JP2022094083A - ボランティア管理システム及びボランティア管理用のサーバ - Google Patents

Abstract

【課題】容易にボランティアセンターに集まってきたボランティアの管理を行なうことができるボランティア管理システム及びボランティア管理用のサーバを提供する。【解決手段】端末２は、ボランティア活動の参加者に関する参加者情報が入力され、入力された参加者情報を送信する。サーバ５が、参加者情報を受信すると、参加者情報に対応付けられたＱＲコードを端末２に送信する。端末３が、端末２が受信したＱＲコードを読み取る。サーバ５が、一定期間内に端末２により読み取りを行ったＱＲコードに対応する参加者情報のリストを作成する。【選択図】図１

Description

本発明は、ボランティア管理システム及びボランティア管理用のサーバ、に関する。

災害は毎年のように発生しており、近年は風水害が多い傾向がある。この災害の支援活動の多くにボランティアが参加している。災害が発生すると、まず、災害ボランティア活動を行うＮＰＯやＮＧＯなどの先遣隊が現地に向かい被災状況を把握し、社会福祉協議会が現地にボランティアセンターを設営する。その後、ＮＰＯやＮＧＯなどがボランティアを募集し、被災状況に合わせて応募してきたボランティアを派遣する。

ボランティアは一旦、ボランティアセンターに集合し、受付を行った後、復旧作業エリアなどに派遣される。従来、被災状況を自動的に作成するシステムは提案されている（特許文献１）。しかしながら、ボランティアの受付は、紙ベースで行われているため、当日、どのようなスキル、持参品を持ったボランティアがボランティアセンターに集まってきたのか管理することが困難であった。

特開２０２０－９８５８２号公報

本発明は、上述した事情に鑑みてなされたものであり、その目的は、容易にボランティアセンターに集まってきたボランティアの管理を行なうことができるボランティア管理システム及びボランティア管理用のサーバを提供することにある。

前述した目的を達成するために、本発明に係るボランティア管理システム及びボランティア管理用のサーバは、下記［１］～［６］を特徴としている。
［１］
ボランティア活動の参加者に関する参加者情報が入力され、入力された前記参加者情報を送信する第１端末と、
前記参加者情報を受信すると、前記参加者情報に対応付けられた識別情報を前記第１端末に送信する第１送信部と、
前記第１端末が受信した前記識別情報を読み取る第２端末と、
一定期間内に前記第２端末により読み取りを行った前記識別情報に対応する前記参加者情報のリストを作成するリスト作成部と、を備えた
ボランティア管理システムであること。
［２］
［１］に記載のボランティア管理システムであって、
前記参加者情報には、前記参加者の持参品情報、資格免許情報、特技情報の少なくとも１つ以上と、前記参加者の個人情報と、が含まれる、
ボランティア管理システムであること。
［３］
［１］又は［２］に記載のボランティア管理システムであって、
前記第２端末は、読み取りを行った前記識別情報に対応した前記参加者情報の確認画面を表示する第１表示部と、前記確認画面の表示中に修正希望の操作を行うと前記確認画面に表示された前記参加者情報の修正操作を行うことができる修正画面を表示する第２表示部と、を有する
ボランティア管理システムであること。
［４］
［１］～［３］の何れか１項に記載のボランティア管理システムであって、
前記ボランティア活動の募集情報を入力する第３端末を備え、
前記第１端末は、前記第３端末により入力された前記募集情報を受信して、募集画面を表示する第３表示部と、前記募集画面の表示中に参加希望の操作が行われると前記参加者情報を入力する入力画面を表示する第４表示部と、前記入力画面の表示中に入力された前記参加者情報を前記募集情報に紐づけて送信する第２送信部と、を有する、
ボランティア管理システムであること。
［５］
［１］～［４］の何れか１項に記載のボランティア管理システムであって、
複数の復旧作業エリア及び前記復旧作業エリアでの作業内容、作業人数が入力される入力部と、
前記リスト作成部により作成された前記参加者情報のリストに基づいて、前記入力部により入力された前記復旧作業エリアそれぞれで作業を行う前記参加者を割り当てる割当部と、を備えた、
ボランティア管理システムであること。
［６］
第１端末及び第２端末と通信を行うボランティア管理用のサーバであって、
前記第１端末から参加者情報を受信すると、前記参加者情報に紐づけられた識別情報を前記第１端末に送信する第１送信部と、
前記第２端末と通信を行い、一定期間内に前記第２端末により読み取りを行った前記識別情報に対応する前記参加者情報のリストを作成するリスト作成部と、を備えた
ボランティア管理用のサーバであること。

