JP2015005208A - 事務支援装置、方法及びプログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】複数年度に跨って継続する支払の管理が可能となる技術を提供する。
【解決手段】支払開始時期と、支払終了時期と、支払いの総額とを取得する取得部と、支払開始時期と、支払終了時期と、総額と、所定期間とから、所定期間毎に支払う金額である支払額を算出して、所定期間毎の支払額を含む仮支援データを、記憶部に記憶させる按分処理部と、仮支援データから、支援データを生成する生成部と、を有し、支払開始時期が第1の年度内であり、支払終了時期が、第1の年度の翌年度以降である第2の年度内であり、按分処理部は、第1の年度の支払開始時期から、第2の年度の支払終了時期までの間の、所定期間毎の支払額を、仮支援データに含め、生成部は、仮支援データから、第1の年度から第2の年度までの間の年度毎に、各年度内で支払う所定期間毎の支払額を抽出して支援データとする。
【選択図】 図1
【解決手段】支払開始時期と、支払終了時期と、支払いの総額とを取得する取得部と、支払開始時期と、支払終了時期と、総額と、所定期間とから、所定期間毎に支払う金額である支払額を算出して、所定期間毎の支払額を含む仮支援データを、記憶部に記憶させる按分処理部と、仮支援データから、支援データを生成する生成部と、を有し、支払開始時期が第1の年度内であり、支払終了時期が、第1の年度の翌年度以降である第2の年度内であり、按分処理部は、第1の年度の支払開始時期から、第2の年度の支払終了時期までの間の、所定期間毎の支払額を、仮支援データに含め、生成部は、仮支援データから、第1の年度から第2の年度までの間の年度毎に、各年度内で支払う所定期間毎の支払額を抽出して支援データとする。
【選択図】 図1
Description
本発明は、事務支援装置、方法及びプログラムに関するものである。
特許文献1には、期間契約型の商品の受注から売上計上および請求までを契約形態に合わせて一元管理する、制御部を備えた期間契約販売管理装置であって、制御部は、商品の契約期間および商品の金額を含む受注情報を入力させる受注入力手段と、受注入力手段で入力された受注情報、および商品の請求金額の請求形態として契約期間の各月に分割で請求または契約期間の所定月に一括で請求が設定された予め登録された請求情報に基づいて、商品の請求金額に関する請求データを作成する請求データ作成手段と、受注入力手段で入力された受注情報、および商品の売上金額の算出方法として日割で算出、月割で算出または一括で算出が設定され且つ商品の売上金額の計上方法として契約期間の各月に計上または契約期間の所定月に計上が設定された予め登録された売上情報に基づいて、商品の売上金額に関する売上データを作成する売上データ作成手段と、を備え、売上データ作成手段は、算出方法として日割で算出が設定され且つ計上方法として契約期間の各月に計上が設定されていた場合には、商品の金額を契約期間の日数で割った日割金額と契約期間の各月の日数との積を売上金額として当該契約期間の各月ごとに計上した売上データを作成し、算出方法として月割で算出が設定され且つ計上方法として契約期間の各月に計上が設定されていた場合には、商品の金額を契約期間の月数で割った月割金額を売上金額として当該契約期間の各月ごとに計上した売上データを作成し、算出方法として一括で算出が設定され且つ計上方法として契約期間の所定月に計上が設定されていた場合には、商品の金額を売上金額として当該契約期間の所定月に計上した売上データを作成すること、を特徴とする期間契約販売管理装置が記載されている。
また、特許文献2には、(a)複数のレコードを有し、各レコードについて、複数月にわたる継続的な取引に関する売上額のデータと、取引の継続する年月を特定するデータと、を対応付けた売上データを記憶する売上データ記憶手段と、(b)複数のレコードを有し、各レコードについて、取引に関する入金額のデータを記憶する入金データ記憶手段と、(c)売上額のデータと入金額のデータとの対応関係を特定した対応データを記憶する対応データ記憶手段と、を参照して、売上及び入金に関する仕訳データを作成する装置であって、(d)売上データ記憶手段に新たな売上データが記憶された場合に、当該新たな売上データに係る売上額を、取引の継続する各月に按分することにより、各月の売上按分額のデータと、按分した各月を特定するデータと、を含む按分データを作成する按分データ作成手段と、(e)対応データ記憶手段に新たな対応データが記憶された場合であって、当該新たな対応データによって特定された売上額を按分した各月がいずれも到来していない場合に、当該新たな対応データによって特定された入金額について、借方に現預金を記述し、貸方に前受収益又は前受金を記述した仕訳データを作成する入金仕訳データ作成手段と、(f)対応データ記憶手段に新たな対応データが記憶された後の各月において、売上按分額について、按分した各月が到来する毎に、借方に前受収益又は前受金を記述し、貸方に売上を記述した仕訳データを作成する売上仕訳データ作成手段と、を具備する仕訳データ作成装置が記載されている。
手配管理部門で行う売上計上や請求はシステム等を用いて管理している。しかし、複数年度に跨ってサービス提供に対する支払い等が継続する契約に対して、複数年度に跨って継続して管理できるシステムは存在しない。
本発明はこのような事情に鑑みてなされたもので、複数年度に跨って継続する支払の管理が可能となる技術の提供を目的とする。
本発明はこのような事情に鑑みてなされたもので、複数年度に跨って継続する支払の管理が可能となる技術の提供を目的とする。
本願は、上記課題を解決するための手段を複数含んでいるが、その一例を挙げるならば、 所定期間毎に発生する支払事務を支援する事務支援装置であって、支払開始時期と、支払終了時期と、支払いの総額とを取得する取得部と、前記支払開始時期と、前記支払終了時期と、前記総額と、前記所定期間とから、前記所定期間毎に支払う金額である支払額を算出して、前記所定期間毎の支払額を含む仮支援データを、記憶部に記憶させる按分処理部と、前記仮支援データから、支援データを生成する生成部と、を有し、前記支払開始時期が第1の年度内であり、前記支払終了時期が、前記第1の年度の翌年度以降である第2の年度内であり、前記按分処理部は、前記第1の年度の前記支払開始時期から、前記第2の年度の前記支払終了時期までの間の、前記所定期間毎の支払額を、前記仮支援データに含め、前記生成部は、前記仮支援データから、前記第1の年度から前記第2の年度までの間の年度毎に、各年度内で支払う前記所定期間毎の支払額を抽出して前記支援データとすることを特徴とする。
