JP2011139224A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 文書データが多数ある場合でも、ユーザは少数のカバーページを持てば良いようにする。
【解決手段】 文書データと、文書データの保存先情報をコード化した光学的コードを付加したカバーページとを記憶する。スキャナでカバーページを読み取り、読み取った光学的コードから文書の保存先情報を取得し、カバーページを複数ページ表示する。この表示からユーザが選択したカバーページを、プリンタにより全文プリントする。
【選択図】 図２

Description

この発明は光学的コードを用いた文書管理システムに関する。

出願人は、２次元コード等の光学的コードに文書データの保存先情報（パス）を記憶させることを提案した（特許文献１：JP2008-263469A，特許文献２：JP2009-188595A）。そして２次元コードを文書の先頭ページ等にプリントし、スキャナで先頭ページを読み取ると、２次元コードからパスが判明する。このパスに従って文書データを取得し、プリントすると、コピーの繰り返しに伴う画質の低下無しに、オリジナルの文書をプリントできる。また先頭ページのみのプリントと全文プリントとを使い分け、必要なときに全文プリントすることにより、紙を節約できる。

発明者はこのシステムをさらに検討し、文書データの数が多い場合、ユーザは先頭ページのハードコピーを多数枚持たなければならないことに着目した。ハードコピーを多数枚持つと、管理に注意が必要であるし、用紙の使用量等も増加する。

JP2008-263469A JP2009-188595A

この発明の課題は、文書データが多数ある場合でも、ユーザは少数のカバーページを持てば良いようにすることにある。

この発明は、文書データの記憶部と、文書データの保存先情報をコード化した光学的コードを付加したカバーページの記憶部と、カバーページを読み取るスキャナと、読み取った光学的コードから文書の保存先情報を取得する符号処理部と、取得した保存先情報に基づき取得した文書をプリントするプリンタ、とを備えた文書管理システムであって、カバーページを複数ページ表示する表示部を設けて、表示部の表示からユーザが選択したカバーページをプリンタによりプリントするようにしたことを特徴とする。

このようにすると、表示部に表示された複数枚のカバーページからユーザが選択したページがプリントされる。このため文書データが多い場合でも、ユーザが持つべきカバーページの枚数を減らすと共に、紙資源等を節約できる。

好ましくは、ユーザが複数のカバーページを選択した際に、選択された複数のカバーページを集約してプリントする。このようにすると、カバーページのプリント枚数をさらに減らすことができる。集約されたカバーページから文書をプリントする際には、全てのカバーページに対する文書をプリントしても良く、あるいは複数のカバーページを一旦表示し、プリントする文書をユーザに選択させても良い。

上記に代えて、ユーザが複数のカバーページを選択した際に、選択された複数のカバーページを１枚ずつプリントしても良い。このようにすると、複数のカバーページを集約してプリントする場合に比べ、プリント枚数は増える。しかし少数のカバーページを管理する場合には便利であるし、カバーページから文書データの内容をより細かく理解できる。そして全ての文書毎にカバーページを持つ場合に比べると、必要なカバーページの枚数を著しく減らすことができる。

好ましくは、カバーページは、文書の先頭ページの画像と光学的コードとを含む。先頭ページの画像はそのまま用いても良く、あるいは縮小して余白に表題等と光学的コードとを付加しても良い。

文書の先頭ページの画像を用いる代わりに、カバーページが文書の概要の表示と光学的コードとを含むようにしても良い。特に複数のカバーページを集約する場合、表題、文書の作成者等の、文書の概要を表示すると、短い表示で文書の概略や重要性などを伝えることができる。

好ましくは、光学的コードを、文書データの記憶部に文書データを記憶させる際に作成し、もしくはカバーページを前記カバーページの記憶部へ記憶させる際に作成する。文書データを記憶させる際に光学的コードを作成すると、文書データの内容が記憶に新たなので、文書の概要、光学的コードの属性等の入力が容易である。また取りあえず文書データを記憶させておき、カバーページを作成しカバーページの記憶部へ記憶させる際に、例えば複数のカバーページに対しまとめて光学的コードを作成し付加すると、実際に必要な文書にのみ光学的コードを作成でき、また文書間の関連性が分かっているので、文書の概要、光学的コードの属性等の入力が容易である。

