JP2018022400A - 帳票管理装置及びプログラム - Google Patents
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Abstract
Description
ところで、近年、コンピュータの高性能化や記録装置の大容量化が進み、扱うデータの数・量も増大している。それに伴い、データの管理負荷が増大しているため、データの管理者は、ファイルが不要になっても、どのファイルが不要になったかをチェックしきれず、不要なファイルが残存するケースが多く存在する。
そこで、ファイル毎に有効期限を設定し、有効期限が過ぎたファイルを自動削除する技術が開示されている(例えば、特許文献1参照)。
例えば、管理者以外のユーザが、業務で使用する目的で管理者の管理下に属するファイルを自身の端末に複製して保有するようなケースが存在する。一般に、管理者以外のユーザは、管理者と比べてファイルを業務で閲覧、使用する期間は短いことが多く、セキュリティの観点からも有効期限を短く設定する方が好ましい。しかしながら、上記特許文献1記載の技術では、予め設定された有効期限を経過するまでファイルを自動削除することができないため、セキュリティを十分確保することができないという課題がある。
また、仮に、ファイルを使用する個人や業務毎に有効期限を個別に設定しようとした場合、管理者は煩雑な対応を行う必要があるため、データの管理負荷を軽減することができないという課題がある。
まず、本実施形態に係るマイナンバー管理システム100の構成について説明する。
マイナンバー管理システム100は、図1に示すように、クライアント端末1と、人事管理サーバ2と、マイナンバー管理サーバ3と、印刷装置4と、を備えて構成されている。本実施形態では、クライアント端末1及びマイナンバー管理サーバ3が協働して、本発明の帳票管理装置として機能する。このマイナンバー管理システム100において、クライアント端末1、人事管理サーバ2、マイナンバー管理サーバ3及び印刷装置4は、通信ネットワークNにより互いに通信可能に接続されている。通信ネットワークNは、有線LAN(Local Area Network)、無線LAN、移動体通信網、インターネット等を含む通信ネットワークである。
クライアント端末1は、図1に示すように、制御部11と、操作部12と、表示部13と、通信部14と、記憶部15と、を備えて構成されている。
人事管理サーバ2は、図1に示すように、制御部21と、操作部22と、表示部23と、通信部24と、記憶部25と、を備えて構成されている。
表示部23は、LCDなどのディスプレイを備え、制御部21から出力された表示制御信号に基づいた画像を表示画面に表示する。
マイナンバー管理サーバ3は、図1に示すように、制御部31と、操作部32と、表示部33と、通信部34と、記憶部35と、を備えて構成されている。
表示部33は、LCDなどのディスプレイを備え、制御部31から出力された表示制御信号に基づいた画像を表示画面に表示する。
次に、本実施形態に係るマイナンバー管理システム100の動作について、図7〜図18を参照して説明する。
まず、図7のフローチャートを参照して、クライアント端末1及び人事管理サーバ2が電子帳票を作成する処理(電子帳票作成処理)を説明する。この処理は、クライアント端末1の制御部11が、人事管理サーバ2にアクセス(ログイン)する際に必要となるログイン情報(ユーザ名、パスワード等)の入力を受け付けたことを契機として開始される。
制御部21は、人事管理サーバ2に登録されたユーザであると判定した場合、次のステップS103へと移行する。一方、制御部21は、人事管理サーバ2に登録されたユーザでないと判定した場合、ログイン認証に失敗した旨をクライアント端末1に通知し、再度のログイン情報の入力を促す。
ユーザは、表示部13に表示された電子帳票作成画面において、電子帳票の作成を指示するための操作を行う。具体的には、ユーザは、作成する電子帳票の帳票種や作成対象とする社員の情報等を指定する操作を行う。
本実施形態では、ステップS106において電子帳票を作成する際、電子帳票内のマイナンバー(個人番号)を格納する特定領域に、マイナンバーの代わりに、タグ情報を格納する。
タグ情報は、電子帳票を出力する際、マイナンバー管理サーバ3からマイナンバーを検索して取得するために必要となる情報(検索用情報)である。マイナンバーは、その性質上、高度なセキュリティ性が要求されるため、電子帳票内にはマイナンバーの代わりにタグ情報を格納しておくようにし、電子帳票の出力時にタグ情報を検索キーとしてマイナンバー管理サーバ3からマイナンバーを取得することで、セキュリティ性を確保することができる。
