JP2014186644A - 文書管理装置、情報処理方法及びプログラム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】文書に関する操作情報を取得する操作情報取得手段と、文書に関する状態情報を取得する状態情報取得手段と、操作情報取得手段により取得された操作情報と状態情報取得手段により取得された状態情報とから文書と関連する文書を示す関連性情報を決定する決定手段と、決定手段により決定された関連性情報を文書と関連付けて記憶装置に保管する保管手段と、を有することによって課題を解決する。
【選択図】図3
Description
しかしながら、業務を推定可能な定型の業務を行っている場合を除くと、業務情報を抽出することは難しく、特許文献1の技術には、業務情報を適当に分類できず、文書間の関連情報を生成することが困難であるという問題があった。
<ハードウェア構成>
図1は、コンピュータのハードウェア構成の一例を示す図である。コンピュータ100は、ハードウェア構成として、CPU102、ROM103、RAM104、外部記憶装置105、NIC(Network Interface Card)106、表示部107及び操作部108から構成される。これらの構成要素はシステムバス101上に配置される。
CPU102は、コンピュータ100全体を制御する。ROM103は、OS(Operation System)200、ブートプログラム、プログラム、及び各種データを格納する不揮発性メモリである。RAM104は、CPU102がROM103等から読み出したプログラムを実行するためのワークメモリとして用いられる。外部記憶装置105は、HDD(Hard Disk Drive)、SSD(Solid State Drive)やCD−ROMドライブ等の不揮発性外部記憶装置である。NIC106は、ネットワークと接続するためのネットワークコントローラである。表示部107は、ディスプレイ等である。操作部108は、キーボードやマウス等である。
CPU102が、ROM103、又は外部記憶装置105に記憶されているプログラムに基づいて処理を実行することによって、コンピュータ100のソフトウェア構成(機能構成)や、後述するフローチャートに係る処理が実現される。なお、コンピュータ100は、文書管理装置の一例である。
図2は、コンピュータ100のソフトウェア構成の一例を示す図である。コンピュータ100は、ソフトウェア構成として、文書アプリケーション201、関連性情報管理部202、及び文書削除部203から構成される。これらの機能構成は、典型的にはOS200上で動作している。
OS200は、コンピュータ100全体を管理するソフトウェアである。OS200は、表示部107、操作部108、外部記憶装置105やNIC106等の入出力管理、ROM103やRAM104等メモリ管理、CPU102等のプロセス管理、及びファイルシステム等を管理する。パーソナルコンピュータ向けのOS200としては、様々な種類のOSがあるが、本実施形態の処理は特定のOS200に限定することなく実現することができる。
関連性情報管理部202は、コンピュータ100上で動作し、文書の関連性情報を生成し、管理する。関連性情報管理部202の処理の詳細は後述する。
文書削除部203は、関連性情報に基づいて文書ファイルを削除する。文書削除部203の処理の詳細は後述する。
図3は、関連性情報管理部202の一例を示す図である。
関連性情報管理部202は、操作情報取得部301、状態取得部302、関連性情報決定部303及び関連性情報保管部304から構成される。
操作情報取得部301は、コンピュータ100上で動作し、文書アプリケーション201の操作情報を取得する。
なお、操作情報取得部301が、操作情報を取得するのは、文書間の関連性を決定するためである。よって、操作情報取得部301は、文書アプリケーション201のすべての操作情報を取得対象にしてもよいが、文書間の関連性決定に寄与する操作情報だけに限定してもよい。例えば、前記「文書アプリケーション201のメニュー選択」の中の「作者等の文書の属性情報の変更」、「ページレイアウトの変更」、「文字のフォント・サイズ・配置の変更」、「表示方法の変更」等は、文書間の関連性の決定に寄与しない。このため、操作情報取得部301は、これらを取得対象の操作情報から除外してもよい。
更に、追加機能拡張として文書アプリケーション201の一部として取り込めるため、操作情報取得部301は、文書アプリケーション201の操作発生のタイミングで操作情報を取得することができる。
操作情報取得部301と同様、状態情報取得は文書間の関連性を決定することを目的とする。そのため、状態取得部302は、取得する状態情報を文書間の関連性の決定に寄与する状態情報に限定してもよい。例えば、「システム設定」、「システムのシャットダウン」等は、文書間の関連性決定に寄与しない。このため、状態取得部302は、取得対象の状態情報からこれらを除外してもよい。
関連性情報決定部303は、ファイルがオープンされたときにDocumentOpenメッセージを生成する等、操作情報に直接対応づけられる場合は、操作情報から「ファイルのオープン」を決定する。操作情報に対応する情報が存在しない場合、関連性情報決定部303は、「オープン中のファイルリスト」の状態情報の差分を検査し、新規に追加されたファイルを検出し、「ファイルのオープン」を決定する。
