JP2014191377A - 作業担当者割当方法および作業担当者割当システム - Google Patents

作業担当者割当方法および作業担当者割当システム Download PDF

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Abstract

【課題】教育実績や経験などを最新にするための工数を必要とせずに、要員を抽出するとともに、要員のシフトや過去の作業での問題発生有無などの条件を元に、最適な作業担当者を割り当てるための作業担当者割当システムを提供する。
【解決手段】作業担当者割当システムであって、教育実績管理DB10と、要員DB12と、作業管理DB13と、作業担当者15の教育実績に基づいて、作業担当者15のスキルレベルの情報を更新し、過去の作業担当者15の作業実績に基づいて、作業担当者15の作業実績の情報を更新し、作業依頼書3に基づいて、作業担当者15を割り当てる際、作業担当者15のスキルレベルの情報、作業担当者15の作業実績の情報、および作業依頼書3の作業内容に対する難易度の情報に基づいて、作業担当者15を抽出する。
【選択図】図1

Description

本発明は、顧客から指示された作業を代行する業務運用サービス等において、要員情報や教育受講実績および作業実績情報を元に、作業割当システムが、顧客から指示された作業毎に、最適な作業担当者を自動で割り当てることで、多くの作業指示が送付された場合でも、作業担当者の割当を効率よく実施することが可能な、業務運用時の作業担当者割当方法および作業担当者割当システムに関するものである。
業務運用サービスを実施している運用部署では、不定期に顧客から要求される作業に対して、運用部署の管理者が適切な作業者を割り当てて、日々の運用業務を遂行している。
顧客から依頼される作業は、ジョブ設定変更やログファイルの収集など、作業の内容によって重要度や難易度が異なる。このため、管理者は、作業担当者の経験やスキルを元に、適切な要員を作業毎に割り当てる必要がある。
この作業担当者の割当は、人手で対応する以外にも、例えば、特開2005−352751号公報(特許文献1)に記載されているような作業担当者の作業割当方法を利用して、作業毎の必要技術レベルと作業者の技術レベルをデータベース化して、この情報を元に、システムが担当者を自動抽出する技術が提案されている。
この技術を利用することで、管理者の負担は軽減される。
特開2005−352751号公報
しかしながら、特許文献1に記載の技術を利用した場合は、時間の経過と共に向上していくスキルレベルや経験などを、タイムリーにデータベースに反映していかないと適切な要員は抽出できない。
すなわち、要員毎のスキルレベルは、教育や経験などで向上されるが、これをシステムに反映するためには、データベース内に保存されているスキルレベルを一定期間毎に、人手で更新していく必要がある。
このため、作業管理者の工数は低減されるものの、要員の教育実績や経験を元に、データベース内の情報を更新するための作業者が必要となってくるため、作業管理者以外の工数増が問題となり、作業毎に最適な作業担当者を割り当てる場合、時間の経過と共に向上していくスキルレベルや経験などを、最新の状態にする際の作業に、多くの工数が必要となる。
そこで、本発明の目的は、これらの従来技術を利用した作業担当者の割当において、教育実績や経験などを最新にするための工数を必要とせずに、要員を抽出するとともに、要員のシフトや過去の作業での問題発生有無などの条件を元に、最適な作業担当者を割り当てるための作業担当者割当方法および作業担当者割当システムを提供することにある。
本発明の前記ならびにその他の目的と新規な特徴は、本明細書の記述および添付図面から明らかになるであろう。
本願において開示される発明のうち、代表的なものの概要を簡単に説明すれば、次の通りである。
すなわち、代表的なものの概要は、作業依頼書に基づいて、作業担当者を割り当てる作業担当者割当方法であって、作業割当システムの処理として、作業担当者の教育実績が格納された教育実績管理データベースに基づいて、作業担当者のスキルレベルの情報を更新するステップと、過去の作業担当者の作業実績に基づいて、作業担当者の作業実績の情報を更新するステップと、作業依頼書に基づいて、作業担当者を割り当てる際、作業担当者のスキルレベルの情報、作業担当者の作業実績の情報、および作業依頼書の作業内容に対する難易度の情報に基づいて、作業担当者を抽出するステップと、を有するものである。