上記［１］及び［６］の構成のボランティア管理システム及びボランティア管理用のサーバによれば、第２端末を用いて、ボランティア活動の参加者が所有する第１端末が受信した識別情報を読み取ると、リスト作成部が一定期間内に第２端末により読み取りを行った識別情報に対応する参加者情報のリストを作成する。これにより、当日ボランティアセンターに集まった参加者の参加者情報のリストを作成することができ、ボランティアの管理を容易に行なうことができる。

上記［２］の構成のボランティア管理システムによれば、参加者の持参品情報、資格免許情報、特技情報を容易に管理することができる。

上記［３］の構成のボランティア管理システムによれば、ボランティア活動当日に参加者情報を修正できるので、正確な参加者情報を管理することができる。

上記［４］の構成のボランティア管理システムによれば、参加したいボランティア活動の募集情報に紐づけて参加者情報を送信することができる。

上記［５］の構成のボランティア管理システムによれば、リスト作成部により作成された参加者情報に基づいて自動的に復旧作業エリアに対して参加者を割り当てることができる。

本発明によれば、容易にボランティアセンターに集まってきたボランティアの管理を行なうことができるボランティア管理システム及びボランティア管理用のサーバを提供できる。

以上、本発明について簡潔に説明した。更に、以下に説明される発明を実施するための形態（以下、「実施形態」という。）を添付の図面を参照して通読することにより、本発明の詳細は更に明確化されるであろう。

図１は、本発明のボランティア管理システムの一実施形態を示す構成図である。 図２は、図１に示す端末の構成を示すブロック図である。 図３は、図１に示すサーバの構成を示すブロック図である。 図４は、図１に示す端末に表示される募集情報の入力画面を示す図である。 図５は、図１に示す端末に表示される参加者情報の入力画面を示す図である。 図６は、ボランティアセンターでの受付を説明するための説明図である。 図７は、図１に示す端末に表示される参加者情報のリストを示す図である。 図８は、図１に示す端末に表示される指示書作成画面を示す図である。

本発明に関する具体的な実施形態について、各図を参照しながら以下に説明する。

本実施形態のボランティア管理システム１は、ボランティアセンターに集合したボランティアの管理を行なうためのシステムである。図１は、本発明のボランティア管理システム１の一実施形態を示す構成図である。同図に示すように、ボランティア管理システム１は、端末２～４と、これら端末２～４とインターネット通信網１０を介して通信可能なサーバ５と、を備えている。

端末（第１端末）２は、例えばスマートフォンやタブレットなどから構成され、ボランティア活動の参加者が所有する端末である。端末（第２端末）３は、例えばＰＣなどから構成され、社会福祉協議会などのボランティアの主催者が所有する端末である。端末３は、参加者の受付を行うために、ボランティアセンターに設置される。端末４（第３端末）は、例えばＰＣなどから構成され、社会福祉協議会などのボランティアの主催者が所有する端末である。主催者は、端末４を用いて、ボランティアの募集、管理、作業エリアへの割り当てを行うことができる。本実施形態では、端末３、４は、ＰＣから構成される例について説明するが、端末２と同様に、スマートフォンやタブレットなどから構成されていてもよい。

これら端末２～４は、例えば、図２に示すように、通信部２１と、表示部２２と、操作部２３と、μＣＯＭ２４と、を有している。通信部２１は、インターネット通信網１０に接続するための回路やアンテナなどから構成されている。表示部２２は、周知の液晶ディスプレイなどから構成されている。操作部２３は、スマートフォンやタブレット場合、複数の操作ボタンと、タッチパネルなどから構成されている。操作ボタンは、操作が行われると操作信号を後述するμＣＯＭ２４に供給する。タッチパネルは、表示部２２上に設けられ、表示部２２のどの位置をタッチしたかを検知して、μＣＯＭ２４に供給する。

