JP2023089468A - 文書作成支援システム、文書作成支援装置、文書作成支援プログラム及び文書作成支援方法 - Google Patents

Abstract

【課題】業務文書との整合性や関連づけがなされたうえで効率的に内部統制文書を作成する文書作成支援システム、文書作成支援装置、文書作成支援プログラム及び文書作成支援方法を提供する。【解決手段】内部統制監査の対象となる内部統制文書の作成を支援する文書作成支援システムにおいて、文書作成支援装置２０は、業務を構成する業務手順を設定する業務管理設定部と、業務管理設定部で設定した業務手順あるいは業務手順によって構成される業務にフラグを設定するフラグ設定部と、業務管理設定部で設定する業務手順毎に作成される業務文書を構成する業務文書情報の入力を業務手順と関連づけて受け付ける業務文書情報受付部と、受け付けた業務文書情報のうち、業務管理設定部で設定されたフラグを抽出する処理に基づいて、フラグが設定された業務手順あるいは業務に対応する業務文書情報を内部統制文書として出力する内部統制文書出力部と、を備える。【選択図】図３

Description

本発明は、文書作成支援システム、文書作成支援装置、文書作成支援プログラム及び文書作成支援方法、特に、内部統制監査の対象となる内部統制文書の作成を支援する文書作成支援システム、文書作成支援装置、文書作成支援プログラム及び文書作成支援方法に関する。

企業で行われる業務に関しては、株主、債権者等を保護する目的から、業務が法令や社内規定等の基準を遵守しているか否かに関する証拠を収集し、収集した証拠に基づいて会計または業務全般の適合性を確認する監査が実施される。

この監査には、内部監査担当者が行う内部監査、会社法上の監査役等が行う法定監査、監査法人が行う会計監査や内部統制監査、あるいは外部の専門家が行う監査があり、いずれの監査においても、監査の対象として膨大な文書の作成及び提出が求められるところ、上場会社においては、金融商品取引法等で毎年の会計監査及び内部統制監査の実施が定められており、企業は膨大な文書の作成、見直し及びその提出が義務づけられている。

特許文献１には、人的作業やシステム処理等の観点から企業で行われる業務を分類し、分類した業務に基づいて、監査の対象となる業務記述書、フローチャート等の文書を作成することによって、監査の対象となる文書を効率的に作成することを目的とした技術が開示されている。

特開２００８－５２３４７公報

ところで、内部統制監査における評価は、実際の業務に基づいて評価されることから、内部統制監査の対象となる内部統制文書は、実際の業務で使用される業務フローや業務マニュアル等といった業務文書の記載との整合性や関連づけがなされることが望ましい。

しかし、内部統制文書は、一般的に、内部統制担当部門の担当者によって管理される一方、実際の業務で使用される業務文書は、業務を担当する担当者によって管理されるといった、異なる担当者にそれぞれ分属して管理されるという実情から、内部統制文書と業務文書との整合性や関連づけを行うことが困難な場合がある。

このような場合に、内部統制監査に必要な条件をみたすように業務文書を作成することは煩雑であるから、作成に要する作業負担を軽減する観点から、内部統制文書と切り離して業務文書に必要な観点のみに基づいて業務文書が作成されることが一般的であり、このような環境で作成された業務文書に基づいて内部統制文書が作成されることとなる。

このような経緯で作成された内部統制文書については、業務の実態から乖離している可能性が指摘されるところであり、内部統制文書として有効に機能しない場合もあることが懸念される。

一方、内部統制監査において、内部統制監査の対象となる内部統制文書における業務記述書やフローチャート等に指摘がなされると、指摘がなされた内部統制文書の修正が必要になることはもちろんのこと、内部統制監査でなされた指摘に基づいて、実際の業務で使用される業務フローや業務マニュアル等といった業務文書の修正も必要になる。

しかし、内部統制監査でなされた指摘に基づいて業務文書の修正を行う場合も、内部統制文書との記載の整合性や関連づけを考慮しながら修正する必要があることから、修正の作業が煩雑になることが懸念されるとともに、内部統制文書の修正の作業と業務文書の修正の作業とが同時期に進捗しないで、それぞれの文書の修正の作業の進捗に時間差が生じることも想定される。

さらに、業務文書は、実際の業務に応じて随時更新されるものであるところ、更新した内容が内部統制文書に反映されるタイミングは、内部統制監査のために、内部統制文書が作成または更新されるタイミングである場合が想定される。

したがって、内部統制監査のために内部統制文書が作成される場合または内部統制監査において内部統制文書に指摘がなされた場合に初めて、更新された業務文書に基づいて内部統制文書の更新がなされる場合も想定されることから、このような場合にも、内部統制文書が内部統制文書として有効に機能しない場合もあることが懸念される。