また、前記按分処理部は、前記支払開始時期と、前記支払終了時期と、前記所定期間とから、支払回数を算出し、前記総額と、前記支払回数とを除算した商を、第1の支払額とし、前記総額と前記第1の支払額とから得られる、前記除算の剰余を含む支払額を第2の支払額とし、前記第1の年度の前記支払開始時期から、前記第2の年度の前記支払終了時期までの間のいずれか1つの前記所定期間に支払う金額を、前記第2の支払額とし、他の前記所定期間に支払う金額を、前記第1の支払額としてもよい。
また、前記取得部は、サービスを手配した支払先に支払う前記総額である第1の総額と、前記サービスの提供先へ請求する前記総額である第2の総額と、を取得し、前記按分処理部は、前記第1の総額及び前記第2の総額の各々に対して前記支払額を算出し、前記事務支援仮データに、前記所定期間毎の、前記第1の総額及び前記第2の総額の各々に対する前記支払額を含め、前記生成部は、前記仮支援データから、前記第1の年度から前記第2の年度までの間の年度毎に、各年度内で支払う前記所定期間毎の、前記第1の総額と前記第2の総額との各々に対する支払額を抽出して前記支援データとしてもよい。
本発明の技術によれば、数年度に跨ってサービス提供に対する支払い等が継続する契約に対して、複数年度に跨って継続して管理できる技術を提供することができる。上記以外の課題、構成および効果等は、以下の実施形態の説明により明らかにされる。
以下、本発明の一実施形態を、図面を参照して詳細に説明する。なお、本実施の形態は、企業等が顧客にサービスを提供する際に、そのサービス提供に対する支払を管理するものである。ここでは、サービスを提供する企業等は、顧客にサービスを提供等する部署等と、そのサービス提供に対する支払等を管理する部署等とを有し、後者の部署は、前者の部署から、いわゆる事務手数料に相当する管理費用を徴収するものとする。以下では、サービスを提供する企業等をサービス提供者という。また、サービスの提供を受ける顧客をエンドユーザという。また、サービス提供者において、サービスを提供等する部署等を担当側といい、サービス提供に対する支払等を管理する部署等を管理側という。また、エンドユーザへのサービス提供に対するサービス提供者への支払を仕入といい、エンドユーザへのサービス提供に対する管理側から担当側への請求を振替という。
また、提供するサービスは特に限定せず、例えば保守サービスやプログラム、装置やシステム等、有体及び無体のいずれも含みうるが、契約や提供するサービスの内容等により、継続して支払が発生するもののほうが、本実施形態の効果をより享受できる。説明のために、以下では、サービス提供者は、任意装置の貸与を含む保守管理業務を、エンドユーザに任意期間提供等し、その保守管理業務を提供等した期間分の支払を受けるものとする。
図1は、本実施形態の機能構成例を示す。事務支援データ生成システム100は、情報取得部101、按分判定部102、仮データ生成部103、按分処理部104、支援データ生成部105、製品データ111、単価データ112、事務支援仮データ113、事務支援データ114等を有する。
製品データ111には、管理側や担当側等が管理・提供等する製品を示す情報が格納されている。製品を示す情報は特に限定しないが、例えば、製品名称や製品識別番号等である。ここでは、製品データ111には、製品名称が格納されているものとして説明する。
単価データ112には、製品ごとに、仕入額と、振替額等との単価等が格納されている。
なお、ここでいう仕入額とは、サービス提供に対しサービス提供者へ支払う金額である。また、振替額とは、サービス提供に対し担当側に請求する金額である。仕入額と振替額との差額が、管理側で徴収等する事務手数料となる。
また、単価データ112に格納されている金額の単位は、ここではサービスの単位数量あたりの年額であるものとして説明する。即ち、本実施の形態では、提供するサービスは、年単位で提供するものを例としている。ただし、金額の単位及びサービス提供の単位は年に限るわけではなく、月、週、日等任意でよい。
事務支援仮データ113は、エンドユーザごと及び製品ごとの、事務支援データ114を生成するための事務支援仮データ113である。本実施形態では、事務支援仮データ113は、事務支援データ生成システム100を操作する操作端末(図2参照)ごとにユニークになるよう、項目の値として、操作端末IDの情報を有する。操作端末IDとは、管理側の操作者等が用いる操作端末の各々を識別するための識別情報である。
事務支援データ114は、エンドユーザごと及び製品ごとに、仕入額及び振替額等を月毎に設定した年度ごとのテーブルである。
なお、事務支援データ114は、管理側や他部署等で使用する他システム(図示略)で用いられる。この他システムは特に限定しないが、例えば決算処理等のためのシステムであってもよい。
また、ここでは、事務支援データ114は、仕入額及び振替額等を月毎に設定している。即ち、支払が各月で発生するものとしている。しかし、支払いタイミングは任意であり、例えば、日や週、複数月毎等でもよい。
情報取得部101は、サービス提供や支払いの契約等の情報を取得し、総額を算出する。按分判定部102は、情報取得部101の取得した契約等が本システムに対し適用可能であるか否か判定する。仮データ生成部103は、事務支援仮データ113を生成する。按分処理部104は、支払いを按分して、月毎の支払額を算出し、事務支援仮データ113に追加等する。支援データ生成部105は、事務支援仮データ113から事務支援データ114を生成する。
次に、事務支援データ生成システム100のハードウェア構成を説明する。図2は、事務支援データ生成システム100のハードウェア構成例である。事務支援データ生成システム100は、演算装置201、メモリ202、外部記憶装置203、入力装置204、出力装置205、通信I/F206等を有する。これらは、バス207を介して接続されている。
