JP2016128976A - 部屋管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 会議室のように業務で使用される部屋の有効な使用を可能にする部屋管理システムを提供する。【解決手段】 複数の部屋の使用を管理する部屋管理システムにおいて、部屋として各会議室の予約を記録する会議室予約データベース１と、会議室の予約がキャンセルされるのを待つキャンセル待ちに、担当者の携帯端末の連絡先を付加して記憶する会議室キャンセル待ちデータベース２と、会議室のキャンセルが発生した時点で、キャンセルされた会議室の使用開始時刻を含む予約の条件を、会議室予約データベース１を参照して調べ、会議室の使用開始時刻を含むキャンセル待ちの条件を、会議室キャンセル待ちデータベース２を参照して調べ、これらの条件が合致したキャンセル待ちについては、このキャンセル待ちに付加されている連絡先に対して、キャンセル成立の音声メッセージを送る管理用コンピュータ３とを備える。【選択図】 図１

Description

この発明は、会議室等の部屋の使用を管理する部屋管理システムに関する。

企業等の組織体では、各部門の構成員である担当者が会議を開くことがある。この場合には、例えば会議進行の担当者が予め会議室を予約しておく。しかし、会議を開催しようとしても、会議室スケジュール上では予約がいっぱいで、会議を断念しなければならない場合がある。この場合には、実際は会議室の予約がキャンセルされていたり、別の会議が終了予定時刻前に終わっていたり、また、予約していた別の会議が開催されずに予約だけが残っていることで、会議が開催できない場合もある。

こうした事態により、会議が開催できないことで業務の滞りが生じ、時間のロスも起きる。また、有限である会議室資源が無為に浪費されていることになる。

ところで、各会議室のスケジュールは、予約者の希望によって確保される。予約は個々バラバラの意思で行われるので、個々の会議室では、希望の会議時間帯を確保できず、会議を取り止める場合がある。

こうした事態に対処するために、会議室の使用については、予約者や会議室要件、利便性などを考慮した会議室予約システムがある（例えば、特許文献１参照。）。このシステムは、会議室の使用状況の監視手段により、使用状況をリアルタイムに出力し、予約済の会議室であっても実際に使用されていないことを容易に把握する。したがって、予約済の会議室であっても、実際に使用されていない場合は、使用希望者が当該会議室を使用することができる。

これとは別に次のような予約管理システムがある（特許文献２参照。）。このシステムは、部屋の使用スケジュールに設定されている開始時刻から一定時間が経過しても、会議室の利用が開始されていないときには、電話機により予約者に通知する。また、このシステムは、該当使用スケジュールの開始時刻から一定の時間が経過した後、部屋が使用されていないと判断すると、当該使用スケジュールを自動的に消去する。

特開２０１１−２２７８４７号公報 特開平９−９１３５４号公報

しかし、先に述べたシステムには、以下のような課題が残されている。引用文献１のシステムは、会議室の使用状況監視手段により、使用状況をリアルタイムに出力し、予約済の会議室であっても実際に使用されていないことを把握する。したがって、予約済の会議室であっても実際に使用されていない場合は、使用希望者が当該会議室を使用することができる。しかし、このシステムによれば、キャンセル待ちや早期終了待ちの会議室利用希望者への連絡がなく、会議室の有効な使用が行われない。

また、引用文献２のシステムは、使用スケジュールに設定されている開始時刻から一定時間が経過しても、会議室の使用が開始されていないときには、電話機により予約者に通知する。また、該当使用スケジュールの開始時刻から一定の時間が経過した後、部屋が使用されていないと判断すると、当該使用スケジュールを自動的に消去する手段を備えている。しかし、このシステムによれば、先の引用文献１のシステムと同様に、キャンセル待ちや早期終了待ちの会議室利用希望者への連絡がなく、会議室の有効な使用が行われない。

この発明の目的は、前記の課題を解決し、会議室のように業務で使用される部屋の有効な使用を可能にする部屋管理システムを提供することにある。

前記の課題を解決するために、請求項１の発明は、複数の部屋の使用を管理する部屋管理システムにおいて、前記各部屋の予約を記録する第１の記憶装置と、前記部屋の予約がキャンセルされるのを待つキャンセル待ちに、担当者の携帯端末の連絡先を付加して記憶する第２の記憶装置と、前記部屋のキャンセルが発生した時点で、キャンセルされた部屋の使用開始時刻を含む予約の条件を、前記第１の記憶装置を参照して調べ、部屋の使用開始時刻を含むキャンセル待ちの条件を、前記第２の記憶装置を参照して調べ、これらの条件が合致したキャンセル待ちについては、このキャンセル待ちに付加されている連絡先に対して、キャンセル成立の音声メッセージを送る管理装置と、を備えることを特徴とする部屋管理システムである。

請求項１の発明では、管理装置は、部屋のキャンセルが発生した時点で、キャンセルされた部屋の使用開始時刻を含む予約の条件を、第１の記憶装置を参照して調べる。また、管理装置は、部屋の使用開始時刻を含むキャンセル待ちの条件を、第２の記憶装置を参照して調べる。そして、管理装置は、これらの条件が合致したキャンセル待ちについては、このキャンセル待ちに付加されている連絡先に対して、キャンセル成立の音声メッセージを送る。

