JP2015087912A - 文書管理システムのデータ移行 - Google Patents

Abstract

【課題】異なる文書管理システムへデータを移行する際に、移行先の文書管理システムでも使用可能なデータ形式で移行することが可能となるデータ移行方法を提供する。【解決手段】移行元の文書管理装置でデータをエクスポートする際に、複数ページからなるデータである場合に、そのデータに含まれるページごとにページファイルと付属情報ファイルを含めてアーカイブしてエクスポートする。移行先の文書管理装置では、ページごとにアーカイブされたファイルを取得し、表示する。【選択図】図５

Description

本発明は、異なる文書管理システムへのデータ移行に関するものである。

ある文書管理システムから別の文書管理システムにデータを移行する場合、大量のデータを移行するために移行用アプリケーションを用いて移行を行うことがある。移行を行う際に、それぞれのシステムの構造の違いや移行先のシステムの制限（拡張子制限、文書サイズ制限など）から、どうしても移行先のシステムにそのままでは格納できない文書が存在し得る。例えば、移行元の文書管理システムでは、複数ページのイメージデータを管理する場合にページごとに物理データとして保存し、データベースで関連付けて管理し、一つの文書として扱うことができる。

移行先の文書管理システムでは、複数ページのイメージデータを一つの物理データとして保持する必要がある場合、イメージデータのサイズによってはシステムが保持できる文書サイズの制限を超えてしまい、一つの文書として管理できない場合がある。

また、移行元の文書管理システムでは、イメージデータに関連するデータとしてアノテーションデータや全文検索用のテキストデータも関連付けられて管理されている。移行先の文書管理システムでデータベースを保持しない場合、これらのデータを関連付けて管理することは容易ではない。

特許文献１では、文書サイズの制限等で移行できなかった場合に、その文書の代替ファイルを移行し、その代替ファイルに記載された内容から移行できなかった文書の内容を通知する方法提案している。

特開２０１１−２５３４０１号公報

しかしながら、特許文献１の方法でユーザが移行できなかった文書の把握と別の方法を用いて手動による移行を行うことは可能であるが、移行できなかったデータを全て移行元の文書管理システムで扱っていたのと同じように扱うことはできない。また、複数の物理データを一つのファイルにアーカイブして移行を行うと、そのファイルのサイズが肥大化し、移行先の文書管理システムで扱えないという課題も存在する。

第一のシステム（１０１）で管理するデータベースの情報とファイルをエクスポート可能なシステムにおいて、
第一のシステムからデータをエクスポートする際に複数ページからなるデータであるか、またはデータに付属情報が存在するかどうか判断する手段（Ｓ１０７）、
データに含まれるページごとにページファイルと付属情報ファイルを含めてアーカイブしてエクスポートする手段（Ｓ１０８）、
第二のシステム（１０２）において、第一のシステム（１０１）でエクスポートしたデータを登録する手段（Ｓ２０４）、
選択したアーカイブファイルに関連するアーカイブファイルを取得して表示する手段（Ｓ３０４、Ｓ３０５）、
を備えるシステム。

本発明によって、別の文書管理システムに移行する場合に、移行先の文書管理システムでも使用可能なデータ形式で移行することが可能となる。

本発明の実施形態を表すシステム全体の機器構成を表すブロック図である。 文書管理装置に関する機能構成を表す図である。 文書管理装置のフォルダー・文書管理の概念を表す図である。 文書管理装置の文書管理のデータ構造の例を表す図である。 実施例１における移行元の文書管理装置からのデータのエクスポート処理手順を表す図である。 実施例１における移行元の文書管理装置からエクスポートしたデータ構造の例を表す図である。 実施例１における移行元の文書管理装置からエクスポートしたデータの付属情報の構造の例を表す図である。 実施例１における移行先の文書管理装置へのデータの登録処理手順を表す図である。 実施例１における移行先の文書管理装置のデータの表示処理手順を表す図である。 実施例２における移行元の文書管理装置からのデータのエクスポート処理手順を表す図である。 実施例２における移行元の文書管理装置からエクスポートしたデータ構造の例を表す図である。 実施例２における移行元の文書管理装置からエクスポートしたデータの付属情報の構造の例を表す図である。

