。この場合、アイコンボタンのそれぞれには、内線番号、携帯電話番号、自宅の電話番号が対応付けられており、アイコンボタンを選択操作することにより、内線電話４は、選択されたアイコンボタンに対応付けられている電話番号に電話を掛けることができる。従って、この場合には、内線番号、携帯電話番号、自宅の電話番号を、Ｗｅｂ会議の参加者に知られることはない。

しかし、アイコンボタンに替えて、番号を表示することももちろん可能である。この場合には、Ｗｅｂ会議終了後においても、連絡を取りやすくなるというメリットがある。しかし、電話番号について、秘匿性を保持したい場合には、図８に示したように、電話番号は表示せずに、電話番号に対応付けた、アイコンボタンを用いるようにすればよい。もちろん、アイコンボタンも表示せずに、電話を掛ける相手先の名前のみを表示するようにしてもよい。この場合には、表示された名前の選択によって、当該名前で特定される相手先に電話を掛けることができると共に、電話番号についての秘匿性も保持できる。

なお、会議電話帳はＷｅｂ会議の未参加者の呼び出しのためのものであり、Ｗｅｂ会議終了後においては使われない。このため、電話制御装置６、６Ａの会議電話帳フォルダ６０７に作成された会議電話帳データは、Ｗｅｂ会議終了後においては、削除することが望ましい。

また、上述した実施の形態では、電話制御装置６Ａの参加状況把握部６２４が機能して、Ｗｅｂ会議の参加状況を確認するようにしたが、これに限るものではない。Ｗｅｂ会議には、サービス提供元が管理する会議サーバへアクセスする「クラウド型」と、自社のネットワーク内に設けた会議サーバへアクセスする「オンプレミス型」の２種類が存在する。オンプレミス型のＷｅｂ会議の場合に、自社の会議サーバにアクセスしてＷｅｂ会議を行う構成となる。

この場合には、自社の会議サーバに、設定された開催日の開催時刻を所定時間経過しても参加してこない未参加者が存在するＷｅｂ会議が発生したときに、電話制御装置６Ａに対して、当該Ｗｅｂ会議への参加状況を通知する機能を設けることができる。この場合の参加状況の通知は、会議ＩＤ、パスワード、ＵＲＬ、開催日、開始時刻、未参加者の電子メールアドレスなどを含むものとなる。また、電話制御装置６Ａの参加状況把握部６２４は、自社の会議サーバからの参加状況の通知を受け付けて、未参加者が発生している会議ＩＤや未参加者の電子メールアドレスを取得するように構成すればよい。もちろん、サービス提供元が管理する会議サーバに、参加状況の通知機能を設けることも可能である。

また、上述した実施の形態では、ＵＴＭ装置３にＷｅｂ会議対策部３２０を設けるようにしたが、これに限るものではない。Ｗｅｂ会議対策部３２０の機能のみを備えたメール監視装置を、ＵＴＭ装置３に代えて設けるようにすることもできる。すなわち、ＵＴＭ装置とは別に、メール監視装置を追加して設ける構成とすることもできる。

また、上述した実施の形態では参加者予定者特定情報は、参加予定者に割り当てられている電子メールアドレスを用いるようにしたが、これに限るものではない。例えば、電子メールにより、必ず社員番号を記載してＷｅｂ会議への参加を依頼する取り決めがある場合には、参加予定者特定情報として電子メールアドレスに替えて社員番号を用いるようにしてもよい。この場合には、社員連絡先ＤＢ６０５の各社員の情報に社員番号を記載しておけばよい。この場合、外部の参加者の場合には、そのまま電子メールアドレスを用いるようにすればよい。

また、近年においては、インターネットを含むコンピュータネットワーク上のデータ通信回線を利用したリアルタイムコミュニケーションツールである「チャット」などと呼ばれるツールが用いられて、Ｗｅｂ会議への参加の依頼が行われる場合がある。この場合であっても、上述したＵＴＭ装置３のＷｅｂ会議対策部３２０において、配下のＰＣ１から送信されるチャットのデータを監視し、参加予定者特定情報、会議ＩＤ、パスワード、開催部、開始時刻などの必要情報を抽出する。これらの抽出した情報を含む会議情報を形成して、電話制御装置６、６Ａに提供すればよい。

