JP2023007285A - 株式会社等の会員制組織における資料の電子提供方法 - Google Patents

Abstract

【課題】株主総会資料のように、原則として会員に配布する資料を、特定のウエブサイトに掲載することにより公開して、簡単な操作で読むことができ、資料の内容を理解することが出来るようにすること、および資料の内の一部を非公開とし、特定の会員のみに開示するような操作が可能である情報の配布方法を提供する。【解決手段】会員の氏名、住所等所定の事項を記録した台帳と、ＩＣタグ固有のＩＤ番号とを紐付けて記録し、さらに全会員向けの資料を開示するウエブサイトにアクセスできるＩＣタグＡを全会員に配布すると共に、当該会員に配布する必要な補足資料や説明資料を開示するウエブサイトにアクセスできるＩＣタグＢを適宜郵送等で配布し、これら両ＩＣタグを単独で、または連動して読み取ることにより、一般公開情報や当該株主向け特有の非公開情報を通知可能とした。上記ＩＣタグＡとＢを同時に読み取ることにより、株主総会映像配信サイトに遷移可能とし、該株主総会会場から離れた場所にいる株主が株主総会に参加することを可能とした。【選択図】図１

Description

本発明は、株式会社の総会資料等、会員システムにおける配布方法であって、ＩＣタグ（ＲＦＩＤ、電子タグ、ＰＦタグ等とも呼ばれる）を効果的に利用して効率よく資料を配布する方法に関するものである。

従来の会社法によると、株式会社は株主総会に先立って取締役会等が日時、場所、議題等を決定し、各株主にこれらを記載した招集通知書面を発送することになっている。しかしながらこの方法では資料の印刷や発送に手間がかかりすぎるという問題があった。また、大量の資料を印刷して配布するのは時間と、経費の無駄が多かった。

このため、令和元年改正会社法では、株主総会資料を自社のホームページ等のウエブサイトに掲載し、株主にそのＵＲＬを書面により通知すれば、株主の個別の承諾を得なくても株主総会資料を提供したことになるという制度（電子提供措置）が採用された。この改正により、会社側の手間は大幅に簡略化されたと考えられる。

しかしながら、この電子提供措置では、パソコン等の取扱いに不慣れな者や、パソコン等の電子機器を持っていない者にとって負担が大きいという問題があった。また、悪意のある偽サイトを立ち上げ株主に偽サイトのＵＲＬを通知する可能性を排除する、という技術的課題は克服されていない。

さらに、配布された資料だけでは十分に内容が理解できない場合や、説明を受けたい場合があるという問題があった。このように配布された資料だけでは、その内容を十分に理解できない場合は、内容の注釈や説明が付記されているのが望ましい。また、資料の中には非公開の資料もあり、会員のみに開示したいものもあった。

なお、ホームページ等のウエブサイトを開くための方法としてＩＣタグを利用する方法がある。これはＩＣタグに必要なＵＲＬを記録しておき、これをリーダライタやスマートフォンで読み取ってウエブサイトに導く方法である。この方法を有効に利用すればそれほど煩雑な作業を必要とせずに必要とするウエブサイトを開くことが可能である。なお、株式会社とＩＣタグの関連については、下記のような提案がなされている。

特開２００７－２６５２９８号公報 特開２０１３－１９１０９３号公報

本発明は、株主総会資料のように、原則として会員に配布する資料を、特定のウエブサイトに掲載することにより公開して、簡単な操作で読むことができ、資料の内容を理解することが出来るようにすること、および資料の内の一部を非公開とし、特定の会員のみに開示するような操作が可能である情報の配布方法を提供することを目的としてなされたものである。

