JP2015011488A - 印刷データ管理システム、情報処理装置、印刷データ取得プログラム、方法 - Google Patents

Abstract

【課題】本発明は、印刷処理された文書データを確実にサーバで取得する印刷データ管理システムに関する。【解決手段】本発明の印刷データ管理システムは、印刷データをプリンタへ出力する情報処理装置と、印刷データを管理する印刷データ管理サーバとを有する印刷データ管理システムであって、情報処理装置は、印刷指示された文書データの印刷データ形式を出力先のプリンタのプリンタドライバに代わって指定する印刷データ形式指定手段と、指定された印刷データ形式による印刷データと印刷データの属性情報とを、スプーラから取得する印刷データ取得手段と、取得した印刷データと印刷データの属性情報との送信を制御する送信制御手段とを有し、印刷データ管理サーバは、印刷データと前記印刷データの属性情報を受信する受信手段と、印刷データと印刷データの属性情報とを記憶する印刷データ記憶手段と、を備える印刷データ管理システムである。【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理装置において印刷指示された印刷データを取得し、属性情報と関連づけて印刷データをサーバに記憶、管理する印刷データ管理システムに関する。

近年、コンピュータシステムやコンピュータネットワークの進展により、多くの文書が電子データで作成・保存され、保存された電子データをメールなどにより送受信したり、プリンタなどで印刷されたりしている。また、企業などにおいては、多数の機密文書が個人のコンピュータや共有サーバに記憶されており、こうした機密文書は開封のためのパスワードが設定されていたり、記憶されているサーバ自体にアクセス制限がかけられていたりしているが、文書を印刷して持ち出される場合があり、その対策が問題となっている。

なお、特許文献１では、印刷処理がなされた文書データのポストスクリプトイメージデータからファイル名を取得し、記憶されているファイルを読みだして、ポストスクリプトイメージデータとともにサーバへ送り、印刷処理が実行された文書をサーバに登録することが提案されている。

特開２００５−１４１４０２号公報

しかし、特許文献１記載の方法では、印刷される文書のどこかに必ずファイル名が記載されている必要があり、またファイル名が記載されていない文書については、印刷処理がされても文書データを取得することができず、すべての印刷データを登録することができないという問題があった。さらに、文書データに必ずファイル名を入れる必要があるため、ユーザの負担も大きい。

また、特許文献１記載の方法では、印刷した日時情報やユーザ名などを取得できないため、実際に印刷されたのか、判別できないという問題があった。

本発明は、印刷処理された文書を確実にサーバで取得することを目的とする。

本発明における印刷データ管理システムにあっては、印刷データをプリンタへ出力する情報処理装置と、印刷データを管理する印刷データ管理サーバとを有する印刷データ管理システムであって、情報処理装置は、印刷指示された文書データの印刷データ形式を出力先のプリンタのプリンタドライバに代わって指定する印刷データ形式指定手段と、指定された印刷データ形式による印刷データと印刷データの属性情報とを、スプーラから取得する印刷データ取得手段と、取得した印刷データと前記印刷データの属性情報との送信を制御する送信制御手段とを有し、印刷データ管理サーバは、印刷データと前記印刷データの属性情報を受信する受信手段と、印刷データと前記印刷データの属性情報とを記憶する印刷データ記憶手段と、を備える印刷データ管理システムを提供する。

また、本発明における印刷データをプリンタへ出力する情報処理装置にあっては、印刷指示された文書データの印刷データ形式を出力先のプリンタのプリンタドライバに代わって指定する印刷データ形式指定手段と、指定された印刷データ形式による印刷データと前記印刷データの属性情報とを、スプーラから取得する印刷データ取得手段と、取得した前記印刷データと前記印刷データの属性情報との送信を制御する送信制御手段と、を有する情報処理装置を提供する。

さらに、本発明におけるプリンタで印刷する印刷データを出力するコンピュータに適用され、印刷データを取得する印刷データ取得プログラムにあっては、印刷指示された文書データの印刷データ形式を前記プリンタのプリンタドライバに代わって指定する印刷データ形式指定ステップ、指定された印刷データ形式の印刷データと印刷データの属性情報とを、スプーラから取得する取得ステップ、取得した印刷データと印刷データの属性情報との送信を制御する送信制御ステップとを実行させることを特徴とする印刷データ取得プログラムを提供する。

また、プリンタで印刷する印刷データを取得し、管理するための印刷データ取得方法であって、印刷指示された文書データの印刷データ形式をプリンタのプリンタドライバに代わって指定する印刷データ形式指定ステップ、指定された印刷データ形式の印刷データと印刷データの属性情報とを、スプーラから取得する取得ステップ、取得した印刷データと印刷データの属性情報との送信を制御する送信制御ステップとを有する印刷データ取得方法を提供する。

本発明によれば、印刷処理の途中に印刷データ取得部が介在することで、確実に印刷データと印刷データの属性情報を取得し、印刷データ管理サーバへと送信することで、印刷データを収集して集中管理することができ、印刷行為を監視することができる。また、本発明によれば、印刷処理の途中で印刷データ取得部が印刷データとその属性情報を取得するため、ユーザは、特別な操作をする必要がなく、ユーザが意識しないうちに、管理者は、印刷管理サーバで印刷データの取得を行うことができる。