請求項２の発明は、請求項１に記載の部屋管理システムにおいて、予約されているが現時点で不使用の部屋があると、前記管理装置は、不使用の部屋の条件を、前記第１の記憶装置を参照して調べ、キャンセル待ちの条件を前記第２の記憶装置を参照して調べ、これらの条件が合致したキャンセル待ちについては、このキャンセル待ちに付加されている連絡先に対して、キャンセル待ち成立の音声メッセージを送る、ことを特徴とする。

請求項３の発明は、請求項２に記載の部屋管理システムにおいて、予約されているが現時点で不使用の部屋が複数あると、前記管理装置は、前記第１の記憶装置に記憶されている予約を、不使用の部屋を参照して再度部屋に配置し、予約の再配置で使用可能になった部屋の条件と、キャンセル待ちの条件を前記第２の記憶装置を参照して調べ、これらの条件が合致したキャンセル待ちについては、このキャンセル待ちに付加されている連絡先に対して、キャンセル待ち成立の音声メッセージを送る、ことを特徴とする。

請求項４の発明は、請求項２または３に記載の部屋管理システムにおいて、部屋に人が居るかどうかを検知する検知装置を備え、前記管理装置は、前記検知装置の検知結果により部屋に人が居ないと判明した場合に、前記第１の記憶装置を参照して、この部屋が予約されていると判明しても、現時点でこの部屋が不使用であると判断する、ことを特徴とする。

請求項１の発明によれば、予約された部屋がキャンセルになった時点で、キャンセル待ちが成立するかを調べる。そして、キャンセル待ちが成立すると、キャンセル待ちをする担当者の携帯端末に音声メッセージで即時にキャンセル待ち成立を伝えるので、担当者に対して確実かつ迅速な通知を可能にする。また、これにより、部屋の有効利用を可能にする。

請求項２の発明によれば、会議に使用されていない不使用の部屋があると、キャンセル待ちが成立するかを調べる。そして、キャンセル待ちが成立すると、音声メッセージで即時にキャンセル待ち成立を伝えるので、担当者に対して確実かつ迅速な通知を可能にする。また、これにより、部屋の有効利用を可能にする。

請求項３の発明によれば、会議に使用されていない部屋が複数あると、部屋に予約を再度配置して、キャンセル待ちが成立するかを調べるので、部屋の有効的な使用を可能にする。

請求項４の発明によれば、予約がされているが、現時点で会議が行われていない部屋については、部屋の不使用と判断するので、キャンセルがされていない部屋の有効的な使用を可能にする。

この発明の実施の形態１による部屋管理システムの構成を示す構成図である。 会議室予約データの一例を示す図である。 会議室キャンセル待ちデータの一例を示す図である。 管理用コンピュータの一例を示す構成図である。 予約受付処理の一例を示すフローチャートである。 キャンセル受付処理の一例を示すフローチャートである。 キャンセル待ち受付処理の一例を示すフローチャートである。 キャンセル処理の一例を示すフローチャートである。 第１のキャンセル待ち処理の一例を示すフローチャートである。 第２のキャンセル待ち処理の一例を示すフローチャートである。

次に、この発明の実施の形態について、図面を用いて詳しく説明する。この実施の形態による部屋管理システムを図１に示す。この実施の形態では、管理対象の会議室が企業内に４部屋あり、Ａ会議室〜Ｄ会議室である。そして、Ｄ会議室が多人数用の大会議室である場合を例としている。図１の部屋管理システムは、会議室予約データベース（ＤＢ）１と、会議室キャンセル待ちデータベース（ＤＢ）２と、管理用コンピュータ３と、検知センサ装置４Ａ〜４Ｄと、無線通信装置５とを備えている。さらに、部屋管理システムは、携帯端末６Ａ〜６Ｍと業務用端末７Ａ〜７Ｎとを利用する。

会議室予約データベース１は、各会議室の予約状況を会議室予約データとして記憶している。この実施の形態では、会議室としてＡ会議室〜Ｄ会議室があるので、会議室予約データベース１は、Ａ会議室予約データ〜Ｄ会議室予約データを記憶している。

Ａ会議室予約データは、Ａ会議室の予約を表すデータであり、その一例を図２に示す。このＡ会議室予約データは午前中の予約を例としている。Ａ会議室予約データには、日付に対して、当日に会議室を予約する際に付けられる受付番号と、会議の人数等の規模に応じて希望する会議室と、会議の使用開始時刻と、会議の使用終了時刻とが記憶されて、１件分の予約を表すデータ（以下、「レコードデータ」という）が形成される。希望会議室は会議室の大きさを指定するものである。

また、Ａ会議室予約データには、会議室の予約をした部署の名称と、予約を申し込んだ担当者つまり予約者の名前と、連絡先として予約者が所持する携帯端末の電話番号と担当者の電子メールのアドレスとが記憶されている。さらに、Ａ会議室予約データには、予約がキャンセルされたかどうかを示す取消しの有無が記憶されている。

