JP2013223200A5 - - Google Patents

Description

そして、仲介業者は、案件／お客様との交渉結果に応じて、各メーカヘ見積書をファクスで返信する。ファクス送信の技術としては、スキャンした原稿データのページ属性が同一のページをまとめてファクス送信する技術が存在する（特許文献１）。また、異なる形式の文書を１つにまとめてファクス送信する技術が存在する（特許文献２）。

上記目的を達成する本発明のデータ処理装置は以下に示す構成を備える。
結合すべき複数の文書情報を受け付ける受付手段と、当該受け付けた複数の文書情報それぞれについて各文書情報の送信先情報と関連付けた状態で、当該複数の文書情報を結合した結合文書を作成する作成手段と、前記作成手段で作成した前記結合文書を管理する管理手段と、を備えることを特徴とする。

図６は、図４に示した文書管理部４０３が管理している文書データの属性情報の―例を示す図である。
図６において、属性情報は、文書名（＜Ｎａｍｅ＞）、ファイルパス（＜ＦｉｌｅＰａｔｈ＞）、ファイルサイズ（＜Ｓｉｚｅ＞）や作成日（＜ＣｒｅａｔｅＤａｔｅ＞）、ファクス受信した際の送信元の電話番号（＜ＦａｘＮｕｍｂｅｒ＞）を含んでいる。ファクス受注業務に特化したシステムで受信したファクス文書の場合は、自動的に送信元の電話番号が電話番号属性設定部４０４により文書データの電話番号属性に設定されている。

図８は、図７に示した文書構造データ７０４の詳細を示す図である。
図８において、結合文書の本文データは、ドキュメント８０１、章８０２、ページ８０５の構成を持つ。ドキュメントは本文データ全体を示す。ページは本文データの１ページに対応する。章は１ページ以上のページを持ち、ドキュメントに１つ以上存在する。章には章属性が存在し、各章に電話番号情報８０３、８０４を持つ事が可能である。また、章属性の＜ＩｎｃｌｕｄｅＰａｇｅｓ＞は、その章に属するページＩＤを示している。

また、電話番号解析部４０９は、属性値のバイト長が、規定バイト数（仮に４５バイトとする）よりも長いか否かの判断も行う。属性値が全て前記文字コードの範囲に収まり、且つ規定バイト数以内の場合は、電話番号であると電話番号解析部４０９が判断して、Ｓ１００５へ進む。
一方、属性値のうち１文字でも文字コードの範囲から外れているものが存在すると電話番号解析部４０９が判断した場合は、電話番号ではないと判断して、Ｓ１０１１へ進む。
ここで、電話番号の判断基準は、前述した文字コードの範囲で行わなければいけないわけではない、システムの特性に合わせて文字コードの範囲を広げる（もしくは狭める）ことを行って構わない。

また、電話番号解析部４０９は、電話番号が一致した章の章属性タグの＜ＩＤ＞を結合文書編集部１３０１に通知する。
一方、電話番号解析部４０９は、結合文書の各章の章属性の電話番号と、変更した電話番号が一致しないと判別した場合は、新規電話番号と判断して、本処理を終了する。
Ｓ１５０５では、結合文書編集部１３０１が章の結合処理を実行する。具体的には、結合文書編集部１３０１は、Ｓ１５０４で電話番号解析部４０９より取得した章の章属性タグ＜ＩＤ＞で示される章の＜ＩｎｃｌｕｄｅＰａｇｅｓ＞へ、選択対象の章の章属性タグ＜ＩｎｃｌｕｄｅＰａｇｅｓ＞のページ情報を追加する。
そして、結合文書編集部１３０１は選択対象の章（＜Ｃｈａｐｔｅｒ＞タグ）を削除する。以上が、章属性変更処理のフローの説明となる。
これにより、結合文書を作成した後でも章の電話番号情報の変更可能になる。さらに変更後に同じ電話番号が存在すれば自動的に章の結合が行われるため、同じ送信元の文書をまとめて管理する事が可能になる。
〔第３実施形態〕

Claims (10)

1. 結合すべき複数の文書情報を受け付ける受付手段と、
   当該受け付けた複数の文書情報それぞれについて各文書情報の送信先情報と関連付けた状態で、当該複数の文書情報を結合した結合文書を作成する作成手段と、
   前記作成手段で作成した前記結合文書を管理する管理手段と、
   を備えることを特徴とするデータ処理装置。
2. 前記作成手段は、前記送信先情報それぞれに対応する章を前記結合文書内に作成し、前記複数の文書情報それぞれを、各文書情報の送信先情報に対応する章に挿入することにより、前記結合文書を作成することを特徴とする請求項１記載のデータ処理装置。
3. 前記作成手段は、同一の送信先情報に関連付けるべき文書情報を、当該同一の送信先情報に対応する１つの章に挿入することにより、前記結合文書を作成することを特徴とする請求項２記載のデータ処理装置。
4. 前記送信先情報は、前記受付手段で受け付けた複数の文書情報それぞれの属性情報に設定されている情報であることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
5. 前記文書情報をファクス受信したときのファクス送信元の番号が、前記文書情報の属性情報として設定されることを特徴とする請求項４記載のデータ処理装置。
6. 前記管理手段で管理されている前記結合文書の送信指示を行う指示手段と、
   前記指示手段により前記結合文書の送信指示が為された場合、前記結合文書に結合されている複数の文書情報を、各文書情報に関連付けられている送信先情報毎に送信先を振り分けて送信する送信手段と、
   を備えることを特徴とする請求項１記載のデータ処理装置。
7. 前記結合文書内の章の１つに対応づけられている送信先情報を編集する編集手段と、
   前記編集手段により前記送信先情報が編集された場合、当該編集された送信先情報が、前記結合文書内の他の章に対応づけられている送信先情報に一致するかどうかを判別する判別手段と、
   前記編集された送信先情報が前記他の章に対応づけられている送信先情報に一致すると前記判別手段で判別した場合、前記編集された章の文書情報を当該送信先情報が一致する章に結合する結合手段と、
   を有することを特徴とすることを特徴とする請求項２記載のデータ処理装置。
8. 前記結合文書内のページの移動を指示する移動指示手段と、
   いずれかの文書情報のページが他の章への移動が指示された場合、移動先の章に設定された前記送信先情報に一致するかどうかを判別する第２の判別手段と、
   前記移動先の章に設定された前記送信先情報に一致しないと判別した場合、指示された文書情報が指示された章への移動が制限されている状態であることを警告する警告手段と、
   を有することを特徴とする請求項１記載のデータ処理装置。
9. コンピュータを、請求項１乃至８のいずれか１項に記載のデータ処理装置の各手段として機能させるためのプログラム。
10. 結合すべき複数の文書情報を受け付ける受付工程と、
    当該受け付けた複数の文書情報それぞれについて各文書情報の送信先情報と関連付けた状態で、当該複数の文書情報を結合した結合文書を作成する作成工程と、
    前記作成工程で作成した前記結合文書を管理する管理工程と、
    を備えることを特徴とするデータ処理方法。

Images