また、印刷データの印刷日時やユーザ名などの属性情報を、印刷データに関連付けて記憶することができるため、誰がいつ行った印刷処理なのか、後日検証することができ、印刷データは、印刷データ管理サーバにおいてテキストデータを抽出するため、キーワードで、過去の印刷データを検索することも可能となる。

さらに、本印刷データ取得プログラムは、プリンタの機種に依存することなく、どのプリンタへの印刷処理であっても確実に印刷データを取得することができる。

図１は本発明における印刷データ管理システムの構成の一例を示す図面である。 図２は、本発明にかかるクライアントＰＣ１２０のハードウェア構成図の一例を示す図面である。 図３は、本発明の実施例における印刷データ取得プログラムの機能ブロック図である。 図４は、本発明での印刷処理におけるクライアントＰＣの機能ブロック図の一例を示す図面である。 図５は、本発明により印刷処理における印刷データ取得方法を説明するフローチャートの一例である。 図６は、本発明における印刷データの属性情報の一例を示す図である。 図７は、本発明における印刷データ管理サーバの機能ブロックの一例を示す図である。 図８は、属性情報記憶部７０３の一例である。

以下、本発明を実施するための形態について、図面を参照しながら説明する。図１は、本発明における印刷データ管理システムの構成の一例を示す図面である。印刷データ管理システムは、例えば、印刷データ管理サーバ１１０と、クライアントＰＣ１２０ａ、１２０ｂ、プリンタＡ１３０ａ、プリンタＢ１３０ｂそれぞれは、ネットワーク１００で接続されている。ネットワーク１００は、有線又は無線を問わず、インターネット、ＬＡＮ、ＷＡＮなど、どのようなネットワーク形態であってもよい。

印刷データ管理サーバ１１０は、各クライアントＰＣで印刷処理された文書である印刷データを各クライアントＰＣから受信し、保存、管理するサーバである。クライアントＰＣから送信された印刷データ及びその属性情報を関連付けてデータベース等の記憶部へ保存する。なお、印刷データ管理サーバ１１０は、一つのサーバ装置である必要はなく、複数のサーバに分散して構成されていてもよい。

クライアントＰＣ１２０ａ、１２０ｂは、ユーザの操作を受付け、Windows（登録商標）などのオペレーティングシステム上で動作する文書作成ソフトや表作成ソフトなどのアプリケーションを用いて様々な文書データを作成したり、追加・修正することができるＰＣ（パーソナルコンピュータ）であり、情報処理装置である。例えば、クライアントＰＣ１２０ａや１２０ｂには、プリンタＡ１３０ａ、プリンタＢ１３０ｂで、印刷するためのプリンタプログラムがインストールされており、ユーザがアプリケーション上で操作し、プリンタを選択することで、選択されたプリンタに対応するプリンタプログラムが起動し、プリンタＡ１３０ａまたはプリンタＢ１３０ｂで、ユーザが希望する文書データを印刷することができる。また、クライアントＰＣ１２０ａ、１２０ｂには、印刷データ取得プログラムがインストールされており、印刷データ取得プログラムは、印刷データが印刷処理される途中で印刷データを取得し、取得した印刷データを印刷データ管理サーバ１１０へと送る。なお、クライアントＰＣ（情報処理装置）は、二台に限らず、複数台がネットワークに接続される。

プリンタＡ１３０ａ、プリンタＢ１３０ｂは、クライアントＰＣにおいて印刷指示を受けた文書データを印刷データとして受信し、印刷出力する。なお、プリンタとしては、プリンタ単体の機能を有する装置のみならず、コピー機や、ＦＡＸ装置などの複数の機能を有する装置であってもよい。

図２は、本発明にかかるクライアントＰＣ１２０のハードウェア構成図の一例を示す図面である。図２において、クライアントＰＣ１２０を構成する情報処理装置は、それぞれバスで相互に接続されているＣＰＵ２１１、ＲＯＭ２１２、ＲＡＭ２１３、外部インターフェース２１４、通信インターフェース２１５、入出力インターフェース２１６、記憶装置２１７を有する。ＣＰＵ２１１は、アプリケーション２３０、オペレーティングシステム（ＯＳ）２４０、プリンタプログラム２５０、印刷データ取得プログラム２６０を記憶装置２１７から読み出し、実行する。

ＲＯＭ２１２は、例えばＢＩＯＳやスタートプログラムが記憶されており、ＲＡＭ２１３は、作業メモリとして必要なデータを一時保管するメモリとして、ＣＰＵが各処理を実行する場合に動作する。

外部インターフェース２１４は、ＵＳＢケーブルや記憶媒体２１８を装着するためのインターフェースである。記憶媒体２１８は、例えば、ＵＳＢメモリや光ディスクなどの記録媒体である。通信インターフェース２１５は、ＬＡＮカードやインターネットケーブルを接続するためのインターフェースであり、ネットワーク１００を介してプリンタ１３０や印刷データ管理サーバ１１０と接続されている。ＣＰＵ２１１からの指示により、印刷データをプリンタ１３０や印刷データ管理サーバ１１０へ送信する。