Ｂ会議室〜Ｄ会議室の予約についても、Ａ会議室予約データと同じように、Ｂ会議室予約データ〜Ｄ会議室予約データが会議室予約データベース１に記憶されている。

こうしたＡ会議室予約データ〜Ｄ会議室予約データは、新たな予約が発生する毎に更新されて、新たな受付番号のレコードデータとして会議室予約データベース１に記憶される。会議室予約データベース１は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）のような社内通信網ＮＷに接続されている。これにより、会議室予約データベース１の各会議室予約データは管理用コンピュータ３から読み出しと書き込みが可能になる。

会議室キャンセル待ちデータベース２は、会議室の予約を申し込んだが、使用開始時刻から使用終了時刻までの間に使用可能な会議室が無い場合に、会議室の予約にキャンセルが発生するのを待つキャンセル待ちを、会議室キャンセル待ちデータとして記憶している。この会議室キャンセル待ちデータの一例を図３に示す。この会議室キャンセル待ちデータは午前中のキャンセル待ちを例としている。会議室キャンセル待ちデータには、キャンセル待ちをする日付に対して、キャンセル待ちの受付番号と、希望する会議室と、会議の開始時刻と、会議の終了時刻とが記憶されて、１件分のキャンセル待ちを表すレコードデータが形成される。また、会議室キャンセル待ちデータには、会議室の予約をした部署の名称と、予約を申し込んだ担当者つまりキャンセル待ち希望者の名前と、その連絡先として、キャンセル待ち希望者が所持する携帯端末の電話番号と、キャンセル待ち希望者の電子メールのアドレスとが記憶されている。また、会議室キャンセル待ちデータには、予約の優先度を表す優先順位が記憶されている。優先順位は、先行するキャンセル待ち希望者を優先する等の条件で決定される。さらに、会議室キャンセル待ちデータには、使用開始時刻に対して会議を遅らせることができる時刻の限度を表す許容時刻が記憶されている。

こうした会議室キャンセル待ちデータは、各会議室予約データと同じように、新たなキャンセル待ちが発生する毎に更新されて、新たな受付番号のレコードデータとして会議室キャンセル待ちデータベース２に記憶される。会議室キャンセル待ちデータベース２は、社内通信網ＮＷに接続されている。これにより、会議室キャンセル待ちデータベース２の会議室キャンセル待ちデータは、管理用コンピュータ３から読み出しと書き込みが可能になる。

検知センサ装置４Ａは、Ａ会議室に設置されて使用される装置であり、会議室に人が居るかどうかを検知する。このために、検知センサ装置４Ａは、人体から放出される赤外線を感知する感知機能を備えている。また、検知センサ装置４Ａは、感知機能からの感知信号を用いてＡ会議室に人が居るかどうかを判別する判別機能を備えている。さらに、検知センサ装置４Ａは、社内通信網ＮＷに接続されてデータ通信を行う通信機能を備えている。そして、検知センサ装置４Ａは、Ａ会議室に人が居るかどうかを示す判別機能からの出力を検知結果として、通信機能により社内通信網ＮＷを経て管理用コンピュータ３に送信する。

同じようにして、検知センサ装置４Ｂ〜検知センサ装置４Ｄは、Ｂ会議室〜Ｄ会議室に人が居るかどうかをそれぞれ検知し、社内通信網ＮＷを経て検知結果を管理用コンピュータ３に送信する。

無線通信装置５は、企業内の各人が所持する携帯端末６Ａ〜６Ｍに、社内通信網ＮＷを経由した音声やデータの通信を可能にするものである。こうした無線通信装置５として、例えば無線アクセスポイントのような機器がある。そして、この実施の形態では、無線通信装置５は、携帯端末６Ａ〜６Ｍと管理用コンピュータ３との間の音声による通信を可能にしている。例えば、携帯端末６Ａ〜６Ｍは管理用コンピュータ３からの音声信号を、社内通信網ＮＷと無線通信装置５とを経て受信すると音声を出力する。

業務用端末７Ａ〜７Ｎは、企業内の各部署で使用されるコンピュータである。業務用端末７Ａ〜７Ｎは、社内通信網ＮＷに接続されている。これにより、業務用端末７Ａ〜７Ｎは管理用コンピュータ３とデータの送受信を行う。例えば、会議室の予約をする場合、業務用端末７Ａの操作により予約申込や予約のキャンセルやキャンセル待ちが入力されると、業務用端末７Ａは予約申込データやキャンセルデータやキャンセル待ちデータを、社内通信網ＮＷを経て管理用コンピュータ３に送信する。予約申込データは会議室の使用を申し込むためのものである。また、キャンセルデータは予約した会議室の使用を断るためのものであり、キャンセル待ちデータは会議室の空き待ちをするためのものである。

管理用コンピュータ３は、Ａ会議室〜Ｄ会議室を管理する管理部門に設置されている。管理用コンピュータ３は、Ａ会議室〜Ｄ会議室の使用状態を管理する装置である。このために、管理用コンピュータ３は、図４に示すように、表示部３Ａと操作部３Ｂと記憶部３Ｃと処理部３Ｄと通信部３Ｅと音声応答部３Ｆとを備えている。

表示部３Ａは、処理部３Ｄの制御によって、予約申込データやキャンセルデータやキャンセル待ちデータを含む各データを表示する表示装置である。このために、表示部３Ａは、表示用の液晶パネル（図示を省略）などを備えている。

