JP5949145B2 - 会議室予約プログラム及び会議室予約装置 - Google Patents
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Description
上述したように従来の会議室予約システムにおいては、予約順に会議室を確定し確保してゆくため、新しい予約が発生したとき既に会議室が予約済みであったりして会議室が足りない場合には、予約属性と会議室属性等に照らし合わせて、予約確定済み会議室を変更することになるため、無駄な会議室の変更が発生しうる。
<システム構成>
(ネットワーク構成)
図1は、本実施形態に係る会議室予約システム100のネットワーク構成図である。図に示されるように会議室予約システム100は、会議室予約サーバ1、端末2がネットワーク3を介し接続される。
図2は、本実施形態に係る会議室予約サーバ1のハードウェア構成図である。会議室予約サーバ1は、主要な構成として、CPU11、ROM(Read Only Memory)12、RAM(Random Access Memory)13、補助記憶装置14、記憶媒体読取装置15、入力装置16、表示装置17、及び通信装置18を含む構成である。
図3は、本実施形態に係る会議室予約サーバ1の主要機能を示す機能ブロック図である。会議室予約サーバ1は、主要な機能として、記憶部110、設定部120、予約受付部130、予約確定部140、会議室確定部150を含み構成される。
図4は、本実施形態に係る会議室情報DB111の一例を示す。会議室情報DB111は、予約の対象となる会議室情報が格納される。具体的には図に示されるように、一以上の使用可能な会議室数分の会議室について、各会議室名称や各会議室番号など会議室を識別する情報を示す「会議室」、その会議室が最大収容可能な「収容人数」、会議室の所在を示す「場所」、会議室の備品の有無を示す「備品」(例えばP:プロジェクタ、H:ホワイトボード、C:予備椅子)などの会議室属性が記憶されている。本例では、「収容人数」が6名のタイプと4名のタイプが2つずつの計4つの会議室がある。
図5は、本実施形態に係る使用履歴DB112の一例を示す。使用履歴DB112は、会議室予約サーバ1上の会議室予約・使用履歴情報が格納される。具体的には図に示されるように、予約を行ったユーザ名を示す「予約者名(使用者名)」毎に、予約を行ったユーザの固有識別子を示す「予約者ID」、会議室を使用した日時であって予約を行った「予約日時」、使用した会議室であって予約を行った「会議室」、実際の会議室の使用実績を示す「使用履歴」などの予約・使用履歴情報が記憶されている。
図6は、本実施形態に係る会議室確定条件113の一例を示す。会議室確定条件113は、会議室を確定させるにあたっての判断条件となる設定情報が格納される。具体的には図に示されるように、「確定タイミング」、「会議室割り当て優先度設定」などの設定情報が記憶されている。
図7は、本実施形態に係る会議室確定前予約DB114の一例(その1)を示す。会議室確定前予約DB114は、ユーザの端末2から受け付けられた予約情報に基づく会議室確定前の予約情報が格納される。具体的には図に示されるように、予約毎に発行させる予約固有識別子を示す「予約ID」、会議室の予約(受付)を行った「予約受付日時」、予約を行ったユーザ名及び予約者IDを示す「予約者名(予約者ID)」、予約を行ったユーザのメールアドレス等を示す「連絡先」、会議室を使用したい日時であって予約を行いたい「予約日」及び「予約時間」、各会議室名称や各会議室番号など使用したい会議室であって予約を行いたい会議室を識別する情報を示す「希望会議室」、会議参加人数を示す「人数」、予約確定の可否を示す「予約確定」などの会議室確定前の予約情報が記憶されている。
図8は、本実施形態に係る会議室確定後予約DB115の一例(その1)を示す。会議室確定後予約DB115は、会議室確定前予約情報に対して、具体的な会議室が確定した場合、その確定した会議室の識別情報とともに会議室確定後の予約情報が格納される。具体的には図に示されるように、会議室情報DB111に登録されている会議室毎(会議室の識別情報毎)に、「予約日」及び「予約時間」、「予約ID」、「予約者名(予約者ID)」、「連絡先」、「人数」などの会議室確定後の予約情報が記憶されている。
本実施形態に係る会議室予約サーバ1における情報処理・動作を説明する。上述したように本実施形態に係る会議室予約サーバ1は、予約確定処理において、ユーザの会議室予約時には会議室予約の可否のみを決め、具体的な会議室の指定は保留する。そして会議室確定処理において、会議開催日の所定数日前において、会議室予約に対し、予約状況全体を勘案して具体的な会議室を割り当てて会議室を確定させる。以下それぞれに分けて説明する。
