JP2020126401A - 通信機器、通信システム及びメール作成プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】返信メールの枝分かれに拘らず、全てのメールの内容を一括して確認する。【解決手段】通信機器３は、受信メールを受信して記憶部１１の受信フォルダに格納するメール受信部１５と、受信フォルダ内の所定の受信メールに対する返信メールを作成するメール作成部１６とを備える。メール作成部１６は、所定の受信メールと同じ件名の他の受信メールを受信フォルダから検索し、これらの所定の受信メール及び他の受信メールのそれぞれの全文から履歴部分以外の本文を取得して履歴として返信メールに追加する。【選択図】図１

Description

本発明は、返信メールを作成する通信機器、通信システム及びメール作成プログラムに関する。

パーソナルコンピュータやスマートフォン等の通信機器には、電子メールを作成、送信及び受信するソフトウェアやアプリケーション（メール作成プログラム）が搭載される。このようなメール作成プログラムは様々な機能を有する。

例えば、特許文献１のスケジュール情報抽出編集装置は、パーソナルコンピュータ等のコンピュータによって、電子メール等の電子的コミュニケーション情報に含まれるスケジュールに関係のある情報を自動的にスケジュールに反映させる。

特開２００４−１０２５５９号公報

従来、メール作成プログラムは、履歴付き返信機能を有する。履歴付き返信機能では、例えば、Ａさんが本文ａの電子メールをＢさん、Ｃさん及びＤさんに送信し、この電子メールに対してＢさんが返信する場合、Ｂさんの返信メールにはＡさんの本文ａが履歴ａとして追加される。そのため、Ｂさんの返信メールには、Ｂさんの本文ｂと履歴ａが含まれるので、Ａさんの電子メールを見なくても、Ｂさんの返信メールを見るだけで、履歴ａ、即ち、Ａさんの本文ａを確認することができる。同様に、Ａさんの電子メールに対してＣさんが返信する場合、Ｃさんの返信メールには、Ｃさんの本文ｃと履歴ａが含まれる。

ここで、Ｂさんのメールに対してＤさんが返信する場合、Ｄさんの返信メールには、Ａさんの履歴ａだけでなくＢさんの本文ｂが履歴ｂとして追加される。そのため、Ｄさんの返信メールには、Ｄさんの本文ｄと履歴ａ及び履歴ｂが含まれ、一括して確認することができる。しかし、Ｄさんの返信メールには、Ｃさんの履歴ｃが欠落しているので、Ｃさんの本文ｃを確認することができない。更に、Ｄさんの返信メールに対して返信することで、Ａさん、Ｂさん、Ｃさん及びＤさんの議論が継続すると、Ｃさんの本文ｃの情報が消失したままで議論が継続されてしまう。

このように、複数の者が共有する一の電子メールに対して異なる返信メールを送信すると、返信メールが枝分かれしてしまい、複数の電子メールを確認しなければ、全ての電子メールの情報を確認できなくなるおそれがある。

そこで、本発明は上記事情を考慮し、返信メールの枝分かれに拘らず、全ての電子メールの内容を一括して確認することを目的とするものである。

上記した目的を達成するため、本発明の通信機器は、受信メールを受信して受信フォルダに格納するメール受信部と、前記受信フォルダ内の所定の受信メールに対する返信メールを作成するメール作成部と、を備え、前記メール作成部は、前記所定の受信メールと同じ件名の他の受信メールを前記受信フォルダから検索し、前記所定の受信メール及び前記他の受信メールのそれぞれの全文から履歴部分以外の本文を取得して履歴として前記返信メールに追加することを特徴とする。

上記した通信機器では、前記メール作成部は、前記件名が前記所定の受信メールと同じで、且つ宛先及び送信者からなるメンバーが前記所定の受信メールと同じである電子メールを前記他の受信メールとしてもよい。

また、上記した通信機器では、前記メール作成部は、元の受信メールの件名に対する付加文字を除外して、前記所定の受信メール及び前記他の受信メールの件名が同じか否かを判定してもよい。

更に、上記した通信機器では、前記メール作成部は、前記返信メールに追加する前記履歴を所定の追加範囲に限定してもよい。

また更に、上記した通信機器では、前記メール作成部は、前記所定の受信メールの送信者及び宛先からなるメンバーに対して、前記返信メールの宛先に増減があった場合、前記返信メールの件名を変更可能にしてもよい。

また、上記した通信機器では、前記メール作成部は、前記返信メールに追加する前記履歴が所定の追加量を超えたら、前記返信メールの送信者及び宛先に対する会議案内を作成し、又は前記会議案内の作成を前記送信者に指示してもよい。

