JP2011049631A - 画像形成装置及びその制御方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】記憶領域の使用量に係る課金の閾値に応じてデータの格納先を管理し、かつ該データがどこに格納されようとも、そのことをクライアントが意識せずに使用できる画像形成装置及びその制御方法を提供すること。
【解決手段】画像形成装置１０１は文書管理サーバ１０２から記憶領域の使用量を示す情報を取得するサーバアクセス部３０３と、データサイズを調べて、データを記憶領域に格納した場合の使用量が課金の閾値を超えるか否かを判定する閾値判定部３０４を備える。文書格納部３０５は、閾値判定部３０４によって前記使用量が前記閾値を超えると判定された場合、データを画像形成装置１０１の記憶手段に格納し、該記憶手段へのデータの格納場所に係る管理用情報を文書管理サーバ１に保存する。また文書格納部３０５は、閾値判定部３０４によって前記使用量が前記閾値以下であると判定された場合、データを文書管理サーバ１０２の記憶領域に格納する。
【選択図】図３

Description

本発明は、画像形成装置とその制御方法、及びプログラムに関し、特に画像読み取りによって取得したデータ（以下、スキャン文書又は単に文書ともいう）の格納先を切り替えるための処理に関する。

大量の紙文書の管理手法に関する効率化及び低コスト化のニーズから、オフィス内の紙文書を電子化する気運が急速に高まっている。中でもスキャナやデジタル複合機といった画像形成装置から文書管理サーバへ、スキャン文書を格納する文書管理システムが広く普及している。その一方で、これまで企業のイントラネット内で提供してきたサービスをインターネット上に移し、クライアントが必要に応じてサービスを利用し、使った分だけ料金を支払う形態が存在する。

文書管理サーバの場合には、例えば該サーバの記憶領域の使用量に応じて課金する方法が考えられる。つまりこれまでのイントラネットで利用してきた文書管理システムとは異なり、使用量の増加に伴ってクライアントへの請求金額が増加する。そのため上記システムでは、使用量が閾値を超過すると予想されるときには文書管理サーバへのスキャン文書の格納を抑制するか、又はスキャン文書を指定された別の保管場所に保存することで、追加料金の発生を回避できる。

従来技術として、スキャン文書の格納先を容量に応じて変更する方法が知られている（例えば、特許文献１参照）。この技術では、基本的にはスキャンを実行した画像形成装置が、文書データを装置自身の内部記憶装置に保存している。この内部記憶装置にこれ以上文書データを保存できないと判断された場合、ネットワーク上のコンピュータに文書データが保存される。

特開２００４−１８６８２３号公報

従来技術では、文書管理サーバの記憶領域の使用量に応じて課金されるシステムへの対応を考慮してデータ格納先を管理していないことが問題となる。例えば特許文献１では、容量の枯渇によってスキャン文書を一時退避しているに過ぎない。文書管理サーバの記憶領域の使用量に応じて課金される状況は想定されておらず、またスキャン文書の後の利用までは考慮されていない。つまり一時的に分散して格納された文書は、いずれ手動で一箇所に集めるといった作業が必要となる。

そこで本発明は、文書管理サーバの使用量に係る課金の閾値に応じて文書データの格納先を管理し、かつ文書データがどこに格納されようとも、そのことをクライアントが意識せずにシステムを使用できるようにすることを目的とする。

上述した課題を解決するために、本発明に係る装置は、画像読み取りによって生成したデータを格納する記憶領域の使用量に応じて課金する文書管理装置と通信する機能を有する画像形成装置であって、前記文書管理装置から前記記憶領域の使用量を示す情報を取得するアクセス手段と、前記文書管理装置へ前記データを送信して前記記憶領域に格納した場合の前記使用量が課金の閾値を超えるか否かを判定する閾値判定手段と、前記閾値判定手段によって前記使用量が前記閾値を超えると判定された場合、前記データを前記画像形成装置の記憶手段に格納し、前記閾値判定手段によって前記使用量が前記閾値以下であると判定された場合、前記データを前記文書管理装置の記憶領域に格納すべく送信する格納手段と、を備える。

本発明によれば、文書管理装置の記憶領域の使用量が多くなり過ぎることによる多額な請求の発生を防止できる。

本発明の一実施形態に係るシステム構成例を示した図である。 画像形成装置のハードウェア構成例を示す図である。 図４及び図５と併せて本発明の第１実施形態を説明するために、ソフトウェア処理に関する構成例を機能的に示すブロック図である。 スキャン文書の書誌情報を例示した図である。 スキャン時の文書格納処理例を示すフローチャートである。 図７及び図８と併せて本発明の第２実施形態を説明するために、ソフトウェア処理に関する構成例を機能的に示すブロック図である。 頻度情報を例示した図である。 スキャン文書の入れ替え処理例を示すフローチャートである。 図１０及び図１１と併せて本発明の第３実施形態を説明するために、ソフトウェア処理に関する構成例を機能的に示すブロック図である。 アクセス不可情報を例示した図である。 スキャン文書の入れ替え処理例を示すフローチャートである。

