JP5949145B2 - 会議室予約プログラム及び会議室予約装置 - Google Patents

Description

本発明は、会議室予約プログラム及び会議室予約装置の分野に関する。

従来より会議室予約システムが知られている。会議室予約システムでは、ユーザの希望に適う適切な会議室の選択を行い、会議室の予約を行う。また既に会議室が予約済みであった場合には、先約の会議室の変更を自動で行うことにより、システム上で会議室の予約や再割当が簡単に行えるようになっている。

これに関する技術として、特許文献１には、適した会議室の選択及び適した会議室に先約者があった場合に、先約者に割り当たっている確定済みの会議室の変更を、人の判断を介在させずに自動で行い、会議室を有効に利用する目的で、予約判定の結果、会議室に空きがないときに、候補となる会議室に設定済みの予約を、その会議の予約属性を満たす他の会議室へ振り替る予約振替部等を有する会議室予約システムが記載されている。

しかしながら、従来の会議室予約システムにおいては、予約順に会議室を確定し確保してゆくため、新しい予約が発生したとき既に会議室が予約済みであったりして会議室が足りない場合には、予約属性と会議室属性等に照らし合わせて、予約確定済み会議室を変更することになる。そのため新しい予約を行った予約者は会議室を後からでも確保できるので都合がよいが、会議室予約の振替が行われると、先約の予約者にとっては、本来予定していた会議室が自動的に変更されてしまう。つまりこの場合、無駄な会議室の変更が発生するという問題がある。

例えば、先約の予約者は予約確定した会議室でもって会議を行う予定で、会議参加者に対しその会議室での会議開催案内の通知を既に行っていたにも関わらず、あるとき途中でその会議室の変更がなされてしまうと、会議室の変更を通知しなければならず、予約者や会議参加者の混乱を招いてしまうという可能性があった。

本発明では上記のような問題に鑑みて、ユーザが会議室の予約を行うに際し、会議室変更の発生は極力抑えられるべく、適切な会議室の予約・割当を行う会議室予約プログラム及び会議室予約装置を提供することを目的とする。

上記課題を解決するため、本発明に係る会議室予約プログラムは、予約者から会議室の予約情報を受け付け、該予約情報に適う会議室を予約する会議室予約プログラムであって、コンピュータに、会議室の識別情報と収容人数と会議室数とを含む会議室情報と、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数と受け付けた予約情報の使用日時と参加人数に適う会議室の予約確定を示す予約確定識別子を含む会議室確定前予約情報とを記憶する記憶手段と、予約者から使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む予約情報が受け付けられると、前記会議室情報と前記会議室確定前予約情報とを参照し、該予約情報を前記会議室確定前予約情報に登録した場合に該使用日時の時間帯において該参加人数を収容可能な会議室数の上限を超えるか否かを判定し、該会議室数の上限を超えない場合、前記会議室確定前予約情報に対し、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む前記予約情報を前記予約確定識別子とともに登録することにより、受け付けた前記予約情報に対し予約を確定する予約確定手段と、前記予約確定手段により前記予約情報が確定された以降であって会議室が使用される前記使用日時よりも前の所定直近時刻になると、前記会議室情報と前記予約確定識別子を有する前記会議室確定前予約情報とを参照し、前記会議室の中から、該会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて、受け付けた前記予約情報に対し使用会議室を確定する会議室確定手段として機能させ、前記会議室確定手段は、同一又は重複する使用日時の時間帯並びに同一の希望会議室の予約情報を含む複数の会議室確定前予約情報がある場合、前記会議室の中から、第１の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てて、第２の会議室確定前予約情報に対して希望会議室以外の使用会議室を割り当てることを特徴とする。

また上記課題を解決するため、上記会議室予約装置においては、予約者から会議室の予約情報を受け付け、該予約情報に適う会議室を予約する会議室予約装置であって、会議室の識別情報と収容人数と会議室数とを含む会議室情報と、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数と受け付けた予約情報の使用日時と参加人数に適う会議室の予約確定を示す予約確定識別子を含む会議室確定前予約情報とを記憶する記憶手段と、予約者から使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む予約情報が受け付けられると、前記会議室情報と前記会議室確定前予約情報とを参照し、該予約情報を前記会議室確定前予約情報に登録した場合に該使用日時の時間帯において該参加人数を収容可能な会議室数の上限を超えるか否かを判定し、該会議室数の上限を超えない場合、前記会議室確定前予約情報に対し、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む前記予約情報を前記予約確定識別子とともに登録することにより、受け付けた前記予約情報に対し予約を確定する予約確定手段と、前記予約確定手段により前記予約情報が確定された以降であって会議室が使用される前記使用日時よりも前の所定直近時刻になると、前記会議室情報と前記予約確定識別子を有する前記会議室確定前予約情報とを参照し、前記会議室の中から、該会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて、受け付けた前記予約情報に対し使用会議室を確定する会議室確定手段と、を有し、前記会議室確定手段は、同一又は重複する使用日時の時間帯並びに同一の希望会議室の予約情報を含む複数の会議室確定前予約情報がある場合、前記会議室の中から、第１の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てて、第２の会議室確定前予約情報に対して希望会議室以外の使用会議室を割り当てることを特徴とする。

なお、本発明の構成要素、表現または構成要素の任意の組合せを、方法、装置、システム、コンピュータプログラム、記録媒体、などに適用したものも本発明の態様として有効である。

本発明によれば、ユーザが会議室の予約を行うに際し、会議室変更の発生は極力抑えられるべく、適切な会議室の予約・割当を行う会議室予約プログラム及び会議室予約装置を提供することができる。

本実施形態に係る会議室予約システム１００のネットワーク構成図である。 本実施形態に係る会議室予約サーバ１のハードウェア構成図である。 本実施形態に係る会議室予約サーバ１の主要機能を示す機能ブロック図である。 本実施形態に係る会議室情報ＤＢ１１１の一例を示す。 本実施形態に係る使用履歴ＤＢ１１２の一例を示す。 本実施形態に係る会議室確定条件１１３の一例を示す。 本実施形態に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その１）を示す。 本実施形態に係る会議室確定後予約ＤＢ１１５の一例（その１）を示す。 本実施形態に係る予約確定処理を説明するフローチャートである。 本実施形態に係る会議室確定処理を説明するフローチャートである。 本実施形態に係る会議室割り当てテーブルの一例を示す。 本実施形態に係る会議室確定後予約ＤＢ１１５の一例（その２）を示す。 本実施形態に係る会議室確定後予約ＤＢ１１５の一例（その３）を示す。 本実施形態に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その２）を示す。 本実施形態２に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その１） 本実施形態２に係る予約確定処理を説明するフローチャートである。 本実施形態２に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その２）である。 本実施形態２に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その３）である。 本実施形態２に係る会議室確定後予約ＤＢ１１５の一例（その１）を示す。 本実施形態２に係る会議室確定後キャンセル待ち処理を説明するフローチャートである。 本実施形態２に係る会議室割り当てテーブルの一例を示す。 本実施形態２に係る会議室確定後予約ＤＢ１１５の一例（その２）を示す。 本実施形態２に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その４）を示す。 本実施形態３に係る会議室予約サーバ１の主要機能を示す機能ブロック図である。 本実施形態３に係る会議室確定処理を説明するフローチャートである。 本実施形態３に係る保存用会議室割り当てテーブル１１６の一例（その１）を示す。 保存用会議室割り当てテーブル１１６の一例（その２）を示す。 本実施形態３に係る会議室確定後キャンセル待ち処理を説明するフローチャートである。 本実施形態３に係る会議室割り当てテーブルの一例を示す。 本実施形態３に係る会議室確定後予約ＤＢ１１５の一例を示す。 本実施形態４に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その１）を示す。 本実施形態４に係る保存用会議室割り当てテーブル１１６の一例（その１）を示す。 本実施形態４に係る保存用会議室割り当てテーブル１１６の一例（その２）を示す。 本実施形態４に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その２）を示す。 本実施形態４に係る保存用会議室割り当てテーブル１１６の一例（その３）を示す。 本実施形態４に係る保存用会議室割り当てテーブル１１６の一例（その４）を示す。 本実施形態５に係る会議室予約システム１００のネットワーク構成図である。 本実施形態５に係る備品装置の主要機能を示す機能ブロック図である。 本実施形態５に係るプロジェクタ４の使用履歴の一例を示す。 本実施形態５に係る使用履歴ＤＢ１１２の一例を示す。 本実施形態５に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その１）を示す。 本実施形態５に係る会議室確定処理を説明するフローチャートである。 本実施形態５に係る会議室割り当てテーブルの一例（その１）を示す。 本実施形態５に係る会議室割り当てテーブルの一例（その２）を示す。 本実施形態５に係る会議室確定後予約ＤＢ１１５の一例を示す。 本実施形態５に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その２）を示す。

以下、本発明を実施するための形態を各実施形態において図面を用いて説明する。

[概要]
上述したように従来の会議室予約システムにおいては、予約順に会議室を確定し確保してゆくため、新しい予約が発生したとき既に会議室が予約済みであったりして会議室が足りない場合には、予約属性と会議室属性等に照らし合わせて、予約確定済み会議室を変更することになるため、無駄な会議室の変更が発生しうる。

本実施形態においては、予約順に会議室を予約、割当てるのではなく、会議室予約時には会議室予約の可否のみを決め、具体的な会議室の指定は保留する。そして会議開催日の所定数日前において、会議室予約に対し、予約状況全体を勘案して具体的な会議室を割り当てて会議室を確定させる。予約者は会議室予約時においては、具体的な会議室は未定であるものの、少なくとも会議室確保は保証されるので、会議室の予約という目的は達成される。また会議開催日の所定数日前、つまり会議開催の比較的直前において、例えば○○会議室というように具体的な会議室が確定するので、会議室確定後に会議室が変更される可能性は極力抑えられるようになっている。以下詳細に説明する。

[実施形態１]
＜システム構成＞
（ネットワーク構成）
図１は、本実施形態に係る会議室予約システム１００のネットワーク構成図である。図に示されるように会議室予約システム１００は、会議室予約サーバ１、端末２がネットワーク３を介し接続される。

会議室予約サーバ１は、ユーザに対し適切な会議室の選択を行い、会議室の予約や割当を行う会議室予約装置である。端末２は、会議予約者であるユーザが操作する会議室予約端末（例えばＰＣ）である。ネットワーク３は、ＬＡＮやＷＡＮを含むネットワークであり、会議室予約サーバ１と端末２とを相互通信可能に接続する。

ユーザは会議室の予約を行うに際し、端末２を操作して会議室予約サーバ１に対しアクセスする。ユーザは端末２の表示装置上に表示される予約受付画面から、予約日時、人数、希望会議室等の入力を行うことにより、会議室を予約、確保する。但しこのとき、会議室予約の可否のみが決められ、具体的な会議室の指定は保留される。また会議室予約サーバ１は、会議開催日の所定数日前において、具体的な会議室を確定させ、確定した会議室をユーザの端末２に対し通知する。その後、ユーザは予約日時、確定した会議室に於いて会議を行う。

（ハードウェア構成）
図２は、本実施形態に係る会議室予約サーバ１のハードウェア構成図である。会議室予約サーバ１は、主要な構成として、ＣＰＵ１１、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３、補助記憶装置１４、記憶媒体読取装置１５、入力装置１６、表示装置１７、及び通信装置１８を含む構成である。

ＣＰＵ１１は、マイクロプロセッサ及びその周辺回路から構成され、装置全体を制御する回路である。また、ＲＯＭ１２は、ＣＰＵ１１で実行される所定の制御プログラム（ソフトウェア部品）を格納するメモリであり、ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１がＲＯＭ１２に格納された所定の制御プログラム（ソフトウェア部品）を実行して各種の制御を行うときの作業エリア（ワーク領域）として使用するメモリである。

補助記憶装置１４は、汎用のＯＳ（Operating System）、各種プログラムを含む各種情報を格納する装置であり、不揮発性の記憶装置であるＨＤＤ（Hard Disk Drive）などが用いられる。

入力装置１６は、ユーザが各種入力操作を行うための装置である。入力装置１６は、マウス、キーボード、表示装置１７の表示画面上に重畳するように設けられたタッチパネルスイッチなどを含む。表示装置１７は、各種データを表示画面に表示する装置である。例えば、ＬＣＤ(Liquid Crystal Display)、ＣＲＴ(Cathode Ray Tube)などから構成される。

通信装置１８は、ネットワーク３を介して端末２などの他の機器との通信を行う装置である。有線ネットワークや無線ネットワークなど含む各種ネットワーク形態に応じた通信をサポートする。

（機能構成）
図３は、本実施形態に係る会議室予約サーバ１の主要機能を示す機能ブロック図である。会議室予約サーバ１は、主要な機能として、記憶部１１０、設定部１２０、予約受付部１３０、予約確定部１４０、会議室確定部１５０を含み構成される。

記憶部１１０は、会議室情報ＤＢ１１１、使用履歴ＤＢ１１２、会議室確定条件１１３、会議室確定前予約ＤＢ１１４、会議室確定後予約ＤＢ１１５を記憶する。これらＤＢ等の情報の具体例は後述する。

設定部１２０は、会議室情報ＤＢ１１１、会議室確定条件１１３の情報を設定する。会議室情報ＤＢ１１１、会議室確定条件１１３は会議室予約サーバ１上、予め設定されるべき情報であるので、具体的には管理者等により設定部１２０を介して予め設定（又は変更）されるものである。

予約受付部１３０は、ユーザの端末２から会議室の予約情報を受け付ける。予約情報は、予約者（ユーザ名）、会議室を使用したい使用日時（予約日時）、使用を希望する希望会議室、会議の参加人数など、会議室を予約するための情報が含まれており、この後、この予約を確定させるか否かの判定を行うため予約確定部１４０に渡される。

予約確定部１４０は、予約情報を確定させるか否かの判定を行う。具体的には、会議室情報ＤＢ１１１、会議室確定前予約ＤＢ１１４を参照することにより、予約情報を満たす会議室の空きがあるか否かを判定する。会議室の空きがある場合、受け付けられた予約情報を会議室確定前予約ＤＢ１１４に登録する。この会議室予約時では、あくまで会議室予約の可否のみを決める、つまりユーザに対し予約のみを確定させるものである。そしてまた具体的な会議室の指定は、会議室確定部１５０により決定・確定されるので、ここでの具体的な会議室の指定はされない。この点詳細は後述する。