本発明の通信システムは、上記の何れかの通信機器と、前記通信機器と通信可能に接続されるメールサーバーと、を備えることを特徴とする。

本発明のメール作成プログラムは、通信機器におけるメール作成プログラムであって、受信フォルダ内の所定の受信メールに対する返信メールを作成する際に、前記所定の受信メールと同じ件名の他の受信メールを前記受信フォルダから検索し、前記所定の受信メール及び前記他の受信メールのそれぞれの全文から履歴部分以外の本文を取得して履歴として前記返信メールに追加するステップを、前記通信機器のコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明によれば、返信メールの枝分かれに拘らず、全ての電子メールの内容を一括して確認することができる。

本発明の実施形態に係る通信システムを示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る通信機器のメール作成画面を示す平面図である。 本発明の実施形態に係る通信機器の履歴付き返信機能の切換画面を示す平面図である。 本発明の実施形態に係る通信機器のマージ引用の設定画面を示す平面図である。 本発明の実施形態に係る通信機器の受信メールの例を示す概要図である。 本発明の実施形態に係る通信機器の返信メールの一例を示す概要図である。 本発明の実施形態に係る通信機器の返信メールの他の例を示す概要図である。 本発明の実施形態に係る通信機器の更なる返信メールの例を示す概要図である。

先ず、本発明の実施形態に係る通信システム１の全体の構成について図１を参照しながら説明する。

通信システム１は、メールサーバー２と複数の通信機器３とを備え、メールサーバー２及び複数の通信機器３は、インターネットやＬＡＮ等のネットワーク４を介して通信可能に接続される。図１では、１つのメールサーバー２を例示するが、通信システム１は、２つ以上のメールサーバー２を備えてもよい。また、図１では、３つの通信機器３を例示するが、通信システム１は、２つ又は４つ以上の通信機器３を備えてもよい。

メールサーバー２は、オフィスや学校等の団体に構成されるネットワーク４に専有のサーバーでもよく、あるいは、インターネットのネットワーク４上のプロバイダーに設けられるサーバーでもよい。

通信機器３は、パーソナルコンピュータやスマートフォン、複合機等の機器である。通信機器３は、有線又は無線によってネットワーク４に接続し、更にネットワーク４を介してメールサーバー２に接続する。複数の通信機器３は、メールサーバー２を介して相互に電子メールを送受信する機能を有する。複数の通信機器３は、同じメールサーバー２を利用してもよく、あるいは、異なるメールサーバー２を利用してもよい。

通信機器３は、図１に示すように、ＣＰＵ等からなる制御部１０と、ＲＯＭやＲＡＭ、ハードディスク等からなる記憶部１１とを備える。記憶部１１は、制御部１０で制御される制御プログラムや制御用データを記憶する。なお、図１では、１つの通信機器３について詳細な構成を図示しているが、他の通信機器３も同様に構成される。

また、通信機器３は、表示部１２、操作部１３及び通信部１４を備える。制御部１０は、記憶部１１に格納された制御プログラムや制御用データに基づいて、表示部１２、操作部１３及び通信部１４を制御する。制御部１０は、記憶部１１に記憶されるメール作成プログラムを実行することによりメール受信部１５、メール作成部１６及びメール送信部１７として機能する。メール作成プログラムは、通信機器３のＣＰＵ（コンピュータ）に各処理（ステップ）を実行させるものであって、パーソナルコンピュータで作動するソフトウェアやスマートフォンで作動するアプリケーション等で構成される。

表示部１２は、液晶ディスプレイ等の表示装置で構成され、制御部１０に制御されて各種画面を表示する。操作部１３は、キーボードやポインティングデバイス等の入力装置で構成され、ユーザーの操作を受け付けて制御部１０へ送信する。以下、ユーザーの操作とは、特定しない限り、操作部１３を介したユーザーの操作を示す。なお、表示部１２及び操作部１３は、それぞれ液晶パネル及びタッチパッドで構成されて、一体的なタッチパネルで構成されてもよい。

通信部１４は、ネットワーク４に対して通信機器３を通信可能に有線又は無線で接続するインターフェースである。通信機器３が起動している間、通信部１４は自動的にネットワーク４に接続してメールサーバー２と通信可能に接続する。

次に、メール受信部１５、メール作成部１６及びメール送信部１７を含むメール作成プログラムについて説明する。メール作成プログラムは、受信した電子メール（受信メール）あるいはその圧縮データを記憶部１１の受信フォルダに記憶し、送信した電子メール（送信メール）あるいはその圧縮データを記憶部１１の送信フォルダに記憶する。