図9は、本実施形態に係る予約確定処理を説明するフローチャートである。以下説明する。
図10は、本実施形態に係る会議室確定処理を説明するフローチャートである。以下説明する。
「予約者割り当て優先度」=0 +(-1)×予約確定後キャンセル回数+(-5)×会議室確定後キャンセル回数
例えば、抽出された「予約者」である鈴木さんの予約者割り当て優先度は、使用履歴DB112の使用履歴(図5)を参照すると、「予約確定後キャンセル」1回、「会議室確定後キャンセル」1回の履歴がある。会議室割り当て優先度設定(図6)によれば、優先度は「予約確定後キャンセル」−1、「会議室確定後キャンセル」−5であるので、鈴木さんの場合、予約者割り当て優先度は、−6である。
本実施形態2においては、上述実施形態1に対しキャンセル待ちを行えるようにしたものである。上述したようにユーザは端末2から会議室の予約情報を行うと、会議室予約サーバ1は、予約情報に係る同日時間帯に会議参加人数を収容可能な会議室の空きがあるか否かを判定する。会議室の空きがあればこの予約情報に対し予約が確定するが(「予約確定」○)、会議室の空きがなければこの予約情報に対し予約は確定できない(「予約確定」×)。このとき上述実施形態1では、予約確定できない予約情報に対しては会議室を確保できないので、会議室確定前予約DB114に登録されないものとして説明した(図9のS8)。
図16は、本実施形態2に係る予約確定処理を説明するフローチャートである。以下図9と比較し、異なる点を中心に説明する。
ここでキャンセルは、予約者が会議室予約サーバ1に対し、予約情報のキャンセル指示を入力することにより行われる。ここで、キャンセルのタイミングは、予約確定後にキャンセルする場合、会議室確定後にキャンセルする場合がある。まず予約確定後にキャンセルする場合について説明する。
再び図10を参照する。上述の繰り返しになるが、会議室確定部150は会議室確定時刻になると、本日が確定タイミングに該当し、かつ予約確定している予約情報を抽出する。ここでは「予約日」が2011.06.11である「予約ID」R01、R03の予約情報が抽出される。そして上述したようにR01、R03の予約情報に対し会議室が割り当てられ、会議室確定後予約DB115において、R01の鈴木さんとR03の佐藤さんの予約が予約される(図13参照)。
図19は、本実施形態2に係る会議室確定後予約DB115の一例(その1)を示す。R03の佐藤さんが会議室確定後にキャンセルする場合、会議室確定部150は、会議室確定後予約DB115からキャンセル対象の予約情報を抹消する。図13と比較すると図に示されるように、R03の予約情報はキャンセルにより抹消されていることが分かる。
上述実施形態2においては、キャンセル待ちを行えるようにしたものであったが、本実施形態3では、上述実施形態2に対するキャンセル待ち処理のいわば変形例を説明する。
図24は、本実施形態3に係る会議室予約サーバ1の主要機能を示す機能ブロック図である。図2と比べ、記憶部110において、保存用会議室割り当てテーブル116が追加される。保存用会議室割り当てテーブル116の具体例、用途等については以降説明していくものとする。
再び会議室確定処理により、R03の佐藤さんに対しては希望の会議室MS301が、R01の鈴木さんに対しては希望外の会議室MS302が割り当てられるところから説明する。
本実施形態3においては、R03の佐藤さんが会議室確定後にキャンセルする場合、会議室確定後予約DB115(図13)と、保存用会議室割り当てテーブル116(図26)とからキャンセル対象の予約情報を抹消する。よってこのとき会議室確定後予約DB115については、図19を参照し、図13と比較すると図に示されるように、R03の予約情報はキャンセルにより抹消されていることが分かる。
上述実施形態3においては、一旦は希望外の会議室が割り当てられた場合(会議室確定後)であっても、希望する会議室のキャンセルが出た場合、当初より希望の会議室をあらためて割り当てるようにした。しかしながら、希望外の会議室とはいえ一旦は会議室が確定しており、予約者は会議参加者に対し、会議開催の会議室として案内済みである可能性がある。その後、希望する会議室のキャンセルが出て、当初より希望の会議室が割り当てられた場合、予約者は会議参加者に対し、会議開催の会議室変更を行わなければならない。