以下、本発明の各実施形態について図面を用いて説明する。
本発明に係る第１実施形態を図１乃至５に従って説明する。図１は本発明を適用可能な画像形成装置、文書管理装置としてのサーバ、及びクライアントマシン（以下、クライアントＰＣという）を含むシステムの構成例を示す。本実施形態に係るシステムは、少なくとも画像形成装置１０１、文書管理サーバ１０２、クライアントＰＣ１０３を備える。画像形成装置１０１とクライアントＰＣ１０３はイーサネット（登録商標）等のネットワーク伝送路１０４で接続される。また文書管理サーバ１０２はインターネット網１０５を介して、有線式又は無線式のネットワーク伝送路１０４と接続される。なお、図１に示す画像形成装置９０１、クライアントＰＣ９０２、ネットワーク伝送路９０３については後述の第３実施形態にて説明する。

画像形成装置１０１はユーザ操作によるスキャン指示を受け付け、紙文書の画像を読み取って電子文書データを作成し、該データを文書管理サーバ１０２へ格納する。文書管理サーバ１０２は電子文書データを保管し、クライアントＰＣ１０３からの閲覧や検索等の要求に応じてサービスを提供する。また文書管理サーバ１０２はクライアントＰＣ１０３に対し、電子文書データの記憶領域の使用量に応じて課金請求を行う。クライアントＰＣ１０３ではブラウザや専用のアプリケーション等が動作し、それらを用いて文書管理サーバ１０２へのアクセスが行われる。
なお図１のシステム構成は一例を示したものに過ぎず、本発明の機能が実行されるのであれば単体の機器であっても複数の機器からなるシステムであっても本発明を適用可能である。例えば、文書管理サーバ１０２と接続されるデータベースサーバが存在するシステムや、クライアントＰＣ１０３が複数存在するシステムが挙げられる。

図２は本発明を適用可能な画像形成装置１０１のハードウェア構成の一例を示す。ＣＰＵ（中央演算処理装置）２００は、ＲＯＭ（読み出し専用メモリ）２０２又はハードディスク（ＨＤ）やフレキシブルディスク（ＦＤ）等の記録媒体を用いた外部メモリ２０４に記憶されたプログラムを読み出して実行する。これらのプログラムは、ＲＯＭ２０２のプログラム用ＲＯＭ領域に記憶されるか、或いは外部メモリ２０４からＲＡＭ（ランダムアクセスメモリ）２０１にロードされるＯＳ（オペレーティングシステム）やアプリケーション等である。後述する各フローチャートの処理はプログラムをＣＰＵ２００が解釈して実行することにより実現される。なおＲＡＭ２０１は、ＣＰＵ２００の主メモリやワークエリア等としての機能をもつ。

ディスクコントローラ２０３は、各種データの記憶部である外部メモリ２０４へのデータアクセスを制御する。操作部２０５には操作用スイッチ及びＬＥＤ表示器等が配されていて、ユーザ操作によるスキャン等の指示を受け付ける。またその表示領域には各種データやメッセージ等が表示される。
スキャン部コントローラ２０６はスキャン部２０７を制御する。スキャン部２０７は原稿画像を光学的に読み取ってこれをデジタル画像情報に変換し、該情報をスキャン部コントローラ２０６に出力して画像データを生成する。

ネットワークインタフェース部２０８は、通信回線を介して他の通信端末装置との間でデータの送受信を制御する。外部メモリ２０４及びスキャン部２０７を除く各部は、システムバス２０９に接続されており、ＣＰＵ２００によって制御される。なお上記した構成要素の他に、例えば印刷やファクシミリ通信用のコンポーネント等を適宜に設けてもよいが、本発明とは直接関係がないため、それらの図示を省略する。
文書管理サーバ１０２についても上記と同様にコンピュータの構成要素を備えており、画像形成装置１０１からの求めに応じて、課金対象とされるデータの記憶領域の使用量を示す情報をネットワーク経由で提供する。

図３は画像形成装置１０１におけるソフトウェア処理について構成を視覚化した場合の一例を示す。本例に示す画像形成装置１０１は、スキャン制御部３０１、画像生成部３０２、サーバアクセス部３０３、閾値判定部３０４、文書格納部３０５を備える。
スキャン制御部３０１は、ユーザ操作によるスキャン指示を受けた場合に、該指示に従って紙文書を光学的に読み取ってデジタル画像情報を画像生成部３０２へ渡す。画像生成部３０２は受け取ったデジタル画像情報から画像データを生成する。この生成された画像データをスキャン文書又は単に文書と称している。また画像生成部３０２は生成したスキャン文書のサイズを調べる。