また、メール作成プログラムは、アドレス帳を記憶部１１に記憶する。アドレス帳には、１つ以上の宛先の宛先情報が格納され、宛先情報は、例えば、宛先の名称、メールアドレス、住所等を含む。メール作成プログラムは、アドレス帳を参照するだけでなく、編集することもできる。

メール受信部１５は、定期的に又はユーザーの操作に応じて、通信部１４を介してメールサーバー２に対してメールの受信問合せを発行し、当該通信機器３を宛先に含む電子メールをメールサーバー２から自動的に受信する。メール受信部１５は、メールサーバー２からの受信メールを記憶部１１の受信フォルダやその下位フォルダに格納する。受信メールの格納先のフォルダは、予め設定されていてもよく、あるいは、受信後にユーザーの操作に応じて決定されてもよい。

メール作成部１６は、ユーザーの操作に応じて、新規メール又は所定の受信メールに対する返信メールや転送メールを作成する。この通信機器３のユーザーが返信メールや転送メールの送信者となる。メール作成プログラムのメイン画面（図示せず）において、電子メールの新規作成操作、返信操作、転送操作が行われると、メール作成部１６は、図２に示すように、メール作成画面２０を表示部１２に表示する。メール作成画面２０には、宛先入力欄２１、件名入力欄２２及び本文入力欄２３が表示され、宛先（メールアドレス）、件名及び本文をそれぞれ入力することができる。また、メール作成画面２０では、宛先、件名及び本文の入力以外に、添付ファイルを選択することもできる。

宛先入力欄２１では、ユーザーの操作に応じて、宛先が直接入力されてもよく、あるいは記憶部１１に記憶されたアドレス帳から宛先が選択されてもよい。なお、メール作成部１６は、返信メール作成時に、設定に応じて、受信メールの送信者や宛先を、自動的に宛先として宛先入力欄２１に入力してよく、この場合でも、宛先入力欄２１は、宛先の更なる編集を受け付ける。

件名入力欄２２では、ユーザーの操作に応じて、件名が入力される。なお、メール作成部１６は、返信メール作成時に、設定に応じて、受信メールの件名又はこれに付加文字を追加した件名を、自動的に件名として件名入力欄２２に入力してよく、この場合でも、件名入力欄２２は、件名の更なる編集を受け付ける。付加文字については後述する。

本文入力欄２３では、ユーザーの操作に応じて、文章等からなる本文が入力される。なお、メール作成部１６は、返信メール作成時に、設定に応じて、履歴付き返信機能を実行することができる。履歴付き返信機能によれば、受信メールやこれに関連する他の電子メールの本文が、履歴として返信メールに自動的に引用され、本文入力欄２３に自動的に入力される。本文入力欄２３は、履歴が引用された場合でも、更に編集されてよい。このようなメール作成部１６の履歴付き返信機能の詳細については後述する。

メール送信部１７は、ユーザーの操作に応じて、新規メールや返信メール、転送メール等の電子メールを送信する。例えば、電子メールのメール作成画面２０には、送信キー２４が表示され、この送信キー２４が操作されると、メール作成部１６は、メール作成画面２０で作成中の電子メールを確定し、メール送信部１７は、その電子メールの送信を実行する。あるいは、電子メールのメール作成画面２０で作成中の電子メールについて保存操作が行われると、メール作成部１６は、メール作成画面２０で作成中の電子メールを、記憶部１１の下書きフォルダに保存する。メール作成プログラムのメイン画面（図示せず）には、送受信キー（図示せず）が表示され、この送受信キーが操作されると、メール送信部１７は、下書きフォルダ内の電子メールの送信を実行する。

このとき、メール送信部１７は、通信部１４を介してメールサーバー２へ電子メールを送信し、送信が成功すると（例えば、メールサーバー２から送信成功通知を受け取ると）、送信メールを記憶部１１の送信フォルダやその下位フォルダに格納する。送信メールの格納先のフォルダは、予め設定されていてもよく、あるいは、送信後にユーザーの操作に応じて決定されてもよい。

次に、メール作成部１６の履歴付き返信機能について詳細に説明する。メール作成部１６は、所定の受信メールに対して返信メールを作成する場合に、履歴付き返信機能として、「受信メール引用」と、「マージ引用」と、「引用なし」との何れかで動作する。

「受信メール引用」の場合、メール作成部１６は、受信メールの全文を履歴として返信メールに追加する。なお、受信メールの全文とは、受信メールの作成時に入力された入力部分と、引用された履歴部分とを含む。