なお、タグ情報は、例えば、作成される電子帳票毎に設定内容を予め定めておくようにしてもよいし、電子帳票の種別にかかわらず同一内容を設定するようにしてもよい。
ユーザは、ログイン画面G1において、ユーザ名入力部G11及びパスワード入力部G12に自身のユーザ名及びパスワードをそれぞれ入力した後、ログインボタンG13を押下することで、ログイン操作を実行する。
ユーザは、業務メニュー画面G2において、メニュー分類表示領域G21から一の業務メニューを選択した後、メニュー項目表示領域G22に表示された電子帳票の中から一の電子帳票を選択する。図11には、ユーザにより給与帳票管理メニューG214が選択された例が示されている。給与帳票管理メニューG214が選択された場合、メニュー項目表示領域G22には、給与帳票管理メニューG214に応じた電子帳票として、源泉徴収票G221、扶養控除申告書G222、月変/算定届G223、…等が選択可能に表示される。以降の処理では、メニュー項目表示領域G22に表示された電子帳票の中から「扶養控除申告書G222」が選択されたものとして説明する。
制御部11は、いずれかの電子帳票が選択されたと判定した場合(ステップS203:YES)、次のステップS204へと移行する。
一方、制御部11は、いずれの電子帳票も選択されていないと判定した場合(ステップS203:NO)、処理を終了する。ここで、いずれの電子帳票も選択されていない場合とは、いずれの電子帳票も選択されることなく、業務メニュー画面G2の終了ボタンG23が押下された場合を示している。
制御部31は、クライアント端末1から送信された電子帳票の廃棄期限を超過していると判定した場合(ステップS303:YES)、廃棄期限を超過した旨をユーザに報知するための画面(廃棄期限超過画面)を生成し(ステップS304)、図8のステップS207へと移行する。
一方、制御部31は、クライアント端末1から送信された電子帳票の廃棄期限を超過していないと判定した場合(ステップS303:NO)、ステップS305へと移行する。
制御部31は、ログインユーザがクライアント端末1から送信された電子帳票の照会権限を有していると判定した場合(ステップS305:YES)、次のステップS306へと移行する。
一方、制御部31は、ログインユーザがクライアント端末1から送信された電子帳票の照会権限を有していないと判定した場合(ステップS305:NO)、照会権限を有さない旨をログインユーザに報知するための画面(照会エラー画面)を生成する(ステップS307)。
即ち、制御部31は、ステップS204で読み出された電子帳票における所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合に、読み出し目的(業務)及び読み出し目的の有効期限に基づいて、所定の項目にマイナンバーを読み取り可能に表示させるか又はマイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する制御手段として機能する。
上記の制御を行う場合、制御部31は、ステップS306の処理を行うに際し、電子帳票に含まれる個人情報の持ち主の現況情報を人事管理サーバ2に問い合わせ、人事管理サーバ2から送信された現況情報と帳票権限超過時設定テーブルT5とを照合して、電子帳票に対する処理を制御する。例えば、電子帳票に含まれる個人情報の持ち主の現況情報が「退職者」又は「元家族」であった場合、その持ち主のマイナンバー情報以外の情報(その他情報)はそのままに、マイナンバー情報を置換文字列である「*」に置換した情報を、照会内容として決定する。また、電子帳票に含まれる個人情報の持ち主の現況情報が「休職者」であった場合、その持ち主のマイナンバー情報を含む全ての情報を、照会内容として決定する。
制御部11は、マイナンバー管理サーバ3から照会用情報が送信されたと判定した場合(ステップS208:YES)、次のステップS209へと移行する。
一方、制御部11は、マイナンバー管理サーバ3から照会用情報が送信されていない(即ち、マイナンバー管理サーバ3から廃棄期限超過画面又は照会エラー画面が送信された)と判定した場合(ステップS208:NO)、ステップS210へと移行する。