操作部３Ｂは、管理部門の管理者によって操作される入力装置である。こうした操作部３Ｂとしては、キーボードやマウスなどがある。

通信部３Ｅは、処理部３Ｄを社内通信網ＮＷに接続して、データの送受信を可能にする装置である。また、通信部３Ｅは、社内通信網ＮＷを利用して、携帯端末６Ａ〜６Ｍと音声による通信を可能にする。

音声応答部３Ｆは、処理部３Ｄの制御によって各種の音声メッセージを作成する。例えば、音声応答部３Ｆは、「１月１０日のＸＸ時ＸＸ分からＸＸ時ＸＸ分までＡ会議室の予約が完了しました」というような音声を、予約完了の音声メッセージとして作成する。そして、音声応答部３Ｆは、処理部３Ｄの制御によって、通信部３Ｅと社内通信網ＮＷと無線通信装置５とを経て、連絡先の携帯端末に接続される。この後、音声応答部３Ｆは、作成した音声メッセージを連絡先の携帯端末に送信する。

記憶部３Ｃは、処理部３Ｄが行う各種の処理手順をあらかじめ記憶している。記憶部３Ｃが記憶している処理として、予約受付処理とキャンセル受付処理とキャンセル待ち受付処理とキャンセル処理とがある。

処理部３Ｄは、管理用コンピュータ３のための各種の処理を行う。処理部３Ｄは、社内通信網ＮＷと通信部３Ｅとを経て、業務用端末７Ａ〜７Ｎの例えば業務用端末７Ａから予約申込データを受信すると、予約受付処理を行う。予約申込データには、会議を開く日付に対して、希望会議室、会議室の使用開始時刻および使用終了時刻、会議を開く部署名、会議室使用の申込をした担当者名、この担当者の連絡先である携帯端末６Ａの番号および電子メールのアドレスなどが付加されている。

処理部３Ｄが行う予約受付処理の一例を図５に示す。処理部３Ｄは、予約受付処理を開始すると、通信部３Ｅを制御し、会議室予約データベース１にアクセスする（ステップＳ１）。ステップＳ１の後、処理部３Ｄは、予約申込データが示す会議条件、つまり会議時間（会議室の使用開始時刻および使用終了時刻）や希望会議室を基に会議室を選択し（ステップＳ２）、会議室予約データベース１の各会議室予約データを参照して、選択した会議室の予約を調べる（ステップＳ３）。そして、処理部３Ｄは、予約申込データに応じた会議室、つまり、会議室の使用開始時刻および使用終了時刻や会議室の大きさの条件に合う空きの会議室があると（ステップＳ４）、予約申込データを基にして１件分の会議室予約を表すレコードデータを作成し、該当する会議室の会議室予約データを更新する（ステップＳ５）。

この後、処理部３Ｄは予約受付完了を通知する（ステップＳ６）。ステップＳ６では、処理部３Ｄは、予約申込データの連絡先を参照し、会議室の予約が完了したことを表す予約受付完了の文字メッセージを、通信部３Ｅを制御して担当者の業務端末７Ａに送信する。同時に、処理部３Ｄは、通信部３Ｅと社内通信網ＮＷと無線通信装置５とを経て音声応答部３Ｆを担当者の携帯端末６Ａに接続し、音声応答部３Ｆを制御して、予約受付完了の音声メッセージを作成し、この音声メッセージを申込者の携帯端末６Ａに送信する。

一方、ステップＳ４で空きの会議室が無いと、処理部３Ｄは、会議室予約データを送信した業務用端末７Ａに向けて、会議室の空き無しを通知する（ステップＳ７）。処理部３Ｄは、ステップＳ７でも、ステップＳ６と同様にして、文字メッセージを業務用端末７Ａに送信し、音声メッセージを担当者の携帯端末６Ａに送信する。

ステップＳ６またはステップＳ７が終了すると、処理部３Ｄは予約受付処理を終了する。

処理部３Ｄは、社内通信網ＮＷと通信部３Ｅとを経て、業務用端末７Ａ〜７Ｎの例えば業務用端末７Ａからキャンセルデータを受信すると、キャンセル受付処理を行う。例えば、キャンセルデータには、キャンセルする日付に対して、予約の際に付けられた受付番号と、キャンセルする会議室と、会議室のキャンセルをした部署の名称と、キャンセルを申し込んだ担当者の名前と、この担当者の連絡先である携帯端末６Ａの番号および電子メールのアドレスなどが付加されている。

処理部３Ｄが行うキャンセル受付処理の一例を図６に示す。処理部３Ｄは、キャンセル受付処理を開始すると、会議室予約データベース１にアクセスする（ステップＳ２１）。この後、処理部３Ｄは、業務用端末７Ａから受信したキャンセルデータの受付番号等を参照して、該当する会議室の会議室予約データを抽出する（ステップＳ２２）。処理部３Ｄは、抽出した会議室予約データの中の該当する受付番号のレコードデータについて「取消しの有無」の欄を「有り」にする（ステップＳ２３）。ステップＳ２３が終了すると、処理部３Ｄは予約のキャンセル受付完了を通知する（ステップＳ２４）。ステップＳ２４では、処理部３Ｄは、ステップＳ２３で用いたレコードデータを参照し、先の予約受付処理のステップＳ６と同様に、会議室のキャンセルの受付が完了したことを表すキャンセル受付完了の文字メッセージを担当者の業務端末７Ａに送信する。同時に、処理部３Ｄは、キャンセル受付完了の音声メッセージを申込者の携帯端末６Ａに送信する。