演算装置201は、例えばCPU(central processing unit)等である。メモリ202は、発揮性/不発揮性のメモリである。外部記憶装置203は、例えばHDD(hard disk drive)、SSD(solid state drive)や、任意の可搬記憶媒体(図示略)に記憶された情報の読み出し及び書き込み可能な読み取り装置等である。入力装置204は、例えばキーボード、マウス、マイクロフォン等である。出力装置205は、例えばディスプレイ装置、プリンタ、スピーカ等である。
事務支援データ生成システム100は、通信I/F206を介して任意の通信ネットワーク208と接続している。操作端末209は、通信ネットワーク208を介して事務支援データ生成システム100と接続している。操作端末209は、管理側の操作者が、事務支援データ生成システム100を操作等するためのものである。図2では省略しているが、操作端末209の各々は、上記事務支援データ生成システム100と同じ構成を有するものとする。
情報取得部101、按分判定部102、仮データ生成部103、按分処理部104、支援データ生成部105等は、演算装置201がロードしたプログラムを実行することにより実現されてもよい。また、製品データ111、単価データ112、事務支援仮データ113、事務支援データ114等は、メモリ202及び/又は外部記憶装置203に記憶されてもよい。
また、情報取得部101、按分判定部102、仮データ生成部103、按分処理部104、支援データ生成部105等の全て又は一部は、回路等によりハードウェアとして実現されてもよい。
また、事務支援データ生成システム100は、1つの装置等により実現してもよく、複数の装置等により上記各構成が分散されて実現してもよい。
次に、事務支援データ生成システム100の動作例を説明する。
まず、事務支援データ生成システム100の動作の概要を説明する。図3は、事務支援データ生成システム100が事務支援データ114を生成する動作の概要である。この動作の開始タイミングは特に限定せず、例えば、操作端末209から開始指示が入力された場合等でもよい。なお、以下で説明する各動作の詳細は後述する。
まず、事務支援データ生成システム100の動作の概要を説明する。図3は、事務支援データ生成システム100が事務支援データ114を生成する動作の概要である。この動作の開始タイミングは特に限定せず、例えば、操作端末209から開始指示が入力された場合等でもよい。なお、以下で説明する各動作の詳細は後述する。
情報取得部101は、事務支援データ114を生成する製品名称と、事務支援データ114を生成するための情報を取得する(S301)。次に、按分判定部102は、S301で取得した製品名称の製品を提供するサービスに対する支払が、事務支援データ生成システム100により按分可能であるか否かを判定する(S302)。S302の判定の結果、按分可能でない場合、按分判定部102がその旨を出力して(S303)、S301の処理に戻る。一方、S302の判定の結果、按分可能な場合、仮データ生成部103は、事務支援仮データ113を生成する(S304)。按分処理部104は、S301で取得された情報から、各月の支払額を算出し、事務支援仮データ113に追加格納する(S305)。支援データ生成部105は、S305で追加格納等された事務支援仮データ113から、事務支援データ114を生成する(S306)。
次に、上記各処理の詳細について説明する。
まず、上記S301の処理について説明する。図4は、S301の処理の詳細な動作例である。
まず、上記S301の処理について説明する。図4は、S301の処理の詳細な動作例である。
情報取得部101は、事務支援データ114を生成する製品名称と、事務支援データ114を生成するための情報を取得する(S401)。そのために、情報取得部101は、管理側の操作者が、これらを入力するための情報を生成し、操作端末209に送信する。操作端末209は、その情報を自身の出力装置205に出力して、各情報の入力を受け付ける。
事務支援データ114を生成するための情報とは、例えば、エンドユーザ、仕入/振替、提供する製品の数量、計上時期、サービス提供の契約期間の開始時期、サービス提供の契約期間の終了時期、按分有無、増減額等である。
なお、増減額とは、提供するサービス及びその数量に対する支払額の増減額である。増減額は、例えば、遡及契約期間が発生している場合等には増額となり、また、上位製品への交換精算や、期間短縮等の調整が発生する場合には減額となる。
また、計上時期、開始時期、終了時期等の各々を示すものは特に限定せず、例えば、年月、年月日、年月日時間等である。
図5は、S401で各情報を入力するための画像例である。画面500は、領域501、領域502、領域503、領域504、領域505、領域506、領域507、領域508、領域509等を有する。
領域501は、エンドユーザの名称等を入力するためのものである。領域502は、製品名称を入力するためのものである。領域503は、仕入に対する処理であるか、振替に対する処理であるかを入力するためのものである。領域504は、提供する製品の数量を入力するためのものである。領域505は、計上時期を入力するためのものである。領域506は、サービス提供の契約期間の開始時期を入力するためのものである。領域507は、サービス提供の契約期間の終了時期を入力するためのものである。領域508は、按分有無を入力するためのものである。領域509は、増減額を入力するためのものである。
なお、上記のように、計上時期、開始時期、終了時期等の各々は、年月、年月日、年月日時間等、任意に示される。これらの年、月、日、時間等は、上記と同様に、操作端末209から入力されてもよく、また、情報取得部101により、任意の記憶領域等に記憶されている所定の規則等に従い取得されてもよい。あるいは、これらの組み合わせにより取得されてもよい。
例えば、情報取得部101は、画面500等にて、開始時期及び終了時期の各々の年月のみが入力された場合、その開始時期及び終了時期の各々の年月から、開始時期及び終了時期の各々の日を取得してもよい。より具体的には、例えば、情報取得部101は、開始時期の日を、入力された開始時期の年月の1日とし、終了時期の日を、入力された終了時期の年月の末日としてもよい。
また、例えば、情報取得部101は、画面500等にて、開始時期及び終了時期の各々の年月日が入力された場合、その開始時期及び終了時期の各々の年月日から、開始時期及び終了時期の各々の年月を取得してもよい。より具体的には、例えば、情報取得部101は、開始時期として2013年4月10日が入力された場合、開始時期の年月を2013年4月とし、終了時期として2013年6月29日が入力された場合、終了時期の年月を2013年5月としてもよい。この例は、例えば、契約に係る費用の請求と支払が年月単位で行われ、開始時期から終了時期までの期間中の、月末日が含まれる年月単位で、開始時期及び終了時期を決定する形態の場合に特に有効である。