図31は、本実施形態4に係る会議室確定前予約DB114の一例(その1)を示す。これまでの会議室確定前予約DB114と比較し、一希望外の会議室が割り当てられた場合それ以降に希望に合う会議室が空いたら会議室を変更するか否かを示す「希望に合う会議室が空いたら変更する」、希望に合う会議室が空いたら変更する場合に会議開催日の何日前なら変更を許容する日数を示す「会議開催日の何日前なら変更するか」の欄が追加されている。例えば、R01の鈴木さんは会議室予約時、「予約日」等の予約情報とともに、「希望に合う会議室が空いたら変更するか」しない、「会議開催日の何日前なら変更するか」−、との入力を行っていることが分かる。つまりこの場合、鈴木さんは会議室変更を望まない。
再び会議室確定処理により、R03の佐藤さんに対しては希望の会議室MS301が、R01の鈴木さんに対しては希望外の会議室MS302が割り当てられるところから説明する。
本実施形態4においても、R03の佐藤さんが会議室確定後にキャンセルする場合、上述したように会議室確定後予約DB115(図13)と、保存用会議室割り当てテーブル116(図26)とからキャンセル対象の予約情報を抹消する。よってこのとき会議室確定後予約DB115については、図19を参照し、図13と比較すると図に示されるように、R03の予約情報はキャンセルにより抹消されていることが分かる。
図34は、本実施形態4に係る会議室確定前予約DB114の一例(その2)を示す。ここで、R01の鈴木さんは会議室予約時、「予約日」等の予約情報とともに、「希望に合う会議室が空いたら変更するか」する、「会議開催日の何日前なら変更するか」3、との入力を行っていることが分かる。つまりこの場合、鈴木さんは希望の会議室を予約できるのであれば会議室変更を許容する。
再び会議室確定処理により、R03の佐藤さんに対しては希望の会議室MS301が、R01の鈴木さんに対しては希望外の会議室MS302が割り当てられるところから説明する。
本実施形態4においても、R03の佐藤さんが会議室確定後にキャンセルする場合、上述したように会議室確定後予約DB115(図13)と、保存用会議室割り当てテーブル116(図26)とからキャンセル対象の予約情報を抹消する。よってこのとき会議室確定後予約DB115については、図19を参照し、図13と比較すると図に示されるように、R03の予約情報はキャンセルにより抹消されていることが分かる。
以上の実施形態においては、予約者が会議室を予約するにあたっての希望として、具体的な「希望会議室」を指定して予約することが可能であった。しかしながら、具体的な会議室のみならず、備品という観点から、具体的な備品(備品を備える会議室)を希望できるようにすることも可能である。この場合、予約者は会議室予約時、予約情報として「希望備品」を指定する。
(ネットワーク構成)
図37は、本実施形態に係る会議室予約システム100のネットワーク構成図である。図に示されるように会議室予約システム100は、会議室予約サーバ1、端末2に加え、プロジェクタ4及びホワイトボード5など会議室の備品がネットワーク3を介し接続される。なお、会議に利用される備品には、椅子なども存在するが、本実施形態では、特にネットワークに接続されうる備品装置、即ち例えば、プロジェクタ4やホワイトボード5がある。
図38は、本実施形態に係る備品装置の主要機能を示す機能ブロック図である。備品装置は、具体的には、上述したように、プロジェクタ4、ホワイトボード5などである。プロジェクタ4及びホワイトボード5は、主要な機能として、使用履歴記録部401、使用履歴転送部402、使用履歴DB403を含み構成される。
図40は、本実施形態に係る使用履歴DB112の一例を示す。使用履歴DB112は、上述したように、会議室予約サーバ1上の会議室予約・会議室の使用履歴情報が格納される。また、図4と比較し、本実施形態に係る使用履歴DB112では、新たに、会議室の備品の使用履歴情報(例えば、「プロジェクタ使用履歴」)が追加され格納される。
図41は、本実施形態に係る会議室確定前予約DB114の一例(その1)を示す。図7と比較し、本実施形態に係る会議室確定前予約DB114には、希望会議室に配置されている備品のうち使用したい備品を識別する情報を示す「希望備品」が追加され記憶されている。
次に、本実施形態に係る会議室予約サーバ1における情報処理・動作を説明する。ここでは、既に予約確定処理(例えば、図9)は完了したものとし、これにより、会議室確定前予約DB114には、図41に示される予約情報が記憶されているものとする。この場合において、以下の会議室確定処理を説明する。