上記課題を解決するため、本発明は次のような構成とした。すなわち、本発明に係る資料の配布方法は、会員の氏名、住所等所定の事項を記録した台帳上の会員番号と、ＩＣタグ固有のＩＤ番号とを記録し、さらに全会員向けの資料を開示するウエブサイトにアクセスできるＩＣタグＡを全会員に配布すると共に、当該会員に配布する必要な補足資料や説明資料を開示するウエブサイトにアクセスできるＩＣタグＢを適宜郵送等で配布し、これら両ＩＣタグを単独で、または連動して読み取ることにより、一般公開情報や当該株主向け特有の非公開情報を通知可能としたことを特徴とする。さらには、上記ＩＣタグＡとＢを同時に読み取ることにより、株主総会映像配信サイトに遷移可能とすることにより、該株主総会会場から離れた場所にいる株主が株主総会に参加することを可能としたことを特徴とする。

本発明に係る資料の配布方法によれば、ＩＣタグとＩＣタグ用リーダライタを用いて、複数パターンの対象とするウエブサイトを開くことが出来るので、株主総会資料等の会議資料の入手が簡単となり、会員に配布するための膨大な資料の印刷の手間や、送付手続を大幅に節約することが出来る。省資源の観点からも好ましい。また、株主には必要により資料の説明等やその他の補充資料が表示されるので、会議で説明を受けなくとも資料の内容に対する理解度を深めることや、その他の情報を入手する事が出来る。また、株主が総会の会場にいなくても総会に参加できるので株主にとって利便性に優れている。

ＩＣタグを２枚に分ける理由は、全会員に共通する情報の他に、必要に応じて原則非公開の資料や資料内容の補充資料（資料の説明等）を特定の者だけが見ることが出来るようにするためである。すなわち、元の情報は１枚のＩＣタグ単独でアクセスすることによって表示され、これに他の１枚のＩＣタグを重ねてアクセスすれば、原則非公開の情報や元の情報に対する説明等が表示されるようにすることが出来るからである。なお、２枚のＩＣタグは、厳密な意味で重ね合わせなくてもよく、場合によっては近くに並べておいて、両方を短時間（数秒間）で読み取る操作が出来ればよい。

本発明の実施例の説明図である。 ２枚のＩＣタグを読み取る場合の説明図である。 ＩＣタグの説明図である。

以下、本発明の好ましい実施形態をについて説明する。図１は本発明の実施形態を表わすもので、株主総会資料を各株主に配布する場合を例にとって説明する。

上場企業では、取締役会が日時、場所、議題等を決定し、各株主にこれらを記載した招集通知を原則として書面で発送することになっている。これらの業務は、信託銀行等の株式事務代行機関が行っているが、株主の数や資料が多い場合は、その送付の手間が著しく大きいという問題があった。

この問題は、今回の法改正によって大幅に軽減されたが、株主総会で提供される資料は一般に簡単にまとめられているので、内容を十分に理解するのが困難であった。全体を把握しやすいように簡単に纏められた資料に、釈明、裏付け、存在理由等に関する説明を補足的に加えることによって、この問題は大幅に解決されると期待される。

また、パソコン等の電子機器を使い慣れていない株主の場合は、このような電子提供措置を嫌い、以前と同様に郵送による資料の配布を希望する者も多いと予測されるが、この問題は、ＩＣタグをうまく使うことによって解決され、それほど煩雑にならないものと考えられる。

この発明では、２個のＩＣタグＡ，Ｂを使用する。当然ながら、２個以上でもよい。いずれも郵送等で各株主に配布されるが、安全のため２枚を別々に送付するのが好ましい。また、このＩＣタグＡ、Ｂには後述する管理者（Ｍ）のＵＲＬが記録されている。

すなわち、ＩＣタグＡ、Ｂを各株主に郵送等で配布し、株主側でこれを用いてパソコン等のウエブサイトを開いて、資料を読むのである。この方法によると、ウエブサイトへのアクセスが簡単である。このＩＣタグＡの郵送は、株主総会招集通知に同封して行うのがよく、追加のコストがかからない。なお、このＩＣタグには、目的とする管理者のＵＲＬが記録されており、例えば、図１に示すようなマウスパッド１０に保持しておいて、これを読み込むことにより、パソコン等のウエブサイトに容易にアクセスすることが出来る。