また、上記処理は、開始時期及び終了時期だけでなく、計上時期に対して行ってもよい。
また、上記処理は、開始時期及び終了時期だけでなく、計上時期に対して行ってもよい。
上記各領域に入力させるための技術は特に限定しないが、例えば、情報取得部101は、領域502を、製品データ111に格納されている製品名称をプルダウン可能なリストとしてもよい。また、情報取得部101は、領域503を、ラジオボタン等により仕入/振替を入力可能としてもよい。また、情報取得部101は、領域501及び領域504の各々を、自由入力可能な欄としてもよい。また、情報取得部101は、領域505−領域507の各々を、任意範囲の年月をプルダウン可能なリストとしてもよい。また、情報取得部101は、領域508を、ラジオボタン等により按分有無を入力可能としてもよい。また、情報取得部101は、領域509を、ラジオボタン等と自由入力可能な欄等とを組み合わせることで、増減額を入力可能としてもよい。
なお、上記のように、領域506はサービス提供の契約期間の開始時期を入力するためのものであり、領域507はサービス提供の契約期間の終了時期を入力するためのものである。このサービス提供の契約期間の開始時期及び終了時期の期間は、一般的には、支払いの開始時期及び終了時期と一致するが、サービス提供時の諸事情により、一致しない場合もある。また、サービス提供期間は複数月間であるが、対象とするサービスの料金を按分しない場合、即ち、領域508に按分しない旨が入力された場合にも、サービス提供の契約期間の開始時期及び終了時期と、支払いの開始時期及び終了時期とは一致しない。ここでは、説明の簡略化のために、料金を按分する場合については、S401の処理で取得されたサービス提供の契約期間の開始時期及び終了時期の期間が、支払いの開始時期及び終了時期と一致するものとして説明する。また、料金を按分しない場合については、詳細を後述する。
図4に戻り説明する。情報取得部101は、按分対象の金額である総額を算出する(S402)。なお、ここで算出する金額は、S401で「仕入」と入力等された場合には仕入額の総額であり、S401で「振替」と入力等された場合には振替額の総額である。
振替額を算出するために、情報取得部101は、まず、単価データ112から、S401で取得した情報に基づき、製品の仕入額又は振替額の年額単価を取得する。次に、情報取得部101は、仕入額の総額を、「仕入額の総額=仕入額の年額単価×数量+増減額」により算出する。さらに、情報取得部101は、振替額の総額を、「振替額の総額=振替額の年額単価×数量+増減額」により算出する。なお、この「数量」及び「増減額」の各々は、上記S401で取得した数値である。
次に、情報取得部101は、S401で取得した製品名称、S402で算出した金額等を操作端末209に出力する(S403)。この出力の具体的態様は限定せず、例えば、画像として表示してもよく、音声として出力してもよい。また、情報取得部101は、ここで、S401で取得した他の情報を確認のために出力してもよい。
なお、上記では、情報取得部101が総額を算出しているが、これに限定するものではなく、S401等で総額をも含めて入力等されて取得してもよい。また、S401では、各情報が操作者等により入力されるものとしているが、これに限るわけではなく、任意の記憶媒体等から読み出して取得してもよい。即ち、以下で説明する処理を行うための情報が取得できればよい。
次に、上記S302、S303の処理について説明する。まず、S302の処理について説明する。図6は、S302の処理の詳細な動作例である。
按分判定部102は、まず、S401で、按分指示がされているか否か判定する(S601)。
S601の判定の結果、按分指示がされていない場合、S304の処理に移行する。
S601の判定の結果、按分指示がされていない場合、S304の処理に移行する。
S601の判定の結果、按分指示がされている場合、按分判定部102は、製品に対し按分が可能か否か判定する(S602)。この判定は、限定しないが、例えば、任意の記憶領域に格納されている本事務支援データ生成システム100で按分可能な製品リスト等に、S401で取得した製品名称が含まれているか否かにより判定してもよい。
S602の結果、按分可能である場合、按分判定部102は、計上時期のエラー有無を判定する(S603)。そのために、按分判定部102は、S401で取得した計上時期が、S401で取得した開始時期以前であるか否か、即ち、計上月日≦開始時期であるか否か判定する。按分判定部102は、計上時期が開始時期より前でない場合、計上時期にエラーありと判定する。
S603の判定の結果、計上時期にエラーが無い場合、按分判定部102は、開始時期のエラー有無を判定する(S604)。そのために、按分判定部102は、S401で取得した開始時期が、S401で取得した終了時期以前であるか否か、即ち、開始時期≦終了時期であるか否か判定する。按分判定部102は、開始時期が終了時期以前でない場合、開始時期にエラーありと判定する。
S604の判定の結果、開始時期にエラーが無い場合、按分判定部102は、終了時期のエラー有無を判定する(S605)。そのために、按分判定部102は、S401で取得した終了時期とS401で取得した開始時期との差が、12カ月未満であるか否か、即ち、終了時期−開始時期+1カ月<12カ月であるか否かを判定する。按分判定部102は、終了時期と開始時期との差が12カ月未満である場合、終了時期にエラーありと判定する。
上記S602の判定の結果、按分不可でなく、上記S603の判定の結果、計上時期にエラーがなく、上記S604の判定の結果、開始時期にエラーがなく、上記S605の判定の結果、終了時期にエラーがないと判断された場合、按分判定部102は、S401で取得した各情報に基づいて本事務支援データ生成システム100による按分処理が可能として、S304の処理に移行する。
一方、上記S602の判定の結果、按分不可である場合、按分判定部102は、按分不可を示す情報を、後述する出力メッセージとして設定する(S606)。