会議室確定部１５０は、その後、所定直近時刻（例えば１０日前、３日前等）になると、会議室情報ＤＢ１１１、会議室確定前予約ＤＢ１１４を参照することにより、会議室の中から、該会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて確定（決定）させ、会議室確定後予約ＤＢ１１５に対し、予約者と使用日時と確定した使用会議室と参加人数とを登録する。つまりこの時点（所定直近時刻）で、会議室確定部１５０により具体的な会議室が確定される。また会議室確定前予約ＤＢ１１４において、同一又は重複する使用日時の時間帯並びに同一の希望会議室の会議室確定前予約情報が複数ある場合、つまり予約が重複している場合、重複する１つ目の会議室確定前予約情報に対しては該希望会議室である使用会議室を割り当てて確定させ、重複する２つ目の会議室確定前予約情報に対しては該希望会議室以外の使用会議室を確定させる。この点、具体的な割り当て方法を含め詳細は後述する。

以上これらの機能は、実際には会議室予約サーバ１のＣＰＵ１１が実行する会議室予約プログラムによりコンピュータに実現させるものである。なおまた、本実施形態においてはあくまで一構成例であり、各機能部を外部装置や他のサーバに実装することも可能である。例えば記憶部１１０は外部記憶装置により構築することもできる。

（会議室情報ＤＢ１１１）
図４は、本実施形態に係る会議室情報ＤＢ１１１の一例を示す。会議室情報ＤＢ１１１は、予約の対象となる会議室情報が格納される。具体的には図に示されるように、一以上の使用可能な会議室数分の会議室について、各会議室名称や各会議室番号など会議室を識別する情報を示す「会議室」、その会議室が最大収容可能な「収容人数」、会議室の所在を示す「場所」、会議室の備品の有無を示す「備品」（例えばＰ：プロジェクタ、Ｈ：ホワイトボード、Ｃ：予備椅子）などの会議室属性が記憶されている。本例では、「収容人数」が６名のタイプと４名のタイプが２つずつの計４つの会議室がある。

この会議室情報は上述の如く、会議室予約サーバ１上、予め設定されるべき情報であるので、具体的には管理者等により設定部１２０を介して予め予約の対象となる会議室が登録され、また場合によって会議室が追加されたり削除される。

（使用履歴ＤＢ１１２）
図５は、本実施形態に係る使用履歴ＤＢ１１２の一例を示す。使用履歴ＤＢ１１２は、会議室予約サーバ１上の会議室予約・使用履歴情報が格納される。具体的には図に示されるように、予約を行ったユーザ名を示す「予約者名（使用者名）」毎に、予約を行ったユーザの固有識別子を示す「予約者ＩＤ」、会議室を使用した日時であって予約を行った「予約日時」、使用した会議室であって予約を行った「会議室」、実際の会議室の使用実績を示す「使用履歴」などの予約・使用履歴情報が記憶されている。

「使用履歴」は、実際の会議室の使用実績を示すので、予約者が予約したとおりに実際に会議室を使用した場合は「使用」のステータスとなる。また上述したように、本実施形態においては、まず会議室予約時には会議室予約の可否のみを決め（予約確定）、次に会議開催日の所定数日前において、会議室予約に対し、予約状況全体を勘案して具体的な会議室を割り当てて会議室を確定させる（会議室確定）。よって予約者が一旦は予約したものの予約確定後にキャンセルした場合は「予約確定後キャンセル」、予約者が一旦は予約したものの会議室確定後にキャンセルした場合は「会議室確定後キャンセル」のステータスとなる。

なおこの会議室予約・使用履歴情報はそのステータスが判明したタイミングで入力される。ユーザが会議室予約サーバ１上にて予約確定後にキャンセル操作を行った場合は、会議室予約サーバ１が使用履歴ＤＢ１１２上、その予約に対して「予約確定後キャンセル」を入力し、会議室確定後にキャンセル操作を行った場合は、会議室予約サーバ１がその予約に対して「会議室確定後キャンセル」を入力する。一方、予約者が予約したとおりに実際に会議室を使用した場合は、会議室予約サーバ１が「予定日時」経過を待ってその予約に対して「使用」を入力する。またもしくは会議終了後、ユーザが会議室予約サーバ１に対し明示的に「使用」を入力する操作を行ってもよい。

（会議室確定条件１１３）
図６は、本実施形態に係る会議室確定条件１１３の一例を示す。会議室確定条件１１３は、会議室を確定させるにあたっての判断条件となる設定情報が格納される。具体的には図に示されるように、「確定タイミング」、「会議室割り当て優先度設定」などの設定情報が記憶されている。

「確定タイミング」は、会議室確定部１５０が会議室の中から会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて確定（決定）させる判定を行うタイミングを示す。つまり上述の所定直近時刻を決定する設定パラメータである。例えば「確定タイミング」が１０日の場合、会議室確定部１５０は、会議室確定前予約ＤＢ１１４の「予約日時」を参照し、会議室が予約されている日時（会議開催日でもある）の１０日前のタイミングにおいて、具体的な会議室を割り当てて確定（決定）する。「確定タイミング」の取り得る設定パラメータ値は０（最小値）及び正の整数値である。

なおここでは、「確定タイミング」の設定パラメータ値として「日」単位を想定したが、「時間」単位や「分」単位で設定することも可能である。例えば「確定タイミング」：１時間であれば会議開始の１時間前のタイミングで、また例えば「確定タイミング」：３０分であれば会議開始の３０分前のタイミングで会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて確定（決定）させる判定を行う。

「会議室割り当て優先度設定」は、過去のキャンセル状況によって、会議室割り当て優先度を決定するための設定パラメータである。具体的に図例の場合、「予約確定後キャンセル」や「会議室確定後キャンセル」の履歴・経験がある予約者（ユーザ）に対しては、キャンセル１回あたりそれぞれ「−１」、「−５」分の優先度を下げることを意味する。この優先度の設定パラメータは、予約が重複している場合に利用され、会議室確定部１５０は、優先度の高い方の予約者が希望する会議室を使用できるよう会議室を割り当て確定（決定）する。

この会議室確定条件１１３内の各設定パラメータは上述の如く、会議室予約サーバ１上、予め設定されるべき情報であるので、具体的には管理者等により設定部１２０を介して予め設定され、また場合によって変更されるものである。

（会議室確定前予約ＤＢ１１４）
図７は、本実施形態に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その１）を示す。会議室確定前予約ＤＢ１１４は、ユーザの端末２から受け付けられた予約情報に基づく会議室確定前の予約情報が格納される。具体的には図に示されるように、予約毎に発行させる予約固有識別子を示す「予約ＩＤ」、会議室の予約（受付）を行った「予約受付日時」、予約を行ったユーザ名及び予約者ＩＤを示す「予約者名（予約者ＩＤ）」、予約を行ったユーザのメールアドレス等を示す「連絡先」、会議室を使用したい日時であって予約を行いたい「予約日」及び「予約時間」、各会議室名称や各会議室番号など使用したい会議室であって予約を行いたい会議室を識別する情報を示す「希望会議室」、会議参加人数を示す「人数」、予約確定の可否を示す「予約確定」などの会議室確定前の予約情報が記憶されている。

「予約確定」は、予約確定の可否を示す識別子である。ユーザから予約を受け付けた時点で、その予約情報により特定される予約日時に、会議参加人数を収容可能な会議室が少なくともいずれか空いていれば、会議室確保可であるので予約確定（○）となる。一方、予約日時に、会議参加人数を収容可能な会議室がこれ以上空いていなければ、会議室確保不可であるので予約確定不可（×）となる。会議室が空いているかどうかは、同予約日時において、同会議参加人数を収容可能な会議室に対する予約が、存在する会議参加人数を収容可能な会議室数を越えるかどうかにより判定されるが、この点詳細は後述する。

なおまた、この時点でいう予約確定（○）とは、具体的な会議室は確定しておらず具体的な会議室の場所は未定であるものの（会議室確定前）、予約日時において会議参加人数を収容可能ないずれかの会議室が確保された状態を意味する。つまり予約確定（○）の場合、ユーザが希望する予約日時、会議参加人数を満たす会議室の確保は少なくとも保証されることになる。

例えば図中、「予約ＩＤ」Ｒ０３、「予約受付日時」２０１１．０５．２４、「予約者名（予約者ＩＤ）」佐藤○○（００２）の予約情報は、佐藤さんによる予約情報である。そして「予約日」及び「予約時間」２０１１．０６．１１の１０：００〜１２：００において、会議参加人数６名を収容可能な希望会議室としてＭＳ３０１の会議室を予約している。そして会議室情報ＤＢ１１１によれば、２０１１．０６．１１の１０：００〜１２：００において、会議参加人数６名を収容可能な会議室は、ＭＳ３０１及びＭＳ３０２の２つである。

上述の予約確定部１４０は、会議室確定前予約ＤＢ１１４内を参照し、同日時（２０１１．０６．１１の１０：００〜１２：００）において他に会議参加人数６名を収容可能な会議室を予約している予約情報の有無を判定する。すると、同日時間帯に６名を収容可能な会議室を予約しているものとして、「予約ＩＤ」Ｒ０１、「予約者名（予約者ＩＤ）」鈴木××（００１）の予約情報のみがある。会議参加人数６名を収容可能な会議室は、ＭＳ３０１及びＭＳ３０２の２つであるので、このうち１つをこの鈴木さんの分に割り当てるものとしても、もう１つが今回の佐藤さんの分として残っているので、予約確定部１４０は、佐藤さんに対し同日時６名を収容可能な会議室を確保できると判定し、予約情報を確定させ「予約確定」○となる。なお佐藤さんに対し希望会議室としてＭＳ３０１の会議室が割り当てられるかどうかはこの時点では未確定である。

一方仮に、同日時６名を収容可能な会議室を予約しているものとして、鈴木さんのほか、もう１の予約情報があったとすると、会議参加人数６名を収容可能な会議室は、ＭＳ３０１及びＭＳ３０２の２つであるので、今回の佐藤さんの分として残っている会議室はないので、予約確定部１４０は、佐藤さんに対し同日時６名を収容可能な会議室は確保できないと判定し、予約を確定させられずに「予約確定」×となる。

以上のように会議室確定前予約ＤＢ１１４は、ユーザから受け付けた予約情報が登録されるものであって、かつ予約日時において会議参加人数を収容可能な会議室の確保の可否を示す「予約確定」の情報が登録されたものになっている。

（会議室確定後予約ＤＢ１１５）
図８は、本実施形態に係る会議室確定後予約ＤＢ１１５の一例（その１）を示す。会議室確定後予約ＤＢ１１５は、会議室確定前予約情報に対して、具体的な会議室が確定した場合、その確定した会議室の識別情報とともに会議室確定後の予約情報が格納される。具体的には図に示されるように、会議室情報ＤＢ１１１に登録されている会議室毎（会議室の識別情報毎）に、「予約日」及び「予約時間」、「予約ＩＤ」、「予約者名（予約者ＩＤ）」、「連絡先」、「人数」などの会議室確定後の予約情報が記憶されている。

会議室確定後予約ＤＢ１１５には、会議室確定部１５０により会議室が割り当てられ、会議室が確定された予約情報が格納される。つまり会議室確定前予約ＤＢ１１４内の会議室確定前の予約情報に対し、会議室確定部１５０により会議室が割り当てられ会議室が確定すると、この予約情報が会議室確定後予約ＤＢ１１５へ格納されることになる（このとき会議室確定前予約ＤＢ１１４内からこの会議室確定前の予約情報は削除）。よって図に示されるように、会議室確定後予約ＤＢ１１５は、会議室確定前予約ＤＢ１１４内の会議室確定前の予約情報が、会議室毎（会議室フォルダ毎）に割り当てられる構造になっていることが分かる。ユーザは会議室確定後予約ＤＢ１１５に従って、予約日時、確定した会議室に於いて会議を行う。

＜情報処理＞
本実施形態に係る会議室予約サーバ１における情報処理・動作を説明する。上述したように本実施形態に係る会議室予約サーバ１は、予約確定処理において、ユーザの会議室予約時には会議室予約の可否のみを決め、具体的な会議室の指定は保留する。そして会議室確定処理において、会議開催日の所定数日前において、会議室予約に対し、予約状況全体を勘案して具体的な会議室を割り当てて会議室を確定させる。以下それぞれに分けて説明する。

（予約確定処理）
図９は、本実施形態に係る予約確定処理を説明するフローチャートである。以下説明する。

Ｓ１：予約受付部１３０はユーザの端末２から会議室の予約情報を受信すると、入力情報に漏れがないか等を確認し不備がなければ予約情報が受け付けられ、この予約情報を予約確定部１４０に渡す。予約確定部１４０は予約情報を取得すると、Ｓ２へ進み予約確定処理を開始する。予約情報は、会議室を予約するにあたり必要な情報が含まれる。ここでは例えば、「予約者名（予約者ＩＤ）」佐藤○○（００２）、「連絡先」ｓａｔｏ＠・・・、「予約日」及び「予約時間」２０１１．０６．１１の１０：００〜１２：００、「希望会議室」ＭＳ３０１、「人数」６名との予約情報が入力されたものとする。

Ｓ２：予約確定部１４０は、この入力情報を会議室確定前予約ＤＢ１１４へ登録する。登録の際は、発行した「予約ＩＤ」、会議室の予約（受付）を行った「予約受付日時」を含め登録する（図７参照）。但し「予約確定」はこの時点では空欄である。

Ｓ３：予約確定部１４０は、会議室情報ＤＢ１１１から、この予約情報を満たす会議室数を取得する。鈴木さんの予約する予約情報によれば「人数」６名であるので、ここでは例えば図３を参照すると、６名を収容可能な会議室は、ＭＤ３０１及びＭＳ３０２の２つである。

Ｓ４：予約確定部１４０は、会議室確定前予約ＤＢ１１４から、この予約情報と、使用日時間帯が同一又は重複し、かつ同収容人数を必要とする他の予約情報を抽出する。つまりこの予約情報と同時間帯に使用会議室が重複する他の予約を抽出する。ここでは例えば図７を参照すると、佐藤さんの予約する「予約日」及び「予約時間」２０１１．０６．１１の１０：００〜１２：００、「人数」６名であるから、２０１１．０６．１１の１０：００〜１２：００の時間帯において、人数５〜６名の予約情報があるかどうかを検索すると、「予約ＩＤ」Ｒ０１、「予約者名（予約者ＩＤ）」鈴木○○（００１）の予約情報が抽出される。

Ｓ５：予約確定部１４０は、今回受け付けた予約情報と同日時間帯にて同収容人数を収容可能な会議室を希望する予約数が、同日時間帯に予約人数を収容可能な実際の会議室数を超えないか否かを判定する。つまり会議室に空きがあるか否かを判定する。ここでは上述のように、予約数は鈴木さんと佐藤さんの２であり、会議室数は２である。よってこの場合、予約数は会議室数を超えない、つまり会議室に空きがあると判定される。