以上のように上述の実施形態に係る会議室予約システム100においては、会議室予約時、予約順に会議室を予約、割当てるのではなく、会議室予約時には会議室予約の可否のみを決め、具体的な会議室の指定は保留する。そして会議開催日の所定数日前において、会議室予約に対し、予約状況全体を勘案して具体的な会議室を割り当てて会議室を確定させる。予約者は会議室予約時においては、具体的な会議室は未定であるものの、少なくとも会議室確保は保証されるので、会議室の予約という目的は達成される。また会議開催日の所定数日前において、例えば○○会議室というように具体的な会議室が確定するので、会議室確定後の会議室が変更される可能性は極力抑えられるようになっている。従って無駄な会議室の変更が発生し、予約者や会議参加者の混乱を招いてしまうといった事態を低減できる。
2 端末
3 ネットワーク
11 CPU
12 ROM
13 RAM
14 補助記憶装置
15 記憶媒体読取装置
16 入力装置
17 表示装置
18 通信装置18
110 記憶部
111 会議室情報DB
112 使用履歴DB
113 会議室確定条件
114 会議室確定前予約DB
115 会議室確定後予約DB
116 保存用会議室割り当てテーブル
120 設定部
130 予約受付部
140 予約確定部
150 会議室確定部
401 使用履歴記録部
402 使用履歴転送部
403 使用履歴DB
Claims (11)
- 予約者から会議室の予約情報を受け付け、該予約情報に適う会議室を予約する会議室予約プログラムであって、
コンピュータに、
会議室の識別情報と収容人数と会議室数とを含む会議室情報と、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数と受け付けた予約情報の使用日時と参加人数に適う会議室の予約確定を示す予約確定識別子を含む会議室確定前予約情報とを記憶する記憶手段と、
予約者から使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む予約情報が受け付けられると、前記会議室情報と前記会議室確定前予約情報とを参照し、該予約情報を前記会議室確定前予約情報に登録した場合に該使用日時の時間帯において該参加人数を収容可能な会議室数の上限を超えるか否かを判定し、該会議室数の上限を超えない場合、前記会議室確定前予約情報に対し、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む前記予約情報を前記予約確定識別子とともに登録することにより、受け付けた前記予約情報に対し予約を確定する予約確定手段と、
前記予約確定手段により前記予約情報が確定された以降であって会議室が使用される前記使用日時よりも前の所定直近時刻になると、前記会議室情報と前記予約確定識別子を有する前記会議室確定前予約情報とを参照し、前記会議室の中から、該会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて、受け付けた前記予約情報に対し使用会議室を確定する会議室確定手段として機能させ、
前記記憶手段は、予約者毎の会議室予約履歴並びに使用履歴又はキャンセル履歴を含む会議室使用履歴情報を記憶し、
前記会議室確定手段は、同一又は重複する使用日時の時間帯並びに同一の希望会議室の予約情報を含む複数の会議室確定前予約情報がある場合、前記会議室使用履歴情報から、前記複数の会議室確定前予約情報の予約者の会議室使用履歴情報を取得し、該会議室使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の第1の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当て、第2の会議室確定前予約情報に対して希望会議室以外の使用会議室を割り当て、
その後に、該希望会議室がキャンセルされると、キャンセルされた予約情報と同一又は重複する使用日時並びに同一の希望会議室の予約情報を含む1以上の会議室確定前予約情報がある場合、前記1以上の会議室確定前予約情報のうち、前記優先度の最も高い予約者の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
を特徴とする会議室予約プログラム。 - 予約者から会議室の予約情報を受け付け、該予約情報に適う会議室を予約する会議室予約プログラムであって、
コンピュータに、
会議室の識別情報と収容人数と会議室数とを含む会議室情報と、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数と受け付けた予約情報の使用日時と参加人数に適う会議室の予約確定を示す予約確定識別子を含む会議室確定前予約情報とを記憶する記憶手段と、