また、作業依頼書に基づいて、作業担当者を割り当てる作業担当者割当システムであって、作業担当者の教育実績が格納された教育実績管理データベースと、作業担当者のスキルレベルの情報が格納された要員データベースと、作業依頼書の作業内容に対する難易度の情報、および作業担当者の作業実績の情報が格納された作業管理データベースと、教育実績管理データベースに格納された作業担当者の教育実績に基づいて、要員データベースに格納された作業担当者のスキルレベルの情報を更新し、過去の作業担当者の作業実績に基づいて、作業担当者の作業実績の情報を更新し、作業依頼書に基づいて、作業担当者を割り当てる際、作業担当者のスキルレベルの情報、作業担当者の作業実績の情報、および作業依頼書の作業内容に対する難易度の情報に基づいて、作業担当者を抽出する作業割当システムと、を備えたものである。
本願において開示される発明のうち、代表的なものによって得られる効果を簡単に説明すれば以下の通りである。
すなわち、顧客からの不定期な作業依頼に対して、常に最新状態にあるスキルレベルと作業の難易度毎の条件により、システムが最適な作業担当者を自動で割り当てることができ、作業管理者が人手により割り当てる場合に比べて、大幅な工数低減が可能となる。
本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムの構成を示す全体構成図である。 本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムで使用される作業依頼書管理DBの項目の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムで使用される要員DBの要員一覧テーブルの項目の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムで使用される要員DBの要員シフトテーブルの項目の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムで使用される要員DBのシフトパターンテーブルの項目の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムで使用される要員DBの要員スキルテーブルの項目の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムで使用される作業管理DBの作業分類テーブルの項目の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムで使用される作業管理DBの作業レベルテーブルの項目の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムで使用される作業管理DBの作業実績テーブルの項目の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムの作業割当システムの動作を示すフローチャートである。 本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムの作業割当システムの動作を示すフローチャートである。 本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムの作業割当システムの動作を示すフローチャートである。
以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、実施の形態を説明するための全図において、同一の部材には原則として同一の符号を付し、その繰り返しの説明は省略する。
<作業担当者割当システムの構成>
図1により、本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムの構成について説明する。図1は本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムの構成を示す全体構成図である。
図1において、作業担当者割当システムは、業務運用サービスなどを提供している部署があるセンタ4内に設置されており、作業依頼書管理システム6、作業割当システム8、教育システム9、および要員管理システム11から構成されている。
また、センタ4には、顧客先サイト1が接続され、顧客先サイト1の顧客側の担当者2からは業務運用サービスなどを提供している部署に送付される作業依頼書3が送信される。
また、センタ4内には、顧客先サイト1からの作業依頼書3を受取るサービスデスク5が配置されている。
作業依頼書管理システム6は、作業依頼書3を一元的に管理し、作業割当システム8は顧客先サイト1の顧客側の担当者2から依頼された作業に対して、要員としての作業担当者15を割当てる処理を行う。