このためのＩＣタグ、その内容を読みとるためのリーダライタ、およびこれらを管理するシステムについて説明する。

本発明の主たる構成は、利用者（Ｕ）、並びに利用者（Ｕ）にデータを配信するシステム（Ｍ）、そして、両者をつなぐものとして、ＩＣタグＡとＩＣタグＢ、並びにＩＣタグを読み取るリーダライタからなる。以下、各構成について説明する。

利用者（Ｕ）とは、会員制組織における会員、株式会社においては株主をいう。システムとは、上述の通り、利用者にデータを配信するシステムを指す。システムは、企業や組織が各自で運営管理する場合や外部にアウトソーシングする場合などが考えられる。ここでは、以後「管理者」（Ｍ）と称する。

まず、ＩＣタグＡの役割としては、管理者（Ｍ）が公開したＵＲＬに基づいてウエブサイトを開き、全会員向けの情報を読み取り可能とすることである。

そして、各利用者（Ｕ）の基本情報、個人情報の管理、並びに株主や会員への簡便な情報提供である。つまり、▲１▼管理者（Ｍ）において、予め利用者（Ｕ）ごとに固有の会員番号を割り当てる。次に、▲２▼管理者（Ｍ）の基本台帳や株主名簿等に利用者（Ｕ）の会員番号ごとに上記必要事項を記録する。▲３▼ＩＣタグＡに管理者（Ｍ）のアドレスを記録し、利用者（Ｕ）の会員番号とＩＣタグＡのＩＤ番号を管理者（Ｍ）が紐付けしておく。そして、▲４▼利用者（Ｕ）がリーダライタでＩＣタグＡを読み取ることで、管理者（Ｍ）から利用者（Ｕ）に一般的な情報を提供する。

ＩＣタグＡのＩＤ番号と利用者（Ｕ）の会員番号は紐付けされているので、ＩＣタグＡをリーダライタで読み込んだ時点で、管理者（Ｍ）において利用者（Ｕ）の会員番号が瞬時に認識される。一方、ＩＣタグＡには管理者（Ｍ）のアドレスしか記録されておらず、利用者（Ｕ）の基本情報、個人情報が記録されていないため、万が一の紛失などの事態でも個人情報の漏洩は考えられない。このＩＣタグＡは以後、利用者（Ｕ）と管理者（Ｍ）をつなぐ重要な基盤になる。

次に、ＩＣタグＢについて説明する。ＩＣタグＢの役割は、企業・組織から株主・会員等への追加的な情報提供のために用いられる。つまり、季節ごと、決算期ごとなど企業・組織が株主・会員等へさらに詳細な情報等を提供する際に適宜送付するものである。したがって、ＩＣタグＢは、Ｂ１，Ｂ２、Ｂ３・・・ＢＸと複数枚存在しうる。

対象とする株式会社等のウエブサイトには、株式会社側が予め提供する資料を記録しておく。１枚目のタグＡだけを用いてウエブサイトを開けば、この資料（Ｚ）が表示され、これを読むことが出来る。この操作は簡単であり、資料は多くても問題はない。

つぎに、ＩＣタグＡ、Ｂを重ねて同時に読み取れば、別のウエブサイトに導かれ、上記資料（Ｚ）の適所に必要な注釈が付されたものや、必要に応じて他の資料が表示される。注釈としては、例えば数字のデータの場合はその数字の増減の理由等である。営業成績を示すデータを例にとれば、例えば不良品の発生等の詳しい説明、やその理由、それによる損害の額等を説明する事が出来る。

また、予想財務諸表については今後の詳細な見通しとその根拠等が考えられる。その他、注釈としては種々のものが考えられる。その注釈を付する場所としては、元のデータの近辺が好ましいが、矢印を付けた引き出し線で欄外に記載してもよい。別紙の状態で注釈だけをまとめておいてもよい。

以上に説明したように、１枚目のタグＡを単独で使えば、総会通知に伴う資料等がそのまま表示され、両方のタグＡ，Ｂを使用してウエブサイトを開くと、別の情報（元の資料に注釈を付加したもの）等が提示されるので、効率よく資料内容を理解できるので便利である。

