JP2017182439A - オーダリマインダシステムおよびオーダリマインダ方法 - Google Patents

Abstract

【課題】依頼者の依頼内容の回答状況についての確認作業やリマインダメールの再送作業を容易に行え、また、オーダ対応者がオーダの処理を円滑に行うことができるオーダリマインダシステムおよびオーダリマインダ方法を提供することにある。【解決手段】オーダリマインダシステムが、オーダメールにより作業依頼または問い合わせを行う依頼者側装置と、依頼者側装置にネットワークを介して接続し、オーダメールに対応する対応者側装置と、を有し、対応者側装置は、オーダメールの対応を促す回答リマインダメッセージを表示するスケジューラと、オーダメールの受信とオーダメールに対する回答メールの送信を行うメール処理部と、オーダメールを受信した際にスケジューラに回答リマインダメッセージの表示を登録し、回答メールを送信した際にスケジューラの回答リマインダメッセージの表示を停止する連携部と、を備えるようにした。【選択図】図１

Description

本発明は、依頼者と対応者の間で、メールによるオーダを行う通信システムに関する。

商品の問合せ等のオーダを電子メールで行うことが多々ある。オーダの回答が無い場合には、再度対応依頼のメールを送付し、対応者に対応を促していた。
電子メールでは、受信者の端末がメールサーバに接続していない状態では、受信者の端末に電子メールが配信されないが、送信者にはこれを知ることができなかった。

このため、特許文献１のように、メール送信後に、受信者側でメール確認をしているか否かを確認する仕組みが考案されている。
詳しくは、特許文献１には、受信者端末にメールの着信通知を送信してから所定時間が経過してもメールリクエストが返送されない場合、受信者端末が圏外にいるか電源がオフである旨のメッセージを送信者端末へ送信するメールサーバが開示されている。

特開２０１１−０５００１２号公報

上記の従来技術によれば、送信者から、受信者がメールを未確認であることが判る。これにより、依頼者は、再度、対応依頼のリマインダメールを送信して、対応を促すことができる。

また、オーダメールを受信したオーダ対応者側では、依頼された順または優先度をもって対応し、対応内容を回答メールとして依頼者に送信している。依頼件数が多い場合には、オーダメールに記載された対応期限等に基づいて、対応スケジュールやＴｏＤｏリストを作成して、対応している。
同じように、依頼者側でも、オーダメールで依頼した事項の対応状況の確認や、リマインダメールの送信を行っている。件数が多い場合には、オーダメールに記載された対応期限等に基づいて、対応スケジュールやＴｏＤｏリストを作成して、対応状況を確認している。

詳細には、オーダの依頼者は、オーダメールの送信時に、スケジューラやＴｏＤｏのプログラムに進行状況の確認作業やリマインダメールの再送作業を登録し、回答メールを受信した時には、スケジューラプログラムの停止やＴｏＤｏリストから登録内容の削除を行っている。
また、オーダの対応者は、オーダメールで依頼された内容をスケジューラやＴｏＤｏのプログラムに登録し、依頼内容を処理して回答メールを処理した時に、スケジューラの停止やＴｏＤｏリストの削除を行っている。
これらのスケジューラやＴｏＤｏのプログラムの操作は、手作業で行っており、操作が煩雑になる問題がある。

本発明の目的は、依頼者の依頼内容の回答状況についての確認作業やリマインダメールの再送作業を容易に行え、また、オーダ対応者がオーダの処理を円滑に行うことができるオーダリマインダシステムおよびオーダリマインダ方法を提供することにある。

前記課題を解決するため、請求項１に記載の発明は、オーダリマインダシステムが、オーダメールにより作業依頼または問い合わせを行う依頼者側装置と、前記依頼者側装置にネットワークを介して接続し、前記オーダメールに対応する対応者側装置と、を有し、前記対応者側装置は、前記オーダメールの対応を促す回答リマインダメッセージを表示するスケジューラと、前記オーダメールの受信と、前記オーダメールに対する回答メールの送信を行うメール処理部と、前記オーダメールを受信した際に前記スケジューラに前記回答リマインダメッセージの表示を登録し、前記回答メールを送信した際に前記スケジューラの前記回答リマインダメッセージの表示を停止する連携部と、を備えるようにした。
このようにすることで、対応者側装置で、回答リマインダメッセージのスケジューラ登録と停止がメール処理に連動して行われるので、スケジューラの登録を行うことなくオーダメールの対応を促すメッセージが表示され、オーダメールに対応する処理を円滑に行うことができる。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載のオーダリマインダシステムにおいて、前記依頼者側装置は、前記オーダメールの対応状況の確認を促す対応状況確認メッセージを表示するスケジューラと、前記オーダメールの送信と、前記オーダメールに対する回答メールの受信を行うメール処理部と、前記オーダメールを送信した際に前記スケジューラに前記対応状況確認メッセージの表示を登録し、前記回答メールを受信した際に前記対応状況確認メッセージの表示を停止する連携部と、を備えるようにした。
このようにすることで、依頼者側装置で、回答状況の確認メッセージ表示のスケジューラ登録と停止がメール処理に連動して行われるので、スケジューラの登録を行うことなくオーダメールの対応状況の確認を促すメッセージが表示され、オーダメールの対応状況の確認を円滑に行うことができる。