また、操作部２３は、ＰＣの場合、周知のマウスやキーボードから構成される。マウスやキーボードは、操作が行われると操作信号を後述するμＣＯＭ２４に供給する。μＣＯＭ２４は、例えばＲＡＭ（Random Access Memory）やＲＯＭ（Read Only Memory）などのメモリを備え、メモリに記憶されたプログラムに従って動作するＣＰＵ（Central Processing Unit）から構成され、端末２～４全体の制御を司る。なお、端末３には、ＱＲコードを読み取るためのＱＲコード（登録商標）リーダ６が接続されている。

サーバ５は、ボランティア管理システムを運営する運営会社が所有する。サーバ５は、図３に示すように、通信部５１と、データベース（ＤＢ）５２と、μＣＯＭ５３と、を有している。通信部５１は、インターネット通信網１０に接続するための回路などで構成されている。ＤＢ５２は、ボランティア活動の参加者の参加者情報などが格納される。μＣＯＭ５３は、例えばＲＡＭ、ＲＯＭなどのメモリを備えたＣＰＵで構成され、サーバ５全体の制御を司る。

次に、上述した構成のボランティア管理システム１の動作について説明する。端末２～４には、ボランティア管理システム用アプリがインストールされている。本実施形態では、ＮＰＯやＮＧＯなどの先遣隊が、初期活動として、被災地の被災状況を把握する。この初期活動は、災害発生からおおよそ３日以内に行われる。その後、被災状況を社会福祉協議会に共有する。社会福祉協議会は、現地にボランティアセンターを設営し、ボランティアを募集する。

社会福祉協議会の管理者は、端末４の操作部２３を操作して、ボランティア管理システムを立ち上げ、募集モードに切り替える。募集モードに切り替えられると、端末４は、図４に示すように、募集情報の入力画面を表示する。同図に示すように、入力画面には、会場名、日時、集合場所、活動先、受付時間、定員、参加条件、持ち物などの募集情報が入力できる入力欄が表示される。また、入力画面には、登録ボタンＢ１と、キャンセルボタンＢ２と、が表示される。登録ボタンＢ１を押すと、端末４は、入力画面に入力された募集情報をサーバ５に送信する。キャンセルボタンＢ２を押すと、端末４は、入力画面に入力された募集情報を消去し、募集情報はサーバ５に送信されない。サーバ５は、募集情報を受信すると、ＤＢ５２に格納する。サーバ５は、ＤＢ５２に格納された募集情報をホームページに募集情報を掲載する。

ボランティア活動の参加者は、自身の端末２の操作部２３を操作して、募集情報を掲載しているホームページにアクセスする。募集ホームページにアクセスすると、端末２は、第３表示部として機能し、サーバ５と通信を行い、ＤＢ５２に格納された全ての募集情報を受信して、募集情報の一覧を表示した募集画面を表示する。参加者が参加希望の募集情報をタップすると、端末２は、第４表示部として機能し、ボランティア管理システムを立ち上げ、応募モードに切り替え、図５に示すように、参加者に関する参加者情報を入力する入力画面を表示する。

同図に示すように、入力画面には、参加者の氏名、性別、生年月日、住所、ｅ-ｍａｉｌ、携帯電話、緊急連絡先、活動予定期間、ボランティア活動保険の加入の有無、健康状態などの参加者情報が入力できる入力欄が表示される。また、入力画面には、被災地までの交通手段、宿泊先の確保の有無、参加者の持参品、資格免許、特技などの参加者情報が入力できる入力欄が表示される。さらに、入力画面には、ＱＲコード（識別情報）を作成するためのＱＲコード作成ボタンＢ３が表示される。

ＱＲコード作成ボタンＢ３をタップすると、端末２は、第２送信部として機能し、図５に示す入力画面に入力された参加者情報を募集情報に紐づけてサーバ５に送信する。サーバ５は、第１送信部として機能し、参加者情報を受信すると、参加者情報に対応したＱＲコード（識別情報）を作成して端末２に送信すると共に、受信した参加者情報をＤＢ６に格納する。