帳票表示領域G31には、電子帳票である扶養控除申告書F1が表示されている。扶養控除申告書F1は、従業員本人の個人情報を表示する本人情報表示領域F11と、従業員の家族の個人情報を表示する家族情報表示領域F12と、を含んで構成されている。
本人情報表示領域F11には、勤務先、勤務先の住所、氏名、生年月日、住所、配偶者の有無等を表示する各領域の他、従業員本人のマイナンバーを表示するマイナンバー表示領域(所定の項目)F111が含まれている。
家族情報表示領域F12には、扶養控除の対象となる配偶者や扶養親族の氏名、生年月日、所得の見積額等を表示する各領域の他、扶養控除の対象となる配偶者や扶養親族のマイナンバーを表示するマイナンバー表示領域(所定の項目)F121が含まれている。
上記のマイナンバー表示領域F111及びマイナンバー表示領域F121の各々には、それぞれ電子帳票(扶養控除申告書F1)の作成時に格納されたタグ情報が格納されており、マイナンバー管理サーバ3から送信された照会用情報(マイナンバー又は置換文字列「*」)が表示される。なお、ユーザにより選択された電子帳票にマイナンバーが記載されていなかった場合は、マイナンバー表示領域F111及びマイナンバー表示領域F121の各々が空欄表示される。
ユーザは、廃棄期限超過画面G4において、当該廃棄期限超過画面G4における操作を終了する場合には、OKボタンG42を押下する。一方、一連の電子帳票出力処理における操作を終了する場合には、終了ボタンG43を押下する。
ユーザは、照会エラー画面G5において、当該照会エラー画面G5における操作を終了する場合には、OKボタンG52を押下する。一方、一連の電子帳票出力処理における操作を終了する場合には、終了ボタンG53を押下する。
制御部11は、印刷ボタンG32が押下されたと判定した場合(ステップS211:YES)、次のステップS212へと移行する。
一方、制御部11は、印刷ボタンG32が押下されていないと判定した場合(ステップS211:NO)、ステップS218へと移行する。
制御部31は、ログインユーザがクライアント端末1から送信された電子帳票の印刷権限を有していると判定した場合(ステップS403:YES)、次のステップS404へと移行する。
一方、制御部31は、ログインユーザがクライアント端末1から送信された電子帳票の印刷権限を有していないと判定した場合(ステップS403:NO)、印刷権限を有さない旨をログインユーザに報知するための画面(印刷エラー画面)を生成する(ステップS405)。
上記の制御を行う場合、制御部31は、ステップS404の処理を行うに際し、電子帳票に含まれる個人情報の持ち主の現況情報を人事管理サーバ2に問い合わせ、人事管理サーバ2から送信された現況情報と帳票権限超過時設定テーブルT5とを照合して、電子帳票に対する処理を制御する。
制御部11は、マイナンバー管理サーバ3から印刷用情報が送信されたと判定した場合(ステップS215:YES)、次のステップS216へと移行する。
一方、制御部11は、マイナンバー管理サーバ3から印刷用情報が送信されていない(即ち、マイナンバー管理サーバ3から印刷エラー画面が送信された)と判定した場合(ステップS215:NO)、ステップS217へと移行する。
ユーザは、印刷エラー画面G6において、当該印刷エラー画面G6における操作を終了する場合には、OKボタンG62を押下する。一方、一連の電子帳票出力処理における操作を終了する場合には、終了ボタンG63を押下する。
制御部11は、ユーザにより終了ボタンが押下されたと判定した場合(ステップS218:YES)、処理を終了する。
一方、制御部11は、ユーザにより終了ボタンが押下されていないと判定した場合(ステップS218:NO)、ステップS202へと移行し、再度業務メニュー画面G2を表示部13に表示させる。ここで、ユーザにより終了ボタンが押下されていない場合とは、表示部13に表示された画面の終了ボタン(G34、G42、G52又はG62)が押下されることなく、戻るボタンG33若しくはOKボタン(G41、G51又はG61)が押下された場合を示している。
以上のように、本実施形態に係るマイナンバー管理システム100の帳票管理装置(クライアント端末1及びマイナンバー管理サーバ3)によれば、マイナンバーが記載される所定の項目を有した電子帳票を記憶部15から読み出し、読み出された電子帳票における所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合に、電子帳票に係る有効期限に基づいて、所定の項目にマイナンバーを読み取り可能に表示させるか又はマイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する。
