JPH04233076A - 自動予約システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ホストコンピユータと
ネツトワークで接続された端末とから構成される予約シ
ステム、特に端末を会議室等予約の申込端末や予約状況
を確認するための検索端末とし、自動的に会議室等の予
約管理を行う自動予約システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、ホストコンピユータと該ホストコ
ンピユータにネツトワークで接続された端末とからなる
会議室等の自動予約システムでは、予約希望者はまずホ
ストコンピユータに希望の条件で空状況を確認して、予
約可能ならば予約手続きを行う。

【０００３】

【発明が解決しようとしている課題】ところが、従来例
においては、予約申込時の一時的な条件でのみ予約の可
否が決定される。そのため、先約の予約者がいれば予約
はできない。また、その後にキヤンセルがあつても、キ
ヤンセルの事実はよほど気をつけていなければ知ること
はできず、初期の手続きでは予約できないことになる。 また、キヤンセルの後で別の人が申し込んで予約ができ
るとすれば、後から申し込んだ人が予約できるという不
合理も発生する。

【０００４】本発明は、前記従来の欠点を除去し、一旦
予約手続を行えば予約状況の変化に応じて予約手続を継
続し、資源の有効利用と合理的予約処理を実現する自動
予約システムを提供する。

【０００５】

【課題を解決するための手段】この課題を解決するため
に、本発明の自動予約システムは、ホストコンピユータ
と該ホストコンピユータにネツトワークで接続された端
末とから構成される自動予約システムであつて、予約時
の予約条件を記憶するための記憶手段を備え、予約がで
きなかつた場合に該予約条件を前記記憶手段に登録し、
予約状況に変化があつた時に前記記憶手段に登録されて
いる予約条件を順次検索して前記記憶手段に登録された
予約希望者に予約を割り当てることを特徴とする。

【０００６】本発明では、会議室等の予約申込時に予約
希望者が設定した予約申込条件を記憶し、その後他の予
約希望者のキヤンセル等の予約状況の変化があつた場合
、あらかじめ定められた優先順位等のルールに従つて、
前記予約申込条件のうち予約が受け付けられなかつた予
約申込を検索して自動的に再予約処理を行い、条件が合
致して予約が受け付けられた場合には、その結果を電子
メール等の手段によつて該予約希望者に通知することに
より、会議室等の効率的な利用と会議室の予約利用者の
利便性とを向上させるものである。

【０００７】

【実施例】以下、本実施例では会議室の自動予約システ
ムについて説明するが、本発明は会議室の予約に限定さ
れるものではない。

【０００８】図１は本実施例の会議室予約システムの構
成を示すブロツク図である。１０はホストコンピユータ
であり、通信制御部１４を介して多数の端末１５−１〜
１５−ｎが接続されていて、会議室の予約は各端末から
行なわれる。ホストコンピユータ１０は、演算・制御用
のＣＰＵ１１と、ＣＰＵ１１での制御手順を格納する主
記憶装置１２と、補助記憶装置１３とを有し、補助記憶
装置１３は予約情報を記憶する予約情報テーブル１３ａ
と端末から入力された予約条件を記憶する予約条件設定
テーブル１３ｂと再処理の為に予約不可となつた予約条
件を記憶する予約条件記憶テーブル１３ｃとを含んでい
る。

【０００９】図２，図３，図４は本会議室予約システム
で使用する補助記憶装置１３内の各テーブル１３ａ〜１
３ｃの構成例である。

【００１０】図２は、各会議室毎の予約済情報テーブル
２２と未予約情報のテーブル２３と各会議室の設備や規
模等の設備情報テーブル２４とからなる予約情報テーブ
ル１３ａであり、それぞれのテーブルを予約単位毎、す
なわち会議室毎に用意しておく。予約済み情報テーブル
２２は室毎に１回の予約単位での予約既許諾の情報が記
憶されている。未予約情報テーブル２３は各室毎の未予
約の情報が連続した時間を１件として記憶登録されてい
る。

【００１１】図３は予約時の条件設定テーブル１３ｂで
あり、予約希望者に依る予約申込条件が設定されている
。図４は過去の予約申込条件を記憶保存しておくための
予約条件記憶テーブル１３ｃである。

【００１２】図５に本実施例の会議室予約システムの予
約処理時のフローチヤートを示す。図６には、すでに割
り当てられた会議室の利用をキヤンセルした場合等の予
約状況に変化があつた場合の再予約処理のフローチヤー
トを示す。以下、具体的な処理の流れを図５，図６のフ
ローチヤートに沿つて順を追つて説明する。