また好ましくは、光学的コードは文書の属性データを含み、符号処理部は光学的コードから属性を取得すると共に、取得した属性に基づいて検索したカバーページを表示部に表示する。例えば属性を文書の表題、キーワード、作成者等とすると、カバーページをスキャンした際に、属性を元に関連文書を検索できる。従って必要な文書へのアクセスがより容易になる。

実施例の文書管理システムのブロック図 実施例でのデータの流れを示す図 実施例での２次元コードの付加アルゴリズムを示すフローチャート 実施例でのカバーページのプリントアルゴリズムを示すフローチャート 実施例での２次元コードからの全文プリントのアルゴリズムを示すフローチャート

以下に本発明を実施するための最適実施例を示す。この発明の範囲は、特許請求の範囲の記載に基づき、明細書とこの分野の周知技術を参酌し、当業者の理解に従って定められるべきである。

図１〜図５に、実施例の文書管理システム２を示す。図１，図２の４は複合機で、６はＬＡＮ、８は文書管理サーバ、１０はパーソナルコンピュータである。複合機４はルータ１２とインターネット１３とを介し、他の文書管理サーバ９あるいは他のパーソナルコンピュータ１１と接続されている。複合機４は例えばＬＡＮインターフェース２０とe-mail送受信ソフトウェア、HTTPブラウザなどのネットワークアプリケーション記憶部２１とを備え、カラーもしくはモノクロのプリンタ２２と、カラーもしくはモノクロのスキャナ２３とを備えている。また複合機４はＧ３ファクシミリ装置２４を備え、複合機４全体の制御用にＣＰＵ２５を備えている。なおＧ３ファクシミリ装置２４は設けなくても良い。

２６は符号処理部で、QRコード（QRコードは登録商標），DF417コード，Data Matrixなどの２次元コードへのコード化とデコードとを行う。なお２次元コードに代えて、バーコードなどの１次元コードを用いても良く、これらのコードはいずれも光学的コード（光学的に読み取り可能なコード）である。メモリ２７は、文書データ自体あるいはそのカバーページの画像、もしくは光学的コードの属性データなどを記憶する。操作パネル２８は、カラー液晶などの表示部と感圧パネルとを重ね合わせたタッチパネルとから成る。ユーザが複合機４を制御する際に操作パネル２８を用い、特に光学的コードでの属性データの入力、複数のカバーページからの選択などを行う。操作パネル２８は指紋センサなどを備えて、ユーザの認証を行っても良い。２９は検索部で、光学的コード中の属性データに基づいて関連文書を検索する。

図２に実施例でのデータの流れを示す。スキャナ２３で文書を読み取る、あるいはパーソナルコンピュータ１０，１１，文書管理サーバ８，９などから文書データを転送することにより、複合機４は文書データを取得する。操作パネル２８，あるいはパーソナルコンピュータ１０，１１などから、文書の属性データを入力する。属性データは例えば文書の表題、キーワード、作成者、文書にアクセスし得るユーザの範囲（アクセス権限）などである。属性データとしてこれ以外に、複合機本体４で文書データの取得時期，文書データを取得した複合機のＩＤなどを付加することができる。また文書の属性データは、２次元コード中に属性データとしてコード化される。

文書データに対して、その蓄積先は例えば複合機４毎に予め定められており、例えば所定の文書管理サーバ８，９もしくは複合機４内のメモリ２７などに蓄積する。即ち文書データを保存先へのパスに従い、所定の文書管理サーバ８，９もしくはメモリ２７などに記憶させる。保存先へのパス、例えばURLと、作成日時等の作成時期，文書データの寿命（保存期限），アクセスし得るユーザの範囲（アクセス権限），表題，キーワード，作成者などを文書の属性データとし、QRコード等にコード化する。なお用いるコードの種類は任意で、スキャナで読取が可能な光学的コードであればよく、１次元コードでも２次元コードでもよい。

