JP2012174194A - 会議条件調整システム - Google Patents
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Abstract
【課題】会議の開催調整を行うためには、会議参加候補者同士で候補となる日時をお互いにメール等で情報交換し、都合のよい日時を仮押さえした上で、代表者が会議開催場所の確保を行うという作業が必要であった。参加候補者の数が増えるに従い、日程調整を行うための代表者の工数が加速度的に増加し、また、候補者からの回答を待つ間の待ち時間、未回答者への催促メールなど、本来の業務以外の手間が非常に大きかった。
【解決手段】会議を開催可能な日時の候補を自動的に決定する会議条件調整システムおよび会議条件調整方法を提供する。
【選択図】図１５
【解決手段】会議を開催可能な日時の候補を自動的に決定する会議条件調整システムおよび会議条件調整方法を提供する。
【選択図】図１５
Description
本発明は、会議条件調整システムと、この会議条件調整システムを用いる会議条件調整方法とに係り、特に、複数の参加者のスケジュールを管理する会議条件調整システムと、この会議条件調整システムを用いる会議条件調整方法とに係る。
従来、会議の開催調整を行うためには、会議参加候補者同士で候補となる日時をお互いにメール等で情報交換し、都合のよい日時を仮押さえした上で、代表者が会議開催場所の確保を行うという作業が必要であった。参加候補者の数が増えるに従い、日程調整を行うための代表者の工数が加速度的に増加し、また、候補者からの回答を待つ間の待ち時間、未回答者への催促メールなど、本来の業務以外の手間が非常に大きかった。
また、会議参加候補者が複数拠点に分散している場合は、移動工数や移動コストを抑えるためにテレビ会議システム等のネットワークを介して複数会議室を接続して会議を行う必要がある。しかし、各拠点における会議室の空き時間を確認した上で、会議開催の調整を行うことは非常に手間がかかっていた。
以上に関連して、特許文献１（特開平９−１２０４１９号公報）には、会議開催スケジュール決定装置に係る記載が開示されている。この会議開催スケジュール決定装置は、会議調整のために、会議参加者と希望開催日時帯を指定し、会議室の設備条件および会議開催範囲条件を満足する全ての空き時間帯を調査し、かつ参加者のスケジュール管理情報を比較し共通の空き時間帯を調査し、両者の日時帯が一致した日時帯を会議開催日時帯と決定し、会議参加者のスケジュール情報に反映するシステムである。
また、特許文献２（特開２００４−２５２７８０号公報）には、ビジネススタイル選択装置に係る記載が開示されている。このビジネススタイル選択装置は、事業場間を超えて移動時間合計が最小になるような事業場にある会議場所を決定するシステムである。
さらに、特許文献３（特開２００８−０９０４０９号公報）には、スケジュール調整装置に係る記載が開示されている。このスケジュール調整装置は、会議開催等のイベント間の移動距離を考慮し、移動効率のよいスケジュールを決定するために、行ったりきたり遠回りしないよう移動距離に重み付けした上で、会議の希望開催日時あるいは開催場所あるいは所要時間のどれか１つを指定し、移動距離の負荷がかからないようなスケジュールの合間に会議を設定するシステムである。
しかし、これらのシステムでは、会議開催場所は一ヶ所という前提条件がある。例えば、地方の事業場勤務者との会議を開催する場合は、従来のシステムを利用すると移動時間や移動コストがかかるといった問題が生じていた。これを避けるために複数拠点を結ぶテレビ会議等で会議を開催する場合はシステムの対象外となり、従来からの問題のとおり複数拠点での会議室の空き状況をそれぞれ検索した上で会議参加者のスケジュールを、それぞれ電子メール等を用いて調整した上で会議予約を行う必要があった。
上記に関連して、特許文献４（特開２００９−２１７７０６号公報）には、リソース予約管理システムに係る記載が開示されている。このリソース予約管理システムは、複数会議室をネットワークで中継する会議システムを用いたテレビ会議を行う場合に複数会議室を一括して予約するシステムである。しかし、このリソース予約管理システムを用いても、会議開催時間とどの会議室を用いるか直接指定する必要があり、会議参加者とのスケジュールや開催場所の調整を別途行う必要があった。
本発明の目的は、会議を開催可能な日時の候補を自動的に決定する会議条件調整システムおよび会議条件調整方法を提供することである。
本発明による会議条件調整システムは、複数の地区に配置されてネットワークで接続された複数の会議室において複数の参加者が行う会議の条件を調整するものである。この会議条件調整システムは、会議室管理部と、開催日時調整部とを具備する。ここで、会議室管理部は、複数の参加者の全員にとって都合の良い日時帯を抽出した参加者空き時間調整テーブルに基づいて、全員にとって都合の良い日時帯において予約可能な会議室を複数の地区のそれぞれについて抽出した地区別空き時間調整テーブルを作成する。開催日時調整部は、地区毎の空き会議室テーブルに基づいて、複数の参加者の全員にとって都合が良く、かつ、複数の地区の全てにおいて所定の条件を満たす会議室が予約可能である日時帯を抽出した会議開催候補時間テーブルを作成する。所定の条件は、会議室に、複数の参加者のうち会議室を利用する人数が収容可能であることと、予約可能である日時帯に、会議の開催予定時間が収まることとを含む。
本発明による会議条件調整方法は、複数の地区に配置されてネットワークで接続された複数の会議室において複数の参加者が行う会議の条件を調整するものである。この会議条件調整方法は、複数の参加者の全員にとって都合の良い日時帯を抽出した参加者空き時間調整テーブルに基づいて、全員にとって都合の良い日時帯において予約可能な会議室を複数の地区のそれぞれについて抽出した地区別空き時間調整テーブルを作成するステップと、地区毎の空き会議室テーブルに基づいて、複数の参加者の全員にとって都合が良く、かつ、複数の地区の全てにおいて所定の条件を満たす会議室が予約可能である日時帯を抽出した会議開催候補時間テーブルを作成するステップとを具備する。所定の条件は、会議室に、複数の参加者のうち会議室を利用する人数が収容可能であることと、予約可能である日時帯に、会議の開催予定時間が収まることとを含む。
本発明の会議条件調整システムおよび会議条件調整方法によれば、参加者への問い合わせを最小限に抑えつつ、会議を開催可能な日時の候補を自動的に決定することが出来る。
添付図面を参照して、本発明による会議条件調整システムおよび会議条件調整方法を実施するための形態を以下に説明する。
（実施形態）
図１は、本発明の実施形態による会議条件調整システムの全体的な構成を示すブロック図である。図１の会議条件調整システムの構成要素について説明する。本実施形態では、複数の地区に配置されてネットワークで接続された複数の会議室において、複数の参加者が行う会議の条件を調整する、会議条件調整システムおよび会議条件調整方法を想定している。例えば、このような複数の会議室を有する会社などにおいて、その社員は、自分の勤務地から近い会議室に出向いて、ネットワークを介した会議に参加する。本実施形態による会議条件調整システムおよび会議条件調整方法は、このような場合に、参加者全員のスケジュールを調整しつつ、必要となる全ての会議室を自動的に予約するものである。
図１は、本発明の実施形態による会議条件調整システムの全体的な構成を示すブロック図である。図１の会議条件調整システムの構成要素について説明する。本実施形態では、複数の地区に配置されてネットワークで接続された複数の会議室において、複数の参加者が行う会議の条件を調整する、会議条件調整システムおよび会議条件調整方法を想定している。例えば、このような複数の会議室を有する会社などにおいて、その社員は、自分の勤務地から近い会議室に出向いて、ネットワークを介した会議に参加する。本実施形態による会議条件調整システムおよび会議条件調整方法は、このような場合に、参加者全員のスケジュールを調整しつつ、必要となる全ての会議室を自動的に予約するものである。
図１の会議条件調整システムは、入力装置１と、記憶部２と、計算部３と、出力装置４とを具備している。計算部３は、個人情報管理部３−１、スケジュール管理部３−２、会議室管理部３−３、調整部３−４およびメール管理部３−５を具備している。ここで、例えば、計算部３は、入力部、記憶部、演算部および出力部を具備していて、個人情報管理部３−１、スケジュール管理部３−２、会議室管理部３−３、調整部３−４およびメール管理部３−５は、これら入力部、記憶部、演算部および出力部を共有する構成であっても良い。この場合、個人情報管理部３−１、スケジュール管理部３−２、会議室管理部３−３、調整部３−４およびメール管理部３−５は、計算部３における入力部、記憶部、演算部および出力部の一部を用いてそれぞれに所定のプログラムを実行する５種類の機能部と捉えることが出来る。
さらに、本実施形態による会議条件調整システムの外部または内部において、個人情報データベース５−１、スケジュール管理システム５−２、会議室予約システム５−３およびメールシステム５−４が用意されていることが望ましい。
本実施形態で用いられる個人情報データベース５−１は、従来技術でも用いられる既存のものであっても構わないが、最低限、以下の機能を有しているものとする。すなわち、個人情報データベース５−１は、参加者ごとの個人情報をデータベース化して、一元的に管理している。ここで、参加者は、参加者間で重複せず、かつ、システム全体で共有される個人ＩＤなどで管理されている。個人情報としては、個人ＩＤ、氏名、所属名、勤務地、メールアドレスなどの各種情報がまとめられている。個人情報データベース５−１は、これら各種情報の一部に基づいて検索することで、関連する個人情報の全てを見つけ出すことが出来るものとする。