サーバアクセス部３０３は文書管理サーバ１０２へアクセスし、該サーバ内の記憶領域の使用量を調べて、その結果を取得する。このとき文書管理サーバ１０２と接続する他の画像形成装置が存在すれば、その使用量も合計される。またサーバアクセス部３０３は単に使用量を得るだけでなく、「課金の閾値まで後どれくらいの残容量があるか」を示す情報等を取得してもよい。

閾値判定部３０４は、サーバアクセス部３０３が調べた容量に基づいて、閾値（判定基準値）までの残容量を計算し、課金の閾値判定を行う。ここでいう閾値は、これを超えると課金が増える境界値を意味する。閾値についてはサーバアクセス部３０３が文書管理サーバ１０２から得てもよいし、また画像形成装置１０１の外部メモリ２０４から得てもよい。また閾値をシステムとして事前に登録済みの値としてもよいし、又はシステム管理者によって設定された値であってもよい。閾値判定部３０４は、画像生成部３０２が生成したスキャン文書を文書管理サーバ１０２の記憶領域に格納した場合に、記憶済みのデータ量が記憶容量の閾値を超えてしまうか否かを判定する。また閾値判定部３０４は前回のスキャン処理時における判定結果、つまり、残容量が少なくデータ量が前記閾値を超えてしまうか否かを示す情報をメモリに記憶しておく。そして、該情報に基づいて、外部メモリ２０４に蓄積されたスキャン文書を、いつの時点で文書管理サーバ１０２内の記憶領域に格納すべきかについて閾値判定部３０４が判断する。

文書格納部３０５は、スキャン文書を、その格納先の管理用情報（以下、書誌情報という）と関連付けて文書管理サーバ１０２内の記憶領域、又は画像形成装置１０１内の記憶手段（本例では外部メモリ２０４）に格納する。スキャン文書の格納先については閾値判定部３０４による判定結果に従って判断する。また文書格納部３０５はスキャン文書を外部メモリ２０４へ保存し、その書誌情報のみを文書管理サーバ１０２へ格納することもできる。
図４は書誌情報の一例を表形式で示しており、該情報は文書管理サーバ１０２に存在し、文書格納部３０５が追記する。この書誌情報の参照によって、対応するスキャン文書がどの画像形成装置に保存されているかが分かる。

書誌情報４０１は、スキャン文書や画像形成装置、ユーザを特定するための識別情報、スキャンの日時やサイズの情報、格納場所の情報を含む。本例では文書のＩＤ情報４０２、画像形成装置のＩＤ情報４０３を数字で示す。そして、スキャンが実行された日時情報４０４を「年／月／日」形式で示し、スキャン文書のサイズ情報４０５をキロバイト（ＫＢ）単位で示す。スキャンを実行したユーザのＩＤ情報４０６は数字で特定される。スキャン文書の格納場所を特定するための情報４０７については、スキャン文書が文書管理サーバ１０２に保存されている場合、例えばＵＲＩ（Uniform
Resource Locator）情報が設定される。スキャン文書が画像形成装置１０１に保存されている場合は、例えば画像形成装置のＩＤ（ＩＤ情報４０３と同等）が設定される。なお図４に示す項目は例示に過ぎず、これに限定される訳ではない。

次に本実施形態における画像形成装置１０１のスキャン文書格納処理の一例について図５のフローチャートを用いて説明する。なお本処理に係るプログラムは、外部メモリ２０４に記憶されており、これがＲＡＭ２０１に読み出されてＣＰＵ２００によって実行される。このことは後述する別の実施形態の説明においても同様である。

まず、ユーザ操作によってスキャン指示がなされると、スキャン制御部３０１は紙文書のスキャンによって画像読み取りを行う（Ｓ５０１）。次に画像生成部３０２は、スキャン制御部３０１から受け取ったデジタル画像情報からスキャン文書を生成する。そして画像生成部３０２はＳ５０１で生成したスキャン文書のサイズを調べる（Ｓ５０２）。

次にサーバアクセス部３０３は文書管理サーバ１０２へアクセスし、記憶領域の使用量や空き容量を調べる（Ｓ５０３）。閾値判定部３０４はＳ５０３で調べた使用量に基づいて、課金の閾値までの残容量を計算する（Ｓ５０４）。そして閾値判定部３０４はＳ５０４で調べた残容量と、Ｓ５０２で調べたスキャン文書のサイズとを比較し、どちらが大きいかを判定する（Ｓ５０５）。その結果、スキャン文書のサイズの方が前記残容量よりも大きいと判定された場合（つまり使用量が課金の閾値を超えてしまう場合）、閾値判定部３０４は判定結果を外部メモリ２０４に記録する（Ｓ５０６）。そして文書格納部３０５はスキャン文書を外部メモリ２０４へ格納する（Ｓ５０７）。さらに文書格納部３０５はスキャン文書の書誌情報４０１を文書管理サーバ１０２に格納し（Ｓ５０８）、スキャン処理が終了する。