文書データの例えば先頭ページの画像を縮小し、表題等の属性データとQRコードなどの２次元コードとを、先頭ページの余白に付加して、カバーページとする。カバーページには先頭ページ以外のページの画像を用いてもよい。作成したカバーページを画像データとして、例えば複合機４のメモリ２７に記憶する。これ以外に前記の属性データを文字データとして、例えば複合機４のメモリ２７に記憶する。なお１台の複合機で処理した文書データを他の複合機からもプリントできるようにするためには、カバーページの画像データと属性データとを複合機から独立させて、例えば文書管理サーバ８，９などに記憶する。

ユーザが文書データにアクセスする際には、まずカバーページの画像にアクセスする。カバーページの画像は操作パネル２８もしくはパーソナルコンピュータ１０，１１などのモニタに表示され、文書データが多数ある場合、１画面に１ページずつ表示しても、あるいは１画面に複数ページを集約して表示しても良い。そしてユーザは必要なカバーページを操作パネル２８などから指定し、指定されたカバーページをプリンタ２２でプリントする。プリントでは１枚のカバーページを１ページにプリントしても良く、あるいは複数のカバーページを１ページに集約してプリントしても良い。

カバーページには２次元コード等が付加されているので、これをスキャナ２３でスキャンすると、２次元コードを画像データとして取得できる。この画像データを符号処理部２６でデコードすると、２次元コードから保存先へのパスが判明し、文書データを複合機４が取得できる。そこで取得した文書データを例えば全文プリントする。なおカバーページが１ページに複数枚集約されている場合、複数の文書データ中でユーザが選択したもののみをアップロードしてプリントしても、集約された全てのカバーページに対する文書データをアップロードしてプリントしても良い。文書データに対するプリントは、特に指定がなければ全文プリントであるが、ユーザがプリント範囲を個別に指定できるようにしても良い。

２次元コードに属性データが付加されているので、関連文書を検索できる。例えば文書の作成者が同じものを関連文書としても良い。また文書の表題が「△△−１」，「△△−２」などの場合、表題の「△△」が共通する文書を関連文書としても良い。さらにキーワードの「○○−project」などに対し、「○○」が共通する文書を関連文書としても良い。２次元コードの属性データは、カバーページの画像データとは別に、文字データとしてメモリ２７，文書管理サーバ８，９などに記憶されている。そこで属性データでメモリ２７，文書管理サーバ８などのデータを検索し、該当するカバーページの画像を複合機４が取得し、操作パネル２８もしくはパーソナルコンピュータ１０，１１などに表示する。これらの表示に対し、ユーザが選択した文書を全文プリントする、もしくはユーザが選択した文書のカバーページのみをプリントする。

以下にアルゴリズムの詳細を示す。実施例のアルゴリズムは、
・ ２次元コードなどの光学的コードの付加（図３）と、
・ 複数のカバーページから必要なページをユーザが選択しプリントすること（図４）、・ 並びにカバーページの２次元コードなどからオリジナルの文書データにアクセスして全文プリントすること（図５）、の３種類から成る。図３のアルゴリズムでは、文書データを文書管理サーバ８，９あるいは複合機４のメモリ２７などに保存する（ステップ１）。例えば文書データを保存する際に２次元コードを作成して文書データと共に保存し、もしくは保存済みの文書データを呼び出してカバーページを作成し保存する際に２次元コードを作成する。２次元コードには文書データの保存先情報（保存先へのパスでURLなど）と、文書データの属性とを含め、属性は操作パネル２８もしくはパーソナルコンピュータ１０，１１等から入力する。

属性には保存日時などの保存時期と保存期限もしくは寿命などがあり、これらはマニュアルでも自動でも作成できる。それ以外に文書データの作成者、著者もしくは所有者などと、この文書データにアクセスし得るユーザの範囲、即ちアクセス権限とがある。また文書の内容に関する属性として、文書の表題やその他のキーワードがある。表題やキーワードは文書データの先頭ページからの光学的文字認識により取得しても良く、ユーザがマニュアルで操作パネル等から入力しても良い（ステップ２）。文字認識装置は、複合機４内に設けても、文書管理サーバ８，９等に設けてもよい。