予約者から使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む予約情報が受け付けられると、前記会議室情報と前記会議室確定前予約情報とを参照し、該予約情報を前記会議室確定前予約情報に登録した場合に該使用日時の時間帯において該参加人数を収容可能な会議室数の上限を超えるか否かを判定し、該会議室数の上限を超えない場合、前記会議室確定前予約情報に対し、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む前記予約情報を前記予約確定識別子とともに登録することにより、受け付けた前記予約情報に対し予約を確定する予約確定手段と、
前記予約確定手段により前記予約情報が確定された以降であって会議室が使用される前記使用日時よりも前の所定直近時刻になると、前記会議室情報と前記予約確定識別子を有する前記会議室確定前予約情報とを参照し、前記会議室の中から、該会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて、受け付けた前記予約情報に対し使用会議室を確定する会議室確定手段として機能させ、
前記記憶手段は、予約者毎の会議室予約履歴並びに使用履歴又はキャンセル履歴を含む会議室使用履歴情報を記憶し、
前記会議室確定手段は、同一又は重複する使用日時の時間帯並びに同一の希望会議室の予約情報を含む複数の会議室確定前予約情報がある場合、前記会議室使用履歴情報から、前記複数の会議室確定前予約情報の予約者の会議室使用履歴情報を取得し、該会議室使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の第1の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当て、第2の会議室確定前予約情報に対して希望会議室以外の使用会議室を割り当て、
その後に、該希望会議室がキャンセルされると、キャンセルされた予約情報と同一又は重複する使用日時並びに同一の希望会議室の予約情報を含む1以上の会議室確定前予約情報がある場合であっても、前記1以上の会議室確定前予約情報よりも優先し前記第2の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
を特徴とする会議室予約プログラム。 - 前記会議室確定手段は、
前記使用日時よりも所定日前であるときに、前記1以上の会議室確定前予約情報よりも優先し前記第2の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てて、
前記使用日時よりも所定日前の時点を過ぎた後であるときは、前記第2の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てないこと、
を特徴とする請求項2記載の会議室予約プログラム。 - 前記所定日は、予約者から受け付けられる前記予約情報に含まれること、
を特徴とする請求項3記載の会議室予約プログラム。 - 予約者から会議室の予約情報を受け付け、該予約情報に適う会議室を予約する会議室予約プログラムであって、
コンピュータに、
会議室の識別情報と収容人数と会議室数とを含む会議室情報と、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数と受け付けた予約情報の使用日時と参加人数に適う会議室の予約確定を示す予約確定識別子を含む会議室確定前予約情報とを記憶する記憶手段と、
予約者から使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む予約情報が受け付けられると、前記会議室情報と前記会議室確定前予約情報とを参照し、該予約情報を前記会議室確定前予約情報に登録した場合に該使用日時の時間帯において該参加人数を収容可能な会議室数の上限を超えるか否かを判定し、該会議室数の上限を超えない場合、前記会議室確定前予約情報に対し、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む前記予約情報を前記予約確定識別子とともに登録することにより、受け付けた前記予約情報に対し予約を確定する予約確定手段と、
前記予約確定手段により前記予約情報が確定された以降であって会議室が使用される前記使用日時よりも前の所定直近時刻になると、前記会議室情報と前記予約確定識別子を有する前記会議室確定前予約情報とを参照し、前記会議室の中から、該会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて、受け付けた前記予約情報に対し使用会議室を確定する会議室確定手段として機能させ、
前記会議室情報は、会議室が備える備品情報を含み、