本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、業務文書との整合性や関連づけがなされたうえで効率的に内部統制文書を作成することができる文書作成支援システム、文書作成支援装置、文書作成支援プログラム及び文書作成支援方法を提供することを課題とするものである。

上記目的を達成するための本発明に係る文書作成支援システムは、内部統制監査の対象となる内部統制文書の作成を支援する文書作成支援システムであって、業務を構成する業務手順を設定する業務管理設定部と、業務管理設定部で設定した業務手順あるいは業務手順によって構成される業務にフラグを設定するフラグ設定部と、業務管理設定部で設定する業務手順ごとに作成される業務文書を構成する業務文書情報の入力を業務手順と関連づけて受け付ける業務文書情報受付部と、業務文書情報受付部で受け付けた業務文書情報のうち業務管理設定部で設定されたフラグを抽出する処理に基づいて、フラグが設定された業務手順あるいは業務に対応する業務文書情報を内部統制文書として出力する内部統制文書出力部とを備えるものである。

これによれば、業務文書との整合性あるいは関連づけがなされることによって、業務文書と内部統制文書とを一元的に管理することができることから、内部統制文書を作成及び修正する際の作業負担が大幅に軽減されて、効率的に内部統制文書を作成することができる。

この文書作成支援システムのフラグ設定部は、内部統制監査の対象となる業務手順あるいは業務にフラグを設定するものである。

この文書作成支援システムで処理される業務文書情報は、業務手順を構成する複数のタスクを実行するタスク手順に関する業務マニュアルデータ及び業務フローデータを含むものである。

この文書作成支援システムの内部統制文書出力部は、業務の開始から業務の完了に至るまでの流れが記述される業務記述書に記載される項目に対応する部分の業務文書情報をフラグに基づいて業務文書情報から抽出して内部統制文書として出力するものである。

この文書作成支援システムの内部統制文書出力部は、業務の開始から業務の完了に至るまでの流れが図式化されたフローチャートに記載される項目に対応する部分の業務文書情報をフラグに基づいて業務文書情報から抽出して内部統制文書として出力するものである。

さらに、この文書作成支援システムの内部統制文書出力部は、業務に関して想定されるリスクとリスクに対する統制とが対応づけられたリスク・コントロール・マトリックス（ＲＣＭ）に記載される項目に対応する部分の業務文書情報及び内部統制文書を構成する内部統制文書情報を業務文書情報及び内部統制文書情報から抽出して内部統制文書として出力するものである。

上記目的を達成するための本発明に係る文書作成支援装置は、内部統制監査の対象となる内部統制文書の作成を支援する文書作成支援装置であって、業務を構成する業務手順を設定する業務管理設定部と、業務管理設定部で設定した業務手順あるいは業務手順によって構成される業務にフラグを設定するフラグ設定部と、業務管理設定部で設定する業務手順ごとに作成される業務文書を構成する業務文書情報の入力を業務手順と関連づけて受け付ける業務文書情報受付部と、業務文書情報受付部で受け付けた業務文書情報のうち業務管理設定部で設定されたフラグを抽出する処理に基づいて、フラグが設定された業務手順あるいは業務に対応する業務文書情報を内部統制文書として出力する内部統制文書出力部とを備えるものである。

上記目的を達成するための本発明に係るプログラムは、内部統制監査の対象となる内部統制文書の作成を支援するプログラムであって、コンピュータによって実装される文書作成支援装置を、業務を構成する業務手順を設定する業務管理設定部、業務管理設定部で設定した業務手順あるいは業務手順によって構成される業務にフラグを設定するフラグ設定部、業務管理設定部で設定する業務手順ごとに作成される業務文書を構成する業務文書情報の入力を業務手順と関連づけて受け付ける業務文書情報受付部、業務文書情報受付部で受け付けた業務文書情報のうち業務管理設定部で設定されたフラグを抽出する処理に基づいて、フラグが設定された業務手順あるいは業務に対応する業務文書情報を内部統制文書として出力する内部統制文書出力部として機能させるものである。

上記目的を達成するための本発明に係る文書作成支援方法は、内部統制監査の対象となる内部統制文書の作成を支援する文書作成支援方法であって、コンピュータによって実装される文書作成支援装置を用いて、業務を構成する業務手順を設定する業務管理設定処理と、業務管理設定処理で設定した業務手順あるいは業務手順によって構成される業務にフラグを設定するフラグ設定処理と、業務管理設定処理で設定する業務手順ごとに作成される業務文書を構成する業務文書情報の入力を業務手順と関連づけて受け付ける業務文書情報受付処理と、業務文書情報受付処理で受け付けた業務文書情報のうち業務管理設定部で設定されたフラグを抽出する処理に基づいて、フラグが設定された業務手順あるいは業務に対応する業務文書情報を内部統制文書として出力する内部統制文書出力処理とを実行するものである。