この場合の参加予定者特定情報は、当該チャットにおいて、電子メールアドレスが用いられて、通信の相互の相手先が特定される場合には、電子メールアドレスを用いればよいし、電話番号が用いられている場合には電話番号を用いればよい。あるいは、当該チャットにおいては、専用の使用者ＩＤが用いられている場合には、当該使用者ＩＤを参加予定者特定情報として用いるようにすればよい。この場合には、社員連絡先ＤＢ６０５の各社員の情報に当該使用者ＩＤを記載し、また、電話帳ＤＢ６０６の各相手先の情報に当該使用者ＩＤを記載しておけばよい。

このように、参加予定者特定情報は、Ｗｅｂ会議への参加を依頼する電子メールやチャットで用いられている通信の相手先（発信元と発信先）を特定可能な種々の情報を用いることが可能である。この場合、用いる参加予定者特定情報によって、参加予定者の電話番号の特定が可能なように、社員連絡先ＤＢ６０５、電話帳ＤＢ６０６の各自のデータに、当該参加予定者特定情報を記録するようにしておけばよい。

また、上述した実施の形態では、Ｗｅｂ会議に参加する場合には、通信端末、すなわち通信機能を備えた情報処理装置としてＰＣ（Personal Computer）を用いるものとして説明したが、これに限るものではない。例えば、タブレットＰＣやスマートホン等のＩＰ網に接続可能な通信機能を備えた種々の情報処理装置を用いることができる。この場合において、ＩＰ網への接続は、Ｗｉ－Ｆｉ（登録商標）方式の無線ＬＡＮを通じて接続するようしてももちろんよい。

［その他］
上述の実施の形態の説明からも分かるように、請求項のメール監視装置の会議参加依頼抽出手段の機能は、実施の形態のＵＴＭ装置３の会議参加依頼抽出部３２１が実現している。また、請求項のメール監視装置の参加予定者特定情報抽出手段、開催情報抽出手段、会議情報提供手段の各機能は、実施の形態のＵＴＭ装置３の参加予定者特定情報抽出部３２２、開催情報抽出部３２３、会議情報提供部３２４が実現している。

また、請求項の電話制御装置の連絡先記憶手段の機能は、実施の形態の電話制御装置の社員連絡先ＤＢ６０５、電話帳ＤＢ６０６が実現している。また、請求項の電話制御装置の会議情報取得手段、会議電話帳作成手段、会議電話帳提供手段の各機能は、実施の形態の電話制御装置６、６Ａの会議情報取得部６２１、会議電話帳作成部６２２、６２５、会議電話帳提供部６２３、６２７が実現している。また、請求項の電話制御装置の参加状況把握手段の機能は、実施の形態の電話制御装置６Ａの参加状況把握部６２４が実現している。

１、１（１）、１（２）、１（３）…ＰＣ、２…ＬＡＮ、３…ＵＴＭ装置、３０１Ｔ…ＩＰ網への接続端、３０１…通信Ｉ／Ｆ、３０２…制御部、３０３…記憶装置、３０４…時計回路、３０５Ｔ…ＬＡＮへの接続端、３０５…ＬＡＮＩ／Ｆ、３１０…セキュリティ機能部、３２０…Ｗｅｂ会議対策部、３２１…会議参加依頼抽出部、３２２…参加予定者特定情報抽出部、３２３…開催情報抽出部、３２４…会議情報提供部、４、４（１）、４（２）、４（３）…内線電話、５…内線電話網、６…電話制御装置、６０１Ｔ…外線電話網への接続端、６０１…通信Ｉ／Ｆ、６０２…制御部、６０３…記憶装置、６０４…時計回路、６０５…社員連絡先ＤＢ、６０６…電話帳ＤＢ、６０７…会議電話帳フォルダ、６０８Ｔ…内線電話網への接続端、６０８…接続Ｉ／Ｆ、６０９Ｔ…ＬＡＮへの接続端、６０９…ＬＡＮＩ／Ｆ、６１０…呼制御部、６１１…発信制御部、６１２…着信制御部、６２０、６２０Ａ…会議呼び出し対策部、６２１…会議情報取得部、６２２、６２５…会議電話帳作成部、６２３、６２７…会議電話帳提供部、６２４…参加状況把握部、６２６…提供先特定部、６２８…電話先変更部、７…広域ネットワーク、７１…外線電話網、７２…ＩＰ網、８（１）、８（２）…ルータ、９（１）、（２）…ＰＣ、１０（１）、１０（２）…固定電話、１１（１）、１１（２）…携帯電話端末