前記記憶手段は、予約者毎の備品使用履歴情報を記憶し、
前記会議室確定手段は、同一又は重複する使用日時の時間帯並びに同一の希望会議室の予約情報を含む複数の会議室確定前予約情報がある場合、前記備品使用履歴情報から、前記複数の会議室確定前予約情報の予約者の備品使用履歴情報を取得し、該備品使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
を特徴とする会議室予約プログラム。 - 前記会議室確定手段は、予約者毎の会議室予約履歴並びに使用履歴又はキャンセル履歴を含む会議室使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てられない場合に、前記備品使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
を特徴とする請求項5記載の会議室予約プログラム。 - 前記備品使用履歴情報は、備品の使用率を含み、
前記会議室確定手段は、前記備品の使用率の最も高い予約者の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
を特徴とする請求項5又は6記載の会議室予約プログラム。 - コンピュータに、
前記所定直近時刻を決定するための設定パラメータ及び/又は前記優先度を決定するための設定パラメータを設定する設定手段として機能させるための請求項1ないし7何れか一項記載の会議室予約プログラム。 - 予約者から会議室の予約情報を受け付け、該予約情報に適う会議室を予約する会議室予約装置であって、
会議室の識別情報と収容人数と会議室数とを含む会議室情報と、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数と受け付けた予約情報の使用日時と参加人数に適う会議室の予約確定を示す予約確定識別子を含む会議室確定前予約情報とを記憶する記憶手段と、
予約者から使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む予約情報が受け付けられると、前記会議室情報と前記会議室確定前予約情報とを参照し、該予約情報を前記会議室確定前予約情報に登録した場合に該使用日時の時間帯において該参加人数を収容可能な会議室数の上限を超えるか否かを判定し、該会議室数の上限を超えない場合、前記会議室確定前予約情報に対し、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む前記予約情報を前記予約確定識別子とともに登録することにより、受け付けた前記予約情報に対し予約を確定する予約確定手段と、
前記予約確定手段により前記予約情報が確定された以降であって会議室が使用される前記使用日時よりも前の所定直近時刻になると、前記会議室情報と前記予約確定識別子を有する前記会議室確定前予約情報とを参照し、前記会議室の中から、該会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて、受け付けた前記予約情報に対し使用会議室を確定する会議室確定手段と、
を有し、
前記記憶手段は、予約者毎の会議室予約履歴並びに使用履歴又はキャンセル履歴を含む会議室使用履歴情報を記憶し、
前記会議室確定手段は、同一又は重複する使用日時の時間帯並びに同一の希望会議室の予約情報を含む複数の会議室確定前予約情報がある場合、前記会議室使用履歴情報から、前記複数の会議室確定前予約情報の予約者の会議室使用履歴情報を取得し、該会議室使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の第1の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当て、第2の会議室確定前予約情報に対して希望会議室以外の使用会議室を割り当て、
その後に、該希望会議室がキャンセルされると、キャンセルされた予約情報と同一又は重複する使用日時並びに同一の希望会議室の予約情報を含む1以上の会議室確定前予約情報がある場合、前記1以上の会議室確定前予約情報のうち、前記優先度の最も高い予約者の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
を特徴とする会議室予約装置。 - 予約者から会議室の予約情報を受け付け、該予約情報に適う会議室を予約する会議室予約装置であって、
会議室の識別情報と収容人数と会議室数とを含む会議室情報と、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数と受け付けた予約情報の使用日時と参加人数に適う会議室の予約確定を示す予約確定識別子を含む会議室確定前予約情報とを記憶する記憶手段と、