ステップＳ２４が終了すると、処理部３Ｄはキャンセル受付処理を終了する。

処理部３Ｄは、社内通信網ＮＷと通信部３Ｅとを経て、業務用端末７Ａ〜７Ｎの例えば業務用端末７Ａからキャンセル待ちデータを受信すると、キャンセル待ち受付処理を行う。例えば、キャンセル待ちデータには、キャンセル待ちをする日付に対して、希望会議室が付加されている。また、キャンセル待ちデータには、会議室の大きさと、会議室の使用開始時刻および使用終了時刻とが付加されている。さらに、キャンセル待ちデータには、キャンセル待ちを申し込んだ部署の名称と、キャンセル待ちを申し込んだ担当者の名前と、この担当者の連絡先である携帯端末の番号および電子メールのアドレスとが付加されている。

処理部３Ｄが行うキャンセル待ち受付処理の一例を図７に示す。処理部３Ｄはキャンセル待ち受付処理を開始すると、会議室キャンセル待ちデータベース２にアクセスし（ステップＳ４１）、会議室キャンセル待ちデータを抽出する（ステップＳ４２）。処理部３Ｄは、新たな受付番号の１件分のキャンセル待ちを表すレコードデータを、キャンセル待ちデータを参照して作成し、会議室キャンセル待ちデータの該当する日付に登録する（ステップＳ４３）。ステップＳ４３が終了すると、処理部３Ｄはキャンセル待ちの受付が終了したことを示すキャンセル待ち受付完了を通知する（ステップＳ４４）。ステップＳ４４では、先の予約受付処理のステップＳ６と同様に、処理部３Ｄは、キャンセル待ちの受付が完了したことを表すキャンセル待ち受付完了の文字メッセージを担当者の業務端末７Ａに送信する。同時に、処理部３Ｄは、キャンセル待ち受付完了の音声メッセージを申込者の携帯端末６Ａに送信する。

ステップＳ４４が終了すると、処理部３Ｄは、ステップＳ４３で登録したデータ中の受付番号と会議室の使用開始時刻とを参照データとして記憶部３Ｃに記憶し（ステップＳ４５）、キャンセル受付処理を終了する。

処理部３Ｄは、先に述べた予約受付処理〜キャンセル待ち処理とは別に、キャンセル処理を所定のタイミングで、例えばキャンセルが発生する毎に、または一定時間の経過毎に行う。このキャンセル処理の一例を図８に示す。処理部３Ｄは、記憶部３Ｃに記憶している参照データを読み出し（ステップＳ６１）、読み出した参照データ中の会議室の使用開始時刻と現在の時刻とを照合する（ステップＳ６２）。キャンセル待ちが有効であると、つまり、会議室の使用開始時刻が現在の時刻に到達していなければ（ステップＳ６３）、予約されているが現時点で使用されていない会議室（以下、「不使用の会議室」という）を検知する（ステップＳ６４）。

一方、ステップＳ６３で会議室の使用開始時刻が現在の時刻に到達していると、つまり、キャンセル待ちが無効になると、処理部３Ｄは、キャンセル待ちの不成立を通知する（ステップＳ６５）。ステップＳ６５では先の予約受付処理のステップＳ６と同様に、処理部３Ｄは、キャンセル待ちの不成立を表す文字メッセージをキャンセル待ち希望者の業務端末、例えば業務用端末７Ａに送信する。同時に、処理部３Ｄは、キャンセル待ち不成立の音声メッセージをキャンセル待ち希望者の携帯端末、例えば携帯端末６Ａに送信する。

先のステップＳ６４では、処理部３Ｄは、次のようにして会議時間帯ではあるが不使用になっている会議室を検知する。処理部３Ｄは会議室予約データベース１をアクセスし、Ａ会議室予約データ〜Ｄ会議室予約データの各レコードデータから現時点で予約が取り消されている会議室を調べる。つまり、処理部３Ｄは、各レコードデータの使用開始時刻と取消しの有無との両方の欄のデータにより、キャンセルされて現時点では不使用の会議室を検知する。

また、処理部３Ｄは、次のようにして現時点で不使用になっている会議室を検知する。処理部３Ｄは、Ａ会議室の検知センサ装置４Ａ〜Ｄ会議室の検知センサ装置４Ｄの検知結果を、社内通信網ＮＷと通信部３Ｅと経て受信する。そして、処理部３Ｄは、Ａ会議室予約データ〜Ｄ会議室予約データの各レコードデータの使用開始時刻と各センサ装置４Ａ〜４Ｄの検知結果とから、予約されている会議室ではあるが人が居ないと判明した場合に、現時点で会議室が使用されていないと判断し、不使用の会議室を検知する。この結果、会議室使用終了時刻前に会議が終了した場合でも、現時点で不使用の会議室として検知する対象になる。