請求項３に記載の発明は、請求項１また２に記載のオーダリマインダシステムにおいて、前記オーダメールのヘッダー情報は、所定のユーザ定義フィールド名とスケジューラに設定する前記回答リマインダメッセージの表示スケジュールを示すフィールド内容とから成る所定のフィールド情報を有し、前記対応者側装置または前記依頼者側装置の連携部は、前記所定のフィールド情報の有無を判定して、オーダメールを識別するようにした。
このようにすることで、ユーザ定義フィールドによりオーダメールを識別するので、既知のメールシステムへ影響を及ぼすことなく、オーダリマインダシステムを実行することができる。

請求項４に記載の発明は、請求項３に記載のオーダリマインダシステムにおいて、前記対応者側装置または前記依頼者側装置の連携部は、前記オーダメールのヘッダー情報のメール識別子と同じメール識別子をもつメールを返信メールと判定するとともに、前記返信メールのヘッダー情報のメール件名が前記オーダメールのメール件名を含み、さらに、前記ヘッダー情報のメール件名が回答メールであることを示す所定の字句を含むメールを、前記オーダメールに対応する回答メールとして識別するようにした。
このようにすることで、回答メールの件名にオーダメールのメール件名が含まれるので、回答メールの件名を表示するだけでオーダメールの対応状況を把握でき、オーダの管理が容易になる。

請求項５に記載の発明は、オーダメールにより作業依頼または問い合わせを行うオーダリマインダシステムのオーダリマインダ方法であって、オーダメールに対する回答の状況確認のリマインドを行うことを指示する所定のフィールド情報を含むヘッダー情報を有するオーダメールを送信するステップと、前記オーダメールのヘッダー情報に前記所定のフィールド情報が含まれている際に、スケジューラに前記オーダメールに対する回答の状況確認のリマインドの表示スケジュールを登録するステップと、前記スケジューラにより前記リマインドのメッセージ表示を行うステップと、を含むようにした。
このようにすることで、オーダメールの送信によりスケジューラにリマインド表示の設定が自動的に行われ、スケジューラの設定を行う必要がないので、依頼者の回答の状況確認を容易に行うことができる。

請求項６に記載の発明は、請求項５に記載のオーダリマインダ方法において、前記オーダメールに対応する回答メールの受信により、前記スケジューラによる前記リマインドのメッセージ表示を停止するステップと、を含むようにした。
このようにすることで、回答メールの受信によりスケジューラにリマインド表示の停止が自動的に行われ、スケジューラの連携動作の設定を行う必要がないので、依頼者のメールによる作業依頼または問い合わせの操作性が向上する。

請求項７に記載の発明は、オーダメールにより作業依頼または問い合わせを行うオーダリマインダシステムのオーダリマインダ方法であって、オーダメールに対する対応促進のリマインドを行うことを指示する所定のフィールド情報を含むヘッダー情報を有するオーダメールを受信するステップと、前記オーダメールのヘッダー情報に前記所定のフィールド情報が含まれている際に、スケジューラに前記リマインドの表示スケジュールを登録するステップと、前記スケジューラにより前記リマインドのメッセージ表示を行うステップと、を含むようにした。
このようにすることで、オーダメールの受信によりスケジューラに対応促進のリマインド表示の設定が自動的に行われ、スケジューラの設定を行う必要がないので、対応者のオーダメールの対応を容易に行うことができる。

請求項８に記載の発明は、請求項７に記載のオーダリマインダ方法において、前記オーダメールに対応する回答メールの送信により、前記スケジューラによる前記リマインドのメッセージ表示を停止するステップと、を含むようにした。
このようにすることで、回答メールの送信によりスケジューラにリマインド表示の停止が自動的に行われ、スケジューラの連携動作の設定を行う必要がないので、対応者のオーダメールに対する対応の操作性が向上する。

本発明によれば、オーダメールに対応する依頼の回答状況の把握や対応の促進を容易に行えるので、メールによるオーダの利便性を向上することができる。

オーダリマインダ方法を実行するシステムの構成図である。 オーダリマインダシステムの全体シーケンスを示す図である。 オーダ管理装置の内部構成を説明する図である。 オーダメールのヘッダー情報を示す図である。 既読確認メールのヘッダー情報を示す図である。 回答メールのヘッダー情報を示す図である。 回答状況の確認を促す回答状況確認ＭＳＧ表示を制御するメール情報を示す図である。 オーダメールの対応者に対応を促す回答リマインダＭＳＧ表示を制御するメール情報を示す図である。 依頼者側のオーダ管理装置Ａの制御フローである。 対応者側のオーダ管理装置Ｂの制御フローである。

以下、本発明の実施形態について、図面を参照しながら詳細に説明する。
図１は、実施形態のオーダリマインダ方法を実行するシステム（以下、オーダリマインダシステムと呼ぶ）の構成を示す図である。
実施形態のオーダリマインダシステムは、依頼者が問合せ等のオーダメールを入力するとともに、依頼者のスケジュール情報を表示する依頼者端末１と、依頼者端末１が接続するメールサーバであるとともに、依頼者のスケジュール管理処理を行うオーダ管理装置Ａ（２Ａ）と、オーダメールを表示し、オーダメールに対応する回答メールを入力するとともに、対応者のスケジュール情報を表示する対応者端末３と、対応者端末３が接続するメールサーバであるとともに、対応者のスケジュール管理処理を行うオーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）と、を備えている。オーダ管理装置Ａ（２Ａ）とオーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）はインターネット等のネットワークにより接続されている。