以下、本発明を実施するための最良の形態について図面を用いて説明する。

但し、この実施の形態に記載されている構成要素のうち、相的配置、データ内容などは、特に特定的な記述を行わない限りはこの発明の範囲をそれらにより限定する趣旨のものではない。

［実施例１］
以下に本発明の文書管理システムに係わる第１の実施形態について説明する。

＜文書管理サーバ装置を含む全体構成＞
本実施形態の文書管理装置を含むシステム全体の構成図について、図１のブロック図を参照して説明する。

前述のシステムは、図１に示すとおり、移行元の文書管理装置１０１、移行先の文書管理装置１０２、ネットワーク１０３とで構成される。

移行元の文書管理装置１０１と移行先の文書管理装置１０２は、文書を管理する機能と管理している文書情報やファイルを操作するクライアント機能を保持する。移行元の文書管理装置１０１と移行先の文書管理装置１０２は、文書の管理体系が異なるものである。移行元の文書管理装置１０１は、移行先の文書管理装置１０２への文書データの移行元となるものであり、移行後にはシステム構成上必要なくなる装置である。移行元の文書管理装置１０１と移行先の文書管理装置１０２は、それぞれ1台のPC上で構成されている必要はなく、クライアント／サーバで構成される文書管理装置であっても構わない。

ネットワーク１０３は、移行元の文書管理装置１０１と移行先の文書管理装置１０２がそれぞれに双方向通信することが可能なネットワークである。ネットワーク１０３は、イーサネット（登録商標）などのネットワークシステムであり、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）、ＷＡＮ（ワイドエリアネットワーク）、インターネットの形で実現されるものである。

＜文書管理装置の構成＞
移行元の文書管理装置１０１と移行先の文書管理装置１０２はパーソナルコンピュータであり、ＣＰＵやＲＡＭ、ＲＯＭ、ＨＤＤ、ネットワークインターフェースカード（以降ＮＩＣと略す）等のハードウェアにより構成されるものである。

また、外部もしくは内包したディスプレイ（以降ＣＲＴと略す）やキーボード（以降ＫＢと略す）、マウス（以降ＭＯＵＳＥと略す）と接続されてユーザからの入出力制御を行うこともできる。

移行元の文書管理装置１０１と移行先の文書管理装置１０２の機能構成について、図２を参照して説明する。

文書情報管理部２０１は、ＲＡＭ内に格納され、ＣＰＵで実行される実行プログラムであり、文書情報（フォルダー、ファイル情報、プロパティ情報）の入出力処理を行う。また、文書情報管理部２０１は、前述の文書情報をＲＡＭ、もしくはＨＤＤを使用したエリアに格納する。

文書操作処理制御部２０２は、ＲＡＭ内に格納され、ＣＰＵで実行される実行プログラムであり、送信された文書・フォルダー操作に関するリクエスト処理の制御を行う。この文書操作処理制御部２０２は、主に前述の文書情報管理部２０１を使用して処理を行う。
表示内容生成部２０３は文書操作処理制御部２０２で処理された内容の表示内容を生成する処理を行う。

入出力制御部２０４は、文書操作を行う際のUI表示やユーザからの操作入力を受け付け、文書操作処理制御部２０２に文書操作処理の実行を行う。

リクエスト処理制御部２０５は、ＲＡＭ内に格納され、ＣＰＵで実行される実行プログラムであり、送信されたリクエストを後述のネットワーク通信部２０６から最初の受信する場所であり、全てのリクエストに対する一次処理を行う。このリクエスト処理制御部２０５は、リクエスト内容に応じて前述の文書操作処理制御部２０２に処理を依頼する。

ネットワーク通信部２０６は、受信した処理要求を前述のリクエスト処理制御部２０５に通知し、処理結果をそれぞれの処理要求元に返信する通信の制御を行う。このネットワーク通信部２０６は、移行元の文書管理装置１０１と移行先の文書管理サーバ装置１０２のＮＩＣを表しており、ネットワーク１０３と接続される。