文書のカバーページに２次元コードを付加する。カバーページは、例えば文書データの先頭ページの画像を縮小し、表題、キーワードなどなどの文書の概要の表示と、２次元コードとを余白に付加したものである（ステップ３）。表題やキーワードなどを付加せず、単に先頭ページに２次元コードを付加するだけでもよい。文書データの件数が多い場合、操作パネル２８に多数のカバーページを表示することが困難になる。そこでこのような場合、先頭ページの画像を省略し、表題，キーワードなどの属性と２次元コードのみからなる画像をカバーページとして表示しても良い。またユーザのＩＤ、アカウント、操作パネル２８、パーソナルコンピュータ１０，１１への入力などにより、表示するカバーページを限定しても良い。カバーページの画像データを、複合機４もしくは文書管理サーバ８，９等に記憶する。またカバーページの検索用に、２次元コードに付加した属性データを文字データとして同様の保存場所に保存する（ステップ４）。ステップ１〜ステップ４の処理は一括して実行しても良い。あるいはステップ１のみを実行して、取りあえず文書を保存し、別の機会にステップ２〜ステップ４を実行し、２次元コードの作成、２次元コードのカバーページへの付加、及びカバーページの保存を実行しても良い。ところでステップ４は、多数の文書データを管理することを念頭に置いている。これに対して文書データの種類が少ない場合には、ステップ４を省略し、代わりにステップ５を実行して、カバーページをプリントしても良い。なおステップ４を実行する場合、ステップ５は原則として省略する。

図４に、カバーページのプリントに関する処理を示す。パーソナルコンピュータ１０，１１あるいは操作パネル２８に、カバーページのプレビュー画像を複数文書分表示する（ステップ１１）。なおプレビュー画像ではなく、１画面にカバーページを１件ずつ表示しても良い。プレビュー画像はカバーページの画像を縮小したもの、もしくはカバーページの画像部分を省略し、表題及びキーワードなどの属性データと、２次元コードとから成るものでもよい。操作パネル２８、パーソナルコンピュータ１０，１１などからユーザはカバーページを選択し（ステップ１２）、選択されたカバーページを１ページずつプリントし（ステップ１３）、もしくは複数枚のカバーページを集約してプリントする（ステップ１４）。集約は例えば１ページ当たりカバーページを４枚，９枚，１６枚などとする。

図４のステップ１３，ステップ１４もしくは図３のステップ５の段階で、ユーザは必要な文書データのカバーページを入手し、カバーページには２次元コードが付加されている。２次元コードを複合機のスキャナ２３で読み取ると、文書データの保存先情報が分かり、オリジナルの文書データにアクセスできる。以下、図５の処理を説明する。ステップ２１でスキャナ２３によりカバーページをスキャンし、２次元コードを読み取る。ステップ２２で２次元コードから文書データへのパスを取得し、文書管理サーバ８，９等にアクセスして文書データをアップロードする。なおカバーページが集約されている場合、全ての文書データをアップロードしてプリントしても良い。あるいは読み取った集約カバーページを操作パネル２８などに表示し、どの文書をプリントするかをカバーページ単位でユーザに選択させても良い。そして選択された文書をプリントする（ステップ２３）。以上のようにして、ユーザは必要な文書データにアクセスでき、しかもカバーページからオリジナルの文書データにアクセスできる。このため大量の文書データを取りあえずプリントすることを避けることができる。従って紙資源等の節約になる。

文書データの件数が極めて多い場合、カバーページから関連文書にアクセスできるようにすると便利である。関連文書は２次元コードの属性データから抽出でき、関連文書がある場合（ステップ２４）、操作パネル２８もしくはパーソナルコンピュータ１０，１１などに、関連文書のカバーページあるいはその属性データを表示する（ステップ２５）。ユーザが選択したカバーページに対し、その２次元コードを画像データから取得して、符号処理部２６でデコードする、もしくは属性データに保存先情報を含めることにより、文書データの保存先情報を取得する。そして取得した文書データを例えば全文プリントする（ステップ２６）。ここで文書データを全文プリントする代わりに、ユーザが選択した関連文書のカバーページを、図４のステップ１３，ステップ１４と同様にプリントしても良い。