オーダ管理装置Ａ（２Ａ）とオーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）は、それぞれ、メールプログラムにより実行されるメール処理部（２１Ａまたは２１Ｂ）とスケジューラ（２３Ａまたは２３Ｂ）を有し、以下において詳細に説明する連携部（２２Ａまたは２２Ｂ）の機能により、メール処理部（２１Ａまたは２１Ｂ）とスケジューラ（２３Ａまたは２３Ｂ）とを連携してリマインダ処理を行う。
図１では、依頼者端末１がオーダ管理装置Ａ（２Ａ）に接続し、対応者端末３がオーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）に接続する構成を示しているが、オーダ管理装置Ａ（２Ａ）とオーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）のいずれらかに、依頼者端末１と対応者端末３が接続する構成であってもよい。

後述するが、依頼者端末１と対応者端末３のそれぞれが、メールクライアントプログラムにより実行されるメール処理部（２１Ａまたは２１Ｂ）と、スケジューラプログラムにより実行されるスケジューラ（２３Ａまたは２３Ｂ）を有し、このメール処理部（２１Ａまたは２１Ｂ）とスケジューラ（２３Ａまたは２３Ｂ）とを連携してリマインダ処理を行う構成としてもよい。
さらに、依頼者側は、依頼者端末１で、メール処理部２１Ａとスケジューラ２３Ａとを連携してリマインド処理を行い、
対応者側は、オーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）で、メール処理部２１Ｂとスケジューラ２３Ｂとを連携してリマインド処理を行う構成としてもよい。また、依頼者側と対応者側の構成が逆であってもよい。

つぎに、図２により、実施形態のオーダリマインダシステムの全体シーケンスについて説明する。
図２は、依頼者端末１とオーダ管理装置Ａ（２Ａ）とオーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）と対応者端末３との間のメール送信とメッセージ表示の情報管理のシーケンスを示したものである。

まず、依頼者端末１で、メールクライアントプログラムにより、対応者がオーダメールを開いたことを依頼者に通知するか否かを設定する既読確認メール返信設定と、対応者側で行われる回答リマインダの条件設定を含む、オーダメールの情報入力が行われる（Ｓ２０１）。
そして、メール送信サーバを有するオーダ管理装置Ａ（２Ａ）のメールボックスに、このオーダメールがメール送信される（Ｓ２０２）。

オーダ管理装置Ａ（２Ａ）は、オーダメールを解析し、回答状況の確認を促す回答状況確認ＭＳＧ（メッセージ）の表示スケジュールの設定を行う（Ｓ２０３）。表示スケジュールは、例えば、定刻のメッセージ表示や、依頼者端末１の起動時とする。
その後、オーダメールをオーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）にメール転送する（Ｓ２０４）。

オーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）は、メール転送されたオーダメールをメールボックスに蓄積する。対応者端末３は、オーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）にダウンロード要求を行い、オーダメールを受信する（Ｓ２０５）。
対応者端末３は、ステップＳ２０５でメール受信したオーダメールを表示する。
この時、対応者端末３からオーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）に、オーダメールの既読確認メールを送信する（Ｓ２０６）。

オーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）は、オーダ管理装置Ａ（２Ａ）に、ステップＳ２０６の既読確認メールを転送する（Ｓ２０７）。
そして、オーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）は、オーダメールの対応者に対応を促す回答リマインダＭＳＧ（メッセージ）の表示スケジュールの設定を行う（Ｓ２１０）。
表示スケジュールは、例えば、定刻のメッセージ表示や、対応者端末３の起動時とする。

ステップＳ２０７で既読確認メールを転送されたオーダ管理装置Ａ（２Ａ）は、転送された既読確認メールをメールボックスに蓄積する。
依頼者端末１は、オーダ管理装置Ａ（２Ａ）にダウンロード要求を行い、既読確認メールを受信する（Ｓ２０８）。そして、依頼者端末１は、ステップＳ２０８でメール受信した既読確認メールを表示する（Ｓ２０９）。

ステップＳ２０７で既読確認メールをメールボックスに蓄積した際に、オーダ管理装置Ａ（２Ａ）は、後述するオーダメールの回答状況情報にオーダメールが既読状態であることを登録する。
オーダ管理装置Ａ（２Ａ）は、ステップＳ２０３で設定したスケジュールに従い、オーダメールの回答状況情報に基づいて、オーダメールの回答状況確認ＭＳＧを依頼者端末１に通知する（Ｓ２１１）。

依頼者端末１は、ステップＳ２１１のオーダメールの回答状況確認ＭＳＧを表示し（Ｓ２１２）、依頼者にオーダメールの処理状況を通知する。
このとき、オーダ管理装置Ａ（２Ａ）は、依頼者端末１からの状況確認依頼に基づいて、対応者にオーダメールの再送を行ってもよい。

ステップＳ２１０で、オーダメールの対応者に対応を促す回答リマインダＭＳＧ（メッセージ）の表示スケジュールを設定されたオーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）のスケジューラプログラム（２Ｂ）は、スケジュールに従い、回答リマインダＭＳＧを対応者端末３に通知する（Ｓ２１３）。
対応者端末３は、ステップＳ２１３の回答リマインダＭＳＧを表示し（Ｓ２１４）、対応者のオーダメールの処理を促す。

