JP2023091915A - 広報情報送付管理装置及び広報情報送付管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】顧客の状況に応じて適切なダイレクトメールを送付する。【解決手段】記憶部及び制御部を有し、広報情報に関する電子メールを送信した対象者に対する紙媒体のダイレクトメールの送付に関する管理を行う広報情報送付管理装置としての管理装置１０であって、記憶部は、対象者の名前及び住所を含む送信情報を有し、制御部は、対象者による電子メールの閲覧状況を取得する機能と、電子メールの閲覧状況に応じて、ダイレクトメールの内容を決定する機能と、送信情報を用いて、対象者への前記決定されたダイレクトメールの送付指示を行う機能と、を有する。【選択図】図１

Description

本開示は、広報情報送付管理装置及び広報情報送付管理プログラムに関する。

顧客に対する営業ツールとして、紙媒体のダイレクトメールを送付する手法が知られている。顧客の状況に応じたダイレクトメールを顧客宛に送付することは、購買欲の向上に寄与し得ることから、顧客に応じたダイレクトメールを送付するための手法が検討されている。例えば、特許文献１には、ダイレクトメールを作成して顧客宛に送信するためのシステムとして、顧客データベースに含まれる所定の顧客グループを選択すると共に、テンプレートを選択した上でダイレクトメールを送付する方法が開示されている。

特開２０１７－１３４５３２号公報

近年、営業ツールとして電子メールを用いることも検討されていて、例えば、顧客宛に営業用の電子メールを送信することが検討されている。しかしながら、顧客によって電子メール及びダイレクトメールのどちらが効果的かは異なる場合があり、全ての顧客宛に電子メール及びダイレクトメールの両方を手配することは営業コストの増大に繋がる可能性もある。

本開示は上記を鑑みてなされたものであり、顧客の状況に応じて適切なダイレクトメールを送付することが可能な技術を提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本開示の一形態に係る広報情報送付管理装置は、記憶部及び制御部を有し、広報情報に関する電子メールを送信した対象者に対する紙媒体のダイレクトメールの送付に関する管理を行う広報情報送付管理装置であって、前記記憶部は、前記対象者の名前及び住所を含む送信情報を有し、前記制御部は、前記対象者による前記電子メールの閲覧状況を取得する機能と、前記電子メールの閲覧状況に応じて、前記ダイレクトメールの内容を決定する機能と、前記送信情報を用いて、前記内容が決定された前記ダイレクトメールの前記対象者への送付指示を行う機能と、を有する。

上記の広報情報送付管理装置によれば、対象者による電子メールの閲覧状況が取得され、取得した電子メールの閲覧状況に応じて、ダイレクトメールの内容が決定され、対象者へのダイレクトメールの送付指示が行われる。送信した電子メールに対する対象者の対応によって、ダイレクトメールの内容を変更することができるため、対象者の状況に応じて適切なダイレクトメールを送付することが可能となる。

前記電子メールの閲覧状況は、前記対象者が前記電子メールを開封したか否か、または、前記電子メールに含まれているリンク先にアクセスしたか否か、の少なくとも一方を含む態様としてもよい。対象者が電子メールを開封したか否か、また、電子メールに含まれているリンク先にアクセスしたか否か、は、いずれも、対象者が電子メールで送信した情報にどの程度興味を持っているかに対応する情報であるといえる。したがって、これらの情報に基づいて、ダイレクトメールの内容を決定する構成とすることで、対象者の状況に応じて適切なダイレクトメールを送付することが可能となる。

制御部は、前記電子メールを送信してから所定日数経過したタイミングでの前記電子メールの閲覧状況に応じて、前記ダイレクトメールの内容を決定する態様としてもよい。電子メールを送信してからの所定日数経過したタイミングの電子メールの閲覧状況に応じてダイレクトメールの内容を決定する構成とすることで、例えば、ユーザが当該電子メールに関する情報に興味を持っている間にダイレクトメールを送付することが可能となるため、適切なタイミングにダイレクトメールを提供することができる。

前記広報情報に関する前記対象者の属性にも基づいて、前記ダイレクトメールの内容を決定する態様としてもよい。対象者の属性を考慮してダイレクトメールの内容を決定することで、より対象者が興味を持つ内容を含むダイレクトメールを送付することが可能となる。

前記ダイレクトメールの送付指示を行う機能は、前記送信情報と、前記ダイレクトメールの内容とを含む印刷用データを前記対象者毎に個別に作成する態様としてもよい。このような構成とすることで、印刷用データが対象者毎に作成されるため、対象者に応じてより細やかな変更を加えたダイレクトメールを作成することも可能となる。

前記制御部は、前記電子メールの閲覧状況に応じて、前記対象者に対して電子メールと前記ダイレクトメールとのどちらを送付するかを決定する機能と、前記電子メールを送付すると決定した前記対象者について、前記電子メールの内容を決定し、電子メールを送信する機能と、をさらに有し、前記ダイレクトメールの内容を決定する機能は、前記ダイレクトメールを送付すると決定した前記対象者について、前記ダイレクトメールの内容を決定する態様としてもよい。上記の構成とすることで、電子メールの閲覧状況に応じて、電子メールとダイレクトメールとのどちらを送付するかを決定し、さらに内容についても電子メールの閲覧状況応じて変更されるため、対象者へより適切な手法での広報を行うことが可能となる。