ステップＳ６４で検知した不使用の会議室が１つであると（ステップＳ６６）、処理部３Ｄは、図９に示す第１のキャンセル待ち処理を行う（ステップＳ６７）。処理部３Ｄは、会議室予約データベース１のＡ会議室予約データ〜Ｄ会議室予約データの中から、ステップＳ６４で検知した不使用の会議室に該当するレコードデータを会議室予約データから抽出する（ステップＳ６７Ａ）。この後、処理部３Ｄは、ステップＳ６３で現在の時刻に到達していない会議室使用開始時刻に対応するデータ、つまり、有効であるキャンセル待ちの受付番号（参照データ）を基にして、会議室キャンセル待ちデータベース２の会議室キャンセル待ちデータの中から、この受付番号に該当するレコードデータであって最優先のレコードデータを抽出する（ステップＳ６７Ｂ）。

この後、処理部３Ｄは、ステップＳ６７Ａで抽出した不使用の会議室の予約に対応するレコードデータと、ステップＳ６７Ｂで抽出した会議室キャンセル待ちのレコードデータとを照合し（ステップＳ６７Ｃ）、キャンセル待ちの条件が合致するかを判断する（ステップＳ６７Ｄ）。ステップＳ６７Ｄで、処理部３Ｄは、不使用の会議室の予約に対応するレコードデータに記憶されている希望会議室と、会議室キャンセル待ちのレコードデータに記憶されている希望会議室とが合致するかを調べる。会議室の条件が合致すると、次に、処理部３Ｄは、不使用の会議室のレコードデータに記憶されている使用開始時刻および使用終了時刻と、会議室キャンセル待ちのレコードデータに記憶されている使用開始時刻および使用終了時刻とが合致するかを調べる。各時刻の条件が合致すると、処理部３Ｄは会議室キャンセル待ちの条件が合致したと判断する。なお、会議室キャンセル待ちの使用終了時刻が不使用の会議室の使用終了時刻より前であってもよい。

ステップＳ６７Ｄで２つのデータが合致すると、処理部３Ｄは、会議室が使用可能でありキャンセル待ちが成立したことを、キャンセル待ち希望者である担当者の連絡先に通知する（ステップＳ６７Ｅ）。ステップＳ６７Ｅでは先の予約受付処理のステップＳ６と同様に、処理部３Ｄは、キャンセル待ち成立を表す文字メッセージを担当者の業務端末に送信する。同時に、処理部３Ｄは、キャンセル待ち成立を表す音声メッセージを申込者の携帯端末に送信する。

ステップＳ６７Ｄで２つのデータが合致しないと、処理部３Ｄは、有効なキャンセル待ちの中で別の優先度のレコードデータがあるかどうかを判断する（ステップＳ６７Ｆ）。ステップＳ６７Ｆで別のデータがあると、処理部３Ｄは、次の優先度のレコードデータを会議室キャンセル待ちデータの中から抽出し（ステップＳ６７Ｇ）、処理をステップＳ６７Ｃに戻す。

ステップＳ６７Ｅが終了するか、または、ステップＳ６７Ｆで別のデータが無ければ、処理部３Ｄは第１のキャンセル待ち処理を終了して処理を戻す。

一方、ステップＳ６６で、空きとなる複数の会議室があると、処理部３Ｄは図１０に示す第２のキャンセル待ち処理を行う（ステップＳ６８）。処理部３Ｄは、ステップＳ６６で検知した複数の不使用の会議室のレコードデータと、会議室予約データベース１の各会議室予約データに記憶されている予約のレコードデータとを参照して、再度、各会議室に予約をそれぞれ配置する（ステップＳ６８Ａ）。ステップＳ６８Ａで各会議室にそれぞれ再度予約を配置するときに、例えば、Ａ会議室〜Ｃ会議室は同じ規模の会議に使用可能であるので、Ａ会議室を使用する予約をＢ会議室またはＣ会議室を使用するようにする。

ステップＳ６８Ａで予約の再配置が終了すると、再配置の結果を基に会議室予約データベース１の会議室予約データを変更する（ステップＳ６８Ｂ）。ステップＳ６８Ｂが終了すると、処理部３Ｄは、予約の再配置で不使用になった会議室のレコードデータを、会議室予約データベース１から全て抽出する（ステップＳ６８Ｃ）。この後、処理部３Ｄは、会議室キャンセル待ちデータベース２の会議室キャンセル待ちデータから、会議室キャンセル待ちのレコードデータを全て抽出する（ステップＳ６８Ｄ）。

ステップＳ６８Ｄが終了すると、処理部３Ｄは、不使用な会議室に対応する全てのレコードデータと、会議室キャンセル待ちの全てのレコードデータとを照合し（ステップＳ６８Ｅ）、キャンセル待ちの条件が合致するかを判断する（ステップＳ６８Ｆ）。ステップＳＳ６８Ｆでは、不使用の会議室のレコードデータに含まれる使用開始時刻の前の時間であって、会議室が空いている時間も処理部３Ｄが参照する。同じように、不使用の会議室のレコードデータに含まれる使用終了時刻の後の時間であって、会議室が空いている時間も処理部３Ｄが参照する。ステップＳ６８Ｆが終了すると、処理部３Ｄは、会議室キャンセル待ちの合致したレコードデータを記憶部３Ｃに一時的に記憶する（ステップＳ６８Ｇ）。ステップＳ６８Ｇが終了するか、または、ステップＳ６８Ｆでデータが合致しないと、処理部３Ｄは、予約の別の再配置があるかを判断する（ステップＳ６８Ｈ）。別の再配置があると、処理部３Ｄは処理をステップＳ６８Ｂに戻す。

