JP2014215825A - 文書管理システムおよび文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】データ形式の異なる文書ファイルを統一されたデータ形式に変換して管理する。【解決手段】文書データベース５は、文書データ３０とクリップ文書データ４０とを記憶する。文書データ３０は様々なデータ形式のオリジナルデータとオリジナルデータから変換された所定のデータ形式の参照用データとを格納する。クリップ文書データ４０は複数の参照用データが結合された所定のデータ形式の参照用結合データを格納する。文書管理サーバー１の文書操作処理部７は、オリジナルデータを取得して参照用データに変換し、オリジナルデータと参照用データとが格納された文書データ３０を文書データベース５に記憶させる。文書操作処理部７は、更に、複数の参照用データを文書データベース５から取得し、各参照用データを結合して参照用結合データを作成し、作成された参照用結合データが格納されたクリップ文書データを文書データベース５に記憶させる。【選択図】図１

Description

本発明は、文書ファイルを管理する文書管理システムおよび文書管理方法に関する。

文書管理システムに登録された複数の文書ファイルを参照する場合、通常それぞれの文書ファイルに対応するアプリケーションを起動させて参照する。このため、参照する各文書ファイルのデータ形式が異なる場合、異なる複数のアプリケーションを起動させる必要がある。
一方、文書を読み取って文書ファイルを作成して記憶し、記憶されている複数の文書ファイルを１つの登録文書ファイルに束ねて登録する画像読取装置が知られている（例えば、特許文献１参照）。

特開２００７−１７４３３５号公報

しかし、特許文献１に記載の画像読取装置は、登録されている登録文書ファイルに含まれる個々の文書の中の一部を更新、削除、または並び替えしたり、登録文書ファイルに新たな文書を追加したりする場合、登録文書ファイルを紙に印刷し、再度読み取って文書ファイルを作成し、登録文書ファイルを登録しなければならず、手間がかかり、資源が無駄となってしまう。

本発明は、データ形式の異なる複数の文書ファイルを統一されたデータ形式に変換するとともに、同時に参照される文書ファイルを一つに束ねて管理する文書管理システムおよび文書管理方法を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明の文書管理システムは、
様々なデータ形式のオリジナルデータと、当該オリジナルデータから変換された所定のデータ形式の参照用データとを格納することができる文書データを記憶する文書データ記憶手段と、
前記文書データ記憶手段に記憶されている複数の文書データに含まれる参照用データが結合された前記所定のデータ形式の参照用結合データを格納することができるクリップ文書データを記憶するクリップ文書データ記憶手段と、
変換対象のオリジナルデータを指定する文書データ新規登録情報を含む文書データの新規登録操作要求と、前記文書データ記憶手段に記憶されている結合対象の複数の文書データを指定するクリップ文書データ新規登録情報を含むクリップ文書データの新規登録操作要求とを受け付ける文書操作受付手段と、
前記文書操作受付手段によって文書データの新規登録操作要求が受け付けられたことに応答して前記文書データ新規登録情報により指定されるオリジナルデータを取得して参照用データに変換し、当該変換された参照用データと前記取得されたオリジナルデータとが格納された文書データを前記文書データ記憶手段に記憶させる文書データ新規登録手段と、
前記文書操作受付手段によってクリップ文書データの新規登録操作要求が受け付けられたことに応答して前記クリップ文書データ新規登録情報により指定される各文書データに含まれる参照用データを前記文書データ記憶手段から取得し、当該取得した各参照用データを結合して参照用結合データを作成し、当該作成された参照用結合データが格納されたクリップ文書データを前記クリップ文書データ記憶手段に記憶させるクリップ文書データ新規登録手段と、
前記文書データ記憶手段に記憶されている文書データに格納されている参照用データと、前記クリップ文書データ記憶手段に記憶されているクリップ文書データに格納されている参照用結合データとを表示することができる表示手段と、
を備えることを特徴とする。

好ましくは、本発明の文書管理システムは、
前記文書操作受付手段が、前記文書データ記憶手段に記憶されている文書データと変換対象のオリジナルデータとを指定する更新情報を含む更新操作要求と、前記文書データ記憶手段に記憶されている削除対象の文書データを指定する削除情報を含む削除操作要求とを受け付け、
前記文書操作受付手段によって文書データの更新操作要求が受け付けられたことに応答して、前記更新情報により指定されるオリジナルデータを取得して参照用データに変換し、当該取得されたオリジナルデータと当該変換された参照用データとを前記更新情報により指定される文書データに格納して文書データを更新し、更に、当該更新される文書データに含まれている参照用データが結合された参照用結合データを含むクリップ文書データを特定し、前記更新される文書データに含まれる参照用画像を除いて当該特定されたクリップ文書データの参照用結合データに含まれる参照用画像を前記文書データ記憶手段から取得し、当該取得した参照用画像と更新後の文書データに含まれる参照用画像とを結合して再度参照用結合データを作成し、当該再作成された参照用結合データを前記特定されたクリップ文書データに格納してクリップ文書データを更新する文書データ更新手段と、
前記文書操作受付手段によって文書データの削除操作要求が受け付けられたことに応答して、前記削除情報により指定される文書データを前記文書データ記憶手段から削除し、同時に、当該削除される文書データに含まれていた参照用データが結合された参照用結合データを含むクリップ文書データを特定し、前記削除された文書データに含まれる参照用画像を除いて当該特定されたクリップ文書データの参照用結合データに含まれる参照用画像を前記文書データ記憶手段から取得し、当該取得した参照用画像を結合して再度参照用結合データを作成し、当該再作成された参照用結合データを前記特定されたクリップ文書データに格納してクリップ文書データを更新する文書データ削除手段と、
を備える、
ことを特徴とする。

好ましくは、本発明の文書管理システムは、
前記文書操作受付手段が、前記クリップ文書データ記憶手段に記憶されているクリップ文書データと前記文書データ記憶手段に記憶されている文書データとを指定する文書追加情報を含む文書データ追加操作要求と、前記クリップ文書データ記憶手段に記憶されているクリップ文書データと前記文書データ記憶手段に記憶されている文書データとを指定する構成文書削除情報を含むクリップ文書データからの構成文書削除操作要求と、前記クリップ文書データ記憶手段に記憶されているクリップ文書データおよび前記文書データ記憶手段に記憶されている各文書データの指定と当該各文書データに対応するクリップ文書データ内の文書の並び順とを含む構成文書並べ替え情報を有するクリップ文書データにおける構成文書並べ替え操作要求とを受け付け、
前記文書操作受付手段によってクリップ文書データへの文書データ追加操作要求が受け付けられたことに応答して、前記文書追加情報により指定されるクリップ文書データの参照用結合データに含まれる参照用画像と前記文書追加情報により指定される文書データの参照用画像とを前記文書データ記憶手段から取得し、当該取得した参照用画像を結合して再度参照用結合データを作成し、当該再作成された参照用結合データを前記文書追加情報により指定されるクリップ文書データに格納してクリップ文書データを更新する文書データ追加手段と、
前記文書操作受付手段によってクリップ文書データからの構成文書削除操作要求が受け付けられたことに応答して、前記構成文書削除情報により指定される文書データに含まれる参照用画像を除いて、前記構成文書削除情報により指定されるクリップ文書データの参照用結合データに含まれる参照用画像を前記文書データ記憶手段から取得し、当該取得した参照用画像を結合して再度参照用結合データを作成し、当該再作成された参照用結合データを前記構成文書削除情報により指定されるクリップ文書データに格納してクリップ文書データを更新する構成文書削除手段と、
前記文書操作受付手段によってクリップ文書データにおける構成文書並べ替え操作要求が受け付けられたことに応答して、前記構成文書並べ替え情報により指定される文書データに含まれる参照用画像を前記文書データ記憶手段から取得し、当該取得した参照用画像を前記構成文書並べ替え情報により指定される文書の並び順で結合して再度参照用結合データを作成し、当該再作成された参照用結合データを前記構成文書並べ替え情報により指定されるクリップ文書データに格納してクリップ文書データを更新する構成文書並べ替え手段と、
を備える、
ことを特徴とする。