「マージ引用」の場合、メール作成部１６は、受信メールの本文（全文から履歴部分を除いた入力部分）に加えて、この受信メールに関連する他の電子メールの本文（全文から履歴部分を除いた入力部分）をマージして履歴として返信メールに追加する。なお、メール作成部１６は、関連する電子メールとして、受信メールと同じ件名の電子メールを記憶部１１の受信フォルダから検索するが、受信フォルダの下位フォルダの内、ユーザーに指定されたフォルダを検索対象にしてもよい。

メール作成プログラムのメイン画面（図示せず）で履歴付き返信機能の設定操作が行われると、メール作成プログラムは、履歴付き返信機能の切換画面３０（図３参照）を表示部１２に表示し、この切換画面３０を通じて履歴付き返信機能の切換を受け付ける。切換画面３０は、図３に示すように、履歴付き返信機能の切り換えキー３１や、「マージ引用」の各種設定の設定画面４０（図４参照）の表示キー３２を備える。

切換画面３０の切り換えキー３１は、「受信メール引用」と、「マージ引用」と、「引用なし」との切換を受け付けるように、プルダウンメニュー等で構成される。切り換えキー３１で「受信メール引用」や「引用なし」が設定されている場合には、表示キー３２は操作不能である一方、切り換えキー３１で「マージ引用」が設定されると、表示キー３２が操作可能となる。

切換画面３０の表示キー３２が操作されると、「マージ引用」の各種設定の設定画面４０が表示部１２に表示される。メール作成プログラムは、この設定画面４０を通じて「マージ引用」の各種設定を受け付け、各種設定を記憶部１１に記憶する。設定画面４０は、図４に示すように、履歴範囲キー４１と、付加文字除外キー４２と、返信件名変更キー４３と、会議案内キー４４とを表示する。

履歴範囲キー４１は、返信メールに追加される履歴を限定する追加範囲を設けるか否かについて、履歴範囲のオン又はオフを設定するチェックボックス等で構成される。履歴範囲がオンの場合、返信メールでは指定された追加範囲内で履歴が追加される一方、履歴範囲がオフの場合、返信メールでは追加範囲に拘らず上限なく履歴が追加される。

履歴の追加範囲は、例えば、返信メールの作成日時から遡る所定の経過期間で設定され、この経過期間内の日時（送信日時又は受信日時）の電子メールが、追加される履歴の対象となる。あるいは、履歴の追加範囲は、経過期間に限定されず、返信メールの作成日時から遡る所定の件数で設定され、この件数の電子メールを履歴の対象としてもよいし、若しくは、返信メール内の所定の行数で設定されてもよい。また、履歴範囲キー４１は、追加範囲となる経過期間や件数、行数を入力するテキストボックスを備えてもよい。

付加文字除外キー４２は、受信メールと同じ件名の電子メールを検索する際に付加文字を除外して件名を比較するか否かについて、付加文字除外のオン又はオフを設定するチェックボックス等で構成される。付加文字除外がオンの場合、付加文字を除外して受信メールと同じ件名の電子メールを検索する一方、付加文字除外がオフの場合、付加文字を含めて受信メールと同じ件名の電子メールを検索する。

例えば、返信メールや転送メールでは、元の件名に対して「Ｒｅ：」や「Ｆｗ：」等の付加文字を自動的に付加したり、「［再送］」や「［回答］」等の付加文字をユーザーが任意に付加したりすることがある。付加文字除外がオンの場合、これらの付加文字は除外した件名が比較される。また、付加文字除外キー４２は、除外する付加文字を入力するテキストボックスを備えてもよい。

返信件名変更キー４３は、受信メールの送信者及び宛先からなるメンバーに対して返信メールの宛先（返信メールの送信者を除く）に増減があった場合に件名を変更するか否かについて、返信件名変更のオン又はオフを設定するチェックボックス等で構成される。返信件名変更がオンの場合、返信メールの送信実行時に返信メールの宛先の増減が判定され、増減があった場合、宛先の増減を示す確認画面（図示せず）を表示部１２に表示してユーザーに宛先の増減を通知すると共に、ユーザーに件名の変更を促す。このとき、返信メールの件名は、メール作成部１６が自動的に変更して確認画面に表示してもよく、あるいは確認画面を通じてユーザーに変更後の件名を入力させてもよい。

例えば、特定の数人のメンバーが、セキュリティ性の高い内容や秘匿性の高い内容のように、そのメンバー内だけの開示を目的とする内容の電子メールのやり取りをしている途中で、別のメンバーを返信メールの宛先に追加する場合がある。この場合に返信件名変更がオンにされていると、返信メールの件名を変更する機会が与えられるので、即ち、これまでやり取りした先行の電子メールを履歴として返信メールに追加するか否かを判断する機会が与えられる。