ステップＳ６８Ｈで予約の別の再配置が無ければ、処理部３ＤはステップＳ６８Ｇで一時的に記憶したレコードデータの数を調べ、最も数が多いときのレコードデータにより会議室予約データベース１のＡ会議室予約データ〜Ｄ会議室予約データと、会議室キャンセル待ちデータベース２の会議室キャンセル待ちデータとを更新する（ステップＳ６８Ｉ）。つまり、処理部３Ｄは、会議の再配置を行い、キャンセル待ち成立が最多のケースを調べて会議室の使用状態を変更し、この変更を会議室予約データベース１と会議室キャンセル待ちデータベース２とに反映している。

ステップＳ６８Ｉが終了すると、処理部３Ｄは予約が更新された予約者と、キャンセル待ちが成立したキャンセル待ち希望者とに、つまり関係者に通知を行う（ステップＳ６８Ｊ）。ステップＳ６８Ｊでは、処理部３Ｄは、先の予約受付処理のステップＳ６と同様に、予約変更や予約成立の文字メッセージと音声メッセージとを関係者に送る。ステップＳ６８Ｊが終了すると、処理部３Ｄは第２のキャンセル待ち処理を終了して処理を戻す。

そして、ステップＳ６５、ステップＳ６７またはステップＳ６８が終了すると、処理部３Ｄは、キャンセル処理を終了する。

以上が部屋管理システムの構成である。次に部屋管理システムの作用について説明する。管理用コンピュータ３は、Ａ会議室〜Ｄ会議室の使用状態を管理している。このために、管理用コンピュータ３は、業務用端末７Ａ〜７Ｎなどから予約申込データを受信すると予約受付処理（図５）を行う。また、管理用コンピュータ３は、業務用端末７Ａ〜７Ｎなどからキャンセルデータを受信すると、キャンセル受付処理（図６）を行う。さらに、管理用コンピュータ３は、業務用端末７Ａ〜７Ｎなどからキャンセル待ちデータを受信すると、キャンセル待ち受付処理（図７）を行う。これらの処理が終了すると、管理用コンピュータ３は、携帯端末６Ａ〜６Ｍや業務用端末７Ａ〜７Ｎを利用して、文字メッセージや音声メッセージを担当者に即時に通知する。

これらの処理を行うと共に管理用コンピュータ３は、所定のタイミングでキャンセル処理（図８）を行っている。このキャンセル処理で、管理用コンピュータ３は、不使用の会議室を検知する。このために、管理用コンピュータ３は、取り消された予約を検知する。また、管理用コンピュータ３は、検知センサ装置４Ａ〜４Ｄからの検知結果を基にして、予約されている会議室であり、会議が行われている時間帯ではあるが、人を検知しない場合を、不使用の会議室として検知する。検知される不使用の会議室としては、直前に流会になったケースや、会議室の使用終了時刻前に会議が終了したケースも含まれる。

そして、管理用コンピュータ３は、不使用の会議室が１つであると、有効であるキャンセル待ちの条件と不使用の会議室の条件とを照合し、キャンセル待ちの条件と不使用の会議室の条件とが合致したときに、キャンセル待ち成立とする。

一方、不使用の会議室が複数ある場合には、管理用コンピュータ３は会議室の予約を再配置する。これにより不使用になった会議室の大きさや使用開始時刻などの条件と、キャンセル待ちの条件とを照合し、キャンセル待ち成立を調べる。そして、管理用コンピュータ３は、キャンセル待ち成立が最多のケースを調べて会議室の使用状態を変更する。この後、管理用コンピュータ３は、予約が更新された予約者と、キャンセル待ちが成立したキャンセル待ち希望者に対して、携帯端末や業務用端末を利用して、文字メッセージや音声メッセージを担当者に通知する。

こうして、この実施の形態によれば、予定のキャンセル待ちや、会議の早期終了待ちの会議室利用希望者への連絡を音声や文字で行うことが出来る。また、この実施の形態によれば、会議室スケジュールの再配置を行い、会議室の使用ニーズ（キャンセル待ちや早期終了待ち）に対して迅速に対応可能である。これにより、利用者の利便性の向上を図ることが出来る。また、この実施の形態によれば、会議室スケジュールの再配置を行うので、会議室の利用機会を増やすことができる。さらに、この実施の形態によれば、会議が終了予定時刻前に終わり、不使用になった会議室についてキャンセル待ちの条件と合致する場合には、予約成立の終わったことを利用希望者に即時に伝えることが出来る。

以上、この発明の実施の形態を詳述してきたが、具体的な構成はこの実施の形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計の変更等があっても、この発明に含まれる。例えば、この実施の形態では、会議室予約データベース１と会議室キャンセル待ちデータベース２とを別のコンピュータとして構成したが、これらを１つのコンピュータで構成してもよい。また、会議室予約データベース１と会議室キャンセル待ちデータベース２と管理用コンピュータ３とを１つのコンピュータで構成してもよい。