本実施形態で用いられるスケジュール管理システム５−２は、従来技術でも用いられる既存のものであっても構わないが、最低限、以下の機能を有しているものとする。すなわち、スケジュール管理システム５−２は、参加者ごとのスケジュール情報をデータベース化して、一元的に管理している。ここで、参加者は、参加者間で重複せず、かつ、システム全体で共有される個人ＩＤなどで管理されている。スケジュール情報としては、参加者ごとに、参加する予定のイベントの開催場所、開始日時および終了日時などの各種情報がまとめられている。スケジュール管理システム５−２は、これらの各種情報の一部に基づいて検索することで、関連する参加者のスケジュール情報の全てを見つけ出すことが出来るものとする。
本実施形態で用いられる会議室予約システム５−３は、従来技術でも用いられる既存のものであっても構わないが、最低限、以下の機能を有しているものとする。すなわち、会議室予約システム５−３は、会議室ごとの情報をデータベース化して、一元的に管理している。会議室ごとの情報としては、所在地区、会議室番号、収容人数、予約状況などの各種情報がまとめられている。会議室予約システム５−３は、これらの各種情報の一部に基づいて検索することで、関連する会議室の情報の全てを見つけ出すことが出来るものとする。また、会議室予約システム５−３は、これらの各種情報が揃って供給されることで、該当する会議室を該当する日時に予約し、または予約を解約することが出来るものとする。
本実施形態で用いられるメールシステム５−４は、従来技術でも用いられる既存のものであっても構わないが、最低限、以下の機能を有しているものとする。メールシステム５−４は、送信先としてのメールアドレスおよび送信内容としてのメール文を、システム全体における任意の部署から受け取ることで、そのメール文を本文とする電子メールをそのメールアドレスに向けて送信することが出来るものとする。また、メールシステム５−４は、受信した電子メールの内容を、システム全体における任意の部署に向けて提供することが出来るものとする。
図２は、本発明の実施形態による記憶部２の詳細な構成を示すブロック図である。図２の記憶部２は、会議予約基本情報レコード２−１と、個人情報レコード２−２と、個人スケジュール情報レコード２−３と、開催地区別会議室条件レコード２−４と、候補会議室リスト２−５と、会議室スケジュール情報レコード２−６と、仮押さえ会議室候補情報レコード２−７と、予約済み会議室情報レコード２−８と、会議時間候補リスト２−９と、会議時間調整レコード２−１０と、決定会議室情報レコード２−１１と、会議開催情報レコード２−１２と、空き時間調整テーブル２−１３と、参加者空き時間調整テーブル２−１４と、会議室別空き時間調整テーブル２−１５と、地区別空き時間調整テーブル２−１６と、会議開催候補時間テーブル２−１７と、会議優先重み付けテーブル２−１８とを具備している。
図１の会議条件調整システムの構成要素の接続関係について説明する。入力装置１の出力部は、記憶部２における第１の入力部に接続されている。記憶部２における第１の出力部は、個人情報管理部３−１における第１の入力部に接続されている。個人情報管理部３−１における第１の出力部は、個人情報データベース５−１の入力部に接続されている。個人情報データベース５−１の出力部は、個人情報管理部３−１における第２の入力部に接続されている。個人情報管理部３−１における第２の出力部は、記憶部２における第２の入力部に接続されている。記憶部２における第２の出力部は、スケジュール管理部３−２における第１の入力部に接続されている。スケジュール管理部３−２における第１の出力部は、スケジュール管理システム５−２の入力部に接続されている。スケジュール管理システム５−２の出力部は、スケジュール管理部３−２における第２の入力部に接続されている。スケジュール管理部３−２における第２の出力部は、記憶部２における第３の入力部に接続されている。記憶部２における第３の出力部は、会議室管理部３−３における第１の入力部に接続されている。会議室管理部３−３における第１の出力部は、会議室予約システム５−３の入力部に接続されている。会議室予約システム５−３の出力部は、会議室管理部３−３における第２の入力部に接続されている。会議室管理部３−３における第２の出力部は、記憶部２における第４の入力部に接続されている。記憶部２における第４の出力部は、調整部３−４の入力部に接続されている。調整部３−４の出力部は、記憶部２における第５の入力部に接続されている。記憶部２における第５の出力部は、メール管理部３−５における第１の入力部に接続されている。メール管理部３−５における第１の出力部は、メールシステム５−４の入力部に接続されている。メールシステム５−４の出力部は、メール管理部３−５における第２の入力部に接続されている。メール管理部３−５における第２の出力部は、記憶部２における第６の入力部に接続されている。記憶部２における第６の出力部は、出力装置４の入力部に接続されている。
本実施形態による会議条件調整システムの、構成要素ごとの動作について説明する。入力装置１は、会議予約基本情報を入力する。図３は、本発明の実施形態による会議予約基本情報レコードの一例である。図３の会議予約基本情報は、会議名称、会議所要時間、参加者氏名ならびに会議開催候補期間における最早日時および最遅日時を含んでいる。ただし、図３の会議予約基本情報は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
ここで、入力装置１は、たとえば、出力部としての表示装置および入力部としてのキーボードを具備する端末である。この表示装置は、会議予約入力画面を使用者に表示するものとする。また、このキーボードは、使用者が打ち込む会議予約基本情報を読み込むものとする。ただし、入力装置１としてのこの構成は、あくまで一例であって、本発明を限定しない。
図４は、本実施形態による入力装置１の表示装置が表示する、会議予約入力画面の一例である。
図４の会議予約入力画面は、会議名称入力部分１１と、会議参加候補者入力部分１２と、会議開催候補期間入力部分１３と、会議所要時間入力部分１４と、確定機能部分１５と、キャンセル機能部分１６とを具備している。なお、図４の会議予約入力画面は、あくまでも一例であって、本発明を限定するものではない。
図４の会議予約入力画面は、会議名称入力部分１１と、会議参加候補者入力部分１２と、会議開催候補期間入力部分１３と、会議所要時間入力部分１４と、確定機能部分１５と、キャンセル機能部分１６とを具備している。なお、図４の会議予約入力画面は、あくまでも一例であって、本発明を限定するものではない。
会議名称入力部分１１には、会議の名称を入力することが出来る。会議参加候補者入力部分１２には、会議に参加する候補者の名前を入力することが出来る。会議開催候補期間入力部分１３には、希望する開催期間を示す２つの日付を入力することが出来る。会議所要時間入力部分１４には、会議の所要時間を入力することが出来る。確定機能部分１５は、入力情報を確定することが出来る。キャンセル機能部分１６は、入力情報をキャンセルすることが出来る。
図５は、図４の会議予約入力画面に各種情報を入力した後の、本実施形態による入力装置１の表示装置に表示される画面の一例である。
記憶部２は、入力装置１および個人情報管理部３−１、スケジュール管理部３−２、会議室管理部３−３、調整部３−４およびメール管理部３−５などから情報を受け取り、必要な情報レコードおよび空き時間テーブルを作成し、これらの情報を格納する。図６は、記憶部２が作成する空き時間調整テーブルの一例である。図６の空き時間調整テーブルは、縦軸が日付を示し、横軸が時間を示す表の形状を有している。なお、図６の空き時間調整テーブルは、あくまでも一例であって、本発明を限定するものではない。
また、記憶部２は、個人情報管理部３−１、スケジュール管理部３−２、会議室管理部３−３、調整部３−４およびメール管理部３−５から供給されるＩＤ情報に基づいて、必要な情報を各種の情報レコードから読み出して要求元に渡す。
個人情報管理部３−１は、記憶部２に格納された個人情報レコードから個人名を読み出し、個人情報データベース５−１へ個人情報検索を依頼し、個人名に該当する個人情報を獲得して、個人情報レコードに格納する。図７は、本実施形態による記憶部２に格納された個人情報レコードの一例である。図７の個人情報レコードは、それぞれの参加者について、ＩＤ情報と、氏名と、所属名と、勤務地と、メールアドレスとを含んでいる。なお、図７の個人情報レコードは、あくまでも一例であって、本発明を限定するものではない。
スケジュール管理部３−２は、まず、記憶部２に格納された会議予約基本情報レコードおよび個人情報レコードから、個人ＩＤと、会議開催候補期間における最早日時および最遅日時とを読み出す。スケジュール管理部３−２は、次に、スケジュール管理システム５−２に対して、会議開催候補期間内での個人スケジュール情報の検索を依頼する。スケジュール管理部３−２は、参加者ごとの個人スケジュール情報を獲得すると、この情報を記憶部２の個人スケジュール情報レコード２−３に格納する。図８は、本発明の実施形態による個人スケジュール情報レコード２−３の一例である。図８の個人スケジュール情報レコード２−３は、それぞれの参加者について、ＩＤ情報と、各イベントに関する情報とを含んでいる。各イベントに関する情報としては、開始日時と、終了日時と、イベント名と、開催地区と、会議室番号とを具備している。なお、図８の個人スケジュール情報レコード２−３は、あくまでも一例であって、本発明を限定するものでは無い。また、スケジュール管理部３−２は、会議開催が確定した際には、スケジュール管理システムへ会議開催情報登録を依頼し、参加者ごとのスケジュール登録を実施する。