一方、前記Ｓ５０５での判定の結果、前記残容量がスキャン文書のサイズ以下であると判定された場合（つまり使用量が課金の閾値以下である場合）、文書格納部３０５はスキャン文書を文書管理サーバ１０２の記憶領域に格納する（Ｓ５０９）。このとき文書格納部３０５は、スキャン文書に対応する書誌情報も文書管理サーバ１０２の記憶領域に格納する。

次のＳ５１０にて閾値判定部３０４は、前記Ｓ５０６で記憶した前回の判定結果の存否について判定し、該判定結果が存在する場合には今回の判定結果と異なるかどうかを判定する。その結果、前回の判定結果が存在しない場合や、前回の判定結果が存在するが今回の判定結果と等しい場合には、処理が終了する。一方、前回と今回とで判定結果が異なる場合、文書格納部３０５は外部メモリ２０４内に蓄積されているスキャン文書を、文書管理サーバ１０２の記憶領域に移動させる（Ｓ５１１）。この移動処理は移動対象となるスキャン文書の総サイズが前記Ｓ５０４で計算した残容量を超えない範囲で行われる。そして、移動したスキャン文書に係る書誌情報４０１の更新が行われる（Ｓ５１２）。つまり移動した場所を特定できるように、文書格納部３０５は該スキャン文書に対応する書誌情報４０１、つまり格納場所の情報４０７を書き換える。

次のＳ５１３にて閾値判定部３０４は、画像形成装置１０１に保存された、対象のスキャン文書がすべて移動されたか否かを判定する。その結果、対象となるスキャン文書が全て移動されたと判定された場合、閾値判定部３０４は前記Ｓ５０６で記録した判定結果を削除する（Ｓ５１４）。また対象となるスキャン文書を全て移動できなかった場合には、Ｓ５１４の処理を行わずに処理が終了する。なお本例ではＳ５０３とＳ５０４をそれぞれ別の処理として説明したが、両者を２つに分けずに残容量を一度で得てもよい。

第１実施形態によれば、スキャン文書のサイズが前記残容量よりも大きい場合には、文書管理サーバ１０２の記憶領域ではなく、画像形成装置１０１内の記憶手段にスキャン文書が格納されて書誌情報によって管理される。よって、文書管理サーバ１０２の記憶領域の使用量が多くなり過ぎ、課金の閾値を超過することによる多額な請求の発生を防止できる。

なお画像形成装置１０１は、文書管理サーバ１０２から書誌情報４０１を受け取ったクライアントＰＣ１０３によってアクセスされ、求められたスキャン文書を返信する。すなわちスキャン文書の格納場所の如何に依らず、クライアントＰＣ１０３はスキャン文書にアクセスすることが可能である。

〔第２実施形態〕
次に、本発明に係る第２実施形態について図６乃至８を用いて説明する。第１実施形態では画像形成装置１０１にスキャン文書が格納されている場合に、クライアントＰＣ１０３によるアクセスが当該装置に集中すると、画像形成装置１０１がスリープ（休止）モードに入れない状況が起き得る。そこで第２実施形態では、アクセス頻度等に応じたスキャン文書の入れ替え処理について説明する。なおシステム構成図やハードウェア構成図は第１実施形態の場合と同様であるため、第１実施形態にて各構成要素に使用した符号と同じ符号を用いることによって、それらの説明を省略する。

図６は画像形成装置のソフトウェア処理について構成の一例を示す。第１実施形態に係る図３と相違点は、頻度チェック部６０１と文書取得部６０２を設けたことである。頻度チェック部６０１はクライアントＰＣ１０３からスキャン文書へのアクセス頻度、及びプリント頻度をチェックする。対象のスキャン文書は文書管理サーバ１０２の記憶領域及び画像形成装置１０１の外部メモリ２０４に格納された文書データである。

文書取得部６０２は文書管理サーバ１０２からスキャン文書を取得して外部メモリ２０４に保存し、該スキャン文書を文書管理サーバ１０２上から削除する。すなわち文書取得部６０２は、スキャン文書を文書管理サーバ１０２の記憶領域から画像形成装置１０１の記憶手段に移動させる。