文書移行処理制御部２０７は、ＲＡＭ内に格納され、ＣＰＵで実行される実行プログラムであり、移行元の文書管理装置１０１、または移行先の文書管理装置１０２の文書移行処理の制御を行う。この文書移行処理制御部２０７は、前述のリクエスト処理制御部２０５を使用して文書登録処理制御部２０２を使用する。

入出力制御部２０８は移行を行う際のUIの表示やユーザからの操作入力を受け付け、文書移行処理制御部２０７に移行処理の実行を行う。

上記では移行元の文書管理装置１０１、または移行先の文書管理装置１０２において、文書管理システムと移行システムが同じ環境にある例を記載した。文書管理システムと移行システムが別々の環境で構成されていても構わない。

＜文書管理構造＞
図３は、移行元文書管理装置１０１と移行先の文書管理装置１０２上で管理する文書の論理的な構造を表した模式図である。移行元の文書管理装置１０１と移行先の文書管理装置１０２では管理体系は異なるが、論理的な構造は変わらない。

文書情報は、文書を格納するフォルダー３０１と、フォルダー内のファイル３０２〜３０４によって構成される。ファイル３０２はプロパティ３０５と関連付いている。フォルダー３０１は、論理的な階層構造を構成するための要素であり、フォルダー３０７のようにフォルダーを複数の階層で構成することもできる。

プロパティ３０４は、各ファイルの単位で保持するプロパティ値を表している。

＜取り扱うデータ形式、および構成＞
次に、図４で、前述の図３で示した論理的な構成を実現するためのデータ構造を説明する。図４は、移行元の文書管理装置１０１が取り扱うデータの形式とデータ例を表す図である。以下に示す情報は、本発明を表現するうえで最低限の項目を表しており、他の項目を必要に応じて追加することも可能である。

図４の文書情報は、文書単位で保持する情報の形式を表しており、文書ＩＤ４０１、文書名称４０２、ファイル形式４０３、格納場所４０４とで構成される。

図４の表は、図２で示した文書情報管理部２０１が扱う文書情報として使用されるものである。図４の(A)文書データリストでは、登録されている文書のリストを記載している。文書ＩＤ４０１は、４０５〜４０７で表す文書情報を一意に表すため情報である。文書名称４０２は、文書ＩＤ４０１が表す文書の表示上の名称を表すための情報である。ファイル形式４０３は、文書ＩＤ４０１が表す文書のファイル拡張子を表す情報である。格納場所４０４は、文書ＩＤ４０１が表す文書が登録されている保管先のフォルダーを表す情報である。４０５〜４０７は実際の文書情報を表しており、それぞれ前述の図３の文書３０２〜３０４を表現している。

図４の(B)ページデータリストでは、登録されているイメージデータの各ページのリストを記載している。文書ＩＤ５０１は、イメージのページデータを保持する文書を表すための情報である。

ページＩＤ５０２は、各ページを一意に表すための情報である。

サイズ５０３は各ページのサイズ（バイト単位）を表すための情報である。

ページＩＤ６０１はイメージに付属する情報（アノテーションや全文検索用テキスト）を保持するイメージを表すための情報である。

図４の(C)付属情報データリストでは、イメージに設定された付属情報のリストを記載知っている。タイプ６０２は付属情報のタイプを表すための情報である。

値６０３は付属情報の各タイプに応じた値を表すための情報である。単なるテキストで表すことができないものはバイナリデータとして保持している。

＜移行処理概要＞
移行元の文書管理装置１０１に格納されている文書を移行先の文書管理装置１０２に対して移行する文書移行処理手順について、図５〜図９を参照して説明する。

図５は文書移行処理の中のデータの移行元でのエクスポート処理フローについて記載しており、図８は本文書移行処理の中のデータの移行先での登録処理フローについて記載している。図５のフローで移行元の文書管理装置１０１からエクスポートしたデータを図８のフローで移行先の文書管理装置１０２に登録する。本実施例では、図４に記載のデータ形式によってそのままエクスポートするのか、ページごとに付属情報をアーカイブしてエクスポートするのか切り分けるところを特徴とする。