会議室管理部３−３は、記憶部２に格納された個人情報レコードから、会議参加候補者の勤務地を読み出し、開催地ごとに会議参加候補者の人数を算出する。会議室管理部３−３は、会議室予約システム５−３に対して、その人数を収容できる会議室検索を依頼し、開催地区ごとの会議室番号を獲得して、候補会議室リストを作成する。会議室管理部３−３は、候補会議室リストの会議室ごとに、会議室予約システムへスケジュール検索を依頼し、会議室ごとのスケジュール情報を獲得して、記憶部２の会議室スケジュール情報レコードに格納する。図９は、本発明の実施形態による会議室スケジュール情報レコードの一例である。図９の会議室スケジュール情報レコードは、その会議室に係る地区、会議室番号、収容人数ならびに予約情報ごとの開始日時、終了日時および予約名を含んでいる。ただし、図９の会議室スケジュール情報レコードは、あくまでも一例であって、本願を限定しない。
会議室管理部３−３は、また、記憶部２の会議開催候補時間テーブルから空き時間と会議所要時間を読み出す。図１０は、本発明の実施形態による会議開催候補時間テーブルの一例である。図１０の会議開催候補時間テーブルは、縦軸が日付を示し、横軸が時間を示す表の形式を有しており、それぞれの枠は、対応する日時におけるその会議室の空き時間や使用予定時間などを示している。ただし、図１０に示した会議開催候補時間テーブルは、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
会議室管理部３−３は、会議室予約システムへ会議室予約を依頼し、仮予約を行い、その結果を記憶部２の予約済み会議室情報レコードに格納する。図１１は、本発明の実施形態による予約済み会議室情報レコードの一例である。図１１の予約済み会議室情報レコードは、会議候補時間に係る開始日時および終了日時と、予約済み会議室情報ごとの開催地区および会議室番号を含んでいる。ただし、図１１に示した予約済み会議室情報レコードは、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
また、会議室管理部３−３は、会議開催が確定した際には、会議室予約システム５−３に対して、不要な仮予約会議室の予約解除を依頼する。
調整部３−４は、記憶部２の全参加者の個人スケジュール情報からイベントを読み出し、参加者空き時間調整テーブルを作成し、記憶部２に格納する。図１２は、本発明の実施形態による参加者空き時間調整テーブルの一例である。図１２の参加者空き時間調整テーブルは、ただし、図１２に示した参加者空き時間調整テーブルは、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
また、調整部３−４は、記憶部２の会議室スケジュール情報レコードからスケジュール情報を読み出し、同じ事業場の会議室スケジュール情報をマージし、開催地区ごとの会議室空き時間テーブルを作成する。図１３は、本発明の実施形態による開催地区ごとの会議室空き時間テーブルの一例である。図１３の開催地区ごとの会議室空き時間テーブルは、ただし、図１３に示した開催地区ごとの会議室空き時間テーブルは、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
調整部３−４は、開催地区ごとの会議室空き時間テーブルを比較し、全開催地区での会議室が同時に確保できる時間帯を記録した会議開催候補時間テーブルを作成し、記憶部２に格納する。図１４は、本発明の実施形態による会議開催候補時間テーブルの一例である。図１４の会議開催候補時間テーブルは、なお、図１４に示した会議開催候補時間テーブルは、あくまでも一例であり、本願を限定しない。
メール管理部３−５は、記憶部２の図１４に示した会議開催候補時間テーブルから、空き時間帯情報を読み出す。メール管理部３−５は、図７に示した個人情報レコードの全レコード情報および図１１に示した予約済会議室情報レコードの情報から、会議開催調整メールを作成する。メール管理部３−５は、作成した会議開催調整メールを、各参加者のアドレス情報と共にメールシステム５−４に送る。メールシステム５−４は、各参加者のアドレス情報に含まれる全てのメールアドレスに向けて、会議開催調整メールを送信する。
メールシステム５−４は、各参加者からの返信メールを受け取った場合、その返信メールに係る情報をメール管理部３−５に向けて送信する。メール管理部３−５は、返信メールを解析し、会議時間候補リストの候補時間に重み付けして、開催時間を決定し、記憶部２の決定会議室情報レコードに格納する。メール管理部３−５は、会議開催情報から開催通知メールを作成し、各参加者のアドレス情報と共にメールシステム５−４に送る。メールシステム５−４は、各参加者のアドレス情報に含まれる全てのメールアドレスに向けて、開催通知メールを送信する。
出力装置４は、入力データのエラー情報やシステム検索結果情報がある場合、画面表示を行う。
図１５は、本発明の実施形態による会議条件調整方法を示すフローチャートである。図１、図２および図１５を参照して、本実施形態による会議条件調整システムの全体的な動作、すなわち本発明の実施形態による会議条件調整方法について詳細に説明する。
（ステップＳ１）
まず、第１のステップＳ１において、入力装置１が、会議予約基本情報の入力を行う。この、会議予約基本情報の入力は、入力装置１に接続された別の機械が自動的に行っても良いが、ここでは、図４に示した会議予約入力画面を介して、会議主催者が手入力する場合について説明する。会議名称入力部分１１には、開催される会議の名称が入力される。会議参加候補者入力部分１２には、会議に参加する予定の会議参加候補者について全員の氏名が入力される。会議開催候補期間入力部分１３には、会議の開催が望まれる日時帯における、一番早い候補日および一番遅い候補日が入力される。会議所要時間１４には、会議に必要な所要時間が入力される。ここで、会議に必要な所要時間は、たとえば、３０分単位で指定されてもよいが、これはあくまでも一例であって、本発明を限定しない。また、これらの指定情報が入力される順番における制限などは特に無い。
まず、第１のステップＳ１において、入力装置１が、会議予約基本情報の入力を行う。この、会議予約基本情報の入力は、入力装置１に接続された別の機械が自動的に行っても良いが、ここでは、図４に示した会議予約入力画面を介して、会議主催者が手入力する場合について説明する。会議名称入力部分１１には、開催される会議の名称が入力される。会議参加候補者入力部分１２には、会議に参加する予定の会議参加候補者について全員の氏名が入力される。会議開催候補期間入力部分１３には、会議の開催が望まれる日時帯における、一番早い候補日および一番遅い候補日が入力される。会議所要時間１４には、会議に必要な所要時間が入力される。ここで、会議に必要な所要時間は、たとえば、３０分単位で指定されてもよいが、これはあくまでも一例であって、本発明を限定しない。また、これらの指定情報が入力される順番における制限などは特に無い。
上記の会議予約基本情報が入力された状態で、確定する機能部分１５が選択されると、それまでに入力された各情報が確定される。入力が確定されると、入力装置１は、会議名称入力部分１１、会議参加候補者入力部分１２、会議開催候補期間入力部分１３および会議所要時間１４に入力された情報を読み出して記憶部２に渡す。記憶部２は、図３に示した会議予約基本情報レコードを作成し、入力された情報をこのレコードに格納する。
なお、上記の基本データが入力された状態で、キャンセル機能部分１６が選択されると、それまでに入力された指定情報が破棄されて、第１のステップＳ１が始めから再開する。第１のステップＳ１の次に、第２のステップＳ２が実行される。
（ステップＳ２）
第２のステップＳ２において、個人情報管理部３−１が、会議参加候補者に係る情報を入手する。個人情報管理部３−１は、まず、会議予約基本情報レコード２−１から、参加者氏名に係る情報を読み出して、会議参加候補者の人数を数える。個人情報管理部３−１は、次に、会議参加候補者のそれぞれについて、参加者氏名を用いて個人情報データベース５−１に格納された個人情報を検索する。ここで、個人情報は、例えば、個人ＩＤ、参加者氏名、所属名、勤務地、メールアドレスなどを含む。個人情報管理部３−１は、次に、会議参加候補者ごとに、個人ＩＤ、参加者氏名、所属名、勤務地、メールアドレスを取得して記憶部２に渡す。記憶部２は、会議参加候補者ごとに個人情報レコード２−２を用意し、個人情報管理部３−１から渡された個人情報が個人情報レコード２−２に格納される。第２のステップＳ２の次に、第３のステップＳ３が実行される。
第２のステップＳ２において、個人情報管理部３−１が、会議参加候補者に係る情報を入手する。個人情報管理部３−１は、まず、会議予約基本情報レコード２−１から、参加者氏名に係る情報を読み出して、会議参加候補者の人数を数える。個人情報管理部３−１は、次に、会議参加候補者のそれぞれについて、参加者氏名を用いて個人情報データベース５−１に格納された個人情報を検索する。ここで、個人情報は、例えば、個人ＩＤ、参加者氏名、所属名、勤務地、メールアドレスなどを含む。個人情報管理部３−１は、次に、会議参加候補者ごとに、個人ＩＤ、参加者氏名、所属名、勤務地、メールアドレスを取得して記憶部２に渡す。記憶部２は、会議参加候補者ごとに個人情報レコード２−２を用意し、個人情報管理部３−１から渡された個人情報が個人情報レコード２−２に格納される。第２のステップＳ２の次に、第３のステップＳ３が実行される。
（ステップＳ３）