第２実施形態に係る閾値判定部３０４は、スキャン文書のアクセス頻度及びプリント頻度、あるいは後述のようにそれらを総合した頻度を閾値と比較する。また閾値判定部３０４は、閾値を超える頻度をもつスキャン文書のサイズ（複数存在する場合はその合計）を計算する。

図７は文書データの使用頻度の一例として、アクセス頻度やプリント頻度の情報を表形式で示しており、文書の識別情報に対応したそれぞれの頻度を例示している。頻度情報７０１は、画像形成装置１０１の外部メモリ２０４、及び文書管理サーバ１０２に記憶されているものとする。本例では、スキャン文書のＩＤ情報７０２、アクセス頻度情報７０３、プリント頻度情報７０４を示す。アクセス頻度情報７０３については、クライアントＰＣ１０３から該当のスキャン文書がアクセスされる度にカウントアップされ、その値が増加する。プリント頻度情報７０４については、該当のスキャン文書がプリントされる度にカウントアップされ、その値が増加する。なおこれらの情報の記録頻度は、ある一定期間を対象とすることが望ましく、その期間についてはシステム上で事前に登録済みの値でもよいが、システム管理者によって設定された値でもよい。また図７に示す項目は例示であってこれに限定される訳ではない。

図８はアクセス頻度及びプリント頻度に基づくスキャン文書の入れ替え処理例を示すフローチャートである。
まず頻度チェック部６０１は外部メモリ２０４に保存された頻度情報７０１にアクセスして、スキャン文書のアクセス頻度及びプリント頻度を調べ、使用頻度の高低をチェックする（Ｓ８０１）。両者に基づいて総合的な使用頻度を算定する場合、２つの頻度は基本的に相反する寄与を与えるように計算することが望ましい。これは以下の考え方に基づく。
・アクセス頻度が高い文書は文書管理サーバ１０２への保存が望ましいこと。
・プリント頻度が高い文書はパフォーマンスの観点、例えば印刷処理時間の短縮化等のため、画像形成装置１０１への保存が望ましいこと。
例えば頻度チェック部６０１は、以下の計算式を用いて総合的な頻度を計算する。

上式中のＮは自然数を表し、任意の値を設定できる。

次に閾値判定部３０４は前記Ｓ８０１で調べた頻度を閾値と比較する（Ｓ８０２）。この閾値についてはシステム上で事前に登録済みの値でもよいし、またシステム管理者によって設定された値でもよい。比較判定の結果、閾値よりも頻度が高いと判定されたスキャン文書が存在しない場合、処理は終了する。一方、Ｓ８０２で閾値よりも頻度が高いと判定されたスキャン文書が１つでも存在する場合、閾値判定部３０４は、当該スキャン文書のサイズ合計（総サイズ）を計算する（Ｓ８０３）。

次に頻度チェック部６０１は文書管理サーバ１０２の頻度情報７０１にアクセスして、スキャン文書のアクセス頻度及びプリント頻度を調べ、使用頻度の高低をチェックする（Ｓ８０４）。頻度の計算法には様々な方法が考えられるが、少なくとも画像形成装置１０１のスキャン文書に係る頻度計算の場合と合わせることが望ましい。そして閾値判定部３０４はＳ８０４で調べた頻度を閾値と比較する（Ｓ８０５）。この閾値についてはシステム上で事前に登録済みの値又はシステム管理者による設定値とされ、前記Ｓ８０２での判定に用いた閾値と異なってもよい。比較の結果、閾値よりも頻度が低い文書が存在しないと判定された場合には、処理が終了する。一方、閾値よりも低いスキャン文書が１つでも存在する場合、文書取得部６０２は、当該閾値よりも低いスキャン文書の中から、前記Ｓ８０３で計算した合計値に相当する分量のスキャン文書をサーバから取得する（Ｓ８０６）。取得するスキャン文書は１つでも複数でもかまわない。そして文書取得部６０２はＳ８０６で取得したスキャン文書を、文書管理サーバ１０２の記憶領域から削除する（Ｓ８０７）。

そして文書格納部３０５は、Ｓ８０２で閾値よりも頻度が高いと判定されたスキャン文書を画像形成装置１０１から文書管理サーバ１０２へ移動させる（Ｓ８０８）。最後に文書格納部３０５は、Ｓ８０７で削除したスキャン文書及びＳ８０８で移動したスキャン文書の書誌情報４０１を更新する（Ｓ８０９）。つまりスキャン文書に関する格納先の入れ替え処理に伴い、書誌情報４０１における格納場所の情報４０７が変更された後、上記一連の処理が終了する