本開示の一形態に係る広報情報送付管理プログラムは、広報情報に関する電子メールを送信した対象者に対する紙媒体のダイレクトメールの送付に関する管理を行う広報情報送付管理装置としてコンピュータを機能させるための広報情報送付管理プログラムであって、前記対象者の名前及び住所を含む送信情報を記憶する機能と、前記対象者による前記電子メールの閲覧状況を取得する機能と、前記電子メールの閲覧状況に応じて、前記ダイレクトメールの内容を決定する機能と、前記送信情報を用いて、前記内容が決定された前記ダイレクトメールの前記対象者への送付指示を行う機能と、をコンピュータに実行させる。この場合、上記の広報情報送付管理と同様の作用・効果が奏される。

本開示によれば、顧客の状況に応じて適切なダイレクトメールを送付することが可能な技術が提供される。

図１は、一形態に係る広報情報送付管理システムの概要を説明する図である。 図２は、送信先サーバに保持される情報の一例を示す図である。 図３（ａ）及び図３（ｂ）は、送信コンテンツサーバに保持される情報の一例を示す図である。 図４は、管理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。 図５は、管理装置による広報情報送付管理方法の一例を示す図である。 図６は、電子メールとＤＭとの組み合わせに関する第１の例を示す図である。 図７は、電子メールとＤＭとの組み合わせに関する第２の例を示す図である。

以下、添付図面を参照して、本開示を実施するための形態を詳細に説明する。なお、図面の説明においては同一要素には同一符号を付し、重複する説明を省略する。

［広報情報送付管理システム］
図１は、一実施形態に係る広報情報送付管理システム１に係る概要を説明する図である。広報情報送付管理システム１は、ユーザＵ（対象物）に対する広報情報の送付を管理する装置である管理装置１０と、管理装置１０からの指示に基づいてダイレクトメール（ＤＭ）を作成しユーザＵに対して送付するＤＭ作成装置２０とを含んで構成される。

一例として、広報情報送付管理システム１によって電子メール及びダイレクトメール（ＤＭ）をユーザＵに対して配布する。これらの配布物は、例えば、広報用のツールとして用いられ得る。本実施形態におけるユーザＵとは、広報情報送付管理システム１から提供される広報情報を取得する対象者をいう。また、ユーザＵに対する「広報」とはイベントの案内、商品の案内（例えば、商品の割引や期間限定のイベント等商品の購買を促す情報）等を含み、「広報情報」とはユーザＵに対して提示した情報をいう。この広報情報のユーザＵへの提示の手法として、電子メールの送信またはＤＭの送付が選択され得る。「電子メール」または「メール」は、電子データでユーザＵ宛に送信されるメッセージのことを指す。なお、一般的な電子メールに限定されず、例えば、ＳＭＳ（ショートメッセージサービス）を用いたメッセージも「電子メール」に含めてもよい。上記の「電子メール」は、ユーザＵはスマートフォン、タブレット端末、または、パーソナルコンピュータ等の端末装置において受信することができる。ユーザＵは、端末装置において受信された電子メールを開封・閲覧することになる。また、「ダイレクトメール（ＤＭ）」は、一般的に紙媒体によって作成された物品でありユーザＵ宛に送付（郵送または宅配）されるものを指す。なお、ＤＭには、サンプル品等が同梱された送付物も含まれ得る。

ユーザＵに対する広報の手法として、従来からＤＭを送付することが行われていた。また、近年は、ユーザＵが使用する端末装置への電子メール等のメッセージデータの送信も広報の手法として用いられている。広報の対象となるのは、インターネットを利用したＷｅｂサイトへのアクセスの案内、または、当該Ｗｅｂサイトでの通信販売の商品である場合が多い。そのため、Ｗｅｂサイトへのハイパーリンクを貼付した電子メールをユーザＵに対して送信する。ユーザＵが電子メールに添付されたハイパーリンクを選択することによって、電子メールを閲覧したユーザＵを対象となるＷｅｂサイトへ誘導しやすくなる。つまり、ユーザＵはＷｅｂサイトのＵＲＬを知らない場合であっても、ハイパーリンクの選択を介してユーザＵがＷｅｂサイトにアクセス可能とすることができる。一方、ＤＭは、電子メール等の操作に不慣れなユーザＵには優位であり、また、電子メールと比べて手元で閲覧される可能性が高い、等の理由から、ＤＭも広報の手法として引き続き有効である。

そこで、広報情報送付管理システム１では、広報に関する電子メールを送信したユーザＵに対して、ユーザＵの反応や、またはユーザＵの属性に応じて、次回以降にユーザＵに提示する販促ツール（電子メールまたはＤＭ）を選択し、且つその内容についてもユーザＵに応じて適宜変更することが可能となっている。