Ｓ６：予約確定部１４０は、予約数は会議室数を超えないと判定した場合、この予約情報の「予約確定」の欄に○を入力する。ここでは図７の「予約ＩＤ」Ｒ０３の「予約確定」の欄には、○が入力される。繰り返しになるが、この時点でいう予約確定（○）とは、具体的な会議室は確定しておらず具体的な会議室の場所は未定であるものの（会議室確定前）、予約日時において会議参加人数を収容可能ないずれかの会議室が確保された状態を意味する。つまり予約確定（○）の場合、ユーザが希望する予約日時、会議参加人数を満たす会議室の確保は少なくとも保証される。

Ｓ７：一方、予約確定部１４０は、予約数は会議室数を超えると判定した場合、この予約情報の「予約確定」の欄に×を入力する。この時点でいう予約確定（×）とは、予約日時において会議参加人数を収容可能ないずれかの会議室が空いておらず、会議室自体確保できない状態を意味する。つまり予約確定（×）の場合、会議室の予約自体が確定不可であり、ユーザが希望する予約日時、会議参加人数を満たす会議室の確保は保証されない（この場合キャンセル待ちを行いうるが、この点後述する）。例えば仮に、同時間帯に同収容人数を収容可能な会議室を希望する予約が、鈴木さんのほか、もう１の予約情報があったとすると、会議参加人数６名を収容可能な会議室は、ＭＳ３０１及びＭＳ３０２の２つであるので、今回の佐藤さんの分として残っている会議室はない。予約確定部１４０は、佐藤さんに対し同時間帯に６名を収容可能な会議室は確保できないと判定し、予約情報を確定させられずに「予約確定」×となる。

Ｓ８：予約確定部１４０は、「予約確定」×の予約情報に対してはそもそも会議室を確保できていないので、ここでは会議室確定前予約ＤＢ１１４に登録しないよう抹消しておくものとする。なお、実施形態２（後述）のキャンセル待ちを行えるようにする場合は登録しておく必要があるため、その場合には「予約確定」×の予約情報も会議室確定前予約ＤＢ１１４に登録維持しておくようにする。

会議室予約サーバ１は、予約を行おうとする予約者に対し、この予約確定の結果を通知するようにする。予約者は予約時、端末２を介して会議室予約サーバ１にアクセスしているので、例えばこの予約確定の結果を端末２の表示装置上に表示する。また併せて「連絡先」（メール等）に対し通知することもできる。

（会議室確定処理）
図１０は、本実施形態に係る会議室確定処理を説明するフローチャートである。以下説明する。

Ｓ１１：会議室確定部１５０は、会議室確定時刻になったか否かを判定する。会議室確定部１５０は例えば１日１回、ある決められた時刻に会議室を確定するとし、ここでは例えば会議室確定時刻を午前０時とする。会議室確定部１５０は会議室確定時刻になると、会議室確定処理を開始する。

なおここでは、「確定タイミング」の設定パラメータ値として「日」単位を想定して説明するが、上述したように「時間」単位や「分」単位で設定することも可能である。従ってこの場合、例えば「確定タイミング」：１時間であれば会議開始の１時間前の時刻が会議室確定時刻となる。また例えば「確定タイミング」：３０分であれば会議開始の３０分前の時刻が会議室確定時刻となる。

Ｓ１２：会議室確定部１５０は、会議室確定時刻（例えば午前０時）になると、会議室確定処理を開始し、まず会議室確定条件１１３から会議室確定条件である「確定タイミング」、「会議室割り当て優先度設定」の各設定パラメータを取得する。例えばここでは図６を参照し、会議室確定条件１１３の「確定タイミング」（会議開催日の）１０日前、「予約確定後キャンセル」−１、「会議室確定後キャンセル」−５を取得する。

Ｓ１３：次に会議室確定部１５０は、会議室確定前予約ＤＢ１１４から、全ての会議室確定前情報（予約情報）の「予約日」、「予約確定」の値を取得する。

Ｓ１４：会議室確定部１５０は、取得した全ての会議室確定前情報（予約情報）の中から、「予約日」、「確定タイミング」の値に基づいて、本日が確定タイミングに該当し、かつ予約確定している予約情報（会議室確定前情報ともいう）を抽出する。例えば、「確定タイミング」は１０日前、本日が２０１1年６月１日であるとすると、抽出対象は、本日から１０日後に会議開催予定の予約となるので、図７を参照し、ここでは「予約日」が２０１１．０６．１１であって、「予約確定」○である「予約ＩＤ」Ｒ０１、Ｒ０３の予約情報が抽出される。なお抽出できない場合は、本日は会議室確定処理の対象となる予約はないということになるので処理を終了すればよい。

Ｓ１５：ここで会議室確定部１５０は会議室割り当てテーブルを生成し、抽出した予約情報を登録する。図１１は、本実施形態に係る会議室割り当てテーブルの一例を示す。会議室割り当てテーブルは、会議室確定部１５０が会議室確定処理に使用するもので、メモリ上一時的に生成する。会議室確定部１５０は、抽出された予約情報を順々に会議室割り当てテーブルに登録するが、この時点までにおいては、「予約ＩＤ」Ｒ０１、Ｒ０３の抽出された予約情報が抽出順に登録されていくものとする。

Ｓ１６：会議室確定部１５０は、使用履歴ＤＢ１１２の使用履歴（図５）と、会議室確定条件１１３の会議室割り当て優先度設定（図６）とに基づいて、抽出された「予約者」毎の予約者割り当て優先度を算出する。例えば次の式により予約者割り当て優先度を算出する。また算出した予約者割り当て優先度は、会議室割り当てテーブルに登録する。
「予約者割り当て優先度」＝0 ＋(-1)×予約確定後キャンセル回数＋(-5)×会議室確定後キャンセル回数
例えば、抽出された「予約者」である鈴木さんの予約者割り当て優先度は、使用履歴ＤＢ１１２の使用履歴（図５）を参照すると、「予約確定後キャンセル」1回、「会議室確定後キャンセル」1回の履歴がある。会議室割り当て優先度設定（図６）によれば、優先度は「予約確定後キャンセル」−１、「会議室確定後キャンセル」−５であるので、鈴木さんの場合、予約者割り当て優先度は、−６である。

また例えば、抽出された「予約者」である佐藤さんの予約者割り当て優先度は、使用履歴ＤＢ１１２の使用履歴（図５）を参照すると、「予約確定後キャンセル」０回、「会議室確定後キャンセル」０回である。よって佐藤さんの場合、予約者割り当て優先度は、０である（特に優先度のマイナスなし）。

Ｓ１７：会議室確定部１５０は、会議室割り当てテーブルにおいて、抽出した予約情報を予約者割り当て優先度の降順に並べる。ここでは予約者割り当て優先度は、佐藤さんが０、鈴木さんが−６であるから、佐藤さん、鈴木さんの順番となるよう並べられる（図１１参照）。

Ｓ１８：次に会議室確定部１５０は、会議室割り当てテーブルを完成させると、予約者割り当て優先度の順位に従って会議室を優先的に割り当てていく。具体的にまず、会議室割り当てテーブルの最上位エントリーの予約情報を取り出す。そして会議室確定後ＤＢ１１５を参照し、その予約情報による予約日時において希望会議室の予約状況を確認し、空きがある場合、その予約情報に対し、会議室（使用会議室）を確定させる。

例えば図８を参照すると、順位１位のＲ０３の佐藤さんの予約の場合、２０１１．６．１１、１０：００−１２：００において、希望会議室ＭＳ３０１は空いているので、ＭＳ３０１を確保することが可能である。よって会議室確定部１５０は、会議室確定後ＤＢ１１５に対し、Ｒ０３の佐藤さんの予約情報を同日時２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、同会議室ＭＳ３０１で登録する。

図１２は、本実施形態に係る会議室確定後予約ＤＢ１１５の一例（その２）を示す。図に示されるように、Ｒ０３の佐藤さんの予約が、２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、会議室ＭＳ３０１で予約されていることが分かる。

次いで順位２位のＲ０１の鈴木さんの予約の場合、２０１１．６．１１、１０：００−１２において、図１２を参照すると、希望会議室ＭＳ３０１は空いていないので、Ｓ３０１を確保することはできない。この場合、会議室情報ＤＢ１１１から、Ｒ０１の人数６名を収容可能な会議室を検索すると、ＭＳ３０２が見つかるので、次いで会議室ＭＳ３０２が同日時間帯に空いているか否かを判定する。空いている会議室が複数あった場合には、いずれか１つの会議室を確保する。よってここでは会議室確定部１５０は、会議室確定後ＤＢ１１５に対し、Ｒ０１の鈴木さんの予約情報を同日時２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、会議室ＭＳ３０２で登録する。なお、上述したように、「予約確定」の欄に○になっている場合、予約確定時点で必ず会議参加人数を有用可能な会議室は確保されているので、会議室自体の空きがないということはない（図９のＳ５）。

図１３は、本実施形態に係る会議室確定後予約ＤＢ１１５の一例（その３）を示す。図に示されるように、Ｒ０１の鈴木さんの予約が、２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、会議室ＭＳ３０２で予約されていることが分かる。

Ｓ１９：会議室確定部１５０は、会議室割り当てテーブル上の全ての予約情報に対し会議室が確定すると、会議室確定前予約ＤＢ１１４及び会議室割り当てテーブルに記憶されている同予約情報は抹消しておく。つまり会議室割り当てテーブルの予約情報が全て抹消されれば、本日の会議室確定処理は終了となる。

図１４は、本実施形態に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その２）を示す。図に示されるように、Ｒ０１の鈴木さんと、Ｒ０３の佐藤さんの予約が抹消されていることが分かる。

なお会議室予約サーバ１は、予約を行っている予約者に対し、この会議室確定の結果を通知するようにする。例えば予約者の「連絡先」（メール等）に対し通知することにより、予約者は予約していた予約に対し正式に具体的な会議室が決定されたことを認識できる。つまりここでは、Ｒ０１の鈴木さんと、Ｒ０３の佐藤さんに対し、会議開催の１０日前に具体的な会議室が決定された旨が通知される。

ところで、Ｒ０１の鈴木さんは「予約受付日」２０１１．０５．２２に、Ｒ０３の佐藤さんは「予約受付日」２０１１．０５．２４にそれぞれ予約を行っている（図７）。従来のように予約順であれば、「予約受付日」２０１１．０５．２２において予約した鈴木さんが、２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、会議室ＭＳ３０１をまず先予約する。その２日後の「予約受付日」２０１１．０５．２４において佐藤さんが、２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、会議室ＭＳ３０１を予約しようとすると、鈴木さんの先予約が存在するため、佐藤さんがどうしても会議室ＭＳ３０１を確保しなければならない事情がある場合、鈴木さんの予約を変更しなければならず、予約者（鈴木さん）や会議参加者の混乱を招いてしまうという可能性がある。

本実施形態においては、「予約受付日」ではなく、会議開催の比較的直前まで希望する予約情報を募っておき、例えば１０日前に具体的な会議室が決定されるので、予約変更される自体は生じにくく、少なくとも本例では、鈴木さんの予約変更を回避することができる。仮に具体的な会議室が決定後、例えば会議開催の５日前に、特段の事情で同日時間帯にＭＳ３０１を使用したい他のユーザが現れた場合には、佐藤さんの予約を変更しなければならない。このとき仮に、上述の「確定タイミング」の設定パラメータを例えば１日前と設定しておけば、１日前に具体的な会議室が決定されるため、この場合においても佐藤さんの予約変更を回避することができる。このように「確定タイミング」の設定パラメータを小さくすればするほど、具体的な会議室は会議開催日の直前に決定されるので、予約変更を回避できる可能性は非常に高くなる。つまり予約変更発生の可能性は低減される。

但しこの場合、具体的な会議室は会議開催日の直前まで決まらないので、会議参加者に対し会議が開催される会議室は事前に周知させることはできず、その周知が可能となるのは直前となる。従って、会議が開催される会議室の通知が直前でも構わないような場合（例えばグループミーティング程度の会議開催のまさに直前に会議室が分かればよいような場合）、「確定タイミング」の設定パラメータをできる限り小さくするよう調整し、予約変更発生の可能性を大きく低減させることができる。なお逆に、会議が開催される会議室の通知はある程度事前でなくてはならない場合、「確定タイミング」の設定パラメータをやや大きくするよう調整しうるが、事前周知のメリットと予約変更発生の可能性とのバランスを取るようにするようにするとよい。

[実施形態２]
本実施形態２においては、上述実施形態１に対しキャンセル待ちを行えるようにしたものである。上述したようにユーザは端末２から会議室の予約情報を行うと、会議室予約サーバ１は、予約情報に係る同日時間帯に会議参加人数を収容可能な会議室の空きがあるか否かを判定する。会議室の空きがあればこの予約情報に対し予約が確定するが（「予約確定」○）、会議室の空きがなければこの予約情報に対し予約は確定できない（「予約確定」×）。このとき上述実施形態１では、予約確定できない予約情報に対しては会議室を確保できないので、会議室確定前予約ＤＢ１１４に登録されないものとして説明した（図９のＳ８）。

本実施形態２においては、予約時点で会議室の空きがなく予約情報に対し予約は確定できない場合であっても、後に予約のキャンセルが発生したときのためにキャンセル待ちを行えるようにすることでより、会議室予約時の使い勝手を向上させるものである。

図１５は、本実施形態２に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その１）を示す。図７と比較し、キャンセル待ちを希望するか否かを示す「キャンセル待ち希望」の欄が追加されており、また「予約確定」が×である予約情報を含めて会議室確定前予約ＤＢ１１４に登録される。「予約確定」が×、つまり予約時に会議室の空きがない場合であっても、キャンセル待ちを希望する場合、キャンセル発生に備えてその予約情報を保持しておく必要があるからである。

（予約確定処理）
図１６は、本実施形態２に係る予約確定処理を説明するフローチャートである。以下図９と比較し、異なる点を中心に説明する。

Ｓ１：予約受付部１３０はユーザの端末２から会議室の予約情報を受信すると、入力情報に漏れがないか等を確認し不備がなければ予約情報が受け付けられ、この予約情報を予約確定部１４０に渡す。予約確定部１４０は予約情報を取得すると、Ｓ２へ進み予約確定処理を開始する。本実施形態２に係る予約情報は、例えば、「予約者名（予約者ＩＤ）」山田△△（００３）、「連絡先」ｙａｍａｄａ＠・・・、「予約日」及び「予約時間」２０１１．０６．１１の１０：００〜１２：００、「希望会議室」ＭＳ３０１、「人数」６名に加え、「キャンセル待ち希望」する、との予約情報が入力されたものとする。

Ｓ２：予約確定部１４０は、この入力情報を会議室確定前予約ＤＢ１１４へ登録する（図１５参照）。但し「予約確定」はこの時点では空欄である。

Ｓ３：予約確定部１４０は、会議室情報ＤＢ１１１から、この予約情報を満たす会議室数を取得する。山田さんの予約する予約情報によれば「人数」６名であるので、ここでは例えば図３を参照すると、６名を収容可能な会議室は、ＭＤ３０１及びＭＳ３０２の２つである。