第３のステップＳ３において、スケジュール管理部３−２が、会議参加候補者ごとのスケジュールに係る情報を入手する。スケジュール管理部３−２は、まず、会議予約基本情報レコード２−１に格納された参加者氏名を参照し、会議参加候補者の人数を数える。記憶部２は、個人スケジュール情報レコード２−３を、この人数の分だけ用意する。スケジュール管理部３−２は、次に、会議参加候補者のそれぞれについて、個人情報レコード２−２から個人ＩＤを読み出す。スケジュール管理部３−２は、会議参加候補者のそれぞれについて、読み出した個人ＩＤを、個人スケジュール情報レコード２−３に格納する。次に、スケジュール管理部３−２は、個人スケジュール情報レコード２−３を１件ずつ読み出す。スケジュール管理部３−２は、個人スケジュール情報レコード２−３に格納されている個人ＩＤに対応する参加者が会議開催候補期間中に参加するイベント情報の検索を、イベント情報レコード５−２１を格納したスケジュール管理システム５−２に依頼する。スケジュール管理システム５−２は、依頼された検索を行い、その結果をスケジュール管理部３−２に渡す。図１６は、本発明の実施形態によるイベント情報レコード５−２１の一例を示す。図１６のイベント情報レコード５−２１は、イベント名、開始日時、終了日時、開催地区および会議室番号を含む。ただし、図１６のイベント情報レコード５−２１は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
第３のステップＳ３において、スケジュール管理部３−２が、会議参加候補者ごとのスケジュールに係る情報を入手する。スケジュール管理部３−２は、まず、会議予約基本情報レコード２−１に格納された参加者氏名を参照し、会議参加候補者の人数を数える。記憶部２は、個人スケジュール情報レコード２−３を、この人数の分だけ用意する。スケジュール管理部３−２は、次に、会議参加候補者のそれぞれについて、個人情報レコード２−２から個人ＩＤを読み出す。スケジュール管理部３−２は、会議参加候補者のそれぞれについて、読み出した個人ＩＤを、個人スケジュール情報レコード２−３に格納する。次に、スケジュール管理部３−２は、個人スケジュール情報レコード２−３を１件ずつ読み出す。スケジュール管理部３−２は、個人スケジュール情報レコード２−３に格納されている個人ＩＤに対応する参加者が会議開催候補期間中に参加するイベント情報の検索を、イベント情報レコード５−２１を格納したスケジュール管理システム５−２に依頼する。スケジュール管理システム５−２は、依頼された検索を行い、その結果をスケジュール管理部３−２に渡す。図１６は、本発明の実施形態によるイベント情報レコード５−２１の一例を示す。図１６のイベント情報レコード５−２１は、イベント名、開始日時、終了日時、開催地区および会議室番号を含む。ただし、図１６のイベント情報レコード５−２１は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
スケジュール管理部３−２は、次に、個人ＩＤごとの個人イベント情報を、記憶部２における個人スケジュール情報レコード２−３に全て格納する。この動作は、会議参加候補者のそれぞれについて実行される。第３のステップＳ３の次に、第４のステップＳ４が実行される。
（ステップＳ４）
第４のステップＳ４において、スケジュール管理部３−２が、会議参加者全員の都合が良い日時を調整するため、参加者空き時間調整テーブル２−１４を作成する。スケジュール管理部３−２は、会議予約基本情報レコード２−１から会議開催候補期間を読み出し、空き時間調整テーブル２−１３のフォーマットを用いて、参加者空き時間調整テーブル２−１４を作成する。こうして作成された参加者空き時間調整テーブル２−１４は、読み出された会議開催候補期間分のレコード件数を持っている。スケジュール管理部３−２は、個人スケジュール情報レコード２−３からイベント情報を読み出し、参加者空き時間調整テーブル２−１４における該当する時間帯に、イベント情報フラグを設定する。この動作は、参加者の数およびイベントの数だけ実行されて、会議開催候補期間中の全ての会議参加者のイベントが原因で一人以上の参加者の都合がつかない日時帯が、参加者空き時間調整テーブル２−１４に格納される。第４のステップＳ４の次に、第５のステップＳ５が実行される。
第４のステップＳ４において、スケジュール管理部３−２が、会議参加者全員の都合が良い日時を調整するため、参加者空き時間調整テーブル２−１４を作成する。スケジュール管理部３−２は、会議予約基本情報レコード２−１から会議開催候補期間を読み出し、空き時間調整テーブル２−１３のフォーマットを用いて、参加者空き時間調整テーブル２−１４を作成する。こうして作成された参加者空き時間調整テーブル２−１４は、読み出された会議開催候補期間分のレコード件数を持っている。スケジュール管理部３−２は、個人スケジュール情報レコード２−３からイベント情報を読み出し、参加者空き時間調整テーブル２−１４における該当する時間帯に、イベント情報フラグを設定する。この動作は、参加者の数およびイベントの数だけ実行されて、会議開催候補期間中の全ての会議参加者のイベントが原因で一人以上の参加者の都合がつかない日時帯が、参加者空き時間調整テーブル２−１４に格納される。第４のステップＳ４の次に、第５のステップＳ５が実行される。
（ステップＳ５）
第５のステップＳ５において、会議室管理部３−３が、会議参加者の勤務地から開催地区ごとの人数を算出し、開催地区ごとに候補となる会議室の情報を入手する。会議室管理部３−３は、全ての個人情報レコード２−２からそれぞれの勤務地を読み出し、勤務地ごとの参加者人数を数える。記憶部２は、勤務地ごとに開催地区別会議室条件レコード２−４を用意し、開催地区および開催地区ごとの参加者人数が、開催地区別会議室条件レコード２−４に格納される。図１７は、本発明の実施形態による開催地区別会議室条件レコード２−４の一例である。図１７の開催地区別会議室条件レコード２−４は、地区および参加人数に係る条件を含む。ただし、図１７の開催地区別会議室条件２−４は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
第５のステップＳ５において、会議室管理部３−３が、会議参加者の勤務地から開催地区ごとの人数を算出し、開催地区ごとに候補となる会議室の情報を入手する。会議室管理部３−３は、全ての個人情報レコード２−２からそれぞれの勤務地を読み出し、勤務地ごとの参加者人数を数える。記憶部２は、勤務地ごとに開催地区別会議室条件レコード２−４を用意し、開催地区および開催地区ごとの参加者人数が、開催地区別会議室条件レコード２−４に格納される。図１７は、本発明の実施形態による開催地区別会議室条件レコード２−４の一例である。図１７の開催地区別会議室条件レコード２−４は、地区および参加人数に係る条件を含む。ただし、図１７の開催地区別会議室条件２−４は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
会議室管理部３−３は、開催地区別会議室条件レコード２−４ごとに、開催地区および開催地区ごとの人数を読み出す。会議室管理部３−３は、会議室予約システム５−３に対して、開催地区ごとに参加者人数を収容できる会議室を検索し、該当する会議室情報を全て取得する。会議室管理部３−３は、開催地区の会議室ごとの会議室番号、地区および収容人数に係る情報を、記憶部２の候補会議室リスト２−５に格納する。なお、記憶部２が事前に候補会議室リストを用意しておくことが望ましい。図１８は、本発明の実施形態による候補会議室リスト２−５の一例である。図１８の候補会議室リストは、地区、会議室番号および収容人数に係る情報を含んでいる。図１８の候補会議室リストは、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。この動作は、開催地区のそれぞれについて実行される。第５のステップＳ５の次に、第６のステップＳ６が実行される。
（ステップＳ６）
第６のステップＳ６において、会議室管理部３−３が、候補の会議室ごとに会議室の予約状況情報を入手する。会議室管理部３−３は、まず、候補会議室リスト２−５から、開催地区および会議室番号を１件ずつ読み出す。会議室管理部３−３は、次に、会議予約基本情報レコード２−１から、開催候補期間を読み出す。会議室管理部３−３は、会議室予約情報を格納する会議室予約システム５−３に対して、開催候補期間中の会議室ごとの予約情報を検索し、開催地区の会議室ごとに会議開催候補期間中の複数件の会議室予約情報を取得する。図１９は、本発明の実施形態による会議室予約情報レコード５−３１の一例である。図１９の会議室予約情報レコード５−３１は、地区、会議室番号、予約名、開始日時および終了日時に係る情報を含んでいる。図１９の会議室予約情報レコード５−３１は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
第６のステップＳ６において、会議室管理部３−３が、候補の会議室ごとに会議室の予約状況情報を入手する。会議室管理部３−３は、まず、候補会議室リスト２−５から、開催地区および会議室番号を１件ずつ読み出す。会議室管理部３−３は、次に、会議予約基本情報レコード２−１から、開催候補期間を読み出す。会議室管理部３−３は、会議室予約情報を格納する会議室予約システム５−３に対して、開催候補期間中の会議室ごとの予約情報を検索し、開催地区の会議室ごとに会議開催候補期間中の複数件の会議室予約情報を取得する。図１９は、本発明の実施形態による会議室予約情報レコード５−３１の一例である。図１９の会議室予約情報レコード５−３１は、地区、会議室番号、予約名、開始日時および終了日時に係る情報を含んでいる。図１９の会議室予約情報レコード５−３１は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
記憶部２は、会議室スケジュール情報レコード２−６を用意する。会議室管理部３−３は、会議室スケジュール情報レコード２−６に、候補会議室リスト２−５における地区、会議室番号および収容人数ならびに図１９に示した会議室ごとの会議室予約情報を格納する。この動作は、開催地区ごとの会議室のそれぞれについて実行される。第６のステップＳ６の次に、第７のステップＳ７が実行される。
（ステップＳ７）