＜移行元の文書管理システムからのエクスポート処理＞
移行元の文書管理装置１０１に格納されているデータをエクスポートする処理手順について、図５を参照して説明する。

図５のステップＳ１０１において、文書移行処理制御部２０７は、移行元の文書管理装置１０１のルートフォルダーの情報を取得し、エクスポート対象として登録する。

ステップS１０２において、文書移行処理制御部２０７はルートフォルダー直下のフォルダー情報を取得する。

ステップＳ１０３において、ステップＳ１０２でフォルダー情報を取得することができたか確認をする。つまり、エクスポート対象のフォルダーが存在するか確認をする。

フォルダー情報を取得することができた場合、ステップＳ１０４において、そのフォルダー情報をエクスポートする。

ステップＳ１０５において、ステップＳ１０２で取得したフォルダーに含まれる文書情報を取得する。例えば、図４で記載した４０５〜４０７の情報である。

ステップＳ１０６において、文書移行処理制御部２０７は文書情報を取得することができたか確認する。つまり、エクスポート対象の文書が存在するか確認をする。

文書情報を取得することができた場合、ステップＳ１０７において、対象の文書が複数ページのデータから構成されているか、または付属情報を含んでいるか確認をする。例えば、図４の文書Ａ〜Ｃに関して、ファイル形式４０３がimageと記載され、各ページ情報５０４〜５０６が存在するか、付属情報６０４〜６０７が存在するか確認をする。

複数ページで構成されている、または付属情報を含んでいる場合、ステップＳ１０８において、各ページのデータファイルと付属情報ファイルをページごとにアーカイブしてエクスポートする。例えば、図６のように、ページデータファイル７０３とそのページに設定された付属情報を記載した付属情報ファイル７０４を一つのファイルにアーカイブし、アーカイブファイル７０２をエクスポートする。図４の文書ID”Ｄ００１”の3ページで構成されているファイルの場合、フォルダー７０１内にそれぞれアーカイブしたファイル７０２、７０５、７０８をエクスポートする。付属情報ファイル７０４に記載する情報は、図７の付属情報詳細８０１に記載されているDocumentタグ８０２とPageタグ８０３で構成される。Documentタグ８０２には文書ID”Ｄ００１”の文書名”Ａ”をアーカイブしたものとして、Name属性に”A_Archive”というファイル名を記載する。Pageタグ８０３には、ページデータファイルのアーカイブ内のパスと図４の付属情報６０４の値を記載する。エクスポートデータを移行先の文書管理装置１０２で結合して表示するために、先頭のアーカイブファイルの付属情報には元の文書のページ構成を記載する。先頭ページ以外では自ページの付属情報のみを記載する。

ステップＳ１０９において、複数ページで構成されるデータではない場合に、データをそのままエクスポートする。例えば、図６の７１１、７１２のように格納されているデータをそのままの形式でエクスポートする。

対象のフォルダー内の文書のエクスポートが全て終わった場合にステップＳ１０２で次のフォルダー情報を取得し、全てのフォルダーと文書のエクスポートを行う。

ステップＳ１０３において、フォルダー情報を取得できなかった場合、つまりエクスポート対象のフォルダーが存在しない場合、エクスポートを終了する。

＜移行先の文書管理装置への登録処理＞
移行先の文書管理装置１０２にエクスポートしたデータを登録する処理手順について、図８を参照して説明する。

図８のステップＳ２０１において、移行元の文書管理装置１０１でエクスポートしたデータを指定する。指定する際にはエクスポートデータのルートフォルダーを指定する。

ステップＳ２０２において、エクスポートデータ内のフォルダー情報を取得する。

ステップＳ２０３において、エクスポートデータ内に登録対象のフォルダーが存在するか確認をする。

登録対象のフォルダーが存在する場合に、ステップＳ２０４において、エクスポートデータを登録する。図６に記載しているようにエクスポートデータはフォルダー構造でエクスポートされているため、ルートフォルダーを登録するのみである。