対応者がオーダメールの依頼内容を処理した際には、依頼を処理した旨の回答メールを、依頼者にオーダメールの返信として送信する（Ｓ２１５）。
オーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）は、オーダ管理装置Ａ（２Ａ）に回答メールを転送する（Ｓ２１６）。
そして、オーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）は、回答メールに対応する回答リマインダＭＳＧ（メッセージ）の表示スケジュールの設定を削除して、回答リマインダＭＳＧのスケジュール表示を停止する（Ｓ２１７）。

ステップＳ２１６で回答メールを転送されたオーダ管理装置Ａ（２Ａ）は、転送された回答メールをメールボックスに蓄積する。依頼者端末１は、オーダ管理装置Ａ（２Ａ）にダウンロード要求を行い、回答メールを受信する（Ｓ２１８）。
ステップＳ２１８でオーダメールに対応する回答メールを受信した依頼者端末１は、回答メールを表示して（Ｓ２１９）、依頼者にオーダが処理されたことを通知する。

オーダ管理装置Ａ（２Ａ）は、Ｓ２１６の回答メールを受信すると、対応するオーダメールの回答状況の確認を促す回答状況確認ＭＳＧ（メッセージ）の表示スケジュールの設定を削除して、回答状況確認ＭＳＧのスケジュール表示を停止する（Ｓ２２０）。

つぎに、図３により、オーダ管理装置Ａ（２Ａ）やオーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）の内部構成を説明する。
図１に示したように、オーダ管理装置Ａ（２Ａ）やオーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）は、メール処理部（２１Ａまたは２１Ｂ）と連携部（２２Ａまたは２２Ｂ）とスケジューラ（２３Ａまたは２３Ｂ）を有している。

詳しくは、メール処理部（２１Ａまたは２１Ｂ）は、宛先などの送信情報が記載されるヘッダー部とメール本文が記載されるボディー部から成るテキストデータをメールとして作成するメール作成部３１と、メールを表示するメール表示部３２と、ネットワークを介してメールを送受信するメール送受信部３３とから成る。

ここで、メール作成部３１とメール表示部３２とメール送受信部３３は、メールクラインプログラムのモジュールとして実装される場合もあるし、また、Ｗｅｂメールのように、サーバプログラムとして実装される場合もある。

図３のリマインダ表示部３７は、図１のスケジューラ（２３Ａまたは２３Ｂ）に対応し、図２で説明したオーダメールの対応者に対応を促す回答リマインダＭＳＧ（メッセージ）の表示、または、オーダの依頼者にオーダメールの回答状況の確認を促す回答状況確認ＭＳＧ（メッセージ）の表示を行う表示部である。

後述するヘッダー情報解析部３４とメール情報蓄積部３５とリマインダ制御部３６と回答状況判定部３８が、図１の連携部（２２Ａまたは２２Ｂ）に対応し、メールとスケジューラを連携してリマインド制御を行う。

ヘッダー情報解析部３４は、メール送受信部３３で送受信したメールのヘッダー部を解析し、オーダメールや既読確認メールや回答メール等のメールの種別判定、発信先や発信元の宛先情報、回答状況確認の表示スケジュール、回答状況の確認を促す回答状況確認ＭＳＧ（メッセージ）の表示スケジュール、オーダメールの対応者に対応を促す回答リマインダＭＳＧ（メッセージ）の表示スケジュール等に関するフィールド情報を抽出する。

メール情報蓄積部３５は、ヘッダー情報解析部３４で解析したメールの解析結果に基づいて、リマインダや回答状況の確認等のメール情報を蓄積する。
リマインダ制御部３６は、新たなオーダメールの送受信が行われた場合に、メール情報蓄積部３５の設定値に基づいて、「回答リマインダＭＳＧの表示」または「回答状況確認ＭＳＧの表示」を登録する等の、スケジューラ（２３Ａまたは２３Ｂ）の制御を行う。
具体的には、リマインダ制御部３６は、スケジューラ（２３Ａまたは２３Ｂ）を実行するスケジューラプログラムのＡＰＩ（Application Programming Interface）により登録するか、スケジューラプログラムの設定ファイルの追加を行う。

回答状況判定部３８は、回答メールを受信した際に、対応するオーダメールの「回答リマインダＭＳＧの表示」と「回答状況確認ＭＳＧの表示」のスケジューラ表示の停止を、リマインダ制御部３６を介して、スケジューラ（リマインダ表示部３７）に指示する。

つぎに、図４Ａ、図４Ｂ、図４Ｃにより、実施形態のオーダリマインダシステムで通信されるメールのヘッダー情報の構成を説明する。図４Ａはオーダメールのヘッダー情報を示し、図４Ｂは既読確認メールのヘッダー情報を示し、図４Ｃは回答メールのヘッダー情報を示している。
ヘッダー情報の「denwa@ntt.co.jp」は、依頼者端末１のアドレスであり、「store@example.com」は、対応者端末３のアドレスになっている。