また、上記S603の判定の結果、計上時期にエラーがある、上記S604の判定の結果、開始時期にエラーがある、上記S605の判定の結果、終了時期にエラーがある、これらいずれかに該当する場合には、按分判定部102は、時期に不正があることを示す情報を、後述する出力メッセージとして設定する(S607)。
上記S606の後、又は、上記S607の後に、S303の処理に移行する。
次に、上記S303の処理について説明する。図7は、S303の処理の詳細な動作例である。
按分判定部102は、エラーありと判定された項目を通知する出力メッセージを操作端末209等に出力する(S701)。この出力の具体的態様は限定せず、例えば、画像として表示してもよく、音声として出力してもよい。
出力メッセージを画像として出力した例を示す。図8は、出力メッセージを画像として出力した画面例である。画面800には、図5に一例を示した各情報を取得するための画像に、入力した情報にエラーがある旨を表示する領域がさらに含まれている。按分判定部102は、画面800の表示のための情報を生成し、操作端末209に出力する。また、按分判定部102は、画面800において、エラーがあると判定された項目の表示形態を、エラーが無いと判定された他の項目とは異なるものとしてもよい。
按分判定部102は、上記のように出力メッセージを出力した後、S301の処理に移行する。
なお、上記のS302の処理において、エラー判定は上記のみに限らず、他項目のエラー有無をも判定してもよい。また、上記全てを判定する必要もない。また、上記判定を上記の順で判定する必要はなく、異なる順で判定してもよい。また、上記判定のいずれかでエラーありと判断した後に、他の項目のエラー判定をも行い、S701の処理で、エラーありと判定された全ての項目を示す情報を出力してもよい。
また、上記のように、サービス提供の契約期間の開始時期及び終了時期が、支払いの開始時期及び終了時期と一致しない場合もある。本実施の形態で提供するサービスは年単位で提供するものとしているが、このような場合においては、S401で取得した終了時期とS401で取得した開始時期との差が、12カ月以内となる場合もある。そのために、上記S605の判定において、終了時期にエラーありと判定された場合であっても、エラーありと判定されたものがS605のみであれば、エラー項目を出力した上で、S304の処理に移行できるようにしてもよい。
次に、上記S304の処理について説明する。図9は、S304の処理の詳細な動作例である。
仮データ生成部103は、事務支援仮データ113のデータうち、本処理の指示を入力している操作端末209の端末ID(以下、操作端末ID)により格納等されたものを削除する(S901)。そのために、仮データ生成部103は、事務支援仮データ113のレコードうち、操作端末IDと同じ端末IDを有するレコードを一括削除する。操作端末IDを取得するタイミングは任意であり、例えば、事務支援データ生成システム100に操作端末209がログイン等したときに取得してもよく、また、S304の処理を行うときに操作端末209から取得してもよい。このようなID取得技術は公知であるので詳細は省略する。
上記のようにデータを削除することにより、過去の処理で残っていたデータを削除し、また、他者による更新競合を防止することができる。なお、仮データ生成部103は、自身の任意の記憶領域に、操作端末IDと同じものが格納されていない場合には、この処理を行わなくてもよい。
次に、仮データ生成部103は、事務支援仮データ113を生成する(S902)。ここで生成される事務支援仮データ113には、上記S301の処理で取得・算出等された情報が格納される。仮データ生成部103は、生成した事務支援仮データ113を任意の記憶領域に格納する。
図10は、事務支援仮データ113のデータ構成例を示す。事務支援仮データ113の各レコードは、端末ID1001、エンドユーザ1002、製品名称1003、仕入/振替1004、数量1005、計上時期1006、開始時期1007、終了時期1008、按分有無1009、総額1010、月額1011、調整額1012、1年度目1013、2年度目1014、月毎支払額1015等の項目に対する項目値を有する。
端末ID1001は、事務支援仮データ113を生成した端末の端末IDである。エンドユーザ1002は、エンドユーザを示す。製品名称1003は、提供する製品の製品名称を示す。仕入/振替1004は、仕入又は振替を示す。数量1005は、提供する製品の数量を示す。計上時期1006は、計上時期を示す。開始時期1007は、開始時期を示す。終了時期1008は、終了時期を示す。按分有無1009は、按分有無を示す。総額1010は、仕入額又は振替額の総額を示す。月額1011は、按分により発生する端数を調整する月(以下、調整月)でない月の支払額を示す。調整額1012は、調整月の支払額を示す。1年度目1013は、支払開始の最初の年の年度(以下、1年目年度)を示す。2年度目1014は、支払開始の次の年の年度(以下、2年目年度)を示す。月毎支払額1015は、1年度目の4月から2年度目の3月までの各月の支払額である。
なお、調整月は、開始時期から終了時期の間の任意の月でよく、特に限定するものではないが、説明の簡易化のために、ここでは、開始時期の月を調整月とするものとして説明する。この調整月は、例えば、提供するサービスやエンドユーザ、担当側によって異なる月としてもよい。
仮データ生成部103は、操作端末IDと、上記S401で取得した、製品名称、エンドユーザ、仕入/振替、提供する製品の数量、計上時期、開始時期、終了時期、按分有無等を、事務支援仮データ113の端末ID1001、エンドユーザ1002、製品名称1003、仕入/振替1004、数量1005、計上時期1006、開始時期1007、終了時期1008、按分有無1009等として格納する。また、仮データ生成部103は、上記S401で算出した総額等を、総額1010等として格納する。また、仮データ生成部103は、上記S401で取得した開始時期及び終了時期の各々から、1年目年度及び2年目年度の各々を取得し、1年度目1013、2年度目1014等として格納する。1年目年度及び2年目年度を取得する技術は特に限定しないが、例えば、年月と年度とを対応させたテーブル等を任意の記憶領域に格納しておき、仮データ生成部103は、このテーブルを参照等して年度を取得してもよい。他の項目値については、NULL又はゼロ等を格納する。
