JP2011124832A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 ユーザが、プリントデータの保存先情報を含むＱＲコードを記載したカバーページの選択を、容易にできるようにする
【解決手段】 プリントデータの保存先情報を含むＱＲコードと、ユーザが入力した説明情報と、プリントデータの少なくとも１ページ分の縮小画像とを、フォーマットに従い１枚の用紙にプリントする。
【選択図】 図２

Description

この発明は、プリントデータの保存先情報を、光学的に読み取り可能なコードにコード化してカバーページに記載するシステムに関する。このシステムでは、カバーページをプリントすると共に、カバーページをスキャンして文書の全ページをプリントする。

文書管理システムでは、プリントデータの保存先情報をコード化したＱＲコードなどの光学的に読み取り可能なコードと、プリントデータとを合成して、先頭ページとしてプリントすることが知られている。ユーザは、先頭ページをスキャンさせ、文書の全ページを必要部数プリントする。保存先情報をコード化して先頭ページに記載しておくと、先頭ページをスキャンして、画像品質が劣化しないコピーをその都度行える（特許文献１：JP2009-188595A）。

先頭ページにプリントデータの保存先情報をコード化して記載する場合に、以下の様な問題がある。
・保存先情報をコード化して記載した先頭ページからは文書の内容が分かりにくく、複数の文書が有る場合に、ユーザがどの先頭ページを読み取らせて所望する文書をプリントするかを判断することが困難である。
・保存先情報を含んだコードの記載位置にプリントデータがあれば、プリントデータにコードが上書きされて内容が読み取り難くなることがある。
・ユーザは、先頭ページを複数枚管理するので、先頭ページに保存先情報を含んだコードが記載されているだけでは、誤って廃棄する恐れがある。

JP2009-188595A

この発明の課題は、カバーページにプリントデータの内容を説明する情報を記載して、ユーザによるカバーページの選択を容易にすることにある。

この発明の文書管理システムは、プリントデータを記憶する記憶部と、スキャナと、プリンタとを備える文書管理システムであって、プリントデータ毎の保存先情報を光学的に読み取り可能なコードにコード化するコード生成部と、前記コードをデコードするデコード部とを設けて、前記コードを記載したページをプリントすると共に、前記ページのスキャンにより取得したコードをデコードすることにより、プリントデータの保存先情報を取得して文書の全ページをプリントするように構成した、文書管理システムにおいて、
カバーページの定型パターンを記憶するための定型パターンの記憶部と、前記定型パターンに従って、前記コードと説明情報とを配置したカバーページを作成するためのカバーページ作成部、とを設けたことを特徴とする。
光学的に読み取り可能なコードは、例えばＱＲコード（登録商標）やＰＤＦ４１７コード、DataMatrixなどの２次元コード、及びバーコードなどの１次元コードなどである。

カバーページに、文書を説明する情報を記載するので、ユーザはカバーページから文書の内容が判別でき、複数枚のカバーページからプリントしたい文書のカバーページを容易に選択できる。またカバーページのフォーマットは定型パターンとして記憶されているので、カバーページであることに気付かず間違って廃棄することが無い。コードを記載したカバーページの見づらさ及び利用のしにくさを解消でき、扱いやすいカバーページを提供できる。
またコード及び説明情報をカバーページに記載する位置がそれぞれ定まっているので、プリントデータにコードを上書きすることが無く、読みにくくなることもない。

好ましくは、前記説明情報をユーザがマニュアル入力するための入力部を設けたので、ユーザは文書内容を示す最適な情報をカバーページに記載することができる。

また好ましくは、前記入力部は、前記文書管理システムが備える文書管理装置の操作パネルあるいはＬＡＮで接続されているパーソナルコンピュータの入力部である。

さらに好ましくは、前記カバーページ作成部は、プリントデータの少なくとも１ページ分の縮小画像を配置したカバーページを作成する。カバーページにプリントデータの縮小画像を記載するので、必要な文書が分かり易くなる。

またさらに好ましくは、前記説明情報の記憶部と、キーワードの入力部と、前記入力部から入力されたキーワードで前記説明情報の記憶部から説明情報を検索してプリントデータの保存先を取得するための検索部、とを設けるので、説明情報をキーワードとしてプリントデータを検索できる。