第７のステップＳ７において、会議室管理部３−３が、開催地区ごとに、同じ開催地区の中で会議室が予約できる可能性のある時間帯の候補をまとめるために、記憶部２において地区ごとの空き会議室調整テーブルを作成する。まず、会議室管理部３−３が、会議予約基本情報レコード２−１から会議開催候補期間を読み出す。記憶部２は、会議開催候補期間分のレコード件数を持つ会議室別空き時間調整テーブル２−１５を用意する。図２０は、本発明の実施形態による会議室別空き時間調整テーブル２−１５の一例である。図２０の会議室別空き時間調整テーブル２−１５は、縦軸が日付を示し、横軸が時間を示す表の形式を有しており、それぞれの枠は、対応する日時におけるその会議室の空き時間や使用予定時間などを示している。ただし、図２０の会議室別空き時間テーブルは、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
第７のステップＳ７において、会議室管理部３−３が、開催地区ごとに、同じ開催地区の中で会議室が予約できる可能性のある時間帯の候補をまとめるために、記憶部２において地区ごとの空き会議室調整テーブルを作成する。まず、会議室管理部３−３が、会議予約基本情報レコード２−１から会議開催候補期間を読み出す。記憶部２は、会議開催候補期間分のレコード件数を持つ会議室別空き時間調整テーブル２−１５を用意する。図２０は、本発明の実施形態による会議室別空き時間調整テーブル２−１５の一例である。図２０の会議室別空き時間調整テーブル２−１５は、縦軸が日付を示し、横軸が時間を示す表の形式を有しており、それぞれの枠は、対応する日時におけるその会議室の空き時間や使用予定時間などを示している。ただし、図２０の会議室別空き時間テーブルは、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
会議室管理部３−３は、さらに、開催地区別会議室条件レコード件数から開催地区数を数える。記憶部２は、会議開催候補期間の数と同じレコード件数を持つ地区別会議室空き時間調整テーブル２−１６を、開催地区の数と同じ件数だけ用意する。会議室管理部３−３は、地区別会議室空き時間調整テーブル２−１６における全ての時間帯に、予約済フラグを立てる。会議室管理部３−３は、開催地区の会議室ごとに、会議室スケジュール情報レコード２−６から会議室予約情報を読み出し、会議室別空き時間調整テーブル２−１５の該当する時間帯に予約済フラグを立てる。会議室管理部３−３は、会議室別空き時間調整テーブル２−１５において予約済フラグの立っていない時間帯を読み出し、地区別会議室空き時間調整テーブル２−１６の該当する時間帯の予約済フラグを外す。会議室管理部３−３は、開催地区ごとの全ての会議室候補の会議室空き時間情報から、地区別会議室空き時間調整テーブル２−１６に空き時間情報を格納する。この動作は、開催地区のそれぞれについて実行される。第７のステップＳ７の次に、第８のステップＳ８が実行される。
（ステップＳ８）
第８のステップＳ８において、開催日時調整部３−４が、会議参加者全員の都合が良い日時帯の中で、全ての開催地区のそれぞれでいずれかの会議室が予約できる可能性のある時間帯の候補をまとめるために、会議開催候補時間テーブル２−１７を作成する。まず、開催日時調整部３−４が、会議予約基本情報レコード２−１から会議開催候補期間を読み出し、会議開催候補期間分のレコード件数を取得する。次に、記憶部２が、同じレコード件数を持つ会議開催候補時間テーブル２−１７を用意する。開催日時調整部３−４は、参加者空き時間調整テーブル２−１４のイベント情報フラグを、会議開催候補時間テーブル２−１７における該当する時間帯にコピーする。開催日時調整部３−４は、開催地区ごとに、地区別空き時間調整テーブル２−１６から予約済フラグのある時間帯を読み出して会議開催候補時間テーブル２−１７における該当する時間帯にフラグを設定する。この動作は、地区別空き時間調整テーブル４−４のレコードのそれぞれについて実行される。
第８のステップＳ８において、開催日時調整部３−４が、会議参加者全員の都合が良い日時帯の中で、全ての開催地区のそれぞれでいずれかの会議室が予約できる可能性のある時間帯の候補をまとめるために、会議開催候補時間テーブル２−１７を作成する。まず、開催日時調整部３−４が、会議予約基本情報レコード２−１から会議開催候補期間を読み出し、会議開催候補期間分のレコード件数を取得する。次に、記憶部２が、同じレコード件数を持つ会議開催候補時間テーブル２−１７を用意する。開催日時調整部３−４は、参加者空き時間調整テーブル２−１４のイベント情報フラグを、会議開催候補時間テーブル２−１７における該当する時間帯にコピーする。開催日時調整部３−４は、開催地区ごとに、地区別空き時間調整テーブル２−１６から予約済フラグのある時間帯を読み出して会議開催候補時間テーブル２−１７における該当する時間帯にフラグを設定する。この動作は、地区別空き時間調整テーブル４−４のレコードのそれぞれについて実行される。
開催日時調整部３−４は、会議予約基本情報レコード２−１から会議所要時間を読み出す。開催日時調整部３−４は、会議開催候補時間テーブル２−１７においてフラグが設定されていない時間帯から、会議所要時間分の空き時間が取れない時間帯を抽出し、これらの時間帯に予約できない時間としてのフラグを設定する。その結果、図１０に示した会議開催候補時間テーブル２−１７が得られる。第８のステップＳ８の次に、第９のステップＳ９が実行される。
（ステップＳ９）
第９のステップＳ９において、会議室管理部３−３は、候補となる会議室を仮押さえする。まず、会議室管理部３−３が、会議予約基本情報レコード２−１から、会議所要時間を読み出す。会議室管理部３−３は、さらに、会議開催候補時間テーブル２−１７を読み出し、会議所要時間を確保できる会議開催候補日時帯を抽出する。会議室管理部３−３は、抽出した会議開催候補日時帯および会議室スケジュール情報レコード２−６を照らし合わせて、候補時間ごとに会議開催候補時間に予約が入っていない会議室番号を取得する。この結果に基づいて、記憶部２は、仮押さえ会議室候補情報レコード２−７を用意する。図２１は、本発明の実施形態による仮押さえ会議室候補情報レコード２−７の一例である。図２１の仮押さえ会議室候補情報レコード２−７は、会議候補時間における開始日時、終了日時および予約可否、ならびに、空き会議室情報ごとの開催地区および会議室番号に係る情報を含んでいる。ただし、図２１の仮押さえ会議室候補情報レコード２−７は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
第９のステップＳ９において、会議室管理部３−３は、候補となる会議室を仮押さえする。まず、会議室管理部３−３が、会議予約基本情報レコード２−１から、会議所要時間を読み出す。会議室管理部３−３は、さらに、会議開催候補時間テーブル２−１７を読み出し、会議所要時間を確保できる会議開催候補日時帯を抽出する。会議室管理部３−３は、抽出した会議開催候補日時帯および会議室スケジュール情報レコード２−６を照らし合わせて、候補時間ごとに会議開催候補時間に予約が入っていない会議室番号を取得する。この結果に基づいて、記憶部２は、仮押さえ会議室候補情報レコード２−７を用意する。図２１は、本発明の実施形態による仮押さえ会議室候補情報レコード２−７の一例である。図２１の仮押さえ会議室候補情報レコード２−７は、会議候補時間における開始日時、終了日時および予約可否、ならびに、空き会議室情報ごとの開催地区および会議室番号に係る情報を含んでいる。ただし、図２１の仮押さえ会議室候補情報レコード２−７は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
記憶部２は、図１１に示した予約済み会議室情報レコード２−８を、候補時間ごとに用意する。会議室管理部３−３は、会議候補時間情報を予約済み会議室情報レコード２−８に格納する。会議室管理部３−３は、会議開催候補時間ごとに、会議室予約システム５−３に対して、会議開催候補時間、開催地区および会議室番号を送信する。会議室予約システム５−３は、受信した会議開催候補時間、開催地区および会議室番号に基づいて、会議室予約を行う。会議室予約システム５−３が会議室予約に失敗した場合は、別の会議室番号で再度予約を試みる。この再試行を行うたびに、会議室管理部３−３が会議室予約システム５−３を制御することが望ましい。会議室予約システム５−３が会議室予約に成功した場合は、会議室管理部３−３がその報告を受けた上で、会議開催候補時間、開催地区および会議室番号を記憶部２に渡す。会議室の予約の結果は、予約済み会議室情報レコード２−８に登録される。
開催地区ごとに１つでも会議室の予約に成功したら、同じ開催地区の他の会議室に係る予約は不要となるので飛ばされて、別開催地区における会議室の予約の試みに移る。ここで、同じ開催地区の会議室予約がすべて失敗した場合、仮押さえ会議室候補情報レコード２−７の該当する会議候補時間の予約可否が否に設定される。このとき、予約済み会議室情報レコード２−８において、予約済み会議室に既に予約済みの他の開催地区の会議室情報がある場合、会議室管理部３−３が該当する開催地区と会議室番号を読み出す。
会議室管理部３−３は、読み出した情報に基づいて、会議室予約の取消を会議室予約システム５−３に対して依頼する。その結果、予約済み会議室情報レコード２−８から、予約を取消した時間帯の会議候補時間のレコードが削除される。この動作は、会議開催候補時間が尽きるまで繰り返される。第９のステップＳ９の次に、第１０のステップＳ１０が実行される。
会議室管理部３−３は、読み出した情報に基づいて、会議室予約の取消を会議室予約システム５−３に対して依頼する。その結果、予約済み会議室情報レコード２−８から、予約を取消した時間帯の会議候補時間のレコードが削除される。この動作は、会議開催候補時間が尽きるまで繰り返される。第９のステップＳ９の次に、第１０のステップＳ１０が実行される。
（ステップＳ１０）