従って、管理者の管理下に属するファイルをユーザ自身の端末に複製して保有するようなケースであっても、電子帳票に係る有効期限に応じてマイナンバーの読み取りを適切に制御することができる。よって、データ管理におけるセキュリティを十分確保しつつ、データ管理の煩雑さを解消してデータの管理負荷を軽減することができる。
従って、管理者の管理下に属するファイルをユーザ自身の端末に複製して保有するようなケースであっても、ユーザの業務毎にマイナンバーに係る期限を適切に設定することができる。よって、データ管理におけるセキュリティを十分確保しつつ、データ管理の煩雑さを解消してデータの管理負荷を軽減することができる。
従って、個人情報を出力する必要のない人物の個人情報が不必要に出力されることを防止することができるので、データ管理におけるセキュリティをより確実に確保することができる。
例えば、上記実施形態では、電子帳票の有効期限である廃棄期限を超過した電子帳票を表示させようとした場合に、電子帳票を表示させることなく無条件に削除するようにしているが、これに限定されるものではない。例えば、廃棄期限を超過した電子帳票を表示させようとした場合に、一旦電子帳票を表示させた後削除するようにしてもよい。なお、変形例1に係るマイナンバー管理システム100を構成するクライアント端末1、人事管理サーバ2、マイナンバー管理サーバ3及び印刷装置4の構成は、実施形態と同様であるので、説明の簡略化のため、同一の符号を付してその詳細な説明を省略する。
以下、図19及び図20のフローチャートを参照して、変形例1に係るマイナンバー管理システム100の電子帳票出力処理を説明する。
制御部31は、クライアント端末1から送信された電子帳票の廃棄期限を超過していると判定した場合(ステップS506:YES)、廃棄用の照会用情報を生成し(ステップS507)、ステップS509へと移行する。廃棄用の照会用情報とは、マイナンバー情報以外の情報(その他情報)はそのままに、マイナンバー情報を置換文字列である「*」に置換した情報のことである。
一方、制御部31は、クライアント端末1から送信された電子帳票の廃棄期限を超過していないと判定した場合(ステップS506:NO)、通常の照会用情報を生成し(ステップS508)、ステップS509へと移行する。通常の照会用情報とは、マイナンバー情報を含む全ての情報のことである。
制御部11は、マイナンバー管理サーバ3から廃棄用の照会用情報が送信されたと判定した場合(ステップS510:YES)、ステップS512へと移行する。
一方、制御部11は、マイナンバー管理サーバ3から照会用情報が送信されていない(即ち、マイナンバー管理サーバ3から通常の照会用情報が送信された)と判定した場合(ステップS510:NO)、通常の照会用情報に基づいて、ステップS504で読み出された電子帳票を照会するための画面(通常の帳票照会画面)を表示部13に表示させ(ステップS511)、ステップS517へと移行する。ステップS511で表示される通常の帳票照会画面では、通常の照会用情報、即ち、マイナンバー情報を含む全ての情報が表示される(図13参照)。なお、ユーザにより選択された電子帳票にマイナンバーが記載されていなかった場合は、マイナンバー表示領域F111及びマイナンバー表示領域F121の各々が空欄表示される。
ユーザは、削除確認画面G7において、電子帳票の削除操作を実行する場合には、OKボタンG71を押下する。一方、電子帳票の削除操作を中止する場合には、キャンセルボタンG72を押下する。
制御部11は、OKボタンG71が押下されたと判定した場合(ステップS514:YES)、ステップS504で読み出された電子帳票を削除し(ステップS515)、ステップS517へと移行する。即ち、制御部11は、本発明の削除手段として機能する。
一方、制御部11は、OKボタンG71が押下されていない(即ち、キャンセルボタンG72が押下された)と判定した場合(ステップS514:NO)、ステップS504で読み出された電子帳票を保存対象の電子帳票として記憶部15に記憶させ(ステップS516)、ステップS517へと移行する。即ち、制御部11は、本発明の記憶制御手段として機能する。
制御部11は、印刷ボタンG32が押下されたと判定した場合(ステップS517:YES)、次のステップS518へと移行する。
一方、制御部11は、印刷ボタンG32が押下されていないと判定した場合(ステップS517:NO)、ステップS519へと移行する。