図４Ａに示すように、実施形態のオーダリマインダシステムでは、ユーザ定義フィールドである「X-Reply-Receipt」のフィールド名をもつヘッダフィールドにより、「回答リマインダＭＳＧの表示」と「回答状況確認ＭＳＧの表示」を行うメールであることを示している。そして、フィールドの内容に、処理の実行の可否を示すAct／Inactiveと、表示スケジュールの設定値（図示せず）を記述する。
また、図４Ａのオーダメールでは、「Disposition-Notification-To」のフィールド名をもつヘッダフィールドにより、開封確認を要求するメールであることが記述されている。この開封確認メールにより、依頼者は、対応者がメールを読んだという対応状態を把握することができる。

ヘッダー情報解析部３４（図３参照）は、ヘッダー情報を解析して、「X-Reply-Receipt」のヘッダフィールドがあれば、「回答リマインダＭＳＧの表示」と「回答状況確認ＭＳＧの表示」の処理を行う。そして、後述する図４Ｂの既読確認メールや図４Ｃの回答メールの「In-Reply-To」フィールドの値がオーダメールの「Message-ID」フィールドの値と同じ値であることを、回答状況判定部３８（図３参照）により判定し、これにより、オーダメールに対応する回答メールや既読確認メールを受信したとして処理を行う。つまり、オーダメールの「Message-ID」フィールドの値により、回答メールや既読確認メールの紐付けを行い、「回答リマインダＭＳＧの表示」と「回答状況確認ＭＳＧの表示」の処理を行う。

図４Ｂは、図４Ａに示したオーダメールの既読確認のメールとなっている。
「In-Reply-To」フィールドは、オーダメールの「Message-ID」フィールドと同じ値が設定されている。
さらに、「Subject」フィールドは、オーダメールの「Subject」フィールドの値に「[開封済み]」の文字列を追加して、依頼者がメール表示したときに、既読確認されたことを容易に把握できるようにしている。

図４Ｃは、図４Ａに示したオーダメールの回答メールとなっている。
「In-Reply-To」フィールドは、オーダメールの「Message-ID」フィールドと同じ値が設定されている。
さらに、「Subject」フィールドは、オーダメールの「Subject」フィールドの値に「[回答]」の文字列を追加して、依頼者がメール表示したときに、依頼事項の対応が行われたことを容易に把握できるようにしている。

上記の説明では、オーダメールの「Message-ID」フィールドの値により、紐付けられた既読確認メールと回答メールの例を示した。これ以外に、オーダメールの「Subject」フィールドの内容に、ユニークな文字列を含むようにし、既読確認や回答のメールをオーダメールの「Subject」フィールドの内容を含むようにしてもよい。この場合には、回答状況判定部３８は、「Subject」フィールドに、オーダメールの「Subject」フィールドの内容が含まれているか否かを判定する。
また、「Subject」フィールドに追加する「[開封済み]」や「[回答]」の字句はこれに限らず、他の字句であってもよい。

つぎに、回答状況の確認を促す回答状況確認ＭＳＧ表示やオーダメールの対応者に対応を促す回答リマインダＭＳＧ表示を行うために、メール情報蓄積部３５（図３参照）に蓄積するメール情報について説明する。
図５Ａは、オーダ管理装置Ａのメール情報蓄積部３５に記憶され、回答状況の確認を促す回答状況確認ＭＳＧ表示を制御するメール情報を示す。
このメール情報は、オーダメールが入力された際に、ヘッダー情報解析部３４（図３参照）により、オーダメール毎にメール情報蓄積部３５に記憶される。

ひとつのオーダメールのメール情報には、オーダメール毎に採番されたオーダNo.（５０１）と、オーダメールの「Date」フィールドに対応する発信日時５０２と、オーダメールの「From」フィールドに対応する依頼者のアドレスを示す送信元５０３と、オーダメールの「To」フィールドに対応する対応者のアドレスを示す送信先５０４と、オーダメールの「Message-ID」フィールドに対応するオーダメール識別子５０５と、が記憶される。

オーダメールに「Disposition-Notification-To」フィールドが記述されていれば、既読確認メールの送信要否５０６を「要」に設定する。
回答状況判定部３８（図３参照）は、既読確認メールの送信要否５０６が「要」の時に、受信したメールの「In-Reply-To」フィールドの値がオーダメール識別子５０５の値と同じであれば、当該オーダメールの返信メールであることを判定でき、さらに、「Subject」フィールドに「[開封済み]」の字句があれば、既読確認メールであることを判定できる。
受信したメールが、オーダメールに対応する既読確認メールと判定した時には、既読確認メールの受信状況５０９を「済」に変更する。

さらに、オーダメールに「X-Reply-Receipt」フィールドが記述されていれば、回答状況確認の要否５０７を「要」に設定する。そして、「X-Reply-Receipt」フィールドの内容が、回答状況確認ＭＳＧの表示スケジュール設定５０８に設定される。
設定内容は、例えば、定刻のメッセージ表示である「毎日09:00」や、依頼者端末１の起動時を表わす「パワーオン」（図示せず）とする。
リマインダ制御部３６（図３参照）は、回答状況確認の要否５０７が「要」の時に、スケジューラ（リマインダ表示部３７）に、回答状況確認ＭＳＧの表示スケジュール設定５０８の設定内容で、オーダメールの回答状況の確認メッセージを表示するように登録する。