好ましくは、本発明の文書管理システムは、
前記文書データ記憶手段に記憶されている変換対象の文書データを指定する変換対象文書データ指定情報を含んでおり、当該変換対象文書データ指定情報により指定される文書データに格納されているオリジナルデータを参照用データに変換することを要求する変換要求データと、前記クリップ文書データ記憶手段に記憶されているクリップ文書データを指定するクリップ文書データ指定情報を含んでおり、当該クリップ文書データ指定情報により指定されるクリップ文書データの参照用結合データを作成することを要求する結合要求データとを記憶する要求データ記憶手段と、
前記要求データ記憶手段から変換要求データを取得し、取得した当該変換要求データに含まれる変換対象文書データ指定情報により指定される文書データのオリジナルデータを前記文書データ記憶手段から取得し、取得した当該オリジナルデータとオリジナルデータ変換要求とを送信するオリジナルデータ変換要求手段と、
前記オリジナルデータ変換要求手段によって送信されたオリジナルデータとオリジナルデータ変換要求とを受信したことに応答して、当該受信したオリジナルデータを参照用データに変換し、変換された当該参照用データを送信する参照用データ変換手段と、
前記参照用データ変換手段によって変換された参照用データを受信したことに応答して、受信した当該参照用データを前記変換対象文書データ指定情報により指定される文書データに格納する参照用データ格納手段と、
前記要求データ記憶手段から結合要求データを取得し、結合対象となる複数の文書データを特定して前記文書データ記憶手段から特定された複数の文書データを取得し、当該複数の文書データに含まれる参照用データを取得し、取得した当該複数の参照用データが全てオリジナルデータから変換済みである場合に、取得した当該複数の参照用データと参照用結合データ作成要求とを送信する参照用結合データ作成要求手段と、
前記参照用結合データ作成要求手段によって送信された複数の参照用データと参照用結合データ作成要求とを受信したことに応答して、受信した当該複数の参照用データを結合して参照用結合データを作成し、作成された当該参照用結合データを送信する参照用結合データ作成手段と、
前記参照用結合データ作成手段によって作成された参照用結合データを受信したことに応答して、受信した当該参照用結合データを前記クリップ文書データ指定情報により指定されるクリップ文書データに格納する参照用結合データ格納手段と、
を備え、
前記文書データ新規登録手段と、前記文書データ更新手段とが、前記変換要求データを作成して前記要求データ記憶手段に記憶させ、前記オリジナルデータ変換要求手段と前記参照用データ変換手段と前記参照用データ格納手段とにより、前記オリジナルデータを前記参照用データに変換し、当該参照用データと前記取得されたオリジナルデータとが格納された文書データを前記文書データ記憶手段に記憶させ、
前記クリップ文書データ新規登録手段と、前記文書データ更新手段と、前記文書データ削除手段と、前記文書データ追加手段と、前記構成文書削除手段と、前記構成文書並べ替え手段とが、前記結合要求データを作成して前記要求データ記憶手段に記憶させ、前記参照用結合データ作成要求手段と前記参照用結合データ作成手段と前記参照用結合データ格納手段とにより、前記各参照用データを結合して参照用結合データを作成し、当該参照用結合データが格納されたクリップ文書データを前記クリップ文書データ記憶手段に記憶させる、
ことを特徴とする。

また、本発明の文書管理方法は、
様々なデータ形式のオリジナルデータと当該オリジナルデータから変換された所定のデータ形式の参照用データとを格納することができる文書データを記憶する文書データ記憶手段、および当該文書データ記憶手段に記憶されている複数の文書データに含まれる参照用データが結合された前記所定のデータ形式の参照用結合データを格納することができるクリップ文書データを記憶するクリップ文書データ記憶手段を備える文書管理システムにおける文書管理方法であって、
変換対象のオリジナルデータを指定する文書データ新規登録情報を含む文書データの新規登録操作要求と、前記文書データ記憶手段に記憶されている結合対象の複数の文書データを指定するクリップ文書データ新規登録情報を含むクリップ文書データの新規登録操作要求とを受け付ける文書操作受付ステップと、
文書データの新規登録要求が受け付けられたことに応答して前記文書データ新規登録情報により指定されるオリジナルデータを取得して参照用データに変換し、当該変換された参照用データと前記取得されたオリジナルデータとが格納された文書データを前記文書データ記憶手段に記憶させる文書データ新規登録スッテプと、
クリップ文書データの新規登録要求が受け付けられたことに応答して前記クリップ文書データ新規登録情報により指定される各文書データに含まれる参照用データを前記文書データ記憶手段から取得し、当該取得した各参照用データを結合して参照用結合データを作成し、当該作成された参照用結合データが格納されたクリップ文書データを前記クリップ文書データ記憶手段に記憶させるクリップ文書データ新規登録ステップと、
前記文書データ記憶手段に記憶されている文書データに格納されている参照用データおよび／または前記クリップ文書データ記憶手段に記憶されているクリップ文書データに格納されている参照用結合データを表示する表示ステップと、
を備えることを特徴とする。

本発明によれば、データ形式の異なる複数の文書ファイルを統一されたデータ形式に変換するとともに、同時に参照される文書ファイルを一つに束ねて管理することができる。

本発明の実施形態に係る文書管理システムの構成の一例を示す図である。 文書操作ＧＵＩ部が表示する画面の一例を示す図である。 文書データの構成の一例を示す図である。 クリップ文書データの構成の一例を示す図である。 要求データの構成の一例を示す図である。 文書データの新規登録処理のフローの一例を示す図である。 クリップ文書データの新規登録処理のフローの一例を示す図である。 文書データの更新処理のフローの一例を示す図である。 文書データの削除処理のフローの一例を示す図である。 クリップ文書データへの文書データ追加処理のフローの一例を示す図である。 クリップ文書データからの構成文書削除処理のフローの一例を示す図である。 クリップ文書データを構成する各文書の順番を並び替えるための構成文書並び替え画面の一例を示す図である。 クリップ文書データを構成する文書の順番を並び替える構成文書並び替え処理のフローの一例を示す図である。 オリジナルデータから参照用データへの変換、および参照用結合データの作成を行う文書変換処理のフローの一例を示す図である。 図１４のステップＳ２０５の参照用データへの変換処理のフローの一例を示す図である。 図１４のステップＳ２０７の参照用データの登録処理のフローの一例を示す図である。 図１４のステップＳ２０４の参照用結合データ作成処理のフローの一例を示す図である。 複数の文書ファイルを管理する具体例を示す図である。

以下、本発明の実施形態に係る文書管理システムについて図面を参照しながら説明する。なお、実施形態を説明する全図において、共通の構成要素には同一の符号を付し、繰り返しの説明を省略する。

図１は、本発明の実施形態に係る文書管理システム１００の構成の一例を示す。
文書管理システム１００は、文書管理サーバー１と、複数の変換サーバー２と、複数の文書管理端末装置３と、ユーザー情報データベース４と、文書データベース５と、要求データベース６とを有する。文書管理サーバー１と変換サーバー２と文書管理端末装置３とはネットワーク１０に接続されており、相互に通信可能である。ユーザー情報データベース４と、文書データベース５と要求データベース６は文書管理サーバー１に接続されている。

文書管理サーバー１は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）と、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）等で構成される主メモリと、ハードディスク等で構成される記憶装置とを備えている。
文書管理サーバー１の記憶装置には、文書操作プログラムが格納されている。
文書管理サーバー１のＣＰＵが、文書操作プログラムを記憶装置から主メモリに読み込んで実行することによって文書操作処理部７の機能が実現される。
ユーザー情報データベース４は、ユーザー情報データ２５を記憶する。ユーザー情報データ２５は、例えば、ユーザーＩＤ（Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ）と、パスワードと、ユーザーの氏名を示すユーザー名とを含む。ユーザーは、ユーザーＩＤとパスワードを入力して文書管理サーバー１にログインすることにより、文書管理システム１００を使用することができる。
文書データベース５は、文書データ３０とクリップ文書データ４０とを記憶する。文書データ３０は、例えば文書名等の属性情報と、テキストや図面等の文書ファイルを含むオリジナルデータと、オリジナルデータが統一したデータ形式に変換された参照用データとを含む。クリップ文書データ４０は、例えばクリップ名等の属性情報と、複数の参照用データが結合された参照用結合データとを含む。参照用結合データのデータ形式は参照用画像と同一である。なお、文書データ３０とクリップ文書データ４０の詳細は後述する。
要求データベース６は、要求データ５０を記憶する。要求データ５０は、処理されるべき文書データ３０またはクリップ文書データ４０を指定する。要求データ５０は、処理順にキュー（待ち行列）に登録されている。なお、要求データ５０の詳細は後述する。

ユーザーは、文書データ３０の新規登録操作および更新操作を行うことができる。文書操作処理部７は、これらの操作が行われると、オリジナルデータを参照用データに変換することを要求する変換要求データである要求データ５０を要求データベース６に登録する。
具体的には、文書管理端末装置３の文書操作ＧＵＩ部９によって表示される画面上でユーザーが変換対象のオリジナルデータのパスを入力して文書データ３０を新規に登録する操作を行うと、文書操作処理部７は、オリジナルデータを有する文書データ３０を文書データベース５に登録するとともに、そのオリジナルデータを参照用データに変換することを要求する変換要求データである要求データ５０を要求データベース６に登録する。
また、ユーザーが文書データ３０のオリジナルデータを更新する（以下、文書データ３０を更新するという。）操作を行うと、文書操作処理部７は、文書データベース５に登録されている文書データ３０のオリジナルデータを更新するとともに、そのオリジナルデータを参照用データに変換することを要求する変換要求データである要求データ５０を要求データベース６に登録する。このとき、更新された文書データ３０を含むクリップ文書データ４０がある場合、文書操作処理部７は、同時に、文書データ３０の参照用データを結合して参照用結合データを作成することを要求する結合要求データである要求データ５０を要求データベース６に登録する。