図１に示すように、広報情報送付管理システム１は、管理装置１０と、ＤＭ作成装置２０を含んで構成される。なお、広報情報送付管理システム１がユーザＵへの広報情報の提供の手法（電子メールかＤＭか）を選択するための情報として、ユーザＵに対して提供する広報情報を参照してユーザＵがアクセスし得る商品販売サイト３０における商品購入履歴を管理する商品購買情報管理サーバ４０から情報を取得してもよい。図１に示す例では、ユーザＵは、商品販売サイト３０で販売される商品に関する広報情報（電子メールまたはＤＭ）を受け取り、ユーザＵが興味を持った場合には商品販売サイト３０へアクセスする。商品販売サイト３０に対してユーザＵがアクセスした場合には、ユーザＵがアクセスしたことを示す情報が商品購買情報管理サーバ４０にて収集され得る。また、ユーザＵが商品販売サイト３０で商品を購入した場合には購入に関する情報についても、商品購買情報管理サーバ４０にて収集される。管理装置１０では、商品購買情報管理サーバ４０からこれらの情報を取得して、広報情報に対するユーザＵの応答（リアクション）に基づいてより効果的な広報情報の提供の手法を選択し、これを実行してもよい。なお、管理装置１０における広報情報の提供の手法（電子メールかＤＭか）の選択に使用する情報は、商品購買情報管理サーバ４０のような外部装置を経由して取得してもよいし、管理装置１０がユーザＵまたはユーザＵの使用する端末装置から直接取得する構成であってもよい。

管理装置１０の機能について説明する。管理装置１０は、情報提供制御部１１、メール作成部１２、メール送信部１３、メール操作情報取得部１４、ＤＭ準備部１５、ＤＭ発送指示部１６、商品購買情報取得部１７、送信先サーバ１８、及び、送信コンテンツサーバ１９を含んで構成される。このうち、メール作成部１２、メール送信部１３及びメール操作情報取得部１４は、ユーザＵへの電子メールの送信に係る機能部であり、メール管理部として包括する場合がある。また、ＤＭ準備部１５及びＤＭ発送指示部１６は、ユーザＵへのＤＭの送付に係る機能部であり、ＤＭ管理部として包括する場合がある。なお、管理装置１０の送信先サーバ１８及び送信コンテンツサーバ１９は、管理装置１０の記憶部として機能し、その他の機能部は管理装置１０の制御部として機能する。

情報提供制御部１１は、ユーザＵへ提供する広報情報を決定する機能を有する。情報提供制御部１１によるユーザＵ毎の広報情報の提供方法の具体的な決定手法については後述する。情報提供制御部１１は、例えば管理装置１０の操作者からの指示に基づいて広報情報の提供方法の決定に係る基準を保持していてもよい。また、操作者からの指示に基づいて、ユーザＵに対する広報情報の提供を行ってもよいし、予め設定された条件に基づいてユーザＵに対する広報情報の提供を行うこととしてもよい。

メール作成部１２は、情報提供制御部１１の指示に基づいて、ユーザＵ宛に送信する電子メールのコンテンツを作成する機能を有する。ユーザＵ宛に送信する電子メールの内容（コンテンツ）は、ユーザＵに応じて変更され得る。メール作成部１２では、送信対象者となるユーザＵ毎に、電子メールのコンテンツを準備する。なお、コンテンツの作成とは、事前に準備されたテンプレートから、ユーザＵ毎に使用するテンプレートを選択することも含まれ得る。

メール送信部１３は、メール作成部１２において作成された電子メールをユーザＵ宛に送信する機能を有する。なお、送信先の情報は、後述の送信先サーバ１８において保持されるので、この情報を利用して電子メールを送信する。

メール操作情報取得部１４は、電子メールを送信したユーザＵが、当該電子メールに対してどのような操作を行ったかに係る情報を取得する機能を有する。メール操作情報取得部１４は、例えば、電子メールをユーザＵに対して送信した場合に、ユーザＵが開封したことを示す情報を取得する。ユーザＵが電子メールを開封したかを示す情報を取得するための手法の一例として、電子メール内の重要な情報を、電子メール内の所定の画像に埋め込まれたコンテンツとして作成し、さらに電子メール本文には画像を表示するためのリンク情報を埋め込んだ状態としてユーザＵに対して提供することが挙げられる。この場合、ユーザＵが電子メール内の情報が気になる場合には、情報が埋め込まれた画像を読み込む必要がある。その際に、管理装置１０またはメール管理のサーバにアクセスする通信が発生するので、管理装置１０ではこの画像の読み込みをユーザＵによる電子メールの開封履歴として取得することが挙げられる。なお、ユーザＵが電子メールを開封したことを特定するための情報の取得の方法は、上記の方法に限定されない。例えば、ユーザＵに対して画像を含む電子メール（ＨＴＭＬ）を送信し、ユーザＵが電子メールを受信（ＨＴＭＬソースのダウンロード）した場合、ユーザＵが電子メールを開封したことを特定するための情報として取得してもよい。また、ユーザＵが電子メール内の指定されたＵＲＬにアクセスした場合、ユーザＵが電子メールを開封したことを特定するための情報として取得してもよい。さらに、ユーザＵを含む配信対象者毎にＵＲＬを発行し、ユーザＵが電子メール内の指定されたＵＲＬにアクセスした場合、ユーザＵが電子メールを開封したことを特定するための情報として取得してもよい。