「ファイルの保存」も、操作情報に直接対応づけられる場合、関連性情報決定部303は、操作情報から「ファイルの保存」を決定する。そうでない場合、関連性情報決定部303は、OS200のファイルシステムが生成するメッセージを監視して「ファイルの保存」を決定する。
「ファイルの別名保存」も、操作情報に直接対応づけられる場合、関連性情報決定部303は、操作情報から「ファイルの保存」を決定する。そうでない場合、関連性情報決定部303は、OS200のファイルシステムが生成するメッセージを監視して「ファイルの保存」を決定する。
「テキストのコピー」及び「テキストのペースト」は、操作情報に直接対応づけられる場合、関連性情報決定部303は、操作情報から「テキストのコピー」又は「テキストのペースト」を決定する。そうでない場合、関連性情報決定部303は、OS200が生成するメッセージを監視して操作タイミングを取得し、「アクティブなウィンドウの情報」を取得して対象の文書を決定する。とくに、「テキストのコピー」で検出した対象文書は「テキストのペースト」操作時の元文書識別に利用するため、関連性情報決定部303は、「テキストのコピー」時の対象文書を一時的に保存する。関連性情報決定部303は、「テキストのペースト」時に、一時保存している対象文書の情報を基に、ペースト元の文書を検出する。
図4は、関連性情報の保管方法の一例を示す図である。「文書名」は文書の識別名であり、ファイル名に相当する。「リビジョン」は、文書の履歴を識別するための情報であり、文書の編集ごとに更新する識別情報である。リビジョンは、文書の更新ごとに付与されるため、1つの文書名に対して1つ以上のリビジョンが付与される。「操作分類情報」は、先に述べた、操作情報及び状態情報から分類した操作分類情報であり、操作情報を識別する。操作分類情報は、操作対象のリビジョンを示すことに加えて、「テキストのコピー」・「テキストのペースト」・「ファイルの別名保存」・「ファイルのコピー」・「ファイルのムーブ」における操作元リビジョンを示す場合もある。よって、1つの「操作分類情報」が指し示す「リビジョン」の数は1つ又は2つである。
まず、操作情報取得部301は、文書アプリケーション201の操作情報を入力し(S501)、取得対象の操作情報か否かを判断する(S502)。取得対象の操作情報でない場合、操作情報取得部301は、ステップS501へ戻る。取得対象の操作情報の場合、操作情報取得部301は、操作情報を関連性情報決定部303へ送信する(S503)。
操作情報取得部301は、操作情報を取得すると同時に、操作情報の取得を状態取得部302に通知する(S504)。通知を受けた状態取得部302は、コンピュータ100の状態情報を取得し、関連性情報決定部303へ送信する (S505)。関連性情報決定部303は、受信した操作情報と状態情報とから関連性情報を生成する(S506)。関連性情報保管部304は、生成された関連性情報を保管する(S507)。関連性情報保管部304は、文書アプリケーション201が終了してない場合、処理をステップS501へ戻し、次の操作情報の入力を待ち、終了した場合は、図5に示す処理を終了する(S508)。
なお、上記動作は、操作情報取得部301が生成したタイミングで状態取得部302が動作する例を示した。先に示したように、状態取得部302が一定間隔で状態情報を取得することもできる。この場合、ステップS504は省略され、ステップS506において、関連性情報決定部303は、操作情報を取得したタイミングで状態取得部302から最新の状態情報を取得するという動作になる。
図6は、文書削除部203の一例を示す図である。
文書削除部203は、命令受付部601、関連性情報分析部602、削除文書表示部603、削除実行部604から構成される。
命令受付部601は、文書削除命令を受け付ける。命令受付部601は、コンピュータ100の操作部108から入力された削除命令を受け付ける。このとき、命令受付部601は、削除対象の文書名を一緒に受け付ける。一度に受け付ける文書名は、一つでもよいし、複数でもよい。但し、以降の処理は、個々の文書に対してそれぞれ実施される。
関連性情報分析部602は、命令受付部601で受け付けた文書名に対応する関連性情報を検索し、文書に関連のある文書を、関連性の大きさと同時に検出する。関連性情報分析部602は、関連性の大きさを、関連性情報を用いて、削除文書がコピー元になっている文書、削除文書がコピー先になっている文書の順で大きさを決定する。関連性情報分析部602は、コピー元文書又はコピー先文書が複数存在するときには、関連性が生じたタイミングが近い順で大きさを決定する。つまり、削除文書の最も新しいリビジョンをコピー元文書として関連性が示されている文書の関連性が最大となる。
削除文書表示部603は、削除対象の文書名と共に、関連性情報分析部602より得られた関連のある文書を、関連性の大きな順に文書名を画面に表示し、削除文書を選択させる。
削除実行部604は、指定された文書を削除する。図7(B)の表示に対応して、削除指定された文書をすべて削除する。
以上に説明したように、本実施形態によれば、複数の文書間の関連性を決定・管理し、関連性情報を利用して削除文書に関連のある文書名を示す。このため、ある文書を削除したいときに、関連ある文書の削除も促すことができ、漏れなく必要な文書を削除することが可能となる。