Claims (6)

1. １以上の情報処理装置が接続されると共に、ＩＰ（Internet Protocol）網に接続されるメール監視装置と、複数の内線電話端末が接続されて内線電話システムを構築すると共に、広域電話網に接続される電話制御装置とが接続されて構成されるＷｅｂ会議システムであって、
   前記メール監視装置は、
   自機に接続された配下の前記情報処理装置から送信される電子メールを監視し、Ｗｅｂ会議への参加を依頼する電子メールを抽出する会議参加依頼抽出手段と、
   前記会議参加依頼抽出手段で抽出された前記電子メールに含まれる情報から、前記Ｗｅｂ会議の参加予定者を特定する参加予定者特定情報を抽出する参加予定者特定情報抽出手段と、
   前記会議参加依頼抽出手段で抽出された前記電子メールに含まれる情報から、少なくとも前記Ｗｅｂ会議の会議識別情報と開催日時とを抽出する開催情報抽出手段と、
   抽出された前記参加予定者特定情報と前記会議識別情報と前記開催日時とを含む会議情報を形成して、前記電話制御装置に提供する会議情報提供手段と
   を備え、
   前記電話制御装置は、
   前記参加予定者特定情報に対応する相手先特定情報と、当該相手先の電話番号とを対応付けた連絡先情報を記憶する連絡先記憶手段と、
   前記メール監視装置から提供される前記会議情報を取得する会議情報取得手段と、
   前記会議情報取得手段で取得された前記会議情報と、前記連絡先記憶手段の前記連絡先情報とに基づいて、前記Ｗｅｂ会議の参加予定者と、当該参加予定者の電話番号とを対応付けた会議電話帳を形成する会議電話帳作成手段と、
   前記会議電話帳作成手段で作成された前記会議電話帳を、前記Ｗｅｂ会議の参加予定者の前記内線電話端末を通じて利用可能にする会議電話帳提供手段と
   を備えることを特徴とするＷｅｂ会議システム。
2. 請求項１に記載のＷｅｂ会議システムであって、
   前記メール監視装置の前記会議情報提供手段は、前記開催日時の所定時間前に前記会議情報を前記電話制御装置に提供する
   ことを特徴とするＷｅｂ会議システム。
3. 請求項１に記載のＷｅｂ会議システムであって、
   前記電話制御装置の前記電話帳提供手段は、前記会議情報の前記開催日時の経過後に前記電話帳の利用を可能にする
   ことを特徴とするＷｅｂ会議システム。
4. 請求項１に記載のＷｅｂ会議システムであって、
   前記電話制御装置は、
   前記Ｗｅｂ会議の開催日時以後に、前記Ｗｅｂ会議の参加予定者の参加の状況を把握する参加状況把握手段を備え、
   前記電話制御装置の前記会議電話帳作成手段は、当該Ｗｅｂ会議の開始時刻から所定時間経過後において、前記参加状況把握手段により参加していない参加予定者が把握された場合に、参加していない前記参加予定者についての前記会議電話帳を作成し、
   前記電話制御装置の前記会議電話帳提供手段は、当該Ｗｅｂ会議に参加済みの参加者の前記内線電話端末を通じて利用可能にする
   ことを特徴とするＷｅｂ会議システム。
5. １以上の情報処理装置が接続されると共に、ＩＰ（Internet Protocol）網に接続されるメール監視装置と、複数の内線電話端末が接続されて内線電話システムを構築すると共に、広域電話網に接続される電話制御装置とが接続されて構成されるＷｅｂ会議システムの前記メール監視装置であって、