この発明は、企業内の会議室を管理することに加えて、会議室を提供するサービスにも利用可能である。

１ 会議室予約データベース（第１の記憶装置）
２ 会議室キャンセル待ちデータベース（第２の記憶装置）
３ 管理サーバ（管理装置）
３Ａ 表示部
３Ｂ 操作部
３Ｃ 記憶部
３Ｄ 処理部
３Ｅ 通信部
３Ｆ 音声応答部
４Ａ〜４Ｄ 検知センサ装置（検知装置）
５ 無線通信装置

さらに、請求項１の発明は、予約されているが現時点で不使用の部屋がある場合には、前記管理装置は、不使用の部屋の条件を、前記第１の記憶装置を参照して調べ、キャンセル待ちの条件を前記第２の記憶装置を参照して調べ、これらの条件が合致したキャンセル待ちについては、このキャンセル待ちに付加されている連絡先に対して、キャンセル待ち成立の音声メッセージを送る、ことを特徴とする。

請求項２の発明は、請求項１に記載の部屋管理システムにおいて、予約されているが現時点で不使用の部屋が複数あると、前記管理装置は、前記第１の記憶装置に記憶されている予約を、不使用の部屋を参照して再度部屋に配置し、予約の再配置で使用可能になった部屋の条件と、キャンセル待ちの条件を前記第２の記憶装置を参照して調べ、これらの条件が合致したキャンセル待ちについては、このキャンセル待ちに付加されている連絡先に対して、キャンセル待ち成立の音声メッセージを送る、ことを特徴とする。

請求項３の発明は、請求項１または２に記載の部屋管理システムにおいて、部屋に人が居るかどうかを検知する検知装置を備え、前記管理装置は、前記検知装置の検知結果により部屋に人が居ないと判明した場合に、前記第１の記憶装置を参照して、この部屋が予約されていると判明しても、現時点でこの部屋が不使用であると判断する、ことを特徴とする。また、請求項４の発明は、請求項１ないし３のいずれか１項に記載の部屋管理システムにおいて、前記キャンセル待ちの条件には、使用開始時刻を遅らせることができる許容時刻が含まれる、ことを特徴とする。

さらに、請求項１の発明によれば、会議に使用されていない不使用の部屋があると、キャンセル待ちが成立するかを調べる。そして、キャンセル待ちが成立すると、音声メッセージで即時にキャンセル待ち成立を伝えるので、担当者に対して確実かつ迅速な通知を可能にする。また、これにより、部屋の有効利用を可能にする。

請求項２の発明によれば、会議に使用されていない部屋が複数あると、部屋に予約を再度配置して、キャンセル待ちが成立するかを調べるので、部屋の有効的な使用を可能にする。

請求項３の発明によれば、予約がされているが、現時点で会議が行われていない部屋については、部屋の不使用と判断するので、キャンセルがされていない部屋の有効的な使用を可能にする。

Claims (4)

1. 複数の部屋の使用を管理する部屋管理システムにおいて、
   前記各部屋の予約を記録する第１の記憶装置と、
   前記部屋の予約がキャンセルされるのを待つキャンセル待ちに、担当者の携帯端末の連絡先を付加して記憶する第２の記憶装置と、
   前記部屋のキャンセルが発生した時点で、キャンセルされた部屋の使用開始時刻を含む予約の条件を、前記第１の記憶装置を参照して調べ、部屋の使用開始時刻を含むキャンセル待ちの条件を、前記第２の記憶装置を参照して調べ、これらの条件が合致したキャンセル待ちについては、このキャンセル待ちに付加されている連絡先に対して、キャンセル成立の音声メッセージを送る管理装置と、
   を備えることを特徴とする部屋管理システム。
2. 予約されているが現時点で不使用の部屋があると、前記管理装置は、不使用の部屋の条件を、前記第１の記憶装置を参照して調べ、キャンセル待ちの条件を前記第２の記憶装置を参照して調べ、これらの条件が合致したキャンセル待ちについては、このキャンセル待ちに付加されている連絡先に対して、キャンセル待ち成立の音声メッセージを送る、
   ことを特徴とする請求項１に記載の部屋管理システム。
3. 予約されているが現時点で不使用の部屋が複数あると、前記管理装置は、前記第１の記憶装置に記憶されている予約を、不使用の部屋を参照して再度部屋に配置し、予約の再配置で使用可能になった部屋の条件と、キャンセル待ちの条件を前記第２の記憶装置を参照して調べ、これらの条件が合致したキャンセル待ちについては、このキャンセル待ちに付加されている連絡先に対して、キャンセル待ち成立の音声メッセージを送る、
   ことを特徴とする請求項２に記載の部屋管理システム。
4. 部屋に人が居るかどうかを検知する検知装置を備え、
   前記管理装置は、前記検知装置の検知結果により部屋に人が居ないと判明した場合に、前記第１の記憶装置を参照して、この部屋が予約されていると判明しても、現時点でこの部屋が不使用であると判断する、
   ことを特徴とする請求項２または３に記載の部屋管理システム。

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