制御部11は、ユーザにより終了ボタンG34が押下されたと判定した場合(ステップS519:YES)、処理を終了する。
一方、制御部11は、ユーザにより終了ボタンG34が押下されていないと判定した場合(ステップS519:NO)、ステップS502へと移行し、再度業務メニュー画面G2を表示部13に表示させる。ここで、ユーザにより終了ボタンG34が押下されていない場合とは、帳票照会画面G3の終了ボタンG34が押下されることなく、戻るボタンG33が押下された場合を示している。
従って、セキュリティを確保した状態で電子帳票を一旦表示させることで有効期限が切れていることを報知しつつ、保管する義務を負っていない電子帳票が端末内に保有されつづけることを防止することができるので、ユーザを混乱させることなく情報漏洩を抑制することができる。
従って、ユーザが必要に応じて電子帳票の保管と削除を使い分けることができるので、臨機応変なデータ管理を行うことができる。
従って、ユーザが電子帳票を一旦表示させたタイミングでリアルタイムに電子帳票を保管するか削除するかを判断することができるので、操作性を確保しつつ状況に応じたデータ管理を行うことができる。
また、上記実施形態では、ログインユーザが有する出力(照会/印刷)権限の内容と、帳票権限超過時設定テーブルT5(図6参照)と、を照合して、具体的な出力内容を決定するようにしているが、これに限定されるものではない。即ち、帳票権限超過時設定テーブルT5の内容は一例であり、他の内容であっても構わない。以下、帳票権限超過時設定テーブルT5の内容と異なる例をいくつか例示するが、これらも一例であって、特に限定するものではない。
また、電子帳票の保管期間が超過している場合、その電子帳票の出力(照会/印刷)を禁止するとともに、その電子帳票を自動削除するようにしてもよい。
また、電子帳票の残照会回数が「0」の場合、その電子帳票を自動削除するようにしてもよい。
また、電子帳票の残照会回数が「0」の場合、その電子帳票に含まれるマイナンバー情報以外の情報については照会を許可するようにし、マイナンバー情報については照会を禁止するようにしてもよい。
また、電子帳票の残照会回数が「0」の場合、その電子帳票内のマイナンバーを格納する特定領域に格納されたタグ情報を自動削除するようにしてもよい。
また、電子帳票(台帳)を表示部13に表示する際に、その台帳に記載された社員の現況情報(人事情報)を取得し、退職者が発生している場合は、その台帳における退職者のページのみを自動削除するようにしてもよい。
また、電子帳票(台帳)を表示部13に表示する際に、その台帳に記載された社員の現況情報(人事情報)を取得し、退職者が発生している場合は、その台帳における退職者のページを、代替ページ(例えば、その社員が既に退職した旨を示すページ)に差し替えるようにしてもよい。
以下に、この出願の願書に最初に添付した特許請求の範囲に記載した発明を付記する。付記に記載した請求項の項番は、この出願の願書に最初に添付した特許請求の範囲の通りである。
[付記]
<請求項1>
マイナンバーが記載される所定の項目を有した電子帳票を記憶手段から読み出す読出手段と、
前記読出手段により読み出された電子帳票における前記所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合に、前記電子帳票に係る有効期限に基づいて、前記所定の項目に前記マイナンバーを読み取り可能に表示させるか又は前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する制御手段と、
を備える帳票管理装置。
<請求項2>
前記制御手段は、前記読出手段による読み出し目的及び前記読み出し目的の有効期限に基づいて、前記所定の項目に前記マイナンバーを読み取り可能に表示させるか又は前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する請求項1に記載の帳票管理装置。
<請求項3>
前記制御手段は、前記読出手段により読み出された電子帳票における前記所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合であって且つ前記電子帳票の有効期限が切れている場合には、前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させ、
前記制御手段により前記マイナンバーが読み取り不可能な置換文字列で表示された後に当該電子帳票を前記記憶手段から削除する削除手段を備える請求項1に記載の帳票管理装置。