実施例の複合機のブロック図 実施例でのカバーページ作成部のブロック図 実施例でのカバーページの作成と、保存するプリントデータのプリントとを説明するための図 実施例でのカバーページを作成するためのアルゴリズムを示すフローチャート

以下に本発明を実施するための最適実施例を示す。

図１〜図４に、複合機２を例に実施例を示す。４はＬＡＮで、６はパーソナルコンピュータで、８はルータで、インターネット１０と複合機２及びパーソナルコンピュータ６を接続する。なお１１は、ＬＡＮ４に接続する他の複合機である。

複合機２を説明する。１２はＬＡＮインターフェースで、１４はバス、１６は画像メモリで、スキャン及び受信した原稿をページ単位のプリントデータとして記憶する。メモリ１８は汎用のメモリで、プログラムや中間的なデータなどを記憶する。スキャナ２０は、原稿の読み取りとプリントデータのカバーページの読み取りとを行う。カバーページに記載されたＱＲコードが読み取られると、ＱＲコードデコード部２１が読み取ったＱＲコードをデコードして保存先情報を取得する。プリンタ２２は、ＱＲコード付きのカバーページ及び保存するプリントデータなどをプリントする。Ｇ３ファクシミリ部２４は画像データのＧ３ファクシミリ送信と受信とを行う。e-mail部２６は、e-mailの添付ファイルとして画像データの送受信を行い、ネットワークサーバ部２８は、文書管理サーバ及びリモートプリンタなどとして複合機２を動作させる。

ユーザインターフェースとしての操作パネル３０は、ＬＣＤ等の表示部とユーザのマニュアル入力などを受け付ける入力部とからなり、カバーページのテンプレートを表示部に表示すると共に、保存するプリントデータに関する情報の入力を受付ける。画像処理部３２は、スキャン及び受信した原稿のプリントデータの生成と、プリントデータからカバーページに添付するための縮小画像の生成及びカバーページの合成などの種々の画像処理を行う。

３４はカバーページ作成部で、スキャン及び受信した原稿のプリントデータの保存時に、プリントデータのカバーページを作成する。実施例のカバーページには、プリントデータの保存先情報等をコード化したＱＲコードと、ユーザの入力情報及び機器情報と、文書の先頭ページなどの縮小画像とを記載する。ユーザは、カバーページに記載された情報からプリントしたい文書（プリントデータ）がすぐに分かり、そのカバーページを複合機２にスキャンさせてプリントデータを入手する。

ユーザの入力情報は、例えば文書のタイトル、作成日及び文書作成者などの、文書内容を簡易に説明した説明情報である。ユーザがプリントしたい文書のカバーページであることが一見して分かるように、文書の内容を示す説明情報をカバーページに記載する。ユーザは、文書内容を特定するための、例えば議事録のタイトルや日時などの簡潔で明確な情報を入力する。ユーザの入力は、操作パネル３０からのほか、ＬＡＮ４で接続されたパーソナルコンピュータ６などから行っても良い。実施例では、説明情報の補助的情報として、機器情報をカバーページに記載する。機器情報は、例えばカバーページの作成日及び複合機２のＩＤなどである。

プリントデータは、画像メモリ１６や複合機１１及びその他のファイルサーバ等にページ単位で保存し、保存先パス、保存データ名、保存ホスト情報などの保存先情報をコード化してＱＲコードに含ませる。そしてカバーページを複合機２でスキャンすることにより、読み取ったＱＲコードをデコードして保存先情報を取得し、プリントデータをプリンタ２２からプリントする。

３６は検索部で、ユーザが操作パネル３０から入力した入力情報を、プリントデータの保存先と例えばリンクさせて、メモリ１８などに記憶する。ユーザが文書を検索するために説明情報をキーワードとして入力すれば、記憶した説明情報とリンクさせたプリントデータの保存先を得ることができる。

図２に、カバーページ作成部３４のブロック図を示す。図において、原稿４０を複合機２でスキャンあるいは受信した場合、複合機２の画像処理部で原稿のプリントデータを生成し、原本データとして画像メモリ１６及び図示しないファイルサーバなどにページ単位で保存する。プリントデータを圧縮して保存しても良い。