実施形態1では、関連する文書名を示して関連ある文書、つまり文書全体の削除を促していた。しかし、文書全体を消去するのでなく、文書中の関連のある個所だけを削除したいとの要求もある。そこで本実施形態では、これを実現する方法を説明する。実施形態1と異なる削除文書表示部603について説明する。
図8は、削除文書表示部603が表示する画面の一例を示す図である。実施形態1と同様、削除文書表示部603は、削除対象の文書と共に関連文書名を表示し、更に、関連文書の表示・編集を促せる表示を行う。実施形態1では関連性情報が文書間の関連しか示していない例を示したが、文書の関連個所を識別可能な関連性情報を用いれば、表示・編集を促すときに、関連個所を特定して促すことが可能となる。
以上に説明したように、本実施形態によれば、複数の文書間の関連性を決定・管理し、関連性情報を利用して削除文書に関連のある文書名を示し、表示・編集を促す。このため、ある文書を削除したいときに、関連ある文書の関連のある個所の削除が促され、漏れなく必要な文書の必要な個所を削除することが可能となる。
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア(プログラム)を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ(又はCPUやMPU等)がプログラムを読み出して実行する処理である。
また、転記先の文書を含めて確実に関連する文書を削除しようとした場合、文書の全文検索が必要になる。しかしながら、上述した実施形態によれば、文書間の関連性を容易に決定し、保持しておくことができる。したがって、全文検索をしなくても、削除対象の文書と共に、関連する文書の削除を促すことができ、確実な文書の削除をサポートすることができる。
Claims (10)
- 文書に関する操作情報を取得する操作情報取得手段と、
文書に関する状態情報を取得する状態情報取得手段と、
前記操作情報取得手段により取得された前記操作情報と前記状態情報取得手段により取得された前記状態情報とから前記文書と関連する文書を示す関連性情報を決定する決定手段と、
前記決定手段により決定された関連性情報を記憶装置に保管する保管手段と、
を有する文書管理装置。 - 文書を削除する際に、削除対象の文書と共に、前記保管手段により前記記憶装置に保管された関連情報に基づき、前記文書と関連する文書の削除を促す画面を表示する表示手段を更に有する請求項1記載の文書管理装置。
- 削除対象の文書と共に、前記画面を介して選択された前記文書と関連する文書を削除する削除手段を更に有する請求項2記載の文書管理装置。
- 前記表示手段は、前記関連情報に基づき、削除対象の文書との関連性が大きい順に、前記文書と関連する文書の削除を促す画面を表示する請求項2又は3記載の文書管理装置。
- 前記表示手段は、前記関連性情報に基づき得られる文書関係図に基づいて、削除対象の文書と共に、前記文書と関連する1つ以上の文書の削除を促す画面を表示する請求項2又は3記載の文書管理装置。
- 前記表示手段は、前記関連する文書の削除を促すと共に前記関連する文書の編集を促す画面を表示する請求項2乃至5何れか1項記載の文書管理装置。
- 前記操作情報取得手段は、文書のオープン、文書のクローズ、文書の保存、文書の別名保存、文書のコピー、文書のムーブ、文書内容のコピー、文書内容のペーストの何れかを操作情報として取得する請求項1乃至6何れか1項記載の文書管理装置。
- 前記状態情報取得手段は、前記文書管理装置においてオープンされている文書の文書一覧、アクティブな文書に係るウィンドウの何れかを状態情報として取得する請求項1乃至7何れか1項記載の文書管理装置。
- 文書管理装置が実行する情報処理方法であって、
文書に関する操作情報を取得する操作情報取得ステップと、
文書に関する状態情報を取得する状態情報取得ステップと、
前記操作情報取得ステップにより取得された前記操作情報と前記状態情報取得ステップにより取得された前記状態情報とから前記文書と関連する文書を示す関連性情報を決定する決定ステップと、
前記決定ステップにより決定された関連性情報を記憶装置に保管する保管ステップと、
を含む情報処理方法。 - コンピュータに、
文書に関する操作情報を取得する操作情報取得ステップと、
文書に関する状態情報を取得する状態情報取得ステップと、
前記操作情報取得ステップにより取得された前記操作情報と前記状態情報取得ステップにより取得された前記状態情報とから前記文書と関連する文書を示す関連性情報を決定する決定ステップと、
前記決定ステップにより決定された関連性情報を記憶装置に保管する保管ステップと、
を実行させるためのプログラム。
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US10133815B2 (en) | 2015-04-08 | 2018-11-20 | Konica Minolta, Inc. | Document association device, document association system, and program |
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