＜移行先の文書管理装置のアーカイブファイルの表示処理＞
移行先の文書管理装置の登録したアーカイブファイルを表示する処理手順について、図９を参照して説明する。複数ページからなるイメージデータが複数のアーカイブファイルでエクスポートされるため、関連付けて表示する。

図９のステップＳ３０１において、ユーザは表示するアーカイブファイルを指定する。

ステップＳ３０２において、指定されたアーカイブファイルを取得する。

ステップＳ３０３において、アーカイブファイル内の付属情報を読み取って、関連するアーカイブファイルが存在するか確認をする。例えば、図７のPageタグ８０３の情報を取得し、関連するページが存在するか確認する。

関連するページが存在する場合に、ステップＳ３０４において、関連するアーカイブファイルを取得する。例えば、図７のPageタグ８０３のPath属性からアーカイブファイル名を取得し、その名前を基に関連するアーカイブファイルを取得する。

ステップＳ３０５において、ステップＳ３０２とステップＳ３０５で取得したアーカイブファイルを1つの文書として表示する。また、付属情報に記載された内容を合わせて表示する。

複数ページの情報を含む場合に、ページごとにそれぞれのページと付属情報をアーカイブしてエクスポートし、付属情報を読み取ることで、移行元の文書管理装置１０１の表示内容と同じように移行先の文書管理装置１０２で表示することが可能となる。

［実施例２］
以下に本発明の文書管理システムに係わる第２の実施形態について説明する。

実施例２は、実施例１の移行元の文書管理装置１０１におけるエクスポート処理のページごとのアーカイブファイル作成処理を説明するものである。

エクスポートを行う際にページごとにアーカイブファイルを作成した場合、移行元の文書管理装置１０１で管理していた文書数より、管理する文書数が増えてしまう。本実施例は、ページ数が多いデータを管理している場合において、文書数の増加を抑制することが可能となるところが特徴である。

実施例２については、前述の実施例１からの差分のみの説明とするため、特に明記しない部分については、実施例１と同じ構成／手順となる。

＜移行元の文書管理システムからの移行処理＞
移行元の文書管理装置１０１に格納されているデータをエクスポートする処理手順について、図１０を参照して説明する。

図１０のステップＳ４０１において、文書移行処理制御部２０７は、移行元の文書管理装置１０１のルートフォルダーの情報を取得し、エクスポート対象として登録する。

ステップＳ４０２において、文書移行処理制御部２０７はルートフォルダー直下のフォルダー情報を取得する。

ステップＳ４０３において、ステップＳ４０２でフォルダー情報を取得することができたか確認をする。つまり、エクスポート対象のフォルダーが存在するか確認をする。

フォルダー情報を取得することができた場合、ステップＳ４０４において、そのフォルダー情報をエクスポートする。

ステップＳ４０５において、ステップＳ４０２で取得したフォルダーに含まれる文書情報を取得する。例えば、図４で記載した４０５〜４０７の情報である。

ステップＳ４０６において、文書移行処理制御部２０７は文書情報が取得できたか確認をする。つまり、エクスポート対象の文書が存在するか確認をする。

文書情報を取得することができた場合、ステップＳ４０７において、対象の文書が複数ページのデータから構成されているか、または付属情報を含んでいるか確認をする。例えば、図４の文書Ａ〜Ｃに関して、ファイル形式４０３がimageと記載され、各ページ情報５０４〜５０６が存在するか、付属情報６０４〜６０７が存在するか確認をする。