その後、参加者は、募集情報に記載された参加日時にボランティアセンターに行き、ボランティアセンターで受付を行う。まず、参加者は、端末２を操作して、ＱＲコード表示モードに切り替え、図６に示すようにＱＲコードを表示する。その後、参加者は端末２に表示されたＱＲコードを、端末３に接続されたＱＲコードリーダ６にかざす。端末３は、ＱＲコードリーダ６が読み取ったＱＲコードをサーバ５に送信する。サーバ５は、端末３からＱＲコードを受信すると、受信したＱＲコードに対応する参加者情報をＤＢ５２から読み取り、端末３に送信する。

端末３は、参加者情報を受信すると、第１表示部として機能し、表示部２２に参加者情報の確認画面を表示する。確認画面には、登録内容として受信した参加者情報が表示される。また、確認画面には、ＯＫボタンＢ４と、ＮＯボタンＢ５と、が表示される。ＯＫボタンＢ４を操作すると、端末３は、その旨をサーバ５に送信する。サーバ５は、ＯＫボタンＢ４が操作された旨を受信すると、送信した参加者情報を登録情報としてＤＢ５２に格納する。即ち、登録情報は、実際に現地のボランティアセンターに来て、ＱＲコードを読み取った参加者情報である。ＮＯボタンＢ５を操作すると、端末３は、第２表示部として機能し、参加者情報の修正操作が行える修正画面を表示する。修正画面としては、例えば図５に示すような入力画面に既に入力された参加者情報が入力された画面である。その後、端末３は、サーバ５に修正した参加者情報を送信し、サーバ５は修正した参加者情報を登録情報としてＤＢ５２に格納する。

当日の受付時間が経過すると、社会福祉協議会のボランティア管理者は、端末４を操作して、リスト作成モードに切り替える。リスト作成モードに切り替えると、端末４は、リスト作成要求をサーバ５に送信する。サーバ５は、リスト作成部として機能し、募集情報に含まれている受付時間（一定時間）内にＱＲコードが読み取られて、登録情報として登録された参加情報のリストを作成して、端末４に送信する。このリストは、当日ボランティアセンターに集まった参加者の参加者情報のリストである。端末４は、リストを受信すると、図７に示すリストを表示する。ボランティア管理人は、端末４に表示されたリストを印刷するなどして、このリストをもとに当日集まったボランティアの管理を行なう。

また、ＮＰＯやＮＧＯなどの先遣隊が、初期活動として、被災地の被災状況を把握し、スマートフォンやタブレットなどの端末（図示せず）を用いて、図８に示すような被災ポイントＩ１を表示した被災マップを作成し、サーバ５のＤＢ５２に格納している。被災ポイントＩ１は、被災区分（家屋倒壊、水没、土砂災害など）が識別できるアイコンが表示されている。また、被災ポイントＩ１のアイコンをタップすると、被災レベルなどが表示される。

社会福祉協議会の管理者が、端末４を操作して指示書作成モードに切り替えると、端末４は、サーバ５と通信を行い、図８に示す被災マップを受信して、表示部２２に表示する。管理者が、マウスなどを用いて点線で示す復旧作業エリアの範囲を指定し、作成ボタンＢ６を押すと、端末５は、第５表示部として機能し、指定された復旧作業エリアでの復旧作業の指示書を入力するための入力画面を表示する。管理者は、キーボードやマウスなどを用いて、被災マップに表示された被災状況に基づいて、復旧作業エリアでの活動内容や活動人数を入力するとともに、リストを参照して復旧作業エリアでの作業を行う参加者を割り当てて入力する。なお、本実施形態では、復旧作業エリアに対する参加者の割り当ては、管理人が、被災マップとリストを見比べながら手動で行っているが、これに限ったものではない。サーバ５は、割当部として機能し、復旧作業エリアに入力された活動内容、活動人数と、リストと、に基づいて自動的に割り当てを行うようにしてもよい。

また、上述した実施形態では、事前に参加者情報を送信していたが、これに限ったものではない。ボランティア活動の中には、事前登録なしで当日参加できるものもある。この場合、スマートフォンやタブレットなどの端末２を所有している参加者は、当日、端末２を操作して参加者情報を入力し、ＱＲコードを受信し、その後、受信したＱＲコードをＱＲコードリーダ６に読み取らせるようにしてもよい。また、スマートフォンやタブレットなど所有していない参加者もいる。この場合、端末３を操作して、参加者情報を入力できるようにしてもよい。