第１０のステップＳ１０において、開催日時調整部３−４が、会議参加者の希望時間帯を確認するため、会議開催情報を作成する。開催日時調整部３−４は、個人情報レコード２−２の件数を読み出し、同じ件数の会議時間候補リスト２−９を作成し、レコードごとに個人ＩＤと勤務地を格納する。図２２は、本発明の実施形態による会議時間候補リスト２−９の一例である。図２２の会議時間候補リスト２−９は、個人ＩＤ、勤務地ならびに会議候補時間ごとの開始日時、終了日時、会議室番号および優先重み付けに係る情報を含んでいる。ただし、図２２の会議時間候補リスト２−９は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
第１０のステップＳ１０において、開催日時調整部３−４が、会議参加者の希望時間帯を確認するため、会議開催情報を作成する。開催日時調整部３−４は、個人情報レコード２−２の件数を読み出し、同じ件数の会議時間候補リスト２−９を作成し、レコードごとに個人ＩＤと勤務地を格納する。図２２は、本発明の実施形態による会議時間候補リスト２−９の一例である。図２２の会議時間候補リスト２−９は、個人ＩＤ、勤務地ならびに会議候補時間ごとの開始日時、終了日時、会議室番号および優先重み付けに係る情報を含んでいる。ただし、図２２の会議時間候補リスト２−９は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
開催日時調整部３−４は、予約済み会議室情報レコード２−８から、会議候補時間を読み出す。開催日時調整部３−４は、さらに、個人情報レコード３−２の勤務地に該当する予約済み会議室情報を、予約済み会議室情報レコード２−８から読み出す。開催日時調整部３−４は、読み出した情報を、会議時間候補リスト２−９に、会議候補時間における開始日時、終了日時および会議室番号として格納する。第１０のステップＳ１０の次に、第１１のステップＳ１１が実行される。
（ステップＳ１１）
第１１のステップＳ１１において、メール管理部３−５が、会議参加者に会議開催調整メールを送信する。なお、会議開催調整の連絡方法として、ここでは一般的な電子メールを用いて参加者が手入力で返信する場合について説明する。しかし、例えば、参加者全員が個人的に加入している既存のスケジュール管理システムなどがあればこのシステムを介して自動的に行っても良い。メール管理部３−５は、会議予約基本情報レコード２−１から、会議名および参加者リストを読み出する。メール管理部３−５は、また、個人情報レコード２−２から個人情報を読み出す。メール管理部３−５は、さらに、予約済み会議室情報レコード２−８から会議候補時間および予約済み会議室情報を読み出す。メール管理部３−５は、読み出したこれらの情報に基づいて、参加者ごとに送信メール文３−５１を作成する。図２３は、本発明の実施形態による送信メール文３−５１の一例である。図２３の送信メール文３−５１は、会議名と、参加者の氏名と、会議候補時間および予約済み会議室情報を羅列した開催候補リストとを含んでいる。ただし、図２３の送信メール文３−５１は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
第１１のステップＳ１１において、メール管理部３−５が、会議参加者に会議開催調整メールを送信する。なお、会議開催調整の連絡方法として、ここでは一般的な電子メールを用いて参加者が手入力で返信する場合について説明する。しかし、例えば、参加者全員が個人的に加入している既存のスケジュール管理システムなどがあればこのシステムを介して自動的に行っても良い。メール管理部３−５は、会議予約基本情報レコード２−１から、会議名および参加者リストを読み出する。メール管理部３−５は、また、個人情報レコード２−２から個人情報を読み出す。メール管理部３−５は、さらに、予約済み会議室情報レコード２−８から会議候補時間および予約済み会議室情報を読み出す。メール管理部３−５は、読み出したこれらの情報に基づいて、参加者ごとに送信メール文３−５１を作成する。図２３は、本発明の実施形態による送信メール文３−５１の一例である。図２３の送信メール文３−５１は、会議名と、参加者の氏名と、会議候補時間および予約済み会議室情報を羅列した開催候補リストとを含んでいる。ただし、図２３の送信メール文３−５１は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
メール管理部３−５は、メールシステム５−４に対して、参加者のそれぞれについてメールアドレスおよびメール文を渡し、メール送信を依頼する。メールシステム５−４は、渡された全てのメールアドレスに向けて、対応するメール文を本文とする電子メールを送信する。第１１のステップＳ１１の次に、第１２のステップＳ１２が実行される。
（ステップＳ１２）
第１２のステップＳ１２において、メール管理部３−５が返信メールを解析し、開催日時調整部３−４が候補時間の優先順位を確定する。メール管理部３−５は、メールシステム５−４を介して参加者ごとの返信メール文３−５２を受け取る。図２４は、本発明の実施形態による返信メール文３−５２の一例である。図２４の返信メール文３−５２は、開催候補時間ごとの重み付け情報を含んでいる。ただし、図２４の返信メール文３−５２は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
第１２のステップＳ１２において、メール管理部３−５が返信メールを解析し、開催日時調整部３−４が候補時間の優先順位を確定する。メール管理部３−５は、メールシステム５−４を介して参加者ごとの返信メール文３−５２を受け取る。図２４は、本発明の実施形態による返信メール文３−５２の一例である。図２４の返信メール文３−５２は、開催候補時間ごとの重み付け情報を含んでいる。ただし、図２４の返信メール文３−５２は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
メール管理部３−５は、会議優先重み付けテーブル２−１８に基づいて、開催候補時間の重み付け情報を算出する。図２５は、本発明の実施形態による会議優先重み付けテーブル２−１８の一例である。図２５の会議優先重み付けテーブル２−１８は、開催候補時間ごとの重み付け情報に係る、記号および数値の対応関係を含んでいる。ただし、図２５の会議優先重み付けテーブル２−１８は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
メール管理部３−５は、開催日時調整部３−４に会議候補時間の重み付け情報を渡す。開催日時調整部３−４は、渡された会議候補時間の重み付け情報を、参加者ごとの会議時間候補リスト２−９における会議候補時間の優先重み付けに設定する。第１２のステップＳ１２の次に、第１３のステップＳ１３が実行される。
（ステップＳ１３）
第１３のステップＳ１３において、調整部３−４が、参加者ごとの優先重み付けを累積して会議開催日程を決定する。開催日時調整部３−４が、会議時間調整レコード２−１０を作成する。図２６は、本発明の実施形態による会議時間調整レコード２−１０の一例である。図２６の会議時間調整レコード２−１０は、会議候補時間における開始日時および終了日時ならびに予約済み会議室情報ごとの開催地区、会議室番号および優先重み付けに係る情報を含んでいる。ただし、図２６の会議時間調整レコード２−１０は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
第１３のステップＳ１３において、調整部３−４が、参加者ごとの優先重み付けを累積して会議開催日程を決定する。開催日時調整部３−４が、会議時間調整レコード２−１０を作成する。図２６は、本発明の実施形態による会議時間調整レコード２−１０の一例である。図２６の会議時間調整レコード２−１０は、会議候補時間における開始日時および終了日時ならびに予約済み会議室情報ごとの開催地区、会議室番号および優先重み付けに係る情報を含んでいる。ただし、図２６の会議時間調整レコード２−１０は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
開催日時調整部３−４は、会議参加者ごとに、会議時間候補リスト２−９から、会議候補時間に係る情報を読み出す。調整部３−４は、会議候補時間ごとに作成した、会議時間調整レコード２−１０において、優先重み付けの値を累積して格納する。ここで、メールの返信があった全ての参加者が指定した優先重み付けの値を累積する。
調整部３−４は、会議時間調整レコード２−１０の中から、優先重み付けの値が一番大きいレコードを選び出し、会議開催時間として決定する。調整部３−４は、決定会議室情報レコード２−１１を作成する。図２７は、本発明の実施形態による決定会議室情報レコード２−１１の一例である。図２７の決定会議室情報レコード２−１１は、会議時間における開始日時および終了日時ならびに地区別会議室ごとの開催地区および会議室番号に係る情報を含んでいる。ただし、図２７の決定会議室情報レコード２−１１は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
調整部３−４は、決定した会議開催時間を、決定会議室情報レコード２−１１に格納する。調整部３−４は、予約済み会議室情報レコード２−８から、決定した会議開催時間に該当するデータを読み出す。調整部３−４は、予約済み会議室情報を、決定会議室情報レコード２−１１の会議室リストに格納する。この動作は、開催地区のそれぞれについて実行される。第１３のステップＳ１３の次に、第１４のステップＳ１４が実行される。
（ステップＳ１４）
第１４のステップＳ１４において、会議室管理部３−３は、仮押さえしていた会議室の予約を解除する。会議室管理部３−３は、予約済み会議室情報レコード２−８から、会議候補時間を読み出す。会議室管理部３−３は、同じ会議候補時間の予約済み会議室情報を１件ずつ読み出し、会議室情報および会議候補時間に基づいて、会議室予約の取消を会議室予約システム５−３に対して依頼する。