また、教育システム9は社員の教育受講の実績管理を行ない、要員管理システム11は業務運用サービスなどを提供している部署の要員を管理する。
また、作業割当システム8は、スキル更新処理を行うスキル更新処理部40、要員割当処理を行う要員割当処理部41、および作業実績登録処理を行う作業実績登録処理部42を有している。
また、作業依頼書管理システム6、作業割当システム8、教育システム9、および要員管理システム11は、それぞれ、例えば、情報処理装置などで構成されており、情報処理装置上でプログラムを実行することにより、各処理を行っている。
例えば、作業割当システム8では、情報処理装置上で、作業割当プログラムなどを実行することにより、スキル更新処理部40、要員割当処理部41、および作業実績登録処理部42の各処理を行っている。
また、データベース(DB)として、作業依頼書管理DB7、教育実績管理DB10、要員DB12、および作業管理DB13を有している。
要員DB12には、要員一覧テーブル20、要員シフトテーブル21、シフトパターンテーブル22、および要員スキルテーブル23の各テーブルが格納されている。
作業管理DB13には、作業分類テーブル30、作業レベルテーブル31、および作業実績テーブル32の各テーブルが格納されている。
センタ4のサービスデスク5は、顧客先サイト1の顧客側の担当者2からメールなどで送付される作業依頼書3を、作業依頼書管理システム6に登録し、登録された作業内容は、作業依頼書管理DB7に格納される。
作業割当システム8は、起動されると、スキル更新処理部40のスキル更新処理によって、教育実績管理DB10と要員DB12から、運用部署に関連する人員の教育受講実績を収集し、要員DB12内の要員スキルテーブルを更新する。
さらに、要員割当処理部41の要員割当処理によって、作業依頼書管理DB7内に存在する作業に対して、要員DB12と作業管理DB13から、作業毎に最適な作業担当者15を自動で抽出し、作業担当者15に作業指示をメール14で送付する。
その後、作業実績登録処理部42の作業実績登録処理によって、作業担当者15から返信される作業結果のメール16を元に、作業管理DB13を更新する。
この作業実績登録処理部42の作業実績登録処理によって、作業担当者15の作業実績を、常に最新の状況にしている。
<データベースの項目の一例>
次に、図2〜図9により、本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムで使用されるデータベースの項目の一例について説明する。
図2〜図9は本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムで使用されるデータベースの一例を示す図であり、図2は作業依頼書管理DB7の項目の一例、図3は要員DB12の要員一覧テーブル20の項目の一例、図4は要員DB12の要員シフトテーブル21の項目の一例、図5は要員DB12のシフトパターンテーブル22の項目の一例、図6は要員DB12の要員スキルテーブル23の項目の一例を示している。
また、図7は作業管理DB13の作業分類テーブル30の項目の一例、図8は作業管理DB13の作業レベルテーブル31の項目の一例、図9は作業管理DB13の作業実績テーブル32の項目の一例を示している。
作業依頼書管理DB7には、図2に示すように、図1の顧客先サイト1の顧客側の担当者2から送付された作業依頼書3の内容が蓄積されている。
作業依頼書管理DB7の項目としては、作業ID、依頼元No、依頼された作業を分類するため、作業管理DB13の作業分類テーブル30のIDを示す作業分類ID、作業開始予定日時、作業終了予定日時、作業内容、作業状況を有している。
作業依頼書管理DB7のデータ例としては、例えば、作業IDには「001」、依頼元Noには「A001」、作業分類IDには「1」が保存される。また、作業開始予定日時および作業終了予定日時には「YYYY/MM/DD HH:MM」の形式で日時が保存される。
また、作業内容には「○○ジョブ保留依頼」、作業状況には「完了」が格納される。
なお、作業状況の初期値は「未割当」、他のステータスには、作業割当システム8が自動で更新する。
また、割当済の場合は、割り当てされた作業担当者の氏名IDが付加され、例えば割当済(1)という形式で保存される。
また、要員DB12の要員一覧テーブル20には、図3に示すように、要員としての作業担当者15の氏名の内容が格納されている。
要員DB12の要員一覧テーブル20の項目としては、作業担当者15の氏名IDおよび氏名を有している。