入出力インターフェース２１６は、マウス２１９、キーボード２２０、ディスプレイ２２１など、ユーザからの操作指示を受け付けたり、操作指示に基づく処理結果を出力したりするインターフェースである。なお、これらに限らず、タッチパネルや、スピーカ、マイクなどを接続してもよい。

記憶装置２１７は、ハードディスクやフラッシュメモリであり、アプリケーション２３０、オペレーティングシステム２４０、プリンタプログラム２５０、印刷データ取得プログラム２６０を記憶している。

記憶媒体２１８としては、例えば、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、もしくは半導体メモリなどのリムーバブルメディアがある。これらのリムーバブルメディアに印刷データ取得プログラムが記憶され、または図示されないサーバからダウンロードする態様で、印刷データ取得プログラムは配布され、記憶装置２１７に記憶され、ＣＰＵ２１１で実行することで、各種の機能を実行させる。

図３は、本発明の実施例における印刷データ取得プログラムの機能ブロック図である。図３に示すように、印刷データ取得プログラム２６０は、印刷データ形式指定部３１０、印刷データ取得部３２０、印刷データ送信制御部３３０、レジストリ書換部３４０、プリンタプログラム監視部３５０を有している。

印刷データ形式指定部３１０は、アプリケーションにおいてユーザから印刷指示を受けた文書データについて、指定されたプリンタのプリンタドライバに代わって、印刷データの形式を指定し、オペレーションシステム（ＯＳ）のＧＤＩへ返す。本実施例においては、印刷データの形式としてＥＭＦデータを指定することで以下説明するが、ＥＭＦデータに限らず、プリンタの機種に依存しない、共通のフォーマットであれば、どのようなデータ形式でもよい。ＥＭＦデータは、ＥＭＦスプーリング処理において生成されるデータである。すべてのプリンタドライバのＤＬＬ情報を、印刷データ形式指定部３１０の情報へと書き換えているため、どのプリンタに印刷指示がされたとしても、ＧＤＩはＯＳに記憶されているレジストリのＤＬＬ情報を参照して印刷データ形式指定部３１０を呼び出すこととなる。印刷データ形式指定部は、印刷データ形式をＥＭＦデータへと強制する以外は、プリンタドライバのインターフェースとして、プリンタドライバとＯＳとのやり取りを仲介する。

印刷データ取得部３２０は、スプーラから送出されたスプールファイルを、同時に送出されたスプールファイルの属性情報とともに、指定されたプリンタのプリントプロセッサに代わって取得する。属性情報とは、印刷データの印刷日時や文書ファイル名、印刷するユーザ名やコンピュータ名などである。すべてのプリンタのプリントプロセッサの関数情報を、印刷データ取得部３２０の情報へと書き換えているため、スプーラからプリントプロセッサへ向けて送出されたスプールファイル（ＥＭＦデータ）を、必ず印刷データ取得部３２０は、取得することとなる。印刷データ取得部は、印刷データと属性情報を取得する以外は、プリントプロセッサのインターフェースとして、プリントプロセッサとＯＳとのやり取りを仲介する。

印刷データ送信制御部３３０は、印刷データ取得部３２０が取得した印刷データ及びその属性情報を、印刷データ管理サーバへ送信するよう制御する。

レジストリ書換部３４０は、印刷データ取得プログラムがインストールされたクライアントＰＣのＯＳに記憶されているレジストリ情報のうち、プリンタドライバのＤＬＬ情報をすべて、印刷データ形式指定部のＤＬＬ情報へと書き換える。印刷データ形式指定部のＤＬＬ情報へと書き換えることで、印刷データ形式指定部がプリンタドライバのインターフェース部分へと置き換わり、ＯＳがプリンタドライバを呼び出す場合には、必ず印刷データ形式指定部を呼び出すこととなる。

また、レジストリ書換部３４０は、レジストリに登録されているプリントプロセッサの関数をすべて印刷データ取得部２６２の関数へと書き換える。印刷データ取得部２６２の関数へと書き換えることで、ＯＳは、そのレジストリを参照してプリントプロセッサを呼び出す代わりに印刷データ取得部を呼び出し、すべてのＯＳとプリントプロセッサとの間のやりとりは、印刷データ取得部を介することとなるから、印刷データ取得部は、プリントプロセッサへ送出されるＥＭＦデータ及び属性情報をもれなく取得することが可能となる。

プリンタプログラム監視部３５０は、新たなプリンタプログラムがクライアントＰＣに記憶されていないか、監視を行う。また、印刷データ取得プログラム２６０がクライアントＰＣにインストールされたときも、プリンタプログラムが記憶されていないか、監視する。いずれの場合も、レジストリの書換が終わっていないプリンタプログラムが記憶されていることを発見した場合には、プリンタプログラム監視部３５０は、レジストリ書換部３４０へ通知し、レジストリ書換部３４０がレジストリの情報を書き換えることとなる。