なお、２枚目のＩＣタグＢを単体で使用ことも可能で、この場合は上記とは異なる第三のウエブサイトに誘導されるようにすることも可能である。このように、２枚のＩＣタグを使用することは、セキュリテイの観点からも有効である。

ＩＣタグＢの支持のための取り付けは、郵送に便利で、安価でもあるので、ポストカード２０に貼り付けた形状が望ましい。ポストカード形状であればマウスパッドと重ねて利用が簡単でもある。マウスパッドと重ねての利用は成りすましホームページや悪意のある第三者よりの偽通知から完全に守ることが可能になる。また、Ｂ単体の廃棄時に第三者がスマートフォン等で情報を読み取っても単体情報は常に一般開示されている情報を原則とすれば廃棄時にも安心である。

ＡとＢのタグを読み取るリーダライタは、専用市販品が便利であるが、スマートフォンのリーダライタ機能を利用することも可能である。ＡとＢを重ねてタッチする使い方が本発明の利用方法になるが、ＡとＢを別々にタッチしても良い。この場合、複数枚のＩＣタグを読み取るため、タイムラグが生じる。そこで管理者（Ｍ）は読み取り時間（Ｔ）を設定しておく。目安時間は１秒から５秒程度とするのがよい。設定は管理者（Ｍ）の裁量で行う。もちろん、ＡとＢは同じリーダライタからのデータ送信を対象としている。異なった２台のリーダライタでのＡとＢ受信は無効とする。

ＡとＢのタグ情報は、ＩＣタグ固有の世界に一つしかないＩＤ番号である。ＩＣタグ固有のＩＤ番号はＡおよびＢを株主に送付する前に管理者登録を済ませているものとする。即ち、ＡとＢのＩＤ番号が決められた時間内に届けば条件設定に応じたアドレスを自動的に送信者にリターンすることになる。この一連の動きはプログラムに沿って行われるが、会員の規模や管理項目などによりシステムは異なる。これらのシステムは既に既存のシステムに実装されているので詳細なシステム説明は省略するが概要の動きのみ以下に述べる。

ＩＣタグＡおよびＢの各種、即ち、Ｂ１もＢ２もＢ３もＢＸも全て管理者（Ｍ）宛てのアドレスが入力されている。当然同じ情報は１か所に集中する必要がある。管理者（Ｍ）に届いたＩＤ番号は予め管理者（Ｍ）がＡやＢに分類しているので、自動的に瞬時に管理者（Ｍ）サイドでＡ，Ｂ分類される。同じリーダライタから受信したＡとＢの分類により、以下に述べる３通りの整理が出来る。もちろん、設定時間（Ｔ）内に複数のＡやＢのタグが確認された時は無効となり、受け付けられない。

管理者（Ｍ）は、ＩＣタグＡもしくはＢのＩＤ番号を確認した後、設定時間（Ｔ）内にＡもしくはＢが読み込まれたかどうかを確認し、確認された場合は次のように移行する。すなわち、確認されたのがＡのＩＤ番号だけであれば（Ａ）情報を、ＢのＩＤ番号だけであれば（Ｂ）情報を転送する。設定時間内に（Ａ）と（Ｂ）の両方のＩＤ番号を確認すれば、別の（Ｃ）情報を転送する。即ち、情報は（Ａ）情報、（Ｂ）情報、（Ｃ）情報の３パターンが可能となる。

（Ａ）情報、（Ｂ）情報、（Ｃ）情報の転送先は自由に設定可能である。希望があれば複数の転送先も可能となる。希望する全ての転送先は個人情報保護のため利用者（Ｕ）が設定するのを原則とするが希望があれば管理者が設定も可能とする。

次に、上記と別の実施例について説明すると、２枚のＩＣタグを利用する用途として、基本となる資料の他に、関連する別の資料を表示させる方法がある。例えば種類株主総会を例にとると、全株主に配布する資料を基本的資料（Ｚ）とすると、種類株主のみの閲覧に供する関連資料（Ｙ）を添付する方法である。種類株主としては、例えば、議決権制限種類株主、譲渡制限種類株主、取得請求権付種類株主、取得条項付種類株主、拒否権付種類株主、選解任種類株主、等がある。