また、ユーザーは、クリップ文書データ３０の新規登録操作、クリップ文書データ４０を構成する元の文書データ３０の削除操作、クリップ文書データ４０への文書データ３０の追加操作、クリップ文書データ４０を構成する一部の文書の削除操作（このとき、元の文書データ３０は残される。）、およびクリップ文書データ４０を構成する文書（以下、クリップ文書データ４０を構成する文書を構成文書という。）の並べ替え操作を行うことができる。文書操作処理部７は、これらの操作が行われると、複数の文書データ３０の参照用データを結合して参照用結合データを作成することを要求する結合要求データである要求データ５０を要求データベース６に登録する。
具体的には、文書操作ＧＵＩ部９によって表示される画面上でユーザーがマウス等により複数の文書データ３０を選択してクリップ文書データ４０を新規に登録する操作を行うと、文書操作処理部７は、クリップ文書データ４０を文書データベース５に登録するとともに、選択された複数の文書データ３０の参照用データを結合して参照用結合データを作成することを要求する結合要求データである要求データ５０を要求データベース６に登録する。
また、ユーザーが文書データベース５に格納されている既存のクリップ文書データ４０を構成する元の文書データ３０を削除する操作を行うと、文書操作処理部７は、文書データベース５から指定された文書データ３０を削除するともに、削除されたものを除く他の文書データ３０の参照用データを結合してそのクリップ文書データ４０に含まれる参照用結合データ４４を再作成することを要求する結合要求データである要求データ５０を要求データベース６に登録する。なお、クリップ文書データ４０を構成する元の文書データ３０とは、参照用結合データを作成する際に各参照用データが取得される元となった文書データ３０をいう。
同様に、ユーザーが、既存のクリップ文書データ４０に対して、文書データ３０の追加操作、一部の構成文書の削除操作、または構成文書の並べ替え操作を行うと、文書操作処理部７は、それらの操作に応じて文書データ３０の参照用データを結合してそのクリップ文書データ４０に含まれる参照用結合データ４４を再作成することを要求する結合要求データである要求データ５０を要求データベース６に登録する。

文書操作処理部７は、所定のタイミングで要求データベース６に格納されているキューから要求データ５０を取得する。取得した要求データ５０が文書データ３０を変換処理することを要求する変換要求データであった場合、文書操作処理部７は、文書データベース５から文書データ３０を読み出して、その文書データ３０に含まれるオリジナルデータと、オリジナルデータを参照用画像に変換することを要求するオリジナルデータ変換要求とを変換サーバー２に送信し、変換サーバー２に参照用データへの変換を指示する。
また、取得した要求データ５０がクリップ文書データ４０を新規作成または再作成することを指定する結合要求データであった場合、文書操作処理部７は、文書データベース５からクリップ文書データ４０を構成する文書データ３０を読み出して、それらに含まれる参照用データと、それらの参照用データを結合して参照用結合データを作成することを要求する参照用結合データ作成要求とを変換サーバー２に送信し、変換サーバー２に参照用結合データの作成を指示する。

変換サーバー２は、ＣＰＵと、主メモリと、記憶装置とを備えている。
変換サーバー２の記憶装置には、変換プログラムが格納されている。
変換サーバー２のＣＰＵが、変換プログラムを記憶装置から主メモリに読み込んで実行することによって変換処理部８の機能が実現される。
変換処理部８は、文書管理サーバー１からオリジナルデータとオリジナルデータ変換要求とを受信すると、受信したオリジナルデータを参照用画像に変換する。また、変換処理部８は、文書管理サーバー１から複数の参照用データと参照用結合データ作成要求とを受信すると、参照用結合データを作成する。

文書管理端末装置３は、ＣＰＵと、主メモリと、記憶装置と、キーボードとマウス等で構成される入力装置と、ディスプレイ等で構成される表示装置とを備えている。
文書管理端末装置３の記憶装置には、文書操作ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）プログラムが格納されている。
文書管理端末装置３のＣＰＵが、文書操作ＧＵＩプログラムを記憶装置から主メモリに読み込んで実行することによって文書操作ＧＵＩ部９の機能が実現される。
文書操作ＧＵＩ部９は、文書データ３０とクリップ文書データ４０に対するユーザーの操作を受け付けて、その操作要求を文書管理サーバー１に送信する。

図２は、文書操作ＧＵＩ部９が表示する画面の一例を示す。
文書操作ＧＵＩ部９は、文書操作画面２０、文書作成画面２３、および文書内容確認画面２４等を文書管理端末装置３の表示装置に表示する。
文書作成画面２３は、文書データ３０の新規登録時に表示される。ユーザーが文書作成画面２３上で、文書名および登録するオリジナルデータのパス（オリジナルデータの指定）を入力してマウスの左ボタン等により送信ボタンをクリックすると、文書操作ＧＵＩ部９はログインしているユーザーの名前をユーザー情報データ２５から取得し、文書名とオリジナルデータのパスとユーザーの名前とを含む文書データ新規登録情報を作成する。そして、文書操作ＧＵＩ部９は文書データ新規登録情報を含む文書データの新規登録操作要求を文書管理サーバー１に送信する。新規登録操作要求を受信すると、文書管理サーバー１の文書操作処理部７は文書データ新規登録情報に基づいて文書データ３０を作成して文書データベース５に登録するとともに、その文書データ３０に含まれるオリジナルデータを参照用データに変換することを指定する要求データ５０（変換要求データ）を要求データベース６のキューに登録する。

文書操作画面２０には、文書データベース５に格納されている文書データ３０を示すアイコン２１（以下、文書２１という。）とクリップ文書データ４０を示すアイコン２２（以下、クリップ文書２２という。）が表示される。
文書データベース５に例えば文書データ３０ａと文書データ３０ｂと文書データ３０ｃとが格納されている場合、文書操作ＧＵＩ部９は文書操作画面２０にこれらの文書データ３０に対応する文書２１ａと文書２１ｂと文書２２ｃとを表示する。ユーザーが文書操作画面２０上で文書２１ａ、文書２１ｂまたは文書２１ｃをマウスの左クリック等により選択すると、文書操作ＧＵＩ部９は選択された文書データ３０の参照用データを文書管理サーバー１に要求し、文書管理サーバー１から送信された参照用データを文書内容確認画面２４に表示する。
また、ユーザーは複数の文書データ３０を束ねて一度に参照したい場合に、クリップ文書データ４０を作成することができる。例えば、ユーザーが文書操作画面２０上で文書２１ｂと文書２１ｃを選択し、文書２１ａに重ね合わせる操作を行うと、文書操作ＧＵＩ部９は文書データ３０ａの文書名「オイルタンク図面００１」をクリップ名としてクリップ文書データ４０を作成することを要求する新規登録操作要求を文書管理サーバー１に送信する。新規登録操作要求は、文書２１ａと文書２１ｂと文書２１ｃとが結合対象であること、およびクリップ名はオイルタンク図面００１であることを指定するクリップ文書データ新規登録情報を含んでいる。文書管理サーバー１の文書操作処理部７はクリップ文書データ新規登録情報に基づいてクリップ文書データ４０を作成して文書データベース５に登録するとともに、その参照用結合データを作成することを要求する要求データ５０（結合要求データ）を要求データベース６のキューに登録する。
ユーザーが文書操作画面２０上でクリップ文書２２をマウスの左クリック等により選択すると、文書操作ＧＵＩ部９はクリップ文書２２の参照用結合データを文書管理サーバー１に要求し、文書管理サーバー１から送信された参照用結合データを文書内容確認画面２４に表示する。

ユーザーは文書データベース５の文書データ３０を更新および削除することができる。
ユーザーが文書操作画面２０上で文書２１ａ、文書２１ｂまたは文書２１ｃをマウスの右クリック等により選択すると、更新を含むメニューが表示される。ユーザーが表示されたメニューの中からマウスの左クリック等により更新を選択すると、文書操作ＧＵＩ部９は、文書作成画面２３と同様の入力欄を有する文書更新画面を表示する。ただし、文書名には選択した文書の名前が表示されている。ユーザーが文書更新画面上で、更新するオリジナルデータのパスを含む更新情報を入力して送信ボタンをマウスの左ボタン等によりクリックすると、文書操作ＧＵＩ部９はログインしているユーザーの名前をユーザー情報データ２５から取得し、文書名とオリジナルデータのパスとユーザーの名前とを含む更新情報を作成する。そして、文書操作ＧＵＩ部９は文書管理サーバー１に更新情報を含む更新操作要求を送信する。文書管理サーバー１の文書操作処理部７は更新情報に基づいて文書データベース５に記憶されている文書データ３０を更新する。そして、文書操作処理部７は、更新されたオリジナルデータを参照用データに変換することを要求する要求データ５０（変換要求データ）を要求データベース６のキューに登録する。更に、文書操作処理部７は、更新された文書データ３０を含むクリップ文書データ４０が有る場合には、そのクリップ文書データ４０を構成する文書データ３０に含まれる参照用データを結合して参照用結合データを再作成することを要求する要求データ５０（結合要求データ）を要求データベース６のキューに登録する。
ユーザーが文書２１ａ、文書２１ｂまたは文書２１ｃを選択し、キーボードの削除キー等を押す等の操作により、選択された文書を削除する削除操作を行うと、文書操作ＧＵＩ部９は選択された文書データ３０を指定する削除情報を含む削除操作要求を文書管理サーバー１に送信する。文書管理サーバー１の文書操作処理部７は削除情報に基づいて文書データベース５から文書データ３０を削除する。そして、削除された文書データ３０を含むクリップ文書データ４０が有る場合には、文書操作処理部７は、そのクリップ文書データ４０を構成する残りの文書データ３０に含まれる参照用データを結合して参照用結合データを再作成することを要求する要求データ５０（結合要求データ）を要求データベース６のキューに登録する。