図４は、本発明での印刷処理におけるクライアントＰＣの機能ブロック図の一例を示す図面である。クライアントＰＣ１２０は、Windows（登録商標）系のオペレーティングシステム（ＯＳ）２４０上で動作する、アプリケーション２３０、プリンタプログラム２５０、印刷データ取得プログラム２６０を有している。なお、ここでは、プリンタプログラムは、一つしか図示されていないが、複数のプリンタプログラムがインストールされている場合は、クライアントＰＣ１２０は、複数のプリンタプログラムを有することとなる。

アプリケーション２３０は、例えば文書作成ソフトや表作成ソフトであって、文字や画像などを有する文書データを作成するためのプログラムである。ユーザがアプリケーション２３０に対して、文書データの印刷指示を行うことで、印刷データが生成される。

オペレーティングシステム（ＯＳ）は、ＧＤＩ（Graphics Device Interface）２４１、スプーラ２４２、プリントプロバイダ２４３、ランゲージモニタ２４４、ポートモニタ２４５を有する。ＧＤＩ２４１は、ユーザからアプリケーションが印刷指示を受付けると、アプリケーション２３０に呼び出され、レジストリから印刷指示の際に指定されたプリンタのドライバのＤＬＬ情報を参照して、印刷データの形式を決定する。

ここで、印刷データの形式とは、文書データを印刷する場合のスプーリングによって定められる印刷データ形式であって、スプーリングとしては、たとえば、ＲＡＷスプーリングと、ＥＭＦスプーリングである。ＲＡＷスプーリングとは、プリンタに最適なデータに変換してスプールする方式だが、アプリケーションを印刷処理から解放するまでに時間がかかる方法である。ＥＭＦスプーリングとは、プリンタの機種に依存しないＥＭＦデータでスプールし、その後プリンタ固有の印刷データを生成して印刷する方式であって、アプリケーションを印刷処理から早期に解放することができる方法である。

本発明においては、インストールされているプリンタドライバすべてのＤＬＬ情報が印刷データ指定部２６１を参照するよう書き換えられているため、どのプリンタが指定されたとしても、ＧＤＩ２４１は、印刷データ形式指定部２６１へアクセスすることとなる。そして、印刷データ形式指定部２６１が印刷データ形式としてＥＭＦデータを指定することで、ＥＭＦスプーリングの処理を開始する。ＧＤＩ２４１は、印刷対象である文書データからスプールファイル３００であるＥＭＦデータを生成してスプーラ２４２へ送出する。

スプーラ２４２は、文書データのＥＭＦデータがすべてスプールされると、指定されたプリンタのプリントプロセッサへデスプールすることを伝える。本発明においては、どのプリンタが指定されたとしても、インストールされているプリントプロセッサすべての関数情報が印刷データ取得部２６２へアクセスするよう書き換えられているため、実際には印刷データ取得部２６２にアクセスすることとなる。スプーラ２４２は、印刷データ取得部２６２を経由して、プリントプロセッサ２５２へスプールファイル３００（ＥＭＦデータ）を送出する。

プリントプロバイダ２４３は、プリントプロセッサ２５２でスプールファイルが再生され、ＧＤＩ２４１で描画、プリンタドライバ２５１でプリンタ固有の印刷データ（ＲＡＷデータ）に変換処理されたあと、印刷データの出力先を切り替える処理を行う。例えば、指定されているプリンタがローカルプリンタである場合は、ローカルプリンタへ出力するよう設定し、ネットワークで共有されたプリンタである場合は、ネットワーク共有プリンタへ出力するよう設定する。

ランゲージモニタ２４４は、プリンタとの間でプリントステータスデータを送受信したり、プリントプロバイダでの処理後、必要があれば、プリンタジョブのコマンド制御などの処理を印刷データに対して行う。ポートモニタ２４５は、プリンタポートの種類（ＵＳＢ、ＴＣＰ／ＩＰなど）に応じて、印刷データに対し、出力処理を行う。

スプールファイル３００は、ＧＤＩ２４１によって生成されるデータであって、本発明においては、印刷対象の文書データはＥＭＦデータにて生成される。

印刷データ取得プログラム２６０は、印刷データ形式指定部２６１、印刷データ取得部２６２、印刷データ送信制御部２６３を有する。印刷データ形式指定部２６１は、予めプリンタドライバすべてのＤＬＬ情報を印刷データ形式指定部の情報へと書き換えられているため、プリンタドライバ２５１のインターフェースの役割を果たすこととなる。ここで、ＧＤＩ２４１から呼び出されると、印刷データ形式指定部２６１は、印刷データ形式をＥＭＦデータとするよう指定して、ＧＤＩ２４１へ返す。また、プリンタドライバとＧＤＩとの間で処理がある場合には、プリンタドライバのインタフェースとして仲介を行う。

印刷データ取得部２６２は、予めプリントプロセッサすべてのＤＬＬ情報が印刷データ取得部の情報へと書き換えられているため、すべてのプリントプロセッサのインターフェースの役割を果たすこととなる。ここで、印刷データ取得部２６２は、スプーラ２４２からプリントプロセッサ２５２に向かって送出されるＥＭＦデータで生成されたスプールファイルを、ともに送出される印刷データの属性情報とともに取得する。印刷データの属性情報とは、例えば、印刷日時、印刷される文書データのファイル名、印刷を行ったユーザ名などである。プリントプロセッサの関数情報の書換によって、スプーラ２４２が印刷データ取得部２６２をプリントプロセッサ２５２のインタフェースとして認識しているためである。また、印刷データ取得部２６２は、スプーラが送出したスプールファイルをプリントプロセッサ２５２に所定の処理をさせるために、プリントプロセッサ２５２へと送出し、処理結果を受け取ってＧＤＩ２４１へと返す。