このように、宛先変更のタイミングを利用して、返信メールの件名の変更の有無を選択することによって、返信メールの送信者は、先行の電子メールの履歴を変更後の宛先に開示するか否かを選択することができる。例えば、返信メールの宛先に新規に追加した別のメンバーに先行の電子メールの内容を知られたくない場合には、返信メールの件名を変更することで、先行の電子メールの履歴が返信メールに自動的に追加されることを防ぐことができる。従って、先行の電子メールの履歴が不必要に開示されることを抑制することができる。

なお、返信メールの件名の変更は、宛先に増減があった場合の例に限定されない。例えば、所定件数以上の電子メール（関連する件名の電子メール）がやり取りされた場合、件名と本文の内容とがずれている可能性がある。このような場合、メール作成部１６は、返信メール作成時に、所定件数以上の電子メールがやり取りされたことを示す確認画面（図示せず）を表示部１２に表示してユーザーに通知すると共に、件名の変更をユーザーに促してもよい。

例えば、所定の論点やテーマに関連する件名の電子メールをやり取りして、その論点やテーマの議論が行われる場合に、議論が進展して論点やテーマが変わることがある。このように論点やテーマが変わるときには、複数回に亘って電子メールがやり取りされていると考えられるので、返信メールの件名を変更する機会を与えることで、論点やテーマを見直す機会を与えることができる。更に、これまでやり取りした先行の電子メールを履歴として返信メールに追加するか否かを判断する機会を与えることができる。例えば、返信メールの送信者は、返信メールの件名を意図的に変えることで、先行の電子メールの履歴が自動的に追加されることを防ぐことができ、電子メールの内容から関連性の薄い話題を削除することができる。

会議案内キー４４は、返信メールの履歴が所定の追加量を超えた場合にユーザー（返信メールの送信者）及び返信メールの宛先に対して会議案内を作成するか否かについて、会議案内のオン又はオフを設定するチェックボックス等で構成される。会議案内がオンの場合、返信メールの送信実行時に、返信メールの履歴（あるいは全文）が追加量を超えていれば、メール作成部１６は、表示部１２を介してユーザーに履歴の追加量超過を通知し、ユーザー及び返信メールの宛先に対する会議案内を作成し、又は会議案内の作成をユーザーに指示する。

履歴の追加量は、例えば、返信メール内の所定の行数や、返信メールの作成日時から遡る所定の件数（履歴が取得された電子メールの件数）で設定される。また、会議案内キー４４は、追加量となる行数や件数を入力するテキストボックスを備えてもよい。

会議案内作成の一例として、例えば、メール作成部１６は、ユーザー及び返信メールの宛先が、同期したスケジュール管理ソフトを利用している場合には、ユーザー及び宛先に共通して予定のない日時をスケジュール管理ソフトから検索する。そして、メール作成部１６は、この検索結果の日時の会議案内をスケジュール管理ソフトに登録して、スケジュール管理ソフトを介して会議案内をユーザー及び宛先に通知する。

会議案内作成の他の例として、メール作成部１６は、会議案内の作成画面（図示せず）を表示部１２に表示して、ユーザーに履歴の追加量超過を通知すると共に、ユーザーに会議案内の作成を促す。なお、メール作成部１６は、所定期間内に、所定件数以上の電子メール（関連する件名を有する電子メール）が、所定人数以上でやり取りされることを条件にして（あるいはこれらの内、少なくとも１つを条件にして）、会議案内を作成し、又は会議案内の作成を指示してもよい。

次に、履歴付き返信機能のマージ引用によって返信メールを作成する動作例について説明する。先ず、図５に示すように、Ａさんが送信者として本文ａの電子メールをＢさん、Ｃさん及びＤさんを宛先として送信する。即ち、Ａさんの本文ａの電子メールが元のメールである。

そして、図６に示すように、Ｂさんが、Ａさんの電子メールに対する返信メールを、Ａさん、Ｃさん及びＤさんを宛先として作成して送信する。このとき、Ｂさんの返信メールには、Ｂさんの本文ｂが入力され、更に、Ａさんの本文ａが履歴ａとして追加される。即ち、Ｂさんの返信メールには、Ｂさんの本文ｂと履歴ａが含まれるので、Ａさんの電子メールを見なくても、Ｂさんの返信メールの履歴ａを見るだけで、Ａさんの本文ａを確認することができる。