回答状況判定部３８（図３参照）は、回答状況確認の要否５０７が「要」の時に、受信メールの「In-Reply-To」フィールドの値がオーダメール識別子５０５の値と同じであれば、当該オーダメールの返信メールであることを判定でき、さらに、「Subject」フィールドの内容に「[回答]」の字句があれば、オーダメールに対応する回答メールであることを判定できる。
受信したメールが、オーダメールに対応する回答メールと判定した時には、回答メールの受信状況５１０を「未」から「済」に設定する。
そして、リマインダ制御部３６は、対応するオーダメールの回答状況の確認メッセージの表示を停止するようにスケジューラを設定する。

つぎに、図５Ｂにより、オーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）のメール情報蓄積部３５に記憶され、オーダメールの対応者に対応を促す回答リマインダＭＳＧ表示を制御するメール情報を示す。
このメール情報は、オーダメールが受信された際に、ヘッダー情報解析部３４（図３参照）により、オーダメール毎にメール情報蓄積部３５に記憶される。

ひとつのオーダメールのメール情報には、オーダメール毎に採番されたオーダNo.（５１１）と、オーダメールの「Date」フィールドに対応する受信日時５１２と、オーダメールの「From」フィールドに対応する依頼者のアドレスを示す回答送信先５１３と、オーダメールの「To」フィールドに対応する対応者のアドレスを示す回答送信元５１４と、オーダメールの「Message-ID」フィールドに対応するオーダメール識別子５１５と、が記憶される。

オーダメールに「Disposition-Notification-To」フィールドが記述されていれば、既読確認メールの送信要否５１６を「要」に設定し、既読確認メールの送信を行うようにする。
そして、既読確認メールが送信された時に、既読確認メールの送信状況５１９を「済」に設定する。

さらに、オーダメールに「X-Reply-Receipt」フィールドが記述されていれば、回答リマインダの要否５１７を「要」に設定する。そして、「X-Reply-Receipt」フィールドの内容が、回答リマインダＭＳＧの表示スケジュール設定５１８に設定される。
リマインダ制御部３６（図３参照）は、回答リマインダの要否５１７が「要」の時に、スケジューラ（リマインダ表示部３７）に、回答リマインダＭＳＧの表示スケジュール設定５１８の設定内容で、オーダメールの回答リマインダのメッセージを表示するように登録する。

回答状況判定部３８（図３参照）は、回答リマインダの要否５１７が「要」の時に、受信メールの「In-Reply-To」フィールドの値がオーダメール識別子５１５の値と同じであれば、当該オーダメールの返信メールであることを判定でき、さらに、「Subject」フィールドに「[回答]」の字句があれば、オーダメールに対応する回答メールであることを判定できる。
受信したメールが、オーダメールに対応する回答メールと判定した時には、回答メールの送信状況５２０を「未」から「済」に設定する。
そして、リマインダ制御部３６は、対応するオーダメールの回答リマインダのメッセージの表示を停止するようにスケジューラ（リマインダ表示部３７）を設定する。

つぎに、図６により、依頼者側のオーダ管理装置Ａ（２Ａ）の制御フローを説明する。
ステップＳ６０１で、依頼者端末１からオーダメールが入力されると、ヘッダー情報解析部３４によりフィールド情報が解析され、図５Ａで説明した回答状況の確認を促す回答状況確認ＭＳＧ表示等を制御するメール情報が、メール情報蓄積部３５に登録される（Ｓ６０２）。

そして、メール情報蓄積部３５に登録したメール情報の回答状況確認の要否５０７（図５Ａ参照）について要否の判定を行う（Ｓ６０３）。
回答状況確認の要否５０７が否であれば（Ｓ６０３の否）、ステップＳ６０５に進む。
回答状況確認の要否５０７が要であれば（Ｓ６０３の要）、メール情報蓄積部３５に登録したメール情報の回答状況確認ＭＳＧの表示スケジュール設定５０８に示される回答状況確認メッセージの表示条件をスケジューラ（リマインダ表示部３７）に登録し、スケジューラを起動する（Ｓ６０４）。

ステップＳ６０５では、オーダメールをオーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）に転送する。
その後、メール情報蓄積部３５に登録したメール情報の既読確認メールの送信要否５０６について要否の判定を行う（Ｓ６０６）。
既読確認メールの送信要否５０６が否であれば（Ｓ６０６の否）、ステップＳ６１０に進む。

既読確認メールの送信要否５０６が要であれば（Ｓ６０６の要）、オーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）からオーダメールに対応する既読確認メールが転送されるまで待機する（Ｓ６０７）。この時、図４Ｂで説明したように、メールの「In-Reply-To」フィールドの値がオーダメール識別子５０５の値と同じであれば、当該オーダメールの返信メールであることを判定でき、さらに、「Subject」フィールドに「[開封済み]」の字句があれば、既読確認メールであることを判定できる。

既読確認メールを受信すると、このメールを依頼者端末１に配信し（Ｓ６０８）、既読確認メールの受信状況５０９を「済」に更新する（Ｓ６０９）。

ステップＳ６１０では、メール情報蓄積部３５に登録したメール情報の回答状況確認の要否５０７（図５Ａ）について要否の判定を行う。
回答状況確認の要否５０７が否であれば（Ｓ６１０の否）、処理を終了する。