なお前記Ｓ８０５で閾値より頻度が低いと判定されたスキャン文書が、Ｓ８０３で計算した合計値分存在しなかった場合には、文書取得部６０２はＳ８０５で閾値より頻度が低いと判定されたスキャン文書のみを取得して文書管理サーバ１０２から削除する。そして文書格納部３０５は文書取得部６０２が前記削除した分の容量を上限として、Ｓ８０８にてスキャン文書を文書管理サーバ１０２へ移動させる。

また外部メモリ２０４の容量が枯渇しており、充分な残容量がないために文書取得部６０２がスキャン文書を文書管理サーバ１０２から取得できない場合は、上記した文書の入れ替え処理は行われない。なお、この外部メモリ２０４の容量チェック処理については図８のフローチャートの冒頭部で行ってもよい。また上記入れ替え処理については定期的な間隔で実行するか、あるいはスキャン処理時に実行してもよいが、好適には画像形成装置１０１が何らかの別の処理を実行するために、スリープモードでの休止状態が解除されたときに実行することが望ましい。

上記の例ではスキャン文書の入れ替え処理についてのみ説明したが、例えばアクセス頻度とプリント頻度が両方とも高い場合には、文書管理サーバ１０２と画像形成装置１０１でスキャン文書を二重に保存しても良い。その際、クライアントＰＣによる閲覧等のアクセス時には文書管理サーバ１０２内のスキャン文書を返送し、プリントやファクシミリ通信等のように画像形成装置１０１の機能を利用する場合には、画像形成装置１０１内のスキャン文書を使用する。これによってスリープモード解除の頻度を最小限に抑えた上で印刷等のパフォーマンスを向上させることができる。

以上のように第２実施形態によれば、画像形成装置１０１内のスキャン文書に対してクライアントＰＣ１０３からのアクセスが集中した場合でも、画像形成装置１０１のスリープモード解除の頻度を低減することができる。またスキャン文書のプリント頻度が高い場合には、画像形成装置１０１内にスキャン文書を保存してこれを確保することでプリント処理のパフォーマンスを向上させることができる。

〔第３実施形態〕
次に、本発明に係る第３実施形態について図９乃至１２を用いて説明する。第１実施形態及び第２実施形態では画像形成装置１０１にスキャン文書が格納された場合、クライアントＰＣによっては当該スキャン文書にアクセスできない可能性がある。すなわちインターネット上の文書管理サーバ１０２にはアクセスできても、ネットワークが異なる等の理由から、クライアントＰＣが画像形成装置１０１にアクセスできない状況が考えられる。そこで第３実施形態では、クライアントＰＣからアクセス不能なスキャン文書があったかどうかを調べるアクセス調査手段を設け、調査結果に応じて該スキャン文書を文書管理サーバ１０２へ移動する処理について説明する。なおハードウェア構成図は第１実施形態の場合と同様であるため、その説明は省略する。

第１実施形態との相違点は、図１において画像形成装置９０１、クライアントＰＣ９０２、ネットワーク伝送路９０３が追加されていることである。
ネットワーク伝送路１０４と９０３は、例えばネットワークアドレスが異なるといった理由で互いにアクセスできないが、インターネット網１０５にはいずれもアクセス可能である。画像形成装置９０１とクライアントＰＣ９０２はネットワーク伝送路９０３に接続されており、それぞれ画像形成装置１０１とクライアントＰＣ１０３と同様の機能をもつ。なお本構成に限らず、例えばネットワーク伝送路が３つ以上存在してもよい。

図９は本発明を適用可能な画像形成装置に係るソフトウェア処理について構成の一例を示す。第２実施形態で説明した図６との相違点は、アクセス調査部１００１とメール送信部１００２を設けたことである。アクセス調査部１００１は、文書管理サーバ１０２へアクセスする。画像形成装置１０１内に保存されているスキャン文書に対して、クライアントＰＣが該スキャン文書の実データ（該文書データ自体）へのアクセスを試みたものの、アクセスに失敗したことを示す記録が文書管理サーバ１０２に残っている。該データに外部からにアクセスできないクライアントＰＣの有無をアクセス調査部１００１がチェックする。具体的にはアクセス調査部１００１は、スキャン文書のアクセスが不成功に終わったこと及びそのときの状況を記録した情報（以下、アクセス不可情報という）にアクセスして調べる。これにより、画像形成装置１０１自身が保持するスキャン文書にアクセスできないクライアントＰＣの有無を調べることができる。

図１０はアクセス不可情報の一例を示しており、スキャン文書やこれにアクセスしたユーザの識別情報、日時情報を表形式で示す。アクセス不可情報１１０１は、文書管理サーバ１０２内に記憶されているものとする。本例では、クライアントＰＣによってスキャン文書の書誌情報へのアクセスが行われたが、該文書の実データにアクセスできなかった場合に、アクセス状況の結果を示すデータが追加される。