なお、図10に一例を示す事務支援仮データ113は、1年度目1013〜月毎支払額1015等に示されるように、開始時期が属する年度の4月から翌年度の3月までの間の、最長2年度分の金額欄を持つ例である。これは、提供するサービスが、開始時期から1年間契約である場合の例である。金額欄は2年度分だけに限らず、ある年度から、その年度以降の他の年度までの間の、複数の年度分であればよい。開始時期から複数年間続くようなサービス提供の契約の場合、必ずしも開始年度内で全ての支払額が按分されるとは限らず、翌年度以降にも按分が持ち越される場合がある。事務支援仮データ113に一例を示すように、複数年度の金額欄を有することで、複数年度に跨って支払い等が継続して続く場合でも、一貫して管理することが可能である。
次に、上記S305の処理について説明する。図11は、S305の処理の詳細な動作例である。
按分処理部104は、事務支援仮データ113から、レコードのうち1つを読み込む(S1101)。このとき、按分処理部104は、事務支援仮データ113の端末ID、即ち事務支援仮データ113のレコードのうち1つを、端末ID1001をキーとして昇順または降順等に読み込む。ここでは、按分処理部104は昇順に読み込むものとして説明する。
次に、按分処理部104は、処理終了であるか否か判定する(S1102)。そのために、按分処理部104は、S1101で事務支援仮データ113を読み込めたか否か、即ち、事務支援仮データ113の最後のレコードまで処理を行ったか否か判定する。S1101で事務支援仮データ113を読み込めていない場合、按分処理部104は、全てのレコードに対し処理を行ったとして、処理終了と判定する。また、S1101で事務支援仮データ113を読み込めている場合、按分処理部104は、S1101で読み込んだ事務支援仮データ113の端末ID1001が操作端末IDより大きいか否か、即ち、端末ID1001>操作端末IDであるか否か判定する。上記のように、ここでは、按分処理部104はレコードを昇順に読み込んでいるので、端末ID1001>操作端末IDであることは、全ての操作端末IDのレコードに対し処理を行ったことを意味する。
S1102の判定の結果、処理終了である場合はS305の処理を終了し、S306に移行する。
S1102の判定の結果、処理終了でない場合、按分処理部104は、S1101で読み込んだレコードの端末IDが操作端末IDと一致するか否か判定する(S1103)。
S1103の判定の結果、一致しない場合、按分処理部104は、読み込むレコードの行を1つインクリメントして(S1104)、S1101の処理に戻る。
S1103の判定の結果、一致する場合、按分処理部104は、S1101で読み込んだレコードの契約等が、按分対象であるか否か判定する(S1105)。そのために、按分処理部104は、S1101で読み込んだレコードの按分有無1009から、そのレコードの契約が按分対象であるか否か判定する。
S1105の判定の結果、按分対象の場合、按分処理部104は、各月の支払額を算出する(S1106)。そのために、按分処理部104は、支払回数を算出し、この支払回数と総額とから、各月の支払額を算出する。
S1106の処理例を詳細に説明する。按分処理部104は、S1101で読み込んだレコードの開始時期1007及び終了時期1008から、総額を分割する数である支払回数を算出する。上記のように、ここでは、月毎に支払が発生するので、按分処理部104は、開始時期1007から終了時期1008までの月数を支払回数とする。次に、按分処理部104は、S1101で読み込んだレコードの総額1010を、支払回数で除算し、この商を、各月の支払額(以下、月額)とする。また、按分処理部104は、総額1010と、月額と、支払回数とから、上記除算の余剰を含む金額を算出して、これを調整月の支払額(以下、調整額)とする。
換言すれば、按分処理部104は、月額及び調整額を以下式で算出する。
月額=総額÷支払回数
調整額=総額−(月額×(支払回数−1))
ただし、上記月額は、円単位整数値、即ち円未満切捨ての値であるものとする。
調整額=総額−(月額×(支払回数−1))
ただし、上記月額は、円単位整数値、即ち円未満切捨ての値であるものとする。
一方、S1105の判定の結果、按分対象でない場合、按分処理部104は、総額を支払額として設定する(S1107)。そのために、按分処理部104は、S1101で読み込んだレコードの総額1010の値を、調整額とする。
次に、按分処理部104は、S1106又はS1107で算出した各月の支払額を事務支援仮データ113に設定する(S1108)。
ここで、S1108の処理を詳細に説明する。
S1106の処理で、月額及び調整額を算出している場合、按分処理部104は、月額1011、調整額1012の各々の値として、上記算出した月額、調整額の各々を設定する。また、按分処理部104は、月毎支払額1015に値を設定する。即ち、按分処理部104は、月毎支払額1015のうち、開始時期1007及び終了時期1008により示される各月の支払額として、上記月額又は調整額を設定する。ここでは、上記のように、開始時期の月を調整月としているので、按分処理部104は、開始時期1007により示される月の支払額として調整額を設定し、他月の支払額を、月額として設定する。
また、S1107の処理で、総額を支払額として設定している場合、按分処理部104は、調整額1012の値として支払額、即ち総額1010の値を設定する。また、按分処理部104は、月毎支払額1015に値を設定する。即ち、按分処理部104は、月毎支払額1015のうち、開始時期1007により示される月の支払額として、上記総額を設定する。
按分処理部104は、S1108で設定した事務支援仮データ113のレコードを、任意の記憶領域等に上書き格納する(S1109)。次に、按分処理部104は、上記S1104の処理を経たのち、S1101の処理に移行する。
ここで、同一のデータに対し、上記S304、S305の各々の処理を行った事務支援仮データ113の例を説明する。図12は、S304で生成された事務支援仮データ113の例である。図13は、S305で生成された事務支援仮データ113の例である。なお、図12及び図13では、計上時期、開始時期、終了時期の各々を年月で示す例を示している。
事務支援仮データ113a、事務支援仮データ113bの各々では、仕入を「2」で示し、振替を「4」で示している。また、按分有を「1」で示し、按分無を「0」で示している。