回答状況確認の要否５０７が要であれば（Ｓ６１０の要）、回答メールの受信の有無を判定する（Ｓ６１１）。この時、回答メールの有無は、図４Ｃで説明したように、メールの「In-Reply-To」フィールドの値がオーダメール識別子５０５の値と同じであれば、当該オーダメールの回答メールであることを判定でき、さらに、「Subject」フィールドに「[回答]」の字句があれば、回答メールであることを判定できる。
回答メールの受信が無ければ（Ｓ６１１のＮｏ）、スケジューラ（リマインダ表示部３７）による回答状況確認メッセージの表示（Ｓ６１２）を、表示条件に従い行う。そして、これを、回答メールを受信するまで繰り返す。

回答メールの受信が有れば（Ｓ６１１のＹｅｓ）、受信した回答メールを依頼者端末１に配信し（Ｓ６１３）、回答メールの受信状況５１０を「済」に更新し（Ｓ６１４）、回答状況確認メッセージのスケジュール表示を停止し（Ｓ６１５）、処理を終了する。
このように、オーダメールのオーダメール識別子５０５の値を鍵に、オーダメールと回答メールの対応付けを行い、オーダメールにより登録したスケジューラの表示制御を行う。

つぎに、図７により、対応者側のオーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）の制御フローを説明する。
ステップＳ７０１で、オーダ管理装置Ａ（２Ａ）からのオーダメールの受信待ちする。そして、オーダメールが転送されると、ヘッダー情報解析部３４によりフィールド情報が解析され、図５Ｂで説明したオーダメールの対応者に対応を促す回答リマインダＭＳＧ表示を制御するメール情報が、メール情報蓄積部３５に登録される（Ｓ７０２）。
そして、転送されたオーダメールを対応者端末３に配信する（Ｓ７０３）。

その後、メール情報蓄積部３５に登録したメール情報の既読確認メールの送信要否５１６（図５Ｂ）について要否の判定を行う（Ｓ７０４）。
既読確認メールの送信要否５１６の要否が否であれば（Ｓ７０４の否）、ステップＳ７０８に進む。

既読確認メールの送信要否５１６が要であれば（Ｓ７０４の要）、対応者端末３からオーダメールに対応する既読確認メールを受信するまで待機する（Ｓ７０５）。この受信待機は、図４Ｂで説明したように、メールの「In-Reply-To」フィールドの値がオーダメール識別子５１５の値と同じであることで当該オーダメールの返信メールであることを判定し、さらに、「Subject」フィールドに「[開封済み]」の字句があることで既読確認メールであることを判定することにより行う。

既読確認メールを受信すると、このメールをオーダ管理装置Ａ（２Ａ）に転送し（Ｓ７０６）、既読確認メールの送信状況５１９（図５Ｂ）を「済」に更新する（Ｓ７０７）。

ステップＳ７０８では、メール情報蓄積部３５に登録したメール情報の回答リマインダの要否５１７（図５Ｂ）について要否の判定を行う。
回答リマインダの要否５１７が否であれば（Ｓ７０８の否）、処理を終了する。

回答リマインダの要否５１７が要であれば（Ｓ７０８の要）、メール情報蓄積部３５に登録したメール情報の回答リマインダＭＳＧの表示スケジュール設定５１８に示される回答リマインダメッセージの表示条件をスケジューラ（リマインダ表示部３７）に登録し、スケジューラを起動する（Ｓ７０９）。

そして、対応者端末３からの回答メール受信の有無を判定する（Ｓ７１０）。この回答メールの有無の判定は、図４Ｃで説明したように、メールの「In-Reply-To」フィールドの値がオーダメール識別子５１５の値と同じであれば、当該オーダメールの回答メールであることを判定し、さらに、「Subject」フィールドに「[回答]」の字句があれば、回答メールであることを判定することにより行う。
回答メールの受信が無ければ（Ｓ７１０のＮｏ）、スケジューラによる回答リマインダメッセージの表示（Ｓ７１１）を表示条件に従い行う。そして、これを、回答メールを受信するまで表示を繰り返す。

回答メールの受信が有れば（Ｓ７１０のＹｅｓ）、受信した回答メールをオーダ管理装置Ａ（２Ａ）に転送し（Ｓ７１２）、回答メールの送信状況５２０を「済」に変更し（Ｓ７１３）、回答リマインダメッセージのスケジュール表示を停止し（Ｓ７１４）、処理を終了する。

上記の実施形態では、回答状況の確認メッセージのスケジューラ表示をオーダ管理装置Ａ（２Ａ）のメールサーバプログラムとスケジューラプログラムを連携して行い、回答リマインダメッセージのスケジューラ表示をオーダ管理装置Ｂ（２Ｂ）のメールサーバプログラムとスケジューラプログラムを連携して行う場合について説明した。
これに限らず、依頼者端末１や対応者端末３に実装されるメールクライアントプログラムとスケジューラプログラムを連携することで実行することもできる。