同様に、図７に示すように、Ｃさんが、Ａさんの電子メールに対する返信メールを、Ａさん、Ｂさん及びＤさんを宛先として作成して送信する。このとき、Ｃさんの返信メールには、Ｃさんの本文ｃが入力され、更に、Ａさんの本文ａが履歴ａとして追加される。即ち、Ｃさんの返信メールには、Ｃさんの本文ｃと履歴ａが含まれる。

ここで、Ｄさんが、通信機器３を用いて、Ｂさんの電子メールに対する返信メールを、Ａさん、Ｂさん及びＣさんを宛先として作成して送信する動作例を説明する。なお、Ｄさんの通信機器３では、上記したＡさんの電子メール、Ｂさんの電子メール及びＣさんの電子メールが受信メールとしてこの順の時系列で記憶部１１の受信フォルダに格納されている。また、この通信機器３では、履歴付き返信機能の切換画面３０の切り換えキー３１はオンに設定され、マージ引用の設定画面４０の履歴範囲キー４１、付加文字除外キー４２、返信件名変更キー４３及び会議案内キー４４はオンに設定されている。

Ｂさんの電子メールに対する返信メールを作成する場合、通信機器３のメール作成部１６は、先ず、Ｂさんの電子メールと同じ件名の受信メールを受信フォルダから検索する。Ｂさんの電子メールは、Ａさんの電子メールへの返信メールであって、Ｂさんの電子メールの件名は、Ａさんの電子メールの件名に付加文字「Ｒｅ：」を追加したものである。また、Ｃさんの電子メールの件名も、Ａさんの電子メールの件名に付加文字「Ｒｅ：」を追加したものである。そのため、Ｄさんの通信機器３では、付加文字除外がオンなので、Ａさん、Ｂさん及びＣさんの電子メールが全て同じ件名と判定される。

次に、メール作成部１６は、Ａさんの電子メール、Ｂさんの電子メール及びＣさんの電子メールから、履歴部分を除く本文を取得する。Ａさんの電子メールには履歴が含まれていないので、Ａさんの電子メールから本文ａが取得される。Ｂさんの電子メールには履歴ａが含まれていて、Ｂさんの電子メールから本文ｂが取得される。Ｃさんの電子メールには履歴ａが含まれていて、Ｃさんの電子メールから本文ｃが取得される。

メール作成部１６は、このように取得した本文ａ、本文ｂ及び本文ｃを、履歴ａ、履歴ｂ及び履歴ｃとして時系列順に本文入力欄２３に入力する。本文入力欄２３では、日時（送信日時又は受信日時）の最も古い履歴ａが最も下方に入力され、日時の最も新しい履歴ｃが最も上方に入力される。そして、本文入力欄２３では、Ｄさんが操作部１３の操作に応じて本文ｄを入力可能となる。これにより作成及び送信される返信メールには、図８に示すように、本文ｄ、履歴ｃ、履歴ｂ及び履歴ａが含まれる。

このように、Ａさんの元の電子メールに対して、Ｂさん及びＣさんがそれぞれ異なる返信メールを枝分かれして送信しても、通信機器３は、各メールに固有の本文ａ、本文ｂ及び本文ｃを、履歴ａ、履歴ｂ及び履歴ｃとして返信メールに追加する。

本実施形態によれば、上述のように、通信機器３は、受信メールを受信して記憶部１１の受信フォルダに格納するメール受信部１５と、受信フォルダ内の所定の受信メールに対する返信メールを作成するメール作成部１６とを備える。メール作成部１６は、所定の受信メールと同じ件名の他の受信メールを受信フォルダから検索し、これらの所定の受信メール及び他の受信メールのそれぞれの全文から履歴部分以外の本文を取得して履歴として返信メールに追加する。

これにより、本実施形態の通信機器３によれば、途中経過の返信メールの枝分かれに拘らず、関連する全ての電子メールの内容を重複及び欠落（消失）することなく追加して返信メールが作成されるので、関連する全ての電子メールの内容を一括して確認することができる。

なお、上記した実施形態では、元の受信メールに関連する他の電子メールの本文をマージして履歴として返信メールに追加するという履歴付き返信機能のマージ引用において、件名が元の受信メールと同じであることを、関連する電子メールの条件とする例を説明したが、本発明はこの例に限定されない。

例えば、他の実施形態では、件名が元の受信メールと同じであることに加えて、宛先及び送信者からなるメンバーが元の受信メールと同じであることを、関連する電子メールの条件としてもよい。具体的には、メール作成部１６は、返信メール作成時に、受信メールと同じ件名で且つ受信メールと同じメンバーの電子メールを記憶部１１の受信フォルダから検索する。そして、メール作成部１６は、受信メールの本文と、検索結果の電子メールの本文とを履歴として返信メールに引用する。