事務支援仮データ113a、事務支援仮データ113bの各々において、例えば、製品名称「P1」に対するエンドユーザ「C1」への契約に関しては、開始時期が「2013/04」であり、終了時期が「2014/03」であるので、各月の支払額は、1年度目である「2013」年度の4月からの同一年度内でのみ設定されている。また、各月の支払額のうち、開始時期「2013/04」に相当する月である1年度目の4月には、調整額である「8337」又は「6674」が設定されている。
一方、例えば、製品名称「P2」に対するエンドユーザ「C1」への契約に関しては、開始時期が「2013/03」であり、終了時期が「2014/02」であるので、各月の支払額は、1年度目である「2012」年度の3月から、2年度目である「2013」年度の2月までの間、即ち、複数年度間に跨って継続して設定されている。また、各月の支払額のうち、開始時期「2013/03」に相当する月である1年度目の3月には、調整額である「5837」又は「5625」が設定されている。
また、例えば、製品名称「P4」に対するエンドユーザ「C1」への契約に関しては、按分有無が「0」、即ち按分無しの契約であるので、開始時期「2013/02」に相当する月である1年度目の2月に、調整額である「46500」又は「46000」が設定されている。
次に、上記S306の処理について説明する。図14は、S306の処理の詳細な動作例である。
支援データ生成部105は、事務支援仮データ113から、事務支援仮データ113のレコードのうち1つを読み込む(S1401)。この処理は、上記S1101と同じであるので詳細は省略する。
次に、支援データ生成部105は、処理終了であるか否か判定する(S1402)。この処理は、上記S1102と同じであるので詳細は省略する。
S1402の判定の結果、処理終了である場合、支援データ生成部105は、事務支援仮データ113のデータうち、操作端末IDのものを削除する(S1403)。そのために、支援データ生成部105は、事務支援仮データ113の各レコードのうち、端末ID1001の値が操作端末IDと同じものを全て削除する。S1403の処理を行った後、支援データ生成部105は、S306の処理を終了する。
S1402の判定の結果、処理終了でない場合、支援データ生成部105は、S1401で読み込んだレコードの端末IDが操作端末IDと一致するか否か判定する(S1404)。この処理は、上記S1103と同じであるので詳細は省略する。
S1404の判定の結果、一致しない場合、支援データ生成部105は、読み込むレコードの行を1つインクリメントして(S1405)、S1401の処理に戻る。
S1404の判定の結果、一致する場合、支援データ生成部105は、S1401で読み込んだ事務支援仮データ113の1年度目の各月の支払額が、全てゼロであるか否か判定する(S1406)。そのために、支援データ生成部105は、S1401で読み込んだ事務支援仮データ113の月毎支払額1015の各年月の値のうち、1年度目1013の値に示される年と一致する年の月のものの全てがゼロであるか否か判定する。
S1406の判定の結果、全てゼロでない場合、部115は、S1401で読み込んだ事務支援仮データ113の1年度目のデータを抽出して本データとし、事務支援データ114に格納する(S1407)。この処理の後、S1408に移行する。
S1406の判定の結果、全てゼロである場合、又は、S1407の処理の後、支援データ生成部105は、S1401で読み込んだ事務支援仮データ113の2年度目の各月の支払額が、全てゼロであるか否か判定する(S1408)。この処理は、上記S1406と比較して、2年度目1014の値に示される年と一致する年の月のものに対し上記判定を行う点のみが異なるので、詳細は省略する。
S1408の判定の結果、全てゼロでない場合、部115は、S1401で読み込んだ事務支援仮データ113の2年度目のデータを抽出して本データとし、事務支援データ114に格納する(S1409)。次に、支援データ生成部105は、上記S1405の処理を経たのち、S1401の処理に移行する。
なお、S1407及びS1409の各々で抽出するデータは、少なくとも年度毎のものであればよく、他の項目に対しては特に限定しない。例えば、同一の年度であっても、エンドユーザ1002や製品名称1003等が異なれば、異なる本データとして抽出してもよい。或いは、エンドユーザ1002や製品名称1003等が異なるものであっても、同一の年度であれば1つの本データとして抽出してもよい。
ここで、事務支援データ114の一例を説明する。図15は、S306の処理により生成される事務支援データ114の一例である。事務支援データ114aは、図13に一例を示す事務支援仮データ113bの、製品名称「P2」に対するエンドユーザ「C1」への契約において、1年度目のデータを抽出して事務支援データ114とした例である。また、事務支援データ114bは、図13に一例を示す事務支援仮データ113bの、製品名称「P2」に対するエンドユーザ「C1」への契約において、2年度目のデータを抽出して事務支援データ114とした例である。
事務支援データ114は、任意の項目の値を含みうるが、少なくとも、対象とする単数年度の各月毎の支払額を含む。事務支援データ114aは、月毎支払額1501が、1年度目の4月から3月までの各月の支払額を示す。また、事務支援データ114bは、月毎支払額1502が、2年度目の4月から3月までの各月の支払額を示す。上記のように、製品名称「P2」に対するエンドユーザ「C1」への契約では、開始時期が「2013/03」であり、終了時期が「2014/02」であるので、1年度目である「2012」年度の3月は、平成24年度の3月である。また、2年度目である「2013」年度の2月は、平成25年度の2月である。
上記のように、本実施の形態では、複数年度毎の各月の支払額を設定することができるので、複数年度に跨る契約の場合でも、年度毎に入力や各処理等を行う必要が無く、複数年度にわたって管理を一括することが可能となる。
また、上記のように、調整額を算出し、その調整額を任意の月の支払額とすることが可能となる。調整額を、どの月に設定するか等をも含めて、複数年度に跨って統一して管理することが可能となるため、管理が容易となる。