この発明によれば、内部統制文書を効率的に作成することができる。

本発明の実施の形態に係る文書作成支援システムの構成の概略を説明するブロック図である 同じく、本実施の形態に係る文書作成支援システムの文書作成支援装置、業務端末及び監査端末を実装するコンピュータの構成の概略を説明するブロック図である。 同じく、本実施の形態に係る文書作成支援システムの文書作成支援装置のストレージの構成の概略を説明するブロック図である。 同じく、本実施の形態に係る文書作成支援システムで設定される業務の概略を説明するブロック図である。 同じく、本実施の形態に係る文書作成支援システムで処理される業務文書情報の概略を説明するブロック図である。 同じく、本実施の形態に係る文書作成支援システムで処理される内部統制文書情報の概略を説明するブロック図である。 同じく、本実施の形態に係る文書作成支援システムで処理される業務記述書の一例を示す図である。 同じく、本実施の形態に係る文書作成支援システムで処理されるフローチャートの一例を示す図である。 同じく、本実施の形態に係る文書作成支援システムで処理されるリスク・コントロール・マトリックス（ＲＣＭ）の一例を示す図である。 同じく、本実施の形態に係る文書作成支援システムのフラグ設定部の処理の概略を説明する図である。 同じく、本実施の形態に係る文書作成支援システムの業務文書情報受付部の処理の概略を説明するブロック図である。 同じく、本実施の形態に係る文書作成支援システムの内部統制文書受付部の処理の概略を説明するブロック図である。 同じく、本実施の形態に係る文書作成支援システムの処理の概略を説明するフローチャートである。

次に、図１～図１３に基づいて、本発明の実施の形態に係る文書作成支援システムについて説明する。

図１は、本実施の形態に係る文書作成支援システムの構成の概略を説明するブロック図である。図示のように、文書作成支援システム１０は、文書作成支援装置２０、業務端末３０及び監査端末４０を主要構成として備え、これらがインターネット網あるいは社内ＬＡＮ等のネットワークＮを介して接続される。

本実施の形態では、文書作成支援装置２０は、任意の事業を営む事業者に配備され、業務端末３０は、事業者の業務に従事する業務担当者１に配備され、内部統制端末４０は、事業者の内部統制監査を担当する内部統制担当者２に配備される。

この内部統制担当者２は、本実施の形態では、例えば、事業者の内部統制部門の担当者である。

次に、文書作成支援システム１０の各部の具体的な構成について説明する。

図１で示す文書作成支援装置２０、業務端末３０及び内部統制端末４０は、本実施の形態では、ほぼ同様のハードウェア構成を具備するコンピュータ、例えばデスクトップ型あるいはノート型のコンピュータによって実装される。

なお、文書作成支援装置２０は、クラウド環境で実現されるものであってもよい。

図２は、コンピュータの構成の概略を説明するブロック図である。

図示のように、コンピュータは、プロセッサ１０１、メモリ１０２、ストレージ１０３、送受信部１０４、及び入出力部１０５を主要構成として備え、これらが互いにバス１０６を介して電気的に接続される。

プロセッサ１０１は、コンピュータの動作を制御し、各要素間におけるデータの送受信の制御や、アプリケーションプログラムの実行に必要な処理等を行う演算装置である。

このプロセッサ１０１は、本実施の形態では例えばＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）であり、後述するストレージ１０３に格納されてメモリ１０２に展開されたアプリケーションプログラムを実行して各処理を行う。

メモリ１０２は、ＤＲＡＭ（Ｄｙｎａｍｉｃ Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）等の揮発性記憶装置で構成される主記憶装置によって実現される。

このメモリ１０２は、プロセッサ１０１の作業領域として使用される一方、コンピュータの起動時に実行されるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）、及び各種の設定情報等が格納される。

ストレージ１０３は、アプリケーションプログラムや各種の処理に用いられるデータ等が格納されている。

送受信部１０４は、コンピュータをネットワークＮに接続する。この送受信部１０４は、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）やＢＬＥ（Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ Ｌｏｗ Ｅｎｅｒｇｙ）といった近距離通信インターフェースを具備するものであってもよい。

入出力部１０５には、必要に応じて、キーボードやマウスといった情報入力機器やディスプレイ等の出力機器が接続される。本実施の形態では、キーボード、マウス及びディスプレイがそれぞれ接続される。

バス１０６は、接続したプロセッサ１０１、メモリ１０２、ストレージ１０３、送受信部１０４及び入出力部１０５の間において、例えばアドレス信号、データ信号及び各種の制御信号を伝達する。