依頼者端末１や対応者端末３のメールクライアントプログラムとスケジューラプログラムを連携する場合の構成は、図３で説明した構成と同じ構成でよい。
また、依頼者端末１の制御フローは、図６で説明した制御フローにおいて、ステップＳ６０５を「オーダメール送信」とし、ステップＳ６０７を「既読確認メール受信？」に替えて既読確認メールが受信されるまで待機するようにする。ステップＳ６０８とステップＳ６１３は削除する。
また、対応者端末３の制御フローは、図７で説明した制御フローにおいて、ステップＳ７０６を「既読確認メール送信」に変更し、ステップＳ７１０を「回答メール送信？」に替えて、回答メールを送信するまで、回答リマインダメッセージを表示するようにする。ステップＳ７０３とステップＳ７０５とステップＳ７１２は削除する。

本実施形態では、スケジューラプログラムとメールプログラムを連携する例を説明したが、スケジューラプログラムに替えてタスクリストプログラムやＴｏＤｏプログラム等のやるべき業務や作業の表示プログラムとメールプログラムを連携するようにしてもよい。

１ 依頼者端末
２Ａ オーダ管理装置Ａ（依頼者側装置）
２Ｂ オーダ管理装置Ｂ（対応者側装置）
２１Ａ、２１Ｂ メール処理部
２２Ａ、２２Ｂ 連携部
２３Ａ、２３Ｂ スケジューラ
３ 対応者端末
３１ メール作成部
３２ メール表示部
３３ メール送受信部
３４ ヘッダー情報解析部
３５ メール情報蓄積部
３６ リマインダ制御部
３７ リマインダ表示部
３８ 回答状況判定部

Claims (8)

1. オーダメールにより作業依頼または問い合わせを行う依頼者側装置と、
   前記依頼者側装置にネットワークを介して接続し、前記オーダメールに対応する対応者側装置と、を有し、
   前記対応者側装置は、
   前記オーダメールの対応を促す回答リマインダメッセージを表示するスケジューラと、
   前記オーダメールの受信と、前記オーダメールに対する回答メールの送信を行うメール処理部と、
   前記オーダメールを受信した際に前記スケジューラに前記回答リマインダメッセージの表示を登録し、前記回答メールを送信した際に前記スケジューラの前記回答リマインダメッセージの表示を停止する連携部と、
   を備えることを特徴とするオーダリマインダシステム。
2. 請求項１に記載のオーダリマインダシステムにおいて、
   前記依頼者側装置は、
   前記オーダメールの対応状況の確認を促す対応状況確認メッセージを表示するスケジューラと、
   前記オーダメールの送信と、前記オーダメールに対する回答メールの受信を行うメール処理部と、
   前記オーダメールを送信した際に前記スケジューラに前記対応状況確認メッセージの表示を登録し、前記回答メールを受信した際に前記対応状況確認メッセージの表示を停止する連携部と、
   を備えたことを特徴とするオーダリマインダシステム。
3. 請求項１また２に記載のオーダリマインダシステムにおいて、
   前記オーダメールのヘッダー情報は、所定のユーザ定義フィールド名とスケジューラに設定する前記回答リマインダメッセージの表示スケジュールを示すフィールド内容とから成る所定のフィールド情報を有し、
   前記対応者側装置または前記依頼者側装置の連携部は、
   前記所定のフィールド情報の有無を判定して、オーダメールを識別する
   ことを特徴とするオーダリマインダシステム。
4. 請求項３に記載のオーダリマインダシステムにおいて、
   前記対応者側装置または前記依頼者側装置の連携部は、
   前記オーダメールのヘッダー情報のメール識別子と同じメール識別子をもつメールを返信メールと判定するとともに、前記返信メールのヘッダー情報のメール件名が前記オーダメールのメール件名を含み、さらに、前記ヘッダー情報のメール件名が回答メールであることを示す所定の字句を含むメールを、前記オーダメールに対応する回答メールとして識別する
   ことを特徴とするオーダリマインダシステム。
5. オーダメールにより作業依頼または問い合わせを行うオーダリマインダシステムのオーダリマインダ方法であって、
   オーダメールに対する回答の状況確認のリマインドを行うことを指示する所定のフィールド情報を含むヘッダー情報を有するオーダメールを送信するステップと、
   前記オーダメールのヘッダー情報に前記所定のフィールド情報が含まれている際に、スケジューラに前記オーダメールに対する回答の状況確認のリマインドの表示スケジュールを登録するステップと、
   前記スケジューラにより前記リマインドのメッセージ表示を行うステップと、
   を含むことを特徴とするオーダリマインダ方法。
6. 請求項５に記載のオーダリマインダ方法において、
   前記オーダメールに対応する回答メールの受信により、前記スケジューラによる前記リマインドのメッセージ表示を停止するステップと、
   を含むことを特徴とするオーダリマインダ方法。
7. オーダメールにより作業依頼または問い合わせを行うオーダリマインダシステムのオーダリマインダ方法であって、
   オーダメールに対する対応促進のリマインドを行うことを指示する所定のフィールド情報を含むヘッダー情報を有するオーダメールを受信するステップと、
   前記オーダメールのヘッダー情報に前記所定のフィールド情報が含まれている際に、スケジューラに前記リマインドの表示スケジュールを登録するステップと、
   前記スケジューラにより前記リマインドのメッセージ表示を行うステップと、
   を含むことを特徴とするオーダリマインダ方法。
8. 請求項７に記載のオーダリマインダ方法において、
   前記オーダメールに対応する回答メールの送信により、前記スケジューラによる前記リマインドのメッセージ表示を停止するステップと、
   を含むことを特徴とするオーダリマインダ方法。

Images