第１４のステップＳ１４において、会議室管理部３−３は、仮押さえしていた会議室の予約を解除する。会議室管理部３−３は、予約済み会議室情報レコード２−８から、会議候補時間を読み出す。会議室管理部３−３は、同じ会議候補時間の予約済み会議室情報を１件ずつ読み出し、会議室情報および会議候補時間に基づいて、会議室予約の取消を会議室予約システム５−３に対して依頼する。
同じ会議候補時間の全ての予約済み会議室の取消が完了したら、会議室管理部３−３は、記憶部２に対して、図１１に示した予約済み会議室情報の該当する会議候補時間のレコードの削除を依頼する。記憶部２は指示されたレコードを削除する。この動作は、会議開催が決定した時間以外の全ての予約済み会議室情報レコードの会議室予約が取り消されて、かつ、該当レコードが削除されるまで、繰り返される。第１４のステップＳ１４の次に、第１５のステップＳ１５が実行される。
（ステップＳ１５）
第１５のステップＳ１５において、開催日時調整部３−４は、開催通知を出すため、会議開催情報を作成する。開催日時調整部３−４は、個人情報レコード２−２の件数を読み出し、同じ件数の会議開催情報レコード２−１２を記憶部２に作成し、レコードごとに個人ＩＤと勤務地を格納する。図２８は、本発明の実施形態による会議開催情報レコード２−１２の一例である。図２８の会議開催情報レコード２−１２は、個人ＩＤ、勤務地、会議時間における開始日時および終了日時ならびに会議室番号を含んでいる。ただし、図２８の会議開催情報レコード２−１２は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
第１５のステップＳ１５において、開催日時調整部３−４は、開催通知を出すため、会議開催情報を作成する。開催日時調整部３−４は、個人情報レコード２−２の件数を読み出し、同じ件数の会議開催情報レコード２−１２を記憶部２に作成し、レコードごとに個人ＩＤと勤務地を格納する。図２８は、本発明の実施形態による会議開催情報レコード２−１２の一例である。図２８の会議開催情報レコード２−１２は、個人ＩＤ、勤務地、会議時間における開始日時および終了日時ならびに会議室番号を含んでいる。ただし、図２８の会議開催情報レコード２−１２は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
開催日時調整部３−４は、決定会議室情報レコード２−１１から会議室リストを読み出す。開催日時調整部３−４は、読み出した会議室リストから、個人情報レコード２−２の勤務地に該当する会議室情報を読み出す。開催日時調整部３−４は、会議参加者のそれぞれについて、会議開催情報レコード２−１２に、開始日時、終了日時および会議室番号を格納する。第１５のステップＳ１５の次に、第１６のステップＳ１６および第１７のステップＳ１７が実行される。
（ステップＳ１６）
第１６のステップＳ１６において、スケジュール管理部３−２が、会議参加者のスケジュールに会議情報を登録する。スケジュール管理部３−２は、会議開催情報レコード２−１２から、個人ＩＤ、会議開始日時、会議終了日時および会議室番号を読み出す。スケジュール管理部３−２は、該当する個人ＩＤの個人のスケジュールに、読み出した会議情報を登録するよう、スケジュール管理システム５−２に対して依頼する。
第１６のステップＳ１６において、スケジュール管理部３−２が、会議参加者のスケジュールに会議情報を登録する。スケジュール管理部３−２は、会議開催情報レコード２−１２から、個人ＩＤ、会議開始日時、会議終了日時および会議室番号を読み出す。スケジュール管理部３−２は、該当する個人ＩＤの個人のスケジュールに、読み出した会議情報を登録するよう、スケジュール管理システム５−２に対して依頼する。
（ステップＳ１７）
第１７のステップにおいて、メール管理部３−５が、会議参加者へ開催通知をメール送信する。メール管理部３−５は、会議予約基本情報レコード２−１から会議名と参加者リストを読み出す。メール管理部３−５は、個人情報レコード２−２から個人情報を読み出す。メール管理部３−５は、会議開催情報レコード２−１２から会議開始日時と会議修了日時と会議室番号を読み出す。メール管理部３−５は、参加者ごとに送信メール文３−５３を作成する。図２９は、本発明の実施形態による送信メール文３−５３の一例である。図２９の送信メール文３−５３は、参加者の氏名、会議開始日時、会議終了日時および会議室番号を含んでいる。ただし、図２９の送信メール文３−５３は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
第１７のステップにおいて、メール管理部３−５が、会議参加者へ開催通知をメール送信する。メール管理部３−５は、会議予約基本情報レコード２−１から会議名と参加者リストを読み出す。メール管理部３−５は、個人情報レコード２−２から個人情報を読み出す。メール管理部３−５は、会議開催情報レコード２−１２から会議開始日時と会議修了日時と会議室番号を読み出す。メール管理部３−５は、参加者ごとに送信メール文３−５３を作成する。図２９は、本発明の実施形態による送信メール文３−５３の一例である。図２９の送信メール文３−５３は、参加者の氏名、会議開始日時、会議終了日時および会議室番号を含んでいる。ただし、図２９の送信メール文３−５３は、あくまでも一例であって、本発明を限定しない。
メール管理部３−５は、メールシステム５−４に対して、参加者ごとに参加者のメールアドレスとメール文を渡し、メール送信を依頼する。メールシステム５−４は、渡された全てのメールアドレスに対して、対応するメール文を本文とする電子メールの送信を行う。
本発明の会議条件調整システムおよび会議条件調整方法によって得られる効果について説明する。第１の効果は、遠隔地に分散する業務形態においても、必要最低限の情報を指定するだけで、会議開催の日程を調整し、会議室を確保するための工数を削減できることにある。その理由は、会議参加者のスケジュールや勤務地の情報をスケジュール管理システムから一括して情報入手し比較できるためである。
第２の効果は、遠隔地に分散する業務形態においても、各勤務地の会議室予約を個別に手分けして行うのではなく、本装置において一括して会議室を仮予約することで、日程調整している間に当該の会議室の予約を逃してしまうことを回避できることにある。その理由は、会議参加者のスケジュールや勤務地の情報を用いて本装置にて会議開催候補となる時間帯を全て算出し、必要な会議室の収容人数を算出し、その情報に基づいて会議室予約システムから一括して仮予約を行うことができるためである。
第３の効果は、遠隔地に分散する業務形態においても、必要最低限の情報を指定するだけで、会議開催通知を発信するための工数を削減できることにある。その理由は、会議参加者各々の勤務地で確保した会議室情報を、会議参加者全員に一括して通知することができるためである。
さらに、本発明の会議条件調整システムおよび会議条件調整方法は、個人情報データベース、スケジュール管理システム、会議室予約システムおよびメールシステムが既に導入されているシステムにおいても、ネットワークに適宜に接続するだけで、容易に追加導入することが出来る、という特徴を有している。
１ 入力装置
２ 記憶部
２−１ 会議予約基本情報レコード
２−２ 個人情報レコード
２−３ 個人スケジュール情報レコード
２−４ 開催地区別会議室条件レコード
２−５ 候補会議室リスト
２−６ 会議室スケジュール情報レコード
２−７ 仮押さえ会議室候補情報レコード
２−８ 予約済み会議室情報レコード
２−９ 会議時間候補リスト
２−１０ 会議時間調整レコード
２−１１ 決定会議室情報レコード
２−１２ 会議開催情報レコード
２−１３ 空き時間調整テーブル
２−１４ 参加者空き時間調整テーブル
２−１５ 会議室別空き時間調整テーブル
２−１６ 地区別空き時間調整テーブル
２−１７ 会議開催候補時間テーブル
２−１８ 会議優先重み付けテーブル
３ 計算部
３−１ 個人情報管理部
３−２ スケジュール管理部
３−３ 会議室管理部
３−４ 開催日時調整部
３−５ メール管理部
３−５１ 送信メール文
３−５２ 返信メール文
３−５３ 送信メール文
４ 出力部
５−１ 個人情報データベース
５−１１ 会議予約入力画面
５−２ スケジュール管理システム
５−２１ イベント情報レコード
５−３ 会議室予約システム
５−３１ 会議室予約情報レコード
５−４ メールシステム
２ 記憶部
２−１ 会議予約基本情報レコード
２−２ 個人情報レコード
２−３ 個人スケジュール情報レコード
２−４ 開催地区別会議室条件レコード
２−５ 候補会議室リスト
２−６ 会議室スケジュール情報レコード
２−７ 仮押さえ会議室候補情報レコード
２−８ 予約済み会議室情報レコード
２−９ 会議時間候補リスト
２−１０ 会議時間調整レコード
２−１１ 決定会議室情報レコード
２−１２ 会議開催情報レコード
２−１３ 空き時間調整テーブル
２−１４ 参加者空き時間調整テーブル
２−１５ 会議室別空き時間調整テーブル
２−１６ 地区別空き時間調整テーブル
２−１７ 会議開催候補時間テーブル
２−１８ 会議優先重み付けテーブル
３ 計算部
３−１ 個人情報管理部
３−２ スケジュール管理部
３−３ 会議室管理部
３−４ 開催日時調整部
３−５ メール管理部
３−５１ 送信メール文
３−５２ 返信メール文
３−５３ 送信メール文
４ 出力部
５−１ 個人情報データベース
５−１１ 会議予約入力画面
５−２ スケジュール管理システム
５−２１ イベント情報レコード
５−３ 会議室予約システム
５−３１ 会議室予約情報レコード
５−４ メールシステム
Claims (8)
- 複数の地区に配置されてネットワークで接続された複数の会議室において複数の参加者が行う会議の条件を調整する会議条件調整システムであって、
前記複数の参加者の全員にとって都合の良い日時帯を抽出した参加者空き時間調整テーブルに基づいて、前記全員にとって都合の良い日時帯において予約可能な会議室を前記複数の地区のそれぞれについて抽出した地区別空き時間調整テーブルを作成する会議室管理部と、