印刷データ送信制御部２６３は、印刷データ取得部２６２が取得したＥＭＦデータである印刷データとその属性情報とを印刷データ管理サーバへとネットワークを介して送信するよう制御する。

プリンタプログラム２５０は、プリンタドライバ２５１とプリントプロセッサ２５２を有する。プリンタドライバ２５１は、印刷データ形式の設定情報を記憶し、プリンタ固有の印刷データを生成する。プリントプロセッサ２５２は、スプーラ２４２から送出された印刷データ（本発明ではＥＭＦデータ）を再生し、たとえば印刷文書のページごとの集約・製本等の編集処理等を行う。

図５は、本発明により印刷処理における印刷データ取得方法を説明するフローチャートの一例である。まず、キーボードやマウス等によりユーザが印刷指示を入力すると、アプリケーション２３０が印刷指示を受付ける（ステップＳ５０１）。次に、アプリケーション２３０がＧＤＩ２４１を呼び出すと、ＧＤＩ２４１はレジストリを参照し（ステップＳ５０２）、印刷指示対象のプリンタドライバへアクセスしようと、印刷データ形式指定部２６１を呼び出す（ステップＳ５０３）。レジストリが、プリンタドライバのＤＬＬ情報から印刷データ形式指定部２６１のＤＬＬ情報へと、レジストリ書換部３４０によって書き換えられているためである。

印刷データ形式指定部２６１は、プリンタドライバのインターフェースとして機能し、プリンタドライバ２５１を呼び出す（ステップＳ５０４）。ＧＤＩ２４１からの、プリンタドライバの活性化の指令等は、印刷データ形式指定部２６１を経由して、プリンタドライバ２５１へと伝えられる。但し、印刷データ形式指定部２６１は、ＧＤＩ２４１からの印刷データ形式を問い合わせる関数については捕捉し、プリンタドライバにおける設定とは無関係にＥＭＦデータ形式を指定し、応答する（ステップＳ５０５）。なお、プリンタの機種によっては、ＥＭＦデータ形式を指定して応答した後であっても、再度ＥＭＦ以外のデータ（例えばＲＡＷデータ）での印刷処理を強制するため、プリンタドライバ２５１からＧＤＩ２４１に対し、ＥＭＦ以外のデータ形式を指定した関数を送出する場合がある。この場合、印刷データ形式指定部２６１は、その指定を無効とする処理を行う。例えば、プリンタドライバ２５１内のＥＭＦデータ以外のデータ形式を強制する設定フラグがＯＮとなっている場合は、ＯＦＦとする処理を行う。また別の例では、プリンタドライバ２５１がＥＭＦデータ以外のデータ形式指定する関数を発出した場合、印刷データ指定部２６１はそれを破棄し、ＧＤＩ２４１への仲介は行わないよう処理を行う。

ＧＤＩ２４１は、ＥＭＦデータが指定されたため、印刷対象の文書データに対応するＥＭＦデータのスプールファイルを生成し、スプーラ２４２へと送出する（ステップＳ５０６）。次に、スプーラ２４２は、印刷対象の文書データに対応するＥＭＦデータが一通りスプールされると、スプーラ２４２は、印刷データ取得部２６２を呼び出す（ステップＳ５０７）。スプーラ２４２が参照するレジストリに登録されているプリントプロセッサの関数情報を、印刷データ取得部２６２へとレジストリ書換部３４０が、情報を書き換えているからである。印刷データ取得部２６２は、プリントプロセッサ２５２のインターフェースとして機能し、スプーラ２４２から送出される指令の授受を仲介する。

印刷データ取得部２６２は、スプーラ２４２から送出されたスプールファイル３００であるＥＭＦデータ、その属性情報を取得する（ステップＳ５０８）。印刷データ取得部２６２は、ＥＭＦデータ及びその属性情報を取得する以外は、プリントプロセッサのインターフェースとして、スプーラ２４２とプリントプロセッサ２５２とのやり取りを仲介する。

ここで、処理が通常の印刷処理と、印刷データを管理するための処理の２つに分かれる。まず、印刷データを管理するための処理を説明する。印刷データを管理するための処理として、印刷データ取得部２６２は、取得した印刷データ（ＥＭＦデータ）及び属性情報を、印刷データ送信制御部２６３へ送信する（ステップＳ５０９）。ここで、印刷データ取得部２６２は、取得した属性情報すべてではなく、必要な項目のみを印刷データ送信制御部２６３へ送出してもよい。送信制御部２６３は、印刷データであるＥＭＦデータ及び属性情報を受領したかどうか、常に監視しており、印刷データ取得部２６２から受領したことを検出すると、印刷データ管理サーバ１１０への送信を制御する（ステップＳ５１０）。