上述した実施形態によれば、端末３を用いて、ボランティア活動の参加者が所有する端末２が受信したＱＲコードを読み取ると、サーバ５が、受付時間内に端末２により読み取りを行ったＱＲコードに対応する参加者情報のリストを作成する。これにより、当日ボランティアセンターに集まった参加者の参加者情報のリストを作成することができ、ボランティアの管理を容易に行なうことができる。

上述した実施形態によれば、参加者情報には、参加者の持参品、資格免許、特技に関する情報と、参加者の個人情報と、が含まれる。これにより、参加者の所持品、資格免許、特技を容易に管理することができる。

上述した実施形態によれば、端末３は、読み取りを行ったＱＲコードに対応した参加者情報の確認画面を表示し、確認画面の表示中に修正希望の操作を行うと確認画面に表示された参加者情報の修正操作を行うことができる修正画面を表示する。例えば、持参品は前日に手に入ることもあり、変更されやすい。ボランティア活動当日に参加者情報を修正できるので、正確な参加者情報を管理することができる。

上述した実施形態によれば、端末２は、端末４により入力された募集情報を受信して、募集画面を表示し、募集画面の表示中に参加希望の操作が行われると参加者情報を入力する入力画面を表示する。また、端末２は、入力画面の表示中に入力された参加者情報を募集情報に紐づけて送信する。これにより、参加したいボランティア活動の募集情報に紐づけて参加者情報を送信することができる。

なお、本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、適宜、変形、改良、等が可能である。その他、上述した実施形態における各構成要素の材質、形状、寸法、数、配置箇所、等は本発明を達成できるものであれば任意であり、限定されない。

上述した実施形態では、当日に復旧作業エリアに対する参加者の割り当てを行っていたが、これに限ったものではない。事前に（例えば前日）、復旧作業エリアに対する参加者の割り当てを行うようにしてもよい。

上述した実施形態では、識別情報として、ＱＲコードを用いていたが、これに限ったものではない。識別情報としては、参加者情報を識別できる情報であればよく、例えば、バーコードや識別番号情報であってもよい。

上述した実施形態では、一定期間を受付時間に設定し、サーバ５が、受付時間内に読み取ったＱＲコードに対応する参加者情報のリストを作成していたが、これに限ったものではない。一定期間としては、その日、ボランティアセンターに実際に来た参加者の参加者情報のリストを作成できるような期間に定めればよく、一定期間を参加日に設定してもよい。

ここで、上述した本発明に係るボランティア管理システム及びボランティア管理用のサーバの実施形態の特徴をそれぞれ以下［１］～［６］に簡潔に纏めて列記する。
［１］
ボランティア活動の参加者に関する参加者情報が入力され、入力された前記参加者情報を送信する第１端末（２）と、
前記参加者情報を受信すると、前記参加者情報に対応付けられた識別情報を前記第１端末（２）に送信する第１送信部（５）と、
前記第１端末（２）が受信した前記識別情報を読み取る第２端末（３）と、
一定期間内に前記第２端末（３）により読み取りを行った前記識別情報に対応する前記参加者情報のリストを作成するリスト作成部（５）と、を備えた
ボランティア管理システム（１）。
［２］
［１］に記載のボランティア管理システム（１）であって、
前記参加者情報には、前記参加者の持参品情報、資格免許情報、特技情報の少なくとも１つ以上と、前記参加者の個人情報と、が含まれる、
ボランティア管理システム（１）。
［３］
［１］又は［２］に記載のボランティア管理システム（１）であって、
前記第２端末（３）は、読み取りを行った前記識別情報に対応した前記参加者情報の確認画面を表示する第１表示部（３）と、前記確認画面の表示中に修正希望の操作を行うと前記確認画面に表示された前記参加者情報の修正操作を行うことができる修正画面を表示する第２表示部（３）と、を有する
ボランティア管理システム（１）。
［４］
［１］～［３］の何れか１項に記載のボランティア管理システム（１）であって、
前記ボランティア活動の募集情報を入力する第３端末（４）を備え、
前記第１端末（２）は、前記第３端末（４）により入力された前記募集情報を受信して、募集画面を表示する第３表示部（２）と、前記募集画面の表示中に参加希望の操作が行われると前記参加者情報を入力する入力画面を表示する第４表示部（２）と、前記入力画面の表示中に入力された前記参加者情報を前記募集情報に紐づけて送信する第２送信部（２）と、を有する、
ボランティア管理システム（１）。
［５］
［１］～［４］の何れか１項に記載のボランティア管理システム（１）であって、
複数の復旧作業エリア及び前記復旧作業エリアでの作業内容、作業人数を入力するための入力画面を表示する第５表示部（４）と、
前記リスト作成部（５）により作成された前記参加者情報のリストに基づいて、前記入力画面に入力された前記復旧作業エリアそれぞれで作業を行う前記参加者を割り当てる割当部（５）と、を備えた、
ボランティア管理システム（１）。
［６］
第１端末（２）及び第２端末（３）と通信を行うボランティア管理用のサーバ（５）であって、
前記第１端末（２）から参加者情報を受信すると、前記参加者情報に紐づけられた識別情報を前記第１端末（２）に送信する第１送信部（５）と、
前記第２端末（３）と通信を行い、一定期間内に前記第２端末（３）により読み取りを行った前記識別情報に対応する前記参加者情報のリストを作成するリスト作成部（５）と、を備えた
ボランティア管理用のサーバ（５）。