前記地区毎の空き会議室テーブルに基づいて、前記複数の参加者の全員にとって都合が良く、かつ、前記複数の地区の全てにおいて所定の条件を満たす会議室が予約可能である日時帯を抽出した会議開催候補時間テーブルを作成する開催日時調整部と
を具備し、
前記所定の条件は、
前記会議室に、前記複数の参加者のうち前記会議室を利用する人数が収容可能であることと、
前記予約可能である日時帯に、前記会議の開催予定時間が収まることと
を含む
会議条件調整システム。 - 請求項１に記載の会議条件調整システムにおいて、
前記会議室管理部は、前記会議開催候補時間テーブルに基づいて、前記所定の条件を満たす会議室を予約し、前記会議の開催日時帯が決定した後に、前記予約した会議室のうち、不要となった会議室の予約を解除する
会議条件調整システム。 - 請求項１または２に記載の会議条件調整システムにおいて、
前記会議開催候補時間テーブルに基づいて、前記会議が開催可能な候補時間を、前記複数の参加者に通知するメール管理部
をさらに具備し、
前記メール管理部は、前記複数の参加者からの返信メールを解析して前記会議の開催日時帯を決定し、前記会議の開催日時帯を前記複数の参加者に通知する
会議条件調整システム。 - 請求項１〜３のいずれかに記載の会議条件調整システムにおいて、
前記会議における前記複数の参加者および開催日時帯に係る条件を入力する入力装置と、
前記複数の参加者のそれぞれにおける個人情報を管理する個人情報管理部と、
前記複数の参加者のそれぞれにおけるスケジュールを個人スケジュール情報レコードとして抽出し、前記個人スケジュール情報レコードに基づいて、前記空き時間調整テーブルを作成するスケジュール管理部と
をさらに具備し、
前記スケジュール管理部は、
前記会議の開催日時帯が決定した後に、前記会議を前記複数の参加者のそれぞれにおける個人スケジュール情報レコードに登録する
会議条件調整システム。 - 複数の地区に配置されてネットワークで接続された複数の会議室において複数の参加者が行う会議の条件を調整する会議条件調整方法であって、
前記複数の参加者の全員にとって都合の良い日時帯を抽出した参加者空き時間調整テーブルに基づいて、前記全員にとって都合の良い日時帯において予約可能な会議室を前記複数の地区のそれぞれについて抽出した地区別空き時間調整テーブルを作成するステップと、
前記地区毎の空き会議室テーブルに基づいて、前記複数の参加者の全員にとって都合が良く、かつ、前記複数の地区の全てにおいて所定の条件を満たす会議室が予約可能である日時帯を抽出した会議開催候補時間テーブルを作成するステップと
を具備し、
前記所定の条件は、
前記会議室に、前記複数の参加者のうち前記会議室を利用する人数が収容可能であることと、
前記予約可能である日時帯に、前記会議の開催予定時間が収まることと
を含む
会議条件調整方法。 - 請求項５に記載の会議条件調整方法において、
前記会議開催候補時間テーブルに基づいて、前記所定の条件を満たす会議室を予約するステップと、
前記会議の開催日時帯が決定した後に、前記予約した会議室のうち、不要となった会議室の予約を解除するステップと
をさらに具備する
会議条件調整方法。 - 請求項５または６に記載の会議条件調整方法において、
前記会議開催候補時間テーブルに基づいて、前記会議が開催可能な候補時間を、前記複数の参加者に通知するステップと、
前記メール管理部は、前記複数の参加者からの返信メールを解析して前記会議の開催日時帯を決定するステップと、
前記会議の開催日時帯を前記複数の参加者に通知するステップと
をさらに具備する
会議条件調整方法。 - 請求項５〜７のいずれかに記載の会議条件調整方法に置いて、
前記会議における前記複数の参加者および開催日時帯に係る条件を入力するステップと、
前記複数の参加者のそれぞれにおける個人情報を管理するステップと、
前記複数の参加者のそれぞれにおけるスケジュールを個人スケジュール情報レコードとして抽出するステップと、
前記個人スケジュール情報レコードに基づいて、前記空き時間調整テーブルを作成するステップと、
前記会議の開催日時帯が決定した後に、前記会議を前記複数の参加者のそれぞれにおける個人スケジュール情報レコードに登録するステップと
をさらに具備する
会議条件調整方法。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2011038423A JP2012174194A (ja) | 2011-02-24 | 2011-02-24 | 会議条件調整システム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2011038423A JP2012174194A (ja) | 2011-02-24 | 2011-02-24 | 会議条件調整システム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2012174194A true JP2012174194A (ja) | 2012-09-10 |
Family
ID=46977012
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2011038423A Withdrawn JP2012174194A (ja) | 2011-02-24 | 2011-02-24 | 会議条件調整システム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2012174194A (ja) |
Cited By (6)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| EP2741158A2 (en) | 2012-12-10 | 2014-06-11 | Eneres Co., Ltd. | Schedule management system and program |
| JPWO2020153336A1 (ja) * | 2019-01-21 | 2021-10-14 | Ａｃａｌｌ株式会社 | 情報処理装置、情報処理方法、及びプログラム |
| JP2021192319A (ja) * | 2017-10-26 | 2021-12-16 | 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社 | 装置、端末、サーバ、管理システム及びプログラム |
| US20210398028A1 (en) * | 2020-06-22 | 2021-12-23 | Beijing Baidu Netcom Science And Technology Co., Ltd. | Automatic reservation of a conference |
| US11521603B2 (en) | 2020-06-30 | 2022-12-06 | Beijing Baidu Netcom Science And Technology Co., Ltd. | Automatically generating conference minutes |
| JP7442492B2 (ja) | 2021-12-08 | 2024-03-04 | Ｌｉｎｅヤフー株式会社 | 情報処理装置、情報処理方法及び情報処理プログラム |
-
2011
- 2011-02-24 JP JP2011038423A patent/JP2012174194A/ja not_active Withdrawn
Cited By (10)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| EP2741158A2 (en) | 2012-12-10 | 2014-06-11 | Eneres Co., Ltd. | Schedule management system and program |
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| JPWO2020153336A1 (ja) * | 2019-01-21 | 2021-10-14 | Ａｃａｌｌ株式会社 | 情報処理装置、情報処理方法、及びプログラム |
| JP7357372B2 (ja) | 2019-01-21 | 2023-10-06 | Ａｃａｌｌ株式会社 | 情報処理装置、情報処理方法、及びプログラム |
| US20210398028A1 (en) * | 2020-06-22 | 2021-12-23 | Beijing Baidu Netcom Science And Technology Co., Ltd. | Automatic reservation of a conference |
| JP2022002074A (ja) * | 2020-06-22 | 2022-01-06 | ベイジン バイドゥ ネットコム サイエンス テクノロジー カンパニー リミテッド | コンピュータによって実現される会議予約方法、装置、機器及び媒体 |
| JP7222965B2 (ja) | 2020-06-22 | 2023-02-15 | ベイジン バイドゥ ネットコム サイエンス テクノロジー カンパニー リミテッド | コンピュータによって実現される会議予約方法、装置、機器及び媒体 |
| US11521603B2 (en) | 2020-06-30 | 2022-12-06 | Beijing Baidu Netcom Science And Technology Co., Ltd. | Automatically generating conference minutes |
| JP7442492B2 (ja) | 2021-12-08 | 2024-03-04 | Ｌｉｎｅヤフー株式会社 | 情報処理装置、情報処理方法及び情報処理プログラム |
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