【００１３】図５のフローチヤートにおいて、ネツトワ
ークに接続された端末から予約希望者が予約をしようと
すると、ステツプＳ１で図３に示す予約条件の各項目に
該当するデータを設定する。対話式に入力されたデータ
はステツプＳ２で予約条件設定テーブル１３ｂのデータ
となる。

【００１４】図３の例の各項目を説明すると、月日１，
月日２は予約を希望する期間の初めと終りの日を指定す
るものである。時刻１，時刻２は同様に一日のうちでの
予約時間帯の初めと終わりの時刻を指定する。時間の項
目は，上記期間の時間帯のうちで会議を行いたい時間を
指定する。人数は会議参加者の人数であり、申込ＩＤは
予約を行つている人のＩＤである。設備条件は会議室の
設備等で必要なものを設定する。

【００１５】この例でいえば、「ＩＤ番号１７８８３の
予約希望者が、１９９０年６月１２日から１５日までの
いずれかの日の、９時から１２時までの時間帯のうち２
時間の時間をとつて、６人で会議を行いたい。会議室に
はホワイトボードが必要である」ことを設定している。 勿論この図に示しているテーブルは説明のためのもので
あり、実際の構成を厳密に示しているものではない。同
様に図で示している内部のデータの形式もその一例であ
る。

【００１６】予約条件設定テーブル１３ｂが作成される
と、ステツプＳ３以下で割当可能な会議室があるかどう
かを検索する。検索は予約条件設定テーブル１３ｂの内
容を検索条件にして、図２に示す予約情報テーブル１３
ａの中の未予約情報テーブル２３と設備情報テーブル２
４とを検索することにより行われる。

【００１７】ステツプＳ３で未検索の未予約データがあ
るかどうかを見る。未検索の会議室があつた場合には、
別途定められた優先順位等に基づき順次検索を行う。次
に、本例では、ステツプＳ５で設備条件を検査し、ステ
ツプＳ６で時間条件を検査する。ステツプＳ６での時間
条件の検査は、未予約情報テーブル２３のデータのうち
で予約条件設定テーブル１３ｂで設定された時間帯があ
いているかどうかを検査することにより検査される。そ
れぞれの条件があらかじめ許容された範囲にあつた場合
には、予約が許諾される。

【００１８】予約が許諾されると、ステツプＳ７で予約
済み情報データが作成され、予約済み情報テーブル２２
に登録される。また同時に、未予約情報のデータから今
予約された部分の情報をはずし、未予約情報テーブル２
３を更新する。たとえば、１０時から１６時までの未予
約情報データに対して、１３時から１５時までの予約が
許諾された場合には、未予約情報データは１０時から１
３時までのデータ１件と１５時から１６時までのデータ
１件とに分割されて、未予約情報テーブル２３に登録さ
れることになる。その後、ステツプＳ８で予約希望者の
端末画面に予約許諾の情報とメツセージが表示され、ス
テツプＳ１３で予約条件設定テーブル１３ｂ内容を予約
条件記憶テーブル１３ｃに登録する。

【００１９】ステツプＳ３ですべての室を検索した結果
、条件にあう室が既になかつた場合には、ステツプＳ９
で予約不可のメツセージを予約希望者の端末画面に表示
し、ステツプＳ１０でキヤンセル待ちをするかどうかを
問い合わせる。キヤンセル待ちをする場合にはステツプ
Ｓ１１からステツプＳ１３に進んで、予約条件設定テー
ブル１３ｂの内容を予約条件記憶テーブル１３ｃに登録
する。キヤンセル待ちをしない場合は、ステツプＳ１２
で予約条件設定テーブル１３ｂをクリアする。

【００２０】図６にはキヤンセルされた際の再予約の処
理手順をフローチヤートに示す。キヤンセルも端末から
のキヤンセル依頼によつて処理される。図６のフローチ
ヤートではキヤンセルが予め定められた手順で行われて
いることを前提に、再予約処理の部分についてのみ図示
している。キヤンセルは図２の予約済み情報テーブル２
２の該当データと予約条件記憶テーブル１３ｃの該当デ
ータとに対して確定される。

【００２１】キヤンセルが確定されると、ステツプＳ２
０で予約済情報テーブル２２と予約条件記憶テーブル１
３ｃから該当のデータが削除される。更に、ステツプＳ
２１で、削除された時間に対応する未予約時間の修正を
図２の未予約情報テーブル２３に対して行う。これはキ
ヤンセルされた予約の時間に連続する前後の時間に対し
ての未予約情報データがあればそれらと合成し、なけれ
ばキヤンセルされた時間に一致する未予約情報データを
作成することにより行われる。