次に、通常の印刷処理について説明する。印刷データ取得部２６２は、印刷データ及びその属性情報を取得後、プリントプロセッサ２５２を呼び出す（ステップＳ５１１）。スプーラ２４２は、プリントプロセッサ２５２を呼び出すために、印刷データ取得部２６２を呼び出しているからである。このため、印刷データ取得部２６２は、印刷データ（ＥＭＦデータ）及び属性情報取得後、通常の印刷処理をすすめるために、プリントプロセッサ２５２を呼び出す。

スプーラ２４２が送出したスプールファイル３００は、プリントプロセッサ２５２で必要な処理がある場合は、処理が行われる。例えば、ページごとの集約や製本処理などである。プリントプロセッサ２５２による処理後、ＧＤＩ２４１が呼び出され（ステップＳ５１２）、処理後のデータがＧＤＩ２４１へ送出される。

ＧＤＩ２４１は、受領したＥＭＦデータを再生し（ステップＳ５１３）、プリンタデバイスコンテキストへ描画を行う。その後、ＧＤＩ２４１は、プリンタドライバで処理をさせるために印刷データ形式指定部２６１を呼び出す。印刷データ指定部２６１は、プリンタドライバ２５１を呼び出し、プリンタドライバ２５１は、プリンタ固有の印刷データ（ＲＡＷデータ）を生成する（ステップＳ５１４）。このとき、印刷データ指定部２６１は、特にプリンタドライバの処理結果を変更する等の処理は行わず、プリンタドライバのインターフェースとしてＧＤＩ２４１とのやり取りの仲介を行う。

プリントプロバイダ２４３は、必要があれば、印刷データの出力先を切り替える処理などを行う（ステップＳ５１５）。また、ランゲージモニタ２４４は、プリントプロバイダでの処理後、必要があれば、印刷データへ処理を行う（ステップＳ５１６）。ポートモニタ２４５は、プリンタポートの種類（ＵＳＢ、ＴＣＰ／ＩＰなど）に応じて、印刷データに対し、出力処理を行う（ステップＳ５１７）。このようにして処理された印刷データは、ネットワークを介して指定されたプリンタへと送られ、プリンタから出力されることとなる。

図６は、本発明における印刷データの属性情報の一例を示す図である。ＥＭＦデータとともにスプーラから取得される属性情報は、印刷データの属性を含むプロパティファイルとして構成されている。従って、多くの情報が含まれているため、印刷データ取得部２６２は、取得した属性情報のうち、送信データ量を削減するために、いくつかの項目のみを、印刷データ送信制御部２６３へ送出してもよい。印刷データ管理サーバへ送信される属性情報としては、例えば、図６に示すように印刷データが出力されるプリンタ名（LBP5900）、印刷される文書データのファイル名（TestDoc.txt）、プリンタのネットワーク上での名前であるプリンタネーム（ここではプリンタ名と同じLBP5900）、印刷指示を行ったクライアントＰＣのネットワーク上のマシンネーム（ここでは\\abc-F5522）、クライアントＰＣを使用しているユーザ名（ここではdef）、そして、印刷データのプリンタでの印刷完了時間である印刷ジョブ完了時間（ここでは、2013年4月16日7時51分27秒）である。なお、これらに限定されず、他の項目、例えば、印刷ジョブ開始時間や印刷する文書データの紙サイズ（A4、B5など）などを含めてもよい。

図７は、本発明における印刷データ管理サーバの機能ブロックの一例を示す図である。印刷データ管理サーバ１１０は、印刷データ受信部７０１、印刷データ記憶部７０２、テキスト抽出部７０５、トークン解析部７０６、インデックス記憶部７０７、検索部７０８、通知条件設定部７１１、通知部７１２を有する。また、印刷データ記憶部７０２は、属性情報記憶部７０３と印刷データ記憶部７０４を有する。検索部７０８は、検索条件解析部７０９と検索用ページ生成部７１０を有する。

印刷データ受信部７０１は、クライアントＰＣの印刷データ送信制御部２６３の送信制御により送信された印刷データ及びその属性情報を受信する。印刷データ受信部７０１は、受信した印刷データ及びその属性情報を、印刷データのファイルと属性情報のファイルとに分割し、印刷データ記憶部７０２に記憶させる。印刷データのファイルは印刷データ記憶部７０４へ、また、属性情報のファイルは属性情報記憶部７０３へと記憶される。また、印刷データ受信部７０１は、テキスト抽出部７０５へ印刷データ及び属性情報を送出する。

印刷データ記憶部７０２は、属性情報記憶部７０３と印刷データ記憶部７０４を有している。印刷データ記憶部７０２は、印刷データ受信部７０１が受信した印刷データ（ＥＭＦデータ）及び属性情報データとを、それぞれ印刷データ記憶部７０４と属性情報記憶部７０３へ記憶している。このとき、印刷データ記憶部７０２は、印刷データとそれに対応する属性情報とを、一方から他方を取得できるよう、互いに関連付けて記憶するようにする。例えば、印刷データと属性情報とに同じＩＤ番号を付与し、それぞれＩＤ番号とともに属性情報記憶部７０３と印刷データ記憶部７０４へ記憶する。