要員DB12の要員一覧テーブル20のデータ例としては、例えば、氏名IDには「1」、氏名には氏名IDに対応する作業担当者の氏名「○○ ○○」が保存される。
また、要員DB12の要員シフトテーブル21には、図4に示すように、各作業担当者15の出社シフトの内容が格納されている。
要員DB12の要員シフトテーブル21の項目としては、No、日付、シフトパターンテーブル22のIDを示すシフトパターンID、要員DB12の要員一覧テーブル20のIDを示す氏名ID、スケジュール表を有している。
なお、年休などで出社しない場合は、当該日の作業担当者15のシフトパターンは存在しない。
要員DB12の要員シフトテーブル21のデータ例としては、例えば、Noには「1」、日付には「YYYY/MM/DD」の形式で日付が保存される。
また、シフトパターンIDには「1」、氏名IDには「1」、スケジュール表には、0:00〜23:59の間での作業のスケジュールの情報が保存される。
また、要員DB12のシフトパターンテーブル22には、図5に示すように、作業担当者15のシフトパターンの内容が格納されている。
要員DB12のシフトパターンテーブル22の項目としては、シフトパターンID、1直や2直を示すシフトタイプ、出勤時刻、退勤時刻を有している。
要員DB12のシフトパターンテーブル22のデータ例としては、例えば、シフトパターンIDには「1」、シフトタイプには「○直」、出勤時間には「9:00」、退勤時間には「17:30」が保存される。
また、要員DB12の要員スキルテーブル23には、図6に示すように、各作業担当者15のスキルレベルの内容が格納されている。
要員DB12の要員スキルテーブル23の項目としては、No、要員DB12の要員一覧テーブル20のIDを示す氏名IDおよびスキルレベルを有している。
スキルレベルは、本実施の形態では、S1〜S5のレベルがあり、S1が最もスキルが高いことを示す。このスキルレベルは、教育システム9が格納する教育実績管理DB10の教育実績を元に作業割当システム8が自動で更新する。
教育実績管理DB10には、各作業担当者15の受講済の教育の情報が格納され、例えば、入社5年目までの必須教育を受講済の情報が教育実績管理DB10に格納されていればスキルレベルは「S1」となる。
要員DB12の要員スキルテーブル23のデータ例としては、例えば、Noには「1」、氏名IDには「1」、スキルレベルには「S5」が保存される。
また、作業管理DB13の作業分類テーブル30は、図7に示すように、作業分類とその作業レベルの内容が格納されている。
作業管理DB13の作業分類テーブル30の項目としては、作業分類ID、作業分類、作業レベルを有している。
作業レベルは、本実施の形態では、H、M、Lの3分類とし、Hが最もスキルが必要な作業、Mが若干の経験を有する作業、Lが簡単な作業としている。
作業管理DB13の作業分類テーブル30のデータ例としては、例えば、作業分類IDには「1」、作業分類には「ジョブ制御」、作業レベルには「H」が保存される。
また、作業管理DB13の作業レベルテーブル31には、図8に示すように、作業レベルと当該作業を実施できる作業担当者の抽出条件を定義した内容が格納されている。
作業管理DB13の作業レベルテーブル31の項目としては、作業レベル、優先条件1、優先条件2、優先条件3を有している。
優先条件には、それぞれ、スキルレベル、作業実績、過去3ヶ月の作業における作業ミスの発生条件である過去3ヶ月のミス発生の各項目を有する。
作業管理DB13の作業レベルテーブル31のデータ例としては、例えば、作業レベルが「H」について、優先条件1のスキルレベルには「S3」、優先条件1の作業実績には「≧5(M)」、優先条件1の過去3ヶ月のミス発生には「≦0」が保存される。
この優先条件1では、作業レベルが「H」の優先条件1のスキルレベルは「S3」、作業実績は、作業レベルMを5回以上経験していること、さらに、過去3ヶ月の作業ミスがないことを意味する。
また、作業レベルが「H」について、優先条件2のスキルレベルには「S2」、優先条件2の作業実績には「≧2(M)」、優先条件2の過去3ヶ月のミス発生には「≦0」が保存される。
この優先条件2では、作業レベルが「H」の優先条件2のスキルレベルは「S2」、作業実績は、作業レベルMを2回以上経験していること、さらに、過去3ヶ月の作業ミスがないことを意味する。
また、作業レベルが「H」について、優先条件3のスキルレベルには「S1」、優先条件3の作業実績には「N/A」、優先条件3の過去3ヶ月のミス発生には「≦0」が保存される。
なお、条件によって、当該条件を問わないものは、条件無しを示す「N/A」としている。