また、メール操作情報取得部１４は、ユーザＵが電子メールに対してどのような操作を行ったかに係る情報として、電子メールに記載された商品販売サイト３０へのアクセスログなどを取得してもよい。この情報は、商品購買情報管理サーバ４０を経由して取得してもよいし、商品販売サイト３０へのアクセスログを商品販売サイト３０から直接取得することとしてもよい。メール操作情報取得部１４で取得されたこれらの情報は、情報提供制御部１１におけるユーザＵへの情報の提供手法の決定に使用され得るため、一定期間メール操作情報取得部１４で保持される。

ＤＭ準備部１５は、情報提供制御部１１の指示に基づいて、ユーザＵ宛に送信するＤＭコンテンツを作成する機能を有する。ユーザＵ宛に送付するＤＭの内容（コンテンツ）についても、ユーザＵに応じて変更され得る。ＤＭ準備部１５では、送付対象者となるユーザＵ毎に、ＤＭのコンテンツを準備する。なお、コンテンツの作成とは、事前に準備されたテンプレートから、ユーザＵ毎に使用するテンプレートを選択することも含まれ得る。なお、ＤＭ準備部１５が準備するのは、ＤＭ自体ではなくＤＭの作成に使用するデータであってもよい。

ＤＭ発送指示部１６は、ＤＭ準備部１５において準備されたＤＭ作成用のデータに、ＤＭの送付先（例えば、ユーザＵに登録された住所）に係るデータを添えたものを、ＤＭ作成装置２０に対して送信することで、ＤＭ発送を指示する機能を有する。なお、送付先の情報は、後述の送信先サーバ１８において保持されるので、この情報を利用してＤＭの送付先に係る情報を準備する。ＤＭ発送指示部１６は、ＤＭ作成用のデータを更新し、ユーザＵ毎にユーザＵの送付先の情報を含めたデータを準備して、これをＤＭ作成装置２０に対して送信することとしてもよい。一例として、ＤＭ発送指示部１６は、ＤＭを印刷するための印刷用のデータ（一例としてＰＤＦデータ）を準備し、これをＤＭ作成装置２０に対して送信することとしてもよい。

商品購買情報取得部１７は、例えば、商品購買情報管理サーバ４０から、ユーザＵ毎の購買情報を取得する。商品購買情報取得部１７は、ユーザＵの購買履歴を全て取得するのではなく、例えば、今後広報情報を提供することを想定している商品またはその関連商品に係る購買情報飲みを取得することとしてもよい。このように、商品購買情報取得部１７が取得する情報は、広報情報の提供に必要な情報のみとしてもよい。

送信先サーバ１８は、ユーザＵに係る情報を管理するサーバである。送信先サーバ１８が保持する情報の一例を図２に示す。図２に示すように、送信先サーバ１８では、ユーザＵ毎に、その氏名、メールアドレス、住所等が保持される。これらの情報は、ユーザＵに対して広報情報を提供する場合に使用する情報（送信情報）である。また、「属性」、「初回メール」、「第２回」等は、ユーザＵに対して広報情報を提供する場合、または、提供方法を決定する場合に使用する情報である。

例えば、図２では、ユーザＵの属性として「年齢層」及び「趣味」を示しているが、広報情報の内容を属性毎に変更することとしてもよい。また、初回メールに関しては、初回メールに対するユーザＵの反応を記録している。具体的には、初回メールについて、例えば、「商品購入」の有無、電子メールの「閲覧」の有無、Ｗｅｂサイトへの「サイトアクセス」の有無等を記録している。さらに、第２回とは、初回メールに対するユーザＵの対応に基づいて、２回目にどのような情報提供を行ったか、またそれに対してユーザＵがどのような応答を行ったかを記録している。具体的には、第２回については、２回目にユーザＵに対して提供したコンテンツを「配信コンテンツ」として記録している。図２に示す例では、初回メールに対して商品を購入したユーザＵに対しては購入後アンケートメールを２回目に送信したことを記録している。一方、初回メールに対してメールは閲覧したもののＷｅｂサイトへのアクセスが確認できなかったユーザＵに対しては、ＤＭを２回目に送付したことを記録し、さらに、この２回目の広報情報に対するユーザの反応として商品購入の有無を記録している。このように、送信先サーバ１８では、ユーザＵ毎に、情報提供先を特定する情報（メールアドレス・住所・氏名）に加えて、提供する情報を特定する際に使用し得る情報（属性・各回のコンテンツ内容及びそれに対する反応等）を保持している。なお、ユーザＵを特定する情報として、例えば、ユーザＵを識別する情報（例えば会員ＩＤ等）を対応付けて保持してもよい。また、ユーザＵを識別する情報または氏名で紐付けを行うことによって、これらの情報を複数のサーバで分割して管理する構成としてもよい。