ユーザーは、既存のクリップ文書データ４０に対して、文書データ３０の追加操作と一部の構成文書の削除操作とを行うことができる。
既存のクリップ文書２２が文書２１ａと文書２１ｂとで構成されている場合に、ユーザーが文書操作画面２０上で文書２１ｃを選択し、クリップ文書２２に重ね合わせる文書追加操作を行うと、文書操作ＧＵＩ部９は、クリップ文書データ４０と文書データ３０ｃとを指定する文書追加情報を含むクリップ文書データへの文書データ追加要求を文書管理サーバー１に送信する。文書管理サーバー１がクリップ文書データへの文書データ追加要求を受信すると、文書操作処理部７は、文書追加情報に基づいてクリップ文書データ４０を構成する文書データ（文書データ３０ａと文書データ３０ｂ）に含まれる参照用データと文書データｃに含まれる参照用データとを結合して参照用結合データを再作成することを要求する要求データ５０（結合要求データ）を要求データベース６のキューに登録する。
既存のクリップ文書２２が文書２１ａと文書２１ｂと文書２１ｃとで構成されている場合に、ユーザーが文書操作画面２０上でクリップ文書２２と文書２１ｂとを同時に選択し、キーボードの削除キー等を押す等の操作により、文書２１ｂ（文書データ３０ｂ）自体は残して、クリップ文書２２から文書２１ｂを削除する構成文書削除操作を行うと、文書操作ＧＵＩ部９は、クリップ文書データ４０と文書データ３０ｂとを指定する構成文書削除情報を含むクリップ文書データからの構成文書削除操作要求を文書管理サーバー１に送信する。文書管理サーバー１がクリップ文書データからの構成文書削除操作要求を受信すると、文書操作処理部７は、構成文書削除情報に基づいて文書データ３０ｂに含まれる参照用データを除いてクリップ文書データ４０を構成する文書データ３０ａおよび文書データ３０ｃに含まれる参照用データとを結合して参照用結合データを再作成することを要求する要求データ５０（結合要求データ）を要求データベース６のキューに登録する。

図３は、文書データ３０の構成の一例を示す。
文書データ３０は、文書ＩＤ（Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ）３１と、クリップＩＤ３２と、文書名３３と、変換状態３４と、作成者３５ａと、作成日時３５ｂと、更新者３６ａと、更新日時３６ｂと、クリップ文書内の文書通番３７と、オリジナルデータ３８と、参照用データ３９とを有する。
文書操作ＧＵＩ部９が文書名、作成者名、および登録するオリジナルデータのパス（オリジナルデータの指定）を含む文書データ新規登録情報を文書管理サーバー１に送信すると、文書管理サーバー１の文書操作処理部７が文書データ新規登録情報に基づいて文書データ３０を作成して文書データベース５に登録する。なお、文書データ３０を構成する要素は、図３に例示した属性にとどまらず、文書管理の用途に応じて必要な属性を付加することができ。例えば図面を管理する文書管理システムでは図面ＩＤや図面のサイズなどを付加する、といった運用がある。
文書ＩＤ３１には、文書操作処理部７が文書を登録する時に、全ての文書データ３０を通してユニークな値が設定される。文書ＩＤ３１は、文書データ３０を指定するための情報の一例である。
クリップＩＤ３２には、文書操作処理部７がクリップ文書データ４０を新規に文書データベース５に登録する時に、クリップ文書データ４０を構成する全ての文書データ３０（すなわち、束ねられる文書データ３０）に対して同じＩＤが設定される。なお、設定されるクリップＩＤ３２は既に存在するクリップＩＤ３２とは異なるユニークな値である。また、同一の文書データ３０の参照用データ３９が複数のクリップ文書データの参照用結合データに含まれる場合には、クリップＩＤ３２は複数設定される。

文書名３３と作成者３５ａは文書データ新規登録情報に含まれる文書名とユーザーの名前である。文書名３３は、文書操作画面２０上で各文書データ３０に対応するアイコン（文書２１）とともに表示される。
作成日時３５ｂは、例えば、文書管理サーバー１の文書操作処理部７が文書データベース５に文書データ３０を登録した日時である。
更新者３６ａは更新情報に含まれるユーザーの名前である。
更新日時３６ｂは、例えば、文書管理サーバー１の文書操作処理部７が文書データベース５の文書データ３０を更新した日時である。
クリップ文書内の文書通番３７には、文書データ３０がクリップ文書データを構成する文書であるとき、クリップ文書データ内の文書の並び順（１以上）が設定される。文書データ３０がクリップ文書データを構成する文書ではないとき、文書データ内の文書通番３７には０が設定される。なお、同一の文書データ３０が複数のクリップ文書データに含まれる場合には、その文書データ３０のクリップ文書内の文書通番３７には、クリップＩＤ３２に設定されているクリップ文書データ４０のクリップＩＤと同じ順番で文書通番が設定される。
オリジナルデータ３８には、文書データ新規登録情報または更新情報に含まれるオリジナルデータのパスに存在するファイルが取得され、格納される。
参照用データ３９は、変換サーバー２の変換処理部８によってオリジナルデータ３８から統一したデータ形式に変換された表示用のデータである。参照用データ３９は、文書操作ＧＵＩ部９からの要求に応答して参照用に取り出される。
変換状態３４は、参照用データ３９の登録状態を示し、文書データ３０の登録時および更新時に未変換の状態が設定され、変換処理部８での形式変換の状態に応じて、変換中、変換済の状態が設定される。

図４は、クリップ文書データ４０の構成の一例を示す。
クリップ文書データ４０は、クリップＩＤ４１と、クリップ名４２と、変換状態４３と、参照用結合データ４４とを有する。クリップ文書データ４０は、文書操作画面２０上でユーザーによって複数の文書２１（文書データ３０のアイコン）を重ね合わせる操作が行われた場合に作成される。
クリップＩＤ４１には、既に存在するクリップＩＤとは異なるユニークな値が設定される。ここで設定されたクリップＩＤ４１は、クリップ文書データ４０を構成するすべての文書データ３０のクリップＩＤ３２に共通に設定される。クリップＩＤ４１は、クリップ文書データ４０を指定するための情報の一例である。
クリップ名４２は、文書操作画面２０上で各クリップ文書２２（クリップ文書データ４０のアイコン）とともに表示される。例えば、ユーザーが図２の文書操作画面２０上で文書２１ｂと文書２１ｃを選択し、文書２１ａに重ね合わせると、文書データ３０ａの文書名３３「オイルタンク図面００１」がクリップ名４２に設定される。その後、ユーザーは、クリップ文書２２が選択されている状態でキーボード等を用いて新たなクリップ名を入力することにより、クリップ名４２を変更することができる。
参照用結合データ４４は、クリップＩＤ４１と同一のクリップＩＤ３２が設定されている文書データ３０に含まれる参照用データ３９がすべて結合されたデータである。参照用結合データ４４は、文書管理サーバー１の文書操作処理部７の要求を受けて変換サーバー２の変換処理部８が作成する。
変換状態４３は、参照用結合データ４４の登録状態を示し、クリップ文書データ４０の登録時、クリップ文書データ４０を構成する文書データ３０の更新時と削除時、および既存のクリップ文書データ４０に対する文書データ３０の追加時と一部の構成文書の削除時と構成文書の並べ替え時に未変換の状態が設定され、変換処理部８での形式変換の状態に応じて、変換中、変換済の状態が設定される。

図５は、要求データ５０の構成の一例を示す。
要求データ５０は、対象ＩＤ５１と、キュー処理状態５２と、作成日時５３とを有する。
対象ＩＤ５１には、文書ＩＤ３１とクリップ文書ＩＤ４１のいずれかが格納される。
文書ＩＤ３１は、文書データベース５に記憶されている変換対象の文書データ３０を指定する変換対象文書データ指定情報の一例である。対象ＩＤ５１に文書ＩＤ３１が格納されているとき、要求データ５０は変換要求データとして機能する。この場合、文書管理サーバー１の文書操作処理部７は、文書データベース５から文書データ３０を読み出してオリジナルデータ３８を変換サーバー２に送信し、変換サーバー２に参照用データ３９への変換を要求する。
一方、クリップ文書ＩＤ４１は、文書データベース５に記憶されているクリップ文書データ４０を指定するクリップ文書データ指定情報の一例である。対象ＩＤ５１にクリップ文書ＩＤ４１が格納されているとき、要求データ５０は結合要求データとして機能する。この場合、文書操作処理部７は、文書データベース５からクリップ文書データ４０を構成する元の文書データ３０を読み出してそれらに含まれるオリジナルデータ３８を変換サーバー２に送信し、変換サーバー２に参照用結合データ４４の作成を要求する。
キュー処理状態５２には、未変換と変換中との２状態が格納される。未変換は、文書操作処理部７がまだ変換サーバー２の変換処理部８に対してオリジナルデータ３８の参照用データ３９への変換または参照用結合データ４４の作成を要求していないことを示す。変換中は、変換処理部８がオリジナルデータ３８を参照用データ３９に変換中または参照用結合データ４４を作成中であることを示す。
作成日時５３には、要求データ５０が作成または更新された日時が設定される。

図６は、文書データ３０の新規登録処理のフローの一例を示す。
文書操作処理部７は、ユーザーによって文書作成画面２３上で入力されたオリジナルデータのパスに基づいてファイルを取得する。そして、文書操作処理部７は、そのファイルがオリジナルデータ３８に格納された文書データ３０を作成し、文書データベース５に登録する（Ｓ１０１）。このとき、参照用データ３９は空である。次に、文書操作処理部７は、登録した文書データ３０の文書ＩＤ３１を対象ＩＤ５１に設定した要求データ５０（変換要求データ）を作成し、要求データベース６のキューに登録する（Ｓ１０２）。このとき、キュー処理状態５２には未変換が設定され、作成日時５３には要求データ５０を作成した日時が設定される。