この優先条件3では、作業レベルが「H」の優先条件3のスキルレベルは「S1」、作業実績は、条件無し、さらに、過去3ヶ月の作業ミスがないことを意味する。
この優先条件は、事前に定義が必要であるが、優先条件で判断される各作業担当者15のスキルレベル、作業実績、作業ミスの発生有無は、時間と共に変化する情報である。
本実施の形態では、この時間と共に変化する情報を、人が更新することなく、作業割当システム8で更新している。
また、作業管理DB13の作業実績テーブル32は、図9に示すように、作業担当者15が実施した作業実績の内容が格納されている。
作業管理DB13の作業実績テーブル32の項目としては、依頼作業を示す作業ID、作業分類を示す作業分類ID、実際の作業開始日時、実際の作業終了日時、作業内容、結果を有している。
作業管理DB13の作業実績テーブル32のデータ例としては、例えば、作業IDには「001」、作業分類IDには「1」が保存される。また、作業開始日時および作業終了日時には「YYYY/MM/DD HH:MM」の形式で日時が保存される。
また、作業内容には「○○ジョブ保留依頼」、結果には「正常」が保存される。
結果は、作業担当者15からの作業結果のメール16を、作業割当システム8が受信し、正常または異常に更新する。
結果が異常時の場合には、例えば、異常(遅延)や異常(オペミス)などの結果を格納する。
<作業割当システムの動作>
次に、図10〜図12により、本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムの作業割当システムの動作について説明する。図10〜図12は本発明の一実施の形態に係る作業担当者割当システムの作業割当システムの動作を示すフローチャートである。
まず、作業割当システム8は、センタ4内に設置されている図示しないジョブ管理システムやタスクスケジューラから定期実行される。
作業割当システム8は実行されると、日次でステップS1019までの間の処理を繰り返し実行する(ステップS1001)。
そして、要員DB12の要員一覧テーブル20に存在する氏名IDを取得し(ステップS1002)、氏名ID毎の教育実績を教育実績管理DB10から取得する(ステップS1003)。教育実績とは、社内外のOSやミドルソフトなどの技術教育の受講結果である。
さらに、ステップS1003の取得結果と各入社年度に必要な教育計画を元に、S1〜S5を判定して、要員DB12の要員スキルテーブル23のスキルレベルを更新する(ステップS1004)。
なお、教育計画とは、入社年毎に必須で受講する必要のある教育名称を定義したものであるが、定義項目などは、本実施の形態では特に言及しない。
以上の処理が、図1に示す作業割当システム8のスキル更新処理部40によるスキル更新処理の内容である。
次に、作業依頼書管理DB7から1週間先までの作業を抽出し(ステップS1005)、ステップS1005で抽出した作業毎にステップS1006からステップS1016の間の処理を繰り返す。
まず、抽出した作業の作業状況が「割当済」であるか否かを確認し(ステップS1007)し、ステップS1007で割当済の場合は、ステップS1016に移動し、次の作業の処理を行う。
ステップS1007で「割当済」以外の場合は、当該作業の作業分類IDから、作業管理DB13の作業分類テーブル30を参照し、作業レベル(H〜L)を抽出する(ステップS1008)。
次に、作業管理DB13の作業レベルテーブル31を参照し、ステップS1008で抽出した作業レベルの優先条件1〜3を取得する(ステップS1009)。
さらに、優先条件1〜3に合致する要員を、スキルレベルは、要員DB12の要員スキルテーブル23から、作業実績、過去3ヶ月のミス発生状況は、作業管理DB13の作業実績テーブル32から抽出して絞りこむ(ステップS1010)。
次に、ステップS1010で抽出した要員のシフトパターンを、要員DB12の要員シフトテーブル21とシフトパターンテーブル22から抽出し、当該作業の作業開始予定日時から作業終了予定日時の期間に出社し、かつ作業が割当てられていないかを確認し、未出社または既に作業が割り当たっている場合は、ステップS1010で抽出した要員から除外する(ステップS1011)。
次に、スキルレベルおよび作業実績が少ない要員の順に並び替えを行う(ステップS1012)。
次に、ステップS1012までに抽出した要員候補が0か否かを確認し(ステップS1013)、ステップS1013で要員候補が0の場合は、エラーとして、要員が存在しない旨のメールをサービスデスク5などに送付して通知する(ステップS1014)。