送信コンテンツサーバ１９は、ユーザＵに対して提供する広報情報のテンプレートを保持する機能を有する。送信コンテンツサーバ１９は、電子メールに関するメールコンテンツと、ＤＭに関するＤＭコンテンツとを保持する。図３（ａ）は、送信コンテンツサーバ１９において保持されるメールコンテンツの例である。一例として、電子メールのコンテンツとして、「会員登録時」、「商品購入後」、「アンケート依頼」のそれぞれについて、件名と本文とを作成した状態のデータの例を示している。なお、実際には、メールコンテンツとして保持されるコンテンツはより細分化されたものであってもよい。図３（ｂ）は、送信コンテンツサーバ１９において保持されるＤＭコンテンツの例である。一例として、ＤＭのコンテンツとして、「キャンペーン」、「リマインド」、「ニーズ喚起」のそれぞれについて、ハガキ表面に記載する情報と、ハガキ裏面に記載する情報とが設定された状態のデータの例を示している。ＤＭコンテンツについても、保持されるコンテンツはより細分化されたものであってもよい。

送信コンテンツサーバ１９に保持される情報は、管理装置１０の操作者によって準備されて、送信コンテンツサーバ１９に格納される。なお、送信コンテンツサーバ１９に保持される情報は、送信先のユーザＵが特定されていない情報である。したがって、メール送信時、または、ＤＭ作成指示時には、送信先となるユーザＵの情報が流し込む作業が行われる。

［管理装置のハードウェア構成］
図４は、管理装置１０に用いられるコンピュータ１１０のハードウェア構成の一例を示す図である。例えば、コンピュータ１１０は制御回路１００を有する。一例では、制御回路１００は、一つまたは複数のプロセッサ１０１と、メモリ１０２と、ストレージ１０３と、通信ポート１０４と、入出力ポート１０５とを有する。プロセッサ１０１はオペレーティングシステムおよびアプリケーションプログラムを実行する。ストレージ１０３はハードディスク、不揮発性の半導体メモリ、または取り出し可能な媒体（例えば、磁気ディスク、光ディスクなど）の記憶媒体で構成され、オペレーティングシステムおよびアプリケーションプログラムを記憶する。メモリ１０２は、ストレージ１０３からロードされたプログラム、またはプロセッサ１０１による演算結果を一時的に記憶する。プロセッサ１０１は、メモリ１０２と協働してプログラムを実行することで、個々の機能モジュールとして機能する。通信ポート１０４は、プロセッサ１０１からの指令に従って、通信ネットワークＮＷを介して他の装置との間でデータ通信を行う。入出力ポート１０５は、プロセッサ１０１からの指令に従って、キーボード、マウス、モニタ、タッチパネルなどの入出力装置（ユーザインタフェース）との間で電気信号の入出力を実行する。

ストレージ１０３は、コンピュータ１１０を管理装置１０として機能させるためのプログラム１２０を記憶する。プロセッサ１０１がこのプログラム１２０を実行することで、管理装置１０の各機能モジュールが実現される。プログラム１２０は、ＣＤ－ＲＯＭ、ＤＶＤ－ＲＯＭ、半導体メモリなどの非一時的な記録媒体に固定的に記録された上で提供されていてもよい。あるいは、プログラム１２０は、搬送波に重畳されたデータ信号として通信ネットワークを介して提供されてもよい。

なお、管理装置１０は一つまたは複数のコンピュータ１１０によって構成されていてもよい。また、管理装置１０が複数のコンピュータ１１０から構成されている場合、複数のコンピュータ１１０は、分散配置していてもよく、これらが相互に通信ネットワークＮＷを介して接続されていてもよい。このように、管理装置１０が複数のコンピュータ１１０が用いられる場合には、通信ネットワークＮＷを介してこれらのコンピュータ１１０が互いに接続されることで論理的に１つの管理装置１０が構成される。管理装置１０として機能するコンピュータ１１０は限定されない。例えば、管理装置１０は大型のコンピュータ１１０で構成されていてもよいし、パーソナルコンピュータなどの小型のコンピュータ１１０で構成されていても良い。

コンピュータ１１０を管理装置１０として機能させるためのプログラム（広報情報送付管理プログラム）は、例えば、対象者の名前及び住所を含む送信情報を記憶する機能と、対象者による前記電子メールの閲覧状況を取得する機能と、電子メールの閲覧状況に応じて、前記ダイレクトメールの内容を決定する機能と、送信情報を用いて、決定されたダイレクトメールの対象者への送付指示を行う機能と、をコンピュータに実行させる。