この分科会資料もしくは関連資料（Ｙ）は、ある種類株主だけに配布するもので、一般の株主や株主以外の人には公開されないものである。したがって、基本的資料（Ｚ）を表示するウエブサイトにアクセスできるＩＣタグＡと、（Ｙ）を表示するウエブサイトにアクセスできるＩＣタグＢを重ね合わせてリーダで読み取ることで、当該種類株主のみが種類株主総会資料を閲覧できるようになる。この方法により、種類株主はＩＤ、パスワードを入力することなしに、簡単かつ安全な方法で種類株主総会資料にアクセスすることが出来る。もちろん、さらにＩＤ，パスワードを入力することを要求しても問題はない。

例えば、ＩＣタグＢを分科会の関係者だけに郵送すればよい。このようにすれば、資料が記録されているウエブサイトのＵＲＬを分科会のメンバーだけに知らせることになるので、受取った者はこのＩＣタグを用いて目的とするウエブサイトを開けばよい。

また、２枚のＩＣタグを重ねてリーダで読み取ることで、議決権行使画面に遷移し、議決権を行使するという方法も有効である。

現在、多くの上場企業では、株主総会サイトのＵＲＬを記録したＱＲコードをスマートフォン等で読み取り、さらに会社から書面等にて事前に通知されたＩＤ、パスワードを入力することで各自の議決権行使画面に遷移し、議決権を行使するという方法がとられている。

しかし、ＱＲコードを利用するより、２枚のＩＣタグを重ねた方がセキュリテイ上も堅牢である。また、ＩＤ、パスワードの入力が不要であることから、簡便に議決権行使画面に遷移できるという利点がある。勿論、さらにＩＤ、パスワードの入力を要求しても問題はない。

この場合も、資料に注釈が必要な場合は、前記と同様に、２枚のＩＣタグを届けることになる。この２枚のＩＣタグを重ねて使用すれば、注釈付きの資料を読むことが出来ることはすでに述べた通りである。

近年、株主総会をオンラインで中継し、映像配信の傍聴のみならず、オンラインでの株主質問権行使や議決権行使も認める企業が増加傾向にある。昨今のデジタルトランスフォーメーションの推進の観点からも、オンライン形式での株主総会を採用する企業が今後さらに増加することが予想される。

上記オンライン形式での株主総会にも本発明は有効である。つまり、ＩＣタグＡとＩＣタグＢを同時、あるいは設定時間内にリーダで読み込むことで、株主総会の映像配信サイトに遷移できるようにする。本発明は、株主が上記手続をとるだけで、遠隔地から株主総会に参加することを可能とするものであるから、株主にとり利便性に優れている。

一方、上記オンライン形式での株主総会の開催の際に課題になるのが、なりすまし防止のための本人確認の徹底化である。この点においても、本発明は極めて有効である。ＩＣタグは株主ごとに個体管理されているため、本人以外の者がなりすましで株主総会に参加することは原理上不可能である。もちろん、ＩＣタグの盗難等に備え、さらにＩＤ、パスワードの入力を要求すると、より堅牢なセキュリティとなることは言うまでもない。

本発明は株主優待の方法としても有効である。例えば、一定の持ち株要件等を満たした株主だけにＩＣタグＢを追加で送付する。ＩＣタグＡとＩＣタグＢをリーダライタで読むことにより、当該株主のみが一般の株主総会資料よりも詳細な追加情報を提供するウエブサイトにアクセスできるようにする。

また、別の株主優待の方法としては、一定の持ち株要件等を満たした株主のみに追加でＩＣタグＢを送付する。ＩＣタグＡとＩＣタグＢをリーダライタで読むことにより、自社製品・サービスを優待価格・条件で提供する当該株主専用の特設サイトを利用できるようにする。ＩＣタグは株主ごとに個体管理されているため、当該サイトでは個々の株主の好みの製品・サービスを自動的に提案できるようにする。もちろん上記の方法を併用しても問題はない。