実施例では以下の効果が得られる。
(1) 多数の件数の文書データを保存している場合でも、全てのカバーページをプリントする必要がない。カバーページを操作パネルなどに表示し、ユーザが選択したもののみをプリントするので、カバーページのプリント枚数を減らすことができる。従ってユーザは文書管理が容易になり、システム全体としては省資源である。
(2) 複数のカバーページを集約してプリントすると、カバーページのプリント枚数も減らすことができ、ユーザがカバーページを管理するのも容易になる。
(3) １件のカバーページを１ページにプリントする場合でも、全てのカバーページをプリントする場合に比べ、プリント枚数を減らすことができる。
(4) カバーページに文書の先頭ページの画像と光学的コードとを含めると、画像から文書の内容が理解できる。また先頭ページの画像を省略し、文書の概要の表示と１次元あるいは２次元の光学的コードとを含めると、操作パネルに多数のカバーページを表示でき、多数のカバーページを１ページに集約プリントしても、文書の内容を理解できる。
(5) 文書データを記憶させる際に２次元コード等を作成すると、文書の内容を理解した状態で属性データを入力できる。このためより的確な表題，関連文書の記載などができる。また作成時期として、実際の文書の作成時期に近い時期を入力できる。これに対して、取りあえず文書データを文書管理サーバなどに記憶させておき、カバーページと２次元コードとを後で一括して作成し保存する場合、全ての文書データが完成しているので、文書データ間の関連性などが明確である。このため属性データの入力が容易になる。
(6) ２次元コード等に文書の属性データを含めると、関連文書の検索が容易になる。従って文書１件分のカバーページからスタートして、多くの関連文書へアクセスできる。

２ 文書管理システム
４ 複合機
６ ＬＡＮ
８，９ 文書管理サーバ
１０，１１ パーソナルコンピュータ
１２ ルータ
２０ ＬＡＮインターフェース
２１ ネットワークアプリケーション記憶部
２２ プリンタ
２３ スキャナ
２４ Ｇ３ファクシミリ装置
２５ ＣＰＵ
２６ 符号処理部
２７ メモリ
２８ 操作パネル
２９ 検索部

Claims (7)

1. 文書データの記憶部と、前記文書データの保存先情報をコード化した光学的コードを付加したカバーページの記憶部と、カバーページを読み取るスキャナと、読み取った光学的コードから文書の保存先情報を取得する符号処理部と、取得した保存先情報に基づき取得した文書をプリントするプリンタ、とを備えた文書管理システムであって、
   前記カバーページを複数ページ表示する表示部を設けて、表示部の表示からユーザが選択したカバーページをプリンタによりプリントするようにしたことを特徴とする、文書管理システム。
2. ユーザが複数のカバーページを選択した際に、選択された複数のカバーページを集約してプリントするようにしたことを特徴とする、請求項１の文書管理システム。
3. ユーザが複数のカバーページを選択した際に、選択された複数のカバーページを１枚ずつプリントするようにしたことを特徴とする、請求項１の文書管理システム。
4. 前記カバーページは、文書の先頭ページの画像と前記光学的コードとを含むことを特徴とする、請求項１〜３のいずれかの文書管理システム。
5. 前記カバーページは、文書の概要の表示と前記光学的コードとを含むことを特徴とする、請求項１〜３のいずれかの文書管理システム。
6. 前記光学的コードを、文書データの記憶部に文書データを記憶させる際に、もしくはカバーページを前記カバーページの記憶部へ記憶させる際に作成することを特徴とする、請求項１〜５のいずれかの文書管理システム。
7. 前記光学的コードは文書の属性データを含み、前記符号処理部は光学的コードから属性を取得すると共に、検索部を設けて、取得した属性に基づいて検索したカバーページを表示部に表示するようにしたことを特徴とする、請求項１〜６のいずれかの文書管理システム。

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