また、ステップS1013で要員候補が0でない場合は、要員候補が1名以上いるので、1番目の要員に、作業指示のメール14を送信するとともに、作業依頼書管理DB7の作業状況を「割当済」に更新する(ステップS1015)。
以上が、図1に示す作業割当システム8の要員割当処理部41による要員割当処理の内容である。
作業割当システム8は、最後に、作業担当者15からの作業結果のメール16を受信する(ステップS1017)。
そして、作業結果のメール16の内容から、作業管理DB13の作業実績テーブル32の結果および作業依頼書管理DB7の作業状況を更新する(ステップS1018)。
以上が、図1の作業割当システム8の作業実績登録処理部42による作業実績登録処理の内容である。
以上のように、本実施の形態では、作業割当システム8により、作業担当者のスキルレベルおよび作業実績を更新し、作業依頼書3の内容に基づいて、スキルレベルおよび作業実績から最適な作業担当者15を抽出することが可能となる。
また、アウトソーシングサービスにおける業務運用サービスなどにも利用することが可能となる。
以上、本発明者によってなされた発明を実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は前記実施の形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。
1…顧客先サイト、2…顧客側の担当者、3…作業依頼書、4…センタ、5…サービスデスク、6…作業依頼書管理システム、7…作業依頼書管理DB、8…作業割当システム、9…教育システム、10…教育実績管理DB、11…要員管理システム、12…要員DB、13…作業管理DB、14…作業指示のメール、15…作業担当者、16…作業結果のメール、20…要員一覧テーブル、21…要員シフトテーブル、22…シフトパターンテーブル、23…要員スキルテーブル、30…作業分類テーブル、31…作業レベルテーブル、32…作業実績テーブル、40…スキル更新処理部、41…要員割当処理部、42…作業実績登録処理部。

Claims (5)

  1. 作業依頼書に基づいて、作業担当者を割り当てる作業担当者割当方法であって、
    作業割当システムの処理として、
    前記作業担当者の教育実績が格納された教育実績管理データベースに基づいて、前記作業担当者のスキルレベルの情報を更新するステップと、
    過去の前記作業担当者の作業実績に基づいて、前記作業担当者の作業実績の情報を更新するステップと、
    前記作業依頼書に基づいて、前記作業担当者を割り当てる際、前記作業担当者のスキルレベルの情報、前記作業担当者の作業実績の情報、および前記作業依頼書の作業内容に対する難易度の情報に基づいて、前記作業担当者を抽出するステップと、
    を有する、作業担当者割当方法。
  2. 請求項1に記載の作業担当者割当方法において、
    前記作業依頼書の作業内容に対する難易度の情報は、難易度に対する前記作業担当者の抽出条件を含む、作業担当者割当方法。
  3. 作業依頼書に基づいて、作業担当者を割り当てる作業担当者割当システムであって、
    前記作業担当者の教育実績が格納された教育実績管理データベースと、
    前記作業担当者のスキルレベルの情報が格納された要員データベースと、
    前記作業依頼書の作業内容に対する難易度の情報、および前記作業担当者の作業実績の情報が格納された作業管理データベースと、
    前記教育実績管理データベースに格納された前記作業担当者の教育実績に基づいて、前記要員データベースに格納された前記作業担当者のスキルレベルの情報を更新し、過去の前記作業担当者の作業実績に基づいて、前記作業担当者の作業実績の情報を更新し、前記作業依頼書に基づいて、前記作業担当者を割り当てる際、前記作業担当者のスキルレベルの情報、前記作業担当者の作業実績の情報、および前記作業依頼書の作業内容に対する難易度の情報に基づいて、前記作業担当者を抽出する作業割当システムと、
    を備えた、作業担当者割当システム。
  4. 請求項3に記載の作業担当者割当システムにおいて、
    前記作業依頼書の作業内容に対する難易度の情報は、難易度に対する前記作業担当者の抽出条件を含む、作業担当者割当システム。
  5. 請求項4に記載の作業担当者割当システムにおいて、
    前記作業割当システムは、抽出した前記作業担当者に対して、作業指示の情報を送信し、前記作業担当者からの作業結果の情報を受信し、前記作業管理データベースの前記作業担当者の作業実績の情報を更新する、作業担当者割当システム。
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