上記株主優待にＩＣタグＡ，ＩＣタグＢの２枚を利用する理由は、ＩＤ、パスワードの入力を省略でき利用者（Ｕ）にとって利便性がある点、並びに昨今社会問題化している成りすまし、フィッシングサイトの被害を未然に防止できる点、である。もちろん、さらにＩＤ、パスワードの入力を要求しても問題はない。

本発明は、会社のより詳細な情報を適時に株主に提供するものであるから、会社と株主との関係構築のための広報としての役割も果たすことができる。

以上の説明から明らかなように、本発明は、操作が簡単で設備的にも費用が少なくて済む実用性に優れたものとなった。この方法を株式総会用資料の配布だけでなく、一般の会議用資料やその他の資料の配布用に利用することができることは明らかである。

Ａ 第１のＩＣタグ
Ｂ 第２のＩＣタグ
Ｒ リーダライタ

上記課題を解決するため、本発明は次のような構成を採用した。すなわち、本発明に係る会員組織における資料の電子提供方法は、株主総会の管理者が、株主の氏名、住所等の 必要な事項を記録した台帳と、株主に配布するＩＣタグに固有のＩＤ暗号とを関連付けて記録し、さらに管理者のウエブサイトのＵＲＬを記録したＩＣタグＡとＩＣタグＢを各株主に配布し、各株主は、上記配布されたＩＣタグを個別に用いて管理者のウエブサイトにアクセスし、管理者が予め用意した情報から必要な知識を得ると共に、株主総会等必要に際しては、各株主が前記ＩＣタグＡとＢとを重ね合わせてスマートフォン又はリーダライタで読み取ることにより、両タグの記録内容とは異なる特定の映像配信サイトが開かれるようにした。また、２枚のＩＣタグを重ねて読み取ることにより、議決権行使画面に遷移し、そこに示されている方法により議決権を行使できるようにした。

ＩＣタグを２枚に分ける理由は、全会員に共通する情報の他に、必要に応じて原則非公開の資料や資料内容の補充資料（資料の説明等）を特定の者だけが見ることが出来るようにするためである。すなわち、元の情報は１枚のＩＣタグＡ単独でアクセスすることによって表示され、これに他の１枚のＩＣタグＢを重ねて同時にアクセスすれば、映像配信サイトに遷移することが可能である。

以上に説明したように、１枚目のＩＣタグＡまたはＢを単独で使えば、総会通知に伴う資料等がそのまま表示され、両方のタグＡ，Ｂを使用してウエブサイトを開くと、別の情報（株主総会の映像等）が提示されるので、効率よく株主総会の内容を理解できることになり便利である。

ＩＣタグＡおよびＢの各種、即ち、Ｂ１もＢ２もＢ３もＢＸも全て管理者（Ｍ）宛てのアドレスが入力されている。当然同じ情報は１か所に集中する必要がある。管理者（Ｍ）に届いたＩＤ番号は予め管理者（Ｍ）がＡやＢに分類しているので、自動的に瞬時に管理者（Ｍ）サイドでＡ，Ｂ分類される。同じスマートフォン（リーダライタ）から受信したＡとＢの分類により、以下に述べる３通りの整理が出来る。

Claims (2)

1. 会員の氏名、住所等所定の必要事項を記録した台帳と、ＩＣタグ固有のＩＤ番号とを関連付けて記録し、さらに全会員向けの資料を開示するウエブサイトにアクセスできるようにしたＩＣタグＡを全会員に配布すると共に、当該会員に配布する必要な補足資料や説明資料を開示するウエブサイトにアクセスできるＩＣタグＢを適宜郵送等で別途配布し、これら両ＩＣタグを単独で、または重ねて読み取ることにより、一般公開情報や当該会員向け特有の非公開情報を通知可能としたことを特徴とする会員制組織における資料の電子提供方法。
2. 上記ＩＣタグＡとＢを同時に読み取ることにより、株主総会映像配信サイトに遷移可能とし、該株主総会会場から離れた場所にいる株主が株主総会に参加することを可能とした請求項１に記載の会員制組織における資料の電子提供方法。

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