図７は、クリップ文書データ４０の新規登録処理のフローの一例を示す。
文書操作処理部７は、文書操作画面２０上でユーザーによって複数の文書２１（文書データ３０のアイコン）を重ね合わせる操作が行われると、クリップ文書データ４０を作成し、文書データベース５に登録する（Ｓ１１１）。このとき、参照用結合データ４４は空である。
次に、文書操作処理部７は、各文書データ３０のクリップ文書内の文書通番３７にクリップ文書データ４０内での文書の並び順を設定する（Ｓ１１２）。例えば、ユーザーが図２の文書操作画面２０上で文書２１ｂと文書２１ｃを順番に選択し、文書２１ａに重ね合わせる操作を行うと、文書データ３０ａ、文書データ３０ｂ、および文書データ３０ｃのクリップ文書内の文書通番３７にそれぞれ「１」、「２」、および「３」が設定される。
そして、文書操作処理部７は、登録されたクリップ文書データ４０のクリップＩＤ４１を対象ＩＤ５１に設定した要求データ５０（結合要求データ）を作成し、要求データベース６のキューに登録する（Ｓ１１３）。このとき、キュー処理状態５２には未変換が設定され、作成日時５３には要求データ５０を作成した日時が設定される。

図８は、文書データ３０の更新処理のフローの一例を示す。
文書操作処理部７は、ユーザーによって指定されたオリジナルデータのパスに基づいてファイルを取得する。そして、取得したファイルを更新される文書データ３０にオリジナルデータ３８として格納する（Ｓ１２１）。そして、文書操作処理部７は、更新される文書データ３０の変換状態３４に未変換を設定し、更新者３６ａおよび更新日時３６ｂにそれぞれユーザーの名前および未変換と設定した日時を設定する（Ｓ１２２）。次に、文書操作処理部７は、対象ＩＤ５１にその文書データ３０の文書ＩＤ３１が設定された要求データ５０（変換要求データ）がキューに登録されているか否かを判別する（Ｓ１２３）。要求データ５０がキューに登録されているとき（Ｓ１２３：Ｙｅｓ）、文書操作処理部７は、処理を終了する。一方、要求データ５０がキューに登録されていないとき（Ｓ１２３：Ｎｏ）、文書操作処理部７は、更新される文書データ３０の文書ＩＤ３１を対象ＩＤ５１に設定した要求データ５０（変換要求データ）を作成し、要求データベース６のキューに登録する（Ｓ１２４）。このとき、キュー処理状態５２には未変換が設定され、作成日時５３には要求データ５０を作成した日時が設定される。

文書操作処理部７は、ステップＳ１２３およびＳ１２４と並列に、その文書データ３０にクリップＩＤ３２が設定されているか否かを判別する（Ｓ１２５）。クリップＩＤ３２が設定されていない場合（Ｓ１２５：Ｎｏ）、文書操作処理部７は処理を終了する。
文書操作処理部７は、クリップＩＤ３２が設定されている場合（Ｓ１２５：Ｙｅｓ）、クリップＩＤ３２と同じクリップＩＤ４１を有するクリップ文書データ４０の変換状態４３に未変換を設定する（Ｓ１２６）。そして、文書操作処理部７は、対象ＩＤ５１にクリップＩＤ３２が設定された要求データ５０（結合要求データ）がキューに登録されているか否かを判別する（Ｓ１２７）。
文書操作処理部７は、クリップＩＤ３２が設定された要求データ５０がキューに登録されているとき（Ｓ１２７：Ｙｅｓ）、処理を終了する。
一方、文書操作処理部７は、クリップＩＤ３２が設定された要求データ５０がキューに登録されていないとき（Ｓ１２７：Ｎｏ）には、クリップＩＤ３２を対象ＩＤ５１に設定した要求データ５０（結合要求データ）を作成し、要求データベース６のキューに登録する（Ｓ１２８）。このとき、キュー処理状態５２には未変換が設定され、作成日時５３には要求データ５０を作成した日時が設定される。

図９は、文書データ３０の削除処理のフローの一例を示す。
文書操作処理部７は、文書データベース５に格納されている文書データ３０を削除する（Ｓ１３１）。このとき、文書操作処理部７は、削除される文書データ３０にクリップＩＤ３２が設定されているか否かを判別する（Ｓ１３２）。クリップＩＤ３２が設定されていない場合（Ｓ１３２：Ｎｏ）、文書操作処理部７は削除処理を終了する。
文書操作処理部７は、クリップＩＤ３２が設定されている場合（Ｓ１３２：Ｙｅｓ）、クリップＩＤ３２と同じクリップＩＤ４１を有するクリップ文書データ４０の変換状態４３に未変換を設定する（Ｓ１３３）。そして、文書操作処理部７は、対象ＩＤ５１にクリップＩＤ３２が設定された要求データ５０（結合要求データ）がキューに登録されているか否かを判別する（Ｓ１３４）。
文書操作処理部７は、要求データ５０がキューに登録されている場合（Ｓ１３４：Ｙｅｓ）、削除処理を終了する。
一方、文書操作処理部７は、要求データ５０がキューに登録されていないとき（Ｓ１３４：Ｎｏ）には、クリップＩＤ３２を対象ＩＤ５１に設定した要求データ５０（結合要求データ）を作成し、要求データベース６のキューに登録する（Ｓ１３５）。このとき、キュー処理状態５２には未変換が設定され、作成日時５３には要求データ５０を作成した日時が設定される。

図１０は、既存のクリップ文書データ４０に文書データ３０を追加するクリップ文書データへの文書データ追加処理のフローの一例を示す。
文書管理サーバー１が文書追加操作要求を受信すると、文書操作処理部７は、文書データ３０ａと文書データ３０ｂと文書データ３０ｃのそれぞれのクリップＩＤ３２にクリップ文書データ４０のクリップＩＤ４１を設定する（Ｓ１４１）。次に、クリップ文書データ４０の変換状態４３を未変換に設定する（Ｓ１４２）。そして、文書操作処理部７は、対象ＩＤ５１にクリップＩＤ３２が設定された要求データ５０（結合要求データ）がキューに登録されているか否かを判別する（Ｓ１４３）。
文書操作処理部７は、要求データ５０がキューに登録されているとき（Ｓ１４３：Ｙｅｓ）、処理を終了する。
一方、文書操作処理部７は、要求データ５０がキューに登録されていないとき（Ｓ１４３：Ｎｏ）には、クリップＩＤ４１を対象ＩＤ５１に設定した要求データ５０（結合要求データ）を作成し、要求データベース６に登録する（Ｓ１４４）。このとき、キュー処理状態５２には未変換が設定され、作成日時５３には要求データ５０を作成した日時が設定される。

図１１は、既存のクリップ文書データ４０からそれを構成する一部の文書を削除するクリップ文書データからの構成文書削除処理のフローの一例を示す。
文書管理サーバー１が構成文書削除操作要求を受信すると、文書操作処理部７は、削除される構成文書（文書データ３０ｂ）のクリップＩＤ３２と同じクリップＩＤが設定されている文書データ３０が他に１つ以上存在しているか否かを判別する（Ｓ１５１）。
削除される構成文書（文書データ３０ｂ）のクリップＩＤ３２と同じクリップＩＤが設定されている文書データ３０が１つも存在していない場合（Ｓ１５１：Ｎｏ）、文書操作処理部７は、文書データベース５から、削除される構成文書（文書データ３０ｂ）のクリップＩＤ３２と同じクリップＩＤ４２を有するクリップ文書データ４０を削除し（Ｓ１５２）、処理を終了する。
一方、削除される構成文書（文書データ３０ｂ）のクリップＩＤ３２と同じクリップＩＤが設定されている文書データ３０が他に１つ以上存在している場合（Ｓ１５１：Ｙｅｓ）には、文書操作処理部７は、削除される構成文書（文書データ３０ｂ）のクリップＩＤ３２と同じクリップＩＤ４２を有するクリップ文書データ４０の変換状態４３を未変換に設定する（Ｓ１５３）。そして、文書操作処理部７は、対象ＩＤ５１にクリップＩＤ３２が設定された要求データ５０（結合要求データ）がキューに登録されているか否かを判別する（Ｓ１５４）。
文書操作処理部７は、要求データ５０がキューに登録されているとき（Ｓ１５４：Ｙｅｓ）、処理を終了する。
一方、文書操作処理部７は、要求データ５０がキューに登録されていないとき（Ｓ１５４：Ｎｏ）には、クリップＩＤ４１を対象ＩＤ５１に設定した要求データ５０（結合要求データ）を作成し、要求データベース６に登録する（Ｓ１５５）。このとき、キュー処理状態５２には未変換が設定され、作成日時５３には要求データ５０を作成した日時が設定される。