スキャン文書のＩＤ情報１１０２、アクセスしたユーザ（アクセスユーザ）のＩＤ情報１１０３が数字で記述され、アクセスを試みたときの日時情報１１０４が「年／月／日」形式で示されている。すなわち前述したように、アクセスユーザが特定のスキャン文書における書誌情報にアクセスした際、画像形成装置１０１内に保存された実データへアクセスできなかったことが記録される。

再び図９に戻って説明を続けると、メール送信部１００２はクライアントＰＣへのメール送信を行う。本例ではアクセス不可情報に記録されているＩＤ情報１１０３の示すユーザに対し、以前にアクセス不可とされたスキャン文書の実データが文書管理サーバ１０２へ移動された場合に、その旨をメールで通知する。

図１１はアクセス不可情報に基づくスキャン文書の入れ替え処理例を示すフローチャートである。なお、図８の説明と同様の処理については説明を割愛し、以下では相違点を中心に説明する。まずアクセス調査部１００１は、文書管理サーバ１０２のアクセス不可情報１１０１へアクセスし、アクセス不可とされた文書の有無をチェックする（Ｓ１２０１）。そしてアクセス調査部１００１は、アクセス不可とされた文書のうち、自身が実データを保持する文書が画像形成装置１０１内に保存されているか否かを判断する（Ｓ１２０２）。その結果、該当するスキャン文書が存在しない場合、処理は終了する。一方、該当するスキャン文書の存在が判明した場合にはＳ１２０３の処理へ移行し、閾値判定部３０４は該スキャン文書の総サイズを計算する。Ｓ１２０３乃至１２０７の処理については図８のＳ８０３乃至Ｓ８０７の処理と同様であり、よってそれらの説明は省略する。

Ｓ１２０８にて文書格納部３０５は、Ｓ１２０１で発見したアクセス不可のスキャン文書を、文書管理サーバ１０２の記憶領域へと移動させる。そして文書格納部３０５はＳ１２０７で削除したスキャン文書、及びＳ１２０８で文書管理サーバ１０２に移動したスキャン文書の書誌情報４０１について、格納場所の情報４０７を更新する（Ｓ１２０９）。そしてアクセス調査部１００１は、Ｓ１２０８で移動したスキャン文書に対応するアクセスユーザのＩＤ情報１１０３をアクセス不可情報１１０１から取得する（Ｓ１２１０）。つまり、以前に当該スキャン文書へのアクセスを試みたが不成功に終わったユーザが特定される。このときアクセス調査部１００１がそのメールアドレスの情報まで取得してもよい。そしてメール送信部１００２は、Ｓ１２０９で取得したアクセスユーザのＩＤ情報に基づいて、前記スキャン文書が文書管理サーバ１０２に移動された旨を電子メールにて、該当ユーザの使用するクライアントＰＣに通知し（Ｓ１２１１）、一連の処理が終了する。

なお上述したスキャン文書の入れ替え処理については定期的な間隔で実行するか、又はスキャン処理時に実行してもよいが、好適には画像形成装置１０１が何らかの別の処理を実行するためにスリープ状態が解除されたときに実行することが望ましい。スキャン文書へのアクセスが不可となった時点からなるべく早く文書の入れ替え処理を実施したい場合には、実行の間隔を短くして速やかに行う必要がある。
以上のように第３実施形態によれば、クライアントＰＣから画像形成装置１０１内のスキャン文書の実データにアクセスできなかった場合でも、上述の入れ替え処理の結果、文書管理サーバ１０２内の当該データへのアクセスが可能となる。
本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。

１０１，９０１ 画像形成装置
１０２ 文書管理サーバ
１０３，９０２ クライアントＰＣ

Claims (11)