図３は、文書作成支援装置２０のストレージ１０３の構成の概略を説明するブロック図である。図示のように、ストレージ１０３は、第１記憶領域２１、第２記憶領域２２、第３記憶領域２３及び管理プログラム２４を備える。

第１記憶領域２１、第２記憶領域２２及び第３記憶領域２３は、本実施の形態では、ストレージ１０３が区画されることによって実現され、第１記憶領域２１には業務管理情報Ｄ１、業務手順情報Ｄ２及び内部統制定義情報Ｄ３が格納され、第２記憶領域２２には業務文書情報Ｄ４が格納され、第３記憶領域２３には内部統制文書情報Ｄ５が格納される。

業務管理情報Ｄ１は、本実施の形態では、業務を識別する業務識別番号、業務名、業務が発生する業務依頼やその時期等といったトリガ事象、業務責任者及び業務担当者等に関する情報である。

業務手順情報Ｄ２は、業務識別番号で識別される業務ごとに業務を構成する複数のタスク手順の集合及びタスク手順間の関係、例えば業務が実行される際のタスク手順の順番、あるいは任意のタスク手順が実行される際にはそのタスク手順よりも先行して実行されるタスク手順が複数実行されることが条件になっている等の関係を示す情報である。

一方、タスク手順とは、業務識別番号で識別される業務ごとに、業務を構成する複数のタスクの、各タスクにおいて実行されるべき作業が、作業内容や成果物の観点から詳細に定義された情報である。

内部統制定義情報Ｄ３は、業務識別番号で識別される業務手順に設定される、タスク手順ごとの監査要点、リスク項目、リスク評価結果及びリスクに対する対応方法、使用システム、承認設定等といった内部統制監査の観点で必要となる情報である。

具体的には、業務手順によって定められた各業務に対して、業務記述書、フローチャート及びＲＣＭ等の内部統制文書の作成に必要となる内容を定義した情報である

図４は、業務管理情報Ｄ１、業務手順情報Ｄ２及び内部統制定義情報Ｄ３によって構成される業務の一例を説明するブロック図である。図示のように、業務は、本実施の形態では販売管理業務Ｐであって、販売管理業務Ｐを構成する業務手順として、本実施の形態では、新規取引開始業務Ｐ１、売上計上業務Ｐ２及び債権管理業務Ｐ３が設定される。

新規取引開始業務Ｐ１は、本実施の形態では、新規取引先登録Ｔ１、見積もりＴ２及び契約締結Ｔ３がタスク手順として設定され、例えば、新規取引先登録Ｔ１では、新規取引先との取引開始のための社内規程に沿った手続とその手続を担当する担当者がタスク手順として設定される。

見積もりＴ２では、例えば、社内規程に沿った見積もり文書の作成、社内決済の手続及び取引先への提出等の作業とその作業を担当する担当者がタスク手順として設定され、契約締結Ｔ３では、例えば、社内規程に沿った契約書の作成及び契約の締結といった作業とその作業を担当する担当者がタスク手順として設定される。

内部統制定義Ｍでは、例えば、各タスク手順の監査要点、リスク項目、リスク評価結果及びリスクに対する対応方法、使用システム、承認設定等といった内部統制監査の観点で必要となる情報が設定される。

売上計上業務Ｐ２は、本実施の形態では、出荷確認Ｔ１、納品検収確認Ｔ２、請求書発行Ｔ３及び売上計上Ｔ４がタスク手順として設定され、債権管理業務Ｐ３は、本実施の形態では、売掛金確認Ｔ１、入金確認Ｔ２、売掛金消込Ｔ３及び督促Ｔ４がタスク手順として設定される。

さらに、新規取引開始業務Ｐ１と同様、それぞれのタスク手順に対して内部統制定義Ｍが設定される。

図５は、業務文書情報Ｄ４の構成の概略を説明するブロック図である。業務文書情報Ｄ４は、本実施の形態では、業務識別番号で識別される業務ごとに作成される業務文書を構成する情報であって、図示のように、業務フローデータｄ４ａ、業務マニュアルデータｄ４ｂ及び業務関連文書フォーマットデータｄ４ｃ等により出力するための情報である。

業務フローデータｄ４ａは、文書としての業務フローを構成するデータであって、本実施の形態では、業務手順ごとに括られる複数のタスク手順で実行される作業の手順あるいは手引き等が図式化されたフローチャートとして記述される。

業務マニュアルデータｄ４ｂは、文書としての業務マニュアルを構成するデータであって、本実施の形態では、業務手順ごとに括られる複数のタスク手順で実行される作業の手順あるいは手引き等が標準化されて記述される。