<請求項4>
前記制御手段により前記マイナンバーが読み取り不可能な置換文字列で表示された際に、ユーザの操作により前記電子帳票の削除中止が指示された場合は、前記電子帳票を保存対象の電子帳票として前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段を備える請求項3に記載の帳票管理装置。
<請求項5>
前記制御手段により前記マイナンバーが読み取り不可能な置換文字列で表示された際に、前記表示された電子帳票を削除するか否かをユーザに確認するための確認画面を表示させる表示制御手段を備える請求項3又は4に記載の帳票管理装置。
<請求項6>
コンピュータを、
マイナンバーが記載される所定の項目を有した電子帳票を記憶手段から読み出す読出手段、
前記読出手段により読み出された電子帳票における前記所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合に、前記電子帳票に係る有効期限に基づいて、前記所定の項目に前記マイナンバーを読み取り可能に表示させるか又は前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する制御手段、
として機能させるためのプログラム。
1 クライアント端末
11 制御部(読出手段、表示制御手段、削除手段、記憶制御手段)
12 操作部
13 表示部
14 通信部
15 記憶部(記憶手段)
2 人事管理サーバ
21 制御部
22 操作部
23 表示部
24 通信部
25 記憶部
3 マイナンバー管理サーバ(帳票管理装置)
31 制御部(制御手段)
32 操作部
33 表示部
34 通信部
35 記憶部
4 印刷装置
N 通信ネットワーク
Claims (6)
- マイナンバーが記載される所定の項目を有した電子帳票を記憶手段から読み出す読出手段と、
前記読出手段により読み出された電子帳票における前記所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合に、前記電子帳票に係る有効期限に基づいて、前記所定の項目に前記マイナンバーを読み取り可能に表示させるか又は前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する制御手段と、
を備える帳票管理装置。 - 前記制御手段は、前記読出手段による読み出し目的及び前記読み出し目的の有効期限に基づいて、前記所定の項目に前記マイナンバーを読み取り可能に表示させるか又は前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する請求項1に記載の帳票管理装置。
- 前記制御手段は、前記読出手段により読み出された電子帳票における前記所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合であって且つ前記電子帳票の有効期限が切れている場合には、前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させ、
前記制御手段により前記マイナンバーが読み取り不可能な置換文字列で表示された後に当該電子帳票を前記記憶手段から削除する削除手段を備える請求項1に記載の帳票管理装置。 - 前記制御手段により前記マイナンバーが読み取り不可能な置換文字列で表示された際に、ユーザの操作により前記電子帳票の削除中止が指示された場合は、前記電子帳票を保存対象の電子帳票として前記記憶手段に記憶させる記憶制御手段を備える請求項3に記載の帳票管理装置。
- 前記制御手段により前記マイナンバーが読み取り不可能な置換文字列で表示された際に、前記表示された電子帳票を削除するか否かをユーザに確認するための確認画面を表示させる表示制御手段を備える請求項3又は4に記載の帳票管理装置。
- コンピュータを、
マイナンバーが記載される所定の項目を有した電子帳票を記憶手段から読み出す読出手段、
前記読出手段により読み出された電子帳票における前記所定の項目に既にマイナンバーが記載されていた場合に、前記電子帳票に係る有効期限に基づいて、前記所定の項目に前記マイナンバーを読み取り可能に表示させるか又は前記マイナンバーを読み取り不可能な置換文字列で表示させるかを制御する制御手段、
として機能させるためのプログラム。
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