これにより、件名だけでなく宛先や送信者のメンバーも条件として、返信メールに関連する電子メールを判定するので、関連しない電子メールの履歴を誤って返信メールに追加することを防ぐことができる。また、メール作成部１６は、受信メールと同じ件名であるが、受信メールと異なるメンバーの電子メール（別メンバーメール）を記憶部１１の受信フォルダから検索した場合には、この別メンバーメールの履歴を返信メールに追加するか否かの問合せ画面（図示せず）を表示部１２に表示して、ユーザーに別メンバーメールの存在を通知すると共に、別メンバーメールの履歴の追加を選択させてもよい。

また、通信機器３のメール作成部１６は、履歴付き返信機能のマージ引用において、元の受信メールの件名に対する付加文字を除外して、所定の受信メール及び他の受信メールの件名が同じか否かを判定する。これにより、件名を制限することなく、関連する全ての電子メールを一括してまとめることができる。

更に、通信機器３のメール作成部１６は、履歴付き返信機能のマージ引用において、返信メールに追加する履歴を所定の追加範囲に限定する。これにより、元の受信メールに起因して関連する返信メールが多数になる場合でも、履歴を冗長することなく返信メールを作成することができる。

また、通信機器３のメール作成部１６は、履歴付き返信機能のマージ引用において、受信メールに対して返信メールの宛先に増減があった場合に件名を変更するか否かについて、返信件名変更のオン又はオフを設定するチェックボックス等で構成される。返信件名変更がオンの場合、返信メールの送信実行時に返信メールの宛先の増減が判定され、増減があった場合、宛先の増減を示す確認画面（図示せず）を表示部１２に表示してユーザーに宛先の増減を通知すると共に、ユーザーに件名の変更を促す。このとき、返信メールの件名は、メール作成部１６が自動的に変更して確認画面に表示してもよく、あるいは確認画面を通じてユーザーに変更後の件名を入力させてもよい。

また、通信機器３のメール作成部１６は、履歴付き返信機能のマージ引用において、返信メールに追加する履歴が所定の追加量を超えたら、返信メールの送信者及び宛先に対する会議案内を作成し、又は会議案内の作成を送信者に指示する。これにより、元の受信メールに起因して関連する返信メールが多数になり、議論の収束が見込めないような場合には、会議案内を作成して会議の開催を促すことで、会議案内作成に掛かる時間を削減すると共に、議論を収束に導くことが可能となる。

なお、通信機器３のメール作成プログラムは、履歴付き返信機能のマージ引用に様々なオプションを設定することができる。オプションの一例として、メール作成部１６は、返信メールに追加する履歴を本文と異なるフォント（フォントタイプ、色等）で表示してもよい。この場合、履歴のフォントは、予め設定されていてもよく、あるいはユーザーの操作に応じて任意に設定可能にしてもよい。また、ユーザー毎に異なるフォントを設定しておいて、履歴を入力する場合、その履歴の元の電子メールの送信者（ユーザー）に対して設定されていたフォントを適用してもよい。これにより、返信メールの本文と履歴部分とをユーザーに視認し易くすることができる。

オプションの他の例として、メール作成部１６は、作成した返信メールの送信が実行された場合に、作成した返信メールを送信してよいか否かをユーザー（送信者）に確認するための確認画面（図示せず）を表示部１２に表示してもよい。この場合、確認画面には、返信メールのプレビューが表示されてよく、プレビューでは、ユーザーが入力した本文を確認させるために本文を強調してもよいし、あるいは、ユーザーの意図に拘らず入力された履歴を確認させるために履歴を強調してもよい。

オプションの更なる例として、メール作成部１６は、返信メールに追加する履歴が所定の追加量を超える場合、履歴を入力した電子メール（履歴メール）やテキストファイル等の電子データ（履歴ファイル）を作成してもよい。メール作成部１６は、作成した履歴メールや履歴ファイルを外部サーバー５（図１参照）に保管し、外部サーバー５における履歴メールや履歴ファイルのリンク先を取得する。そして、メール作成部１６は、返信メールに履歴を追加することなく、履歴メールや履歴ファイルのリンク先を入力する。また、メール作成部１６は、受信ファイルに添付ファイルが含まれていた場合、この添付ファイルを履歴添付ファイルとして外部サーバー５に保管し、外部サーバー５における履歴添付ファイルのリンク先を取得する。そして、メール作成部１６は、返信メールに履歴添付ファイルを追加することなく、履歴添付ファイルのリンク先を入力する。