［管理装置による広報情報送付管理方法］
次に、図５を参照しながら、管理装置１０による広報情報送付の管理方法について説明する。

まず、管理装置１０は、ステップＳ０１を実行する。ステップＳ０１では、管理装置１０の情報提供制御部１１は、初回メールの送信先とそのコンテンツを決定する。初回メールとは、ユーザＵからの反応等を考慮せずに送信する最初の電子メールであり、例えば、キャンペーンの案内、新製品の案内、製品購入後のアンケート依頼、等が挙げられる。これらの初回メールを発送する際には、例えば、管理装置１０の操作者がどのようなメールをどのような種類のユーザＵに対して送信するか決定し、管理装置１０に対して指示を行う。管理装置１０では、操作者からの指示に基づいて、情報提供制御部１１が電子メールのコンテンツを準備する。初回メールは予め複数のバリエーションをテンプレートとして用意しておき、情報提供制御部１１が当該テンプレートの中から１種類を選択するものとしてもよい。

次に、管理装置１０は、ステップＳ０２を実行する。ステップＳ０２では、管理装置１０のメール作成部１２が、情報提供制御部１１の指示に基づいて電子メールを作成し、メール送信部１３が所定の宛先に対して初回の電子メールを送信する。電子メールを送信した履歴は、一定期間保持される。一例として、電子メールの送信履歴は、送信先サーバ１８に保持されているユーザＵ毎の情報に対応付けて保持されていてもよい。

次に、管理装置１０は、ステップＳ０３を実行する。ステップＳ０３では、管理装置１０のメール操作情報取得部１４が、ユーザＵによる電子メールに対する操作に係る情報を収集する。具体的には、ユーザＵがメールを開封したことを示す情報と、例えば、商品販売サイト３０にアクセスした情報と、を収集する。さらに、初回メールが商品購入に関連する情報である場合には、電子メールの管理装置１０の商品購買情報取得部１７は、商品購買情報管理サーバ４０から、購入履歴等に関する情報を取得する。ユーザＵの操作情報を収集する期間は予め設定されていてもよい。

次に、管理装置１０は、ステップＳ０４を実行する。ステップＳ０４では、管理装置１０の情報提供制御部１１は、次回のコンテンツ送付タイミング（広報情報の提供のタイミング）か否かを判定する。コンテンツ送付のタイミングがまだの場合（Ｓ０４－ＮＯ）、ユーザＵによるメール操作に係る情報を引き続き収集する（Ｓ０３）。一方、コンテンツ送付のタイミングが到来している場合（Ｓ０４－ＹＥＳ）、管理装置１０では、次回コンテンツの送付に係る操作を行う。

具体的には、まず、管理装置１０は、ステップＳ０５を実行する。ステップＳ０５では、管理装置１０の情報提供制御部１１は、初回に電子メールを送信した送信先毎に、ユーザＵの電子メールに対する反応を考慮しながら、コンテンツとして送付する内容を決定する。つまり、２回目には、電子メールまたはＤＭのどちらを送付するか、内容としてどのようなものを含めるか、を決定する。このとき、管理装置１０では、ユーザＵの電子メールに対する反応、商品の購入履歴、及び、ユーザＵの属性を組み合わせることで、次回に送付するコンテンツの種類及び内容を決定してもよい。なお、ユーザＵによっては、次回コンテンツの送付は不要と判定することとしてもよい。

管理装置１０は、ステップＳ０６を実行する。ステップＳ０６では、管理装置１０のメール作成部１２が、情報提供制御部１１の指示に基づいて電子メールを作成すると共に、管理装置１０のＤＭ準備部１５が、情報提供制御部１１の指示に基づいてＤＭに使用するデータを作成する。

次に、管理装置１０は、ステップＳ０７を実行する。ステップＳ０７では、管理装置１０のメール送信部１３が、指定された宛先に対して電子メールを送信すると共に、管理装置１０のＤＭ発送指示部１６が、ＤＭに使用するデータを送付先の情報と共にＤＭ作成装置２０へ送信し、ＤＭの発送を指示する。

管理装置１０は、初回メールを送信した後に、上記の一連の手順（Ｓ０３～Ｓ０７）を、コンテンツの送付が終了するまで（ステップＳ０８－ＹＥＳとなるまで）繰り返す。特定の条件を満たすユーザＵに対して、電子メールまたはＤＭを繰り返し送るような対応が想定される。この場合、一連の手順（Ｓ０３～Ｓ０７）を繰り返し、条件を満たすユーザＵに対しては広報情報の提供を繰り返すこととしてもよい。