また、契約等によっては、所定のサービス提供に対し支払額の増減が発生するが、そのような増減をも含めて管理することができるので、管理が容易となる。
また、上記のように、同一企業内において、事務手数料等としての収支管理が必要な場合でも、サービス提供者に対する管理側の支払と、担当側への請求とを一元化して管理することが可能となる。これにより、企業内での手続き処理の簡易化を図ることができる。
以上、本発明者によってなされた発明を実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は前記実施の形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。例えば、上記の実施例は本発明を分かりやすく説明するために詳細に説明したものであり、必ずしも説明した全ての構成を備えるものに限定されるものではない。また、ある実施形態の構成の一部を他の実施形態の構成に置き換えることが可能であり、また、ある実施形態の構成に他の実施形態の構成を加えることも可能である。また、各実施形態の構成の一部について、他の構成の追加・削除・置換をすることが可能である。
また、上記の各図において、制御線や情報線は説明上必要と考えられるものを示しており、必ずしも実装上の全ての制御線や情報線を示しているとは限らない。実際にはほとんど全ての構成が相互に接続されていると考えてもよい。
100:事務支援データ生成システム、101:情報取得部、102:按分判定部、103:仮データ生成部、104:按分処理部、105:支援データ生成部、111:製品データ、112:単価データ、113:事務支援仮データ、114:事務支援データ、201:演算装置、202:メモリ、203:外部記憶装置、204:入力装置、205:出力装置、206:通信I/F、207:バス、208:通信ネットワーク、209:操作端末
Claims (5)
- 所定期間毎に発生する支払事務を支援する事務支援装置であって、
支払開始時期と、支払終了時期と、支払いの総額とを取得する取得部と、
前記支払開始時期と、前記支払終了時期と、前記総額と、前記所定期間とから、前記所定期間毎に支払う金額である支払額を算出して、前記所定期間毎の支払額を含む仮支援データを、記憶部に記憶させる按分処理部と、
前記仮支援データから、支援データを生成する生成部と、を有し、
前記支払開始時期が第1の年度内であり、前記支払終了時期が、前記第1の年度の翌年度以降である第2の年度内であり、
前記按分処理部は、
前記第1の年度の前記支払開始時期から、前記第2の年度の前記支払終了時期までの間の、前記所定期間毎の支払額を、前記仮支援データに含め、
前記生成部は、
前記仮支援データから、前記第1の年度から前記第2の年度までの間の年度毎に、各年度内で支払う前記所定期間毎の支払額を抽出して前記支援データとすること
を特徴とする事務支援装置。 - 請求項1に記載の事務支援装置であって、
前記按分処理部は、
前記支払開始時期と、前記支払終了時期と、前記所定期間とから、支払回数を算出し、前記総額と、前記支払回数とを除算した商を、第1の支払額とし、前記総額と前記第1の支払額とから得られる、前記除算の剰余を含む支払額を第2の支払額とし、
前記第1の年度の前記支払開始時期から、前記第2の年度の前記支払終了時期までの間のいずれか1つの前記所定期間に支払う金額を、前記第2の支払額とし、他の前記所定期間に支払う金額を、前記第1の支払額とすること
を特徴とする事務支援装置。 - 請求項1又は2に記載の事務支援装置であって、
前記取得部は、
サービスを手配した支払先に支払う前記総額である第1の総額と、前記サービスの提供先へ請求する前記総額である第2の総額と、を取得し、
前記按分処理部は、
前記第1の総額及び前記第2の総額の各々に対して前記支払額を算出し、前記事務支援仮データに、前記所定期間毎の、前記第1の総額及び前記第2の総額の各々に対する前記支払額を含め、
前記生成部は、
前記仮支援データから、前記第1の年度から前記第2の年度までの間の年度毎に、各年度内で支払う前記所定期間毎の、前記第1の総額と前記第2の総額との各々に対する支払額を抽出して前記支援データとすること
を特徴とする事務支援装置。 - 所定期間毎に発生する支払事務を支援する事務支援装置による方法であって、
支払開始時期と、支払終了時期と、支払いの総額とを取得する取得ステップと、
前記支払開始時期と、前記支払終了時期と、前記総額と、前記所定期間とから、前記所定期間毎に支払う金額である支払額を算出して、前記所定期間毎の支払額を含む仮支援データを、前記事務支援装置の記憶部に記憶させる按分処理ステップと、
前記仮支援データから、支援データを生成する生成ステップと、を有し、
前記支払開始時期が第1の年度内であり、前記支払終了時期が、前記第1の年度の翌年度以降である第2の年度内であり、
前記按分処理ステップは、
前記第1の年度の前記支払開始時期から、前記第2の年度の前記支払終了時期までの間の、前記所定期間毎の支払額を、前記仮支援データに含め、
前記生成ステップは、
前記仮支援データから、前記第1の年度から前記第2の年度までの間の年度毎に、各年度内で支払う前記所定期間毎の支払額を抽出して前記支援データとすること
を特徴とする方法。 - コンピュータを、所定期間毎に発生する支払事務を支援する事務支援装置として機能させるためのプログラムであって、
コンピュータを、
支払開始時期と、支払終了時期と、支払いの総額とを取得する取得部と、
前記支払開始時期と、前記支払終了時期と、前記総額と、前記所定期間とから、前記所定期間毎に支払う金額である支払額を算出して、前記所定期間毎の支払額を含む仮支援データを、前記コンピュータの記憶部に記憶させる按分処理部と、
前記仮支援データから、支援データを生成する生成部と、として機能させ、
前記支払開始時期が第1の年度内であり、前記支払終了時期が、前記第1の年度の翌年度以降である第2の年度内であり、
前記按分処理部は、
前記第1の年度の前記支払開始時期から、前記第2の年度の前記支払終了時期までの間の、前記所定期間毎の支払額を、前記仮支援データに含め、
前記生成部は、
前記仮支援データから、前記第1の年度から前記第2の年度までの間の年度毎に、各年度内で支払う前記所定期間毎の支払額を抽出して前記支援データとすること
を特徴とするプログラム。
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