テキスト抽出部７０５は、印刷データ及び属性情報に含まれるテキストデータを抽出する。また、テキスト抽出部７０５において、印刷データ及び属性情報に含まれる画像データを抽出してもよい。画像データを抽出した場合は、印刷データ記憶部７０４へもとの印刷データに対応付けて画像データを記憶する。トークン解析部７０６は、テキスト抽出部によってテキストデータ化された印刷データ及び属性情報のデータのトークン解析を行うことでインデックスデータを生成する。具体的には、テキストデータから全文検索を高速かつ容易に行えるよう、トークン（単語）を抽出する処理を行う。ここで、トークン解析部７０６はテキスト抽出部７０５が送出したテキストデータを順次トークン解析する構成で説明したが、テキストデータをいったんインデックス記憶部７０７へ記憶し、適時トークン解析部７０６が抽出してトークン解析するように構成してもよい。

インデックス記憶部７０７は、印刷データ及び属性情報のテキストデータとトークン解析により生成されたインデックスデータを記憶している。インデックス記憶部７０７は、もとの印刷データ及びその属性情報と互いに対応づけられるよう、属性情報記憶部７０３と印刷データ記憶部７０４と関連づけられている。

検索部７０８は、印刷データ管理サーバに記憶されている大量の印刷データ及びその属性情報から、所望のデータを抽出するための検索ページを提供する。例えば、検索語を入力することが可能なＷｅｂの検索ページを提供し、ユーザがキーワードなどを入力することで希望する印刷データを抽出できるようにする。検索部７０８は、検索条件解析部７０９と検索用ページ生成部７１０を有している。検索条件解析部７０９は、検索ページに入力された検索条件を解析し、インデックス記憶部７０７のインデックスデータに基づいて、該当する印刷データを検索する。検索用ページ生成部７１０は、記憶されている印刷データ及び属性情報の検索サービスをユーザへ提供するために検索条件を入力するための検索用ページを生成する。検索用ページは、例えば、ネットワークを経由してＷｅｂページで提供される。検索用ページ生成部７１０は、入力された検索条件に合致する印刷データ及び属性情報を検索条件解析部７０９が抽出すると、それらを一覧表として表示させたり、印刷データの内容や属性情報を表示させたりする。

通知条件設定部７１１は、所定の通知先に通知する場合の通知条件と通知先と対応付けて設定している。通知条件とは、所定の条件に合った印刷データや属性情報があった場合に所定の通知先に通知する条件である。所定のキーワードを含む印刷データや、所定の日時に印刷された印刷データ等を抽出するよう、通知条件として設定できる。例えば、「社外秘」「Confidential」の語を含む印刷データを検知したときに、所定のメールアドレスへ通知するよう、設定することができる。通知条件の設定は、所定フォームに記入して、印刷データ管理サーバに送信する方法、検索ページから通知条件の設定をする方法、通知条件設定のｗｅｂページから設定する方法、その他どのような方法であってもかまわない。一例においては、通知条件設定部７１１に設定された条件を満たす印刷ページ又は属性情報があるかどうかは、新たな印刷データを受信し、印刷データが印刷データ記憶部７０２に記憶され、トークン解析部７０６において、テキストデータがトークン解析されるタイミングで、検索され、通知条件に合う印刷データが検出されると通知条件設定部にその旨が通知される。別の例にあっては、通知条件が新たに設定されると、通知条件設定部７１１は、所定時間ごとにインデックス記憶部７０７を検索し、通知条件に合致する印刷データを検知するよう構成してもよい。

通知部７１２は、通知条件設定部７１１に設定された通知条件に合致した印刷データが検知されたこと及び通知先が通知条件設定部７１１から伝えられると、所定の通知先に、通知を行う。通知方法は、設定された通知先へのメール送信、設定された通知先への自動コール等、どのような方法であってもかまわない。

なお、図７においては、印刷データ管理サーバ１１０は、一つのサーバ装置で構成されるように図示されているが、分散する複数のサーバで構成してもよいことは当然である。

図８は、属性情報記憶部７０３の一例である。属性情報記憶部７０３は、属性情報を記憶しており、対応する印刷データと関連づけるために、同じＩＤ（識別子）が付与されている。ここでは、属性情報としてＩＤに対応付けて文書名、ユーザ名、印刷日時、出力先のプリンタ名が記憶されている。対応する印刷データとＩＤによって関連付けられているため、印刷データとともにこれらの属性情報も抽出することができる。

１００ ネットワーク
１１０ 印刷データ管理サーバ
１２０ クライアントＰＣ
１３０ プリンタ

Claims (15)