業務関連文書フォーマットデータｄ４ｃは、業務識別番号で識別される業務ごとに、関連する社内規程等の文書データや、タスク手順ごとに作業で使用する文書等のテンプレートを設定したデータであって、本実施の形態では、文書作成ソフトウェア、表計算ソフトウェアあるいは電子文書編集ソフトウェア等によって作成されたデータが標準化されて保存される。

図６は、内部統制文書情報Ｄ５の構成の概略を説明するブロック図である。内部統制文書情報Ｄ５は、本実施の形態では、業務識別番号で識別される業務のうち、内部統制監査の対象となる各業務の内部統制文書を、業務管理情報Ｄ１及び業務手順情報Ｄ２に基づいて作成される業務文書情報Ｄ４と、対応する内部統制定義情報Ｄ３に設定された内容に基づいて構成する情報であって、図示のように、業務記述書データｄ５ａ、フローチャートデータｄ５ｂ及びＲＣＭデータｄ５ｃ等により出力するための情報を備える。

業務記述書データｄ５ａは、図７で一例を示す文書としての業務記述書を構成するデータであって、本実施の形態では、業務の開始から業務の完了（及びその報告）に至るまでの流れが記述される。

フローチャートデータｄ５ｂは、図８で一例を示す文書としてのフローチャートを構成するデータであって、本実施の形態では、業務の開始から業務の完了（及びその報告）に至るまでの流れが図式化されて記述される。

ＲＣＭデータｄ５ｃは、図９で一例を示す文書としてのリスク・コントロール・マトリックスを構成するデータであって、本実施の形態では、業務に関して想定される監査論点となるリスクと、リスクに対する統制等が対応づけられた一覧表として記述される。

図３で示す管理プログラム２４は、本実施の形態では、文書作成支援装置２０を、業務管理設定部２４ａ、フラグ設定部２４ｂ、内部統制定義設定部２４ｃ、業務文書情報受付部２４ｄ、内部統制文書情報受付部２４ｅ、業務文書出力部２４ｆ及び内部統制文書出力部２４ｇとして機能させるプログラムである。

この管理プログラム２４は、本実施の形態では、文書作成支援装置２０、業務端末３０及び監査端末４０での情報の入出力が可能な画面インターフェースによって実装される。

業務管理設定部２４ａは、業務管理情報Ｄ１及び業務手順情報Ｄ２の設定を介して、業務に関する各種のデータを設定するものである。

具体的には、例えば、業務管理情報Ｄ１の設定を介して、業務を識別する業務識別番号、業務名、業務が発生する業務依頼やその時期等といったトリガ事象、業務責任者及び業務担当者等を設定して、設定した業務管理情報Ｄ１を第１記憶領域２１に格納する。

さらに、業務手順情報Ｄ２の設定を介して、タスク手順及びタスク手順を括る業務手順を設定して、設定した業務手順情報Ｄ２を第１記憶領域２１に格納する。

一方、業務管理設定部２４ａは、本実施の形態では、業務手順情報Ｄ２の設定を介してタスク手順及び業務手順を設定するに際して、業務手順ごとに作成される業務文書に記載される記載項目（例えば在庫管理方法、製品を出荷する際のプロセス等）を設定する。

フラグ設定部２４ｂは、業務管理情報Ｄ１及び業務手順情報Ｄ２に設定されたタスク手順及び業務手順のうち、内部統制監査の対象となる業務あるいは任意の業務に対して、内部統制文書等の抽出対象項目としてのフラグを設定する。

例えば図１０で示すように、業務管理設定部２５ａで設定した業務文書である業務マニュアルに記載される複数の記載項目のうち、内部統制文書である業務記述書にも記載される記載項目（例えば「販売管理業務」、「仕入管理業務」、「入出金管理業務」及び「取締役会の運営」）に、抽出対象項目としてフラグＦを設定する。

図３で示す内部統制定義設定部２４ｃは、内部統制定義情報Ｄ３の設定を介して、業務管理情報Ｄ１及び業務定義情報Ｄ２に設定された業務手順又はタスク手順ごとに、内部統制に関する各種の情報を設定するものである。

具体的には、内部統制定義設定部２４ｃは、内部統制監査文書である業務記述書に記載される項目や付随する情報を設定する。

内部統制定義設定部２４ｃは、内部統制文書であるフローチャートの作成のために必要となる責任者又は担当者、使用システム、インプット・アウトプットなどの種々の情報を設定する。

さらに、内部統制定義設定部２４ｃは、内部統制文書であるＲＣＭ（リスク・コントロール・マトリックス）の作成のために必要となる、想定される監査論点となるリスクと評価結果、リスクに対する統制方法、コントロール情報等を設定する。

業務管理情報Ｄ１、業務手順情報Ｄ２及び内部統制定義情報Ｄ３の設定を介したタスク手順及び業務手順の設定によって、業務（例えば図４で示した販売管理業務Ｐ）が作成される。