複数ページのデータから構成されている、または付属情報を含んでいる場合、ステップＳ４０８において、先頭のページのデータと付属情報を取得する。

ステップＳ４０９において、ステップＳ４０８でページのデータと付属情報が取得できたか確認する。つまり、処理対象のページのデータと付属情報が存在するか確認をする。

処理対象のデータが存在する場合、ステップＳ４１０において、ページデータと付属情報をアーカイブファイルに追加した時のサイズを確認する。

ステップS４１１において、アーカイブファイルの最大サイズを超えていないか確認をする。

最大サイズを超えていない場合、ステップＳ４１２において、ステップＳ４０８で取得したページのデータと付属情報を追加し、アーカイブする。

最大サイズを超えている場合、ステップＳ４１３において、最大サイズ以内のアーカイブファイル、つまり前ページまでのアーカイブファイルをエクスポートする。具体的には図１１を用いて説明する。まず、3ページ目を追加した時のアーカイブファイルを確認し、最大サイズを超えるかどうかチェックする。最大サイズを超える場合、2ページ目までのページデータファイル９０３、９０４とそのページに設定された付属情報を一つのファイルにアーカイブしたファイル９０２をエクスポートする。付属情報ファイル９０５に記載する情報は、図１２の付属情報詳細１００１に記載されているDocumentタグ１００２とPageタグ１００３で構成される。アーカイブファイル内に含まれるページの付属情報は各Pageタグ内に記載される。図１２においては、1つのアーカイブファイル内に二つのページ情報が含まれている。その他の各タグの記載内容は実施例1と同じである。

ステップＳ４１４において、ステップＳ４０８で取得した取得したページのデータと付属情報を新しいファイルにアーカイブする。例えば、図１１のアーカイブファイル９０６である。

ステップＳ４０８で次のページを取得し、ステップＳ４０９〜Ｓ４１４までの処理を繰り返す。

全てのページを処理し、処理対象のページが存在しなくなった場合、ステップＳ４１５において、ステップＳ４１２、もしくはステップＳ４１４で作成したアーカイブファイルをエクスポートする。

複数ページで構成されるデータではない場合には、ステップＳ４１６において、データをそのままエクスポートする。例えば、図１１の９０９、９１０のように格納されているデータをそのままの形式でエクスポートする。

対象のフォルダー内の文書のエクスポートが全て終わった場合にステップＳ４０２で次のフォルダー情報を取得し、全てのフォルダーと文書のエクスポートを行う。

ステップＳ４０３において、フォルダー情報を取得できなかった場合、つまりエクスポート対象のフォルダーが存在しない場合、エクスポートを終了する。

エクスポートデータの登録・表示処理は実施例１と同じである。

実施例２では、複数ページの情報を含む場合に、アーカイブファイルの最大サイズ以内でページと付属情報をアーカイブしてエクスポートすることで、エクスポートデータの文書数を必要な数に抑えてエクスポートすることが可能となる。

１０１：移行元の文書管理装置、１０２：移行先の文書管理装置、１０３：ネットワーク

Claims (2)

1. 第一のシステム（１０１）で管理するデータベースの情報とファイルをエクスポート可能なシステムにおいて、
   第一のシステムからデータをエクスポートする際に複数ページからなるデータであるか、またはデータに付属情報が存在するかどうか判断する手段（Ｓ１０７）、
   データに含まれるページごとにページファイルと付属情報ファイルを含めてアーカイブしてエクスポートする手段（Ｓ１０８）、
   第二のシステム（１０２）において、第一のシステム（１０１）でエクスポートしたデータを登録する手段（Ｓ２０４）、
   選択したアーカイブファイルに関連するアーカイブファイルを取得して表示する手段（Ｓ３０４、Ｓ３０５）、
   を備えるシステム。
2. 第一のシステム（１０１）で管理するデータベースの情報とファイルをエクスポート可能なシステムにおいて、
   第一のシステム（１０１）からデータをエクスポートする際に複数ページからなるデータであるか、またはデータに付属情報が存在するかどうか判断する手段（Ｓ１０７）、
   アーカイブファイルのサイズを確認する手段（Ｓ４１０）、
   アーカイブファイルの最大サイズ以内までのページのページファイルと付属情報ファイルをアーカイブする手段（Ｓ４１２、Ｓ４１４）、
   前記アーカイブファイルをエクスポートする手段（Ｓ４１３、Ｓ４１５）、
   第二のシステム（１０２）において、第一のシステム（１０１）でエクスポートしたデータを登録する手段（Ｓ２０４）、
   選択したアーカイブファイルに関連するアーカイブファイルを取得して表示する手段（Ｓ３０４、Ｓ３０５）、
   を備えるシステム。