【００２２】以下、ステツプＳ２２で、この更新された
未予約情報データを検索条件として、予約条件記憶テー
ブル１３ｃを検索することにより、再予約処理が行われ
る。ステツプＳ２３で、予約条件記憶テーブル１３ｃに
未検査のデータがあるかどうかを検査する。未検査のデ
ータがあれば、予め設定された優先順位で順次検査する
。

【００２３】すなわち、ステツプＳ２４で１つのデータ
を特定して、ステツプＳ２５で未検査のデータに対して
会議室使用が許諾されているか否かをチエツクし、許諾
されていなければ、ステツプＳ２６で設備条件や時間条
件を検査する。条件が合致すれば、初期予約時と同様に
、ステツプＳ２７で予約済み情報テーブル２２への登録
と未予約情報テーブル２３のデータの更新とを行う。 また、ステツプＳ２８で、予約条件記憶テーブル１３ｂ
中の該データに対して予約済みの標識をたてる等の更新
を行う。更に、ステツプＳ２９で、予約がとれた旨の連
絡を予約条件記憶テーブルより知り得られる予約申込者
に対して、電子メールを介して連絡する。

【００２４】尚、図２の予約情報テーブルは時刻条件に
より予めソートされていても良い。又、図２〜図４のテ
ーブルの構成は、各々の機能の要件を満たしておれば正
確にはこの通りの構成である必要はない。又、図５，図
６において、条件の検査の順序等は本提案の基本的な効
果や機能に影響を及ぼすものではない。又、図５のステ
ツプＳ８の後、すなわち予約が許諾された場合には、予
約条件設定テーブルを保存しなくとも本考案の効果には
影響しない。又、図６のステツプＳ２９の通知の方法は
電子メールに限るものではない。又、図３の予約条件設
定テーブルの各設定は必ずしも全項目が設定される必要
はない。又、図５で予約不可の時にステツプＳ１１でキ
ヤンセル待ちを指定した場合には、未予約情報テーブル
２３の情報として予約期限を設定可能とし、これにより
、図６における再予約処理時に、指定された予約期限を
過ぎたものについては再予約の対象外とすることも効果
的である。又、このような予約期限を過ぎた情報が見つ
かつた場合は、未予約情報テーブルから削除するように
しても良い。

【００２５】

【発明の効果】以上述べたように、本発明により、一旦
予約手続を行えば予約状況の変化に応じて予約手続を継
続し、資源の有効利用と合理的予約処理を実現する自動
予約システムを提供できる。すなわち、予約時に設定し
た予約条件を記憶しておき、キヤンセル等の予約状況が
変化した際に、変化した予約状況と前記記憶してあつた
予約条件とを検査する再予約処理を行うことにより、会
議室等の予約利用対象資源の有効理由と合理的な予約処
理とが実現できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施例の会議室予約システムの構成を示すブ
ロツク図である。

【図２】本実施例の会議室予約システムの補助記憶装置
に登録される予約情報テーブルの構成例を示す図である
。

【図３】本実施例の会議室予約システムの補助記憶装置
に登録される予約条件設定テーブルの構成例を示す図で
ある。

【図４】本実施例の会議室予約システムの補助記憶装置
に登録される予約条件記憶テーブルの構成例を示す図で
ある。

【図５】本実施例の会議室予約システムの予約処理時の
フローチヤートである。

【図６】本実施例の会議室予約システムの再予約処理の
フローチヤートである。

【符号の説明】

１０…ホストコンピユータ、１１…ＣＰＵ、１２…主記
憶装置、１３…補助記憶装置、１３ａ…予約情報テーブ
ル、１３ｂ…予約条件設定テーブル、１３ｃ…予約条件
記憶テーブル、１４…通信制御部、１５−１〜１５−ｎ
…端末、２２…予約済情報テーブル、２３…未予約情報
テーブル、２４…設備情報テーブル

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】　　ホストコンピユータと該ホストコンピ
   ユータにネツトワークで接続された端末とから構成され
   る自動予約システムであつて、予約時の予約条件を記憶
   するための記憶手段を備え、予約ができなかつた場合に
   該予約条件を前記記憶手段に登録し、予約状況に変化が
   あつた時に前記記憶手段に登録されている予約条件を順
   次検索して前記記憶手段に登録された予約希望者に予約
   を割り当てることを特徴とする自動予約システム。