1. 印刷データをプリンタへ出力する情報処理装置と、印刷データを管理する印刷データ管理サーバとを有する印刷データ管理システムであって、
   前記情報処理装置は、
   印刷指示された文書データの印刷データ形式を出力先のプリンタのプリンタドライバに代わって指定する印刷データ形式指定手段と、
   指定された印刷データ形式による印刷データと前記印刷データの属性情報とを、スプーラから取得する印刷データ取得手段と、
   取得した前記印刷データと前記印刷データの属性情報との送信を制御する送信制御手段とを有し、
   前記印刷データ管理サーバは、
   印刷データと前記印刷データの属性情報を受信する受信手段と、
   前記印刷データと前記印刷データの属性情報とを記憶する印刷データ記憶手段と、
   を備える印刷データ管理システム。
2. 前記印刷データ管理サーバは、
   さらに、前記印刷データ及び前記属性情報に基づいて生成したインデックスデータを記憶するインデックス記憶手段と、
   前記インデックスデータに基づいて前記印刷データを検索する検索手段と、
   を有する請求項１記載の印刷データ管理システム。
3. 前記印刷データ管理サーバは、
   前記印刷データ及び前記属性情報からテキストデータを抽出するテキストデータ抽出手段と、
   前記テキストデータのトークン解析することでインデックスデータを生成するトークン解析手段と、をさらに有する請求項２記載の印刷データ管理システム。
4. 前記印刷データ管理サーバは、
   所定条件を有する印刷データが前記印刷データ記憶手段に記憶されたときに、所定の通知先に通知するための通知条件設定手段と、
   前記通知条件設定手段に所定条件に合致する印刷データを検出すると所定の通知先へ通知する通知手段をさらに有することを特徴とする、請求項１〜３記載の印刷データ管理システム。
5. 印刷データをプリンタへ出力する情報処理装置であって、
   印刷指示された文書データの印刷データ形式を出力先のプリンタのプリンタドライバに代わって指定する印刷データ形式指定手段と、
   指定された印刷データ形式による印刷データと前記印刷データの属性情報とを、スプーラから取得する印刷データ取得手段と、
   取得した前記印刷データと前記印刷データの属性情報との送信を制御する送信制御手段と、を有する情報処理装置。
6. オペレーティングシステムに記憶されているプリンタドライバのＤＬＬ情報を書き換えるレジストリ書換手段をさらに有し、
   前記レジストリ書換手段により書き換えられたＤＬＬ情報に基づいてオペレーティングシステムから呼び出されることで、前記印刷データ形式指定手段は、プリンタドライバに代わって印刷データ形式を指定することを特徴とする請求項５記載の情報処理装置。
7. 前記印刷データ形式指定手段で指定される印刷データ形式はＥＭＦデータであることを特徴とする請求項５または６記載の情報処理装置。
8. 前記レジストリ書換手段は、さらにスプーラに記憶されているプリントプロセッサの情報を書き換え、
   前記印刷データ取得手段は、前記レジストリ書換手段により書き換えられたプリントプロセッサの情報に基づいて前記スプーラから呼び出され、スプールファイルを取得することで前記印刷データ及び前記印刷データの属性情報とを取得することを特徴とする請求項５〜７記載の情報処理装置。
9. 新たなプリンタプログラムが記憶されていないか監視する監視手段をさらに有する、請求項５〜８記載の情報処理装置。
10. 前記印刷データの属性情報は、少なくとも印刷日時、文書データ名、ユーザ名を含むことを特徴とする請求項５〜９記載の情報処理装置。
11. プリンタで印刷する印刷データを出力するコンピュータに適用され、前記印刷データを取得する印刷データ取得プログラムであって、
    印刷指示された文書データの印刷データ形式を前記プリンタのプリンタドライバに代わって指定する印刷データ形式指定ステップ、
    指定された印刷データ形式の印刷データと前記印刷データの属性情報とを、スプーラから取得する取得ステップ、
    取得した前記印刷データと前記印刷データの属性情報との送信を制御する送信制御ステップとを
    実行させることを特徴とする印刷データ取得プログラム。
12. 前記印刷データ取得プログラムは、さらに、
    コンピュータのオペレーティングシステムに記憶されているプリンタドライバのＤＬＬ情報を書き換える書換ステップを有し、
    前記書換ステップにより書き換えられたＤＬＬ情報に基づいてオペレーティングシステムから呼び出されることで、前記印刷データ形式指定ステップはプリンタドライバに代わって指定することを特徴とする請求項１１記載の印刷データ取得プログラム。
13. 前記印刷データ取得プログラムは、さらに、
    スプーラに記憶されているプリントプロセッサの情報を書き換える第二の書換ステップを有し、
    前記取得ステップは、前記第二の書換ステップにより書き換えられたプリントプロセッサの情報に基づいて前記スプーラから呼び出され、スプールファイルを取得することで前記印刷データ及び前記印刷データの属性情報とを取得することを特徴とする請求項１１又は１２記載の印刷データ取得プログラム。
14. 前記印刷データ取得プログラムは、さらに、
    コンピュータに新たなプリンタプログラムが記憶されていないか監視するステップを有する請求項１１〜１３記載の印刷データ取得プログラム。
15. プリンタで印刷する印刷データを取得し、管理するための印刷データ取得方法であって、
    印刷指示された文書データの印刷データ形式を前記プリンタのプリンタドライバに代わって指定する印刷データ形式指定ステップ、
    指定された印刷データ形式の印刷データと前記印刷データの属性情報とを、スプーラから取得する取得ステップ、
    取得した前記印刷データと前記印刷データの属性情報との送信を制御する送信制御ステップとを
    有する印刷データ取得方法。

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