業務文書情報受付部２４ｄは、業務管理設定部２４ａで設定する業務手順ごとに作成される業務文書を構成する業務文書情報Ｄ４（業務フローデータｄ４ａ、業務マニュアルデータｄ４ｂ及び業務関連文書フォーマットデータｄ４ｃ等）の入力を受け付けて、受け付けた業務文書情報Ｄ４を第２記憶領域２２に格納するものである。

図１１は、業務文書情報受付部２４ｄの処理の概略を説明するブロック図である。図示のように、業務文書情報受付部２４ｄは、業務文書情報Ｄ４の入力を受け付けて第２記憶領域２２に格納するに際して、複数の業務手順１～業務手順ｎにそれぞれ対応する業務文書情報Ｄ４（１）～業務文書情報Ｄ４（ｎ）及び例えば各種規程やフォーマット、あるいは詳細なマニュアル等といった業務関連文書を構成する業務関連文書情報１～ｎを関連づける。

図３で示す内部統制文書情報受付部２４ｅは、業務文書情報Ｄ４及び内部統制定義情報Ｄ３を基に作成される内部統制文書を構成する内部統制文書情報Ｄ５（業務記述書データｄ５ａ、フローチャートデータｄ５ｂ及びＲＣＭデータｄ５ｃ等）の入力を受け付けて、受け付けた内部統制文書情報Ｄ５を第３記憶領域２３に格納するものである。

さらに、内部統制文書情報受付部２４ｅは、本実施の形態では、第２記憶領域２２に格納された業務文書情報Ｄ４のうちフラグＦを設定した任意の業務文書情報Ｄ４を、内部統制端末４０を介した内部統制担当者２の要望に応じて、内部統制定義情報Ｄ３を関連づけて、各内部統制文書に変換し、内部統制文書情報Ｄ５に必要となるその他の情報の入力を受け付ける。

図１２は、内部統制文書情報受付部２４ｅの処理の概略を説明する図である。図示のように、内部統制文書情報受付部２４ｅは、業務管理情報Ｄ１あるいは業務手順情報Ｄ２に設定されたフラグＦを基に、業務識別番号に関連づけられて業務管理情報Ｄ１で定義された業務基本情報、業務手順情報Ｄ２によって業務手順として定義された業務文書情報Ｄ４及び内部統制定義情報Ｄ３によって内部統制定義として定義された内部統制文書に関する情報を抽出する。

本実施の形態では、抽出したフラグＦに基づいて、業務マニュアルの任意の項目に対応する業務文書情報Ｄ４である業務マニュアルデータｄ２ｂの任意の部分を業務マニュアルデータｄ２ｂから抽出し、抽出した業務マニュアルデータｄ２ｂの任意の部分を内部統制文書情報Ｄ５である業務記述書データｄ５ａに変換する。

さらに、抽出したフラグＦに基づいて、業務マニュアルの任意の項目に対応する業務マニュアルデータｄ２ｂの任意の部分を業務マニュアルデータｄ２ｂから抽出するとともに、業務マニュアルデータｄ２ｂの任意の部分と対応する内部統制定義情報Ｄ３によって内部統制定義として定義された内部統制文書に関する情報を内部統制定義情報Ｄ３から抽出し、抽出した業務マニュアルデータｄ２ｂの任意の部分及び対応する内部統制定義情報Ｄ３とともに、ＲＣＭに必要となるその他の情報を入力することで、内部統制文書情報Ｄ５であるＲＣＭデータｄ５ｃを作成する。

一方、抽出したフラグＦに基づいて、業務マニュアルの任意の項目に対応する業務マニュアルデータｄ２ｂの任意の部分を業務マニュアルデータｄ２ｂから抽出し、抽出した業務マニュアルデータｄ２ｂの任意の部分を、内部統制文書情報Ｄ５であるフローチャートデータｄ５ｂとして変換してもよい。

業務文書出力部２４ｆは、業務文書情報受付部２４ｄで受け付けて第２記憶領域２２に格納された業務文書情報Ｄ４を、業務端末３０を介した業務担当者１の要望に応じて、業務文書（業務マニュアル、業務フロー）として出力するものである。

内部統制文書出力部２４ｇは、内部統制文書情報受付部２４ｅで受け付けて第３記憶領域２３に格納された内部統制文書情報Ｄ５を、内部統制端末４０を介した内部統制担当者２の要望に応じて、内部統制文書（業務記述書、フローチャート及びリスク・コントロール・マトリックス）として出力するものである。

次に、本実施の形態に係る文書作成支援システム１０の処理の概略を説明する。

図１３は、文書作成支援システム１０の処理の概略を説明するフローチャートである。図示のように、まず、ステップＳ１において、事業者の業務に従事する業務担当者１または管理部門の担当者等が、文書作成支援装置２０あるいは業務端末３０を介して、業務管理情報Ｄ１及び業務手順情報Ｄ２を設定することによってタスク手順及び業務手順を設定する。