Ｓ４：予約確定部１４０は、会議室確定前予約ＤＢ１１４から、この予約情報と、使用日時間帯が同一又は重複し、かつ同レベルの収容人数の会議室を必要とする他の予約情報を抽出する。ここでは例えば図１５を参照すると、山田さんの予約する「予約日」及び「予約時間」２０１１．０６．１１の１０：００〜１２：００、「人数」６名であるから、２０１１．０６．１１の１０：００〜１２：００の時間帯において、人数５〜６名の予約情報があるかどうかを検索すると、「予約ＩＤ」Ｒ０１、Ｒ０３、Ｒ０６の予約情報が抽出される。

Ｓ５：予約確定部１４０は、今回受け付けた予約情報と同日時間帯にて同収容人数を収容可能な会議室を希望する予約数は、同日時間帯に予約人数を収容可能な実際の会議室数を超えないか否かを判定する。つまり会議室に空きがあるか否かを判定する。ここでは上述のように、予約数は山田さんのほか、鈴木さんと佐藤さんと田中さんの計４であり、会議室数は２である。よってこの場合、予約数は会議室数を超える、つまり会議室に空きがないと判定される。

Ｓ７：Ｓ７へ進むと、予約確定部１４０は、予約数は会議室数を超えると判定しているので、この予約情報の「予約確定」の欄に×を入力する。この時点でいう予約確定（×）とは、予約日時において会議参加人数を収容可能ないずれかの会議室も空いておらず、会議室自体確保できない状態を意味する。

Ｓ８−２：予約確定部１４０は、「予約確定」×の予約情報に対して会議室を確保できていないが、「キャンセル待ち希望」する場合には、会議室確定前予約ＤＢ１１４にそのまま登録しておく。一方、「キャンセル待ち希望」しない場合には、会議室確定前予約ＤＢ１１４に登録しないよう抹消する。

会議室予約サーバ１は、予約を行おうとする予約者に対し、この予約確定の結果（例えばキャンセル待ちです等）を通知するようにする。予約者は予約時、端末２を介して会議室予約サーバ１にアクセスしているので、例えばこの予約確定の結果を端末２の表示装置上に表示する。また併せて「連絡先」（メール等）に対し通知することもできる。

（予約確定後キャンセル待ち処理）
ここでキャンセルは、予約者が会議室予約サーバ１に対し、予約情報のキャンセル指示を入力することにより行われる。ここで、キャンセルのタイミングは、予約確定後にキャンセルする場合、会議室確定後にキャンセルする場合がある。まず予約確定後にキャンセルする場合について説明する。

例えば図１５を参照し、Ｒ０３の佐藤さんが予約確定後（且つ会議室確定前）にキャンセルする場合、予約確定部１４０は、会議室確定前予約ＤＢ１１４からキャンセル対象の予約情報を抹消する。予約確定後にキャンセルする場合か、会議室確定後にキャンセルする場合かは、「確定タイミング」の設定パラメータ値（例えば１０日前）によって判定可能である。即ちＲ０３の「予約日」が１１日以上あるかどうかを見て、１１日以上あれば、予約は未確定であるので、予約確定後にキャンセルする場合と判定できる。なおまた、会議室確定後である場合には、キャンセル対象の予約情報は会議室確定前予約ＤＢ１１４からは抹消され登録されていないので、会議室確定前予約ＤＢ１１４には登録されていれば、予約確定後にキャンセルする場合であることが分かる。

そしてＲ０３の佐藤さんのキャンセルにより、Ｒ０３の予約情報が抹消された場合、予約確定部１４０は、同Ｒ０３が抹消されたことに伴い、「予約確定」×から○へ繰り上げる予約情報があるか否かを判定する。つまり、「予約確定」×の予約情報であって、「キャンセル待ち希望」する、Ｒ０３と同収容人数レベル（５〜６人）の人数、Ｒ０３と同日時間帯の予約情報がある場合、その予約情報の「予約確定」を○へと変更する。複数該当する予約情報がある場合は、「予約受付日」が最も早い予約情報とする。「予約受付日」においてＲ０３の予約情報が存在していなければ、その予約情報が本来「予約確定」○になっていたはずだからである。

ここでは、Ｒ０５、Ｒ０６の予約情報が繰り上げ候補となる。Ｒ０５、Ｒ０６の「予約受付日」は同日であるが、「予約ＩＤ」が早い方が早く予約しているので、Ｒ０５の予約情報の「予約確定」を○へと変更する。これによりＲ０５に対しては少なくとも同日時間帯に人数６名を収容可能な会議室を確保することができたので、Ｒ０５の「連絡先」（メール等）に対しこの旨を通知する。この後会議室確定時刻になると、会議室確定処理を経て、Ｒ０５の予約情報に対し具体的な会議室が割り当てられることになる。

図１７は、本実施形態２に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その２）である。図に示されるように、Ｒ０３の予約情報はキャンセルにより抹消され、代わりにＲ０５の予約情報の「予約確定」が○へと変更されていることが分かる。

なおまた予約確定部１４０は、使用履歴ＤＢ１１２においてキャンセルされた予約情報を登録するとともに、「使用履歴」のステータスに「予約確定後キャンセル」を入力する。ここではＲ０３の佐藤さんが予約確定後にキャンセルしたとする場合、使用履歴ＤＢ１１２において、「予約者名」佐藤××、「予約者ＩＤ」００２、「予約日時」２０１１．０６．１１、１０：００〜１２：００、「会議室」ＭＳ３０１、「使用履歴」予約確定後キャンセル、との使用履歴を登録しておく（非図示）。続いて、会議室確定後にキャンセルする場合について説明する。

（会議室確定処理）
再び図１０を参照する。上述の繰り返しになるが、会議室確定部１５０は会議室確定時刻になると、本日が確定タイミングに該当し、かつ予約確定している予約情報を抽出する。ここでは「予約日」が２０１１．０６．１１である「予約ＩＤ」Ｒ０１、Ｒ０３の予約情報が抽出される。そして上述したようにＲ０１、Ｒ０３の予約情報に対し会議室が割り当てられ、会議室確定後予約ＤＢ１１５において、Ｒ０１の鈴木さんとＲ０３の佐藤さんの予約が予約される（図１３参照）。

図１８は、本実施形態２に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その３）である。図に示されるように、Ｒ０１の鈴木さんとＲ０３の佐藤の予約情報は、会議室が確定すると会議室確定前予約ＤＢ１１４から同予約情報は抹消されていることが分かる。なおＲ０５、Ｒ０６に着目すると、２０１１．０６．１１、１０：００〜１２：００、人数６名収容可能な会議室をキャンセル待ちしている予約情報が残っている。

（会議室確定後キャンセル待ち処理）
図１９は、本実施形態２に係る会議室確定後予約ＤＢ１１５の一例（その１）を示す。Ｒ０３の佐藤さんが会議室確定後にキャンセルする場合、会議室確定部１５０は、会議室確定後予約ＤＢ１１５からキャンセル対象の予約情報を抹消する。図１３と比較すると図に示されるように、Ｒ０３の予約情報はキャンセルにより抹消されていることが分かる。

なおまた会議室確定部１５０は、使用履歴ＤＢ１１２においてキャンセルされた予約情報を登録するとともに、「使用履歴」のステータスに「会議室確定後キャンセル」を入力する。ここではＲ０３の佐藤さんが会議室確定後にキャンセルしたので、使用履歴ＤＢ１１２において、「予約者名」佐藤××、「予約者ＩＤ」００２、「予約日時」２０１１．０６．１１、１０：００〜１２：００、「会議室」ＭＳ３０１、「使用履歴」会議室確定後キャンセル、との使用履歴を登録しておく（非図示）。

図２０は、本実施形態２に係る会議室確定後キャンセル待ち処理を説明するフローチャートである。会議室にキャンセルが発生したことによりキャンセル待ちの予約に対し空きの出た会議室を割り当てる処理である。以下詳しく説明する。

Ｓ２１：会議室確定部１５０は、会議室のキャンセルが発生したか否かを判定する。具体的に、キャンセルは既に会議室を予約（確定）している予約者（例えば佐藤さん）が会議室予約サーバ１に対し、予約情報（例えばＲ０３）のキャンセル指示を入力することにより行われる。

Ｓ２２：会議室確定部１５０は、会議室確定条件１１３から会議室確定条件のうち「会議室割り当て優先度設定」の各設定パラメータを取得する。例えばここでは図６を参照し、会議室確定条件１１３の「予約確定後キャンセル」−１、「会議室確定後キャンセル」−５を取得する。

Ｓ２３：次に会議室確定部１５０は、会議室確定前予約ＤＢ１１４（図１８）から、全ての会議室確定前情報（予約情報）、例えば「予約日」、「予約時間」、「人数」、「キャンセル待ち希望」、「予約確定」等の値を取得する。

Ｓ２４：会議室確定部１５０は、全ての会議室確定前情報（予約情報）の中から、キャンセルされた予約情報と同条件、つまり同日時間帯、同収容人数レベル（５〜６人）の人数、「予約確定」×である予約情報を抽出する。つまりここでは例えば、キャンセルされた予約情報（Ｒ０３の佐藤さん）は、「予約日時」２０１１．０６．１１、１０：００〜１２：００、「人数」６名であるから、同条件の会議室をキャンセル待ちしている予約情報を抽出する。なお抽出できない場合は、キャンセルが発生した予約に代わる予約はないので処理を終了すればよい。ここでは「予約日」及び「予約時間」が２０１１．０６．１１、１０：００〜１２：００、「人数」が６名である「予約ＩＤ」Ｒ０５、Ｒ０６の予約情報が抽出される。

Ｓ２５：ここで会議室確定部１５０は会議室割り当てテーブルを生成し、抽出した予約情報を登録する。図２１は、本実施形態２に係る会議室割り当てテーブルの一例を示す。会議室割り当てテーブルは、会議室確定部１５０が会議室確定処理に使用するもので、メモリ上一時的に生成する。会議室確定部１５０は、抽出された予約情報を順々に会議室割り当てテーブルに登録するが、この時点までにおいては、「予約ＩＤ」Ｒ０５、Ｒ０６の抽出された予約情報は抽出順に登録されていくものとする。

Ｓ２６：会議室確定部１５０は、使用履歴ＤＢ１１２の使用履歴（図５）と、会議室確定条件１１３の会議室割り当て優先度設定（図６）とに基づいて、抽出された「予約者」毎の予約者割り当て優先度を算出する。また算出した予約者割り当て優先度は、会議室割り当てテーブルに登録する。

例えば、抽出された「予約者」である山田さんの予約者割り当て優先度は、使用履歴ＤＢ１１２の使用履歴（図５）を参照すると、「予約確定後キャンセル」１回、「会議室確定後キャンセル」０回の履歴がある。会議室割り当て優先度設定（図６）によれば、優先度は「予約確定後キャンセル」−１、「会議室確定後キャンセル」−５であるので、山田さんの場合、予約者割り当て優先度は、−１である。

また例えば、抽出された「予約者」である田中さんの予約者割り当て優先度は、使用履歴ＤＢ１１２の使用履歴（図５）を参照すると、「予約確定後キャンセル」０回、「会議室確定後キャンセル」１回である。よって田中さんの場合、予約者割り当て優先度は、−５である。

Ｓ２７：会議室確定部１５０は、会議室割り当てテーブルにおいて、抽出した予約情報を予約者割り当て優先度の降順に並べる。ここでは予約者割り当て優先度は、山田さんが−１、田中さんが−５であるから、山田さん、田中さんの順番となるよう並べられる（図２１参照）。

Ｓ２８：次に会議室確定部１５０は、会議室割り当てテーブルを完成させると、予約者割り当て優先度の順位に従って会議室を優先的に割り当てていく。キャンセル枠は１つであるので、具体的にまず会議室割り当てテーブルの最上位エントリーの予約情報を取り出し、その予約情報に対し、会議室（使用会議室）を確定させる。

例えば図１９を参照すると、順位１位のＲ０５の山田さんの予約の場合、２０１１．６．１１、１０：００−１２：００において、希望会議室ＭＳ３０１は空いているので、ＭＳ３０１を確保することが可能である。よって会議室確定部１５０は、会議室確定後ＤＢ１１５に対し、Ｒ０５の山田さんの予約情報を同日時２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、同会議室ＭＳ３０１で登録する。

図２２は、本実施形態２に係る会議室確定後予約ＤＢ１１５の一例（その２）を示す。図１９を比較すると図に示されるように、Ｒ０５の山田さんの予約が、２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、会議室ＭＳ３０１で予約されていることが分かる。

Ｓ２９：会議室確定部１５０は、会議室が確定すると、会議室確定前予約ＤＢ１１４及び会議室割り当てテーブルに記憶されている同予約情報は抹消しておく。具体的に、会議室確定前予約ＤＢ１１４からはＲ０５の予約情報を抹消し、会議室割り当てテーブルからは全予約情報を抹消し、会議室確定後キャンセル待ち処理は終了となる。

図２３は、本実施形態２に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その４）を示す。図１８を比較すると図に示されるように、Ｒ０５の山田さんの予約が抹消されていることが分かる（Ｒ０６の田中さんの予約は維持）。

なお会議室予約サーバ１は、予約を行っている予約者に対し、この会議室確定の結果を通知するようにする。例えば予約者の「連絡先」（メール等）に対し通知することにより、予約者はキャンセル待ちしていた予約に対し正式に具体的な会議室が決定されたことを認識できる。

[実施形態３]
上述実施形態２においては、キャンセル待ちを行えるようにしたものであったが、本実施形態３では、上述実施形態２に対するキャンセル待ち処理のいわば変形例を説明する。

具体的に、上述実施形態２を振り返って説明する。２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、希望会議室ＭＳ３０１の予約情報でもって予約を行っていたＲ０１の鈴木さんと、Ｒ０３の佐藤さんは、会議室開催１０日前のタイミングで行なわれた会議室確定処理により、Ｒ０３の佐藤さんに対しては希望の会議室ＭＳ３０１が、Ｒ０１の鈴木さんに対しては希望外の会議室ＭＳ３０２が割り当てられた（図１３）。

一方その後、Ｒ０３の佐藤さんが会議室確定後において会議室ＭＳ３０１をキャンセルしたため、上述実施形態２の会議室確定後キャンセル待ち処理により、Ｒ０５の山田さんに対して会議室ＭＳ３０１が割り当てられた（図２２）。つまり当初より希望会議室ＭＳ３０１で予約を行っていたＲ０１の鈴木さんは希望外の会議室ＭＳ３０２が割り当てられているのに対し、キャンセル待ちを行っていたＲ０５の山田さんに対し会議室ＭＳ３０１が割り当てられたことになる。