（電子メールとＤＭとの組み合わせ例１）
図６を参照しながら、上記の管理装置１０からの広報情報の提供に関する第１の例について説明する。図６では、まず初回メールとして、商品購入のキャンペーンに関する電子メールを送信したとする。このとき、ユーザＵの対応として、「商品を購入（集団Ｐ１）」、「メールは開封し商品購入サイトにアクセスした（購入はしない）（集団Ｐ２）」、「メール開封したものの商品購入サイトにアクセスせず（集団Ｐ３）」、「メール未開封（集団Ｐ４）」の４つが想定される。このとき、集団Ｐ１へは次回の広報情報の提供は行わないこととする。一方、集団Ｐ２へは、次回の広報情報として、類似商品の案内に関する電子メールを送信し、集団Ｐ３へは、次回の広報情報として、商品購入への不安解消のための電子メールを送信し、集団Ｐ４へは、次回の広報情報として、キャンペーンに関するＤＭを送付することとする。このように、集団Ｐ１から集団Ｐ４のそれぞれに対して互いに異なる対応とすることで、ユーザＵの電子メールへの対応に応じて、ユーザＵが商品購入に至らない原因を視野に入れた広報情報の提供を行うことができる。さらに、図６に示す例では、集団Ｐ２に対して送信した電子メールに対するユーザＵの対応に応じて、さらに、電子メールを開封して商品販売サイト３０へアクセスしたユーザＵには、商品をさらにオファーする電子メールを送信し、電子メールの開封のみのユーザＵに対しては、不安解消のための電子メールを送信し、未開封のユーザＵにはＤＭを送信する対応としてもよい。このように、電子メールを送信した場合のユーザＵの対応に応じて次回の広報情報の提供の手法を変えていくことで、ユーザＵへの興味を引きやすくすることができる。

（電子メールとＤＭとの組み合わせ例２）
図７を参照しながら、上記の管理装置１０からの広報情報の提供に関する第２の例について説明する。図７では、商品購入者を対象として初回メールとして、商品購入日（Ｎ）から５日後に商品に対するアンケートに関する電子メール（メール１）を送信したとする。このとき、ユーザＵの対応として、メールを開封してアンケートを回答したユーザＵには、商品購入から１０日後に、お礼のメール（メール２）を送信し、メールを開封したもののアンケートには未回答だったユーザＵには、商品購入から８日後にリマインドのメール（メール３）を送信することとしている。また、リマインドのメール（メール３）を送信した後にアンケートに回答したユーザＵに対しても、お礼のメール（メール２）を送信する構成としてもよい。

一方、初回のメール（メール１）を開封していないと推定されるユーザＵには、ＤＭを送付可能か（連携可能か）に基づいて、ＤＭを送付可能なユーザＵに対してのみ商品購入日（Ｎ）から５日後にＤＭ（ＤＭ１）を送信してもよい。その後は、アンケートの回答有無に応じて、必要に応じてＤＭを送信する（例えば、回答がない場合にはＤＭ２を送信する）こととしてもよい。

第２の例では、電子メールが未開封のユーザＵについては、ＤＭ送付が可能であれば、以降の対応としてＤＭでの案内を継続することによって、ユーザＵが情報に触れる可能性が向上することを期待した手順となっている。一方、電子メールを開封するユーザＵに対しては電子メールによる案内を継続し、ＤＭ送付に係るコストが増大することを抑制している。

［作用］
上記の広報情報送付管理装置としての管理装置１０によれば、対象者（ユーザＵ）による電子メールの閲覧状況が取得され、取得した電子メールの閲覧状況に応じて、ダイレクトメールの内容が決定される。そして、対象者へのダイレクトメールの送付指示が行われる。送信した電子メールに対する対象者の対応によって、ダイレクトメールの内容を変更することができるため、対象者の状況に応じて適切なダイレクトメールを送付することが可能となる。

電子メールの閲覧状況は、対象者が前記電子メールを開封したか否か、または、電子メールに含まれているリンク先にアクセスしたか否か、の少なくとも一方を含んでもよい。対象者が電子メールを開封したか否か、また、電子メールに含まれているリンク先にアクセスしたか否か、は、いずれも、対象者が電子メールで送信した情報にどの程度興味を持っているかに対応する情報であるといえる。したがって、管理装置１０では、これらの情報に基づいて、ダイレクトメールの内容を決定する構成とすることで、対象者の状況に応じて適切なダイレクトメールを送付することが可能となる。

管理装置１０の制御部は、電子メールを送信してから所定日数経過したタイミングでの電子メールの閲覧状況に応じて、ダイレクトメールの内容を決定してもよい。所定日数経過したタイミングの電子メールの閲覧状況に応じてダイレクトメールの内容を決定する構成とすることで、例えば、ユーザが当該電子メールに関する情報に興味を持っている間にダイレクトメールを送付することが可能となるため、適切なタイミングにダイレクトメールを提供することができる。

管理装置１０では、広報情報に関する前記対象者の属性にも基づいて、前記ダイレクトメールの内容を決定してもよい。対象者の属性を考慮してダイレクトメールの内容を決定することで、より対象者が興味を持つ内容を含むダイレクトメールを送付することが可能となる。例えば、メールの閲覧状況が同じ複数の対象者に対して、属性を考慮して互いに異なる内容のダイレクトメールを送信することとしてもよい。