続いて、ステップＳ２において、業務文書（業務マニュアル、業務フロー等）に記載される記載項目を設定する。

さらに、ステップＳ３において、業務文書に記載される記載項目であって内部統制文書の対象となる項目にフラグを設定する。

一方、ステップＳ４において、内部統制担当者２が内部統制端末４０を介して、内部統制文書Ｄ３を設定することによって、業務記述書、フローチャート及びＲＣＭ等の内部統制文書に記載される記載項目を設定する。

その後、ステップＳ５において、業務端末３０を介して業務管理情報Ｄ１及び業務手順情報Ｄ２に設定された業務情報に基づいて業務文書情報Ｄ４を入力するとともに、内部統制端末４０を介して業務文書情報Ｄ４及び内部統制情報Ｄ３に基づいて内部統制文書情報Ｄ５を入力する。

本実施の形態では、業務文書情報Ｄ４として業務マニュアルデータｄ２ｂ及び業務フローデータｄ２ａ等が入力され、内部統制文書情報Ｄ５としてフローチャートデータｄ５ｂ及びＲＣＭデータｄ５ｃが入力される。

なお、本実施の形態では、後述するように、内部統制文書は、業務文書情報Ｄ４に基づいて出力されることから、内部統制文書情報Ｄ５としての業務記述書データｄ５ａは内部統制端末４０を介して入力される必要はない。

ところで、内部統制監査が実施される場合は、一般的に、内部統制担当者２が業務部門や管理部門に現状の業務プロセス等について時間をかけてヒアリングを行い、膨大な証拠や資料等を収集して内部統制文書を作成することになる。

本実施の形態では、業務文書に記載される記載項目であって内部統制文書である業務記述書にも記載される記載項目にフラグが設定されることから、ステップＳ６において内部統制文書を出力すると、業務文書情報Ｄ４に基づいて、業務記述書として出力される。

したがって、業務文書に基づいて内部統制文書の基礎である業務記述書を出力することが可能であって、業務文書と内部統制文書との整合性あるいは関連づけがなされることにより一元的に管理することができることから、内部統制担当者２による現状の業務プロセス等のヒアリングや証拠等の収集等といった内部統制担当者２の作業負担が大幅に軽減されて、効率的に内部統制文書を作成することができる。

出力した内部統制文書に基づいて内部統制監査が実施されて、内部統制監査において指摘事項が提示された場合は、ステップＳ７において、指摘事項に基づいて修正した業務文書情報Ｄ４を入力すれば、ステップＳ８において改めて内部統制文書を出力する際に、修正した業務文書情報Ｄ４との整合性あるいは関連づけがなされた業務記述書が内部統制文書として出力される。

したがって、内部統制文書の修正の作業の進捗と業務文書の修正の作業の進捗との間に時間差が生じることがなく、内部統制監査の指摘事項に基づいた修正の作業を容易に行うことができる。

なお、本発明は上記実施の形態に限定されることはなく、発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々の変更が可能である。

上記実施の形態では、業務文書に記載される記載項目であって業務記述書にも記載される記載項目へのフラグの設定が、業務端末３０を介して業務担当者１によって設定される場合を説明したが、内部統制端末４０を介して内部統制担当者２によって設定されるものであってもよい。

上記実施の形態では、内部統制文書が内部統制監査の対象となる場合を説明したが、内部統制監査に限られるものではなく、例えば、外部の専門家が行う監査あるいは内部監査担当または監査役が行う監査の対象となるものであってもよい。

１ 業務担当者
２ 内部統制担当者
１０ 文書作成支援システム
２０ 文書作成支援装置
２４ 管理プログラム（プログラム）
２４ａ 業務管理設定部
２４ｂ フラグ設定部
２４ｇ 内部統制文書出力部
３０ 業務端末
４０ 内部統制端末
Ｄ１ 業務管理情報
Ｄ２ 業務手順情報
Ｄ３ 内部統制定義情報
Ｄ４ 業務文書情報
ｄ４ａ 業務フローデータ
ｄ４ｂ 業務マニュアルデータ
ｄ４ｃ 業務関連文書 フォーマットデータ
Ｄ５ 内部統制文書情報
ｄ５a 業務記述書データ
ｄ５ｂ フローチャートデータ
ｄ５ｃ ＲＣＭデータ

Claims (9)