ここで、Ｒ０１の鈴木さんはＲ０３の佐藤さんとの会議室確定処理により、希望外の会議室ＭＳ３０２が割り当てられたものの、Ｒ０３の佐藤さんがこの時点までにキャンセルしていたとすると、つまり会議室確定処理時点でＲ０３の佐藤さんがいなければ、会議室確定処理によりＲ０１の鈴木さんに対して希望の会議室ＭＳ３０１が本来割り当てられるはずである。即ち、Ｒ０３の佐藤さんが会議室確定後において会議室ＭＳ３０１をキャンセルした場合、Ｒ０５の山田さんではなく、Ｒ０１の鈴木さんに対して会議室ＭＳ３０１が割り当てられるべきとも考えられる。

本実施形態３では、上述実施形態２に対するキャンセル待ち処理を変形させ、上述のケースにおいて、Ｒ０１の鈴木さんに対して会議室ＭＳ３０１が割り当てられるキャンセル待ち処理を説明する。

（機能構成）
図２４は、本実施形態３に係る会議室予約サーバ１の主要機能を示す機能ブロック図である。図２と比べ、記憶部１１０において、保存用会議室割り当てテーブル１１６が追加される。保存用会議室割り当てテーブル１１６の具体例、用途等については以降説明していくものとする。

（会議室確定処理）
再び会議室確定処理により、Ｒ０３の佐藤さんに対しては希望の会議室ＭＳ３０１が、Ｒ０１の鈴木さんに対しては希望外の会議室ＭＳ３０２が割り当てられるところから説明する。

図２５は、本実施形態３に係る会議室確定処理を説明するフローチャートである。以下説明する。図１０と比べ、Ｓ１５−２が追加されている。

上述の繰り返しになるが、会議室確定部１５０は会議室確定時刻になると、本日が確定タイミングに該当し、かつ予約確定している予約情報を抽出する。ここでは「予約日」が２０１１．０６．１１である「予約ＩＤ」Ｒ０１、Ｒ０３の予約情報が抽出される。そして上述したようにＲ０１、Ｒ０３の予約情報に対し会議室が割り当てられ、会議室確定後予約ＤＢ１１５において、Ｒ０１の鈴木さんとＲ０３の佐藤さんの予約が予約される（図１３参照）。即ちＲ０３の佐藤さんに対しては希望の会議室ＭＳ３０１が、Ｒ０１の鈴木さんに対しては希望外の会議室ＭＳ３０２が割り当てられた。

このときＳ１５において、会議室確定部１５０は会議室割り当てテーブル（図１１）を生成し、抽出した予約情報を登録するが、本実施形態３に係るＳ１５−２においては、この会議室割り当てテーブルに登録対象の予約情報を、保存用会議室割り当てテーブル１１６に登録（格納）しておくようにする。

図２６は、本実施形態３に係る保存用会議室割り当てテーブル１１６の一例（その１）を示す。ここでは会議室割り当てテーブル（図１１）に登録対象の予約情報はＲ０１の鈴木さんとＲ０３の佐藤さんの予約情報であるので、図に示されるように保存用会議室割り当てテーブル１１６には、Ｒ０１の鈴木さんとＲ０３の佐藤さんの予約情報が格納されていることが分かる。保存用会議室割り当てテーブル１１６には会議室割り当てテーブルに登録対象の予約情報が登録される。会議室割り当てテーブルに登録された予約情報に対しては会議室確定処理により必ず会議室が割り当てられるので、保存用会議室割り当てテーブル１１６に登録されている予約情報は既に会議室が割り当てられている、つまり会議室が確定している予約情報である。なお保存用会議室割り当てテーブル１１６は、メモリ（ＲＡＭ１３等の揮発性）上一時的に生成される会議室割り当てテーブルとは異なり、記憶部１１０（ＲＯＭ１２や補助記憶装置１４等の不揮発性）に保存される。

以上の会議室確定処理により、Ｒ０３の佐藤さんに対しては希望の会議室ＭＳ３０１が、Ｒ０１の鈴木さんに対しては希望外の会議室ＭＳ３０２が割り当てられた。また再び図１８を参照し、会議室確定前予約ＤＢ１１４においては、この時点でＲ０１の鈴木さんとＲ０３の佐藤の予約情報は、会議室が確定すると会議室確定前予約ＤＢ１１４から同予約情報は抹消される（図１５→図１８）。なおＲ０５、Ｒ０６に着目すると、２０１１．０６．１１、１０：００〜１２：００、人数６名収容可能な会議室をキャンセル待ちしている予約情報が残っている。

（会議室確定後キャンセル待ち処理）
本実施形態３においては、Ｒ０３の佐藤さんが会議室確定後にキャンセルする場合、会議室確定後予約ＤＢ１１５（図１３）と、保存用会議室割り当てテーブル１１６（図２６）とからキャンセル対象の予約情報を抹消する。よってこのとき会議室確定後予約ＤＢ１１５については、図１９を参照し、図１３と比較すると図に示されるように、Ｒ０３の予約情報はキャンセルにより抹消されていることが分かる。

図２７は、保存用会議室割り当てテーブル１１６の一例（その２）を示す。図２６と比較すると図に示されるように保存用会議室割り当てテーブル１１６には、Ｒ０３の佐藤さんの予約情報はキャンセルにより抹消されていることが分かる。

なおまた会議室確定部１５０は、使用履歴ＤＢ１１２においてキャンセルされた予約情報を登録するとともに、「使用履歴」のステータスに「会議室確定後キャンセル」を入力する。ここではＲ０３の佐藤さんが会議室確定後にキャンセルしたので、使用履歴ＤＢ１１２において、「予約者名」佐藤××、「予約者ＩＤ」００２、「予約日時」２０１１．０６．１１、１０：００〜１２：００、「会議室」ＭＳ３０１、「使用履歴」会議室確定後キャンセル、との使用履歴を登録しておく（非図示）。

図２８は、本実施形態３に係る会議室確定後キャンセル待ち処理を説明するフローチャートである。以下詳しく説明する。

Ｓ３１：会議室確定部１５０は、会議室のキャンセルが発生したか否かを判定する。具体的に、キャンセルは既に会議室を予約（確定）している予約者（例えば佐藤さん）が会議室予約サーバ１に対し、予約情報（例えばＲ０３）のキャンセル指示を入力することにより行われる。

Ｓ３２：会議室確定部１５０は、保存用会議室割り当てテーブル１１６を取得する。

Ｓ３３：会議室確定部１５０は、保存用会議室割り当てテーブル１１６内に予約情報があるか否かを判定する。ここでの保存用会議室割り当てテーブル１１６（図２７）には、Ｒ０１の鈴木さんの予約情報があるのでＳ３４へ進む。なお保存用会議室割り当てテーブル１１６に予約情報がない場合、図２０のフローへ進む。会議室確定前予約ＤＢ１１４において、「キャンセル待ち希望」する入力情報に対し、キャンセルの出た会議室を割り当てるためである。

Ｓ３４：会議室確定部１５０は、会議室確定条件１１３から会議室確定条件のうち「会議室割り当て優先度設定」の各設定パラメータを取得する。例えばここでは図６を参照し、会議室確定条件１１３の「予約確定後キャンセル」−１、「会議室確定後キャンセル」−５を取得する。

Ｓ３５：次に会議室確定部１５０は、保存用会議室割り当てテーブル１１６（図２７）から、予約情報、例えば「予約日」、「予約時間」、「希望会議室」、「人数」等の値を取得する。

Ｓ３６：会議室確定部１５０は、保存用会議室割り当てテーブル１１６の全ての予約情報の中から、キャンセルされた予約情報と同条件、つまり同日時間帯、同収容人数レベル（５〜６人）の人数、希望会議室である予約情報を抽出する。つまりここでは例えば、キャンセルされた予約情報（Ｒ０３）は、「予約日時」２０１１．０６．１１、１０：００〜１２：００、「人数」６名、「会議室」ＭＳ３０１であるから、同条件の会議室をキャンセル待ちしている予約情報を抽出する。なお抽出できない場合は、保存用会議室割り当てテーブル１１６上、キャンセルが発生した予約に代わる予約はないので、図２０のフローへ進む。ここでは「予約日」及び「予約時間」が２０１１．０６．１１、１０：００〜１２：００、「人数」６名、「希望会議室」ＭＳ３０１である「予約ＩＤ」Ｒ０１の予約情報が抽出される。

Ｓ３７：ここで会議室確定部１５０は会議室割り当てテーブルを生成し、抽出した予約情報を登録する。図２９は、本実施形態３に係る会議室割り当てテーブルの一例を示す。会議室割り当てテーブルは、会議室確定部１５０が会議室確定処理に使用するもので、メモリ上一時的に生成する。会議室確定部１５０は、抽出された予約情報を順々に会議室割り当てテーブルに登録するが、ここでは１件のみ、抽出された「予約ＩＤ」Ｒ０１の予約情報が登録される。

Ｓ３８：会議室確定部１５０は、使用履歴ＤＢ１１２の使用履歴（図５）と、会議室確定条件１１３の会議室割り当て優先度設定（図６）とに基づいて、抽出された「予約者」毎の予約者割り当て優先度を算出する。また算出した予約者割り当て優先度は、会議室割り当てテーブルに登録する。

例えば、抽出された「予約者」である鈴木さんの予約者割り当て優先度は、使用履歴ＤＢ１１２の使用履歴（図５）を参照すると、「予約確定後キャンセル」１回、「会議室確定後キャンセル」１回の履歴があるので、鈴木さんの場合、予約者割り当て優先度は、−６である。

Ｓ３９：会議室確定部１５０は、会議室割り当てテーブルにおいて、抽出した予約情報を予約者割り当て優先度の降順に並べる。ここでは１件のみ、つまり「予約ＩＤ」Ｒ０１の鈴木さんのみの予約情報しかないので、無条件で鈴木さんが最上位の順位１位となる。よってこのように会議室割り当てテーブルの登録が１件のみの場合は、Ｓ３８、Ｓ３９は省略可能である。一方複数の予約情報がある場合には上述したように順位順に並べられることになる。

Ｓ４０：次に会議室確定部１５０は、会議室割り当てテーブルを完成させると、予約者割り当て優先度の順位に従って会議室を優先的に割り当てていく。キャンセル枠は１つであるので、具体的にまず会議室割り当てテーブルの最上位エントリーの予約情報を取り出し、その予約情報に対し、会議室（使用会議室）を確定させる。

図３０は、本実施形態３に係る会議室確定後予約ＤＢ１１５の一例を示す。図１９を比較すると図に示されるように、Ｒ０１の鈴木さんの予約が、２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、会議室ＭＳ３０２に代えて会議室ＭＳ３０１で予約されていることが分かる。

Ｓ４１：会議室確定部１５０は、会議室が確定すると、会議室割り当てテーブルのみならず、保存用会議室割り当てテーブル１１６に記憶されている同予約情報は抹消しておく。具体的に、保存用会議室割り当てテーブル１１６からはＲ０１の予約情報を抹消し、会議室割り当てテーブルからは全予約情報を抹消する。

なお会議室予約サーバ１は、予約を行っている予約者に対し、この会議室確定の結果を通知するようにする。例えば予約者（鈴木さん）の「連絡先」（メール等）に対し通知することにより、予約者は希望していた会議室が確保できたことを認識できる。

Ｓ４１ののち再びＳ３３へ戻る。これまで説明してきたように、Ｒ０１の鈴木さんの予約に対しては会議室ＭＳ３０２が割り当てられていたところ、希望会議室ＭＳ３０１のキャンセルが出たことにより、Ｒ０１の鈴木さんに対し会議室ＭＳ３０１が割り当てられた。すると今度は、Ｒ０１の鈴木さんの予約に対して割り当てられていた会議室ＭＳ３０２のキャンセルが出たことになるため、再びＳ３３へ戻ることで、会議室ＭＳ３０２に対する会議室確定後キャンセル待ち処理を行う必要があるからである。

以上のように本実施形態３においては、会議室のキャンセルが出た場合、まず保存用会議室割り当てテーブル１１６に記憶されている予約情報に対し、優先的にキャンセルの出た会議室を割り当て、その後（図２０のフローへ）、実施形態２のように、会議室確定前予約ＤＢ１１４において、「キャンセル待ち希望」する入力情報に対し、キャンセルの出た会議室を割り当てる。保存用会議室割り当てテーブル１１６に登録されている予約情報は既に会議室が割り当てられている、つまり会議室が確定している予約情報であるところ、上述のＲ０１の鈴木さんのように会議室確定処理によって希望外の会議室（例えばＭＳ３０２）が割り当てられた予約者に対し、一旦は希望外の会議室が割り当てられたとしても、希望する会議室のキャンセルが出た場合、当初より希望の会議室をあらためて割り当てることができるからである。

即ち具体的にいえば、２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、希望会議室ＭＳ３０１の予約情報でもって予約を行っていたＲ０１の鈴木さんと、Ｒ０３の佐藤さんは、会議室開催１０日前のタイミングで行なわれた会議室確定処理により、Ｒ０３の佐藤さんに対しては希望の会議室ＭＳ３０１が、Ｒ０１の鈴木さんに対しては希望外の会議室ＭＳ３０２が割り当てられた（図１３）。その後、Ｒ０３の佐藤さんが会議室確定後において会議室ＭＳ３０１をキャンセルしたため、Ｒ０１の鈴木さんに対して当初より希望の会議室ＭＳ３０１が割り当てられたものである。

なお会議室確定前予約ＤＢ１１４（図１８）において、Ｒ０５の山田さんやＲ０６の田中さんも同日時間帯のＭＳ３０１相当の会議室をキャンセル待ちしているものの、本実施形態３では、保存用会議室割り当てテーブル１１６に記憶されている予約情報に対し、優先的にキャンセルの出た会議室ＭＳ３０１が割り当てられたため、Ｒ０５の山田さんにはキャンセルの出た会議室ＭＳ３０１は割り当てられなかったことになる。

[実施形態４]
上述実施形態３においては、一旦は希望外の会議室が割り当てられた場合（会議室確定後）であっても、希望する会議室のキャンセルが出た場合、当初より希望の会議室をあらためて割り当てるようにした。しかしながら、希望外の会議室とはいえ一旦は会議室が確定しており、予約者は会議参加者に対し、会議開催の会議室として案内済みである可能性がある。その後、希望する会議室のキャンセルが出て、当初より希望の会議室が割り当てられた場合、予約者は会議参加者に対し、会議開催の会議室変更を行わなければならない。

そこで本実施形態４においては、会議室予約時において、一旦は希望外の会議室が割り当てられた場合、それ以降に希望に合う会議室が空いたら変更するか否かを指定できるようにする。また希望に合う会議室が空いたら変更する場合、会議開催日の何日前までなら変更するかを示す日数を指定できるようにする。このようにすることにより、一切会議室変更を望まないユーザ、希望の会議室を予約できるのであれば会議室変更を許容するユーザというように多様なユーザニーズに応じることができるようにするものである。以下ケース毎に説明する。