予約者から使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む予約情報が受け付けられると、前記会議室情報と前記会議室確定前予約情報とを参照し、該予約情報を前記会議室確定前予約情報に登録した場合に該使用日時の時間帯において該参加人数を収容可能な会議室数の上限を超えるか否かを判定し、該会議室数の上限を超えない場合、前記会議室確定前予約情報に対し、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む前記予約情報を前記予約確定識別子とともに登録することにより、受け付けた前記予約情報に対し予約を確定する予約確定手段と、
前記予約確定手段により前記予約情報が確定された以降であって会議室が使用される前記使用日時よりも前の所定直近時刻になると、前記会議室情報と前記予約確定識別子を有する前記会議室確定前予約情報とを参照し、前記会議室の中から、該会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて、受け付けた前記予約情報に対し使用会議室を確定する会議室確定手段と、
を有し、
前記記憶手段は、予約者毎の会議室予約履歴並びに使用履歴又はキャンセル履歴を含む会議室使用履歴情報を記憶し、
前記会議室確定手段は、同一又は重複する使用日時の時間帯並びに同一の希望会議室の予約情報を含む複数の会議室確定前予約情報がある場合、前記会議室使用履歴情報から、前記複数の会議室確定前予約情報の予約者の会議室使用履歴情報を取得し、該会議室使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の第1の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当て、第2の会議室確定前予約情報に対して希望会議室以外の使用会議室を割り当て、
その後に、該希望会議室がキャンセルされると、キャンセルされた予約情報と同一又は重複する使用日時並びに同一の希望会議室の予約情報を含む1以上の会議室確定前予約情報がある場合であっても、前記1以上の会議室確定前予約情報よりも優先し前記第2の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
を特徴とする会議室予約装置。 - 予約者から会議室の予約情報を受け付け、該予約情報に適う会議室を予約する会議室予約装置であって、
会議室の識別情報と収容人数と会議室数とを含む会議室情報と、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数と受け付けた予約情報の使用日時と参加人数に適う会議室の予約確定を示す予約確定識別子を含む会議室確定前予約情報とを記憶する記憶手段と、
予約者から使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む予約情報が受け付けられると、前記会議室情報と前記会議室確定前予約情報とを参照し、該予約情報を前記会議室確定前予約情報に登録した場合に該使用日時の時間帯において該参加人数を収容可能な会議室数の上限を超えるか否かを判定し、該会議室数の上限を超えない場合、前記会議室確定前予約情報に対し、予約者と使用日時と希望会議室の識別情報と参加人数とを含む前記予約情報を前記予約確定識別子とともに登録することにより、受け付けた前記予約情報に対し予約を確定する予約確定手段と、
前記予約確定手段により前記予約情報が確定された以降であって会議室が使用される前記使用日時よりも前の所定直近時刻になると、前記会議室情報と前記予約確定識別子を有する前記会議室確定前予約情報とを参照し、前記会議室の中から、該会議室確定前予約情報に適う使用会議室を割り当てて、受け付けた前記予約情報に対し使用会議室を確定する会議室確定手段と、
を有し、
前記会議室情報は、会議室が備える備品情報を含み、
前記記憶手段は、予約者毎の備品使用履歴情報を記憶し、
前記会議室確定手段は、同一又は重複する使用日時の時間帯並びに同一の希望会議室の予約情報を含む複数の会議室確定前予約情報がある場合、前記備品使用履歴情報から、前記複数の会議室確定前予約情報の予約者の備品使用履歴情報を取得し、該備品使用履歴情報に基づく優先度を算出し、該優先度の最も高い予約者の会議室確定前予約情報に対して該希望会議室である使用会議室を割り当てること、
を特徴とする会議室予約装置。
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