1. 内部統制監査の対象となる内部統制文書の作成を支援する文書作成支援システムであって、
   業務を構成する業務手順を設定する業務管理設定部と、
   該業務管理設定部で設定した前記業務手順あるいは該業務手順によって構成される前記業務にフラグを設定するフラグ設定部と、
   前記業務管理設定部で設定する前記業務手順ごとに作成される前記業務文書を構成する業務文書情報の入力を前記業務手順と関連づけて受け付ける業務文書情報受付部と、
   該業務文書情報受付部で受け付けた前記業務文書情報のうち前記業務管理設定部で設定された前記フラグを抽出する処理に基づいて、前記フラグが設定された前記業務手順あるいは前記業務に対応する前記業務文書情報を前記内部統制文書として出力する内部統制文書出力部と、
   を備える文書作成支援システム。
2. 前記フラグ設定部は、
   前記内部統制監査の対象となる前記業務手順あるいは前記業務に前記フラグを設定する、請求項１に記載の文書作成支援システム。
3. 前記業務文書情報は、
   前記業務手順を構成する複数のタスクを実行するタスク手順に関する業務マニュアルデータ及び業務フローデータを含む、
   請求項１または２に記載の文書作成支援システム。
4. 前記内部統制文書出力部は、
   前記業務の開始から前記業務の完了に至るまでの流れが記述される業務記述書に記載される項目に対応する部分の業務文書情報を前記フラグに基づいて前記業務文書情報から抽出して前記内部統制文書として出力する、
   請求項１～３のいずれか１項に記載の文書作成支援システム。
5. 前記内部統制文書出力部は、
   前記業務の開始から前記業務の完了に至るまでの流れが図式化されたフローチャートに記載される項目に対応する部分の業務文書情報を前記フラグに基づいて前記業務文書情報から抽出して前記内部統制文書として出力する、
   請求項１～４のいずれか１項に記載の文書作成支援システム。
6. 前記内部統制文書出力部は、
   前記業務に関して想定されるリスクとリスクに対する統制とが対応づけられたリスク・コントロール・マトリックス（ＲＣＭ）に記載される項目に対応する部分の業務文書情報及び前記内部統制文書を構成する内部統制文書情報を前記業務文書情報及び前記内部統制文書情報から抽出して前記内部統制文書として出力する、
   請求項１～５のいずれか１項に記載の文書作成支援システム。
7. 内部統制監査の対象となる内部統制文書の作成を支援する文書作成支援装置であって、
   業務を構成する業務手順を設定する業務管理設定部と、
   該業務管理設定部で設定した前記業務手順あるいは該業務手順によって構成される前記業務にフラグを設定するフラグ設定部と、
   前記業務管理設定部で設定する前記業務手順ごとに作成される前記業務文書を構成する業務文書情報の入力を前記業務手順と関連づけて受け付ける業務文書情報受付部と、
   該業務文書情報受付部で受け付けた前記業務文書情報のうち前記業務管理設定部で設定された前記フラグを抽出する処理に基づいて、前記フラグが設定された前記業務手順あるいは前記業務に対応する前記業務文書情報を前記内部統制文書として出力する内部統制文書出力部と、
   を備える文書作成支援装置。
8. 内部統制監査の対象となる内部統制文書の作成を支援するプログラムであって、
   コンピュータによって実装される文書作成支援装置を、
   業務を構成する業務手順を設定する業務管理設定部、
   該業務管理設定部で設定した前記業務手順あるいは該業務手順によって構成される前記業務にフラグを設定するフラグ設定部、
   前記業務管理設定部で設定する前記業務手順ごとに作成される前記業務文書を構成する業務文書情報の入力を前記業務手順と関連づけて受け付ける業務文書情報受付部、
   該業務文書情報受付部で受け付けた前記業務文書情報のうち前記業務管理設定部で設定された前記フラグを抽出する処理に基づいて、前記フラグが設定された前記業務手順あるいは前記業務に対応する前記業務文書情報を前記内部統制文書として出力する内部統制文書出力部、
   として機能させるプログラム。
9. 内部統制監査の対象となる内部統制文書の作成を支援する文書作成支援方法であって、
   コンピュータによって実装される文書作成支援装置を用いて、
   業務を構成する業務手順を設定する業務管理設定処理と、
   該業務管理設定処理で設定した前記業務手順あるいは該業務手順によって構成される前記業務にフラグを設定するフラグ設定処理と、
   前記業務管理設定処理で設定する前記業務手順ごとに作成される前記業務文書を構成する業務文書情報の入力を前記業務手順と関連づけて受け付ける業務文書情報受付処理と、
   該業務文書情報受付処理で受け付けた前記業務文書情報のうち前記業務管理設定部で設定された前記フラグを抽出する処理に基づいて、前記フラグが設定された前記業務手順あるいは前記業務に対応する前記業務文書情報を前記内部統制文書として出力する内部統制文書出力処理と、
   を実行する文書作成支援方法。

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