＜「希望に合う会議室が空いたら変更するか」、しないケース＞
図３１は、本実施形態４に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その１）を示す。これまでの会議室確定前予約ＤＢ１１４と比較し、一希望外の会議室が割り当てられた場合それ以降に希望に合う会議室が空いたら会議室を変更するか否かを示す「希望に合う会議室が空いたら変更する」、希望に合う会議室が空いたら変更する場合に会議開催日の何日前なら変更を許容する日数を示す「会議開催日の何日前なら変更するか」の欄が追加されている。例えば、Ｒ０１の鈴木さんは会議室予約時、「予約日」等の予約情報とともに、「希望に合う会議室が空いたら変更するか」しない、「会議開催日の何日前なら変更するか」−、との入力を行っていることが分かる。つまりこの場合、鈴木さんは会議室変更を望まない。

（会議室確定処理）
再び会議室確定処理により、Ｒ０３の佐藤さんに対しては希望の会議室ＭＳ３０１が、Ｒ０１の鈴木さんに対しては希望外の会議室ＭＳ３０２が割り当てられるところから説明する。

再び図２５を参照する。上述の繰り返しになるが、会議室確定部１５０は会議室確定時刻になると、本日が確定タイミングに該当し、かつ予約確定している予約情報を抽出する。ここでは「予約日」が２０１１．０６．１１である「予約ＩＤ」Ｒ０１、Ｒ０３の予約情報が抽出される。そして上述したようにＲ０１、Ｒ０３の予約情報に対し会議室が割り当てられ、会議室確定後予約ＤＢ１１５において、Ｒ０１の鈴木さんとＲ０３の佐藤さんの予約が予約される（図１３参照）。即ちＲ０３の佐藤さんに対しては希望の会議室ＭＳ３０１が、Ｒ０１の鈴木さんに対しては希望外の会議室ＭＳ３０２が割り当てられた。

このとき本実施形態４に係るＳ１５−２においては、この会議室割り当てテーブルに登録対象の予約情報の全てを保存用会議室割り当てテーブル１１６に登録するわけではなく、「希望に合う会議室が空いたら変更するか」する、となっている予約情報のみを登録する。

図３２は、本実施形態４に係る保存用会議室割り当てテーブル１１６の一例（その１）を示す。Ｓ１５では会議室割り当てテーブル（図１１）に登録対象の予約情報はＲ０１の鈴木さんとＲ０３の佐藤さんの予約情報であるが、図に示されるように保存用会議室割り当てテーブル１１６には、Ｒ０３の佐藤さんの予約情報のみが格納されていることが分かる。図３１を参照すると、Ｒ０１の鈴木さんは、「希望に合う会議室が空いたら変更するか」しない、Ｒ０３の佐藤さんは、「希望に合う会議室が空いたら変更するか」する、となっているからである。なおまた本実施形態４に係る保存用会議室割り当てテーブル１１６には、「会議開催日の何日前なら変更するか」の欄が追加されており、Ｒ０３の佐藤さんの場合５日となっている。

（会議室確定後キャンセル待ち処理）
本実施形態４においても、Ｒ０３の佐藤さんが会議室確定後にキャンセルする場合、上述したように会議室確定後予約ＤＢ１１５（図１３）と、保存用会議室割り当てテーブル１１６（図２６）とからキャンセル対象の予約情報を抹消する。よってこのとき会議室確定後予約ＤＢ１１５については、図１９を参照し、図１３と比較すると図に示されるように、Ｒ０３の予約情報はキャンセルにより抹消されていることが分かる。

図３３は、本実施形態４に係る保存用会議室割り当てテーブル１１６の一例（その２）を示す。図３２と比較すると図に示されるように保存用会議室割り当てテーブル１１６には、Ｒ０３の佐藤さんの予約情報はキャンセルにより抹消されていることが分かる。

さて再び図２８を参照する。Ｓ３３にて、会議室確定部１５０は、保存用会議室割り当てテーブル１１６内に予約情報があるか否かを判定する。ここでの保存用会議室割り当てテーブル１１６（図３３）には、予約情報がないので図２０のフローへ進む。つまり、Ｒ０１の鈴木さんは、「希望に合う会議室が空いたら変更するか」しない、と指定したので保存用会議室割り当てテーブル１１６に登録されず、そのため会議室確定後キャンセル待ち処理の対象にならない。つまり一旦確定している会議室ＭＳ３０２が以降、変更されることはない。

また仮にＳ３３にて、保存用会議室割り当てテーブル１１６内に何らか予約情報（Ｒ０１の鈴木さんとは無関係の予約情報）がある場合には、Ｓ３４へ進むが、保存用会議室割り当てテーブル１１６内にＲ０１の鈴木さんの予約情報が登録されていない以上、会議室確定後キャンセル待ち処理の対象にならない。つまり一旦確定している会議室ＭＳ３０２が以降、変更されることはない。

＜「希望に合う会議室が空いたら変更するか」、するケース＞
図３４は、本実施形態４に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その２）を示す。ここで、Ｒ０１の鈴木さんは会議室予約時、「予約日」等の予約情報とともに、「希望に合う会議室が空いたら変更するか」する、「会議開催日の何日前なら変更するか」３、との入力を行っていることが分かる。つまりこの場合、鈴木さんは希望の会議室を予約できるのであれば会議室変更を許容する。

（会議室確定処理）
再び会議室確定処理により、Ｒ０３の佐藤さんに対しては希望の会議室ＭＳ３０１が、Ｒ０１の鈴木さんに対しては希望外の会議室ＭＳ３０２が割り当てられるところから説明する。

再び図２５を参照する。上述の繰り返しになるが、会議室確定部１５０は会議室確定時刻になると、本日が確定タイミングに該当し、かつ予約確定している予約情報を抽出する。ここでは「予約日」が２０１１．０６．１１である「予約ＩＤ」Ｒ０１、Ｒ０３の予約情報が抽出される。そして上述したようにＲ０１、Ｒ０３の予約情報に対し会議室が割り当てられ、会議室確定後予約ＤＢ１１５において、Ｒ０１の鈴木さんとＲ０３の佐藤さんの予約が予約される（図１３参照）。即ちＲ０３の佐藤さんに対しては希望の会議室ＭＳ３０１が、Ｒ０１の鈴木さんに対しては希望外の会議室ＭＳ３０２が割り当てられた。

このとき本実施形態４に係るＳ１５−２においては、この会議室割り当てテーブルに登録対象の予約情報の全てを、保存用会議室割り当てテーブル１１６に登録するわけではなく、「希望に合う会議室が空いたら変更するか」する、となっている予約情報のみを登録する。

図３５は、本実施形態４に係る保存用会議室割り当てテーブル１１６の一例（その３）を示す。Ｓ１５では会議室割り当てテーブル（図１１）に登録対象の予約情報はＲ０１の鈴木さんとＲ０３の佐藤さんの予約情報であるが、図に示されるように保存用会議室割り当てテーブル１１６にも、Ｒ０１の鈴木さんとＲ０３の佐藤さんの予約情報が格納されていることが分かる。図３４を参照すると、Ｒ０１の鈴木さんとＲ０３の佐藤さんは、「希望に合う会議室が空いたら変更するか」する、となっているからである。なおまた本実施形態４に係る保存用会議室割り当てテーブル１１６は、「会議開催日の何日前なら変更するか」の欄が追加されており、Ｒ０１鈴木さんの場合３日、Ｒ０３の佐藤さんの場合５日となっている。

さてここで、本実施形態４に係る会議室確定部１５０は、例えば１日１回（例えば午前０時）、この保存用会議室割り当てテーブル１１６のメンテナンスを行う。つまり、「予約日」と本日の日付との差分が、「会議開催日の何日前なら変更するか」の値よりも小さい場合、当該エントリー（入力情報）を削除する。

例えば図３５を参照し、本日の日付が２０１１．０６．０８とすると、Ｒ０１の場合、「予約日」は２０１１．０６．１１であるので本日の日付との差分は、３である。「会議開催日の何日前なら変更するか」の値３よりも小さくないので、削除しない。つまり会議開催日に対し３日前なのでまだこのＲ０１のエントリー（入力情報）は有効とすべく登録を維持する。また本日の日付が２０１１．０６．０９とすると、Ｒ０１の場合、「予約日」は２０１１．０６．１１であるので本日の日付との差分は、２である。「会議開催日の何日前なら変更するか」の値３よりも小さいので、Ｒ０１のエントリー（入力情報）を削除する。つまり会議開催日に対し３日前を切ったのでこのＲ０１のエントリー（入力情報）は無効とすべく登録を削除する。

（会議室確定後キャンセル待ち処理）
本実施形態４においても、Ｒ０３の佐藤さんが会議室確定後にキャンセルする場合、上述したように会議室確定後予約ＤＢ１１５（図１３）と、保存用会議室割り当てテーブル１１６（図２６）とからキャンセル対象の予約情報を抹消する。よってこのとき会議室確定後予約ＤＢ１１５については、図１９を参照し、図１３と比較すると図に示されるように、Ｒ０３の予約情報はキャンセルにより抹消されていることが分かる。

図３６は、本実施形態４に係る保存用会議室割り当てテーブル１１６の一例（その４）を示す。図３５と比較すると図に示されるように保存用会議室割り当てテーブル１１６には、Ｒ０３の佐藤さんの予約情報はキャンセルにより抹消されていることが分かる。

さて再び図２８を参照する。Ｓ３３にて、会議室確定部１５０上述の会議室確定部１５０による保存用会議室割り当てテーブル１１６のメンテナンス、つまりＲ０１のエントリー（入力情報）の有無で事情は異なってくる。

例えば本日の日付が２０１１．０６．０９とし、会議開催日に対し３日前を切っている場合、Ｒ０１のエントリー（入力情報）は保存用会議室割り当てテーブル１１６上から削除されている。この場合、保存用会議室割り当てテーブル１１６（図３３）には、予約情報がないので図２０のフローへ進む。つまり、Ｒ０１の鈴木さんは、希望に合う会議室が空いたら変更する、と指定はしたものの、変更は会議開催日の３日前までと指定していたので、保存用会議室割り当てテーブル１１６からこの時点で既に削除され、そのため会議室確定後キャンセル待ち処理の対象にならない。つまりこの時点では一旦確定している会議室ＭＳ３０２が以降、変更されることはない。

また仮にＳ３３にて、保存用会議室割り当てテーブル１１６内に何らか予約情報（Ｒ０１の鈴木さんとは無関係の予約情報）がある場合には、Ｓ３４へ進むが、保存用会議室割り当てテーブル１１６内にＲ０１の鈴木さんの予約情報が登録されていない以上、会議室確定後キャンセル待ち処理の対象にならない。つまりこの時点では一旦確定している会議室ＭＳ３０２が以降、変更されることはない。

一方、例えば本日の日付が２０１１．０６．０８とし、会議開催日に対し３日前を切っていない場合、Ｒ０１のエントリー（入力情報）は保存用会議室割り当てテーブル１１６上に登録されている。この場合、Ｓ３４以降へ進み、Ｒ０１の鈴木さんに対し、キャンセルの出た会議室ＭＳ３０１が割り当てられることは実施形態３において上述したとおりである。

[補足]
以上の実施形態においては、予約者が会議室を予約するにあたっての希望として、具体的な「希望会議室」を指定して予約することが可能であった。しかしながら、具体的な会議室のみならず、備品という観点から、具体的な備品（備品を備える会議室）を希望できるようにすることも可能である。この場合、予約者は会議室予約時、予約情報として「希望備品」を指定する。

図４のように備品は、例えばＰ（プロジェクタ）、Ｈ（ホワイトボード）、Ｃ（予備椅子）があり、これら備品の有無が会議室毎に会議室情報ＤＢ１１１に登録されている。会議室予約サーバ１はこの情報を使用して、会議室の予約確定処理や会議室確定処理を行う。例えば、予約者が会議室予約時、「希望備品」としてＰ（プロジェクタ）を指定した場合、「希望備品」Ｐを備える会議室が空いているか否かが判定されたうえ、予約情報として「希望備品」Ｐが会議室確定前予約ＤＢ１１４に登録される。また上述のキャンセル待ちにおいても、備品という観点から、予約確定後キャンセル待ち処理や会議室確定後キャンセル待ち処理を行うようにすることも可能であることはいうまでもない。

[実施形態５]
（ネットワーク構成）
図３７は、本実施形態に係る会議室予約システム１００のネットワーク構成図である。図に示されるように会議室予約システム１００は、会議室予約サーバ１、端末２に加え、プロジェクタ４及びホワイトボード5など会議室の備品がネットワーク３を介し接続される。なお、会議に利用される備品には、椅子なども存在するが、本実施形態では、特にネットワークに接続されうる備品装置、即ち例えば、プロジェクタ４やホワイトボード5がある。

プロジェクタ４は、会議室に配置された備品の１つで、画像・映像を投影する表示装置である。ホワイトボード５は、会議室に配置された備品の１つで、印刷機能がついた電子ホワイトボードである。ネットワーク３は、会議室予約サーバ１と端末２に加え、会議室予約サーバ１とプロジェクタ４及びホワイトボード５とを相互通信可能に接続する。また、これにより、本実施形態に係るプロジェクタ４、ホワイトボード５は、自装置で記録し収集していた動作ログを会議室予約サーバ１に対し送信する。

ユーザは会議室の予約を行うに際し、端末２を操作して会議室予約サーバ１に対しアクセスする。ユーザは端末２の表示装置上に表示される予約受付画面から、予約日時、人数、希望会議室（備品利用の有無を含む）等の入力を行うことにより、会議室を予約、確保する。

なお、上述してきたように、このときは会議室予約の可否のみが決められ、具体的な会議室の指定は保留される。また会議室予約サーバ１は、会議開催日の所定数日前において、具体的な会議室を確定させ、確定した会議室をユーザの端末２に対し通知する。その後、ユーザは予約日時、確定した会議室に於いて会議を行う。

（機能構成）
図３８は、本実施形態に係る備品装置の主要機能を示す機能ブロック図である。備品装置は、具体的には、上述したように、プロジェクタ４、ホワイトボード５などである。プロジェクタ４及びホワイトボード５は、主要な機能として、使用履歴記録部４０１、使用履歴転送部４０２、使用履歴ＤＢ４０３を含み構成される。

使用履歴記録部４０１は、自装置の動作に基づいて、動作ログを使用履歴ＤＢ４０２に記録する。

使用履歴転送部４０２は、使用履歴ＤＢ４０２に記録、蓄積された動作ログを、ネットワーク３を介し会議室予約サーバ１に転送する。転送タイミングとしては、動作ログ上、電源ＯＮからＯＦＦの間隔で１つの動作ログとして転送しうる。