実施例では、原稿の先頭ページのページデータ（画像データ）について、縮小画像を生成する。ＱＲコード生成部４２は、原稿の保存先パス、存データ名、保存ホスト情報などの保存先情報を含むＱＲコードを生成する。説明情報作成部４４は、操作パネル３０などから入力された文書のタイトル、作成日及び原稿作成者などの入力情報を取得する。ユーザが入力した情報は、プリントデータと例えばリンクさせてキーワードテーブル４５に記憶し、テーブル４５に記憶した入力情報１が文書１と、入力情報２が文書２とリンクしていることを示す。複合機２やパーソナルコンピュータ６からの文書の検索時に入力されたキーワードが、キーワードテーブル４５に記憶する入力情報であればプリントデータの所在が分かるので、入力情報を文書の検索に用いることができる。機器情報取得部４６は、例えばカバーページの作成日や複合機ＩＤなどの機器情報を複合機２から取得する。

そして、説明情報と機器情報と先頭ページの縮小画像とを、それぞれカバーページのテンプレートに埋め込んでカバーページの専用ページを作成する。テンプレートは図３で説明するように、文書の種類毎等に定めた定型パターンとして画像メモリ１６などに記憶する。そしてテンプレート上の定まった位置に、説明情報と機器情報と先頭ページの縮小画像とを埋め込むので、同一フォーマットのカバーページを作成できる。テンプレートへ埋め込んで作成したカバーページ専用ページに、生成したＱＲコードを貼り付けてカバーページを作成し、プリンタ２２からＱＲコード付きのページデータをカバーページ５０としてプリントする。カバーページのテンプレートに入力情報と機器情報及び縮小画像とを埋め込んで作成した専用ページにＱＲコードを貼り付けるので、例えばプリントデータ上にＱＲコードで上書きすることがない。

図３に、カバーページ５０への記載を模式的に示す。カバーページ５０には、原稿４０の保存先情報を含むＱＲコード６０と、原稿４０の先頭ページの縮小画像６２と、ユーザの入力情報である原稿のタイトル６４と、機器から取得した日時情報６６とを、記載する。実施例では、カバーページに記載する縮小画像を原稿の１ページ目としたが、その他のページを用いても良く、そのほか原稿の内容が把握しやすいページをユーザに選択させたり、代表図面を用いることなどとしても良い。また例えば重要な図面を２枚含む原稿であれば、２枚の図面の縮小画像を埋め込む、などとしても良い。ユーザの入力情報は文書の内容を説明する情報であるので、文書の種類により異なる。例えば会議の議事録については議題と日付とが分かれば良く、特許文献については発明者とキーワードとが分かればカバーページを選択できるので、ユーザは文書の種類毎に適切な情報を入力する。

モニタ３００にカバーページのテンプレートを表示し、ユーザがテンプレートのタイトル欄にタイトルを入力する。カバーページのテンプレートは、画像メモリ１６などにあらかじめ記憶した定型パターンからユーザが選択できるが、少なくとも文書の種類等によって統一しておく。原稿作成者が異なっても、カバーページのフォーマットが同一であるとカバーページであることが分かり易く、誤って廃棄することを防止できる。

ユーザは、プリントされた複数のカバーページからプリントしたい文書のカバーページを選択する。このとき、タイトル６４や縮小画像６２から、プリントしたい文書のカバーページを簡単に見つけることができる。ユーザが例えばカバーページＢを選択して複合機２でスキャンさせれば、カバーページＢに記載されたＱＲコードに含むプリントデータの保存先を取得し、この保存先からプリントデータを読み出して文書Ｂを全ページプリントする。

図４に、カバーページを作成する処理のアルゴリズムを示す。パーソナルコンピュータからプリントデータを受信し（Ｓ１０）、先頭ページのページデータであれば、ページデータを画像処理のための作業領域にコピーする（Ｓ２０，Ｓ３０）。受信したページデータは保存先フォルダに保存する（Ｓ４０）と共に、プリントデータとしてプリンタに転送する（Ｓ５０）。ページデータの保存とプリンタへの転送とは、受信したページデータの全ページについて行い、全ページの保存が完了すれば（Ｓ６０）この保存先情報を含むＱＲコードを生成する（Ｓ７０）。次にユーザが入力したタイトルや機器情報から日付などの属性情報を取得し（Ｓ８０，Ｓ９０）、これらの情報と作業領域にコピーした画像データの縮小画像とを、カバーページのテンプレートに埋め込み、カバーページ専用ページを作成する（Ｓ１００，Ｓ１１０）。作成したページに、先に生成したＱＲコードを張り付けて（Ｓ１２０）ＱＲコード付きのカバーページとしプリンタに転送してプリントアウトする（Ｓ１３０）。