１ ボランティア管理システム
２ 端末（第１端末、第３表示部、第４表示部、第２送信部）
３ 端末（第２端末、第１表示部、第２表示部）
４ 端末（第３端末、第５表示部）
５ サーバ（第１送信部、リスト作成部、割当部）

Claims (6)

1. ボランティア活動の参加者に関する参加者情報が入力され、入力された前記参加者情報を送信する第１端末と、
   前記参加者情報を受信すると、前記参加者情報に対応付けられた識別情報を前記第１端末に送信する第１送信部と、
   前記第１端末が受信した前記識別情報を読み取る第２端末と、
   一定期間内に前記第２端末により読み取りを行った前記識別情報に対応する前記参加者情報のリストを作成するリスト作成部と、を備えた
   ボランティア管理システム。
2. 請求項１に記載のボランティア管理システムであって、
   前記参加者情報には、前記参加者の持参品情報、資格免許情報、特技情報の少なくとも１つ以上と、前記参加者の個人情報と、が含まれる、
   ボランティア管理システム。
3. 請求項１又は２に記載のボランティア管理システムであって、
   前記第２端末は、読み取りを行った前記識別情報に対応した前記参加者情報の確認画面を表示する第１表示部と、前記確認画面の表示中に修正希望の操作を行うと前記確認画面に表示された前記参加者情報の修正操作を行うことができる修正画面を表示する第２表示部と、を有する
   ボランティア管理システム。
4. 請求項１～３の何れか１項に記載のボランティア管理システムであって、
   前記ボランティア活動の募集情報を入力する第３端末を備え、
   前記第１端末は、前記第３端末により入力された前記募集情報を受信して、募集画面を表示する第３表示部と、前記募集画面の表示中に参加希望の操作が行われると前記参加者情報を入力する入力画面を表示する第４表示部と、前記入力画面の表示中に入力された前記参加者情報を前記募集情報に紐づけて送信する第２送信部と、を有する、
   ボランティア管理システム。
5. 請求項１～４の何れか１項に記載のボランティア管理システムであって、
   複数の復旧作業エリア及び前記復旧作業エリアでの作業内容、作業人数が入力される入力部と、
   前記リスト作成部により作成された前記参加者情報のリストに基づいて、前記入力部により入力された前記復旧作業エリアそれぞれで作業を行う前記参加者を割り当てる割当部と、を備えた、
   ボランティア管理システム。
6. 第１端末及び第２端末と通信を行うボランティア管理用のサーバであって、
   前記第１端末から参加者情報を受信すると、前記参加者情報に紐づけられた識別情報を前記第１端末に送信する第１送信部と、
   前記第２端末と通信を行い、一定期間内に前記第２端末により読み取りを行った前記識別情報に対応する前記参加者情報のリストを作成するリスト作成部と、を備えた
   ボランティア管理用のサーバ。

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