図１２は、クリップ文書データ４０を構成する各文書の順番を並び替えるための構成文書並び替え画面６０の一例を示す。
構成文書並び替え画面６０には、クリップ文書データ４０の各構成文書の文書名３３が各文書データ３０のクリップ文書内の文書通番３７に対応する順番で表示される。ユーザーは、構成文書並び替え画面６０上で各構成文書の順番を並べ替えることにより、各構成文書の順番を指定する構成文書並び替え操作を行うことができる。
ユーザーが構成文書並び替え操作を行い、保存ボタンを押下すると、文書操作ＧＵＩ部９は、クリップ文書データ４０の指定（クリップ文書データ４０のクリップＩＤ４１または文書データ３０のクリップＩＤ３２）および並べ替えられる各文書データ３０の指定（文書ＩＤ３１）とその各文書データ３０に対応するクリップ文書内の文書通番３７とを含む構成文書並べ替え情報を有するクリップ文書データにおける構成文書並べ替え操作要求を文書管理サーバー１に送信する。文書管理サーバー１がクリップ文書データにおける構成文書並べ替え操作要求を受信すると、文書操作処理部７は、構成文書並べ替え情報に基づいて各文書データ３０に含まれるクリップ文書内の文書通番３７を書き替える。そして、文書操作処理部７は、クリップ文書データ４０を構成する文書データ３０に含まれる参照用データをクリップ文書内の文書通番３７で指定される並び順で結合して参照用結合データを再作成することを要求する要求データ５０（結合要求データ）を要求データベース６のキューに登録する。

図１３は、クリップ文書データ４０を構成する文書の順番を並び替える構成文書並び替え処理のフローの一例を示す。
文書管理サーバー１が構成文書並べ替え操作要求を受信すると、文書操作処理部７は、文書データベース５に格納されている各文書データ３０のクリップ文書内の文書通番３７を構成文書並べ替え情報に含まれるクリップ文書内の文書通番３７に設定し、文書データ３０のクリップ文書内の文書通番３７を更新する（Ｓ１６１）。
文書操作処理部７は、並べ替えられる各文書データ３０のクリップＩＤ３２と同じクリップＩＤ４２を有するクリップ文書データ４０の変換状態４３を未変換に設定する（Ｓ１６２）。
そして、文書操作処理部７は、対象ＩＤ５１に文書データ３０のクリップＩＤ３２が設定された要求データ５０（結合要求データ）がキューに登録されているか否かを判別する（Ｓ１６３）。
文書操作処理部７は、要求データ５０がキューに登録されているとき（Ｓ１６３：Ｙｅｓ）、処理を終了する。
文書操作処理部７は、要求データ５０がキューに登録されていないとき（Ｓ１６３：Ｎｏ）には、クリップＩＤ４１を対象ＩＤ５１に設定した要求データ５０（結合要求データ）を作成し、変換要求データベース６に登録する（Ｓ１６４）。このとき、キュー処理状態５２には未変換が設定され、作成日時５３には要求データ５０を作成した日時が設定される。

図１４は、オリジナルデータ３８から参照用データ３９への変換、および参照用結合データ４４の作成を行う文書変換処理のフローの一例を示す。
文書操作処理部７は、要求データベース６を検索し、要求データ５０を１件取得する（Ｓ２０１）。要求データ５０は、作成順に実行するため作成日時５３が古いものから順番に処理対象とする。次に、文書操作処理部７は、取得した要求データ５０のキュー処理状態５２が未変換であるか否かを判別する（Ｓ２０２）。キュー処理状態５２が未変換ではない場合、すなわち変換中の場合（Ｓ２０２：Ｎｏ）、文書操作処理部７は、ステップＳ２０１に戻って次の要求データ５０を１件取得する。ステップＳ２０５の参照用データ３９への変換およびステップＳ２０４の参照用結合データ作成は複数の変換サーバー２で並列に実行することが可能なため、処理対象のキュー処理状態５２が既に変換中になっている可能性がある。その場合はその要求データ５０は処理せず、次に古い要求データ５０を処理対象とする。
キュー処理状態５２が未変換の場合（Ｓ２０２：Ｙｅｓ）、文書操作処理部７は、対象が文書データ３０であるか否か、すなわち対象ＩＤ５１に文書ＩＤが格納されているか否か（要求データ５０が変換要求データであるか否か）を判別する（Ｓ２０３）。対象が文書データ３０ではない場合、すなわち、対象がクリップ文書データ４０であり、対象ＩＤ５１にクリップ文書ＩＤが格納されていた（要求データ５０が結合要求データであった）場合（Ｓ２０３：Ｎｏ）、文書操作処理部７は、参照用結合データ４４を作成し（Ｓ２０４）、ステップＳ２０１に戻る。なお、ステップＳ２０４の参照用結合データ作成処理については後述する。

対象が文書データ３０である（要求データ５０が変換要求データである）場合（Ｓ２０３：Ｙｅｓ）、文書操作処理部７は、オリジナルデータ３８を参照用データ３９に変換する（Ｓ２０５）。
ステップＳ２０５では、図１５に示すように、文書操作処理部７は、要求データ５０の対象ＩＤ５１に格納されている文書ＩＤ（変換対象文書データ指定情報）をキーに文書データベース５を検索し、対象となる文書データ３０を取得する（Ｓ３０１）。次に、文書操作処理部７は対象の文書データ３０の変換状態３４を変換中に変更する（Ｓ３０２）。そして、文書操作処理部７は、対象の文書データ３０からオリジナルデータ３８を取得し、要求データ５０のキュー処理状態５２を変換中に変更し、オリジナルデータ３８から参照用データ３９への変換を要求するオリジナルデータ変換要求とともに変換サーバー２に送信する（Ｓ３０３）。変換サーバー２の変換処理部８は、オリジナルデータ３８とオリジナルデータ変換要求とを受信すると、オリジナルデータ３８を参照用データ３９に変換し、参照用データ３９を文書管理サーバー１に送信する（Ｓ３０４）。文書管理サーバー１が参照用データ３９を受信する（Ｓ３０５）と、文書操作処理部７は、図１４のステップＳ２０６に進む。

ステップＳ２０５において変換サーバー２がオリジナルデータ３８を参照用データ３９に変換している途中でユーザーによって変換対象の文書データ３０が更新された場合、文書データ３０の変換状態３４が変換中から未変換の状態へと変更される（図８のステップＳ１２２）。このため、文書操作処理部７は、ステップＳ２０５の後、文書データ３０の変換状態３４を取得し、変換状態３４に変換中が設定されているか否かを判別する（Ｓ２０６）。変換状態３４に変換中ではなく、未変換が設定されている場合（Ｓ２０６：Ｎｏ）、文書操作処理部７は、再びステップＳ２０５の参照用データ３９への変換処理を実行する。
一方、変換状態３４に変換中が設定されている場合（Ｓ２０６：Ｙｅｓ）、文書操作処理部７は、参照用データ３９を文書データベース５に格納されている文書データ３０に登録する（Ｓ２０７）。
ステップＳ２０７では、図１６に示すように、文書操作処理部７は、まず、文書データベース５内の変換対象文書データ指定情報（要求データ５０の対象ＩＤ５１に格納されている文書ＩＤ）で指定される文書データ３０に、作成した参照用データ３９を登録する（Ｓ４０１）。次に、文書操作処理部７は、文書データ３０の変換状態３４を変換済に変更する（Ｓ４０２）。そして、要求データ５０は不要となるため、文書操作処理部７は、要求データ５０を削除する（Ｓ４０３）。
文書操作処理部７は、ステップＳ２０７の参照用データの登録処理を実行した後、別の要求データ５０の処理を行うため、図１４のステップＳ２０１に戻り、別の要求データ５０を取得する。文書変換処理はループ処理となっており、プログラムを停止しない限りは要求データ５０を検索、処理し続ける。

図１７は、図１４のステップＳ２０４の参照用結合データ作成処理のフローの一例を示す。
文書操作処理部７は、要求データ５０の対象ＩＤ５１に格納されたクリップＩＤ（クリップ文書データ指定情報）をキーに文書データベース５を検索し、対象となるクリップ文書データ４０を取得する（Ｓ５０１）。文書操作処理部７は、取得したクリップ文書データ４０の変換状態４３が未変換であるか否かを判定する（Ｓ５０２）。変換状態４３が未変換ではない場合（Ｓ５０２：Ｎｏ）、文書操作処理部７は、図１４のステップＳ２０１（要求データの取得処理）に戻る。
変換状態４３が未変換の場合（Ｓ５０２：Ｙｅｓ）、文書操作処理部７は、クリップ文書データ４０の参照用結合データ４４を構成する全ての参照用データ３９が変換済か否か判定する（Ｓ５０３）。ステップＳ５０３では、文書操作処理部７は、要求データ５０の対象ＩＤ５１に格納されたクリップＩＤをキーとして文書データ３０のクリップＩＤ３２を検索して、結合対象の参照用データ３９を含む文書データ３０を特定し、それらの文書データ３０において変換状態３４が未変換または変換中であるものが存在するか否かを判定する。

未変換または変換中文書が存在する場合（Ｓ５０３：Ｎｏ）は、この後の結合処理が実行できないため、参照用データ３９への変換を優先する必要がある。そのため、文書操作処理部７は、図１４のステップＳ２０１（要求データの取得処理）に戻り、前回処理対象とした要求データ５０をスキップして、次に古い要求データ５０の処理を行う。全ての参照用データ３９が変換済の場合のみ、参照用結合データ４４を作成する。
全ての参照用データ３９が変換済の場合（Ｓ５０３：Ｙｅｓ）、文書操作処理部７は、クリップ文書データ４０の変換状態４３を変換中に変更する（Ｓ５０４）。そして、文書操作処理部７は、ステップＳ５０３において特定した全ての文書データ３０から参照用データ３９を取得し、要求データ５０のキュー処理状態５２を変換中に変更し、取得した参照用データ３９と参照用結合データ作成要求とを変換サーバー２に送信する（Ｓ５０５）。変換サーバー２の変換処理部８は、参照用結合データ作成要求と参照用データ３９を受信すると、参照用データ３９を結合して参照用結合データ４４を作成し、参照用結合データ４４を文書管理サーバー１に送信する（Ｓ５０６）。文書管理サーバー１は参照用結合データ４４を受信する（Ｓ５０７）。