1. 画像読み取りによって生成したデータを格納する記憶領域の使用量に応じて課金する文書管理装置と通信する機能を有する画像形成装置であって、
   前記文書管理装置から前記記憶領域の使用量を示す情報を取得するアクセス手段と、
   前記文書管理装置へ前記データを送信して前記記憶領域に格納した場合の前記使用量が課金の閾値を超えるか否かを判定する閾値判定手段と、
   前記閾値判定手段によって前記使用量が前記閾値を超えると判定された場合、前記データを前記画像形成装置の記憶手段に格納し、前記閾値判定手段によって前記使用量が前記閾値以下であると判定された場合、前記データを前記文書管理装置の記憶領域に格納すべく送信する格納手段と、を備えたことを特徴とする画像形成装置。
2. 前記閾値判定手段によって前記使用量が前記閾値を越えると判定された場合、前記格納手段は前記記憶手段への前記データの格納場所に係る管理用情報を前記文書管理装置に保存することを特徴とする、請求項１に記載の画像形成装置。
3. 前記閾値判定手段は前記使用量が前記閾値を越えると判定した場合、その判定結果を記憶しておき、画像読み取りを行う際に、記憶された前記判定結果と、前記閾値判定手段による新たな判定結果とを比較し、両者が異なると判定した場合に、前記記憶手段に格納されたデータを前記格納手段が前記文書管理装置の記憶領域へ移動させることを特徴とする、請求項１または２に記載の画像形成装置。
4. 前記画像形成装置の記憶手段及び前記文書管理装置の記憶領域に格納されたデータの使用頻度を調べる頻度チェック手段と、
   前記使用頻度が閾値よりも低いと判定されたデータを前記記憶領域から前記記憶手段へと移動させ、前記格納手段により、前記使用頻度が閾値よりも高いと判定されたデータを前記記憶手段から前記記憶領域へ移動させることで、前記記憶領域と前記記憶手段との間でデータの入れ替えを行うべく前記文書管理装置からデータを取得する取得手段を更に備えることを特徴とする、請求項１から３のいずれか１項に記載の画像形成装置。
5. 前記閾値判定手段は前記記憶手段のデータの使用頻度が閾値よりも高いと判定したデータの総サイズを計算し、
   前記取得手段は、前記使用頻度が閾値よりも低いと判定されたデータのうち、前記総サイズに相当する分のデータを前記記憶領域から前記記憶手段へと移動させ、
   前記格納手段は、前記使用頻度が閾値よりも高いと判定されたデータを前記記憶手段から前記記憶領域へ移動させることを特徴とする、請求項４に記載の画像形成装置。
6. 前記頻度チェック手段は、前記データへの外部からのアクセス頻度及び該データのプリント頻度に基づいて前記使用頻度を調べて閾値と比較することを特徴とする、請求項５に記載の画像形成装置。
7. 前記記憶手段に格納されたデータに外部からにアクセスできないクライアントマシンの有無を調べるアクセス調査手段と、
   前記クライアントマシンに電子メールを送信するメール送信手段をさらに備え、
   前記閾値判定手段は前記アクセス調査手段によって前記クライアントマシンがアクセスできなかったことが判明した前記データの総サイズを計算し、
   前記格納手段は、前記頻度チェック手段によって使用頻度が閾値よりも低いと判定されたデータのうち、前記総サイズに相当する分のデータを前記記憶領域から前記記憶手段へと移動させ、かつ前記クライアントマシンがアクセスできなかった前記データを前記記憶手段から前記記憶領域へと移動させ、
   前記メール送信手段は、前記データにアクセスできなかったクライアントマシンに対して、当該データが前記文書管理装置の記憶領域に移動された旨をメールで通知することを特徴とする、請求項４から６のいずれか１項に記載の画像形成装置。
8. 前記クライアントマシンが前記記憶手段に格納されたデータにアクセスできなかったことを記録した情報が前記文書管理装置に保存されており、前記アクセス調査手段は当該情報を参照して前記データにアクセスできなかったクライアントマシンを特定することを特徴とする、請求項７に記載の画像形成装置。
9. 前記データの入れ替えは、休止状態が解除された時点で実行されることを特徴とする、請求項４から８のいずれか１項に記載の画像形成装置。
10. 画像読み取りによって生成したデータを格納する記憶領域の使用量に応じて課金する文書管理装置と通信する機能を有する画像形成装置の制御方法であって、
    前記文書管理装置から前記記憶領域の使用量を示す情報を取得するステップと、
    前記文書管理装置へ前記データを送信して前記記憶領域に格納した場合の前記使用量が課金の閾値を超えるか否かを判定する閾値判定ステップと、
    前記閾値判定ステップにて前記使用量が前記閾値を超えると判定された場合、前記データを前記画像形成装置の記憶手段に格納するステップと、
    前記閾値判定ステップにて前記使用量が前記閾値以下であると判定された場合、前記データを前記文書管理装置の記憶領域に格納すべく送信するステップと、を有することを特徴とする画像形成装置の制御方法。
11. 画像読み取りによって生成したデータを格納する記憶領域の使用量に応じて課金する文書管理装置と通信する機能を有する画像形成装置にて実行されるプログラムであって、
    前記文書管理装置から前記記憶領域の使用量を示す情報を取得するステップと、
    前記文書管理装置へ前記データを送信して前記記憶領域に格納した場合の前記使用量が課金の閾値を超えるか否かを判定する閾値判定ステップと、
    前記閾値判定ステップにて前記使用量が前記閾値を超えると判定された場合、前記データを前記画像形成装置の記憶手段に格納するステップと、
    前記閾値判定ステップにて前記使用量が前記閾値以下であると判定された場合、前記データを前記文書管理装置の記憶領域に格納すべく送信するステップと、を有することを特徴とするプログラム。

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