なお、上記した実施形態では、返信メールに追加する履歴が所定の追加量を超えた場合に、電子メール以外の議論方法として、メール作成部１６が会議案内を提示する例を説明したが、電子メール以外の議論方法は、この例に限定されない。例えば、メール作成部１６は、電子メール以外の議論方法として、通信機器３に搭載されるＳｋｙｐｅやＬＩＮＥ等のチャット形式のコミュニケーションツール（チャットツール）を利用してもよい。この場合、コミュニケーションツールは、返信メールの送信者及び宛先のそれぞれの通信機器３に搭載されている。また、コミュニケーションツールでは、チャット通信可能な相手の連絡先が連絡先リストに登録されていて、連絡先リストは、メール作成プログラムのアドレス帳と同期していることが望ましい。

メール作成部１６は、返信メールに追加する履歴が所定の追加量を超えたら、コミュニケーションツールでのチャットグループの作成をユーザー（返信メールの送信者）に通知する。例えば、メール作成部１６は、通信機器３のコミュニケーションツールを起動して、返信メールの送信者及び宛先の連絡先を連絡先リストから検索する。メール作成部１６は、検索した連絡先に基づいて、返信メールの送信者及び宛先からなるチャットグループをコミュニケーションツールに作成させる。あるいは、メール作成部１６は、コミュニケーションツールのチャットグループの作成を送信者に指示してもよい。

なお、上記実施形態の説明は、本発明に係るメール作成プログラム、通信機器３及び通信システム１の一例を示すものであって、本発明の技術範囲は、上記実施形態に限定されるものではない。

上記実施形態では、パーソナルコンピュータやスマートフォン、複合機等の通信機器３、この通信機器３のメール作成プログラム、及びこの通信機器３を備える通信システム１に本発明の構成を適用する場合について説明したが、他の異なる実施形態では、他の機器に搭載されるメール作成プログラムや、このメール作成プログラムを備える他の機器や、この通信機器を備える他のシステムに本発明の構成を適用してもよい。

１ 通信システム
２ メールサーバー
３ 通信機器
４ ネットワーク
１０ 制御部
１１ 記憶部
１２ 表示部
１３ 操作部
１４ 通信部
１５ メール受信部
１６ メール作成部
１７ メール送信部
２０ メール作成画面
３０ 切換画面
４０ 設定画面

Claims (8)

1. 受信メールを受信して受信フォルダに格納するメール受信部と、
   前記受信フォルダ内の所定の受信メールに対する返信メールを作成するメール作成部と、を備え、
   前記メール作成部は、前記所定の受信メールと同じ件名の他の受信メールを前記受信フォルダから検索し、前記所定の受信メール及び前記他の受信メールのそれぞれの全文から履歴部分以外の本文を取得して履歴として前記返信メールに追加することを特徴とする通信機器。
2. 前記メール作成部は、前記件名が前記所定の受信メールと同じで、且つ宛先及び送信者からなるメンバーが前記所定の受信メールと同じである電子メールを前記他の受信メールとすることを特徴とする請求項１に記載の通信機器。
3. 前記メール作成部は、元の受信メールの件名に対する付加文字を除外して、前記所定の受信メール及び前記他の受信メールの件名が同じか否かを判定することを特徴とする請求項１又は２に記載の通信機器。
4. 前記メール作成部は、前記返信メールに追加する前記履歴を所定の追加範囲に限定することを特徴とする請求項１〜３の何れか１項に記載の通信機器。
5. 前記メール作成部は、前記所定の受信メールの送信者及び宛先からなるメンバーに対して、前記返信メールの宛先に増減があった場合、前記返信メールの件名を変更可能にすることを特徴とする請求項１〜４の何れか１項に記載の通信機器。
6. 前記メール作成部は、前記返信メールに追加する前記履歴が所定の追加量を超えたら、前記返信メールの送信者及び宛先に対する会議案内を作成し、又は前記会議案内の作成を前記送信者に指示することを特徴とする請求項１〜５の何れか１項に記載の通信機器。
7. 請求項１〜６の何れか１項に記載の通信機器と、
   前記通信機器と通信可能に接続されるメールサーバーと、を備えることを特徴とする通信システム。
8. 通信機器におけるメール作成プログラムであって、
   受信フォルダ内の所定の受信メールに対する返信メールを作成する際に、前記所定の受信メールと同じ件名の他の受信メールを前記受信フォルダから検索し、前記所定の受信メール及び前記他の受信メールのそれぞれの全文から履歴部分以外の本文を取得して履歴として前記返信メールに追加するステップを、
   前記通信機器のコンピュータに実行させることを特徴とするメール作成プログラム。

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