参照用結合データの作成中にユーザーによって、変換対象の文書データ３０が更新または削除された場合、既存のクリップ文書データ４０に対して、文書データ３０の追加、一部の構成文書の削除、または構成文書の並べ替えが行われた場合、クリップ文書データ４０の変換状態４３が変換中から未変換の状態へと変更される（図８のステップＳ１２６、図９のステップ１３２、図１０のステップＳ１４２、図１１のステップＳ１５３、図１３のステップＳ１６２）。このため、文書操作処理部７は、ステップＳ５０７の後、再びクリップ文書データ４０の変換状態４３を取得し、変換状態４３に変換中が設定されているか否かを判別する（Ｓ５０８）。変換状態４３に変換中ではなく、未変換が設定されている場合（Ｓ５０８：Ｎｏ）、文書操作処理部７は、要求データ５０のキュー処理状態５２に未変換を設定し、図１４のステップＳ２０１（要求データの取得処理）に戻る。
一方、変換状態４３に変換中が設定されている場合（Ｓ５０８：Ｙｅｓ）、文書操作処理部７は、文書データベース５内のクリップ文書データ指定情報（要求データ５０の対象ＩＤ５１に格納されたクリップＩＤ）で指定されるクリップ文書データ４０に参照用結合データ４４を登録する（Ｓ５０９）。次に、文書操作処理部７は、クリップ文書データ４０の変換状態４３を変換済に変更する（Ｓ５１０）。そして、要求データ５０は不要となるため、文書操作処理部７は、要求データ５０を削除する（Ｓ５１１）。
ステップＳ５１１の後、文書操作処理部７は、別の要求データ５０の処理を行うため、図１４のステップＳ２０１に戻り、別の要求データ５０を取得する。

ステップＳ３０４の参照用データ３９への変換処理およびステップＳ５０６の参照用結合データ４４の作成処理は、複数の変換サーバー２によって多重に動作する可能性がある事を前提に考えている。これは、通常、文書のファイルを別のデータ形式に変換する処理は、変換対象のデータに応じた変換時間が必要であり、変換する文書の量によっては、変換時間が大きくなってしまうからである。本実施形態のように文書管理サーバー１の文書操作処理部７で要求データ５０の処理状態を管理することなどにより処理の排他制御をすることで、変換サーバー２の処理の並列化とそれによる処理速度の向上を行うことができる。また、本実施形態においては変換サーバー２に対して変換処理部８が一つのみ存在しているが、変換サーバー２に対して複数の変換処理部８を備えることで変換サーバー２の処理の並列化とそれによる処理速度の向上を行うことも可能である。

図１８は、複数の文書ファイルを管理する具体例を示す。
ユーザーが所有し、業務などで使用する電子ファイル８６は、一つのデータ形式ではないことが多い。書類や文章をまとめたテキストだけで構成されたデータ形式の補足説明資料８９や、画像のみで構成される図面画像ファイル８７、またはそれらが混合されたデータ形式の取扱説明書８８など、多種多様なデータ形式が存在することがある。一般的にそれらのファイルは異なるアプリケーションで作成、管理、参照されており、ユーザーはファイルに応じてアプリケーションを使い分ける必要がある。
しかし、それらのファイルは、その役割において一つの固まった単位で管理、参照したい場合もある。例えば、図面画像ファイル８７、取扱説明書８８、および補足説明資料８９は一つのまとまった設計資料として参照できてしかるべきだが、それらのファイルを作成したアプリケーションが異なるため、多様なアプリケーションを切り替えながら参照しなければならず、煩雑である。
この問題に対し、従来では画像読取機能を備えた複合機などで資料を取り込み直して、一つのデータ形式で保存しなおす解決策がとられていたが、仮に補足説明資料８９を変更した場合などは、再びすべての資料を取り込み直し、一つのデータ形式で保存し直すなど、内容の修正／変更時に無駄が多かった。

上述した実施形態では、文書操作ＧＵＩ部９が受け付けた操作に従って、文書操作処理部７は、図面画像ファイル８７と取扱説明書８８、補足説明資料８９を登録し、作成された文書データをクリップ文書データに統合することができる。操作に従って作成される文書データである図面データ８１と取扱説明書データ８２と補足説明資料データ８３の参照用データ、およびクリップ文書データである設計資料データ８４の参照用結合データは変換処理部８によって統一した形式のデータとして自動的に作成される。これにより、ユーザーは元のファイルのデータ形式に関わらず、文書内容確認画面２４上で設計資料データ８４等を自由に参照することができる。
仮に補足説明資料８９を変更した場合も、文書操作処理部７が要求データ５０を文書データおよびクリップ文書データの２件分登録することにより、変換サーバー２が参照用データと参照用結合データを再作成する。これにより、ユーザーは変更前と同様に、文書内容確認画面２４上で自由に参照することができる。この際、ユーザーによる、変更していないデータの取り出し、再結合などは必要なく、従来のシステムでの煩雑さが解消されている。
このように、従来のシステムでは、元のデータ形式に依存して、本来は一つのまとまりとして参照／管理したいデータに関しても別のアプリケーションで参照するなど、業務における実データの意味とそれに対する操作のギャップが存在した。本実施形態では元のデータ形式に依存せず、業務上の内容を本位とする参照／管理が行える。

なお、上述した実施形態においては、文書管理サーバー１、変換サーバー２、および文書管理端末装置３を別端末として動作させる例を挙げたが、これらは同一の端末で動作するものであってもよい。また、ユーザ情報データベースと文書データベースと要求データベースもこれらと同一の端末か別の端末かを問わない。

上述した実施形態では、文書データ３０が文書ＩＤ３１とクリップＩＤ３２とを含み、クリップ文書データ４０がクリップＩＤ４１のみを含むとしたが、文書データ３０が文書ＩＤのみを含み、クリップ文書データ４０が文書ＩＤとクリップＩＤとを含むとしてもよい。この場合、文書データ３０が変更または削除されたとき、文書操作処理部７は、文書ＩＤをキーとして文書データベース５を検索して、参照用結合データを再作成するべきクリップ文書データ４０を特定することが必要であるが、対象ＩＤ５１にクリップＩＤが格納された要求データ５０に基づいて参照用結合データを作成するとき、結合対象となる参照用データ３９を有する文書データ３０を容易に特定することができる。
また、文書データ３０とクリップ文書データ４０の両方が文書ＩＤとクリップＩＤとを含むとしてもよい。

本発明によれば、次のような効果がある
（１）ユーザーは、登録した元のファイル（オリジナルデータ）のデータ形式が何であれ、登録したデータを同一のアプリケーションで参照することができる。
（２）ユーザーが同時に参照する文書や図面等を含む文書データを結合させ、クリップ文書データとすることができる。クリップ文書データは、それ自身があたかも一つの文書であるように参照する事が可能である。
（３）クリップ文書データを構成している文書データを変更や削除した場合、および既存のクリップ文書データを編集（文書データの追加、一部の構成文書の削除、構成文書の並べ替え）した場合も、ユーザーによるクリップ文書データの再作成行為は不要である。
（４）本発明における要求データの作成及び処理方法により、変換サーバーの多重化が可能となり、参照用データへの変換および参照用結合データの作成処理を高速化することができる。

１…文書管理サーバー、２…変換サーバー、３…文書管理端末装置、４…ユーザ情報データベース、５…文書データベース、６…要求データベース、７…文書操作処理部、８…変換処理部、９…文書操作ＧＵＩ部、１０…ネットワーク、２０…文書操作画面、２１…文書データのアイコン、２２…クリップ文書データのアイコン、２３…文書作成画面、２４…文書内容確認画面、２５…ユーザー情報データ、３０…文書データ、４０…クリップ文書データ、５０…要求データ、１００…文書管理システム。

Claims (5)