実施例では、プリントデータの保存先情報を含むＱＲコードを記載したカバーページに、プリントデータの内容を説明する情報と、原稿の先頭ページの縮小画像とを、記載してプリントする。
そのため、
・ユーザは、１枚のカバーページを見るだけで文書の内容が分かり、どのカバーページをスキャンさせるかを簡単に決定できる。
・原稿のタイトルや日付などの簡易な情報で文書を特定できるので、カバーページの利便性が向上する
・文書の内容を説明した情報と機器情報、及び原稿の縮小画像とをテンプレートに埋め込むので、フォーマットが統一されたカバーページが簡単に作成できる。
・縮小画像に原稿の先頭ページを用いることにすれば、どのページを縮小するかのユーザの判断が不要になる。
・カバーページのフォーマットが統一されているので、ユーザがカバーページであることが一見して判別でき、誤って破棄などすることがない。
・カバーページのプリントデータ上にＱＲコードを上書きすることはないので、内容が読み取れなくなる恐れがない。
・カバーページには、ユーザが入力した情報を記載するので、ユーザは文書内容に最適な情報を記載することができる。
そのため、ＱＲコード付きのカバーページに関する、見づらい、利用しにくいなどの問題が解消できる。
さらに、ユーザが入力した情報を保存して、プリントデータの検索時のキーワードとして利用できる。

２，１１ 複合機
４ ＬＡＮ
６ パーソナルコンピュータ
８ ルータ
１０ インターネット
１２ ＬＡＮインターフェース
１４ バス
１６ 画像メモリ
１８ メモリ
２０ スキャナ
２１ ＱＲコードデコード部
２２ プリンタ
２４ Ｇ３ファクシミリ部
２６ e-mail部
２８ ネットワークサーバ部
３０ 操作パネル
３２ 画像処理部
３４ カバーページ作成部
４０ 原稿
４２ ＱＲコード生成部
４４ 説明情報作成部
４５ キーワードテーブル
４６ 機器情報取得部
４８ プリント制御部
５０ カバーページ
６０ ＱＲコード
６２ 縮小画像
６４ タイトル
６６ 日付
３００ モニタ

Claims (5)

1. プリントデータを記憶する記憶部と、スキャナと、プリンタとを備える文書管理システムであって、プリントデータ毎の保存先情報を光学的に読み取り可能なコードにコード化するコード生成部と、前記コードをデコードするデコード部とを設けて、前記コードを記載したページをプリントすると共に、前記ページのスキャンにより取得したコードをデコードすることにより、プリントデータの保存先情報を取得して文書の全ページをプリントするように構成した、文書管理システムにおいて、
   カバーページの定型パターンを記憶するための定型パターンの記憶部と、
   前記定型パターンに従って、前記コードと説明情報とを配置したカバーページを作成するためのカバーページ作成部、とを設けたことを特徴とする、文書管理システム。
2. 前記説明情報をユーザがマニュアル入力するための入力部を設けたことを特徴とする、請求項１の文書管理システム。
3. 前記入力部は、前記文書管理システムが備える文書管理装置の操作パネルあるいはＬＡＮで接続されているパーソナルコンピュータの入力部であることを特徴とする、請求項２の文書管理システム。
4. 前記カバーページ作成部は、プリントデータの少なくとも１ページ分の縮小画像を配置したカバーページを作成することを特徴とする、請求項１〜３のいずれかの文書管理システム。
5. 前記説明情報の記憶部と、キーワードの入力部と、前記入力部から入力されたキーワードで前記説明情報の記憶部から説明情報を検索してプリントデータの保存先を取得するための検索部、とを設けて、
   説明情報をキーワードとしてプリントデータを検索するように構成したことを特徴とする、請求項１〜４のいずれかの文書管理システム。

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