使用履歴ＤＢ４０２は、自装置の動作ログを記録、蓄積する。

図３９は、本実施形態に係るプロジェクタ４の使用履歴の一例を示す。例えば、使用履歴は、少なくとも「使用開始時刻」、「使用終了時刻」を含み、装置の動作に関する履歴項目から構成される。勿論、履歴項目は、装置の種類ごとに依存するため、例えば、ホワイトボード５の履歴項目であれば、「投影時間」、「投影枚数」といったものは含まない。

（使用履歴ＤＢ１１２）
図４０は、本実施形態に係る使用履歴ＤＢ１１２の一例を示す。使用履歴ＤＢ１１２は、上述したように、会議室予約サーバ１上の会議室予約・会議室の使用履歴情報が格納される。また、図４と比較し、本実施形態に係る使用履歴ＤＢ１１２では、新たに、会議室の備品の使用履歴情報（例えば、「プロジェクタ使用履歴」）が追加され格納される。

なお、説明の都合上、会議室の使用履歴を示す「会議室使用履歴」も一部変更した。またここでは、備品の使用履歴情報の一例として、「プロジェクタ使用履歴」の例を取り上げるため、「ホワイトボード使用履歴」は非図示である。但し勿論、「ホワイトボード使用履歴」も会議室情報ＤＢ１１１内に追加されうる。

「会議室使用履歴」（図４の「使用履歴」に相当）は、上述したように、実際の会議室の使用実績を示す。

次に、「プロジェクタ使用履歴」は、会議室の備品であるプロジェクタの使用実績を示し、具体的には、「使用開始時刻」、「使用終了時刻」、「使用率」を含む。例えば、予約者が予約したとおりに実際に会議室を使用した場合は使用した「使用開始時刻」、「使用終了時刻」が格納される。この「使用開始時刻」、「使用終了時刻」は、プロジェクタ４から転送された動作ログに基づく電源ＯＮ時刻、ＯＦＦ時刻である。「使用率」は、会議室予約時間に対する実際の使用時間（本実施例では電源がONである時間）の割合である。例えば、２時間の会議室予約に対してプロジェクタの電源を入れていた時間が１時間の場合、「使用率」は５０％となる。また、「予約確定後キャンセル」あるいは「会議室確定後キャンセル」の場合、あるいはプロジェクタを配置していない会議室に付属するプロジェクタ使用履歴は当然ないため、「-」となる。

なお、この「プロジェクタ使用履歴」の情報は、そのステータスが判明したタイミングで入力される。具体的には、「プロジェクタ使用履歴」は、プロジェクタ４から転送された動作ログ（「使用開始時刻」、「使用終了時刻」を含む）に基づくため、動作ログを受信したタイミングで入力されうる。

（会議室確定前予約ＤＢ１１４）
図４１は、本実施形態に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その１）を示す。図７と比較し、本実施形態に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４には、希望会議室に配置されている備品のうち使用したい備品を識別する情報を示す「希望備品」が追加され記憶されている。

「予約確定」は、上述したように、予約確定の可否を示す識別子である。ユーザから予約を受け付けた時点で、その予約情報により特定される予約日時に、会議参加人数を収容可能な会議室が少なくともいずれか空いていれば、会議室確保可であるので予約確定（○）となる。一方、予約日時に、会議参加人数を収容可能な会議室がこれ以上空いていなければ、会議室確保不可であるので予約確定不可（×）となる。

例えば図中、「予約ＩＤ」Ｒ０３、「予約受付日時」２０１１．０５．２４、「予約者名（予約者ＩＤ）」佐藤××（００２）の予約情報は、佐藤さんによる予約情報である。そして「予約日」及び「予約時間」２０１１．０６．１１の１０：００〜１２：００において、会議参加人数６名を収容可能な希望会議室としてＭＳ３０１の会議室を予約している。また、会議室とともに、ＭＳ３０１の会議室に配置されているプロジェクタ（Ｐ）の使用も希望している（例えば、「希望備品」：Ｐ）。

なお、会議室情報ＤＢ１１１（例えば、再び図４参照）によれば、会議参加人数６名を収容可能であって、プロジェクタを備えた会議室は、ＭＳ３０１のみであることを言及しておく。

＜情報処理＞
次に、本実施形態に係る会議室予約サーバ１における情報処理・動作を説明する。ここでは、既に予約確定処理（例えば、図９）は完了したものとし、これにより、会議室確定前予約ＤＢ１１４には、図４１に示される予約情報が記憶されているものとする。この場合において、以下の会議室確定処理を説明する。

図４２は、本実施形態に係る会議室確定処理を説明するフローチャートである。本実施形態では、図１０を比べ、Ｓ１７とＳ１８との間に、Ｓ２０〜Ｓ２２が追加される。以下、異なる点を中心に詳しく説明する。

Ｓ１１：会議室確定部１５０は、会議室確定時刻になったか否かを判定する。会議室確定部１５０は会議室確定時刻になると、会議室確定処理を開始する。

Ｓ１２：会議室確定部１５０は、会議室確定時刻（例えば午前０時）になると、会議室確定処理を開始し、まず会議室確定条件１１３から会議室確定条件である「確定タイミング」、「会議室割り当て優先度設定」の各設定パラメータを取得する。例えばここでは図６を参照し、会議室確定条件１１３の「確定タイミング」（会議開催日の）１０日前、「予約確定後キャンセル」−１、「会議室確定後キャンセル」−５を取得する。

Ｓ１３：次に会議室確定部１５０は、会議室確定前予約ＤＢ１１４から、全ての会議室確定前情報（予約情報）の「予約日」、「予約確定」の値を取得する。

Ｓ１４：会議室確定部１５０は、取得した全ての会議室確定前情報（予約情報）の中から、「予約日」、「確定タイミング」の値に基づいて、本日が確定タイミングに該当し、かつ予約確定している予約情報（会議室確定前情報ともいう）を抽出する。例えば、「確定タイミング」は１０日前、本日が２０１1年６月１日であるとすると、抽出対象は、本日から１０日後に会議開催予定の予約となるので、図４１を参照し、ここでは「予約日」が２０１１．０６．１１であって、「予約確定」○である「予約ＩＤ」Ｒ０１、Ｒ０３の予約情報が抽出される。

Ｓ１５：ここで会議室確定部１５０は会議室割り当てテーブルを生成し、抽出した予約情報を登録する。図４３は、本実施形態に係る会議室割り当てテーブルの一例（その１）を示す。会議室割り当てテーブルは、上述したように、会議室確定部１５０が会議室確定処理に使用するもので、メモリ上一時的に生成する。会議室確定部１５０は、抽出された予約情報を順々に会議室割り当てテーブルに登録するが、この時点までにおいては、「予約ＩＤ」Ｒ０１、Ｒ０３の抽出された予約情報が抽出順に登録されていく。

Ｓ１６：会議室確定部１５０は、使用履歴ＤＢ１１２の使用履歴（図４０）と、会議室確定条件１１３の会議室割り当て優先度設定（図６）とに基づいて、抽出された「予約者」毎の予約者割り当て優先度を算出する。

例えば、抽出された「予約者」である鈴木さんの予約者割り当て優先度は、使用履歴ＤＢ１１２の使用履歴（図４０）を参照すると、「予約確定後キャンセル」1回、「会議室確定後キャンセル」1回の履歴がある。会議室割り当て優先度設定（図６）によれば、優先度は「予約確定後キャンセル」−１、「会議室確定後キャンセル」−５であるので、鈴木さんの場合、予約者割り当て優先度は、−６である。

また例えば、抽出された「予約者」である佐藤さんの予約者割り当て優先度は、使用履歴ＤＢ１１２の使用履歴（図４０）を参照すると、「予約確定後キャンセル」１回、「会議室確定後キャンセル」１回である。よって佐藤さんの場合、予約者割り当て優先度は、鈴木さん同様、−６である。

Ｓ１７：会議室確定部１５０は、会議室割り当てテーブルにおいて、抽出した予約情報を予約者割り当て優先度の降順に並べる。ここでの例の場合、予約者割り当て優先度は、鈴木さん、佐藤さんともに、−６であるから、受け付けた順のまま、鈴木さん、佐藤さんの順番となるよう並べられる（図４３参照）。

Ｓ２０：次に、会議室確定部１５０は、並び替えた会議室割り当てテーブルの中で、「使用者割り当て優先度」が、同じ予約で、かつ予約時間・希望会議室・希望備品も同じ予約情報があるかを確認し抽出する。例えば、図４２を参照し、「使用者割り当て優先度」が「−６」で同じで、「予約時間」が１０：００〜１２：００、「希望会議室」がＭＳ３０１、「希望備品」がプロジェクタ（Ｐ）である「予約ＩＤ」Ｒ０１、Ｒ０３の予約情報が、この条件に該当し、抽出される。なお、抽出できない場合は、Ｓ１８へ進めばよい。

Ｓ２１：会議室確定部１５０は、使用履歴ＤＢ１１２の使用履歴（図４０）に基づいて、抽出された「予約者」毎の平均の「備品使用率」を算出する。

例えば、抽出された「予約者」である鈴木さんの平均備品使用率は、使用履歴ＤＢ１１２の「プロジェクタ使用履歴」（図４０）を参照すると、「使用率」：５０％との履歴が1回あるので、鈴木さんの平均の「備品使用率」は、５０％である。

また例えば、抽出された「予約者」である佐藤さんの平均備品使用率は、使用履歴ＤＢ１１２の「プロジェクタ使用履歴」（図４０）を参照すると、「使用率」：１００％との履歴が２回あるので、佐藤さんの平均の「備品使用率」は、１００％である。

Ｓ２２：次に、会議室確定部１５０は、会議室割り当てテーブルにおいて、抽出した予約情報を備品使用率降順に並べる。

図４４は、本実施形態に係る会議室割り当てテーブルの一例（その２）を示す。ここでは、「備品使用率」は、佐藤さんが１００％、鈴木さんが５０％であるから、図に示されるように、佐藤さん、鈴木さんの順番となるよう並べられる。

Ｓ１８：次に会議室確定部１５０は、会議室割り当てテーブルを完成させると、予約者割り当て優先度の順位に従って会議室を優先的に割り当てていく。具体的にまず、会議室割り当てテーブルの最上位エントリーの予約情報を取り出す。そして会議室確定後ＤＢ１１５を参照し、その予約情報による予約日時において希望会議室の予約状況を確認し、空きがある場合、その予約情報に対し、会議室（使用会議室）を確定させる。

例えば図４４を参照すると、順位１位のＲ０３の佐藤さんの予約の場合、２０１１．６．１１、１０：００−１２：００において、希望会議室ＭＳ３０１は空いているので、ＭＳ３０１を確保することが可能である。よって会議室確定部１５０は、会議室確定後ＤＢ１１５に対し、Ｒ０３の佐藤さんの予約情報を同日時２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、同会議室ＭＳ３０１で登録する。

図４５は、本実施形態に係る会議室確定後予約ＤＢ１１５の一例（その１）を示す。図に示されるように、Ｒ０３の佐藤さんの予約が、２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、会議室ＭＳ３０１で予約されていることが分かる。

次いで順位２位のＲ０１の鈴木さんの予約の場合、２０１１．６．１１、１０：００−１２において、図４５を参照すると、希望会議室ＭＳ３０１は空いていないので、Ｓ３０１を確保することはできない。この場合、会議室情報ＤＢ１１１（例えば、図４）から、Ｒ０１の人数６名を収容可能な会議室を検索すると、ＭＳ３０２が見つかるので、次いで会議室ＭＳ３０２が同日時間帯に空いているか否かを判定する。空いている会議室が複数あった場合には、いずれか１つの会議室を確保する。よってここでは会議室確定部１５０は、会議室確定後ＤＢ１１５に対し、Ｒ０１の鈴木さんの予約情報を同日時２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、会議室ＭＳ３０２で登録する。なお、上述したように、「予約確定」の欄に○になっている場合、予約確定時点で必ず会議参加人数を有用可能な会議室は確保されているので、会議室自体の空きがないということはない（図９のＳ５）。

但し、会議室情報ＤＢ１１１（例えば、図４）によれば、会議室ＭＳ３０２には、希望備品であるプロジェクタ（Ｐ）は配置されていない。つまり、本実施形態において、Ｒ０１の鈴木さんは、希望日時に人数が収容できる会議室は確保できたものの、備品については、予約することができない。

会議室確定部１５０は、会議室割り当てテーブル上の全ての予約情報に対し会議室が確定すると、会議室確定前予約ＤＢ１１４及び会議室割り当てテーブルに記憶されている同予約情報は抹消しておく。つまり会議室割り当てテーブルの予約情報が全て抹消されれば、本日の会議室確定処理は終了となる。

図４６は、本実施形態に係る会議室確定前予約ＤＢ１１４の一例（その２）を示す。図４１と比較すると分かるように、Ｒ０１の鈴木さんと、Ｒ０３の佐藤さんの予約が抹消されていることが分かる。

なお会議室予約サーバ１は、予約を行っている予約者に対し、この会議室確定の結果を通知するようにする。例えば予約者の「連絡先」（メール等）に対し通知することにより、予約者は予約していた予約に対し正式に具体的な会議室が決定されたことを認識できる。つまりここでは、Ｒ０１の鈴木さんと、Ｒ０３の佐藤さんに対し、会議開催の１０日前に具体的な会議室が決定された旨が通知される。そしてさらに、備品が確保できなかったＲ０１の鈴木さんに対しては、その旨も同時に通知される。

ところで、Ｒ０１の鈴木さんは「予約受付日」２０１１．０５．２２に、Ｒ０３の佐藤さんは「予約受付日」２０１１．０５．２４にそれぞれ予約を行っている（図４１）。従来のように予約順であれば、「予約受付日」２０１１．０５．２２において予約した鈴木さんが、２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、会議室ＭＳ３０１をまず先予約する。その２日後の「予約受付日」２０１１．０５．２４において佐藤さんが、２０１１．６．１１、１０：００−１２：００、会議室ＭＳ３０１を予約しようとすると、鈴木さんの先予約が存在するため、佐藤さんがどうしても会議室ＭＳ３０１を確保しなければならない事情がある場合、鈴木さんの予約を変更しなければならず、予約者（鈴木さん）や会議参加者の混乱を招いてしまうという可能性がある。

本実施形態においては、「予約受付日」ではなく、会議開催の比較的直前まで希望する予約情報を募っておき、例えば１０日前に具体的な会議室が決定されるので、予約変更される自体は生じにくく、少なくとも本例では、鈴木さんの予約変更を回避することができる。またさらに、本実施形態においては、過去の「会議室使用履歴」におけるキャンセル回数が全く同等の場合は、過去の「備品使用率」が高い方が、会議室及びその会議室に配置された備品をより有効に使用しうる使用者であるとして、優先的にその会議室を割り当てることができる。