1. 様々なデータ形式のオリジナルデータと、当該オリジナルデータから変換された所定のデータ形式の参照用データとを格納することができる文書データを記憶する文書データ記憶手段と、
   前記文書データ記憶手段に記憶されている複数の文書データに含まれる参照用データが結合された前記所定のデータ形式の参照用結合データを格納することができるクリップ文書データを記憶するクリップ文書データ記憶手段と、
   変換対象のオリジナルデータを指定する文書データ新規登録情報を含む文書データの新規登録操作要求と、前記文書データ記憶手段に記憶されている結合対象の複数の文書データを指定するクリップ文書データ新規登録情報を含むクリップ文書データの新規登録操作要求とを受け付ける文書操作受付手段と、
   前記文書操作受付手段によって文書データの新規登録操作要求が受け付けられたことに応答して前記文書データ新規登録情報により指定されるオリジナルデータを取得して参照用データに変換し、当該変換された参照用データと前記取得されたオリジナルデータとが格納された文書データを前記文書データ記憶手段に記憶させる文書データ新規登録手段と、
   前記文書操作受付手段によってクリップ文書データの新規登録操作要求が受け付けられたことに応答して前記クリップ文書データ新規登録情報により指定される各文書データに含まれる参照用データを前記文書データ記憶手段から取得し、当該取得した各参照用データを結合して参照用結合データを作成し、当該作成された参照用結合データが格納されたクリップ文書データを前記クリップ文書データ記憶手段に記憶させるクリップ文書データ新規登録手段と、
   前記文書データ記憶手段に記憶されている文書データに格納されている参照用データと、前記クリップ文書データ記憶手段に記憶されているクリップ文書データに格納されている参照用結合データとを表示することができる表示手段と、
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
2. 前記文書操作受付手段が、前記文書データ記憶手段に記憶されている文書データと変換対象のオリジナルデータとを指定する更新情報を含む更新操作要求と、前記文書データ記憶手段に記憶されている削除対象の文書データを指定する削除情報を含む削除操作要求とを受け付け、
   前記文書操作受付手段によって文書データの更新操作要求が受け付けられたことに応答して、前記更新情報により指定されるオリジナルデータを取得して参照用データに変換し、当該取得されたオリジナルデータと当該変換された参照用データとを前記更新情報により指定される文書データに格納して文書データを更新し、更に、当該更新される文書データに含まれている参照用データが結合された参照用結合データを含むクリップ文書データを特定し、前記更新される文書データに含まれる参照用画像を除いて当該特定されたクリップ文書データの参照用結合データに含まれる参照用画像を前記文書データ記憶手段から取得し、当該取得した参照用画像と更新後の文書データに含まれる参照用画像とを結合して再度参照用結合データを作成し、当該再作成された参照用結合データを前記特定されたクリップ文書データに格納してクリップ文書データを更新する文書データ更新手段と、
   前記文書操作受付手段によって文書データの削除操作要求が受け付けられたことに応答して、前記削除情報により指定される文書データを前記文書データ記憶手段から削除し、同時に、当該削除される文書データに含まれていた参照用データが結合された参照用結合データを含むクリップ文書データを特定し、前記削除された文書データに含まれる参照用画像を除いて当該特定されたクリップ文書データの参照用結合データに含まれる参照用画像を前記文書データ記憶手段から取得し、当該取得した参照用画像を結合して再度参照用結合データを作成し、当該再作成された参照用結合データを前記特定されたクリップ文書データに格納してクリップ文書データを更新する文書データ削除手段と、
   を備える、
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記文書操作受付手段が、前記クリップ文書データ記憶手段に記憶されているクリップ文書データと前記文書データ記憶手段に記憶されている文書データとを指定する文書追加情報を含む文書データ追加操作要求と、前記クリップ文書データ記憶手段に記憶されているクリップ文書データと前記文書データ記憶手段に記憶されている文書データとを指定する構成文書削除情報を含むクリップ文書データからの構成文書削除操作要求と、前記クリップ文書データ記憶手段に記憶されているクリップ文書データおよび前記文書データ記憶手段に記憶されている各文書データの指定と当該各文書データに対応するクリップ文書データ内の文書の並び順とを含む構成文書並べ替え情報を有するクリップ文書データにおける構成文書並べ替え操作要求とを受け付け、
   前記文書操作受付手段によってクリップ文書データへの文書データ追加操作要求が受け付けられたことに応答して、前記文書追加情報により指定されるクリップ文書データの参照用結合データに含まれる参照用画像と前記文書追加情報により指定される文書データの参照用画像とを前記文書データ記憶手段から取得し、当該取得した参照用画像を結合して再度参照用結合データを作成し、当該再作成された参照用結合データを前記文書追加情報により指定されるクリップ文書データに格納してクリップ文書データを更新する文書データ追加手段と、
   前記文書操作受付手段によってクリップ文書データからの構成文書削除操作要求が受け付けられたことに応答して、前記構成文書削除情報により指定される文書データに含まれる参照用画像を除いて、前記構成文書削除情報により指定されるクリップ文書データの参照用結合データに含まれる参照用画像を前記文書データ記憶手段から取得し、当該取得した参照用画像を結合して再度参照用結合データを作成し、当該再作成された参照用結合データを前記構成文書削除情報により指定されるクリップ文書データに格納してクリップ文書データを更新する構成文書削除手段と、
   前記文書操作受付手段によってクリップ文書データにおける構成文書並べ替え操作要求が受け付けられたことに応答して、前記構成文書並べ替え情報により指定される文書データに含まれる参照用画像を前記文書データ記憶手段から取得し、当該取得した参照用画像を前記構成文書並べ替え情報により指定される文書の並び順で結合して再度参照用結合データを作成し、当該再作成された参照用結合データを前記構成文書並べ替え情報により指定されるクリップ文書データに格納してクリップ文書データを更新する構成文書並べ替え手段と、
   を備える、
   ことを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
4. 前記文書データ記憶手段に記憶されている変換対象の文書データを指定する変換対象文書データ指定情報を含んでおり、当該変換対象文書データ指定情報により指定される文書データに格納されているオリジナルデータを参照用データに変換することを要求する変換要求データと、前記クリップ文書データ記憶手段に記憶されているクリップ文書データを指定するクリップ文書データ指定情報を含んでおり、当該クリップ文書データ指定情報により指定されるクリップ文書データの参照用結合データを作成することを要求する結合要求データとを記憶する要求データ記憶手段と、
   前記要求データ記憶手段から変換要求データを取得し、取得した当該変換要求データに含まれる変換対象文書データ指定情報により指定される文書データのオリジナルデータを前記文書データ記憶手段から取得し、取得した当該オリジナルデータとオリジナルデータ変換要求とを送信するオリジナルデータ変換要求手段と、
   前記オリジナルデータ変換要求手段によって送信されたオリジナルデータとオリジナルデータ変換要求とを受信したことに応答して、当該受信したオリジナルデータを参照用データに変換し、変換された当該参照用データを送信する参照用データ変換手段と、
   前記参照用データ変換手段によって変換された参照用データを受信したことに応答して、受信した当該参照用データを前記変換対象文書データ指定情報により指定される文書データに格納する参照用データ格納手段と、
   前記要求データ記憶手段から結合要求データを取得し、結合対象となる複数の文書データを特定して前記文書データ記憶手段から特定された複数の文書データを取得し、当該複数の文書データに含まれる参照用データを取得し、取得した当該複数の参照用データが全てオリジナルデータから変換済みである場合に、取得した当該複数の参照用データと参照用結合データ作成要求とを送信する参照用結合データ作成要求手段と、
   前記参照用結合データ作成要求手段によって送信された複数の参照用データと参照用結合データ作成要求とを受信したことに応答して、受信した当該複数の参照用データを結合して参照用結合データを作成し、作成された当該参照用結合データを送信する参照用結合データ作成手段と、
   前記参照用結合データ作成手段によって作成された参照用結合データを受信したことに応答して、受信した当該参照用結合データを前記クリップ文書データ指定情報により指定されるクリップ文書データに格納する参照用結合データ格納手段と、
   を備え、
   前記文書データ新規登録手段と、前記文書データ更新手段とが、前記変換要求データを作成して前記要求データ記憶手段に記憶させ、前記オリジナルデータ変換要求手段と前記参照用データ変換手段と前記参照用データ格納手段とにより、前記オリジナルデータを前記参照用データに変換し、当該参照用データと前記取得されたオリジナルデータとが格納された文書データを前記文書データ記憶手段に記憶させ、
   前記クリップ文書データ新規登録手段と、前記文書データ更新手段と、前記文書データ削除手段と、前記文書データ追加手段と、前記構成文書削除手段と、前記構成文書並べ替え手段とが、前記結合要求データを作成して前記要求データ記憶手段に記憶させ、前記参照用結合データ作成要求手段と前記参照用結合データ作成手段と前記参照用結合データ格納手段とにより、前記各参照用データを結合して参照用結合データを作成し、当該参照用結合データが格納されたクリップ文書データを前記クリップ文書データ記憶手段に記憶させる、
   ことを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
5. 様々なデータ形式のオリジナルデータと当該オリジナルデータから変換された所定のデータ形式の参照用データとを格納することができる文書データを記憶する文書データ記憶手段、および当該文書データ記憶手段に記憶されている複数の文書データに含まれる参照用データが結合された前記所定のデータ形式の参照用結合データを格納することができるクリップ文書データを記憶するクリップ文書データ記憶手段を備える文書管理システムにおける文書管理方法であって、
   変換対象のオリジナルデータを指定する文書データ新規登録情報を含む文書データの新規登録操作要求と、前記文書データ記憶手段に記憶されている結合対象の複数の文書データを指定するクリップ文書データ新規登録情報を含むクリップ文書データの新規登録操作要求とを受け付ける文書操作受付ステップと、
   文書データの新規登録要求が受け付けられたことに応答して前記文書データ新規登録情報により指定されるオリジナルデータを取得して参照用データに変換し、当該変換された参照用データと前記取得されたオリジナルデータとが格納された文書データを前記文書データ記憶手段に記憶させる文書データ新規登録スッテプと、
   クリップ文書データの新規登録要求が受け付けられたことに応答して前記クリップ文書データ新規登録情報により指定される各文書データに含まれる参照用データを前記文書データ記憶手段から取得し、当該取得した各参照用データを結合して参照用結合データを作成し、当該作成された参照用結合データが格納されたクリップ文書データを前記クリップ文書データ記憶手段に記憶させるクリップ文書データ新規登録ステップと、
   前記文書データ記憶手段に記憶されている文書データに格納されている参照用データおよび／または前記クリップ文書データ記憶手段に記憶されているクリップ文書データに格納されている参照用結合データを表示する表示ステップと、
   を備えることを特徴とする文書管理方法。

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