   前記電話制御装置は、前記メール監視装置で特定される参加予定者特定情報に対応する相手先特定情報と、当該相手先の電話番号とを対応付けた連絡先情報を記憶する連絡先記憶手段と、前記メール監視装置から提供される会議情報を取得する会議情報取得手段と、前記会議情報取得手段で取得された前記会議情報と、前記連絡先記憶手段の前記連絡先情報とに基づいて、前記Ｗｅｂ会議の参加予定者と、当該参加予定者の電話番号とを対応付けた会議電話帳を形成する会議電話帳作成手段と、前記会議電話帳作成手段で作成された前記会議電話帳を、前記Ｗｅｂ会議の参加予定者の前記内線電話端末を通じて利用可能にする会議電話帳提供手段と、を備えるものであり、
   自機に接続された配下の前記情報処理装置から送信される電子メールを監視し、Ｗｅｂ会議への参加を依頼する電子メールを抽出する会議参加依頼抽出手段と、
   前記会議参加依頼抽出手段で抽出された前記電子メールに含まれる情報から、前記Ｗｅｂ会議の参加予定者を特定する前記参加予定者特定情報を抽出する参加予定者特定情報抽出手段と、
   前記会議参加依頼抽出手段で抽出された前記電子メールに含まれる情報から、少なくとも前記Ｗｅｂ会議の会議識別情報と開催日時とを抽出する開催情報抽出手段と、
   抽出された前記参加予定者特定情報と前記会議識別情報と前記開催日時とを含む前記会議情報を形成して、前記電話制御装置に提供する会議情報提供手段と
   を備えることを特徴とするメール監視装置。
6. １以上の情報処理装置が接続されると共に、ＩＰ（Internet Protocol）網に接続されるメール監視装置と、複数の内線電話端末が接続されて内線電話システムを構築すると共に、広域電話網に接続される電話制御装置とが接続されて構成されるＷｅｂ会議システムでの前記電話制御装置であって、
   前記メール監視装置は、自機に接続された配下の前記情報処理装置から送信される電子メールを監視し、Ｗｅｂ会議への参加を依頼する電子メールを抽出する会議参加依頼抽出手段と、前記会議参加依頼抽出手段で抽出された前記電子メールに含まれる情報から、前記Ｗｅｂ会議の参加予定者を特定する参加予定者特定情報を抽出する参加予定者特定情報抽出手段と、前記会議参加依頼抽出手段で抽出された前記電子メールに含まれる情報から、少なくとも前記Ｗｅｂ会議の会議識別情報と開催日時とを抽出する開催情報抽出手段と、抽出された前記参加予定者特定情報と前記会議識別情報と前記開催日時とを含む会議情報を形成して、前記電話制御装置に提供する会議情報提供手段と、を備えるものであり、
   前記参加予定者特定情報に対応する相手先特定情報と、当該相手先の電話番号とを対応付けた連絡先情報を記憶する連絡先記憶手段と、
   前記メール監視装置から提供される前記会議情報を取得する会議情報取得手段と、
   前記会議情報取得手段で取得された前記会議情報と、前記連絡先記憶手段の前記連絡先情報とに基づいて、前記Ｗｅｂ会議の参加予定者と、当該参加予定者の電話番号とを対応付けた会議電話帳を形成する会議電話帳作成手段と、
   前記会議電話帳作成手段で作成された前記会議電話帳を、前記Ｗｅｂ会議の参加予定者の前記内線電話端末を通じて利用可能にする会議電話帳提供手段と
   を備えることを特徴とする電話制御装置。

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