[総括]
以上のように上述の実施形態に係る会議室予約システム１００においては、会議室予約時、予約順に会議室を予約、割当てるのではなく、会議室予約時には会議室予約の可否のみを決め、具体的な会議室の指定は保留する。そして会議開催日の所定数日前において、会議室予約に対し、予約状況全体を勘案して具体的な会議室を割り当てて会議室を確定させる。予約者は会議室予約時においては、具体的な会議室は未定であるものの、少なくとも会議室確保は保証されるので、会議室の予約という目的は達成される。また会議開催日の所定数日前において、例えば○○会議室というように具体的な会議室が確定するので、会議室確定後の会議室が変更される可能性は極力抑えられるようになっている。従って無駄な会議室の変更が発生し、予約者や会議参加者の混乱を招いてしまうといった事態を低減できる。

即ち以上の本発明によれば、ユーザが会議室の予約を行うに際し、会議室変更の発生は極力抑えられるべく、適切な会議室の予約・割当を行う会議室予約プログラム及び会議室予約装置等を提供することが可能となる。なお、本発明は係る特定の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載された本発明の要旨の範囲内において、種々の変形・変更が可能である。

１ 会議室予約サーバ
２ 端末
３ ネットワーク
１１ ＣＰＵ
１２ ＲＯＭ
１３ ＲＡＭ
１４ 補助記憶装置
１５ 記憶媒体読取装置
１６ 入力装置
１７ 表示装置
１８ 通信装置１８
１１０ 記憶部
１１１ 会議室情報ＤＢ
１１２ 使用履歴ＤＢ
１１３ 会議室確定条件
１１４ 会議室確定前予約ＤＢ
１１５ 会議室確定後予約ＤＢ
１１６ 保存用会議室割り当てテーブル
１２０ 設定部
１３０ 予約受付部
１４０ 予約確定部
１５０ 会議室確定部
４０１ 使用履歴記録部
４０２ 使用履歴転送部
４０３ 使用履歴ＤＢ

特開２０１１−４８５０５号公報

Claims (11)

1. 予約者から会議室の予約情報を受け付け、該予約情報に適う会議室を予約する会議室予約プログラムであって、
   コンピュータに、
   会議室の識別情報と収容人数と会議室数とを含む会議室情報と、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数と受け付けた予約情報の使用日時と参加人数に適う会議室の予約確定を示す予約確定識別子を含む会議室確定前予約情報とを記憶する記憶手段と、
   予約者から使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む予約情報が受け付けられると、前記会議室情報と前記会議室確定前予約情報とを参照し、該予約情報を前記会議室確定前予約情報に登録した場合に該使用日時の時間帯において該参加人数を収容可能な会議室数の上限を超えるか否かを判定し、該会議室数の上限を超えない場合、前記会議室確定前予約情報に対し、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む前記予約情報を前記予約確定識別子とともに登録することにより、受け付けた前記予約情報に対し予約を確定する予約確定手段と、
   前記予約確定手段により前記予約情報が確定された以降であって会議室が使用される前記使用日時よりも前の所定直近時刻になると、前記会議室情報と前記予約確定識別子を有する前記会議室確定前予約情報とを参照し、前記会議室の中から、該会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて、受け付けた前記予約情報に対し使用会議室を確定する会議室確定手段として機能させ、
   前記記憶手段は、予約者毎の会議室予約履歴並びに使用履歴又はキャンセル履歴を含む会議室使用履歴情報を記憶し、
   前記会議室確定手段は、同一又は重複する使用日時の時間帯並びに同一の希望会議室の予約情報を含む複数の会議室確定前予約情報がある場合、前記会議室使用履歴情報から、前記複数の会議室確定前予約情報の予約者の会議室使用履歴情報を取得し、該会議室使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の第１の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当て、第２の会議室確定前予約情報に対して希望会議室以外の使用会議室を割り当て、
   その後に、該希望会議室がキャンセルされると、キャンセルされた予約情報と同一又は重複する使用日時並びに同一の希望会議室の予約情報を含む１以上の会議室確定前予約情報がある場合、前記１以上の会議室確定前予約情報のうち、前記優先度の最も高い予約者の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
   を特徴とする会議室予約プログラム。
2. 予約者から会議室の予約情報を受け付け、該予約情報に適う会議室を予約する会議室予約プログラムであって、
   コンピュータに、
   会議室の識別情報と収容人数と会議室数とを含む会議室情報と、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数と受け付けた予約情報の使用日時と参加人数に適う会議室の予約確定を示す予約確定識別子を含む会議室確定前予約情報とを記憶する記憶手段と、
   予約者から使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む予約情報が受け付けられると、前記会議室情報と前記会議室確定前予約情報とを参照し、該予約情報を前記会議室確定前予約情報に登録した場合に該使用日時の時間帯において該参加人数を収容可能な会議室数の上限を超えるか否かを判定し、該会議室数の上限を超えない場合、前記会議室確定前予約情報に対し、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む前記予約情報を前記予約確定識別子とともに登録することにより、受け付けた前記予約情報に対し予約を確定する予約確定手段と、
   前記予約確定手段により前記予約情報が確定された以降であって会議室が使用される前記使用日時よりも前の所定直近時刻になると、前記会議室情報と前記予約確定識別子を有する前記会議室確定前予約情報とを参照し、前記会議室の中から、該会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて、受け付けた前記予約情報に対し使用会議室を確定する会議室確定手段として機能させ、
   前記記憶手段は、予約者毎の会議室予約履歴並びに使用履歴又はキャンセル履歴を含む会議室使用履歴情報を記憶し、
   前記会議室確定手段は、同一又は重複する使用日時の時間帯並びに同一の希望会議室の予約情報を含む複数の会議室確定前予約情報がある場合、前記会議室使用履歴情報から、前記複数の会議室確定前予約情報の予約者の会議室使用履歴情報を取得し、該会議室使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の第１の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当て、第２の会議室確定前予約情報に対して希望会議室以外の使用会議室を割り当て、
   その後に、該希望会議室がキャンセルされると、キャンセルされた予約情報と同一又は重複する使用日時並びに同一の希望会議室の予約情報を含む１以上の会議室確定前予約情報がある場合であっても、前記１以上の会議室確定前予約情報よりも優先し前記第２の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
   を特徴とする会議室予約プログラム。
3. 前記会議室確定手段は、
   前記使用日時よりも所定日前であるときに、前記１以上の会議室確定前予約情報よりも優先し前記第２の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てて、
   前記使用日時よりも所定日前の時点を過ぎた後であるときは、前記第２の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てないこと、
   を特徴とする請求項２記載の会議室予約プログラム。
4. 前記所定日は、予約者から受け付けられる前記予約情報に含まれること、
   を特徴とする請求項３記載の会議室予約プログラム。
5. 予約者から会議室の予約情報を受け付け、該予約情報に適う会議室を予約する会議室予約プログラムであって、
   コンピュータに、
   会議室の識別情報と収容人数と会議室数とを含む会議室情報と、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数と受け付けた予約情報の使用日時と参加人数に適う会議室の予約確定を示す予約確定識別子を含む会議室確定前予約情報とを記憶する記憶手段と、
   予約者から使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む予約情報が受け付けられると、前記会議室情報と前記会議室確定前予約情報とを参照し、該予約情報を前記会議室確定前予約情報に登録した場合に該使用日時の時間帯において該参加人数を収容可能な会議室数の上限を超えるか否かを判定し、該会議室数の上限を超えない場合、前記会議室確定前予約情報に対し、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む前記予約情報を前記予約確定識別子とともに登録することにより、受け付けた前記予約情報に対し予約を確定する予約確定手段と、
   前記予約確定手段により前記予約情報が確定された以降であって会議室が使用される前記使用日時よりも前の所定直近時刻になると、前記会議室情報と前記予約確定識別子を有する前記会議室確定前予約情報とを参照し、前記会議室の中から、該会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて、受け付けた前記予約情報に対し使用会議室を確定する会議室確定手段として機能させ、
   前記会議室情報は、会議室が備える備品情報を含み、
   前記記憶手段は、予約者毎の備品使用履歴情報を記憶し、
   前記会議室確定手段は、同一又は重複する使用日時の時間帯並びに同一の希望会議室の予約情報を含む複数の会議室確定前予約情報がある場合、前記備品使用履歴情報から、前記複数の会議室確定前予約情報の予約者の備品使用履歴情報を取得し、該備品使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
   を特徴とする会議室予約プログラム。
6. 前記会議室確定手段は、予約者毎の会議室予約履歴並びに使用履歴又はキャンセル履歴を含む会議室使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てられない場合に、前記備品使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
   を特徴とする請求項５記載の会議室予約プログラム。
7. 前記備品使用履歴情報は、備品の使用率を含み、
   前記会議室確定手段は、前記備品の使用率の最も高い予約者の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
   を特徴とする請求項５又は６記載の会議室予約プログラム。
8. コンピュータに、
   前記所定直近時刻を決定するための設定パラメータ及び／又は前記優先度を決定するための設定パラメータを設定する設定手段として機能させるための請求項１ないし７何れか一項記載の会議室予約プログラム。
9. 予約者から会議室の予約情報を受け付け、該予約情報に適う会議室を予約する会議室予約装置であって、
   会議室の識別情報と収容人数と会議室数とを含む会議室情報と、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数と受け付けた予約情報の使用日時と参加人数に適う会議室の予約確定を示す予約確定識別子を含む会議室確定前予約情報とを記憶する記憶手段と、
   予約者から使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む予約情報が受け付けられると、前記会議室情報と前記会議室確定前予約情報とを参照し、該予約情報を前記会議室確定前予約情報に登録した場合に該使用日時の時間帯において該参加人数を収容可能な会議室数の上限を超えるか否かを判定し、該会議室数の上限を超えない場合、前記会議室確定前予約情報に対し、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む前記予約情報を前記予約確定識別子とともに登録することにより、受け付けた前記予約情報に対し予約を確定する予約確定手段と、
   前記予約確定手段により前記予約情報が確定された以降であって会議室が使用される前記使用日時よりも前の所定直近時刻になると、前記会議室情報と前記予約確定識別子を有する前記会議室確定前予約情報とを参照し、前記会議室の中から、該会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて、受け付けた前記予約情報に対し使用会議室を確定する会議室確定手段と、
   を有し、
   前記記憶手段は、予約者毎の会議室予約履歴並びに使用履歴又はキャンセル履歴を含む会議室使用履歴情報を記憶し、
   前記会議室確定手段は、同一又は重複する使用日時の時間帯並びに同一の希望会議室の予約情報を含む複数の会議室確定前予約情報がある場合、前記会議室使用履歴情報から、前記複数の会議室確定前予約情報の予約者の会議室使用履歴情報を取得し、該会議室使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の第１の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当て、第２の会議室確定前予約情報に対して希望会議室以外の使用会議室を割り当て、
   その後に、該希望会議室がキャンセルされると、キャンセルされた予約情報と同一又は重複する使用日時並びに同一の希望会議室の予約情報を含む１以上の会議室確定前予約情報がある場合、前記１以上の会議室確定前予約情報のうち、前記優先度の最も高い予約者の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
   を特徴とする会議室予約装置。
10. 予約者から会議室の予約情報を受け付け、該予約情報に適う会議室を予約する会議室予約装置であって、
    会議室の識別情報と収容人数と会議室数とを含む会議室情報と、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数と受け付けた予約情報の使用日時と参加人数に適う会議室の予約確定を示す予約確定識別子を含む会議室確定前予約情報とを記憶する記憶手段と、
    予約者から使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む予約情報が受け付けられると、前記会議室情報と前記会議室確定前予約情報とを参照し、該予約情報を前記会議室確定前予約情報に登録した場合に該使用日時の時間帯において該参加人数を収容可能な会議室数の上限を超えるか否かを判定し、該会議室数の上限を超えない場合、前記会議室確定前予約情報に対し、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む前記予約情報を前記予約確定識別子とともに登録することにより、受け付けた前記予約情報に対し予約を確定する予約確定手段と、
    前記予約確定手段により前記予約情報が確定された以降であって会議室が使用される前記使用日時よりも前の所定直近時刻になると、前記会議室情報と前記予約確定識別子を有する前記会議室確定前予約情報とを参照し、前記会議室の中から、該会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて、受け付けた前記予約情報に対し使用会議室を確定する会議室確定手段と、
    を有し、
    前記記憶手段は、予約者毎の会議室予約履歴並びに使用履歴又はキャンセル履歴を含む会議室使用履歴情報を記憶し、
    前記会議室確定手段は、同一又は重複する使用日時の時間帯並びに同一の希望会議室の予約情報を含む複数の会議室確定前予約情報がある場合、前記会議室使用履歴情報から、前記複数の会議室確定前予約情報の予約者の会議室使用履歴情報を取得し、該会議室使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の第１の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当て、第２の会議室確定前予約情報に対して希望会議室以外の使用会議室を割り当て、
    その後に、該希望会議室がキャンセルされると、キャンセルされた予約情報と同一又は重複する使用日時並びに同一の希望会議室の予約情報を含む１以上の会議室確定前予約情報がある場合であっても、前記１以上の会議室確定前予約情報よりも優先し前記第２の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
    を特徴とする会議室予約装置。
11. 予約者から会議室の予約情報を受け付け、該予約情報に適う会議室を予約する会議室予約装置であって、
    会議室の識別情報と収容人数と会議室数とを含む会議室情報と、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数と受け付けた予約情報の使用日時と参加人数に適う会議室の予約確定を示す予約確定識別子を含む会議室確定前予約情報とを記憶する記憶手段と、
    予約者から使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む予約情報が受け付けられると、前記会議室情報と前記会議室確定前予約情報とを参照し、該予約情報を前記会議室確定前予約情報に登録した場合に該使用日時の時間帯において該参加人数を収容可能な会議室数の上限を超えるか否かを判定し、該会議室数の上限を超えない場合、前記会議室確定前予約情報に対し、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む前記予約情報を前記予約確定識別子とともに登録することにより、受け付けた前記予約情報に対し予約を確定する予約確定手段と、
    前記予約確定手段により前記予約情報が確定された以降であって会議室が使用される前記使用日時よりも前の所定直近時刻になると、前記会議室情報と前記予約確定識別子を有する前記会議室確定前予約情報とを参照し、前記会議室の中から、該会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて、受け付けた前記予約情報に対し使用会議室を確定する会議室確定手段と、
    を有し、
    前記会議室情報は、会議室が備える備品情報を含み、
    前記記憶手段は、予約者毎の備品使用履歴情報を記憶し、
    前記会議室確定手段は、同一又は重複する使用日時の時間帯並びに同一の希望会議室の予約情報を含む複数の会議室確定前予約情報がある場合、前記備品使用履歴情報から、前記複数の会議室確定前予約情報の予約者の備品使用履歴情報を取得し、該備品使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
    を特徴とする会議室予約装置。
    

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