ダイレクトメールの送付指示を行う機能は、送信情報と、前記ダイレクトメールの内容とを含む印刷用データを前記対象者毎に個別に作成してもよい。このような構成とすることで、印刷用データが対象者毎に作成されるため、対象者に応じてより細やかな変更を加えたダイレクトメールを作成することも可能となる。この構成では、ダイレクトメールの内容は共通であっても、例えば、対象者に応じて個別にデザインを変更することも可能となる。したがって、より対象者に寄り添ったダイレクトメールを作成することも可能となる。

管理装置１０は、電子メールの閲覧状況に応じて、対象者に対して電子メールとダイレクトメールとのどちらを送付するかを決定する機能と、電子メールを送付すると決定した対象者について、電子メールの内容を決定し、電子メールを送信する機能と、をさらに有してもよい。この場合、ダイレクトメールの内容を決定する機能は、ダイレクトメールを送付すると決定した対象者について、前記ダイレクトメールの内容を決定することとしてもよい。上記の構成とすることで、電子メールの閲覧状況に応じて、電子メールとダイレクトメールとのどちらを送付するかを決定し、さらに内容についても電子メールの閲覧状況応じて変更されるため、対象者へより適切な手法での広報を行うことが可能となる。

［変形例］
以上、本開示は必ずしも上述した実施形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で様々な変更が可能である。

例えば、管理装置１０の一部の機能は、管理装置１０とは別の装置で管理する構成としてもよい。例えば、記憶部に相当するサーバの機能は、制御部として機能する機能部とは別の装置で行う構成であってもよい。

また、送信先サーバ１８及び送信コンテンツサーバ１９で管理される情報の例は、上記実施形態で説明したものには限定されず、種々の情報を組み合わせることができる。

また、図６及び図７に示したのは、管理装置１０による電子メールとＤＭとの組み合わせの例であるが、この組み合わせ方に限定されるものではなく、適宜変更することができる。一例として、ＤＭを送付したユーザＵに対してその後に電子メールを送信するという処理の手順としてもよい。

１…広報情報送付管理システム、１０…管理装置、１１…情報提供制御部、１２…メール作成部、１３…メール送信部、１４…メール操作情報取得部、１５…ＤＭ準備部、１６…ＤＭ発送指示部、１７…商品購買情報取得部、１８…送信先サーバ、１９…送信コンテンツサーバ、２０…ＤＭ作成装置、３０…商品販売サイト、４０…商品購買情報管理サーバ。

Claims (7)

1. 記憶部及び制御部を有し、広報情報に関する電子メールを送信した対象者に対する紙媒体のダイレクトメールの送付に関する管理を行う広報情報送付管理装置であって、
   前記記憶部は、前記対象者の名前及び住所を含む送信情報を有し、
   前記制御部は、
   前記対象者による前記電子メールの閲覧状況を取得する機能と、
   前記電子メールの閲覧状況に応じて、前記ダイレクトメールの内容を決定する機能と、
   前記送信情報を用いて、前記内容が決定された前記ダイレクトメールの前記対象者への送付指示を行う機能と、
   を有する、広報情報送付管理装置。
2. 前記電子メールの閲覧状況は、前記対象者が前記電子メールを開封したか否か、または、前記電子メールに含まれているリンク先にアクセスしたか否か、の少なくとも一方を含む、請求項１に記載の広報情報送付管理装置。
3. 前記制御部は、前記電子メールを送信してから所定日数経過したタイミングでの前記電子メールの閲覧状況に応じて、前記ダイレクトメールの内容を決定する、請求項１または２に記載の広報情報送付管理装置。
4. 前記広報情報に関する前記対象者の属性にも基づいて、前記ダイレクトメールの内容を決定する、請求項１～３のいずれか一項に記載の広報情報送付管理装置。
5. 前記ダイレクトメールの送付指示を行う機能は、前記送信情報と、前記ダイレクトメールの内容とを含む印刷用データを前記対象者毎に個別に作成する、請求項１～４のいずれか一項に記載の広報情報送付管理装置。
6. 前記制御部は、前記電子メールの閲覧状況に応じて、前記対象者に対して電子メールと前記ダイレクトメールとのどちらを送付するかを決定する機能と、
   前記電子メールを送付すると決定した前記対象者について、前記電子メールの内容を決定し、電子メールを送信する機能と、をさらに有し、
   前記ダイレクトメールの内容を決定する機能は、前記ダイレクトメールを送付すると決定した前記対象者について、前記ダイレクトメールの内容を決定する、請求項１～５のいずれか一項に記載の広報情報送付管理装置。
7. 広報情報に関する電子メールを送信した対象者に対する紙媒体のダイレクトメールの送付に関する管理を行う広報情報送付管理装置としてコンピュータを機能させるための広報情報送付管理プログラムであって、
   前記対象者の名前及び住所を含む送信情報を記憶する機能と、
   前記対象者による前記電子メールの閲覧状況を取得する機能と、
   前記電子メールの閲覧状況に応じて、前記ダイレクトメールの内容を決定する機能と、
   前記送信情報を用いて、前記内容が決定された前記ダイレクトメールの前記対象者への送付指示を行う機能と、
   をコンピュータに実行させる、広報情報送付管理プログラム。
   

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